ebook_ACCESS 10_GR by sofos kush

΢πουδές Πληροφορικής, Οικονομίας, Διοίκησης και D.T.P. με ΢ύστημα διδασκαλίας και εκπαιδευτικό λογισμικό “face to face” ΔΑΥΝΗ: ΑΒΕΡΩΥ 48 ΣΗΛ.: 210 9761101, 210 9761102 ΜΑΡΟΤ΢Ι: ΔΗΜΗΣΡΑ΢ 3 & ΠΑΝΑΘΗΝΑΙΩΝ ΣΗΛ.: 210 8026216, 210 8026058 ΚΑΣΕΡΙΝΗ: ΜΕΓ. ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΤ 32 ΣΗΛ.: 23510 25115

2/118

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ACCESS

Μάθημα 1:  Εισαγωγή στην Access

Μάθημα 13:  Σαξινόμηση Δεδομένων

Μάθημα 2:  Άνοιγμα Βάσης Δεδομένων

Μάθημα 14:  Αναζήτηση Δεδομένων

Μάθημα 3:  Βοήθεια

Μάθημα 15:  Υιλτράρισμα Δεδομένων

Μάθημα 4:  Δημιουργία Πίνακα

Μάθημα 16:  Προεπισκόπηση & Εκτύπωση

Μάθημα 5:  Δημιουργία Πίνακα Προβολή ΢χεδίασης

Μάθημα 17:  Δημιουργία Υόρμας

Μάθημα 6:  Σύποι Δεδομένων & Σροποποίηση Δομής Πίνακα Μάθημα 7:  Ιδιότητες Πεδίων Μάθημα 8:  Καταχώριση Δεδομένων σε Πίνακα Μάθημα 9:  Μορφοποίηση Υύλλου Δεδομένων

Μάθημα 18:  Μετακίνηση & Επεξεργασία στη Υόρμα Μάθημα 19:  Σροποποίηση Υόρμας Μάθημα 20:  Μορφοποίηση Υόρμας Μάθημα 21:  Υύλλο Ιδιοτήτων

Μάθημα 10:  Μορφοποίηση Γραμματοσειράς

Μάθημα 22:  Εισαγωγή Εικόνας & Προσθήκη Ετικέτας

Μάθημα 11:  Σροποποίηση Κειμένου

Μάθημα 23:  Προεπισκόπηση & Εκτύπωση Υόρμας

Μάθημα 12:  Φρήση Τπερσυνδέσμων

Μάθημα 24:

3/118

 Δημιουργία Ερωτήματος Επιλογής με Οδηγό

Μάθημα 30:  Σροποποίηση Έκθεσης

Μάθημα 25:  Σροποποίηση Ερωτήματος

Μάθημα 31:  Δημιουργία Έκθεσης σε Προβολή ΢χεδίασης

Μάθημα 26:  Κριτήρια

Μάθημα 32:  Εκτύπωση Έκθεσης

Μάθημα 27:  Δημιουργία Ερωτήματος σε Προβολή ΢χεδίασης

Μάθημα 33:  ΢υσχετίσεις Πινάκων

Μάθημα 28:  Προεπισκόπηση & Εκτύπωση Ερωτήματος

Μάθημα 34:  Δημιουργία Ερωτήματος από πολλούς Πίνακες

Μάθημα 29:  Δημιουργία Έκθεσης με Οδηγό

Μάθημα 35:  Εξαγωγή Δεδομένων



4/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 1ο ΕΙ΢ΑΓΩΓΗ ΢ΣΟ ACCESS Η Microsoft Access είναι ένα πρόγραμμα διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Μία βάση δεδομένων τη χρησιμοποιούμε για τη συλλογή, την αποθήκευση, την οργάνωση, την επεξεργασία, και την εξαγωγή δεδομένων και πληροφοριών.

Η δομή μιας βάσης δεδομένων Πίνακας

Ερώτημα

Φόρμα

Έκθεση

Εκκίνηση Σης Microsoft Access Δείξτε στο κουμπί “Έναρξη” της “γραμμής εργασιών” επιλέξτε “Προγράμματα” και πατήστε Microsoft Access. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Microsoft Access. ΔΕΔΟΜΕΝΑ-ΕΠΕΞΕΡΓΑ΢ΙΑ-ΠΛΗΡΟΥΟΡΙΑ Με τον όρο επεξεργασία δεδομένων εννοούμε την καταγραφή και την διαχείριση και την ανάκτηση δεδομένων και πληροφοριών με τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Σα δεδομένα αποτελούν το ακατέργαστο πληροφοριακό υλικό από το οποίο θα προκύψουν οι πληροφορίες Η αποθήκευση των δεδομένων αυτών γίνεται σε ειδικά αρχεία που ονομάζονται βάσεις δεδομένων. Με απλά λόγια, Βάση Δεδομένων είναι μια δομημένη συλλογή από αποθηκευμένα δεδομένα, τα οποία σχετίζονται μ‟ ένα συγκεκριμένο θέμα. Ένα τέτοιο παράδειγμα βάσης δεδομένων αποτελεί μια σχολική βιβλιοθήκη, όπου πρέπει να αποθηκεύσουμε τα βιβλία και τους μαθητές, οι οποίοι δανείστηκαν κάποιο βιβλίο. ΢το συγκεκριμένο παCopyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

5/118

ράδειγμα, τα βιβλία και οι μαθητές αποτελούν ξεχωριστές οντότητες με τα δικά τους χαρακτηριστικά η κάθε μία. Έτσι, κάθε βιβλίο έχει τίτλο, συγγραφέα και εκδότη, ενώ κάθε μαθητής έχει επώνυμο, όνομα και πατρώνυμο. Σο σύνολο των προγραμμάτων που διαχειρίζονται αυτά τα δεδομένα, ονομάζετε σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων. Ένα ΢ΔΒΔ είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή, διαγραφή, τροποποίηση των πληροφοριών της βάσης δεδομένων. Παρέχει πολλούς τρόπους, για να ανακτήσουμε πληροφορίες και εξασφαλίζει την ασφάλεια και την ακεραιότητα της βάσης. Τπάρχουν διάφορα μοντέλα οργάνωσης των πληροφοριών το επικρατέστερο είναι το σχεσιακό μοντέλο. ΢χεσιακές βάσεις δεδομένων ονομάζονται οι βάσεις δεδομένων, στις οποίες τα δεδομένα απεικονίζονται με τη μορφή δισδιάστατων πινάκων. Ένας πίνακας αποτελείται από γραμμές και στήλες και περιέχει πληροφορίες για μια συγκεκριμένη οντότητα. Μια σχεσιακή βάση δεδομένων συνήθως περιέχει πολλούς πίνακες, κάθε ένας εκ των οποίων έχει αποθηκευμένες πληροφορίες για ένα διαφορετικό θέμα. Κατά το σχεδιασμό μιας βάσης δεδομένων, η απόφαση για τους πίνακες που θα περιέχει, τα πεδία κάθε πίνακα και τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων είναι καθοριστικής σημασίας. Οι δύο βασικές αρχές που καθοδηγούν τη διαδικασία της σχεδίασης βάσης δεδομένων είναι:  Οι διπλότυπες πληροφορίες (τα λεγόμενα πλεονάζοντα δεδομένα) πρέπει να εξαλειφθούν, διότι σπαταλούν χώρο, αλλά κυρίως επειδή αυξάνουν την πιθανότητα σφαλμάτων και ασυνεπειών. Ο κύριος σκοπός της συσχέτισης πινάκων σε μια βάση δεδομένων είναι η ελαχιστοποίηση της επανάληψης δεδομένων.  Η ορθότητα και η πληρότητα των πληροφοριών είναι σημαντικές: Εάν η βάση μας περιέχει λανθασμένες πληροφορίες, λανθασμένες θα είναι και οι πληροφορίες που θα αντλήσουμε απ' αυτήν. Η τεχνολογία των βάσεων δεδομένων συνιστά σήμερα τον ακρογωνιαίο λίθο των σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων: από τις μικρής κλίμακας εφαρμογές μέχρι τα μεγάλα συστήματα που εξυπηρετούν τον ιδιωτικό και τον δημόσιο τομέα. Οι εφαρμογές διαχείρισης τεράστιων ποσοτήτων δεδομένων ονομάζονται και βάσεις δεδομένων μεγάλης κλίμακας και σχεδιάζονται από έμπειρους ειδικούς που ονομάζονται Αναλυτές/΢χεδιαστές Βάσεων Δεδομένων και είναι περιζήτητοι στην αγορά εργασίας. Αν κάνουμε συχνά αναζήτηση σε πίνακες ή ταξινομούμε τις εγγραφές τους βάσει ενός συγκεκριμένου πεδίου, μπορούμε να επιταχύνουμε τις διαδικασίες αυτές δημιουργώντας ένα ευρετήριο για το πεδίο. Η Access χρησιμοποιεί το ευρετήριο ενός πίνακα, για να εντοπίσει κάποια πληροφορία, όπως ακριβώς εμείς χρησιμοποιούμε το ευρετήριο ενός βιβλίου. Η Access παρέχει χρήσιμα γραφικά εργαλεία και οδηγούς, με τα οποία και ένας χρήστης χωρίς καμία πείρα στις βάσεις δεδομένων, μπορεί να αρχίζει ανά τακτά πληροφορίες και να δημιουργεί αναφορές, για τη λήψη καλύτερα τεκμηριωμένων αποφάσεων. ΢τις εργασίες ενός χρήστη συνήθως συμπεριλαμβάνεται η εισαγωγή των δεδομένων, η συντήρηση και ανάκτηση των πληροφοριών. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

6/118

΢ε μεγαλύτερα συστήματα είναι αναγκαία η ύπαρξη ενός εξειδικευμένου ατόμου, του Διαχειριστή Βάσης Δεδομένων, ο οποίος είναι υπεύθυνος για την καλή λειτουργία της. ΢τα καθήκοντα του συμπεριλαμβάνεται η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, η ανάκτηση δεδομένων μετά από βλάβη, η ρύθμιση της απόδοσης της βάσης δεδομένων και φυσικά η ασφάλεια της. Μία ασφαλής βάση δεδομένων παρέχει διαθεσιμότητα έγκυρων στοιχείων σε συγκεκριμένους χρήστες, και έχει στηθεί με τέτοιο τρόπο, που ακόμη και αν δεχτεί απειλές, οφείλει να έχει πολλές δικλείδες ασφαλείας. Είναι προφανές, ότι υπάρχουν διαφορετικές ομάδες χρηστών με συγκεκριμένα δικαιώματα η κάθε μία. Έτσι άλλες πληροφορίες θα μπορεί να ανακτήσει ο αποθηκάριος μιας επιχείρησης άλλες το λογιστήριο και άλλες ο διευθυντής της.

Φρήση Βάσης Δεδομένων Για να μπορείτε να χειρίζεστε πολλά αντικείμενα ταυτόχρονα, όπως χρονοδιαγράμματα, ή άλλα πολύπλοκα δεδομένα, το κλειδί είναι να οργανώσετε τα αντικείμενα έτσι ώστε να μπορείτε να τα βρίσκετε εύκολα και γρήγορα. Η μέθοδος που θα επιλέξετε μπορεί να είναι απλή όπως μια ατζέντα τσέπης, ή πολύπλοκη όπως ένα επιχειρηματικό υπολογιστικό σύστημα, αλλά η αρχή είναι πάντοτε η ίδια: συγκέντρωση των απαιτούμενων πληροφοριών σε ένα μέρος, το οποίο να είναι εύκολα προσιτό οποιαδήποτε στιγμή.

Δεδομένα / Βάση Δεδομένων Οι πληροφορίες που αποθηκεύετε για μελλοντική χρήση ονομάζονται «Δεδομένα», και αυτό το ένα μέρος όπου τα αποθηκεύετε τα «Δεδομένα», λέγετε «Βάση δεδομένων». ΢τη Microsoft Access, τα δεδομένα μπορεί να είναι: ημερομηνίες, χρηματικά ποσά, εικόνες, λέξεις, ολόκληρα αρχεία, και σχεδόν οτιδήποτε άλλο μπορεί να αποθηκευτεί σε δίσκο υπολογιστή. Για παράδειγμα, ανάμεσα στα δεδομένα με τα οποία θα εργαστείτε στα μαθήματα αυτά βρίσκονται εικόνες γλυκών, συνταγές, και πληροφορίες για τις πωλήσεις κουτιών.

Υόρμες / Πίνακες / Εγγραφές / Πεδία ΢ε μια βάση δεδομένων της Access, καταχωρείτε και χειρίζεστε δεδομένα με τη βοήθεια κάποιας Υόρμας, και τα αποθηκεύετε σε έναν Πίνακα . Οι Υόρμες μοιάζουν με τις γνωστές έντυπες Υόρμες τη θέση των τυπωμένων πλαισίων της έντυπης Υόρμας παίρνουν αλληλεπιδραστικά πλαίσια κειμένου, που συχνά ονομάζονται πεδία. Όλα τα πεδία μιας Υόρμας αποτελούν μια εγγραφή

7/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 2ο ΑΝΟΙΓΜΑ ΒΑ΢Η΢ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Ξεκινώντας την Access Όπως με όλες τις εφαρμογές του Microsoft Office, έτσι και η Access μπορεί να ξεκινήσει με πολλούς διαφορετικούς τρόπους: Αν θέλουμε να ανοίξουμε μία συγκεκριμένη βάση δεδομένων, είναι προτιμότερο να εντοπίσουμε το αρχείο της βάσης και να κάνουμε διπλό κλικ πάνω του. Μ' αυτόν τον τρόπο, ενεργοποιούμε την Access μαζί με την επιθυμητή βάση δεδομένων. Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε την Access με τους παρακάτω τρόπους  Kάνουμε κλικ με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού στο κουμπί Έναρξη της γραμμής εργασιών και ανοίγει το ομώνυμο μενού. Επιλέγουμε All Programs “Όλα τα προγράμματα”, στη συνέχεια Microsoft Office και τέλος κάνουμε κλικ στο εικονίδιο της Microsoft Office Access 2010. Για να προσθέσουμε το εικονίδιο της Access στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης κάνουμε κλικ στο εικονίδιο της και το σύρουμε στο τμήμα γρήγορης εκκίνησης της γραμμής εργασιών που βρίσκεται δίπλα στο κουμπί “Έναρξη”. Ένας άλλος τρόπος εκκίνησης της Access είναι με τη χρήση εικονιδίου συντόμευσης. Για την τοποθέτηση εικονιδίου συντόμευα επιφάνεια εργασίας των Windows, κρατάμε το πλήκτρο [Ctrl αριστερό πλήκτρο του ποντικιού πατημένο, σύρουμε το εικονίδιο της Access πάνω στην επιφάνεια εργασίας των Windows και αφήνουμε ελεύθερο. Ξεκινάμε την εφαρμογή, κάνοντας διπλό στο εικονίδιο. Αν ξεκινήσουμε την Access χωρίς να ανοίξουμε κάποια βάση δεδομένων εμφανίζεται το παράθυρο Getting Started with Microsoft Office Access “Γρήγορα αποτελέσματα με την εφαρμογή Microsoft Office Access”. Από το παράθυρο αυτό μπορούμε να δημιουργήσουμε μια κενή βάση ή μια νέα βάση που θα στηρίζεται σ‟ ένα από τα πρότυπα που παρέχει η Access. Επίσης μπορούμε να ανοίξουμε μια βάση με την οποία δουλέψαμε πρόσφατα ή να εντοπίσουμε μια βάση δεδομένων που βρίσκεται στον υπολογιστή μας ή στο τοπικό δίκτυο.

Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων “Κενή βάση δεδομένων” Αν κάνουμε κλικ στην επιλογή “κενή βάση δεδομένων” που βρίσκετε στην περιοχή νέα κενή βάση δεδομένων του παραθύρου, θα δημιουργήσουμε μια κενή βάση δεδομένων χωρίς περιεχόμενα. Σα αντικείμενα της βάσης, όπως για παράδειγμα πίνακες και ερωτήCopyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

8/118

ματα, θα τα προσθέσουμε στη συνέχεια μόνοι μας. ΢τη δεξιά πλευρά του παραθύρου η Access εμφανίζει το πλαίσιο κειμένου “Όνομα αρχείου” και προτείνει το Βάση δεδομένων1 ως όνομα του αρχείου.

Για να αλλάξουμε το προεπιλεγμένο όνομα, τι διαγράφουμε και πληκτρολογούμε ένα όνομα της αρεσκείας μας, για παράδειγμα , βιβλιοθήκη. Σο πλήρες όνομα του αρχείου μπορεί να έχει μήκος μέχρι και 255 χαρακτήρες, συμπεριλαμβανόμενου και του κενού διαστήματος. Η προεπιλεγμένη θέση αποθήκευσης είναι ο φάκελος Έγγραφα του χρήστη. Αν θέλουμε να καθορίσουμε διαφορετική θέση αποθήκευσης κάνουμε κλικ στο εικονίδιο “Αναζήτηση μιας θέσης για τη βάση δεδομένων σας”, που βρίσκεται στα δεξιά του πλαισίου ονόματος. Από το παράθυρο διαλόγου “Δημιουργία βάσης δεδομένων” που εμφανίζεται, έχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε σε ποιόν οδηγό και φάκελο θέλουμε να αποθηκεύσουμε τη βάση μας. Μετά την επιλογή τοποθεσίας αποθήκευσης, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Δημιουργία” για να δημιουργήσουμε μια κενή βάση δεδομένων στην καθορισμένη θέση. ΢την οθόνη εμφανίζεται η νέα μας βάση δεδομένων και ένας νέος πίνακας με όνομα “Πίνακας”. Η Access δημιουργεί αυτόματα ένα πεδίο με τίτλο ID “Αναγνωριστικό”, το οποίο μπορούμε να διαγράψουμε, αν δεν το χρειαζόμαστε. Μπορούμε εύκολα να προσθέσουμε πεδία με απλή πληκτρολόγηση δεδομένων Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

9/118

Με χρήση προτύπου Η Access μας παρέχει μια μεγάλη ποικιλία από πρότυπα, τα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε, για να δημιουργήσουμε γρήγορα μια βάση δεδομένων. Σο πρότυπο είναι μια έτοιμη προς χρήση βάση δεδομένων η οποία περιέχει όλους τους πίνακες και τα υπόλοιπα αντικείμενα που χρειάζονται, για να εκτελέσουμε μια συγκεκριμένη εργασία. Για παράδειγμα, υπάρχουν πρότυπα που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για τη διαχείριση επαφών ή εργασιών. Μπορούμε να τα χρησιμοποιήσουμε αυτούσια ή να τα προσαρμόσουμε, ώστε να καλύπτουν καλύτερα τις ανάγκες μας. Για να δημιουργήσουμε μια νέα βάση δεδομένων με χρήση προτύπου, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Ξεκινάμε τη Microsoft Office Access 2010  ΢το αρχικό παράθυρο της Access κάνουμε κλικ στην επιλογή Templates Sample “Δείγματα προτύπων” του παραθύρου “Διαθέσιμα Πρότυπα”.  Εμφανίζεται ένας κατάλογος με τα διαθέσιμα πρότυπα.

10/118

΢το πλαίσιο “Όνομα αρχείου" η Access προτείνει ένα όνομα αρχείου για τη νέα βάση δεδομένων. Μπορούμε να αλλάξουμε το όνομα του αρχείου ή να αποθηκεύσουμε τη βάση δεδομένων σε διαφορετικό φάκελο από αυτόν που εμφανίζεται κάτω από το όνομα του αρχείου  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Δημιουργία” (ή στο κουμπί “Λήψη” στην περίπτωση που πρόκειται για πρότυπο του Office Online). Η Access θα δημιουργήσει ή θα κάνει λήψη της βάσης δεδομένων και στη συνέχεια θα την ανοίξει. Θα εμφανιστεί μια φόρμα, στην οποία θα μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα.

Άνοιγμα Τπάρχουσας Βάσης Δεδομένων Όπως ήδη αναφέραμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράθυρο “Γρήγορα αποτελέσματα με την εφαρμογή Microsoft Office Access” για να ανοίξουμε μια βάση με την οποία δουλέψαμε πρόσφατα ή να εντοπίσουμε μια βάση δεδομένων που βρίσκεται στον υπολογιστή μας. ΢την περίπτωση που η επιθυμητή βάση δε βρίσκεται στη λίστα, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο “Περισσότερα” και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα", με τη βοήθεια του οποίου μπορούμε να αναζητήσουμε βάση που θέλουμε. Μόλις εντοπίσουμε την επιθυμητή βάση δεδομένων, την επιλέγουμε και κάνουμε κλικ κλικ στο κουμπί “Άνοιγμα” για να ανοίξει. Αν δεν μπορούμε να εντοπίσουμε το αρχείο στον επιλεγμένο φάκελο μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το όνομα ή μέρος του ονόματος στο πλαίσιο "Αναζήτηση", που βρίσκεται στη δεξιά κορυφή του παραθύρου. Καθώς πληκτρολογούμε κείμενο στο πλαίσιο, τα περιεχόμενα του παραθύρου φιλτράρονται βάσει του κριτηρίου αναζήτησης. Αν δεν γνωρίζουμε ακριβώς που βρίσκεται το αρχείο, η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσουμε το φάκελο Αναζήτηση. Ο φάκελος αυτός μπορεί να ανοίξει με δύο τρόπους: 1) κάνουμε κλικ στο κουμπί “Έναρξη” των Windows και στη συνέχεια επιλέγουμε Αναζήτηση από το δεξί παράθυρο εργασιών του μενού. 2) ΢το παράθυρο "Άνοιγμα" κάνουμε δεξί κλικ στην επιλογή υπολογιστής και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται, επιλέγουμε, Αναζήτηση. Καθώς πληκτρολογούμε κείμενο στο πλαίσιο αναζήτησης, τα περιεχόμενα του παραθύρου φιλτράρονται και εμφανίζονται αρχεία από πολλές θέσεις στον υπολογιστή μας, τα οποία αντιστοιχούν στο κείμενο που δώσαμε. Για να περιορίσουμε σε πλήθος τα αποτελέσματα της αναζήτησης, κάνουμε κλικ στο κουμπί φιλτραρίσματος Έγγραφο της γραμμής εργαλείων. Αν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε επιπρόσθετα φίλτρα, κάνουμε κλικ στο κουμπί ΢ύνθετη αναζήτηση. ΢το πάνω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται επιπλέον επιλογές αναζήτησης, όπως θέση και μέγεθος. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

11/118

Η Κεντρική Οθόνη της Access ΢την παρακάτω εικόνα, φαίνεται η κεντρική οθόνη της Access μετά τη δημιουργία της βάσης δεδομένων Northwind 2010 με τη χρήση προτύπου.

Η γραμμή τίτλου, στο πάνω μέρος του παραθύρου, δείχνει το όνομα της εφαρμογής και το όνομα της βάσης δεδομένων. ΢το δεξί της άκρο, βρίσκονται τα κουμπιά ελέγχου του παραθύρου της εφαρμογής. Για να ελαχιστοποιήσουμε το παράθυρο της εφαρμογής σε κουμπί της γραμμής εργασιών των Windows, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ελαχιστοποίηση”. Για να επαναφέρουμε το ελαχιστοποιημένο παράθυρο στο αρχικό του μέγεθος, κάνουμε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί του παραθύρου στη γραμμή εργασιών. Για να επαναφέρουμε το μεγιστοποιημένο παράθυρο στο μέγεθος και στη θέση, που είχε πριν τη μεγιστοποίηση, κάνουμε κλικ κουμπί “Επαναφορά κάτω”. Ση θέση του κουμπιού Επαναφορά παίρνει κουμπί Μεγιστοποίηση. Για να μεγιστοποιήσουμε το παράθυρο της εφαρμογής, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Μεγιστοποίηση”. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved 12/118

Για να κλείσουμε τη Microsoft Access, κάνουμε κλικ στο κουμπί

“Κλείσιμο”.

΢το αριστερό άκρο της γραμμής τίτλου βρίσκεται το Κουμπί Αρχείο. Αν κάνουμε κλικ στο κουμπί αυτό, εμφανίζεται ένα μενού με τις εντολές που σχετίζονται με τη διαχείριση βάσεων δεδομένων. Σο μενού αυτό αντικαθιστά το μενού File “Αρχείο” των προηγούμενων εκδόσεων της Access. Η Γραμμή εργαλείων “Γρήγορης πρόσβασης” βρίσκεται δίπλα από το Κουμπί Office. Εξ ορισμού, αυτή η γραμμή εργαλείων περιέχει τα κουμπιά “Αποθήκευση”, “Αναίρεση” και “Επανάληψη”. ΢το δεξί άκρο της γραμμής υπάρχει το κουμπί “Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης”, απ' όπου μπορούμε να προσαρμόσουμε τη γραμμή εργαλείων, ώστε να περιλαμβάνει και άλλα κουμπιά εντολών που χρησιμοποιούμε συχνά. Με την εκκίνηση του Microsoft Office Access 2010, εμφανίζεται η Σαινία ή αλλιώς Κορδέλα

που είναι οργανωμένη σε τέσσερις καρτέλες, που σχετίζονται με συγκεκριμένες εργασίες. Η καρτέλα “Κεντρική” είναι ενεργοποιημένη εξ ορισμού. Κάθε καρτέλα περιέχει τις δικές της ομάδες κουμπιών. ΢την εικόνα που ακολουθεί, βλέπουμε τις τέσσερις ομάδες της καρτέλας “Δημιουργία”. Αν θέλουμε να ελαχιστοποιήσουμε την Σαινία, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης” . ΢τη λίστα που εμφανίζεται, κάνουμε κλικ στην επιλογή “Ελαχιστοποίηση της κορδέλας”. Με τον ίδιο τρόπο γίνεται και η επαναφορά της ταινίας. Για να την ελαχιστοποιήσουμε για μικρό χρονικό διάστημα, κάνουμε διπλό κλικ στο όνομα της ενεργής καρτέλας. Κάνουμε ξανά διπλό κλικ στην καρτέλα, για να την επαναφέρουμε. Κάθε ομάδα χωρίζεται με πλαίσια και στο κάτω μέρος υπάρχει το όνομα της ομάδας. ΢ε κάθε ομάδα υπάρχουν τα κουμπιά εντολών, το μέγεθος των οποίων μεταβάλλεται ανάλογα με το πλάτος του παραθύρου της εφαρμογής. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

13/118

΢ε κάποιες ομάδες εμφανίζεται ένα κουμπί με ένα μικρό διαγώνιο βελάκι στο δεξιό κάτω μέρος της ομάδας. Κάνοντας κλικ πάνω στο κουμπί αυτό εμφανίζεται το αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου, το οποίο περιέχει εντολές που σχετίζονται με την ομάδα αλλά δεν εμφανίζονται σε αυτή. Όταν αφήνουμε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα στοιχείο ελέγχου εμφανίζεται μια συμβουλή οθόνης. Οι νέες συμβουλές οθόνης, εκτός από το όνομα του στοιχείου, περιέχουν και μια περιγραφή της λειτουργίας του και ενδεχομένως μια σύνδεση προς ένα σχετικό θέμα βοήθειας. Σο κουμπί “Βοήθεια για το Microsoft Office Access” βρίσκεται στο δεξί άκρο της ταινίας και μας παρέχει χρήσιμες πληροφορίες για τη χρήση της εφαρμογής. Η “Γραμμή μηνυμάτων” προβάλλει προειδοποιήσεις ασφαλείας, όταν υπάρχει ενδεχομένως μη ασφαλές ή επιβλαβές περιεχόμενο στη βάση δεδομένων που ανοίγουμε. Για παράδειγμα, η βάση μπορεί να περιέχει μια μη υπογραμμένη μακροεντολή ή μια υπογραμμένη μακροεντολή με άκυρη υπογραφή. ΢ε αυτές τις περιπτώσεις, η Γραμμή μηνυμάτων εμφανίζεται, για να μας προειδοποιήσει για το πρόβλημα που υπάρχει. Αν κάνουμε κλικ στο κουμπί Options “Επιλογές”, εμφανίζεται το παράθυρο διάλογου Microsoft Office Security Options „’Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office", απ' όπου μπορούμε να ενεργοποιήσουμε το περιεχόμενο αυτό. Όταν ανοίγουμε μια βάση δεδομένων ή δημιουργούμε μια νέα βάση δεδομένων, τα αντικείμενα της (πίνακες, ερωτήματα, φόρμες κ.λπ.) εμφανίζονται στο “Παράθυρο περιήγησης”. Σο Παράθυρο περιήγησης αντικαθιστά το παράθυρο "Βάση δεδομένων" που υπήρχε στις προηγούμενες εκδόσεις της Access και χωρίζει τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων μας σε κατηγορίες. Για να το κρύψουμε ή να το εμφανίσουμε ξανά πατάμε το πλήκτρο [F11] ή κάνουμε κλικ στο κουμπί που βρίσκεται στην πάνω δεξιά γωνία του. Για να εμφανίσουμε τα αντικείμενα μιας κατηγορίας, κάνουμε κλικ στη κεφαλίδα της κατηγορίας. Για να ανοίξουμε ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων ή να εφαρμόσουμε μια εντολή σε κάποιο από αυτά, κάνουμε δεξί κλικ με το ποντίκι στο αντικείμενο και στη συνέχεια επιλέγουμε την επιθυμητή εντολή από το μενού συντόμευσης. Οι εντολές του μενού ποικίλλουν ανάλογα με τον τρόπο του επιλεγμένου αντικειμένου. Η Access εμφανίζει τα αντικείμενα της βάσης στο παράθυρο εγγράφου ως έγγραφα με καρτέλες αντί σε επικαλυπτόμενα παράθυρα. Οι βάσεις προηγούμενων εκδόσεων της Access χρησιμοποιούν επικαλυπτόμενα παράθυρα. Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις μπορούν να τροποποιηθούν από τις επιλογές της Access. Δεξιά από τις καρτέλες εμφανίζεται ένα κουμπί κλεισίματος του ενεργού αντικειμένου. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

14/118

Όταν δεν μπορούν να εμφανιστούν όλες οι καρτέλες στο παράθυρο εγγράφου, τότε εμφανίζεται αριστερά ή δεξιά ένα κουμπί κύλισης στη προηγούμενη ή επόμενη καρτέλα αντίστοιχα. Αν κάνουμε δεξί κλικ πάνω σε μια καρτέλα, εμφανίζεται ένα μενού συντόμευσης, το οποίο μας παρέχει τις βασικές εντολές του εγγράφου όπως είναι “Αποθήκευση” και Close “Κλείσιμο”. Οι υπόλοιπες εντολές εξαρτώνται από το είδος του αντικειμένου και έχουν να κάνουν με το είδος της προβολής του εγγράφου. Η γραμμή κατάστασης βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου και αποτελεί το σημείο στο οποίο διαβάζουμε μηνύματα και υποδείξεις.

Φρησιμοποιώντας τα κουμπιά που βρίσκονται στο δεξί άκρο της γραμμής κατάστασης, μπορούμε να μεταβούμε γρήγορα από το ενεργό παράθυρο σε μία από τις διαθέσιμες προβολές.

15/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 3ο ΒΟΗΘΕΙΑ Η Access 2010 μοιράζεται το εύχρηστο σύστημα βοήθειας με τις υπόλοιπες εφαρμογές του Microsoft Office 2010. Εάν διαθέτουμε σύνδεση στο Διαδίκτυο, αποκτούμε πρόσβαση στην τοποθεσία Microsoft Office online, η οποία διαθέτει ενημερωμένη βοήθεια, επιπλέον πρότυπα, προγράμματα εκπαίδευσης και άλλο σχετικό υλικό. Για να λάβουμε βοήθεια για κάποιο θέμα, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Πατάμε το πλήκτρο [F1] ή κάνουμε κλικ στο κουμπί βοήθειας της Εφαρμογής, που βρίσκεται στη δεξιά άκρη της ταινίας. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Βοήθεια για το Access" με τη*' κεντρική σελίδα της Βοήθειας, απ' όπου μπορούμε να περιηγηθούμε σε άλλα θέματα ή να εκτελέσουμε αναζήτηση θεμάτων.

16/118

 Κάτω από τον τίτλο του παραθύρου διαλόγου "Βοήθεια για το Access” υπάρχει η γραμμή εργαλείων με τα παρακάτω κουμπιά:  Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Πίσω”, μεταφερόμαστε στα προηγούμενα θέματα που έχουμε ήδη προβάλει.  Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Εμπρός”, μεταφερόμαστε στα επόμενα (εάν υπάρχουν) θέματα που έχουμε ήδη προβάλει.  Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Διακοπή”, διακόπτουμε την ενέργεια που έχουμε ενεργοποιήσει.  Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Ανανέωση”, κάνουμε ανανέωση της οθόνη που βρισκόμαστε.  Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Αρχική”, επιστρέφουμε στο αρχικό παράθυρο της βοήθειας.  Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Εκτύπωση”, μπορούμε να εκτυπώσουμε το παράθυρο της βοήθειας που βρισκόμαστε.  Κάνοντας κλικ στο κουμπί Change Font Size “Αλλαγή μεγέθους γραμματοσειράς”, ανοίγει ένα μενού όπου μπορούμε να επιλέξουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς.  Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Εμφάνιση πίνακα περιεχομένων”, εμφανίζεται στο αριστερό μέρος του παραθύρου ο πίνακας περιεχομένων της βοήθειας.  Σέλος, κάνοντας κλικ στο κουμπί “Επιλογές γραμμής εργαλείων”, μπορούμε να προσθαφαιρέσουμε κουμπιά στη γραμμή εργαλείων.  Για να κάνουμε αναζήτηση ενός θέματος, πληκτρολογούμε λέξεις κλειδιά στο πλαίσιο κειμένου Type words to search for “Πληκτρολογήστε λέξεις για αναζήτηση” και κάνουμε κλικ στο κουμπί ση” ή πατάμε το πλήκτρο Enter.

“Αναζήτη-

Κλείσιμο της Βάσης και Έξοδος από την Access Για να κλείσουμε μια βάση δεδομένων κάνουμε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην εντολή “Κλείσιμο βάσης δεδομένων”. Εάν υπάρχουν αντικείμενα που είναι ανοικτά και δεν έχουν αποθηκευτεί, η Access θα μας ρωτήσει αν θέλουμε να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές που κάναμε. Ο τερματισμός της Microsoft Access 2010 μπορεί να γίνει μ' έναν από τους παρακάτω τρόπους: 1. Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Κλείσιμο” του παραθύρου της εφαρμογής, που βρίσκεται στο δεξί άκρο της γραμμής τίτλου. 2. Πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων Alt + F4. 3. Κάνοντας κλικ στο Κουμπί Αρχείο και στο μενού που ανοίγει, κάνουμε κλικ στην εντολή “Έξοδος”. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

17/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 4ο ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΠΙΝΑΚΑ Για να δημιουργήσουμε τον πίνακα στον οποίο θα αποθηκεύσουμε πληροφορίες για βιβλία, ανοίγουμε τη βάση δεδομένων Βιβλιοθήκη.

Η Access μας παρέχει 3 επιλογές που βρίσκονται στην ομάδα “Πίνακες” της καρτέλας “Δημιουργία”, για να δημιουργήσουμε ένα νέο πίνακα:

Δημιουργία πίνακα με βάση πρότυπο πίνακα κάνουμε κλικ στο κουμπί “Λίστες του ” και κατόπιν κάνουμε κλικ σε ένα από τα πέντε διαθέσιμα πρότυπα της λίστας.

18/118

Θα ανοίξει ένας νέος πίνακας σε προβολή φύλλου δεδομένων με κατάλληλα πεδία. Έτσι, αν επιλέξαμε το πρότυπο “Επαφές”, ο νέος πινάκας που θα δημιουργηθεί διαθέτει πεδία όπως Εταιρία, Επώνυμο, Όνομα, Ηλεκτρονική διεύθυνση κ.ά. Θα δούμε αργότερα πώς μπορούμε να διαγράψουμε από έναν πίνακα τα πεδία που δεν χρειαζόμαστε. Η Access συμπληρώνει αυτόματα με τιμές τα πεδία που έχουν ορισμό ως Αυτόματη Αρίθμηση, όπως συμβαίνει με το πεδίο ID “Αναγνωριστικό”.

Δημιουργία πίνακα με πληκτρολόγηση δεδομένων Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Πίνακας” και ανοίγει ένας νέος πίνακας σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ο νέος πίνακας περιέχει ήδη το πεδία αυτόματης αρίθμησης με όνομα Αναγνωριστικό και μια στήλη “Προσθήκη νέου πεδίου”. Καταχωρούμε τα δεδομένα απευθείας στο κελί και πατάμε το πλήκτρο Enter για να συνεχίσουμε με το επόμενο πεδίο. Η Access αναλύσει κάθε φορά τα δεδομένα και επιλέγει τον καταλληλότερο τύπο για το πεδίο. Σο 1° πεδίο θα ονομασθεί Πεδίο1 το 2° θα ονομασθεί Πεδίο2 κ.ο.κ. Για να αλλάξουμε το όνομα ενός πεδίου, κάνουμε διπλό κλικ στο όνομα της στήλης, πληκτρολογούμε ένα όνομα της αρεσκείας μας και πατάμε το πλήκτρο Enter.

19/118

΢χεδίαση πίνακα Είναι η πιο συνηθισμένη μέθοδος, την οποία και θα ακολουθήσουμε στη συνέχεια για τη δημιουργία του πίνακα των βιβλίων. Με όποιον τρόπο και να δημιουργήσουμε έναν πίνακα, πρέπει να αποπλεύσουμε τη δομή και τα τυχόν δεδομένα που καταχωρίσαμε. Σην πρώτη φορά που αποθηκεύουμε τον πίνακα, του δίνουμε ένα κατάλληλο περιγραφικό όνομα, όπως είναι για παράδειγμα ΠΕΛΑΣΕ΢, όταν θέλουμε να αποθηκεύσουμε στοιχεία πελατών. Για το όνομα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε έως και 64 χαρακτήρες (γράμματα ή αριθμούς), συμπεριλαμβανομένου του κενού διαστήματος. Για να αποθηκεύσουμε ένα νέο πίνακα, ακολουθούμε έναν από τους παρακάτω τρόπους:  Κάνουμε κλικ στο Κουμπί Αρχείο και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση”.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί Save “Αποθήκευση” της “Γραμμής εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης”.  Κάνουμε δεξί κλικ στην καρτέλα του πίνακα και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην εντολή “Αποθήκευση” του μενού συντόμευσης. ΢το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, πληκτρολογούμε το επιθυμητό όνομα και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

20/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 5ο ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΠΙΝΑΚΑ ΠΡΟΒΟΛΗ΢ ΢ΦΕΔΙΑ΢Η΢ Για να δημιουργήσουμε τον πίνακα των βιβλίων, κάνουμε κλικ στο κουμπί “΢χεδίαση πίνακα” που βρίσκεται στην ομάδα Tables “Πίνακες” της καρτέλας “Δημιουργία”.  ΢ε προβολή σχεδίασης εμφανίζεται η καρτέλα “΢χεδίαση” που διαθέτει όλα εκείνα τα εργαλεία για να καθορίσουμε ή να τροποποιήσουμε τις ιδιότητες του πίνακα. Κάθε γραμμή του πάνω τμήματος προβολής σχεδίασης πίνακα αντιπροσωπεύει ένα πεδίο του πίνακα μας. ΢την πρώτη στήλη θα πληκτρολογήσουμε το όνομα του πεδίου, από τη δεύτερη θα επιλέξουμε τον τύπο δεδομένων του και στην τρίτη στήλη μπορούμε να εισαγάγουμε μία περιγραφή του πεδίου.  ΢το κάτω τμήμα, μπορούμε να ορίσουμε επιπλέον ιδιότητες για πεδίο, το οποίο είναι επιλεγμένο στο πάνω τμήμα.

Για να προσθέσουμε πεδία στον πίνακα, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  ΢την πρώτη στήλη της πρώτης γραμμής, πληκτρολογούμε ISBN για όνομα πεδίου. Ένα όνομα πεδίου μπορεί να έχει μήκος 64 χαρακτήρες και μπορεί να περιλαμβάνει οποιοδήποτε συνδυασμό χαρακτήρων, εκτός από την τελεία ".", το θαυμαστικό "!", τη βαρεία "‟" και τις αγκύλες "[ ]". Αν σκοπεύουμε να χρησιμοποιήσουμε τον πίνακα με κάποιο άλλο ΢ΔΒΔ, καλό θα ήταν να μη χρησιμοποιήσουμε το κενό διάστημα ή ελληνικούς χαρακτήρες στα ονόματα των πεδίων. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

21/118

 Κάνουμε κλικ στη δεύτερη στήλη της πρώτης γραμμής. Μπορούμε, επίσης, να πατήσουμε το πλήκτρο Tab ή το Enter ή το αριστερό βελάκι του πληκτρολογίου. Εξ ορισμού, επιλέγεται ο τύπος δεδομένων Text “Κείμενο”.  ΢την τρίτη στήλη πληκτρολογούμε μία περιγραφή του πεδίου. Αν και είναι προαιρετικό, μία περιγραφή σίγουρα θα φανεί αργότερα χρήσιμη είτε σε μας είτε σε κάποιον τρίτο, ο οποίος θα χρησιμοποιήσει τον πίνακα. Η περιγραφή που θα προσθέσουμε, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης της Access, όταν επιλέγουμε το πεδίο σε φόρμα ή στη προβολή φύλλου δεδομένων. Πληκτρολογούμε Διεθνής  Συποποιημένος Αριθμός Βιβλίου.  Πατάμε ένα από τα προαναφερόμενα πλήκτρα και μεταφερόμαστε στην πρώτη στήλη της δεύτερης γραμμής. Σο πάνω τμήμα της προβολής σχεδίασης πίνακα πρέπει να έχει την παρακάτω μορφή. Προσθέτουμε ένα ακόμη πεδίο στον πίνακα μας πληκτρολογώντας για όνομα πεδίο Σίτλος. Για τύπο δεδομένων αφήνουμε το Κείμενο και σαν περιγραφή πληκτρολογούμε Σίτλος βιβλίου.

Πρωτεύον Κλειδί “Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού”. Κάθε πίνακας της βάσης δεδομένων σας θα πρέπει να έχει ένα “πρωτεύον κλειδί” δηλαδή, ένα πεδίο των οποίων οι τιμές θα χαρακτηρίζουν με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή του πίνακα.  ΢την προβολή σχεδίασης πίνακα, επιλέγουμε το πεδίο, το οποίο θέλουμε να ορίσουμε σαν πρωτεύον κλειδί. Πλησιάζουμε το δείκτη του ποντικιού στο κουμπί επιλογής γραμμής, που βρίσκεται στα αριστερά του ονόματος του πεδίου και, μόλις πάρει τη μορφή μαύρου βέλους , κάνουμε κλικ στο κουμπί επιλογής της γραμμής.  Εάν χρειαστεί να επιλέξουμε περισσότερα πεδία για το πρωτεύον κλειδί, κρατάμε το πλήκτρο Ctrl πατημένο και κάνουμε κλικ στα κουμπιά επιλογής γραμμών όλων των πρόσθετων πεδίων. Αν τα πεδία αυτά είναι συνεχόμενα, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο πρώτο και στη συνέχεια, έχοντας πατημένο το πλήκτρο Shift, να κάνουμε κλικ στο τελευταίο.

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί στην καρτέλα “΢χεδίαση”.

“Πρωτεύον κλειδί”, της ομάδας “Εργαλεία”

22/118

Αν δεν ορίσουμε πρωτεύον κλειδί, η Access θα εμφανίσει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου μόλις αποθηκεύσουμε τον πίνακα: ΢‟ αυτήν την περίπτωση, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Άκυρο” και ορίζουμε μόνοι μας το πρωτεύον κλειδί, ή κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ναι” και αφήνουμε την Access να δημιουργήσει ένα πρωτεύον κλειδί αυτόματης αρίθμησης.

Αποθήκευση Πίνακα Για να αποθηκεύσουμε τον πίνακα στη βάση δεδομένων, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση” της “Γραμμής εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης”.  Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγουSave as "Αποθήκευση ως", όπου διαγράφουμε το προτεινόμενο όνομα και πληκτρολογούμε για όνομα πίνακα το Βιβλία. Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Σο Δικό Μας Παράδειγμα Προκειμένου να κατανοήσουμε τον τρόπο λειτουργίας και χρήσης των βάσεων δεδομένων θα δημιουργήσουμε μια δική μας βάση δεδομένων εκ του μηδενός. Ψς σπουδαστές της ΢χολής Πληροφορικής που είσαστε σας ζητήθηκε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων για τη διαχείριση των στοιχείων των ΢πουδαστών της ΢χολής «System». ΢κοπός αυτής της βάσης δεδομένων είναι να μπορούμε εύκολα να εντοπίζουμε τα στοιχεία των διαφόρων σπουδαστών πχ να μπορούμε να ελέγχουμε τις απουσίες των σπουδαστών. ΢ύμφωνα με όσα αναφέραμε παραπάνω, αποφασίσαμε ότι η βάση δεδομένων μας θα περιέχει ένα μόνο ΠΙΝΑΚΑ. Σον ΠΙΝΑΚΑ ΢ΠΟΤΔΑ΢ΣΕ΢, στον οποίο θα καταγράφονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για τους ΢πουδαστές της ΢χολής. Δηλαδή θα περιλαμβάνονται τα προσωπικά στοιχεία των ΢πουδαστών: Επώνυμο, ΄Ονομα, Διεύθυνση, Πόλη, Νομός, ΣΚ, Σηλέφωνο, Ημερομηνία Γέννησης, Ημερομηνία Εγγραφής, Σιμολόγιο, Οφειλές.

Ένας τρόπος δημιουργίας πίνακα είναι ο πίνακας σε “προβολή σχεδίασης”, ο οποίος σας επιτρέπει να κάνετε αλλαγές. κάνουμε κλικ στο κουμπί ΢χεδίαση πίνακα που βρίσκεται

23/118

στην ομάδα “Πίνακες” της καρτέλας “Δημιουργία”, κάνουμε κλικ στο κουμπί “΢χεδίαση πίνακα” που βρίσκεται στην ομάδα “Πίνακες” της καρτέλας “Δημιουργία”. Εμφανίζεται ένας πίνακας ο οποίος περιλαμβάνει τα εξής πεδία: 1. “Όνομα Πεδίου”: Πληκτρολογούμε την λέξη Κωδ (χωρίς τελεία) 2. “Σύπος Δεδομένων”: Επιλέγουμε από τον πτυσσόμενο κατάλογο ανάλογα 3. «Περιγραφή»: πληκτρολογούμε κάποια περιγραφή για τα στοιχεία που θα πρέπει να περνάμε. Ορίστε των κωδικόΠρωτεύον κλειδί. Κάντε Save “Αποθήκευση” του πίνακα π.χ. ΢ΠΟΤΔΑ΢ΣΕ΢.

Άσκηση: Πίνακας Μεταφορείς Όνομα Πεδίου

Επωνυμία Μεταφορέα

Σύπος Δεδομένων Αυτόματη Αρίθμηση Κείμενο

Μέθοδος Παράδοσης

Ναι/Όχι

Όνομα Αρμοδίου

Κείμενο

Κωδ Μεταφορέα

Περιγραφή Αριθμός που εκχωρείται αυτόματα σε κάθε νέο μεταφορέα Επωνυμία μεταφορικής εταιρείας Ναι για αεροπορική μεταφορά, Όχι για χερσαία

Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού. Κάθε πίνακας της βάσης δεδομένων σας θα πρέπει να έχει ένα “πρωτεύον κλειδί” δηλαδή, ένα πεδίο των οποίων οι τιμές θα χαρακτηρίζουν με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή του πίνακα. Πατήστε κλικ στον επιλογέα γραμμής που αντιστοιχεί στο πεδίο Κωδ Μεταφορέα. Πατήστε στο κουμπί “Ορισμού Πρωτεύοντος Κλειδιού” της γραμμής εργαλείων. Αυτό το σύμβολο υποδηλώνει ότι πρωτεύον κλειδί του πίνακα θα είναι το πεδίο Κωδ Μεταφορέα. Αποθήκευση του πίνακα π.χ. Μεταφορείς.

24/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 6ο ΣΤΠΟΙ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ & ΣΡΟΠΟΠΟΙΗ΢Η ΔΟΜΗ΢ ΠΙΝΑΚΑ Σύποι Δεδομένων Ο τύπος δεδομένων ενός πεδίου προσδιορίζει το είδος των δεδομένων, τα οποία μπορεί να περιέχει. Έτσι, ένα πεδίο του τύπου Κείμενο μπορεί να περιέχει οποιονδήποτε χαρακτήρα (γράμματα, αριθμούς ή σύμβολα). Αντίθετα, σ' ένα πεδίο του τύπου Αριθμός, μπορούμε να αποθηκεύσουμε μόνο αριθμούς. Σο πρόγραμμα διαχείρισης βάσεων δεδομένων μας παρέχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιούμε τους εξής τύπους δεδομένων: “Αυτόματη Αρίθμηση”: Σα πεδία τύπου Αυτόματης Αρίθμησης παίρνουν μοναδικές τιμές οι οποίες καθορίζονται αυτόματα από την Access. “Κείμενο”: ΄Ένα πεδίο με τύπο δεδομένων Κείμενο μπορεί να περιέχει μέχρι και 255 χαρακτήρες κειμένου, σύμβολα, ή αριθμούς. “Τπόμνημα”: Μας επιτρέπει να καταχωρίζουμε μεγαλύτερες ποσότητες κειμένου καθώς και συνδυασμό κειμένου ή αριθμού. Ένα τέτοιο πεδίο μπορεί να περιέχει έως και 65.535 χαρακτήρες κειμένου, σύμβολα, ή αριθμούς. “Αριθμό”: Σα πεδία αυτού του τύπου περιέχουν αριθμούς τους οποίους μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε μαθηματικούς υπολογισμούς. “Ημερομηνία / Ώρα”: ΢το πεδίο αυτό μπορείτε να καταχωρείτε ημερομηνία ή ώρα “Νομισματική μονάδα”: Ο τύπος δεδομένων Νομισματική μονάδα είναι κατάλληλος για την καταχώριση χρηματικών ποσών. “Ναι / Όχι”: Ο τύπος Ναι / ΄Οχι μας επιτρέπει να δημιουργούμε πεδία που περιέχουν λογικές τιμές (αληθής ή ψευδής,) ή, ναι ή όχι). “Αντικείμενο OLE”: Μας επιτρέπει να χρησιμοποιούμε αντικείμενα που έχουν δημιουργηθεί σε άλλες εφαρμογές, όπως αρχεία εικόνες και ήχου, ή έγγραφα του Word. “Τπερ-σύνδεση”: Ο τύπος αυτός μας επιτρέπει να καταχωρίζουμε συνδυασμούς χαρακτήρων κειμένου ή αριθμού. Σα αρχεία αποθηκεύονται ως διευθύνσεις υπερσυνδέσμων. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

25/118

“Οδηγός Αναζήτησης”: Δεν πρόκειται για κανονικό τύπο δεδομένων. Όταν κάνουμε αυτή την επιλογή για τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου, η Αccess ενεργοποιεί αυτόματα τον Οδηγός Αναζήτησης που μας επιτρέπει να δημιουργούμε πεδία των οποίων τις τιμές θα μπορούμε να καθορίζουμε με την κατάλληλη επιλογή από μια λίστα τιμών. Σα στοιχεία αυτής τις λίστας είτε τα παίρνουμε από ένα άλλο πίνακα είτε τα πληκτρολογούμε μόνοι μας. “Πρωτεύον Κλειδί”: Όλοι οι πίνακες σε μια βάση δεδομένων συνιστάται να περιέχουν ένα πρωτεύον κλειδί. Σο Πρωτεύον κλειδί είναι ένα πεδίο ή ένας συνδυασμός πεδίων, τα οποία πρέπει πάντα να περιέχουν έγκυρα δεδομένα. Ο συνδυασμός των τιμών των πεδίων που απαρτίζουν το πρωτεύον κλειδί θα πρέπει να είναι μοναδικός για κάθε μία εγγραφή του πίνακα.

Σροποποίηση Δομής Πίνακα Για να τροποποιήσουμε τη δομή ενός πίνακα, δηλαδή να προσθέσουμε ή να αφαιρέσουμε πεδία ή να αλλάξουμε τους τύπους δεδομένων και τις ιδιότητες των πεδίων του, πρέπει να ανοίξουμε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης, θα πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι η διαγραφή ενός πεδίου έχει ως αποτέλεσμα τη διαγραφή όλων των δεδομένων, που είναι αποθηκευμένα στο πεδίο αυτό. Επίσης, αν αλλάξουμε όνομα σ' ένα πεδίο, θα πρέπει να αλλάξουμε και την ονομασία του σ' όλα τα αντικείμενα, όπως ερωτήματα ή εκθέσεις, τα οποία στηρίζονται σ' αυτό. Ακόμα, η μεταβολή του μεγέθους ενός πεδίου, από μεγαλύτερο τύπο σε ένα μικρότερο, μπορεί να αποφέρει απώλεια των δεδομένων. Για να τροποποιήσουμε τη δομή ενός πίνακα, πρέπει να τον ανοίξουμε σε προβολή σχεδίασης. Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  ΢το παράθυρο Περιήγησης, κάνουμε ανάπτυξη της ομάδας “Πίνακες”, αν είναι απαραίτητο, και μετά κάνουμε δεξί κλικ στον επιθυμητό πίνακα.  Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται, επιλέγουμε “Προβολή σχεδίασης”. Ο επιλεγμένος πίνακας εμφανίζεται σε προβολή σχεδίασης και μπορούμε τώρα να επιφέρουμε τις επιθυμητές αλλαγές.

Προσθήκη πεδίου Για να προσθέσουμε ένα νέο πεδίο στον πίνακα:  Κάνουμε κλικ στη γραμμή κάτω από το σημείο, στο οποίο θέλουμε να προσθέσουμε το πεδίο και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “ισαγωγή γραμμών”, της ομάδας “Εργαλεία”, στην καρτέλα ΢χεδίαση. Αν θέλουμε να το προσθέσουμε στο τέλος του πίνακα, κάνουμε κλικ στην πρώτη κενή γραμμή.  ΢τη στήλη Όνομα πεδίου", πληκτρολογούμε το όνομα του πεδίου. Πληκτρολογούμε ΢υγγραφείς για όνομα πεδίου. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

26/118

 ΢τη στήλη "Σύπος δεδομένων", κρατάμε τον προεπιλεγμένο τύπο “Κείμενο”. Αν θέλουμε ένα διαφορετικό τύπο, κάνουμε κλικ στο βέλος της στήλης και επιλέγουμε τον τύπο δεδομένων που θέλουμε.  ΢τη στήλη "Περιγραφή", πληκτρολογούμε μια περιγραφή της πληροφορίας που θα περιέχει το νέο πεδίο.  Αποθηκεύουμε τον πίνακα μας κάνοντας κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση” της Γραμμής εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης. Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, προσθέτουμε και τα υπόλοιπα πεδία του πίνακα Βιβλία. Αποθηκεύουμε τη νέα δομή του πίνακα Βιβλία μ' έναν από τους τρεις τρόπους που μάθαμε.

Διαγραφή πεδίου Για να διαγράψουμε ένα πεδίο, κάνουμε κλικ στον επιλογέα γραμμής του πεδίου και πατάμε το πλήκτρο Delete ή το κουμπί “Διαγραφή γραμμών”, της ομάδας “Εργαλεία”, στην καρτέλα “΢χεδίαση”. Εφόσον ο πίνακας περιέχει δεδομένα, η Access θα ζητήσει επιβεβαίωση διαγραφής. ΢το παράθυρο διαλόγου, το οποίο εμφανίζεται, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ναι”, για να διαγράψουμε οριστικά το πεδίο. Αποθηκεύουμε την αλλαγή της δομής του πίνακα κάνοντας κλικ στο κουμπί e “Αποθήκευση”. Σα κουμπιά Insert Rows “Εισαγωγή γραμμών” και Delete Rows “Διαγραφή γραμμώ”ν είναι, επίσης, διαθέσιμα στο μενού συντόμευσης, που εμφανίζεται με δεξί κλικ.

Μετονομασία πεδίου Για να αλλάξουμε το όνομα του πεδίου ΢υγγραφείς, κάνουμε κλικ στο όνομα του πεδίου και αλλάζουμε την ονομασία του σε ΢υγγραφέας. Σροποποιούμε ανάλογα και την περιγραφή του πεδίου, και αποθηκεύουμε τις αλλαγές, κάνοντας κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση”.

Μετακίνηση πεδίου Για να μετακινήσουμε ένα πεδίο, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα  Επιλέγουμε το πεδίο ή τα πεδία που θέλουμε να μετακινήσουμε. Για να επιλέξουμε μια ομάδα πεδίων, σύρουμε το δείκτη του ποντικιού πάνω στα κουμπιά επιλογής γραμμής των πεδίων. Επιλέγουμε τα πεδία Εκδότης και Ιστοσελίδα _ Εκδότη.  Κάνουμε ξανά κλικ πάνω στα κουμπιά επιλογής γραμμής και κρατάμε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. ΢το δείκτη του ποντικιού εμφανίζεται ένα γκρι πλαίσιο.

27/118

 ΢ύρουμε το δείκτη του ποντικιού στη θέση, στην οποία θέλουμε να μετακινήσουμε τα επιλεγμένα πεδία. Η οριζόντια γραμμή, η οποία εμφανίζεται, μας βοηθάει να καταδείξουμε τη νέα θέση των πεδίων.  ΢ύρουμε τα πεδία στο τέλος του πίνακα και αφήνουμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού ελεύθερο. Σέλος, αποθηκεύουμε τον πίνακα

28/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 7ο ΙΔΙΟΣΗΣΕ΢ ΠΕΔΙΩΝ Η Access μας δίνει τη δυνατότητα να διαμορφώσουμε κάθε πεδίο ενός πίνακα, καθορίζοντας επιπλέον ιδιότητες για αυτό. Αν και μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις προκαθορισμένες τιμές της Access, είναι πιο αποδοτικό για τη μετέπειτα επεξεργασία και ακεραιότητα της βάσης, να ορίσουμε εμείς τις ιδιότητες αυτές. Βασικός σκοπός μας είναι να περιορίσουμε το χρήστη να εισάγει, από απροσεξία, λανθασμένες τιμές στα πεδία του πίνακα. Κάθε τύπος δεδομένων έχει το δικό του σύνολο ιδιοτήτων. Για να εμφανίσουμε τις ιδιότητες ενός πεδίου, ανοίγουμε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης και κάνουμε κλικ στο πεδίο, του οποίου τις ιδιότητες θέλουμε να επεξεργαστούμε. ΢το τμήμα "Ιδιότητες πεδίου" του παραθύρου, υπάρχουν δύο καρτέλες. Από την καρτέλα "Γενικές" μπορούμε να τροποποιήσουμε τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του πεδίου. Η καρτέλα "Εμφάνιση" μας δίνει τη δυνατότητα να καθορίσουμε τη μορφή εμφάνισης του πεδίου, όταν αυτό χρησιμοποιείται σε προβολή φύλλου δεδομένων και σε φόρμα. ΢τη συνέχεια, θα εξετάσουμε τις γενικές ιδιότητες.

29/118

Προτού ξεκινήσουμε να καταχωρούμε δεδομένα στον πίνακα πρέπει να καθορίσουμε τις ιδιότητες των πεδίων. Οι ιδιότητες των πεδίων μας επιτρέπουν να προσαρμόζουμε τον τρόπο με τον οποίον η Microsoft Access αποθηκεύει, εμφανίζει, και χειρίζεται τα δεδομένα ενός πεδίου. Για παράδειγμα μας επιτρέπει να καθορίσουμε το πλήθος των χαρακτήρων για τα πεδία (Κείμενο), τι μορφή θα πρέπει να έχουν τα δεδομένα ενός πεδίου, και πολλά άλλα. Κάθε τύπος δεδομένων έχει και ένα διαφορετικό σύνολο ιδιοτήτων. Παράδειγμα «Κείμενο» «Αριθμός» «Γενικές ιδιότητες πεδίων» Μερικές από της βασικές ιδιότητες των πεδίων πινάκων. Οι ιδιότητες αυτές περιέχονται στα General “Γενικά” του φύλλου Properties “Ιδιοτήτων” “Μέγεθος πεδίου”: Μας επιτρέπει να καθορίσουμε το μέγεθος των τιμών που θα καταχωρίζουμε στο πεδίο. Για τα πεδία κειμένου, με την ιδιότητα αυτή καθορίζουμε το μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που μπορούμε να καταχωρίσουμε στο πεδίο (0-255 χαρακτήρες) “Προεπιλεγμένη τιμή”: Καθορίζουμε την τιμή που θα εμφανίζεται αυτόματα σε κάθε νέα εγγραφή. “Κανόνες επικύρωσης”: Καταχωρούμε διάφορα κριτήρια για το πεδίο, προκειμένου να περιορίσουμε της τιμές που θα δεχτεί. “Κείμενο επικύρωσης”: Με την ιδιότητα αυτή ορίζουμε ένα μήνυμα σφάλματος που θα εμφανίζεται, όταν οι τιμές που καταχωρίζουμε δεν πληρούν τα κριτήρια που έχουμε ορίσει στον κανόνα επικύρωσης. “Απαιτείται”: Επιλέγουμε εάν θα είναι υποχρεωτική η καταχώριση δεδομένων στο πεδίο ή εάν θα μπορούμε να το αφήνουμε κενό.(Εάν Απαιτείται θα έχει το “Ναι”, εάν δεν Απαιτείται θα έχει το “Όχι” “Με ευρετήριο”: Μπορούμε να δημιουργούμε ευρετήρια για τα πεδία των πινάκων μας ώστε να επιταχύνουμε την αναζητήσεις στα δεδομένα καθώς και την ταξινόμηση των εγγραφών των πινάκων ως προς τα πεδία αυτά. Η Access δημιουργεί αυτόματα ένα μοναδικό ευρετήριο για το πρωτεύον κλειδί κάθε πίνακα, αλλά μας παρέχει τη δυνατότητα να Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

30/118

δημιουργήσουμε πρόσθετα ευρετήρια για τα πεδία που χρησιμοποιούμε συχνά στις αναζητήσεις μας ή στην ταξινόμηση των δεδομένων (Θα το δούμε πιο κάτω)

Μορφή Η ιδιότητα Μορφή καθορίζει τον τρόπο εμφάνισης και εκτύπωσες δεδομένων του πεδίου. Εδώ, θα πρέπει να τονίσουμε, ότι η ιδιότητα αυτή επηρεάζει μόνο τον τρόπο εμφάνισης και όχι το πως αποθηκεύονται τα δεδομένα. Ανάλογα με τον τύπο του πεδίου, μπορούμε να επιλέξουμε από διάφορες προκαθορισμένες μορφές ή και να καθορίσουμε για ορισμένους τύπους τις δικές μας. Για τον τύπο κειμένου, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα παρακάτω σύμβολα μορφοποίησης: @ Πρέπει να υπάρχει ένας χαρακτήρας σε αυτη τη θέση. Αν δεν υπάρχει η Access βάζει κενό. & Προαιρετικά υπάρχει χαρακτήρας σε αυτή τη θέση. < Όλοι οι χαρακτήρες θα εμφανίζονται με πεζά. > Όλοι οι χαρακτήρες θα εμφανίζονται με κεφαλαία. Κενό Εμφάνιση ενός κενού μεταξύ χαρακτήρων “ΑΒΓ” Εμφάνιση των χαρακτήρων που υπέρχουν μέσα στα εισαγωγικά ! Εμφάνιση δεδομένων με στοίχιση αριστερά Για τη μορφοποίηση αριθμητικών και νομισματικών πεδίων, μπορούμε : χρησιμοποιήσουμε μία τιμή από τη λίστα με τις προκαθορισμένες μορφές: Οι προσαρμοσμένες μορφές μπορούν να αποτελούνται από ένα έως τέσσερα τμήματα, τα οποία χωρίζονται μεταξύ τους με το ελληνικό ερωτηματικό. Σο πρώτο τμήμα αποτελεί τη μορφή των θετικών αριθμών και το δεύτερο τη μορφή των αρνητικών τιμών. Οι μορφές για πεδία ημερομηνίας/ώρας επιλέγονται από τη λίστα με τις προκαθορισμένες τιμές: η ηη μ ή μμ μμμ μμμμ αα αααα /-

Εμφάνιση ενός χαρακτήρα για την ημέρα. Εμφάνιση δύο χαρακτήρων για την ημέρα. Εμφάνιση του μήνα σαν αριθμό. Εμφάνιση του μήνα με τρία γράμματα. Εμφάνιση πλήρους ονόματος μήνα. Εμφάνιση των δύο τελευταίων ψηφίων του έτους. Εμφάνιση τετραψήφιου αριθμού. Εμφάνιση διαχωριστικού χαρακτήρα ( μποροείτε να χρησιCopyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

31/118

μοποιήσετε και κενά).

32/118

Μάσκα εισαγωγής Η ιδιότητα Μάσκα εισαγωγής χρησιμεύει στο να διευκολύνουμε τον χρήστη στην εισαγωγή των δεδομένων, κυρίως όμως για να τον περισώσουμε να καταχωρίσει λανθασμένα δεδομένα. Οι κυριότεροι χαρακτήρες δημιουργίας μάσκας εισαγωγής φαίνονται στον παρακάτω πίνακα: # 0 9 L ? Α a & Γ .,:;-/

< > ! \

Χηφίο ή διάστημα . Χηφίο (0 έως 9, απαιτείται καταχώριση, δεν επιτρέπονται τα συν + και τα πλην - ). Χηφίο ή διάστημα. Γράμμα (Α έως Ζ και Α έως Ψ, απαιτείται καταχώριση). Γράμμα (Α έως Ζ και Α έως Ψ, προαιρετική καταχώριση). Γράμμα ή ψηφίο (προαιετική καταχώριση). Οποιοσδήποτε χαρακτήρας ή διάστημα (απαιτείται καταχώριση). Οποιοσδήποτε χαρακτήρας ή διάστημα (προαιρετική καταχώριση). ΢ημεία χιλιάδων, ημερομηνίας και ώρας. (ο ακριβής χαρακτήρας που χρησιμοποιείται εξαρτάται από τις ρυθμίσεις του παραθύρου διαλόγου Ιδιότητες τοπικών ρυθμίσεων του Πίνακα ελέγχου των Windows). Μετατρέεπι όλους τους χαρακτήρες σε πεζά. Μετατρέπει όλους τους χαρακτήρες σε κεφαλαία. Κάνει τη μάσκα εισαγωγής να εμφανίζεται από δεξιά προς τα αριστερά. Κάνει το χαρακτήρα που έπεται να εμφανίζεται ως κατεξοχήν χαρακτήρας (π.χ. το \Α εμφανίζεται Α).

΢τοίχιση κείμενου Ορίζει την προεπιλεγμένη στοίχιση κειμένου εντός ενός στοιχείου ελέγχου. Όπως αναφέραμε και πριν, από την καρτέλα "Εμφάνιση" μπορούμε να καθορίσουμε τη μορφή εμφάνισης του πεδίου, όταν αυτό χρησιμοποιείται σε προβολή φύλλου δεδομένων ή σε φόρμα. Σα πεδία κειμένου και αριθμών μπορούν να πάρουν μία από τις μορφές που φαίνονται στην παραπάνω εικόνα. Σα πεδία του τύπου Ναι/ Όχι, που έχουν προκαθορισμένη μορφή "Πλαίσιο ελέγχου", μπορούν να πάρουν και τις μορφές, "Πλαίσιο κειμένου" και "΢ύνθετο πλαίσιο". Πριν προχωρήσουμε στην καταχώριση δεδομένων, ας τροποποιήσουμε τις προκαθορισμένες ιδιότητες των πεδίων του πίνακα Βιβλίο σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα: Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved 33/118

Για να κλείσουμε το παράθυρο προβολής σχεδίασης, κάνουμε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο "Βιβλία" που βρίσκεται στα δεξιά της καρτέλας του. Η Access, μετά τις αλλαγές που κάναμε, εμφανίζει το παρακάτω μήνυμα. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ναι”, για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές μας.

Αλλαγή των Σύπων Δεδομένων Όπως έχουμε αναφέρει, η Access 2010 παρέχει 10 διαφορετικούς τρόπους δεδομένων και κάθε τύπος εξυπηρετεί κάποιον συγκεκριμένο σκοπό. Αν και μπορούμε να αλλάξουμε τους περισσότερους τύπους δεδομένων πεδίων που περιέχουν δεδομένα, αυτό πρέπει να γίνει με μεγάλη προσοχή και αφού πρώτα δημιουργήσουμε αντίγραφο της βάσεις δεδομένων. Ανάλογα με τον αρχικό τύπο δεδομένων και το νέο τύπο δεδομένων που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, η Access μπορεί να περικόψει ή να διαγράψει ορισμένα δεδομένα ή μπορεί να μην επιτρέψει καθόλου τη μετατροπή. Γενικά, μπορούμε να αλλάξουμε τον τύπο δεδομένων όλων των πεδίων, εκτός από τα αριθμητικά πεδία που έχουν ενεργοποιημένη την ιδιότητα “Αναγνωριστικό αναπαραγωγής” και τα πεδία “Αντικείμενο ” και “΢υνημμένο”. Κατά κανόνα, οι τιμές δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερες από αυτές που είναι δυνατό να αποθηκευτούν στο νέο μέγεθος πεδίου. Επίσης, η αλλαγή της ακρίβειας ενδέχεται να προκαλέσει τη στρογγυλοποίηση ορισμένων τιμών. Ένα πεδίο AutoNumber “Αυτόματη αρίθμηση” δεν μπορεί να μετατραπεί σε άλλον τύπο, όταν λειτουργεί ως πρωτεύον κλειδί. ΢τη βοήθεια μπορούμε να βρούμε αναλυτικές πληροφορίες για τις μετατροπές τύπων δεδομένων που μπορούμε να πραγματοποιήσουμε στην Access 2010 καθώς και τους περιορισμούς που ενδέχεται να επιβάλλει η Access κατά τη μετατροπή. Διαγραφή Πίνακα Για να διαγράψουμε έναν πίνακα από τη βάση δεδομένων, επιλέγουμε τον πίνακα, τον οποίο θέλουμε να διαγράψουμε στο παράθυρο περιήγησης και πατάμε το πλήκτρο Delete. ΢το παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης διαγραφής που εμφανίζεται, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ναι”. Εναλλακτικά, κάνουμε δεξί κλικ στον πίνακα και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή “Διαγραφή”.

34/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 8ο ΚΑΣΑΦΩΡΙ΢Η ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΢Ε ΠΙΝΑΚΑ Για να καταχωρίσουμε δεδομένα σ' έναν πίνακα, πρέπει να τον ανοίξουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων. ΢το “ παράθυρο Περιήγησης” κάνουμε δεξί κλικ στον πίνακα και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε την εντολή “Άνοιγμα" ή κάνουμε διπλό κλικ στο όνομα του πίνακα. Σο φύλλο δεδομένων μοιάζει μ' ένα φύλλο του Excel, όπου οι εγγραφές αντιστοιχούν στις γραμμές και τα πεδία στις στήλες. ΢το πρώτο πεδίο του πίνακα, πληκτρολογούμε την τιμή που θέλουμε . Ο δείκτης επιλογής εγγραφής παίρνει τη μορφή μολυβιού, ένδειξη ότι η εγγραφή επεξεργάζεται και οι αλλαγές δεν έχουν αποθηκευθεί ακόμη. Σαυτόχρονα προστέθηκε μία νέα κενή εγγραφή, που έχει έναν αστερίσκο στο δείκτη επιλογής εγγραφών. Πατάμε το πλήκτρο Enter ή το πλήκτρο Tab, για να μεταφερθούμε στο επόμενο πεδίο. Αφού συμπληρώσουμε και το τελευταίο πεδίο της εγγραφής, παταμέ το πλήκτρο Enter ή το πλήκτρο Tab και μεταφερόμαστε στο πρώτο πεδίο της επόμενης εγγραφής.

Για να κλείσουμε την προβολή φύλλου δεδομένων, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Κλείσιμο” ή κάνουμε δεξί κλικ στην καρτέλα του πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέγουμε από το μενού συντόμευσης την εντολή “Κλείσιμο”. Ανοίγουμε πάλι τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων και παρατηρούμε ότι οι εγγραφές είναι ταξινομημένες σύμφωνα με το πεδίο ISBN, το οποίο αποτελεί το πρωτεύον κλειδί του πίνακα.

Μετακίνηση μέσα στο Υύλλο Δεδομένων Για να μετακινηθούμε μέσα στο φύλλο δεδομένων, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το πληκτρολόγιο ή το ποντίκι. Όταν ο πίνακας δεν μπορεί να εμφανιστεί ολόκληρος, η Access προσθέτει οριζόντιες ή/και κάθετες γραμμές κύλισης. Κάθε φορά που πατάμε στα οριζόντια βέλη κύλισης, μετακινούμαστε κατά ένα πεδίο αριστερά ή δεξιά. Όταν κάνουμε κλικ στα κάθετα βέλη κύλισης, μετακινούμαστε κατά μία εγγραφή πάνω ή κάτω. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

35/118

΢την κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου προβολής φύλλου δεδομένων βρίσκονται τα κουμπιά πλοήγησης και το πλαίσιο “Σρέχουσα εγγραφή”, το οποίο δείχνει τον αριθμό της τρέχουσας εγγραφής. Για να μεταφερθούμε σε μία συγκεκριμένη εγγραφή, πληκτρολογούμε τον αριθμό της μέσα στο πλαίσιο και πατάμε το πλήκτρο Enter. Σα κουμπιά πλοήγησης, τα οποία βρίσκονται αριστερά και δεξιά από το πλαίσιο, μας μεταφέρουν στην πρώτη, την προηγούμενη, την επόμενη και την τελευταία εγγραφή του πίνακα. Σο κουμπί “Νέα (κενή) εγγραφή” μας μεταφέρει στο τέλος του φύλλου δεδομένων, έτσι ώστε να προσθέσουμε μία νέα εγγραφή. Σο κουμπί του δείκτη φίλτρου δείχνει αν έχει εφαρμοστεί κάποιο φίλτρο. Εάν δεν έχει εφαρμοστεί φίλτρο ή αν όλα τα φίλτρα έχουν καταργηθεί, εμφανίζεται η ένδειξη “Φωρίς φίλτρο”. Σο πλαίσιο “Αναζήτηση” χρησιμοποιείται για την εύρεση της τιμής που ταιριάζει με το κείμενο που πληκτρολογούμε σ' αυτό. Σο σημείο εισαγωγής μεταφέρεται εύκολα κάνοντας κλικ μέσα στο επιθυμητό πεδίο. Για να επιλέξουμε ολόκληρο το πεδίο, τοποθετούμε το δείκτη του ποντικού στην αριστερή πλευρά του πεδίου και, μόλις πάρει τη μορφή σταυρού, κάνουμε κλικ. Μόλις επιλέξουμε ένα πεδίο, μπορούμε να μετακινηθούμε εύκολα μέσο στο πίνακα, χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα με τα βελάκια. Σα πιο σημαντικά πλήκτρα μετάβασης είναι:

Πλήκτρα Tab

Shift + Tab

-> ή <-

Tή] Ctrl + t Ctrl + I Home End

Μετακίνηση Ένα πεδίο προς τα δεξιά. Αν βρισκόμαστε στο τελευταίο πεδίο της εγγραφής, μεταφερόμαστε στο πρώτο πεδίο της επόμενη εγγραφής. Ένα πεδίο προς τα αριστερά. Αν βρισκόμαστε στο πρώτο πεδίο της εγγραφής, μεταφερόμαστε στο τελευταίο πεδίο της προηγούμενης εγγραφής. Όταν είναι επιλεγμένο το πεδίο, μεταφερόμαστε οριζόντια κατά ένα πεδίο. Διαφορετικά μετακινείται το σημείο εισαγωγής κατά ένα χαρακτήρα δεξιά ή αριστερά μέσα στο πεδίο. Ένα πεδίο κατακόρυφα. Σρέχον πεδίο της πρώτης εγγραφής. Σρέχον πεδίο της τελευταίας εγγραφής. ΢το πρώτο πεδίο της τρέχουσας εγγραφής. ΢το τελευταίο πεδίο της τρέχουσας εγγραφής. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

36/118

Ctrl + Home Ctrl + End Page Up Page Down

΢το πρώτο πεδίο της πρώτης εγγραφής. ΢το τελευταίο πεδίο της τελευταίας εγγραφής. Κάτω, κατά μία οθόνη εγγραφών. Πάνω, κατά μία οθόνη εγγραφών.

37/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 9ο ΜΟΡΥΟΠΟΙΗ΢Η ΥΤΛΛΟΤ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Αλλαγή πλάτους στηλών Η Access εμφανίζει το ύψος των γραμμών και το πλάτος των στηλών, με ένα προκαθορισμένο ύψος και πλάτος. Παρατηρούμε ότι στον πίνακα μας το πεδίο Σίτλος έχει μικρότερο πλάτος απ' ό,τι χρειάζεται, για να μην κρύβονται δεδομένα. Αντίθετα, το πεδίο ΢ελίδες είναι πλατύτερο απ‟ ό,τι χρειάζεται. Μπορούμε να τροποποιήσουμε τα πλάτη των στηλών κατευθείαν στο φύλλο δεδομένων, όπως ακριβώς κάνουμε στο Excel. Σοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στη γραμμή, η οποία βρίσκεται ανάμεσα στις κεφαλίδες των στηλών, ώστε να πάρει τη μορφή ορισμού βέλους με δύο αιχμές. Έχοντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, σύρουμε το δείκτη προς τα δεξιά, ώσπου να χωρέσουνε τα δεδομένα μας. Ένας άλλος τρόπος να τροποποιήσουμε το πλάτος μιας στήλης, είναι να κάνουμε δεξί κλικ στην κεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, να κάνουμε κλικ στην εντολή Πλάτος πεδίου του μενού συντόμευσης.

΢το παράθυρο διαλόγου "Πλάτος στήλης", το οποίο εμφανίζεται, μπορούμε να πληκτρολογήσουμε την επιθυμητή τιμή πλάτους. Αν κάνουμε κλικ στο κουμπί “Βέλτιστη προσαρμογή”, η στήλη θα πάρει το κατάλληλο πλάτος, ώστε να εμφανίζει ολόκληρη την κεφαλίδα της στήλης και όλες τις ορατές τιμές του πεδίου. Για να επαναφέρουμε το προκαθορισμένο Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

38/118

πλάτος, επιλέγουμε το πλαίσιο ελέγχου "Κανονικό πλάτος " και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Μπορούμε, επίσης, να πετύχουμε τη βέλτιστη προσαρμογή πλάτους, κάνοντας διπλό κλικ στη γραμμή η οποία χωρίζει τις κεφαλίδες δύο στηλών.

Αλλαγή ύψους γραμμών Όταν αλλάζουμε το ύψος μιας γραμμής, αλλάζει το ύψος όλων των γραμμών του φύλλου προβολής. Για να αλλάξουμε το ύψος των γραμμών, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Κάνουμε δεξί κλικ σ' ένα δείκτη επιλογής εγγραφών και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην επιλογή “Ύψος γραμμής” του μενού συντόμευσης.  Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου 'Ύψος γραμμής".  Πληκτρολογούμε το επιθυμητό ύψος.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Για να επαναφέρουμε τις γραμμές στο προκαθορισμένο ύψος, επιλέγουμε το πλαίσιο ελέγχου "Κανονικό ύψος". Μπορούμε, επίσης, να αλλάξουμε το ύψος των γραμμών με τη χρήση του ποντικιού, ακολουθώντας την ίδια μέθοδο που χρησιμοποιούμε και για την αλλαγή του πλάτους. μιας στήλης. ΢ύρουμε, δηλαδή, τη γραμμή που υπάρχει μεταξύ δύο επιλογέων γραμμής προς τα κάτω.

Διευθέτηση στηλών Η σειρά των πεδίων στην προβολή φύλλου δεδομένων είναι αυτή, με την οποία ορίστηκαν τα πεδία κατά τη σχεδίαση του πίνακα. Μπορούμε εύκολα να αλλάξουμε τη σειρά εμφάνισης, σύροντας τις στήλες σε οποιοδήποτε σημείο θέλουμε. Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Επιλέγουμε την επιθυμητή στήλη. Για να επιλέξουμε μία στήλη, τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού πάνω στο δείκτη επιλογής πεδίου (επικεφαλίδα της στήλης) και, μόλις πάρει τη μορφή μαύρου κατακόρυφου βέλους  , κάνουμε κλικ.  Κρατώντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, σύρουμε το δείκτη του ποντικιού προς τα δεξιά.  ΢το δείκτη του ποντικιού, εμφανίζεται ένα γκρίζο ορθογώνιο και μία μαύρη κατακόρυφη γραμμή δείχνει τη θέση, στην οποία θα τοποθετηθεί η στήλη μόλις αφήσουμε ελεύθερο το πλήκτρο του ποντικού.  ΢ύρουμε την επιλεγμένη στήλη ανάμεσα στα πεδία που θέλουμε και αφήνουμε ελεύθερο το πλήκτρο του ποντικιού. Για να μετακινήσουμε περισσότερες από μία στήλες, πρέπει πρώτα να τις επιλέξουμε όλες. Είτε σύρουμε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τις επικεφαλίδες τους είτε επιλέγουμε την Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

39/118

πρώτη στήλη και κρατώντας το πλήκτρο πατημένο Shift, κάνουμε κλικ στην επικεφαλίδα της τελευταίας στήλης. ΢τη συνέχεια, σύρουμε την ομάδα των επιλεγμένων στηλών στην επιθυμητή θέση.

Απόκρυψη και επανεμφάνιση στηλών Μια άλλη χρήσιμη λειτουργία της Access είναι η απόκρυψη στηλών. Εξ ορισμού, στο φύλλο δεδομένων εμφανίζονται όλες οι στήλες του πίνακα. Αν δε θέλουμε να βλέπουμε όλα τα πεδία ενός πίνακα, μπορούμε κρύψουμε κάποια από αυτά. Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Επιλέγουμε τη στήλη ή τις στήλες που θέλουμε να κρύψουμε.  Κάνουμε δεξί κλικ στις επιλεγμένες στήλες και στο μενού συντόμευσης κάνουμε κλικ στην εντολή “Απόκρυψη πεδίων”.

Για να εμφανίσουμε κρυμμένα πεδία, κάνουμε τα εξής:  Κάνουμε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης και στο μενού συντόμευσης κάνουμε κλικ στην εντολή “Κατάργηση απόκρυψης στηλών”.  Εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου.  Για να εμφανίσουμε μία στήλη, επιλέγουμε το πλαίσιο ελέγχου, το οποίο υπάρχει πριν από το όνομα της. Μπορούμε να κρύψουμε και άλλες στήλες, αν απενεργοποιήσουμε το αντίστοιχο πλαίσιο.  Σέλος, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Κλείσιμο”. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

40/118

΢ταθεροποίηση στηλών Πολλές φορές, θέλουμε να βλέπουμε μία ή περισσότερες στήλες καθώς μετακινούμαστε στις υπόλοιπες στήλες του φύλλου δεδομένων. Για παράδειγμα, αν θέλουμε να κρατήσουμε "παγωμένες" τις στήλες ISBN και Σίτλος, καθώς μετακινούμαστε προς τα δεξιά στο φύλλο δεδομένα, ακολουθούμε τα εξής:  Επιλέγουμε τις δύο στήλες, τις οποίες θέλουμε να σταθεροποιήσουμε. Αν θέλουμε να "παγώσουμε" μη συνεχόμενες στήλες, πρέπει να σταθεροποιήσουμε κάθε στήλη ξεχωριστά.  Κάνουμε δεξί κλικ σε κεφαλίδα επιλεγμένης στήλης και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε την εντολή “Παγωμα Πεδίων”.  Καθώς μετακινούμαστε τώρα προς τα δεξιά, οι δύο πρώτες στήλες, οι οποίες ξεχωρίζουν από μια έντονη κάθετη γραμμή, παραμένουν σταθερές. Για να "ξεπαγώσουμε" όλες τις στήλες, κάνουμε δεξί κλικ σε μια οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην εντολή “Κατάργηση Παγώματος όλων των πεδίων” του μενού συντόμευσης.

41/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 10ο ΜΟΡΥΟΠΟΙΗ΢Η ΓΡΑΜΜΑΣΟ΢ΕΙΡΑ΢ Για να αλλάξουμε τη μορφή του φύλλου δεδομένων, χρησιμοποιούμε τα εργαλεία της ομάδας “Μορφοποίηση κειμένου” στην καρτέλα “Κεντρική”.

Έχουμε τη δυνατότητα να αλλάξουμε τη γραμματοσειρά ή τα χαρακτηριστικά της όπως είναι το μέγεθος, το στυλ και το χρώμα. Οι επιλογές αυτές εφαρμόζονται σε ολόκληρο το φύλλο δεδομένων. Αντίθετα, οι επιλογές στοίχισης εφαρμόζονται ξεχωριστά ανά στήλη. Εξ ορισμού, το κείμενο στοιχίζεται αριστερά, ενώ οι αριθμοί και οι ημερομηνίες στοιχίζονται δεξιά. Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε την εμφάνιση του φύλλου δεδομένων τροποποιώντας το στυλ γραμμής πλέγματος και να ρυθμίσουμε το χρώμα του φόντου, έτσι ώστε να τροποποιείται για κάθε εγγραφή. Για να ρυθμίσουμε το στυλ γραμμής πλέγματος ακολουθούμε τα εξής: ΢την καρτέλα Home “Κεντρική”, στην ομάδα “Μορφοποίηση κειμένου”, κάνουμε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί “Γραμμές πλέγματος”. Κάνουμε κλικ στο στυλ γραμμής πλέγματος που θέλουμε. Ο ορισμός εναλλακτικού χρώματος φόντου κάνει πιο εύκολη τη διάκριση των γειτονικών γραμμών και γίνεται ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα: ΢την καρτέλα “Κεντρική”, στην ομάδα “Μορφοποίηση κειμένου”, κάνουμε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί ”Εναλλακτικό Φρώμα γεμίσματος/φόντου”. Επιλέγουμε το εναλλακτικό χρώμα φόντου ή κάνουμε κλικ στην επιλογή “Φωρίς χρώμα”, για να απενεργοποιήσουμε τη λειτουργία αυτή. Για να αποθηκευθούν οι αλλαγές μορφοποίησης ώστε να ισχύουν μόνιμα θα πρέπει να αποθηκεύσουμε τον πίνακα. Διαφορετικά αν προσπαθήσουμε να κλείσουμε το φύλλο δεδομένων, η Access θα εμφανίσει το γνωστό παράθυρο διαλόγου, όπου κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ναι”, για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές στη διάταξη του πίνακα.

42/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 11ο ΣΡΟΠΟΠΟΙΗ΢Η ΚΕΙΜΕΝΟΤ Επεξεργασία πεδίων Για να αλλάξουμε την τιμή ενός πεδίου, απλά κάνουμε κλικ με το δείκτη του ποντικιού μέσα στο πεδίο, για να περάσουμε στην κατάσταση επεξεργασίας. Σώρα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα πλήκτρα Backspace και Delete, για να διαγράψουμε τους χαρακτήρες που βρίσκονται αριστερά ή δεξιά από το σημείο εισαγωγής. Όταν βρισκόμαστε στην κατάσταση επεξεργασίας, χρησιμοποιούμε τα βελάκια του πληκτρολογίου, για να τοποθετήσουμε το σημείο εισαγωγής στην επιθυμητή θέση. Σα πλήκτρα Home και End μας μεταφέρουν στην αρχή και στο τέλος του πεδίου αντίστοιχα. Ολοκληρώνουμε τις αλλαγές πατώντας το πλήκτρο Enter. Πριν πατήσουμε το πλήκτρο Enter, μπορούμε να αναιρέσουμε τις αλλαγές πατώντας το πλήκτρο Esc. Πολύ σημαντικό είναι το πλήκτρο F2, το οποίο μας μεταφέρει από την κατάσταση μετακίνησης στην κατάσταση επεξεργασίας και αντίστροφα Έτσι, αν το πεδίο είναι επιλεγμένο και πατήσουμε το πλήκτρο F2, περνάμε στην κατάσταση επεξεργασίας και το σημείο εισαγωγής τοποθετείται μετά τον τελευταίο χαρακτήρα του πεδίου. Αντίστοιχα, όταν επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα ενός πεδίου και πατήσουμε το πλήκτρο F2, το πεδίο επιλέγεται και μπορούμε πλέον να μετακινηθούμε στον πίνακα. Για να αλλάξουμε την τιμή του πεδίου Σίτλος μιας εγγραφής, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Σοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη λέξη του πεδίου Σίτλος.  Κάνουμε διπλό κλικ και επιλέγεται ολόκληρη η λέξη.  Πατάμε το πλήκτρο Delete, για να διαγράψουμε τη λέξη.  Πληκτρολογούμε τη λέξη που θέλουμε και πατάμε το πλήκτρο Enter, για να γίνει η καταχώριση.

Αντιγραφή και Επικόλληση Δεδομένων ΢την επεξεργασία των δεδομένων μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις γνωστές λειτουργίες αποκοπής, αντιγραφής και επικόλλησης μέσω του Προχείρου. Για να αντιγράψουμε στο Πρόχειρο τα δεδομένα ενός πεδίου, επιλέγουμε τα επιθυμητά δεδομένα και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αντιγραφή” της ομάδας “Πρόχειρο”, στην καρτέλα “Κεντρική”. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

43/118

Για να αποκόψουμε τα δεδομένα (να τα διαγράψουμε δηλαδή και να τα αντιγράψουμε στο Πρόχειρο), τα επιλέγουμε και κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αποκοπή”, της ομάδας “Πρόχειρο”, στην καρτέλα “Κεντρική”. Για να επικολλήσουμε τα δεδομένα, τα οποία αντιγράψαμε στο Πρόχειρο σε άλλη θέση, τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής στην επιθυμητή θέση και κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επικόλληση” της ομάδας “Πρόχειρο”, στην καρτέλα “Κεντρική”. Για να αντιγράψουμε μία ολόκληρη εγγραφή, πρώτα την επιλέγουμε κάνοντας κλικ στο δείκτη επιλογής γραμμής και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αντιγραφή”, για να την αντιγράψουμε στο Πρόχειρο. Για να την επικολλήσουμε στο τέλος του πίνακα, κάνουμε κλικ στο βελάκι του κουμπιού “Επικόλληση” και, στη συνέχεια, επιλέγουμε την εντολή “Επικόλληση με προσάρτηση”. Αν ο πίνακας μας έχει πρωτεύον κλειδί, η προσάρτηση εγγραφών δεν μπορεί να γίνει, παρά μόνο εάν αλλάξουμε τιμή στο πρωτεύον κλειδί. Η Access θα μας ενημερώσει με το παρακάτω παράθυρο διαλόγου: Για τις λειτουργίες αποκοπής, αντιγραφής και επικόλλησης μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις ομώνυμες εντολές του μενού συντόμευσης που εμφανίζεται με δεξί κλικ.

Διαγραφή εγγραφών Για να διαγράψουμε μία εγγραφή, κάνουμε δεξί κλικ στον επιλογέα της γραμμής της και, από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται, επιλέγουμε την εντολή “Διαγραφή εγγραφής”.

Εναλλακτικά, μπορούμε να πατήσουμε το πλήκτρο Delete. Για να διαγράψουμε περισσότερες εγγραφές, πρέπει να τις επιλέξουμε όλες. ΢ε κάθε περίπτωση, η Access θα μας ενημεCopyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

44/118

ρώσει με ένα παράθυρο διαλόγου ότι δεν είναι δυνατή η αναίρεση της διαγραφής και θα ζητήσει να επιβεβαιώσουμε την πρόθεση μας.

Αναίρεση Η Access μας παρέχει τη δυνατότητα να αναιρέσουμε την πιο πρόσφατη αναστρέψιμη ενέργεια μας, κάνοντας κλικ στο κουμπί “Αναίρεση”, της “Γραμμής εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης”. Σο όνομα της εντολής αλλάζει ανάλογα με την ενέργεια που εκτελέσαμε πιο πρόσφατα, για παράδειγμα μπορεί να είναι “Αναίρεση πληκτρολόγησης” ή “Αναίρεση διαγραφής”. Αν μια ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί, το όνομα της εντολής γίνεται “Αδυναμία αναίρεσης”. Θα πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι η Access έχει μόνο ένα επίπεδο αναίρεσης. Αν μετακινηθούμε από μια εγγραφή, μπορούμε να αναιρέσουμε τις αλλαγές που κάναμε σ' αυτήν, πριν όμως ξεκινήσουμε την επεξεργασία της τρέχουσας εγγραφής.

45/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 12ο ΦΡΗ΢Η ΤΠΕΡ΢ΤΝΔΕ΢ΜΩΝ Ο τύπος δεδομένων Τπερ-σύνδεση μας επιτρέπει να αποθηκεύουμε σε πίνακες, συνδέσεις προς αρχεία ή έγγραφα, τα οποία βρίσκονται έξω από τη βάση δεδομένων. Σο κείμενο των πεδίων αυτών έχει μπλε χρώμα και είναι υπογραμμισμένο. Όταν τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα τέτοιο πεδίο, ο δείκτης παίρνει την παρακάτω μορφή χεριού:

Κάνουμε κλικ στο πεδίο, η Access θα ξεκινήσει την εφαρμογή, που υποστηρίζει το δεσμό (στην περίπτωση μας το πρόγραμμα περιήγησης στον Παγκόσμιο Ιστό), και θα του μεταβιβάσει τη διεύθυνση του δεσμού. Για να αλλάξουμε την τιμή ενός πεδίου Τπερ-σύνδεσης, είναι κατανοητό ότι δεν μπορούμε να κάνουμε απλά κλικ στο πεδίο, γιατί έτσι θα ενεργοποιηθεί ο δεσμός. Πρέπει να κάνουμε δεξί κλικ στο πεδίο, και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται, να δείξουμε στην επιλογή “Τπερσύνδεση” και, στη συνέχεια, να κάνουμε κλικ στην εντολή “Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης”.

46/118

΢το παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης" το οποίο εμφανίζεται, μπορούμε να επεξεργαστούμε μία διεύθυνση σύνδεσης.

Από το παράθυρο αυτό, έχουμε τη δυνατότητα να καθορίσουμε αν η σύνδεση θα είναι με υπάρχον αρχείο στον Παγκόσμιο Ιστό, στο διαδίκτυο ή στον υπολογιστή μας ή θα είναι μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

47/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 13ο ΣΑΞΙΝΟΜΗ΢Η ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Όπως είδαμε, η Access ταξινομεί έναν πίνακα με βάση το πρωτεύων κλειδί. Αν δεν είχαμε ορίσει πρωτεύον κλειδί, θα βλέπαμε τις εγγραφές με τη σειρά, που τις καταχωρίσαμε. Μπορούμε πολύ εύκολα να ταξινομήσουμε τον πίνακα κατ' αύξουσα ή κατά φθίνουσα σειρά, βάσει της τιμής οποιουδήποτε πεδίου. Θα πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι οι αριθμοί που είναι αποθηκευμένοι σε πεδία κειμένου, αποθηκεύονται σαν συμβολοσειρές χαρακτήρων και όχι σαν αριθμητικές τιμές. Για να ταξινομήσουμε τέτοια πεδία με αριθμητική σειρά, πρέπει όλες οι συμβολοσειρές κειμένου να έχουν το ίδιο μήκος. Αυτό γίνεται εύκολα, προτάσσοντας μηδενικά στους αριθμούς, οι οποίοι έχουν μικρότερο μήκος. Η ομάδα “Σαξινόμηση & Υιλτράρισμα” στην καρτέλα “Κεντρική” διαθέτη δύο κουμπιά, “Αύξουσα” και “Υθίνουσα”, με τη βοήθεια των οποίων μπορούμε να ταξινομήσουμε τις εγγραφές κατ' αύξουσα (από το Α στο Ψ ή από το 0 στο 9) ή φθίνουσα σειρά (από το Ψ στο Α ή από το 9 στο 0)

Για να ταξινομήσουμε τον πίνακα Βιβλία κατ' αύξουσα σειρά, ως προς το πεδίο που θέλουμε, τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής οπουδήποτε στη στήλη ή την επιλέγουμε και κάνουμε κλικ στο κουμπί παρακάτω εικόνα.

“Αύξουσα”. Σα αποτελέσματα της ταξινόμησης φαίνονται στην

Αν θέλουμε να ταξινομήσουμε τον πίνακα, ως προς περισσότερα γειτονικά πεδία, θα πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι η Access θα ταξινομήσει τα πεδία με τη σειρά που εμφανίζονται στο φύλλο προβολής. Δηλαδή, θα αρχίσει την ταξινόμηση από τη στήλη που βρίσκεται αριστερά των επιλεγμένων στηλών. Για να ταξινομήσουμε τον πίνακα πρώτα ως προς το πεδίο π.χ. Ξηρός Καρπός και μετά ως προς το πεδίο Σύπος ΢οκολάτας, ακολουθούμε τα εξής:  Επιλέγουμε τη στήλη Ξηρός Κσρπός και τη μετακινούμε στ' αριστερά της στήλης Σύπος ΢οκολάτας.  Επιλέγουμε τις δύο στήλες.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αύξουσα ταξινόμηση”. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

48/118

Οι εκδότες ταξινομήθηκαν κατ' αλφαβητική αύξουσα σειρά (οι λατινικοί χαρακτήρες προηγούνται των ελληνικών) και για κάθε εκδότη, οι συγγραφείς είναι, επίσης, ταξινομημένοι αλφαβητικά. Για να καταργήσουμε μια ταξινόμηση, κάνουμε κλικ στο κουμπί των ταξινομήσεων”.

“Απαλοιφή όλων

49/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 14ο ΑΝΑΖΗΣΗ΢Η ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Ο εντοπισμός των εγγραφών, που μας ενδιαφέρουν, είναι από τις σημαντικότερες λειτουργίες ενός ΢ΔΒΔ. Η Access μας παρέχει πολλές λειτουργίες, τόσο για απλές αναζητήσεις όσο και για σύνθετες. Οι λειτουργίες εύρεσης και αντικατάστασης τιμών είναι από τις πιο απλές και μοιάζουν μ' αυτές των υπολοίπων εφαρμογών του Office. Για να ψάξουμε για μια τιμή σ' ένα πεδίο, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Σοποθετούμε το σημείο εισαγωγής οπουδήποτε μέσα στη στήλη ή επιλέγουμε ολόκληρη τη στήλη.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εύρεση”, της ομάδας “Εύρεση”, στην καρτέλα “Κεντρική”.

 Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση".

 ΢το πλαίσιο κειμένου Find What "Εύρεση του", πληκτρολογούμε τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να βρει η Access.  ΢την αναδιπλούμενη λίστα Look In "Διερεύνηση σε", φαίνεται το πεδίο το οποίο επιλέξαμε για την αναζήτηση. Αν θέλουμε να επεκτείνουμε την αναζήτηση σε όλα τα πεδία του πίνακα, επιλέγουμε από τη λίστα καταχώριση Σύπος ΢οκολάτας.  Από τη λίστα "Σαίριασμα", επιλέγουμε “Οποιοδήποτε τμήμα πεδίου”. Αν αφήσουμε την προκαθορισμένη τιμή “Ολόκληρο το πεδίο”, h Access θα ψάξει μόνο για εγγραCopyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

50/118

 

φές, των οποίων η τιμή του πεδίου Ξηρός Καρπός είναι ακριβώς ίδια με το κείμενο του πλαισίου "Εύρεση του". Από τη λίστα "Αναζήτηση", μπορούμε να ορίσουμε την κατεύθυνση της αναζήτησης μέσα στο φύλλο δεδομένων (Up “Επάνω” – Down “Κάτω” – All “Όλα”). Από τα δύο πλαίσια ελέγχου που βρίσκονται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου, μπορούμε να καθορίσουμε αν θα γίνεται ταίριασμα πεζών και κεφαλαίων και αν θα γίνεται αναζήτηση με βάση τη μορφή, με την οποία εμφανίζονται τα δεδομένα. ΢υνήθως, αφήνουμε τις προεπιλεγμένες τιμές, για να εξασφαλίσουμε ότι η αναζήτηση θα εκτελεστεί χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων σε ολόκληρο τον πίνακα. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εύρεση επόμενο”υ και η Access εμφανίζει την πρώτη εγγραφή, η οποία περιέχει στο πεδίο Σύπος ΢οκολάτας το κείμενο Γάλακτος. Κάθε φορά που κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εύρεση επόμενου”, η Access εμφανίζει την επόμενη εγγραφή, η οποία ταιριάζει με το κριτήριο αναζήτησης, το οποίο θέσαμε.

Αν δεν βρεθεί άλλη εγγραφή, η Access μας ενημερώνει ότι δεν μπορεί να βρει άλλες εγγραφές, με το παρακάτω μήνυμα: Αν δεν γνωρίζουμε την ακριβή τιμή που θέλουμε να βρούμε, ή θέλουμε να βρούμε τιμές που ταιριάζουν με ένα συγκεκριμένο υπόδειγμα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε χαρακτήρες μπαλαντέρ. Ο πίνακας που ακολουθεί, δείχνει τους χαρακτήρες μπαλαντέρ, τους οποίους μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στο πλαίσιο "Εύρεση του" μαζί με τη χρήση του. Η καρτέλα "Αντικατάσταση" του παραθύρου διαλόγου μας δίνει τη δυνατότητα να εντοπίζουμε εγγραφές και, ταυτόχρονα, να αντικαθιστούμε τα δεδομένα τους με κάποια άλλα. Για να ψάξουμε όλες τις εγγραφές του πίνακα, οι οποίες έχουν στο πεδίο Σύπος Γέμισης την τιμή Καμιά και να την αντικαταστήσουμε με την τιμή Υράουλα, κάνουμε τα εξής:  Σοποθετούμε το σημείο εισαγωγής οπουδήποτε μέσα στη στήλη.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί Replace “Αντικατάσταση”, της ομάδας “Εύρεση”, στην καρτέλα “Κεντρική”.

51/118

 Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση‟‟ με επιλεγμένη την      

καρτέλα "Αντικατάσταση". ΢το πλαίσιο "Εύρεση του" πληκτρολογούμε την τιμή Καμιά. ΢το πλαίσιο "Αντικατάσταση με" πληκτρολογούμε την τιμή, με την οποία θέλουμε να αντικαταστήσουμε την τιμή που θα βρούμε. Πληκτρολογούμε Υράουλα. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αντικατάσταση όλων”. Η Access μας πληροφορεί ότι δε θα μπορεί να γίνει αναίρεση λειτουργίας. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ναι” και δύο εγγραφές του πίνακα μας αποκτούν νέα τιμή στο πεδίο του συγγραφέα. Σέλος, κλείνουμε το παράθυρο διαλόγου.

Θα πρέπει να είμαστε πολύ προσεκτικοί με τη λειτουργία της αντικατάστασης, γιατί, όπως είδαμε, δεν μπορούμε να αναιρέσουμε τις αλλαγές που θα επιφέρουμε. Για το λόγο αυτό, είναι προτιμότερο να αντικαθιστούμε μία-μία τις εγγραφές που θα εντοπίζει η Access.

52/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 15ο ΥΙΛΣΡΑΡΙ΢ΜΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ «Υιλτράρισμα» λέγεται ο αποκλεισμός όλων των εγγραφών που δεν ικανοποιούν ένα δεδομένο σύνολο κριτηρίων, τα οποία καθορίζονται σε ένα φίλτρο. Σα φίλτρα κάνουν δυνατή την παρουσίαση μιας συγκεκριμένης ομάδας εγγραφών. Για παράδειγμα μπορείτε να εφαρμόσετε ένα φίλτρο για να δείτε μόνο τις παραγγελίες που δόθηκαν σε συγκεκριμένη ημερομηνία. Για να καταλάβουμε τη λειτουργία τους, στο παράδειγμα που ακολουθεί θα απομονώσουμε τις εγγραφές των γλυκών με ξηρό καρπό Αμύγδαλο. Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Επιλέγουμε ένα κελί της στήλης Ξηρός Καρπός, που έχει την τιμή Αμύγδαλο.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί Επιλογή, της ομάδας “Σαξινόμηση & φιλτράρισμα”, στην καρτέλα “Κεντρική”. Σο μενού που εμφανίζεται περιέχει τις εντολές φίλτρου που βασίζονται στην επιλογή μας. Η λίστα των εντολών εξαρτάται από το βαθμό της επιλογής μιας τιμής. Αν, για παράδειγμα, επιλέξουμε μόνο ορισμένους από τους χαρακτήρες μιας τιμής, θα δούμε μια διαφορετική λίστα εντολών, ανάλογα με ποιο τμήμα του πεδίου έχουμε επιλέξει. Κάνουμε κλικ στην επιλογή “Είναι ίσο” με "Αμύγδαλο".

Παρατηρούμε ότι στα κουμπιά πλοήγησης εμφανίζεται ο αριθμός των εγγράφων 1 από 1, και το διπλανό εικονίδιο “Υιλτραρίστηκε” μας υπενθυμίζει ότι έχει εφαρμοστεί φιλτράρισμα εγγραφών. Αν κάνουμε κλικ πάνω στο εικονίδιο, καταργείται το φιλτράρισμα και η επιγραφή του γίνεται “Μη φιλτραρισμένο”. Με νέο κλικ πάνω στο εικονίδιο εφαρμόζεται ξανά το φίλτρο. Σην παραπάνω λειτουργία μας την παρέχει και το κουμπί “Εφαρμογή-φίλτρου” ή “Κατάργηση φίλτρου”, που βρίσκεται στην ομάδα “Σαξινόμηση & φιλτράρισμα” της καρτέλας “Κεντρική”.

53/118

Μπορούμε να εφαρμόσουμε ένα φίλτρο σε άλλο. Αν επιλέξουμε Υράουλα από τη στήλη Σύπος Γεμίσματος και κάνουμε ξανά κλικ στο κουμπί “Υιλτράρισμα με βάση την επιλογή”, θα πάρουμε τη μοναδική εγγραφή, η οποία πληρεί και τα δύο κριτήρια. Όταν δε χρειαζόμαστε πια ένα φίλτρο, μπορούμε να το ακυρώσουμε. Ακυρώνοντας ένα φίλτρο το διαγράφουμε μόνιμα από την προβολή και δεν μπορούμε να το εφαρμόσουμε ξανά κάνοντας κλικ στο εικονίδιο “Μη φιλτραρισμένο”. Για να ακυρώσουμε ένα μόνο φίλτρο από ένα μεμονωμένο πεδίο, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο φίλτρου, στην κεφαλίδα της στήλης, στην οποία έχουμε εφαρμόσει το φίλτρο και μετά κάνουμε κλικ στην εντολή “Κατάργηση φίλτρου από τη στήλη”.

Για να ακυρώσουμε όλα τα φίλτρα από όλα τα πεδία, κάνουμε κλικ στο κουμπί Advanced “Επιλογές φίλτρων για προχωρημένους”, της ομάδας “Σαξινόμηση & φιλτράρισμα” στην καρτέλα “Κεντρική”, και κατόπιν στην επιλογή “Απαλοιφή όλων των φίλτρων” του μενού συντόμευσης. Όπως ήδη αναφέραμε, αν επιλέξουμε μία λέξη, η οποία βρίσκεται στην αρχή ενός πεδίου και εφαρμόσουμε φιλτράρισμα με βάση την επιλογή, θα εμφανιστούν μόνο οι εγγραφές που έχουν την επιλεγμένη λέξη στην αρχή του πεδίου. Για να εμφανίσουμε τα γλυκά που εκδόθηκαν στην Ελλάδα, τα οποία έχουν ISBN που αρχίζει με 978-960, επιλέγουμε σε μία τέτοια εγγραφή μόνο το αρχικό 978-960 και στη συνέχεια εφαρμόζουμε φίλτρο που βασίζεται στην επιλογή:

54/118

Παρόμοια, αν επιλέξουμε μία λέξη, η οποία βρίσκεται στο τέλος ενός πεδίου, θα βρούμε μόνο τις εγγραφές που περιέχουν την επιλεγμένη λέξη στο τέλος του πεδίου. Με το πολλαπλό φιλτράρισμα εμφανίζουμε τις εγγραφές, που πληρούν όλα τα κριτήρια που θέσαμε. Όταν θέλουμε να βρούμε τις εγγραφές που πληρούν οποιοδήποτε από τα κριτήρια που θέτουμε, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Filter by form “Υιλτράρισμα με βάση τη φόρμα”. Η Access δημιουργεί ένα κενό φύλλο δεδομένων που μοιάζει με το αρχικό και στη συνέχεια μπορούμε να συμπληρώσουμε όσα πεδία θέλουμε. Αφού ολοκληρώσουμε, η Access θα βρει τις εγγραφές, που περιέχουν τις τιμές που έχουμε ορίσει. Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Ελέγχουμε ότι η προβολή δεν είναι φιλτραρισμένη.  ΢την καρτέλα “Κεντρική”, στην ομάδα Sort & Filter “Σαξινόμηση & φιλτράρισμα”, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επιλογές φίλτρων για προχωρημένους” και κατόπιν στο στοιχείο “Υιλτράρισμα με βάση τη φόρμα”.  Επειδή στο προηγούμενο παράδειγμα εφαρμόσαμε ένα φίλτρο, η Access τοποθέτησε αυτόματα στο φύλλο δεδομένων την έκφραση Like κάτω από τη στήλη. Αν δε θέλουμε να συμπεριλάβουμε το κριτήριο αυτό στο φίλτρο το κριτήριο αυτό στο φίλτρο που θα εφαρμόσουμε, απλά το διαγράφουμε και προσθέτουμε ένα διαφορετικό κριτήριο.  Κάνουμε κλικ στην καρτέλα Or και στην πρώτη γραμμή κάτω από το πεδίο Κόστος πληκτρολογούμε την έκφραση <15,00.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εφαρμογή φίλτρου”. Για να καταργήσουμε το φίλτρο και να επαναφέρουμε όλες τις εγγραφές κάνουμε κλικ στο κουμπί “Κατάργηση φίλτρου”. Αν θέλουμε να βρούμε όλα τα γλυκά με ξηρό καρπό Αμύγδαλο και Υουντούκια, κάνουμε τα εξής:  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επιλογές φίλτρων για προχωρημένους” και κατόπιν στο στοιχείο “Υιλτράρισμα με βάση τη φόρμα”.

 ΢την καρτέλα “Αναζήτηση του” και από την αναδιπλούμενη λίστα του πεδίου Ξηρός Κρπός, επιλέγουμε Αμύγδαλο.

55/118

 Κάνουμε κλικ στην καρτέλα Or και από την αναδιπλούμενη λίστα του πεδίου Ξηρός Καρπός, επιλέγουμε Υουντούκια.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εφαρμογή φίλτρου” και εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές, που πληρούν ένα από τα δύο κριτήρια. Οι ρυθμίσεις φίλτρου που ισχύουν τη στιγμή που κλείνουμε έναν πίνακα αποθηκεύονται αυτόματα μαζί με το αντικείμενο και παραμένουν διαθέσιμες για να τις χρησιμοποιήσουμε την επόμενη φορά που θα ανοίξουμε τον πίνακα. Ψστόσο, αυτές οι ρυθμίσεις φίλτρου δεν εφαρμόζονται αυτόματα από προεπιλογή στο επόμενο άνοιγμα του πίνακα. Με τη λειτουργία “΢ύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση” μπορούμε να εφαρμόσουμε ακόμα πιο πολύπλοκα φίλτρα και σύνθετες ταξινομήσεις. Οι λειτουργίες όμως αυτές γίνονται καλύτερα με ερωτήματα, τα οποία θα μάθουμε σε επόμενη ενότητα.

56/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 16ο ΠΡΟΕΠΙ΢ΚΟΠΗ΢Η & ΕΚΣΤΠΩ΢Η Πριν τυπώσουμε τα δεδομένα ενός πίνακα, μπορούμε να ελέγξουμε τη διάταξή του, με τη βοήθεια της λειτουργίας Προεπισκόπησης. Μ' αυτόν τρόπο έχουμε τη δυνατότητα, με μικρές μόνο προσαρμογές, να βελτιώσουμε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Για να προβάλουμε τα δεδομένα ενός πίνακα στην οθόνη, όπως θα εμφανιστούν κατά την εκτύπωση, κάνουμε κλικ στο Κουμπί Αρχείο στη συνέχεια επιλέγουμε την εντολή “Εκτύπωση” και στο μενού που ανοίγει, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Προεπισκόπηση εκτύπωσης”. Ο πίνακας εμφανίζεται σε προβολή προεπισκόπησης, όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα: Όταν ο δείκτης του ποντικιού έχει τη μορφή μεγεθυντικού φακού, μπορούμε να κάνουμε κλικ σ' ένα σημείο της σελίδας, για να μεγεθύνουμε το συγκεκριμένο τμήμα της. Αν κάνουμε ξανά κλικ, επιστρέφουμε σε προβολή ολόκληρης σελίδας. Για να δούμε τη δεύτερη σελίδα και, στη συνέχεια, τις επόμενες σελίδες των δεδομένων του πίνακα μας, κάνουμε κάθε φορά κλικ στο κουμπί “Επόμενη σελίδα” των κουμπιών πλοήγησης. Αν θέλουμε να ρυθμίσουμε τη διάταξη της σελίδας, έτσι ώστε ο πίνακας να χωρέσει σε μία σελίδα, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Κάνουμε κλικ στην εντολή “Διαμόρφωση σελίδας”, της ομάδας “Διάταξη σελίδας” στην καρτέλα “Προεπισκόπηση εκτύπωσης” και εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου.

57/118

 Από την καρτέλα "Επιλογές εκτύπωσης", μπορούμε να ρυθμίσουμε τα περιθώρια της σελίδας και να επιλέξουμε να εκτυπωθούν μόνο τα δεδομένα, χωρίς τις κεφαλίδες (Ημερομηνία, αριθμός σελίδας κ.λπ.).  Από την καρτέλα "΢ελίδα", επιλέγουμε οριζόντιο προσανατολισμό σελίδας, ώστε να χωρέσει ο πίνακας μας σε μία σελίδα. Από την περιοχή "Φαρτί", επιλέγουμε το μέγεθος του χαρτιού (Α4). Από την περιοχή "Εκτυπωτής", επιλέγουμε “Προεπιλεγμένος εκτυπωτής”, για να χρησιμοποιήσουμε τον προεπιλεγμένο εκτυπωτή ή “Φρήση συγκεκριμένου εκτυπωτή”, για να επιλέξουμε διαφορετικό εκτυπωτή.

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ, για να αποθηκευτούν οι ρυθμίσεις μας.  Για να εκτυπώσουμε τον πίνακα με τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις, κάνουμε κλικ στο κουμπί t “Εκτύπωση” της ομάδας “Εκτύπωση”, στην καρτέλα “Προεπισκόπηση εκτύπωσης”.  Εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου, απ‟ όπου μπορούμε να αλλάξουμε ρυθμίσεις εκτύπωσης. Έχουμε τις παραπάνω δυνατότητες:  Από τη λίστα 'Όνομα", επιλέγουμε τον εκτυπωτή, στον οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε (εδώ ο HP LaserJet 2300).  Εάν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "Εκτύπωση σε αρχείο", θα γίνει αποθήκευση σ' ένα αρχείο εκτύπωσης στο δίσκο.  Για εκτύπωση ολόκληρου του πίνακα, αφήνουμε την προκαθορισμένη επιλογή All “Όλες”. Για την εκτύπωση συγκεκριμένων σελίδων, επιλέγουμε “΢ελίδες” και στα διπλανά πλαίσια πληκτρολογούμε τον αρχικό και τον τελικό αριθμό σελίδας. Αν θέλουμε να εCopyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

58/118

κτυπώσουμε μόνο τις επιλεγμένες εγγραφές, κάνουμε κλικ στο κουμπί επιλογής “Επιλεγμένες εγγραφές”.  Από το πλαίσιο "Πλήθος αντιτύπων", ορίζουμε πόσα αντίγραφα θέλουμε να εκτυπωθούν.  Εάν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "΢υρραφή", θα γίνεται εκτύπωση όλων των σελίδων, πριν αρχίσει η εκτύπωση του επόμενου αντιγράφου.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ, για να αρχίσει η εκτύπωση και, στη συνέχεια, κάνουμε

κλικ στο κουμπί “Κλείσιμο προεπισκόπησης εκτύπωσης”, για να επιστρέψουμε στην προβολή “φύλλου δεδομένων”.

59/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 17ο ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΥΟΡΜΑ΢ Οι φόρμες αποτελούν ένα φιλικό τρόπο επικοινωνίας με το χρήστη. Μας επιτρέπουν να εξετάζουμε μία μόνο εγγραφή κάθε φορά, αλλά και να εμφανίζουμε συσχετιζόμενα δεδομένα από πολλούς πίνακες. Μπορούμε και να χρησιμοποιήσουμε ειδικά χειριστήρια, όπως για παράδειγμα, πτυσσόμενες λίστες, για να κάνουμε πιο εύκολη και αξιόπιστη την εισαγωγή δεδομένων. Μπορούμε, επίσης, να χρησιμοποιήσουμε τα κριτήρια, για να ενεργοποιήσουμε μία μακροεντολή.

Φρησιμοποιώντας το εργαλείο φορμών Η απλούστερη και συντομότερη μέθοδος που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για τη δημιουργία φόρμας είναι με τη χρήση του εργαλείου φορμών.

Η φόρμα, η οποία θα δημιουργηθεί, θα περιέχει όλα τα πεδία του επιλεγμένου πίνακα. Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  ΢το “Παράθυρο περιήγησης”, κάνουμε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλουμε να εμφανίσουμε στη φόρμα. Επιλέγουμε τον πίνακα Βιβλία.  ΢την καρτέλα “Δημιουργία”, στην ομάδα “Υόρμες”, κάνουμε κλικ στο κουμπί Υόρμα.  Η Access δημιουργεί τη φόρμα και χρησιμοποιεί την “Προβολή διάρθρωσης”, για να εμφανίσει την πρώτη εγγραφή του πίνακα. ΢την προβολή αυτή, μπορούμε να κάνουμε αλλαγές σχεδίασης στη φόρμα ενώ εμφανίζονται δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορούμε να προσαρμόσουμε το μέγεθος των πλαισίων κειμένου, ώστε να χωρούν τα δεδομένα, αν είναι απαραίτητο. Κλείνουμε τη φόρμα, χωρίς να την αποθηκεύσουμε.

Δημιουργία φόρμα με τη βοήθεια του Οδηγού Ο "Οδηγός φορμών" μας παρέχει τη δυνατότητα επιλογής των πεδίων που θέλουμε να εμφανίζονται στη φόρμα μας. Για να δημιουργήσουμε μία φόρμα με τη βοήθεια του οδηγού, κάνουμε τα εξής:  Επιλέγουμε τον πίνακα Βιβλία.  ΢την καρτέλα “Δημιουργία”, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Οδηγός φορμών”, οπότε εμφανίζεται το αρχικό παράθυρο του οδηγού. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

60/118

Παρατηρούμε ότι ο οδηγός επέλεξε αυτόματα το μοναδικό πίνακα της βάσης μας.  ΢τη λίστα "Διαθέσιμα πεδία", φαίνονται όλα τα πεδία του πίνακα Γλυκά, τα οποία πρέπει να μεταφέρουμε (όλα ή όσα θέλουμε να εμφανίζονται στη φόρμα) στη λίστα "Επιλεγμένα πεδία".

Για τη μεταφορά των πεδίων χρησιμοποιούμε τα κουμπιά, τα οποία φαίνονται στον πίνακα που ακολουθεί: Μεταφέρουμε όλα τα πεδία στη λίστα Fields "Επιλεγμένα πεδία".  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επόμενο” και εμφανίζεται το δεύτερο παράθυρο του οδηγού.  Από το παράθυρο αυτό, μπορούμε να επιλέξουμε τη διάταξη της φόρμας. Μπορούμε να επιλέξουμε να εμφανίζονται τα χειριστήρια σε στήλες, σε μορφή πίνακα (συνεχής φόρμα), στη μορφή φύλλου δεδομένων και, τέλος, στοιχισμένα. Μπορούμε να εξετάσουμε όλες τις δυνατότητες στο πλαίσιο προεπισκόπησης, επιλέγοντας κάθε φορά διαφορετική μορφή διάταξης. Επιλέγουμε τη διάταξη “΢τήλης” και κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επόμενο”.

61/118

 Εμφανίζεται το τρίτο παράθυρο του οδηγού, όπου έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε το στυλ, το οποίο επιθυμούμε για τη φόρμα. Επιλέγουμε το στυλ “Αστικό” και κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επόμενο”  Εμφανίζεται το τελευταίο παράθυρο του οδηγού, όπου μπορούμε να αποθηκεύσουμε τη φόρμα με ένα όνομα της αρεσκείας μας. Σο όνομα εμφανίζεται και στη γραμμή τίτλου της φόρμας. Επίσης, έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε αν θα ανοίξουμε τη φόρμα για προβολή ή καταχώριση δεδομένων ή αν θα την ανοίξουμε στη προβολή σχεδίασης, για να την τροποποιήσουμε.  Αφήνουμε τις προεπιλεγμένες τιμές και κάνουμε κλικ στο κουμπί Σέλος.

62/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 18ο ΜΕΣΑΚΙΝΗ΢Η & ΕΠΕΞΕΡΓΑ΢ΙΑ ΢ΣΗ ΥΟΡΜΑ΢ Μετακίνηση μέσα στη Υόρμα Για να μετακινηθούμε μεταξύ των εγγραφών της φόρμας, χρησιμοποιούμε τα κουμπιά πλοήγησης, που βρίσκονται στο κάτω αριστερό μέρος της φόρμας. Σα κουμπιά αυτά έχουν την ίδια ακριβώς λειτουργία με τα αντίστοιχα κουμπιά της προβολής φύλλου δεδομένων. Για να επιλέξουμε ένα πεδίο, ώστε να χρησιμοποιήσουμε μετά τα κουμπιά μετακίνησης, κάνουμε κλικ στα αριστερά του πεδίου.

Σο πλήκτρο Home μας μεταφέρει στο πρώτο πεδίο της τρέχουσας εγγραφής, ενώ το πλήκτρο End στο τελευταίο πεδίο.

63/118

Οι συνδυασμοί πλήκτρων Ctrl + Home και Ctrl + End μας μετακινούν στην πρώτη και στην τελευταία εγγραφή αντίστοιχα. Μπορούμε, επίσης, να χρησιμοποιήσουμε τα πλήκτρα Page Up και Down, για να μετακινηθούμε στην επόμενη ή στην προηγούμενη εγγραφή αντίστοιχα. Για να μεταφερθούμε στο επόμενο πεδίο, πατάμε το πλήκτρο Tab. Όταν βρισκόμαστε στο τελευταίο πεδίο της φόρμας και πατήσουμε το πλήκτρο Tab, θα μεταφερθούμε στο πρώτο πεδίο της επόμενης εγγραφής. Αν βρισκόμαστε στην τελευταία εγγραφή, τότε, όπως και στην προβολή φύλλου δεδομένων, η Access θα δημιουργήσει μία νέα εγγραφή. Αντίστοιχα, ο συνδυασμός πλήκτρων Shift+ Tab μας μεταφέρει στο προηγούμενο πεδίο. Αν βρισκόμαστε στο πρώτο πεδίο της φόρμας, θα μεταφερθούμε στο τελευταίο πεδίο της προηγούμενης εγγραφής.

Επεξεργασία Δεδομένων μέσα από Υόρμα Ο ευκολότερος τρόπος, για να αλλάξουμε την τιμή ενός πεδίου είναι να κάνουμε κλικ με το δείκτη του ποντικιού μέσα στο πεδίο και να περάσουμε στην κατάσταση επεξεργασίας. ΢τη συνέχεια, μπορούμε να τροποποιήσουμε τα δεδομένα του πεδίου, χρησιμοποιώντας τα γνωστά από την προβολή φύλλου δεδομένων, πλήκτρα. Θυμίζουμε ότι με το πλήκτρο F2 περνάμε από την κατάσταση επεξεργασίας στην κατάσταση μετακίνησης και το αντίστροφο. Για να προσθέσουμε μία νέα εγγραφή μέσα από φόρμα, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  ΢το “Παράθυρο περιήγησης”, κάνουμε διπλό κλικ στη φόρμα Βιβλία για να την ανοίξουμε.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί πλοήγησης “Νέα (κενή) εγγραφή”.  Σο σημείο εισαγωγής τοποθετείται στο πρώτο πεδίο της νέας εγγραφής. Για να διαγράψουμε μία εγγραφή μέσα από φόρμα, μεταβαίνουμε πρώτα στην επιθυμητή εγγραφή και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Διαγραφή “ της ομάδας “Εγγραφές” στην καρτέλα “Κεντρική”. Από το μενού που εμφανίζεται, επιλέγουμε “Διαγραφή εγγραφής”.

Για να αλλάξουμε προβολή, κάνουμε κλικ στο βέλος του κουμπιού “προβολή” της ομάδας Προβολές στην καρτέλα “Κεντρική” και επιλέγουμε την επιθυμητή προβολή.

64/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 19ο ΣΡΟΠΟΠΟΙΗ΢Η ΥΟΡΜΑ΢ Η φόρμα, την οποία δημιουργήσαμε με τη βοήθεια του οδηγού, χρειάζεται μερικές βελτιώσεις. Για παράδειγμα, η ετικέτα του πεδίου Ημερομηνία _ Εισαγωγής δε φαίνεται ολόκληρη. Για να κάνουμε αλλαγές στη φόρμα, πρέπει να την ανοίξουμε σε προβολή σχεδίασης. Αν είναι ανοιχτή η φόρμα, κάνουμε κλικ στο βέλος του κουμπιού “Προβολή” της ομάδας “Προβολές” στην καρτέλα “Κεντρική” και επιλέγουμε “Προβολή σχεδίασης”. Διαφορετικά, στο “παράθυρο Περιήγησης” κάνουμε δεξί κλικ στη φόρμα και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται, επιλέγουμε “Προβολή σχεδίασης”.

Εναλλακτικά μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το κουμπιά προβολής που βρίσκονται στο δεξί άκρο της γραμμής κατάστασης. ΢' όλες τις περιπτώσεις, η φόρμα Βιβλία ανοίγει στην προβολή σχεδίασης. Όλες οι πληροφορίες μιας φόρμας περιλαμβάνονται σε στοιχεία ελέγχου, τα οποία ονομάζονται και χειριστήρια. Ο οδηγός φόρμας δημιούργησε για κάθε πεδίο του πίνακα ένα ζευγάρι χειριστηρίων. Μία “ετικέτα”, όπου εμφανίζεται το όνομα του πεδίου, και ένα “πλαίσιο κειμένου”, όπου εμφανίζεται η τιμή του. Κάθε πλαίσιο κειμένου (ή πλαίσιο ελέγχου) της φόρμας που δημιουργήσαμε, συνδέεται ή αλλιώς δεσμεύεται με ένα συγκεκριμένο πεδίο τον πίνακα. Σο πλαίσιο κειμένου είναι το τυπικό στοιχείο ελέγχου που χρησιμοποιείται για την προβολή και την επεξεργασία δεδομένων σε φόρμες και σε εκθέσεις. Ένα δεσμευμένο πλαίσιο κειμένου εμφανίζει δεδομένα από ένα πεδίο πίνακα ή ερωτήματος. ΢ε μια φόρμα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα δεσμευμένο πλαίσιο κειμένου για την εισαγωγή ή την επεξεργασία δεδομένων σε ένα πεδίο. Οι αλλαγές που κάνουμε στο πλαίσιο κειμένου θα απεικονιστούν στον πίνακα.

65/118

Σο μη δεσμευμένο πλαίσιο κειμένου δεν είναι συνδεδεμένο σε ένα πεδίο πίνακα. Σο χρησιμοποιούμε συνήθως για να εμφανίσουμε αποτελέσματα ενός υπολογισμού ή για να εισάγουμε δεδομένα, τα οποία δεν θέλουμε να αποθηκεύσουμε απευθείας σ' έναν πίνακα. Σο παράθυρο της φόρμας χωρίζεται σε τρεις ενότητες:  Κεφαλίδα φόρμας  Λεπτομέρεια  Τποσέλιδο φόρμας ΢την “Κεφαλίδα φόρμας”, η οποία βρίσκεται στο πάνω μέρος του παραθύρου, μπορούμε να προσθέσουμε πληροφορίες, όπως τον τίτλο της φόρμας ή ένα λογότυπο. Οι πληροφορίες είναι ορατές, ανεξάρτητα από την εγγραφή, η οποία εμφανίζεται στη φόρμα. ΣοForm “ Τποσέλιδο φόρμας” έχει την ίδια λειτουργία με την κεφαλίδα. ΢την ενότητα “Λεπτομέρεια”, που αποτελεί το κύριο μέρος της φόρμας, βρίσκονται τα χειριστήρια, τα οποία και εμφανίζουν τις πληροφορίες.

Μετακίνηση χειριστηρίων Για μεγαλώσουμε την ετικέτα ενός πεδίου ς, πρέπει να μεγαλώσουμε το πλάτος της φόρμας και, στη συνέχεια, να μετακινήσουμε όλα τα χειριστήρια πεδίων προς τα δεξιά. Για να μεγαλώσουμε το πλάτος της φόρμας, τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στο δεξιό της άκρο και, μόλις πάρει τη μορφή δείκτη αλλαγήςμεγέθους, κάνουμε κλικ. Κρατώντας τώρα το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού πατημένο, σύρουμε, μέχρι η φόρμα να πάρει το επιθυμητό μέγεθος. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

66/118

Ο οριζόντιος χάρακας μας βοηθάει, ώστε να δώσουμε στη φόρμα το ακριβές μέγεθος, το οποίο επιθυμούμε. Η φόρμα είναι διαρθρωμένη σε διάταξη “σώρευσης”, οπότε οι αλλαγές που μπορούμε να κάνουμε σ' αυτή είναι περιορισμένες. Οι διατάξεις στοιχείων ελέγχου είναι οδηγοί που στοιχίζουν τα χειριστήρια οριζόντια και κατακόρυφα, για να δώσουν στη φόρμα μια ενιαία εμφάνιση. Μπορούμε να σκεφθούμε τη διάταξη σαν ένα πίνακα, όπου κάθε κελί του περιέχει ένα χειριστήριο. ΢τις διατάξεις “πίνακα”, τα χειριστήρια τακτοποιούνται σε γραμμές και στήλες, όπως σε ένα υπολογιστικό φύλλο με τις ετικέτες στην αρχή. ΢τις διατάξεις “σώρευσης”, τα χειριστήρια τακτοποιούνται κατακόρυφα, με την ετικέτα στην αριστερή του πλευρά. Για να καταργήσουμε τη διάταξη σώρευσης, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Επιλέγουμε όλα τα στοιχεία της ενότητας “Λεπτομέρεια”. Κάνουμε κλικ σ' ένα σημείο της ενότητας αυτής και σύρουμε το δείκτη του ποντικιού διαγωνίως για να σχεδιάσουμε ένα ορθογώνιο που περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία της.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Κατάργηση”, στην ομάδα “Διάταξη στοιχείου ελέγχου”, της καρτέλας “Σακτοποίηση”.  Κάνουμε κλικ οπουδήποτε έξω από την επιλεγμένη περιοχή για να ακυρώσουμε την επιλογή. Για να επιλέξουμε ένα πεδίο, κάνουμε κλικ στο περίγραμμα του. Επιλέγουμε το πεδίο ISBN και εμφανίζονται οκτώ λαβές γύρω του, οι οποίες χρησιμεύουν στην αλλαγή του μεγέθους του. Η λαβή που βρίσκεται στο πάνω αριστερό μέρος, είναι μεγαλύτερη από τις υπόλοιπες και ονομάζεται επιλογέας στοιχείου. Η ετικέτα του πεδίου έχει επίσης ένα επιλογέα στο πάνω αριστερό της μέρος. Πλησιάζουμε το δείκτη του ποντικιού στη μεγάλη λαβή του πεδίου και μόλις πάρει τη μορφή σταυρού με αιχμές, σύρουμε το πεδίο προς τα δεξιά. Μ' αυτόν τον τρόπο σύρουμε μόνο το πεδίο, ανεξάρτητα από την ετικέτα του. ΢ύρουμε όλα τα πεδία ένα περίπου εκατοστό προς τα δεξιά. Για να μετακινήσουμε ένα χειριστήριο με τα βελάκια του πληκτρολογίου, το επιλέγουμε και στη συνέχεια πατάμε ένα από τα πλήκτρα  . Αν θέλουμε μεγαλύτερη ακρίβεια στη μετακίνηση, πρέπει να έχουμε κρατημένο το πλήκτρο Ctrl καθώς πατάμε το κατάλληλο πλήκτρο βέλος.

Αλλαγή μεγέθους χειριστηρίων Για να μεγαλώσουμε το πλάτος της ετικέτας του πεδίου, την επιλέγουμε και, στη συνέχεια, τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στη μεσαία δεξιά λαβή της, ώστε να πάρει τη μορφή διπλού βέλους. ΢ύρουμε μέχρι η ετικέτα να πάρει το επιθυμητό μέγεθος. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved 67/118

Για να αλλάξουμε το μέγεθος ενός χειριστηρίου χρησιμοποιώντας ένα πλήκτρο βέλος, πρέπει να κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Shift καθώς πατάμε κάποιο από τα πλήκτρα βέλος.

Αλλαγή κειμένου ετικέτας Για να επεξεργαστούμε το κείμενο μιας ετικέτας, την επιλέγουμε και στη συνέχεια, πατάμε το πλήκτρο F2, Σο σημείο εισαγωγής τοποθετείται στο τέλος του κειμένου της. Φρησιμοποιούμε τα πλήκτρα, τα οποία μάθαμε στην επεξεργασία πεδίων και κάνουμε τις επιθυμητές αλλαγές. Πατάμε το πλήκτρο Enter ή κάνουμε κλικ έξω από την ετικέτα, για να φύγουμε από την κατάσταση επεξεργασίας.

68/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 20ο ΜΟΡΥΟΠΟΙΗ΢Η ΥΟΡΜΑ΢ Η καρτέλα “΢χεδίαση” μας παρέχει όλα εκείνα τα εργαλεία, που είναι απαραίτητα για να βελτιώσουμε την εμφάνιση των χειριστηρίων φόρμας. Εμφανίζεται μαζί με την καρτέλα “Σακτοποίηση”, μόλις ανοίξουμε τη φόρμα σε προβολή σχεδίασης ή προβολή διάρθρωσης. ΢την προβολή διάρθρωσης μας παρέχουν λιγότερα εργαλεία, μια και οι δυνατότητες αλλαγών σ' αυτή την προβολή είναι περιορισμένες. Για να μορφοποιήσουμε ένα αντικείμενο της φόρμας, πρώτα το επιλέγουμε και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ σ' ένα ή περισσότερα κουμπιά της ομάδας Γραμματοσειρά.

Η ομάδα “Γραμματοσειρά” διαθέτει τα παρακάτω εργαλεία μορφοποίησης: Για να επιλέξουμε το είδος της γραμματοσειράς, κάνουμε κλικ στο βελάκι της αναδιπλούμενης λίστας και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο όνομα της. Εάν κάνουμε κλικ στο κουμπί “Έντονη γραφή”, τότε όλοι οι χαρακτήρες θα γίνουν έντονοι. Εάν κάνουμε κλικ στο κουμπί “Πλάγια γραφή”, τότε όλοι οι χαρακτήρες θα γίνουν πλάγιοι. Εάν κάνουμε κλικ στο κουμπί “Τπογράμμιση”, τότε όλοι οι χαρακτήρες θα έχουν υπογράμμιση. Για να αλλάξουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς των χαρακτήρων του επιλεγμένου χειριστηρίου, κάνουμε κλικ στο βελάκι της αναδιπλούμενης λίστας και επιλέγουμε το επιθυμητό μέγεθος. Για να στοιχίσουμε το κείμενο, πατάμε στο παρακάτω εικονίδια: ΢τοιχίζει το κείμενο του επιλεγμένου χειριστηρίου αριστερά. ΢τοιχίζει το κείμενο του επιλεγμένου χειριστηρίου στο κέντρο του. ΢τοιχίζει το κείμενο του επιλεγμένου χειριστηρίου δεξιά. Ανοίγει την παλέτα χρωμάτων, απ' όπου επιλέγουμε το επιθυμητό χρώμα των χαρακτήρων. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

69/118

Ανοίγει την παλέτα χρωμάτων, απ' όπου επιλέγουμε το επιθυμητό χρώμα φόντου του χειριστηρίου. Ανοίγει την παλέτα χρωμάτων, απ' όπου επιλέγουμε το χρώμα εναλλαγής φόντου διαδοχικών γραμμών σε φόρμα διάταξης πίνακα. Για να αλλάξουμε γραμματοσειρά, μέγεθος γραμματοσειράς και να μορφοποιήσουμε με έντονη γραφή όλα τα χειριστήρια της φόρμας, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα: Επιλέγουμε όλα τα χειριστήρια. Αν πατήσουμε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Α, θα επιλεγούν και τα χειριστήρια που τυχόν υπάρχουν στην κεφαλίδα και στο υποσέλιδο της φόρμας. Φρησιμοποιούμε το ποντίκι και επιλέγουμε μόνο τα χειριστήρια της ενότητας Λεπτομέρεια. Κάνουμε κλικ στο βέλος της αναδιπλούμενης λίστας Γραμματοσειρά, η οποία εμφανίζει όλες τις διαθέσιμες γραμματοσειρές του συστήματος και επιλέγουμε μία διαφορετική γραμματοσειρά, για παράδειγμα Tahoma. Από την αναδιπλούμενη λίστα “Μέγεθος γραμματοσειράς” επιλέγουμε 8 στιγμές. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Έντονη” γραφή. Μεγαλώνουμε το πλάτος της ετικέτας ενός πεδίου, ώστε να χωρέσει το μορφοποιημένο κείμενο. Επίσης, μεγαλώνουμε το πλάτος όλων των πεδίων, τα οποία κρύβουν πληροφορίες. ΢υνεχίζουμε τη μορφοποίηση της φόρμας με αλλαγές χρωμάτων και προσθήκη ειδικών εφέ: Επιλέγουμε μόνο τα πεδία της φόρμας που θέλουμε να μορφοποιήσουμε. Κάνουμε κλικ στο βέλος του κουμπιού “Φρώμα γεμίσματος/δεύτερου πλάνου” και από την παλέτα επιλέγουμε το κίτρινο χρώμα. Κάνουμε κλικ στο βέλος του κουμπιού F “Φρώμα γραμματοσειράς” από την παλέτα επιλέγουμε το κόκκινο χρώμα. Κάνουμε κλικ στο βέλος του κουμπιού “Ειδικό εφέ”, της ομάδας “΢τοιχεία ελέγχου”, στην καρτέλα “΢χεδίαση” και επιλέγουμε το Τπερυψωμένο, το οποίο δίνει στο χρήστη την εντύπωση ότι τα χειριστήρια της φόρμας είναι υπερυψωμένα. Επιλέγουμε μόνο τις ετικέτες των πεδίων και εφαρμόζουμε το ειδικό εφέ Sunken “Βυθισμένο”, το οποίο δίνει την αίσθηση στο χρήστη ότι τα χειριστήρια είναι βυθισμένα. Για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές, που επιφέραμε, κάνουμε κλικ στο κουμπί κευση της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Αποθή-

70/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 21ο ΥΤΛΛΟ ΙΔΙΟΣΗΣΩΝ Κάθε ενότητα και χειριστήριο μιας φόρμας έχει ιδιότητες. Οι ιδιότητες ενός χειριστηρίου καθορίζουν τη δομή, την εμφάνιση και τη συμπεριφορά του, όπως επίσης και τα χαρακτηριστικά των δεδομένων, τα οποία περιέχει. Για να ορίσουμε τις ιδιότητες, χρησιμοποιούμε το φύλλο ιδιοτήτων. Σο παράθυρο αυτό εμφανίζεται, αν κάνουμε δεξί κλικ σ' ένα χειριστήριο και από το μενού συντόμευσης, το οποίο εμφανίζεται, αν επιλέξουμε “Ιδιότητες”.

Εναλλακτικά, μπορούμε να επιλέξουμε το χειριστήριο και, στη συνέχεια, να κάνουμε κλικ στο κουμπί “Υύλλο ιδιοτήτων”, της ομάδας “Εργαλεία”, στην καρτέλα “΢χεδίαση”. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

71/118

Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, εμφανίζουμε το φύλλο ιδιοτήτων πεδίου Κωδικός. Θα εμφανιστεί το παράθυρο φύλλο ιδιοτήτων. Από την αναδιπλούμενη λίστα επιλέγουμε το πεδίο που θέλουμε να επεξεργαστούμε. Σο υπόλοιπο παράθυρο έχει πέντε καρτέλες, που περιέχουν ομαδοποιημένες τις ιδιότητες ενός στοιχείου της φόρμας. Η καρτέλα "Όλα" περιέχει όλες τις ιδιότητες του επιλεγμένου στοιχείου. Η "Μορφή" περιέχει τις ιδιότητες μορφοποίησης, δηλαδή, όλες τις ιδιότητες, οι οποίες καθορίζουν τον τρόπο εμφάνισης ενός στοιχείου. Κάθε φορά που αλλάζουμε από τη γραμμή εργαλείων μορφοποίησης την εμφάνιση του στοιχείου ή όταν αλλάζουμε τις διαστάσεις και τη θέση του στοιχείου, ουσιαστικά αλλάζουμε τις ιδιότητες του στο παράθυρο αυτό.

72/118

73/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 22ο ΕΙ΢ΑΓΩΓΗ ΕΙΚΟΝΑ΢ & ΠΡΟ΢ΘΗΚΗ ΕΣΙΚΕΣΑ΢ Για να βελτιώσουμε ακόμα περισσότερο την εμφάνιση της φόρμας θα προσθέσουμε μία εικόνα στην κεφαλίδα και μία ετικέτα στο υποσέλιδο της φόρμας. Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Ανοίγουμε τη φόρμα ΢ΤΓΚΕΝΣΡΩΣΙΚΗ ΚΑΣΑ΢ΣΑ΢Η ΢ΠΟΤΔΑ΢ΣΩΝ σε προβολή σχεδίασης.

 Αυξάνουμε το μέγεθος της κεφαλίδας. Πλησιάζουμε το δείκτη του ποντικιού στο όριο μεταξύ των ενοτήτων Κεφαλίδα φόρμας και Λεπτομέρεια και μόλις πάρει τη μορφή διπλού βέλους, πατάμε το αριστερό πλήκτρο και σύρουμε προς τα κάτω. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

74/118

 Επιλέγουμε την ενότητα Form Header “Κεφαλίδα φόρμας”, κάνοντας κλικ σ' ένα οποιοδήποτε σημείο της.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί I “Εικόνα”, της ομάδας “΢τοιχεία ελέγχου” στην καρτέλα “΢χεδίαση” και σχεδιάζουμε ένα ορθογώνιο στο δεξί άκρο της κεφαλίδας φόρμας.  Μόλις αφήσουμε ελεύθερο το αριστερό πλήκτρο του ποντικού, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή εικόνας", απ' όπου επιλέγουμε το επιθυμητό αρχείο εικόνας. Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ και η Access προσθέτει στην κεφαλίδα ένα χειριστήριο εικόνας, μέσω του οποίου εμφανίζει την εικόνα, την οποία επιλέξαμε.

Αν η εικόνα, που έχουμε εισάγει, δεν έχει το επιθυμητό μέγεθος και θέλουμε να την μικρύ-

νουμε ή να τη μεγαλώσουμε, όπως είναι επιλεγμένη κάνουμε κλικ στο κουμπί “Υύλλο ιδιοτήτων” της ομάδας “Εργαλεία.” ΢την καρτέλα "Μορφή" του φύλλου ιδιοτήτων, παρατηρούμε ότι η ιδιότητα “Κατάσταση αλλαγής μεγέθους” μπορεί να πάρει τρεις τιμές. Η επιλογή “Ζουμ” αλλάζει το μέγεθος της εικόνας, χωρίς όμως να αλλάξει τις αναλογίες της. Με την επιλογή “Απόσπασμα”, η εικόνα θα εμφανιστεί με τις κανονικές της διατάσεις. Αν είναι μεγαλύτερη από το χειριστήριο, θα περικοπεί. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

75/118

Η επιλογή “Αυξομείωση” έχει σαν αποτέλεσμα, το μέγεθος της εικόνας να προσαρμοστεί στο χειριστήριο. Αυτή η ρύθμιση μπορεί να παραμορφώσει τις αναλογίες της εικόνας. Επιλέγουμε “Ζουμ”, αν δεν είναι ήδη επιλεγμένο και κλείνουμε το παράθυρο ιδιοτήτων. ΢τη συνέχεια, σύρουμε μία γωνιακή λαβή του χειριστηρίου, ώστε η εικόνα να πάρει το μέγεθος, το οποίο θέλουμε.

Για να προσθέσουμε μία ετικέτα στο υποσέλιδο της φόρμας, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ετικέτα”, της ομάδας “΢τοιχεία ελέγχου”, στην καρτέλα “΢χεδίαση”.  Ο δείκτης του ποντικού παίρνει τη μορφή +Α και σχεδιάζουμε στο υποσέλιδο ένα ορθογώνιο με τις επιθυμητές διαστάσεις. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved 76/118

 Αφήνουμε ελεύθερο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και πληκτρολογούμε τον επιθυμητό τίτλο στην ετικέτα. Πληκτρολογούμε το κείμενο face to face και πατάμε το πλήκτρο Enter.  Μορφοποιούμε το κείμενο της ετικέτας με γραμματοσειρά μέγεθος γραμματοσειράς 20 και έντονη γραφή. Αν χρειαστεί, μεγαλώνουμε τις διαστάσεις της ετικέτας, ώστε να χωρέσει όλο το κείμενο.  Φρησιμοποιώντας το φύλλο ιδιοτήτων, αλλάζουμε το “χρώμα φόντου” του υποσέλιδου Κάνουμε κλικ στο κουμπί

“Αποθήκευση” για να αποθηκεύσουμε τη φόρμα.

77/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 23ο ΠΡΟΕΠΙ΢ΚΟΠΗ΢Η & ΕΚΣΤΠΩ΢Η ΥΟΡΜΑ΢ Όπως ακριβώς και με τους πίνακες, πριν τυπώσουμε τα δεδομένα μιας φόρμας, μπορούμε να ελέγξουμε τη διάταξη της με τη βοήθεια της λειτουργίας Προεπισκόπηση. Για να κάνουμε “Προεπισκόπηση Εκτύπωσης”, κάνουμε κλικ στο Κουμπί Αρχείο , στη συνέχεια επιλέγουμε την εντολή “Εκτύπωση” και στο μενού που ανοίγει, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Προεπισκόπηση εκτύπωσης”.

Η φόρμα εμφανίζεται σε προβολή προεπισκόπησης.

78/118

Για να μεταφερθούμε στη δεύτερη σελίδα και, στη συνέχεια, τις επόμενες σελίδες δεδομένων, κάνουμε κάθε φορά κλικ στο κουμπί “Επόμενη σελίδα” των κουμπιών πλοήγησης. Για να εκτυπώσουμε τη φόρμα με τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις, κάνουμε κλικ στο κου-

μπί “Εκτύπωση” της ομάδας “Εκτύπωση”, στην καρτέλα “Προεπισκόπηση εκτύπωσης”. Εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου, απ' όπου μπορούμε να αλλάξουμε ρυθμίσεις εκτύπωσης. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

79/118

Για εκτύπωση όλων των δεδομένων, αφήνουμε την προκαθορισμένη επιλογή Όλες. Για την εκτύπωση συγκεκριμένων σελίδων, επιλέγουμε “΢ελίδες” και στα διπλανά πλαίσια πληκτρολογούμε τον αρχικό και τον τελικό αριθμό σελίδας.

Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ, για να αρχίσει η εκτύπωση και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ

στο κουμπί “Κλείσιμο προεπισκόπησης εκτύπωσης”, για να επιστρέψουμε στην προηγούμενη προβολή.

80/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 24ο ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΕΡΩΣΗΜΑΣΟ΢ ΕΠΙΛΟΓΗ΢ ΜΕ ΟΔΗΓΟ Φρήση Ερωτημάτων Για να μάθετε να βγάζετε συμπεράσματα από τα ανεπεξέργαστα δεδομένα που περιλαμβάνονται στους πίνακες, καλό θα ήταν να μπορούσατε να διατυπώσετε απλές ερωτήσεις του τύπου “Πόσα κουτιά και με πόσα γλυκά πουλήθηκαν;”. Σα Ερωτήματα δεν είναι τίποτε άλλο από ερωτήσεις που κάνετε στην Access.  ΢την καρτέλα “Δημιουργία” κάνουμε κλικ στο κουμπί “Οδηγός ερωτημάτων”, της ομάδας Other “Άλλο”.

 Εμφανίζεται το 1° παράθυρο διαλόγου του οδηγού, όπου αφήνουμε την προεπιλεγμένη τιμή “Οδηγός απλών ερωτημάτων” και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

81/118

 Θα εμφανιστεί το επόμενο παράθυρο του οδηγού.

 ΢τη λίστα "Διαθέσιμα πεδία", φαίνονται όλα τα πεδία του πίνακα Πελάτες, από τα οποία πρέπει να επιλέξουμε αυτά, τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε στο ερώτημα. Γενικά, πρέπει να επιλέγουμε και τα πεδία, τα οποία θέλουμε να εμφανίζονται στο αποτέλεσμα, αλλά και τα πεδία που δεν εμφανίζονται, αλλά χρησιμοποιούνται για τον ορισμό κριτηρίων και ταξινομήσεων.  Κάνοντας διπλό κλικ πάνω στο όνομα του πεδίου, μεταφέρουμε στη λίστα "Επιλεγμένα πεδία", τα πεδία, τα οποία φαίνονται στην παρακάτω εικόνα. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επόμενο”.  Εμφανίζεται το επόμενο παράθυρο του οδηγού, απ' όπου ορίζουμε, αν θέλουμε αναλυτικό ή συνοπτικό ερώτημα.

82/118

 Σο αναλυτικό ερώτημα παρουσιάζει ένα σύνολο εγγραφών, μια γραμμή για κάθε εγγραφή που ικανοποιεί τα κριτήρια που θέσαμε. Ένα συνοπτικό ερώτημα εμφανίζει τα σύνολα διαφόρων ομάδων δεδομένων. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Next “Επόμενο”.  ΢το τελευταίο παράθυρο δίνουμε το όνομα του ερωτήματος.

83/118

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Σέλος” και στην οθόνη εμφανίζονται τα αποτελέσματα του ερωτήματος, σε προβολή φύλλου δεδομένων.

84/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 25ο ΣΡΟΠΟΠΟΙΗ΢Η ΕΡΩΣΗΜΑΣΟ΢ Αν θελήσουμε να τροποποιήσουμε το ερώτημα, πρέπει να το ανοίξουμε σε προβολή σχεδίασης. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Προβολή σχεδίασης”, της ομάδας “Προβολές” στην καρτέλα “Κεντρική” ή στο ομώνυμο κουμπί που βρίσκεται στο δεξί άκρο της γραμμής κατάστασης και στην οθόνη εμφανίζεται το ερώτημα, προβολή σχεδίασης.

Σο παράθυρο αυτό αποτελείται από δύο τμήματα: Σο επάνω τμήμα, περιέχει μία λίστα πεδίων για κάθε πίνακα, ο οποίος συμμετέχει στο ερώτημα. ΢την περίπτωση μας, υπάρχει μόνο ο πίνακας Βιβλία.

85/118

΢το κάτω μέρος μπορούμε να δημιουργήσουμε το ερώτημα μας με οπτικό τρόπο. Κάθε στήλη του πλέγματος είναι και ένα πεδίο, που θα χρησιμοποιήσουμε στο ερώτημα. Η πρώτη γραμμή του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος δείχνει το σήμα του πεδίου. Αν θέλουμε να αλλάξουμε ένα πεδίο, κάνουμε κλικ στο βελάκι της αναδιπλούμενης λίστας και επιλέγουμε διαφορετικό πεδίο. Με τον ίδιο τρόπο, αν κάνουμε κλικ σ' ένα άδειο κελί της γραμμής Field “Πεδίο”, μπορούμε να προσθέσουμε ένα πεδίο στο ερώτημα. Η γραμμή “Πίνακας” υποδεικνύει τον πίνακα προέλευσης του πεδίου.

86/118

Από τη γραμμή “Σαξινόμηση”, μπορούμε να καθορίσουμε τον τρόπο ταξινόμησης του ερωτήματος. Τπάρχουν τρεις διαθέσιμες επιλογές: “Αύξουσα”, “Υθίνουσα” και (χωρίς ταξινόμηση).

Αν θέλουμε να ταξινομήσουμε το ερώτημα, ως προς περισσότερα πεδία, πρέπει να τοποθετήσουμε τα πεδία στο πλέγμα, σύμφωνα με τη σειρά ταξινόμησης που επιθυμούμε (από αριστερά προς τα δεξιά). ΢τη γραμμή “Εμφάνιση”, καθορίζουμε αν θα εμφανίζεται το συγκεκριμένο πεδίο στα αποτελέσματα του ερωτήματος.

Πολλές φορές, χρησιμοποιούμε ένα πεδίο σαν κριτήριο επιλογής ή ταξινόμησης, αλλά δεν θέλουμε να εμφανίζεται στα αποτελέσματα του ερωτήματος. Αν θέλουμε τα δεδομένα ενός πεδίου να εμφανίζονται, όταν εκτελέσουμε το ερώτημα, επιλέγουμε το αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου. Επίσης, χρησιμοποιούμε τη γραμμή “Κριτήρια” και τις γραμμές ή, για να εισάγουμε τα κριτήρια, τα οποία θέλουμε να πληρούν οι εγγραφές που θα επιστρέψει το ερώτημα.

Για να εκτελέσουμε το ερώτημα, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αποτελέσματα”, στην καρτέλα “΢χεδίαση”.

“Εκτέλεση” της ομάδας

Σέλος, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση” της γραμμής εργαλείων Quick Access Toolbar “Γρήγορης πρόσβασης”, για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές στη δομή του ερωτήματος. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

87/118

88/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 26ο ΚΡΙΣΗΡΙΑ Κριτήρια Για να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε πραγματικά χρήσιμα ερωτήματα που θα μας παρέχουν ακριβώς τις πληροφορίες που ζητάμε καλό είναι να γνωρίζουμε μερικά πράγματα για τα κριτήρια που μπορούμε να χρησιμοποιούμε Σελεστές σύγκρισης Σελεστής Παράδειγμα

Επιστρέφονται οι εγγραφές των οποίων το συγκεκριμένο πεδίο έχει τιμή Between 20 And 30 Μεταξύ 20 και 30, συμπεριλαμβανομένων και των τιμών 20 και 30 Between Between 1/1/1960 And Μεταξύ 1/1/1960 και 31/12/1970, συμπερι31/12/1970 λαμβανομένων και των ημερομηνιών 1/1/1960 και 31/12/1970 ΙΝ ΙΝ (Αττική, Πάτρα, Ρόδος) Ίδια με μια από τις τιμές εντός της παρένθεσης = =35 Ίση με το 35 > >36 Μεγαλύτερη από 36 < <40 Μικρότερη από 40 <> <>0 Διάφορα του 0 >= >=50 Μεγαλύτερη ή ίση με 50 <= <=46 Μικρότερη ή ίση με 46 Λογική τελεστές And <50 And >40 Μικρότερη από 50 και μεγαλύτερη από 40 Φρήση τελεστή Like Like “Γ*” Αρχίζει με το γράμμα Γ Like “*ΔΟΤ” Σελειώνει σε ΔΤΟ Like “?Β*” Αρχίζει από οποιονδήποτε χαρακτήρα αλλά το δεύτερο γράμμα της είναι το Β και τελειώνει σε έναν ή περισσότερους άγνωστους χαρακτήρες Like “*ΝΑ*” Περιέχει το ζεύγος χαρακτήρων ΝΑ σε οποιοδήποτε σημείο Like “[Α- Αρχίζει με τους χαρακτήρες Α έως Γ Γ]*” Like “?Β*” Σριψήφιοι αριθμοί που ξεκινούν από 2 και τελειώνουν σε 5, π.χ. 235, 215, 225 ΢υμπληρώνουμε τα κριτήρια στο ερώτημα μας και πατάμε στο κουμπί «Εκτέλεσης» Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

89/118

Παράδειγμα 1ο Θέλουμε στον πίνακα Βιβλία να εμφανίσουμε τα βιβλία που έχουν σελίδες >=80 και <=150 Επιλέγουμε δημιουργία ερωτήματος με τη χρήση οδηγού, επιλέγουμε πίνακες: Βιβλία, εισάγουμε όλα τα πεδία, επόμενο, επόμενο και τέλος. Γυρίζουμε σε προβολή σχεδίασης. ΢το πεδίο Αρ. σελίδων στα κριτήρια πληκτρολογούμε >=80 and <=100. Αποθηκεύουμε και γυρίζουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Παράδειγμα 2ο Θέλουμε στον πίνακα Βιβλία να εμφανίσουμε τα βιβλία που έχουν Σιμή >=10 και <=20 Επιλέγουμε δημιουργία ερωτήματος με τη χρήση οδηγού, επιλέγουμε πίνακες: Βιβλία, εισάγουμε όλα τα πεδία, επόμενο, επόμενο και τέλος. Γυρίζουμε σε προβολή σχεδίασης. ΢το πεδίο Σιμή στα κριτήρια πληκτρολογούμε >=10 and <=20. Αποθηκεύουμε και γυρίζουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Παράδειγμα 3ο Θέλουμε στον πίνακα Βιβλία να εμφανίσουμε τα βιβλία που έχουν εκδοθεί μέσα στην τελευταία δεκαετία Επιλέγουμε δημιουργία ερωτήματος με τη χρήση οδηγού, επιλέγουμε πίνακες: Βιβλία, εισάγουμε όλα τα πεδία, επόμενο, επόμενο και τέλος. Γυρίζουμε σε προβολή σχεδίασης. ΢το πεδίο Ημερ. Έκδοσης στα κριτήρια πληκτρολογούμε >=1/1/1990 and <=31/12/1999 ή μπορούμε να γράψουμε between1/1/1990 and 31/12/1999. Αποθηκεύουμε και γυρίζουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Λογική τελεστές Or Not

48 Or 52 Not “Ελένη”

48 ή 52 Εκτός “Ελένη”

Παράδειγμα 1ο Θέλουμε στον πίνακα Βιβλία να εμφανίσουμε τα βιβλία που είναι Υθηνά ή Μεγάλα Επιλέγουμε δημιουργία ερωτήματος με τη χρήση οδηγού, επιλέγουμε πίνακες: Βιβλία, εισάγουμε όλα τα πεδία, επόμενο, επόμενο και τέλος. Γυρίζουμε σε προβολή σχεδίασης. ΢το πεδίο Αρ. σελίδων στα κριτήρια πληκτρολογούμε >200, στο πεδίο Σιμή στη γραμμή ή (or) πληκτρολογούμε <10. Αποθηκεύουμε και γυρίζουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Παράδειγμα 2ο Θέλουμε στον πίνακα Βιβλία να εμφανίσουμε τα βιβλία που έχουν σχέση με την επιστήμη ή είναι Μυθιστορήματα. Επιλέγουμε δημιουργία ερωτήματος με τη χρήση οδηγού, επιλέγουμε πίνακες: Βιβλία, εισάγουμε όλα τα πεδία, επόμενο, επόμενο και τέλος. Γυρίζουμε σε προβολή σχεδίασης. ΢το πεδίο Κατηγορία Πληκτρολογούμε Επιστήμη ή πηγαίνουμε στην γραμμή από κάτω Μυθιστόρημα. Αποθηκεύουμε και γυρίζουμε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

90/118

Αντίστροφη Κριτηρίων με NOT Θέλουμε ένα ερώτημα που θα εμφανίζει όλα τα βιβλία εκτός των Μυθιστορημάτων. Κάνουμε δημιουργία του ερωτήματος με “Οδηγό”. Γυρίζουμε σε προβολή σχεδίασης. ΢το πεδίο κατηγορία και στο “Κριτήρια”, πληκτρολογούμε Not Μυθιστόρημα. Αποθηκεύουμε και γυρίζουμε σε “Προβολή Υύλλου Δεδομένων”. Αν θέλουμε να θέσουμε κριτήριο, ότι θα εμφανίζονται τα αντικείμενα, που έχουν εικόνα. Εισάγουμε το πεδίο της εικόνας και στο πεδίο κριτήρια not null.

91/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 27ο ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΕΡΩΣΗΜΑΣΟ΢ ΢Ε ΠΡΟΒΟΛΗ ΢ΦΕΔΙΑ΢Η΢ Εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα ερώτημα σε προβολή σχεδίασης πρέπει να κάνουμε τα εξής:

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί “΢χεδίαση ερωτήματος”, της ομάδας “Άλλο” στην καρτέλα “Δημιουργία”.  Εμφανίζεται το παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος μαζί με το παράθυρο διαλόγου "Εμφάνιση πίνακα".

 Από το παράθυρο διαλόγου "Εμφάνιση πίνακα", μπορούμε να προβούμε στο επάνω τμήμα του παραθύρου σχεδίασης τους πίνακες και τα ερωτήματα, τα οποία θα αποτελέCopyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved 92/118

    

σουν την πηγή προέλευσης για το ερώτημα μας. Επιλέγουμε έναν πίνακα και κάνουμε κλικ στο κουμπί A “Προσθήκη”. ΢τη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Κλείσιμο”. Η λίστα με όλα τα πεδία του πίνακα Γλυκά προστέθηκε στο πάνω τμήμα του παραθύρου σχεδίασης. ΢την πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδιασμού, επιλέγουμε το πεδίο Κωδικός. ΢υνεχίζουμε και προσθέτουμε με τον ίδιο τρόπο στις διπλανές στήλες τα πεδία Όνομα Γλυκού, Σύπος ΢οκολάτας και Κόστος. Για να βρούμε όλα τα Γλυκά με τύπο σοκολάτας Τγείας, πληκτρολογούμε σαν κριτήριο επιλογής για το πεδίο Σύπος ΢οκολάτας, την έκφραση Τγείας. Και ορίζουμεκριτήριο τα γύκά που έχουν τιμή αγοράς μικρότερη των 2,00€. πληκτρολογούμε σαν κριτήριο στο πεδίο Κόστος, την έκφραση <2,00.

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση” και αποθηκεύουμε το ερώτημα μ' ένα όνομα της αρεσκείας μας.  Για να εκτελέσουμε το ερώτημα, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εκτέλεση”, της ομάδας “Αποτελέσματα” στην καρτέλα “΢χεδίαση”. Οι τρεις εγγραφές που επιστρέφει το ερώτημα, φαίνονται στην προβολή φύλλου δεδομένων.

93/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 28ο ΠΡΟΕΠΙ΢ΚΟΠΗ΢Η & ΕΚΣΤΠΩ΢Η ΕΡΩΣΗΜΑΣΟ΢ Εάν θέλουμε να εκτυπώσουμε ένα ερώτημα ή να το δούμε σε Print Previe “Προεπισκόπης”η πρέπει να κάνουμε τα εξής: Δείχνουμε στο Κουμπί Αρχείο, Δείχνουμε στην εντολή “Εκτύπωση” και από το μενού επιλέγουμε “Προεπισκόπηση εκτύπωσης”.

Η προεπισκόπηση εκτύπωσης είναι η προβολή, που παρουσιάζει τα δεδομένα ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος με τη μορφή που θα εκτυπωθούν. ΢την προβολή εκτύπωσης έχουμε την Κορδέλα με τις εξείς επιλογές:

94/118

Από την καρτέλα “Προεπισκόπηση εκτύπωσης” και χρησιμοποιώντας τα εργαλεία της ομάδας “Διάταξη σελίδας” καθώς και της ομάδας “Μέγεθος σελίδας” μπορούμε να κάνουμε αλλαγές από την εκτύπωση.

Με το κουμπί

“Μέγεθος”, αλλάζουμε το μέγεθος της σελίδας

Με τα κουμπιά “Κατακόρυφος” και L “Οριζόντιος”, αλλάζουμε τον προσανατολισμό της σελίδας.

Με το κουμπί

“Περιθώρια”, αλλάζουμε τα περιθώρια της σελίδας

Πατώντας το κουμπί “Διαμόρφωση σελίδας”, μπορούμε να διαμορφώσουμε τη σελίδα του ερωτήματος μας. Πατώντας το κουμπί διαμόρφωση σελίδας, εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο.

95/118

Από την καρτέλα “Επιλογές εκτύπωσης”, ρυθμίζουμε τα περιθώρια της σελίδας για την εκτύπωση σε χιλιοστά και αν θα γίνει εκτύπωση επικεφαλίδων. Ενώ από την καρτέλα Page “΢ελίδα”, ρυθμίζουμε τον προσανατολισμό το μέγεθος του χαρτιού καθώς και τον εκτυπωτή που θα χρησιμοποιήσουμε.

96/118

Για να εκτυπώσουμε την τρέχουσα προβολή κάνουμε κλικ στο κουμπί εκτύπωση της

ομώνυμης ομάδας. Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου “Εκτύπωση” Από το πεδίο όνομα ρυθμίζουμε τον εκτυπωτη, Από την κατηγορία “Περιοχή σελίδων” για εκτύπωση, επιλέγουμε αν θα εκτυπώσουμε όλες τις σελίδες, συγκεκριμένες ή μόνο τις επιλεγμένες εγγραφές. Από την κατηγορία “Αντίτυπα”, ορίζουμε πόσα αντίτυπα του ερωτήματος θέλουμε και αν θα είναι σε συρραφή ή όχι. Ενώ αν θέλουμε να εκτυπώσουμε σε αρχείο, ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου “Εκτύπωση σε Αρχείο”.

97/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 29ο ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΕΚΘΕ΢Η΢ ΜΕ ΟΔΗΓΟ Οι εκθέσεις είναι παρόμοιες με τις Υόρμες, με την έννοια ότι και οι δύο εξάγουν ορισμένες πληροφορίες από τη βάση δεδομένων και τις οργανώνουν με συγκεκριμένο τρόπο. Οι Υόρμες, όμως, χρησιμοποιούνται κυρίως για το χειρισμό των δεδομένων ενώ οι Εκθέσεις για την παρουσίαση τους. Οι “Εκθέσεις” μπορούν να τυπωθούν, να αποθηκευτούν σε τοπικό κατάλογο, να σταλούν μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, να δημοσιευθούν σε κάποιο κοινόχρηστο Υάκελο μιας ομάδας εργασίας, σε κάποιο ενδοδίκτυο για να χρησιμοποιηθούν από έναν ολόκληρο οργανισμό, ή στο Internet για να φθάσουν στο ευρύτερο κοινό. Ο απλούστερος τρόπος για να δημιουργήσουμε γρήγορα μία έκθεση είναι με τη χρήση του Οδηγού εκθέσεων. Ακολουθούμε τα εξής βήματα:  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Οδηγός εκθέσεων”, της ομάδας “Εκθέσεις”, στην καρτέλα “Δημιουργία”.  Εμφανίζεται το 1° παράθυρο διαλόγου του Οδηγού εκθέσεων (Report Wizard).

98/118

 Από την αναδιπλούμενη λίστα "Πίνακες/ Ερωτήματα" επιλέγουμε τον πίνακα ή το ερώτημα, το οποίο θα αποτελέσει την πηγή προέλευσης δεδομένων για την έκθεση μας. Επιλέγουμε τον πίνακα με τον οποίο θα δημιουργήσουμε την έκθεση.  Από τη λίστα "Διαθέσιμα πεδία" μεταφέρουμε με διπλό κλικ στη λίστα "Επιλεγμένα πεδία" τα πεδία, που θέλουμε να εμφανίσουμε στην έκθεση. Μεταφέρουμε τα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται στην έκθεσή μας.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επόμενο” και εμφανίζεται το 2° παράθυρο του οδηγού.

 ΢το παράθυρο αυτό μπορούμε να καθορίσουμε τον τρόπο ομαδοποίησης των δεδομένων μας. Από τα πεδία, τα οποία επιλέξαμε, κατάλληλα για ομαδοποίηση είναι τα δύο πεδία συγγραφέας και εκδότης. Ο πίνακας που ακολουθεί, εξηγεί τη λειτουργία των κουμπιών, τα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στην ομαδοποίηση.  Επειδή στην έκθεση που θα δημιουργήσουμε, θέλουμε να ομαδοποιήσουμε τα βιβλία ανά κωδικό, μεταφέρουμε το πεδίο Επώνυμο στο δεξιό τμήμα του παραθύρου. Η προεπισκόπηση δείχνει τώρα ότι η έκθεση θα είναι ομαδοποιημένη ως προς το πεδίο Επώνυμο.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επόμενο” για να συνεχίσουμε. Από το 3° παράθυρο του οδηγού, μπορούμε να καθορίσουμε τη σειρά ταξινόμησης των αναλυτικών εγγραφών κάθε ομάδας. Αν θέλουμε να αλλάξουμε την προκαθορισμένη (αύ-

99/118

ξουσα) σειρά ταξινόμησης σε φθίνουσα, κάνουμε κλικ στο κουμπί Ascending “Αύξουσα”, το οποίο βρίσκεται δεξιά του αντίστοιχου πεδίου.

Αν θέλουμε να ταξινομήσουμε και ως προς άλλα πεδία, θα πρέπει να τα επιλέξουμε από τις υπόλοιπες αναδιπλούμενες λίστες. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επόμενο”. ΢το επόμενο βήμα, μπορούμε να ορίσουμε τη διάταξη της έκθεσης και τον προσανατολισμό της σελίδας. Πατάμε στο κουμπί “Επόμενο”.

100/118

 Από το επόμενο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, μπορούμε να επιλέξουμε το στυλ της έκθεσης.  Επιλέγουμε το στυλ “Γραφείο” και κάνουμε κλικ στο κουμπί Επόμενο”.

101/118

 ΢το τελευταίο παράθυρο του οδηγού, δίνουμε στην έκθεση ένα όνομα της επιλογής μας, το οποίο θα αποτελεί και τον τίτλο της. Πατάμε στο κουμπί “Σέλος”, για να πάρουμε το αποτέλεσμα.

102/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 30ο ΣΡΟΠΟΠΟΙΗ΢Η ΕΚΘΕ΢Η΢ Η Access μας παρέχει τεσσάρων ειδών προβολές εκθέσεων, σημαντικές είναι η “Προβολή σχεδίασης”, όπου έχουμε τη δυνατότητα να τροποποιήσουμε τη δομή της έκθεσης και η “Προεπισκόπηση εκτύπωσης”, όπου μπορούμε να δούμε την έκθεση, ακριβώς όπως θα εκτυπωθεί. Η “Προβολή διάρθρωσης” μας επιτρέπει να ελέγξουμε την έκθεση με πραγματικά δεδομένα και να κάνουμε κάποιες βελτιώσεις στη διάρθρωση της. “Προβολή έκθεσης” είναι η προεπιλεγμένη προβολή που χρησιμοποιείται, όταν κάνουμε διπλό κλικ σε μια έκθεση στο παράθυρο “Περιήγησης”. Ση χρησιμοποιούμε κυρίως για να ελέγχουμε ποια δεδομένα θα εμφανίζονται στην έκθεση πριν από την εκτύπωση της ή για να αντιγράψουμε δεδομένα από την έκθεση στο Πρόχειρο. Για να αλλάξουμε προβολή, κάνουμε κλικ στο βέλος, το οποίο βρίσκεται κάτω από το κουμπί “Προβολή” της ομάδας “Προβολές” στην κορδέλα “Κεντρική” ή στην καρτέλα “΢χεδίαση”. ΢τη συνέχεια, επιλέγουμε την επιθυμητή προβολή.

Για να τροποποιήσουμε τη δομή της έκθεσης, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Ανοίγουμε την έκθεση σε προβολή σχεδίασης.  Η “Κεφαλίδα έκθεσης” περιέχει τις πληροφορίες, οι οποίες τυπώνονται στο επάνω μέρος της πρώτης σελίδας της έκθεσης. Η “Κεφαλίδα σελίδας” περιέχει τις πληροφορίες που τυπώνονται στο επάνω μέρος κάθε σελίδας της έκθεσης. ΢υνήθως, σ' αυτό το σημείο τυπώνουμε τα ονόματα των πεδίων. Για κάθε επίπεδο ομαδοποίησης που συμπεριλάCopyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

103/118

βαμε κατά τη δημιουργία της έκθεσης, προστίθεται και μία ξεχωριστή κεφαλίδα. ΢την Εδκότης “Κεφαλίδα Εκδότης” τυπώνονται τα δεδομένα του πεδίου Εκδότης. ΢την ενότητα “Λεπτομέρεια” τυπώνονται τα κυρίως δεδομένα της έκθεσης. Σο “Τποσέλιδο έκθεσης” τυπώνεται μόνο στην τελευταία σελίδα της έκθεσης και χρησιμοποιείται κυρίως για πληροφορίες σύνοψης.

 Επιλέγουμε το πεδίο που θέλουμε να μορφοποιήσουμε, πατάμε σε ένα από τα κουμπιά “Έντονή”, “Πλάγια”, “Τπογραμμισμένη” γραφή, της ομάδας “Γραμματοσειρά”, στην καρτέλα “΢χεδίαση”.  Με επιλεγμένο το πεδίο πατάμε στο κουμπί επιλέγοντας ένα χρώμα για τη γραμματοσειρά ή στο κουμπί για να ορίσουμε χρώμα γεμίσματος.  Για να αυξήσουμε την απόσταση μεταξύ “Κεφαλίδα σελίδας” και “λεπτομέρειες”, τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στο όριο των δύο ενοτήτων και σύρουμε προς τα κάτω. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved 104/118

 Μπορούμε να κάνουμε δεξί πάνω στην περιοχή των λεπτομερειών , από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε “Ιδιότητες”.  Εμφανίζεται το φύλλο ιδιοτήτων του χειριστηρίου, απ' όπου μπορούμε να καθορίσουμε επακριβώς τις διαστάσεις και τη θέση της γραμμής. Επίσης, έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε τιμές για τις ιδιότητες “Ειδικό εφέ”, “΢τυλ” και “Φρώμα περιγράμματος” καθώς και το πάχος σε στιγμές. Κάνουμε τις επιθυμητές επιλογές μας και κλείνουμε το παράθυρο.

 Για να δούμε την έκθεση σε “προεπισκόπηση εκτύπωσης” κάνουμε κλικ στην ομώνυμη

επιλογή του κουμπιού “Προβολή”. Αποθηκεύουμε τη νέα δομή, κάνοντας κλικ στο κουμπί

“Αποθήκευση”.

105/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 31ο ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΕΚΘΕ΢Η΢ ΢Ε ΠΡΟΒΟΛΗ ΢ΦΕΔΙΑ΢Η΢ Για να δημιουργήσουμε μία έκθεση σε προβολή σχεδίασης, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “΢χεδίαση αναφοράς”, της ομάδας “Εκθέσεις”, στην καρτέλα “Δημιουργία”.

΢την οθόνη μας εμφανίζεται μία κενή έκθεση σε προβολή σχεδίασης  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Υύλλο ιδιοτήτων”, της ομάδας “Εργαλεία” στην καρτέλα “΢χεδίαση” και εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο.  Για το αντικείμενο “Έκθεση”, επιλέγουμε στο πεδίο “Προέλευση εγγραφών” το ερώτημα Δροσιστικά ΢απούνια και κλείνουμε το παράθυρο.

 ΢τη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Λίστα πεδίων”, της ομάδας “Εργαλεία” και εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο.  Κάνουμε διπλό κλικ στα πεδία Όνομα, Περιγραφή, Σιμή και αυτά μεταφέρονται μαζί με τις ετικέτες τους στην ενότητα “Λεπτομέρεια” της έκθεσης. Κλείνουμε το παράθυρο “Λίστα πεδίων”.

106/118

 Για να ομαδοποιήσουμε τις εγγραφές ανά εκδότη, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ομαδοποίηση & ταξινόμηση”, της ομάδας Ομαδοποίηση & σύνολα, στην καρτέλα “΢χεδίαση”.  Ανοίγει το παράθυρο “Ομαδοποίηση”, “ταξινόμηση” και “σύνολο” κάτω από την έκθεση, όπου κάνουμε κλικ στην εντολή “Προσθήκη ομάδας”.

 ΢το παράθυρο προστίθεται μια νέα γραμμή και εμφανίζεται μια λίστα με τα διαθέσιμα πεδία.  Επιλέγουμε το πεδίο Όνομα και η Access προσθέτει το επίπεδο ομαδοποίησης στην έκθεση. Μπορούμε να καθορίσουμε έως και 10 επίπεδα ομαδοποίησης και ταξινόμησης σε μία έκθεση. Για να εμφανίσουμε όλες τις επιλογές ενός επιπέδου ομαδοποίησης ή ταξινόμησης, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Περισσότερα”, που υπάρχει στο επίπεδο που θέλουμε να αλλάξουμε.  Από εδώ έχουμε τη δυνατότητα να αλλάξουμε τη σειρά ταξινόμησης, στον τρόπο ομαδοποίησης των εγγραφών, να προσθέσουμε σύνολα και τίτλο κεφαλίδας ομάδας, να εμφανίσουμε ή να κρύψουμε την ενότητα κεφαλίδας/υποσέλιδου και τέλος, να καθορίσουμε αν θα διατηρείται όλη η ομάδα μαζί σε μία σελίδα ή όχι.  Επιλέγουμε With a footer section “με ενότητα υποσέλιδου” και “να διατηρείται όλη n ομάδα μαζί σε μια σελίδα”.

 Για να κρύψουμε τις επιλογές, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Λιγότερα” και παρατηρούμε ότι στην έκθεση προστέθηκε η ενότητα Όνομα “Κεφαλίδα Όνομα”.

107/118



Επιλέγουμε από κάθε πεδίο την ετικέτα του και πατάμε το πλήκτρο, για να τη διαγράψουμε και, στη συνέχεια, τοποθετούν πεδία της ενότητας “Λεπτομέρεια” στη σειρά, το ένα δίπλα στο άλλο.

108/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 32ο ΕΚΣΤΠΩ΢Η ΕΚΘΕ΢Η΢

Για να μπορέσουμε να εκτυπώσουμε την έκθεση, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εκτύπωση”, στην καρτέλα “Προεπισκόπηση εκτύπωσης” ή επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή από το μενού της καρτέλας Αρχείο. Εμφανίζεται το γνωστό παράθυρο διαλόγου "Εκτύπωση".

Από την αναδιπλούμενη λίστα 'Όνομα", επιλέγουμε τον εκτυπωτή, στον οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε.  Για εκτύπωση ολόκληρης της έκθεσης, αφήνουμε την προκαθορισμένη επιλογή All “Όλες”. Για την εκτύπωση συγκεκριμένων σελίδων της έκθεσης, επιλέγουμε “΢ελίδες” και στα διπλανά πλαίσια πληκτρολογούμε τον αρχικό και τον τελικό αριθμό σελίδας.  Κάνοντας κλικ στο κουμπί “Διαμόρφωση”, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Διαμόρφωση σελίδας". Από την καρτέλα “Επιλογές εκτύπωσης”, μπορούμε να ρυθμίσουμε τα περιθώρια της σελίδας και να επιλέξουμε να εκτυπωθούν μόνο τα δεδομένα της έκθεσης, χωρίς ετικέτες, γραμμές, εικόνες κλπ. Από την καρτέλα “΢τήλες”, μπορούμε να διαμορφώσουμε μία πολύστηλη έκθεση. ΢το πλαίσιο “Πλήθος στηλών” πληκτρολογούμε τον αριθμό των στηλών και, στη συνέχεια, καθορίζουμε την απόσταση μεταξύ των γραμμών και των της έκθεσης. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

109/118

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ, για να αποθηκευτούν οι ρυθμίσεις και να κλείσει το παράθυρο διαλόγου "Διαμόρφωση σελίδας". ΢το παράθυρο διαλόγου "Εκτύπωση", κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ιδιότητες” για τις ιδιότητες του ενεργού εκτυπωτή. Η οθόνη αυτή διαφέρει ανάλογα με τον εκτυπωτή, τον οποίο έχουμε εγκαταστήσει στα Windows. Από το παράθυρο αυτό μπορούμε να ορίσουμε τον προσανατολισμό και το μέγεθος του χαρτιού. Έχουμε επίσης, τη δυνατότητα να εκτυπώσουμε περισσότερες σελίδες ανά φύλλο χαρτιού. Κάνουμε τις επιλογές μας και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ, για να κλείσουμε το παράθυρο ιδιότητες εκτυπωτή. • ΢το παράθυρο διαλόγου "Εκτύπωση", κάνουμε κλικ στο κουμπί OK για να αρχίσει η εκτύπωση της έκθεσης.

110/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 33ο ΢Τ΢ΦΕΣΙ΢ΕΙ΢ ΠΙΝΑΚΩΝ Για να συσχετίσουμε μεταξύ τους, τους πίνακες της βάσης μας, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  Κλείνουμε όλους τους πίνακες, που τυχόν είναι ανοιχτοί. Πατάμε στο κουμπί “΢χέσεις” της ομάδας “΢χέσεις”, στην καρτέλα “Εργαλεία βάσης δεδομένων”.

 Εμφανίζεται το παράθυρο "΢χέσεις" και το παράθυρο διαλόγου “Εμφάνιση πίνακα", από το οποίο μπορούμε να προσθέσουμε όσους πίνακες θέλουμε να συσχετίσουμε.  Προσθέτουμε όσους πίνακες της βάσης μας και κλείνουμε το παράθυρο διαλόγου "Εμφάνιση πίνακα". Οποιαδήποτε στιγμή, μπορούμε να προσθέσουμε και άλλους πίνακες στο παράθυρο "΢χέσεις", αν κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εμφάνιση πίνακα” της ομάδας “΢χέσεις”, για να ανοίξουμε το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου.

111/118

 ΢ύρουμε το πεδίο, το οποίο θέλουμε να συσχετίσουμε, από τον ένα πίνακα πάνω στο σχετικό πεδίο του άλλου πίνακα. ΢υνήθως, σύρουμε το πεδίο που αποτελεί το πρωτεύον κλειδί (έχει ένα εικονίδιο κλειδιού στα αριστερά του) από τον ένα πίνακα σ' ένα ανάλογο πεδίο, που λέγεται ξένο κλειδί στον άλλο πίνακα. Σα σχετικά πεδία δεν είναι απαραίτητο να έχουν το ίδιο όνομα πρέπει όμως να είναι του ιδίου τύπου. Αν τα πεδία είναι αριθμητικά πρέπει να έχουν το ίδιο μέγεθος πεδίου. Αν το πρωτεύον κλειδί σ ένα πίνακα είναι του τύπου Autonumber “Αυτόματη αρίθμηση”, το ξένο κλειδί πρέπει να είναι “Ακέραιος μεγάλου μήκους”.  Μόλις αφήσουμε το πλήκτρο του ποντικιού ελεύθερο, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία σχέσεων", όπου επιλέγουμε το πλαίσιο ελέγχου “Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών”.

 Η ακεραιότητα αναφορών είναι ένα σύστημα κανόνων, το οποίο ασφαλίζει την εγκυρότητα των σχέσεων μεταξύ εγγραφών σε συσχετιζόμενους πίνακες.

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Δημιουργία” και επιστρέφουμε στο παράθυρο των σχέσεων.  Παρατηρούμε ότι η Access ένωσε τα σχετιζόμενα πεδία των δύο πινάκων με μία μαύρη γραμμή. Η σχέση των δύο πινάκων είναι “ένα προς πολλά”. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

112/118

Αν θέλουμε να επεξεργαστούμε μία σχέση, κάνουμε διπλό κλικ πάνω στη γραμμή, για να ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία σχέσης". Για να διαγράψουμε μία σχέση, κάνουμε κλικ πάνω στη γραμμή σχέσης και, στη συνέχεια, πατάμε το πλήκτρο Delete.  Η Access μας ρωτάει αν θέλουμε να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Ναι”, για να αποθηκεύσουμε τις σχέσεις, τις οποίες ορίσαμε.

113/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 34ο ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΕΡΩΣΗΜΑΣΟ΢ ΑΠΌ ΠΟΛΛΟΤ΢ ΠΙΝΑΚΕ΢ Για να δημιουργήσουμε ένα ερώτημα, το οποίο θα μας εμφανίσει τα Γλυκάκαι σε ποια κουτιά αντιστοιχούν, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:

Κάνουμε κλικ στο κουμπί “΢χεδίαση ερωτήματος”, της ομάδας “Άλλο” στην καρτέλα “Δημιουργία”. Εμφανίζεται το παράθυρο σχεδίασης ερωτήματος μαζί με το παράθυρο διαλόγου "Εμφάνιση πίνακα".

Από το παράθυρο διαλόγου "Εμφάνιση πίνακα", προσθέτουμε στο επάνω τμήμα του παραθύρου σχεδίασης και τους δύο πίνακες. ΢τη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Κλείσιμο”, για να κλείσουμε το παράθυρο διαλόγου. Μία λίστα με όλα τα πεδία των πινάκων προστέθηκε στο πάνω τμήμα του παραθύρου σχεδίασης. ΢τις δύο τρεις στήλες του πλέγματος σχεδιασμού προσθέτουμε τα πεδία Όνομα Γλυκου, Κόστος από τον πίνακα Γλυκά. ΢τις επόμενες στήλες του πλέγματος προσθέτουμε τα πεδία Όνομα Κουτιού και Σιμή από τον πίνακα Κουτιά. Copyright© 2009-2012 -SYSTEM- All rights reserved

114/118

Αποθηκεύουμε το ερώτημα με ένα όνομα της επιλογής μας και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εκτέλεση”, της ομάδας “Αποτελέσματα”, στην καρτέλα “΢χεδίαση”, για να δούμε τις εγγραφές που επιστρέφει σε προβολή φύλλου δεδομένων.

115/118

ΚΕΥΑΛΑΙΟ 35ο ΕΞΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Εάν χρειαζόμαστε δεδομένα από έναν πίνακα ή ένα ερώτημα μιας βάσης δεδομένων της Access σε μία άλλη εφαρμογή, μπορούμε να “εξαγάγουμε" τα επιθυμητά δεδομένα με τη βοήθεια του οδηγού εξαγωγής. Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα για να εξαγάγουμε σ' ένα βιβλίο εργασίας του Excel όλες τις εγγραφές του πίνακα ΢υγκεντρωτική Κατάσταση ΢πουδαστών:  ΢το “Παράθυρο περιήγησης”, επιλέγουμε το αντικείμενο που περιέχει τα δεδομένα που θέλουμε να εξαγάγουμε. Μπορούμε να εξαγάγουμε έναν πίνακα, ένα ερώτημα ή μία φόρμα. Επιλέγουμε τον πίνακα ΢υγκεντρωτική Κατάσταση ΢πουδαστών.  Κάνουμε κλικ στο κουμπί της ομάδας “Εξαγωγή”, στην καρτέλα “Εξωτερικά δεδομένα”.

 Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Εξαγωγή - Τπολογιστικό φύλλο του Excel", όπου έχουμε τη δυνατότητα να καθορίσουμε τη μορφή, τη θέση και το όνομα του αρχείου προορισμού. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε την εξαγωγή δεδομένων με μορφοποίηση και διάταξη.

116/118

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ και εμφανίζεται το επόμενο παράθυρο του οδηγού, το οποίο μας ενημερώνει για την επιτυχία εξαγωγής και μας επιτρέπει να αποθηκεύσουμε τα βήματα, ώστε να μπορούμε αργότερα να επαναλάβουμε γρήγορα τα προηγούμενα βήματα. Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Κλείσιμο” για να τερματίσουμε τον οδηγό εξαγωγής δεδομένων. Η Access μας επιτρέπει να εξάγουμε τα δεδομένα μας σε πολλές μορφές. Η πιο συνηθισμένη μορφή για ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών είναι τα αρχεία κειμένου. Για να εξαγάγουμε, ένα ερώτημα σε μορφή αρχείου κειμένου ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:  ΢το “Παράθυρο περιήγησης”, επιλέγουμε την έκθεση ΢υγκεντρωτική Κατάσταση ΢πουδαστών  Κάνουμε κλικ στο κουμπί “Εξαγωγή σε αρχείο κειμένου” της ομάδας “Εξαγωγή”, στην καρτέλα “Εξωτερικά δεδομένα”.  Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Εξαγωγή - Αρχείο κειμένου” όπου έχουμε τη δυνατότητα να καθορίσουμε τη μορφή, τη θέση και το όνομα του αρχείου προορισμού.

117/118

 Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ και εμφανίζεται το επόμενο παράθυρο του οδηγού, όπου μπορούμε να καθορίσουμε αν τα πεδία θα είναι οριοθετημένα με κάποιον χαρακτήρα ή θα είναι σταθερού πλάτους.  Εάν το δείγμα μορφής μας ικανοποιεί κάνουμε κλικ στο κουμπί “Σέλος” για να τερματίσουμε τον οδηγό. Διαφορετικά κάνουμε κλικ στο κουμπί “Επόμενο” και στο παράθυρο διαλόγου που ακολουθεί καθορίζουμε τη μορφή των δεδομένων με περισσότερες λεπτομέρειες.

118/118