Gestión de Tesorería en un centro docente by Antonio BG

Gestión económica Centros Docentes © Antonio Blanco Gómez

GESTIÓN DE TESORERÍA. En el denominado activo corriente podemos encontrar conceptos diversos como el efectivo en caja y bancos, los saldos de cuentas de recibos (clientes), las imposiciones a plazo, etc. También encontraremos otro concepto contable denominado exigible a corto plazo o pasivo corriente, compuesto fundamentalmente por los saldos de las cuentas de proveedores, acreedores, impuestos a pagar, la proporción de deudas a largo plazo que vencen en el año, etc... La diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente se conoce como fondo de rotación o fondo de maniobra. En las siguientes páginas trataremos sobre la forma de administrar todas las cuentas del balance que pertenecen a los apartados de circulante. En nuestros centros el dinero no siempre entre al mismo ritmo que sale, ni en los mismos periodos. En algunos momentos habrá exceso de caja (efectivo en caja y cuentas corrientes) y en otros tendremos dificultades para pagar. Debemos prever con suficiente anticipación ambas situaciones a fin de obtener ingresos adicionales con los intereses del dinero de exceso y equilibrar nuestra corriente de pago de la forma más beneficiosa. Analizaremos los dos conceptos más importantes del capital, los que se refieren a la gestión de la tesorería: el efectivo y los clientes.

EL EFECTIVO Efectivo en caja. Sirve para realizar pequeños pagos previstos y una cantidad para imprevistos. La cantidad de dinero en metálico disponible en caja debe ser suficiente para cubrir las operaciones de cada día. La cantidad que exceda de esas necesidades deberá ser depositada en el banco con la mayor brevedad posible, de esta forma podemos obtener cierta remuneración y evitaremos el riesgo de tener efectivo en las Administraciones de los centros. La mayoría de los pagos deben ser realizados mediante cheques bancarios, y reducir a lo imprescindible el pago directo. Esta técnica permite un mayor control y evita la posesión de fondos improductivos en las Administraciones.

Gestión económica Centros Docentes © Antonio Blanco Gómez

Efectivo en cuentas bancarias. El saldo de las cuentas corrientes bancarias debe exceder de lo necesario para cubrir la nómina de principio de mes, seguros sociales y pago de proveedores/acreedores del período. El exceso debe ser invertido en productos de ahorro a corto plazo. En las compras de material, realización de reparaciones, etc., buscamos siempre el máximo ahorro y para ello nos basamos en la comparación de precios y calidad del servicio. Pero habitualmente no solemos aplicar este sistema cuando hablamos de nuestra gestión de tesorería. ¿Por qué no buscamos también la comparación de precios y servicios con las entidades financieras que gestionan nuestros fondos? Durante mucho tiempo la relación de un centro con su banco se ha basado en criterios totalmente alejados de la realidad, cuestiones como “hemos trabajado siempre con ese banco., la cuenta la abrió..., etc.” parecen justificar planteamientos no profesionales de relación con estas entidades. Hoy en día la relación con los bancos se establece de forma diferente. Aquellas entidades que mejor y más barato sean capaces de cubrir las necesidades, serán las elegidas para trabajar con ellas. La afirmación anterior puede resultar algo extrema, pero hemos de tener en cuenta que un banco se rige por criterios estrictamente empresariales encaminados a la obtención del mayor beneficio posible y no dudará ni un solo instante en aplicar comisiones más alta y si no lo hacen es por la rentabilidad que nuestras inversiones (depósitos y saldos en cuentas corrientes) les generan. Establecer un marco de competencia entre distintas entidades es lo ideal para garantizar el mejor servicio y condiciones, por esta razón un esquema aceptable consiste en solicitar información periódicamente (anualmente) a las entidades con las que trabajamos y a otra nueva. Llegados a este punto se plantea la pregunta ¿con cuantos bancos trabajar? En nuestro caso habitualmente sólo trabajamos con uno. No existe una teoría que nos indique el número exacto, aunque si podemos encontrar razones a favor y en contra sobre la necesidad de trabajar con mas de uno. Razones para trabajar con un sólo banco.    

Concentración de todos los recursos en una sola entidad. Mayor control de la relación. Comodidad a la hora de llevar la contabilidad. Obtener mejores condiciones por volumen de operaciones.

Gestión económica Centros Docentes © Antonio Blanco Gómez

Razones para trabajar con varios bancos.   

Dispersión del riesgo bancario. Establecimiento de competencia entre las entidades. No identificarse excesivamente con una determinada entidad financiera que pueda generar problemas a la hora de cancelar la relación.

Las razones para optar por una opción u otra tienen suficiente peso. Como conclusión diremos que es aconsejable no depender de una sola entidad financiera, y si los gastos no son muy elevados (con tendencia a ser nulos), tener un segundo banco o caja de ahorros que nos ofrezcan productos complementarios o sustitutivos de la otra entidad (así una entidad puede cobrar unas comisiones muy bajas pero la remuneración de depósitos a plazo u otros productos de inversión son inferiores o el servicio de peor calidad en comparación con otras entidades). Nuestros sistemas informáticos y de gestión financiera (programas de generación de recibos, transferencias de nóminas), deberán ser lo más independientes posibles a las ofrecidas por entidades financieras. La independencia supone rapidez y agilidad si optamos por cambio de entidad.

PRODUCTOS FINANCIEROS. Normativa sobre retenciones a cuenta del IRPF. La entrada en vigor de la nueva ley de IRPF. ha modificado sustancialmente algunos aspectos relacionados con la obtención de rendimientos del capital mobiliario. La principal novedad a la que nos vemos sometidos, es la aplicación de una retención del 19% ó 21% sobre los rendimientos generados en algunos productos financieros que con anterioridad estaban libres de dichas retenciones. Los únicos productos libres de la anterior norma son la inversión en valores del tesoro (letras a 6 ó 12 meses, bonos, obligaciones, etc.). La continua caída en los tipos de interés hace escasamente rentable los saldos mantenidos en cuentas corrientes (la media es del 0,1%), así como las tradicionales imposiciones a plazo (el máximo ronda el 2%). Fondos de inversión. La elección de un producto financiero no se mide sólo por su rentabilidad, sino que hemos de tener en cuenta otra serie de factores también importantes, tales como la liquidez, la fiscalidad y la seguridad. Así nos podemos encontrar productos muy rentables pero con escasa seguridad de recuperar la inversión (acciones), otros nos ofrecen mucha seguridad, liquidez pero escasa rentabilidad (saldos en cuentas corrientes); otros nos ofrecen rentabilidad, seguridad pero escasa liquidez 3

Gestión económica Centros Docentes © Antonio Blanco Gómez

(obligaciones). Existe una regla financiera que nos dice lo siguiente “La rentabilidad es inversamente proporcional a la liquidez y a la seguridad”. Examinada la situación actual, podemos optar por fórmulas tradicionales de inversión a corto plazo (saldo en cuentas corrientes e imposiciones a plazo) que nos proporcionarán una elevada seguridad (riesgo cero), una liquidez casi inmediata (en algunos depósitos a plazo 15 días) pero una rentabilidad escasa. La otra alternativa sería invertir en productos más dinámicos pero debido a su volatilidad (riesgo) no son aconsejables para nuestros centros. No obstante existen productos que pueden ofrecernos una mayor rentabilidad con un mínimo riesgo, estos son los fondos de inversión del tipo FIAMM, FONDTESORES o FIM en renta fija, hipotecarios, garantizados, etc. A continuación iremos definiendo algunos conceptos y aclarando las preguntas más usuales que nos podemos realizar al hablar de fondos de inversión. 

¿Qué es un fondo de inversión? Un fondo de inversión es un patrimonio formado por las aportaciones de muchos inversores (partícipes). Este patrimonio se administra por una Sociedad especializada (sociedad Gestora), y sus valores se custodian en una entidad (entidad Depositaria), a través de la cual se efectúan los cobros y pagos normales en el funcionamiento del fondo. Finalmente, la labor de supervisión y control, se realiza por la Comisión Nacional del Mercado de Valores.



¿Qué son las participaciones? En los fondos de inversión, los títulos de propiedad de los partícipes se denominan participaciones. El patrimonio del fondo de inversión se divide en participaciones de iguales características, sin valor nominal, consideradas valores negociables y que se representan mediante certificados nominativos que confieren a sus titulares un derecho de propiedad. El número de participaciones de un fondo de inversión no está limitado, aumentará o disminuirá en función de nuevas suscripciones (compras) o reembolsos (ventas).



¿Qué es el Valor Liquidativo de la Participación (VLP)? El Valor Liquidativo de la Participación (VLP), también conocido como valor diario de una participación es el resultado de dividir el patrimonio neto del Fondo, valorado a precios de mercado, entre el número total de participaciones en circulación. Este valor representa el precio al cual el partícipe compra o vende las participaciones del fondo. El precio se publica en los principales diarios del país



¿Qué es un FIAMM? ¿Y un FIM? Los FIAMM, Fondos de Inversión en Activos del Mercado Monetario, también llamados fondos de dinero, son fondos que invierten en activos financieros de renta fija a corto plazo (vencimiento inferior a 18 meses), como Letras del Tesoro,

Gestión económica Centros Docentes © Antonio Blanco Gómez

pagarés de empresa, u operaciones con pacto de recompra (repos), por lo que gozan de elevada liquidez. Los Fondos de Inversión Mobiliaria, (FIM), no tienen límite en cuanto al vencimiento de los valores en los que invierten y son fondos de inversión a medio o largo plazo. Pueden invertir en cualquier activo financiero admitido a negociación en algún mercado organizado: de renta variable o fija, pública o privada, nacional o internacional, así como en sus derivados (opciones y futuros). 

¿Cómo me mantienen informado de la evolución de mi Fondo de Inversión? Al ser partícipe de un Fondo de Inversión recibiremos un extracto de movimientos, cada vez que realicemos una suscripción o un reembolso del Fondo de Inversión. Además, recibiremos información con el valor actualizado mensualmente de las participaciones en el Fondo. Por otra parte, la sociedad Gestora enviará a los partícipes un informe completo trimestralmente sobre la composición, evolución y rentabilidad del Fondo.



¿Existe algún plazo mínimo para invertir en fondos? La inversión en los fondos, se puede mantener el tiempo que se desee, aunque se debe tener en cuenta que dependiendo del número de años de permanencia en el fondo se tendrá un tratamiento fiscal diferente. En relación a los fondos de tipo FIM, es conveniente tener un horizonte de inversión temporal mínimo de 2 años, en función de la composición de cada fondo. En cuanto a los FIAMM, por su estabilidad, se puede invertir desde unos días, hasta un número indeterminado de años.



¿Se puede conocer de antemano la rentabilidad de un fondo? La rentabilidad de un fondo no es posible conocerla con seguridad de antemano. En los FIAMM resulta más sencillo prever su evolución en períodos anuales, debido a que su cartera está compuesta fundamentalmente por letras del Tesoro y pagarés de empresa, activos de cotización muy estable.



¿Oscilarán más las rentabilidades de un FIM que las de un FIAMM? Los FIM al tener invertidas sus carteras en mayor proporción en títulos a medio y largo plazo, con una vida superior a seis meses, y debido precisamente a la obligación de valorar dichas carteras a precios de mercado, experimentarán mayores oscilaciones en su rentabilidad diaria, en función de las variaciones de los tipos de interés. Ocurre lo contrario en el caso de los FIAMM, al tener el mayor porcentaje de su cartera invertido en activos con vencimiento inferior a seis meses, con lo que el valor liquidativo mostrará menor volatilidad.



¿Qué evolución experimentan las rentabilidades de un fondo FIM de renta fija?

Gestión económica Centros Docentes © Antonio Blanco Gómez

La rentabilidad de estos fondos, dependiendo de la vida media de los activos que componen la cartera, puede presentar mayores o menores oscilaciones. Así, aquellos fondos que inviertan en deuda pública a medio y largo plazo, tendrán mayores oscilaciones que aquellos otros con plazos de inversión más reducidos. Sin embargo hay que tener en cuenta que aquellos fondos con mayores oscilaciones en determinados plazos, tienen una rentabilidad potencialmente superior a aquellos otros más estables. En el siguiente cuadro se realiza un resumen de los tipos de fondos existentes: TIPO FIM FIM FIM FIM

CARACTERÍSTICAS

Renta fija Renta fija mixta Renta variable Renta variable mixta

FACTOR VALOR LIQUIDATIVO Normalmente la 100% en activos de renta fija evolución de los tipos a medio y largo plazo >= 75% títulos renta fija, resto Tipos de interés a largo variable y evolución de la bolsa Tipos de interés a largo > 75% en acciones y evolución de la bolsa Tipos de interés a largo Entre 25 y 75% en acciones. y evolución de la bolsa Resto, renta fija Activos financieros a muy corto plazo

FIAMM FIM

100% en Deuda del Estado

FIAMM

Activos financieros emitidos por el Tesoro a muy corto plazo

FONDTESORO

EN DIVISAS GARANTIZADOS RENTA FIJA GARANTIZADOS INDEXADOS

Mercados internacionales Renta fija Renta fija + Renta variable (productos derivados)

Tipos de interés a corto plazo Normalmente la evolución de los tipos a medio y largo plazo Tipos de interés a corto plazo Cotizaciones de los mercados internacionales y tipo de cambio de la peseta Evolución de los tipos a medio y largo plazo Evolución del IBEX 35 u otro índice

VOLATILIDAD (RIESGO) Media-Baja Media Alta Media-Alta Baja Media-Baja

Baja

Alta Media Valor garantizado Media-Alta Valor garantizado

CLIENTES. Debemos prestar especial atención a dos aspectos de la cuenta de clientes por recibos: 1. Enviar las remesas de recibos lo antes posible (el día 1 del mes tienen que ser ingresado en cuenta). 2. Controlar estrechamente los clientes morosos a fin de hacer efectivo la cantidad adeudada con la mayor brevedad posible.

Desafortunadamente cada día es mayor el índice de morosidad parcial (atraso en el pago de varios meses) y a veces nos encontramos con recibos totalmente incobrables. Hemos de tener presente que los recibos son un activo más de nuestro patrimonio y deben ser transformados rápidamente en efectivo. Si la anterior circunstancia no ocurre (generación de efectivo) y se produce una demora en el pago o devolución bancaria estaremos perdiendo capacidad de inversión por estos importes. Para intentar paliar la disminución de ingresos buscaremos fórmulas alternativas de financiación. Algunas actuaciones podrán ser: 

Aplicar un recargo “por gastos de devolución” a los recibos devueltos mensualmente. El recargo puede oscilar entre unas 2 a 3 euros/recibo. Por ejemplo: si nuestro recibo asciende a 30 euros/mes y aplicamos un recargo de 2 euros estamos obteniendo una rentabilidad del 6,66%.



Evitaremos la no domiciliación de los recibos en cuentas bancarias, puesto que un recibo de caja, la mayoría de las veces es sinónimo de moroso.



No debe importarnos que los recibos sean cobrados por caja (salvo que tengamos constancia de situaciones especificas, tales como familias con problemas económicos, familiares, etc.), para aplicar un recargo por recibo en el caso de no ser abonados en un plazo de 2/3 meses desde la fecha de emisión.

A la hora de realizar cobro de recibo es recomendable sólo aceptar dinero en metálico y “huir” de la aceptación de cheques 1 o pagarés, que pueden resultar impagados y devueltos por el banco con sus correspondientes comisiones y gastos (no pocos por cierto). Igualmente nuestro banco nos puede cobrar comisiones por ingresar algún tipo de cheque en la cuenta corriente (cheque sobre otras plazas o pagarés nominativos). Buscamos la claridad en nuestra gestión y si optamos por aplicar algunas de las anteriores recomendaciones es necesario informar a las familias de los posibles gastos ocasionados por devolución de recibo o morosidad en el pago de las distintas mensualidades, así como la no aceptación de efectos bancarios (cheques y pagarés). Los niveles no concertados realizan reservas/confirmación de plaza para el siguiente curso. Esta operación supone unos ingresos anticipados que debidamente invertidos incrementara el presupuesto de ingreso por intereses. Por tal circunstancia nos interesará realiza lo antes posible la reserva (marzo/abril). No siempre coincide el número de alumnas que han efectuado la reserva con el número que inicia el curso (algunas repiten, se producen traslados, etc.). Pero en ocasiones la marcha del centro no obedece a ninguna de estas razones. Tal circunstancia la podremos utilizar para no reintegrar el importe completo de la reserva de plaza (una condición a la hora de realizarla dicha reserva es perder el 20% en caso de no hacer uso de la misma.

En determinadas ocasiones y si la deuda es importante podemos aceptar cheques conformados.

PROVEEDORES La relación con proveedores y acreedores, tanto de servicios como de productos, ha de ser lo más satisfactoria posible para nuestros intereses. Siempre deberemos aprovechar los descuentos que nos ofrezcan. Examinaremos bien la posibilidad de acogernos a descuentos por pronto pago, el fraccionamiento del pago sin interés o la venta a crédito. En una adecuada planificación de tesorería conviene establecer fechas determinadas para la realización del pago a estas empresas (últimos o primeros días de un mes (p.ej. sí trabajamos con una compañía de autobuses que realiza varios servicios mensuales estableceremos un acuerdo para que nos realicen una única factura mensual pagadera en los últimos o primeros días del mes).