PROCESO ADMINISTRATIVO
GABY MATA #10 4PCO
LA PLANEACIÓN Es la primera función que se hace en una empresa. Paso 1: Establecer metas. La planeación empieza cuando la empresa necesita o desea algo. Paso 2: Definir la situación actual. ¿A qué distancia se encuentra mi empresa en cumplir mis metas? ¿De qué recursos dispongo para poder alcanzarlos? *Solo después de analizar el estado actual se pueden trazar planes para el progreso futuro. Paso 3: Identificar las ayudas y los obstáculos de las metas. (FODA) ¿Qué factores del ambiente interno y externo pueden ayudar a nuestra empresa a alcanzar las metas? ¿Qué factores pueden crearle problemas? Paso 4: Desarrollar un plan o medios de acción para alcanzar las metas. Paso 5: Establecer un plan como una serie de actividades secuenciales o paralelas e indicar para cada una de ellas lo siguiente: a. Tiempo de inicio y de duración. b. Responsable y equipo de trabajo. c. Recursos necesarios d. Lo que necesitan para realizar las actividades. Paso 6: Indicar el sistema que evaluará y controlará el logro de los objetivos y resultados concretos previstos en la función de planeación. Interrogantes en la planeación: a. ¿Qué? Define lo que quiere hacerse, a lo que se desea dedicar esfuerzo y dinero. b. ¿Cómo? Define qué actividades se van a realizar para que la empresa funcione. c. ¿Cuándo? Define el tiempo de inicio de las actividades de la empresa. d. ¿Quién? Define quien o quienes van a iniciar la empresa. e. ¿Para Qué? Define lo que quiero obtener al crear la empresa. f. ¿Dónde? Define el lugar para instalar la empresa.
LA ORGANIZACIÓN
¿Qué es organización? Es la coordinación y ordenamiento de los recursos y tareas de la empresa con el fin de facilitar el logro de sus objetivos. ¿Qué características tienen los procesos de organización? a. Agrupa y delimita actividades de la empresa. b. Asigna funciones y tareas. c. Determina niveles de jerarquía. d. Suministra métodos de trabajo. e. Establece relaciones entre unidades de trabajo. f. Asigna responsabilidades. g. Define líneas de autoridad. h. Define la estructura de la empresa. ¿Cuáles son las características del proceso de organización? a. Detallar el trabajo. b. Habilidades necesarias para realizar el trabajo. (físicas y mentales) c. Esfuerzos necesarios para realizar un trabajo. (físicos y mentales) d. Grado de responsabilidad que asume una persona. e. Lugar de trabajo. (características) ¿Qué es departamentalización? La distribución del trabajo por departamentos aplicando los procedimientos establecidos. ¿En qué se divide la coordinación del trabajo? Coordinación-controlar, supervisar Delegación-dar responsabilidad (confiar en las personas) ¿Para dividir el trabajo se necesita: Ver la cantidad de trabajo y empleados. Estimar el tiempo que necesita el empleado para el trabajo. Cantidad de piezas a producir y cuánto tiempo se tarda en producirlos. ¿Cuál es la diferencia entre organización lineal y organización funcional? En la organización lineal la autoridad la tiene un supervisor y en la organización funcional la autoridad se divide.
DIRECCIÓN ¿Qué es dirección? Es la capacidad para guiar y motivar a los empleados hacia el logro de los objetivos de la empresa. ¿Qué es liderazgo? Es la capacidad de persuadir a otro, buscar con entusiasmo objetivos definidos. ¿Qué tipos de líderes hay? Autoritarios: centralizan el poder y la toma de decisiones en sí mismos. Democráticos: consideran la opinión de los empleados y entre todos toman las decisiones. ‘’Déjalo ser’’: deja a sus empleados actuar de acuerdo a sus conocimientos. ¿Qué es un organigrama? Forma gráfica que representa la jerarquía de una empresa. ¿En qué formas se pueden representar los organigramas? Vertical Horizontal Circular Mixto ¿En qué se dividen los indicadores de la administración? Confianza en sus trabajadores. Seguridad en sí mismo. Valores humanos-justicia, equidad, honradez, igualdad… ¿En qué se dividen los indicadores de trabajadores? Responsabilidad Dependencia Conocimientos Experiencia ¿En qué se dividen los indicadores de la situación? Tipos de empresa Problemas a resolver Presión del tiempo
¿Qué poderes hay para ajustarse a las situaciones? a. Poder personal: se origina en cada líder basándose en su personalidad. b. Poder legítimo: se deriva de su autoridad superior, su función es supervisar. c. Poder basado en la pericia: deriva de la especialización en determinada área. d. Poder coercitivo: imposición de castigo a los trabajadores para que realicen sus tareas.
MOTIVACIÓN ¿Qué es motivación? Es el impulso de una persona para realizar su trabajo, porque desea satisfacer sus necesidades. ¿Cuáles son los niveles de la pirámide de Maslow? Autorrealización
Estimación
Aceptación
Seguridad
Necesidades Fisiológicas
Aspectos para mantener un buen ambiente laboral: Oportunidad de participar y tomar decisiones en la empresa. El reconocimiento y el estímulo. La oportunidad de capacitación y desarrollo personal para el trabajador. Trato amable, justo y respetuoso para cada empleado. Estabilidad laboral.
COMUNICACIÓN ¿Qué es comunicación? Transferencia de información, ideas, conocimientos o emociones mediante símbolos convencionales, lo que propicia el entendimiento de una persona y otra. ¿Cuáles son los pasos de la comunicación? a. Elaboración de una idea b. Codificación c. Transmisión d. Recepción e. Decodificación f. Uso ¿Cuáles son las barreras de la comunicación? a. Personales-actitud b. Físicas-interferencias de la comunicación c. Semánticas-limitaciones de símbolos en la comunicación ¿Cuáles son las técnicas de la comunicación? a. Retroalimentación b. Uso de comunicación cara a cara c. Lenguaje simple d. Uso correcto de redundancia e. Comunicación de apoyo La comunicación dentro de la empresa puede ser: Vertical-superiores Horizontal-subordinados Medios de comunicación: Entrevista, afiches, celulares, memos, cartas, carteleras, reuniones, internet…
CONTROL INTERNO ¿Qué es control interno? Es la capacidad para dirigir o guiar los acontecimientos o hechos de la vida. Características para tener el control de actividades: Planear Establecer objetivos Tomar riesgos Asumir responsabilidades
EL CONTROL ¿Qué es el control? Es la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa. ¿Cuáles son los elementos del control? Cantidad: cuanto se tiene que producir de acuerdo a la venta. Calidad: estándares establecidos del producto. Uso del tiempo: tiempo en el que los empleados producen. Costo: que la fabricación de los productos no sobrepase el precio estimado. ¿Cuáles son las funciones del control? Facilita ajustar estándares Verifica: dónde, cómo, qué pasó, por qué y el estado actual Brinda información sobre: calidad, cantidad, uso del tiempo y costo. Compara lo planeado con lo realizado. ¿Cuáles son los tipos de control? Control usado para el desempeño: estudio de tiempos y movimientos. Control para salvaguardar activos: uso adecuado de los recursos. Control de calidad: control estadístico, inspecciones. Control diseñado para limitar el ejercicio de autoridad: organigramas, auditorías, manuales de procedimientos y políticas. Control para planear y programar operaciones: pronóstico de venta y presupuestos. Control que permite a la alta gerencia cuidar varios planes y programas en forma equilibrada: reuniones semanales, comités, reuniones departamentales y presupuesto global de la empresa. Control para la motivación de los miembros de la empresa: incentivos, promociones, encuestas y retroalimentación cara a cara. ¿Cómo se debe llevar a cabo el proceso de control y qué genera el exceso de control? Debe llevarse de manera precisa y adecuada. El exceso genera desconfianza y paraliza la organización de la empresa. ¿Cuáles son los pasos del proceso de control? Establecer estándares. Aplicar estándares. Comparar lo estándar y lo real. Acción preventiva y correctiva.
¿Qué formas hay para hacer mediciones? Recolección de datos, gráficas, datos históricos o estadísticos, cuestionarios, informes verbales o escritos, procedimientos, normas y observaciones personales. ¿Qué tipos de relaciones existen con el control? Control y planeación: supervisar tareas planeadas. Control y organización: funcionalidad de la estructura de la empresa. Control y dirección: dirigir al personal mediante la aplicación de mediciones. Control y auditoría administrativa: revisar diversas actividades y funciones de la empresa. Control de presupuestos: medición de unidades. Control de costos: comparación y evaluación del manejo contable. Control de inventarios: existencia adecuada de artículos y sus cantidades. ¿De qué maneras se realiza el control? Observando a sus empleados. Auditando periódicamente. Revisando planes pasados. ¿Qué es estándar? Es una unidad de medida que sirve como modelo o patrón. ¿Cuáles son las herramientas del control? Presupuestos: control de ingresos y egresos económicos. Gráficas: se utiliza para evaluar la estabilidad de un proceso. Estándares: mediciones Registros: documento donde se almacena información. Experiencia: conjunto de conocimientos y habilidades que se adquieren con el tiempo. Investigación: proceso en el que se comprueba la existencia de hechos irregulares o ilícitos. Observación: conocer hechos, conductas y comportamientos. Entrevistas: reunión de dos o más personas para tratar un asunto. Media histórica: antecedentes históricos de la empresa.