1
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR
“JUAN MONTALVO”
GUÍA DE SEGUIMIENTO A CONVENIOS
Loja, 6 de febrero 2013
2
Proceso de Seguimiento de Convenios Interinstitucionales 1. Presentación El presente documento identifica y describe la naturaleza, objetivos, etapas y resultados esperados del Proceso de Seguimiento de los convenios que suscriba el Instituto Tecnológico Superior “Juan Montalvo”. La presente guía determina
asimismo, las funciones y
responsabilidades de los actores intervinientes en el proceso de seguimiento de los Convenios y de los encargados del seguimiento respectivo. De forma complementaria , distingue y describe las distintas actividades que pueden ser desarrolladas durante el seguimiento e incluye el material de apoyo necesario para su realización. Las labores de supervisión y control de la ejecución de los Convenios de Cooperación Interinstitucional serán de responsabilidad
del Consejo directivo quien nombrará y un
responsable por carrera para que colabore con el seguimiento respectivo
3
2. Obligaciones de las Partes que suscriben los convenios interinstitucionales Para garantizar el cabal cumplimiento del objeto del convenio se establecen en la presente guía obligaciones inherentes al Instituto Tecnológico Superior Juan Montalvo” y las instituciones públicas, privadas, etc que firmen convenios con nuestra entidad. 3. Compromisos y obligaciones del Instituto Tecnológico Superior “Juan Montalvo” a. Designar al responsable del seguimiento de convenios por cada carrera b. Entregar los informes de avance semestral, del seguimiento a los convenios que se suscriban. c. Implementar y aplicar mecanismos de seguimiento y evaluación de metas e indicadores comprometidos y de evaluación de impacto. d. Asegurar el adecuado y oportuno uso de los recursos necesarios para la ejecución de convenios e. Dar buen uso a bienes y materiales que fueren necesarios para ejecutar los convenios 4. Compromisos y obligaciones de las instituciones que suscriben convenios con el Instituto Tecnológico Superior “Juan Montalvo” a. Permitir que el responsable de seguimiento a convenios del Instituto Tecnológico Superior “Juan Montalvo” implemente y aplique los mecanismos de seguimiento y control de metas e indicadores comprometidos y de evaluación de impacto b. Asistir consultas, responder oportunamente a sugerencias y retroalimentar oportuna y sistemáticamente a “la Institución” sobre la ejecución del convenio. 5. Objetivos del Proceso de Seguimiento de Convenios interinstitucionales a. Acompañar, el desarrollo del Convenio de Cooperación Interinstitucional a través de diversas formas de comunicación y asistencia, de manera de aportar al logro de los objetivos contemplados en los convenios b. Asegurar que se cumplan las obligaciones suscritas por las partes en los convenios y el buen uso del presupuesto c. Comprobar el buen uso, de bienes y materiales que formen parte de los convenio
4
d. Realizar el seguimiento
por lo menos semestralmente, para poder detectar
oportunamente situaciones que pudieran tener impacto positivo o negativo en ellos, y tomar decisiones oportunas tanto frente a logros tempranos como a debilidades o desviaciones de los convenios. e. Informar y analizar, oportunamente, los avances cualitativos y cuantitativos (indicadores) alcanzados
durante el desarrollo del convenio y emitir, cuando
corresponda, sugerencias, recomendaciones, advertencias, estímulos y exhortaciones; y desarrollar toda aquella acción tendiente a apoyar el cumplimiento de los propósitos del Convenio. 6. Ámbitos del proceso de seguimiento Este proceso integra dos ámbitos: de supervisión y evaluación.
La Supervisión del estado de avance del Convenio
Consiste en el desarrollo de las estrategias conducentes a verificar el logro de los objetivos del convenio, así como al monitoreo de la ejecución del convenio con fines de de establecer las fortalezas y debilidades y poder determinar las medidas correctivas oportunamente, así como medir el impacto del convenio en el cambio institucional Se puede citar como estrategias las siguientes a. La comunicación oportuna por teléfono, vía e mail, visitas insitu y otras que permitan la supervisión efectiva. b. El aporte continuo a las instituciones de sugerencias, recomendaciones, advertencias y alertas tempranas, estímulos y exhortaciones que permitan apoyar el cumplimiento de los propósitos del Convenio. c. El monitoreo, supervisión
y evaluación del cumplimiento de compromisos
contractuales dispuestos por las instituciones en los convenios. d. El monitoreo del cumplimiento de actividades y compromisos que se establezcan. e. La evaluación periódica del progreso e impacto del Convenio en forma semestral y en otros períodos de acuerdo a la necesidad detectada. f.
Control del presupuesto
5
g. El apego a las normas y procedimientos requeridos en el convenio. h. Calidad y oportunidad de Informes. i. Se podrá realizar los adendus necesarios en base a los requerimientos que se deriven de los informes de supervisión. 7. Implicaciones y consecuencias del Proceso de Seguimiento a. Continuidad, suspensión o término de las transferencias de los recursos ·
La continuidad del Convenio está supeditada a la aprobación del último Informe de Avance que corresponda. En este la institución deberá acreditar, a satisfacción del personal encargado del seguimiento e informe de los directivos, que ha cumplido con los compromisos, metas, acciones, actividades e indicadores comprometidos en el convenio.
· ·
La continuidad será de mutuo acuerdo entre las partes y se podrá realizar los adendus que fueren necesarios.
·
La suspensión de los convenios será de mutuo acuerdo y con acta de entrega de todos los bienes o materiales que hubieren intervenido en los convenios.
·
De extinguirse las instituciones intervinientes en el convenio podrá darse por terminado el mismo sin originar gravamen alguno para las instituciones intervinientes, para lo cual se dará aviso por lo menos con sesenta días de anticipación 8. Fases y organización de los Procesos de Implementación y Conclusión del Convenio a. Proceso de Implementación
Se inicia con la Firma de los convenios de Cooperación Interinstitucional.
Se realiza un diagnóstico de las necesidades del entorno de la institución beneficiaria del convenio
Informe del diagnóstico
Plan de trabajo
Ejecución
Informes semestrales de Seguimiento y evaluación
6
b. Proceso de término, del convenio.
Se inicia con la emisión de un informe final de terminación del convenio en el cual se verifica el logro final de los objetivos que constan en los convenios e incluirá un consolidado de los informes de avance durante la etapa de ejecución del convenio.
Informe de Resultados. Además del Informe Final, las instituciones que intervienen el convenio
harán un informe de resultados en el cual se establecerá los logros
alcanzados, con fines de demostración de la efectividad de los objetivos planteados, que conlleve a la replicabilidad con otras instituciones los logros alcanzados. 9. Instrumentos de verificación de seguimiento a los convenios Informes de Avance Semestral,
e Informe Final de avance y cumplimiento del
convenio Rendiciones de cuentas financieras
Entrevistas, encuestas, cuestionarios a participantes y beneficiarios del convenio
Protocolos de reuniones con acuerdos y plazos
Publicaciones en la página Web Material audiovisual Otros 10. Funciones del responsable de seguimiento a los convenios a. Coordinar las funciones del Seguimiento de los convenios conforme la presente guía . b. Elaborar los informes de seguimiento y evaluación del convenio c. Informar a los directivos sobre las novedades que se derivaran del proceso de supervisión, monitoreo y evaluación del convenio. d. Sugerir los adendums necesarios para los convenios supervisados e. Participar en las visitas insitu de Seguimiento a los convenios
7
11. Apéndice ·
Informe de Avance Convenio de Desempeño
·
Protocolo Visita de Seguimiento
8
ANEXO 1 Informe de Avance Convenio de Cooperación Interinstitucional 1. Nombre del Convenio 2. Instituciones que intervienen en el convenio 3. Fecha de Inicio del Convenio 4. Período de Evaluación: 5.
Estado de avance del convenio a. Obligaciones del Instituto b. Obligaciones Otras Instituciones
6. Resumen Ejecución del Presupuesto Anual de Convenio a. Presupuesto asignado b.
Presupuesto ejecutado
c.
Saldo
7. Logros Tempranos y No Previstos 8. Logros Previstos 9. Dificultades para el avance 10. Conclusiones 11. Recomendaciones
9
ANEXO 2
Protocolo Visita de Seguimiento
a convenios de Cooperación
interinstitucional 1. Nombre del responsable del seguimiento al convenio 2. Fecha de la visita 3. Participantes Instituto Tecnológico 4. Participantes otras entidades 5. Beneficiarios 6. Detalle del desarrollo de la reunión 7. Conclusiones y recomendaciones 8.
Acuerdos: actividades responsables y plazos
Es dado en la sala de sesiones del Instituto Tecnológico Superior Juan Montalvo en la Ciudad de Loja el seis de febrero de 2013 Ing. Paulina Alexandra Vega Calvas RECTORA DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “JUAN MONTALVO”
CERTIFICACIÓN: Ing. Rosa Songor Medina, SECRETARIA DEL Instituto Tecnológico Superior “Juan Montalvo”, certifica que
la presente Guía de Seguimiento a Convenios de Cooperación
Interinstitucional se aprobó el seis de febrero del año dos mil trece.
Ing. Rosa Songor Medina SECRETARIA DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “JUAN MONTALVO”