Juan Manuel Santos Calderón Presidencia de la República Carlos Iván Márquez Pérez Director General Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres -UNDRD Equipo de Revisión Richard Alberto Vargas Hernández Sub Director General Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres Adriana Cuevas Marín Subdirectora para el Manejo de Desastres UNGRD Nelson Hernández Marulanda Profesional Especializado Subdirección para la Reducción del Riesgo Alejandra Mendoza Agudelo Profesional Especializado Subdirección para el Manejo de Desastres Julio González Velandia Profesional Especializado Subdirección para el Conocimiento del Riesgo Elaborado por Consultor Marcel Reyes Gaitán Diseño y diagramación: Sandra P. Sánchez D. Fotografia de Carátula: Alejandra Mendoza – UNGRD Fotografias: UNGRD Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres ISBN: 978-958-58758-6-9 (Volumen 8) ISBN Obra Completa: 978-958-57631-8-0
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias CONTENIDO GUÍA METODOLÓGICA
Pág
Introducción a la Estrategia de Respuesta Municipal.........................................................4 Elaboración de la Estrategia Paso a Paso........................................................................12 Capítulo 1. Marco General................................................................................................16 Capítulo 2. Identificación de Riesgos................................................................................18 Capítulo 3. Organización para Emergencias y Desastres ............................................... 20 Capítulo 4. Capacidades de Respuesta............................................................................50 Capítulo 5. Plan de Continuidad.......................................................................................56 Capítulo 6. Proceso de Implementación, evaluación y validación.....................................59 Capítulo 7. Anexos........................................................................................................... 61 Glosario
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
3
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
Respuesta Municipal Introducción a la Estrategia de Respuesta Municipal
4
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias ¿Qué es la Estrategia de Respuesta Municipal-ERM? Se refiere a todos los aspectos1 que deben activarse por las entidades en forma individual y colectiva con el propósito de ejecutar la respuesta a emergencias de manera oportuna y efectiva. (Artículo 35, Ley 1523 de 2012) ¿A qué proceso de la Gestión del Riesgo de Desastres pertenece? Hace parte de las acciones del proceso de Manejo de Desastres, específicamente a la etapa de la preparación para la respuesta, definida en el artículo 4 de la ley 1523, como: “Es el conjunto de acciones principalmente de coordinación, sistemas de alerta, capacitación, equipamiento, centros de reserva y albergues y entrenamiento, con el propósito de optimizar la ejecución de los diferentes servicios básicos de respuesta, como accesibilidad y transporte, telecomunicaciones, evaluación de daños y análisis de necesidades, salud y saneamiento básico, búsqueda y rescate, extinción de incendios y manejo de materiales peligrosos, albergues y alimentación, servicios públicos, seguridad y convivencia, aspectos financieros y legales, información pública y el manejo general de respuesta entre otros”. ¿Quién la debe formular e implementar? Las autoridades distritales y municipales formularán y concertarán con sus respectivos consejos de gestión del riesgo, un plan de gestión del riesgo de desastres y una estrategia para la respuesta a emergencias de su respectiva jurisdicción. Artículo 37, Ley 1523 de 2012. ¿Cómo se deberá formular la Estrategia Municipal de Respuesta? Las autoridades municipales deberán formular y concertar con el Consejo Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres el Plan Municipal de Gestión del Riesgo y a partir de este, la Estrategia Municipal de Respuesta2, Para la formulación de la Estrategia de Respuesta, se deberán considerar las acciones específicas requeridas acorde al contexto de amenaza, exposición y capacidades del municipio, siendo entonces el punto de partida la identificación de escenarios de riesgos probables frente a los cuales se traza la estrategia de respuesta. Protocolos y procedimientos específicos de respuesta - Un “Protocolo” es un conjunto de normas. - Un “Procedimiento” contiene las instrucciones para el actuar siguiendo pasos predeterminados de manera que una labor se desarrolle eficazmente. - Estos instrumentos son anexos de la estrategia de respuesta, precisando las actividades frente a cada evento específico, como son: o Protocolo específico de respuesta ante un Tsunami, un derrame de hidrocarburo, Sismos, etc. o Procedimiento: activación cadena de llamado, activación sala de crisis,activación sistema de alarma, etc.
1 Organigrama, Coordinación, Cadena de llamadas, Protocolos, Alertas, Alarmas, etc. 2 Para lo cual se tendrá en cuenta la identificación de escenarios de riesgo, acorde a los cuales se proyectara la EMR.
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
5
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia ¿Cómo deberá Adoptarse la Estrategia Municipal de Respuesta? La Estrategia y sus actualizaciones deberán ser adoptados mediante decreto expedido por el Alcalde, en un plazo no mayor a 90 días luego de expedida la Ley 1523 de 2012. En caso de contarse con planes similares (como por ejemplo los “Planes Locales de Emergencia y Contingencia” -PLEC’s), estos deberán ser revisados y actualizados en cumplimiento de la ley 1523 de 2012. ¿Cómo se relaciona el Plan Municipal para la Gestión del Riesgo de Desastres (PMGRD) y la Estrategia para la Respuesta? En el PMGRD está la identificación general de amenazas y escenarios de riesgos probables del municipio y así mismo se establecen las estrategias de abordaje acorde a los procesos de Conocimiento del Riesgo, Reducción del Riesgo y Manejo de Desastres, los cuales deben ser incorporados en los instrumentos de Planificación Territorial. En la Estrategia de Respuesta se precisa el cómo manejar adecuadamente una emergencia acorde a los posibles escenarios identificados, los cuales surgen de la experiencia de la comunidad e instituciones acerca de desastres ocurridos con anterioridad y así mismo de las proyecciones técnicas frente a posibles situaciones (modelamiento numérico, panorama de riesgos, etc.), esto permitirá que aunque se estén tomando medidas de prevención y reducción identificadas en el PMGRD, se adelante la preparación del municipio para responder de manera inmediata y garantizar que la gobernabilidad no se vea afectada a causa de las emergencias y desastres, por lo cual la ERM contendrá las medidas de corto plazo y el PMGRD las medidas de mediano y largo plazo, esto los hace complementarios uno del otro. ¿Cómo se aplica la Estrategia de Respuesta ante situaciones de Emergencia y Desastre? Debemos partir de tener claridad en las definiciones de “Emergencia” y “Desastre”, establecidas en la Ley 1523 de 2012 . De manera que se identifique que la Estrategia de Respuesta deberá permitir el manejo de situaciones que requieren de una respuesta del Estado, los medios de comunicación y la comunidad en general-Emergencia- y así mismo para situaciones de mayor magnitud e intensidad en las cuales puede verse excedida la capacidad de respuesta del municipio, por lo cual se requerirá activar acciones no solo de respuesta, sino también de recuperación (rehabilitación y reconstrucción), mediante la declaración de situación de- Calamidad Pública (a nivel municipal y departamental) o de Desastre (a nivel Nacional). La presente Guía Metodológica para la Elaboración de la Estrategia de Respuesta Municipal, brinda las herramientas necesarias para garantizar que los municipios que la implementen acorde a lo establecido en el documento, serán capaces de mantener la Institucionalidad aun ante eventos de gran magnitud, permitiendo que en su proceso de “Continuidad” sean capaces de coordinar la ayuda que requieren llegue del nivel departamental y nacional y así mismo estén preparados para continuar su ejercicio de gobierno incluso fuera de sus instalaciones normales, dado que estas pueden verse afectadas por la situación de desastre.
6
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias A. PASOS PREVIOS A LA FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RESPUESTA PASO 1. Organice su Consejo Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres3 (CMGRD) Identifique en su municipio las instituciones públicas, privadas y comunitarias presentes y las cuales dadas sus competencias, capacidades y experticia deberán hacer parte del CMGRD. Realice la convocatoria y conformación del CMGRD, organizando las instituciones por comisiones de trabajo acorde a la ley 1523; tenga presente las funciones de los comités y las comisiones nacionales descritas en la ley: 3 Artículo 29, ley 1523 de 2012. - Comité de Conocimiento del Riesgo (similar a las funciones de la antigua comisión Técnica) - Comité de Reducción del Riesgo (similar a las funciones de la antigua comisión Educativa) - Comité de Manejo de Desastres (similar a las funciones de la antigua comisión Operativa) Esta organización por subprocesos se aplicará para el funcionamiento normal del CMGRD y deberá ser adoptada por decreto. Establezca así mismo el funcionamiento de la Oficina coordinadora, la cual debe contar con: - Coordinador de la Oficina de Gestión del Riesgo de Desastres4 - Personal de apoyo capacitado en gestión del riesgo, que permita la dinamización de las acciones de Conocimiento, Reducción y Manejo. - Sistema de Información, que le permita al municipio el manejo de la información disponible, como: mapas municipales (urbano, rural, vías, líneas conducción de gas, etc.), reportes técnicos (informes diarios de IDEAM, SGC, etc.), mecanismos de reporte (información pág. Web, reportes prensa, departamento, etc.), Censo, EDAN, entre otros. - Central de comunicaciones, que adelante el monitoreo y consolidación de las situaciones de emergencia que se puedan presentar a nivel urbano y rural, así como la comunicación con el departamento. Esta deberá funcionar 24 horas, 365 días al año. - Sala de Crisis, espacio en el cual se realizara la coordinación de situaciones de emergencia acorde a magnitud e intensidad importante y desastre, por lo cual deberá tenerse un sitio alterno, si esta no está en un lugar seguro. - En caso de requerir apoyo interinstitucional en temas específicos de riesgo, el Municipio podrá crear comisiones asesoras, estrategia que podrá apoyar la dinamización de los comités del CMGRD.5 - Realice la creación y adopción mediante acuerdo del Consejo Municipal del Fondo Municipal de Gestión del Riesgo6.
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
7
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia PASO 2. Elabore con el CMGRD el Plan Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres7 Este deberá ser aprobado por el CMGRD y adoptado mediante decreto expedido por el alcalde. Este documento deberá ser integrado en los instrumentos de Planificación Territorial8, tales como: POT, POMCAS y Planes de Desarrollo a nivel municipal, distrital y departamental, entre otros. - Establezca en conjunto del CMGRD, las directrices para la incorporación de la gestión del riesgo en la inversión pública9. 4 Artículo 29, ley 1523 de 2012. 5 Parágrafo 2, articulo 29, ley 1523 de 2012. 6 Articulo 53 y 54, ley 1523 de 2012. 7 Artículo 37, ley 1523 de 2012. 8 Articulo 39 al 42, ley 1523 de 2012. 9 Artículo 38, ley 1523 de 2012.
B. PASOS PARA LA FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RESPUESTA Elabore la Estrategia de Respuesta Municipal, con el apoyo y participación activa de todas las instituciones del CMGRD e invitados que considere claves para este proceso. - Solicite que las empresas públicas y privadas10, realicen así mismo sus Análisis Específicos de Riesgos y Planes de Emergencia y Contingencia -acorde al artículo 42 de la ley 1523 de 2012- y estos sean socializados por el CMGRD, de manera que puedan ser incorporados en la estrategia de respuesta municipal. AHORA SI, VAMOS A FORMULAR: 1. Priorice los escenarios posibles de riesgo en su municipio (la preparación debe realizarse sobre el peor escenario). 2. Establezca los posibles Niveles de Emergencia (De acuerdo a la magnitud del 1 al 5). 3. Establezca responsabilidades y organigrama de funcionamiento11. 4. Organice el “Directorio de Emergencia”, “Cadena de Llamado” y “Sistema de Alerta” garantizando la activación institucional. 5. Establezca la actuación ante situaciones de “Emergencia” y “Desastre” municipal (Alerta Amarilla, Naranja y Roja-Calamidad Pública) 6. Identifique y consolide las “capacidades de respuesta” con que cuenta el municipio para el manejo de emergencias. 7. Identifique los “Protocolos” y “Procedimientos” que se requieren para el manejo de la emergencia.
8
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias 8. Organice los planes sectoriales acorde a los servicios de respuesta12, para esto deberá considerarse lo establecido en el “Manual de Estandarización de la Ayuda Humanitaria” de la UNGRD. 9. Defina la activación, funcionamiento y cierre de la “Sala de Crisis”. 10. Constituya un mecanismo de Alarma para la comunidad ubicada en zonas de riesgo- SAT. 11. Organice el Plan de Continuidad de su administración (“maletín de emergencia del municipio”). 12. Organice la prueba de esta estrategia (Evaluación), mediante un ejercicio de simulación y luego un simulacro institucional y comunitario. Ahora sí, el municipio está listo para adoptar la Estrategia de Respuesta - Para desarrollar estos 12 pasos, realice sesiones de trabajo con los integrantes del Consejo Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres, levante actas y recopile todos estos procedimientos en un documento acorde al orden de la presente guía; este es el contenido de la Estrategia de Respuesta. Realice su socialización y pruebe cada uno de los 12 pasos, para estar seguros que todos los integrantes comprenden su aplicación y rol en una emergencia. - Luego de este proceso de validación y para garantizar la operatividad, realice lo siguiente: 10 Alcaldía, Hospitales, Empresas de Servicios, Colegios, Empresas Privadas, etc. 11 Tenga en cuenta que este es diferente al funcionamiento del CMGRD normalmente (comité de Conocimiento del Riesgo, Reducción del Riesgo y Manejo de desastres). 12 Ley 1523 de 2012, definición de “Preparación”.
1. Los protocolos desarróllelos en resumen gráfico en fichas tamaño tarjeta de bolsillo y entrégueselo a cada uno de los integrantes del CMGRD, el coordinador de la oficina y el Alcalde, deberán tener el conjunto de fichas que resumen la ERM, las cuales son su guía de actuación en los diferentes niveles y estados de alerta. 2. Los procedimientos deberán desarrollarse en flujogramas sencillos y estar ubicados en las centrales de radio, sala de crisis, como guía institucional y del CMGRD, en: activación cadena de llamada, sala de crisis, SAT, etc. . C. PASOS PARA EVALUAR LA ESTRATEGIA - Socialización institucional de la ERM con los procedimientos y protocolos. - Socialización comunitaria de la ERM y protocolos, orientado a las respuestas que se esperan de la comunidad. - Prepare un ejercicio de simulación acorde a uno de los escenarios identificados como probables en el PMGRD (inundación, sismo, etc.) y solicite a todas las entidades que
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
9
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia simulen su actuación acorde a los protocolos y procedimientos. Esto le permitirá evaluar lo establecido en la Estrategia e identificar aspectos a mejorar. - Prepare en coordinación con el Consejo Departamental de Gestión del Riesgo de Desastres (CDGRD), el CMGRD y la comunidad en general un simulacro institucional y comunitario, en el cual se actúe acorde a los protocolos y procedimientos de la Estrategia de Respuesta, establezca la forma de evaluar y revise tiempos, flujos de información, decisiones, comunicación interna y externa y demás aspectos que le puedan servir en el proceso de ajuste de la estrategia. - Adopte la Estrategia de Respuesta mediante decreto expedido por el alcalde. - Anualmente deberá ser revisada la ERM, Procedimientos y Protocolos, o antes en caso de presentarse una emergencia y/o al evidenciarse errores que deben ser corregidos de manera urgente. RECUERDE Existen diferentes Planes/Estrategias, los cuales guardan una relación entre sí, el CMGRD, debe realizar el control y monitoreo de los procesos de preparación de los diferentes sectores e instituciones integrantes del Municipio. Tenga presente la coherencia del siguiente gráfico:
10
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias En caso de una emergencia la Estrategia de Respuesta es la herramienta clave para el manejo de la situación, por lo que se deben seguir las directrices trazadas en el documento y activar los procedimientos acordes al contexto y magnitud, entre los cuales están: a. Organigrama. b. Mecanismo de coordinación. c. Directorio de Emergencia. d. Cadena de Llamado. e. Inventario de Recursos. f. Activación Sala de Crisis. g. Activación de estados de Alerta y Alarmas comunitarias. h. Activación de protocolos y procedimientos. i. Activación de Servicios de Respuesta. j. Activación del plan de Continuidad. Para la atención de una emergencia de acuerdo a las necesidades identificadas a razón de la afectación (censo y EDAN), se deberá desarrollar un plan de atención acorde a las líneas afectadas.
Plan de Acción Específico para la Respuesta y/o Recuperación (Objetivos, líneas de intervención, resultados, indicadores, seguimiento y presupuesto)
“Las Estrategias son entonces herramientas para estar mejor preparados, no evitan los desastres, pero hacen la diferencia en el momento de enfrentarlos”
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
11
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
Elaboración de la Estrategia Paso a Paso
12
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
13
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia RESUMEN PARA LA COMUNIDAD 14 La Oficina Asesora de Gestión del Riesgo del municipio ha desarrollado el presente documento como la guía para actuar ante las posibles emergencias y/o desastres que pudiesen presentarse en el municipio de XXXX, en el cual han sido consideradas emergencias anteriores XXXX15, así como riesgos identificados mediante estudios e investigaciones serias de entidades como ….16. Las entidades involucradas en la implementación y aplicación de las acciones definidas en la estrategia son: la Alcaldía, Policía, Bomberos, Hospital,…, y demás integrantes del CMGRD. Acorde a las situaciones de riesgo identificadas para el municipio, se conoce que en el municipio podrían presentarse situaciones como; inundación por desbordamiento de la quebrada XXX, avalanchas por deslizamiento de la montaña XXX, etc. En caso de presentarse una emergencia, el CMGRD ha dispuesto de; Sirenas, Campanas, etc. … para dar Aviso a la comunidad, la entidad encargada de dar este aviso es XXXX quien es el punto de aviso 24 horas, 7 días a la semana, 365 días al año. Mayor información en la Oficina coordinadora de Gestión del Riesgo de Desastres del Municipio, ubicada XX, Teléfono XXX. Para el adecuado funcionamiento de estos preparativos se requiere del conocimiento, pruebas y actualizaciones, por parte de las instituciones involucradas, así como la comunidad en general, facilitando la actuación durante una emergencia, por esto es importante la preparación a nivel personal, familiar, comunitario e institucional (colegios, empresas, iglesias, hospitales, etc.) frente a posibles emergencias y su participación activa en los ejercicios liderados a nivel municipal, distrital, departamental y nacional.
.
14 Este resumen es la explicación breve de la ER, la cual podrá ser utilizada en los procesos de difusión a nivel comunitario. 15 Inundación del río XXX, ocurrida XXX, Sismo ocurrido XXX-resalte las más relevantes. 16 Corporación Autónoma Regional, Servicio Geológico Colombiano, IDEAM, Universidades, entre otras.
14
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
15
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
Capítulo 1 Marco General
16
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
17
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
Capítulo 2 Identificación del Riesgo
18
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
19
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
Capítulo 3 Organización para Emergencias y Desastres
20
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias En este capítulo se manejarán conceptos variados, considerados clave en el momento de planificar y llevar a la práctica el manejo de las “emergencias” y “desastres”, así mismo estos guardan una correlación entre sí, estos son: - Niveles de Emergencia. - Relación de Responsabilidades. - Estructura de intervención. - Niveles de Alerta. - Organigrama de funcionamiento. - Protocolo (acorde a los servicios de respuesta). - Procedimientos. Es de resaltar que estos son los instrumentos considerados para el manejo de las emergencias y desastres, por parte del Sistema Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, los cuales se apoyan en el “Manual de Estandarización de la Ayuda Humanitaria” establecido por la UNGRD. Acorde a lo anterior, se hace expresa claridad en el hecho de que el SNGRD no aplica en el manejo de las emergencias el Sistema Comando de Incidentes (SCI).
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
21
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
A continuación se detalla cada una de los elementos mencionados. 3.1. Niveles de emergencia Para efectos de organización consideraremos que los impactos de los fenómenos se podrán estimar en niveles de emergencia, considerando aspectos como; extensión territorial, afectación de personas, bienes y servicios, impacto en la economía y funcionamiento normal del municipio, los costos para la atención y recuperación. En este sentido haremos una calificación de 1 a 5, donde 5 es el mayor nivel de emergencia y 1 el menor, la descripción de estos nieles debe ser desarrollada por el CMGRD de cada municipio, quien los deberá establecer acorde a las capacidades existentes, como guía tenga en cuenta:
22
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias Nivel 1 y 2. Es posible manejarse con los recursos del municipio, sin acudir a declaratoria de calamidad pública o urgencia manifiesta. Nivel 3. Es posible que sea atendido por el municipio, amerita declaratoria de urgencia manifiesta o calamidad pública. La atención es posible hacerse con los recursos del municipio o apoyos puntuales del departamento. Nivel 4. Para atender este evento se requiere declaratoria de calamidad pública, elaboración de Plan de Acción Especifico y apoyo del nivel departamental. Nivel 5. Para atender este evento se requiere declaratoria de calamidad pública, elaboración de Plan de Acción Especifico, apoyo del nivel departamental y nacional. El siguiente cuadro también podrá servir de apoyo: Cada criterio se aplica de manera independiente y la emergencia es clasificada por el criterio que otorgue el mayor nivel. (Los criterios por cada tipo de afectación deben ser ajustados de acuerdo con el tamaño, población del municipio y capacidades)
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
23
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia 3.2. Relación de Responsabilidades acorde al nivel de la emergencia El organigrama para manejo de emergencias y/o desastres, se modificara acorde a las dimensiones de la situación, así:
24
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
25
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
26
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias 3.4. Niveles de Alerta del Municipio Se consideran “Niveles de Alerta”, los estados de alistamiento previos a la respuesta, los cuales permiten la preparación institucional y la activación de protocolos y procedimientos establecidos. Estos niveles principalmente se aplican para los riesgos asociados a fenómenos que se encuentran bajo monitoreo o aquellos que permiten la identificación de señales de peligro previas al desencadenamiento de la emergencia, siendo de este modo difícil de aplicar para fenómenos que se desarrollan de manera intempestiva, como es el caso de los sismo y algunos deslizamientos. Los Niveles de Alerta establecidos, se manejan a través de un código de colores, explicándose a continuación:
Las entidades técnicas hacen así mismo uso de escalas de colores, pictogramas y términos para identificar los niveles de peligro acorde a cada amenaza, como es el caso las usadas por el Servicio Geológico Colombiano para el monitoreo de los volcanes, etc. y el IDEAM para el seguimiento y monitoreo de; incendios forestales, precipitaciones y ciclones tropicales entre otros. Estos son niveles de peligro (de la Amenaza), más no niveles de alerta para los municipios y CMGRD, sin embargo estas variaciones y su significado deben ser revisadas y acorde a la condición de riesgo del municipio, establecerse el propio Nivel de Alerta. Estos niveles pueden también usarse para situaciones que se conoce requieren la alerta de las instituciones, como lo puede ser; el inicio de las fiestas del municipio y el desarrollo de disturbios o dificultades de orden público, entre otras. Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
27
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia 3.5. Organigrama de Funcionamiento El siguiente esquema de organización se implementara en las situaciones de emergencia y/o desastre de importantes dimensiones, en las cuales se requieren resolver variados problemas19, así mismo según la situación y el criterio del Alcalde o Coordinador de la Oficina de Gestión del Riesgo, podrá activarse una porción del organigrama, esto para situaciones en las cuales no se requieren todas las coordinaciones de área. Lo anterior permite que el esquema sea robusto en proporción a los niveles de la emergencia. Estará integrado por las instituciones que integran el CMGRD, las cuales acorde a su competencia, capacidades y experticia, se distribuirán por servicios de respuesta así: Organigrama para emergencias complejas (nivel 3 al 5)20 Incluya en el organigrama las instituciones responsables de cada función, socialice con estas las funciones y solicite la delegación oficial de la persona responsable de la función.21
28
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
3.6. “PROTOCOLOS” DE ACTUACIÓN Luego de haber organizado todos los integrantes del CMGRD para manejo de situaciones nivel 3 al 5, se podrán establecer sus protocolos de actuación en situaciones de emergencia, los cuales acorde a cada eventos deberán
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
29
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia considerarse las necesidades de variación (inundación, incendio forestal, derrame hidrocarburos, etc.), esto considerando que no se actúa de una manera igual ante los diferentes fenómenos, dadas sus características específicas. Cada uno de los “Protocolos” desarrollados, podrán ser convertidas en fichas tamaño bolsillo y entregadas a cada institución (y al delegado que asiste al CMGRD), de manera que las recuerden en caso de una emergencia lo acordado. Para su aplicación efectiva, deberán desarrollarse los “procedimientos” requeridos para cada caso22, en los cuales se describa en detalle el “paso a paso” para llevar a cabo la actividad. Es importante recordar que el desarrollo de las acciones de; coordinación, medidas de seguridad del equipo, principios de actuación, inclusión de temas transversales, Censo, Edan, Ayuda Alimentaria, Alojamiento Temporal, Brigadas de Salud, Agua y Saneamiento y Medios de vida, han sido ya descritas en el Manual de Estandarización de la ayuda humanitaria, por lo que solo se enuncian de manera general en el presente manual.
30
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
31
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
32
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
33
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
34
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
35
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
36
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
37
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
38
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
3.7. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos aseguran el adecuado cumplimiento de las directrices generales dadas en los protocolos, estos se podrán desarrollar tanto como se consideren operativamente necesarios, sin excederse. (Anexo formato). Las siguientes herramientas hacen parte de los aspectos a definir mediante procedimientos: - Directorio de Emergencia - Cadena de llamada - Sistema de Alerta Temprana - Plan de Acción Específico para la Respuesta - Declaratoria de Calamidad Publica - Plan de Acción Especifico para la Recuperación - Declaratoria del Estado de Normalidad Se detalla a continuación cada uno, y los aspectos relevantes a considerar. El municipio deberá definir el procedimiento para su activación y cierre, el cual deberá desarrollar en el formato definido en el anexo.
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
39
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia 3.7.1. Directorio de Emergencia Se deberá mantener actualizado el siguiente formato, acorde a los cambios de información que se puedan presentar, durante la emergencia este debe verificarse las primeras horas y actualizado dejarse en un lugar visible, así como ser compartido con los integrantes del CMGRD, como herramienta para facilitar la comunicación interinstitucional. 3.7.1.1. Contactos Oficiales CMGRD Datos de contacto de la persona delegada por cada institución y secretaria ante el CMGRD. Se deberá distinguir a través de los colores de Alerta, a quienes se llama en Amarillo, Naranja y Rojo. Dado que no siempre se llamara a todos los integrantes, sin embargo algunas personas podrán ser llamadas en los tres niveles de alerta:
3.7.2. Cadena de llamado y línea de tiempo – “Alerta Institucional” Se deberá establecer la cadena de llamado, en tiempo de las instituciones, para lo cual se tendrán en cuenta aspectos como: quien inicia la cadena? Que instituciones son claves en su desarrollo? Cada institución debe realizar máximo 5 llamadas?, los medios de comunicación son redundantes?, que mensaje se deberá transmitir? Y el tiempo estimado en el desarrollo de la cadena es?.
40
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Mensaje: “AVALANCHA” El Contar con un mensaje corto pre acordado, permitirá que la cadena sea más rápida y así mismo cada institución deberá realizar las acciones consideradas previamente para esta situación, ej.: reunirse en la sala de crisis, activar el sistema de alerta, etc. 3.7.3. Sala de Crisis Se considera a la Sala de Crisis el espacio establecido para la organización de toda la información de la emergencia, facilitando así la toma de decisiones por parte del CMGRD. La Sala se alimenta del trabajo de las diferentes áreas de coordinación y permite el tener una visión actualizada de la situación, necesidades y acciones desarrolladas, elementos estos claves para la toma de decisiones. Funcionamiento de la Sala de Crisis La Sala de Crisis se activa acorde al nivel de la emergencia, de manera que para eventos de nivel 3 según la escala anterior, se requerirá que esta funcione 24 horas, facilitando así la toma de decisiones. Su objetivo es facilitar la evaluación de la situación: ¿Qué ocurrió? ¿Cuáles son los daños? ¿Acciones adelantadas? ¿Principales necesidades?¿ Recursos? ¿con que cuento para hacer frente a la emergencia?...y la evolución de esto en el tiempo. Esta información es necesaria para la toma de decisiones, la solicitud de apoyo y el manejo como tal de la situación, así mismo apoya el desarrollo de acciones como: la elaboración de reportes de situación, comunicados de prensa y la declaratoria o no de calamidad pública. Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
41
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia La información a manejarse en la sala de crisis es: - Organigrama (con los nombres de responsables acorde al esquema indicado anteriormente) - Bitácora - Directorio de Emergencia - Inventario de Recursos disponibles para la emergencia* - Datos de Afectación (Censo)* - Mapa de la zona afectada* - Listado de Necesidades* *Esta información deberá estar disponible en físico y digital y ser actualizada de manera recurrente, acorde a la evolución de la situación se propone la siguiente regularidad: - Primeras 72 horas, cada 6 horas. - 72 horas-3 días, cada 8 horas. - Día 3 al 5, cada 12 horas. - 5 día en adelante, cada 24 horas. Para cada emergencia el CMGRD deberá abrir una carpeta con el nombre del Caso/Operación, por ejemplo: “Sismo 09-02-2013”, Avalancha Quebrada Negra 23-12-2011”, etc. En la cual diariamente incluirá los datos que son consolidados en la sala de crisis23, con la fecha correspondiente, al finalizar la emergencia esta podrá archivarse con un breve resumen de cierre de la operación.24 3.7.4. Sistema de Alarma Comunitaria La ALARMA es una herramienta muy valiosa en el proceso de comunicarle a la comunidad acerca de una situación de riesgo, para contar con una respuesta efectiva se requiere que previamente el riesgo haya sido identificado e incluido en los procesos de capacitación y sensibilización, de manera que las comunidades puedan identificar esta señal, interpretarla claramente y actuar conforme a esta. Para lo anterior se requerirá definir los siguiente elementos y una vez definidos deberán ser difundidos de manera masiva y probados en ejercicios, de manera que se genere este conocimiento y destreza en la comunidad.
42
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias 3.7.4.1. Estrategia de información a la comunidad Se deberá identificar el tipo de comunidad a la cual se desea llegar con el Aviso de emergencia, identificando aspectos como; cultura, lenguaje, creencias, entre otros aspectos. Acorde a los cuales se podrán establecer estrategias de información acerca del sistema instalado/ acordado, realizando pruebas y revisión con la comunidad acerca de su escucha o visualización de la alarma, así como la comprensión de las acciones que deberán adelantar.
3.7.5. Plan de Acción Específico para la Atención de la Emergencia El Plan de Acción Específico, pretende organizar a partir de los primeros momentos de la emergencia y para los casos en que sea posible del censo y/o evaluación preliminar las acciones para la respuesta en los tres primeros meses, de manera que se realice una coordinación efectiva de las capacidades locales y se tenga una planificación de los recursos e intervenciones, acorde a los resultados de la evaluación de daños. En ocasiones dada la magnitud de los daños y las limitaciones de las capacidades locales, en el plan podrán incluso incluirse acciones para poder contar con el levantamiento del censo/EDAN, el cual se requiere en la menor brevedad, pero no puede ser un obstáculo para brindar la ayuda humanitaria. Cuando se realiza declaratoria de calamidad pública, este plan deberá ser incorporado en el PAE para la recuperación.
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
43
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
3.7.6. Declaratoria de calamidad pública ACTUACIÓN SITUACIÓN DE “DESASTRE” CALAMIDAD PÚBLICA Calamidad Pública Es el resultado que se desencadena de la manifestación de uno o varios eventos naturales o antropogénicos no intencionales que al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad en las personas, los bienes, la infraestructura, los medios de subsistencia, la prestación de servicios o los recursos ambientales, causa daños o pérdidas humanas, materiales, económicas o ambientales, generando una alteración intensa, grave y extendida en las condiciones normales de funcionamiento de la población, en el respectivo territorio, que exige al municipio, distrito o departamento ejecutar acciones de respuesta a la emergencia, rehabilitación y reconstrucción. (Artículo 4 Ley 1523 de 2012). Los gobernadores y alcaldes, previo concepto favorable del Consejo Departamental, Distrital o Municipal de Gestión del Riesgo, podrán declarar la situación de calamidad pública en su respectiva jurisdicción. Las declaratorias de situación de calamidad pública se producirán y aplicarán, en lo pertinente, de conformidad con las reglas de la declaratoria de desastre. (Artículo 57 Ley 1523 de 2012). Ver criterios en el Artículo 59.
44
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
45
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
46
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
47
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
48
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
49
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
Capítulo 4 CAPACIDAD DE RESPUESTA
50
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias La identificación de capacidades de respuesta a nivel municipal, permite contar con el panorama de recursos disponibles ante una situación de emergencia, facilitando así la toma de decisiones, la gestión de estas capacidades así como la identificación clara de que recursos serían necesarios gestionar ante una emergencia. Solo deberán ser consideradas capacidades en “buen estado”. 4.1. Consolidado de Capacidades CMGRD*
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
51
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
52
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
53
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
54
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias 4.2. Mapeo de Capacidades Locales PASOS PARA EL MAPEO DE CAPACIDADES: 1. En un mapa del municipio, ubique las capacidades reportadas en el ítem 4.1, diferenciando cada una mediante una convención (Búsqueda y Rescate, Salud, etc.). 2. Revise luego de su mapeo cuales capacidades están ubicadas en zonas de riesgo. Esto es posible hacerlo al ubicar sobre el mapa de riesgo (escenarios) un papel calcante o acetato y sobre este ubicar las capacidades. 3. Identifique sitios en los cuales podrían ser reubicadas estas capacidades, dado que en una emergencia se perderían.
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
55
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
Capítulo 5 PLAN DE CONTINUIDAD
56
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias - Estrategia de Respuesta - Acta de constitución del CMGRD - Acta de constitución del FMGRD - Mapa del municipio CONTRATACIÓN - Consolidado de contratos - RUT de la Alcaldía - Copia Acta de posesión del Alcalde - Decreto del Consejo que le autoriza contratar - Copia de la Cedula del Alcalde - Copia de contratos vigentes RECURSOS HUMANOS -Perfiles de cargos a crear - Funciones de los cargos - Escala salarial - Nomina - Organigrama de la administración - Listado de empleados y contratistas TESORERIA/HACIENDA -
Chequera inactiva Cuadro de cuentas Cuadro de firmas Comprobantes de egreso en físico
SALUD - Perfil epidemiológico del Municipio - Papelería para consulta médica-RIT - Sistema de referencia y contra referencia - Base de Datos Sisben DCC/BOMBEROS - Rut - Actas de constitución - Copia de cedula representante legal - Papelería cadena de custodia - Listado de recurso humano EQUIPOS - Computar portátil con los accesos, software y programas priorizados. - Kit de oficina: papel tamaño carta, cosedora, lapiceros, perforadora, huellero, sellos. - Cámara fotográfica. - Radios VHF
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
57
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
d. Estructura Organizacional para la Continuidad (Roles, responsabilidades y procedimientos) - Establezca un coordinador general de este proceso, el cual apoye en el cumpli miento de todas estas tareas. - Establezca periodos para adelantar los procesos de backup, estos podrán ser mensuales, quincenales y semanales, y deberán hacerse varias copias, que se guarden fuera de la alcaldía. Identifique la persona responsable de la protección de información de este proceso. - Determine en cada área una persona como líder/responsable del proceso de continuidad de su dependencia, esta tendrá la responsabilidad de identificar las acciones necesarias para garantizar el funcionamiento en una situación de de sastre (documentación para el maletín, periodos de actualización, etc.). e. Plan de Pruebas del Plan de Continuidad
58
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Capítulo 6 PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN, EVACUACIÓN Y VALIDACION
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
59
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia El presente capítulo es sin duda el más importante, considerando que de no llevarse a cabo, todo el proceso de planificación adelantado a lo largo de la construcción de la estrategia, no servirá de nada y solo será un documento más. Por lo anterior todos los acuerdos, procesos, protocolos y demás elementos estimados en el marco de esta “Estrategia”, deberán realizar los siguientes pasos: Paso 1: Implementación. - Conforme los grupos de trabajo requeridos acorde al organigrama, estos grupos deberán generar unas reglas internas de funcionamiento, una secretaria y archivo de toda la infor mación que se produzca en el marco de su trabajo, así como contar con planes de acción por año. - Verifique el inventario reportado por cada entidad y actualícelo cada 6 meses. - Realice pruebas de comunicaciones usando la cadena de llamada, verifique su funciona miento y tiempos. - Solicite los protocolos y procedimientos por servicios de respuesta, en el cual se eviden cien las acciones de; preparación, respuesta y recuperación, así como las coordinaciones entre sectores. - Desarrolle las fichas de bolsillo de los protocolos y ubique en los sitios estratégicos los flujos de procedimiento. - Realice reuniones de socialización de la estrategia con los integrantes del CMGRD, la em presa privada y las comunidades, de manera que todos la conozcan y validen la información de esta. Paso 2: Evaluación - Realice ejercicios de simulaciones, en los cuales se cuente con un apoyo externo como ob servadores y evaluadores, permitiendo el hallazgo de aspectos que funcionan bien y aque llos que requieren mejorar. - Prepare y adelante simulacros institucional y comunitarios, que permitan la movilización y adopción de roles acorde a lo establecido en la estrategia, así como la participación de la comunidad. Paso 3: Actualización - Realice anualmente la actualización de la información o antes si una emergencia o situación lo requiere, recuerde que este proceso hace parte de la cadena de preparación para “salvar vidas”. Paso 4: Divulgación - Adelante estrategias de comunicación y manténgalas activas, el funcionamiento de este proceso de preparación depende del conocimiento de los integrantes del CMGRD y la co munidad como actores principales de su funcionamiento.
60
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Capítulo 7 ANEXOS
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
61
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
62
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
63
Guía Metodológicapara la elaboración de estratégia
64
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
Guía Metodológica para la elaboración de estratégias
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres
65