Paqueteria de office by guillermo vasquez

Guillermo Vásquez Rodríguez Materia: tics

APRENDIZAJES: El estudiante conocerá los conceptos fundamentales asociados a las aplicaciones web, blogs, redes sociales, buscadores web y herramientas colaborativas para facilitar el manejo de la información.

Aprendizaje procedimental El estudiante manejará e integrara el uso adecuado y efectivo de las tecnologías computacionales actuales para desarrollar habilidades que le permitan adquirir el aprendizaje declarativo.

Aprendizaje actitudinal y valoral: El estudiante en esta unidad de aprendizaje reforzará actitudes de innovación, integración, trabajo en equipo, organización y responsabilidad social.

SUITE DE OFICINA Procesador de textos •

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Espacio de trabajo El área de trabajo en Word se refiere al procesador de texto que tiene lo necesario para realizar o producir cartas, informes y todo tipo de documentos para nivel profesional. El área de trabajo de Word es el entorno de Word para realizar los documentos. Formato del documento El dar formato a un texto se refiere a darle color, estilo, tamaño de letra, etc al esto se refiere darla formato al texto La barra de herramientas formato toma su misión facilitar la operación de dar formato a los textos de los documentos(alinear textos,especificar el tamaño de letra, aspectos dela fuente,etc.). Paso 1: irse a la pestaña inicio Paso2: menú formato Paso3: hacer clic en las opciones fuentes Paso4: seleccionar el formato Paso5: aceptar

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Formato de carácter, párrafo, página

Formato de carácter se refiere a las características que pueden aplicarse a un sólo caracter (letra, símbolo, número) hasta a un documento completo. Algunas de ellas están incluidas en la barra de herramientas Formato, y el resto están disponibles en el menú Formato en el comando Fuente

2. Abre el documento auxiliar Interlineado y espaciado y comprueba que todos sus párrafos tienen interlineado sencillo y un espaciado anterior y posterior de 0 puntos, que es el formato que utilizaba Word 2003 por defecto. Abre el cuadro de diálogo de párrafo: en la ficha Inicio, clic en el iniciador del grupo Párrafo • Bordes y fondos de página Borde: En esta pestaña se puede establecer el borde de la página. Se debe primero elegir el tipo de borde (Si no se elige un borde predeterminado o se lo establece manualmente, la página no tendrá borde; aún cuando se establezcan las demás propiedades). Luego, se puede elegir el estilo y color de línea y también una sombra para el borde Fondo: Esta pestaña ofrece la posibilidad de establecer un color o imagen de fondo para la página. Para poner una imagen como fondo, en el lugar donde dice “como” se debe seleccionar “Imagen” y buscar la imagen que queremos poner de fondo. Seguidamente, se puede decidir si poner la imagen como mosaico (el fondo se rellena con la imagen repetida varias veces), área (se estira la imagen para que rellene toda la hoja) o elegir una posición donde aparecerá la imagen.

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Secciones

Una sección es una parte de un documento de Word en la que podemos establecer determinadas opciones del formato de página. El uso de secciones nos ayuda a formatear los documentos a nuestro gusto ya que nos permite configurar opciones tales como la numeración, el uso de columnas, el uso de encabezados pasos 1Haga clic en donde quiera realizar un cambio de formato. ... 2En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en Saltos.

Composición avanzando de documentos •

Listas y esquemas

Crear una lista de esquema numerado Para crear una lista numerada de esquema, siga estos pasos: 1. Inicie Word y, a continuación, abra el documento. 2. En el menú formato, haga clic en Numeración y viñetas y, a continuación, haga clic en la ficha Esquema numerado . 3. Seleccione cualquier estilo de lista en la fila superior y, a continuación, haga clic en OK. Nota: no seleccione un estilo que contiene el texto "Título 1". El primer número de la lista se muestra en el documento.

4. Escriba el texto de la lista; No olvide presione ENTRAR después de cada elemento. Word inserta automáticamente los números de secuencia al principio de cada línea en el primer nivel. 5. Para mover un elemento de esquema numerado al nivel que desee, siga uno de estos procedimientos: • •

Para colocar un elemento en un nivel inferior, seleccione el elemento y, a continuación, haga clic en Aumentar sangría. Para promover un elemento a un nivel superior, seleccione el elemento y, a continuación, haga clic en Reducir sangría. El elemento se mueve al nivel que especifique y el nivel de numeración adecuado se inserta al principio de la línea. • Tablas Una tabla es un cuadro dividido en celdas, que están organizadas en dirección vertical y horizontal. Es una buena herramienta para organizar información o presentar cifras. Puedes crear una tabla en blanco, convertir texto en una tabla o aplicar cualquiera de las variedades de estilos y formas de tablas que existen. Pasos 1. Haga clic en la pestaña insertar 2. Ir al grupo tablas 3. Seleccionar tablas 4. Seleccionar celdar 5. Insertar tabla • Encabezados y pies de página Agregue títulos, números de página o fechas a todas las páginas de un documento con encabezados y pies de página. Los encabezados y pies de página son áreas en los márgenes superiores, inferiores y laterales de cada página de un documento. Seleccione Insertar y, después, seleccione Encabezado o Pie de página. Pasos 1. Dar doble clic sobre tu área de trabajo sobre la parte superior o inferior 2. Visualizar la pertaña diseño 3. Darle un formato 4. Doble clic para salir de pie de pagina o encabezado • Notas a pie de página Word inserta una marca de referencia en el texto y agrega la nota al final en la parte final del documento. Haga clic en el lugar donde desee agregar la nota al final. Haga clic en Referencias > Insertar nota al final. ... Escriba el texto de la nota al final. Pasos Word inserta una marca de referencia en el texto y agrega la nota al pie en la parte inferior de la página. Haga clic en el lugar donde desee agregar la nota al pie. Haga clic en Referencias > Insertar nota al pie. Sugerencia: También puede presionar Ctrl+Alt+F para insertar una nota al pie. • Tabulaciones Las tabulaciones te ayudan a alinear el texto una vez que has añadido una sangría o cuando quieres separar parte del texto en columnas. Por ejemplo, en tu hoja de vida debes escribir cuál es tu formación académica y especificar dónde y cuándo tomaste cada uno de los cursos. pasos

Ubica el Punto de inserción delante del texto que quieres tabular y presiona la tecla Tab de tu teclado. El texto se moverá hasta el lugar en el que hayas ubicado la tabulación en la regla. Para remover un tabulación de la regla horizontal, arrastrala fuera de la regla. • Imágenes Son un conjunto de archivos que sirven para acompañar texto mostrando contenido grafico de lo que trata el tema. • Los estilos • Un estilo en Word es un conjunto de opciones de formato predefinidas que puede aplicarse a un texto en una sola acción. El propio Word incluye numerosos estilos ya diseñados; pero, además, permite al usuario crear otros. 1.- Cómo aplicar un estilo ya existente a un texto. • Aplicar un estilo a una selección de texto, como un título, un título o un párrafo, en Word es tan fácil como hacer clic en un botón de la Galería de estilos. Seleccione el texto al que desea aplicar un estilo. Por ejemplo, puede seleccionar el texto que desea convertir en un encabezado. • Automatización de tareas • Combinación de correspondencia La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base. Pasos 1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios. 2. Haga clic en Escribir una lista nueva. 3. Haga clic en Crear. • Elaboración de índice de contenido Para crear una tabla de contenido que podrá mantener actualizada con gran facilidad, en primer lugar deberá aplicar los estilos de título (por ejemplo, Título 1 y Título 2) al texto que desea incluir en dicha tabla. Word buscará estos títulos y los usará para crear la tabla de contenido. Word actualizará la tabla de contenido siempre que usted cambie el nivel, la secuencia o el texto de título. Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento Si selecciona Tabla manual, Word insertará el texto de marcador de posición y creará una imagen de la tabla de contenido. Las Tabla manual no se actualizan automáticamente. También puede personalizar el aspecto de la tabla de contenido. Por ejemplo, puede cambiar la fuente, especificar el número de niveles de título que desea mostrar y si debe incluir líneas de puntos entre las entradas y los números de página. Para más información, Pasos 1. Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento. 2. Haga clic en Referencias > Tabla de contenido y, a continuación, elija una Tabla automática de la galería de estilos.

Elaboración de índice terminológico Lo primero que tienes que hacer es definir el título, subtítulos y cualquier otra división en tu texto.Después comienza a seleccionar los títulos por orden de importancia en el programa. Esto lo consigues seleccionando (sombreando) el texto y después dando clic en “Título 1”, “Título 2”, “Título 3”… (Heading 1, Heading 2, Heading 3…), en ”Inicio” (Home) en la barra superior de Word.Aquí te lo mostramos: 1) Seleccionas con “Heading1” al título de cada sección 2) Luego seleccionas “Heading2” para los subtítulos Puedes incluso poner un “Heading3”, “Heading4” o posterior, en caso de necesitar más divisiones Si no te gustan las características de fuente con la que tus títulos se han cambiado después de asignarles un formato de Heading, puedes cambiarlas sombreando el texto y dando clic con el botón derecho del mouse sobre el número el botón “Heading1” (Heading2”…) y después, dando clic en “Modificar” (Modify). Aunque te sugerimos que no tomes mucho tiempo decidiendo cuál se ve mejor si todavía te falta contenido para terminar tu escrito. Agrega numeración a tus páginas Agrega una página de portada Ya que definiste el orden de tu trabajo, vamos a generar el índice; debes colocar el cursor una hoja antes del principio de tu texto (hasta arriba de la segunda hoja). Después, da clic en “Insertar” y luego en “Salto de Página” (Page break), para añadir la hoja que ocupará tu índice. El programa va a agregar una hoja en blanco en donde tendrás que colocar tu cursor en la esquina y dar clic en Inicio>Normal. Luego dirígete a “Referencias” (References) en la barra superior y selecciona “Tabla de contenidos” (Table of contents); ahí selecciona la opción que mejor te parezca. Nosotros seleccionaremos la primera. Si por alguna razón deseas modificar el índice (agregar títulos, páginas…), no necesitas cambiar todo, sólo identifica los títulos con su respectivo formato de Título (heading) y da doble clic en la parte superior del índice. Aparecerá un pequeño recuadro que dirá “Actualizar tabla” (Update table), donde deberás seleccionar una opción. Se actualizará automática y correctamente. • Proteger y compartir documentos Al compartir sus archivos mediante OneDrive o SharePoint Online para Office 365, puede invitar a personas para el documento directamente desde Word o enviar un archivo PDF o Word como datos adjuntos de correo electrónico. Pasos Abra el documento de Word y elija la pestaña Compartir en el lado derecho de la barra de menús. Si todavía no lo ha guardado el documento en OneDrive o SharePoint Online para Office 365, le pedirá que hacerlo ahora. Elija Guardar en la nube, escriba un nombre de archivo y elija una ubicación para guardar el documento. puede usar contraseñas para ayudar a evitar que otras personas abran o modifiquen sus documentos, libros y presentaciones. Recuerde que Microsoft no puede recuperar las contraseñas si las olvida. Pasos Haga clic en el botón de Microsoft Office

, seleccione Preparar y, luego, haga clic en Cifrar documento.

1. En el cuadro de diálogo Cifrar documento, en el cuadro Contraseña, escriba una contraseña y, luego, haga clic en Aceptar. Puede escribir hasta 255 caracteres. De forma predeterminada, esta característica usa cifrado avanzado de 128 bits AES. El cifrado es un método estándar utilizado para mejorar la seguridad del archivo.

2. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, en el cuadro Volver a escribir la contraseña, escriba de nuevo la contraseña y haga clic en Aceptar. 3. Para guardar la contraseña, guarde el archivo.

Hoja de cálculo

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Espacio de trabajo

1. Columnas: Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia abajo. Se identifican por letras. 2. Filas: Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia la derecha. Se identifican por números. 3. Celda: Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna. 4. Nombre de la celda:

Esta casilla te indica el nombre la celda sobre la que estás trabajando. 5. Barra de fórmulas: Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda específica.

6. Hojas de cálculo: Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas (también conocidas como hojas de cálculo). 7. Barra de scroll horizontal: Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la vez, haz clic sobre la barra de desplazamiento horizontal, mantenla presionada y arrástrala de izquierda a derecha para desplazarte por todas las hojas de trabajo existentes. 8. Modos de visualización: Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son: • • •

Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un número ilimitado de celdas y columnas. Es el modo de visualización que ves en la imagen. Vista diseño de página: Divide la hoja de cálculo en el número de páginas que contenga. Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la hoja de cálculo. Es útil cuando estás agregando saltos de página.

• Introducción y manipulación de datos Manejo de datos con hoja de Cálculo El manejo de datos es una de las principales utilidades de una hoja de cálculo en el estudio estadístico. En general los programas de estadística no suelen tener un sistema de entrada de datos tan versátil como el que proporciona una hoja de cálculo como Open Calc. En el caso de R y R-Commander esta situación es actualmente bastante aguda, la entrada de datos es muy poco eficaz.

Introducción de datos De forma predeterminada los datos pueden ser introducidos en columnas de modo que al terminar de escribir cada dato se pulsa alguna de las teclas Enter, Return o Intro disponibles en el teclado. El ratón y las flechas del teclado permiten desplazarse rápidamente a través de todo el teclado para introducir los datos en el orden en que se desee. Finalmente, una de las más importantes ventajas es la posibilidad de introducir resultados con la mayor rapidez. Hagamos un ejercicio de este último uso. Descarguemos el conjunto de datos Iris que se encuentra en R y en los conjuntos de datos para demostraciones de otros muchos paquetes estadísticos. Estos datos fueron recogidos por Edgar Anderson en 1935 y analizados por Fisher en 1936 corresponden a las medidas en centímetros de la longitud y ancho del sepalo y de la longitud y ancho del pétalo para 50 flores de cada una de tres especies de lirios. La pantalla tendrá un aspecto parecido al siguiente:

Situémonos en la celda E2: 1. Pulsando simultáneamente las teclas May-Ctrl-'Flecha Abajo', quedará resaltada todas las celdas hasta la celda E52. 2. Sin soltar la tecla May, pero soltando la tecla Ctrl, subiremos una celda arriba para no incluir en la selección el primer dato que pertenece a la especie versicolor. 3. Mediante los comandos Editar->Rellenar->Abajo completaremos el nombre de la especie para todos los primero cincuenta datos. Cualquier error cometido sobrescribiendo datos de forma indeseada (como por ejemplo borrar el nombre versicolor al rellenar hacia abajo) puede fácilmente deshacerse mediante la orden deshacer (Ctrl-Z). Ya vimos en la clase de introducción que esto mismo es posible hacerlo mediante el ratón. Hágase como ejercicio la "expansión" de valor versicolor a los datos desde el 51 al 100.

Por último, en el caso de los últimos cincuenta datos el procedimiento inicialmente utilizado no es factible, como es fácil comprobar: 1. Situémonos en la celda E102. 2. Pulsando las teclas May-'Flecha Izquierda' pasar a la celda D102. 3. Pulsando simultáneamente las teclas May-Ctrl-'Flecha Abajo', quedará resaltada todas las celdas hasta la celda D151. 4. Sin soltar la tecla May, pero soltando la tecla Ctrl, nos desplazaremos una celda a la derecha para deseleccionar la columna D. 5. Mediante los comandos Editar->Rellenar->Abajo completaremos el nombre de la especie para todos los últimos cincuenta datos

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Desplazarse por el documento

♦ Hay distintas formas de desplazarse por una hoja de cálculo. Puede utilizar las teclas de dirección, las barras de desplazamiento o el mouse para moverse entre las celdas y desplazarse rápidamente a las distintas áreas de la hoja de cálculo. ♦ En Excel, puede beneficiarse de una mayor velocidad de desplazamiento, de un desplazamiento fácil hasta el final de un rango y de la información en pantalla, que le permite saber el punto de la hoja de cálculo en el que se encuentra. También puede utilizar el mouse para desplazarse en cuadros de diálogo que presentan listas desplegables con barras de desplazamiento. Si no puede ver las barras de desplazamiento, haga lo siguiente para mostrarlas: 1. Haga clic en Archivo > Opciones. En Excel 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. Haga clic en Avanzadas y, en Mostrar opciones para este libro, asegúrese de que las casillas Mostrar barra de desplazamiento horizontal y Mostrar barra de desplazamiento vertical estén activadas, para luego hacer clic en Aceptar.

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Edición básica de los datos

Información general Cuando Excel está en modo Edición, la palabra Editar aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana del programa, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

¿Cuáles son las diferencias de funcionamiento de Excel en modo Edición? En el modo Edición, muchos comandos no están disponibles. Por ejemplo, cuando Excel está en modo Edición, no es posible aplicar formato condicional o cambiar la alineación del contenido de una celda. Además, las teclas de dirección se comportan de forma algo diferente en el modo Edición de Excel. En lugar de mover el cursor de una celda a otra, en modo Edición, las teclas de dirección desplazan el cursor dentro de la propia celda. Habilitar o deshabilitar el modo Edición Si intenta usar modo Edición y no sucede nada, pueden que esté deshabilitado. Puede habilitar o deshabilitar el modo Edición cambiando una opción de Excel. 1. Haga clic en el botón Microsoft Office en la categoría Avanzadas.

, en Opciones de Excel y luego

2. En Opciones de edición, siga uno de estos procedimientos: o Para habilitar el modo Edición, seleccione la casilla Permitir editar directamente en las celdas. o Para deshabilitar el modo Edición, desmarque la casilla Permitir editar directamente en las celdas. Entrar en modo Edición Para empezar a trabajar en modo Edición, siga uno de estos procedimientos: ·

Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar. Esto inicia el modo Edición y coloca el cursor en la ubicación de la celda en la que hizo doble clic. También se muestra el contenido de la celda en la barra de fórmulas.

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Haga clic en la celda que contiene los datos que desea modificar y, a continuación, haga clic en cualquier punto de la barra de fórmulas. Esto inicia el modo Edición y coloca el cursor en la ubicación de la barra de fórmulas en la que hizo clic.

Haga clic en la celda que contiene los datos que desea modificar y pulse F2. Esto inicia el modo Edición y coloca el cursor al final del contenido de la celda.

Cancelar o deshacer ediciones Antes de presionar ENTRAR o TAB y antes o después de presionar F2, puede presionar ESC para cancelar las ediciones realizados en el contenido de la celda. Después de presionar ENTRAR o TAB, puede deshacer las ediciones presionando CTRL+Z o haciendo clic en Deshacer la barra de herramientas de acceso rápido.

Ajustar el modo en que se muestra el contenido de una celda Tras editar contenido de una celda, puede que desee ajustar el modo en que se muestra. •

En ocasiones, puede que una celda muestre #####. Esto puede suceder cuando la celda contiene un número o una fecha y el ancho de la columna no puede mostrar todos los caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, imagine que una celda con el formato de fecha "dd/mm/aaaa" contiene 31/12/2007. Sin embargo, el ancho de la columna únicamente puede mostrar seis caracteres. La celda mostrará #####. Para ver el contenido íntegro de la celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna. Cambiar el ancho de una columna a. Haga clic en la celda donde desee cambiar el ancho de columna. b. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

c. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos: ▪ Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna. ▪ Para especificar un ancho de columna mayor, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna. Nota: Como alternativa para aumentar el ancho de una columna, puede cambiar el formato de dicha columna o incluso de una única celda. Por

ejemplo, podría cambiar el formato de fecha de tal modo que una fecha se muestre únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31, o represente un número en un formato científico (exponencial), como 4E+08. •

Si hay varias líneas de texto en una celda, puede que parte del texto no se muestre de la forma en que desea. Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda con un ajuste del texto. Nota: Cuando Excel está en modo Edición, no puede cambiar la forma en que se ajusta el texto. Ajustar el texto en una celda a. Haga clic en la celda en que desee ajustar el texto. b. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

Nota: Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán; en su lugar, puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente para ver todo el texto. Si, una vez realizado el ajuste, no puede ver todo el texto, puede que tenga que ajustar el alto de la fila. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, en Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar fila. Salir del modo Edición Para dejar de trabajar en modo Edición, siga uno de estos procedimientos:

Presione ENTRAR. Excel sale del modo Edición y selecciona la celda directamente debajo de la actual. También puede especificar que al presionar ENTRAR se seleccione una celda adyacente diferente.

a. Haga clic en el botón Microsoft Office , en Opciones de Excel y luego en la categoría Avanzadas. b. En Opciones de edición, siga uno de estos procedimientos: ▪ Para hacer que la selección permanezca en la celda que estuviera editando, desactive la casilla Después de presionar Entrar, mover selección. ▪ Para controlar la dirección de la selección, seleccione la casilla Después de presionar ENTRAR, mover selección, haga clic en la flecha situada junto a Dirección y, a continuación, seleccione una dirección de la lista. · Presione la tecla TAB. Esto detiene el modo Edición y selecciona la celda directamente a la derecha de la actual. Presione MAYÚS+TAB para seleccionar la celda a la izquierda. ·

Haga clic en una celda diferente. Excel sale del modo Edición y selecciona la celda en la que haya hecho clic.

Presione F2. Excel sale del modo de edición y deja el cursor donde está.

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Inserción, modificación y eliminación de datos

Insertar, eliminar o reemplazar el contenido de una celda Para insertar caracteres, haga clic en la celda en la quiera escribir y, a continuación, escriba los nuevos caracteres. • Para eliminar caracteres, haga clic en la celda donde desea eliminarlos y, a continuación, presione la tecla Retroceso o seleccione los caracteres y presione la tecla Suprimir. • Para reemplazar caracteres específicos, selecciónelos y, a continuación, escriba los caracteres nuevos. · Para activar el modo Sobrescribir para que los caracteres existentes se puedan reemplazar por caracteres nuevos a medida que se escribe, presione INSERTAR. •

Nota: El modo Sobrescribir se puede activar o desactivar solo desde el modo Edición. Cuando el modo Sobrescribir está activado, el carácter situado a la derecha del punto de inserción se resalta en la barra de fórmulas y se sobrescribirá cuando escriba. •

Para comenzar una línea de texto nueva en un punto específico de una celda, haga clic en donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ALT+ENTRAR.

Crear un formulario de datos 1. Si es necesario, agregue un encabezado de columna a cada columna del rango o de la tabla. Excel usa estos encabezados de columna para crear etiquetas para cada campo del formulario. Importante: Asegúrese de que no haya líneas en blanco en el rango de datos. 2. Haga clic en una celda del rango o de la tabla donde desee agregar el formulario. 3. Para agregar el botón Formulario a la Barra de herramientas de acceso rápido, realice lo siguiente:

a. Haga clic en la flecha que aparece junto a la Barra de herramientas de acceso rápido y después haga clic en Más comandos. b. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos y después seleccione el botón Formulario de la lista. c. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar. 4. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Formulario . Importante: Si ve el mensaje "Hay demasiados campos en el formulario de datos", debe reducir el número de columnas, porque un formulario de datos únicamente puede contener un máximo de 32 columnas. Una solución (al trabajar con un intervalo de columnas) es insertar una columna en blanco que divida un intervalo en dos. Después, si es necesario, cree un formulario de datos aparte para las columnas situadas a la derecha de la columna en blanco. Volver al principio Usar un formulario de datos Puede usar un formulario de datos para agregar, buscar, cambiar y eliminar filas de un rango o una tabla. Agregar una nueva fila de datos 1. En el formulario de datos, haga clic en Nuevo. 2. En el formulario de datos que aparece, escriba los datos de la nueva fila en los campos correspondientes. Para pasar al siguiente campo de la fila, presione la tecla TAB. Para pasar al campo anterior, presione Mayús+TAB. 3. Cuando haya terminado de escribir datos, presione Entrar para agregar la fila en la parte inferior del rango o tabla. Importante: Si ve el mensaje "No se puede extender la lista o la base de datos", puede que los datos existentes se

sobrescriban si continúa. Si agrega una fila a una tabla o rango mediante un formulario de datos, Excel la expande hacia abajo. Si al expandir la tabla se sobrescriben los datos existentes, Excel muestra el mensaje No se puede extender la lista o base de datos. Organice los datos en la hoja de cálculo de manera tal que el rango o tabla pueda expandirse hacia abajo desde la última fila. Nota: Antes de presionar Entrar, puede deshacer cualquier cambio al hacer clic en Restaurar. Se descartarán todos los datos que haya escrito en los campos. Volver al principio Buscar una fila mediante navegación Realice uno o varios de los siguientes procedimientos: Para moverse por las filas de una en una, use las flechas de la barra de desplazamiento del formulario de datos. • Para moverse por las filas de 10 en 10, haga clic en la barra de desplazamiento en el área entre las flechas. · Para moverse a la siguiente fila del rango o tabla, haga clic en Buscar siguiente. · Para moverse a la fila anterior del rango o tabla, haga clic en Buscar anterior. ·

Volver al principio Buscar una fila mediante criterios de búsqueda 1. Haga clic en Criterios y después escriba los criterios de comparación en el formulario de datos. Se filtrarán todos los elementos que comiencen con los criterios de comparación. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davidovski" y "Davis". Para buscar valores de texto que compartan algunos caracteres pero no otros, use un carácter comodín como criterio.

Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios de comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar contenido. Use

Para buscar

? (signo de interrogación)

Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco)

Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

Un signo de interrogación, un asterisco o ~ (tilde) seguida de ?, *, una tilde o~ Por ejemplo, af91~? buscará "af91?". 1. Para buscar filas que coincidan con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o en Buscar anterior. 2. Para volver al formulario de datos a fin de agregar, cambiar o eliminar filas, haga clic en Formulario. Volver al principio Cambiar los datos de una fila 1. Busque la fila que desee cambiar. Para más información, vea las secciones Buscar una fila mediante navegación y Buscar una fila mediante criterios de búsqueda. 2. Cambie los datos de la fila. Para pasar al siguiente campo de la fila, presione la tecla TAB. Para pasar al campo anterior, presione Mayús+TAB.

3. Después de cambiar los datos, presione Entrar para actualizar la fila. Excel pasa automáticamente a la siguiente fila. Nota: Antes de presionar Entrar, puede deshacer cualquier cambio haciendo clic en Restaurar. Volver al principio Eliminar una fila 1. En el formulario de datos, busque la fila que desee eliminar. Para más información, vea las secciones Buscar una fila mediante navegación y Buscar una fila mediante criterios de búsqueda. 2. Haga clic en Eliminar. Advertencia: Excel le pedirá que confirme la operación. Una vez confirmada, no puede deshacer la eliminación de una fila. Cerrar un formulario de datos Para cerrar el formulario de datos y volver a la hoja de cálculo, haga clic en Cerrar.

Modificación de tamaño de filas y columnas En una hoja de cálculo, puede especificar un ancho de columna comprendido entre 0 (cero) y 255. Este valor representa el número de caracteres que puede mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Una columna con un ancho de 0 (cero) se oculta. Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es

aproximadamente igual a 1/72 pulgadas o 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos (aproximadamente 1/6 pulgadas o 0,4 cm). Una fila con un alto de 0 se oculta. Si prefiere trabajar con anchos de columna y altos de fila en pulgadas, debe hacerlo en la vista Diseño de página (pestaña Vista, grupo Vistas de libro, botón Diseño de página). En la vista Diseño de página, puede especificar un alto de fila o un ancho de columna en pulgadas. En esta vista, la unidad de medida predeterminada es pulgadas, pero puede cambiarla a centímetros o milímetros (en Excel 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Opciones de Excel> Avanzadas. En Excel 2010, haga clic en Archivo > Opciones > categoría Avanzadas. Establecer un ancho específico para una columna 1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna. 4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee. Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automáticamente al contenido (autoajustar) 1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna. Sugerencia . Para autoajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.

Hacer coincidir el ancho de columna con otra columna 1. Seleccione una celda en la columna que tenga el ancho que desee usar. 2. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Copiar y seleccione la columna de destino.

3. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y en Pegado especial. 4. En Pegar, seleccione Ancho de las columnas. Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo o un libro El valor predeterminado para el ancho de columna indica el número medio de caracteres de la fuente estándar que pueden caber en una celda. Puede especificar un número diferente para el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo o de un libro. 1. Siga uno de estos procedimientos: o Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo, haga clic en la pestaña de la hoja.

Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja y haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado. 4. En el cuadro Ancho de columna predeterminado, escriba una nueva medida. Sugerencia . Si desea definir el ancho predeterminado de columna de todos los nuevos libros y hojas de cálculo, puede crear una plantilla de libro o de hoja de cálculo y basar los nuevos libros u hojas de cálculo en dichas plantillas. Para obtener más información, vea Guardar un libro o una hoja de cálculo como plantilla. Cambiar el ancho de las columnas con el mouse Siga uno de estos procedimientos: ·

Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea.

Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado. · Para cambiar el ancho de columnas y ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar y haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado. • Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde de cualquier encabezado de columna. ·

Establecer un alto específico para una fila 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. 4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee. Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila. Sugerencia . Para autoajustar rápidamente todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila.

Cambiar el alto de las filas con el mouse Siga uno de estos procedimientos: ·

Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea.

Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado. Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.

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Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.

Formato de hoja de cálculo

• Formato de los datos de la hoja de cálculo Puede ayudar a mejorar la legibilidad de una hoja de cálculo aplicando distintos tipos de formato. Por ejemplo, puede aplicar bordes y sombreado para ayudar a definir las celdas en una hoja de cálculo Aplicar bordes a la celda 1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde. Sugerencia Para seleccionar rápidamente la hoja de cálculo completa, haga clic en el botón Seleccionar todo.

2. En la ficha Inicio, en el grupo fuente, haga clic en la flecha situada junto a bordes y, a continuación, haga clic en el estilo de borde que desee.

Sugerencia El botón Bordes muestra el estilo de borde usado más recientemente. Para aplicar ese estilo, puede hacer clic en el botón Bordes (no en la flecha). Cambiar color y alineación del texto 1. Seleccione la celda o rango de celdas que contienen (o contendrán) el texto al que desea aplicar formato. También puede seleccionar una o más partes del texto dentro de una celda y aplicar distintos colores de texto a esas secciones.

2. Para cambiar el color del texto en las celdas seleccionadas, en la ficha Inicio, en el grupo fuente, haga clic en la flecha situada junto a Color de fuente y, a continuación, en Colores del tema o Colores estándar, haga clic en el color que desee usar. Nota Para aplicar un color distinto al de los colores del tema y los colores estándar disponibles, haga clic en Más colores y defina el color que desea utilizar en la pestaña Estándar o Personalizado del cuadro de diálogo Colores. 3. Para cambiar la alineación del texto de las celdas seleccionadas, en el grupo Alineación de la pestaña Inicio, haga clic en la opción de alineación que desee.

Por ejemplo, para cambiar la alineación horizontal del contenido de la celda, haga clic en Alinear texto a la izquierda

del Centro o Alinear texto a la derecha

. Aplicar sombreado a la celda 1. Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el sombreado. 2. En la ficha Inicio, en el grupo fuente, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno y, a continuación, en Colores del tema o Colores estándar, haga clic en el color que desee.

· Temas y estilos

Cuando comienzas a crear un libro de Excel, siempre se empieza con un formato básico: una página en blanco con líneas grises. Es un punto de partida perfecto porque se aumenta la velocidad al introducir los datos y se evitan las distracciones. Una vez finalizado, no deberías dejar aquí tu trabajo. Es hora de hacerlo más presentable aplicando temas y estilos de celda. Una buena presentación ayuda a que el usuario interprete los datos más fácilmente y sea más agradable a la vista. Para mejorar tus libros visualmente, Excel cuenta con un par de herramientas que te facilitarán mucho las cosas: los estilos de celda y los temas. Estilos de celda Excel contiene muchos estilos de celda predefinidos. También es posible crear estilos desde cero o modificar los que ya existen de una forma muy sencilla.

Aplicando Estilos de celda a una celda o a un rango en pocos clics mejorarás la apariencia de la plantilla transformándola en un trabajo altamente profesional. Los estilos de celda son una combinación de formatos de números, fuentes, alineación, bordes, relleno y protección. Aunque los estilos predefinidos suelen ser suficientes para satisfacer a los usuarios más exigentes, puedes modificarlos según tus necesidades e incluso crearlos desde cero.

Cuando utilices un estilo, todas sus características se aplicarán a la vez a las celdas seleccionadas. Si más tarde modificas la configuración del estilo, las celdas que ya tuvieran esa configuración también cambiarán. Pasos Al pulsar el botón Estilos de celda (en la ficha Inicio), se despliega un menú que muestra todos los estilos predefinidos de Excel. Por defecto, todas las celdas tienen el estilo Normal. Si quieres aplicar otro estilo del menú debes seleccionar primero la celda o rango, para después elegir el estilo haciendo clic sobre él. Después de aplicar el estilo puedes hacer tantas modificaciones como quieras directamente en las celdas. Los cambios que hagas sólo afectarán a esas celdas. Temas Si lo que quieres es cambiar de una sola vez el formato de todo el documento, puedes utilizar los Temas de documento.

Al igual que los estilos de celda, un tema es un conjunto predefinido de colores, fuentes, líneas y efectos, que puedes utilizar aplicándolos a un libro o a objetos específicos como gráficos, tablas, etc. Pasos

Para acceder a los temas predeterminados de Excel haz clic en el botón Temas, de la ficha Diseño de página. Se desplegarán en un menú. Puedes seleccionar el que mejor se adapte a tu necesidad. En caso de que no se ajuste a lo que buscas, puedes crear temas nuevos modificando los colores, las fuentes o los efectos de línea o relleno de uno predeterminada. Para esto, haz clic en el botón Colores y selecciona una de las muestras de colores. Cada uno de los temas dispone de una combinación de varios colores. Si estos colores no te gustan, haz clic en Crear nuevos colores del tema para elegir otros diferentes.

Cada tema utiliza dos tipos de fuentes: uno para los encabezados y otro para el resto del texto. Para cambiar estas opciones puedes hacer clic en el botón Fuentes y elegir el tipo de letra que te guste. Desde Crear nuevas fuentes del tema… puedes generar tu propia combinación de fuentes. También puedes modificar los efectos; para eso haz clic en el botón Efecto y elige el estilo que desees. Una vez que has hecho las modificaciones en el tema, debes guardar los cambios pulsando el botón Temas y seleccionando Guardar tema actual… Formulas y relaciones

• Introducción a las fórmulas Las formulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc.

Una formulas siempre inicia con el signo (=) Cuando ingresas una formula en una celda, la formula se almacena internamente y los resultados se muestran en la celda, las formulas dan resultados y soluciones que le ayudan a evaluar y analizar datos. La barra de fórmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, en la celda donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra cambiara ligeramente. Existen 4 tipos de operadores de cálculo; Aritméticos Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético

Significado

Ejemplo

+ (signo más)

Suma

3+3

– (signo menos)

Resta Negación

3–1 –1

* (asterisco)

Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua)

División

% (signo de porcentaje) Porcentaje ^ (acento circunflejo)

3/3 20%

Exponenciación 3^2

Comparación Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación

Significado

Ejemplo

= (signo igual)

Igual a

A1=B1

Operador de comparación

Significado

Ejemplo

> (signo mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (signo menor que)

Menor que

A1<B1

>= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (signo distinto de)

Distinto de

A1<>B1

Concatenación de texto Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto

Significado

Ejemplo

& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo

("Viento"&"norte")

Referencia Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia

Significado

Operador de rango, que genera una referencia a : (dos puntos) todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.

Ejemplo

B5:B15

Operador de referencia

Significado

Ejemplo

; (punto y coma)

Operador de unión, que combina varias referencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(espacio)

Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a las dos referencias

B7:D7 C6:C8

· Prioridad de las operaciones Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Operador

Descripción

: (dos puntos) (un solo espacio) Operadores de referencia ; (punto y coma) –

Negación (como en –1)

Porcentaje

Exponenciación

*y/

Multiplicación y división

+y-

Suma y resta

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

Operador

Descripción

= <> <= >= <>

Comparación

Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

• Fórmulas inteligentes Cómo usar las etiquetas inteligentes Cuando Excel reconoce tipos de datos, los datos se marcan con un indicador de etiqueta inteligente, que es un triángulo púrpura en la esquina de una celda de hoja de cálculo. Para descubrir las acciones que puede realizar con una etiqueta inteligente, mueva el

punto de inserción sobre la celda que contiene un indicador de etiqueta inteligente hasta que aparezca el botón de Acciones de etiquetas inteligentes y, a continuación, haga clic en la flecha situada junto al botón para ver un menú de acciones.

1. Indicadores de etiquetas inteligentes 2. Botón Acciones de etiquetas inteligentes Por ejemplo, si escribe un símbolo financiero estadounidense (por ejemplo, MSFT) en una celda, el botón Acciones de etiquetas inteligentes proporciona una lista de acciones de etiquetas inteligentes que puede realizar. Si guarda un libro de Excel que contiene etiquetas inteligentes como una página Web, puede realizar tareas en el Web con Microsoft Internet Explorer 5 o posterior. También puede usar las etiquetas inteligentes en los mensajes de correo electrónico de Microsoft Office Outlook y en Microsoft Office Word. Dos ejemplos comunes La obtención de información financiera detallada y la presentación del calendario de Outlook son dos formas comunes de usar una etiqueta inteligente.

Símbolo financiero Después de escribir un símbolo de cotización estadounidense (por ejemplo, MSFT) en una celda de una hoja de cálculo de Excel, puede usar las opciones de etiquetas inteligentes para obtener acceso inmediato a información Web publicada acerca de una compañía sin tener que abrir una ventana independiente del explorador de Internet.

Por ejemplo, puede hacer clic en una etiqueta inteligente y, después, seleccionar la acción Últimas noticias en MSN Money. El explorador se abre en una página Web que contiene noticias e información acerca de la compañía seleccionada. Al terminar, puede cerrar el explorador y continuar trabajando en Excel.

Calendario de Outlook Otra acción que puede realizar es mostrar el calendario de Outlook en una hoja de cálculo en función de la fecha de una celda, sin tener que abrir Outlook y desplazarse a esa fecha. En lugar de desplazarse a una fecha en Outlook, escriba una fecha en una hoja de cálculo de Excel, haga clic en el botón de Acciones de etiquetas inteligentes y, a continuación, seleccione la acción Mostrar mi calendario. Si Outlook no se está ejecutando, se inicia y abre el calendario de Outlook a la fecha especificada. Si ya se está ejecutando Outlook, el calendario se muestra inmediatamente. Funcionamiento de las etiquetas inteligentes Excel reconoce determinados tipos de datos que marca con etiquetas inteligentes. El tipo de acciones que se pueden realizar dependen de los datos que Excel reconoce y marca con una etiqueta inteligente. Por ejemplo, si escribe un símbolo de cotización válido en una celda de una hoja de cálculo de Excel, el símbolo se reconoce y recibe una etiqueta inteligente que proporciona las siguientes opciones: · · · •

Insertar precio de las acciones actualizable Cotizaciones en MSN Money Informe de empresas en MSN Money Últimas noticias en MSN Money

Los indicadores de etiquetas inteligentes aparecen en la celda de la hoja de cálculo mientras escribe. También pueden aparecer al abrir un libro guardado previamente. •

Usar una etiqueta inteligente 1. Asegúrese de que las etiquetas inteligentes están activadas. Cómo activar las etiquetas inteligentes a. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. b. Haga clic en la categoría Revisión y, después, en Opciones de Autocorrección. Aparece el cuadro de diálogo Autocorrección. c. Haga clic en la ficha Etiquetas inteligentes. d. Active la casilla Asignar etiquetas inteligentes a los datos. Problema: No se ven etiquetas inteligentes en la lista de identificadores Si no ve una lista de etiquetas inteligentes en la lista Reconocedores (en la ficha Etiquetas inteligentes del cuadro de diálogo Autocorrección), debe instalar el complemento Etiquetas inteligentes. Siga este procedimiento: i.

En el disco de sistema del equipo, busque la siguiente carpeta: \Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Smart Tag

ii. Ejecute el programa SmartTagInstall.exe. e. Haga clic dos veces en Aceptar. 2. Mover el punto de inserción sobre el triángulo púrpura de una celda hasta que aparezca el botón de Acciones de etiquetas inteligentes. 3. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, después, seleccione una acción en la lista.

· Referencias •

•

Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de cálculo ya que a través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de ellas. El objetivo de este artículo es aclarar la mayor cantidad de dudas sobre el tema de referencias en Excel y será útil para aquellas personas que comienzan a utilizar la herramienta pero también para aquellos que ya tienen un poco de tiempo utilizando la hoja de cálculo y no han escuchado sobre temas como las referencias 3D o el estilo de referencia F1C1. Ya que todos los valores de una hoja de cálculo están almacenados en las celdas, es de suma importancia para los usuarios de Excel conocer la manera en que deberán acceder a dichos valores utilizando las referencias. Sin más preámbulo, comenzaremos con este estudio de las referencias en Excel.

Referencias relativas en Excel De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que al momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que en la celda C1 tenemos la fórmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el resultado de esta operación si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:

Si ahora copio (Ctrl+C) la fórmula de la celda C1 y la pego (Ctrl+V) en la celda C3, obtendré el siguiente resultado:

La fórmula que ha sido copiada a la celda C3 nos devolverá como resultado el valor cero. Al revisar la fórmula de dicha celda nos daremos cuenta que eso se debe a que Excel ha modificado automáticamente las referencias de la fórmula. En lugar de la celda A1 ahora tenemos la celda A3, y en lugar de la celda C1 que teníamos originalmente, ahora tenemos la celda C3. En este ejemplo hemos copiado la fórmula hacia una celda de la misma columna, pero dos filas por debajo y eso es lo que indicará a Excel el ajuste a realizar en las referencias. Ya que no hubo cambio en la columna, ésta permanecerá igual en la nueva fórmula, pero ya que copiamos una celda que está dos filas hacia abajo, Excel realizará dicho ajuste sumando la misma cantidad de filas a las referencias. Ahora observa lo que sucede si vuelvo a copiar la fórmula de la celda C1 y la pego en la celda F2.

En esta ocasión la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a la derecha de la celda original y por lo tanto las referencias se adecúan a tal movimiento añadiendo tres columnas y una fila a cada referencia de la fórmula copiada. Las referencias relativas son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un rango de datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y B tienen valores numéricos y ahora necesito colocar la

multiplicación de ambos valores en la columna C. Para hacerlo rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio dicha fórmula hacia debajo:

De esta manera obtendremos automáticamente el resultado correcto para cada fila ya que Excel modifica las referencias en cada fórmula mientras es copiada hacia abajo. Referencias absolutas en Excel Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca igual aún después de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera:

Si tomamos el primer ejemplo de la sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente resultado:

En este caso la celda C3 devolverá el mismo resultado que la celda C1 porque ambas fórmulas hacen referencia a las mismas celdas aún después de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto al copiar la fórmula de la celda C1 hacia la derecha:

Al convertir las referencias en absolutas, no importa a donde copiemos la fórmula, dichas referencias permanecerán siempre fijas. Para dejar en claro el uso de las referencias absolutas, supondremos una tabla de datos como la siguiente:

La celda C2 hace el cálculo del área para el primer círculo tomando en cuenta el valor de Pi que está almacenado en la celda F1. En este momento la referencia a la celda F1 es relativa y si copio la formula hacia abajo obtendré el siguiente resultado:

Al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modifica la referencia a la celda F1 y le agrega una fila más para convertirla en una referencia a la celda F2 que es el comportamiento natural de las referencias relativas. Para hacer que nuestras fórmulas hagan siempre referencia a la celda F1 debemos transformar dicha referencia en absoluta:

tomar el valor del radio de cada círculo conforme se copie la fórmula hacia abajo. El resultado después de copiar la fórmula será el siguiente:

Todas las fórmulas harán referencia a la celda F1 porque está establecida como absoluta, pero Excel modificará correctamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el resultado correcto. Con esto hemos cubierto los dos tipos de referencias en Excel más utilizados. Si quieres ver algunos ejemplos adicionales sobre estos dos tipos de referencias te recomiendo consultar el siguiente video tutorial: Referencias relativas y absolutas en Excel. Referencias mixtas en Excel En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la columna como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce como referencias mixtas. Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo “$”al número de la fila. En la siguiente

imagen podrás ver un resumen de los tipos de referencias que hemos revisado hasta ahora:

Si colocas la fórmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la fórmula se mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la columna $A fija. Por el contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel modificará el número de fila:

Observa con detenimiento que la Ăşnica referencia que he convertido en absoluta es la de la celda $F$1. La otra referencia a la celda B2 la he dejado como relativa porque necesito que sea modificada por Excel para

Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la fĂłrmula =A$1 y copiamos hacia la derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos fijado solamente la fila:

Estos son los cuatro tipos de referencias de los cuales puedes elegir al momento de construir tus fĂłrmulas. Recuerda que esta

clasificación se basa en el comportamiento de la referencia al copiar una fórmula. Cómo cambiar entre tipos de referencia Un consejo muy útil para hacer más eficiente el tiempo invertido al ingresar cualquier referencia en una fórmula es el uso de la tecla F4 cuando nos encontramos en el modo de edición. Cuando el cursor de edición se encuentra sobre una referencia y pulsamos la tecla F4, Excel cambiará el tipo de referencia sin la necesidad de que ingresemos manualmente el símbolo “$”. Hagamos el siguiente ejemplo para conocer el funcionamiento de este atajo de teclado: 1. Selecciona la celda B1 e ingresa la fórmula =A1 pero no pulses la tecla Entrar. 2. El cursor de edición se encontrará parpadeando al final de la referencia y si pulsas la tecla F4 una vez, la referencia se transformará automáticamente en absoluta =$A$1. 3. Si vuelves a pulsar la tecla F4 tendrás una referencia mixta como =A$1. 4. Y si pulsas una cuarta vez la tecla F4, la referencia será cambiada por la otra opción de referencia mixta =$A1. 5. Al pulsar una quinta vez la tecla F4 volverás a la referencia relativa original. La tecla F4 solamente cambiará la referencia que está sobre el cursor de edición así que, si quieres aplicar este cambio en varias referencias de una misma fórmula, entonces deberás colocar el cursor sobre cada referencia que será cambiada y pulsar F4 cada vez. Referencias a rangos de celdas Hasta ahora hemos visto cómo hacer referencia a una sola celda, pero Excel nos permite hacer referencia a un conjunto de celdas adyacentes utilizando el operador de rango que está representado por los dos puntos (:) y que deberá colocarse entre dos referencias de celdas. Sin embargo, esas dos referencias de celdas no son al

azar, sino que deben ser el extremo superior izquierdo y el extremo inferior derecho de las celdas adyacentes a las que deseamos referirnos. Considera el siguiente grupo de celdas adyacentes donde cada una de ellas tiene un valor numérico. La referencia para este rango de celdas será B2:D4 y puedes ver que dicho rango es reconocido por Excel al momento de hacer la suma.

Esto definitivamente es una gran ventaja ya que de lo contrario tendríamos que indicar todas las referencias a las nueve celdas, pero con este método podemos referirnos fácilmente a todo el rango de celdas. Solo debes recordar que la primera referencia corresponde a la celda del extremo superior izquierdo y la segunda referencia a la celda inferior derecha.

En este ejemplo ambas referencias son relativas, pero nada impide que utilicemos referencias absolutas al crear una referencia a un

rango, por ejemplo: $B$2:$D$4. Todas las reglas que explique anteriormente para las referencias relativas, absolutas y mixtas también aplicarán para las referencias a rangos de celdas. Referencias a celdas en otra hoja En todos los ejemplos mostrados hasta este punto he utilizado referencias dentro de la misma hoja pero en más de una ocasión nos veremos en la necesidad de hacer referencia a una celda que se encuentra en una hoja diferente. La única regla que debemos seguir es utilizar el nombre de la hoja donde se encuentra la celda de nuestro interés e inmediatamente colocar el signo de exclamación (¡) seguido de la referencia a la celda. De esta manera, si queremos referirnos a la celda C5 de la Hoja2, debemos hacerlo de la siguiente manera:

Una práctica que es altamente recomendable en las referencias a celdas de otra hoja, es rodear el nombre de la hoja con comillas simples (‘) ya que eso evitará cualquier error en caso de que el nombre de la hoja tenga un espacio en blanco, por ejemplo:

Para saber más sobre este tipo de referencias te recomiendo consultar el artículo Hacer referencia a celdas de otras hojas en Excel.

Referencias a celdas en otro libro Si la celda que necesitas acceder se encuentra en otro libro, entonces deberás indicar el nombre del libro encerrado entre corchetes [] antes del nombre de la hoja de la siguiente manera:

Este tipo de referencia funcionará solamente si el libro especificado está abierto y además está guardado en la misma ubicación que el libro actual. En caso contrario será necesario indicar la ruta completa donde se encuentra dicho libro:

Observa que en este último ejemplo el nombre del libro y la hoja, así como la ruta, están encerrados entre comillas sencillas lo cual es ampliamente recomendable en caso de tener espacios en blanco en los nombres de las carpetas de la ruta, o en el nombre del libro u hoja.

• Funciones lógicas y búsqueda

Función

Descripción

Función DIRECCION

Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo.

Función AREAS

Devuelve el número de áreas de una referencia.

Función ELEGIR

Elige un valor de una lista de valores.

Función COLUMNA

Devuelve el número de columna de una referencia.

Función COLUMNAS

Devuelve el número de columnas de una referencia.

Función FORMULATEXT

Función IMPORTARDATOSDINAMICOS

Devuelve la fórmula en la referencia dada como texto. Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica.

Busca en la fila superior de una BUSCARH (función BUSCARH) matriz y devuelve el valor de la celda indicada.

Función HIPERVINCULO

Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet.

Función INDICE

Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz.

Función

Descripción

Función INDIRECTO

Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.

Función BUSCAR

Busca valores de un vector o una matriz.

Función COINCIDIR

Busca valores de una referencia o matriz.

Función DESREF

Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada.

Función FILA

Devuelve el número de fila de una referencia.

Función FILAS

Devuelve el número de filas de una referencia.

Función RDTR

Recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatización COM.

Función TRANSPONER

Devuelve la transposición de una matriz.

Función CONSULTAV

Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

Gráficos e imágenes

• Inserción de gráficos e imágenes Para crear un gráfico básico, seleccione cualquier parte del rango que quiera representar y, a continuación, haga clic en el tipo de gráfico que desee en la pestaña Insertar del grupo Gráficos de la

cinta. También puede presionar Alt+F1 en Excel para crear automáticamente un gráfico de columnas básico. A partir de aquí, puede utilizar las diversas opciones disponibles para modificar el gráfico según sus preferencias. Paso 1: Crear un gráfico básico En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente los datos que están organizados en las filas o columnas de una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica. 1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico. Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor modo de trazar los datos en el gráfico. Algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica. Procedimiento para organizar datos en la hoja de cálculo Para este tipo de gráfico

Organice los datos En columnas o filas, de la siguiente manera:

Gráfico de columnas, barras, líneas, área, superficie o radial

Añ Manza Nara Pláta o nas njas nos 20 800 13

600

20 600 14

700

550

20 50 15

150

Para este tipo de grรกfico

Organice los datos O bien: Fruta

201 201 201 3 4 5

Manzan 800 600 50 as Naranja 600 700 90 s Plรกtano 50 s

150

Si hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A1 B2 Grรกfico circular o de anillos

C3 O bien: ABC 123 Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y una columna o fila de etiquetas de

Para este tipo de gráfico

Organice los datos datos, de la siguiente manera: A12 B34 C56 O bien: ABC 123 456

Gráfico de burbujas o XY (de dispersión)

En columnas, con los valores del eje X en la primera columna y los valores del eje Y correspondientes y los valores de tamaños de burbuja en las columnas adyacentes, como por ejemplo: XY

Tamaño de la burbuja

123 456

Gráfico de cotizaciones

En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como etiquetas: valores máximos, valores mínimos y valores de cierre

Para este tipo de gráfico

Organice los datos Como: Fech Máxi Míni Cier a mo mo re 1/1/20 46,12 42 02 5

44,0 63

O bien: Fecha

1/1/2002

Máximo 46,125 Mínimo 42 Cierre

44,063

2. Seleccione cualquier celda del rango de datos que desee usar para el gráfico. Sugerencia Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un rango continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes con Ctrl+Clic con el botón primario del mouse siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico. Sugerencia: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja. 3. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes: o Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar. o

Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en mostrar el cuadro de diálogo Insertar

para

gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráficos.

Sugerencia Cuando sitúe el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico. Para obtener más información sobre los tipos de gráfico que puede usar, vea Tipos de gráficos disponibles. 4. De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente. a. Haga clic en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato. b. En la pestaña Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

c. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes: ▪ Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.

Sugerencia Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva. Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en. 5. Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el primer gráfico que haya creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, haga lo siguiente: . Haga clic en el gráfico. a. En la pestaña Presentación, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto Nombre de gráfico. ▪

Sugerencia Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades para expandir el grupo. b. Escriba un nuevo nombre. c. Presione ENTRAR. Notas •

•

Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico independiente. Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.

Principio de página Paso 2: Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico. Aplicar un diseño de gráfico predefinido 1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee usar.

Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico. Sugerencia

Para ver todos los diseños disponibles, haga

clic en Más

Principio de página Aplicar un estilo de gráfico predefinido 1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un estilo predefinido.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee usar.

Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los estilos estarán disponibles en la galería Estilos rápidos del grupo Estilos de diseño. Sugerencia

Para ver todos los estilos de gráfico

predefinidos, haga clic en Más

Principio de página Cambiar manualmente el diseño de elementos del gráfico 1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo diseño quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico: a. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos. b. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

2. En la pestaña Presentación, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el botón del elemento de gráfico que corresponda al elemento de gráfico que seleccionó y luego haga clic en la opción de diseño deseada.

Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento de gráfico seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas las serie de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos solo se aplicarán a la serie de datos o al punto de datos seleccionado. Principio de página Cambiar manualmente el formato de elementos del gráfico 1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico: a. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos. b. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

2. En la pestaña Formato, siga uno o varios de estos procedimientos: a. Para dar formato a un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones que desee. b. Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee. c. Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en un estilo. También puede hacer clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee. Nota Después de aplicar un estilo de WordArt, este no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de WordArt que aplicó, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido para volver al formato de texto anterior. Sugerencia Para aplicar un formato de texto normal al texto de los elementos del gráfico, puede hacer clic con el botón secundario en el texto o seleccionarlo y después hacer clic en las opciones de formato que desee usar de la minibarra de herramientas. Puede usar también los botones de formato de la cinta (pestaña Inicio, grupo Fuente). Principio de página Paso 3: Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos, por ejemplo títulos de gráfico y de eje. Generalmente pueden

agregarse títulos de eje a todos los ejes que se pueden mostrar en un gráfico, incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen ejes (como los gráficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje

• Tipos de gráficos y sus elementos Los tipos de gráficos que puedes realizar con los diferentes software de hojas de cálculo como Excel u otros son variados. A continuación te comento alguno de ellos para que a la hora de realizar un gráfico elijas el que mejor representa los datos que tienes. • • • • • • • • • • • •

Gráficos de columnas. Gráficos de barras. Gráficos de líneas. Gráficos circulares. Gráficos XY (Dispersión). Gráficos de áreas. Gráficos de anillos. Gráficos radiales. Gráficos de superficie. Gráficos de burbujas. Gráficos de cotizaciones. Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide.

Recuerda que una vez creado también puedes editar un gráfico para personalizarlo y crear una plantilla del gráfico para guardarlo y usarlo en posteriores informes. Vemos las características básicas de cada uno de ellos. 01 de 08

Grรกficos de columnas.

Imprimir pantalla Grรกfico Microsoft Excel Cuesta Y. Grรกficos de columnas. El grรกfico de columnas se caracteriza porque representa una serie de datos usando barras rectangulares en sentido vertical. Cuanta mรกs alta es la barra o columna mayor es el valor que representa. 02 de 08

Gráficos de barras.

Imprimir pantalla Gráfico Microsoft Excel Cuesta Y. Gráficos de barras. En este tipo de gráficos las barras se representan en forma horizontal. Su significado es análogo al anterior tipo de gráficos. 03 de 08

Gráficos de líneas.

Imprimir pantalla Gráfico Microsoft Excel Cuesta Y. Gráficos de líneas. En este caso se usan puntos conectados por una línea y así se representa cómo va variando el valor de los datos a lo largo de una serie por ejemplo (y lo más común) una serie de tiempo. 04 de 08

Gráficos circulares.

circulares. Se representa la información en un círculo dividido en sectores, el tamaño de cada sector indica la importancia de cada dato en relación al conjunto de ellos. Se usan para representar porcentajes o proporciones. También se conocen como gráfico de pastel o de torta. 05 de 08

Gráficos XY (Dispersión).

Imprimir pantalla Gráfico Microsoft Excel Cuesta Y. Gráficos XY (Dispersión). Se representa en ellos la relación entre dos variables, mostrando la influencia o correlación que existen de una variable en otra. Nos permite ver rápidamente comportamientos anómalos. 06 de 08

Gráficos de áreas.

Gráficos de áreas. Este tipo de gráficos muestran al igual que los gráficos de líneas los datos conectando una serie de puntos con una línea y además en este caso rellenando el área que queda por debajo de dicha línea. 07 de 08

Gráficos de anillos.

Imprimir pantalla Gráfico Microsoft Excel Cuesta Y. Gráficos de anillos. Se asemejan a los gráficos circulares si bien en este caso la comparativa y análisis se realiza de forma más clara fijándose en el tramo de anillo que representa cada dato. Además en este tipo de gráficos se pueden representar varias series de datos, por ejemplo los datos en dos años diferentes. 08 de 08

Otros tipos de gráficos

Otros tipos de gráficos no tan usados que explicaré detenidamente en un próximo artículo son: Gráficos radiales. Gráficos de superficie. Gráficos de burbujas. Gráficos de cotizaciones. Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide. Tip: Para hacer más atractivos los diferentes tipos de gráficos en la mayoría de las hojas de cálculo puedes elegir un formato en 3D.

• Modificación de un gráfico Modificar los datos incluidos en un gráfico

Después de crear un gráfico, puede editar los datos en la hoja de Excel. Los cambios se reflejarán en el gráfico. 1. Haga clic en el gráfico. Excel resaltará la tabla de datos que se utiliza para el gráfico. Un contorno de color púrpura indica una fila o una columna que se utiliza para el eje de categorías. Un contorno de color verde indica una fila o columna que contiene los rótulos de la serie de datos. Un contorno azul indica los puntos de datos trazados en el gráfico.

Etiquetas de la serie de datos Valores del eje de categorías Puntos de datos trazan en el gráfico 2. Para cambiar el número de filas y columnas que se incluyen en la tabla, sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de los datos seleccionados y, a continuación, arrastre para seleccionar los datos adicionales. En el ejemplo siguiente, la tabla se expande para incluir más categorías y series de datos.

Sugerencia: Para evitar que los datos que se muestran en el gráfico, puede ocultar filas y columnas de la tabla. 3. Para agregar datos o modificar datos en una celda, haga clic en la celda y, a continuación, realice el cambio. Cambiar qué eje del gráfico se enfatiza Después de crear un gráfico, desea cambiar la forma en que se trazan las columnas y filas de la tabla en el gráfico. Por ejemplo, la primera versión de un gráfico puede trazar las filas de datos de la tabla en el eje del gráfico vertical (valores) y las columnas de datos en el eje horizontal (categorías). En el ejemplo siguiente, el gráfico destacará ventas por el instrumento.

Sin embargo, si desea que el gráfico para destacar las ventas por mes, se puede invertir la forma de que traza el gráfico.

1. Haga clic en el gráfico. 2. En la ficha gráficos , datos, haga clic en Trazar serie de fila series por columna

o trazar

Cambiar el orden de las series de datos Para cambiar el orden de una serie de datos, debe trabajar con un gráfico que tenga más de una serie de datos. 1. En el gráfico, seleccione una serie de datos y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico . Por ejemplo, en un gráfico de columnas, haga clic en una columna, y se seleccionan todas las columnas de esa serie de datos. 2. En la Selección actual, haga clic en Selección de formato.

3. En el panel de exploración, haga clic en pedido, haga clic en un nombre de serie y, a continuación, haga clic en Mover arriba o Mover abajo. Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles. Nota: Para la mayoría de los tipos de gráfico, cambiar el orden de las series de datos afecta a la leyenda y el propio gráfico. Quitar o agregar una serie de datos 1. En el gráfico, seleccione una serie de datos y, a continuación, haga clic en la ficha gráficos .

Por ejemplo, en un gráfico de columnas, haga clic en una columna, y se seleccionan todas las columnas de esa serie de datos. 2. En los datos, haga clic en Seleccionar.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , siga uno de estos procedimientos: Para

Hacer esto

Quitar una serie

En serie, seleccione la serie de datos que desea quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.

Agregar una serie

En Series, haga clic en Agregar y, en la hoja de Excel, seleccione los datos que quiere incluir en el gráfico.

Cambiar el color de relleno de la serie de datos 1. En el gráfico, seleccione una serie de datos y, a continuación, haga clic en la ficha formato . Por ejemplo, en un gráfico de columnas, haga clic en una columna, y se seleccionan todas las columnas de esa serie de datos. 2. En Estilos de elementos de gráfico, haga clic en la flecha situada junto a relleno

y, a continuación, haga clic en el color que desee.

Sugerencia: Para variar el color por punto de datos en un gráfico que tenga sólo una serie de datos, haga clic en la serie y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico . En la Selección actual, haga clic en Selección de formato. En el panel de exploración, haga clic en rellenoy, a continuación, dependiendo del tipo de gráfico, seleccione la

casilla de verificación Variar colores por punto o la casilla de verificación Variar colores de sectores. Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles. Agregar rótulos de datos Puede agregar valores de punto de etiquetas para mostrar los datos de la hoja de Excel en el gráfico. 1. Haga clic en el gráfico y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico . 2. En las etiquetas, haga clic en Etiquetas de datosy, a continuación, en la parte superior de la lista, haga clic en el tipo de etiqueta de datos que desee.

3. En las etiquetas, haga clic en Etiquetas de datosy, a continuación, en la parte inferior de la lista, haga clic donde desee que aparezca en la etiqueta de datos. Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles. Agregar una tabla de datos 1. Haga clic en el gráfico y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico . 2. En las etiquetas, haga clic en Tabla de datosy, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles.

Mostrar fechas en un eje horizontal Cuando se crea un gráfico de datos que usa las fechas y las fechas se trazan en el eje horizontal del gráfico, Office cambia automáticamente el eje horizontal a un eje de fecha (escala de tiempo). Usted también puede cambiar manualmente un eje horizontal para un eje de fecha. Un eje de fecha muestra las fechas en orden cronológico a intervalos establecidos o unidades base, como el número de días, meses o años, incluso si las fechas de la hoja de Excel no en orden secuencial o en las mismas unidades base. De forma predeterminada, Office utiliza la diferencia más pequeña entre dos fechas de los datos para determinar las unidades de base para el eje de fecha. Por ejemplo, si tiene datos de cotizaciones donde la diferencia más pequeña entre las fechas es de siete días, Office establece la unidad base en días. Sin embargo, puede cambiar la unidad base a meses o años si desea ver el rendimiento de las cotizaciones durante un tiempo más largo. 1. Haga clic en el gráfico y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño del gráfico . 2. Para el eje que desea cambiar, asegúrese de que el eje de etiquetas de presentación. 3. En ejes, haga clic en ejes, seleccione Eje Horizontaly, a continuación, haga clic en Opciones del eje.

4. En el panel de exploración, haga clic en escalay, a continuación, en tipo de eje Horizontal, haga clic en fecha. Dependiendo del tipo de gráfico, algunas opciones no estén disponibles.

Manejo de datos

· Ordenar datos Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede ver los datos de la forma que desee y encontrar valores rápidamente. Puede ordenar un rango o una tabla de datos en una o más columnas de datos; por ejemplo, puede ordenar los empleados primero por departamento y luego, por apellido. Seleccionar los datos que desea ordenar •

Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos (encabezados) creados para identificar las filas o las columnas.

Ordenación rápida 1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. 2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

3. Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).

Especificar criterios para ordenar Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar, además de otros criterios como la fuente o los colores de la celda. 1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar. 2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 3. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 4. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. 5. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

· Filtrar datos •

Al filtrar información en una hoja de cálculo, puede encontrar valores rápidamente. Puede filtrar una o más columnas de datos. Con el filtrado, no solo puede controlar lo que desea ver, sino que además puede controlar qué desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o crear filtros específicos para centrarse exactamente en los datos que desea ver.

• •

Al filtrar, puede buscar texto y números mediante el Cuadro de búsqueda en la interfaz del filtro. Cuando se filtran datos y los valores en una o más columnas no reúnen los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar según valores numéricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto.

Seleccione los datos que quiere filtrar.

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

2. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros. Nota Según el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de número o Filtros de texto. Seleccione valores o realice búsquedas para filtrar Seleccionar valores en una lista y realizar búsquedas son los métodos más rápidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista.

1. Use el Cuadro de búsqueda para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la búsqueda. 2. Active y desactive las casillas de verificación para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos. 3. Use criterios avanzados para buscar valores que reúnen condiciones específicas. 1. Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados. 2. Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los números en el Cuadro de búsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (?). Presione ENTRAR para ver los resultados. Filtre los datos mediante la especificación de condiciones. Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo

en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultará familiar. 1. Seleccione Filtros de número o Filtros de texto en la lista. Aparece un menú que le permite filtrar según diferentes condiciones. 2. Elija una condición y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botón Y para combinar criterios (es decir, dos o más criterios que se deben cumplir), o en el botón O para requerir que se cumpla solo una de varias condiciones.

Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera.

· Subtotales Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática mediante en comando Subtotal. Al insertar subtotales: •

•

Los subtotales se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, con la función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen de cada columna. Los totales generales se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen Promedio, la fila total general muestra un promedio de todas las filas de detalle de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal. 1. Asegúrese de que todas las columnas de un intervalo de datos para el que desea calcular los subtotales tienen una etiqueta en la primera fila, contienen hechos similares y, asimismo, que el rango no incluye filas o columnas en blanco. 2. Seleccione una celda del rango. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Insertar un nivel de subtotales Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el ejemplo siguiente.

1. En cada cambio en la columna Deporte... 2. …calcula el subtotal de la columna Ventas. a. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A. b. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales. c. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Deporte. d. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma. e. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Ventas.

f. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. g. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría. h. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al siete para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Insertar niveles anidados de subtotales Puede insertar subtotales para grupos internos, anidados dentro de sus grupos externos correspondientes, como se muestra en el ejemplo siguiente.

1. En cada cambio en la columna externa Región...

2. …calcula el subtotal de las Ventas para esa región y en cada cambio en la columna interna Deporte. i. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A. j. Inserte los subtotales externos. Cómo insertar los subtotales externos i.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales. ii.

En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales externos. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.

iii.

En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma.

iv.

En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría Ventas.

Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.

vi.

vii.

Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al seis para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

k. Inserte los subtotales anidados. Cómo insertar los subtotales anidados i.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales. ii. iii.

En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna del subtotal anidado. En el ejemplo anterior, seleccionaría Deporte. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma. Seleccione las demás opciones que desee.

iv.

Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

l. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más externos. Sugerencia: Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales. 1. Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

3. En el cuadro de diálogo Subtotal, haga clic en Quitar todos.

• Impresión de hoja de cálculo •

•

Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios al mismo tiempo. Además, si los datos que desea imprimir están en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel. También se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esta opción resulta muy útil cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la que se utilizó para imprimirlo originalmente.

Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial 1. Realice uno de los procedimientos siguientes: o Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir. o Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, después, haga clic en Imprimir o presione Ctrl+P. 3. En Imprimir, seleccione una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas activas o todo el libro. Nota: Si la hoja de cálculo cuenta con una áreas de impresión definida, Excel sólo imprimirá dicha área. Si no quiere imprimir un área definida, active la casilla Omitir áreas de impresión. Más información sobre establecer o eliminar una área de impresión. Sugerencia: Para imprimir rápidamente u obtener una vista previa de la copia impresa antes de imprimirla, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Imprimir y, después, haga clic en Impresión rápida o Vista preliminar. Imprimir varias hojas de cálculo a la vez 1. Seleccione las hojas de cálculo que quiera imprimir. Aprenda cómo hacerlo. 2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imprimir.

y, después, haga clic en

Sugerencia: Para imprimir rápidamente u obtener una vista previa de la copia impresa antes de imprimirla, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha situada junto a Imprimir y, después, haga clic en Impresión rápida o Vista preliminar. Imprimir varios libros de forma simultánea Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta. 1. Haga clic en el botón Microsoft Office

y, después, en Abrir.

2. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona cada uno de los libros que quiere imprimir. 3. En un equipo que ejecute Windows Vista o Haga clic con el botón secundario en la selección y, a continuación, haga clic en Imprimir. En un equipo que ejecute Microsoft Windows XP o

En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Herramientas y, a continuación, en Imprimir.

Imprimir una tabla de Excel 1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla. 2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imprimir. 3. En Imprimir, seleccione Tabla.

y, después, haga clic en

Imprimir un libro en un archivo 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office > Imprimir > Imprimir. 2. En el cuadro Nombre, seleccione la impresora en la que desea imprimir el archivo. 3. Active la casilla de verificación Imprimir a un archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro de diálogo Guardar los resultados de impresión como, escriba un nombre de archivo y, después, haga clic en Aceptar. El archivo se guardará en la carpetaDocumentos.

• Modificación del área de impresión •

•

Si imprime una selección específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede definir un área de impresión que incluya solo esa selección. Un área de impresión es uno o más rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de cálculo. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión, solo se imprimirá esta área. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para imprimir la hoja de cálculo completa. Una hoja de cálculo puede tener varias áreas de impresión, cada una de las cuales se imprimirá en una página separada.

1. En la hoja de cálculo, Seleccione las celdas que desea definir como el área de impresión. Sugerencia: Para establecer varias áreas de impresión, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las áreas

que desea imprimir. Cada área de impresión imprime en su propia página. 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.

Nota: El área de impresión que haya establecido se guardará al guardar el libro. Para ver todas las áreas de impresión para asegurarse de que son las que desea, haga clic en Ver > Vista previa de salto de página en el grupo Vistas de libro. Cuando guarde el libro, se guardará también el área de impresión. Agregar celdas a un área de impresión existente Puede ampliar el área de impresión agregando celdas adyacentes. Si agrega celdas que no son adyacentes al área de impresión, Excel crear una nueva área de impresión para dichas celdas. 1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desea agregar al área de impresión existente. Nota: Si las celdas que desea agregar no son adyacentes al área de impresión existente, se creará un área de impresión adicional. Cada área de impresión de una hoja de cálculo se imprime en una página separada. A un área de impresión solamente se le pueden agregar celdas adyacentes. 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Agregar al área de impresión.

Cuando guarde el libro, se guardará también el área de impresión Borrar el área de impresión Nota: Si la hoja de cálculo contiene varias áreas de impresión, borrar una de ellas eliminará todas las áreas de impresión de la hoja de cálculo. 1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo en la que desea borrar el área de impresión. 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Borrar área de impresión.

• Exportación al formato PDF Puede usar los programas de Office para guardar sus archivos o convertirlos en archivos PDF a fin de compartirlos o imprimirlos mediante impresoras comerciales. Además, no necesitará ningún otro software ni complemento.

Use el formato PDF cuando quiera que un archivo: • • ·

Tenga la misma apariencia en la mayoría de los equipos. Tenga un tamaño de archivo más pequeño. Cumpla con un formato de la industria.

Entre los ejemplos, se incluyen currículos, documentos legales, boletines, archivos que están diseñados únicamente para leerse e imprimirse (no editarse) y archivos que están diseñados para impresiones profesionales.

El formato de documento portátil (PDF) conserva el formato del documento y habilita el uso compartido de archivos. Cuando un archivo en formato PDF se ve online o se imprime, se conserva el formato deseado. El formato PDF también es útil para los documentos que deban reproducirse mediante métodos de impresión comercial. Muchas agencias y organizaciones aceptan el formato PDF como formato válido y los visores están disponibles en una gran variedad de plataformas aparte de XPS. Para exportar o guardar como PDF, en el archivo de Office, en el menú Archivo, haga clic en Exportar o en Guardar como. Para ver instrucciones detalladas, seleccione un programa de Office de la lista desplegable.

Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, así como presentaciones en diapositivas, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suelen ser más prácticas que las de Microsoft Word.

Cuando crea su presentación, normalmente agrega nuevas diapositivas, mueve las diapositivas existentes o elimina aquellas que no necesita. Agregar una diapositiva nueva 1. En la pestaña Vista, haga clic en Normal. 2. En el panel de miniaturas de diapositivas de la parte izquierda, haga clic en la diapositiva detrás de la cual desea insertar la nueva diapositiva. 3. En la pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada bajo Nueva diapositiva. 4. En la galería de diseños, haga clic en el diseño que desee para la nueva diapositiva. 5. Se inserta una nueva diapositiva y puede hacer clic dentro de un marcador de posición para empezar a agregar contenido.

•

Diseños de diapositiva contienen formato, posición y marcadores de posición de todo el contenido que aparece en una diapositiva. Marcadores de posición son los contenedores en diseños que contienen este tipo de contenido como texto (incluido el texto de cuerpo, listas con viñetas y títulos), tablas, gráficos, gráficos SmartArt, películas, sonidos, imágenes y imágenes prediseñadas. Diseños de diapositiva contienen también el tema (colores, fuentes, efectos y el fondo) de una diapositiva.

Cada diseño de diapositiva contiene marcadores de posición de texto, imágenes, gráficos, formas y más. Al organizar el contenido de las diapositivas, elegir un diseño de diapositiva que mejor se adapte a su contenido proporciona un punto de partida. Cuando se agrega una nueva diapositiva, seleccione un diseño: 1. En la pestaña Inicio, haga clic en Nueva diapositiva. 2. Elegir un diseño para la nueva diapositiva y, a continuación, haga clic en Agregar diapositiva. Cambiar el diseño de una diapositiva existente: 1. En la pestaña Inicio, haga clic en Diseño. 2. Elegir un diseño que mejor coincida con el contenido de la diapositiva y, a continuación, haga clic en cambiar el diseño.

WordArt es una manera rápida de hacer que el texto destaque con efectos especiales. Elija un estilo de WordArt en la galería de

WordArt, que se inicia desde la pestaĂąa Insertar, que puede personalizar a continuaciĂłn.

1. Haga clic en Insertar > WordArt y elija un estilo de WordArt.

En la galería de WordArt, la letra A representa los diferentes diseños que se aplican a todo el texto que escribe. Nota: El icono de WordArt se encuentra en el grupo Texto y es posible que tenga una apariencia distinta según el programa que use y el tamaño de la pantalla. Busque uno de estos iconos:

2. Se mostrará el texto de marcador de posición "Espacio para el texto", con el texto resaltado.

Escriba su propio texto para sustituir el texto de marcador de posición.

Sugerencias: •

Puede escribir frases enteras (e incluso párrafos) como WordArt. (Es posible que tenga que cambiar el tamaño de fuente si escribe más texto). Además, en Word también puede convertir texto existente en WordArt.

•

Puede incluir símbolos como texto de WordArt. Haga clic en la ubicación del símbolo, y en la pestaña Insertar, haga clic en Símbolo y elija el símbolo que desea.

Personalizar WordArt Es posible que haya intentado usar estilos de forma para cambiar la forma de WordArt y, después, se ha sorprendido cuando el texto no ha cambiado. En su lugar, use las opciones de texto en el grupo Estilos de WordArt. Los estilos y efectos de formas se aplican en el cuadro y en el fondo que rodean al WordArt, no en el texto de WordArt. Por lo tanto, para agregar efectos a un WordArt (como sombras, giro, curvas, colores de relleno y colores de contorno), use las opciones del grupo Estilos de WordArt, como Relleno de texto, Contorno de texto y Efectos de texto.

Nota: Según el tamaño de la pantalla, es posible que solo vea los iconos de Estilos de WordArt.

Cambiar el color de relleno y de contorno de texto de WordArt 1. Seleccione el texto de WordArt que desea cambiar. Se mostrará la pestaña Formato de herramientas de dibujo.

2. En la pestaña Formato de herramientas de dibujo, haga clic en Relleno de texto o Contorno de texto y elija el color que quiera usar.

3. Haga clic fuera del cuadro de texto para ver el efecto. En este ejemplo, se aplicó un relleno de texto azul claro y un contorno de texto rojo.

Crear WordArt curvado o circular, y agregar otros efectos de texto 1. Seleccione el texto de WordArt que desea cambiar. Se mostrará la pestaña Formato de herramientas de dibujo. 2. Para crear un efecto curvado, en la pestaña Formato de herramientas de dibujo, haga clic en Efectos de texto > Transformar y elija el efecto que quiera usar.

Importante: El menú Efectos de texto no es el mismo que el menú Efectos de formas . Si no ve la opción Transformar en la parte inferior del menú, asegúrese de haber hecho clic en el menú Efectos de texto. En este ejemplo se ha seleccionado el efecto de transformación curvada.

3. Haga clic fuera del cuadro de texto para ver el efecto. Use el menú Efectos de texto para crear otros efectos, como sombra, reflexión, iluminado, biseles y giro 3D. En este ejemplo se muestra un objeto de WordArt que tiene aplicado un efecto de transformación curvada y una sombra.

Girar o voltear texto de WordArt •

•

Para girar texto de WordArt en cualquier ángulo, selecciónelo y, después, arrastre el controlador de giro circular de la parte superior del cuadro.

Para voltear un objeto de WordArt o girarlo 90 grados, haga clic en la pestaña Formato de herramientas de dibujo, haga clic en Girar en el grupo Organizar y, después, seleccione una opción.

Cambiar la fuente de texto de WordArt Para cambiar el tama単o de fuente o el estilo de un texto de WordArt: 1. Seleccione el texto de WordArt que desea cambiar. 2. En la pesta単a Inicio, seleccione las opciones en el grupo Fuente, como estilo de fuente, tama単o de fuente o subrayado. Convertir texto existente en WordArt en Word 1. En el documento de Word, seleccione el texto que quiera convertir en WordArt. 2. En la pesta単a Insertar, haga clic en WordArt y luego elija el WordArt que desea.

Insertar una imagen desde el equipo en la diapositiva 1. Haga clic en donde desee insertar la imagen en la diapositiva. 2. En la ficha Insertar, en el grupo de imágenes, haga clic en imágenes.

3. En el cuadro de diálogo que se abre, vaya a la imagen que desea insertar, haga clic en la imagen y, a continuación, haga clic en Insertar. Sugerencia: Si desea insertar varias imágenes al mismo tiempo, presione y mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona todas las imágenes que desee insertar. Insertar una imagen desde la web en la diapositiva 1. Haga clic en donde desee insertar la imagen en la diapositiva. 2. En la ficha Insertar, en el grupo de imágenes, haga clic en Imágenes en línea.

3. (PowerPoint 2016 ) Asegúrese de que Bing se muestra en la parte izquierda de la lista desplegable de orígenes de búsqueda. En el cuadro, escriba lo que está buscando y presione ENTRAR.

En el cuadro de Búsqueda de imágenes de Bing, escriba lo que está buscando y presione ENTRAR. Use tamaño, tipo, Color, Diseño y filtros de licencias para ajustar los resultados según sus preferencias. 4. Haga clic en la imagen que desea insertar y haga clic en Insertar. Sugerencia: Si desea insertar varias imágenes al mismo tiempo, presione y mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona todas las imágenes que desee insertar. Sugerencia: Después de insertar una imagen, puede cambiar su tamaño y posición. Para ello, haga clic en la imagen y haga clic en Formato de imagen. A continuación, puede usar las herramientas de Formato de imagen que están en la parte derecha de la diapositiva. Insertar imágenes prediseñadas A diferencia de versiones anteriores de PowerPoint, PowerPoint 2013 y posterior no tienen una galería de imágenes. En su lugar, use Insertar > Imágenes en línea para buscar e insertar imágenes prediseñadas mediante la herramienta de búsqueda de Bing.

Por ejemplo, después de seleccionar Imágenes en línea, puede buscar caballo imágenes prediseñadas y ver una variedad de imágenes en una licencia de Creative Commons.

Importante: Usted es responsable de respetar leyes y el filtro de licencia de Bing pueden ayudarle a elegir qué imágenes que se utilizan. Más información en Buscar imágenes o imágenes prediseñadas en línea.

Puede aplicar varios efectos de animación en una única cadena de texto o un objeto, como una imagen, una forma, o un elemento gráfico SmartArt.

Sugerencia: Al trabajar con varios efectos de animación, es posible que desee trabajar en el Panel de animación. 1. Seleccione el objeto de la diapositiva que desee animar. 2. En la pestaña Animaciones, haga clic en Panel de animación.

3. Haga clic en Agregar animación y elija un efecto de animación.

4. Para aplicar otros efectos de animación al mismo objeto, selecciónelo, haga clic en Agregar animación y elija otro efecto de animación.

Importante: Después de aplicar el primer efecto de animación, si intenta agregar más efectos de animación de otro modo distinto a hacer clic en Agregar animación, no aplicará ningún efecto adicional. En lugar de ello, reemplazará el efecto existente por uno que está agregando. Establecer el momento de inicio y la duración de un efecto de animación Cuando desee controlar los intervalos de los efectos de animación, haga lo siguiente para cada efecto de animación: 1. En el Panel de animación, haga clic en la flecha abajo situada junto al efecto de animación y después haga clic en Intervalos.

2. En la pestaña Intervalos, haga clic en la flecha abajo Inicio y elija entre los siguientes momentos de inicio: 3. Para reproducir al hacer clic con el ratón, elija Al hacer clic. 4. Para reproducir al mismo tiempoque el efecto de animación anterior, elija Con el anterior. 5. Para reproducir tras la reproducción del efecto de animación anterior, elija Después del anterior.

Sugerencia: El efecto de animación "anterior" es el que aparece en el orden de reproducción en el Panel de animación (normalmente se encuentra justo encima de la animación para la que va a establecer el intervalo).

1. Para retrasar el inicio del efecto de animación, haga clic en la flecha arriba Retraso hasta el número de segundos que desee. 2. Para cambiar la velocidad del efecto de animación, establezca la Duración al nivel que desee. 3. Para ver cómo funcionan los efectos de animación en conjunto, haga clic en Vista previa en la pestaña Animación. Sugerencia para trabajar con varios efectos de animación Al trabajar con varios objetos de una diapositiva, puede ser difícil diferenciar cada objeto y sus efectos de animación aplicados uno de otro. En la imagen, a continuación, los nombres de objeto predeterminados no proporcionan demasiada descripción, por lo que es difícil determinar qué objeto tiene qué efecto de animación aplicado.

En el Panel de selección, puede dar a cada objeto un nombre distinto para facilitar el trabajo con ellos cuando está aplicando animaciones a cada uno de ellos. Consulte a continuación:

1. Para cambiar los nombres predeterminados de los objetos, en la pestaña Inicio, haga clic en Seleccionar y después haga clic en Panel de selección.

2. En el Panel de selección, haga doble clic en el nombre de objeto predeterminado para abrir el cuadro y escriba un nombre nuevo para el objeto.

Las transiciones de diapositivas son los efectos tipo animación que se reproducen al pasar de una diapositiva a la siguiente durante una presentación. Puede controlar la velocidad, agregar sonido y personalizar las propiedades de los efectos de transición. Agregar o cambiar una transición de diapositivas 1. En el panel de miniaturas, haga clic en la diapositiva donde quiera aplicar o cambiar una transición. La configuración de

la transición define la entrada de la diapositiva y la salida de la diapositiva anterior. En el ejemplo siguiente, si agrega una transición a la diapositiva 3, esta determinará cómo sale la diapositiva 2 y cómo entra la diapositiva 3.

2. En la pestaña Transiciones, busque el efecto que quiera usar en la galería de transiciones. Haga clic en el botón Más para ver la galería completa. Haga clic en el efecto que quiera usar en la diapositiva para seleccionarlo o para mostrar una vista previa. 3. Haga clic en Opciones de efectos para cambiar cómo se produce la transición (por ejemplo, desde qué dirección entra la diapositiva). 4. Opcional: o Escriba una cantidad de tiempo en el cuadro Duración para establecer la velocidad de la transición. Establezca un número más elevado para que la transición sea más lenta. Para obtener más información

sobre los intervalos de las transiciones, vea Configurar los intervalos y la velocidad de las transiciones. o Para agregar sonido a una transición, seleccione un sonido en el cuadro Sonido, o bien haga clic en Otro sonido para seleccionar un sonido del equipo. o Si quiere aplicar la misma transición a todas las diapositivas de la presentación, haga clic en Aplicar a todo. 5. Haga clic en Vista previa para ver la transición con todos los valores de configuración. Quitar una transición Recuerde que la transición se aplica a la entrada de una diapositiva, no a su salida. Por lo tanto, si desea quitar los efectos de salida para la diapositiva 2, quite la transición de la diapositiva 3. •

Haga clic en la diapositiva a la que no desea aplicar ninguna transición. Después, en la pestaña Transiciones, en la galería de transiciones, haga clic en Ninguna.

En el ejemplo, si la diapositiva 3 no tiene ninguna transición, aparece de inmediato una vez que desaparece la diapositiva 2. •

Para quitar las transiciones de todas las diapositivas, seleccione todas las diapositivas de la presentación (Ctrl+E) en el panel de miniaturas y, en la pestaña Transiciones, en la galería de transiciones, haga clic en Ninguna.

Solución de problemas

Si ve pantallas en negro parpadeantes en lugar de las transiciones que seleccionó, pruebe lo siguiente: 1. Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas. 2. En la sección Mostrar, seleccione Deshabilitar la aceleración de gráficos de hardware de diapositivas.

•

Puede insertar o establecer un vínculo a un vídeo en YouTube y reproducirlo durante la presentación. El vídeo se reproduce directamente desde YouTube y tiene los controles de YouTube para reproducir, pausar y así sucesivamente. Dado que es el vídeo en un sitio web, en lugar de realmente en la presentación, debe estar conectado a internet en orden para el vídeo se reproduzca correctamente.

Insertar el vídeo de YouTube con código de "Insertar" 1. En YouTube, busque el vídeo que desea insertar. 2. Debajo del marco del vídeo, haga clic en Compartir y, a continuación, haga clic en Insertar. (Si no haga clic en incrustar, terminará copiando el código de error.)

3. Haga clic con el botón derecho en el código de inserción de iFrame y haga clic en Copiar.

Si el texto resaltado que copie empieza con "http", detener. Es el código de error para copiar. Volver al paso 2 y haga clic en Insertar:

4. PowerPoint 2016, haga clic en la diapositiva que desea agregar un vídeo a. 5. En la ficha Insertar, haga clic en vídeo > Vídeo en línea. 6. En el cuadro Desde un código para insertar vídeo, pegue el código para insertar y luego haga clic en la flecha.

7. Un rectángulo de vídeo se coloca en la diapositiva, que puede mover y cambiar el tamaño como desee. Para obtener una vista previa de vídeo en la diapositiva, haga clic en el rectángulo de vídeo, seleccione vista previa y, a continuación, haga clic en el botón Reproducir en el vídeo. Nota: Si el vídeo no se inserta correctamente, vuelva a comprobar que ha instalado las actualizaciones de Office necesarias. 8. Cambie a la pestaña de la reproducción de la cinta de opciones para tomar decisiones sobre cómo y cuándo se reproduce el vídeo:

Busque el vídeo de YouTube por nombre 1. Haga clic en la diapositiva que desea agregar un vídeo a. 2. En la ficha Insertar, haga clic en vídeo > Vídeo en línea.

3. En el cuadro Buscar en YouTube, escriba el nombre del vídeo que desea insertar y presione ENTRAR. 4. Seleccione el vídeo de los resultados de búsqueda y haga clic en Insertar. 5. Un rectángulo de vídeo se coloca en la diapositiva, que puede mover y cambiar el tamaño como desee. Para obtener una vista previa de vídeo en la diapositiva, haga clic en el rectángulo de vídeo, seleccione vista previa y, a continuación, haga clic en el botón Reproducir en el vídeo. Nota: Si el vídeo no se inserta correctamente, vuelva a comprobar que tiene instalado las actualizaciones de Office necesarias. 6. Cambie a la pestaña de la reproducción de la cinta de opciones para tomar decisiones sobre cómo y cuándo se reproduce el vídeo:

Obtener una vista previa del vídeo 1. Cuando el rectángulo de vídeo en la diapositiva, selecciónelo y seleccione la pestaña reproducción en la cinta de opciones de PowerPoint.

2. En el extremo izquierdo de la pestaña reproducción, seleccione el botón Reproducir. Dado que es el vídeo en un sitio web, en lugar de realmente en la presentación, debe estar conectado a internet en orden para el vídeo se reproduzca correctamente. También puede insertar vídeos en línea que ha cargado en Facebook o que haya almacenado en su cuenta de OneDrive. Insertar desde Facebook requiere agregar Facebook como "servicio conectado" a su cuenta de Microsoft. Este proceso solo debe hacerse una vez y el cuadro de diálogo Insertar vídeo le guiará a través de él. Insertar un vídeo de Facebook o OneDrive 1. PowerPoint 2016, haga clic en la diapositiva que desea agregar un vídeo a. 2. En la ficha Insertar, haga clic en vídeo > Vídeo en línea. 3. En el cuadro de diálogo Insertar vídeo, haga clic en Facebook o OneDrive y, a continuación, desplácese hasta la ubicación donde se ha cargado el vídeo.

4. Haga clic en Insertar.

•

Puede grabar una narración antes o durante una presentación con diapositivas e incluir comentarios de la audiencia en la grabación. Si no desea una narración en toda la presentación, puede grabar comentarios sólo en diapositivas seleccionadas o desactivar la narración de forma que se reproduzca al desee que se reproduzca.

•

Al agregar una narración a una diapositiva, aparecerá un icono de sonido

en la diapositiva. Como ocurre con

cualquier sonido, hacer clic en el icono para reproducir el sonido o establecer el sonido se reproduzca automáticamente. •

Para grabar y oír una narración, el equipo tiene que disponer de una tarjeta de sonido, micrófono y altavoces.

•

Antes de iniciar la grabación, PowerPoint 2010 le pide que ya sea grabar los intervalos de diapositivas, simplemente las narraciones o ambos al mismo tiempo. También puede configurar los intervalos de diapositivas manualmente. Intervalos de diapositivas son especialmente útiles si desea que la presentación se ejecute automáticamente con los comentarios. Grabar los intervalos de diapositivas también grabar los tiempos de pasos de la animación y el uso de cualquier desencadenador en la diapositiva. Puede desactivar los intervalos de diapositivas cuando no desee que la presentación usarlas.

•

En este proceso, lo graba está incrustado en cada diapositiva y la grabación puede reproducirse en presentación con diapositivas. No se crea un archivo de

vídeo por este proceso de grabación. Sin embargo, si necesita uno, puede convertir una presentación en un vídeo con algunos pasos adicionales. •

Al grabar una narración, se ejecute durante la presentación y grabar cada diapositiva. Puede pausar y reanudar la grabación en cualquier momento.

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Antes de grabar la presentación con diapositivas, asegúrese de que el micrófono esté configurado y en funcionamiento.

•

En la ficha presentación con diapositivas, en el grupo Configurar, haga clic en Grabar presentación con diapositivas

•

Seleccione una de estas opciones: o Iniciar grabación desde el principio o Iniciar grabación desde la diapositiva actual

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En el cuadro de diálogo Grabar presentación con diapositivas, active la casilla narraciones y puntero láser y, si corresponde, active o desactive la casilla de verificación de los intervalos de animación y diapositivas.

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Haga clic en Iniciar grabación. Sugerencia: Para detener la narración en lamenú contextual de grabación, haga clic en Pausa. Para reanudar la narración, haga clic en Reanudar grabación.

•

Para finalizar la grabación de la presentación, haga clic con el botón secundario en la diapositiva y luego haga clic en Fin de la presentación.

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Los intervalos de diapositivas registrados se guardan automáticamente. Puede ver los intervalos en la vista Clasificador de diapositivas debajo de cada diapositiva.

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access. Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato Access 2007 (que también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003). Con Access, puede: • • • • •

Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de un artículo. Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta. Organizar y ver los datos de diferentes formas. Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o Internet.

Bases de datos relacionales y sus elementos Espacio de trabajo • Crear una nueva base de datos Cuando se abre Access, la vista Backstage muestra la ficha Nueva. La ficha Nueva proporciona varias formas de crear una nueva base de datos:

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Una base de datos en blanco Puede comenzar desde cero si lo desea. Es una buena opción si tiene requisitos de diseño muy específicos o si dispone de datos que necesita adaptar o incorporar. Una plantilla que se instala con Access Considere usar una plantilla si va a comenzar un nuevo proyecto y desea hacerlo rápidamente. Access se suministra con varias plantillas instaladas de forma predeterminada. Una plantilla de Office.com Además de las plantillas que vienen con Access, puede encontrar muchas más plantillas en Office.com. Ni siquiera es necesario abrir un explorador; las plantillas están disponibles desde la ficha Nueva.

Agregar a una base de datos Cuando esté trabajando en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de la aplicación. Los elementos de la aplicación son una característica que permite usar juntos varios objetos de base de datos relacionados como si fueran uno. Por ejemplo, un elemento de la aplicación puede consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de la aplicación. También puede crear consultas, formularios, informes, macros, es decir, todos los objetos de base de datos con los que suele trabajar. Crear una base de datos mediante una plantilla Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede usar tal y como están o como puntos de inicio. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios, macros e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de los problemas, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de muestra cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura. 1. Si tiene una base de datos abierta, en la pestaña Archivo, haga clic en Cerrar. La vista Backstage muestra la pestaña Nueva. 2. En la ficha Nueva aparecen varios conjuntos de plantillas, algunas integradas en Access. Puede descargar también más plantillas de

Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada. 3. Seleccione la plantilla que quiera usar. 4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que quiere guardar la base de datos y, después, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de SharePoint. Nota: Si bien ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio de SharePoint no es igual que una base de datos web que usa Servicios de Access. Para poder usar una base de datos de escritorio, debe tener instalado Access. Una base de datos web se puede usar con un explorador web. 5. Haga clic en Crear. Access crea una base de datos de la plantilla que elija y, a continuación, la abre. Para muchas plantillas, aparece un formulario en el que puede empezar por escribir datos. Si la plantilla contiene datos de muestra, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (la barra o el cuadro sombreado que aparece a la izquierda del registro) y luego seguir este procedimiento: En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Use Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que es podría querer usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que le permite moverse entre los diferentes objetos de base de datos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con plantillas, consulte el artículo Usar una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access. Principio de página Crear una base de datos sin plantilla Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso incluye alguna o ambas de estas operaciones:

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Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la pestaña Crear. Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco 1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y después en Base de datos en blanco. 2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y después haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar. 4. Comience a escribir para agregar datos o pegue datos desde otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access. Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos. Cuando se agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe. Si, de momento, no desea escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar la tabla abierta. Sugerencia: Access busca un archivo denominado En_blanco.accdb en la carpeta que se encuentra en [unidad de instalación]:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\1033\Access\. Si existe, En_blanco.accdb es la plantilla para todas las nuevas bases de datos en blanco, excluyendo las bases de datos web. Todas las bases de datos en blanco nuevas heredarán cualquier contenido que contenga. Esta es una buena forma de distribuir contenido predeterminado, como números de pieza o directivas y descargos de responsabilidad de empresas. Recuerde que En_blanco.accdb no tiene ningún efecto en la creación de nuevas bases de datos web en blanco. Importante: Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la pestaña Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe. 1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar. 2. En la ficha Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee agregar. Si no ve el tipo que desea, haga clic en Más campos . 3. Access muestra una lista de tipos de campo usados regularmente. Haga clic en el tipo de campo que desee y Access agrega el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción. Puede mover el campo arrastrándolo. Al arrastrar un campo a una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo. 4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access. 5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre. Debería asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

Tablas y tipos de datos • Editar base de datos existente

A veces, desea realizar cambios en un registro existente, por ejemplo, para cambiar una dirección. Para editar un registro existente, abra un formulario o una tabla, desplácese al registro que desee cambiar y, a continuación, realice los cambios. Abra una tabla o un formulario •

En el panel de exploración, haga doble clic en el elemento que desee abrir (o haga clic en una vez si ha cambiado la opción Abrir objetos con en el cuadro de diálogo Opciones de exploración ). La tabla o el formulario se abre en su vista predeterminada.

Cuando abra un formulario o una tabla, se muestra toda la información existente y el primer campo del primer registro está normalmente seleccionado (resaltado). Si empieza a escribir mientras hay datos seleccionados, los caracteres que escriba reemplazarán los datos seleccionados. Reemplace el valor de un campo 1. Seleccione el contenido del campo que se va a reemplazar. Sugerencia: En la vista Hoja de datos, puede seleccionar un campo haciendo clic junto al borde izquierdo del campo cuando el puntero del mouse se convierte en un signo más (+) signo. En la vista formulario, puede hacer clic en la etiqueta de un campo para seleccionar el campo. 2. Escriba o seleccione el nuevo valor para el campo. Los caracteres que escriba o el valor que seleccione reemplazará el valor en el campo. Cuando se desplaza a otro registro o cierre el formulario o la tabla, se guardan los cambios. Para introducir información en un campo, haga clic en el campo y, a continuación, coloque el cursor donde desee insertar la información. Cuando el cursor está en el campo, puede mover el cursor utilizando las teclas de flecha. Nota: Puede insertar la fecha actual en un campo, presione CTRL + punto y coma (;). Para insertar la hora actual, presione CTRL + Mayús + coma (:). Insertar nueva información en un campo 1. Haga clic en el campo (o desplácese al campo usando la tecla TAB o las teclas de dirección y luego presionando F2). 2. Coloque el cursor donde desea introducir información.

3. Escriba el texto que desea insertar. Si comete un error de escritura, presione RETROCESO. Cuando se desplaza a otro registro o cierre el formulario o la tabla, Access guardará los cambios. Parte superior de la página Eliminar un registro Cuando se elimina un registro, se elimina permanentemente la información de la tabla. Por lo tanto, debe tener la seguridad que desea eliminar un registro antes de eliminarlo. Si necesita eliminar sólo parte de la información, pero no todo el registro, seleccione sólo los datos que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR. Eliminar un registro 1. Seleccione el registro o registros que desea eliminar. Para seleccionar un registro, haga clic en el selector de registros junto al registro, si el selector de registros está disponible. Para ampliar o reducir la selección, arrastre el selector de registro (si está disponible), o presione Mayús + flecha abajo o MAYÚS+FLECHA arriba. 2. Presione la tecla SUPR. -oEn la ficha Inicio , en el grupo registros , haga clic en Eliminar. Para obtener más información sobre cómo eliminar registros, vea el artículo eliminar uno o varios registros de una base de datos. Parte superior de la página ¿Al guardar los datos? Al modificar datos en un formulario o una tabla, los cambios se guardan automáticamente cuando se desplace a otro registro o cuando se cierre el formulario o tabla. Cuando se edita un registro, Access muestra el símbolo de lápiz en el selector de registro en el lado izquierdo del registro actual. Cuando se desplaza a otro registro, el símbolo de lápiz desaparece, lo que indica que se han guardado los cambios.

La siguiente tabla muestra algunos de los símbolos de selector de registro, es posible que vea. Símbolo Significado Indica el registro activo; el registro se ha guardado tal y como aparece. El registro activo se indica mediante un cambio de color en el selector de registro. Se está modificando este registro; aún no se han guardado los cambios realizados en el registro. Otro usuario ha bloqueado este registro, por lo que no se puede modificarlo. Es un registro nuevo en el que se puede insertar información. Indica el campo de clave principal y contiene un valor que identifica el registro de manera única. Nota: Si desea guardar los cambios en un registro sin moverse a otro registro, en la ficha Inicio , en el grupo registros , haga clic en Guardar registro. Parte superior de la página Cómo deshacer cambios Si escribe datos incorrectos, a menudo puede deshacer los cambios. Por ejemplo, al modificar datos de un campo, puede haga clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápidoo presione ESC para deshacer los cambios. Para deshacer todos los cambios en el registro, vuelva a presionar ESC. Incluso después de guardar los cambios o moverse a otro registro, todavía puede deshacer los cambios realizados en el registro anteriormente modificado haciendo clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Sin embargo, tan pronto como comience a modificar otro registro, aplicar o quitar un filtro o cambiar a otra ventana o ficha de documentos, los cambios se vuelven permanentes. • Campos y tipos de datos Al crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. El tipo de datos Texto corto es una elección habitual ya le permite escribir casi cualquier carácter (letra, símbolo o número). Sin embargo, una cuidada selección de tipos de datos puede ayudarle a aprovecharse de características adicionales de Access (como la validación de datos y las funciones) y a mejorar la precisión de la información que está almacenando. La tabla siguiente le proporciona información general de los tipos de datos disponibles en las bases de datos de escritorio de Access (.accdb y .mdb).

Tipo de datos Texto corto (anteriormente conocido como "Texto")

Uso

Datos alfanuméricos (nombres, Hasta 255 caracteres. títulos, etc.)

Número

Grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones y párrafos. Vea El tipo de datos Memo ahora se llama "Texto largo" para obtener más información sobre los detalles de los textos largos. Datos numéricos.

Número grande

Datos numéricos.

Fecha y hora

Fechas y horas. Datos monetarios, almacenados con 4 posiciones decimales de precisión. Valor único generado por Access para cada registro nuevo. Datos booleanos (verdadero/falso); Access almacena el valor numérico cero (0) para Falso y -1 para Verdadero. Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX desde otra aplicación basada en Windows. Una dirección de vínculo a un documento o archivo en Internet, en una intranet, en una red de área local (LAN) o en el equipo local Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos; cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada

Texto largo (anteriormente conocido como "Memo")

Moneda

Autonumeración

Sí/no

Objeto OLE

Hipervínculo

Datos adjuntos

Tamaño

Hasta 1 gigabyte (GB) aproximadamente, pero los controles para mostrar un texto largo se limitan a los primeros 64 000 caracteres. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes. 8 bytes. Para obtener más información, vea Usando el tipo de datos de número grande. 8 bytes. 8 bytes. 4 bytes (16 bytes para el Id. de replicación).

1 byte.

Hasta unos 2 GB. Hasta 8192 (cada parte de un tipo de datos Hipervínculo puede contener un máximo de 2048 caracteres).

Hasta unos 2 GB.

Tipo de datos

Calculado

Asistente para búsquedas

Uso de datos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo de base de datos. Tenga en cuenta que el tipo de datos Datos adjuntos no está disponible en los formatos de archivo MDB. Puede crear una expresión que use datos de uno o varios campos. Puede designar tipos de datos de resultados diferentes de la expresión. Tenga en cuenta que el tipo de datos Calculado no está disponible en los formatos de archivo MDB. La entrada del Asistente para búsquedas en la columna de tipo de datos en la vista Diseño no es realmente un tipo de datos. Al elegir esta entrada, inicie el Asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de valores para validar el contenido de un único valor por fila. Un campo de búsqueda compleja permite almacenar varios valores del mismo tipo de datos en cada fila.

Tamaño

Depende del tipo de datos de la propiedad Tipo de resultado. El resultado de tipo de datos de texto corto puede tener hasta 243 caracteres. Texto largo, número, Sí/No y la fecha y hora debe coincidir con sus respectivos tipos de datos.

Depende del tipo de datos del campo de búsqueda.

• Objetos de la base de datos Las tablas Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin ellas sería imposible que funcionen correctamente. Los Formularios Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna

vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet. La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente. Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de da Las Consultas Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes. Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla. Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.

Los Reportes Son muy úliles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

tos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas. Información general El panel de navegación es la forma principal en que se pueden ver todos los objetos de base de datos y obtener acceso a ellos. Cuando se abre una base de datos en Access, el panel de navegación aparece de manera predeterminada a la izquierda del área de trabajo. Ajustar el panel de navegación Puede ajustar la apariencia del panel de navegación de las siguientes formas:

Para Cambiar el ancho del panel de navegación Abrir y cerrar el panel de navegación

Realice este procedimiento Coloque el puntero sobre el borde derecho del panel de navegación y, a continuación, cuando cambie a una flecha de doble cara, arrastre el borde para aumentar o disminuir el ancho. Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel o presione F11 para abrir y cerrar el panel de navegación.

Uso de objetos de base de datos en el panel de navegación Haga doble clic en cualquier objeto del panel de navegación para usarlo. Si hace clic con el botón secundario del mouse en un objeto, verá un menú contextual que le permitirá hacer varias cosas, como abrir un objeto en la vista Diseño.

Categorías y grupos en el panel de navegación Los objetos de una base de datos se pueden organizar en grupos y categorías. Los grupos permiten organizar y asociar los objetos en el panel de navegación, mientras que las categorías hacen lo propio con los grupos.

Por ejemplo, en la imagen anterior, Navegación de tareas es la categoría y Tareas, Contactos y Objetos auxiliares son los grupos. Cuando se selecciona una categoría, los elementos se organizan en los grupos que contiene la categoría. Por ejemplo, si se elige la categoría Tablas y vistas relacionadas, los elementos se organizan en un grupo por tabla, y cada grupo contiene los accesos directos a todos los objetos que usan la tabla (consultas, formularios, informes, etc.). Si un objeto usa más de una tabla, aparece en todos los grupos pertinentes. Volver al principio Seleccione una categoría en el panel de navegación Al crear una nueva base de datos, la categoría que se muestra de manera predeterminada es Tablas y vistas relacionadas, y el grupo es Todas las tablas. Todas las bases de datos también tienen una categoría llamada Personalizada que se puede usar para crear una vista personalizada de los objetos. Además,

Access proporciona dos categorías predefinidas más entre las que se puede seleccionar, en función de la forma en que se desee que se muestren los objetos: Categoría

Descripción Permite ver todos los objetos de la base de datos, ordenados por Tipo de objeto tipo. Fecha de creación Permite ubicar los objetos creados o modificados en una fecha específica o en un intervalo de fechas. Puede filtrar por Hoy o y Todas las fechas. Estas categorías muestran los objetos en un orden descendente desde el momento en que se crearon o modificaron por última vez. Fecha de modificación

Cada categoría predefinida incluye un grupo global que contiene todos los objetos de la base de datos. Encontrará fácilmente el grupo global de una categoría si busca la palabra Todos en el nombre del grupo. Por ejemplo, si selecciona la categoría Tablas y vistas relacionadas, el grupo global se denomina Todas las tablas. Volver al principio Mostrar y ordenar objetos en el panel de navegación Puede seleccionar la forma en que se muestran los objetos de la base de datos en el panel de navegación. Por ejemplo, puede incluir las fechas de creación o

modificación, o mostrar objetos como iconos o listas. De forma predeterminada, Access ordena los objetos en el panel de navegación por tipo de objeto en orden alfabético ascendente, pero también puede cambiar el orden para adaptarlo a sus necesidades. Para especificar la manera en que se muestran y ordenan los objetos, haga lo siguiente: •

Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de navegación para mostrar el menú contextual y, a continuación, realice cualquiera de las siguientes acciones: Para cambiar la forma en que se muestran los objetos, seleccione Vista por y, a continuación, haga clic en Detalles, Icono o Lista. Para ver todos los grupos de la base de datos, haga clic en Mostrar todos los grupos. Para cambiar el criterio de ordenación del panel de navegación, seleccione Ordenar por y, después, seleccione una opción de ordenación. Para ordenar manualmente y personalizar el orden de presentación, haga clic en Ordenar por y, a continuación, en Quitar ordenaciones automáticas.

Volver al principio Buscar objetos en una base de datos en el panel de navegación A medida que escribe texto en el cuadro Buscar, Access busca dentro de la categoría los grupos que contienen un objeto o acceso directo de objeto que coincida con el término de búsqueda. Todos los grupos que no contengan una coincidencia se contraen. Nota: Access busca objetos solo en las categorías y los grupos que se muestran actualmente en el panel de navegación. Sugerencia: Para buscar en toda la base de datos un objeto específico, seleccione una de las categorías predefinidas en el panel de navegación, como Tablas y vistas relacionadas o Tipo de objeto. Esto ayuda a asegurarse de que todos los grupos están visibles en el panel de navegación. Usar el cuadro Buscar para buscar objetos o accesos directos de la base de datos 1. Si el cuadro Buscar no está visible en la parte superior del panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Barra de búsqueda. 2. Escriba una parte o el nombre completo del objeto o acceso directo en el cuadro Barra de búsqueda.

A medida que escribe los caracteres, Access busca y elimina todos los títulos de grupo que no contengan coincidencias. 3. Para realizar otra búsqueda, haga clic en Borrar cadena de búsqueda presione la tecla RETROCESO para eliminar los caracteres y, a continuación, escriba el nuevo texto que desea buscar. Nota: Cuando borre el contenido del cuadro Barra de búsqueda, el panel de navegación muestra nuevamente todos los objetos disponibles. Volver al principio Crear y modificar categorías y grupos en el panel de navegación personalizados Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access. Al crear una nueva base de datos sin usar una plantilla, de manera predeterminada, la base de datos contiene la categoría Personalizada, que muestra un grupo que contiene todos los objetos definidos en la base de datos. Puede cambiar el nombre de la categoría personalizada, crear más grupos personalizados en ella y asignar objetos a esos grupos. La opción de ordenación predeterminada para los grupos es Todas las tablas. Al ver las categorías y los grupos personalizados desde el panel de navegación, siempre se ven los accesos directos a los objetos. Los accesos directos pueden identificarse mediante una pequeña flecha situada junto a la esquina inferior izquierda del icono del objeto.

Al abrir un acceso directo, se abre su objeto de destino correspondiente. Sin embargo, si elimina un acceso directo, Access no elimina el objeto de la base de datos al que apunta el acceso directo. También puede ocultar y cambiar los nombres de los accesos directos sin cambiar los datos a los que los accesos directos apuntan en la base de datos.

Una forma de personalizar los objetos de una base de datos es crear categorías personalizadas. Por ejemplo, puede crear una categoría personalizada cuando desea crear un formulario con tipos específicos de botones o vínculos que puede usar para navegar por la base de datos. Cuando crea una categoría personalizada, se aplica únicamente a la base de datos actual. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a otras bases de datos. Para crear una categoría personalizada, cambie el nombre de la categoría Personalizada predeterminada que Access proporciona o cree una nueva categoría personalizada. Limitar el número de categorías y grupos personalizados en la base de datos facilita la ubicación de datos. Nota: Aunque puede quitar los objetos de una categoría o un grupo personalizado, no puede quitar los objetos de una categoría o un grupo predefinido. Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, use el cuadro de diálogo Opciones de navegación. El cuadro de diálogo muestra una lista de todas las categorías que se han definido en la base de datos y muestra los grupos de una categoría seleccionada. Crear una categoría personalizada Al crear una nueva categoría personalizada, se crean los grupos Objetos sin asignar y Grupo personalizado 1 para dicha categoría. De forma predeterminada, Access no coloca ningún objeto en el grupo Objetos sin asignar. En su lugar, todos los objetos de una categoría que no estén asignados a un grupo se muestran en el grupo Objetos sin asignar en el panel de navegación. 1. Para crear una nueva categoría, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Categorías, haga clic en Agregar elemento. Aparece una categoría nueva en Categorías, en el cuadro de diálogo Opciones de navegación. 3. Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR. Cambiar el nombre de una categoría personalizada en el panel de navegación Si hay una categoría personalizada que no se usa, puede cambiarle el nombre en lugar de agregar una nueva categoría personalizada. 1. Para cambiar el nombre de una categoría personalizada, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

2. En Categorías, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de elemento. 3. Escriba un nuevo nombre para la categoría y presione ENTRAR. Después de crear o cambiar el nombre de una categoría personalizada, tiene que crear grupos personalizados en cada categoría personalizada. Access crea automáticamente un grupo Grupo personalizado 1 y un grupo Objetos sin asignar en cada categoría nueva. Los objetos que no están asignados a grupos se colocan automáticamente en el grupo Objetos sin asignar. Puede crear un nuevo grupo personalizado o cambiar el nombre del grupo Grupo personalizado 1 por el nombre que elija. Crear un grupo personalizado en el panel de navegación 1. Para crear un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en Agregar grupo. 3. Escriba un nombre para el nuevo grupo y presione ENTRAR. Cambiar el nombre de un grupo personalizado en el panel de navegación 1. Para cambiar el nombre de un grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en el grupo personalizado y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de grupo. 3. Escriba un nuevo nombre del grupo y presione ENTRAR. Después de haber creado un grupo personalizado en una categoría personalizada, agregue o mueva objetos, como tablas, en el grupo personalizado. Volver al principio Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de navegación Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access. Puede agregar objetos a un grupo personalizado de varias formas diferentes, como arrastrar un objeto para crear un acceso directo, copiar y pegar, e importar objetos desde orígenes externos. Sin embargo, si elige cortar un objeto de un grupo, tenga en cuenta que esto puede causar problemas. No se recomienda cortar un objeto porque una base de datos es un conjunto de componentes que funcionan juntos, y si se elimina un objeto de ese conjunto de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos.

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• •

Para agregar o mover objetos de la base de datos a un grupo personalizado, haga clic en la flecha desplegable de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado que creó. En Objetos sin asignar, haga clic con el botón secundario en el objeto que desea agregar o mover. Haga clic en Agregar al grupo en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado al que desea agregar el objeto.

Copiar y pegar objetos • •

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto que desee copiar, y, a continuación, haga clic en Copiar. Haga clic con el botón secundario en el grupo del panel de navegación donde quiera pegar el objeto y, después, haga clic en Pegar. También puede pegar el objeto en el panel de navegación de otra base de datos que esté abierta en Access.

Importar tablas desde otras bases de datos o datos de otros programas (como archivos de texto y libros de Microsoft Office Excel) es otra forma de agregar objetos a la base de datos. Para obtener más información sobre cómo importar datos externos, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo. Volver al principio Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados en el panel de navegación Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access. Al ver objetos personalizados en el panel de navegación, en realidad está viendo los accesos directos a esos objetos. Un icono de objeto con una pequeña flecha ubicada junto a la esquina inferior izquierda indica que es un acceso directo o un puntero al propio objeto.

Si quita o elimina un acceso directo del panel de navegación, no estará quitándolo de la base de datos, sino que solo está quitando el puntero hacia ese objeto. Cuando el acceso directo de un objeto se quita de un grupo personalizado en el

panel de navegación, la referencia al objeto se quita del grupo personalizado y el objeto aparece en el grupo Objetos sin asignar del panel de navegación. • •

Para quitar un acceso directo, haga clic con el botón secundario en el objeto en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Quitar. Para restaurar el acceso directo para el objeto, arrastre el objeto del grupo Objetos sin asignar del panel de navegación al grupo personalizado.

Importante: Aunque puede eliminar (es decir, quitar de forma permanente) los grupos personalizados y predefinidos, no se recomienda hacerlo porque puede causar problemas en la base de datos. Las bases de datos son grupos de componentes que funcionan juntos, y si se borra un objeto de ese grupo de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos. Volver al principio Ocultar objetos y grupos en el panel de navegación Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access. Ocultar un objeto o grupo puede ser una mejor opción que eliminarlo cuando el objeto o grupo no se usa o se desea restringir el acceso a él. Ocultar un objeto no cambia la base de datos, mientras que eliminar un objeto o grupo (aunque parezca ser un duplicado) puede hacer que la base de datos deje de funcionar completamente o en parte. Para ocultar un objeto o grupo en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones: • •

Para ocultar un objeto, haga clic con el botón secundario en el objeto y, a continuación, haga clic en Ocultar en este grupo. Para ocultar un grupo entero, haga clic con botón secundario en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar.

Para ocultar un objeto o grupo que aparece atenuado en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones: 1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación. 2. En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, desactive la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

•

Crear una nueva tabla

Información general Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos. Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia. Cada campo contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también suele denominarse una columna o un atributo. Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

1. Un registro 2. Un campo 3. Un valor de campo Una base de datos de Access puede contener un gran número de tablas y cada una almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener una amplia variedad de campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos. Relaciones de tabla Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en las tablas de una base de datos de Access suelen almacenarse datos sobre temas que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos contenga: •

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

• •

Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo. Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Dado que almacena datos sobre diferentes temas en tablas independientes, necesita alguna manera de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente datos relacionados de esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común. Claves Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves: •

•

Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos. Clave externa Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador). Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, usa la relación para

identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relación de tabla mostrada en la ventana Relaciones. 1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo. 2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave). Ventajas de las relaciones Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas: •

•

Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos. Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento. Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

Crear una tabla en una nueva base de datos 1. Haga clic en Archivo > Nuevo. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Nuevo. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos. 3. Para ir a una ubicación diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta. 4. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos. Crear una tabla en una base de datos existente 1. Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir. 3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos. Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos 1. Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla. 3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles. Si usa Access 2007, los orígenes de datos se encuentran en el grupo Importar.

4. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso. Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la pestaña Crear. Principio de página Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, también puede crear una lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas en Access incluyen Contactos, Tareas, Problemas y Eventos. 1. Haga clic en Archivo > Abrir. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos en la que desea crear una tabla y luego haga clic en Abrir. 3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint. 4. Siga uno de estos procedimientos: o Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla i. Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos. ii. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista. iii. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente. iv. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). o Crear una nueva lista personalizada i. Haga clic en Personalizado. ii. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista. iii. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente. iv. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). o Importar los datos de una lista existente i. Haga clic en Lista de SharePoint existente. ii. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar.

iii.

Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y luego haga clic en Siguiente. iv. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint que desea importar. Vincular a una lista existente i. Haga clic en Lista de SharePoint existente. ii. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vínculo. iii. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y luego haga clic en Siguiente. iv. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vínculo.

• Operaciones con los registros: ordenar y filtrar datos Ordenación rápida 1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. 2. Haga clic en Ordenar de la A a la Z para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor). 3. Haga clic en Ordenar de la Z a la A para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor). Especificar criterios para ordenar Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar, además de otros criterios como la fuente o los colores de la celda. 1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar. 2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 3. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 4. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. 5. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

Eliminar un filtro de una columna Haga clic en el botón del icono Filtroque se encuentra junto al encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Quitar filtro de <" Nombre de columna”>. Eliminar todos los filtros de una hoja de cálculo Haga clic en Datos > Quitar. • Índices Puede usar un índice para ayudar a Access a buscar y ordenar los registros más rápidamente. Un índice almacena la ubicación de los registros basándose en el campo o campos que elija indizar. Después de que Access obtenga la ubicación del índice, se pueden recuperar los datos pasando directamente a la ubicación correcta. De esta forma, el uso de un índice puede ser considerablemente más rápido que examinar todos los registros para encontrar los datos. Crear un índice Para crear un índice, primero es necesario decidir si se va a crear un índice de un solo campo o de varios campos. Un índice de un solo campo se crea al establecer la propiedad Indizado. En la siguiente tabla se indican los posibles valores de la propiedad Indizado. Valor de la propiedad Indizado No Sí (con duplicados) Sí (sin duplicados)

Significado No crear un índice en este campo (o eliminar el índice existente) Crear un índice en este campo Crear un índice único en este campo

Si crea un índice único, Access no le permitirá escribir un valor nuevo en el campo si ese valor ya existe en el mismo campo de otro registro. Access crea automáticamente un índice único para las claves principales, aunque también es posible que quiera impedir valores duplicados en otros campos. Por ejemplo, puede crear un índice único en un campo que almacene números de serie, de modo que no haya dos productos con el mismo número de serie. Crear un índice de un solo campo . 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que desea crear el índice y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. Haga clic en el Nombre de campo del campo que desea indizar. 3. En Propiedades de campo, haga clic en la pestaña General. 4. En la propiedad Indizado, haga clic en Sí (con duplicados) si quiere permitir duplicados o en Sí (sin duplicados) para crear un índice único. 5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. Crear un índice de varios campos Para crear un índice de varios campos para una tabla, incluya una fila para cada campo del índice, así como el nombre del índice únicamente en la primera fila. Access trata todas las filas como parte del mismo índice hasta que llega a una fila que contiene otro nombre de índice. Para insertar una fila, haga clic con el botón derecho en la ubicación en la que quiere insertar la fila y, después, haga clic en Insertar filas en el menú contextual. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nombre de la tabla en la que desea crear el índice y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices. Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice. 3. En la columna Nombre del índice, en la primera fila en blanco, escriba el nombre del índice. Puede utilizar el nombre de uno de los campos del índice o cualquier otro nombre. 4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y, a continuación, en el primer campo que desee utilizar para el índice. 5. En la siguiente fila, deje en blanco la columna Nombre del índice y, a continuación, en la columna Nombre de campo, haga clic en el segundo campo del índice. Repita este paso hasta que haya seleccionado todos los campos que desee incluir en el índice. 6. Para cambiar el orden de los valores del campo, en la columna Criterio de ordenación de la ventana Índices, haga clic en Ascendente o en Descendente. El criterio de ordenación predeterminado es Ascendente. 7. En la ventana Índices, en Propiedades del índice, establezca las propiedades del índice para la fila en la columna Nombre del índice que contiene el nombre del índice. Establezca las propiedades según la siguiente tabla. Etiqueta Principal Único Ignorar Nulos

Valor Si el valor es Sí, el índice es la clave principal. Si el valor es Sí, todos los valores del índice deben ser únicos. Si el valor es Sí, los registros con un valor nulo de los campos indizados se excluyen del índice.

8. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. 9. Cierre la ventana Índices. Eliminar un índice Si descubre que un índice ya no es necesario o afecta demasiado al rendimiento, puede eliminarlo. Al eliminar un índice, solo quita este índice y no el campo o los campos en los que se basa. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla en la que se encuentra el índice que quiere eliminar y, después, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices. Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice. 3. En la ventana Índices, seleccione la fila o las filas que contienen el índice que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. 5. Cierre la ventana Índices. Ver y modificar índices Es posible que quiera ver los índices de una tabla para evaluar su efecto sobre el rendimiento o para asegurarse de que unos campos concretos estén indizados. 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla en la que se encuentra el índice que quiere modificar y, después, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Índices. Aparece la ventana Índices. Modifique el tamaño de la ventana para que se vean algunas filas en blanco y las propiedades de índice. 3. Vea o modifique los índices y las propiedades de índice de modo que se ajusten a sus necesidades. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G. 5. Cierre la ventana Índices. Creación automática de índices

En algunos casos, Access crea índices para el usuario de forma automática. Por ejemplo, se crea un índice automáticamente para cualquier campo o campos que se designen como una clave principal de la tabla. Otra fuente de creación automática de índices es la opción Autoindizar al importar o crear del cuadro de diálogo Opciones de Access. Access indiza de forma automática cualquier campo cuyo nombre comience o termine con los caracteres especificados en el cuadro Autoindizar al importar o crear, como Id., clave, código o núm. Para ver o modificar el valor actual, siga estos pasos: 1. Haga clic en Archivo > Opciones. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office y, después, haga clic en Opciones de Access. 2. Haga clic en Diseñadores de objetos y, después, en Diseño de tabla, agregue, modifique o elimine los valores en el cuadro Autoindizar al importar o crear. Use un punto y coma (;) para separar los valores. Nota: Si el nombre de un campo comienza o termina con un valor de los que aparecen en el cuadro, el campo se indiza de forma automática. 3. Haz clic en Aceptar. Dado que cada índice adicional exige más trabajo por parte de Access, el rendimiento disminuye al agregar o actualizar datos. Por tanto, es posible que quiera considerar la posibilidad de cambiar los valores que aparecen en el cuadro Autoindizar al importar o crear o de reducir el número de valores para minimizar el número de índices creados. • Relaciones entre tablas Crear una relación de tabla Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. 4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial. 8. Haga clic en Crear. Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

Notas: •

•

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno. Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual. Abrir el panel Lista de campos •

En el grupo Campos y columnas de la pestaña Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos. En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación. En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos 1. En el grupo Campos y columnas de la pestaña Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla. 3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. 4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. Se inicia el Asistente para búsquedas. 5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información. Principio de página Eliminar una relación de tabla Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

1. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. 1. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 2. Presione la tecla SUPRIMIR. o bien Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar. 3. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. Nota: Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación. Principio de página Cambiar una relación de tabla Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Realizar los cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 1. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Tenga en cuenta que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, consulte el artículo Guía del panel de exploración. 1. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 2. Haga doble clic en la línea de relación. o bien En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

3. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los

campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial. Configurar el tipo de combinación Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.

Nota: En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia. Configurar el tipo de combinación 1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. 2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla. Opción 1. Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. 2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y solo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. 3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación relacional

Tabla izquierda

Combinación interna

Filas Filas coincidentes coincidentes

Combinación Todas las externa izquierda filas

Tabla derecha

Filas coincidentes

Combinación Filas Todas las externa derecha coincidentes filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes. Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 1. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, consulte el artículo Guía del panel de exploración. 1. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 2. Haga doble clic en la línea de relación. o bien En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 3. Haga clic en Tipo de combinación. 4. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Principio de página Exigir integridad referencial El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada. Activar o desactivar la integridad referencial 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 1. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Tenga en cuenta que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, consulte el artículo Guía del panel de exploración.

1. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 2. Haga doble clic en la línea de relación. o bien En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 3. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. 4. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: •

•

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados. Notas: Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial: El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos. Configurar las opciones en cascada Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal. Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 1. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Tenga en cuenta que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, consulte Guía del panel de navegación. 1. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. 2. Haga doble clic en la línea de relación. o bien En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 3. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. 4. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas. 5. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota: Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico. Consultas • Consultas de selección sencillas Cuando quiera seleccionar datos específicos de uno o varios orígenes, use una consulta de selección. Una consulta de selección le ayuda a recuperar únicamente los datos que le interesen y a combinar datos de varios orígenes. Puede usar tablas y otras consultas de selección como orígenes de datos para una consulta de selección. En este tema se facilita una descripción general de las consultas de selección y se indican los pasos para crear una en vista Diseño o mediante el Asistente para consultas. Pasos básicos para crear una consulta de selección

Puede crear una consulta de selección en la vista Diseño o mediante el Asistente para consultas. Algunos elementos de diseño no están disponibles cuando se utiliza el asistente, pero puede agregarlos más adelante en la vista Diseño. Aunque los dos métodos son ligeramente diferentes entre sí, los pasos básicos son los mismos: 1. Elija las tablas o consultas que desea usar como orígenes de datos. 2. Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir. 3. Especifique criterios para limitar los registros que devuelve la consulta (opcional). Tras crear una consulta de selección, ejecútela para ver los resultados. Para ejecutar una consulta de selección, ábrala en la vista Hoja de datos. Si guarda la consulta, podrá volver a utilizarla cuando sea necesario. Por ejemplo, como origen de datos de un formulario, informe u otra consulta. Usar el Asistente para consultas para crear una consulta de selección Puede usar el Asistente para consultas para crear una consulta de selección automáticamente. Si utiliza el asistente, no podrá editar todos los detalles de diseño de la consulta. No obstante, el proceso de creación suele ser más rápido. Asimismo, el asistente puede detectar algunos errores de diseño básicos e indicarle que realice una acción diferente. Antes de comenzar Si utiliza campos de orígenes de datos que no están relacionados entre sí, el Asistente para consultas le preguntará si desea crear relaciones. El asistente abrirá la Ventana Relaciones, pero tendrá que reiniciar el asistente si edita alguna relación. Por lo tanto, antes de ejecutar el asistente, considere crear las relaciones necesarias para su consulta. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones de tabla, vea el artículo Guía de relaciones de tabla. Usar el Asistente para consultas 1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas. Si usa Access 2007, haga clic en Crear > Otros > Asistente para consultas.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y en Aceptar. 3. A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o consultas. Para cada campo, realice estos dos pasos: a. En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo. b. En Campos disponibles, haga doble clic en el campo para agregarlo a la lista de Campos seleccionados. Si desea agregar todos los campos a la consulta, haga clic en el botón con el corchete angular derecho doble (>>). c. Cuando haya agregado todos los campos que desee, haga clic en Siguiente.

4. Si no ha agregado campos numéricos (campos que contienen datos numéricos), vaya al paso 9. Si ha agregado campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen. Siga uno de estos pasos: a. Si desea ver registros individuales, haga clic en Detalles y, después, en Siguiente. Vaya al paso 9.

b. Si desea ver datos numéricos resumidos, como promedios, haga clic en Resumen y, después, en Opciones de resumen.

5. En el cuadro de diálogo Opciones de resumen, especifique los campos que desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos. Para cada campo numérico, elija una de las funciones siguientes: a. Sum La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo. b. Prom La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo. c. Mín La consulta devuelve el valor más bajo del campo. d. Máx La consulta devuelve el valor más alto del campo.

6. Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de datos, seleccione la casilla Contar los registros de nombre de origen de datos adecuada. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de resumen. 8. Si no ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, vaya al paso 9. Si ha agregado un campo de Fecha y hora a la consulta, el Asistente para consultas le preguntará cómo desea agrupar los valores de fechas. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un campo numérico, como "Precio", y un campo de fecha y hora, como "Fecha de la transacción". A continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo "Precio". Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, mes, trimestre o año.

Seleccione el período de tiempo que desea utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a continuación, haga clic en Siguiente. Nota: En la vista Diseño, puede usar una expresión para agrupar valores en función del período de tiempo que desee. No obstante, el asistente solo ofrece estas opciones. 9. En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea abrirla o modificarla y, a continuación, haga clic en Finalizar. Si elige abrir la consulta, esta muestra los datos seleccionados en la vista Hoja de datos. Si elige modificar la consulta, esta se abre en la vista Diseño. Parte superior de la página Crear una consulta en la vista Diseño Puede usar la vista Diseño para crear manualmente una consulta de selección. Si usa la vista Diseño, tendrá más control sobre los detalles de diseño de la consulta. No obstante, es más fácil cometer errores de diseño, y puede tardar más en crear la consulta que con el asistente. Crear una consulta

Paso 1: Agregar orígenes de datos Cuando utiliza la vista Diseño, debe agregar los orígenes de datos y campos en pasos diferentes porque se usa el cuadro de diálogo Mostrar tabla para realizar la primera acción. Sin embargo, siempre puede agregar más orígenes de datos más adelante si así lo desea. 1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. Si usa Access 2007, haga clic en Crear > Otros > Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en las pestañas Tablas, Consultas o Ambas, haga doble clic en todos los orígenes de datos que desea usar o selecciónelos y haga clic en Agregar.

3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Combinaciones automáticas Si agrega orígenes de datos relacionados entre sí, las relaciones se agregarán automáticamente a la consulta como combinaciones. Las combinaciones especifican cómo se deben combinar los datos de orígenes relacionados. Access también crea automáticamente una combinación entre dos tablas si estas contienen campos con tipos de datos compatibles y uno de los campos es una clave principal.

Es posible que desee ajustar las combinaciones que Access crea. Access determina qué tipo de combinación crea en función de la relación que esta representa. Si Access crea una combinación pero no hay ninguna relación definida, Access crea una combinación interna. Si al agregar los orígenes de datos, Access crea automáticamente las combinaciones correctas, puede ir directamente al Paso 3: Agregar campos de salida. Utilizar el mismo origen de datos varias veces En ciertos casos, es posible que quiera realizar una autocombinación, es decir, combinar dos copias de la misma tabla o consulta. Esta combina los registros de la misma tabla cuando hay valores coincidentes en los campos combinados. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Empleados en la que el campo Supervpor para cada registro de empleado contiene el identificador del administrador en lugar del nombre. Podría usar una autocombinación para mostrar el nombre del administrador en el registro de cada empleado. Al agregar un origen de datos por segunda vez, Access agrega _1 al nombre de la segunda instancia. Por ejemplo, si ha agregado la tabla Empleados dos veces, la segunda instancia se denominará Empleados_1. Paso 2: Combinar orígenes de datos relacionados Si los orígenes de datos que agrega a una consulta ya están relacionados, Access crea automáticamente una combinación interna para cada relación. Si se aplica la integridad referencial, Access muestra también un "1" sobre la línea de la combinación para indicar la tabla del lado "uno" de una relación de uno a varios y un símbolo de infinito (∞) para indicar la tabla del lado "varios". Si agrega consultas a su consulta y no las ha relacionado, Access no creará automáticamente combinaciones entre dichas consultas, ni entre las consultas y tablas que no estén relacionadas. Si Access no crea combinaciones cuando agrega orígenes de datos, deberá agregarlas usted mismo. Los orígenes de datos que no estén combinados con otros orígenes de datos pueden causar problemas con los resultados de la consulta. Es posible que también quiera cambiar el tipo de una combinación de interna a combinación externa para que la consulta incluya más registros. Agregar una combinación •

Para agregar una combinación, arrastre un campo de un origen de datos hasta el campo correspondiente de otro origen.

Access muestra una línea entre los dos campos para señalar que se ha creado una combinación.

Una línea de combinación (con un círculo rojo). Cambiar una combinación 1. Haga doble clic en la combinación que desea cambiar. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

Cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. Tenga en cuenta que los nombres de las tablas cambian en el cuadro de diálogo con el fin de mostrar las tablas reales implicadas. 2. Revise las tres opciones del cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. 3. Haga clic en la opción que quiera usar y, después, haga clic en Aceptar. Cuando las combinaciones se hayan completado, agregue los campos de salida. Es decir, los campos que contienen los datos que quiere incluir en los resultados de la consulta. Paso 3: Agregar campos de salida

Puede agregar fácilmente un campo desde cualquiera de los orígenes de datos que haya agregado en el paso 1. •

Para agregar un campo, arrástrelo hacia abajo desde un origen de datos del panel superior hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño del panel inferior en la ventana de diseño de la consulta. Si sigue este método para agregar un campo, Access rellena automáticamente la fila Tabla de la cuadrícula de diseño para reflejar el origen de datos del campo. Sugerencia: Si desea agregar rápidamente todos los campos a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga doble clic en el nombre de la tabla o consulta en el panel superior para resaltar todos los campos de ese origen y, a continuación, arrástrelos todos a la vez hacia abajo hasta la cuadrícula de diseño.

Usar una expresión como campo de salida Si desea realizar cálculos o usar una función para generar un resultado de la consulta, puede usar una expresión como un campo de salida. La expresión puede usar los datos de cualquiera de los orígenes de datos de la consulta, además de funciones, como Formato o EnCad, y puede contener operadores constantes y aritméticos. 1. En una columna vacía de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón derecho en la fila Campo y, después, haga clic en Zoom en el menú contextual. 2. En el cuadro Zoom, escriba o pegue la expresión. Anteponga la expresión con el nombre que desea utilizar en la expresión de salida, seguido de dos puntos. Por ejemplo, si quiere etiquetar la expresión "Última actualización", inicie la expresión con Última actualización:. Nota: Puede utilizar expresiones para realizar una amplia variedad de tareas. No obstante, este artículo no incluye una explicación exhaustiva de las expresiones. Para obtener más información sobre cómo crear expresiones, vea el artículo Crear una expresión. Paso 4: Especificar criterios Este paso es opcional. Use criterios para limitar los registros que devuelve la consulta, en función de si los valores de campo cumplen sus especificaciones. Especificar criterios para un campo de salida

1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios del campo que contiene los valores que desea limitar, escriba una expresión que los valores de campo deben cumplir para incluirlos en los resultados. Por ejemplo, si quiere limitar una consulta a los registros cuyo valor de campo Ciudad es Las Vegas, escriba Las Vegas en la fila Criterios de dicho campo. Si desea obtener más ejemplos de criterios de consulta para distintos tipos de datos, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta. 2. Especifique los criterios alternativos en la fila O, bajo la fila Criterios. Si especifica criterios alternativos, un valor de campo puede cumplir cualquiera de los criterios de la lista e incluirse en el resultado de la consulta. Criterios para varios campos Puede usar los criterios con varios campos. Si opta por esta opción, todos los criterios en una fila Criterios u O determinada deben ser verdaderos para que se incluya el registro. Especificar criterios mediante un campo que se quiere incluir en el resultado Puede agregar un campo al diseño de la consulta sin incluir sus datos en el resultado de la consulta. Realice esta acción si desea usar los valores del campo para limitar los resultados de la consulta pero no desea verlos. 1. Agregue el campo a la cuadrícula de diseño. 2. Desactive la casilla del campo en la fila Mostrar. 3. Especifique los criterios como lo haría para un campo de salida. Paso 5: Resumir datos Este paso es opcional. Puede que desee resumir los datos, especialmente si son numéricos. Por ejemplo, es posible que quiera ver el precio medio o las ventas totales. Para resumir los datos en una consulta, use la fila Total. De manera predeterminada, la fila Total no se muestra en la vista Diseño. 1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Totales. Access muestra la fila Total en la cuadrícula de diseño de la consulta.

2. Para cada campo que desee resumir, seleccione la función que se usará en la lista de la fila Total. Las funciones disponibles dependen del tipo de datos del campo. Para obtener más información sobre la funcionalidad de la fila Total en consultas, vea el artículo Sumar o contar valores en una hoja de datos con una fila de totales. Paso 6: Ver los resultados Para ver los resultados de la consulta, haga clic en Ejecutar en la pestaña Diseño. Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos. Para realizar más cambios en la consulta, haga clic en Inicio > Vistas > Vista Diseño para volver a la vista Diseño. Modifique los campos, las expresiones o los criterios y, a continuación, vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee. Parte superior de la página Crear una consulta de selección en una aplicación web de Access La creación de una consulta de selección en una aplicación web de Access es similar al procedimiento anterior para bases de datos de escritorio, con unos pasos adicionales para hacer que los resultados de la consulta estén disponibles en el explorador. Importante Microsoft ya no recomienda crear ni usar aplicaciones web de Access en SharePoint. Como alternativa, puede usar Microsoft PowerApps para crear soluciones de negocio sin código para la web y dispositivos móviles. 1. Inicie la aplicación web en Access. 2. Haga clic en Inicio > Avanzadas> Consulta. 3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en las pestañas Tablas, Consultas o Ambas, haga doble clic en todos los orígenes de datos que desea usar o selecciónelos y haga clic en Agregar. Cuando termine, haga clic en Cerrar. 4. Arrastre los campos hacia abajo desde un origen de datos del panel superior hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño del panel inferior en la ventana de diseño de consulta.

5. Agregue cualquier criterio a los campos que desee. 6. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Consulta y haga clic en Guardar. A continuación, escriba un nombre para la consulta. 7. Para ver los resultados de la consulta, haga clic con el botón derecho en la pestaña Consulta y, después, haga clic en Vista Hoja de datos. Para que los resultados de la consulta estén disponibles en la vista de explorador, deberá agregar una vista basada en la consulta en el Selector de tabla. Para agregar una nueva vista a un título de tabla en el Selector de tabla, siga los pasos siguientes:

1. Haga clic en el nombre del título de la tabla en el Selector de tabla del panel izquierdo y, después, haga clic en el botón Agregar nueva vista (signo más).

2. En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre de la vista y seleccione un Tipo de vista. A continuación, seleccione el nombre de la consulta en el cuadro Origen de registros.

Sugerencia: Si usa varias tablas en una consulta, puede agregar la vista a cualquiera de las tablas o a todas ellas. 3. Haga clic en Inicio > Iniciar aplicación para abrir una vista en el explorador. 4. Haga clic en el nombre de la tabla y, después, en el nombre de la vista para agregar, modificar o eliminar datos en esta vista si la consulta es compatible con las actualizaciones. • Uso de operadores en las consultas Aprenda cómo usar los criterios de consulta para filtrar sus datos de Access. Este curso trata la adición de criterios a consultas, el uso de la lógica AND y OR, de

operadores lógicos como IN y BETWEEN y de los comodines. Debe tener conocimientos básicos acerca de las consultas para completar este curso. •

Consultas de selección avanzadas

Formularios • Diseño de formularios • ENCABEZADOS, SECCIONES DE DETALLE Y PIES • Normalmente colocaremos la información que deseamos presentar de la tabla o consulta subyacente en la sección de detalle en el centro de la ventana Formulario. Podemos añadir un encabezado en la parte superior de la ventana o un pie en la parte inferior de la misma para visualizar la información o los controles que no es necesario cambiar con cada registro diferente. • El área superior de la ventana que contiene el título Personal de la Universidad es el encabezado del formulario. En la parte inferior de la ventana se encuentra el pie del formulario. En la esquina inferior izquierda del formulario podemos ver un cuadro con el número de registro como el que aparecen en las tablas y consultas en el modo de ver Hoja de datos. Pulse el botón de flecha que se encuentra a la derecha del número de registro y verá el registro de la siguiente persona en la sección de detalle del formulario.

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CREAR NUEVO FORMULARIO CON HERRAMIENTAS DE DISEÑO Para empezar a construir un nuevo formulario, abra la base de datos. Seleccione la tabla o consulta que desea utilizar en el formulario en la ventana Base de datos. Seleccione Nuevo formulario en la lista desplegable del botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, o elija Formulario en el menú Insertar, y Microsoft Access presentará el cuadro de diálogo Nuevo formulario, mostrado en la siguiente figura.

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En el cuadro combinado situado en la parte inferior del cuadro de diálogo, Access visualiza el nombre de la tabla o consulta que ha sido seleccionada en la ventana Base de datos. Si desea seleccionar una tabla o consulta diferente, puede abrir la lista desplegable del cuadro combinado para ver todas las tablas y consultas de la base de datos.

Seleccione Modo de ver Diseño en el cuadro de diálogo y después pulse el botón Aceptar. Access abre la ventana Formulario en el modo de ver Diseño y además muestra una caja de herramientas que contiene las diversas herramientas de diseño. Access visualiza un formulario con una sección de detalle en blanco (una cuadricula gris). Puede señalar el borde de la sección de detalle con el puntero del ratón y arrastrarlo para ampliar o reducir dicha sección. Podemos eliminar la cuadrícula de puntos de la sección de detalle eligiendo la orden Cuadrícula en el menú Ver. Si desea añadir encabezados y pies al formulario, elija la orden Encabezado/Pie del formulario del menú Formato. Inicialmente, la sección de detalle presenta una anchura de 10 centímetros y una altura de 3 centímetros. Las divisiones de "centímetro" que podemos ver en las reglas están directamente relacionadas con el tamaño y resolución de su pantalla. En una pantalla VGA estándar de 640 por 480 pixels, la pantalla completa es aproximadamente de 25 centímetros de anchura por 18 centímetros de altura. Por omisión, Access establece la cuadrícula a 5 puntos por centímetro tanto horizontal como verticalmente. Podemos cambiar la densidad de los puntos de la cuadrícula cambiando los parámetros Línea X y Línea Y de la hoja de propiedades del formulario. Los números introducidos en los parámetros Línea X y Línea Y indican a Microsoft Access el número de intervalos por unidad de medida que desea

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en la cuadrícula de diseño. Podemos proporcionar un número comprendido entre 1 (el más espaciado) y 64 (el más fino). Podremos ver los puntos de la cuadrícula si seleccionamos un ajuste en centímetros de 9 o inferior. Si establecemos una cuadrícula más fina, Access no visualizará los puntos de la cuadrícula, pero todavía podremos utilizar esta cuadrícula para alinear los controles. Access siempre visualiza las líneas de la cuadrícula en intervalos de 1 centímetro, incluso cuando haya establecido valores demasiado pequeños para la Línea X o la Línea Y. Cuadro de herramientas El cuadro de herramientas, mostrado más abajo, es el "centro de órdenes" del diseño de formularios. Puede desplazar la caja de herramientas a través de la pantalla arrastrando su barra de título. También puede cambiar la forma de la caja de herramientas arrastrando sus bordes o esquinas. Si lo desea, puede desplazar la caja de herramientas a la parte superior del área de trabajo y "ubicarla" como una barra de herramientas. Para cerrar la caja de herramientas, pulse el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la misma, elija nuevamente la orden Caja de herramientas del menú Ver, o pulse el botón Caja de herramientas de la barra de herramientas. La caja de herramientas contiene los botones de todos los controles que se pueden utilizar en el diseño de un formulario. Cuando desee colocar un determinado control en el formulario, pulse el botón correspondiente a ese control en la caja de herramientas. Cuando desplace el puntero del ratón sobre el formulario, cambiará su apariencia convirtiéndose en un icono que representa la herramienta que ha sido seleccionada. Sitúe el puntero del ratón en el lugar donde desea colocar el control, y pulse el botón izquierdo del ratón para colocar el control sobre el formulario. Si desea cambiar el tamaño del control en el momento de su colocación en el formulario, haga clic y arrastre el puntero del ratón al tamaño deseado. (También puede cambiar el tamaño de un control una vez colocado arrastrando sus bordes o esquinas.)

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Herramienta Seleccionar objetos. Es la herramienta predeterminada. Utilice esta herramienta para seleccionar, cambiar el tamaño y editar los controles. Botón Asistente para controles. Pulse este botón para activar el Asistente para controles. Cuando este botón aparece presionado, un Asistente para controles le ayudará a introducir las propiedades del control siempre que cree un nuevo grupo de opción, cuadro combinado, cuadro de lista o botón de comando. Herramienta Etiqueta. Utilice esta herramienta para crear controles de etiqueta que contengan un texto fijo en el formulario. Por omisión, la mayor parte de los controles poseen un control de etiqueta asociado a los mismos. Puede utilizar esta herramienta para crear etiquetas independientes en los encabezados o para colocar instrucciones en el formulario. Herramienta Cuadro de texto. Utilice esta herramienta para crear controles de cuadro de texto para visualizar campos de texto, números, fechas, horas y memo en el formulario. Puede unir un cuadro de texto a uno de los campos de la tabla o consulta subyacente. Si permite actualizar un cuadro de texto que depende de un campo, podrá cambiar el valor de dicho campo (de la tabla o consulta subyacente) introduciendo un nuevo valor en el cuadro de texto. También podemos utilizar un cuadro de texto para el cálculo de valores utilizando expresiones. Herramienta Grupo de opciones. Utilice esta herramienta para crear un grupo de opciones que contenga uno o más botones de alternar, botones de opción o casillas de verificación. Podemos asignar un valor numérico independiente para cada botón o casilla de verificación que se incluya en el grupo. Cuando posea más de un botón o casilla de verificación en un grupo, sólo uno de ellos podrá estar seleccionado en un momento dado, y el valor asignado a ese botón o casilla seleccionada se convertirá en el valor del grupo de opciones. Puede seleccionar uno de los botones o casillas del

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grupo como valor predeterminado para el grupo. Si enlaza el grupo de opción a un campo de la tabla o consulta subyacente, podría establecer un nuevo valor para el campo al seleccionar un botón o casilla del grupo. Herramienta Botón de alternar. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de alternar que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o sí/no. Cuando hace clic en un botón de alternar, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o sí) y el botón aparecerá presionado. Haga clic en este botón de nuevo y su valor pasara a ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botón de alternar en un grupo de opción y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un grupo con varios botones de alternar, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de verificación previamente elegido será desactivado cuando haga clic en un nuevo botón de alternar y éste adquiera el valor activado. Si enlaza el botón de alternar a un campo de la tabla o consulta subyacente, podrá alternar el valor del campo haciendo clic en el botón de alternar. Herramienta Botón de opción. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de opción (también denominado algunas veces control de botón de radio) que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o si/no. Cuando hace clic en un botón de opción, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o si) y aparecerá un circulo negro en el centro del botón. Haga clic en este botón de nuevo y su valor pasará a ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botón de opción en un grupo de opciones y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un grupo con varios botones de opción, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de verificación previamente elegido será desactivado cuando haga clic en un nuevo botón de opción para activarlo. Si enlaza el botón de opción a un campo de la tabla o consulta subyacente, podrá alternar el valor del campo haciendo clic en el botón de opción. Herramienta Casilla de verificación. Utilice esta herramienta para crear un control de casilla de verificación que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o si/no. Cuando hace clic en una casilla de verificación, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o sí) y aparecerá una X en el interior de la casilla. Haga clic en esta casilla de nuevo y su valor pasará a ser 0 (para representar desactivado, falso o no), y la X desaparecerá de su interior. Puede incluir una casilla de verificación en un grupo de opción y asignar a la casilla un valor numérico único. Si crea un grupo con varias casillas de verificación, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de verificación previamente elegida será desactivada cuando haga clic en una nueva casilla de verificación para activarla. Si enlaza la casilla de verificación a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede alternar el valor del campo haciendo clic en la casilla de verificación. Herramienta Cuadro combinado. Utilice esta herramienta para crear un cuadro combinado que contenga una lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que pueda ser editado. Para crear la lista,

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puede introducir los valores en la propiedad Origen de la fila del control. También puede especificar una tabla o una consulta como origen de los valores de la lista. Microsoft Access visualiza el valor actualmente seleccionado en el cuadro de texto. Cuando pulse el botón de flecha abajo situado en el extremo derecho del cuadro, Access muestra los valores de la lista. Elija un nuevo valor en la lista para cambiar el valor del control. Si el cuadro combinado está unido a un campo de la tabla o consulta subyacente, podrá cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la lista. Puede enlazar varias columnas a la lista, y ocultar una o más columnas de la lista estableciendo la anchura de la lista de la columna a 0. También puede enlazar el valor actual del control a una columna oculta. Cuando cierra el cuadro combinado, Access visualiza el valor de la primera columna cuya anchura es mayor que 0. Cuando abre la lista del cuadro, Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de cero. Herramienta Cuadro de lista. Utilice esta herramienta para crear un cuadro de lista que contenga una lista con los posibles valores para el control. Para crear la lista, puede introducir los valores en la propiedad Origen de la fila del control. También es posible especificar una tabla o una consulta como origen para los valores de la lista. Los cuadros de lista siempre permanecen abiertos, y Access destaca cl valor actualmente seleccionado en el cuadro de lista. Elija un nuevo valor en la lista para cambiar el valor del control. Si el cuadro de lista está unido a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la lista. Puede enlazar varias columnas a la lista, y ocultar una o más columnas de la lista estableciendo la anchura de la lista de la columna a 0. También puede enlazar el valor actual del control a una columna oculta. Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de 0 y pueden ser incluidas dentro de la anchura definida para el control. Herramienta Botón de comando. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de comando que pueda activar una macro o un procedimiento en VBA. Herramienta Imagen. Utilice esta herramienta para añadir una imagen estática en su formulario. No podrá editar la imagen en el formulario, ya que es almacenada por Access en un formato que resulta muy eficiente en términos de velocidad de aplicación y tamaño. Si desea almacenar una imagen como fondo para su formulario, puede establecer la propiedad del formulario Imagen. Herramienta Marco de objeto independiente. Utilice esta herramienta para añadir un objeto procedente de otra aplicación que soporte la incrustación y vinculación de objetos (OLE). El objeto pasará a formar parte del formulario, no de los datos de la tabla o consulta subyacente. Puede añadir imágenes, sonidos, gráficos o diapositivas para mejorar la apariencia del formulario. Herramienta marco de objeto dependiente. Utilice esta herramienta para hacer disponible en el formulario un objeto OLE de datos subyacentes. Access puede visualizar la mayor parte de las imágenes y gráficos directamente en el formulario. Para los demás objetos, Access presente el

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icono de la aplicación en la cual fue creado el objeto. Por ejemplo, si el objeto es un objeto de sonido creado por el programa Grabadora de sonidos, aparecerá un icono de un micrófono en el formulario. Herramienta Salto de página. Utilice esta herramienta para añadir un salto de página entre las múltiples páginas de un formulario. Herramienta Subformulario/Subinforme. Utilice esta herramienta para incrustar otro formulario en el formulario actual. Puede utilizar un subformulario para mostrar los datos procedentes de una tabla o consulta que están relacionados con los datos del formulario principal. Access mantiene el enlace entre los dos formularios de forma automática. Herramienta Línea. Utilice esta herramienta para añadir líneas al formulario y mejorar así su apariencia. Herramienta Rectángulo. Utilice esta herramienta para añadir rectángulos coloreados o vacíos al formulario y mejorar así su apariencia. Cuando selecciona una herramienta distinta del botón Seleccionar objetos, quedará sin seleccionar después de utilizar la herramienta para colocar un control en el formulario. Si planifica crear varios controles utilizando la misma herramienta (por ejemplo, una serie de casillas de verificación en un grupo de opciones) haga doble clic en el botón de herramienta en la caja de herramientas para "bloquear" el botón y que permanezca seleccionado después de colocar el primer control. Puede anular el bloqueo de esa herramienta pulsando cualquier otro botón de herramienta (incluyendo la herramienta Seleccionar objetos). Lista de campos La lista de campos se utiliza en combinación con la caja de herramientas para colocar controles dependientes (controles vinculados a campos de una tabla o consulta) en el formulario. La lista de campos se abre pulsando el botón Lista de campos de la barra de herramientas o eligiendo la orden Lista de campos del menú Ver. Access visualiza el nombre de la tabla o consulta subyacente en la barra de título de la ventana. Si desea cambiar el tamaño de la lista de campos, arrastre los bordes de la ventana de modo que pueda visualizar el nombre de los campos más extensos. Utilice la barra de desplazamiento situada en la parte derecha de la ventana para desplazarse a través de la lista de nombres disponibles. Cuando utilice la lista de campos para colocar un control para un campo en el formulario, en primer lugar pulse el botón de la herramienta que desee. (La herramienta predeterminada es un control de cuadro de texto.) A continuación, arrastre el campo deseado desde la lista de campos hacia la posición deseada en el formulario. Si elige un control que no es apropiado para el tipo de datos, Access selecciona el control predeterminado para dicho tipo de datos. Por ejemplo, si elige cualquier control que no sea un control de marco de objeto dependiente para un objeto OLE, Access crea automáticamente un control de marco de objeto dependiente. Si intenta arrastrar y soltar un campo utilizando un control de subformulario/subinforme, marco de objeto independiente, línea, rectángulo

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o salto de página, Access crea en su lugar un cuadro de texto o un control de marco de objeto dependiente. Barra de herramientas Formato La barra de herramientas formato, mostrada en la siguiente figura, ofrece una forma rápida y sencilla de modificar la apariencia de un control con un simple clic de ratón en lugar de tener que establecer las propiedades.

A través de esta barra de herramientas también puede establecer el color de fondo de las secciones del formulario. De izquierda a derecha, las opciones son las siguientes: Seleccionar objeto Este cuadro de lista se utiliza para seleccionar un determinado objeto en el formulario. Esto es particularmente útil si coloca varios controles en la parte superior de otro control. Nombre de fuente Se utiliza para establecer la fuente de las etiquetas, cuadros de texto, botones de comando, botones de alternar, cuadros combinados y cuadros de lista. Tamaño de fuente Se utiliza para establecer el tamaño de la fuente. Negrita Pulse este botón para establecer el estilo de fuente a negrita. Cursiva Pulse este botón para establecer el estilo de fuente a cursiva. Subrayado Pulse este botón para subrayar el texto. Alinear a la izquierda Pulse este botón para alinear el texto a la izquierda. Centrar Pulse este botón para centrar el texto. Alinear a la derecha Pulse este botón para alinear el texto a la derecha. Color de fondo Se utiliza para establecer el color del fondo del control o área del formulario. Además puede establecer el color del fondo a transparente. Color del texto Se utiliza para establecer el color del texto del control. Color de los bordes Se utiliza para establecer el color del borde del control. Además, puede establecer este color a transparente. Ancho de los bordes Se utiliza para establecer la anchura del borde desde extrafino hasta una anchura de 6 puntos. Efecto especial Se utiliza para establecer la apariencia del control a plano, elevado, hundido, sombreado o cincelado. NOTA: Sólo puede seleccionar uno de los botones de alineación en un momento dado. Si no pulsa un botón, la alineación será establecida a General (los datos del texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha). Dependiendo del objeto que se encuentre seleccionado, algunas de las opciones de la barra de herramientas Formato podrían no estar disponibles. Por ejemplo, no puede establecer el color del fondo en un control de marco de objeto dependiente. Ni tampoco puede establecer los colores del borde o del relleno en un botón de alternar, ya que estas áreas siempre se establecen en color gris. Si tiene la hoja de propiedades abierta y se desplaza a través de los controles de modo que pueda observar las

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propiedades establecidas en la barra de herramientas Formato, podrá ver cómo cambian los ajustes en la hoja de propiedades a medida que pulsa los diferentes botones de esta barras de herramientas. Propiedades cuadro de texto En los campos Autonuméricos, cuyo valor no puede ser cambiado por el usuario, debería modificar este control para evitar que pueda ser seleccionado en el formulario. Para evitar la selección de un control, establezca la propiedad Activado del control a No. Access sombrea un control cuando ha sido desactivado, pero no está bloqueado. Establezca a Sí la propiedad Bloqueado para indicar que no será posible actualizar este control El control no estará sombreado, y no podrá acceder al mismo utilizando el tabulador ni seleccionarlo en el formulario en el modo de ver Formulario. Si especificamos los parámetros para las propiedades Formato, Lugares decimales o Máscara de entrada en el momento de la definición del campo de una tabla, Access copiará esos mismos ajustes en cualquier cuadro de texto que dependa de ese campo. Cualquier dato que se introducido mediante el uso del formulario deberá cumplir la regla de validación definida en la tabla; sin embargo, puede definir una regla más restrictiva para este formulario. A menos que proporcione un valor predeterminado en la hoja de propiedades, las nuevas filas heredan los valores predeterminados de la tabla. La propiedad Texto de la barra de estado obtiene su valor del parámetro introducido en la propiedad Descripción del campo de la tabla.

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Si selecciona la ficha Evento, verá un conjunto de propiedades adicionales con la palabra Al. La introducción de nombres de macros a modo de valores para estas propiedades, puede hacer que ciertos eventos activen ciertas acciones. También podemos hacer referencia a procedimientos en VBA. Propiedades de etiqueta También podemos establecer propiedades independientes para las etiquetas asociadas a los controles. Access copia la propiedad Título del campo de la tabla subyacente en la propiedad del mismo nombre de la etiqueta asociada al control. También puede corregir el texto del título que se encuentra en el interior de una etiqueta seleccionando la etiqueta, desplazando el puntero del ratón al interior de la etiqueta hasta que la forma del puntero cambie a un icono de I mayúscula, y haciendo clic de nuevo para establecer el punto de inserción en el texto de la etiqueta. De este modo, puede borrar los caracteres no deseados, y escribir una nueva información. Una vez finalizada la corrección de los controles de etiqueta, puede ocurrir que los controles sean demasiado extensos o pequeños para visualizar adecuadamente los nuevos nombres. Puede cambiar el parámetro de la hoja de propiedades para ajustar el tamaño de la etiqueta, o puede seleccionar el control y utilizar los ajustadores de tamaño del control para modificar el tamaño y la alineación. Para ajustar el tamaño de una etiqueta de forma rápida, haga clic en la etiqueta y elija la orden Tamaño del menú Formato, y después seleccione Al contenido en el submenú.

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Propiedades del formulario Haga clic en cualquier parte fuera de la sección de detalle del formulario o seleccione la orden Seleccionar formulario del menú Edición, y la hoja de propiedades visualizará las propiedades del formulario.

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Las propiedades que comienzan con Al activar registro en la hoja de propiedades pueden ser configuradas para ejecutar macros o procedimientos en VBA. Los eventos asociados con las propiedades pueden activar acciones de macro. En la mitad inferior de la primera parte de la lista de propiedades, podemos ver las propiedades Línea X y Línea Y, que controlan la densidad de los puntos de la cuadrícula. Los valores predeterminados son de 5 puntos por centímetro en ambos ejes. Access además traza una línea sombreada sobre la cuadrícula de diseño cada pulgada o centímetro para facilitar la alineación de los controles. Si desea utilizar la orden Ajustar a la cuadrícula del menú formato para que le sirva de ayuda en la tarea de alineación de los controles del formulario, probablemente deseará cambiar la densidad de los puntos de la cuadrícula para proporcionar un mayor control sobre el lugar donde desea colocar los objetos en el formulario. NOTA: Si establece un ajuste para los ejes X e Y superior a 9 para el sistema métrico, no será capaz de ver los puntos de la cuadrícula. RESULTADO DEL DISEÑO Para destacar los campos en el formulario, haga clic en la sección de detalle y a continuación establezca el color del fondo a gris oscuro utilizando el botón Color del fondo de la barra de herramientas Formato. Para hacer que las etiquetas destaquen en este fondo oscuro, arrastre el ratón alrededor de todos los controles de etiqueta o haga clic en la regla

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horizontal directamente sobre todos los controles de etiqueta y después establezca el Color del fondo a blanco. Si además desea hacer que la sección de detalle quede más próxima a los controles colocados en el formulario, arrastre los bordes del área de detalle con el puntero del ratón. Para seleccionar todos los controles de un área vertical, haga clic en la regla horizontal sobre el área que contiene los controles que desea seleccionar. Del mismo modo, para seleccionar todos los controles en un área horizontal, haga clic en la regla vertical. Pulse el botón Modo de ver Formulario de la barra de herramientas para ver el formulario. Para modificar el tamaño de la ventana Formulario de forma que se ajuste a los límites del diseño de su formulario, seleccione la orden Ajustar al formulario en el menú Ventana. Pulse el botón Guardar en la barra de herramientas o seleccione la orden Guardar del menú Archivo para almacenar el diseño de su nuevo formulario. Creación de formularios

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión. Crear un formulario en blanco en Access 1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos. 2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario. 3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario. Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

4. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora. 5. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles. Crear un formulario dividido en Access Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido. Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido. Crear un formulario que muestre varios registros en Access Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros,

pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos. 1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos. Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, vea Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos. Crear un formulario que contenga un subformulario en Access A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades, vea el artículo Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios) para obtener más información. Crear un formulario de navegación en Access Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador. 1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación. 2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de navegación que desee. Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista Presentación. Para más información, vea Crear un formulario de navegación. Informes • Creación y modificación de informes sencillos Puede crear una variedad de informes en Access, desde el más sencillos a los más complejos. Comenzar por pensar en origen del registro del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las

ventas por región, primero debe determinar los campos que contienen los datos que desea ver en el informe y en qué tablas o consultas residen. Crear un informe mediante la herramienta de informe La herramienta informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin pedir información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta de informe no puede crear el producto final terminado que desee en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. A continuación, puede guardar el informe y modificarlo en la vista presentación o vista Diseño para que atienda mejor a sus necesidades. 1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe. 2. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en informe. Access crea el informe y lo muestra en la vista Diseño. 3. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, consulte la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico. Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe y la tabla o consulta base que usa como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access muestra los datos más recientes desde el origen de registros. Crear un informe mediante el Asistente para informes Puede usar al Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que aparecen en el informe. También puede especificar cómo se agrupa y ordena los datos y puede usar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado las relaciones entre las tablas y consultas con antelación. • •

En la pestaña Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.. Siga las instrucciones en las páginas del Asistente para informes. En la última página, haga clic en Finalizar. Vista previa del informe, consulte el informe tal como aparecerá en la impresión. También puede aumentar el nivel de ampliación para acercar en detalles. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, consulte la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

Nota: Si desea incluir campos de varias tablas y consultas en el informe, haga clic en siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. En su lugar, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos adicionales que desee incluir en el informe. A continuación, haga clic en siguiente o Finalizar para continuar. Crear etiquetas mediante el Asistente para etiquetas Use el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños de etiqueta estándar. 1. En el panel de navegación, abra la tabla o consulta que será el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic en él. 2. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en etiquetas. 3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última página, haga clic en Finalizar. Access muestra las etiquetas en la vista previa de impresión para que puedan ver tal como aparecerá cuando se imprimen. Puede usar el control deslizante en la barra de estado de Access para acercar en detalles. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, consulte la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico. Nota: Vista previa de impresión es la única vista que puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos en una sola columna. Crear un informe mediante la herramienta informe en blanco Si no está interesado en el uso de la herramienta informe o el Asistente para informes, puede usar la herramienta informe en blanco para crear un informe desde cero. Esto puede ser una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si desea incluir sólo algunos campos en el informe. El siguiente procedimiento explica cómo usar la herramienta informe en blanco: •

En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en Informe en blanco. Se muestra un informe en blanco en la vista Diseño y el panel Lista de campos se muestra en el lado derecho de la ventana de Access.

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En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desea ver en el informe. Arrastre cada campo del informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y, a continuación, arrástrelos hasta el informe al mismo tiempo.

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Use las herramientas en el grupo Encabezado y pie de página en la ficha Diseño para agregar un logotipo, título, números de página o la fecha y hora al informe. Tenga en cuenta que si usa Access 2007, estas herramientas están en el grupo controles en la ficha formato.

Comprender las secciones del informe En Access, el diseño de un informe está dividido en secciones. Puede ver el informe en la vista Diseño para ver sus secciones. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo Access calcula los resultados. En la lista siguiente es un resumen de los tipos de sección y sus usos: •

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Encabezado del informe En esta sección se imprime una vez al principio del informe. Para obtener información que normalmente puede aparecer en una página de portada, como un logotipo, un título o una fecha, use el encabezado del informe. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función suma en el encabezado de informe, es la suma calculada para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página. Encabezado de página En esta sección se imprime en la parte superior de cada página. Por ejemplo, use un encabezado de página para repetir el título del informe en cada página. Encabezado de grupo En esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros nuevo. Utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe agrupado por producto, utilice el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función suma en el encabezado de grupo, es la suma del grupo actual. Detalle En esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. Esto es donde se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe. Pie de grupo En esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Use un pie de grupo para imprimir información de resumen para un grupo. Pie de página En esta sección se imprime al final de cada página. Use un pie de página para imprimir números de página o información por página. Pie del informe En esta sección se imprime una vez al final del informe. Use el pie del informe para los totales del informe de impresión u otra información de resumen de todo el informe. Nota: En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último grupo pie de página o detalle línea en la página final.

Ajustar el informe en la vista Diseño Después de crear un informe, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Diseño. Con los datos del informe como guía, puede ajustar los anchos de columna, reorganizar las columnas y agregar niveles de agrupación y totales. Puede incluir campos nuevos en el diseño del informe y configurar las propiedades para el informe y sus controles. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el nombre del informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño . Access muestra el informe en la vista Diseño. Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe y sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4. Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, siga uno de estos procedimientos: •

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En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes . Nota Si usa Access 2007, el comando Agregar campos existentes está en el grupo controles en la ficha formato. Presione ALT+F8.

A continuación, puede agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos al informe. Volver al principio Ajustar el informe en la vista Diseño También puede ajustar el diseño del informe en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al informe agregándolas a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le proporciona acceso a un gran número de propiedades que se pueden establecer para personalizar el informe. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el nombre del informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño . Access muestra el informe en la vista Diseño. Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades de informe y los controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, siga uno de estos procedimientos: •

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En la ficha formato, en el grupo controles, haga clic en Agregar campos existentes . Nota Si usa Access 2007, el comando Agregar campos existentes está en el grupo controles en la ficha formato. Presione ALT+F8.

A continuación, puede agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos al informe. Volver al principio Agregar campos desde el panel Lista de campos • •

Para agregar un solo campo, arrastre el campo desde el panel Lista de campos a la sección donde desea que se muestre en el informe. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.

Al colocar los campos en una sección de informe, Access crea un control de cuadro de texto dependiente para cada campo y coloca automáticamente un control de etiqueta junto a cada campo. Agregar controles al informe Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar un campo desde el panel Lista de campos al informe. Muchos otros controles se pueden crear en la vista Diseño con las herramientas del grupo controles en la pestaña Diseño. Determinar el nombre de una herramienta •

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta. Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control mediante las herramientas del grupo controles 1. Haga clic en la herramienta para el tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta de de casilla de verificación. 2. Haga clic en la cuadrícula de diseño de informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un

control de tamaño predeterminado, o haga clic en la herramienta y, a continuación, arrastre en la cuadrícula de diseño de informe para crear un control del tamaño que desee. 3. Si no coloca el control perfectamente al primer intento, puede mover mediante el procedimiento siguiente: a. Haga clic en el control para seleccionarlo. b. Coloque el puntero del mouse sobre el borde del control hasta que el puntero se convierta en una flecha de cuatro puntas . c. Arrastre el control a la ubicación que desee. Este procedimiento crea un control "independiente". Si el control es el tipo que puede mostrar datos (un cuadro de texto o una casilla de verificación, por ejemplo), debe escribir un nombre de campo o expresión en la propiedad origen del control que muestre los datos. Vea la sección sobre los controles de este tema para obtener más información. Mostrar la hoja de propiedades Para mostrar la hoja de propiedades en la vista Diseño, siga uno de estos procedimientos: •

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En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Nota Si usa Access 2007, el comando de la Hoja de propiedades está en el grupo Mostrar u ocultar en la ficha Diseño. Presione F4.

Volver al principio Guarde el trabajo Después de guardar el diseño del informe, puede ejecutar el informe tantas veces como sea necesario. Diseño del informe sigue igual, pero obtener datos actuales cada vez que imprime o ve el informe. Si cambian los informes que necesita, puede modificar el diseño de informe o crear un nuevo informe similar basado en el original. Guardar el diseño del informe •

Haga clic en archivo > Guardar o pulse CTRL + S. Nota, si usa Access 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+S. Como alternativa, haga clic en Guardar acceso rápido.

en la Barra de herramientas de

•

Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Guardar el diseño de informe con un nombre nuevo •

Si usa Access 2013 o superior, haga clic en archivo > Guardar como > Guardar objeto como. Si usa Access 2010, haga clic en archivo > Guardar objeto como. Si usa Access 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como > Guardar objeto como.

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En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en el nuevo informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver al principio Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico Después de guardar el diseño del informe, puede usar una y otra vez. Diseño del informe sigue igual, pero obtener datos actuales cada vez que ve o imprime el informe. Si cambian los informes que necesita, puede modificar el diseño de informe o crear un nuevo informe similar basado en el original. Ver el informe Existen varias formas de ver el informe. El método que elija depende de qué desea hacer con el informe y sus datos: •

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Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparece en el informe antes de imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe en el Portapapeles, utilice la vista informe. Si desea poder cambiar el Diseño del informe mientras ve los datos, use la vista Diseño. Si simplemente desea ver qué aspecto tendrá el informe cuando se imprime, use la vista previa de impresión.

Nota: Si el informe tiene formato de varias columnas, solo puede ver el diseño de columna en la vista previa de impresión. Vista de diseño y la vista de informe muestran el informe como una sola columna.

Ver el informe en la vista Informe Vista informe es la vista predeterminada que se usa cuando haga doble clic en un informe en el panel de navegación. Si el informe no está abierto, haga doble clic en el informe en el panel de navegación para ver en la vista informe. Si el informe está ya abierto, haga clic en el nombre del informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Informe. Trabajar con los datos en la vista Informe En la vista informe, puede seleccionar texto y copiar al Portapapeles. Para seleccionar todas las filas, haga clic y arrastre en el margen junto a las filas que desea seleccionar. A continuación, puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos: 1. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 2. Haga clic en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar. 3. Use el método abreviado de teclado: presione CTRL+C. Mostrar solo las filas que desee usando filtros Puede aplicar filtros directamente al informe sin salir de la vista informe. Por ejemplo, si tiene una columna "País o región" y que desea ver sólo aquellas filas donde el país o región está "Canadá", haga lo siguiente: 1. Buscar la palabra "Canadá" en el informe y haga clic en él. 2. Haga clic en es igual a "Canadá". Access crea y aplica el filtro. Activar o desactivar un filtro activado y desactivado Puede cambiar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. No elimina el filtro: simplemente se activa y desactiva. Quitar un filtro 1. Haga clic en el campo desde la que desea quitar el filtro. 2. Haga clic en Borrar filtro de nombre de campo. (El campo real aparece nombredecampo). Una vez se haya eliminado un filtro, no se puede cambiar en mediante el comando Alternar filtro. En primer lugar debe volver a crear el filtro.

Nota: Si aplica un filtro a un informe y a continuación, guarde y cierre el informe, se guardará el filtro. Sin embargo, la próxima vez que abra el informe, Access no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro. Vista previa del informe mediante el uso de la vista previa de impresión Haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista previa de impresión en el menú contextual. Puede usar los botones de navegación para ver las páginas de un informe de forma secuencial o saltar a cualquier página del informe.

1. Haga clic en para mostrar la primera página. 2. Haga clic en para mostrar la página anterior. 3. Haga clic en para mostrar la página siguiente. 4. Haga clic en para mostrar la última página. 5. Escriba un número de página en este cuadro y, a continuación, presione ENTRAR para ir a una página específica. En la vista preliminar, puede acercar para ver detalles o alejar para ver cómo se colocación los datos en la página. Con el cursor colocado sobre el informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic en nuevo. También puede usar el control de zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar. Para cerrar la vista previa de impresión, siga uno de estos procedimientos: • •

En la ficha de Vista previa de impresión, haga clic en Cerrar vista previa de impresión. Haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño o de La vista Diseño en el menú contextual.

Sugerencia: Después de obtener una vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Word, Microsoft Excel u otros programas de Office. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en el botón del formato que desee y siga las instrucciones.

Volver al principio Imprimir el informe Puede imprimir un informe mientras está abierto en cualquier vista, o incluso mientras está cerrado. Antes de imprimir, asegúrese de comprobar la configuración de página, como márgenes u orientación de la página. Access guarda la configuración de página con el informe, por lo que necesitará establecerlas solo una vez. Puede establecer más tarde, si cambian las necesidades de la impresión. Cambiar la configuración de página 1. Abra el informe en Vista previa de impresión. Puede cambiar la configuración de página en cualquier vista, pero vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente los efectos de los cambios. 2. En la ficha de Vista previa de impresión, en los grupos de Diseño de página y el Tamaño de página, haga clic en vertical u horizontal para establecer la orientación de la página, el tamaño para establecer el tamaño del papel, los márgenes para ajustar los márgenes, y así sucesivamente. 3. Después de realizar un cambio, use los botones de navegación para ver varias páginas para asegurarse de que no ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes. Enviar el informe a una impresora 1. Abra el informe en cualquier vista, o seleccione el informe en el panel de navegación. 2. Haga clic en archivo > Imprimir > Imprimir. Tenga en cuenta, si usa Access 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir > Imprimir. Access muestra el cuadro de diálogo Imprimir. 3. Escriba las opciones de opciones como impresora, el intervalo de impresión y el número de copias. 4. Haga clic en Aceptar. Volver al principio Enviar el informe como mensaje de correo electrónico Puede enviar el informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una copia en papel:

1. En el panel de navegación, haga clic en el informe para seleccionarlo. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en correo electrónico. Tenga en cuenta, si usa Access 2007, haga clic en el informe en el panel de navegación para seleccionarla, haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en correo electrónico. 2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, en la lista Seleccionar formato de salida, haga clic en el formato de archivo que desea usar. 3. Complete los cuadros de diálogo restantes. 4. En la aplicación de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíe el mensaje.