Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 autogestión, con aquellas que parten del
Autores: Daniel Araque1, Andrea Rivera2, Aura Rodriguez3, Camilo Rodriguez4, Lizzeth Moreno5 Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) – noviembre 2021
entendimiento de mi rol y como mis decisiones afectan el buen desarrollo del proyecto, dentro de las estrategias de líder enfocadas a la autogestión tenemos la de entender nuestros propios límites, el del proyecto, y del nuestro
ESTRATEGIAS DE UN LIDER PARA GESTIONAR UN PROYECTO1 A lo largo del tiempo la gestión de
equipo de trabajo, muchas veces por el desconocimiento de estoslímites el líder el proyecto se compromete conel cliente o sus jefes directos con entregas de proyecto
proyectos ha sido una parte fundamental no solo
anticipados, cambios de cronograma,o cambios
en la vida laboral, si no en la vida personal, el
de alcance que seguramente no será
concepto de proyecto es algomucho más grande
satisfactorios ya que no se conocen los límites,
como limitarlo solo alámbito empresarial. Con
esto dejara en tela de juicio la capacidad de
esto en mente es claro entender que para llevar a
líder de proyecto.
feliz términoun proyecto sea cual sea su clase , es de vitalimportancia que cuente con un organigrama definido, y dentro de dicho organigrama vamos a hacer énfasis en uno de ellos, y es ellíder del proyecto, no sería justo definirlocomo el engranaje más importante ya que todos los miembros del mismo son fundamentales en su actividad, pero si es un rol que conlleva mucha responsabilidad y quesus decisiones afectan el buen desarrollo del
Priorizar situaciones es fundamental para cualquier líder el proyecto, es muy importantesaber diferenciar entre lo importante y lo urgente, ya que estos dos términos se tienden a confundir, y el que debe marcar el diferencial y saberlos separa es el líder elproyecto, no todo lo que es importante esnecesariamente urgente, no se puede desgastarel equipo de trabajo con reportes de actividades urgentes cada vez que estas
proyecto.
lleguen, ya que si todo lo tratamos como Pero con todo lo que hemos
urgencia cuando realmente llegue unaurgencia
mencionado naceun interrogante, ¿qué
de verdad esta no se tratara con la importancia
estrategias debe usar unlíder para gestionar un
que es debida ya que nunca se marcó el
proyecto?, aunque sonmuchas las personas que
diferencial, como líder de proyecto se
han intentadodefinir una hoja de ruta sobre este
debemos ser buenos administradores de
tema, se podría decir que las estrategias más
nuestro tiempo y del tiempo de ejecución de
comunesserían las de autogestión, pero a que
nuestro equipo de trabajo, tener un equilibrio
nosreferimos con estrategias enfocadas a la
entre el cumplimiento del cronograma y el
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 bienestar de nuestro equipo de trabajo. Es muy común que dentro de las laborescomo líder de proyecto que estas superennuestro rango de acción, y esto es perfectamente normal, es decir no somos maquinas, y siempre está el factor del agotamiento o exceso de carga laboral, y esta estrategia viene muy de la mano con conocer nuestros propios límites, y es el de sabor delegar tareas, si bien cierto que la cabeza visible del proyecto es el líder, y que dentro de sus funciones está el de ser el filtro de los requerimientos, esto no quiere decir que deba
proyecto o si tratamos directamente con el cliente, se le debe decir a todo que si solo por mantener contento, hay que saber decir no, y no comprometernos con cosas que sabemos que no son posibles , debido a los recursos que tenemos, tanto físicos como humanos, complejidad del requerimiento, entre otras muchas causas, es mejor decir no al principioy explicar las razones por las cuales no es posible cumplir el requerimiento, a decir si después presentar incumplimientos o falta decalidad en los entregables. Y lo anterior nos lleva a otra
hacerlos todo por su cuenta, para un líder es
estrategia interesante y es la de renegociar
de suma importancia que conozca que
cuando sea necesario, como se mencionó
especialidad tiene cada uno de los miembros
anteriormente saber decir no es fundamental,
de su equipo esto para que cuando llegue una
pero esto no quiere decir que debemos
actividad especifica o un requerimiento sepa a
negarnos totalmenteal requerimiento, hay que
quien se debe enrutar, esto se debe manejar
saber renegociar lostiempos, recursos lo que
con cuidado, y recordar que actividades
consideremos necesario para poder llevar a
podemos realizar nosotros y que otras puede
cabo dicho entregable de la mejor manera,
realizar nuestro equipo de trabajo, no
para poder hacer esto es muy importante tener
podemos sobrecargarlos con actividades que
conocimiento del panorama completo y
son nuestra responsabilidad.
apoyarse con el equipo de trabajo para poder
La siguiente estrategia se debe aplicar inclusoa la vida diaria, y es la de saber decir
sobre la mesa los puntos de renegociación. Conocer el equipo de trabajo es parte
NO, como hemos visto a lo largo de este
fundamental, la retención de talentos sevuelve
artículo,las estrategias son una cadena, y
un pilar fundamental, por eso hay que estar
aprender a decir no viene de la mano como
muy de la mano con el equipo de trabajo
conocer tus límites y entender que es prioridad
conociendo sus problemas , éxitos y fracasos,
y que no lo es, hay que saber que por ser
un proyecto que tiene alta rotación de personal
líder deproyecto y tener jefes directos a los
no va a terminar bien, es importante mantener
cuales seles debe reportar el avance del
un buen grupo de trabajo, con un buen
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 ambiente laboral de principio a fin.
IMPACTO Y AFECTACIÓN DE LOS INTERESADOS O STAKEHOLDERS
Referencias bibliográficas
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PROYECTO2
productividad de un líder. Recuperado el 29
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2019,
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https://blog.acsendo.com/5- estrategiasara-aumentar-
productividad-de-un-
Los interesados del proyecto o Stakeholders son personas y organizaciones tales como clientes, patrocinadores, la organización ejecutora y el público que
lider/Etce, editorial. (2021).
participan activamente en el proyecto Gestión de proyectos. Recuperado el 5 de 08 de
inclusoaquellos cuyos intereses pueden
2021, de: https://concepto.de/gestion-de-
verse influidos positiva o negativamente por
proyectos/
la implementación o finalización del
Diaz Nancy, Gonzales Rubén, Medellín Victor
proyecto, así mismo estos muchas veces
(2011). 57 cualidades de un líder para la
pueden influiren el proyecto y sus
gestión de proyectos. Recuperado el 19
resultados (Macías, 2011). Los participantes
de
del proyecto puedenestar en diferentes
09
de
2015,
de
niveles dentro de la organización y pueden
file:///C:/Users/daniara2/Downloads
tener diferentes niveles de autoridad.
/1403-Texto%20del%20art%C3%ADculo-
Además, también puedeestar fuera de la
5311-1-10-20160211.pdf
organización ejecutora del proyecto. Políticas Públicas(3), 80-116.Recuperado el 19 de
11
de
2021,
de
La gestión de las partes interesadas se refiere a la gestión de la comunicación para
https://ri.conicet.gov.ar/handle/11336
satisfacer las necesidades de los participantes /51512
del proyecto y resolver las disputas con ellos
Urbano, S. S. (2016). Análisis de impacto de la
(Baro, 2012). La gestión activa de las partes
Teoría de los Stakeholders y desarrollo
interesadas aumenta la probabilidad de que el
de una propuesta.
proyecto no se desvíe del curso debido a
Recuperado
el
19
de
11
http://oa.upm.es/52966
de
2021,
de
controversias no resueltas con las partes interesadas, mejora la capacidad de los empleados para trabajar sinérgicamente y limita las interrupciones durante el proyecto (Pineda & Guadalupe, 2010). Normalmente, el director del proyecto es responsable de la
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 gestión de las partes interesadas. La satisfacción del individuo ya sea comoconglomerado o no, influye en los resultadosy objetivos de las empresas. Por ello, es importante que todos los grupos de interés que integran los grupos de interés estén satisfechos con el trabajo realizado. Ya sea
primera fase, se identifican y analizan las partes interesadas para comprender sus necesidades y ofrecer soluciones. Además, se definen los límites del proyecto y las estrategias futuras de identificación de riesgos (Fernández, 2013). La matriz de partes interesadas define
cliente o accionista, todos aportan valor a la
las partes interesadas del proyecto. Todos ellos
empresa. Dada la diversidad de grupos de
necesitan ser analizados para comprender el
interés, el desafío para los líderes de la
nivel de influencia, cómo gestionarlos y cómo
empresa es encontrar metas comunes entre
contabilizarlos en las fases en que se vuelven
todos los actores involucrados; esta es la única
importantes. También se conocen las
forma de asegurar el crecimiento sostenible de
estrategias de comunicación que se utilizarán
la organización (Oliveros &Martínez, 2015).
con ellos. A medida que avanza el proyecto,
Al identificar y caracterizaradecuadamente a
aumenta el número de personas involucradasy
los grupos de interés, es posible identificar los
la gestión y la comunicación son factores
requisitos, necesidadesy expectativas que
críticos para el éxito del proyecto (Tapella &
convergen con los objetivos comerciales.
Rodriguez-Bilella, 2014). La mala gestión y las
Especialmente cuando la empresa genera poco valor, los efectos sobre los accionistas, inversores y bancos son enormes. Todos los elementos de las partes interesadas
relaciones pueden debilitar y bloquear el avance del proyecto y la posición del profesional que lo lidera. La gestión de las partes interesadas es
están interconectados y su insatisfacción tiene
indispensable en la gestión de proyectos en la
un impacto directo en el comportamiento de
actualidad. Una buena gestión de estos
cada parte. Por ello, es importante tener una
elementos permite tomar las decisiones
visión global de estos elementos (Urbano,
correctas en momentos críticos y también
2016).
facilita la consecución del objetivo final del Las partes interesadas son un elemento
clave en la planificación y gestión de un
proyecto. En particular, se tienen en cuenta los
proyecto. Por esta razón, las organizaciones
aspectos del alcance del proyecto que están
deben identificar la posición de cada parte
más fuertemente influenciados por la falta de
interesada, ya que su impacto se sentirá a lo
participación de las partes interesadas. Enestos
largo del ciclo de vida del proyecto. En la
casos, es difícil para el director delproyecto
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 definir claramente los objetivos delproyecto.
https://dialnet.unirioja.es/servlet/tesis?c
Sin metas claras y concretas, ni el director del
odigo=83228
proyecto ni los demás actores saben cuándo el proyecto ha logrado sus metas. Incluso si el proyecto es un éxito desdela perspectiva del gerente o la empresa, las partes interesadas no estarán satisfechas con el resultado del
Macías, R. G. (2011). Conceptualización dela administración de proyectos y la importancia de los Stakeholders.
proyecto a menos que elproyecto no cumpla
Recuperado el 19 de 11 de 2021, de
con los objetivos de las partes interesadas
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partes interesadas son: alcance limitado
en un proyecto de implantación de
debido a lafalta de definición de la obra,
ERP. Recuperado el19 de 11 de 2021,
problemas conlos recursos asignados al
de
proyecto, cambios regulatorios o normativos
https://riunet.upv.es/handle/10251/10
que afecten al proyecto o reacciones
1228
negativas de la comunidad al proyecto (March, 2018). Todosestos problemas resultantes de la falta departicipación de las partes interesadas en el proyecto afectan en última instancia elpresupuesto y sus plazos. Referencias bibliográficas
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cuantificación de causas de fracaso y
gestión de interesados de un
factores de éxito en proyectos.
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Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 https://dialnet.unirioja.es/servlet/artic ulo?codigo=7030509 Tapella, E., & Rodriguez-Bilella, P. (2014).
colaboradores por separado y de tu equipo en conjunto. Te permite equilibrar todos los recursos de manera eficaz y poder ver el
Sistematización de experiencias: una metodología para evaluar intervenciones de desarrollo. Revistade
panorama general de cómo el equipo alcanzará sus objetivos
Evaluación de Programas y Políticas Públicas(3), 80-116. Recuperado el 19 de 11 de 2021, de https://ri.conicet.gov.ar/handle/11336/5 1512 Urbano, S. S. (2016). Análisis de impacto de la Teoría de los Stakeholders y desarrollo de una propuesta. Recuperado el 19 de 11 de2021, de http://oa.upm.es/5966 ¿COMO GESTIONAR LOS RECURSOS PARA EL ÉXITO DE UN PROYECTO?3
Palabras clave: comunicación asertiva, trabajo en equipo, efectividad, planeación. How To Manage Resources for The Success of a Project? Abstract Most leaders face the challenge of making sure their teams don’t feel overwhelmed or wasted. In a world where organizations move quickly and, in many cases, work in a virtual way, sometimes the overload of employees leads to carelessness.
Resumen La mayoría de los líderes se enfrentan
Developing a resource managementplan gives
al desafío de asegurarse de que sus equipos no
you constant visibility into the workloads of
se sientan agobiados ni desaprovechados. En
your individual collaborators and your teamas
un mundo en el que las organizaciones se
a whole. It allows you to effectively balance
muevencon rapidez y que, en muchos casos,
all resources and see the big picture of how
trabajan de forma virtual, a veces, la
the team will achieve its goals.
sobrecarga de los empleados lleva a que se
Keywords: assertive communication, teamwork, effectiveness, planning.
cometan descuidos. Desarrollar un plan de gestión de recursos te brinda visibilidad constante del volumen de trabajo de tus
Un plan de gestión de recursos se usa para gestionar y asignar todo tipo de recursos que necesites para tu proyecto. Un plan eficaz establece los recursos específicos (incluidos los
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 recursos humanos, financieros, técnicos y
La gestión de recursos te permite a ti, el
físicos) y todas las actividades necesarias
gerenteo líder del equipo, asegurarte de que los
durante el curso de un proyecto o iniciativa.
demásmiembros se sientan seguros con
Como gerente de proyectos, este plan te servirá
respecto a lacantidad de trabajo que tienen que
como guía y te brindará una visión integral de
realizar, asícomo también, con respecto a las
todas las piezas de un proyecto: el presupuesto,el
herramientas que necesitan para poder cumplir
personal, la carga de trabajo y los recursos
con cada trabajo. Un plan efectivo para la
tecnológicos, entre otras cosas. Puedes
gestión de los recursosno solo te ayuda a
gestionar, programar y asignar fácilmente todos
asignar esos recursos como corresponde,
los recursos y, al mismo tiempo, maximizar la
sino que sirve para que los proyectos
disponibilidad de recursos. Aprender a gestionar los recursos te permitirá a ti, y a tu equipo, ejecutar proyectos de manera efectiva.
fluyan sin problemas y, en consecuencia, evitas que los empleados sufran agotamiento. Cuando la gestión de
¿Qué es la gestión de recursos? La gestión de recursos es el proceso de planificación y programación de los recursos y actividades de tu equipo. Los recursos pueden abarcar de todo, desde el equipamiento y los
recursos sehace bien, empoderas a tu equipo para que produzca su trabajo a un ritmo constante y conuna mejor calidad. Mejor aún, al saber quecuentan con la
fondos económicos hasta las herramientas
capacidad productiva suficiente como para
técnicas y el volumen de trabajo de los
hacer el trabajo de la mejor manera
empleados. En definitiva, todo lo que sea útil
posible, los integrantes de tu equipo se
para concretar tu proyecto.
sentiránsatisfechos al terminar el día.
Cuando decidas cómo gestionar o asignar los
Los beneficios de la programación de
recursos de tu equipo, considera estas
los recursos compensarán ampliamente el
preguntas:
tiempo invertido en organizarla. De hecho, la
¿Cuál es la disponibilidad de cada recurso?
cantidad de proyectos que tu equipo pueda
¿Cuáles son los cronogramas para cada
abordar,junto con la calidad de cada uno,
actividad?
dependerá deesta gestión de los recursos. Como
¿Cuántos recursos se necesitarán parallevar a cabo todas las actividades?
líder de proyectos, la gestión de recursos es tu oportunidad para optimizar la eficiencia, prevenir la sobrecarga de trabajo y gestionar con
¿Quién es la mejor persona para realizar la
eficacia los recursos de tu equipo.
actividad de manera eficaz? El desarrollo de un proyecto depende,
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 en gran medida, de cómo esté planificado.
Haz que las reuniones sean eficientes. Es decir,
Marcar objetivos, plazos y definir cuáles son los
cortas y que no se vayan del tema principal.
pasos para dar en cada momento requiere
Pide, también, feedback al equipo sobre el
invertir unas cuantas horas; sin embargo, mecerá
progreso del proyecto.
la pena. Una buena planificación te ahorrará
Aprende a decir que “no”. A veces tendrás que
problemas,tiempo y dinero. Es importante tener presente 5 pasos fundamentales en la gestión del plan de recursos; definir los objetivos del proyecto, unificar los conceptos sobre el alcance del proyecto, identificar los tipos de recursos que se requieren, Identificar los recursos disponibles, y controlar el progreso del proyecto. Has de tener en cuenta que el plan es sólo unaherramienta de trabajo para tener claras las tareas y los tiempos que se manejaran; en tu papel de gestor del proyecto deberás hacer un seguimiento continuo y tomar decisiones sobrela marcha cuando sea
darle una respuesta negativa a personas que te piden mantener una reunión que no es importante o que trabajes en otro proyecto. Revisa aquello que se ha hecho bien, lo que se podría haber mejorado y cómo crees que deberías hacerlo en el futuro. Sólo de esta manera podrás mejorar y liderar proyectos cada vez más exitosos. Referencias Lledó, P., & Rivarola, G. (2007). Gestión de proyectos. Buenos Aires: Pearson Educación. Latorre Navarro, M. F. (2011).La gestión de recursos humanos y el desempeño laboral.
necesario. La tecnología puede hacer que la gestión de unproyecto sea mucho más sencilla; especialmente si este se prologa en el tiempo. Hazte con un software que te permita: Controlar las horas dedicadas, Estar al tanto de cada gasto, Detallar las tareas diarias, y Conocer la evolución del proyecto. Como líder del proyecto, es importante queseas capaz de manejar tu tiempo y el de tu equipo. Utiliza alguna de estas técnicas para sacarle el máximo partido a las horas: Prioriza las tareas. Localiza aquellas más importantes y termínalas en primer lugar; luegosigue con aquellas que no son urgentes.
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 EL ÉXITO EN LAS COMUNICACIONES
communication strategies to meet their needs and ensure that each of these contributes
DE UN PROYECTO4
positively to the result.
Resumen La comunicación es fundamental en el desarrollo de cualquier proyecto, para que este sea un proceso exitoso, su importancia debe ser reconocida por los integrantes del equipo para que se gestione de forma adecuada en pro de la obtención de los beneficios esperados, esta
Likewise, this process requires the development of important skills on the part of the work team to correctly communicate the information according to their competence, being assertive and effective in the transmission of messages.
gestión involucra el diseño, control y
Keywords: communication, effectiveness,
seguimiento de un plan juicioso que permite
planning, relationship.
identificar los interesados y cada uno de sus
Introducción
interés, establecer estrategias de comunicación particulares para satisfacer sus necesidad y lograr que cada uno de estos contribuya de forma positiva al resultado final. Así mismo este proceso exige el desarrollo de competencias importantes por parte del equipo de trabajo para comunicar de forma correcta la información según su competencia siendo asertivos y efectivos en la transmisión de los mensajes.
La comunicación es un proceso estratégico muy importante en cualquier organización o proyecto ya que reúne elementos políticos, económicos, culturales y sociales que se deben tener en cuenta al momento de comunicarse entre los diferentes interesados, de tal manera que los requerimientos y expectativas se entiendan de forma clara y precisa y de esta forma se satisfagan de forma correcta.
Palabras claves: comunicación, efectividad, planeación, relación.
El presente artículo abordará en primer lugar elementos de marco teórico sobre la
Abstract
comunicación y posteriormente abordará
Communication is fundamental in the
conceptos importantes para comprender la
development of any project, for this to be a
importancia de este proceso en el éxito de los
successful process, its importance must be
proyectos y en cualquier actividad laboral
recognized by the members of the team so that it
incluso personal, ya que las relaciones se basan
is managed properly in order to obtain the
en la comunicación entre personas esto hace
expected benefits, this management involves the
referencia a la interrelación en cualquier campo.
design, control and monitoring of a judicious
Definición
plan that allows to identify the interested parties and each of their interests, establish
Consultando el significado de
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 “comunicar” en la Real Académica Española –
continuación las dimensiones y elementos del
RAE encontramos las siguientes definiciones
proceso de comunicación, así (Pérez, 2014):
(RAE, 2014):
Dimensiones.
Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene.
Los implicados: como hemos dicho
Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien
pueden ser internos al proyecto (jefe, equipo,
algo.
otros equipos dentro de la organización) o
Conversar, tratar con alguien de palabra o por
externos (el cliente, proveedores, medios de
escrito.
comunicación, público en general)
Transmitir señales mediante un código común al
El canal o formato: las comunicaciones
emisor y al receptor.
dentro de un proyecto pueden adoptar distintos
Establecer medios de acceso entre poblaciones o
formatos. Se puede realizar a modo de
lugares.
documentos o informes, a través de reuniones o
Consultar con otros un asunto, tomando su
de modo más informal mediante conversaciones
parecer
o emails. Unos son más oficiales y otros menos,
Extenderse, propagarse.
con lo que utilizar uno u otro tiene implicaciones
Como puede notarse en las definiciones
diferentes en el modo en que tu interlocutor
expuestas, el sentir de comunicar es encontrar la
recibirá los mensajes. Piensa también en lo que
mejor forma para entendernos los unos con los
transmites a través de la comunicación no verbal,
otros para obtener los resultados que se esperan.
con el tono de tu voz y tus gestos, cuando el
Dimensiones y proceso de comunicación en un
canal elegido es el oral. La dirección: ten en cuenta que no es lo
proyecto.
mismo comunicar en vertical (a escalas Un proyecto cuenta con recursos financieros, humanos y de tiempo limitados por esta razón es necesario cumplir con los parámetros técnicos y normativos establecidos de forma correcta y precisa, en este sentido la comunicación desempeña un papel relevante para el equipo de trabajo y es necesario que los integrantes del equipo de trabajo reconozcan y desarrollen las competencias necesarias para lograr comunicarse efectivamente en pro del cumplimiento de los objetivos del proyecto. En este sentido, se presenta a
superiores o inferiores en la jerarquía de la organización), que en horizontal (a otras personas que ocupan tu misma posición en dicha jerarquía). La cantidad de información que debes proporcionar es distinta y probablemente el canal o formato que debes utilizar también. Proceso de Comunicación del Proyecto. Identificar a tus Stakeholders: debes identificar a todas aquellas personas para las que tu proyecto tiene algún impacto para entender sus intereses y motivaciones. A menudo los proyectos se ven perjudicados porque no hemos
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 sido capaces de hacer nuestro mapa de personas
Gestionar las expectativas: cada
clave de forma correcta. Por ejemplo, ¿quién es
implicado en un proyecto espera algo distinto de
tu cliente? ¿la persona con la que habitualmente
él. Tu cliente seguramente querrá que el
tratas? Quizá ese sea simplemente tu
proyecto se cumpla en plazo y forma. Tu jefe,
interlocutor, alguien designado por tu cliente
que representa a tu organización, busca que este
para ejecutar sus órdenes. ¿Quién está realmente
proyecto aumente los beneficios de la compañía
detrás del proyecto, tomando las decisiones? Es
y sirva para conseguir otros muchos. Tu equipo,
algo que debes conocer, sobre todo si se trata de
que su trabajo en él tenga un reconocimiento y
varias personas con intereses que podrían
sirva para mejorar su estatus profesional. Esto en
resultar contradictorios.
el plano abstracto. En el día a día, las
Planificar las comunicaciones: cada
motivaciones y expectativas de cada uno pueden
implicado necesitará un nivel de comunicación
variar. Conocerlas y gestionarlas es parte de tu
distinta, y eso es lo que debes determinar en tu
responsabilidad como gestor. De esa manera
plan. También los momentos en los que debes
podrás aumentar la satisfacción de cada uno de
comunicar son importantes. Demasiada
los actores que intervienen en el proyecto y
información no es buena, demasiado silencio
anticipar problemas futuros.
tampoco. Encontrar el equilibrio perfecto será
Informar del rendimiento: consiste en
una de tus habilidades a desarrollar. Un buen
recoger y distribuir la información relacionada
plan de comunicación evita que difundas
con el rendimiento del proyecto. Lo harás a
información sensible a las audiencias
través del diseño de KPIs (key performance
incorrectas, o que se creen conflictos provocados
indicators o indicadores clave de rendimiento)
por malentendidos sobre quién dijo qué. La
que serán los que te dan la medida sobre si estás
comunicación efectiva implica proveer la
siguiendo el camino correcto. Para
información en el formato adecuado, en el
comunicarlos, elaborarás informes, en los que
momento correcto y con el impacto adecuado.
incluirás unos u otros indicadores en función de
Este es tu objetivo.
la audiencia a la que se dirigen. En general, los
Distribuir la información: es el proceso
datos que debes incluir en tus informes están
de hacer llegar la información relevante a los
relacionados con el análisis del rendimiento
implicados en el proyecto. En definitiva, ejecutar
hasta el momento, los riesgos detectados, el
el plan de comunicación elaborado en el paso
estado actual del proyecto y los próximos pasos
anterior. Debe suceder durante todo el ciclo de
a seguir.
vida del proyecto, y atender también a las
Plan de Comunicaciones
peticiones de información no previstas.
En el proceso se evidencia que la planeación de las comunicaciones es una etapa
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 fundamental ya que se definen las estrategias
económicos) con que cuenta la empresa, a su
para los grupos de interesados de tal manera que
cultura y filosofía corporativas, y repercuta en el
se logre el efecto que se espera en cada uno a
alcance de los objetivos corporativos.
través de la gestión adecuada. El plan de comunicaciones es un instrumento muy importante en la gestión y
Implantación del plan estratégico de comunicación: Esta fase implica llevar a cabo lo
negociación de los intereses del proyecto para
planeado y aprobado, de la forma en que fue
obtener los beneficios esperados
pensado y programado.
Para implementar un plan estratégico de comunicación efectivo y evitar así “los dobles
Evaluación. Gracias a la etapa de evaluación se
filos que pueden representar las acciones
conoce qué tanto fueron aceptadas o rechazadas
aisladas y no expertas” que un especialista en la
las estrategias planeadas, aprobadas e
materia aplique los cuatro pasos básicos que
implantadas, y cuán efectivas o no resultaron.
sistematizan la comunicación en la organización.
Con esta fase, que puede empezar desde el
Estos cuatro pasos básicos son los siguientes (Cruz, 2006):
mismo momento en que se implantaron las estrategias, se cierra un ciclo y comienza el otro, en el que, por lógica, la fase 4, se convierte
Investigación y adición. Emitir un diagnóstico que sirva de base
también en fase 1, cuando el proceso se vuelve continuo.
para el plan de comunicación requerido. Permite conocer el estado de la organización, saber cuáles son sus necesidades en términos reales, científicamente definidos. Planeación y programación. En esta etapa se decide y propone la forma de solucionar el problema o de satisfacer la necesidad de comunicación encontrada. En esta etapa se planean y calendarizan las estrategias que se llevarán a cabo y se presenta “en blanco y negro”, de la forma más completa posible (incluyendo recursos requeridos, presupuestos y formas de evaluación). Es importante que todo lo que se proponga realizar sea acorde a los recursos (humanos, materiales y
Conclusiones Comunicar es encontrar la mejor forma de transmitir un mensaje o información a los interesados Gestionar las comunicaciones de un proyecto implica dar un tratamiento especial a cada grupo de interesados para lograr el efecto esperado. El desarrollo de competencias comunicativas en los integrantes del equipo del proyecto facilita el logro de los objetivos del proyecto, El proceso de comunicación requiere una planeación detallada donde se identifiquen
Consolidación artículos – Gestión de las comunicaciones
Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 las estrategias a desarrollar y los resultados
corresponden a retrasos en los procesos
esperados en cada caso.
previamente definidos, los cuales desencadenan
Referencias
afectaciones directas al proceso que se lleva a
Cruz, F. N. (6 de Agosto de 2006). Gestiopolis. Obtenido de Plan de comunicación
cabo y pueden generar sobre costos en el desarrollo de este, por lo anterior es importante y de gran relevancia eliminarlos a fines de
estratégica: https://www.gestiopolis.com/plan-decomunicacion-estrategica/ Pérez, A. (18 de 10 de 2014). Business School. Obtenido de
controlar el proceso. Palabras clave: cuello de botella, proyecto, revisión, técnicas. How to get out of a bottleneck to achieve
https://www.obsbusiness.school/blog/lacomunicacion-dentro-del-proyectocomo-gestionarla-con-
success in a project? Summary
exito#:~:text=La%20comunicaci%C3% B3n%20efectiva%20crea%20un%20pue nte%20entre%20todos,proyecto%29.%2
The bottlenecks in the projects, correspond to delays in the previously defined processes,
0Dimensiones%20en%20la%20comunic aci%C3%B3n%20de%20un%20proyect
which trigger direct effects on the process that is carried out and can generate costs in the
o RAE, R. A. (2014). Real Académia Española. Obtenido de https://dle.rae.es/comunicar
¿COMO SALIR DE UN CUELLO DE BOTELLA PARA LOGRAR EL ÊXITO EN UN PROYECTO? 5
development of the same, so it is important and of great relevance to eliminate them to control the process. Keywords: bottleneck, project, review, techniques
Resumen Los cuellos de botella en los proyectos Introducción
pérdidas de tiempo, producto terminado e
Los cuellos de botella se definen, como las fases de la cadena, en la que uno de los niveles de la producción o los procesos se dan de manera más lenta que los demás provocando
incrementando los costos de manera paulatina (Ingram, B. 2020). En el desarrollo de cualquier proyecto y/o cadena de producción, es posible que se
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Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 genere el fenómeno descrito, sin embargo, es
generen en el marco del proyecto, dentro de las
necesario determinar las causas que los generan,
cuales es posible considerar a los “Cuellos de
con el fin de erradicarlos, a través de diferentes
botella”, los cuales se pueden presentar, por la
mecanismos de control, dentro de la gestión de
falta de gestión en la cadena, por parte de los
proyectos (Gavilanes, S. R.2018).
responsables. Uno de los métodos con los cuales
De acuerdo con el PMBOK (2017) los cuellos de botella pueden gestionarse a través del plan de comunicaciones y como herramienta de salida, lo cual permite al equipo de proyecto determinar el enfoque correspondiente a la gestión de los posibles retrasos en el desarrollo del proyecto, en el presente artículo, se describirán las acciones para tener en cuenta para la gestión y control de estos para garantizar el éxito en los proyectos.
es posible disminuir la repercusión del evento, corresponde al analítico, mediante el cual es posible emitir diferentes conclusiones, que no afecten de manera significativa el desarrollo de las actividades, por otra parte, se hace indispensable realizar un análisis de los datos recolectados con el fin de disminuir la cantidad de retrasos posibles. Rodríguez Cedeño, R. X. (2018). De acuerdo con Yáñez López, S. P., & Sarasti Berni, J. F. (2019), la planeación es
Materiales y método
indispensable para la identificación de los Siguiendo los lineamientos establecidos cuellos de botella, para lo cual, es necesario en el PMBOK (2017), es indispensable establecer mecanismos de respuesta que monitorear las comunicaciones en el marco del permitan llegar a soluciones, con el fin de evitar proyecto, para lo anterior se deben tener en consecuencias negativas, las cuales se pueden cuenta las orientaciones respectivas para desencadenar por la falta de eficiencia, la baja monitorear y controlar el trabajo del equipo del planificación, los problemas generados en el proyecto, así como el involucramiento de todas desarrollo del proyecto, los cuales involucran a las partes interesadas en el desarrollo del todos los interesados en el desarrollo. proyecto, así como los incidentes, que se
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mantener bajo control las posibles variables que
Con el fin de establecer las posibles soluciones al cuello de botella del proyecto, es indispensable verificar las condiciones iniciales planteadas en el mismo, con el fin de evaluar las posibles fallas correspondientes a su proceso de desarrollo y por tanto garantizar el éxito de este, así como el cumplimiento de los objetivos planteados y el involucramiento de los interesados.
puedan desencadenar eventos de cuellos de botella durante el desarrollo del proyecto, lo anterior a través de mecanismos que permitan realizar el seguimiento respectivo a las posibles fallas que se den en el desarrollo del proyecto, así como la adaptación de procedimientos que permitan gestionarlos una vez estos se generen. Conclusiones Los cuellos de botella se consideran
Lo anterior es posible de realizar a partir
retrasos en actividades productivas y desarrollo
de la gestión de las comunicaciones en el marco
de todo tipo de proyectos, se hace indispensable
del desarrollo del proyecto, se describe en la
gestionarlos adecuadamente con el fin de
Imagen 1, a continuación.
disminuir los riesgos asociados a su
Imagen 1 "Gestión de las comunicaciones"
implementación.
Monitoreo de las comunicaciones
La gestión de las comunicaciones Revisión de requisitos de comunicación de los interesados Adopción de procedimientos para eliminar los cuellos de botella
involucra una serie de actividades que permiten garantizar el desarrollo de los proyectos y su involucramiento con los interesados de este. Referencias bibliográficas Gavilanes, S. R., Roby, M. G. A., Gaibor, J. Y.
Adaptado de: PMBOK, 2017 G., & Tenorio, G. E. (2018). Cuellos de Discusión (O Análisis De Resultados) De acuerdo con lo referido, por los autores estudiados, se hace indispensable
botella y recursos restringidos por la capacidad en las instituciones del sector privado. Revista Caribeña de Ciencias
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Gestión de los Stakeholders - Grupo: 108001_54 Sociales, (2018-05). https://www.eumed.net/rev/caribe/2018/05/recur sos-restringidos-instituciones.html
taller automotriz (Doctoral disertación, Universidad de Guayaquil. Facultad de Ingeniería Industrial. Carrera de Ingeniería Industrial.).
Ingram, B. (2020). Eliminación de cuellos de http://repositorio.ug.edu.ec/handle/redug botella: Cuando los obstáculos retrasan /36798 el avance, los equipos deben apuntar a la fuente para avanzar. PM Network, 34(2),
Yañez López, S. P., & Sarasti Berni, J. F. (2019). Propuesta de un modelo
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gerencial aplicado a proyectos de https://www.pmi.org/learning/library/esInfraestructura vial adjudicados por el eliminacion-cuellos-botella-12090 Instituto de Desarrollo Urbano (IDU), a Project Managent Institute. PMBOK Sexta
partir de la metodología PMBOK.
Edición (2017) https://repository.ucatolica.edu.co/bitstre Rodríguez Cedeño, R. X. (2018). Eliminación de am/10983/24088/1/1.%20PROYECTO las restricciones (cuello de botella) del %20551339_551331.pdf proceso de enderezada y pintura de un
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