Capacitación 1
Contenido
Documental
documental
Documental
Clasificación de la información
1. Gestión
1.2 Conceptos básicos archivísticos. 2. Identificación
/ Ciclo de Vida del Documento. 2.1 Archivo de Trámite. 2.2 Archivo de Concentración. 2.3 Archivo Histórico. 3. Gestión Documental 3.1 Estructura Organizacional (identificación de acuerdo al organigrama de la SGG.) 3.2 Principios Archivísticos. 4. Valoración
4.1 Valor Primario 4.2 Valor Secundario 5.
Conclusiones
¿Qué es Gestión documental?
Conjunto de principios, métodos, tendientes a la planificación manejo y organización de los documentos generados y recibidos por las organizaciones desde su origen hasta su destino, con el objeto de facilitar su utilización y conservación (Campillo, 2010)
Etapas de la Gestión
Documental
ART.4 XXXII. Gestión
Documental:
Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su Ciclo Vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, Valoración
Documental y conservación;
LIBRO PRIMERO DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN HOMOGÉNEA DE LOS ARCHIVOS
Valoración
ETAPAS
Preservación a largo plazo
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Producción
Disposición
Gestión y trámite
Transferencia
Organización
Áreas Operativas Funciones Administrativas
Área de
de Trámite
Oficialía de partes
de
Correspondencia/
Archivo
Archivo
Concentración Archivo Histórico
Conceptos básicos ytérminos archivísticos.
Acervo:
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Fondo Documental: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un Sujeto Obligado.
Archivo:
Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los Sujetos Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden.
Expediente: A la unidad documental compuesta por Documentos de Archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los Sujetos Obligados.
Documento de Archivo: Al documento que registra cualquier hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, producido, recibido y utilizado por cualquier Sujeto Obligado en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia de su Soporte Documental.
Área Coordinadora: Promoverá que las Áreas Operativas lleven a cabo las acciones de Gestión Documental y Administración de Archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada Sujeto Obligado
Términos Archivísticos
Tiempo de conservación precaucional:
Disposición que fija el tiempo que debe guardarse los documentos en el archivo.
Tipo Documental: Corresponde a la actividad que lo a producido, por ejemplo:
De informar se produce un informe
De recibir se produce un recibo
De pedir o solicitar se producen peticiones o solicitudes.
Disposición Documental: Selección sistemática de los Expedientes de los Archivos de Trámite o Concentración cuya Vigencia Documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar Transferencias ordenadas o Bajas Documentales.
Tipología Documental.
• Creados o recibidos en una dependencia o unidad administrativa.
• Evidencia del desempeño de una función.
• De carácter seriado.
• Únicos e irrepetibles.
Expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios
Correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares
Contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas…
Escritos, impresos, sonoros, visuales, electrónicos, informáticos u holográficos
Tipos de documentos de Apoyo Administrativo
• Copias fotostáticas duplicadas • Borradores • Sobrantes de ejemplares múltiples de un mismo documento • Recados telefónicos • Tarjetas de recordatorio • Registro de control de la correspondencia • Documentos para dar a conocer actividades o sucesos temporales • Documentos cancelados • Documentos carentes de la firma autógrafa o electrónica del servidor público que los generó • Formatos en blanco.
Identificación Documental
Ciclo de Vida del Documento.
Transferencia primaria
de
secundaria
/
Transferencia
Archivo
Trámite (Fase activa) Archivo de Concentración (Fase semiactiva) Archivo Histórico (Fase inactiva) + 2 años 6-12 años Tiempos de Conservación: Administrativo: 6 años Fiscal / Contable: 6 a 12 años Legal: 6 a 12 años
Archivo de Trámite.
Al integrado por Documentos de Archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los Sujetos Obligados
Ciclo vital del documento
Ciclo de vida del documento
de
precaucional para
de trámite concluido:
2 años
conservación
archivos
Producción Recepción Trámite DistribuciónOrganización Consulta
Archivo en trámite
2022
Trámite concluido
2021 2020 2019
Archivo de Concentración.
Al integrado por documentos
Ciclo de vida del
transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él, hasta su Disposición Documental. • Transferencia primaria y recepción documental • Resguardo precaucional de la documentación • Valoración secundaria • Transferencia secundaria • Disposición Final.
documento Producción Recepción Trámite DistribuciónOrganización Consulta Conservación Disposición Final
Archivo Histórico
Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria estatal o municipal de carácter público.
Organización y Clasificación Documental
Dentro de la gestión documental para el proceso de la organización; se debe fundamentar y basar en la aplicación de los principios de procedencia y orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo
Principio de procedencia.
Actividad documental
Series Documentales
Consiste en separar los documentos producidos por una institución de aquellos que produce otra institución. Se ordena de acuerdo con las actividades que se derivan de las funciones de cada Unidad Administrativa.
Actividad documental Actividad documental
SECCIÓN
Subfondo
Principio de orden original
Es la ubicación física de los documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron, produjeron o tramitaron
Correspondencia
La clasificación es aquella labor intelectual que consiste en identificar clases documentales, grupos o series de un fondo.
De acuerdo a las funciones, procedimientos o procesos de cada institución, dicha actividad se verá materializada en el Cuadro de Clasificación Archivística.
Fondo/Entidad
Subfondo/Divisiones
Administrativas
Series/Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función
Sección/Grupos documentales que describen las funciones de una misma unidad administrativa
Subseries/Conjunto de documentos que forman parte de una serie, identificados de forma separada por su contenido y características
Fondo/Entidad Subfondo/ Divisiones Administrativas
Secciones/Division de cada subfondo en grupos documentales que describen las funciones de las unidades administrativas
Valoración documental
La valoración como función y proceso archivístico, tiene como finalidad identificar y asignar los valores primarios y secundarios.
Valores primarios
Administrativos
Jurídico/legal Fiscal/Contable
Valores secundarios Evidénciales
Testimoniales Informativos
Valores primarios
Administrativos
Este valor reside en todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite
Dictamen de cumplimiento de las medidas del programa interno de protección civil
Legales
Este valor acredita derechos y obligaciones de las dependencias, Organismos o equivalentes, con la que se entable alguna relación jurídica dure su trámite
Oficio que otorga la facultad de representación legal ante una demanda
Fiscales/Contables
Aquellos documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones fiscales o registros contables.
Documento que contiene información presupuestal, en el ejercicio de su función.
Valores secundarios
Evidencial Testimonial Histórico
Valor que aporta datos únicos y sustanciales como fuentes primarias para la investigación y que revelan hechos sociales relevantes con la actividad institucional.
Este valor constituye una prueba irrefutable de los derechos y obligaciones imprescriptibles de las personas físicas o jurídico colectivas que hayan tenido relación con la dependencia, organismo o equivalente.
Utilidad permanente de aquellos expedientes que reflejan los orígenes y desarrollo de las dependencias, organismos o equivalentes, sus facultades, funciones, estructura organizacional, normas y procedimientos, así como su evolución y cambios más trascendentes
Clasificación de la Información
Información confidencial
Información reservada
Información pública
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
ARTÍCULO 113
Información de libre acceso
Información reservada
•
La que menoscabe la conducción de las negociaciones
• La que dañe la estabilidad financiera
• La que ponga en riesgo la vida de cualquier persona
• La que cause perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las leyes
ARTÍCULO 113
Información confidencial
• Se encuentra relacionada con los datos personales concernientes a una persona identificada o identificable
• No está sujeta a temporalidad pero solo tienen acceso a ella los titulares y representantes facultados para ello
ARTÍCULO 116
Conclusión:
Fuentes consultadas
Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios. 26 de noviembre de 2020, consultada el 22 de julio de 2022.
Lineamientos para la valoración selección y baja de los documentos expedientes y series de trámite concluido en los archivos del Estado de México. Mayo de 2015, consultada el 22 de julio de 2022.
Ley General de Archivos. 15 de junio de 2018, consultada el 22 de julio de 2022.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 4 de Mayo de 2015, consultada el 22 de julio de 2022.
Frausto manjarrez, J. (2019) Gestión de la documentación en el Estado de México: el caso del organismo auxiliar instituto de fomento minero y estudios geológicos del Estado de México [Tesina de licenciatura, Universidad Autónoma del Estado de México], consultada el 22 de julio de 2022.
Gov.co,Minciencias ACERVO DOCUMENTAL. Fecha de última actualización Lunes, Julio 25, 2022, consultada el 25 julio 2022.
Secretaría General de Gobierno. (2021) Integración del Sistema Institucional de Archivos. diciembre 2021, consultada 25 de julio de 2022.
Ramírez Aceves, M. Y Cadena Inostroza, C. (2021). Implicaciones de la gestión documental en México a partir de la Ley General de Archivos, consultado el 25 de julio de 2022
Cruz Mundet, J. R. (2012). Archivística. Gestión de documentos y Administración de archivos. Alianza Editorial, consultado el 23 de julio de 2022
AGN. (2012). Instructivo para elaborar el cuadro general de clasificación archivística. Consultado el 24 de julio de 2022.