COOPERATIVA DE SERVICIOS EDUCACIONALES JUAN MONTALVO INFORME DE LABORES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PERÍODO Julio-Diciembre del 2016 Loja, Marzo del 2016 Distinguidos socios y socias de la Cooperativa Con el presente informe tengo a bien poner en conocimiento de todos ustedes las diferentes acciones y resoluciones adoptadas por el Consejo de Administración en el año 2015, particularmente lo relacionado con el semestre Julio – Diciembre del 2015 Este informe hace referencia a dos aspectos: la Gestión administrativa del Consejo de Administración en el contexto de sus atribuciones y obligaciones tipificadas en el Estatuto, y el estado de avance del Plan de Acciones Inmediatas, instrumento que nos seguirá guiando en la acción de la Cooperativa hasta que se apruebe el Plan Estratégico institucional. LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN . El Estatuto ( Art. 27) prevé que el Consejo ha de sesionar, en forma ordinaria, al menos una vez al, mes, sin embargo, en el año 2015, por necesidad de la dinamia institucional, se han realizado veinte sesiones, superando, por tanto, el estándar establecido en el Estatuto. ¿Pero cuáles son las acciones y resoluciones tomadas en dichas sesiones? En efecto, en las nueve sesiones llevadas a efecto en el semestre Julio-Diciembre del 2015, se han tomado las siguientes resoluciones, las mismas que se ubican en el contexto normativo de las atribuciones y obligaciones del Consejo: 1. Evaluación del proceso administrativo y económico, mediante el análisis y aprobación de los informes mensuales del avance del POA presentados mensualmente por las rectoras de las instituciones educativas, así como el análisis y aprobación de los balances mensuales presentados por Gerencia. Aunque, en algunos casos no se haya podido realizarlos en los tiempos debidos, por falta de información adecuada y oportuna. 2. Aprobación del programa de fiestas patronales organizadas por el Instituto Tecnológico Superior Juan Montalvo 3. Conocimiento y aprobación del informe de Gerencia sobre la tabla salarial del semestre Septiembre-Diciembre del 2015
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4. A fin de que la Cooperativa disponga de una normativa sobre el proceso salarial, se resulevo delegar a Gerencia la elaboración de un reglamento sobre sueldos y salarios del personal que labora en la institución. 5. En sesión del 7 de octubre del 2015, se resuelve aceptar la renuncia irrevocable de la Ec. Paulina Cueva, vicerrectora del colegio Isidro Ayora 6. Se resuelve conformar la Comisión de elecciones de los directivos de la Cooperativa para el período 2015-2017, integrada por la Lic., Rosa Peralta y la Econ. Betty Sánchez que serán las personas encargadas de conducir el proceso electoral 7. Se resuelve solicitar a gerencia un informe en el contexto del presupuesto, a fin de dar trámite al pedido de la Rectora del Instituto, relacionado con la adquisición de por lo menos siete computadoras el Laboratorio “B”, así como la compra de dos archivadores para el Rectorado y Coordinaciones de la Carrera. 8. Se resuelve devolver a Gerencia el borrador del esquema del Plan Estratégico Institucional, a fin de que posteriormente, haga llegar el digital del documento para analizarlo con más profundidad y hacer las sugerencias para que en la próxima sesión del Consejo de Administración sea aprobado. 9. Aceptación de la renuncia presentada por la Lic. Adriana Espinosa a la función de gerencia de la Cooperativa. 10. Designación de Gerente en la persona de la Ing. Paulina Vega, con una bonificación de 150,00 dólares, que se añadirán al sueldo que viene de percibir como Rectora del Instituto Tecnológico Superior Juan Montalvo; designación de Coordinadora de la sección básica, grados 1ro al 7mo, a la Lic. Adriana Espinosa, con una bonificación adicional de 100,00 dólares mensuales; ratificación de secretaria de la Cooperativa a la Ing. Karina Gómez. 11. Aprobación de retiro voluntario de la Ing. Lisbeth Cabrera Sánchez y de la ing. Gabriela Cabrera Celi; así como el reingreso, como socia, de la Econ. Betty Sánchez Mendieta y del Lic. Gabriel Cabrera Loján, en el contexto de la consulta realizada a la SEPS y en concordancia del Art. 11 del Reglamento interno, que permite a los socios salientes sugerir a la Cooperativa el ingreso de un reemplazante. 12. Aprobación de los convenios interinstitucionales con la Empresa Study Link, para el de intercambio estudiantil, y con la Universidad Técnica particular de Loja. como requisito previo al grado de maestría, cuya obra fue presentada e inaugurada con presencia de las autoridades de la ciudad y provincia de Loja. 13. Aprobación de la petición del Señor Lic. Xavier Barnuevo para pintar, con temática de la historia de Loja, la parte posterior del cerramiento de la Cooperativa, cuyo trabajo fuera Página 2 de 4
presentado e inaugurado con la presencia de delegaciones estudiantes, la comunidad del barrio y autoridades de la ciudad 14. Aprobación de políticas generales para la elaboración del presupuesto 2016 y subsiguientes 15. Se aprueba delegar a Gerencia la elaboración de un cronograma de actividades para el levantamiento del historial profesional de los socios y se de a conocer de este particular al Consejo de Vigilancia. 16. De igual manera, el Consejo de Administración presentó a consideración de la Asamblea General el Reglamento de elecciones, el mismo que fuera aprobado con fecha 24 de Septiembre del 2015 EL PLAN DE ACCIONES INMEDIATAS El plan de acciones inmediatas aprobado en Asamblea General Extraordinaria del 29 de Julio del 2014, fue concebido como una estrategia emergente para atender los problemas de envergadura de la Cooperativa. En este sentido, fue estructurado en tres grandes etapas: corto plazo ( 2014-2015), con 6 metas y 16 actividades; segunda etapa de mediano plazo (2016-2018), con dos metas y 9 actividades; y la tercera etapa de largo plazo (2019-2023), con tres metas y 13 actividades. Sobre el estado de avance de este instrumento de planificación, en su primera etapa de corto plazo, debemos decir que se han cumplido totalmente las 5 metas de las 6 previstas, definiéndose, por tanto, un estado de avance del 83,33%. El porcentaje restante por cumplirse, corresponde al diseño y aprobación del Plan Estratégico Institucional, cuya primera actividad relacionada con la designación de la comisión y estructura a seguirse quedó establecida por la Gerencia anterior. Esta sexta meta debe ser retomada por la actual gerencia, a fin de que al término del primer semestre del presente año esté completamente terminado y aprobado por el organismo respectivo. CONCLUSIONES La gestión administrativa del Consejo evidencia el cumplimiento de las atribuciones contempladas en el Estatuto, como las relacionadas con: 1. La planificación y evaluación del funcionamiento de la Cooperativa, a través de los informes mensuales presentados por las rectoras de las instituciones educativas y de los informes de Gerencia. 2. Aplicación de políticas institucionales y metodologías de trabajo; 3. La aprobación de los reglamentos de administración y organización internos, no asignados a la Asamblea General; 4. Aceptación de solicitudes de ingreso o retiro de socios; 5. Designación de Presidente, Vicepresidente y Secretario del Consejo de Administración, comisiones especiales y gerente de la institución Página 3 de 4
6. Fijación del monto y forma de las cauciones, determinando los funcionarios obligados a rendirla; 7. Información al Consejo de Vigilancia sobre las resoluciones tomadas en el Consejo de Administración. En cuanto al estado de avance del Plan de acciones inmediatas, como se afirmó, se ha logrado un estado de avance de la gran mayoría de las metas y actividades contempladas para el corto plazo. Lamentablemente, una meta con sus actividades, relacionadas con el Plan de Desarrollo Institucional, no se ha logrado cumplir en los tiempos previstos. RECOMENDACIONES: 1. Dejamos sentada la petición a Gerencia, que en cumplimiento con lo que establece en el Estatuto, se presente al Consejo de Administración, en el menor tiempo posible, el borrador del Plan de Desarrollo Institucional, para el conocimiento y análisis correspondiente. 2. De igual manera, recomendamos a Gerencia se organice y supervise de mejor forma el trabajo del personal que labora en la Cooperativa, especialmente, de las oficinas de Contabilidad y colecturía, así como de autoridades de las instituciones educativas, a fin de que el sistema de información y comunicación fluya en forma oportuna. No puedo terminar el presente informe, sin dejar nuestro profundo agradecimiento a todos los socios por su contribución en la solución de los problemas de nuestra Cooperativa, mediante la cancelación de las cuotas extraordinarias aprobadas en Asamblea General; a la Dra. Julissa Espinosa y Lic. Nelly Armijos, ex vocales del Consejo de Administración, que colaboraron responsablemente en la época más crítica de la Cooperativa. Asimismo, el agradecimiento sincero para la Lic. Adriana Espinosa, ex Gerente y las rectoras de las instituciones educativas, que comprendieron su compromiso con la Cooperativa y se entregaron de lleno, sin escatimar tiempos, para dar solidez a sus instituciones, mediante un encomiable trabajo de equipo. Atentamente, Luis Varela Estévez Presidente Cooperativa
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