Como poner un negocio de Organización de Eventos
¿Estas interesado en iniciar tu propio negocio? Conoce los beneficios al iniciar este negocio, el mercado potencial y la mejor ubicación ¿Por qué ser un organizador de eventos?
Una gran fiesta siempre necesita una gran planificación. Y este es, justamente, el trabajo de los organizadores de eventos y banquetes. Cada vez más bodas o bautizos son organizados por un profesional, ya que esto libera a la familia de tareas que muchas veces no pueden atender. Hoy, para que todo salga bien en un festejo se ha vuelto casi imprescindible un experto que ayude en la coordinación... o que se encargue de todo el trabajo. ¿La promesa básica? "Despreocúpese: nosotros organizamos su fiesta. Usted disfrútela en compañía de sus invitados". La naturaleza de este negocio consiste en prestar servicios al cliente para la completa organización de un festejo o evento, lo que significa que el "organizador o planeador de eventos" es, en la mayoría de los casos, un intermediario entre los proveedores de todo lo necesario y el cliente o consumidor final. Este negocio puede ser manejado desde casa y no requiere de inversión, ya que generalmente todo se hace con presupuesto del cliente. Las labores serán: planear, organizar, dirigir y promover eventos y/o banquetes para individuos, empresas e instituciones. Desde un bautizo hasta grandes convenciones, congresos o seminarios.
El organizador es responsable de todos los detalles: ubicación, transporte, comida, entretenimiento, invitaciones y hospedaje de los asistentes. Debes contar con estudios o conocimientos en la preparación de alimentos y bebidas, así como habilidades para planear y organizar. Además, saber de mercadotecnia para lograr promover tu negocio y tener una inigualable creatividad para darle a tus eventos un toque distintivo que los identifique. Tienes que resistir la presión y cumplir con las fechas determinadas. A su vez, necesitarás buenos contactos en: servicio de meseros, distribuidores de alimentos y bebidas, florerías, mantelería, fotógrafos, impresores, orquestas o solistas musicales, edecanes y, quizá, hasta escenógrafos.
Mercado Potencial
Este giro es muy extenso, ya que puedes especializarte en bodas, bautizos, fiestas de graduación o festejos empresariales. Diciembre es el mes de temporada alta, seguido por marzo y de junio a agosto. Las fiestas comunes son bodas, XV años, primeras comuniones y bautizos, así como graduaciones escolares y eventos empresariales de fin de año y todo tipo de programas de capacitación. Se considera que son eventos grandes los de más de 100 personas. Pero ojo, los eventos chicos te sirven de publicidad y no pierdes. En cuanto a la cobranza, se maneja un anticipo al momento de la contratación y una semana antes del evento se cubre el costo total. Recuerda que muchos salones establecen una penalización cuando les cancelan la fecha, por lo que también debes tener previsto este tipo de situación. La planeación de cada evento desde que el cliente lo propone hasta que se amarran cada uno de los servicios adicionales subcontratados es de, al menos, tres días. Además de los gastos en teléfono y los precios de los servicios subcontratados incluyendo el salón debes establecer a como manejarás las contingencias como las pérdidas que se tienen en vasos y platos rotos, manteles quemados por cigarrillos, sillas quebradas, etc., que debes dejar muy claro al momento de presentar precios.
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