Manual de relaciones pblicas chile

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AGRUPACION NACIONAL DE BOY SCOUTS DE CHILE Dirección Nacional de Relaciones Públicas

MANUAL DE RELACIONES PÚBLICAS

Dirección Nacional de Relaciones Públicas – Toesca 2525 - Santiago de Chile – Correo Electrónico: rrpp@boyscouts.cl


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Las Relaciones Públicas son una disciplina encargada de gestionar la comunicación entre una organización y un mapa de públicos clave para construir, administrar y mantener su imagen positiva. Es planificada y deliberada de modo estratégico. Tiene la característica de ser una forma de comunicación bidireccional, puesto que no sólo se dirige a su público (tanto interno como externo) sino que también escucha y atiende sus necesidades, favoreciendo así la mutua comprensión, permitiendo que se use como una potente ventaja competitiva a la hora de pretender un posicionamiento. Esta disciplina se vale de la publicidad, la información y la promoción no pagada para realizar su cometido. Las Relaciones Públicas son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras. Aunque nuestra institución tiene un rol formativo, es indispensable realizar Relaciones Públicas a los niveles locales, provinciales y nacionales, es así como dentro de la institución debe existir un sólo lenguaje para las comunicaciones que salgan de ella. Las herramientas de las que se valen las relaciones públicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas, tales como: 1.- La organización de eventos: Al realizarse actividades de carácter nacional, provincial y local, se debe invitar a las autoridades gubernamentales, así como de las instituciones patrocinantes e instituciones a fin. Es esencial realizar eventos con alto grado de organización y con correcto uniforme, para de esta forma, dar una buena impresión de la institución, especialmente en su grado de organización. 2.- El Lobby: Los comisionados deben lograr y mantener buenas relaciones con las autoridades locales, ya sea, participar en comité de emergencia, en comisiones de aniversario de una ciudad, en prevención de droga, consejos locales de deporte, etc. Para de esta manera, estar al tanto de las acciones de carácter comunales, provinciales y nacionales, y participar en ella junto a los beneficiarios. De esta misma forma, el Comisionado debe enviar carta de saludos de aniversario a instituciones como las ramas de las Fuerzas Armadas, Carabineros, Policía de Investigaciones, Bomberos, Cruz Roja, instituciones patrocinantes y cualquier otra institución que estime conveniente. 3.- Planes de responsabilidad social: Los Boy Scouts están en el inconciente nacional catalogados como servidores públicos, pero muchas veces por ingerencia de los medios de comunicación y además de la poca presencia en actividades sociales, la ciudadanía opina que “ya no son los mismos de antes”, es por ello que es esencial, tanto para el trabajo con los beneficiarios como para la imagen pública, participar en Dirección Nacional de Relaciones Públicas – Toesca 2525 - Santiago de Chile – Correo Electrónico: rrpp@boyscouts.cl


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actividades de esta índole, como ayuda a damnificados o realizando actividades de servicio público, como limpiar sitios eriazos existentes en la comunidad donde trabajan constantemente, de esta forma, el grupo scout, la localidad o provincia obtendrá el respeto y posteriormente la defensa de quienes viven en el mismo ambiente donde se desarrollan las actividades scouts. 4.- Relaciones con los medios de comunicación: Para graficar cómo debe ser la relación con los medios de comunicación, es necesario conocer la definición de noticia, la cual consiste en: “Una noticia es el relato o redacción de un hecho novedoso o atípico o la relación entre ellos, ocurrido dentro de una comunidad o determinado ámbito específico, que hace que merezca su divulgación, rompe el stato quo”. Por eso, para lograr una efectiva divulgación de nuestras actividades a través de los medios de comunicación, ésta debe ser atractiva para ellos, ya sea por la visita de alguna autoridad (prominencia), por una actividad novedosa de interés humano o proximidad, en el caso de comunas pequeñas. Para citar a una actividad a un medio de comunicación se debe enviar un correo electrónico con los siguientes datos: Asunto: Pauta: Inauguración Jamboree del Centenario Cuerpo: Pauta Hora: 12:00 Fecha: 23 de enero de 2010 Lugar: Camping El Trébol, Isla de Maipo Actividad: Inauguración Jamboree del Centenario, de la Agrupación Nacional de Boy Scouts de Chile. A la actividad asistirán S.E. Presidenta de la República Michelle Bachelet Jeria, subsecretarios, autoridades provinciales y comunales. Luego de enviado el correo, se debe llamar a los respectivos medios para confirmar su asistencia. Entre los tipos de medios de comunicación a los que podemos acceder están: Diarios: Permiten una gran difusión, para ellos lo principal, más que la información que debe cumplir con los requisitos de una noticia, es que puedan obtener buenas fotografías de la actividad, es por ellos que se hace hincapié al correcto uniforme. Radio: Estos medios asisten con mayor frecuencia a las actividades, no necesitan de imagen, pero si de la entrevista del Comisionado o la mayor autoridad en el lugar, para esto, el entrevistado debe estar muy bien informado de lo realizado y hablar pausadamente. Televisión: Este medio, por recoger menos cantidad de noticias que el resto de los ya mencionados, priorizan aquellas donde exista la mayor cantidad de elementos, algo llamativo, de preferencia donde asistan altas autoridades. Es por esto que en la “pauta” se mencionar quiénes asisten a la actividad. En el caso de canales locales, hay mayor Dirección Nacional de Relaciones Públicas – Toesca 2525 - Santiago de Chile – Correo Electrónico: rrpp@boyscouts.cl


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probabilidad de contar con su presencia, en este caso, se recomienda el correcto uniforme y además, el Comisionado a entrevistar debe dar a conocer en pocas palabras y de manera pausada cual es la finalidad de la actividad, el número de asistentes y los datos que estime relevantes. Internet: La información de TODAS las actividades de carácter local y provincial serán publicadas en la página web institucional, para ello, se debe enviar la información al correo rrpp@boyscouts.cl con copia a secretarionacional@boyscouts.cl respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Qué actividad se realizó? ¿Quiénes la realizaron? ¿Cuándo se realizó? ¿Dónde se realizó?, así también se debe enviar una fotografía del evento con buena resolución. En el campo de las Relaciones Públicas, también se incluye la Imagen Corporativa, es por ello que el envío de correo electrónico a las autoridades debe cumplir los siguientes parámetros: -

Toda comunicación formal debe ir con una carta con membrete adjunta en el correo electrónico. Firmar los mensajes sólo con la información necesaria, la firma no debe sobrepasar cuatro líneas: 1. Nombre y Apellido 2. Cargo institucional 3. E-mail y teléfono.

Otra forma de comunicación con autoridades es vía telefónica, para ello existen normas básicas para hacer agradable la interacción: - No haga llamados a menos que tenga una buena razón (puede resultar una intromisión o interrupción), vaya directo al tema y sea breve. -

Evite llamar a la residencia de la autoridad, espere resolver en horario de trabajo.

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No mascar, masticar, llevarse lápices, lapiceras, etc. a la boca, o hablar con otra persona mientras entabla la conversación.

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Si su teléfono está desconectado y le hacen llegar un mensaje, es su obligación responder la llamada.

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Cuando este con alguna autoridad conversando temas institucionales no reciba llamados a menos que sean urgentes. Dirección Nacional de Relaciones Públicas – Toesca 2525 - Santiago de Chile – Correo Electrónico: rrpp@boyscouts.cl


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Construcción de discurso En cada actividad scouts, son los Comisionados los encargados de dar el discurso inaugural, por eso resulta fundamental saber formularlos, dependiendo de la ocasión y la audiencia. El primer paso es definir cuál es la audiencia, en el caso de ser beneficiarios, el discurso debe ser de extensión más corta y con contenido reducido. En el caso de elaborar un discurso para dirigentes, su extensión puede ser mayor, pero siempre tomando en cuenta que la finalidad de la actividad no es el discurso. En ambos casos se propone tener sólo tres ideas fuerza. Para su elaboración y ejecución se debe tener en cuenta los siguientes pasos: -

Definir el objetivo: Preguntarse “¿qué quiero lograr con mi discurso?”, cuya respuesta puede ser incentivar a los muchachos a disfrutar del jamboree.

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Ponerle un título: Preguntarse "¿Qué palabra, frase u oración comunicará la idea de manera fácil de entender o despertará curiosidad por mi discurso?", de esta forma, podemos hacer la alocución rodeando lo planteado, como por ejemplo “vive la alegría del jamboree”.

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Preparar la conclusión: ¿Cómo voy a terminar mi discurso? Aquí es fundamental plantear una idea que refuerce el concepto principal, puede ser con una solicitud o una motivación, por ejemplo “juntos hagamos más grande el escultismo”. Es necesario explicar el por qué de la petición: “para formar mejores ciudadanos y un país más fraterno”.

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Preparar la introducción: ¿Cuáles serán mis primeras palabras? Una vez construido el discurso tenemos mayor claridad de cómo se debe comenzar, Las primeras palabras causan un mayor impacto cuando se presentan en forma de ilustración, ejemplo, caso de la vida real, refrán, declaración directa o pregunta interesante.

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Vocativos: Estos son los enunciados a quienes va dirigido el discurso. Es primordial, antes de subir al estrado, tener en un papel los vocativos actualizado con el nombre y cargo de cada uno de los asistentes, así como ver el orden en el que se nombra, partiendo por quien ostenta el cargo de mayor jerarquía; así se evitarán errores que se pueden tomar como desaire.

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Planteamiento frente a la audiencia: Se debe hablar con lentitud para evitar tartamudeo o errores de lectura; utilizar voz fuerte y clara, ocupar el estomago para Dirección Nacional de Relaciones Públicas – Toesca 2525 - Santiago de Chile – Correo Electrónico: rrpp@boyscouts.cl


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dar la fuerza necesaria. La postura siempre erguida, sin cruzarse de brazos o de piernas y, de preferencia, reafirmar con movimiento de brazo las frases, según corresponda. En el caso de que el discurso sea leído, debe ser ensayado con antelación, para evitar errores, pero se recomienda hablar sin leer. Es fundamental mantener una distancia prudente con el micrófono, para que de esta forma el sonido sea claro. -

Estructura de la redacción: En el caso de ser leído, el discurso debe ser escrito en párrafos cortos, de no más de seis líneas y cada párrafo debe estar separado por un espacio, para de esta forma facilitar la lectura, especialmente, cuando se vuelve la vista después de mirar la audiencia.

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Santiago, Noviembre de 2010

Estimados Comisionados (as):

Tal como se acordó en la última reunión de comisionados del mes de agosto, les hago llegar el Manual de Relaciones Públicas institucional, herramienta que facilitará el trabajo con autoridades y medios de comunicación en las respectivas provincias y localidades. La buena comunicación con el mundo ajeno al escultismo, facilita la realización de actividades en directo beneficio de nuestros niños y a través de ellos, de toda la institución. Más allá de los elementos técnicos que contiene el manual, es fundamental tener en claro que nuestro principal elemento de relaciones públicas es la confianza de la ciudadanía en nosotros, por la responsabilidad, la disciplina y el orden, a través del correcto uso del uniforme. Deseándoles absoluto éxito en sus actividades y para sus grupos me despido

Siempre Listo Para Servir

Víctor Vega Rodríguez Director Nacional de Relaciones Públicas Agrupación Nacional de Boy Scouts de Chile

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