Planificacion de las tareas personales y de las tareas compartidas Unidad - 4 4.1 CONCEPTO DE PLANIFICACION La planificación es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. Otras definiciones, más precisas, incluyen "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" A nivel de empresa podríamos sumar las siguientes definiciones sobre Planificación: Planificación es el proceso mediante el cual una organización puede transformarse en lo que quiere ser. Planificar es identificar oportunidades y asignar los recursos que permitirán aprovechar y explotar esas oportunidades. Planificar es la determinación racional de dónde estamos, hacia dónde queremos ir y cómo y cuándo vamos a llegar allí. Existen diferentes herramientas y técnicas para abordar la planificación de un proyecto o determinadas tareas, las cuales permiten definir el curso de acción a seguir, que será tomado como base durante la ejecución del mismo. Si bien la planificación define las acciones a seguir, durante la ejecución puede existir necesidad de cambios respecto de lo definido originalmente, los mismos servirán de punto de partida para un nuevo análisis y una nueva planificación de ser requerido. En el ámbito empresarial, la planificación ayuda a que se tengan claros los objetivos, para definir un programa de acciones a realizar. De esa manera se puede separar una problemática compleja en porciones pequeñas que se han de ir realizando poco a poco.
Planificación temporal (método ALPEN) La planificación global de una actividad implica realizar su planificación temporal. Éste es el instrumento que va a permitir establecer cuándo empezar una actividad y cuánto tiempo va a ser necesario invertir para realizarla. Curso “Gestion eficaz del Tiempo para el éxito profesional”
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Al planificar el tiempo, debe usarse un esquema de actuación que guíe los pasos más importantes a realizar. A este respecto, el método ALPEN establece que los pasos fundamentales son: 1. 2. 3. 4.
Establecer metas elaborando una lista de todas las actividades a realizar. Estimar el tiempo necesario para cada actividad Reservar tiempo para imprevistos. Determinar la importancia de cada una de las actividades y establecer prioridades, evaluando el tiempo requerido y el tiempo disponible. Un procedimiento útil en este sentido es el análisis ABC que hemos visto con anterioridad. 5. Utilizar un instrumento de planificación, como la agenda. 6. Emplear sistemas de control para evaluar la trayectoria del trabajo, sobre todo en planificaciones a medio y largo plazo. Para elaborar la planificación es evidente que debe tenerse en cuenta el factor tiempo, es decir, es necesario establecer los límites temporales de las tareas que se llevan a cabo. Según su duración, los planes pueden distinguirse en varios tipos. TIPO DE PLAN
PERIODO
Largo Plazo
Superior a tres años
Medio Plazo
De 1 a 3 años
Corto Plazo
De 3 meses a 1 año
Mensuales y Semanales
De 1 semana a 3 meses
Diarios
De 1 jornada a 1 semana
Al elaborar las planificaciones se debe tener en cuenta los planes específicos elaborados por la organización, cuya duración ha de tenerse también en cuenta a la hora de plantearse las planificaciones personales.
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Un plan para cada día. Ningún día sin plan Porque debo planificar? Porque hace que mi trabajo sea infinitamente mejor. Avanzo con menos esfuerzo y consigo antes los resultados que me he propuesto. Pero lo cierto que en la práctica no siempre ha sido así. Cuantas veces nos habrá pasado de trabajar con la mentalidad de “a ver qué tal se me da el día”. Ahora propongo encararlo con un mapa en la mano, con unos objetivos, con un camino que recorrer. La diferencia entre “echar horas en la oficina” y “conseguir resultados” pasa muchas veces por tener ese plan.
Porque si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes.
« ¿Qué vas a conseguir hoy » Planificar y organizar tus tareas diarias no sólo es distribuir y balancear con inteligencia tu trabajo a lo largo de las horas. Se trata de fijar una meta y unos objetivos para ese día y, también, prepararte mejor para los imprevistos que irremediablemente aparecerán a lo largo del día. Tener un plan antes de empezar a trabajar es tan importante como calentar antes de salir a correr. Hace que todo lo que viene después salga mejor.
¿Por qué es tan importante? Muchos pueden opinar que planificar no es tan importante. Que es una molestia innecesaria, que te vuelve robótico, que termina por llenar de monotonía el trabajo, etc. Déjame compartir algo de mi experiencia que con los años he descubierto y por qué defiendo con tanto ahínco esto de “planificar”. Porque reaccionas mejor ante los imprevistos y problemas. Si surge un problema o un encargo inesperado, puedes volver sobre tu plan y decidir cómo actuar. Con ese “manual” reajustas las piezas del puzle con más facilidad. Si te pierdes en la montaña, es más fácil reorientarte si tienes mapa y brújula. Sin ellos, estás en problemas. Porque sirve para que tu jefe te ayude a priorizar. Si te encarga algo urgente “para ayer” y eso descompone tu planificación, puedes mostrarle tu plan (literalmente le enseñas la hoja) y le pides consejo para que te ayude a priorizar. « Mira todo lo que tenía previsto hacer hoy. ¿Qué crees que debo sacrificar? »
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Porque tener un mapa que guie el camino para cuando empiezas el día genera una marcha más de velocidad y cada paso tiene una intención. Antes incluso de ponerte a teclear ya sabes por dónde y con qué empezar. Ganas en intensidad y agilidad de trabajo. Sin ese plan seguramente caerás en el “a ver con qué me pongo ahora”. Porque Tu plan de trabajo está escrito y bien definido en una hoja de papel o una lista en tu ordenador. No tienes que recordar qué es lo que tenías o te gustaría hacer. Esta ahí delante. Porque te ayuda a administrar y dosificar tus fuerzas. Sabes lo que tienes que hacer, lo que requiere cada tarea y lo que cada una pide de ti. Unas son más importantes que otras, unas son más exigentes que otras. Distribuyes tu trabajo por tu día y/o tu semana buscando un prudente equilibrio. Para a) no sobrecargar ciertos días; b) hacer determinadas tareas en los mejores momentos. Porque tu trabajo cobra más sentido, tiene una intención y un punto de destino. Cuando consigues que TAREAS=RESULTADOS te animas, y te motivas. Porque aprovechas mejor el tiempo. Imagina que te cancelan una reunión o hay un retraso y te encuentras con 30 minutos de regalo. Si tienes un plan puedes echar mano de él y elegir con más facilidad, rapidez y acierto lo próximo que vas a hacer. Sin él, seguramente caerás en la improvisación o perderás el tiempo.
« SIEMPRE
puedes planificar »
Siempre hay grandes tareas que pertenecen a proyectos, productos o servicios en los que trabajas a días o semanas vista. Esas puedes planificarlas y al menos hacer una al empezar cada día. Siempre hay tareas mecánicas y rutinarias que repites cada día o cada semana. Esas puedes planificarlas. Siempre hay tareas similares/relacionadas (por su temática o por dónde se hacen) que puedes hacer en un mismo bloque de tiempo. Esas puedes planificarlas. Sin un plan diario, sin unos objetivos cada día, nos terminamos por convertir en una cadena de montaje que se limita a ir haciendo lo último en llegar; más preocupados por apagar los fuegos y tapar las goteras del día a día, que por pensar en buenas ideas, anticipar resultados y por conseguir avances de verdad.
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Claves para planificar el “Tetris” de tu agenda
A veces organizar nuestra agenda es lo más parecido a jugar con un Tetris. Piensa en ello. Hay un montón de piezas que tienes que encajar, hay un espacio limitado donde todo debe acoplarse perfectamente y a medida que se acumulan las piezas ves que la cosa sube y te agobias más (el “fin de la partida” está cerca). Y muchos días no es exageración. Viendo lo abarrotado de ciertas agendas y la cantidad de colorines que aparecen en pantalla aquello es un Tetris. ¿Se puede planificar y organizar mejor? Claro que cada caso es un caso. Pero sí hay tres pautas generales que a mí siempre me han resultado y que me apetece compartir contigo.
Deja espacio entre eventos o citas Una planificación demasiado ajustada, en la que empalmas citas y los eventos se suceden sin margen alguno siempre da problemas. Retrasos, tareas inesperadas, problemas de última hora… sabes que siempre van a llegar. Así que lo mejor es dejar un espacio prudencial entre cada tarea-cita-evento. Máxime cuando hay otras personas involucradas (reuniones, eventos…) o hay desplazamientos por el medio (atascos…). Sé prudente a la hora de planificar. Si ibas a poner 10 cosas quita 2-3 y deja margen para hacer las cosas bien y batallar mejor con los imprevistos.
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Cuida y protege las tareas Clave Ya me has oído hablar de ellas más de una vez. Son las dos o tres grandes tareas del día que por su impacto, la concentración y la energía que exigen, debes cuidar y proteger. Son la columna vertebral de tu rendimiento. Empezar el día con una de estas tareas siempre genera resultados, te da satisfacción y te da más ritmo de trabajo. A la hora de planificar tus citas y eventos trata por todos los medios de que no dañen ninguna de esas tareas. De alguna forma son intocables. Por ejemplo no pongas una comida antes de una tarea Clave o una salida a ver a un cliente inmediatamente después del tiempo para hacerla (puede complicarse y la harás precipitadamente mal.)
Planifica semanalmente, no diariamente Naturalmente muchas tareas vienen y deben hacerse en el día a día. Pero hacer una única planificación diaria te llevará a sobrecargar unos días y otros no. Sin embargo, combinarla además una “fotografía” semanal te dará más perspectiva y capacidad para visualizar en conjunto todo lo que hay que hacer. Fijando objetivos semanales (además de los diarios) evitarás atracones, balancearás mejor todo el trabajo y conseguirás tiempo extra para otras cosas.
Tres puntos básicos para esa planificación semanal: 1. Elige un rato del viernes para sacar la foto de la semana próxima. 2. Distribuye las “piezas” de acuerdo a tus objetivos y necesidades. 3. Si hay muchas reuniones intenta concentrarlas el mismo día y tener “un día de reuniones”. (De otro modo sólo contribuirán a romperte el ritmo diario y te impedirán hacer tus propias tareas. Las reuniones son terribles. Un mal necesario que hay que saber manejar.)
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4.2 CONSEJOS PARA LA PLANIFICACION
Para planificar de forma efectiva y con garantías de éxito, es conveniente tener en cuenta: o o o o o o o o o o o o
o
No ser rígido a la hora de establecer posibilidades y plazos. Elaborar un calendario adecuado al límite temporal de la planificación: meses para los planes anuales, horas para los planes diarios. Hacer una planificación realista Diferenciar entre importante y urgente Distinguir entre actuar de manera eficiente y eficaz. Reservar espacios para imprevistos. Establecer prioridades. Separar las tareas A-B-C del método ALPEN y escribirlas. Atender a las capacidades personales Fijar plazos y fechas límites. Planificar las actividades rutinarias. Planificar por escrito, utilizando instrumentos de planificación como agenda, pizarras, listas de control. Para planificar a largo plazo, conviene hacer un cuadro donde se marquen los objetivos y se describan las actividades, señalando el tiempo estimado de realización, su prioridad, las personas responsables y la fecha de finalización de las mismas. Para planificar a corto plazo es suficiente con listar las actividades diarias y su tiempo estimado de realización, marcando todo ellos en su agenda.
Hábitos para asegurar una buena planificación Por encima de cualquier otro método que funcione y que utilices a diario hay una serie de recetas “básicas” pero tremendamente efectivas para terminar con éxito nuestra planificación.
Detrás de la mayoría de estos consejos está el sentido común, y precisamente su extrema sencillez hace que mucha gente las destierre porque las ve demasiado simples.
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Dudan que puedan funcionar. Yo pienso justo lo contrario, el 99% de las soluciones a mis problemas de Productividad y Organización los he encontrado detrás de estas sencillas pero poderosas soluciones. He elegido seis, pero podrían ser sólo tres o bien veinte. Estas son mis sugerencias para tener éxito en tu día a día.
1Practica y desarrolla tu Proactividad Para mí es y será la clave de todo. Una persona pasivo-contemplativa que se sienta plácidamente “a verlas venir” jamás mejorará. La solución a los problemas, el éxito en tus tareas pasa siempre por tomar la iniciativa, por dar el primer paso, hacer una llamada, convocar una reunión, investigar sobre algo. Requiere tu acción. La Proactividad se practica y luego —en esta secuencia— se desarrolla. Pero hay que practicarla. No se adquiere de la noche a la mañana y cuesta. Pero el premio merece la pena. Sugiero tres pistas para ayudar a desarrollar tu espíritu proactivo: a. Actitud Positiva. Lo primero es cargarse de buen espíritu, de actitud positiva, del sí antes del no. Negar o desesperarse es el primer paso para fracasar. b. Visualiza el resultado. Casi todo exige un esfuerzo o es una molestia… pero si tratas de visualizar el resultado de tu acción, tu éxito, puede que consigas el empuje que te falta. c. La solución está en tu mano. Piensa y conciénciate que la solución la tienes tú. Nadie va a venir a “salvarte”. A veces es una llamada, un email, una reunión… piensa que tú mismo puedes solucionarlo o cambiarlo. Ponte a caminar.
2 Identifica las Tareas Clave del día Todos tenemos una, dos o tres tareas o actividades clave del día. En mi caso son, sin un orden en especial: escribir cursos, hacer presupuestos, leer (libros y feeds) y gestionar mi correo. En la medida de lo posible, claro está, es muy aconsejable situar las actividades que son más importantes para asignar durante día.
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Dado que van a requerir toda tu concentración, energía, creatividad y talento, sería una mala idea situarlas en momentos donde rindamos menos (al final del día, después de una comida pesada, tras varias reuniones, etc.) Esas dos o tres actividades son la clave de tu día, elige cuidadosamente el momento para hacerlas y tendrás muchas más posibilidades de tener éxito. Y si no tienes Tareas Clave fijas, y cambian cada día, revísalas al comienzo de la jornada y elige tú el mejor momento del día para hacerlas. Soy de la firme creencia que TODOS somos productivos, pero tenemos poca productividad porque elegimos mal.
3 Céntrate en lo verdaderamente Esencial Es sorprendente la cantidad de tiempo y energía que dedicamos en nuestro día a cosas que no nos importan absolutamente nada. Pero nada. Si pusiéramos en una balanza lo que cuenta de verdad y a lo que le dedicamos minutos y minutos en el día, nos sacarían los colores. Dedícale 15 minutos a pensar: ¿qué es lo que cuenta para mí? ¿Qué es lo que vale para conseguir mis objetivos? Luego piensa en todas las actividades que haces en tu día y empieza a “filtrar”. Recuerda, fallamos en Productividad porque elegimos mal.
4 Adopta unos sólidos hábitos digitales Nuestro “día digital” tiene tres grandes actividades: el Email, la lectura online y la navegación. En la mayoría de los casos son tres agujeros negros llenos de distracciones que se tragan buena parte de nuestro tiempo y energía. Evidentemente la solución no pasa por eliminar estas actividades sino adaptarlas a nosotros, fijarles límites y desarrollar una serie de sólidos hábitos. Si somos conscientes de que vamos a leer blogs o feeds, si nos fijamos un límite y un momento determinado del día para ello, evitaremos que se trague nuestro preciado tiempo. Estas y todas las actividades están a nuestro servicio, no al revés. No podemos ser esclavos de la “navegación inconsciente”, que nos hace perder horas y horas sin sentido. Curso “Gestion eficaz del Tiempo para el éxito profesional”
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5 Elimina las distracciones Especialmente a la hora de encarar tu planificación de tu día o un trabajo importante… póntelo fácil. Apaga, elimina en la medida de lo posible todas las distracciones que nos rodean. No existe el correo, no existe Twitter o Facebook… ni siquiera la reunión de esta tarde o el concierto de esta noche. Lo que cuenta es el trabajo que vas a hacer, lo vas a completar bien, con todo tu talento. Verás que terminarás antes, tendrá más calidad y te sentirás muy a gusto. La sensación del trabajo bien hecho es una de las más fabulosas del mundo y creo que la valoramos poco.
6 Revisa y analiza tu día Todos los días trabajamos, nos esforzamos, acertamos o fallamos y ni siquiera nos dedicamos cinco minutos a revisar cómo nos ha ido. ¿Hemos completado nuestros objetivos? ¿Qué ha fallado? ¿Qué puedo mejorar? Del mismo modo, cuando hemos cumplido nuestros objetivos, hemos tenido éxito, debemos pararnos a “saborear” ese momento. Tenemos que recompensarnos con esa agradable sensación porque nosotros mismos lo hemos conseguido. Recuerda, la Productividad se basa en tus elecciones. Si uno no se para ni medio minuto a considerar algo (¿lo hago bien? ¿Qué está fallando?) Para luego decidir y elegir, jamás seremos productivos. De las elecciones que hagas hoy dependerá el éxito en tus proyectos.
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4.3 CURVA DE LA EFICACIA El rendimiento del organismo humano no es uniforme y existe una relación directa entre la capacidad de rendimiento y el momento del día en que se realiza la actividad. Una vez que se ha analizado cómo fluctúa a lo largo del día nuestra capacidad operativa, tenemos que realizar una planificación de actividades en función de su dificultad y del momento en que nos encontremos. Para ellos debemos: a) Programar las actividades que requieran una mayor nivel de concentración en los momentos altos de actividad. El biorritmo típico muestra estos momentos durante la mañana, por lo que planificaremos en este momento las actividades y gestiones más importantes. b) Prever pausas de trabajo que tienen que ver con nuestras fases de recuperación c) Programar actividades de tipo rutinario como leer el correo o hacer llamadas para los momentos más bajos de capacidad operativa. Con respecto a la cuestión de la eficacia, queremos aclarar una confusión habitual, la diferencia entre la eficiencia y la eficacia: La eficiencia consiste en hacer bien lo que se hace, con los menores costos económicos y de tiempo posibles.
La eficacia consiste en hacer las cosas teniendo presentes los objetivos que se pretenden alcanzar.
En resumen, la eficiencia se centra en cómo hacer las cosas, mientras que la eficacia se centra en el resultado. Lo que realmente interesa es hacer las cosas con eficiencia y eficacia, es decir, usando adecuadamente los recursos económicos y de tiempo, y teniendo presentes los objetivos.
Rechazar peticiones Existen una serie de habilidades de comunicación que hacen más fácil la tarea de rechazar una petición. Todas se basan en crear una atmósfera positiva en la que transmiten el mensaje de rechazo a la otra persona.
¿En qué consiste decir no? Defender nuestro derecho a rechazar una petición No decir “si”, cuando se quiere decir “no”
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¿Qué se consigue diciendo no? Respetar nuestro plan de trabajo. No crear falsas expectativas a otras personas.
¿Cómo se pone en práctica? Escuchando: es importante mostrar interés y comprensión por lo que dice la otra persona, sin interrumpirla. Diciendo “no” sin excusarse, aunque se puede dar una breve justificación para evitar la incomprensión de la otra persona. Utilizando la primera persona: “yo creo” Diciendo “no” con entonación normal de voz, de manera amable y sin ánimo agresivo. Sonreír cuando se diga no. Si es necesario, insistir en la postura de rechazo de manera clara y persistente, sin entrar en discusiones. Intentar ofrecer una alternativa. Para ello se pueden utilizar fórmulas del tipo: “Lo siento, ahora no puedo ocuparme de ello, ¿puedes venir más tarde”.
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4.4 ORGANIZACIÓN EN EL AREA DE TRABAJO
El área de trabajo puede ser un buen punto de partida y así mejorar el nivel de concentración. Mantener libre, o al menos con lo estrictamente necesario, el escritorio para dedicarse a un solo asunto. Un primer paso es clasificarlo y colocando los documentos, por ejemplo, según el orden de actuación: Asuntos a resolver inmediatamente, a resolver en los próximos días, a resolver en las próximas semanas. También es muy útil organizar un sistema de expedientes con categorías para agrupar temas comunes, empleando un sistema de símbolos o colores adecuado.
Otras técnicas de interés son:
Acabar unas tareas antes de iniciar otras nuevas.
Colocar cada cosa en su sitio una vez que se deja de utilizar.
Eliminar estorbos y objetos poco útiles.
Tener a mano aquello que se utiliza con frecuencia Manejar el exceso de papeles: Leer los documentos a ser posible una sola vez. Contestar el correo todo junto y lo antes posible. Trasladar el documento a la persona implicada en breve. Rechazar rápidamente relevantes.
aquellos
documentos
que
no
sean
Filtrar previamente, si es posible; por ejemplo, delegando en una secretaria o un secretario. La organización del espacio y de los materiales puede resultar a veces muy complicada, tanto grandes como pequeñas organizaciones, tienen oficinas y despachos cargados de expedientes. No por ello ha de abandonarse la idea de que siempre es posible conseguir un poco más de orden y despejar de documentos al menos parte del espacio de trabajo. Curso “Gestion eficaz del Tiempo para el éxito profesional”
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4.5 TAREAS COMPARTIDAS
Debemos hacer lo posible por disponer de un tiempo donde sólo permitamos interrupciones de emergencia. Es decir, no atenderemos directamente al teléfono, no programaremos reuniones, evitaremos contractos con otras personas y pospondremos cualquier tipo de actividad que no nos permita una concentración máxima. Durante este período de tiempo nos dedicaremos a realizar y concluir, de un modo eficaz, una tarea importante.
razonable éstas tareas importantes.
En esta hora pensamos, planificamos y organizamos aquellas tareas importantes que requieran una especial atención y concentración para poder acabar en un tiempo
Establecer este periodo de tiempo puede parecer a priori un tiempo difícil de asignar e incluso de extraer algo positivo, pero es recomendable “experimentar” y comprobarlo, aunque sea de modo privado y sin comunicarlos al resto del equipo y de forma individual.
4.6 MANEJO DE INFORMACION
Empezaremos siempre por llevar a cabo a la hora de recabar información o transmitirla a otras personas, elegir la herramienta más adecuada para cada caso. Entre las herramientas que podemos utilizar para transmitir información se encuentran las que:
Permiten informar a todo el mundo a la vez. Sirven para asuntos personales. Sólo hay dirección de la información Se espera una respuesta o comentarios.
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HERRAMIENTA
Reunión
Entrevista personal
Tablón de anuncios.
Circular
Llamada de teléfono
Correo electrónico
UTILIZAR Cuando se quiere dar una misma información bajo las mismas claves y se pretende obtener feedback de los asistentes. Para compartir información importante, en directo, de forma individualizada y reservada, o sobre aspectos confidenciales o comprometidos. Para transmitir información que afecta a toda la plantilla generalmente sobre normas o funcionamiento interno y cuya validez abarca un periodo de tiempo extenso. No se espera feedback del personal. Para información que afecta a toda la plantilla y cuando se quiere asegurar que cada persona la recibe y que todos la reciben en el mismo momento. Para mensajes cortos de los que se necesita feedback y no precisan de un contexto cercano como en la entrevista personal o cuando se necesita confirmación de algún tema. Para mensajes cortos de los que se espera respuesta inmediata o cuando se quiere transmitir un documento digitalizado.
Después de elegir la herramienta hay que describir con exactitud lo que se necesita y en algunos casos explicar la razón de esta necesidad. A continuación, se debe establecer un plazo de entrega, respuesta o confirmación, según los casos. Por último, hay que agradecer de antemano la colocación de todos aquellos destinatarios de la información.
Flujo de información Entre otros, los siguientes aspectos pueden ayudar a favorecer el flujo de información:
Garantizar que la información esté disponible. Mantener abiertos los canales de comunicación. Establecer criterios convenientes de utilidad. Conseguir fuentes de información alternativas. Explicar la importancia del flujo de información para conseguir los objetivos.
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En las grandes organizaciones los flujos de información suelen atascarse. Algunos estudios realizados en universidades demuestran que cuando dos departamentos están en plantas distintas de un edificio las colaboraciones entre ambos son mucho menores que cuando coinciden en la misma planta. El mero hecho físico de la separación ya dificulta enormemente la comunicación. Por eso, muchas organizaciones de gran tamaño precisan crear departamentos o servicios específicos de comunicación, tanto interna como externa. Los servicios de atención al cliente y de información pública, tanto con personal cara al público como a través del teléfono o de páginas web, no paran de crecer, para satisfacer esta necesidad de comunicarse con los destinatarios de la información.
4.7
DELEGACION DE FUNCIONES
Se entiende por delegación la asignación de funciones, lo que no quiere decir que se llegue al extremo de la delegación absoluta. Se delega cuando se encomiendan ciertas funciones, a otra persona que forma parte del equipo. Es común que se confunda bajo el término de delegación la asignación de una tarea concreta o una función a un miembro del equipo, pero para que realmente se produzca una delegación, la persona que habitualmente desarrolla dicha misión debe cesar en su función. Delegar es útil para conseguir realizar más tareas, dejando a un lado a otras. La delegación cobra especial importancia cuando se pretende aumentar la eficacia mejorando el uso del tiempo: El jefe más inteligente será aquel que permanentemente busque funciones para traspasar a alguien de su equipo, y así liberar parte de su tiempo para poder dedicarse a otras tareas de mayor interés, de mayor relevancia en relación a sus objetivos. Habitualmente, las personas capacitadas para delegar muestran ciertas reticencias debido a la existencia de precedentes negativos al respecto, es decir, que se haya delegado en ocasiones anteriores con un mal resultado. Pero existe una razón más común pero menos reconocida por la persona que puede delegar, y es el medio a que el subordinado lo haga igual o mejor que él. Esto provoca que, en numerosas ocasiones, tanto las personas individualmente como en equipo no evolucionen adecuadamente, debido a las reticencias de los directivos a delegar algunas de sus funciones. Sin embargo, es preciso tener en cuenta que la delegación tiene un doble efecto sobre el tiempo. Por un lado, es evidente que la delegación terminará por producir una reducción del tiempo de dedicación del jefe a una función.
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Pero esta liberación de tiempo tendrá lugar a un largo plazo ya que, inicialmente, la delegación exige un tiempo extra para la formación del subordinado y para la preparación, el lanzamiento y el control del nuevo proceso.
¿Qué debemos delegar? Las funciones más indicadas para delegar son aquellos que:
No estamos especialmente capacitados para desarrollar y que un subordinado puede desempeñar igual o mejor que nosotros. No nos gusta y no es necesario que hagamos personalmente. Nos ocupan mucho tiempo.
¿Qué NO debemos delegar? No todas las funciones pueden ser delegadas. Especialmente, no debe delegarse nunca nada que afecte a:
La definición de políticas. El establecimiento de objetivos. El liderazgo del grupo. La asignación de funciones. El control. Aspectos motivacionales y disciplinarios ( premiar, felicitar, reprender, sancionar) El clima laboral del equipo. El grado de información que sólo se logra mediante el contacto con la realidad circundante (Por ejemplo, atención al menos esporádica, a los clientes importante).
Normas de la delegación eficaz Para logar una delegación eficaz es preciso comenzar por el análisis de los objetivos que se quieren alcanzar y decidir, entonces, qué funciones ha de realizar personalmente y qué otras puede desempeñar alguien en su lugar. Por tanto, para delegar, de forma eficaz, es preciso establecer las bases de la nueva relación, es decir:
Definir con precisión las atribuciones, la autoridad y la responsabilidad que delega. Comunicar estas atribuciones y esta responsabilidad a las personas, del equipo o de fuera de él, que puedan verse afectadas por ello. Asistir a su colaborador y facilitarle la formación necesaria; sobre todo, en la fase inicial, en la que la novedad le acarreará, inevitablemente, problemas.
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Establecer controles que aseguren el necesario seguimiento, con frecuencia decreciente.
Pero, además, hay que tener muy presente la posibilidad del error.
Causas de fracaso de la delegación. Las causas más comunes de fracaso es un intento de delegación suelen ser las siguientes:
No concesión del derecho al error. Temor a que el subordinado lo haga mejor. Desconfianza en la capacidad del subordinado. Miedo a los riesgos y a las críticas. Creencia errónea de que ya se ha delegado. Desacuerdo en las peculiaridades de la delegación. Delegación de actividades a realizar más que propuesta de resultados a obtener. Indefinición de estándares de rendimiento. Inadecuación de las atribuciones a la responsabilidad. Falta de la formación y el entretenimiento necesarios. Cortocircuitos o interferencias superiores. Perfeccionismo. Excesivo afán de complacer al subordinado. Inadecuación de los métodos de seguimiento y control.
La autoridad y la responsabilidad. La delegación implica la cesión de autoridad, pero existe resistencia por parte del directivo a la cesión paralela de autoridad que implica la delegación. A continuación pueden observarse los sucesivos niveles de autoridad que van desde el estilo autoritario habitual a la política más liberal. Podemos definir estos modelos del modo siguiente. Nivel 1: Facilitar información disponible y el jefe toma la decisión. Nivel 2: Presentar alternativas, señalando ventajas e inconvenientes; y proponer lo más factible para que el jefe la apruebe Nivel 3: Decir cuál es el plan, pero no actuar sin la aprobación previa del jefe. Nivel 4: Decir cuál es el plan, y actuar si no se pronuncia de forma contraria. Nivel 5: Actuar y mantener informado al jefe. Nivel 6: Actuar totalmente libre.
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Normalmente, estos niveles de autoridad sueles establecerse en función del perfil de liderazgo del jefe y del estilo de mando imperante en la empresa, aunque es interesante que la utilización de uno u otro nivel se decida en función de otros criterios como la importancia del asunto delegado y el riesgo inherente a un posible error. Por otra parte, la delegación de responsabilidad no va aparejada a la delegación de la autoridad, aunque la responsabilidad puede delegarse de modo total, pero la delegación la conserva totalmente por el jefe. La delegación no libera de ninguna responsabilidad, sino que se conserva íntegra y se ejerce mediante el seguimiento y control necesarios. A la hora de delegar es necesario plantearse una serie de preguntas:
→
¿Qué es lo mejor que hay que hacer?
→
¿Quién lo puede hacer?
→
¿Por qué es necesario delegar?
→
¿Cómo se debe llevar a cabo la tarea?
→
¿Cuándo hay que realizarlo?.
En base a estas cuestiones las condiciones para una delegación eficaz son:
Precisar los objetivos y pasos a realizar por la otra persona.
Determinar la persona más adecuada para realizar la tarea teniendo en cuenta las exigencias del trabajo que deba realizarse.
Dar instrucciones claras y precisas para asegurarse de que son entendidas por la otra persona.
Definir el alcance de la responsabilidad que asume el delegado.
Facilitar los procedimientos, los medios auxiliares y la información para llevar a cabo la tarea.
Establecer los controles necesarios para evitar desviaciones del objetivo marcada. Tareas Personales.
Tener en cuenta la posibilidad de error del delegado.
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4.8 CONTROL DE CRISIS El primer paso para controlar una situación crítica es intentar evitarla, anticipándose a los posibles fallos que puedan aparecer. No obstante, es necesario detectar las situaciones puntuales que, de no resolverse, se convertirán en auténticos problemas. HABILIDADES PARA AFRONTAR LAS CRISIS
Toma de decisiones sobre la prioridad de las actividades.
CONSISTE
Manejo del estrés
Ajustar la planificación de las nuevas necesidades. Introducir cambios en la organización del trabajo. Aplicar alguna técnica de relajación. Controlar los pensamientos negativos.
Si se repiten las crisis, es conveniente analizar qué factor las está produciendo para solucionarlo lo antes posible. Aunque, no siempre se pueden evitar las crisis cuando se producen, lo importante es afrontarlas de una forma ordenada y metódica. Los errores más frecuentes que se suelen cometer cuando se intenta controlar una crisis son las siguientes:
Dejarse arrastrar por lo que es urgente y no atender a lo importante.
No ser capaz de relajarse y de tomar el tiempo necesario para resolver los imprevistos.
No ahorrar tiempo en otras etapas del proceso.
Ser rígido con el diseño del proyecto y no adaptarlo a las nuevas necesidades.
Evitar volver a negociar los plazos de entrega del trabajo.
No aumentar los recursos personales y materiales que deben utilizarse.
Utilizar siempre las mismas pautas para afrontar las situaciones, son atender a ideas más creativas o novedosas.
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Ejercicios Unidad (4) 1.
Defina que es Planificación
2.
En el método ALPEN: a. Se emplean sistemas para evaluar la trayectoria de trabajo b. Es innecesario establecer prioridades en las tareas c. No se utilizan instrumentos de planificación
3.
Para planificar de forma efectiva y con garantías de éxito es conveniente a. Hacer una planificación ambiciosa b. Fijar plazos y fechas límite c. Dejar a un lado las actividades rutinarias
4.
Los pensamientos que aparecen relacionados con el perfeccionismo: a. Aluden a los resultados de nuestras tareas b. Aluden a la metodología de nuestras tareas c. A y B son correctas
5.
Para una mejor adaptación a la curva de eficacia debemos: a. Prever pausa de trabajo que tienen que ver con nuestras fases de recuperación b. Programar actividades de tipo rutinario como leer el correo o hacer llamadas para los momentos más bajos de capacidad operativa c. A y B son correctas
6.
Para organizar correctamente nuestra área de trabajo debemos: a. Realizar todas las tareas que podamos simultáneamente b. Tener a mano aquello que se utiliza con frecuencia c. Contestar al correo conforme vaya llegando
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7.
Una forma de poner en práctica una actitud asertiva: a. Utilizar una entonación anormal de voz b. Insistir en la postura de rechazo de manera clara y persistente c. Sonreír sin ofrecer alternativas
8.
Al realizar llamadas debemos prepararlas para: a. Tener claro el motivo de la llamada, sin expresárselo a nuestro interlocutor b. Disponer de la documentación necesaria, y buscarla a la vez que se habla c. Prepara la conversación, anotando los asuntos a comentar y teniendo a la vista este guión mientras se habla
9.
A la hora de contestar el teléfono debemos: a. Decidir qué llamadas contestar b. Contestar cada vez que suene el teléfono c. A y B son correctas
10.
Una medida para disminuir las interrupciones que causan las visitas inesperadas es : a. Evitar la visita inesperada en la medida de lo posible b. Si se produce la visita inesperada, intentar que se acomode y se sienten c. Procurar que esta persona esté el mayor tiempo posible
11.
Cuando somos convocados a una reunión debemos: a. Establecer el tiempo máximo de duración de la reunión b. Llevarnos preparados los temas a tratar c. Programar el momento adecuado
12.
Durante el transcurso de una reunión, para aprovechar el tiempo, debemos: a. Llegar cinco minutos tarde para que a los empleados les de tiempo a prepararse b. Nombrar un secretario que anote sólo lo que usted desee c. Crear un clima distendido
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13.
Tras la celebración de una reunión a la que hemos sido convocados debemos: a. Evaluar la eficacia de la reunión b. Informar de las decisiones tomadas y de las tareas que de ellos se deriven a las personas responsables c. A y B son correctas
14.
Un aspecto que puede favorecer el flujo de información es: a. Garantizar que la información esté disponible b. Mantener cerrados los canales de comunicación c. Establecer criterios convenientes de inutilidad
15.
Una condición para una delegación eficaz: a. Determinar la persona menos adecuada para realizar la tarea teniendo en cuenta la exigencias del trabajo que deba realizarse b. Definir el alcance de la responsabilidad que asume el delegado c. Establecer los controles que no son necesarios para evitar desviaciones del objetivo marcado
16.
Explica cómo utilizar las siguientes herramientas: a. Entrevista personal b. Tablón de anuncios c. Correo electrónico
17.
Explica en qué consisten la Toma de decisiones sobre la prioridad de las actividades y el manejo del estrés
18.
Los errores más frecuentes que se suelen cometer cuando se intenta controlar una crisis: a. Relajarse y tomarse el tiempo necesario para resolver los imprevistos. b. Evitar volver a negociar los plazos de entrega del trabajo c. Aumentar los recursos personales y materiales que deben utilizarse.
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