INTRODUCCIÓN Te presentamos un manual que te facilitará liderar, formar y desarrollar personas desde la herramienta de Gestión del Desempeño. Si estás leyendo esta guía es porque vos sos actor principal en este proceso, que te ayudará a gestionar y valorar el desempeño de las personas de tu equipo. Es nuestra intención ofrecerte un detalle sobre el proceso; recordarte los objetivos fundamentales e importancia de la herramienta; y comentarte, en el marco del Nuevo Enfoque, novedades que apuntan a continuar trabajando haciendo foco en el desarrollo de las personas de la Organización. Te recomendamos que leas este material con detenimiento y esperamos que contribuya en tu gestión como líder. ¡Vos Sumás!
“Un gran líder puede ayudar a otros a descubrir su potencial por sí mismos”
¿Qué encontrarás en este manual? El proceso de Gestión del Desempeño Novedades Pasos del proceso Sistema Integrar: Módulo Evaluación del Desempeño Una reunión de feedback eficaz
La evaluación del desempeño es una herramienta para fortalecer tu liderazgo y formar equipos más efectivos.
¿Por qué gestionar el desempeño? El desempeño esperado de las personas a nuestro cargo es un compromiso compartido, del empleado y nuestro como líderes de ese equipo. Nuestra responsabilidad es guiarlos y ayudarlos para que logren los resultados y lo hagan de la manera más adecuada.
Para nuestros colaboradores nuestra opinión no debe ser una sorpresa del último día, sino un proceso contínuo que se lleve a cabo durante todo el año.
Criterios de aplicación: Es de aplicación anual a todo el personal efectivo de la organización, con un mínimo de 3 meses de antigüedad en la empresa al 1 de noviembre de cada año En el caso de haberse producido un cambio de puesto, los colaboradores serán evaluados por el conductor del puesto de destino. El jefe anterior deberá proveer información y acordar con el nuevo jefe la evaluación final
GRÁFICO DE PROCESO MAPA DE RUTA DEL SISTEMA 1) Comentarios/Seguimiento 6) Firma
Gestión del desempeño 5) Comentarios Empleado
2) Evaluación del Jefe
3) Revisión (Calibración) 4) Feedback
NOVEDADES A partir de este ejercicio: Todo el proceso se gestionará a través del Sistema Integrar. El aporte al logro de objetivos de la línea de supervisores y personal general se evaluará en cada valor de manera integral y especialmente a través del valor "Orientación a Resultados" con lo cual ya no se realizará a través de un ítem independiente. De acuerdo a ello, habrá un solo formulario común para todo el personal. Trabajaremos con una escala alfabética de cuatro calificaciones: A-B-C-D (Ver página 10 en este manual). Continuaremos sosteniendo un espacio de revisión transversal para atenuar sesgos en la evaluación. El formulario virtual incluirá un apartado especial para completar el resultado de la reunión de feedback con el colaborador, un espacio para que el evaluado se expida acerca del resultado de esa reunión. El completamiento de ambos es condición necesaria para poder avanzar en el proceso. El calendario de evaluación será entre noviembre y diciembre de cada año.
A continuaciรณn te damos algunos tips de ayuda para cada una de las etapas del proceso.
1
Comentarios /Seguimiento
Durante todo el año y hasta el inicio del ejercicio anual de Evaluación del Desempeño, podrás hacer comentarios de situaciones de desempeño puntuales, contribuciones y aportes del día a día de tu colaborador. Estas notas son un registro propio, el evaluado no verá lo que aquí escribas, y te ayudará a tener presente diferentes aspectos al momento de evaluar.
El proceso de gestión del desempeño es una actividad continua que ocurre a diario.
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Recomendaciones:
Concéntrate en todo el período a evaluar, todo el año Conversá – si fuera necesario- con el jefe funcional y el jefe anterior, en caso que haya habido un cambio reciente o la persona esté afectada a un proyecto especial.
La mejora del desempeño de las personas impacta directamente en la mejora de los resultados de cada sector y de la compañía en su totalidad.
2
Evaluación del Jefe
Tené en cuenta tus observaciones realizadas durante la etapa de seguimiento. Evaluá cada una de las competencias siempre apoyándote en el Diccionario de Valores y Competencias. Definí una evaluación global. Al final de la evaluación si te parece adecuado podrás dejar comentarios complementarios sobre la evaluación que podrá visualizar la persona evaluada.
Escala de calificación: A partir del ejercicio 2016 utilizaremos una nueva escala de calificación:
A
Excelente
Logró en las asignaciones laborales resultados cuali-cuantitativos extraordinarios más allá a los esperados en su posición. Su comportamiento superó las expectativas previstas, innovando y alcanzando la excelencia en su ámbito de influencia. Se diferenció entre sus pares y dentro del equipo por su nivel de contribución superlativo a la gestión y actitud de superación y compromiso diferencial.
Demostró un desempeño muy superior al esperado.
B
Destacado
Logró en las asignaciones laborales resultados cuali-cuantitativos que excedieron a los esperados en su posición . Su comportamiento evidenció mejoras concretas y superación constante realizando aportes con métodos de trabajo diferenciadores e innovadores que agregaron importante valor a la gestión.
Demostró un desempeño por encima de lo esperado.
C
Satisfactorio
Cumplió de manera constante y completa con los resultados esperados de las asignaciones laborales en su posición. Su comportamiento evidenció interés en realizar aportes que se concretaron agregando algún valor a la gestión.
Demostró inquietud y actitud proactiva hacia la mejora y un desempeño acorde a lo esperado.
D
Por debajo de lo esperado
Cumplió de manera parcial o insuficiente con los resultados esperados de las asignaciones laborales en su posición. Su comportamiento acusó bajo compromiso y nivel de aportes, restando o agregando poco o nada de valor a la gestión.
No demostró inquietud de mejora y superación, su desempeño estuvo por debajo de lo esperado.
Recordá que la Evaluación Global es un resumen del desempeño del colaborador y debe estimarse desde una visión integral, considerando cada uno de los aspectos evaluados.
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Recomendaciones: Tené en cuenta la curva de distribución sugerida anualmente por RRHH. De cara a la revisión de tu Jefe te sugerimos realizar un análisis comparativo de las evaluaciones de tus colaboradores para obtener una visión integral de tu equipo.
3
Revisión (Calibración)
Compará las evaluaciones para poder calibrar a tu equipo. Asegurate de que haya equidad en tu equipo de trabajo. Si es necesario, pedí revisión. El objetivo de esta etapa es garantizar la equidad de las evaluaciones. Los responsables de cada negocio / área realizarán una mirada transversal de sus equipos. En caso que haya desvíos, les informará para que el evaluador las revise.
Es fundamental la visión comparativa de desempeños del equipo.
4
Feedback
Reunite con tu colaborador. Repasen la evaluación. Hagan acuerdos de mejora. Junto con él, registren los compromisos de manera detallada, con objetivos y fechas concretas de cumplimiento en el sistema.
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Es muy importante que el jefe asuma el compromiso de brindar un feedback genuino a los integrantes de su equipo y que mantenga un diálogo continuo, oportuno y efectivo a lo largo de todo el año. La reunión de feedback es fundamental e indispensable para que tus colaboradores puedan capitalizar el ejercicio en pos de su desarrollo profesional. Al final de este apartado encontrarás recomendaciones para la reunión de feedback eficaz.
5
Comentarios Empleado
Aqui el evaluado recibirá su calificación, podrá visualizarla y realizar comentarios al respecto si así lo desea de manera previa al momento del feedback.
6
Firma
Como paso final, los involucrados deben firmar la evaluación. La misma será firmada por el evaluado, el evaluador y jefe del jefe.
“UNA REUNIÓN DE FEEDBACK EFICAZ”
ANTES 1
Organizá la reunión Citá a tu colaborador con anticipación y acordalo con él. Sé oportuno, buscá el momento y lugar adecuado. Dedícale tiempo: estimá por lo menos 1 hora de reunión. Si ocurriera algún imprevisto te sugerimos reprogramarla de común acuerdo.
2 Planificá la reunión Identificá cuál es el objetivo de la reunión. Repasá los “comentarios” y seguimiento que ha hecho durante el año concentrándose en hechos concretos, competencias, logros, fortalezas y oportunidades de mejora. Anticipá posibles reacciones de tu colaborador y prepará posibles respuestas. Pensá en compromisos y acuerdos a plantear durante la reunión.
Reconocer aciertos y errores: - Los logros deben verse como resultados a mantener y potenciar. - Los errores deben ser reconocidos como aprendizajes y oportunidades de mejora.
DURANTE Creá un clima adecuado. Presentá primero los logros y fortalezas de tu colaborador. Felicitalo por lo logros y especificá la manera de sostenerlos en el tiempo. Abrí el tema con tu colaborador, preguntándole si está de acuerdo y trabajen las oportunidades de mejora. Repasen juntos las competencias. Nuevamente dá la oportunidad de expresar primero su opinión y luego analicen juntos las diferencias, si las hubiera. Te sugerimos continuar con la Evaluación Global. Conversá con tu colaborador sobre compromisos y acuerdos para el próximo período. Siempre basáte en el desempeño personal del colaborador, no realices comparaciones con otras personas a tu cargo.
Crear compromisos y acuerdos - Comunicar claramente qué se espera para el próximo período. - Acordar conductas a mejorar, verificando su compresión y aceptación. - Establecer ejes de acción para el próximo período (qué y cómo) siendo lo mas específico posible respecto a fechas de cumplimiento, feedback, objetivos, etc.
CIERRE Recordá los compromisos asumidos. Agradecé y ofrecele volver a reunirse en unos meses para repasar los acuerdos y compromisos. Pedí a tu colaborador que ingrese al sistema para firmar la evaluación.
PARTE 2
Guía Integrar / Evaluación del Desempeño A continuación te explicamos el paso a paso que debes seguir en la aplicación para cada una de las etapas del proceso de Gestión del Desempeño.
Ingreso al sistema
En el escritorio de tu PC hacé doble click sobre el ícono de
Completá tu nombre de usuario y contraseña de acceso a Novell (la que utilizas para loguearte a la red de Metrogas)
Una vez ingresado al sistema, existen dos alternativas de ingreso a los formularios de las evaluaciones de desempeño:
1
Desde la Lista de Tareas “Por hacer” que se encuentra en la pantalla de inicio de Integrar.
2
O bien desplegando el Menú inicio, arriba a la izquierda de la pantalla.
Seleccioná la opción “Desempeño”
Accederás a la pantalla donde visualizarás los formularios de las personas que debés evaluar.
Hacé click en el formulario de evaluación de la persona a evaluar
Es importante que tengas en cuenta estas fechas, ya que serán las fechas límite de cada etapa del proceso de evaluación. RRHH informará cuando inicia el proceso pero luego es tu responsabilidad realizar el seguimiento de los vencimientos a través del sistema. El proceso inicia con con la etapa de Comentarios /Seguimiento ya que podrás acceder a escribir, en cualquier momento del año, acerca del desempeño del empleado hasta el lanzamiento de los formularios. De esta manera, podés tomar nota de manera continua y permanente sobre logros o aspectos a mejorar. Tené en cuenta que lo que escribas aquí, nunca será visto por el evaluado.
1
Hacé Seguimiento
Durante el año podrás ingresar a la evaluación de tu colaborador donde puedes registrar observaciones de su desempeño. Una vez dentro del formulario, visualizarás un Flujo del Proceso que estará presente en cada una de las etapas que lo componen, comenzando por la etapa de “Comentarios / Seguimiento”.
Datos del evaluado
Aquí podés escribir comentarios sobre el desempeño de tu colaborador. Recordá que estos comentarios sólo serán visibles para vos y no podrá verlos el Evaluado
Flujo del proceso o mapa de ruta: indica la ruta que seguirá el formulario etapa por etapa. En gris marca la etapa en la que se encuentra el formulario
Recordá “Guardar y cerrar” cada vez que escribas notas
Te mostramos un ejemplo:
Hacé click nuevamente
Una vez realizada la etapa de “Comentarios/Seguimiento” y cuando se lanza el ejercicio de cada año podrás comenzar a completar la Evaluación de Desempeño. Para esto, debes avanzar a la siguiente etapa:
Hacé click en “enviar al siguiente paso”
IMPORTANTE: Recordá que en cada paso, el sistema te pedirá doble aprobación para el envío.
Es momento de completar la Evaluación. Es posible que la persona a la que vas a evaluar haya trabajado en otros sectores y necesites la opinión de su jefe anterior.
Para esto, te mostramos cómo funciona la opción “Obtener Retroalimentación”
Hacé click en el botón “Obtener retroalimentación”.
En la campo “Buscar”, se despliega el listado de empleados de Metrogas. Buscá por apellido a la persona que le pedís feedback. No es necesario completar todos los campos que siguen. Una vez seleccionada la persona, presioná “seleccionar y continuar”.
Haciendo click, le envias el formulario a la persona para que te dé retroalimentación.
La persona a la que le solicitaste retroalimentación lo recibirá en su bandeja de entrada donde escribirá los comentarios pertinentes. Esta opción no impide que te reunas con el jefe anterior de tu colaborador o su jefe funcional, por el contrario enriquece el proceso.
Escribir los comentarios. Y Luego hacer click en “Enviar a”
Luego, al enviar al paso siguiente, le llegará nuevamente al jefe que está Evaluando.
Ya estás en la siguiente etapa
2
Evaluá
Al ingresar al formulario, verás el Flujo del Proceso donde aparece marcado en gris el paso de la etapa en el que te encuentras.
Aquí están los comentarios que escribiste durante el año. (Estos no son visibles para el Evaluado)
Recomendaciones a tener en cuenta y escala de calificación
Tenés 2 opciones para calificar:
1) A través del botón “calificador grupal”, para evaluar a todo tu equipo de manera conjunta
2) Evaluando un colaborador por vez, desplegando las opciones de cada competencia y evaluando cada una de ella.
Te explicamos las dos alternativas: 1 Evaluar un colaborador por vez
Desplegá las opciones de calificación, elegí la calificación correspondiente para cada uno de los 14 valores y competencias de Metrogas
En esta pantalla encontrarás la descripción de competencias asociadas al valor tal cual está expresado en el Diccionario de Valores y Competencias. Pasando el mouse por cada una de ella, se desplegará el texto explicativo. 2 La opción de Calificador Grupal, es útil para cuando un conductor tiene más de una persona para evaluar. Se trata de una herramienta de uso interno del conductor para poder reflexionar sobre el desempeño del equipo, pero que no debe compartirse con el colaborador
Haciendo click aparecerá la siguiente pantalla
Hacé click en “Guardar” para salvar los cambios y acceder a la evaluación
Calificá a los miembros de su equipos, marcando la ponderación que corresponda para cada valor
Si olvidaste calificar un valor / competencia, el sistema arrojará el siguiente mensaje de advertencia
Una vez completa la evaluación de valores y competencias, accederás a la siguiente pantalla para calificar la evaluación global:
Desplegá las opciones y completá la evaluación global de tu colaborador
Escribí tus comentarios. Lo que escribas aquí será visto por el evaluado
Luego, hacé click en “Enviar al siguiente paso”. La evaluación será enviada a RRHH y al Jefe del Jefe para su revisión
Una vez realizado este paso, las evaluaciones estarán pasando a la etapa de Calibración/Revisión Jefe del Jefe.
3
Etapa de Calibración
En esta etapa el sistema enviará las evaluaciones a tu jefe y a su línea jerárquica para realizar la revisión transversal. _(Ver pag 13 en este manual) Una vez que el evaluado haya completado sus observaciones, el formulario volverá a estar disponible en tu lista de tareas o menú (Desempeño) para dar comienzo a la etapa de Feedback
Ya puedes avanzar con la siguiente etapa
4
Feedback
Esta etapa es fundamental en el proceso. Recordá que contás con sugerencias para esta etapa en la pág 14. Finalizada la reunión con tu colaborador, ambos deberán registrar sus compromisos de mejora. Para esto debes, ingresar nuevamente a la evaluación donde encontrarás la siguiente sección:
Escribí los compromisos de mejora que surgieron en la reunión de feedback
Hacé click para enviar al siguiente paso
IMPORTANTE: Los compromisos de mejora deben ser concretos, con metas puntuales y fecha de inicio y finalización, con etapas de revisión en conjunto con el evaluado. Finalizada esta etapa, la evaluación vuelve a estar disponible para que el evaluado haga sus comentarios sobre la reunión de feedback y firme el formulario digitalmente. En esta etapa nuestro colaborador tendrá la oportunidad de indicar su opinión sobre la reunión de feedback y los compromisos acordados y dejar sus comentarios. Hecho esto, nos queda el útimo paso que es registrar nuestra firma:
6
Firma
Para esto, ingresar por el menú o por Lista de tareas
Hacé click en “Firmar”. Pasarás a la siguiente pantalla para la doble aprobación.
Nuevamente, presioná en “Firmar”. Una vez realizada la firma electrónica le llegará el formulario a nuestro Jefe para que realice la firma y el proceso esté finalizado y cerrado. Si tu función, además de Evaluador, es de jefe del jefe, deberá ingresar a la Bandeja de Entrada de Desempeño y firmar las evaluaciones pendientes.