ALBERT GARCÍA TRIUS
Los 100 documentos del comercio exterior • Documentos comerciales
• Documentos de transporte • Documentos de pago y seguro • Documentos aduaneros y fiscales • Certificados
Los 100 documentos del comercio exterior No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, u otros métodos o soportes, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del copyright. La infracción de los mencionados derechos puede ser constitutiva de delito contra la propiedad intelectual (arts. 270 y sgts. del Código Penal) © Global Marketing Strategies, S.L., 2009 Castelló, 46 28001 Madrid Tel.: 91-5782667 Fax.: 91-5759009 www.globalnegotiator.com ISBN: 978-84-92570-71-3 Depósito legal: NA-221/2009 Composición: Diego Solanas Impreso en España por Gráficas Ulzama
ÍNDICE INTRODUCCIÓN...............................................................................
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EL FLUJO DOCUMENTAL DEL COMERCIO EXTERIOR......................
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DOCUMENTOS COMERCIALES Factura comercial...................................................................................
Factura proforma.................................................................................... Factura consular..................................................................................... Lista de contenidos................................................................................. Lista de pesos......................................................................................... Orden de pedido internacional................................................................ Carta de intenciones para orden de compra irrevocable.......................... Carta de intenciones para compraventa internacional ............................ Condiciones generales de venta internacional........................................ Contrato de compraventa internacional...................................................
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DOCUMENTOS DE TRANSPORTE Carta de porte por carretera CMR... ....................................................... 45
Conocimiento de embarque B/L............................................................... 49 Conocimiento de embarque marítimo SWB.............................................. 54 Conocimiento de embarque aéreo AWB.................................................. 56 Carta de porte por ferrocarril CIM........................................................... 59 Conocimiento de embarque multimodal FBL............................................ 62 Conocimiento de embarque multimodal no negociable FWB.................... 65 Cuaderno TIR.......................................................................................... 67 Carnet TIF............................................................................................... 69 Certificado FIATA FCR............................................................................. 70 Certificado FIATA FCT............................................................................. 72 Certificado FIATA FFI.............................................................................. 74 Certificado FIATA FWR............................................................................ 76 Instrucciones de transporte.................................................................... 78 Entréguese la mercancía......................................................................... 80 Orden posicionado de la mercancía........................................................ 82 Solicitud posicionado del contenedor...................................................... 84 Manifiesto de carga................................................................................. 86 Aviso de embarque.................................................................................. 88 Aviso entrega de contenedor................................................................... 90 Admítase contenedor vacío..................................................................... 92 Aviso de llegada...................................................................................... 94 Carta de garantía.................................................................................... 96 Carta de indemnidad............................................................................... 98 Declaración de mercancías peligrosas.................................................... 100 Declaración de mercancías no peligrosas............................................... 102 Autorización de mercancías peligrosas................................................... 104
DOCUMENTOS DE PAGO Y SEGURO 109 Solicitud de apertura de crédito documentario........................................
114 Notificación de apertura de crédito documentario.................................. Remesa documentaria............................................................................. 117 Seguro de crédito a la exportación........................................................... 119 Seguro de cambio.................................................................................... 122 Solicitud de seguro de transportes.......................................................... 125 Póliza de seguro de transportes............................................................... 127 Certificado de seguro de transportes....................................................... 130
DOCUMENTOS ADUANEROS Y FISCALES DUA de exportación................................................................................. 135
DUA de importación................................................................................ 138 Levante del DUA de importación.............................................................. 141 Modelo 031 - Comprobación liquidación del DUA...................................... 143 Declaración de Valor DV 1........................................................................ 145 Factura aduanera.................................................................................... 147 Licencia de importación........................................................................... 149 Autorización administrativa de importación............................................. 152 Autorización administrativa de exportación............................................. 154 Notificación previa de importación NOPI.................................................. 156 Notificación previa de exportación NOPE................................................. 158 Solicitud de Documento de Vigilancia DOVI............................................. 160 Autorización de despacho individual. ...................................................... 162 Autorización de despacho y representación............................................. 164 Intrastat - Declaración estadística Expedición/Introducción..................... 166 Intrastat - Formulario 0 Expedición/Introducción...................................... 169 Intrastat - Notificación de no realización de operaciones......................... 171 Intrastat - Solicitud de representación como tercer declarante................ 173 Intrastat - Solicitud de inscripción empresa cabecera.............................. 175 Modelo 349 - IVA Operaciones intracomunitarias..................................... 177 Documento de acompañamiento 500....................................................... 179 Solicitud de Información Arancelaria Vinculante IAV .............................. 181 Solicitud de autorización de régimen de perfeccionamiento activo.......... 183 Solicitud de autorización de régimen de perfeccionamiento pasivo.......... 186 Solicitud de autorización para régimen de perfeccionamiento especial... 188 Solicitud de actuaciones previas al despacho C5..................................... 190 Solicitud de importación temporal........................................................... 192 Cuaderno ATA ......................................................................................... 194
CERTIFICADOS Certificado de origen .............................................................................. 199
Certificado de origen Forma A................................................................. 202 Certificado de Circulación EUR.1/EUR-MED............................................. 204 Certificado de Circulación EUR.2............................................................. 206 Certificado de Circulación A.TR............................................................... 208 Certificado de calidad de producto ......................................................... 210 Certificado de control de calidad SOIVRE................................................ 212 Certificado de análisis............................................................................. 214 Certificado fitosanitario........................................................................... 216 Certificado Kosher................................................................................... 218 Certificado Halal...................................................................................... 220 Certificado internacional de importación CII............................................ 222 Certificado de cuota ............................................................................... 224 Certificado de exportación de productos agroalimentarios AGREX ......... 226 Certificado de importación de productos agroalimentarios AGRIM ......... 228 Certificado de Denominación de Origen................................................... 230 Certificado sanitario de productos alimenticios ...................................... 232 Certificado CITES especies protegidas.................................................... 234 Certificado de contaminación radioactiva ............................................... 236 Certificado de baja tensión . ................................................................... 238 Certificado de encefalopatía espongiforme bovina EEB........................... 240 Certificado de cuarentena....................................................................... 242 Certificado negativo de lista negra........................................................... 244 Certificado del capitán ............................................................................ 246 Certificado de edad del buque ................................................................ 248 Certificado de inspeccion........................................................................ 250 Certificado de Operador Económico Autorizado (OEA) ........................... 253
ABREVIATURAS Y SIGLAS EN EL COMERCIO EXTERIOR ................ 257 ÍNDICE ALFABÉTICO DE DOCUMENTOS A-Z................................... 263
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Introducción La gestión de las operaciones de comercio exterior exige elaborar una serie de documentos que acompañan a la expedición de las mercancías y tienen que ser admitidos y validados por todas las partes implicadas. En caso contrario pueden surgir retrasos, penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen fin de la operación. Por ello, es importante conocer cómo deben cumplimentarse cada uno de estos documentos y la secuencia operativa en que se producen. Por otra parte, hay que tener en cuenta que los documentos del comercio exterior son diferentes y más complejos que aquellos que se utilizan en las compraventas nacionales, debido a las especiales características (diferencias normativas, legislaciones aduaneras, uso de varios medios de transporte, mayores riesgos, etc.) de los mercados exteriores. El objetivo de este libro es proporcionar a los profesionales del comercio exterior (exportadores, importadores, transportistas y transitarios, agentes de aduanas, banca y seguros, etc.) una guía práctica de documentación internacional. A partir de un capítulo introductoria en el que se explica el flujo documental de las operaciones de comercio exterior y se proporcionan unos consejos de carácter general, se analizan con detalle los 100 documentos más utilizados en el comercio exterior, clasificados en 5 grupos: documentos comerciales, documentos de transporte, documentos de pago y seguro, documentos aduaneros y fiscales, y certificados. La información de cada documento se estructura en seis apartados: para qué sirve, quién lo elabora, a quién va dirigido, consejos prácticos, obligación documental según el Incoterm convenido y acceso online. Asimismo, se facilitan modelos de los documentos que sirven para ilustrar los textos. Esperamos que esta nueva publicación sobre gestión internacional de empresas sirva como guía de referencia para todas aquellas empresas que participan en la elaboración y tramitación de los documentos utilizados en la operativa de comercio exterior. Olegario Llamazares García-Lomas Director de Global Marketing Strategies www.globalnegotiator.com
El flujo documental del comercio exterior
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El flujo documental del comercio exterior La documentación necesaria para las ventas internacionales es más compleja que la que debe elaborarse para las ventas domésticas debido a las especiales características del comercio exterior: distancias geográficas, legislaciones aduaneras diferentes, utilización de distintos medios de transporte, mayores riesgos, etc. Los documentos exigidos en cada envío dependerán de las condiciones de venta que se pacten (Incoterm utilizado). Si el exportador entrega la mercancía en el país de destino (vende en términos “C” o “D”), deberá facilitar al comprador más documentos que si lo hace en el país de origen (Ex Works o términos “F”). Una operación de exportación, generalmente, se plasma en un contrato (compraventa, distribución, etc.) o en una orden de pedido. A partir de ahí es necesario elaborar una serie de documentos que tendrán que ser admitidos y validados por todas las partes implicadas (exportador, importador, aduana, bancos, autoridades administrativas, etc.). En caso contrario pueden originarse retrasos, penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen fin de la operación. Por ello es importante conocer con detalle cómo deben cumplimentarse cada uno de los documentos y la secuencia operativa en que se producen. Los documentos necesarios para realizar una operación de exportación pueden clasificarse en cinco grupos: comerciales, de transporte, de pago y seguro, aduaneros y fiscales, y certificados. Documentos comerciales. Son los primeros que deben realizarse. Su elaboración corresponde al departamento de exportación de la empresa. En ellos se recoge toda la información necesaria para llevar a cabo la venta. El más importante es la factura comercial que acompaña a la mercancía a lo largo de todo el envío y compromete al comprador a realizar el pago en las condiciones que se reflejan en el propio documento. Documentos de transporte Generalmente, los emiten las compañías de transporte y los cumplimentan las empresas de transitarios que proporcionan a las empresas exportadoras distintos servicios de carácter logístico. Existe un tipo de documento para cada medio de transporte (CMR para el transporte por carretera, conocimiento de embarque para el transporte marítimo, etc.). Para aquellas mercancías transportadas en unidades de transporte multimodal (principalmente, contenedores) que se transbordan de unos medios de transporte a otros se utiliza un documento denominado conocimiento de embarque multimodal FIATA FBL. Todos estos documentos tienen tres elementos comunes: constituyen por sí mismos contratos de transporte; sirven como acuse de recibo del estado en que se ha recibido la mercancía; y tienen una estructura similar en cuanto a número de casillas, contenido y lenguaje utilizado. Documentos de pago y seguro El pago de las operaciones de comercio exterior se realiza a través de distintos medios que también se utilizan en las operaciones domésticas (transferencias bancarias, cheques, letras de cambio, etc.). Además de estos medios, se utilizan unos medios de pago documentarlos (crédito documentario y remesa documentaria), en los cuales el pago al
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exportador se hace coincidir con la presentación de los documentos conformes que otorgan la propiedad de la mercancía. Entre los documentos de seguro, los más utilizados son la póliza de seguro de transportes y los formularios de seguro de crédito a la exportación. Documentos aduaneros y fiscales Son aquellos que acompañan a las mercancías a su paso por las aduanas, y que son solicitados por éstas con la doble finalidad de controlar las salidas y entradas de las mercancías provenientes de otros países y aplicar los impuestos que se devenguen. Para los países que actualmente forman parte de la Unión Europea existe una liberalización del tránsito de mercancías por lo que, en gran parte, se cuenta con la excepción documentario-aduanera en los intercambios de mercancías producidos entre países miembros, con la excepción de productos sometidos a Política Agraria Comunitaria, mercancías de doble uso (empresarial y militar) o que se encuentran dentro del régimen de Impuestos Especiales (IIEE). Para el resto de mercancías existe un control meramente estadístico a través del sistema Intrasat que permite conocer a los países, tanto la cifra de ventas como la de compras que se han realizado a nivel interno de la UE, denominadas intracomunitarias. Para operaciones realizadas con terceros países, denominadas extracomunitarias, la gestión documental adquiere mucha mayor importancia y empieza con un documento conocido como DUA (Documento Único Administrativo), que es la base de la liquidación impositiva de las operaciones de exportación e importación realizadas por la empresa. En el despacho aduanero de importación debe acompañarse la factura con la Declaración de Valor DV1 en la que se recogen todos los conceptos que permiten calcular el valor en aduana. Al igual que los documentos de transporte, los documentos aduaneros, generalmente, son cumplimentados por las empresas de transitarios -precisamente, su nombre proviene de su gestión de las operaciones en régimen de tránsito aduanero-. Certificados Finalmente, una parte significativa de los documentos del comercio exterior son los certificados. Se trata de documentos emitidos por terceras parte (Cámaras de Comercio, entidades de certificación, empresas de inspección, laboratorios, etc.) en los que se certifica que un producto cumple una serie de características en cuanto a su origen, calidad, composición, prestaciones, y que, en este sentido, se ajusta a las condiciones establecidas en los acuerdos de compraventa.
Consejos prácticos para la elaboración de documentos de comercio exterior Tal como se ha comentado, la importancia de la documentación es primordial para cualquier operativa internacional que se pueda producir, ya que en ésta reside la conclusión por parte del exportador de completar la venta con un cobro efectivo y correcto, siempre teniendo en cuenta que en esta operativa se establezca mediante una forma de pago que ligue la entrega de documentos contra el pago. Por otra parte, para el comprador, resultara gratificante saber que la mercancía que recibe concuerda exactamente con lo solicitado. A continuación se ofrecen una serie de consejos destinados a todas aquellas personas que participan en las tareas de elaboración y tramitación de los documentos del comercio exterior.
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TRANSPORTISTAS Y TRANSITARIOS
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Documentos de Transporte - Carta de porte por carretera - Carta de porte aéreo - Conocimiento de embarque marítimo - Carta de porte por ferrocaril - Conocimiento de embarque multimodal
ADUANA
Documentos Comerciales - Factura proforma - Factura comercial - Lista de contenidos - Orden de pedido - Contrato
BANCOS Y COMPAÑÍAS DE SEGUROS
IMPORTADOR
EXPORTADOR
Documentos de Aduaneros y Fiscales - Documento Único Administrativo DUA - Declaración de Valor DV1 - Autorizaciones y notificaciones - Licencias - Perfeccionamiento activo y pasivo
Documentos de Pago y Seguros - Crédito documentario - Remesa documentaria - Póliza de seguro de transportes - Seguro de cambio - Seguro de crédito a la exportación ADUANA
EMPRESAS CERTIFICADORAS
Certificados - Certificado de origen - Certificado de circulación - Certificado de calidad - Certificado de inspección - Certificado de análisis
FLUJO DOCUMENTAL EXPORTADOR - IMPORTADOR
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Evaluación previa del coste de la documentación En primer lugar, la empresa tiene que plantearse el coste real de la documentación. Por ejemplo en la emisión de una factura a un país extracomunitario, pueden llegar a precisarse hasta cinco originales y otras tantas copias. La factura tendrá que traducirse al idioma del país y quizá sea necesario obtener un visado consular, por lo que será imprescindible realizar el trámite de remitir al Consulado del país dicha factura para su sellado y firma con los consiguientes costes de gestión y honorarios del Consulado. Si se suman todos los costes, el resultado puede ser realmente elevado. Evidentemente no en todos los casos esto se sucede, pero a modo de explicación hay que entender que antes de ofertar a una empresa en el exterior, es necesario conocer qué documentación básica se precisa para la introducción del material adquirido en su aduana, así como las certificaciones que se van a exigir. Revisión de los documentos por diferentes personas Todos los documentos deben revisarse, al menos, por dos personas diferentes ya que por desgracia existe un porcentaje de errores muy elevado. Estos errores tienen que ver con una redacción inapropiada, utilización de expresiones o traducciones incorrectas, errores en las cifras e, incluso, en las fechas o datos de contacto de las partes intervinientes. Modificaciones y cambios en los documentos La posibilidad de cambios o modificaciones en los documentos es otro de los puntos a tener en consideración al intervenir en la operativa documental del comercio exterior. Muchas empresas prefieren vender en condiciones Ex Works por la poca implicación que conlleva en la operativa, al tiempo que se evitan correr riesgos en la contratación logística. En esta situación, para el exportador, la gestión documental no va más allá de la emisión de la factura comercial, la lista de contenidos, la obtención del certificado de origen y, si acaso, de algún otro certificado que le exija el importador. No obstante, hay que tener en cuenta que cuando se exporta en condiciones Ex Works es el importador el que realiza los trámites aduaneros, y que una incorrecta presentación de la documentación en la aduana puede perjudicar fiscalmente al exportador, ya que en el caso de terceros países, el DUA (Documento Único Administrativo) puede realizarse con declaraciones no exactas, originando problemas, a posteriori, que son difíciles de resolver, como puede ser la emisión de una factura sin impuestos, cuando realmente no se ha producido exportación alguna en la que la propia empresa figure como exportadora, o incluso presentaciones con diferentes importes y detalles por ambas partes. Para el caso de una operación intracomunitaria, al no existir DUA, cuando se vende Ex Works es necesario contar con un documento específico de transporte en el que se confirme la salida física de la mercancía fuera de las fronteras de España, así como de una factura exenta de impuestos, además de contemplar otros aspectos como es que ambas partes (vendedor y comprador) estén dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios VIES. Fechas de entrega y de pago La fecha de entrega es uno de los grandes dilemas que el exportador tiene y que por otra parte para el importador es fundamental ya que en base al compromiso del exportador, en la mayoría de los casos, el importador, dará a su vez respuestas a sus propios clientes que demandan la misma información. La clave es trabajar con empresas de transporte (transitarios, operadores logísticos) que tengan experiencia en los países de destino de
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las mercancías. Además hay que estar muy pendientes de la marcha de la expedición y facilitar cualquier documento o modificación de los enviados que fuera necesario. Por otra parte, en el comercio exterior la fecha de pago se establece en función de la fecha de entrega de la mercancía: pago anticipado (antes de la entrega), pago al contado (coincidiendo con la entrega) y pago a crédito (con posterioridad a la entrega). El pago anticipado se aconseja para primeras operaciones, como forma de reducir el riesgo con el cliente; el importador anticipa una parte del importe de la venta (normalmente entre un 30% y un 50%) y el envío de la mercancía se supedita a dicho pago a cuenta. El pago al contado es aquel que coincide con el cumplimiento de las condiciones de entrega que se pactan a través de los Incoterms. El pago a crédito le sirve al exportador para reforzar la competitividad de su oferta, pero asume un riesgo e incurre en una necesidad de financiación. Es habitual utilizar plazos de treinta o sesenta días, si bien en los países más avanzados los plazos son más cortos. Firma de los documentos Otra pregunta habitual que se realizan las empresas exportadoras es la obligatoriedad de firmar y sellar los documentos. Por lo que se refiere a los documentos comerciales que emite la propia empresa (factura comercial o factura proforma y lista de contenidos) no es necesario que se firmen y sellen salvo en dos circunstancias: cuando las aduana del país de entrada así los exija y en la tramitación de exportaciones de créditos documentarios, en las que es práctica habitual que todos los documentos estén firmados. Por lo que se refiere a los certificados, sí es necesario que estén firmados y sellados en un lugar bien visible.
DOCUMENTOS COMERCIALES
Documentos comerciales
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FACTURA COMERCIAL
Comercial Invoice PARA QUÉ SIRVE Es el documento administrativo que contiene toda la información de la venta. Se detalla el concepto, la cantidad y el importe de los productos/servicios vendidos, las condiciones de entrega y de pago, así como los impuestos y demás gastos que genere la venta. Mediante un original de la factura, el importador declara ante la autoridad fiscal de su país, el importe que debe abonar, a quién lo abona y la forma de pago que se ha concertado. Para el exportador supone la prueba documental de las ventas que ha realizado a mercados exteriores. En las operaciones con terceros países, forma parte de la declaración aduanera, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productos en el país, los impuestos y derechos arancelarios que se aplican. En las operaciones intracomunitarias sirve como declaración de la transacción y exoneración de los impuestos para el cumplimiento de las condiciones básicas en la liquidación de impuestos. QUIÉN LO ELABORA El exportador. A QUIÉN VA DESTINADO Al importador y a la aduana de importación (para terceros países). En el comercio intracomunitario, la factura es la base para la realización del Intrastat y la creación de la auto-factura que sirve como documento justificativo para compensar los impuestos en las transacciones con países de la UE. CONSEJOS PRÁCTICOS La factura comercial debe incluir con detalle todos los datos de la venta realizada, de acuerdo a unas condiciones mínimas que se establecen en la normativa española (BOE, nº 2983 del 13 de Diciembre de 1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93). La información mínima que debe incluirse es la siguiente: • Fecha, nombres y direcciones comerciales de vendedor y comprador. • Denominación precisa y cantidad de mercancía. • Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada. • Forma y condiciones de pago. • Términos de entrega de la mercancía (hace referencia a los Incoterms publicdos por la Cámara de Comercio Internacional cuya versión, actualmente vigente es la del año 2000, si bien está previsto que se revise en el año 2010. Además de estos datos que se exigen en la normativa vigente, deberán incluirse los siguientes: • Número de identificación, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en operaciones intracomunitarias).
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Los 100 documentos del comercio exterior • Referencia al pedido o factura proforma. • Origen de la mercancía. • Medio de transporte
Todos los datos que figuran en la factura comercial deben coincidir con los de la operación y, por tanto, con los de los otros documentos relacionados con ella, como por ejemplo, lista de contenidos, documentos de transporte, etc. En el caso de ventas a países extracomunitarios y de operaciones que se abonan con crédito documentario es aconsejable desglosar el importe del transporte y seguro. Dichos importes deben ser concordantes con los documentos de transporte y seguro. No existe un modelo universal de factura comercial internacional. Cada empresa debe diseñar la suya en función de lo productos que venda y de la información que deba dar sobre sus operaciones de comercio exterior. No obstante, el modelo más utilizado y el que sirve de base a modelos de muchas empresas exportadoras es el que facilitita la ONU a través de su programa United Nations electronic Trade Documents (UNeDocs). En principio, no es necesario que la factura comercial esté firmada ni sellada, salvo que así lo exija la normativa del país de destino de la mercancía. No obstante, es aconsejable firmarla y sellarla, con la finalidad de establecer una formalidad legal sobre ella, ya que esto la convierte en documento único y evita su copia fraudulenta. Especialmente, si la exportación se va a abonar mediante crédito documentario es preferible firmarla. Debe firmarse únicamente por el administrador, gerente, o persona que ostente poderes notariales específicos en la empresa; cualquier otra firma no es válida, e incluso podría ser objeto de litigio por fraude documentario, si llegara el caso. La factura comercial en sí misma, no confiere propiedad alguna de la mercancía, salvo que vaya acompañada del documento justificativo de la liquidación y pago del importe total realizado por el importador. Deben pactarse con el importador los ejemplares que se precisaran para su entrega, tanto originales como copias. Comúnmente las facturas se emiten con un original y dos copias, aunque, si bien, en la legislación española no se limita la cantidad de originales, siempre que no exista diferencia entre ellos, aunque no es recomendable realizar más de los estrictamente necesarios para cumplir con las necesidades aduaneras y contables que requiera el comprador. Es conveniente que antes de su emisión, el importador confirme al exportador los datos que deben figurar en ella, así como las particularidades a las que pueda estar sometida para cumplir la normativa del país de destino. El idioma de emisión en España será cualquiera de las lenguas oficiales, o bien se procederá a la utilización de un idioma extranjero, normalmente inglés o francés, según el país de destino. En ciertos países es posible que sea necesario realizar una traducción, realizada por un traductor jurado, al idioma que se exija en la aduana de entrada. Se aconseja incluir en la factura comercial la partida arancelaria (código TARIC o Nomenclatura Combinada) correspondiente a la mercancía, con la finalidad de agilizar trámites identificativos aduaneros, así como la aplicación de los derechos arancelarios (ver acceso online). No obstante, en ocasiones, puede resultar difícil identificar el código TARIC para una determinada mercancía por lo que será necesario consultar con un agente de adua-
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FACTURA COMERCIAL
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nas o realizar una consulta oficial (ver el documento Solicitud de Información Arancelaria Vinculante IAV). Las facturas de ventas internacionales se emiten sin IVA, de acuerdo a la excepción de impuestos que se recoge en la Ley del IVA. No obstante, hay que tener en cuenta lo siguiente: • Países de la UE: hay que cumplir dos requisitos mínimos para emitir facturas sin IVA. • Tanto el exportador como el importador deben estar dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarias (VIES), ya que si uno de los dos no consta en este registro la factura no está exenta de impuestos por parte del Exportador. Para facilitar la verificación de los números de identificación fiscal existe una página web de la Comisión Europea en la que se puede consultar las empresas que constan como Operadores IVA Intracomunitarios, y así proceder según información contrastada (ver acceso online). • La mercancía debe salir físicamente del territorio (país) en el que se encuentra el exportador. Si esto no se produce o existen dudas al respecto, la factura debe realizarse con IVA. Este requisito es relativamente sencillo de cumplir ya que en el caso de que el exportador venda en condiciones EXW o FCA en su fábrica y no intervenga en la contratación del transporte, con la solicitud de un certificado de transporte a la exportación (salida del territorio Español con destino a otro país comunitario), emitido por la empresa de transportes que recoge la mercancía por orden del importador, o bien cualquier tipo de documento que ampare el transporte internacional (CMR, FCT, etc.), bastará para justificar la salida de la mercancía del territorio (país) del exportador y, por tanto, facturar sin IVA. • Terceros países: la excepción en cuanto a la no aplicación de IVA es clara ya que se realiza el trámite aduanero con una declaración en el Documento Único Administrativo (DUA), que sirve de prueba de la salida de la mercancía. Respecto de la tributación aduanera, en algunos casos el importador puede solicitar que se realicen cambios en facturas, originando dos juegos de diferente valor, generalmente, uno de ellos con un importe inferior. Esta práctica es absolutamente incorrecta e ilegal ya que la única pretensión por parte del comprador es una liquidación inferior de impuestos y derechos sobre la mercancía en la aduana de importación. Esta práctica puede ser penada económicamente por la aduana de importación a su declarante (el importador) o repercutir en una sanción/amonestación al exportador en el país de destino, así como el riesgo de que le sea liquidada la factura sobre el nuevo importe, que será inferior. También puede dar lugar a la imposibilidad de continuar realizando la actividad de ventas en ese país. La factura comercial también se puede utilizar como certificado de origen mediante la inclusión de diferentes leyendas, como por ejemplo: “Certificamos que la mercancía es originaria de España”. Esto es válida para algunos países como acreditación de origen, aunque normalmente el origen de la mercancía se acredita con un documento específico para dicho fin (ver el documento Certificado de origen). No es aconsejable el envío de originales por fax o a través de cualquier soporte digital, ya que en algunos países es posible realizar trámites aduaneros con documentos donde
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se mencione el término “original” y serán tratados como tales, pudiendo comprometer la entrega de productos sin previo acuerdo. Para realizar trámites aduaneros o mantener informado al cliente se utilizan copias no negociables. OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDO El exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta DDP), sin excepción, ya que forma parte de la documentación básica en cualquier operación de comercio exterior. ACCESO ONLINE Modelo de factura comercial y otros documentos del comercio exterior del programa United Nations electronic Trade Documents (UNeDocs) www.unece.org/etrades/unedocs/V04/index.htm Información adicional sobre los Incoterms y recomendaciones para su uso facilitados por la Cámara de Comercio Internacional www.iccmex.org.mc/incotermes.php Base de datos para la búsqueda del código TARIC de mercancías. www.taric.es - acceso a servicios – demo arancel Net Taric Validación del número de IVA intracomunitario en operaciones con países de la UE a través de la web de la Comisión Europea (VIES). Basta con seleccionar el país e insertar el código CIF que se quiere validar a efectos del Registro de Operadores Intracomunitarios. http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies
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FACTURA PROFORMA
Proforma invoice PARA QUÉ SIRVE Es el documento administrativo que se utiliza sobre todo a modo de oferta comercial, es decir, como detalle de las condiciones de una venta con información precisa para el comprador. Si la factura proforma es firmada por ambas partes establece un compromiso y adquiere el carácter de contrato de compraventa. Además de su uso como oferta comercial también se utiliza para: obtener licencias de importación, autorizaciones de pagos en divisas, trámites en las aduanas previos a las operaciones, justificante de cantidades entregadas a cuenta (prepagos), apertura de créditos documentarios, y para el envío de muestras comerciales. QUIÉN LO ELABORA El exportador. A QUIÉN VA DESTINADO Al importador y a otras entidades que participan en la operativa del comercio exterior (aduanas, bancos, organismos administrativos, etc.). CONSEJOS PRÁCTICOS Es importante hacer mención en el encabezamiento del documento que se trata de una factura proforma para distinguirla claramente de la factura comercial. Para ello debe incluirse la mención “Factura Proforma”, “Proforma Invoice”, “Facture Proforma” o Pro-Forma-Rechnung”, dependiendo del idioma en el que se redacte. Al tratarse de un documento identificativo de una oferta es necesario que contenga todos los datos necesarios para el establecimiento de las condiciones de venta, así como los detalles de la misma. En este sentido, los datos que debe contener son similares a los que se especifican en la factura comercial, como base de acuerdo a unas condiciones mínimas que se detallan en la normativa española (BOE, nº 2983 del 13 de Diciembre de 1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93): • Fecha, nombres y direcciones comerciales de vendedor y comprador. • Denominación precisa y cantidad de mercancía. • Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada. • Forma y condiciones de pago. • Términos de entrega de la mercancía (Incoterms). • Número de identificación, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en operaciones intracomunitarias - ver acceso online). • Referencia al pedido. • Origen de la mercancía y medio de transporte. La numeración de la factura proforma debe ser distinta a la de la factura comercial ya que si bien contienen la misma información la finalidad es diferente: a nivel práctico la factura proforma es un documento informativo y/o de aceptación de una oferta, mientras que la factura comercial es la confirmación contable y legal de una deuda por el producto entre-
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gado o el servicio prestado. Se trata de un documento modificable; es decir, se pueden cambiar todos sus puntos, hasta llegar al acuerdo entre comprador y vendedor. Una vez que se llega al acuerdo, el exportador firma y sella el documento y se lo remite al importador para que devuelva un original firmado y sellado. Si la factura proforma es firmada por ambas partes tendrá un carácter legal: el exportador se obliga a la entrega de la mercancía en las condiciones pactadas, y el importador a la recepción y pago según lo acordado. Se convierte formalmente en un contrato de compraventa, por lo que es necesario incorporar un marco legal, estableciendo que legislación resolverá cualquier conflicto que pudiera producirse entre las partes por el incumplimiento del mismo. Los firmantes deben ser administradores, gerentes o apoderados de ambas empresas. Es muy importante que el exportador añada una fecha de validez del documento, pues detalla una oferta y las condiciones del mercado pueden variar significativamente en unos días o semanas. La no inserción de una fecha límite de aceptación puede producir problemas ya que no existiría consideración legal de finalización y el importador podría reclamar, una vez aceptada la oferta, el cumplimiento de las condiciones ofrecidas. Específicamente, en las operaciones con créditos documentarios, los detalles de la factura proforma deben ser concisos y permitir con la mayor diligencia posible la solicitud que realizará el importador a su banco para la apertura del crédito documentario basado en los detalles de la operación que se facilitan. De esta forma se evitarán costes adicionales o problemas por modificaciones en la forma de pago. No existe un modelo universal de factura proforma. Lo más habitual es que las empresas exportadoras utilicen el mismo modelo que para la factura comercial (ver modelo de factura comercial) con tres diferencias básicas: incluir en la parte superior del documento y de forma bien visible la mención “Factura Proforma”, “Proforma Invoice”, etc., de acuerdo al idioma en el que se redacte la factura; modificar la numeración: las facturas proforma deben tener una numeración propia y consecutiva, de acuerdo a su fecha de emisión; e incluir una fecha de validez, cuando la finalidad de la factura proforma es la de servir como oferta comercial. No obstante, cuando la factura proforma se utiliza para realizar trámites en las aduanas, obtener licencias de importación o el envío de muestras, existen otros modelos (ver modelo de factura proforma). OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDO El exportador puede emitir este documento para todas las ofertas internacionales que realice en base al Incoterm acordado con el importador (desde EXW hasta DDP), sin excepción. Precisamente, en la propia factura proforma, una vez aceptada, se establece el compromiso en cuanto al Incoterm que se va a utilizar. ACCESO ONLINE Ver factura comercial
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FACTURA CONSULAR
Consular invoice
PARA QUÉ SIRVE Es un documento equivalente en cuanto a forma y contenido a la factura comercial, pero que ha sido visado por el Consulado en España del país de destino de la mercancía. La finalidad de este documento es servir de instrumento de control para evitar fraudes y aplicar correctamente los aranceles e impuestos en las aduanas de importación. Mediante un original de la factura consular, el importador declara ante la autoridad fiscal de su país, el importe que debe abonar, a quién lo abona y que forma de pago ha concertado. En algunas de las operaciones con terceros países, forma parte obligatoria de la declaración aduanera demandada, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productos en el país, los impuestos y derechos que se aplican a dicha operación. QUIÉN LO ELABORA El exportador, que debe sellar la factura en el Consulado del país del importador. A QUIÉN VA DESTINADO Al importador y a la aduana de importación (para terceros países). CONSEJOS PRÁCTICOS Normalmente se exige en países no comunitarios con regímenes proteccionistas al comercio exterior, sobre todo en países de Oriente Medio, África subsahariana y América Latina. La obligatoriedad del visado consular garantiza a la aduana de entrada, la no falsedad de la documentación entregada. El trámite consiste en un sello y firma del documento, realizado en el Consulado en España del país de destino de la mercancía (ver acceso online). La tramitación tiene un coste variable según el número de documentos a tramitar y los honorarios que establezca el propio Consulado. En ocasiones el importe a pagar puede ser elevado por lo que es aconsejable consultar preaviamente con el Consulado los honorarios que se van a aplicar. No existe un documento tipo de factura consular. Dependerá del Consulado del país al que se exporte. Algunos países tiene un formato determinado en el que se describe la mercancía y las informaciones necesarias para autorizar su entrada o fijar los derechos arancelarios en le país del importador. En otros casos bastará con un visado sobre los documentos que el exportador presenta (factura comercial, certificado de origen). En algunos países el Consulado se queda una copia de los documentos que visa, ya que el documento en sí mismo es un documento de control. Hay algunos países (especialmente africanos) que no tienen Consulado en España, en cuyo caso este trámite hay que hacerlo en Consulados de ciudades europeas, normalmente, Londres o Paris.
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Las facturas y documentos que exigen este trámite deben estar debidamente firmados y sellados por la empresa exportadora ya que de lo contrario el Consulado puede rechazar los documentos o incrementar el coste de su tramitación, al tener que realizarlo de nuevo. Si este trámite no ha sido solicitado por el importador, pero se conoce su exigencia para el procedimiento aduanero en el país de destino, es aconsejable hacerlo. Normalmente en este caso el coste correrá por cuenta del exportador. La información que debe contener la factura consular es la misma que la de la factura comercial, en concreto: • Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador. • Denominación precisa y cantidad de mercancía. • Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada. • Forma y condiciones de pago. • Términos de entrega de la mercancía (hace referencia a los Incoterm publicados por la Cámara de Comercio Internacional cuya última versión es la del año 2000, si bien se va a realizar una revisión en 2010). Por lo demás son de aplicación los aspectos que se han mencionado en la descripción de la factura comercial. El modelo de la factura consular es el mismo que la empresa utiliza para la factura comercial. OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDO El exportador tiene que emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta DDP), sin excepción, siempre que le sea solicitado por el importador o sea un documento requerido por la aduana del país de destino de la mercancía. ACCESO ONLINE Direcciones y datos de contacto de Embajadas y Consulados extranjeros en España y españoles en el exterior en la web del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación www.maec.es - investigación - información por país - seleccionar un país. Ver también factura comercial
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LISTA DE CONTENIDOS
Packing List
PARA QUÉ SIRVE Detalla y relaciona la cantidad de mercancía enviada, así como su ubicación en cada una de las unidades de carga (bultos, cajas, palets, contenedores, etc.) en un transporte internacional. La información que se ofrece tiene que tener una relación directa con la que aparece en la factura comercial. QUIÉN LO ELABORA El exportador. A QUIÉN VA DESTINADO Al importador, al transportista y a las aduanas de exportación e importación. CONSEJOS PRÁCTICOS Este documento sirve de nexo de unión entre lo físico y lo documental. Su importancia radica en que le sirve al importador, cuando recibe la mercancía, para saber donde tiene que colocarla en su almacén. También se utiliza como comprobante en el momento de la revisión de la mercancía, pues declara por escrito el detalle de ubicación y cantidad de la misma, permitiendo al importador identificar faltas, excesos o defectos. Para el despacho aduanero también es importante, ya que si se producen revisiones físicas de la mercancía este es el documento utilizado como guía para facilitar, verificar y controlar el detalle de la misma. Por norma general, ya que no existe formato específico, debe contener la siguiente información: • Referencia de la factura, contrato, oferta a la que corresponde. • Fecha, nombre y razón social del vendedor y comprador. • Cantidad, denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía. • Peso neto, bruto y cubicaje. • Numeración del tipo de embalaje y el contenido de cada uno de ellos. • Identificación del código Taric y medio de transporte utilizado. En ciertos casos conviene elaborar la lista de contenidos teniendo en cuenta la información solicitado por el importador, sobre todo a efectos aduaneros, ya que puede darse el caso que la aduana solicite un “documento detallado”, por ejemplo, en el caso de una máquina, la identificación de cada una de las partes y componentes. OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDO El exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta DDP), sin excepción, ya que forma parte de la documentación básica en cualquier operación de comercio exterior.
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