SSC

Słowo wstępu:

SSC Lions to projekt Pro Progressio, który wspiera komunikacyjnie oraz rozwojowo sektor Centrum Usług Wspólnych (CUW). Na stronach magazynu Outsourcing&More prezentujemy studia przypadków oraz historie i sylwetki doświadczonych liderów Centrów Usług Wspólnych, wybitne osobowości oraz ekspertów z instytucji związanych z SSC (ang. Shared Service Centre). SSC Lions opowiedzą Wam m.in. o najlepszych praktykach biznesowych, doświadczeniu operacyjnym czy employer brandingu. W tej odsłonie SSC Lions zapraszamy do zapoznania się z postacią Marcina Janiszewskiego, GBS Elekta w Polsce.

Wiktor Doktór, Pro Progressio: Jak globalny, a ich beneficjentem jest cała Aby wyjść naprzeciw tym oczekiwadotychczas wyglądał rozwój GBS organizacja Elekty. To projektowo-pro- niom, od samego początku promujemy Elekty w Polsce? Marcin Janiszewski, GBS Elekta cesowe podejście przyniosło już pierwsze sukcesy. Zaliczyć do nich można PEŁNA WERSJA O&M DOSTĘPNA kulturę ciągłego doskonalenia. Nasze działania nie są ograniczone jedynie w Polsce: Elekta to wywodząca się np. nasze ostatnie wdrożenie nowego do procesów, które są w naszym cenze Szwecji globalna firma działająca w sektorze MedTech, skoncentrowana systemu zakupowego, w trakcie którego nie tylko zwiększyliśmy kilkukrottrum. Staramy się działać na procesach w tzw. ujęciu End-2-End. Już podczas TYLKO DLA PRENUMERATORÓW ORAZ na poprawie, przedłużaniu i ratowaniu życia osób chorych na nowotwory nie poziom tzw. PO compliance, ale też proces całkowitego procesowania naszej poprzedniej rozmowy, 2 lata temu [wywiad opublikowany w OutsourcingCZŁONKÓW KLUBU PRO PROGRESSIO. i zaburzenia w funkcjonowaniu mózgu. faktur zakupowych wraz z ich akcep- &More, wydanie nr 39 marzec–kwieOd prawie 50 lat wdrażamy innowacje tacją został skrócony pięciokrotnie. cień 2018] porównałem procesy wspar– rozwijamy sprzęt i oprogramowanie, W dłuższej perspektywie już widzimy cia do systemu naczyń połączonych. z których korzysta ponad 6 tysięcy szpi- realne benefity związane z dalszą digitali na całym świecie. talizacją i automatyzacją tego procesu Elekta Business Services powstała cami oraz dużo większe możliwości 1 czerwca 2016 r. jako centrum globalne utransparentnienia procesu zakupoi multifunkcyjne. Od początku przyjęli- wego i poszukiwania optymalnych spośmy strategię budowy organizacji, która sobów zakupowych. w długiej perspektywie będzie platformą poprzez integrację z naszymi dostawdo realizacji ciągłego wzrostu firmy. Co stanowiło największe wyzwa-

nie w pierwszych latach działalności

Konsekwentnie realizujemy trzystop- w Polsce – rekrutacja, tranzycja proniową wizję rozwoju. W pierwszej fazie cesów, transformacja biznesowa, czy skupiliśmy się na centralizacji procesów, coś innego? w drugiej na ich usprawnianiu, digita- W pierwszych latach oczywiście W firmach najczęściej mamy do czylizacji i automatyzacji oraz budowaniu tranzycja była dla nas jednym z naj- nienia z organizacjami, które oparte są centrum doskonałości tak, by w fazie ważniejszych wyzwań, aczkolwiek mam o wertykalny układ funkcji, takich jak trzeciej poświęcić całą uwagę zwiększa- wrażenie, że poradziliśmy sobie z nią m.in.: sprzedaż, realizacja zamówień, niu wartości biznesowej. bardziej niż sprawnie. Pamiętam to jako serwis, finanse, itp. Natomiast przepływ jedną z najszybszych tranzycji, w jakiej procesów w firmach jest horyzontalny Przez ostatnie cztery lata byliśmy skon- miałem okazję brać udział. 1 czerwca i biegnie przez te wszystkie funkcje. centrowani na poprawianiu przetrans- 2016 rozpoczęło pracę pierwsze 25 osób. Wyzwanie stanowi znalezienie właśnie ferowanych procesów. Podnieśliśmy Po dwóch tygodniach szkoleń na miej- tych przepływów oraz punktów styczjakość procesu raportowania i skróci- scu w Warszawie oraz dwóch tygodniach nych i projektowanie procesów w taki liśmy go o połowę. Również o połowę przejmowania wiedzy w naszych lokal- sposób, aby ten przepływ był jak najzredukowaliśmy czas na fakturowanie nych biurach, 1 lipca byliśmy już live. sprawniejszy, nie wpływał negatywnie klientów zewnętrznych, usprawnili- Procesowaliśmy pierwsze transakcje na jakość danych oraz nie powodował śmy proces kontraktów serwisowych, w większości samodzielnie. Równocze- nieefektywności jednej funkcji koszzautomatyzowaliśmy proces cash col- śnie sprawna rekrutacja pozwoliła nam tem drugiej. lection. To tylko kilka spośród sukce- w pół roku zwiększyć zespół do ponad sów, które odnieśliśmy w tym czasie. 80 osób i przejąć całość finansów Dobrym przykładem ilustrującym to Rezultaty naszych działań przełożyły się w Europie i Stanach Zjednoczonych oraz podejście jest wpływ, jaki dział realizana polepszenie efektywności procesów procesy IT i zarządzania jakością. cji zamówień może mieć na funkcjonoi zwiększyły produktywność. Miały też wanie działu finansów podczas realizaistotny wpływ na wskaźniki finansowe, W przypadku tak szybkiego wzrostu cji standardowych i powtarzalnych zadań przede wszystkim przychody i cash flow. nie można zapomnieć o oczekiwaniach, związanych z instalacją maszyn w szpitaTo powód do dumy dla całego naszego jakie powstają wraz z przenoszeniem lach. To, kiedy informacja z działu zamózespołu. Udowodniliśmy, że nasze cen- i centralizacją procesów. Często te pro- wień jest przekazywania do finansów, trum potrafi znacząco wpływać na glo- cesy wykonywane były przez osoby bar- ma niebagatelny wpływ przede wszystbalny biznes Elekty. dzo doświadczone, więc nie tylko ocze- kim na rozpoznawanie przychodów. kiwane jest utrzymanie tej samej jakości, Jeśli dane o nowych instalacjach zostaną Dodatkowo zainwestowaliśmy w rozwój ale wręcz często rozwiązanie problemów, przekazane z opóźnieniem lub będą zbiekompetencji zarządzania projektami. których nie udało się rozwiązać lokal- rane na przestrzeni miesiąca i przekazane Obecnie mamy dziesięciu pełnoetato- nie. Myślę, że to stanowi jedno z naj- dopiero tuż przed jego zakończeniem, wych managerów projektów. Prowadzą większych wyzwań, z jakimi mierzą się może to spowodować kumulację pracy działania w obszarach zakupów, finan- nie tylko nowo powstające centra usług w dziale finansów podczas zamknięcia sów, organizacji serwisowej, marketingu wspólnych, ale również te o ustabilizo- miesiąca, co często skutkuje dodatkoi IT. Co istotne, projekty te mają zasięg wanej pozycji. wymi kosztami w postaci nadgodzin.

NASZE DZIAŁANIA NIE SĄ OGRANICZONE JEDYNIE DO PROCESÓW, KTÓRE SĄ W NASZYM CENTRUM. STARAMY SIĘ DZIAŁAĆ NA PROCESACH W TZW. UJĘCIU END-2-END.

PEŁNA WERSJA O&M DOSTĘPNA TYLKO DLA PRENUMERATORÓW ORAZ CZŁONKÓW KLUBU PRO PROGRESSIO.

Rok 2020 przyniósł wiele zmian i wyzwań, również w branży centrów usług wspólnych. Jest to jedna z nielicznych branż, która czas pandemii wykorzystała na szersze spojrzenie na swoją globalną obecność. Co się wydarzyło w roku 2020 w Elekta GBS?

Pod koniec 2019 i na początku 2020 roku, zanim jeszcze szerzej usłyszeliśmy o pandemii, tworzyliśmy nową strategię dla Elekta Business Services. Jak okazało się, strategia ta idealnie wpisała się w to, co później wydarzyło się w sektorze. Można powiedzieć, że paradoksalnie wszelkiego rodzaju kryzysy światowe są zewnętrznym motywatorem do rozwoju branży centrów usług wspólnych. Oprócz możliwości zmniejszenia kosztów poprzez przenoszenie się do tańszych lokalizacji, mamy dziś do dyspozycji jeszcze jeden czynnik. Procesy