q
REMADAYS WARSAW
Ostatnie targi RemaDays organizowane przez zespół GJC International ‹ Z Sławomirem Giefingiem rozmawiała Joanna Muszyńska › Na temat minionej edycji targów RemaDays, trudności wynikających ze zmiany terminu, promocji imprezy, wysokiej frekwencji oraz zmian organizacyjnych w kolejnym roku, rozmawiamy ze Sławomirem Giefingiem, właścicielem firmy GJC International. y To już kolejny rok, kiedy targi RemaDays z uwagi na pandemię zostały zmuszone do przełożenia terminu. Jak wygląda taka reorganizacja, kiedy dochodzi do podobnej konieczności? Jakie wyzwania organizacyjne i logistyczne ze sobą niesie? Okoliczności związane z przewidywaniami Ministerstwa Zdrowia, mówiące o drastycznym wzroście zakażeń na Covid-19 oraz związane z tym komunikatem oczekiwania ponad 200 wystawców, czyli blisko połowy z 450 umów podpisanych na tamten czas, spowodowały, że podjęliśmy trudną decyzję o przeniesieniu imprezy na marzec. Przy tak wielkim wydarzeniu jakim jest organizacja targów, zmiana terminu wiąże się z ogromnymi wyzwaniami organizacyjnymi, jak i finansowymi. Nasz dział odpowiedzialny za komunikację ze zwiedzającymi ponownie skontaktował się ze wszystkimi gośćmi w celu poinformowania o zmianie terminu. Wiązało się to z kilkudziesięcioma tysiącami połączeń telefonicznych, które trzeba było wykonać. Musieliśmy dokonać zmian we wszystkich materiałach drukowanych, renegocjować umowy z podwykonawca-
12
mi, ale też pomóc w trudnościach logistycznych związanych z przechowywaniem lub transportem towarów przez wystawców. To tylko kilka kwestii z setek drobnych spraw, z których według mnie nasz zespół wywiązał się doskonale.
y Czy takie targi jak RemaDays muszą jeszcze się reklamować? Jeśli tak, w jaki sposób promowane jest wydarzenie? Nasza praca na rzecz promocji targów co roku wymaga większych nakładów, jak i szukania nowych rozwiązań i dróg dotarcia do rynku. Co roku zauważamy, że około 10-15% to nowe firmy na rynku, które niekoniecznie o targach słyszały. W dobie pandemii i nawyków klientów, które się zmieniają, praca mająca na celu pokazanie korzyści z uczestnictwa w spotkaniach osobistych to nasze coroczne wyzwania. Do promocji targów wykorzystujemy m.in. narzędzia internetowe, które trafiają coraz bardziej punktowo w docelową grupę zwiedzających, tradycyjnie korzystamy z reklam zewnętrznych, takich jak billboardy czy realizujemy wysyłkę zaproszeń drukowanych, których w tym roku było blisko 150 tysięcy. Dodatkowo nasz dział telemarketingu dzwoni do każdego zwiedzającego w całej Europie zapraszając na targi oraz udzielając niezbędnych informacji organizacyjnych. Jesteśmy partnerem prawie wszystkich imprez branżowych w Europie, gdzie marka RemaDays była prezentowana w różny sposób. Współpra-
75/2022
cujemy z kilkudziesięcioma pismami branżowymi oraz organizacjami w kraju i Europie. Pewnie wielu z Państwa otrzymało od nas również smsy oraz zaproszenia wysyłane drogą mailową. To tylko wycinek tego jak wygląda promocja targów RemaDays. Nasze zaangażowanie w promocję z każdym rokiem jest większe, ale i niezbędne.
y Jakie standardy bezpieczeństwa targi musiały wprowadzić w tym roku? Organizując we wrześniu targi RemaExtra, dużą wagę przyłożyliśmy do bezpieczeństwa związanego z pandemią na targach. Spełnialiśmy wszystkie standardy narzucone nam przez Ministerstwo Zdrowia, ale też znacznie wykraczaliśmy poza te wytyczne. W tym roku dyrektywy były znacznie mniej restrykcyjne w związku z powyższym staraliśmy się, by zwiedzający jak i wystawcy mieli większy komfort. Wydaje się, że na targach było bardzo bezpiecznie.
