E
M
S I N O LV
ID
LES
MO
TO
AB
N
INFORME de
GESTIÓN desde 2008
INTRO
Introducción
Después de 6 años de haber asumido el manejo de la casa de la Hacienda Los Laureles, les presentamos este libro como recopilación de esta tarea. Pretende ser un informe de gestión, un mecanismo de comunicación, una oportunidad para presentar resultados, plantear alternativas, explorar nuevos mecanismos y compartirles nuestra visión. Para nosotras ha sido una tarea de observar nuestra labor de manera honesta y sensata en retrospectiva, y una oportunidad para proyectar esta gestión hacia el futuro. Para esto hemos tenido en cuenta el proceso por el cual ha pasado Gómez Obregón en los últimos años, y los cambios definitivos que se darán al finalizar el presente año. Con el animo de reconocer la dificultad que implica asumir estos cambios y sus consecuencias, esperamos que este informe de gestión les brinde elementos para la toma de decisiones que han de llevar a cabo como socios.
1.
UNO
Resumen
ACTIVIDADES
En este capitulo les recordaremos brevemente la información presentada anteriormente para recapitular las acciones llevadas a cabo y la gestión financiera que las ha acompañado, mediante los siguientes subtemas:
A. B. C. D. E.
ACTIVIDADES ECONÓMICAS INGRESOS X ACTIVIDAD ANÁLISIS GASTOS OPERCIONALES ESCENARIO CON GASTOS TOTALES CONVENSIONES
# Clientes Caballos
eventos
fotos
excursiones
UNO
A.
ACTIVIDADES ECONÓMICAS
2008
2009
7
6
1
1
1
2011
2010
1 7
15
9
1
2013
2012
1 1
19
19
1
1
2014
1 8
1
UNO
B.
INGRESOS X ACTIVIDAD
2008 $16.704.400
2009 $19.120.000
$2.500.000 $700.000
$500.000
2010 $30.704.880
2011 $30.503.300 $29.578.000
$15.341.000
2012
$1.368.000
2013
$ 22.959.000
$ 4.800.000
$ 80.513.176
$ 72.083.440
$ 1.470.176
$ 1.481.440
UNO
C.
ANÁLISIS
2012
2013
Ingreso: $ 80.513.176
Ingreso: $ 72.083.440
Representa la realización de 27 matrimonios de 200 invitados c/u al año, por un costo de $3.000.000 c/u.
Representa la realización de 20 matrimonios de 200 invitados c/u al año, por un costo de $3.500.000 c/u.
PARA EL ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DE LA REALIZACIÓN DE EVENTOS, HEMOS TOMADO LAS SEMANAS UTILES DEL AÑO: 31 SEMANAS (10 MESES EXCLUYENDO ENERO Y DICIEMBRE). LA MAYOR EFICIENCIA POSIBLE PARA ESTE PERIODO TEMPORAL ES UN PROMEDIO DE 30 MATRIMONIOS AL AÑO, HACIENDO MATRIMONIOS TODOS LOS FINES DE SEMANA. A PARTIR DE ESTA CIFRA DE EFICIENCIA , REALIZAR UN PROMEDIO DE 24 MATRIMONIOS AL AÑO SE PUEDE CONSIDERAR EXITOSO. SE DEBE TENER EN CUENTA QUE POR EFECTOS DEL CLIMA, EL USO DE LAS INSTALACIONES SE VE RESTRINGIDO.
UNO
D.
GASTOS OPERACIONALES ANUALES
2008
2009
Mantenimiento
$13.333.000
Mantenimiento
$5.899.000
Dotación
$34.800
Dotación
$224.000
Caballos
$567.200
Caballos
$1.081.300
Eventos
$600.000
Eventos
$1.800.000
Transporte
$0
Transporte
$0
2010
2011
Mantenimiento
$32.868.038
Mantenimiento
$27.303.762
Dotación
$3.791.706
Dotación
$1.786.500
Caballos
$2.083.392
Caballos
$1.312.000
Eventos
$5.781.298
Eventos
$10.744.794
Transporte
$156.600
Transporte
$1.165.950
2012
2013
Mantenimiento
$ 40.072.935
Mantenimiento $20.889.605 aprox
Dotación
$ 7.205.207
Dotación
$9.402.886 aprox
Caballos
$0
Caballos
$0
Eventos
$ 44.023.151
Transporte
$ 2.225.669
Eventos $17.025.873 aprox Transporte
$3.815.902 aprox
UNO
E.
ESCENARIO CON GASTOS TOTALES SUELDO MÍNIMO
PRESTACIONES
TOTAL X PERSONA
TODERO
$589.500
51% = $300.645
$890.145
JARDINERA
$589.500
51% = $300.645
$890.145
AMA DE LLAVES
$589.500
51% = $300.645
$890.145
LUZ
$850.000
CARGO
TOTAL GASTOS MENSUALES: $3.520.435 PARA CUBRIR LOS GASTOS FIJOS MENSUALES SE REQUIERE DEL INGRESO BASE DE 1 MATRIMONIO, SIN INCLUIR MANTENIMIENTO O COMPRAS DE HERRAMIENTAS FUNGIBLES. EL NÚMERO MÁXIMO DE EVENTOS AL MES QUE SE PUEDEN LLEVAR A CABO EN LA CASA, SIN QUE ESTA SE VEA PERJUDICADA (CAPACIDAD DE CARGA MENSUAL), ES DE 2 MATRIMONIOS AL MES.
INGRESOS & GASTOS X MATRIMONIO {Basado en el 2012}
$3.000.000 - GASTOS $1.713.000 = $1.287.000 SALDO A FAVOR
INGRESOS
2.
DOS
Inversiones
Los ingresos generados mediante la actividad económica de la realización de eventos se han destinado principalmente a obras y mantenimiento de la casa de la Hacienda Los Laureles. Esta actividad nos ha permitido realizar varias obras importantes para la estabilidad arquitectónica del inmueble lo cual ha garantizado seguridad y estética. Si bien aún no se ha abordado el tema estructural de la casa, estas obras han sido importantes para su bienestar, han permitido que el ejercicio de los eventos se afiance, y el inmueble se valorice. Algunas de estas obras han tenido como objeto adecuar los espacios para prestar un mejor servicio para los eventos. A continuación una descripción general de las obras realizadas en los últimos años.
A. B.
LISTADO X AÑO FOTOS
DOS
A.
LISTADO X AÑO
2008 Restauración techo toro Nivelación piso toro Arreglo portada principal
2010 Uniformes personal matrimonios Mantenimiento electricidad e instalación de nuevos puntos de luz Instalación huerta Mantenimiento y pintura casa de servicio Pañete muros corredores Pintura obra de madera colonial
2012
2009 Nivelacion y arreglo de drenaje patio gravilla Remoción piso cancha paddle tennis Nivelación piso corredor externo toro
2011 Cerramiento nichos y pañete corredor lavadero Adecuación casa vigilante, entrada Los Pinos Arreglo zona coches: resane muros y restauración techos
2013
Arreglo pozo ceptico casa chiquita
Restauración Campanario
Nivelación piso y restauración muros Cuarto Novia
Arreglo electricidad Casa Chiquita
Mantenimiento baño Cuarto Novia Redistribución y arreglo baño de hombres y mujeres Señalización
Construcción cerca división bosque jardín Nivelación zona carpas Carretera montaje / desmontaje Capacitación jardinero
DOS
B.
FOTOS
2008
2009
2010
DOS
B.
FOTOS
2011
2012
DOS
B.
FOTOS
2013
3.
TRES
Excedentes
Los excedentes generados mediante la actividad económica han sido reinvertidos en el mantenimiento del activo, un capital de inversión que ha sido importante para la vida de la casa. Este ha sido importante ya que, logrando cubrir los costos de operación de los eventos, se han podido desarrollar obras que habrían significado una inversión de cerca de $153.000.000 de pesos. Estas inversiones se han sostenido todos los años y además de estas, en el año 2012 se le entregó un excedente en dinero a Gómez Obregón equivalente al 40% ($6.472.454) del superavit de dicho año.
TRES
2008
2009
N/A
N/A
2010
2011
$5.851.101
$16.021.813
2012
2013
$ 16.181.137
$12.000.000 aprox
4.
CUATRO
Funcionamiento
actual
A continuación les describiremos brevemente el sistema de funcionamiento y manejo que venimos poniendo en marcha desde ya hace 5 años, incluyendo algunos cambios que se han hecho a partir de las reuniones con los socios en los años más recientes:
A. B.
DESCRIPCIÓN GENERAL DISTINCIÓN DE LABORES
CUATRO
A.
DESCRIPCIÓN GENERAL
El activo se mantiene mediante los ingresos generados por la actividad económica de los matrimonios y eventos. Cumplimos 2 funciones: 1. Gestión, venta y desarrollo de eventos. 2. Administración de la Hda. (obras, mejoras, mantenimientos y dotación) Los costos de operación de los matrimonios se cubren con los ingresos generados por los mismos. Recibimos un reconocimiento económico de un salario mínimo de $750,000 pesos entre las 2 por la administración; y $300,000 pesos por matrimonio atendido. Estos dineros provienen de los ingresos generados por los matrimonios.
2
labores Administración
DE LA CASA
unidad de gestión DE EVENTOS
CUATRO
B.
DISTINCIÓN DE LABORES
Administración
DE LA CASA 1. DOTACIÓN DE
ASEO
2. ARREGLO Y DOTACIÓN DE FUNGIBLES Y ENCERES 3. SEGUIMIENTO AL ESTADO DEL INMUEBLE 4. INVERSIÓN Y PROYECCIÓN DE INTERVENCIONES Y OBRAS DE MANTENIMIENTO 5. MANTENIMIENTO DE JARDINES 6. CAPACITACIONES Y MOTIVACIÓN A PERSONAL DE NOMINA 7. SEGUIMIENTO A MOVIMIENTO DE CABALLOS 8. MANTENIMIENTO DE POZOS SÉPTICOS 9. MANTENIMIENTO DE LA CASA CHIQUITA Y GRANDE 10. APOYO EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS FAMILIARES 11. REVISIÓN DE ESTADO DE TEJADOS Y MUROS 12. CONSULTORÍA A ARQUITECTOS E INGENIEROS PARA ACCIONES DE PRIMEROS AUXILIOS DE RESTAURACIÓN 13. SOCIALIZACIÓN DE CUENTAS Y BALANCE A LOS SOCIOS 14. CONSOLIDACIÓN DEL EQUIPO 15. GENERACIÓN Y MANEJO DE FLUJO DE CAJA 16. MANEJO Y CONTABILIDAD DE INGRESOS PARA LA MANUTENCIÓN Y VALORIZACIÓN DEL ACTIVO.
CUATRO
B.
DISTINCIÓN DE LABORES
unidad de gestión DE EVENTOS
1.
ESTRATEGIA DE MERCADEO Y
3.
MANEJO
REDES SOCIALES
6.
CAMPAÑA DE MAILINGS
4.
SEGUIMIENTO A
7.
Y PUBLICIDAD
AL
9 . ACOMPAÑAMIENTO
CREACIÓN DE LA
MARCA “HACIENDA LOS LAURELES”
5.
POTENCIALES CLIENTES
GESTIÓN EN
8 . ATENCIÓN
SERVICIO
A CLIENTAS EN VISITAS E INQUIETUDES
CLIENTE
11.
ASESORÍA EN DESARROLLO Y
12.
RECOMENDACIÓN DE
MONTAJE DEL EVENTO
POSICIONAMIENTO EN EL
PROVEEDORES RED DE PROVEEDORES
16.
RECONOCIMIENTO POR
17.
ACOMPAÑAMIENTO A LA NOVIA EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
21.
GREMIO
ESTABLECIMIENTO DE (CASAS DE BANQUETES, MÚSICOS, MONTAJE Y CARPAS, PLANTAS ELÉCTRICAS, WEDDING PLANNERS, DECORACIÓN, RESTAURANTES, FOTÓGRAFOS)
14. 19.
VENTAS
EN EL PROCESO DE REALIZACIÓN DE VUELTAS MATRIMONIO CATÓLICO
10.
13.
2.
DIFUSIÓN
CASAS DE BANQUETES
15.
EVENTOS DE PRINCIPIO-FIN
TRABAJO EN EQUIPO DE PERSONAL DE EVENTOS
ATENCIÓN DE
20.
LOGÍSTICA
DISEÑO Y MONTAJE DE SISTEMA DE DE MONTAJES, DESMONTAJES Y ATENCIÓN DE EVENTOS
DE CUENTAS DE
18.
COBRO MANEJO DE
PAGOS A PERSONAL
MONTAJE DEL SISTEMA DE
22.
REALIZACIÓN
VALET PARKING
CONTABILIDAD Y
REALIZACIÓN DE BALANCE ANUAL
5.
CINCO
Proyección
Después de realizar el ejercicio objetivo y sensato de revisar los ingresos y la rentabilidad de la actividad económica de la realización de eventos, y de entender la necesidad de aclarar y formalizar nuestro vínculo con Los Laureles, consideramos importante definir nuestro rol hacia futuro. Debemos decidir si seremos la SOLUCIÓN para los socios y dueños del activo en cuanto a la administración y el manejo del mismo, o si seremos un APORTE que permita reducir el peso económico y energético que su manutención implica. Estas dos rutas nos han llevado a encontrarnos frente a una serie de inquietudes que les compartimos en este capitulo, las cuales esperamos sirvan para definir el destino y manejo de Los Laureles.
A. B. C.
IMPACTOS DE LIQUIDACIÓN 2 RUTAS INQUIETUDES
CINCO
A.
IMPACTOS DE LIQUIDACIÓN
El activo queda HUERFANO , sin responsabilidad laboral ... SIN ADMINISTRACIÓN SIN PAGO DE SERVICIOS SIN RESPONSABILIDAD LABORAL
~ Huerfano: sin un doliente ~
CINCO
B.
2 RUTAS
SOLUCIÓN
IMPLICARÍA ASUMIR LA ADMINISTRACIÓN TOTAL DEL ACTIVO:
1. GARANTIZAR LA ESTABILIDAD FINANCIERA / NEGOCIO VIABLE 2. RELACIÓN CONTRACTUAL 3. MANEJO ADMINISTRATIVO DE INGRESOS Y EGRESOS 4. EL APROVISIONAMIENTO PARA IMPUESTOS 5. RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL DE LOS EMPLEADOS 6. CUMPLIMIENTO DE NORMAS CONTABLES Y CONTABILIDAD 7. LA ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA CASA
APORTE
ESTA FIGURA IMPLICA MANTENER EL KNOW HOW Y EL ESTATUS QUE LA CASA HA GANADO EN LOS ÚLTIMOS AÑOS, Y EL POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO, PARA PODER ACCEDER A UNOS INGRESOS, Y ASÍ DARLE CONTINUIDAD DE EXISTENCIA O SOPORTE DE VIDA A LA CASA.
CINCO
B.
2 RUTAS
PORQUÉ
APORTE
Después de un análisis juicioso y objetivo de nuestra situación frente a Los Laureles como profesionales y como ejecutoras de la actividad económica de los eventos, hemos llegado a la conclusión de que debemos continuar siendo un APORTE a los socios para mantener la casa. Asumir la SOLUCIÓN implicaría distanciarnos de nuestros oficios laborales como profesionales, y asumir un ejercicio que requiere una destinación de tiempo completo. Debido a la inviabilidad del negocio, no estamos dispuestas a asumir el riesgo profesional y financiero que implicaría asumir ser la solución para mantener Los Laureles, y consideramos que está decisión está en manos de ustedes. Somos consientes de que la decisión de ser un APORTE para la manutención del activo pone en riesgo la estabilidad de nuestra unidad de gestión. Sabemos que sin una estructura administrativa por parte de los socios para el manejo del activo, no se nos están garantizando las condiciones básicas para la ejecución de los eventos, pero tampoco se están garantizando las condiciones que les permitan a ustedes como socios seguir disfrutando del inmueble. Consideramos que el destino de La Hacienda Los Laureles está en sus manos y que son ustedes como socios quienes deben tomar las decisiones pertinentes, contando con nosotras como unidad de gestión para contribuir, colaborar y aportar a la manutencón del activo.
CINCO
C.
INQUIETUDES
1. 2. 3.
¿QUÉ TIPO DE FIGURA ADMINISTRATIVA QUEDARÍA DUEÑA DEL PREDIO CUANDO LIQUIDEN GÓMEZ OBREGÓN? ¿CÓMO VA A SER EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LA PROPIEDAD? ¿QUIÉN VA A HACER LAS PROVISIONES PARA EL PAGO DE IMPUESTOS?
6.
SEIS
Conclusión
Conclusión Con la entrega de este informe que recoge nuestra gestión en los últimos años, damos fin a nuestra función de administrar la casa. En caso dado que los socios consideren que el escenario de un aporte no es suficiente, nos vemos obligadas a dejar a un lado la labor que hemos venido desempeñando. El escenario mencionado como solución no es un negocio economicamente viable, como se demuestra en las páginas anteriores. Confiamos en que los cambios y las decisiones que han de tomar como dueños del inmueble de aquí a diciembre nos permitirán continuar con nuestra labor como unidad de gestión de la actividad económica de los eventos. Cuenten con nosotros como un aporte para seguir manteniendo en pie y buen estado ese legado histórico que representa la casa de Los Laureles. Muchas gracias por toda su confianza en los años pasados.
PARA INDAGAR EN ESTAS PREGUNTAS LES PROPONEMOS UNA REUNION EN DONDE SE ABORDE EL FUTURO DE LL POR LAS 2 PARTES EL 2 DE DICIEMBRE DE 2013 EN LA DE SYLVIA A LAS 8 AM.
Cuentan las historias del pasado, que esta casa colonial, construida hace aproximadamente 200 años, hacía parte de una encomienda conocida como El Chacal, cerca de las laderas del cerro del Majuy, sagrado para los Muiscas quienes habitaron el valle de Tenjo y Tabio desde antes de la conquista. Este valle, apetecido lugar de habitación tanto por los Muiscas como por los españoles, por sus tierras negras, ideales para la siembra, sus pastos verdes y sus quebradas de agua fría, ha tenido desde entonces una fuerte vocación agrícola. Los cerros del Majuy y Juaica, quienes custodian sobre sus praderas, han sido reconocidos por su fuerza energética y su poder natural.