Código: P.DO-ALM.01.01 Fecha de Creación: 24 de junio de 2005 Fecha de Actualización: 27 de julio de 2007
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ELABORADO POR: DESARROLLO INSTITUCIONAL
I.
RECOMENDADO POR: DIRECCIÓN DE OPERACIONES
APROBADO POR DIRECCIÓN GENERAL
PROPÓSITO Establecer la metodología general para la entrega y recepción de los equipos técnicos en el Almacén de Equipos de la Dirección de Operaciones, así como para el uso del Estudio del Sistema Estatal de Radio y Televisión. Este procedimiento también indica las directrices necesarias para la solicitud de personal técnico de la Dirección de Operaciones.
II.
ALCANCE Este procedimiento aplica para todo el personal de la Dirección de Operaciones, así como para todo el personal del Sistema Estatal de Radio y Televisión, que requiera del uso de los Equipos Técnicos y/o del Estudio para grabaciones, transmisiones u otro evento o actividad a realizar. También es aplicable para todo el personal responsable por la Seguridad de las Instalaciones del Sistema Estatal de Radio y Televisión.
III.
DEFINICIONES Equipos Técnicos: Conjunto de elementos como cámaras, micrófonos, baterías, trípode, lámparas, cables, entre otros, utilizados para la producción de los programas que se llevan a cabo en el Sistema Estatal de Radio y Televisión. Verificación: Revisión de las condiciones físicas, técnicas, así como del funcionamiento de los elementos o dispositivos que forman parte de los equipos técnicos. Unidad Gestora / Gestor: Unidad Administrativa responsable de la definición y expresión de la necesidad, de acuerdo con el procedimiento establecido para ello, la cual está involucrada en el proceso o sistema en mención, y como tal, es responsable del cumplimiento, ejecución y administración del mismo.
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IV.
CONTROLES Solicitud de Equipo y/o Servicio Generalidades •
Todas las Solicitudes de Equipos Técnicos y de Personal para grabaciones, transmisiones y/o estudio, deben hacerse directamente a la Dirección de Operaciones, a través del Formulario para la Solicitud de Servicio (Anexo No. 1).
•
En el Formulario para la Solicitud de Servicio debe especificarse y detallarse todo el equipo, personal y/o estudio requerido, así como las horas pautadas, locación, fecha de solicitud, fecha de la actividad o grabación, nombre del productor o solicitante, dirección a la que pertenece el solicitante, así como la necesidad de transporte y/o viáticos de requerirse, etc.
•
En el caso de los Productores, deben realizar la Solicitud de Servicio (equipos, estudio, personal, transporte y/o viáticos) a la Dirección de Producción con quince (15) días antes que culmine el mes, para realizar la programación del mes siguiente o por lo menos quince (15) días antes de llevarse a cabo la actividad o evento.
•
La Dirección de Producción debe aprobar las solicitudes de servicio antes de enviarlas a la Dirección de Operaciones. No se aprobaran las solicitudes de servicios hasta que el realizador y/o productor obtenga la aceptación del guión o escaleta de su programa o documental.
•
La Dirección de Producción, a través de la Coordinación Técnica de Producción es responsable de enviar las solicitudes a la Dirección de Operaciones.
Asignación de Equipos y Personal •
El Jefe de Operaciones Externas debe verificar la disponibilidad del equipo y personal antes de aprobar las Solicitudes de Servicio.
•
El Coordinador de Operaciones, con la participación de la Coordinadora de Producción, son responsables de realizar la programación del Calendario Mensual de Operaciones (Anexo No. 3), en el cual se asignan los equipos y personal de acuerdo a las solicitudes aprobadas, tanto de la Dirección de Producción, así como las solicitudes de otras Unidades de la Institución. Este Calendario debe estar firmado por los responsables de confeccionarlo, así como la firma y fecha de aprobación del Director de Operaciones.
•
El Coordinador de Operaciones es responsable de colocar la numeración consecutiva de las solicitudes aprobadas (No. de Solicitud); Esta numeración puede ser mensual, por ejemplo: jul- 001 (jul = mes en que se genera y 001= solicitud número uno) y será utilizada hasta que se realice el procedimiento para la confección de los formularios con la numeración pre-impresa y con la copia respectivamente.
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•
El Coordinador de Operaciones debe distribuir el Calendario Mensual de Operaciones, a las unidades correspondientes y colocarlo en un lugar visible para conocimiento de todo el personal involucrado en el mismo. La Secretaria de la Dirección de Operaciones, debe archivar el original del Calendario Mensual de Operaciones y las copias del Formulario para la Solicitud de Servicio aprobados.
•
Antes de una grabación, el realizador y el productor o solicitante, deben reunirse con el personal de la Dirección de Operaciones asignado, para coordinar, entregar y discutir el guión o la escaleta de su programa o documental, o actividad a realizar.
•
Las series o actividades que así lo requieran deben planificar y realizar sus locaciones, a las cuales deben asistir personal de Operaciones asignado y un técnico de Ingeniería, en caso de Unidad Móvil.
Uso del Estudio •
El horario de inicio de una grabación en estudio de un pre-grabado, dependerá de lo establecido en la solicitud. Independientemente de la hora de inicio de la grabación, todo el equipo asignado debe estar y permanecer en sus puestos en el estudio una hora antes de la hora de inicio de la grabación, para efectos de coordinar las actividades a realizar.
•
Durante una grabación en estudio o Unidad Móvil el Realizador debe permanecer en Sub-control con el Director de Cámara y conjuntamente tomar decisiones que coadyuven a la óptima calidad del programa. El Productor y/o Asistente debe permanecer en el área de estudio o tras bastidores, en el caso de Unidad Móvil.
•
El Realizador y/o Productor deben comunicar cordialmente a sus invitados, que esperen en el Lobby su turno para su participación en los programas y asegurarse que en el estudio permanezcan solo aquellas personas que participarán en la grabación.
Entrega de Equipos Técnicos •
En el caso de los equipos de la Dirección de Noticias, se hará la entrega de acuerdo al Formulario para Solicitud de Equipo – Asignación de Noticias, previa aprobación por el Director (a) de Noticias y/o Coordinador de Noticias.
•
El Almacenista es responsable de la entrega del Equipo Técnico, en cumplimiento con el Calendario Mensual de Operaciones y las solicitudes recibidas.
•
El Almacenista de Operaciones no entregará equipos que no estén contemplados dentro del Calendario Mensual de Operaciones y que no cuenten con la solicitud aprobada por la Dirección de Operaciones.
•
Los productores o solicitantes que hayan realizado la solicitud de equipo y/o personal, deben estar en el Almacén de Equipos a la hora citada, media (½) hora antes del inicio de la actividad, para la verificación de los equipos y confirmar que los mismos corresponden con los que fueron solicitados. De no estar en el almacén a la hora citada, productores o solicitantes, se dará un lapso hasta media (½) hora después de la hora de inicio de la actividad, previa justificación ante la Dirección de
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Operaciones, de lo contrario el Almacenista procederá a cancelar la entrega, ya que el incumplimiento del horario afecta la realización de las actividades posteriores programadas en el Calendario. El Almacenista deberá notificar inmediatamente la cancelación a la Dirección de Operaciones. En caso de que el Personal de Operaciones no cumpla con la hora citada (ausencia o tardanza), el Director de Operaciones o el Coordinador de Operaciones tomarán las medidas al respecto, a fin de asegurar que la actividad programada se cumpla. •
Para realizar la entrega de equipos, el Almacenista debe llenar el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico (Anexo No. 4), de acuerdo a lo establecido en el Formulario para Solicitud de Servicio o en el Formulario para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias (en caso de la Dirección de Noticias). El “No. de Solicitud” debe corresponder con el “No. de Formulario” en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico para mantener un control sobre los equipos entregados, tanto de la Dirección de Operaciones como de la Dirección de Noticias. Nota: El Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico anexo a este procedimiento, será utilizado temporalmente hasta que cada equipo cuente con un formato donde se disponga de la marca, serie y placa pre-impresa.
•
El Almacenista y el Personal responsable de retirar el equipo (Camarógrafo, Técnico de Exteriores, Productores o Personal Autorizado), deben verificar que el mismo esté en buenas condiciones antes de la entrega y registrar cualquier situación o condición especial del equipo en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
•
En caso de que un equipo no esté en condiciones de ser entregado o presenta daños técnicos, el Almacenista debe notificar inmediatamente al Director de Operaciones o al Coordinador de Operaciones, quién debe coordinar con el Jefe de la Unidad Gestora, a fin de determinar el reemplazo o no del equipo, teniendo en cuenta la prioridad del servicio a brindar.. El Almacenista debe realizar el Informe del Daño o Inconveniente en el Equipo (Anexo No.6) correspondiente.
•
El Director de Operaciones y/o el Coordinador de Operaciones deben asegurarse que el Almacén de Equipos tenga delimitadas e identificadas las áreas donde se encuentran los equipos; por ejemplo: área para verificación de equipos, área de entrega, área de recepción, a fin de preservar el manejo y cuidado de los equipos técnicos.
•
El Almacenista debe firmar en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico como responsable de los equipos a entregar, así como colocar la fecha y hora en que hace entrega del equipo en el almacén.
•
Los Camarógrafos y todo el personal que haga uso del Equipo Técnico de Operaciones y Noticias, serán responsables de los mismos, desde el momento en que el Almacenista le haga entrega formal del mismo, hasta que el equipo sea devuelto al Almacén de Equipos.
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•
El Almacenista debe entregar el Equipo Técnico (cámaras, luces, etc.) en su respectivo estuche (de tenerlo) y cerciorarse de que los mismos sean regresados al almacén tal como se entregó.
•
El Almacenista debe adjuntar el Formulario para la Solicitud de Servicio o el Formulario para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias (en el caso de Noticias) a la copia del Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico y colocarlo en la Carpeta de Equipos Entregados, hasta que el equipo sea regresado al almacén con el formulario original. El Almacenista debe tener una Carpeta para los equipos de la Dirección de Noticias y otra para los equipos de la Dirección de Operaciones que hayan sido entregados, pero no regresados.
•
Los Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico de la Dirección de Noticias deben archivarse separadamente del resto de los formularios entregados.
Nota: El Camarógrafo (Operaciones o Noticias) o Técnico de Exteriores asignado (Ingeniería) son los únicos funcionarios autorizados de retirar equipos de cámara, previa autorización mediante la Solicitud de Servicio o Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias (para el caso del personal de Noticias). Control de Salida de Equipos Técnicos •
El Camarógrafo o personal responsable y el Personal de Seguridad en la recepción, deben confirmar la cantidad de equipos, marca, número de serie, modelo y verificar que correspondan con lo señalado en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico, antes de que los mismos salgan de las instalaciones de la institución.
•
El Camarógrafo o el personal responsable de retirar un equipo debe entregar al personal de seguridad en la recepción el original del Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
•
El personal encargado de la seguridad debe cerciorarse de que lo indicado en el Formulario corresponda físicamente con el equipo retirado.
•
El personal de seguridad debe registrar completamente en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos (Anexo No.5) el movimiento del equipo técnico fuera de las instalaciones con la siguiente información: 1. Fecha en que se genera la bitácora diariamente. 2. El Número de Formulario (igual al # de Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico). 3. Nombre del Funcionario Autorizado. 4. Dirección a la cual pertenece el funcionario asignado. 5. Fecha y hora de salida y entrada. 6. Firma de salida y entrada del funcionario autorizado. 7. Nombre del Seguridad que autoriza salida y la entrada. 8. Observaciones (de ser necesarias).
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Recepción de Equipos Técnicos •
El Camarógrafo y el Personal de Seguridad en la recepción, deben confirmar la cantidad de equipos, marca, número de serie, modelo, placa y verificar que los mismos correspondan con lo señalado en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico, al momento del ingreso de los mismos a las instalaciones.
•
El Personal de Seguridad debe registrar el movimiento de entrada del equipo en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos.
•
El Personal de Seguridad es responsable de archivar diariamente la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos, como constancia del movimiento de los equipos fuera de las instalaciones y verificar que la misma sea llenada correcta y completamente. Cuando un equipo no sea devuelto el mismo día de la entrega, la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos no debe archivarse hasta que dicho equipo sea devuelto. Al momento que el equipo regrese, se debe colocar el ingreso en la bitácora del día en que fue entregado, colocar la observación al respecto y completar la bitácora para entonces proceder con el archivo de la misma.
•
Todos los Equipos Técnicos debe ser devueltos directamente al Almacén de Equipos, por lo tanto, los mismos no deben dejarse fuera del almacén.
•
Los camarógrafos y el personal autorizado son responsables de devolver los equipos en sus respectivos estuches (de tenerlo), tal como fue entregado.
•
Los Camarógrafos y todo el personal autorizado que retire equipo, deben regresarlo al Almacén de Equipos una vez realizada la actividad de acuerdo a la hora pautada aproximada (final).
•
Igualmente, todos los Equipos Técnicos deben ser recibidos únicamente por el Almacenista de Operaciones, por lo tanto, ningún equipo debe ser entregado a otra persona que no esté autorizada por la Dirección de Operaciones.
•
Cuando el equipo sea devuelto, el Almacenista obtiene de la Carpeta de Equipos Entregados, la copia del Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico y el Formulario para la Solicitud de Servicio o el Formulario para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias (en el caso de Noticias) y registra la recepción del equipo en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico (original y copia).
•
El Almacenista es responsable de recibir los equipos en el Almacén de Equipos y verificar que los mismos estén completos, funcionando adecuada y correctamente.
•
Los Formularios de Entrega y Recepción de Equipos Técnicos (original y copia) con su respectiva solicitud deben archivarse diariamente en Carpeta de Entrega y Recepción de Equipos Técnicos (Operaciones y Noticias), posteriormente, esta carpeta debe reposar en un archivo mensual.
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•
Si el Equipo Técnico devuelto tiene algún daño, no funciona correctamente o está incompleto, el Almacenista debe realizar un Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos Técnicos (Anexo No.6). Si el equipo está dañado, el Almacenista debe llenar el Formulario para Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipos (Anexo No.7). El Almacenista debe remitir inmediatamente el Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos Técnicos y/o la Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipos al Director de Operaciones. El Director de Operaciones es responsable de autorizar al almacenista el movimiento o traslado del equipo con daño al departamento de Mantenimiento y Reparación de Equipos en la Dirección de Ingeniería conjuntamente con copia del Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos Técnicos y del Formulario de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipos original. El Almacenista debe archivar el Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos Técnicos y el Formulario de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipos firmado por Ingeniería (original), en el Expediente del Equipo Técnico correspondiente.
•
Cuando el Almacenista encuentre algún equipo fuera del almacén, debe realizar un Informe en donde se establezca el nombre de la persona responsable por la utilización del equipo y el estado en que lo dejó. Este Informe debe remitirse inmediatamente al Director de Operaciones, el cual debe evaluar la situación y tomar las medidas necesarias.
El Almacenista debe realizar un Reporte Diario a la Dirección de Operaciones acerca de las entregas realizadas durante el día (por turno). Ejemplo: cantidad de equipos entregados, cantidad de equipos con daño, cantidad de solicitudes canceladas, cantidad de equipos recibidos etc. En caso de que algún equipo sea regresado o ingrese a las instalaciones después de la hora de salida del último almacenista en turno, el equipo debe igualmente verificarse y registrarse en la recepción con el Personal de Seguridad, el cual debe anotar la observación en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos y en el Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico. El Camarógrafo o el Personal Autorizado debe trasladar el equipo hasta el anaquel o armario bajo llave, destinado para los equipos técnicos fuera del almacén, por lo tanto el camarógrafo o personal autorizado debe guardar custodia de la llave y es responsable por el equipo hasta que el Almacenista regrese o inicie su turno y el equipo ingrese formalmente al almacén de equipos.
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Expediente de los Equipos Técnicos Todos los equipos técnicos deben contar con una Ficha Técnica que refleje las características técnicas del mismo; esta ficha se encuentra archivada el expediente de cada equipo. La Ficha Técnica es un documento en el cual deben registrarse características como: • Nombre del Equipo • Nombre del Fabricante • Número de serie • Marca • Código de Identificación • Ubicación (en el Almacén) • Características Generales El Expediente del Equipo contiene otros documentos que forman parte del control del equipo, como Reportes de Mantenimiento y Reparaciones, Catálogos del Equipo, si cuenta con los mismos y otros documentos necesarios que permitan un adecuado control del estado y ubicación del mismo. El Almacén de Equipos debe contar con un Listado de los Equipos Técnicos que se encuentran en el mismo, a fin de mantener un control sobre la existencia de éstos. El Almacenista debe codificar, elaborar y mantener actualizados: la Ficha Técnica, el Expediente y el Listado de los Equipos Técnicos, con revisión periódica del Director de Operaciones y/o el Coordinador de Operaciones. El Director de Operaciones es responsable de garantizar la capacitación del personal del Almacén de Equipos en el uso y cuidado del Equipo Técnico.
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Control del Procedimiento Toda revisión que se emita de este procedimiento, el P.DO-ALM.01.00, será aprobada por las instancias que han aprobado la versión inicial (00). • • •
Preparado por: Recomendado por: Aprobado por:
Desarrollo Institucional (OIRH) Dirección de Operaciones Dirección General
Las revisiones, modificaciones y actualizaciones de este procedimiento se incluyen en el registro de control que permanece ubicado en el archivo de la unidad de Desarrollo Institucional. El código “P.DO-ALM.01.00” establecido para este procedimiento indica en su secuencia lo siguiente: P = Se trata de un procedimiento. DO-ALM = Se trata de un procedimiento que desarrolla una materia de la Dirección de Operaciones, específicamente en el Almacén de Equipos. 01 = Es el procedimiento número uno en la secuencia numérica de los procedimientos de la Dirección de Operaciones. 00= Es la versión original del procedimiento.
V.
METODOLOGÍA Y RESPONSABILIDADES Flujo del Macroproceso (Entrega de Equipos Técnicos)
Unidad Gestora
Dirección de Operaciones
1
Solicitud de Servicio (equipos y personal)
Recepción
4
Solicitud de Equipos Asignación de Noticias
2
Almacén de Equipos
Revisión y verificación de equipos
3 Asignación de Equipo y Personal de Operaciones
5 Entrega de Equipos Técnicos en el Almacén
6 Salida de Equipos Téc. de las Instalaciones
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Narrativa del Proceso de Entrega de Equipos Referencia 1. 1.1
1.2 1.3 2.
Actividad Solicitud de Equipo - Asignación de Noticias Realiza la asignación de noticias y autoriza el uso del equipo, al personal de noticias con el Formulario para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias (Anexo No.1). Entrega al Almacenista, el formulario original debidamente autorizado. Recibe el formulario y procede de acuerdo al punto 4.2 y 4.3. Solicitud de Servicio (Equipos y Personal)
Unidad Responsable
Dirección de Noticias Dirección de Noticias Almacén de Equipos
Cargo del Responsable Director (a) de Noticias y/o Coordinador (a) de Noticias Camarógrafo de Noticias Almacenista
Realiza la solicitud a la Dirección de Operaciones a Director o Jefe de la través del Formulario para la Solicitud de Servicio Unidad Gestora Unidad (Anexo No.2). Nota: En caso de los Productores deben realizar la solicitud de acuerdo al punto 2.2 y se procede conforme a los puntos 2.3, 2.4 y 2.5. Realiza la Solicitud de Servicio a la Dirección de Dirección de 2.2 Productor Producción con quince días (15) de anticipación. Producción Revisa el guión o escaleta del programa o Dirección de Directora de 2.3 documental y emite el V°B° del mismo. Producción Producción De recibir el V°B° del guión, aprueba las solicitudes Coordinación Coordinadora de 2.4 recibidas. de Producción Producción Envía las Solicitudes de Servicio a la Dirección de Coordinación Coordinadora de 2.5 Operaciones. de Producción Producción Nota: De requerirse la Unidad Móvil para el evento solicitado, se debe coordinar con la Dirección de Ingeniería y enviar la solicitud para la asignación de los técnicos de exteriores. Posteriormente, se envían a la Dirección de Operaciones para seguir con los trámites correspondientes. Recibe los Formularios para las Solicitudes de Dirección de Coordinador de Servicio aprobadas por la Unidad Administrativa 2.6 Operaciones Operaciones correspondiente y la Dirección de Ingeniería (en caso de requerirse la Unidad Móvil). Asignación de Equipos y Personal de 3. Operaciones Tramita y aprueba las solicitudes recibidas de Dirección de Coordinador de 3.1 acuerdo a la disponibilidad de equipo y personal. Operaciones Operaciones 2.1
3.2
3.3
Realiza la programación del Calendario Mensual de Operaciones dividido en cuatro (4) semanas (Anexo No.3), en coordinación con la Dirección de Producción. Revisa y aprueba el Calendario Mensual de Operaciones.
Dirección de Operaciones
Coordinador de Operaciones
Dirección de Operaciones
Director de Operaciones
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Referencia 3.4 3.5 3.6 3.7 4. 4.1 4.2 4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
Actividad Archiva copia de las solicitudes aprobadas y original del Calendario Mensual aprobado por la Dirección de Operaciones. Entrega copia del Calendario al Director de Operaciones y a la Directora de Producción. Coloca semanalmente, en un lugar visible, el Calendario para conocimiento del personal que va a utilizar los equipos. Entrega al Almacenista copia del Calendario y de las solicitudes originales aprobadas. Revisión y verificación de equipos en el Almacén de Equipos Técnicos. Recibe copia del Calendario y de las solicitudes de equipos aprobadas. Compara la solicitud de equipo contra el Calendario antes de realizar la entrega del equipo. Llena el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico (Anexo No. 4). Realiza la revisión y verificación de los equipos técnicos y coloca cualquier situación u observación en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico. En caso de que el equipo no esté en condiciones de uso o se detecte algún daño, notifica inmediatamente al Director de Operaciones. De acuerdo al Calendario, verifica si existe equipo disponible para el cambio y/o evalúa otras opciones, en coordinación con la Dirección de la Unidad Gestora. Si hay equipo disponible, autoriza el cambio del equipo.
Realiza cambio del equipo y lo registra en el Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico y procede de acuerdo al punto 4.3.4. En caso de que no haya equipo disponible para el cambio y no exista otra opción, autoriza cancelar la entrega del mismo en coordinación con la Unidad Gestora. Cancela la entrega del equipo y registra la acción en el Formulario para Entrega y Recepción de Equipos Técnicos correspondiente.
Unidad Responsable
Cargo del Responsable
Dirección de Operaciones
Secretaria de Operaciones
Dirección de Operaciones
Coordinador de Operaciones
Dirección de Operaciones
Coordinador de Operaciones
Dirección de Operaciones
Coordinador de Operaciones
Almacén de Equipos Almacén de Equipos Almacén de Equipos
Almacenista Almacenista Almacenista
Almacén de Equipos y Unidad Gestora
Almacenista, Camarógrafo o Técnico de Exteriores y Productor
Almacén de Equipos
Almacenista
Dirección de Operaciones
Dirección de Operaciones
Director de Operaciones o Coordinador de Operaciones Director de Operaciones o Coordinador de Operaciones
Almacén de Equipos
Almacenista
Dirección de Operaciones
Director de Operaciones o Coordinador de Operaciones
Almacén de Equipos
Almacenista
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Referencia
4.11
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
6.
6.2
6.3
6.4
Realiza un Informe en el cual se establece el daño o inconveniente del equipo y procede de acuerdo al punto 3.3, 3.4, 3.5 y 3.6 de la Narrativa del Proceso de Recepción de Equipos, para el registro de la reparación correspondiente. Entrega de Equipos Técnicos en el Almacén de Equipos
Unidad Responsable
Cargo del Responsable
Almacén de Equipos
Almacenista
Si el equipo a entregar se encuentra en buenas condiciones para su uso, coloca el mismo en el Área de Entrega de Equipos. Registra fecha y hora en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico (original y copia), así como, el nombre completo (legible) del almacenista que entrega el equipo. Entrega equipo conjuntamente con el original del Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
Almacén de Equipos
Almacenista
Almacén de Equipos
Almacenista
Almacén de Equipos
Almacenista
Archiva copia del Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico con la respectiva solicitud, en la Carpeta de Equipos Entregados (Operaciones o Noticias), hasta que el equipo sea devuelto con el original.
Almacén de Equipos
Almacenista
Unidad Gestora
Camarógrafo, Personal autorizado o Técnico de Exteriores y Productor
Unidad Gestora
Camarógrafo, Personal autorizado o Técnico de Exteriores y Productor
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Retira el equipo del almacén con el original del formulario, se dirige al área de recepción.
5.5
6.1
Actividad
Salida de Equipos Instalaciones.
Técnicos
de
las
Entrega original del Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico al Personal de seguridad en turno. Verifica la cantidad de los equipos entregados contra el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico. Coloca el la parte inferior del Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico la fecha de salida, revisado por (Nombre del seguridad) y la hora de salida. Registra salida del equipo en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos (Anexo No.
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Referencia
6.5
6.6
Actividad 5). Coloca Firma (nombre completo legible) del Funcionario Autorizado, en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos como evidencia del responsable de la salida equipo. Guarda custodia del original del Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico hasta que el equipo sea devuelto.
Unidad Responsable
Cargo del Responsable
Unidad Gestora
Camarógrafo, Personal Autorizado o Técnico de Exteriores
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Flujo del Macroproceso (Recepción de Equipos)
Recepción
Almacén de Equipos
1
2
3
4
Ingreso y verificación del Equipo Técnico
Entrega del Equipo en el Almacén de Equipos
Verificación y revisión del Equipo Téc. recibido
Almacenamiento del Equipo
Narrativa del Proceso de Recepción de Equipos Referencia 1.
Actividad
Unidad Responsable
Cargo del Responsable
Ingreso del Equipo Técnico a Recepción
1.1
Ingresa el equipo a la recepción de las instalaciones de Sistema Estatal de Radio y Televisión
Unidad Gestora
Camarógrafo, Personal Autorizado o Técnico de Exteriores y Productor
1.2
Recibe el Equipo Técnico en la recepción y registra el ingreso en la Bitácora de Salida y Entrada de Equipos Técnicos.
Servicios Generales
Personal de Seguridad
1.3
Revisan y verifican que los equipos que ingresan corresponden con lo indicado en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
Servicios Generales y Unidad Gestora
1.4
Coloca en la parte inferior del Formulario para la
Servicios
Personal de Seguridad, Camarógrafo o Técnico de Exteriores y Productor Personal de
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Referencia
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
Actividad Entrega y Recepción de Equipo Técnico, la información correspondiente a la entrada de los equipos a las instalaciones, fecha de entrada, recibido por (nombre del seguridad), hora de entrada y observación (de ser necesaria). Registra cualquier inconveniente visible en el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo Técnico (Observación) de ser necesario. Registra el ingreso en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos. Firma en la Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos como evidencia de la entrada equipo. Si el almacén se encuentra abierto, hace entrega del original del Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico al Camarógrafo o al Personal autorizado. Recibe el Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico original, se dirige con el equipo al almacén de operaciones y procede de acuerdo al punto 2 “Entrega del Equipo en el Almacén de Equipos”. En caso de que el equipo sea utilizado en Unidad Móvil, registra la observación, en el formulario y en la bitácora diaria, del traslado del equipo a Ingeniería para limpieza y entrega el Formulario para la Entrega y Recepción de Equipo al Técnico de Exteriores. Procede a trasladarlo a la Dirección de Ingeniería a Mantenimiento y Reparación de Equipo, para la debida limpieza de los mismos antes de entregarlos al almacén, en un lapso no mayor de dos (2) días. Si el almacén de equipos se encuentra cerrado, coloca observación en el formulario y en la bitácora. Si es equipo portátil, o cualquier otro equipo técnico, coloca el equipo conjuntamente con el Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico, en el anaquel para equipos técnicos ubicado fuera del almacén, bajo llave, guarda custodia de la misma y es responsable del equipo hasta que el Almacenista regrese o inicie su turno y el equipo ingrese formalmente al almacén.
Unidad Responsable Generales
Cargo del Responsable Seguridad
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Unidad Gestora
Camarógrafo, Personal Autorizado o Técnico de Exteriores
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Unidad Gestora
Camarógrafo, Personal Autorizado
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Unidad Gestora
Técnico de Exteriores
Servicios Generales
Personal de Seguridad
Unidad Gestora
Camarógrafo o Personal Autorizado
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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Referencia 1.14
1.15 2. 2.1
2.2 2.3 3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5 3.6
Unidad Responsable
Cargo del Responsable
Unidad Gestora
Camarógrafo o Personal Autorizado
Abre el anaquel, saca los equipos y verifica los mismos contra el Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico y registra el ingreso formal de los mismos en el almacén.
Almacén de Equipos
Almacenista
Entrega del Equipo en el Almacén de Equipos Si el Almacén de Equipos se encuentra abierto, devuelve el equipo utilizado con el original del Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico. Realiza la recepción del equipo técnico utilizado.
Unidad Gestora
Camarógrafo o Técnico de Exteriores
Almacén de Equipos
Almacenista
Busca la copia del Formulario para Retiro de Equipo Técnico en la Carpeta de Equipos Entregados.
Almacén de Equipos
Almacenista
Actividad Entrega la llave al almacenista formalmente el equipo al almacén.
y
entrega
Verificación y revisión del Equipo Técnico recibido Revisa y verifica que el equipo se encuentre en buenas condiciones y de acuerdo como fue entregado con el Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico. Registra y firma (nombre completo legible) la recepción del equipo en el Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico (original y copia). Archiva original y copia del Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico y de la solicitud correspondiente, en la Carpeta de Entrega y Recepción de Equipos Técnicos (Operaciones y Noticias),y al término de cada mes, ubica de forma consecutiva, todos los formularios según el mes que corresponda. En caso de que el equipo no esté en condiciones de uso, realiza un Informe de Daños e Inconvenientes en Equipos Técnicos (Anexo No.6) en el cual se establezca el daño o inconveniente del equipo, nombre del Camarógrafo o de la persona responsable que utilizó el equipo por última vez. Llena el Formulario para la Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipo (Anexo No.7). Entrega el Informe y copia de la Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipo al Director
Almacén de Equipos y Unidad Gestora Almacén de Equipos y Unidad Gestora
Almacenista y Camarógrafo o Técnico de Exteriores Almacenista y Camarógrafo o Técnico de Exteriores
Almacén de Equipos
Almacenista
Almacén de Equipos
Almacenista y/o Camarógrafo o Personal Autorizado
Almacén de Equipos
Almacenista
Almacén de Equipos
Almacenista
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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Referencia
Actividad
Unidad Responsable
Cargo del Responsable
Dirección de Operaciones / Dirección de Noticias
Director de Operaciones / Directora de Noticias
Dirección de Operaciones
Director de Operaciones
Almacén de Equipos
Almacenista
Dirección de Ingeniería
Técnico de Mantenimiento y Reparación de Equipos
Almacén de Equipos
Almacenista
Almacén de Equipos
Almacenista
de Operaciones y a la Directora de Noticias (en el caso de los equipos de Noticias). 3.7
3.8
3.9
3.10
3.11 4. 4.1
VI.
Recibe el Informe y la Solicitud de Reparación para su análisis. Autoriza el traslado del equipo al departamento de Mantenimiento y Reparación de Equipos en la Dirección de Ingeniería. Traslada equipo al área de Mantenimiento y Reparación de Equipos, con el Formulario para la Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipo. Recibe el equipo y firma la Solicitud Mantenimiento y/o Reparación de Equipo.
de
Archiva copia del Informe y del Formulario para la Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipo en el Expediente del Equipo. Almacenamiento del Equipo Si el equipo está en buenas condiciones lo almacena adecuadamente (en su estuche, si lo tiene) en los anaqueles o lugares delimitados para el mismo dentro del Almacén.
ANEXOS Anexo No. 1
Formulario para Solicitud de Equipo / Asignación de Noticias.
Anexo No. 2
Formulario para la Solicitud de Servicio.
Anexo No. 3
Calendario Mensual de Operaciones.
Anexo No. 4
Formulario para Entrega y Recepción de Equipo Técnico.
Anexo No. 5
Bitácora Diaria de Salida y Entrada de Equipos Técnicos en Recepción.
Anexo No. 6
Informe de Daños o Inconvenientes en Equipos Técnicos.
Anexo No. 7
Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Equipo.
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ANEXO No. 1 F.DO-ALM.01.00.01
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES SOLICITUD DE EQUIPOS / ASIGNACIÓN DE NOTICIAS # de Solicitud Nombre del Periodista Asignado
Fecha de Asignación Horas Aproximadas Inicio Final a.m.
Camarógrafo Asignado Actividad o Evento Lugar de la Actividad o evento
p.m.
a.m. p.m.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR
Cámaras
REQUERIMIENTOS Otros Especifique:
Iluminación Audio Estudio
Firma del Periodista Asignado Firma del Camarógrafo Asignado Nota: La Asignación puede estar autorizada por el Director (a) de Noticias y/o por el Coordinador (a) de Noticias. Autorizado por:
Recibido por:
Hora:
Director (a) de Noticias Coordinador (a) de Noticias PARA USO DEL ALMACÉN DE OPERACIONES Observación: Periodista o Camarógrafo responsable:
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ANEXO No. 2 F .D O - A L M .0 1 .0 0 .0 2
R A D IO Y T E L E V IS IÓ N E D U C A T IV A D IR E C C IÓ N D E O P E R A C IO N E S
F O R M U L A R IO P A R A S O L IC IT U D D E S E R V IC IO # d e S o lic itu d
P A R A U S O D E L P R O D U C T O R O S O L IC IT A N T E F e c h a d e S o lic itu d
P ro d u c to r
F e c h a d e A c tiv id a d
S o lic ita n te
P ro g ra m a o E v e n to
U n id a d A d m in is tra tiv a
L o c a c ió n S e rv ic io S o lic ita d o
H o ra s P a u ta d a s A p ro x im a d a s In ic io F in a l
U n id a d P o rtá til
G ra b a c ió n
* * U n id a d M ó v il
N ú m e ro d e C á m a ra s
T ra n s m is ió n
T ra n s p o r te
E s tu d io
a .m .
a .m .
p .m .
p .m .
D E S C R IP C IÓ N D E L A A C T IV ID A D A R E A L IZ A R
R E Q U E R IM IE N T O S E S P E C IA L E S P E R S O N A L (C o lo c a r la c a n tid a d d e p e r s o n a l r e q u e r id o ) D ire c to r d e C á m a ra s V iá tic o s
C a m a ró g r a f o (s )
A s is te n te (s )
O p e ra d o r d e A u d io
L u m in o té c n ic o
O tro s E Q U IP O T É C N IC O
Ilu m in a c ió n A u d io O tr o s / E s p e c if iq u e
F ir m a d e l P r o d u c to r (a ) o S o lic ita n t e
D ir e c to r o J e f e d e la U n id a d S o lic ita n te
** P A R A U S O D E L A D IR E C C IÓ N D E IN G E N IE R ÍA T é c n ic o ( s ) A s ig n a d o (s )
A p ro b a d o p o r D ire c to r (a ) d e In g e n ie ría P A R A U S O D E L A D IR E C C IÓ N D E O P E R A C IO N E S
D ire c to r d e C á m a ra
C a m a ró g ra fo (s )
O p e ra d o r d e A u d io
A s is te n te (s )
L u m in o té c n ic o
O tro s
O b s e r v a c io n e s A p ro b a d o p o r:
H o r a S o lic it u d d e R e tiro
H o r a d e C it a c ió n D ir e c t o r d e O p e r a c io n e s S O LO P A R A U S O D E L A LM A C É N M o tiv o : a .m . C a n c e la d a p .m .
A lm a c e n is ta d e O p e r a c io n e s
A c e p ta d a
P r o d u c to r o S o lic it a n t e
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ANEXO No. 3 F.DO-ALM.01.00.03
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
CALENDARIO MENSUAL DE OPERACIONES MES / AÑO SEMANA HORA
EQUIPOS / PERSONAL
LUNES
MARTES
MIÉRCOLES
JUEVES
T
A
R
D
E
N
O
C
H
E
VIERNES
SÁBADO
DOMINGO
OBSERVACIONES
PREPARADO POR:
APROBADO POR: COORDINADOR DE OPERACIONES
COORDINADORA DE PRODUCCIÓN
DIRECTOR DE OPERACIONES
FECHA
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ANEXO No. 4 F.DO-ALM.01.00.04
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
FORMULARIO PARA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS Formulario #
Camarógrafo
Programa o Evento
Solicitante
Locación
Unidad Administrativa DESCRIPCIÓN DE EQUIPOS Marca
Modelo
Serie
Placa
Marca
Cámara
Base de Trípode
VTR
Maleta de Trípode
Lente
Lámpara
Viewfinder
Bandor de Lámpara
Micrófono Cámara
Trípode de Lámpara
Batería
Cable de Lámpara
Batería
Horquillas
Cargador de Batería
Maleta de Lámpara
Amplificador de Audio
Cables de BNC
Ultralight
Cables de Audio
Micrófono de mano
Extensiones
Micrófono de mano
Multitomas
Monitor
Forro de Maletas
Trípode
Maleta de Cámaras
Modelo
Serie
Otros
PARA USO DEL ALMACÉN DE OPERACIONES ENTREGA
RECEPCIÓN
Fecha de Entrega
Fecha de Recepción Recibido por
Entregado por Almacenista de Operaciones
Almacenista de Operaciones
Hora de Entrega
Hora de Recepción
Observación
Observación
Retirado por
Entregado por PARA USO DEL SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES SALIDA
ENTRADA
Fecha de Salida
Fecha de Entrada
Entregado por
Recibido por Seguridad
Hora de Salida
Seguridad Hora de Entrada
Placa
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ANEXO No. 5 F.DO-ALM.01.00.05
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA BITÁCORA DIARIA DE SALIDA Y ENTRADA DE EQUIPOS TÉCNICOS EN RECEPCIÓN FECHA
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
# DE FORMULARIO
NOMBRE DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO
DIRECCIÓN
FECHA SALIDA ENTRADA
HORA SALIDA ENTRADA
FIRMA DEL FUNCIONARIO AUTORIZADO SALIDA ENTRADA
NOMBRE DEL SEGURIDAD ENTREGA RECIBE
OBSERVACIÓN
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ANEXO No. 6 F.DO-ALM.01.00.06
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA DIRECCIÓN DE OPERACIONES
INFORME DE DAÑOS O INCONVENIENTES EN EQUIPOS TÉCNICOS Fecha Director de Operaciones Director (a) de la Unidad Responsable Dirección Responsable Equipo Técnico Modelo
Serie
Marca
Placa INFORME DE LA ACTIVIDAD REALIZADA
Responsable por el Equipo Técnico
# de Solicitud Programa o Evento Fecha de la Actividad
Productor Solicitante
Locación
Unidad Administrativa Servicio Solicitado
Tiempo Ejecutado
Unidad Portátil
Transporte
Grabación
** Unidad Móvil
Estudio
Transmisión
Inicio
Final a.m.
a.m.
p.m.
p.m.
INFORME DE DAÑOS O INCONVENIENTES
Preparado por Almacenista de Operaciones
Camarógrafo o Personal Autorizado
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS TÉCNICOS EN EL ALMACÉN DE OPERACIONES
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ANEXO No. 7 F.DO-ALM.01.00.07
RADIO Y TELEVISIÓN EDUCATIVA DIRECCIÓN DE OPERACIONES
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE EQUIPOS # de Solicitud Nombre del Solicitante
Equipo Técnico
Placa
Fecha de Solicitud
Modelo
Serie
Tipo de Solicitud
Mantenimiento
Reparación
DESCRIPCIÓN DEL DAÑO O INCONVENIENTE
Para uso de la Dirección de Operaciones Observación
Aprobado por Director de Operaciones
Para uso de la Dirección de Ingeniería Recibido por Mantenimiento y Reparación de Equipos
Fecha de Recibido
Observación