RENDICION DE CUENTAS DICIEMBRE 2017 – Componente Gestión Secretaría Gestión Humana y Desarrollo Organizacional
Políticas de Desarrollo Administrativo (cumplimiento) La Administración Departamental ha implementado la totalidad de las políticas de Desarrollo Administrativo del modelo Integrado de Planeación y Gestión, como se muestra a continuación: Política
Componente
Implementa do (si/no)
Gestión Misional y de Gobierno
Plan Estratégico Sectorial (no aplica), Plan Estratégico Institucional (plan de desarrollo), Planes de acción anuales.
Si
Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano
Plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Mapas de riesgos de corrupción y medidas Si para mitigarlos. Transparencia y acceso a la información pública: Divulgación de la información pública relacionada con planeación, gestión y control; información general de la entidad, información financiera y contable, contratación, trámites y servicios, peticiones, denuncias, quejas y reclamos; recurso humano y gestión documental. Participación ciudadana. Racionalización de trámites. Rendición de cuentas. Servicio al ciudadano (gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones), Procedimientos de gestión documental que permiten la disponibilidad, pertinencia y calidad de la información suministrada a la comunidad.
Políticas de Desarrollo Administrativo (cumplimiento) Política
Componente
Implementado (si/no)
Gestión del Talento Humano
Plan estratégico de recursos humanos. Plan anual de vacantes. Plan Institucional de Capacitación. Programa de Bienestar Social e Incentivos. Mediciones, al menos cada dos años , de clima laboral con definición de estrategias de intervención
Si
Eficiencia Administrativa
Implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Eficiencia administrativa y cero papel. Racionalización de trámites. Modernización institucional. Gestión de tecnologías de la información. Gestión documental – Programa de Gestión Documental.
Si
Gestión Financiera
Programación y ejecución presupuestal. Programa Anual Mensualizado de Caja –PAC-, Proyectos de inversión. Plan anual de adquisiciones (Plan de Compras).
Si
Gestión – Indicadores de Gestión en los procesos La Administración Departamental trabaja bajo el enfoque de procesos. Se encuentra certificada por el ICONTEC en las normas de calidad ISO 9001 y en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP-1000. Para medir la gestión de los 23 procesos (4 estratégicos, 7 misionales, 11 de apoyo y 1 de evaluación) se cuenta con 85 indicadores que permiten monitorear el grado de avance en el cumplimiento de los objetivos de cada uno de ellos. Algunos de estos indicadores son:
Nombre
Qué mide
Meta
1. Oportunidad en la gestión de trámites y servicios.
Trámites y servicios atendidos de manera oportuna en la Administración Departamental.
98%
98,08%
2. Garantía en la prestación del servicio de la línea de atención a la ciudadanía
Cantidad de llamadas que son atendidas del total que ingresan a la plataforma tecnológica de la Gobernación en un periodo de tiempo establecido.
95%
98%
3. Entidades sin ánimo de lucro inspeccionadas y vigiladas por la Gobernación de Antioquia
Determinar la capacidad de gestión de la Gobernación de Antioquia para la inspección y vigilancia de las entidades sin ánimo de lucro.
300
796
95%
95%
107.06%
100%
4. Percepción de la satisfacción del cliente ciudadano.
Medir la satisfacción de los usuarios frente a cada uno de los servicios prestados por la Gobernación de Antioquia.
5. Cumplimiento del recaudo del Impuesto de vehículos.
Recaudo del impuesto de vehículos frente a la meta definida.
Resultado
Gestión – Indicadores de Gestión en los procesos Nombre
Qué mide
Meta
Resultado
6.Asesorías o asistencias técnicas eficaces
Eficacia de las asesorías o asistencias técnicas prestadas por el departamento a los municipios y evaluadas por los clientes/beneficiarios.
90%
98.60%
7.Oportunidad en la entrega de las comunicaciones oficiales recibidas
Oportunidad en la entrega de las comunicaciones oficiales recibidas en la
80%
85%
8.Cobertura de aseguramiento en salud
Población afiliada al Sistema de Seguridad Social en Salud, buscando garantizar la accesibilidad a estos servicios por parte de la población antioqueña.
91%
90.8%
73.42%
74.23%
Gobernación de Antioquia.
9.Índice de Desempeño Integral. 10.Respuestas oportunas a solicitudes de servicios de salud para pacientes urgentes
El fortalecimiento institucional generado mediante el seguimiento y evaluación de la acción municipal realizado por la Gobernación de Antioquia.
85
89.6
11.Tasa de mortalidad por desnutrición en menores de 5 años
Número de casos de muertes por desnutrición (causa básica) en menores de 5 años, con el fin de orientar las acciones de prevención y control del evento, además de tomar decisiones desde el ámbito político y administrativo.
3.0%o
3.5%o
12.Personas atendidas en los programas de bienestar laboral y calidad de vida
Número de servidores públicos y sus beneficiarios, participantes en los diferentes eventos de bienestar laboral y calidad de vida.
15.200
18.634
Algunos logros Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional vigencia 2017 •178 servidores certificados en norma de competencia laboral asociada al servicio al ciudadano y 182 en organización de archivos de gestión. •458 servidores capacitados en competencias laborales. •104 servidores con intervención de la competencia de liderazgo de grupos de trabajo. •Medición de la cultura organizacional con la realización de 749 encuestas. •Realización del primer seminario de gestión del conocimiento para 189 personas •Talleres de liderazgo, cultura financiera y manejo del estrés. Avanzada de hábitos del conocimiento para 2.500 servidores •Realización de auditorías internas de calidad a los 23 procesos del Sistema Integrado de Gestión –SIG-. Atención de auditorías externas de seguimiento a los certificados de calidad bajo las normas ISO 9001 y NTC GP 1000 en el 100% de los procesos, garantizando calidad en la prestación de servicios y mantenimiento de los certificados en estas normas. •De acuerdo con las instrucciones y metodología de la Comisión Nacional del Servicio Civil –CNSC-, construcción de 178 ejes temáticos adicionales a los propuestos, para un total de 243. Así mismo, se propusieron las pruebas que deben aplicarse a cada empleo reportado. •Expedición de los Decretos 2805 y 2806 del 16 de junio de 2017, para el incremento salarial de vigencia del 2017.
Algunos logros Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional • Supresión de la Dirección de Tránsito y creación de la Agencia de Seguridad Vial, adscrita a la Secretaría de Gobierno. Supresión de la Dirección de la Imprenta, traslado de elaboración de la Gaceta a la Dirección de Gestión Documental y de su publicación a la Oficina de Comunicaciones. • Estudios de cargas de trabajo en la Dirección de Prestaciones Sociales y Nómina, Dirección de Desarrollo Humano y Dirección de Tránsito (Agencia de Seguridad Vial). • Prórroga de 312 cargos temporales hasta el 31 de diciembre de 2017. Además, se adelantó el trámite para la prórroga de los cargos temporales para la vigencia de 2018 según la circular 447 de 2017. • Intervenciones (creación de equipos internos de trabajo, modificación de manuales de funciones, traslados, supresiones y creaciones de cargos) en los 23 organismos de la Administración Departamental. • Realización de práctica académica de 457 estudiantes en las dependencias de la Gobernación, 107 sin costo para la entidad y 46 ubicados en las diferentes subregiones del departamento (por fuera de Medellín). Inversión total de $1.759.455.840. • Aprobación Ordenanza No. 10 (modifica la No. 06 de 2011) para inclusión de estudiantes de instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano en el programa de practicantes de la Gobernación
Algunos logros Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional • Renovación del 80% de las redes de datos del Centro Administrativo Departamental, aumentando la capacidad y velocidad de procesamiento de 1 a 10 GB con la adquisición de 160 equipos de comunicaciones. • Acceso rápido, fiable y oportuno a los sistemas de información, agilizando la prestación de servicios y trámites a la comunidad con: -Actualización del 40,7% de estaciones de trabajo. Cambio de 1.700 equipos obsoletos (incluido el sistema operativo) de los 4.173 disponibles. Adquisición de 1.575 licencias en herramientas de ofimática, 2.000 licencias Call Windows que permiten a los usuarios de la red tener acceso a todos los servicios y 16 licencias para publicación de sitios web. -Se amplió en 90 terabytes el sistema de almacenamiento de información corporativa y el sistema de respaldo de información en la misma cantidad. -Implementación de herramientas para atención a personas con discapacidad y sostenimiento de la mesa de servicios tecnológicos –CSI.
Algunos logros Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional • Intervención de soluciones informáticas para el cumplimiento de la normatividad vigente (sistema financiero SAP, nómina y prestaciones sociales, gestión documental, administración del recurso humano, cuotas partes jubilatorias, impuesto de vehículos y Sistema Integrado de Gestión –SIG-, entre otros). • Nuevas funcionalidades al sistema SAP: Material Ledger (Gestión de costos) para la FLA e implementación de la versión New GL como preparación para la implementación de las NICSP. • Consolidación de cuatro sistemas para disminuir costos de soporte y optimizar inversiones: Fondo de vivienda de Salud, Créditos educativos del fondo Gilberto Echeverry, cartera de calamidad doméstica de la Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional y Fondo de vivienda. • En implementación, políticas contables (NICSP) definidas por la Secretaría de Hacienda y actualización de la versión del motor de base de datos de los sistemas SAP exigidos por el fabricante. • Avance en el entendimiento estratégico con la realización de un primer ejercicio de arquitectura TI para el sistema SAP. • Avance en gestión de seguridad de la información: 3.580 licencias para la protección contra software malicioso; sistema para el control de accesos privilegiados; aplicación de auditoría del sistema que centraliza los usuarios y los equipos de cómputo; herramienta de detección y análisis de vulnerabilidades: sistema para el monitoreo del tráfico entre la red institucional e internet y software de auditoría de archivos para detectar cambios y accesos indebidos a los archivos de las carpetas compartidas.
Algunos logros Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional • Publicación y actualización de 16 conjuntos de datos abiertos de la Gobernación de Antioquia en el portal de datos del Estado Colombiano (datos.gov.co), tres de los cuales obtuvieron el sello de excelencia en gobierno digital. • Mejoramiento de calidad de vida a 18.364 servidores públicos, jubilados y sus familias, con un porcentaje de satisfacción del 95%, así: 267 a préstamos de vivienda por un valor de $28.295.310.680. 32 a préstamos de calamidad doméstica. 2.088 fueron beneficiados en programas para jubilados. 200 con programa de incentivos. 15.777 con programas de bienestar. • Atención de 126.346 ciudadanos desde el Centro de Atención a la Ciudadanía. • Identificación de 118 trámites en todas las dependencias, todos publicados en plataforma SIUT, lo que generó que Antioquia conjuntamente con Putumayo, ocupen el primer lugar entre los 32 departamentos del país con un 100% de los trámites publicados en dicha plataforma. • Expedición de 3.205 pasaportes en las subregiones del departamento, en el marco del programa “Antioquia cercana”. •
Algunos logros Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional • Realización de 19 ferias “Antioquia Cercana” para desconcentrar en los territorios la realización de los diferentes trámites, lo que les permite a los ciudadanos ahorro de tiempo y dinero, estrategia que ganó reconocimientos a nivel nacional por buenas prácticas de gobierno abierto. En estas ferias se atendieron aproximadamente 55,000 ciudadanos, impactando 65 municipios de los 91 que fueron invitados. • Medición de la satisfacción ciudadana con calificación del 93% en los tres canales (presencial, virtual y telefónico). • 1.100 descargas de la aplicación virtual para atención al ciudadano. • Avance en la gestión del empleo público con la actualización de pruebas psicotécnicas, inscripción en carrera de personal en período de prueba, actualización del registro en carrera administrativa, provisión de cargos de carrera vacantes mediante concursos internos, inducción y reinducción a los servidores sobre evaluación y seguimiento al desempeño laboral y atención de situaciones administrativas como posesiones, retiros, permisos, licencias, nombramientos, etc. Como resultado, el indicador de condiciones institucionales para el talento humano reporta un valor a diciembre de 2017 del 100%, superando la meta fijada para ese año (94%).
Algunos logros Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional • Capacitación a 2.456 servidores para el fortalecimiento de la gestión institucional y las competencias funcionales, superando la meta definida para el 2017 (25%). • 1.330 actuaciones dentro de los procesos disciplinarios. • Atención de 812 quejas e informes relacionados con procesos disciplinarios. • Capacitación de 1.150 servidores en el tema de responsabilidad disciplinaria en todo el departamento. • Realización de 57 audiencias públicas de procesos disciplinarios.