Gestión documental
informa a coordinadores y líderes que a partir del año 2022: Entra en vigencia la nueva ruta documental de banco de proyectos de la intranet de la Fundación, para la administración de la información electrónica de proyectos, la cual está estructurada así: 4 carpetas principales y 1 de ellas opcional
Formulación
Ejecución (Según convenio)
Informes
Transversal (Opcional)
La información que se preserva corresponde a lo contractualmente pactado con el cooperante/aliado.
Políticas: Los tipos documentales deben nombrarse con un código alfanumérico (tener en cuenta cantidad y tipo de caracteres). Proyectos que contengan registros fotográficos deben estar registrados de acuerdo a lo estipulado en el PRORC005: Procedimiento para captura, almacenamiento y uso de imágenes. Proyectos que no exigen informe financiero, deben generar el informe administrativo financiero de acuerdo con lo estipulado en el PROGF014 Procedimiento para elaboración de informes financieros a proyectos. Independiente de la plataforma donde se aloje la información, una vez finalizado el proyecto, esta debe ser migrada al Banco de proyectos.
Para más información consulta: INSGA002 Instructivo para manejo de archivo.docx
FORGA016 Tablas de retención documental.xls
Flujogramas Conoce la ruta a seguir para cada serie y subserie Convenciones: Inicio
Carpeta
Archivo
Fin
Condicional
01 Formulación
1. Documentos contractuales: • Código alfanumérico
2.
02 Ejecución ¿La intervención es mayor a 1 año?
Actividades por componente/fase/anexo
No Si
Componentes
Crear carpeta por año - código: año de intervención
Documento fuente de verificación (Código alfanumérico) •PPT •Imágenes •PDF •Excel •Word
Código alfanumérico Código alfanumérico •1 1 ACT, 1 2 ACT... •2 1 ACT, 2 2 ACT...
Convenciones: Inicio
3.
Carpeta
Fin
Archivo
Condicional
03 Informes
Técnicos
¿Cada aliado exige un informe ¿Hay más de independiente ? 1 aliado? No
Si No
Financieros
Informe consolidado (mensual, bimensual, trimestral,etc)
¿Hay más de ¿Se exige ¿Cada aliado exige un informe 1 aliado? informe? independiente ? Si Si No No
Si Código alfanumérico Carpeta por aliado
Si
No ¿Se exige informe? No Informe administrativo financiero formato FC Código alfanumérico
Informe consolidado(mensual, bimensual, trimestral,etc)
Si Código alfanumérico Carpeta por aliado
Convenciones: Inicio
4.
Carpeta
04 Transversales •Opcional
Archivo
Fin
Condicional
Otras fuentes de verificación
Código alfanumérico: •No hacen parte de los entregables (cartas, correos, lecciones aprendidas)