ADMINISTRACIÓN DE CENTROS DE COMPUTO II
Unidad I
SEMESTRE: Cuarto
INTRODUCCIÓN Dentro de un centro de cómputo la administración consiste en el desarrollo de actividades que se emprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir la manera como se alcanzan las metas u objetivos con la ayuda de las personas y los recursos, mediante el desempeño de ciertas funciones esenciales, como la planeación, organización, dirección y control.
En la actualidad la tendencia mundial exige que la informatización se extiende a todo nivel, por lo cual se resalta la necesidad
de formar profesionales
que asuman la
administración de áreas informáticas, como complemento a la formación general de la carrera.
Se iniciará revisando lo que corresponde a las Especificaciones Generales en donde haremos una revisión de conceptos específicos, tipos y clasificación de centros de cómputo; Administración: analizaremos deferentes conceptos de administración que nos ayudará a recordar las principales fases del proceso administrativo; Planeación: iniciaremos con una breve definición y analizaremos el proceso de la planeación para un centro de cómputo. En el segundo bimestre contenidos relacionados con Organización: concepto, principales departamentos o áreas y funciones específicas; Selección y Adquisición de Software: Seguridad Total: los principales problemas que conciernen a un centro de cómputo, haciendo hincapié en aspectos de seguridad física y lógica; como punto final de este capítulo haré referencia de los principales aspectos a considerar para la elaboración de una guía de control de riesgos que nos permita contar con un plan de contingencia ante la ocurrencia de posibles eventualidades.
CONTENIDOS 1. CONCEPTOS GENERALES 1.1. Centro de Cómputo 1.2. Objetivo de un Centro de Computo 1.3. La informática en una estructura organizacional 1.4. Tipos y clasificación de los Centros de Computo
2. ADMINISTRACIÓN 2.1. Concepto 2.1.1. Definición etimológica 2.1.2. Diferentes conceptos de Administración 2.2. El proceso Administrativo 2.2.1. Planeación 2.2.2. Organización 2.2.3. Dirección 2.2.4. Control 2.3. Principios Generales 2.4. Recursos de un centro de cómputo
UNIDAD 1 CONCEPTOS GENERALES
En este capítulo haremos una revisión de conceptos, que nos ayudarán a comprender la importancia que en la actualidad ha llegado a tener la administración de áreas informáticas (centros de cómputo) las cuales poco a poco se han convertido en zonas neurálgicas de toda actividad cotidiana.
Ahora bien, tomemos en cuenta que todas las empresas u organizaciones, también llamadas instituciones, están compuestas por áreas o departamentos, los cuales permiten conformar una organización basada en centros especializados de actividades y una mejor distribución de responsabilidades.
Es por esto que a lo largo de la existencia de dichas instituciones la experiencia ha ido formando distintos tipos de organizaciones estableciéndolas de acuerdo a la que mejor satisface sus necesidades, y a la fecha, podríamos decir que ya existen modelos bien definidos dentro de cada una de las instituciones. Es así como hay departamentos que por definición deben existir, están aquellos que se forman por necesidades específicas y a su vez los que se les considera de lujo para dar una mejor imagen, por que están de moda.
Hasta algunos años los centros de cómputo pertenecían al último grupo, o solo lo consideraban aquellas organizaciones con los suficientes recursos para mantenerlo, aún cuando no genera ingresos, pero poco a poco esta idea ha dejado de existir para convertirse en la convicción de que un centro de cómputo es de vital importancia dentro de la compañía ya que es la encargada de proveer a esta, a través de equipos computacionales de lo más preciado e indispensable para la sobre vivencia de la empresa.
1.1. CENTRO DE CÓMPUTO
Un centro de cómputo representa una entidad dentro de la organización, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su función primordial es apoyar la labor administrativa para hacerla más segura, fluida y así simplificada. El centro de cómputo es responsable de centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los datos con los que opera la organización. Prácticamente todas las actividades de los de los demás departamentos se basan en la información que les proporciona dicho centro. La toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de respuesta del proceso de datos. En la mayoría de las organizaciones el centro de cómputo absorbe la mayor parte del presupuesto.
Un centro de cómputo significa la culminación de la sistematización de la empresa. El análisis y diseño se sistemas de información implica un alto grado de eficiencia administrativa dentro de la organización, de lo contrario difícilmente se podrían llevar a la práctica los diseños. Se puede afirmar que el centro de cómputo reclama que los mecanismos administrativos de la organización estén claramente establecidos. En otras palabras el centro de cómputo predica la buena administración de los recursos de una entidad.
1.2.OBJETIVO DE UN CENTRO DE CÓMPUTO
El principal objetivo de un centro de cómputo es el de concentrar el procesamiento de datos e información de una manera sistematizada y automática.
La computadora como herramienta de solución para problemas de cálculo de operaciones, investigación de procesos, enseñanza, etc. Establece las bases para determinar el objetivo de un centro de cómputo, como es el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: producción, control de operaciones, captura de datos, programación, dibujo, etc.
Debido a los diversos servicios que puede prestar un centro de cómputo en diferentes áreas, estos pueden agruparse en departamentos o áreas de trabajo.
1.3. LA INFORMÁTICA EN UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Podemos definir a una estructura organizacional como un modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados.
Debemos tomar en cuenta que la función informática se ubicará en la organización de acuerdo a su actividad específica, por ejemplo: el centro de cómputo del Seguro Social, este se convierte en el cerebro de la organización ya que manejará toda la información de los asegurados. Hagamos hincapié de que este centro de cómputo forma parte de una estructura mayor por lo que la función administrativa es regida por el organismo superior.
A continuación ilustraré la ubicación de la función informática en una estructura organizacional:
La función informática como parte del segundo nivel de una estructura jerárquica también conocida como departamentalización funcional: DIRECCIÓN GENERAL
PERSONAL
PRODUCCIÓN
CONTABILIDAD
VENTAS
LOGISTICA
INFORMÁTICA
La función informática como apoyo a posniveles ejecutivos, en donde existe la autoridad “staff”. En la mayoría de las empresas, el empleo del término staff en las estructuras de organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones.
DIRECCIÓN GENERAL
INFORMÁTICA
PRODUCCIÓN
PERSONAL
CONTABILIDAD
VENTAS
LOGÍSTICA
La función informática formando parte de una estructura monofuncional. Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona, grupo de personas ó áreas especificas, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento del mismo; en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura cuando la función informática forma parte del área de producción:
DIRECCIÓN GENERAL
PRODUCCIÓN
PERSONAL
CONTABILIDAD
VENTAS
INFORMÁTICA
Organigrama general de la función informática
ADMINISTRACIÓN GENERAL
ANÁLISIS
PROGRAMACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
SOPORTE TÉCNICO
LOGÍSTICA
1.4.TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE CENTROS DE CÓMPUTO
En este punto especificaré como se clasifican los centros de cómputo:
POR SU ACTIVIDAD Industriales Comerciales Servicios
POR SU TAMAÑO Grande Mediano Pequeño
POR SU ORIGEN FINANCIERO Oficiales o públicos Privados Mixtos
POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS Individuales Sociedades
2. ADMINISTRACIÓN GENERAL
Todos los días se crean nuevos negocios (centros de cómputo), y para alcanzar el éxito se necesita aplicar los principios y normas que proporciona la administración.
Para llevar a cabo la administración es necesario aplicar el proceso administrativo, en todas las actividades que han de desarrollarse dentro del centro de cómputo, desde su inicio hasta el final.
2.1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un período más corto y con una mayor productividad.
El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos: planeación, organización, dirección y control son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles.
Por otra parte el proceso administrativo se ha dividido para u estudio en varios elementos comunes, esta clasificación varía según los autores, dependiendo del momento histórico y las circunstancias del mismo.
Es necesario que revisemos algunos conceptos, con la finalidad de dar una guía específica para la creación de un centro de cómputo en todas las fases del proceso administrativo.
2.1.1. DEFINICIÓN ETIMOLÓGICA
La palabra administración se forma del prefijo <<ad>>, hacia, y de <<ministrato>>. Esta última palabra viene a su vez de <<ministre>>, vocablo compuesto de <<minus>>, comparativo de inferioridad, y del sufijo <<ter>>, que sirve como término de comparación. Si pues <<magíster>> (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad el que ordena o dirige a otros en una función <<ministre>> expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro.
La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinación, son pues los elementos principales obtenidos.
2.1.2. DIFERENTES CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN
G.P. Ferry: Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.
Henry Farol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna Administración) dice que administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
A. Reyes Ponce: Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo.
Cada una de las anteriores definiciones, si las analizamos con detalle, nos llevará a incursionar en la verdadera naturaleza de la administración y a sus propiedades distintivas. Como tales las definiciones son válidas para toda clase de administración (Privada, Pública, Mixta, etc.) y para toda especie de organismo (industriales, comerciales o de servicios).
2.2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo se da en varias etapas según los autores que a continuación se presentan: Henry Farol. Etapas: Previsión, Organización, comando, coordinación y control
G. R. Ferry. Etapas: Planeación, organización, dirección y control
Agustín Reyes Ponce. Etapas: Previno, planeación, organización, integración, dirección y control.
Según G. R. Ferry:
2.2.1. PLANEACIÓN: determina los objetivos que se desean alcanzar en el futuro y las acciones que se van a emprender para obtenerlos.
2.2.2. ORGANIZACIÓN: La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.
2.2.3. DIRECCIÓN: Comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
2.2.4. CONTROL: El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.
2.3.PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Según Farol, los principios de la administración son flexibles, no son únicos, y deben ser utilizables independientemente de que las condiciones sean especiales o cambiantes. Por ello analizaremos catorce principios formulados por este autor y que nos servirán de pauta para ejercer una administración efectiva en un centro de cómputo.
División de trabajo: las personas deben especializarse según sus habilidades innatas para desempeñar con mayor eficiencia su oficio. La división de trabajo implica asignar actividades con características similares o parecidas, en grupos efectivos de trabajo.
Autoridad: el administrador del centro de cómputo tiene que dar órdenes para que se cumplan las tareas. La autoridad es el poder o derecho de mandar.
Disciplina: el personal del centro de cómputo tiene que respetar las reglas y convenios que gobiernan al mismo.
Unidad de mando: los empleados deben recibir órdenes únicamente de un solo superior o jefe.
Subordinación del interés individual al general: siempre predominan las decisiones del grupo sobre las individuales o de grupos minoritarios, imponiéndose las de la mayoría.
Unidad de dirección: las personas que tienen el mismo objetivo deben ser dirigidas por una sola persona, que trabaja en solo plan.
Remuneración: es el pago que reciben por su trabajo tanto los empleados como los patrones.
Centralización: la disminución del papel de los empleados en la toma de decisiones se denomina centralización. La centralización implica la concentración de autoridad.
Jerarquía de autoridad: la línea de autoridad del centro de cómputo está ordenada desde los más altos hasta los más bajos niveles de la organización. Es la autoridad que se ejerce desde arriba hacia abajo.
Orden: los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado, en el momento adecuado; es decir un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Equidad: implica igualdad y justicia con respecto a todas las personas.
Estabilidad: cambiar la actividad en forma continua es inconveniente para el eficiente funcionamiento del trabajo, ya que provoca el desconcierto de todos quienes lo realizan.
Iniciativa: debe darse a las personas libertad para concebir y llevar a cabo sus planes.
Espíritu de grupo: subraya la necesidad del trabajo en equipo, así como la importancia de la comunicación para obtenerlo.
2.4. RECURSOS DE UN CENTRO DE CÓMPUTO
Es fundamental identificar los recursos utilizados por el centro de cómputo para su funcionamiento, ya que su productividad depende en gran parte de la función que desempeñen estos recursos y de su óptimo aprovechamiento.
Las consideraciones que se adopten sobre los recursos dependerán mucho de la actividad que se desarrollen en cada uno de los tipos de centro de cómputo.
Analicemos el siguiente gráfico en donde se esquematizan los recursos del centro de cómputo básico.
Recursos Humanos
Recursos Materiales
CENTRO DE CÓMPUTO
Recursos Financieros
Recursos Técnicos
AUTOEVALUACIÓN
1. Conteste con una (V) si es verdadero o una (F) si es falso las afirmaciones siguientes. a. Un centro de cómputo se considera un cuarto de computadoras
(
)
b. La función informática se ubicará en la entidad de acuerdo a su actividad específica
(
)
c. El centro de cómputo es responsable de centralizar, custodiar y procesar las bases para determinar el objetivo de un centro de cómputo.
(
)
2. Conteste con una (V) si es verdadero o una (F) si es falso las afirmaciones siguientes. a. En todas las actividades que han de desarrollarse dentro de un centro de cómputo es necesario aplicar el proceso administrativo.
(
)
b. El administrador del centro de cómputo debe delegar a otra persona dar órdenes para que se cumplan las tareas.
(
)
c. La división de trabajo implica asignar actividades con características o parecidas, en grupos efectivos de trabajo.
(
)
CLAVES DE LA AUTOEVALUACIÃ&#x201C;N 1.a. Falso 1.b. Verdadero 1.c. Verdadero
2.a. Verdadero 2.b. Falso 2.c. Verdadero