Guia para combatir el ruido en la oficina by FVidal Papereria

Ruido Como demuestra nuestro último estudio, se trata de un problema cada vez mayor. Las oficinas de planta abierta con poca planificación acústica suelen amplificar el ruido. En exteriores, el ruido diario puede impedir oír y hacerse oír. ¿Cuál es la magnitud del problema? ¿Qué impacto real tiene el ruido en el trabajo? ¿Qué puedes hacer para evitar que el ruido se convierta en uno de los mayores costes para la empresa? Es un problema que no puedes seguir ignorando

55%

Es el porcentaje de trabajadores que ha presentado al menos una queja sobre ruido.

Las 3 principales quejas relacionadas con el ruido: 1. Compañeros ruidosos 2. Llamadas telefónicas 3. Equipo electrónico de oficina

93%

A 4 de cada 5 empleados les distrae el ruido de fondo en su oficina.

Demasiado ruido

16-24 años

El personal comprendido entre estas edades suele recurrir al uso de auriculares para evitar un entorno ruidoso.

Efectos más comunes del ruido: • Menor productividad • Estrés • Dolencias físicas como dolores de cabeza

Es el porcentaje de trabajadores afectados por el ruido.

Fuente: encuestas de Opinion Matters realizadas a empresas con más de 250 empleados en Reino Unido, Alemania y Francia (1.000 por región) en febrero de 2015.

Los verdaderos efectos del ruido... “

…en tus compañeros El entorno de oficina más habitual es de planta abierta. En los teléfonos de escritorio, el ruido de fondo requiere que los empleados levanten la voz para que se les escuche (lo que contribuye a aumentar el problema). Estos problemas son todavía mayores cuando los trabajadores consideran que no pueden planteárselos a sus superiores (esto se debe, por lo general, a que saben que no se adoptarán medidas para solucionarlo). El resultado es una falta de motivación y temor a tener que realizar una llamada.

QUÉ ESPERAN LOS TRABAJADORES: • Un lugar de trabajo y una tecnología que les permita realizar su trabajo • Espacios más tranquilos en los que poder concentrarse o realizar llamadas privadas

“ Contar con la tecnología adecuada permite a los empleados sentirse más cómodos en un entorno laboral de planta abierta”. Susan Lovegren, vicepresidenta de Recursos Humanos de Plantronics.

El porcentaje es aún mayor entre la jerarquía ¿Crees que serías más productivo en un entorno menos ruidoso?

48% NIVEL BÁSICO/ GRADUADO

56% DIRECTIVO MEDIO/ PROFESIONAL

69% PROPIETARIO DE EMPRESA

Sí

…en tus clientes Las evidencias empíricas demuestran que no hay nada más efectivo que la voz para que dos partes se entiendan con claridad. Una primera conversación positiva hará que el cliente piense que es importante para ti. A pesar de esto, las organizaciones siguen esperando que los trabajadores traten con los clientes en entornos ruidosos. Si el cliente debe repetir constantemente lo que dice, sobre todo al proporcionar información importante, la experiencia puede rápidamente transformarse en negativa. Esto les hace sentir molestos por el tiempo perdido y existe la posibilidad de que dejen de ser clientes tan pronto como finalice la llamada.

QUÉ ESPERAN LOS CLIENTES: • Saber que el interlocutor les ha entendido y está al tanto del problema • Una experiencia que les haga sentir que tomaron la decisión correcta al llamar

“ No todo el ruido es bueno y no todo el ruido es malo. Se trata de conseguir el nivel adecuado de inteligibilidad.” Evan Benway, director de Productos y Nuevas Operaciones en Plantronics

…en la colaboración entre empleados Los grandes avances en las tecnologías de colaboración, como las Comunicaciones Unificadas, unen al personal de las empresas como nunca. Pero todavía existen barreras fundamentales: las instalaciones para conferencias no son siempre son completamente funcionales. También es posible que el personal no cuente con dispositivos de audio que le permita llamar con mayor claridad desde casa o una habitación de hotel. Los empleados pueden sentirse frustrados porque deben subir el volumen del ordenador al máximo o escuchan un eco cada vez que hablan con alguien en el extranjero. Esto significa que se sienten menos inclinados a compartir sus puntos de vista, las ideas no se intercambian de la manera apropiada y la mayoría de personas desea abandonar la llamada lo antes posible.

QUÉ ESPERAN LOS EQUIPOS: • Tecnología que promueva la interacción entre el equipo en vez de evitarla • Formas más sencillas de compartir ideas con el resto de la organización

“ Muchos no están satisfechos con estas “plantas abiertas” porque suelen crearlas sin tener en cuenta el entorno acústico.” Ken Kannappan, director general de Plantronics

…en la productividad de la empresa Un estudio realizado por la Universidad de California en 2007 demostró finalmente que el ruido no deseado interrumpe la concentración, aumenta el estrés y disminuye la productividad. Tanto de forma individual como colectiva, estos tres factores contribuyen a un lugar de trabajo menos efectivo. Esto con el paso del tiempo puede suponer un gasto importante para la empresa tanto si se refleja en una producción menor, en las ausencias del personal o en personas que trabajan lo justo por falta de motivación. Si el éxito de tu empresa depende de pequeños márgenes o requiere que todo el mundo trabaje a la máxima capacidad, el impacto del ruido podría afectar a su capacidad para ser competitiva.

QUÉ ESPERAN LAS ORGANIZACIONES: • Un lugar de trabajo efectivo en el que los empleados puedan ser los embajadores de la marca • Una infraestructura de comunicaciones sencilla que ayude a crear nuevas ideas

A 4 de cada 5

empleados les resulta molesto el ruido de fondo de su oficina.

“ Entrevistamos a 2000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo. Y esto es lo que descubrimos: que los entornos ruidosos les distraen”. Bill Loewenthal, vicepresidente de Soluciones Empresariales de Plantronics

¡Existen soluciones! Hoy en día, la mayoría de las organizaciones pueden clasificarse en dos categorías distintas. O bien el personal tiene dificultades para colaborar eficazmente o bien se ve distraído a menudo por el ruido de fondo. No tiene por qué ser así. Al adoptar un enfoque holístico de la forma en que trabajan tus empleados y el entorno de oficina en el que se encuentran, puedes plantear una estrategia para combatir el ruido innecesario. Plantronics apoya a las organizaciones activas para que se decidan a dar este gran paso. Nos centramos en tres áreas de trabajo claves para proporcionar las herramientas que necesitan para apoyar a los compañeros de trabajo, tratar con clientes de forma eficaz y ser más productivos.

Personal

Espacios

Tecnología

Centrados en las personas Podemos eliminar algunos de los principales problemas de los empleados con las comunicaciones de voz y ayudarles a usar la tecnología de forma más eficaz. Es posible que las reuniones se hagan ahora por teléfono, pero creemos que todavía se aplican algunas de las normas de la comunicación cara a cara. Tanto si es una teleconferencia como una videollamada, los empleados deben ser capaces de contribuir, escuchar de forma activa y participar sin ninguna distracción. La forma más sencilla de mejorar estas nuevas formas de colaboración es usar un auricular o dispositivo manos libres con micrófono con anulación de ruido. En Plantronics planteamos las llamadas en conferencia desde un nuevo enfoque: las reuniones más inteligentes. También podemos llevar este enfoque un paso más allá. Con formación sobre el impacto de la conversación, te mostraremos cómo asegurarte de que entiendes a cada interlocutor. También descubrirás cómo usar correctamente la potencia de la voz y cómo narrar una historia que cautive la atención del público.

Centrados en los lugares Los ingenieros de sonido de Plantronics pueden introducirte en los principios del paisaje sonoro y mostrarte cómo reformar tu oficina para minimizar la contaminación acústica. Te ayudarán a planificar el espacio ideal para la actividad adecuada, ya sea concentrarse, colaborar, contemplar o comunicarse.

Si sigues los fundamentos de la protección acústica, podemos mostrarte cómo mejorar el rendimiento acústico, independientemente del entorno de oficina: ABSORCIÓN: emplea materiales especializados en los suelos, techos y paredes para evitar que el ruido producido en una zona afecte al resto de la oficina. BLOQUEO: inserta barreras verticales para limitar la distancia que puede recorrer el sonido en una oficina de planta abierta. ENCUBRIR: reproduce sonidos generados por ordenador, como el “ruido rosa”, para encubrir distracciones innecesarias.

Ver >> Supera con Plantronics los retos que plantea el ruido en oficinas de planta abierta

Fuera de la oficina, los auriculares profesionales de Plantronics ayudarán a tus empleados a gestionar el ruido molesto estén donde estén. Tanto en movimiento como estacionario, los auriculares inalámbricos con tecnología de anulación de ruido avanzada evitan que el ruido tenga un efecto negativo en las conversaciones.

Centrados en la tecnología Ofrecer a los empleados acceso a los dispositivos de audio portátiles llevar y de escritorio favorecerá la inteligibilidad de la voz en el trabajo. La tecnología activa de anulación de ruido en la mayoría de auriculares de Plantronics elimina los sonidos no deseados, por lo que permite hablar de forma normal a los clientes y compañeros de trabajo al tiempo que reducen su contribución al ruido de fondo. En las llamadas de conferencia, nuestros manos libres inteligentes te ayudarán a entender claramente al interlocutor, para reducir el tiempo que pasa en la llamada. En lugares de trabajo ajetreados, los interlocutores pueden aprovechar las ventajas de los auriculares inalámbricos, que les ofrecen libertad para levantarse y desplazarse a lugares más tranquilos. Estos dispositivos también funcionan a la perfección con smartphones, tablets y portátiles, lo que asegura llamadas profesionales de calidad fuera de la oficina. Los auriculares de Plantronics también están optimizados para funcionar con los principales distribuidores de Comunicaciones Unificadas, como Microsoft, Cisco, Avaya, Alcatel-Lucent y Unify, a fin de ofrecer una mejor experiencia de sonido al usuario final. Esto se conoce como “enforque combinado del paisaje sonoro”.

Tareas más difíciles de llevar a cabo en un entorno de trabajo ruidoso:

64% de llamadas telefónicas frente al

30%

de cálculos/analítica

Si desea recibir más información acerca de los productos PLANTRONICS, envíe sus consultas a f-vidal@fvidal.es