8. Budgettering og økonomistyring i den daglige drift
Når den økonomiske ramme for en andelsboligforening er fastlagt i stiftelsesgrundlaget og senere i de årlige generalforsamlingsbeslutninger, er det hensigtsmæssigt at have klare regler for, hvordan den økonomiske styring sker i praksis.
Budget
Der skal udarbejdes budget, der danner rammen for de økonomiske dispositioner i en given periode, typisk et år. Budgettet kan være opdelt månedsvis, kvartalsvis eller for et år. I visse tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at have et budget for en længere periode. Dette gælder især for vedligeholdelse, genopretning og forbedring af foreningens ejendom. Navnlig de store udsving i håndværkerudgifter, obligationsrente og eventuelle tilskud fra det offentlige gør det vigtigt, at man henlægger gennemførelsen af meget store arbejder til et tidspunkt, hvor priserne, finansieringen og tilskuddene er ekstra fordelagtige for andelsboligforeningen. Det er derfor hensigtsmæssigt på årets budget at hensætte et gennemsnitsbeløb svarende til, hvad der skal anvendes årligt over en længere periode. Dette giver en mere jævn fordeling af udgifterne. Se kapitel 10 om vedligeholdelsesplan mv. Der bør udarbejdes et drifts-, et likviditets- og et statusbudget samt eventuelle finansierings- og investeringsbudgetter. Lovgivningen har endvidere under visse betingelser stillet krav om særlige budgetter for antenneforhold, vand- og varmeforbrug. Boligafgiftens størrelse skal være så stor, at den sammen med eventuelle andre indtægter kan dække ejendommens udgifter samt afdrag på prioriteter.
2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 52
11-12-2006 10:00:57
Registrering
Når budgetterne er vedtaget, foretager administrator de nødvendige opkrævninger af indtægter, afholder de fornødne udgifter og foretager de nødvendige registreringer. Bestyrelsen bør løbende være orienteret herom. Registreringer foretages iht. en kontoplan, der bør opstilles, så foreningen får den mest overskuelige opdeling af indtægter og udgifter, både af hensyn til den information, som bestyrelse og administrator løbende skal have fra bogholderiet, og af hensyn til kontrollen.
Kontrol
Periodevis bør der foretages budgetopfølgning eller budgetkontrol, der giver mulighed for at påse, at de rammer, generalforsamlingen har godkendt, overholdes.
Energibudget
De seneste års miljødebat har gjort det nødvendigt i stigende omfang at fokusere på forbrugsafgifter, idet udgifterne til varme, vand og el er steget stærkt og må forventes fortsat at stige. Det kan være hensigtsmæssigt ikke kun at budgettere i kroner og øre, men også i mængdeenheder. Man bør sammenholde forbrugets størrelse med mulige besparelsesforanstaltninger, som anført i en ELO-konsulents energiplan. For at have et rimeligt grundlag for opkrævning af a conto betalinger til varme og varmt vand er der som hovedregel opsat individuelle målere. På basis heraf udarbejdes et budget over det samlede forbrug samt et budget, på grundlag af hvilket andelshavernes og eventuelle lejeres betaling for udgifterne skal fordeles.
Regnskab
Hvert år skal der udarbejdes et regnskab. Det er mest hensigtsmæssigt, at budget, bogføring og regnskab udfærdiges, således at en umiddelbar sammenligning kan finde sted. Regnskabet er en opstilling over indtægter og udgifter for en given periode samt en opgørelse over aktiver og passiver på regnskabsårets afslutningsdato. Regnskabet er samtidig en vigtig kilde til den fremtidige budgetplanlægning.
2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 53
11-12-2006 10:00:58
Revision
Foreningens vedtægter foreskriver næsten altid en revision af andelsboligforeningens regnskab, typisk ved statsautoriseret eller registreret revisor, valgt af generalforsamlingen. Revisors opgave er at opstille regnskabet på basis af administrators registreringer og kontrollere de modtagne oplysninger. Revisors vurdering af de foretagne registreringer og de indeholdte oplysninger skal fremgå ved påtegning på selve regnskabet og bemærkninger i revisionsprotokollatet. Da bestyrelsen er forpligtet hertil ifølge lovgivningen, skal revisor oplyse andelens værdi på statusdagen. Værdien skal være beregnet i overensstemmelse med andelsboligloven og eventuelle vedtægtsbestemmelser om prisfastsættelsen. Revisor bør være en person, der er uafhængig af de implicerede parter.
2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 54
11-12-2006 10:00:58