INFORME CUATRIMESTRAL PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO MECI – DECRETO 943 DEL 2014 - LEY 1474 DE 2011 ESE HOSPITAL LA MARÍA
Responsable de Control Interno
UBALDO DE JESÚS MACÍAS MESA
Período Enero – Febrero-Marzo y Abril de 2016
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Avances 1. Se verificó el estado de las actividades programadas en el Plan de Acción programadas para el cuarto trimestre de 2016 y las líneas estratégicas del Plan de Desarrollo, donde se evidencia un cumplimiento del 97.5%. 2. Se elaboró y presentó el presupuesto para la vigencia 2016, estimado en $42.000.Millones de Pesos. 3. Se presentó, el estado de avance de la construcción de las torres H e I del Hospital, lo cual está en proceso de ajuste, para revisión por parte de la Curaduría. 4. Se informó sobre la consecución de un empréstito con el IDEA y Banco de Colombia, para saneamiento fiscal. 5. Se presentó el Balance General del año 2015, el cual refleja una utilidad operacional de $ 1.342.506.00 pesos y una utilidad del ejercicio de $ 9.840.805.000 pesos. 6. Se facturó del Primero de Enero al 31 de mayo de 2016, la suma de $ 18.808.565.202 de pesos. 7. El presupuesto para la vigencia 2016 se estima aproximadamente en $42.000.000.0000 8. Se adelanta el diagnóstico para la formulación del Plan de Desarrollo Institucional de la ESE Hospital la María, para la vigencia 2016-2019, acorde con los Planes de Desarrollo del Departamento de Antioquia y del Municipio de Medellín respectivamente.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Dificultades 1. En la aplicación normativa se presentan dificultades, ya que con frecuencia es 1
actualizan, y en el Hospital no se cuenta con los recursos suficientes para adoptarla y aplicarla, con la debida oportunidad. 2. En el cumplimiento de algunos roles y responsabilidades específicas, algunas veces se presentan errores, por desconocimiento, falta de entrenamiento y/o falta de compromiso de algunos servidores públicos de la Entidad, lo que genera desviaciones, no conformidades y las glosas que afectan la liquidez del Hospital. 3. El retraso en el pago, a algunos proveedores, por falta de liquidez, lo que afecta la credibilidad y buena imagen del Hospital 4. Falta actualizar o aclarar
los requisitos y
proveedores, para evitar la ocurrencia
exigencias en algunos contratos con
de algunas inquietudes y problemas en la
contratación en el Hospital. SUBSITEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Avances 1. Se formalizó toda la contratación
en la ESE Hospital La María, cumpliendo todos los
requerimientos necesarios y la normativa vigente. 2. 3.
realizaron 3.012 Cirugías entre Enero y Junio del 2015, así: En enero 414, Febrero 424, Marzo 538, Abril 524, Mayo 589 y Junio 523.
4. Se fortalece el Programa de Humanización de la Atención a los pacientes, familiares y servidores públicos del Hospital. 5. Se trabaja mancomunadamente con la Asociación de Usuarios, Copacos, y la Secretaría de Salud y Protección Social, para dar soluciones oportunas a las necesidades de servicios en salud de los pacientes del Hospital 6. Se atiende con la debida oportunidad al habitante de calle y adulto mayor, en total abandono con el apoyo de la Secretaría de Inclusión Social del Municipio de Medellín. 7. Se apoya y acompaña a la mujer abusada y cabeza de hogar, es atendida en el Hospital, con la ayuda de la Secretaría de la Mujer y los servidores públicos del área social del Hospital. . 8. Se gestiona el albergue temporal al indígena y habitante de calle, con Bienestar Social y la Secretaría de Inclusión del Municipio de Medellín. 9. Se ayuda a los usuarios en situación de vulnerabilidad, que no tienen identificación, para 2
que la registraduría Nacional del estado Civil, en la oficina de Orientación para el Discapacitado (OPADI), otorgue la plena identidad. 10. Se tiene un inventario de la ropería que se entrega en los diferentes servicios del Hospital, para evitar la pérdida de prendas mediante un control diario de la misma. . 11. Se realizan con la periodicidad programada todos los Comités institucionales del Hospital. 12. Se presentaron todos los informes exigidos por los organismos de control, con la debida oportunidad. 13. Se hace seguimiento periódico, para que la alimentación que se le suministre a los pacientes, cumpla con los protocolos nutricionales, de calidad y oportunidad. 14. Se instalaron los equipos para el suministro de aire medicinal BPM. 15. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Dificultades
1. Mejorar el compromiso de algunas personas de enfermería sobre la importancia, en la devolución de medicamentos, cuando el paciente no los requiere, para evitar mantener stock innecesario, que en algunos casos se requieren para otro paciente o se vencen, pudiendo ser aprovechados. 2. Falta más compromiso de algunas personas del área asistencial, sobre la importancia, en el cumplimiento de los protocolos establecidos, en la atención de pacientes que tengan enfermedades infectocontagiosas, para evitar riesgos. 3. Se requiere realizar, un seguimiento más estricto a los medicamentos de control, ya que la existencia en inventario debe ser igual a lo físico, cumpliendo además con los puntos de reorden en los inventarios de medicamentos. 4. La no aplicación de los requisitos en admisiones, urgencias, farmacia
en la
facturación generan las glosas, que afectan el flujo de caja. 5. Fortalecer
sinergias
funcionales
entre
admisiones,
enfermería,
farmacia 3
y
facturación, para agilizar el servicio y evitar glosas, por deficiencias de información. 6. Es necesario ampliar el cuarto de almacenamiento intermedio de residuos, para facilitar la manipulación y disminuir riesgo de infecciones. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL Avances 1. Se contrató el personal, para realizar y actualizar las actividades de Control Interno y para actualizar el nuevo Modelo Estándar de Control Interno, con fundamento en la Ley 943 de 2014. 2. Se elaboró y presentó los planes anuales del Comité Coordinador de Control Interno y de las Auditorias de Control Interno, para la vigencia 2016. 3. Se desarrollan las actividades de los 21 comités, mediante los cuales se socializa y se buscan soluciones integrales, en una forma ágil y oportuna, para evitar reprocesos y facilitar la toma de decisiones. 4. La institución cuenta con el Mapa de Riesgos institucional. 5. Se tienen designados los supervisores a cada uno de los contratos de la Entidad. 6. Los hallazgos encontrados por las diferentes Entidades que controlan el Hospital, tienen suscritos los respectivos planes de mejoramiento. 7. Los bienes muebles se encuentran cargados a cada una de los servidores públicos de la Entidad. 8. El archivo cumple
la normativa vigente y se tienen establecidas las tablas de
retención documental de archivos vigente. 9. Se implementó el control del ingreso de apersonas, mediante la carnetización, lo cual contribuye con la seguridad en la Institución 10. Se organizaron los parqueaderos, de tal forma que mejore la movilidad y control de los mismos. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL 4
Dificultades 1. La falta de compromiso de algunos servidores públicos de la Entidad, en aplicar el control y autocontrol en el ejercicio de sus funciones, para lo cual se continuará con medidas pedagógicas, que contribuyan con el mejoramiento en la prestación del servicio. 2. La
implementación de las auditorías internas de control interno, para hacerle
seguimiento a los planes de mejoramiento y demás procesos de la Entidad.. 3. Falta de tener identificado los controles y riesgos en cada proceso, que nos permitan proponer acciones de mejora. 4. Falta actualizar el manual de funciones con base en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 y la estructura orgánica teniendo en cuenta el crecimiento del Hospital. 5. Falta automatizar el control de fechas de vencimiento, mediante un software de inventarios de medicamentos . ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. El sistema de Control Interno esta implementado, con base en los Artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 87 de 1993 y se está en la adopción y adaptación del Decreto 943 de 2014 del MECI. 2. Con la actualización del Comité Coordinador de Control Interno, se fortalece y se visibiliza la importancia de ampliar la cobertura en las auditorías internas de control interno, para mejorar el seguimiento y el mejoramiento continuo de los procesos. 3. Se cumple con la normativa vigente. 4. El Sistema de Control Interno trabaja armónicamente con Planeación, el Sistema de Gestión de la Calidad en Salud y todas las áreas de la organización existente en el Hospital, buscando prevenir las debilidades y mejorar cada uno de los procesos. . 5. Se realizó arqueo a las cajas de Tesorería, para garantizar su eficacia y eficiencia.
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6. La alta dirección, está comprometida en la aplicación y cumplimiento con todos los requerimientos y necesidades del Sistema de Control Interno de la Entidad. 7. Los servidores públicos conocen y están atentos para cumplir las medidas, sugerencias y recomendaciones de Control Interno. 8. Se participa en las inducciones que se realizan quincenalmente en el Hospital, donde se enfatiza sobre la importancia y el compromiso que debemos asumir todos los servidores públicos, para aplicar el autocontrol y regulación de todas las actividades que cada uno realiza en el Hospital. RECOMENDACIONES 1. Continuar con la actualización, sensibilización y empoderamiento de cada uno de los elementos del MECI, para que cada uno de los servidores de la ESE Hospital La María conozca, interiorice y ponga en práctica dicho sistema. 2. Se requiere la documentación y socialización de todos los procesos, para fortalecer la gestión y las actividades de seguimiento y evaluación. 3. Se requiere actualizar la estructura orgánica y los manuales de funciones, acorde con las necesidades y la normativa vigente. 4. Seguir cumpliendo con los planes de mejoramiento, suscritos con la Contraloría General de Antioquia y las auditorías internas, con la debida oportunidad. 5. Mantener actualizado y plaqueados,
los inventarios y registros de todos los activos
fijos de la Entidad. 6. Continuar con la impresión a doble página, con el rotulo del hospital, para mantener la mejor imagen institucional y disminuir los gastos de papel. 7. Continuar con la inducción, entrenamiento y retomar la reinducción, para todos los servidores públicos, para garantizar la prestación de los servicios con calidad y calidez. 6
8. Se deben tener actualizado los inventarios para que los saldos existentes en el sistema de inventarios, permitan la estimación de necesidades de acuerdo con la rotación de insumos, evitando el sobre stock o agotamiento de los mismos. 9. Se debe hacer un seguimiento permanente, al sistema de alimentación tanto interna, como al proveedor, para que este servicio se preste con la calidad y oportunidad requerida. 10. Se deben hacer arqueos periódicos
a los inventarios
de medicamentos y del
almacén, para mantener un control oportuno. 11. Continuar con la política de cero papeles, para disminuir costos y mejorar el medio ambiente. 12. Continuar con el proceso de mejoramiento, de los espacios por donde se desplaza los camilleros con los pacientes, para facilitar el trabajo y evitar riesgos. Diligenciado por: UBALDO DE JESÚS MACIAS MESA - Mayo 16 de 2016 Recibido por: el doctor WILLIAM MARULANDA TOBÓN- Gerente, Julio 16 de 2016 Aprobado por el doctor : WILLIAM MARULANDA TOBÓN- Gerente, Mayo o 16 de 2016
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