Apostila Planejamento Estratégico Besouro

PLANEJAMENTOESTRATÉGICO

PLANEJAMENTOESTRATÉGICO

Expediente Material elaborado a partir da metodologia By Necessity®, da Besouro Agência de Fomento Social, única no Brasil nesta proposta, com registro no Ministério da Cultura, na Biblioteca Nacional e no escritório de direitos autorais.

Editora

Besouro Publicações

Autoria e Desenvolvimento

Vinicius Mendes Lima

Coordenação de Comunicação

Jolie de Castro Coelho (MTB 14015)

Shállon Teobaldo

Pesquisa e Redação:

Priscilla Panizzon (MTB 18744)

Diagramação:

Besouro Publicações

Designers:

Gabriel Capitaneo

Kayuane Silveira

Matheus de Oliveira

Apoio técnico:

Guilherme dos Santos

Matheus Rosário

Felipe Agner

Lisiane Pinto

Fernanda Candemil

Priscilla Taroco

Nayana Rigon

Raul de Freitas

Matheus Campello

Este material será seu guia em todo o programa. Aproveite ao máximo seu conteúdo! Aqui constam todas as etapas para o planejamento estratégico de projetos, com instruções que somente a prática bem-sucedida de outras iniciativas poderiam relatar. Essa apostila é um guia para o sucesso de sua ação!

Risque, carregue, anote, registre todas as dúvidas e experiências. É um material único e criado especificamente para você.

Bons estudos, boa prática e sucesso nos projetos!

Com objetivo de maximizar objetivos e esforços, minimizar deficiências e proporcionar a eficiência de um projeto, o PLANEJAMENTO

ESTRATÉGICO

é um conjunto de processos, que aqui vamos chamar de etapas, para definir onde a organização está, onde ela quer chegar e o que fará para alcançar os propósitos estabelecidos.

Falando de sonhos, desejos para melhorar e/ou solucionar um problema da sua região, seja ele referente à saúde, educação, segurança, cultura, esporte, lazer, obras ou outros serviços públicos, o primeiro passo que você deve dar é estruturar e organizar os objetivos a fim de atingir as mudanças.

conceito de quem entende

“O objetivo do planejamento estratégico é capacitar a organização a ganhar, da maneira mais eficiente possível, uma margem sustentável (...) A visão atual dos objetivos que a organização deve atingir nos anos seguintes deve trazer a certeza de grandes desafios a serem enfrentados e vencidos.”

POSSARIE, Roberto. Ferramentas da qualidade. São Paulo: Senai SP Editora, 2014

Está achando difícil? Calma, ao longo das etapas você vai entender tudinho! Para exemplificar, vamos imaginar que você quer comprar uma casa, mas não tem dinheiro suficiente para pagá-la a vista, o que você faz? A primeira parte você já fez, decidiu que seu sonho e objetivo é comprar uma casa. O passo seguinte deve ser pesquisar na internet ou em imobiliárias, dar uma volta pela cidade, para ver as opções disponíveis no mercado e analisar qual delas te agrada mais e está dentro de suas condições. Após a pesquisa, é importante que você pense nos prós e contras, por exemplo, você gostou de uma casa no centro da cidade, mas tem um filho(a) pequeno, então o ideal seria uma localização com menos barulho. Ou, ainda, um(a) amigo(a) está se mudando e colocou a casa à venda, ele(a) soube que você está buscando uma residência e te oferece um desconto para fechar negócio com ele. Você percebeu o que fez até aqui?

Você está pensando estrategicamente na melhor forma de realizar seu sonho, você está planejando!

Seguindo, você ainda não comprou sua casa, mas já separou as suas três preferidas. Você deve estar se perguntando, o que eu faço agora? Vamos lá. O próximo passo é detalhar o que você deseja em sua nova moradia e, depois, escolher qual das três você gosta mais e está encaixada nas suas condições, ou seja, você vai definir sua meta. Hora de colocar em prática tudo que você planejou e comprar sua tão sonhada casa. Luz, câmera, AÇÃO!

Você escolheu a localização, a casa, mas como vai pagá-la? Converse com o(a) vendedor(a) sobre as condições que ele(a) aceita, entrada parcelada, à vista, financiamento bancário etc. Vai fazer financiamento? Vá ao banco, preencha os formulários, escolha o modelo que se enquadra nas suas finan -

conceito de quem entende “Concluído o planejamento estratégico, resta monitorá-lo sistematicamente para que as empresas não voltem a ser levadas ao cotidiano caracterizado pela urgência e pela realização de atividades que não dão sentido à sua existência e que ainda ameacem a sua permanência em um mercado altamente competitivo.”

RIBEIRO, Isabel. Planejamento estratégico aplicado às MPE. Sebrae, 2016

ças, assine o contrato e, finalmente, agora é só se mudar! Percebeu como foi mais tranquilo cumprir seu objetivo quando você planejou passo a passo? O mesmo se aplica para negócios, projetos sociais, para tudo na vida!

Quando falamos em um projeto para melhorar algo em nossa cidade, é importante levar em consideração que os fatores que envolvem e serão atingidos pela ideia mudam constantemente. O que isso significa? Que você como planejador e executor deve revisitar de tempos em tempos seu planejamento estratégico e adequar aquilo que não se aplica mais, ou seja, evoluir junto com a comunidade com a qual você está trabalhando.

VOCÊ SABIA?

Além das etapas que vamos estudar a seguir, uma das ações mais interessantes do planejamento estratégico é definir MISSÃO, VISÃO e VALORES do seu projeto. Se liga!

MISSÃO - Significa aquilo que fazemos e o que não fazemos juntos. É inspiradora e, na prática, representa a razão do

negócio ou projeto existir. Lembra quando falamos de evoluir? Pois é, a missão pode mudar com o tempo, é essencial que ela sempre esteja ajustada à realidade.

VISÃO - É o destino final, onde você quer chegar com seu negócio ou projeto, significa o foco, o futuro. Assim como a missão, a

visão também é adaptável.

VALORES - Expressa tudo aquilo que é inegociável para o seu empreendimento. Os valores não são escritos para o mercado, mas sim para o seu time. São aqueles tópicos dos quais você não abre mão que sejam feitos ou não por aqueles que atuam ao seu lado1

Você está pensando em implantar um projeto para melhorar a sua cidade/região, certo? Uma comunidade é formada por pessoas diferentes, cada qual com seus gostos, preferências, crenças etc. É muito importante pensar sobre o respeito e cuidar para que sua ação seja inclusiva e não faça nenhum tipo de discriminação.

O primeiro artigo da Declaração Internacional de Direitos Humanos

diz o seguinte: “Todos os seres humanos nascem livres e iguais em dignidade e em direitos, dotados de razão e de consciência, e devem agir uns

para com os outros em espírito de fraternidade”. Antes de continuarmos, guarde essa preciosa lição e bora mudar o mundo - de todo mundo!

RESPEITO etapa 1 meu sonho/objetivo

E aí, já entendeu melhor o que é planejamento estratégico? Então partiu estudar etapa por etapa para, ao final, colocarmos os projetos em prática!

Segundo o doutor em ciência política e especialista em gerenciamento de projetos da Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI), Jackson de Toni, o planejamento é uma aposta bem fundamentada. Trazendo para nossa realidade,

isso significa que o plano nada mais é do que pegar nosso sonho - a aposta - e fundamentá-lo por meio de ações estratégicas, a fim de que ele se torne realizável. Vamos exemplificar. Você pensa: “hum, como seria bom se tivesse uma biblioteca comunitária no meu bairro”, ou, “poderíamos criar o dia da doação de sangue em nossa cidade e fazer uma campanha super bacana convidando todos os moradores a participarem”. Essas ideias que vem à sua cabeça são seus SONHOS, seus OBJETIVOS

O QUE É, o que é

Conforme o dicionário Mini Aurélio, 7ª edição, uma das definições de sonho é: DESEJO, ASPIRAÇÃO. Para quem acredita que pode fazer parte da transformação social do mundo o que isso representa?

SIM, SE VOCÊ PODE SONHAR, VOCÊ PODE REALIZAR!

bora sonhar?

Você pode desejar ajudar um bairro ou a cidade inteira. No cartão número 1 escreva qual é o seu sonho ou objetivo, de forma qualitativa e quantitativa.

ANO TA aí

etapa 2 minha pesquisa

conceitos de quem entende

Você já sabe onde quer chegar, definiu qual seu objetivo, mas antes de mais nada, que tal conhecer melhor a região onde você deseja aplicar o projeto e quem são as pessoas que vivem lá?

Na segunda etapa do planejamento estratégico, você deve compreender qual seu público-alvo, como ele vive, como se comporta, do que gosta, do que não gosta, o que enxerga como necessidade de mudança em sua comunidade etc.

“O tempo do empreendedor é o futuro. As dúvidas devem estar sempre em relevo e as perguntas são a chave para resolvê-las.”

DOLABELA, Fernando. Empreendedorismo na base da pirâmide: a história de um intraempreendedor, desafios e aprendizados. Rio de Janeiro: Alta Books, 2014

“E conhecer o mercado consumidor é muito importante para tornar o produto/serviço mais adequado e atraente para quem compra (...) Para conhecer o consumidor, o primeiro passo é descobrir quais as necessidades, os problemas e as características que podem definir o perfil do consumidor.”

SILVA JÚNIOR, Ovídio Felippe Pereira. Empreendedorismo: a base do sucesso.

Itajaí: Editora da Univali, 2014

Viu que no último conceito que aprendemos o autor fala sobre compra? Apesar disso, a ideia se aplica à projetos em que o consumidor não paga nada pelo serviço, pois independentemente, conhecer o público é a única forma de saber o que entregar.

Para entender quais são as necessidades da sua cidade/região, faça uma pesquisa com, no mínimo, 100 pessoas. Use o cartão número 2 para guiar a sua entrevista.

partiu pesquisar?

ANO TA aí etapa 3 matriz FOFA

O QUE É, o que é

Você já ouviu falar na Matriz FOFA? Ela é uma das principais ferramentas do planejamento estratégico e vai te ajudar a enxergar seu projeto em meio ao fatores externos.

Conforme Toni (2003), a análise a partir da Matriz FOFA é uma espécie de “aquecimento” para identificar a situação em que a organização se encontra, em especial os problemas relacionados aos seus objetivos estratégicos.

conceito de quem entende

“A análise de ameaças/pontos fracos e oportunidades/pontos fortes deve ser feita relativamente ao desejo de cumprir a missão, construir os valores e uma visão de futuro.”

TONI, Jackson de. Planejamento e Elaboração de Projetos: um desafio para a gestão no setor público. Sebrae, Porto Alegre, 2003

MAS PERAÍ, O QUE SIGNIFICA CADA UMA DAS LETRAS DE FOFA?

VAMOS LÁ:

F: fraquezas

É nessa hora que você deve avaliar as características desfavoráveis do seu projeto.

O: oportunidades

Nesse momento, busque entender o que pode acontecer no país e no mundo (política, ambientalmente ou quanto à tecnologia) e que pode vir a ajudar o seu projeto?

F: forças

Aqui você deve descrever o que o seu projeto tem de melhor, no que ele se sobressai aos seus concorrentes.

A: ameaças

Por fim, o que pode acontecer no país e no mundo (política, ambientalmente ou quanto à tecnologia) e que pode afetar o seu projeto?

A partir da Matriz FOFA conseguimos entender os pontos fortes e fracos do projeto, que são aspectos possíveis de serem enxergados a olho nu ou a partir das pesquisas já feitas. Já as oportunidades são o

que, a partir desses pontos, pode ser feito ou inovado para que o projeto tenha mais sucesso. Por fim, as ameaças são o que nossas fraquezas podem nos gerar de problemas no futuro.

mãos à obra!

Hora de colocar no cartão 3 suas forças e oportunidades, fraquezas e ameaças por meio da Matriz FOFA.

Beleza, você já teve uma ideia, acredita que seu sonho tem tudo para se tornar realidade, mas se alguém lhe perguntar mais sobre o seu projeto, você sabe explicar?

Chegamos no ponto onde você precisa pensar mais a fundo sobre o seu objetivo. Uma das formas

de se fazer isso é buscando referências. Não, não é para você copiar um projeto já existente, mas conhecer as iniciativas semelhantes à sua para ter um ponto de partida e, mais do que isso, enxergar no que você pode inovar a partir do que já está sendo feito.

conceitos de quem entede

“O investimento na criatividade e inovação pode significar manter-se na frente em áreas críticas do desenvolvimento.”

SANMARTIN, Stela Maris. Criatividade e inovação na empresa: do potencial à ação criadora. São Paulo: Trevisan Editora Universitária, 2012

“A elaboração do projeto é a etapa crucial do planejamento, o desenho do projeto, o modo como ele é concebido e executado influencia diretamente as possibilidades de sucesso do planejamento. Um conceito adequado de projeto, compatível com a abordagem metodológica que é adotada, diz respeito ao conjunto de meios disponíveis ou atos de intervenção concreta capazes de engendrar uma dinâmica de mudança situacional com a velocidade e direcionalidade necessária para alcançar a situação-objetivo da organização.”

TONI, Jackson de. Planejamento e Elaboração de Projetos: um desafio para a gestão no setor público. Sebrae, Porto Alegre, 2003

DICA:

Antes de seguir adiante, pare e pense: meu projeto soluciona o problema da minha comunidade? Volta nas suas pesquisas e avalie se a sua ideia está de acordo com a realidade do seu público e faça ajustes se necessário. Ah, e mais, não tente inventar a roda, seu projeto deve ser executável!

bora lá!

No cartão 4, responda as perguntas e escreva mais detalhes sobre o seu projeto.

ANO TA

aí etapa 5 minha marca

Já pensou no nome do seu projeto? Chegou o momento de desenhar como você gostaria que seja sua marca. Como podemos fazer isso? Uma sugestão é que você olhe referências, busque por projetos que atuam na mesma área que o seu, por exemplo. Além disso, você também pode pensar no slogan do seu projetoque nada mais é do que a frase que fica bem próxima

da marca e transparece com facilidade o posicionamento da organização.

A marca do seu projeto precisa transmitir o que de principal você está oferecendo com esta ação. Outros fatores a serem considerados são as respostas dadas pelo seu potencial público na pesquisa. Quando você entende o que eles precisam, isso te ajuda a formular uma marca que cause identificação!

conceito de quem entende “O foco no cliente significa que você está dirigindo seus esforços concentrados no cliente e na sua satisfação e encantamento. É preciso colocar-se no lugar de quem vai comprar seu produto/serviço e analisar sua decisão de qual produto/serviço é mais interessante comprar ou adquirir.”

CHIAVENATO, Idalberto. Empreendedorismo: dando asas ao espírito empreendedor. São Paulo: Saraiva, 2008

DICAS:

• O desenho da marca do seu projeto precisa comunicar. Ou seja, precisa ser original, atraente e objetivo, claro para que o público a reconheça facilmente.

• Além da parte visual, a marca do projeto deve ser facilmente lembrada de forma verbal. A utilização de um slogan auxilia no registro da marca na memória do público.

• Lembre-se, também, sua marca deve levar em conta a diversidade que temos no Brasil e não soar ofensiva para ninguém.

partiu desenhar?

Escolha um nome que esteja de acordo com o seu projeto e seja de fácil entendimento e pronúncia. Pesquise se já existem outros projetos com o mesmo nome. Escolha também uma imagem ou símbolo que faça o cidadão entender do que se trata sua ação. Se achar necessário, crie um slogan. No cartão 5, faça um desenho da marca.

ANO

TA aí etapa 6 minhas

Para alcançar seus objetivos e transformar seu sonho em realidade, é necessário traçar metas. Você pode separá-las por metas de curto prazo (uma semana, dois mese) e

longo prazo (um ano, cinco anos), e também por quantitativas (os resultados que você busca alcançar em números) e qualitativas (os resultados cognitivos de suas ações).

FICOU CONFUSO, PARCEIRO?

VAMOS EXEMPLIFICAR:

Meta de curto prazo: realizar pesquisa com 100 pessoas da minha comunidade em um mês.

metas

Meta de longo prazo: implantar cinco pontos de doação de sangue na minha cidade em até dois anos.

Meta quantitativa: oferecer reforço escolar para 200 crianças da minha comunidade no turno inverso.

Meta qualitativa: aumentar o acesso da minha comunidade à serviços de saúde.

ESCLARECEU AS IDEIAS?

VAMOS EM FRENTE!

conceito de quem entende

“Ao invés da decisão meramente intuitiva e ‘lotérica’, da administração do dia a dia, estabelecem-se critérios, metas, objetivos, diretrizes de longo prazo, enfim, o planejamento é um exercício sistemático de antecipação do futuro e é intensivo em gestão.”

TONI, Jackson de. Planejamento e Elaboração de Projetos: um desafio para a gestão no setor público. Sebrae, Porto Alegre, 2003

minhas metas

Preencha o cartão 6 com as principais metas a serem atingidas com o seu projeto, descrevendo-as de forma qualitativa e quantitativa.

ANO

etapa 7 plano de ação

De nada adianta sonhar, planejar, se não executarmos as estratégias desenvolvidas para colocar nosso projeto pra funcionar, certo?

Chegamos no ponto do nosso planejamento estratégico em que vamos utilizar uma ferramenta chamada PLANO DE AÇÃO. Para quê ele serve? A ideia é mandar a real sobre o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e de

quanto precisamos para que a parada funcione!

Um plano de ação bem elaborado e monitorado ajuda a garantir melhores resultados no projeto que você está desempenhando. Afinal, nosso foco está nos resultados, queremos ver vidas transformadas por meio dos nossos projetos. Por isso, não custa repetir: SEM PLANEJAMENTO NÃO SE CHEGA A LUGAR NENHUM!

No cartão 7, escreva o que precisa ser feito para começar o seu projeto, respondendo às perguntas: o quê, onde, quando, quem e quanto.

complete seu plano

ANO TA aí

etapa 8 orçamentocenário pessimista

conceito de quem entende

Ihhh, começando com a palavra pessimista já dá um frio na barriga, não é mesmo? Mas, calma, é importante levar em consideração o que pode dar errado, justamente para poder

antecipar soluções. E com a crise econômica no Brasil, seria até estranho você não prever seu projeto e a viabilidade financeira dele a partir de um cenário pessimista, certo?

“(...) Saber identificar prováveis ameaças e oportunidades com antecipação permite-nos adquirir uma vantagem estratégica, além de melhorar a eficácia das operações pensadas na atualidade. Desenhar cenários permite simular a viabilidade futura das ações do plano.”

TONI, Jackson de. Planejamento e Elaboração de Projetos: um desafio para a gestão no setor público. Sebrae, Porto Alegre, 2003

Tornar seu projeto real depende de algo que todo mundo conhece: DINHEIRO. Por menos que se necessite - a ideia é sempre ter o mínimo possível de despesas - a maioria das coisas custa algo.

O QUE É INVESTIMENTO?

É a quantia necessária para começar o seu projeto.

Por exemplo, você deseja criar um projeto para aumentar a segurança no seu bairro. Sua ideia é co-

locar câmeras de monitoramento nas ruas, mas para começar, vai instalar duas na avenida de entrada. Do que você precisa para dar a largada em seu projeto?

Duas câmeras de monitoramento e um computador para o recebimento das imagens. O valor para comprar as ferramentas iniciais é o seu investimento.

QUANDO SEU PROJETO JÁ ESTIVER ENCAMINHADO, VOCÊ TAMBÉM

TERÁ CUSTOS FIXOS MENSAIS E VARIÁVEIS.

VAMOS LÁ

DESPESA CUSTOS FIXO CUSTOS VARIÁVEIS

É todo o gasto de caráter geral, relacionado com a administração do seu projeto.

Não relacionado ao produto/serviço, não varia no mês.

Relacionado ao produto/serviço, varia conforme sua entrega mensal

bora preencher a tabela?

No cartão 8, você preencherá a planilha de fluxo de caixa com os custos fixos e variáveis separados. Trabalhe com o cenário pessimista.

ANO TA aí ANO TA aí

FALE COM A GENTE

Uau, chegamos ao fim do nosso planejamento estratégico! As necessidades estão por aí, gritando por soluções e, agora que você já sabe como transformar seu objetivo em realidade, faça do

seu projeto uma solução para os problemas sociais! Ficou com alguma dúvida? Quer compartilhar o andamento do seu projeto? Nós queremos continuar te acompanhando de pertinho!

Estamos disponíveis pelo Call Center: 0800 799 99 39 ou pelo e-mail atendimento@agenciabesouro.com

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