Delegación de la Comisión Europea en México
Fondo Cultural Unión Europea - México
Guía para los solicitantes de subvenciones
Línea presupuestaria: 19 09 01
Referencia: EuropeAid/126-782L/G/MX
2007
1 de 2008 www.diba.cat/ri
Plazo de presentación de propuestas: Junio
Índice 1.
EL PROGRAMA FONDO CULTURAL UNIÓN EUROPEA - MÉXICO
1.1
Antecedentes
1.2
Objetivos del programa y prioridades 2007
1.3
Dotación financiera asignada por la Delegación de la Comisión Europea en México
2.
NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS
2.1 Criterios de elegibilidad 2.1.1 Criterios de elegibilidad de los solicitantes: condiciones para presentar una solicitud 2.1.2 Asociación y criterios de elegibilidad de los socios 2.1.3 Criterios de elegibilidad de los proyectos: actividades para las que se puede presentar una solicitud 2.1.4 Elegibilidad de los costos: tipo de gastos cuya subvención es posible 2.2 Presentación de la solicitud y procedimientos 2.2.1 Formulario de solicitud 2.2.2 Dónde y cómo enviar las solicitudes 2.2.3 Plazo de presentación de los documentos de síntesis 2.2.4 Información adicional 2.3
Evaluación y selección de las solicitudes
2.4
Presentación de los documentos justificativos de las propuestas preseleccionadas
2.5 Comunicación de la decisión de la Delegación de la Comisión Europea en México 2.5.1 Contenido de la decisión 2.5.2 Calendario indicativo
3.
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Condiciones aplicables a la ejecución de los proyectos tras la decisión de la Delegación de la Comisión Europea en México de adjudicar una subvención LISTA DE ANEXOS
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2.6
1.
FONDO CULTURAL UNIÓN EUROPEA - MÉXICO
1.1.
ANTECEDENTES
La dimensión cultural del desarrollo parte de una definición de la cultura que se amplía a la creación, a la producción, a la difusión de la expresión artística y literaria, y no sólo a la conservación y la preservación del patrimonio cultural. La cultura engloba el conjunto de valores, actitudes, representaciones, conocimientos y destreza que organizan una sociedad y que aseguran la permanencia de la cohesión social, política y económica así como su evolución. Considerando los criterios anteriores, la Unión Europea ha designado 2008 como el Año Europeo del Diálogo Intercultural1, a fin de dar expresión y un perfil visible a las mejores prácticas y procesos de diálogo intercultural, con objeto de establecer una estrategia sostenible más allá de 2008. La cultura está reconocida como una parte importante de los principales programas e instrumentos de cooperación de la Unión Europea2, así como en los acuerdos bilaterales de la Unión con terceros países La Unión Europea tiene un creciente compromiso en enfocar la política de cooperación al desarrollo con países terceros en el sector cultural, interés que en México ha encontrado especial respaldo. Es así como el artículo 31 del Acuerdo Global entre México y la Unión Europea establece el desarrollo de la cooperación cultural con la finalidad de promover la diversidad cultural y establecer el mutuo entendimiento a través de la implementación de intercambios culturales. Como resultado de lo anterior, el Documento de Estrategia de País que cubre el período 2007 – 2013 señala que la cultura junto con la educación superior constituyen el tercer sector prioritario de la cooperación entre la Unión Europea y México durante este periodo. Teniendo como base este documento de estrategia la Comisión Europea, con el apoyo de la Secretaría de Relaciones Exteriores y el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes - CNCA, ha diseñado el Fondo Cultural Unión Europea – México, que en su primera fase pretende la realización de intercambios culturales desde la Unión Europea hacia México. El Fondo Cultural Unión Europea - México busca aprobar proyectos a través de esta convocatoria, cuyo fin sea traer artistas europeos a los festivales culturales mexicanos organizados sin fines de lucro. Estos proyectos deberán incluir la realización de actividades dirigidas a fortalecer el diálogo sobre políticas culturales y encuentros de gestores culturales entre la Unión Europea y México, al igual que actividades de difusión y promoción en México y en los países de la Unión Europea de las actividades de los festivales. De conformidad con el Acuerdo Global México – Unión Europea3, los artistas europeos que realicen actividades en el marco de los proyectos aprobados en esta convocatoria, serán considerados como cooperantes, por lo que las instancias mexicanas responsables de dichos proyectos solicitarán a la Dirección General de Asuntos Culturales de la Secretaría de Relaciones Exteriores, se tramiten las visas que correspondan. Esta convocatoria de proyectos consta de los siguientes documentos: Guía de solicitantes, formulario de solicitud, presupuesto y marco lógico.
2
3
Decisión nº 1983/2006/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2006 (DO L 412 de 30.12.2006). Por ejemplo, el Acuerdo de Cotonú con los Estados de África, el Caribe y el Pacífico, el Programa de Vecindad y Asociación con los países vecinos y Rusia, y el Instrumento de Financiación de la Cooperación al Desarrollo referente a Asia, Centroamérica y Latinoamérica. http://www.delmex.ec.europa.eu/es/pdfs/acuerdo97.pdf
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1.2
OBJETIVOS DEL PROGRAMA Y PRIORIDADES
El objetivo principal del programa es promover la cooperación cultural entre la Unión Europea y México a través de la implementación de intercambios culturales desde la Unión Europea hacia México en los festivales culturales mexicanos. Los siguientes temas prioritarios han sido identificados para el programa de Fondo Cultural: 1. Llevar a cabo un intercambio cultural que busque el cumplimiento del objetivo principal 2. Fortalecer el diálogo sobre políticas culturales e intercambios de las industrias culturales entre la Unión Europea y México. Tendrán prioridad las propuestas que incluyan actividades dirigidas a cumplir ambos objetivos.
1.3
DOTACIÓN FINANCIERA ASIGNADA POR LA COMISIÓN EUROPEA
La cantidad indicativa global asignada a la presente convocatoria de propuestas asciende a 1.000.000 (un millón) de euros. La Delegación de la Comisión Europea en México se reserva la posibilidad de no atribuir todos los recursos disponibles. Cuantía de las subvenciones Las subvenciones otorgadas dentro del programa estarán comprendidas entre los siguientes importes mínimo y máximo:
•
Monto mínimo: 80.000 (ochenta mil) euros.
•
Monto máximo: 200.000 (doscientos mil) euros.
Las subvenciones no podrán ser de menos del 50% de los costos elegibles totales del proyecto.
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Por otra parte, las subvenciones no podrán ser superiores al 80% del total de los costos elegibles del proyecto (véase también el punto 2.1.4). El saldo deberá financiarse con recursos propios del solicitante o de sus socios o a partir de fuentes ajenas al presupuesto de la Comunidad Europea.
2.
NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS
En esta Guía se establecen los criterios de presentación, selección y ejecución de los proyectos financiados dentro del marco de la presente convocatoria, de acuerdo con la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la CE, que se aplica a la presente convocatoria (puede consultarse en la siguiente dirección de Internet: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/index_es.htm).
2.1
CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD
Hay tres grupos de criterios de elegibilidad referidos, respectivamente, a: • • •
Interesado (s) que puede(n) solicitar una subvención (2.1.1) y sus socios (2.1.2) proyectos que pueden optar a una subvención (2.1.3) tipos de costos que se pueden tener en cuenta para determinar el importe de la subvención (2.1.4).
2.1.1
Criterios de elegibilidad de los solicitantes: condiciones para presentar una solicitud
(1) Los solicitantes deberán cumplir las siguientes condiciones para poder optar a una subvención: •
ser persona moral
•
no tener fines de lucro
•
pertenecer a una de las categorías siguientes: organismos del sector público u organizaciones no gubernamentales relacionados con la cultura
• tener nacionalidad4 mexicana
•
encargarse con sus socios, directamente de la preparación y gestión del proyecto y no limitarse simplemente a actuar como intermediarios
•
serán elegibles como socios operadores del sector público u organizaciones no gubernamentales europeos relacionados con la cultura
(2) No podrán participar en las convocatorias de propuestas ni optar a una subvención los solicitantes potenciales que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en el punto 2.3.3 de la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la CE (disponible en la siguiente dirección de Internet: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/index_es.htm ); En la sección VI del formulario de solicitud de subvención (« Declaración del solicitante »), los solicitantes deberán declarar que no se encuentran en ninguna de tales situaciones. (Ver página 25 del formulario de solicitud)
Dicha nacionalidad se establece con base a los estatutos de la organización, que debe demostrar que la misma ha sido establecida en base a un instrumento del ordenamiento jurídico interno del país en cuestión. En este sentido, las entidades jurídicas cuyos estatutos han sido creados en otro país no pueden considerarse como organizaciones locales admisibles, incluso si se encuentran registradas a nivel local o están acompañadas de un “memorando de acuerdo”. 5/15 2007
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2.1.2
Asociación y criterios de elegibilidad de los socios europeos
Los solicitantes deben actuar con organizaciones asociadas como se explica a continuación: El solicitante deberá tener por lo menos un socio europeo que participe en el diseño y la ejecución del proyecto, y los gastos en los que incurran serán subvencionables de la misma manera que los efectuados por el beneficiario de la subvención. Por tanto, deberán cumplir las mismas condiciones de elegibilidad que los solicitantes.
Las siguientes categorías no son socios y no deben firmar la declaración de asociación. •
Entidades colaboradoras5
También podrán colaborar en el proyecto otras entidades, que participarán efectivamente en el mismo pero no gozarán de financiamiento procedente de la subvención. No es necesario que las entidades colaboradoras reúnan los requisitos de elegibilidad mencionados en el punto 2.1.1. Las entidades colaboradoras deben mencionarse en la parte B sección IV del formulario de solicitud (“Entidades colaboradoras que participan en el proyecto”). •
Subcontratistas
Los beneficiarios de la subvención pueden adjudicar contratos a subcontratistas. Los posibles subcontratistas no se consideran ni socios ni entidades colaboradoras y estarán sujetos a las normas expuestas en el anexo IV del contrato tipo de subvención. El solicitante será la organización principal y, si resulta seleccionado, la parte contratante (« beneficiario »).
2.1.3
Criterios de elegibilidad de los proyectos: actividades para las que se puede presentar una solicitud
Definición: Un proyecto se compone de un conjunto de actividades. Duración La duración prevista del proyecto será de hasta 18 meses, a partir de la firma de contrato. Este periodo abarca la planeación, el diseño, la ejecución y la evaluación de todas las actividades del proyecto. Sectores o temas Las actividades estarán enfocadas a apoyar el intercambio cultural en los festivales mexicanos desde la Unión Europea. Cobertura geográfica Las acciones se ejecutarán en México, en uno o varios de las 32 entidades federativas. Tipos de actividades 1. Llevar a cabo actividades dirigidas a realizar intercambios culturales desde la Unión Europea hacia México, en el marco de los festivales culturales mexicanos.
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5 Es la organización pública o privada que desempeña un papel activo en el proyecto pero que no puede recibir fondos de la subvención, como por ejemplo los municipios.
2. Realizar actividades de diálogo sobre políticas culturales e intercambios entre las gestorías culturales tanto europeas como mexicanas, en el marco de los festivales culturales mexicanos. 3. Realizar actividades enfocadas a fomentar la conformación de redes, promover la diversidad cultural, fortalecer los valores culturales tanto europeos como mexicanos y difundir en los países de la Unión Europea y en México las actividades a realizar en los festivales. 4. Se podrán realizar extensiones en uno o varios festivales dentro de México. Particular atención deberá brindarse a fin de asegurar que las actividades promuevan el respeto de los derechos humanos, la gobernabilidad, la equidad de género y la sostenibilidad ambiental. No podrán subvencionarse los siguientes tipos de actividades: •
acciones exclusivas o principalmente centradas en ayudas individuales para la participación en talleres, seminarios, conferencias o congresos;
•
acciones exclusivas o principalmente centradas en becas individuales de investigación, de estudios o de formación;
•
actividades no relacionadas con el desarrollo del proyecto; o conferencias de carácter aislado. No se considerarán aunque se integren en un ciclo de conferencias o impliquen trabajo preparatorio para la conferencia y/o la publicación de sus resultados;
•
proyectos que apoyen a partidos políticos o a asociaciones religiosas;
•
financiamiento básico (gastos de funcionamiento) del participante o de sus socios.
Número de propuestas y subvenciones por solicitante En la presente convocatoria de subvenciones, cada solicitante sólo puede presentar una propuesta. En la presente convocatoria de subvenciones, no se podrá conceder más de una subvención a cada solicitante.
2.1.4
Elegibilidad de los costos: tipo de gastos cuya subvención es posible
Únicamente podrán tomarse en consideración para una subvención los «costos elegibles», que se especifican a continuación de forma detallada. Por consiguiente, el presupuesto constituirá al mismo tiempo una estimación de gastos y un límite máximo de los « costos elegibles ». Los costos elegibles deben ser reales y presentar los comprobantes de los mismos. Las propuestas de atribución de una subvención siempre estarán sujetas a la condición de que el procedimiento de comprobación previo a la firma del contrato de subvención no revele problemas que requieran modificaciones del presupuesto (por ejemplo, errores aritméticos, inexactitudes o costos no realistas y otros costos no elegibles). Esa comprobación podrá dar lugar a solicitudes de aclaración y, en su caso, a que la Delegación de la Comisión Europea en México imponga modificaciones o reducciones para hacer frente a tales errores o inexactitudes. El importe de la subvención y el porcentaje de cofinanciación no podrán aumentarse de esta forma en ningún caso. Por tanto, redunda en interés de los solicitantes presentar un presupuesto realista y limitado a lo estrictamente necesario, el cual deberá incluir una partida para la realización de una auditoría independiente.
Para ser considerados elegibles a efectos de la convocatoria de propuestas, los costos deberán respetar las disposiciones del artículo 14 de las Condiciones Generales del Contrato tipo de Subvención (véase Anexo F 2007
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Costos directos elegibles
en http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/documents/execution/grants/e3h_2gencond_es.pdf ). Reserva para imprevistos Se podrá consignar en el presupuesto del proyecto una «reserva para imprevistos», limitada al 5% de los costos directos elegibles. La utilización de esta reserva estará sujeta a la autorización previa por escrito de la Delegación de la Comisión Europea en México. Costos indirectos (gastos de administración) elegibles Los costos indirectos realizados al ejecutar un proyecto podrán ser elegibles para un financiamiento hasta un límite de 7% del total de costos elegibles. Aportaciones en especie La Delegación de la Comisión Europea acepta la cofinanciación en especie. El valor de tales aportaciones no debe superar: a) los gastos realmente sufragados y debidamente justificados. b) los gastos generalmente aceptados en el mercado de que se trate. Las aportaciones que impliquen inmuebles quedarán excluidas del cálculo del importe de cofinanciación. Si se propuso la cofinanciación en especie, deben incluirse en la página 2 del Anexo B (Presupuesto) como fuentes de financiación del proyecto. Costos no elegibles No serán autorizados los siguientes costos: – pago de deudas y provisiones de posibles pérdidas; – intereses adeudados; – gastos ya financiados en otro contexto; – adquisición de propiedades inmuebles; – pérdidas debidas al cambio de divisas; – impuestos, incluido el IVA, a menos que el beneficiario (o, en su caso, sus socios) justifique que no pueda recuperarlos y siempre que la normativa aplicable no prohíba su pago; – créditos a terceros.
2.2. PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD Y PROCEDIMIENTOS
6 EuropeAid, la Oficina de Cooperación de la Unión Europea, ha desarrollado un servicio en línea (PADOR) dirigido a los solicitantes potenciales de subvenciones de EuropeAid con el fin de que puedan registrar los datos de sus organizaciones en una base de datos única. Ver en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_es.htm Europeaid-ON-LINE-REGISTRATION-HD@ec.europa.eu 8/15 2007
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El registro previo en la base de datos PADOR6 es opcional. No obstante el solicitante puede registrar los datos de su organización y cargar los documentos justificativos en PADOR.
2.2.1
Formulario de solicitud
Las solicitudes deberán presentarse en el formulario adjunto a la presente Guía (anexo A). Los solicitantes deberán respetar estrictamente el formato de dicho formulario y llenarlo de acuerdo con el orden de numeración de los apartados y las páginas. Proporcione un presupuesto en números redondos. Las solicitudes deberán presentarse en español. El formulario deberá cumplimentarse cuidadosamente y con la mayor claridad posible para facilitar su evaluación. Cualquier error relacionado con los puntos de la lista de verificación (sección V de la parte B de la solicitud de subvención) o cualquier incoherencia significativa en el formulario de solicitud (por ejemplo, la discordancia de los importes indicados en éste y en el presupuesto) podrá dar lugar a la desestimación de la propuesta. Sólo se recurrirá a las aclaraciones cuando la información suministrada no sea clara e impida a la Delegación de la Comisión Europea en México llevar a cabo una evaluación objetiva. No se aceptarán solicitudes cumplimentadas a mano. Téngase en cuenta que sólo se entregarán a los evaluadores y asesores el formulario de solicitud y los anexos publicados para ser llenados (presupuesto, marco lógico). Por tanto, es sumamente importante que estos documentos contengan TODA la información pertinente sobre el proyecto. No deben enviarse anexos suplementarios. No se admitirán las solicitudes que se envíen por otros medios (por ejemplo, fax o correo electrónico) o a otras direcciones. Los formularios de solicitud se presentarán en un único original y 2 copias en tamaño carta, cada una encuadernada por separado. El formulario de solicitud completo, el presupuesto y el marco lógico deberán igualmente presentarse en soporte electrónico (CD-ROM) en un archivo separado y único (por ejemplo, el formulario de aplicación no debe ser separado en ficheros diferentes). El formato electrónico deberá contener exactamente la misma propuesta que la versión en papel. La “lista de verificación” (sección V de la parte B del formulario de solicitud de subvención) y la “declaración del solicitante” (sección VI de la parte B del formulario de solicitud de subvención) deberán ser presentados engrapados por separado y puestos dentro del sobre. En el sobre deberán figurar el número de referencia y la denominación de la convocatoria de propuestas, junto con la referencia, el nombre completo y la dirección del solicitante y la mención «No debe abrirse antes de la sesión de apertura». Los solicitantes deberán comprobar que su solicitud esté completa con base en la lista de verificación (Sección V de la parte B del formulario de solicitud). No se admitirán solicitudes incompletas.
2.2.2
Dónde y cómo enviar las solicitudes
Las solicitudes se presentarán en sobre sellado, remitido por correo certificado o por servicio de mensajería privado o entregado en mano (en este caso se entregará al portador un acuse de recibo firmado y fechado) en la dirección siguiente:
Delegación de la Comisión Europea en México Ref: Convocatoria de propuestas EuropeAid/126-782/L/G/MX 2007
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Dirección postal, para la entrega en mano o para el envío por servicio de mensajería urgente:
Paseo de la Reforma 1675 Colonia Lomas de Chapultepec Delegación Miguel Hidalgo CP 11001, México, D. F. (Tel: 5540 3345)
2.2.3
Plazo de presentación de las solicitudes
La fecha límite de presentación de las solicitudes será el 1 de junio de 2008, tal y como queda reflejado en la fecha de envío, el matasellos o el resguardo del depósito. En el caso de las entregas a mano, el plazo de recepción es a las 16 horas, hora local tal como queda reflejado en el acuse de recibo firmado y fechado . Se rechazará automáticamente cualquier solicitud recibida fuera de plazo.
2.2.4
Información adicional
Los solicitantes pueden además enviar preguntas por correo electrónico a más tardar 21 días antes del plazo de presentación de propuestas, a la dirección que figura a continuación, indicando claramente la referencia de la convocatoria de propuestas: Dirección de correo electrónico: Natalia.Barreto@ec.europa.eu Se les contestará, a más tardar, 11 días antes del plazo de presentación de las propuestas. Con el fin de proporcionar un tratamiento equitativo a los solicitantes, la Delegación de la Comisión Europea en México no puede, en ningún caso, dar una opinión preliminar sobre la elegibilidad de un solicitante, de un socio o de un proyecto. Las preguntas que puedan ser de interés para los demás solicitantes, así como sus respuestas, se publicarán en el sitio de Internet de EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/cgi/frame12.pl y en la página web de la Delegación de la Comisión Europea en http://www.delmex.ec.europa.eu/.
2.3
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS SOLICITUDES
Las solicitudes serán examinadas y evaluadas por la Delegación de la Comisión Europea en México, en su caso con asistencia de asesores externos. Todos los proyectos propuestos por los solicitantes se evaluarán de acuerdo con las siguientes etapas: 1)
ETAPA 1: SESIÓN DE APERTURA Y VERIFICACION ADMINISTRATIVA
Se evaluarán los siguientes aspectos:
•
Observancia del plazo. Si el plazo no se ha cumplido, automáticamente se rechazará la propuesta.
•
Adecuación del formulario a todos los criterios mencionados en la lista de verificación (Sección V de la Parte B del formulario de solicitud de subvención). Si alguna información falta o es incorrecta, la propuesta podrá ser rechazada sólo por ese motivo y no se seguirá evaluando.
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Tras la apertura de plicas y la verificación de la conformidad administrativa, la Delegación de la Comisión Europea en México enviará una carta a todos los solicitantes indicando si la solicitud ha sido presentada en el plazo establecido, informándoles el número de referencia asignada a su solicitud, si cumplen con todos los criterios mencionados en la lista de verificación y si su formulario de solicitud ha sido propuesto para su
evaluación.7.
2)
ETAPA 2: EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD
Se evaluarán la calidad de las propuestas, incluido el presupuesto, y la capacidad del solicitante y sus socios, de conformidad con los criterios que figuran en la tabla de evaluación siguiente. Se distinguen dos tipos de criterios de evaluación: criterios de selección y de adjudicación. Los criterios de selección se refieren a la capacidad financiera y operativa del solicitante, con objeto de garantizar que: •
Dispone de fuentes de financiamiento estables y suficientes para mantener su actividad durante el periodo de realización del proyecto y, en su caso, para participar en su financiamiento.
•
Dispone de la capacidad de gestión y las competencias y cualificaciones profesionales requeridas para llevar a cabo el proyecto propuesto. Este punto también se aplicará a los socios.
Los criterios de adjudicación se refieren a la calidad de las propuestas presentadas en relación con los objetivos y las prioridades establecidos, con objeto de conceder las subvenciones a los proyectos que optimicen la eficacia global de la convocatoria de propuestas. Permiten seleccionar aquellas propuestas de las que la Delegación de la Comisión Europea en México puede esperar el cumplimiento de sus objetivos y prioridades y la visibilidad del financiamiento por parte del Fondo Cultural Unión Europea – México. Se refieren, en particular, a la pertinencia, coherencia con los objetivos de la convocatoria de propuestas, calidad, resultados previstos, sostenibilidad y relación costo-eficacia del proyecto. Si el examen de la solicitud muestra que el proyecto propuesto no reúne los criterios de elegibilidad establecidos en el párrafo 2.1.3, la solicitud completa será rechazada por ese sólo motivo. Puntuación: Las tablas de los criterios de evaluación se dividen en secciones y subsecciones. Cada subsección se puntuará entre 1 y 5 de acuerdo con las siguientes pautas: 1 = muy deficiente; 2 = deficiente; 3 = aceptable; 4 = satisfactorio; 5 = muy satisfactorio. Para la concesión de subvenciones se dará prioridad a las solicitudes que hayan obtenido las puntuaciones más altas.
Tabla de evaluación 1. Capacidad financiera y operativa 1.1. ¿Tienen el solicitante y sus socios una experiencia en gestión de proyectos adecuada? 1.2. ¿Tienen el solicitante y sus socios una experiencia técnica adecuada? (en particular, conocimientos de las cuestiones de que se trate) 1.3. ¿Tienen el solicitante y sus socios una capacidad de gestión adecuada? (en particular en cuanto a personal, equipamiento y capacidad para gestionar el presupuesto del proyecto) 1.4. ¿Dispone el solicitante de fuentes de financiación estables y suficientes? 2. Pertinencia 2.1. ¿Es pertinente la propuesta con respecto a los objetivos y a una o varias de las prioridades de la convocatoria de propuestas? Nota: Sólo podrá atribuirse una puntuación de 5 (muy satisfactorio) si la propuesta responde a todas las prioridades. Nota: Sólo podrá atribuirse una puntuación de 5 (muy satisfactorio) si la propuesta contiene elementos específicos de valor añadido, como la promoción de la equidad de género y de oportunidades, etc. 2.2. ¿En qué medida es idónea la propuesta respecto a las necesidades y condicionantes específicas del país? (en particular, ausencia de duplicaciones y sinergia con otras iniciativas de la CE).
Puntuación máxima 20 5 5 5
5 25 5x2
5
7 El plazo para el envío de esta carta al solicitante dependerá del número de propuestas recibidas. 2007
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Sección
2.3. ¿Están claramente definidos los participantes (beneficiarios finales, grupos destinatarios, etc.) y es su elección pertinente? ¿Están claramente definidas sus necesidades y responde a ellas la propuesta de forma pertinente? 3. Metodología 3.1. ¿Son las actividades propuestas apropiadas, prácticas y acordes a los objetivos y los resultados esperados? 3.2. ¿Qué grado de coherencia tiene la concepción global del proyecto? (en particular: ¿tiene en cuenta los factores externos y el análisis de los problemas y prevé una evaluación? 3.3. ¿Es satisfactorio el grado de implicación y participación de los socios y colaboradores en las actividades? 3.4. ¿Es claro y factible el plan de acción? 3.5. ¿Incluye la propuesta indicadores objetivamente comprobables para medir los resultados del proyecto? 4. Sostenibilidad 4.1. ¿Es probable que el proyecto tenga un efecto tangible en los grupos destinatarios? 4.2. ¿Puede la propuesta tener efectos multiplicadores? (en particular, posibilidades de reproducción y extensión de los resultados del proyecto y de divulgación de la información) 4.3. ¿Son sostenibles los resultados previstos del proyecto: - desde un punto de vista financiero? (¿cómo se financiarán las actividades cuando cese la subvención?) - desde un punto de vista institucional? (¿habrá estructuras que permitan continuar las actividades una vez finalizado el proyecto? ¿habrá una "apropiación" local de los resultados del proyecto?) - desde un punto de vista político (cuando proceda)? (¿cuál será el efecto estructural del proyecto? 5. Presupuesto y relación costo-eficacia 5.1. ¿Es satisfactoria la relación entre los costos estimados y los resultados esperados? 5.2. ¿Están justificados para la realización del proyecto los gastos propuestos? Puntuación total máxima
5x2
25 5 5
5 5 5 15 5 5 5
15 5 5x2 100
Nota sobre la sección 1. Capacidad financiera y operativa Si la puntuación media total de la sección 1 es de menos de 12 puntos, el Comité de evaluación rechazará la propuesta. Nota sobre la sección 2. Pertinencia Si la puntuación media total de la sección 2 es de menos de 20 puntos, el Comité de evaluación rechazará la propuesta. Selección provisional Una vez efectuada la evaluación técnica las propuestas se dispondrán en una tabla, según la puntuación obtenida y dentro de la dotación financiera disponible, y se establecerá asimismo una lista de proyectos que quedarán en reserva según los mismos criterios.
3)
ETAPA 3: VERIFICACIÓN DE LA ELEGIBILIDAD DEL SOLICITANTE Y LOS SOCIOS
La elegibilidad sólo se comprobará, a partir de los documentos justificativos requeridos por la Delegación de la Comisión Europea en México (véase sección 2.4), en el caso de las propuestas que se hayan seleccionado provisionalmente según su puntuación y dentro de la dotación financiera disponible.
• •
La declaración del solicitante (sección VI de la parte B del formulario de solicitud de subvención) se cotejará con los documentos justificativos presentados. Cualquier discordancia entre ambos o la falta de uno de los documentos justificativos puede ser motivo suficiente para descartar la propuesta. Se comprobará que el solicitante, los socios y el proyecto son elegibles de acuerdo con los criterios establecidos en los puntos 2.1.1, 2.1.2 y 2.1.3.
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Tras completar la citada evaluación, y en caso necesario, toda propuesta rechazada con base en los criterios mencionados anteriormente será sustituida por la propuesta que se encuentre en la mejor posición en la lista
de reserva y que se ajuste a la dotación financiera disponible, analizándose en ese momento la elegibilidad del solicitante y sus socios.
2.4 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DE LAS PROPUESTAS SELECCIONADAS PROVISIONALMENTE La Delegación de la Comisión Europea en México informará por escrito del resultado de su evaluación a los solicitantes provisionalmente seleccionados o incluidos en la lista de reserva y les solicitará que presenten los siguientes documentos para poder comprobar su elegibilidad y la de sus socios: 1. Estatutos o reglamentos de asociación de la entidad solicitante8 y de sus socios. Cuando la Delegación de la Comisión Europea en México ha reconocido la elegibilidad del solicitante en otra convocatoria de propuestas bajo la mismo línea presupuestaria en los últimos dos años previos al plazo máximo de presentación de propuestas, el solicitante puede presentar los documentos que probaron la elegibilidad de su candidatura en la convocatoria anterior (por ejemplo, una copia de las condiciones particulares del contrato de subvención recibido en el plazo de referencia de dos años), en vez de la copia de los estatutos, a menos que su estatuto jurídico haya cambiado desde entonces. 2. Copia de la contabilidad más reciente (cuenta de gestión y balance del último ejercicio clausurado) del solicitante9. 3. Ficha de entidad jurídica (véase el anexo D en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/documents/execution/grants/e3e_lefcompany_es.pdf), debidamente cumplimentada y firmada por el solicitante, acompañada por los documentos justificativos requeridos. Si el solicitante ha firmado un contrato con la Comisión Europea con anterioridad, el mismo puede presentar el número de identidad legal) en vez de la ficha de identidad legal y los documentos justificativos necesarios, a menos que haya ocurrido un cambio en su estatuto desde la firma del contrato en cuestión. 4. Ficha de descripción financiera según el modelo del anexo E (ver en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/documents/execution/grants/e3f_fif_es.pdf), certificada por el banco en el que se vayan a efectuar los pagos. Dicho banco deberá estar ubicado en México. Si éste ha firmado ya un contrato con la Comisión Europea o cuando la Comisión Europea ha sido responsable de los pagos del contrato podrá presentar una copia de la ficha de descripción financiera anterior, a menos que mientras tanto se haya producido un cambio en su cuenta bancaria. Los documentos justificativos deberán presentarse en forma de originales o copias. No obstante, se deberá presentar siempre el original de la ficha de entidad legal y el modelo de identificación financiera. En caso de no adjuntarse estos documentos justificativos al formulario de solicitud en la fecha establecida (15 días naturales desde la fecha de recepción de la carta enviada por la Delegación de la Comisión Europea en México), la solicitud podrá ser rechazada. Sobre la base de la verificación por parte del Comité de Evaluación de los documentos justificativos, éste hará una recomendación final a la Delegación de la Comisión Europea en México que decidirá sobre la concesión de las subvenciones.
Cuando el solicitante o socio(s) es una entidad pública constituida con base en una ley, se debe facilitar una copia de dicha ley 9 Esta obligación no se aplica a los organismos públicos. 13/15 2007
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8
2.5
COMUNICACIÓN DE LA DECISIÓN DE LA DELEGACIÓN DE LA COMISIÓN EUROPEA EN MÉXICO
2.5.1. Contenido de la decisión Se informará a los solicitantes por escrito de la decisión de la Delegación de la Comisión Europea en México sobre su solicitud y las razones de su decisión. Los solicitantes que consideren que han sido perjudicados por un error o una irregularidad durante el proceso de concesión podrán dirigirse a la Delegación de la Comisión Europea en México, ésta deberá responder en el plazo de 90 días desde la recepción de la queja.
2.5.2. Calendario indicativo FECHA
HORA*
Plazo para solicitar aclaraciones de la Delegación de la 10/05/2008 Comisión Europea en México
17:00
Último día en el que la Delegación de la Comisión 20/05/2008 Europea en México emite aclaraciones
-
Plazo para la presentación del formulario de solicitud.
01/06/2008
16:00
Información dirigida a los solicitantes sobre la apertura 30/06/2008* de los proyectos y la conformidad administrativa
-
Información dirigida a los solicitantes sobre la 01/09/2008* evaluación del formulario de solicitud completa
-
Notificación de la aprobación del proyecto (después de 15/10/2008* realizar la comprobación de elegibilidad)
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15/11/2008*
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Firma del contrato
* Fecha provisional. Todas las horas son en la franja horaria del país de la Administración Contratante. 2.6
CONDICIONES APLICABLES A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO TRAS LA DECISIÓN DE LA DELEGACIÓN DE LA COMISIÓN EUROPEA EN MÉXICO DE ADJUDICAR UNA SUBVENCIÓN
Tras la decisión de conceder una subvención a un proyecto, se propondrá un contrato al beneficiario de acuerdo con el modelo de contrato tipo de la Administración contratante (véase el anexo F en http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/documents/execution/grants/e3h_1speccond_es.doc ). Al firmar la solicitud (anexo A), el solicitante declara aceptar, en el caso de serle concedida una subvención, las condiciones del contrato tal y como están establecidas en el modelo de contrato tipo. Contratos de ejecución
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Cuando para la ejecución del proyecto el beneficiario deba recurrir a la contratación, deberá adjudicar el contrato a la oferta económicamente más ventajosa, es decir, aquella que presente la mejor relación calidadprecio, que más se ajuste a los principios de transparencia e igualdad de trato a los posibles contratistas y no deberá existir conflicto de intereses. Para ello, deberá aplicar los procedimientos enunciados en el anexo IV del contrato (Ver en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/documents/execution/grants/e3h_3awardproc_es.doc )
3.
LISTA DE ANEXOS
DOCUMENTOS QUE DEBEN CUMPLIMENTARSE ANEXO A: FORMULARIO DE SOLICITUD DE SUBVENCIÓN (FORMATO WORD) ANEXO B: PRESUPUESTO (FORMATO EXCEL) ANEXO C: MARCO LÓGICO (FORMATO EXCEL) ANEXO D: FICHA DE ENTIDAD JURÍDICA (FORMATO EXCEL) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/annexes_standard_documents/index_e s.htm ANEXO E: FICHA DE IDENTIFICACIÓN FINANCIERA
DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN ANEXO F: CONTRATO TIPO http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/documents/execution/grants/e3h_1speccond_es.doc ANEXO G: DIETAS (VIÁTICOS), disponibles en la dirección siguiente:
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http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/annexes_standard_documents/index_e s.htm