2013
MODELO PARA EL SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE GESTIÓN Programa Ingeniería de Sistemas El presente documento pretende ser una guía para el proceso de control y seguimiento a las actividades de gestión académica de docentes y el manejo de procesos de correspondencia de estudiantes
Yesid Díaz Gutiérrez Docente de Gestión Académica 20/08/2013
INTRODUCCIÓN
La gestión académica en el programa de ingeniería de sistemas; se centra fundamentalmente en tener a disposición el cuerpo docente para garantizar el desarrollo efectivo de las actividades académicas del programa; tales como desarrollo de proyectos especiales, gestión en el desarrollo de actividades asignadas, atención al estudiante, tutorías y apoyo en procesos institucionales. Para la asignación de estos tiempos; el programa se acoge a los lineamientos institucionales, los cuales se definen la siguiente tabla de distribución horaria: Tipo de
Horas de clase
contratación
Horas de
Horas de gestión
preparación de
académica
clase
TC
32
8
8
MT
16
4
4
HC
8
0
0
De igual manera es oportuno resaltar que en algunos roles específicos como los de docente de investigación; la distribución y asignación de horas para las diferentes actividades, están delimitadas con otros parámetros. Luego de asignados los tiempos; los docentes programan su horario de gestión académica para cumplirlo en la oficina del programa. Este horario es totalmente diferente al horario de clase, esto con el fin de garantizar la cobertura en la atención al estudiante, para el flujo normal de los procesos.
1. ACTIVIDADES DE GESTIÓN ACADÉMICA Dentro de los procesos y actividades que un docente puede desarrollar en su horario de gestión académica, están los siguientes:
Desarrollo de proyectos especiales De acuerdo a los lineamientos, programas de mejoramiento, necesidades académicas y objetivos que el programa haya definido para cada periodo académico; puede que en algún momento un docente sea asignado para que en su horario de gestión lidere y lleve a feliz término una iniciativa o proyecto durante el semestre.
Tutorías Las tutorías o acompañamientos académicos tienen como objetivo fundamental garantizar la presencia de docentes en la oficina del programa, con el fin de resolver dudas e inquietudes relacionadas con las temáticas desarrolladas en una asignatura en particular. De igual manera estos apoyos, pretenden:
Fortalecer los conceptos tratados en el aula.
Orientar el desarrollo de proyectos por parte de estudiantes
Brindar
orientación
general
sobre
los
procesos
académicos
e
institucionales. Atención al estudiante Cualquier docente que se encuentre en gestión académica en la oficina de la dirección del programa; tiene la obligación de atender a cualquier estudiante que llegue en busca de información u orientación sobre procesos académicos relacionados con solicitudes, observaciones, sugerencias o reclamos. Es
importante resaltar que toda solicitud, debe presentarse por parte del estudiante por escrito. PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Dentro de los procedimientos de seguimiento y control; se aplicarán los siguientes de acuerdo al tipo de proceso: Control a la Gestión académica del docente Debido a la gran variedad de actividades que un docente puede realizar en su horario de gestión; su control se ha orientado en 2 frentes. Frente General: Se diseñó un documento compartido (Horarios de gestión académica 2013B), en el cual aparece la relación de docentes con sus respectivos horarios de permanencia; acompañado de las asignaturas sobre las cuales puede brindar asesoría o prestar acompañamiento académico. Ver imagen 1. Imagen 1 – Docs Horarios de Gestión académica 2013B
https://docs.google.com/a/cun.edu.co/spreadsheet/ccc?key=0AnhDFEHIPvQFdHBwNkZXZV83djd VVTJJS3d1dGZGTXc#gid=0
Al frente de cada docente; la Dirección del programa ha creado una tabla de seguimiento con cada uno de los días fechados, donde se lleva el control del cumplimiento, registrando en verde y con el texto cumplió, los espacios en los que el docente asistió al horario indicado y en color rojo y con el texto no cumplió, cuando se presente la situación contraria.
Frente específico: El frente específico de control; se divide en 2 actividades:
Proyectos especiales: Cada uno de los docentes deberá entregar un informe de avance del proyecto cada 15 días. Estas entregas estarán regidas por un calendario donde se relacionan las entregas parciales y la entrega final para el presente periodo académico.
1era Entrega Parcial
Septiembre 5
2da Entrega Parcial
Septiembre 19
3era Entrega Parcial
Octubre 3
4ta Entrega Parcial
Octubre 17
5ta Entrega Parcial
Octubre 31
6ta Entrega Parcial
Noviembre 14
Informe Final
Diciembre 5 de 2013
Es importante resaltar que los docentes miembros del comité primario; también están obligados a realizar estas entregas. En el caso de las entregas parciales, cada docente deberá en la fecha estipulada diligenciar un formulario Docs, en el cual se registran los avances frente a las anteriores entregas y el cumplimiento parcial o completo de los objetivos. El formulario será enviado a los docentes con proyectos especiales el próximo día martes 3 de septiembre de 2013 y se agendará por calendario académico el diligenciamiento del mismo en las fechas estipuladas. Ver Imagen 2.
Imagen 2 – Formulario seguimiento a proyectos especiales
https://docs.google.com/a/cun.edu.co/forms/d/1rg6zy8AFg6ol5xugAr7zW3wPxvdkOreAtOQu9_mbSA/viewform
En el caso del informe Final; el docente deberá sustentarlo en el último comité académico del periodo 2013B; el cual se desarrollará el día 5 de diciembre de 2013; donde deberá entregar el documento del informe y los productos generados.
Tutorías: Para el control de los acompañamientos académicos o tutorías; cada docente deberá registrar el desarrollo de las mismas en un formulario DOCS diseñado para tal fin. Es importante resaltar que este documento no
solo se utiliza como mecanismos de control; sino que también permite la generación de los reportes que exige SNIES. Ver Imagen 3. Imagen 3 – Registro de tutorías 2013B
https://docs.google.com/a/cun.edu.co/spreadsheet/ccc?key=0Akqxo0vx6YbsdHlJMTQ5ZGpHYUts ZGZJbEhuS1ZlVkE#gid=0
Atención estudiantil: En el caso del proceso de atención al estudiante; cualquier docente que se encuentre en horario de gestión; tiene la capacidad de atender a los estudiantes que lleguen al programa, brindándoles la información u orientación que requieran. Este proceso se explica en Detalle en el Numeral 2 (Atención a estudiantes).
2. Atención a estudiantes Los procesos de atención a estudiantes en el programa de Ingeniería de sistemas; tienen las siguientes características:
Solicitudes por escrito: Cualquier solicitud hecha por los estudiantes; debe ser hecha por escrito; generando doble copia. Una para asignar número de radicado y otra para archivar en el programa.
Periodo de respuesta: Todas las solicitudes radicadas en el programa tendrán un periodo máximo de respuesta de 3 días hábiles; con excepción de aquellas que por su complejidad requieran ser discutidas y aprobadas en comité de programa.
Ciclo de atención: Todas las solicitudes deben llevar el siguiente proceso:
a. Deben ser radicadas con la auxiliar del programa, o en su defecto con el docente que se encuentre cumpliendo horario de gestión académica; quién deberá asignar un número de radicado (Solo auxiliar del programa), compuesto por el día, mes y año de radicación acompañado por el número de consecutivo. Ejemplo: El siguiente radicado 23082013-2; indica que la solicitud fue radicada el 23 de agosto de 2013 y fue las segunda solicitud que se recibió ese día. Es importante resaltar que todas las solicitudes deben quedar archivadas por medio de carpetas o AZ en la recepción del programa.
b. Luego de asignado el número de radicado; la solicitud debe ser registrada en el formulario de registro de solicitudes (Auxiliar del programa). Ver imagen 4. Dentro del registro en el formulario, es necesario clasificar el tipo de solicitud; las cuales pueden ser; Tramite interno y comité de programa. Cuando se clasifica como tramite interno son solicitudes que se pueden resolver con el docente de gestión y cuando se clasifica como comité de
programa; son solicitudes que deben ser aprobadas en comité de programa. Imagen 4 – Registro de Atención a estudiantes
https://docs.google.com/a/cun.edu.co/forms/d/180q6UShOBYfIYPtY86Fzf_jAbEs2zYyWIZ prMy-l56Q/viewform
Generación de la respuesta: La auxiliar del programa dará respuesta a los estudiantes; registrando en la hoja la respuesta, de igual forma notificará al estudiante por correo electrónico, con copia al Director del programa
y al docente de Gestión. Esta hoja de respuesta será
compartida a todos los docentes, con el fin de que tengan la posibilidad en un momento determinado de consultar el resultado de una solicitud o tramite. 3. Solicitudes por parte del docente Con el fin de brindar un espacio de registro de solicitudes de parte de los docentes; se ha diseñado un formulario DOCS en el cual se pueden registrar las solicitudes o inconvenientes presentados. Ver Imagen 5 – Solicitudes docentes
https://docs.google.com/a/cun.edu.co/forms/d/14BSK3ETQRtMt0CWtUkp5eBPevbo2fXdaIwhzFA 56zcg/viewform
El docente de gestión notificará vía correo electrónico al docente la respuesta o tramité que se adelanta con su solicitud.