C o n o ci e n d o e l m a n e j o d e
SI STEM AS DE I N FORM ACI Ă“N LSoi sste m a s y e l e n torn o
LI nofos rDmaatcoisony l a Conociendo las Organizaciones Como Sistemas Maturin 21 de Abril 201 3
En la actualidad todo lo existente que se mantiene en constante interaccion con el medio ambiente o con componentes de la misma similitud en busca de un objetivo se le es considerado como S i ste m a , lo cual es un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos alg煤n otro componente; puede ser material o conceptual. Todos los sistemas tienen composici贸n, estructura y entorno, pero s贸lo los sistemas materiales tienen mecanismo, y s贸lo algunos sistemas materiales tienen figura (forma). Estos se puede definir por sus entradas, su proceso y sus salidas, y responde, por lo tanto, al modelo cuyo esquema es el que se muestra en la siguiente figura:
Los Sistemas como todo ente u objeto cuenta con propiedades necesarias para su interrelación, en donde las principales son las siguientes: a) E stru ctu ra : Es la unión de cada uno de los componentes que entre si crean interralaciones para mantener la estabilidad del sistema, es decir, la estructura es un todo organizado. b) E m e rg e n ci a : E. Morín (Arnold 1 989) señaló que la emergencia de un sistema indica la posición de cualidades y atributos que no se sustentan en las partes aisladas. c) Com u n i ca ci on : es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una identidad a otra. d) S i n e rg i a : La palabra sinergia (cooperación) es el resultado de la acción conjunta de dos o mas causas, es decir, la suma de los efectos que produce. e) H om e osta si s: Del griego h om os que significa similar y e sta si s significa posición. Es la propiedad que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto de cada componente. f) E q u i fi n a l i d a d : "Puede alcanzarse el mismo estado final, la misma meta, partiendo de diferentes condiciones iniciales y siguiendo distintos itinerarios en los procesos organísmicos" (von Bertalanffy. 1 976:1 37). g) E n trop ía : es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegra rse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía. h) Con trol : capacidad de mantener sus variables dentro de ciertos límites para formar un area de normalidad.
Sistemas de Informacion
Lmanera os sistemas de información (SI) han revolucionado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de
su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es mas importante, facilitan el logro de los objetivos planteados por la organización. Se considera un Sistema de Información (S.I) como un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para alcanzar un fin determinado, el cual es satisfacer las necesidades de información en una organización, empresa etc . Un SI es caracterizado porque: a) Es abierto, interactua con su ambiente mediante intercambio de informacion y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene. b) Es un sistema hombre-maquina, permite el uso de maquinas (computadoras) que automatizan los proceso rutinarios de transformación, las cuales son controladas y dirigidos por el hombre. c) Su entrada esta constituida por datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos en información constituye la función esencial del sistema de información.
O b j e ti v o s d e l o s S I
Ca ra cte rísti ca s d e l os S i ste m a s d e i n form a ci ón
Los sistemas de información cuentan con muchas y muy variables características algunas de las más sobresalientes son: • La P l a n i fi ca ci ón : consiste en establecer metas y desarrollar estrategias, políticas, procedimientos o programas para garantizar la ejecución de las actividades. • La O rg a n i za ci ón : permite agrupar actividades, establecer estructuras organizacionales y procedimientos que garanticen la ejecución de actividades. • La Ad m i n i stra ci ón d e p e rson a l : esta función permite seleccionar y entrenar el personal requerido por la organización. • E l Con trol : mide el rendimiento en relación a las metas y objetivos planteado y desarrolla los procedimientos convenientes para realizar el ajuste correctivo. • La Com u n i ca ci ón : transfiere información sobre metas, objetivos y rendimiento al personal de la organización y a su ambiente.
Sabias Que ... Linux debe su nombre a la
combinación del nombre de Linus Torvalds (su fundador) y a Unix, el sistema operativo en el que se basó?
C o m o to d o e n te , l o s S I m a n ti e n e n s u s C o m p o n e n te s b a s i c o s • El E q u i p o Com p u ta ci on a l , es decir, e l h a rd wa re necesario para que el SI pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas. • El Re cu rso H u m a n o que interactua con el SI, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere. • Los d a tos o i n form a ci ón fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que este necesita para generar como resultado la información que desea. • Los p rog ra m a s que son ejecutados por la computadora, son la parte del software del sistema de información que hará que los resultados de entrada sean procesados y generen los resultados esperados.
Las Organizaciones La vida de las persona comforma una infinidad de interacciones con otras personas y con las organizaciones. Por ser eminentemente social e interactivo, el ser humano no vive aislado, sino en continua interacci贸n con sus semejantes. Debido a sus limitaciones individuales, los seres humanos tienen que cooperar unos con otros, y debe conformar organizaciones que permitan lograr algunos objetivos que no podr铆an alcanzar mediante el esfuerzo individual. Una organizaci贸n es un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formado por dos o mas personas, cuya cooperaci贸n reciproca es esencial para la existencia de ella
La org a n i za ci ón com o u n si ste m a Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Subsistemas que forman la Empresa: a ) S u b si ste m a p si cosoci a l : está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia. b ) S u b si ste m a té cn i co: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. c) S u b si ste m a a d m i n i stra ti vo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.
La s fu n ci on e s g e re n ci a l e s e n u n a org a n i za ci ón 1 . P l a n e a ci ó n Es el punto de partida del proceso administrativo, incluye el establecimiento de objetivos y metas, y el diseño de estrategias para alcanzarlos. Los resultados de esta operación marcan el rumbo de la organización: en esa dirección se encaminan los esfuerzos de sus miembros. 2 . O rg a n i za ci ón Esta función operacionaliza y da sentido práctico a los planes establecidos. Abarca la conversión de objetivos en actividades concretas, la asignación de actividades y recursos a personas y grupos, el establecimiento de mecanismos de coordinación y autoridad (arreglos estructurales) y la fijación de procedimientos para la toma de decisiones. 3 . D i re cci ón Es la activación, orientación y mantenimiento del esfuerzo humano para dar cumplimiento a los planes. Incluye la motivación de las personas para la realización de sus labores, la instauración de un liderazgo como guía, la coordinación de los esfuerzos individuales hacia el logro de objetivos comunes y el tratamiento de conflictos. 4 . Con trol La función de control busca asegurar que los resultados obtenidos en un determinado momento se ajusten a las exigencias de los planes. Incluye monitoreo de actividades, comparación de resultados con metas propuestas, corrección de
E n las organizaciones en general y en las empresas en particular suele existir una jerarquía que determina el tipo de
acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo de decisiones que se deben tomar, la Ciencia administrativa divide a la empresa en 3 niveles jerárquicos : 1 . Nivel estratégico.- Alta dirección; planificación global de toda la empresa. 2. Nivel táctico.- Planificación de los subsistemas empresariales. 3. Nivel operativo.- Desarrollo de operaciones cotidianas (diarias/rutinarias).
Re d d e u n i d a d e s e n u n n i ve l org a n i za ci on a l Es un armazón que sirve de base para el funcionamiento simultaneo, coordinao, equilibrado e integrado de mas de una de las organizaciones, pues presenta las diversas relaciones interorganizacionales existentes entre los diferentes elementos que las conforman. Estas interrelaciones abarcan aspectos técnicos y comportamentales basados en los componentes y condicionantes que influyen en su propio diseño. Hay dos tipos básicos de redes/alianza: La Horizontal y la vertical Red/alianza Horizontal: Esta constituidos por organizaciones competidoras que ofrecen el mismo servicio, operación o producto final, desarrollando relaciones de coopetition (Brandenburger y Nalebuff, 1 996). Red/alianza Vertical: Está constituida por organizaciones que actúan de forma conmplementaria en una cadena de valor, ofreciendo una parte del servicio, operación o producto final. En estás un conjunto de proveedores y de distribuidores/clientes dirigen sus operaciones para atender una organizacióm central (productora/organizadora de la red), la cual coordina las acciones de las diversas organizaciones que forman parte de la cadena.
U n i d a d fu n ci on a l La organización funcional determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando. Características de la organización funcional: • Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento. • Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa. • Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles. • Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos cargos especializados. • Énfasis en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo.
Los D a tos y La I n form a ci on
En muchas ocasiones los términos Datos e Información son manejados como sinónimos, lo cual es un error. Dato puede ser un número, una palabra, una imagen mientras que la información es un agrupamiento de uno o mas datos que se procesa en un sistema. En el ámbito cotidiano se utiliza en plural “datos”, los cuales son la materia prima para producción de información, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tiene un significado para alguien. Finalmente resulta el sistema como quien procesa los datos para generar información.
La imagen anterior nos muestra la forma en que se manejan los datos y la informacion, siendo el primero las entradas del sistemas y la informacion los datos ya procesados convertidos en salidas.
M o d e l o B ĂĄ s i co d e u n S I
F i g u ra 1 . D i se Ăą o con ce p tu a l d e u n S i s te m a d e I n form a ci Ăłn
D i fe re n ci a e n tre d a tos e i n form a ci ón
En muchas ocasiones los términos Datos e Información son manejados como sinónimos, lo cual es un error. Dato puede ser un número, una palabra, una imagen mientras que la información es un agrupamiento de uno o mas datos que se procesa en un sistema. En el ámbito cotidiano se utiliza en plural “datos”, los cuales son la materia prima para producción de información, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tiene un significado para alguien. Finalmente resulta el sistema como quien procesa los datos para generar información.
Ca ra cte rísti ca d e l a i n form a ci ón
•Exactitud: En este sentido la información debe reflejar el evento epidemiológico al cual se refiere y su sistema de medición expresado con poca variabilidad. •Objetividad: La información debe ser el producto de criterios establecidos que permitan la interpretación en forma estandarizada por diferentes personas en circunstancias diversas de tiempo y lugar. •Válida: Se refiere a que la información ha de permitir medir en forma precisa el concepto que se estudia, con criterios uniformes. •Continuidad: La información ha de ser generada en forma permanente de tal manera que exista la disponibilidad de los datos a través del proceso de vigilancia. •Completa: Debe contener todos los datos y variables previamente establecidas para cumplir con su finalidad en cada evento epidemiológico •Oportuna: La información debe generarse y notificarse a la par con los acontecimientos de tal manera que permita la toma de decisiones y la actuación inmediata •Comparable: que permita ser confrontada con datos similares. •Horizonte: considera lo que se solucionara, si algún evento
E l p roce sa m i e n to d e d a tos
Los S.I. realizan operaciones mediante cómputos, clasificaciones, cálculos, agregaciones, relaciones, transcripciones y, en general, operaciones que, no importa qué recursos humanos o tecnológicos empleen, persiguen el objetivo de convertir datos en información, es decir, en datos que habrán de tener valor y significado para un usuario. La función de procesamiento implica, principalmente, la modificación de la base de datos para mantenerla actualizada.
Procesamiento de transacciones
Es manejar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Una transacción es un evento o acontecimiento que ocurre dentro o en los limites de la organización y que la afecta de algún modo. Son ejemplos de transacciones la apertura, depósito o cierre de una cuenta en un banco; la compra, orden o venta de bienes en un almacén; la solicitud, prestación o cancelación de un servicio en una empresa; entre otros.
Procesamiento de información
Es la capacidad del si para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones prestablecida. Estos cálculos se realizan con datos existentes en el sistema. El termino “procesamiento de información” ha originado una discusión similar a la de datos e información; pues para algunos autores ese termino es sinónimo de procesamiento de da datos, para otros el procesamiento de datos. James Senn (p. 6) considera el procesamiento de información como el procesamiento de datos con el fin de proporcionar información a individuos que tenga que decidir sobre acciones que deben tomarse en un momento dado.
F u n ci on e s d e l P roce sa m i e n to d e tra n sa cci on e s
1 . - Cl a si fi ca ci ón d e d a tos: permite agrupar los datos producidos por las transacciones o por las entidades de acuerdo a alguna característica. 2 . - O rd e n a m i e n to d e D a tos: para facilitar el procedimiento posterior los datos deben ser ordenados en forma secuencial en base al valor de algunos de sus atributos. 3 . - Cá l cu l os: esta función permite realizar operaciones lógicomatematicas sobre los datos a fin de producir otros datos tales como resultados, códigos, totales, entre otros. 4 . - Re su m e n : consiste en reducir o compactar grander volúmenes de datos provenientes de las transacciones en una forma mas corta y consisa sin que ella afecte su contenido. 5 . - Al m a ce n a m i e n to: finalmente los datos deben ser almacenados en un medio adecuado para ser utilizados posterior mente en la producción de informacion. 6 . - Ca p tu ra : función que permite recolectar los datos relevante de las transacciones y aquellos que caracterizan a las entidades.
F u n ci on e s d e l p roce sa m i e n to d e i n form a ci ón
1 . - S e l e cci ón . Esta función permite seleccionar entre el conjunto de datos almacenados o previamente registrados, aquellos necesarios para satisfacer un requerimiento especifico de información. Ejemplo: un reporte o una consulta interactiva. 2 . - Re d u cci ón : los datos seleccionados se reducen mediante calculo (uso de algoritmos y modelos) a objeto de producir información consistente y relevante. 3 . - Con ve rsi ón : en algunas cosas la información producida por las dos funciones anteriores deben convertirse por medio de un mecanismo. Ejemplo: convertidor analógico/digital a una forma tal que pueda ser recibida e interpretada fácilmente por el elemento receptor. 4 . - P re se n ta ci ón : los datos reducidos y/o convertidos se colocan y organizan de acuerdo a un formato que permita su presentación. 5 . - D i stri b u ci ón : consiste en hacer llegar la información producida a los elementos receptores que la requieran.
Componentes físicos
1 . - S u b si ste m a com p u ta d or: esta formado por el equipo de computador y por los programas de apoyo de ese equipo. 2 . - E l S u b si ste m a d e P e rson a l : los constituyen los usuarios del sistema, el administrador de la base de datos, los operadores, el personal de entrada de datos y el grupo de desarrollo y soporte. 3 . - E l S u b si ste m a P rog ra m a d or: consiste en los programas de aplicación para ejecuar el procedimiento en el computador y de los procesimientos para hacer las aplicaciones operativas, 4 . - E l S u b si ste m a d e D a tos: es constituido por elementos del almacenamiento de datos.
Componentes funcionales
1 . - S u b si ste m a d e P roce sa m i e n to d e Tra n sa cci on e s: su propósito es capturar, clasificar, ordenar, calcular y resumir los datos originados por las transacciones relevantes de la organización. 2 . - S u b si ste m a d e Ad m i n i stra ci ón d e D a tos: los datos originados por las transacciones deben almacenarse en medios apropiados tales como base de datos o archivos. 3 . - S u b si ste m a d e P roce sa m i e n to d e I n form a ci ón : se encarga de producir y distribuir la información requerida por los usuarios de los sistemas.
E stru ctu ra d e u n si ste m a d e i n form a ci ón Es simplemente tener los sub-sistemas en orden. Este cabe aclarar es el concepto más simple que hay de la estructura de los sistemas. Aunque también hay otro concepto como este, podemos estructurar un Sistema de Información como una red de centros de información asociados a las unidades funcionales de la empresa dependiendo de los flujos de datos e información se crea una red de información entre los diferentes unidades funcionales de la organización lo que nos lleva a la estructura de un sistema de información.
E xi ste n tre s ti p os d e e n foq u e s p a ra e l d e sa rrol l o d e l os S i ste m a s d e I n form a ci ón •sistema I n d e p e n d i e n te : Cada parte de la organización tiene su propio no depende de los demás sistemas. • Ce n tra l i za d o: Son equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar un ejemplo mas claro como un centro de navegación de Internet, donde una sola PC, es decir el servidor, es la que mantiene a las demás PC's. • D i stri b u i d o: Combinación de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos; poseen una grana base de datos pero se comunican entre sí. Hay que destacar que el tercer enfoque podría ser el mas optimo, siendo así presentare las ventajas del enfoque distribuido: • Reducción de costos. • Confiabilidad. • Tiempo de respuesta satisfactorio. • Facilidad de extensión. Pero no todo es tan fácil este mismo enfoque posee sus defectos: • Es complejo. • Administración descentralizada. • Seguridad de datos difícil de resolver. • Uniformidad de los recursos (tratar de tener una misma plataforma, pero al tiempo es difícil conseguir los equipos). • Complejidad para controlar la privacidad, consistencia, integridad respaldo y acceso de los datos.
F u n ci on e s d e u n si ste m a d e i n form a ci 贸n 1 . - P roce sa m i e n to D e Tra n sa cci on e s: Consiste En Capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realizaci贸n de actividades en la organizaci贸n. 2 . - D e fi n i ci on d e a rch i vos: consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones. 3 . - M a n te n i m i e n to d e a rch i vos: los archivos o bases de datos del sistema deben mantenerse actualizados. 4 . - G e n e ra ci on d e Re p orte s: es esencial para el sistema de informacion, se encarga de producir la informacion requerida y transmitirla a los puntos o centros de informacion que la soliciten. 5 . - P roce sa m i e n to d e Con su l ta s: parte de la informacion requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requieren un formato complejo como el de los reportes. 6 . - M a n te n i m i e n to d e l a I n te g ri d a d d e l os D a tos: los datos mantenidos por el sistema de informacion deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos.
Cl a si fi ca ci ón d e l os si ste m a s d e i n form a ci ón
S i ste m a Tra n sa cci on a l El sistema basado en computadoras más importante dentro de una organización es el que está relacionado con el procesamiento de las transacciones. Estos sistemas se ubican dentro del tipo de usuarios primarios. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de la organización. S i ste m a p a ra g e sti on d e i n form a ci on Estos sistemas se basan en la toma de decisiones en situaciones de certeza y riesgo por lo que se ubican dentro del tipo de usuarios indirectos y gerentes. S i ste m a s d e I n form a ci ón E j e cu ti va Este tipo de sistemas se ubican dentro del tipo de usuario de gerentes y directivos; se basan en la información de base de datos y en la toma de decisiones en condiciones de incertidumbre, son decisiones de muy alto nivel. S i ste m a d e Ap oyo a l a s D e ci si on e s Estos sistemas solo se ubican en el tipo de usuarios directivos ya que las decisiones de este nivel son de vital importancia para el funcionamiento de la organización. S i ste m a s E xp e rtos Estos sistemas se caracterizan porque tienen la capacidad de dar como resultado una decisión pertinente a un problema dado. S i ste m a d e i n form a ci on g e re n ci a l Es un tipo de sistema que proporciona la informacion necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una organización. S i ste m a d e p roce sa m i e n to d e d a tos Este sistema es parte fundamental e implícita de la mayoría de sistemas de informacion discutidos anteriormente, sin embargo existe un tipo de sistema de informacion cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en informacion fácil de entender y utilizar.
P rop ósi tos d e l os si ste m a s d e I n form a ci ón
El objetivo de un sistema de información es “dar sentido a su colección, facilitar el proceso de aprendizaje, estimular la curiosidad, suprimir la memorización de hechos y datos que se pueden perjudicar el desarrollo del pensamiento crítico y la autoestima, tiende a cerrar la brecha entre los conceptos e intuición, y entre la teoría y la praxis” (Buckland, 1 991 :36). Una de las funciones principales de los sistemas de información es proporcionar el servicio de recuperación de información. Mientras que las tareas de las mismas son reunir, concentrar, ordenar y almacenar la información y posteriormente ponerlo a disposición de los usuarios y de los ciudadanos que la soliciten, persiguiendo como objetivo final, brindar información. Cada uno de los sistemas mencionados deberían de estar de tal manera estructurados y a la vez brindar los instrumentos necesario para facilitar la indagación, la comunicación acerca de lo que esta haciendo el otro, la recuperación de información pertinente y de datos con mira a mantener informado, a satisfacer la demanda de los servicios de información en general, el proveer servicios eficaces y de manera eficiente y agilizar el procesamiento de la información.
B i b l i og ra fi a
I d a l b e rto Ch i a ve n a to - a d m i n i stra ci on d e re cu rsos h u m a n o s 5 º e d i ci o n O m a r B a g n ol i - S I S TE M AS D E I N F O RM ACI Ó N E N LA E RA D I G I TAL J a m e s S e e n - An a l i si s y D i se ñ o d e S i ste m a s d e I n form a ci on h ttp : //www. b u e n a sta re a s. com /e n sa yos/E stru ctu ra S i ste m a s-D e -I n form a ci on /4 9 0 0 5 9 2 . h tm l www. u rb e . e d u /. . . /8 -l a -e p i ste m ol og i a -y-l os-si ste m a s-d e i n form a ci on h ttp : //wi ki . m on a g a s. u d o. e d u . ve /i n d e x. p h p /S i ste m a s_d e _i n form a ci % C3 % B 3 n