1
DAFTAR ISI Dokumen Penurunan ........................................................................................................................................................... 11 A.
Analisis Kondisi Eksisting.................................................................................................................................... 11 1.
Internal ................................................................................................................................................................... 11
2.
Eksternal ................................................................................................................................................................ 13
B.
Kebutuhan Massa .................................................................................................................................................... 15
C.
Mind Map .................................................................................................................................................................... 19
D.
Visi ................................................................................................................................................................................. 19
E.
Misi ................................................................................................................................................................................ 20
F.
Objektif dan Strategi .............................................................................................................................................. 20
G.
Penjawaban ............................................................................................................................................................... 22 1.
Sekretaris Jendral............................................................................................................................................... 22
2.
Biro Komunikasi dan Informasi ................................................................................................................... 22
3.
Pengembangan Sumber Daya Anggota ..................................................................................................... 23
4.
Internal ................................................................................................................................................................... 23
5.
Eksternal ................................................................................................................................................................ 24
6.
Karya ....................................................................................................................................................................... 25
Ketua Himpunan .................................................................................................................................................................... 27 A.
Arahan ......................................................................................................................................................................... 28
B.
Visi ................................................................................................................................................................................. 28
C.
Misi ................................................................................................................................................................................ 29 1.
Mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan .............. 29
2.
Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati ......................................................... 29
3.
Menciptakan sistem penyebaran informasi efektif .............................................................................. 29
4.
Berkolaborasi dengan elemen eksternal untuk menciptakan sinergi.......................................... 29
D.
Objektif dan Strategi .............................................................................................................................................. 29
E.
Nilai yang ingin dibawa ........................................................................................................................................ 31
F.
Struktur ....................................................................................................................................................................... 32
G.
Perbedaan di Tahun ini ........................................................................................................................................ 33
H.
Fase Kerja ................................................................................................................................................................... 33
I.
Tabel Penjawaban Visi-Misi................................................................................................................................ 36
Kesekjenan ............................................................................................................................................................................... 40 A.
Sekretaris Jendral.................................................................................................................................................... 40 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 40
2.
Identifikasi Masalah .......................................................................................................................................... 41
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 41
2
a.
Studi Literatur................................................................................................................................................. 41
b.
Studi preseden ................................................................................................................................................ 42
c.
SWOT .................................................................................................................................................................. 43
4.
Visi ............................................................................................................................................................................ 43
5.
Kriteria.................................................................................................................................................................... 44
6.
Strategi.................................................................................................................................................................... 44
B.
Sekretaris Umum..................................................................................................................................................... 45 1.
Latar belakang ..................................................................................................................................................... 45
2.
Identifikasi masalah .......................................................................................................................................... 45
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 45 a.
Studi preseden ................................................................................................................................................ 45
b.
SWOT .................................................................................................................................................................. 46
c.
Hasil analisis .................................................................................................................................................... 47
4.
Visi ............................................................................................................................................................................ 47
5.
Strategi.................................................................................................................................................................... 47
C.
Bendahara Umum ................................................................................................................................................... 48 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 48
2.
Identifikasi masalah .......................................................................................................................................... 48
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 48 a.
Studi preseden ................................................................................................................................................ 48
b.
SWOT .................................................................................................................................................................. 49
4.
Visi ............................................................................................................................................................................ 50
5.
Strategi.................................................................................................................................................................... 50
6.
Keterangan tambahan ...................................................................................................................................... 51
D.
Unit Usaha .................................................................................................................................................................. 52 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 52
2.
Identifikasi Masalah .......................................................................................................................................... 52
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 52 a.
Studi Literatur................................................................................................................................................. 52
b.
Studi preseden ................................................................................................................................................ 54
c.
SWOT .................................................................................................................................................................. 56
4.
Visi ............................................................................................................................................................................ 57
5.
Kriteria.................................................................................................................................................................... 57
6.
Strategi.................................................................................................................................................................... 57
7.
Rencana Kegiatan ............................................................................................................................................... 58
E.
Badan Rumah Tangga (BRT) .............................................................................................................................. 59 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 59 3
2.
Identifikasi Masalah .......................................................................................................................................... 59
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 60 a.
Studi Literatur................................................................................................................................................. 60
b.
Studi Preseden ................................................................................................................................................ 60
c.
SWOT .................................................................................................................................................................. 61
4.
Visi ............................................................................................................................................................................ 62
5.
Kriteria.................................................................................................................................................................... 62
6.
Strategi.................................................................................................................................................................... 62
Kominfo ..................................................................................................................................................................................... 63 A.
Ketua Biro Kominfo ................................................................................................................................................ 64 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 64 a.
Arahan ................................................................................................................................................................ 64
b.
Penjawaban Misi ............................................................................................................................................ 64
c.
Fungsi Bidang.................................................................................................................................................. 64
d.
Penjawaban GBHP......................................................................................................................................... 64
e.
Fungsi Divisi .................................................................................................................................................... 64
2.
Identifikasi Masalah .......................................................................................................................................... 65
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 65 a.
Studi Literatur................................................................................................................................................. 65
b.
Studi Preseden ................................................................................................................................................ 67
c.
SWOT .................................................................................................................................................................. 70
d.
Hasil Analisis ................................................................................................................................................... 71
4.
Visi ............................................................................................................................................................................ 71
5.
Kriteria.................................................................................................................................................................... 71
6.
Strategi.................................................................................................................................................................... 72
B.
a.
Responsif dan tanggap ................................................................................................................................ 72
b.
Alur dan Arus Informasi yang terorganisasi ...................................................................................... 72
c.
Informatif .......................................................................................................................................................... 73
d.
Aktual ................................................................................................................................................................. 73
e.
Kreatif dan persuasif .................................................................................................................................... 73
f.
Segmentasi media ......................................................................................................................................... 73 i.
Media untuk internal............................................................................................................................... 74
ii.
Media untuk eksternal ............................................................................................................................ 74
Divisi IMAGE ............................................................................................................................................................. 75 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 75
2.
Identifikasi Masalah .......................................................................................................................................... 75
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 75 4
a.
Studi Preseden ................................................................................................................................................ 75
b.
SWOT .................................................................................................................................................................. 77
c.
Hasil Analisis ................................................................................................................................................... 78
4.
Visi ............................................................................................................................................................................ 78
5.
Kriteria.................................................................................................................................................................... 78
6.
Strategi.................................................................................................................................................................... 78
C.
Divisi MEDINFO ....................................................................................................................................................... 80 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 80 a.
Penjawaban Misi ............................................................................................................................................ 80
b.
Fungsi Kerja ..................................................................................................................................................... 80
c.
Penjawaban GBHP......................................................................................................................................... 80
2.
Identifikasi Masalah .......................................................................................................................................... 80
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 81 a.
Studi Literatur................................................................................................................................................. 81
b.
Studi Preseden ................................................................................................................................................ 82
c.
SWOT .................................................................................................................................................................. 83
4.
Visi ............................................................................................................................................................................ 83
5.
Kriteria.................................................................................................................................................................... 83
6.
Strategi.................................................................................................................................................................... 84
Internal ...................................................................................................................................................................................... 86 A.
Ketua Bidang Internal ........................................................................................................................................... 86 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 86 a.
Penjawaban Terhadap Misi ....................................................................................................................... 86
b.
Literatur ............................................................................................................................................................ 87
c.
Fungsi Bidang.................................................................................................................................................. 87
d.
Penjawaban Terhadap GBHP.................................................................................................................... 88
2.
Analisis ................................................................................................................................................................... 88 a.
Studi Literatur................................................................................................................................................. 88
b.
Studi Preseden ................................................................................................................................................ 90
c.
SWOT .................................................................................................................................................................. 94
3.
Visi ............................................................................................................................................................................ 94
4.
Kriteria.................................................................................................................................................................... 95
5.
Strategi.................................................................................................................................................................... 95
B.
Ketua Divisi Biro Kelompok Minat................................................................................................................... 98 1.
Latar Belakang..................................................................................................................................................... 98
2.
Identifikasi Masalah .......................................................................................................................................... 98
3.
Analisis ................................................................................................................................................................... 98 5
a.
Studi Preseden ................................................................................................................................................ 98
b.
SWOT ............................................................................................................................................................... 100
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 100
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 100
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 101
C.
Ketua Divisi Kekeluargaan ............................................................................................................................... 102 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 102
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 102
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 102 a.
Studi preseden ............................................................................................................................................. 102
b.
SWOT ............................................................................................................................................................... 104
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 104
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 105
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 105
D.
Ketua Divisi Akademik ....................................................................................................................................... 106 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 106
2.
Identifkasi Masalah......................................................................................................................................... 106
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 107 a.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 107
b.
SWOT ............................................................................................................................................................... 109
c.
Simpulan Analisis ....................................................................................................................................... 110
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 110
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 110
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 111
Eksternal ................................................................................................................................................................................ 113 A.
Ketua Bidang Eksternal ..................................................................................................................................... 113 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 113 a.
Dari visi: IMA-G Bergerak dengan Empati ....................................................................................... 113
b.
Dari Tridharma Perguruan Tinggi: ..................................................................................................... 113
c.
Dari Fungsi Bidang: ................................................................................................................................... 113
d.
Dari GBHP 2016: ......................................................................................................................................... 113
e.
Dari Fungsi Divisi: ...................................................................................................................................... 114
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 114
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 114
4.
a.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 114
b.
SWOT ............................................................................................................................................................... 117 Visi ......................................................................................................................................................................... 117 6
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 117
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 118
B.
a.
Alur isu dan informasi .............................................................................................................................. 118
b.
Strategi Relasi .............................................................................................................................................. 118
c.
Strategi Kolaborasi .................................................................................................................................... 118
Ketua Divisi Intrakampus ................................................................................................................................. 119 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 119 a.
Dari Visi: IMA-G Bergerak dengan Empati ....................................................................................... 119
b.
Dari Tridharma Perguruan Tinggi: ..................................................................................................... 119
c.
Dari GBHP 2016: ......................................................................................................................................... 119
d.
Dari Fungsi Divisi: ...................................................................................................................................... 120
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 120
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 120 a.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 120
b.
SWOT ............................................................................................................................................................... 123
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 124
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 124
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 124
C.
a.
Strategi Alur Isu dan Informasi ............................................................................................................ 124
b.
Strategi Kolaborasi .................................................................................................................................... 125
Ketua Divisi Ekstrakampus .............................................................................................................................. 126 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 126 a.
Dari Visi : IMA-G yang Bergerak dengan Empati ........................................................................... 126
b.
Dari Tridharma Perguruan Tinggi : .................................................................................................... 126
c.
Dari GBHP 2016 : ........................................................................................................................................ 126
d.
Fungsi Divisi ................................................................................................................................................. 126
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 126
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 127 a.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 127
b.
SWOT ............................................................................................................................................................... 130
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 131
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 131
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 131 a.
Strategi Alur Isu dan Informasi ............................................................................................................ 131
b.
Strategi Kolaborasi .................................................................................................................................... 132
PSDA......................................................................................................................................................................................... 134 A.
Ketua Bidang PSDA.............................................................................................................................................. 134 7
1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 134 a.
Literatur ......................................................................................................................................................... 134
b.
GBHP ................................................................................................................................................................ 134
c.
Visi Ketua Himpunan ................................................................................................................................ 134
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 135
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 135 a.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 135
b.
Studi Literatur.............................................................................................................................................. 138
c.
SWOT ............................................................................................................................................................... 138
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 138
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 139
6.
Profil Kaderisasi 2017 ................................................................................................................................... 139 a.
Sistem Pencapaian Profil (akan dijabarkan kemudian) ............................................................. 141
b.
Sistem Pengawasan Dan Evaluasi Profil (akan dijabarkan kemudian) ............................... 142
7.
Strategi................................................................................................................................................................. 142
8.
Tambahan........................................................................................................................................................... 143
B.
Divisi Kaderisasi ................................................................................................................................................... 145 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 145 a.
Definisi Kaderisasi ..................................................................................................................................... 145
b.
Penjawaban Misi ......................................................................................................................................... 145
c.
Arahan Ketua Bidang PSDA .................................................................................................................... 145
d.
Garis Besar Haluan Program IMA-G 2017........................................................................................ 145
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 146
3. Analisis ..................................................................................................................................................................... 147 a.
Studi Literatur.............................................................................................................................................. 147
b.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 147
c.
SWOT ............................................................................................................................................................... 151
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 151
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 152
6.
Profil Kaderisasi IMA-G 2017..................................................................................................................... 152 a.
Profil Anggota Bina .................................................................................................................................... 152
b.
Profil Anggota Biasa .................................................................................................................................. 155
7.
8. C.
Sistem Pencapaian Profil.............................................................................................................................. 158 a.
Sistem Kaderisasi G-17 ............................................................................................................................ 158
b.
Sistem Kaderisasi G-16 ............................................................................................................................ 158 Sistem Treatment ............................................................................................................................................ 159
Divisi MSDA ............................................................................................................................................................ 161 8
1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 161 a.
Literatur ......................................................................................................................................................... 161
b.
Penjawaban Misi ......................................................................................................................................... 161
c.
Arahan Ketua Bidang PSDA .................................................................................................................... 161
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 161
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 161 a.
Studi preseden ............................................................................................................................................. 161
b. SWOT .................................................................................................................................................................. 163 4.
Visi Divisi MSDA............................................................................................................................................... 163
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 164
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 164
7.
Kegiatan .............................................................................................................................................................. 165
Karya ........................................................................................................................................................................................ 167 A.
Ketua Bidang Karya ............................................................................................................................................. 167 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 167 a.
Arahan ............................................................................................................................................................. 167
b.
Penjawaban Misi ......................................................................................................................................... 167
c.
Fungsi Bidang............................................................................................................................................... 167
d.
Penjawaban GBHP...................................................................................................................................... 167
e.
Fungsi Divisi ................................................................................................................................................. 168
3.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 168
4.
Analisis ................................................................................................................................................................ 169 a.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 169
b.
SWOT ............................................................................................................................................................... 171
c.
Hasil Analisis ................................................................................................................................................ 171
5.
Visi ......................................................................................................................................................................... 171
6.
Kriteria................................................................................................................................................................. 172
7.
Strategi................................................................................................................................................................. 172
B.
Divisi Pengabdian Masyarakat ....................................................................................................................... 173 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 173 a.
Arahan ............................................................................................................................................................. 173
b.
Penjawaban Misi ......................................................................................................................................... 173
c.
Fungsi Divisi ................................................................................................................................................. 173
d.
Penjawaban GBHP...................................................................................................................................... 173
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 173
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 174 a.
Studi Literatur.............................................................................................................................................. 174 9
b.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 174
c.
SWOT ............................................................................................................................................................... 175
d.
Hasil Analisis ................................................................................................................................................ 176
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 176
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 177
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 177
C.
Divisi Profesi dan Inovasi ................................................................................................................................. 178 1.
Latar Belakang.................................................................................................................................................. 178 a.
Arahan ............................................................................................................................................................. 178
b.
Penjawaban Misi ......................................................................................................................................... 178
c.
Fungsi Divisi ................................................................................................................................................. 178
d.
Penjawaban GBHP...................................................................................................................................... 178
2.
Identifikasi Masalah ....................................................................................................................................... 178
3.
Analisis ................................................................................................................................................................ 179 a.
Studi Literatur.............................................................................................................................................. 179
b.
Studi Preseden ............................................................................................................................................. 179
c.
SWOT ............................................................................................................................................................... 180
d.
Hasil Analisis ................................................................................................................................................ 181
4.
Visi ......................................................................................................................................................................... 181
5.
Kriteria................................................................................................................................................................. 181
6.
Strategi................................................................................................................................................................. 181
10
Dokumen Penurunan
A. Analisis Kondisi Eksisting 1. Internal Analisis internal terbagi menjadi dua bagian, yaitu strength dan weakness. Berdasarkan kuesioner kepada massa-G sebanyak 150 responden dan data tugas FGD LKO 3. Didapatkan data strength dan weakness IMA-G sesuai dengan tabel di bawah: Strength
Weakness
Kreatif
Kurang sense of community
Terbuka akan hal baru
Kurang berkomitmen
Hubungan baik dengan lembaga
Manajemen waktu kurang baik
eksternal
Semangat berkarya tinggi
Keilmuan dekat dengan kebutuhan primer masyarakat
Memiliki modal ilmu pengetahuan
Strength Kreatif Massa-G dapat memberikan solusi dari sebuah permasalahan melalui desain, contohnya seperti desain yang dirancang pada tugas studio. Desain yang dihasilkan sangat unik dan variatif. Hal ini juga dapat dilihat dari konsep perancangan instalasi di IMA-G yang sangat mengundang perhatian dan keingintahuan orang lain yang melihatnya, bahkan ingin mempelajarinya. Terbuka akan hal baru Keterbukaan massa-G akan hal baru merupakan sikap menerima terhadap hal-hal yang tidak berkaitan terhadap dunia arsitektural atau hal lain yang belum pernah dipelajari sebelumnya. Keterbukaan massa-G terhadap hal baru dapat dilihat dari beberapa proyek kolaborasi dengan mahasiswa jurusan lain yang pernah dilakukan, seperti dengan jurusan Teknik Fisika dalam pembuatan liter of light dan dengan jurusan Mikrobiologi dalam pembuatan ruang sehat. Selain keterbukaan dalam hal inovasi akademik, antusiasme yang tinggi juga ditunjukkan massa-G terhadap media hiburan baru yang ada di Sekretariat IMA-G seperti meja ping-pong dan playstation yang setiap hari ramai oleh massa.
11
 Hubungan baik dengan lembaga eksternal Hubungan yang dimaksud di sini adalah hubungan IMA-G sebagai suatu himpunan dengan lembaga eksternal. Menurut wawancara dengan ketua divisi dalam Bidang Eksternal, hubungan baik ini tidak dengan semua lembaga eksternal yang berhubungan dengan IMA-G. -
Dengan kabinet KM ITB, hubungan baik dapat dilihat dari partisipasi IMA-G dalam forum-forum terpusat.
-
Dengan FIMA Jabar, hubungan yang kurang baik dapat dilihat dari kurangnya partisipasi IMA-G dalam forum silaturahmi FIMA Jabar.
-
Dengan Program Studi Arsitektur ITB, hubungan baik dapat dilihat contohnya ketika program studi mengadakan acara, pihak program studi terlebih dahulu mengontak IMAG untuk meminta bantuan jasa. Contoh lainnya dapat dilihat dalam bantuan dana seperti pada TKI-MAI.
-
Dengan HMJ lain, hubungannya cukup baik karena IMA-G selalu melakukan kunjungan ke himpunan lain dan sering bekerja sama dalam membuat suatu karya seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Namun, kolaborasi yang dilakukan dengan himpunan lain belum begitu terasa.
 Semangat berkarya tinggi Semangat ini didefinisikan sebagai kemauan untuk membuat suatu hasil dari kerja keras individu maupun kelompok sebagai saran perwujudan kreativitas. Contoh dari semangat berkarya tinggi ini terlihat dari banyaknya ketertarikan massa yang mengikuti sayembarasayembara baik dari segi arsitektur maupun non-arsitektur, ditambah lagi massa juga merealisasikan karya-karya seperti pada Gaung Bandung maupun pameran TA. Semangat berkarya ini berpeluang untuk ditingkatkan karena adanya kolaborasi massa yang memiliki sifat kreatif. Selain itu, hal ini juga berpeluang untuk menciptakan karya-karya baru yang mampu membentuk suatu wadah kerja sama dan memicu kolaborasi pada massa-G.  Keilmuan dekat dengan kebutuhan primer masyarakat Sehubungan dengan studi arsitektur yang kita jalani dan kaitannya dengan kebutuhan primer masyarakat, terutama kebutuhan papan, ilmu arsitektur dapat berperan dan memberi jawaban atas permasalahan kebutuhan papan yang ada di masyarakat. Contohnya dalam penyelesaian masalah di Kampung Kali Code oleh Romo Mangun, yaitu keberhasilan dalam menjawab isu arsitektur tanpa melupakan aspek sosial dan kemanusiaan.  Memiliki modal ilmu pengetahuan Kita sebagai mahasiswa punya kesempatan untuk mengecap pendidikan yang lebih tinggi. Melalui perkuliahan, kita mendapatkan pengetahuan yang spesifik pada suatu bidang tertentu,
12
tetapi juga memiliki kesempatan untuk mempelajari bidang keilmuan lain. Kita memiliki wadah untuk berkolaborasi. Weakness Kurang sense of belonging Kurangnya sense of belonging terjadi ketika suatu orang tidak merasa keberadaannya memberikan dampak yang berarti pada tempat itu. Contoh yang biasa terjadi ketika suatu kegiatan telah di jadwalkan oleh IMA-G, namun massa yang hadir tidak mencukupi jumlah massa yang diinginkan. Kurang berkomitmen Komitmen adalah pernyataan dan sikap yang menunjukkan niat/keseriusan seseorang terhadap keberadaannya di suatu komunitas yg ditunjukkan oleh perilaku sepenuh hati dengan kesadaran yg tinggi dan rasa tanggung jawab. Kurangnya komitmen anggota IMA-G terlihat dari kebiasaan sedikitnya kehadiran pada saat RA padahal hal tersebut merupakan suatu kewajiban. Manajemen waktu kurang Secara umum, massa-G memiliki manajemen waktu yang kurang baik. Selain itu, masih banyak juga anggota yang sulit membagi tugas dalam mengerjakan tugasnya. Hal ini bisa jadi disebabkan kurangnya strategi dalam memanfaatkan waktu dengan baik. Jika masing-masing anggota dapat memaksimalkan dan menggunakan waktunya secara tepat dan terencana, baik himpunan maupun akademik, keduanya dapat berjalan seimbang dan saling melengkapi. Hal yang paling penting adalah dapat menempatkan prioritas namun juga tidak mengesampingkan kebutuhan lainnya.
2. Eksternal Analisis eksternal meliputi opportunity dan threat. Berdasarkan kuesioner, wawancara, data tugas FGD LKO 3, didapatkan kesempatan dan ancaman bagi IMA-G sesuai dengan tabel di bawah: Opportunity
Threat
Tingginya peluang sinergi dan kolaborasi dengan lembaga eksternal.
Banyak daerah tertinggal di jawa barat yang dapat menjadi sasaran mahasiswa untuk melakukan pengabdian
13
Flow akademik tinggi.
masyarakat.
Opportunity  Tingginya peluang sinergi dan kolaborasi dengan lembaga eksternal Sinergi berarti IMA-G dan lembaga eksternal dapat melakukan perencanaan kegiatan bersama sampai eksekusinya, sedangkan kolaborasi merupakan bentuk kerja sama IMA-G dan lembaga eksternal demi mencapai keuntungan oleh masing-masing pihak. Melihat potensi IMAG yaitu memiliki hubungan baik dengan lembaga eksternal, IMA-G berpeluang melakukan sinergisasi dan kolaborasi. Menurut hasil wawancara dengan Pak Aswin, pihak program studi sendiri menginginkan sinergisasi dan kolaborasi kegiatan antara program studi dengan himpunan. Program studi memiliki cukup banyak agenda tahun depan, antara lain Habitechno, Desa Mitra Cisoka, summer camp, serta student exchange. Menurut kami, IMA-G dapat melakukan sinergi kegiatan di beberapa kegiatan seperti Desa Mitra Cisoka dan Habitechno. Menurut hasil wawancara dengan salah satu calon K3M, kolaborasi dengan himpunan lain akan difasilitasi oleh kabinet KM ITB melalui student summit. Terlebih lagi, periodisasi HMJ dilaksanakan secara serentak di awal tahun sehingga IMA-G memiliki peluang untuk bekerja sama dengan HMJ lain dalam tahap perencanaan. Corporate Social Responsibility (CSR) suatu perusahaan yang bergerak di bidang pengembangan masyarakat dan daerah tertinggal juga dapat diajak untuk berkolaborasi.  Banyak daerah tertinggal di Jawa Barat yang dapat menjadi sasaran mahasiswa untuk melakukan pengabdian masyarakat Menurut data dari Kemendes, di Jawa Barat sendiri terdapat 2 kabupaten yang dinyatakan paling tertinggal, yaitu Garut dan Sumedang. Pada kedua kabupaten tersebut, terdapat lebih dari 60 desa yang dinyatakan tertinggal. Tertinggal ini berdasarkan kriteria: a. perekonomian masyarakat; b. sumber daya manusia; c. sarana dan prasarana; d. kemampuan keuangan daerah; e. aksesibilitas; dan f.
karakteristik daerah.
Sebagai mahasiswa arsitektur, IMA-G dapat memberikan bantuan melalui aplikasi keilmuan di bidang sarana dan prasarana. Selain itu, sebagai mahasiswa, anggota IMA-G juga dapat 14
membantu mengembangkan local social capital. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kapabilitas masyarakat lokal di daerah tertinggal. Masyarakat perlu dibina agar kesadaran dan kemandirian mereka untuk maju dapat tumbuh. Threat Flow akademik tinggi Dibandingkan dengan tahun lalu, flow akademik meningkat karena standar akademik meningkat. Mengingat tahun ini adalah masa adaptasi bagi mahasiswa terhadap beban akademik yang baru. Walaupun akademik bukanlah suatu masalah, dan seharusnya, menjadi prioritas utama setiap mahasiswa, ancaman yang dimaksud adalah pengaruh flow akademik yang tinggi terhadap partisipasi massa dalam kegiatan himpunan.
B. Kebutuhan Massa Kebutuhan berasal dari gap yang tercipta antara kondisi eksisting dengan kondisi ideal. Kondisi eksisting berasal dari kondisi internal, kondisi eksternal, keinginan, dan kebutuhan anggota, sedangkan kondisi ideal berasal dari data yang sudah ada seperti konsepsi KM ITB, AD/ART IMA-G, ditambah dengan mimpi untuk IMA-G di tahun kepengurusan berikutnya. Kondisi Eksisting
Kondisi Ideal
Semangat berkarya tinggi.
Massa-G belum memiliki rasa empati
terhadap sesama anggota dan kepada
terhadap sesama anggota dan kepada
masyarakat.
masyarakat.
Sistem penyebaran informasi internal IMA-G yang efektif.
Penyebaran informasi internal IMA-G
belum efektif.
Terwujudnya kolaborasi dengan elemen eksternal.
Kolaborasi IMA-G dengan elemen eksternal sudah terwujud.
Sinergisnya kegiatan himpunan dan program studi.
Kegiatan himpunan dan program studi belum sinergis.
Sense of community anggota terhadap himpunan tinggi.
Sense of community anggota terhadap himpunan masih kurang.
Massa-G memiliki rasa empati
IMA-G sebagai wadah berkarya dan
Pengabdian masyarakat di IMA-G
pergerakan anggota dalam pengabdian
belum sampai pada tahap yang
masyarakat yang berkelanjutan dan
berkelanjutan dan berbasis keilmuan.
berbasis keilmuan.
15
KEBUTUHAN
Menumbuhkan rasa empati terhadap sesama anggota dan kepada masyarakat.
Meningkatkan sense of community anggota terhadap himpunan.
Mensinergiskan kegiatan himpunan dengan program studi.
Mempertahankan kolaborasi dengan elemen eksternal.
Meningkatkan efektivitas penyebaran informasi dalam IMA-G.
Mewujudkan IMA-G sebagai wadah pergerakan anggota untuk berkarya dalam pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan.
a. Menumbuhkan rasa empati terhadap sesama anggota dan kepada masyarakat Empati merupakan nilai yang ingin ditumbuhkan dalam diri anggota IMA-G. Menurut KBBI, empati berarti keadaan mental yang membuat seseorang merasa atau mengidentifikasi dirinya dalam keadaan, perasaan, atau pikiran yang sama dengan orang atau kelompok lain. Kami merasa bahwa jika seseorang dapat mengidentifikasi dirinya dalam suatu keadaan tertentu, maka hal tersebut merupakan pemicu untuk melakukan pergerakan. Pergerakan ini kami definisikan lebih kepada sebuah aksi nyata dari anggota IMA-G untuk meningkatkan kondisi kehidupan baik secara fisik maupun emosional. Konsep nilai empati ini meliputi empati antaranggota dan empati anggota ke masyarakat. Nilai empati kepada sesama anggota yang ingin dibawa didasarkan oleh sebuah keinginan untuk meningkatkan kualitas hubungan antaranggota dari ‘peduli’ menjadi ‘empati’. Sementara itu, nilai empati ke masyarakat menjadi suatu pengarah pergerakan dalam melakukan pengabdian masyarakat. Menurut kami, nilai empati ini dibutuhkan agar apapun yang dilakukan ke depannya oleh IMA-G tepat sasaran. Empati yang berarti memposisikan diri kita pada kondisi orang lain membuat kita mengerti hal yang merupakan kebutuhan seseorang atau sekelompok orang. Nilai empati ini ditanamkan sebelum kita melakukan suatu pergerakan sehingga capaian dan arah pergerakannya tepat. Seringkali, kita hanya sebatas peduli sehingga ketika kita melihat suatu kondisi yang tidak sesuai dengan standar kita, kita akan langsung menyimpulkan permasalahan dan secara cepat memberi solusi. Nilai empati ini juga akan sangat membantu ketika kita melakukan analisis suatu kondisi. b. Meningkatkan sense of community anggota terhadap himpunan: Menurut McMillan & Chavis (1986), sense of community merupakan sebuah perasaan yang dimiliki anggota sehingga anggota merasa penting satu dengan yang lain dan dengan kelompok serta sebuah kepercayaan bersama bahwa kebutuhan anggota akan dipenuhi melalui komitmen mereka untuk bersatu. Konsep sense of community ini memiliki empat elemen: 16
1. Membership: suatu perasaan di mana anggota menginvestasikan sebagian dari dirinya untuk menjadi seorang anggota dan sebagai akibat, mempunyai hak untuk memiliki. 2. Influence: suatu konsep dua arah yang agar seorang anggota merasa tertarik dengan kelompoknya, ia harus memiliki pengaruh terhadap yang dilakukan oleh kelompoknya dan sebaliknya. 3. Integration and fulfillment of needs: konsep ini menjelaskan bahwa anggota akan melakukan apapun yang melayani kebutuhan mereka secara pribadi. Pemenuhan kebutuhan anggota oleh kelompok ini ditentukan oleh nilai yang dibawakan oleh kelompok tersebut. 4. Shared emotional connection: hubungan emosional bersama ini berdasar pada latar belakang (yang dialami secara langsung maupun yang dapat dirasakan) yang dimiliki bersama oleh anggota dalam suatu kelompok. Nilai sense of community ini dibutuhkan sebagai suatu acuan dalam membangun hubungan yang baik antaranggota IMA-G. Elemen-elemen pada SoC ini dapat menjadi indicator hubungan anggota. Penerapan SoC dalam kepengurusan sebelum-sebelumnya juga membuahkan hasil yang cukup baik. SoC ini juga menjadi penting karena hubungan anggota sendiri merupakan salah satu hal yang cukup disorot oleh massa-G saat ini dan tercantum pula pada tujuan IMA-G nomor 1. c. Mensinergiskan kegiatan himpunan dengan program studi Bentuk sinergisasi dengan program studi lebih kepada sinergisasi jadwal dan kegiatan. Sinergisasi sendiri didefinisikan dimulai dari tahap perencanaan. Artinya, IMA-G akan melakukan perencanaan jadwal dan kegiatan bersama-sama dengan program studi. Selain merencanakan kegiatan, alokasi massa juga menjadi bahasan yang cukup penting dalam melakukan sinergisasi mengingat padatnya kesibukan program studi tahun depan. Menurut kami, sinergisasi dibutuhkan untuk menjadi solusi bagi manajemen jadwal IMA-G mempertimbangkan kesibukan dari program studi. Menurut wawancara dengan Pak Aswin juga, dikatakan bahwa tahun depan menjadi tahun yang memiliki flow yang cukup tinggi bagi program studi Arsitektur ITB. Oleh karena itu, IMA-G perlu mengadakan penyesuaian jadwal agar keberjalanan kegiatan program studi maupun IMA-G tidak saling mengganggu. d. Mempertahankan kolaborasi dengan elemen eksternal Target kolaborasi ini adalah berbagai pihak eksternal IMA-G. Pihak-pihak eksternal ini meliputi HMJ, kampus lain, CSR, dan juga program studi. Kolaborasi ini bertujuan untuk saling mendapatkan keuntungan antara satu pihak dengan yang lain. Oleh karena itu, kolaborasi ini
17
lebih kepada pencarian berbagai macam bentuk hal-hal pendukung kegiatan di IMA-G. Bentuk kolaborasi dapat berupa bantuan dana maupun sumber daya. Kolaborasi, menurut kami, adalah penting untuk membantu kelancaran kegiatan IMA-G. Untuk mencapai tujuan yang cukup besar, seperti pengabdian masyarakat tentunya dibutuhkan banyak sekali hal-hal yang dapat menyukseakan kegiatan ini. Keilmuan arsitektur sendiri saja tidak cukup, jika berbicara tentang keilmuan. Namun, hal seperti biaya, sumber daya dan lainlain juga menjadi faktor pendukung yang tidak dapat dipisahkan dalam melancarkan keberjalanan kegiatan. e. Meningkatkan efektivitas penyebaran informasi dalam IMA-G Efektivitas penyebaran informasi didefinisikan sebagai penyebaran informasi yang tepat sasaran, informasi yang disebar tidak harus merata, tetapi massa mendapatkan informasi sesuai dengan yang mereka butuhkan. Penyebaran informasi yang tepat sasaran ini juga diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan massa akan hal internal himpunan maupun eksternal himpunan. Cara ini juga diharapkan dapat menumbuhkan dan mendorong kegelisahan dan semangat massa untuk memiliki rasa empati baik kepada sesama anggota maupun kepada masyarakat. Menurut kami, penyebaran informasi ini juga memiliki tujuan yaitu menumbuhkan rasa kepemilikan anggota. Ada suatu kebiasaan pribadi yang pengetahuan anggota akan informasi kelompoknya menjadi suatu tolak ukur anggota terhadap tingkat kepentingan akan keberadaannya di kelompok itu sendiri. Anggota akan merasa keberadaannya tidak begitu penting di suatu kelompok ketika informasi yang disampaikan kepada temannya yang lain tidak disampaikan kepada dirinya. Ketidakadilan akan informasi ini juga menjadi salah satu isu yang butuh diperhatikan menurut kami. (Namun, sebelumnya kami menyebutkan bahwa penyebaran informasi tidak harus merata. Tidak merata di sini memiliki arti ada informasi yang tidak butuh diberitahu kepada orang-orang tertentu atau kepada kelompok tertentu karena bukan merupakan bagiannya untuk memikirkan atau untuk mengetahui informasi tersebut.) f.
Mewujudkan IMA-G sebagai wadah pergerakan anggota untuk berkarya dalam pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan dan keprofesian Pengabdian masyarakat merupakan misi dari organisasi mahasiswa yang di dalamnya
mahasiswa dapat berkarya dan berperan langsung untuk menjadi solusi bagi masyarakat. Maka, Pengabdian masyarakat akan menjadi sarana anggota IMA-G untuk berkarya dan memberikan lebih untuk masyarakat. terlebih lagi IMA-G yang memiliki modal ilmu pengetahuan yang dekat dengan kebutuhan primer masyarakat. Pengabdian Masyarakat akan memberikan dampak dan menjadi solusi di masyarakat apabila berkelanjutan. Artinya bukan hanya IMA-G memberikan karya, namun juga IMA-G dapat 18
mengajak serta mengembangkan masyarakat agar di akhir nanti masyarakat dapat mandiri untuk menyelesaikan solusi yang ada. Tentunya, sebagai mahasiswa arsitektur, kita dapat memberikan dan mengaplikasikan keilmuan kita kepada masyarakat, agar anggota IMA-G dapat berkembang dan juga dapat mengabdikan keilmuannya pada masyarakat.
C. Mind Map
D. Visi “IMA-G bergerak dengan empati� Empati, menurut Baron & Byrne, didefinisikan sebagai respon afektif dan kognitif yang kompleks pada distres emosional orang lain termasuk kemampuan untuk merasakan keadaan emosional orang lain, merasa simpatik dan mencoba menyelesaikan masalah, dan mengambil perspektif orang lain. Nilai ini akan dijadikan dasar pergerakan tahun depan karena dengan empati kita akan terarah untuk melakukan suatu pergerakan. Nilai empati yang akan ditanamkan ada dua macam, yaitu empati terhadap sesama anggota dan empati kepada masyarakat.
19
Pergerakan yang besar dan berdampak sulit terwujud apabila tidak dilakukan bersama. Maka pergerakan perlu sinergis dan berkolaborasi agar memberi dampak yang lebih besar. Arah pergerakan yang dimaksud adalah pergerakan dengan mengabdi untuk masyarakat. E. Misi 1. Mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan Pergerakan kedepan mengarah kepada masyarakat, maka pengabdian masyarakat adalah misi yang tepat untuk melakukan pergerakan. Akan lebih baik lagi apabila pergerakan yang dilakukan selalu berbasis keilmuan yang dipelajari, yaitu arsitektur. 2. Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati Nilai empati yang ditumbuhkan kepada anggota akan menjadi pemersatu dan pengarah pergerakan IMA-G. Maka mewujudkan anggota IMA-G yang tertanam nilai empati merupakan misi yang akan dipenuhi kedepannya. 3. Menciptakan sistem penyebaran informasi efektif Penyebaran informasi ini merupakan tools untuk penumbuhan empati. Selain itu, juga IMA-G perlu punya sistem penyebaran informasi efektif agar kebutuhan anggota terhadap informasi dapat dipenuhi. 4. Berkolaborasi dengan elemen eksternal untuk menciptakan sinergi Misi ini merupakan supporting untuk melakukan pergerakan. Untuk itu, IMA-G perlu menyinergiskan kegiatan dan berkolaborasi dengan pihak eksternal agar dapat mewujudkan pergerakan yang berdampak dan menjadi solusi bagi masyarakat. F. Objektif dan Strategi Misi
Objektif
Strategi Merancang Master Plan
Merencanakan pengabdian
pengabdian masyarakat yang
masyarakat yang
berkelanjutan
Mewujudkan pengabdian
berkelanjutan dan berbasis
Melakukan studi keilmuan
masyarakat yang
keilmuan
arsitektur tentang peran dalam
berkelanjutan dan berbasis
pengabdian masyarakat
keilmuan Melaksanakan eksekusi pengabdian masyarakat sesuai dengan perencanaan
Menjalankan eksekusi dan adanya sistem kontrol keberjalanan pengabdian masyarakat
Menciptakan kondisi
Memperkuat hubungan
Menciptakan wadah untuk
internal berbasis
antaranggota
menimbulkan interaksi informal 20
penumbuhan empati
Menanamkan rasa kebersamaan antaranggota IMA-G Meningkatkan fasilitas ruang bersama (sekretariat) sebagai sarana interaksi bagi seluruh anggota Memfasilitasi pemenuhan kebutuhan anggota, seperti pendidikan (keilmuan dan profesian) dan kesejahteraan Menumbuhkan nilai empati
Menekankan identitas
terhadap sesama anggota
keanggotaan Menyediakan wadah untuk mendapat pengalaman bersama Menciptakan budaya apresiasi dalam internal IMA-G Membentuk sistem kaderisasi
Menumbuhkan nilai empati
berbasis penumbuhan empati
anggota terhadap
kepada masyarakat
masyarakat
Menghimpun dan mengkaji isu kemasyarakatan
Menciptakan sistem penyebaran informasi yang efektif
Anggota mendapatkan
Penyebaran informasi kepada
informasi yang dibutuhkan
anggota jelas dan transparan
Menyampaikan informasi yang interaktif
Menyampaikan informasi lewat media interaktif (video, infografis, poster) Membangun hubungan baik dengan elemen eksternal
Berkolaborasi dengan
Melakukan kolaborasi antara
Melakukan perencanaan bersama
elemen eksternal untuk
IMA-G dengan pihak
dengan pihak eksternal
menciptakan sinergi
eksternal
Melakukan eksekusi sesuai perencanaan dengan pihak eksternal
21
G. Penjawaban 1. Sekretaris Jendral Untuk menjamin keberjalanan himpunan yang terintegrasi, terkoordinasi, rapi, professional, efektif dan efisien, maka dibutuhkan Bidang Kesekjenan yang bertanggung jawab atas hal-hal tersebut. Selain itu, bidang ini akan menjadi rekan kerja serta penasihat Ketua Himpunan dalam segala pengambilan keputusan. Bidang Kesekjenan juga bertanggung jawab sebagai pengontrol kegiatan serta program kerja Badan Pengurus. Selain itu juga sebagai koordinator penjadwalan seluruh agenda perhimpunan. Agar kegiatan perhimpunan dapat berjalan dengan sinergis dan tidak bersilangan satu sama lain. Bidang ini merupakan penjawaban dari GBHP IMA-G 2016 dan sebagai badan pelengkap dan pendukung keberjalanan organisasi. Seluruh divisi di bawahnya merupakan penjawaban dari GBHP walaupun ada yang merupakan bagian dari strategi. Untuk itu dibutuhkan Sekretaris Umum yang bertanggung jawab atas sistem administrasi di dalam internal IMA-G, Bendahara yang bertanggung jawab atas sistem keuangan di dalam internal IMA-G, Unit Usaha yang bertanggung jawab atas sistem pendukung dan kebutuhan di sisi finansial, serta Badan Rumah Tangga yang bertanggung jawab atas inventarisasi perhimpunan dan ruang kesekertariatan. 2. Biro Komunikasi dan Informasi Biro Komunikasi dan Informasi (Kominfo) merupakan penjawaban misi nomor 3, yaitu “Menciptakan sistem penyebaran informasi efektif�. Bidang ini berfungsi untuk melakukan penyebaran informasi secara efektif, sesuai dengan informasi yang massa butuhkan yang dijawab dengan pengawasan dan pembuatan SOP informasi. Biro Kominfo sebagai badan yang responsif, kreatif, informatif dan menjadi suar penyebaran informasi yang terkontrol bagi internal dan eksternal IMA-G. Selain itu, bidang ini juga menjadi tools untuk menumbuhkan nilai empati. Informasi yang disebar bukan hanya seputar informasi mengenai pengumuman (jadwal, kegiatan yang akan terjadi, dll.) saja, tetapi juga menyebarkan isu-isu eksternal yang berhubungan dengan kemasyarakatan. Tujuannya untuk memicu nilai empati muncul. Tentunya, hal tersebut membutuhkan ‘branding’ yang baik sehingga muncul Divisi Media dan Informasi (Medinfo). Medinfo menyebarkan informasi ke dalam internal dan eksternal mengenai kegiatan yang sudah IMA-G lakukan agar memberi dampak dan menjadi inspirasi bagi internal maupun eksternal IMA-G. Selain itu, Divisi Medinfo juga bertanggung jawab atas pemerataan penyebaran informasi di dalam internal IMA-G.
22
Badan Redaksi IMAGE, merupakan penjawaban GBHP IMA-G 2016. IMAGE merupakan majalah yang diterbitkan oleh IMA-G guna memasyarakatkan arsitektur. Informasi yang dikemas lewat majalah menjadi menarik karena kontennya, juga karena branding-nya. Selain itu, IMAGE juga dapat menjadi media untuk mempublikasikan keberjalanan serta isu yang ingin diangkat oleh IMA-G tahun 2017, yaitu arsitektur dan kemasyarakatan. 3. Pengembangan Sumber Daya Anggota Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota merupakan penjawaban dari misi nomor 2, yaitu Mewujudkan kondisi internal berbasis penumbuhan empati. Nilai empati yang ingin ditanamkan ada dua macam yaitu empati kepada sesama anggota dan juga empati kepada masyarakat. Nilai empati ini akan menjadi dasar dan pemantik pergerakan anggota IMA-G dalam bergerak bersama untuk masyarakat. Bidang PSDA bertanggung jawab atas pendataan dan pencapaian perkembangan anggotanya memenuhi profil sarjana Indonesia, sesuai dengan tujuan IMA-G ke empat. Untuk itu, terbentuklah Divisi Kaderisasi yang bertanggung jawab untuk mengonsep penurunan nilai tersebut kepada anggota aktif. Divisi Kaderisasi menganalisis kondisi aktual dan terkini, lalu terjun langsung untuk memastikan pemenuhan profil anggota serta menjamin kesadaran hak dan kewajiban anggota sesuai dengan metode dan treatment yang telah dirancang. Divisi MSDA sebagai suar data termasuk data perkembangan anggota yang dibutuhkan oleh Divisi Kaderisasi. Data ini diperlukan untuk menentukan pengambilan keputusan dan langkah Divisi Kaderisasi dalam melaksanakan tugasnya. Sehingga langkah dan keputusan dari Divisi Kaderisasi berdasarkan pada data yang faktual dan aktual.
Data ini juga
diperlukan untuk mengetahui pemerataan perkembangan seluruh anggota aktif IMA-G dan sesuai dengan isu sinergisasi kaderisasi oleh Kabinet KM ITB. Fungsi pusat data oleh Divisi MSDA juga digunakan untuk bidang-bidang lainnya seperti Sekretaris Jenderal, Internal, Eksternal, dan Karya. Namun Divisi Kaderisasi adalah divisi yang paling banyak berkoordinasi dengan Divisi MSDA. Karena itu, Divisi Kaderisasi dan Divisi MSDA berada di bawah satu bidang yang sama yaitu Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota. 4. Internal Bidang Internal hadir sebagai penjawaban misi “Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati� dan GBHP IMA-G 2016. Bidang ini bertanggung jawab untuk menumbuhkan sense of community anggota terhadap IMA-G dan menumbuhkan nilai empati anggota terhadap sesamanya. Karena itulah, bidang ini berfokus pada wadah anggota untuk interaksi secara informal, badan yang merangkul seluruh anggota, wadah untuk 23
menyalurkan dan mengembangkan minatnya, pemenuhan kebutuhan anggota guna kelancaran pendidikannya, serta membantu memperdalam pengetahuan anggota dalam ilmu pengetahuan. Dari alasan tersebut, dibentuk tiga 3 badan, yaitu Divisi Kekeluargaan, Biro Kelompok Minat, dan Divisi Akademik. Bidang Internal sebagai badan yang bersifat egaliter, mengakomodasi kebutuhan anggota, peka, peduli, simpati, dan empati terhadap anggota. Divisi Kekeluargaan akan menjadi wadah anggota untuk memulai interaksi secara informal dan merangkul seluruh anggota sehingga menimbulkan kenyamanan anggota untuk berkegiatan di IMA-G. Divisi Kekeluargaan juga merupakan tempat untuk anggota berbagi
pengalaman
bersama
yang
menimbulkan
keeratan
ikatan
emosional
antaranggotanya. IMA-G adalah wadah anggotanya untuk berkembang dalam segala hal, dalam bidang akademik maupun non akademik, dalam arsitektur maupun non arsitektur. Maka dari itu wadah perkembangan berdasarkan minat dan bakat juga perlu diakomodasi, seperti minat dan bakat dalam bidang olahraga, tari, seni, musik, fotografi, memasak, dan lain sebagainya. Dengan begitu, anggota akan mendapatkan wadah-wadah sesuai dengan bakat dan minatnya masing masing, sehingga menimbulkan interaksi. Selain itu, agar anggota dapat merasakan pengalaman bersama sesuai dengan minatnya masing-masing. Maka wadah yang tepat untuk menjawab kebutuhan ini adalah Biro Kelompok Minat. Bidang Internal merupakan bidang yang mengakomodasi kebutuhan anggota di bidang akademik, khususnya keilmuan arsitektur. untuk menjawab kebutuhan ini maka hadirlah Divisi Akademik. Divisi ini secara khusus terjun langsung dalam memberikan usaha membentuk kelancaran, efektivitas, efisiensi dan secara aktif memberikan perhatian serta fasilitas kebutuhan anggota IMA-G yang menunjang akademik. Bidang ini diharapkan pula untuk menjadi portal informasi antara Program Studi Arsitektur ITB dan IMA-G serta menjalin hubungan baik antara Program studi dengan IMA-G. Tujuannya agar terjalinnya kolaborasi antara kedua pihak yang menciptakan sinergi. 5. Eksternal Bidang Eksternal hadir dari penjawaban misi no 4 yaitu “Berkolaborasi dengan elemen eksternal untuk menciptakan sinergi� dan juga sebagai badan pelengkap organisasi menurut GBHP IMA-G 2016. Misi berkolaborasi ini diusung untuk mewujudkan pergerakan yang besar, sinergis, dan berdampak positif untuk masyarakat. Untuk mewujudkan kolaborasi, perlunya menjalin relasi, komunikasi dan hubungan baik dengan elemen eksternal. Elemenelemen eksternal ini meliputi lembaga di dalam kampus ITB dan elemen di luar kampus ITB.
24
Misi Kolaborasi dimaksud adalah berkolaborasi dalam mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan. Selain berkolaborasi, Bidang Eksternal juga sebagai portal isu serta informasi dari luar IMA-G serta sebaliknya. Agar isu dan informasi dapat disaring sehingga dapat di proses oleh IMA-G sesuai dengan alur yang sudah direncanakan. Bidang Eksternal sebagai bidang yang aktif, kolaboratif, sinergis, dan partisipatif. Diharapkan menjadi sifat dari bidang ini dalam mewujudkan tujuan-tujuan di atas. Bidang ini membawahi dua divisi di bawahnya yang dikategorikan sesuai dengan cakupan relasinya, yaitu Divisi Intrakampus dan Divisi Ekstrakampus Divisi Intrakampus mencakup elemen-elemen eksternal IMA-G di dalam lingkup ITB seperti Kabinet KM ITB, Himpunan Mahasiswa Jurusan, Unit Kegiatan Mahasiswa, dan Program Studi Arsitektur ITB. Divisi Ekstrakampus mencakup elemen-elemen eksternal IMA-G di luar lingkup ITB seperti Pemerintah, Mahasiswa Arsitektur Indonesia, FIMA Jabar, komunitas-komunitas yang bergerak di bidang pengabdian masyarakat, dan CSR suatu perusahaan. 6. Karya IMA-Gunadharma tahun 2017 membawa misi pergerakan besar yang tercantum pada misi pertama Ketua Himpunan IMA-G 2017, yaitu “Mewujudkan Pengabdian Masyarakat yang Berkelanjutan dan Berbasis Keprofesian�. Untuk itu, dibentuklah Bidang Karya sebagai badan yang mengintegrasi dua divisi di bawahnya, yaitu Divisi Pengabdian Masyarakat dan Divisi Profesi dan Inovasi. Misi pengabdian masyarakat akan dibawa oleh Divisi Pengabdian Masyarakat dan didukung oleh Divisi Profesi dan Inovasi dalam keberjalanannya. Ditambah lagi terdapat kepanitiaan DIES di bawah Bidang Karya agar dapat terintegrasi dengan Divisi Pengmas dan Divisi Proinov. Bidang Karya sebagai badan yang kreatif, inovatif, produktif, dan berempati. Divisi Pengabdian Masyarakat diharapkan menjadi jembatan hubungan IMA-G dengan masyarakat, sebagai garda terdepan dalam mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan. Selain itu, Divisi Pengabdian Masyarakat akan memproses isu tentang kemasyarakatan untuk diproses menjadi informasi dan disebarkan ke dalam IMA-G guna menumbuhkan empati. Divisi Pengabdian Masyarakat berfokus pada analisis masalah dalam masyarakat dan perumusan solusi desain bagi masyarakat, juga sebagai perancang pengabdian masyarakat agar dapat berkelanjutan dengan membuat masterplan pengmas. Akhirnya, IMA-G punya arah dalam pergerakan pengabdian masyarakat dan dapat menjadikan Pengabdian Masyarakat berbasis community development.
25
Divisi Profesi dan Inovasi akan menjadi supporting division dalam mewujudkan pengabdian masyarakat dan menjadi wadah anggota untuk berkreasi dan berkarya bagi masyarakat. Karena dalam mewujudkan pengabdian masyarakat pada tahun 2017 akan berfokus pada solusi keprofesian desain arsitektur, dan bagaimana Divisi Proinov mewujudkannya dalam bentuk fisik.
26
27
Ketua Himpunan
A. Arahan a. Pemegang kekuasaan tertinggi dalam Badan Pengurus. b. Pemberi arahan kepada semua bidang yang ada di bawahnya.
B. Visi “IMA-G bergerak dengan empatiâ€? Empati, menurut Baron & Byrne, didefinisikan sebagai respon afektif dan kognitif yang kompleks pada distres emosional orang lain termasuk kemampuan untuk merasakan keadaan emosional orang lain, merasa simpatik dan mencoba menyelesaikan masalah, dan mengambil perspektif orang lain. Nilai ini akan dijadikan dasar pergerakan tahun depan karena dengan empati kita akan terarah untuk melakukan suatu pergerakan. Nilai empati yang akan ditanamkan ada dua macam, yaitu empati terhadap sesama anggota dan empati kepada masyarakat. Pergerakan yang besar dan berdampak sulit terwujud apabila tidak dilakukan bersama. Maka pergerakan perlu sinergis dan berkolaborasi agar memberi dampak yang lebih besar. Arah pergerakan yang dimaksud adalah pergerakan dengan mengabdi untuk masyarakat. bergerak/ber¡ge¡rak/ v 1 berpindah dari tempat atau kedudukan (tidak diam saja): pasukan telah ~; 2 (mulai) melakukan suatu usaha; mengadakan aksi; berusaha giat (dalam lapangan politik, sosial): mereka ~ untuk memperbaiki nasib; dengan1/de¡ngan/ p 1 beserta; bersama-sama: ia pergi -- anak istrinya; 2 dan: Saman -- Simin tinggal sekampung; 3 memakai (menggunakan) suatu alat: melempar -- batu; menusuk -- belati; melukis -- cat; 4 kata penghubung menyatakan hubungan kata kerja dengan pelengkap atau keterangannya: bermain -- temannya; 5 kata penghubung untuk menerangkan cara (bagaimana terjadinya atau berlakunya); sambil; seraya: ia menjawab -- tersenyum; harus datang sendiri -membawa ijazah; 6 kata penghubung menerangkan (sifat): diperhatikan -- sungguh-sungguh; gawangnya dijaga -- ketat; menyerang -- gagah berani; 7 oleh; karena: lemarinya penuh -buku; 8 atas: -- kemauan sendiri; 9 penghubung untuk menyatakan keselarasan (kesamaan, kesesuaian): menyesuaikan -- keadaan lingkungan; mukanya mirip -- ibunya; -- sendirinya sendiri (dengan arti yang lebih kuat); otomatis: bergerak -- sendirinya
28
empati/em¡pa¡ti/ /Êmpati/ n
Psi keadaan
mental
yang
membuat
seseorang
merasa
atau
mengidentifikasi dirinya dalam keadaan perasaan atau pikiran yang sama dengan orang atau kelompok lain.
C. Misi 1. Mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan Pergerakan kedepan mengarah kepada masyarakat, maka pengabdian masyarakat adalah misi yang tepat untuk melakukan pergerakan. Akan lebih baik lagi apabila pergerakan yang dilakukan selalu berbasis keilmuan yang dipelajari, yaitu arsitektur. 2. Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati Nilai empati yang ditumbuhkan kepada anggota akan menjadi pemersatu dan pengarah pergerakan IMA-G. Maka mewujudkan anggota IMA-G yang tertanam nilai empati merupakan misi yang akan dipenuhi kedepannya. 3. Menciptakan sistem penyebaran informasi efektif Penyebaran informasi ini merupakan tools untuk penumbuhan empati. Selain itu, juga IMA-G perlu punya sistem penyebaran informasi efektif agar kebutuhan anggota terhadap informasi dapat dipenuhi 4. Berkolaborasi dengan elemen eksternal untuk menciptakan sinergi Misi ini merupakan supporting untuk melakukan pergerakan. Untuk itu, IMA-G perlu menyinergiskan kegiatan dan berkolaborasi dengan pihak eksternal agar dapat mewujudkan pergerakan yang berdampak dan menjadi solusi bagi masyarakat.
D. Objektif dan Strategi Misi
Objektif
Strategi Merancang Master Plan
Merencanakan pengabdian
pengabdian masyarakat yang
Mewujudkan pengabdian
masyarakat yang
berkelanjutan
masyarakat yang
berkelanjutan dan berbasis
Melakukan studi keilmuan
berkelanjutan dan berbasis
keilmuan
arsitektur tentang peran dalam
keilmuan
pengabdian masyarakat Melaksanakan eksekusi
Menjalankan eksekusi dan
pengabdian masyarakat
adanya sistem kontrol
29
sesuai dengan perencanaan
keberjalanan pengabdian masyarakat Menciptakan wadah untuk menimbulkan interaksi informal
Memperkuat hubungan antaranggota
Menanamkan rasa kebersamaan antaranggota IMA-G Meningkatkan fasilitas ruang bersama (sekretariat) sebagai sarana interaksi bagi seluruh anggota Memfasilitasi pemenuhan kebutuhan anggota, seperti
Menciptakan kondisi
pendidikan (keilmuan dan
internal berbasis
profesian), minat, bakat dan
penumbuhan empati
kesejahteraan Menumbuhkan nilai empati
Menekankan identitas
terhadap sesama anggota
keanggotaan Menyediakan wadah untuk mendapatkan pengalaman bersama Menciptakan budaya apresiasi dalam internal IMA-G Membentuk sistem kaderisasi
Menumbuhkan nilai empati
berbasis penumbuhan empati
anggota terhadap
kepada masyarakat
masyarakat
Menghimpun dan mengkaji isu kemasyarakatan
Menciptakan sistem penyebaran informasi yang efektif Berkolaborasi dengan
Anggota mendapatkan
Penyebaran informasi kepada
informasi yang dibutuhkan
anggota jelas dan transparan
Menyampaikan informasi yang interaktif
Menyampaikan informasi lewat media interaktif (video, infografis, poster)
Melakukan kolaborasi antara
30
Membangun hubungan baik
elemen eksternal untuk
IMA-G dengan pihak
dengan elemen eksternal
menciptakan sinergi
eksternal
Melakukan perencanaan bersama dengan pihak eksternal Melakukan eksekusi sesuai perencanaan dengan pihak eksternal
E. Nilai yang ingin dibawa Empati Menurut Baron dan Byrne, Empati didefinisikan sebagai respon afektif dan kognitif yang kompleks pada distres emosional orang lain termasuk kemampuan untuk merasakan keadaan emosional orang lain, merasa simpatik dan mencoba menyelesaikan masalah, dan mengambil perspektif orang lain. Menurut Daniel Goleman, Empati ada 3 (tiga) macam, yaitu: 
Cognitive Empathy, adalah mencoba mengambil perpekstif orang lain dengan bantuan logika, lebih terukur dan tidak abstrak.

Emotional Empathy, adalah mengambil perspektif orang lain dengan bantuan perasaan, sulit diukur, dan abstrak.

Compassion Empathy, adalah mencoba mengambil perspektif orang lain dengan bantuan logika atau perasaan, mencoba merasakan menjadi orang lain dan tergerak untuk membantu dan menyelesaikan masalah orang lain tersebut, jika dibutuhkan.
Nilai empati merupakan nilai yang jelas tertulis pada visi Ketua Himpunan IMA-G 2017, yaitu “IMA-G Bergerak dengan Empati.� Berdasarkan definisi di atas, empati yang dimaksud adalah Cognitive Empathy yang dikembangkan untuk mencapai Compassion Empathy. Selain itu, nilai empati yang ingin dibawa itu ada 2 (dua) fokus. Yaitu empati terhadap sesama anggota, dan juga empati kepada masyarakat. Kegelisahan dalam pergerakan perlu disatukan dan disamakan, agar mencapai pergerakan yang besar, jelas, bermanfaat dan berdampak positif bagi masyarakat. Untuk itu, nilai ini akan menjadi pendorong serta pengarah anggota IMA-G dalam menyatukan arah pergerakan. Pergerakan yang dimaksud adalah bergerak dengan berkarya lewat pengabdian masyarakat.
31
F. Struktur
32
G. Perbedaan di Tahun ini
H. Fase Kerja
IMA-G tahun ini akan mengusung penanaman nilai empati kepada sesama anggota maupun kepada masyarakat (eksternal). Di akhir nanti, pergerakan IMA-G akan 33
memberikan ‘hasil panen’ untuk masyarakat. Maka dari itu, IMA-G diibaratkan sebagai petani yang sedang menggarap sawahnya. Bibit diibaratkan sebagai nilai yang ingin dibawa. Tanah ibaratkan massa-G. Manusia diibaratkan sebagai masyarakat. a. Fase Perencanaan: Fase ini adalah fase dimana petani mencari bibit (nilai yang ingin dibawa) dan mencari alat-alat untuk bertani. b. Fase menggemburkan tanah: Tanah diibaratkan sebagai massa-G, maka dari itu untuk menanam bibit tanah perlu digemburkan terlebih dahulu. Dalam fase ini, fokus lebih ke arah internalisasi antarmassa. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penanaman nilai serta penyatuan visi yang dibawa oleh IMA-G. c. Fase menanam bibit: Fase ini lebih fokus pada penanaman nilai yang dibawa setelah tanah ‘digemburkan’. Pada akhirnya, bibit ini akan menjadi padi. Artinya, ini merupakan fase dimana nilai-nilai yang di bawa mulai ‘ditanamkan’ kepada anggota dan calon anggota. d. Fase merawat dan menumbuhkan padi : Pada fase ini, bibit yang ditanam telah menjadi padi, dan pada akhirnya padi ini dapat dikonsumsi oleh manusia. Artinya, fase ini adalah fase dimana nilai-nilai yang telah ditanamkan dan diaplikasikan oleh massa-G kepada masyarakat dan dapat memberi manfaat secara langsung maupun tidak langsung. e. Fase panen : Pada fase ini petani dan manusia dapat merasakan manfaat dari padi yang telah dipanen. Hal ini berarti IMA-G dan masyarakat telah mencapai tujuan bersama dan dapat menikmati hasil dari karya yang diwujudkan bersama.
34
BIDANG
PERENCANAAN
PENGGEMBURAN TANAH
PERSIAPAN BIBIT
MERAWAT DAN MENUMBUHKAN
PANEN
Pemberian stimulus untuk peningkatan partisipasi.
Refleksi ketercapaian dan evaluasi metode-metode berdasarkan kondisi.
Perwujudan karya nyata atas keterlibatan dengan masyarakat dan hasil kolaborasi .
Apresiasi dan evaluasi terhadap karya yang dihasilkan.
Penguatan pondasi internal anggota dan ujicoba metode interaksi.
Pengembangan pola interaksi anggota untuk mempersiapkan Lustrum.
Pematangan konsep Dies.
Perancangan acara Dies.
Pembekalan kemampuan pertukangan dan ilmu dasar pengmas.
Melakukan pencarian isu-isu proinov dan pengolahan data pengmas.
Intenalisasi nilainilai kepada Anggota Bina.
Penjenjangan dan aktualisasi anggota Mula-Bina.
Penjenjangan dan aktualisasi anggota Bina-Biasa.
Mengevaluasi nilai yang telah didapat satu tahun ke belakang.
Mendata dan melakukan kunjungan ke lembaga yang dapat dilibatkan dalam kepengurusan.
Perlibatan pihak eksternal dalam gerakan IMA-G.
Eksekusi kegiatan bersama lembaga eksternal.
Refleksi kolaborasi.
KOMINFO
Penyiapan SDM dan media publikasi yang akan digunakan.
Memunculkan gagasan melalui publikasi baik cetak maupun digital, serta melakukan perbaikan sistem.
Optimalisasi sistem dan publikasi gagasan.
Dokumentasi dan publikasi gerakan IMA-G dalam satu tahun kebelakang.
KESEKJENAN
Supporting.
INTERNAL
KARYA
Perencaan bersama massa (kumpul divisi). PSDA
Peluncuran dokumen. Peluncuran RKPK. Musyawarah Kerja.
EKSTERNAL
35
I.
Tabel Penjawaban Visi-Misi
Visi
Misi
Objektif
Strategi
Struktur/Program
Merancang Master Plan pengabdian
Mewujudkan pengabdian masyarakat yang
Merencanakan
masyarakat yang
pengabdian
berkelanjutan
masyarakat yang
Melakukan studi
berkelanjutan
keilmuan
dan berbasis
arsitektur
keilmuan
tentang peran pengabdian
dan berbasis
masyarakat
keilmuan Melaksanakan eksekusi pengabdian masyarakat
Bergerak
sesuai dengan
Dengan Empati
PENGMAS
dalam
berkelanjutan
IMA-G
PENGMAS
perencanaan
Menjalankan eksekusi dan adanya sistem kontrol keberjalanan
PENGMAS, PROINOV
pengabdian masyarakat Menciptakan wadah untuk menimbulkan interaksi
KEKELUARGAAN, BKM
informal
Menciptakan kondisi internal
Memperkuat
Menanamkan
berbasis
hubungan
rasa
penumbuhan
antaranggota
kebersamaan
KEKELUARGAAN,
antaranggota
BKM
empati
IMA-G Meningkatkan fasilitas ruang bersama
36
BRT
(sekretariat) sebagai sarana interaksi bagi seluruh anggota Memfasilitasi pemenuhan kebutuhan
AKADEMIK,
anggota, seperti
PROINOV,
pendidikan
KEKELUARGAAN,
(keilmuan dan
BKM
profesian) dan Menumbuhkan nilai empati anggota terhadap sesama dan juga IMA-G
kesejahteraan Menekankan identitas
KADERISASI
keanggotaan Menyediakan wadah untuk mendapat pengalaman
BKM, PROINOV, PENGMAS
bersama Menciptakan budaya apresiasi
KEKELUARGAAN,
dalam internal
MEDINFO
IMA-G Membentuk sistem kaderisasi Menumbuhkan
berbasis
nilai empati
penumbuhan
anggota
empati kepada
terhadap
masyarakat
masyarakat
Menghimpun dan mengkaji isu
KADERISASI
PENGMAS
kemasyarakatan Menciptakan
Anggota
Penyebaran
sistem
mendapatkan
informasi kepada
37
MEDINFO
penyebaran
informasi yang
anggota jelas dan
informasi yang
dibutuhkan
transparan
efektif
Menyampaikan Menyampaikan informasi yang interaktif
informasi lewat media interaktif (video,
MEDINFO
infografis, poster) Membangun hubungan baik
EKSTRAKAMPUS,
dengan elemen
INTRAKAMPUS
eksternal Berkolaborasi
Melakukan
Melakukan
dengan elemen
kolaborasi
perencanaan
INTRAKAMPUS,
eksternal untuk
antara IMA-G
bersama dengan
EKSTRAKAMPUS
menciptakan
dengan pihak
pihak eksternal
sinergi
eksternal
Melakukan eksekusi sesuai perencanaan dengan pihak eksternal
38
PENGMAS
39
Kesekjenan A. Sekretaris Jendral 1. Latar Belakang Bidang Kesekjenan merupakan fungsi pelengkap sebuah perhimpunan, di mana Sekretaris Jenderal akan membuat visi dari Ketua Himpunan tercapai dengan target waktu yang telah ditentukan di awal. Dengan mempertimbangkan kegiatan akademik anggota, kegiatan perhimpunan harus di tata dengan rapi agar setiap kegiatan dapat berjalan dengan efektif. Untuk memastikan mencapai target dari Ketua Himpunan dengan baik, dibutuhkan adanya administrator yang dapat mengendalikan arah gerak himpunan agar dapat berjalan menuju kesuksesan bersama. Dalam hal ini, Bidang Kesekjenan yang ditempatkan di leher organigram dapat menjalankan peran sebagai administrator yang mengatur bidang-bidang lain agar bergerak sesuai yang diarahkan oleh Ketua Himpunan. Selain itu Bidang Kesekjenan juga merupakan turunan dari GBHP IMA-G 2017 pada arahan: a. Mengelola sistem manajemen administrasi Badan Pengurus secara optimal 19. Terdapatnya Standard Operational Procedure (SOP) administrasi yang diberlakukan dalam Badan Pengurus. 20. Berjalannya Standard Operational Procedure (SOP) administrasi. 21. Adanya sistem pertanggung jawaban Standard Operational Procedure (SOP) b. Menyelaraskan waktu kegiatan yang diselenggarakan Badan Pengurus dengan kegiatan lain di luar IMA-G 24. Adanya sistem internal Badan Pengurus yang mengelola jadwal untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh Badan Pengurus. 25. Terlaksananya sistem internal Badan Pengurus yang mengelola jadwal untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh Badan Pengurus. c. Mengupayakan usaha-usaha untuk berkembang sebagai fungsi penunjang IMA-G ITB. 26. Terdapatnya laporan kinerja kerja tiap bidang dan/atau kepanitiaan. 27. Terdapatnya mekanisme internal Badan Pengurus untuk mengevaluasi sistem kerja dalam Badan Pengurus. Bidang Kesekjenan mempunyai empat divisi di bawahnya yang berfungsi sebagai penunjang keberjalanan himpunan. Ada 3 hal yang paling penting untuk keberjalanan himpunan yaitu kesekretariatan, administrasi, dan logistik. Divisi yang ada di bawah Sekretaris Jenderal adalah Sekretaris, Bendahara, Unit Usaha, dan Badan Rumah Tangga. 40
2. Identifikasi Masalah a. Koordinasi Komunikasi antaranggota pengurus yang terkadang karena urgensi sering menyalahi alur koordinasi yang ditentukan. Sehingga informasi progress report tidak tesebar merata dan menjadi akar permasalahan hubungan antar bidang. b. Timeline Sering terjadinya perubahan pada jadwal akademik sehingga menyulitkan kegiatan perhimpunan untuk beradaptasi. Jadwal akademik merupakan perhatian utama dalam pembuatan timeline kedepannya. c. Standard Operational Procedure (SOP) Peraturan yang di buat pada awal kepengurusan sering kali menjadi tidak ketat karena peraturan tidak dibuat dengan detail, sehingga masih ada celah yang berakibat pada tidak baiknya keberjalanan SOP yang ditentukan di awal. Selain itu sistem pengawasan yang tidak maksimal juga menjadi salah satu penyebab masalah di atas.
3. Analisis a. Studi Literatur Suatu hal yang harus menjadi kompetensi yang dimiliki Sekretaris Jenderal adalah manajemen. Istilah manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu : - Manajemen sebagai suatu proses - Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen - Manajemen sebagai suatu seni (Art) - sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science) Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli, manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen. Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pengetahuan. Mengenai ini pun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen
41
adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya. Prinsip Manajemen POAC sangat banyak sekali digunakan oleh organisasi kecil maupun besar yang bertujan untuk lebih mengembangkan dan mengelola organisasi mereka. POAC adalah singkatan dari planning, organizing, actuating, and controlling. Planning (Perencanaan) adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu dan mengembangkan rencana aktivitas kerja dalam sebuah organisasi. Perencanaan merupakan proses yang penting dari segala bentuk fungsi manajemen, karena tanpa adanya perencanaan semua fungsi-fungsi lainnya tidak akan dapat berjalan. Organizing (Pengorganisasian) adalah fungsi kedua dalam manajemen. Organizing adalah proses kegiatan dalam menyusun struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumbersumber dan lingkungannya. Dengan demikian, hasil dari pengorganisasian itu berupa struktur organisasi. Actuating (Pelaksanaan) adalah suatu tindakan yang mengusahakan agar semua perencanaan dan tujuan perusahaan bisa terwujud dengan baik dan seperti yang diharapkan. Jadi, pelaksanaan merupakan suatu upaya yang menggerakkan orang-orang untuk mau bekerja dengan sendirinya dan dengan kesadaran yang besar demi mengabulkan seluruh cita-cita perusahaan dengan dan secara efektif. Controlling (Pengawasan) adalah proses pengamatan, penentuan standar yang akan diwujudkan, menilai kinerja pelaksanaan, dan jika diperlukan mengambil tindakan korektif, sehingga pelaksanaan dapat berjalan dengan semaksimal mngkin dalam mencapai tujuan perusahaan. Agar pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dibutuhkan pengontrolan yang optimal, baik itu dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi dan audit.
b. Studi preseden i.
Dwiky Fajar R., Sekretaris Jenderal IMA-G 2016 Sekretaris jendral merupakan korlap pada tingkat himpunan, kemampuan dalam mengatur teknis keberjalanan himpunan selama satu tahun adalah hal yang harus dimiliki oleh seorang Sekretaris Jenderal. Kesekretariatan, administrasi, dan logistik adalah 3 hal yang mendukung keberjalanan himpunan. Karena pada dasarnya Bidang Kesekjenan turun dari badan pelengkap dari GBHP.
ii. Aloyisius Rio, Sekretaris Jenderal IMA-G 2015 Sekretaris Jendral merupakan project manager jika dalam dunia arsitektur. Dia merupakan orang yang dapat mengatur waktu sebuah proyek agar tujuan bisa tercapai 42
dengan baik pada waktu yang telah ditentukan di awal. Sistem point flow dibuat dengan tegas, tentukanlah basis yang digunakan dalam flow. Jika kita menentukan basisnya adalah jumlah massa yang berpartisipasi pada program kerja jangan dibuat flow dengan basis lainnya. iii. Ryan Azhar, Sekretaris Jenderal IMA-G 2014 Kemampuan manajerial adalah hal yang akan paling didapatkan setelah menjadi Sekretaris Jenderal. Ada baiknya sebelum memulai untuk mempelajari hal berkaitan dengan manajer sehingga kesulitan bisa dikurangi. Seringkali saat meminta progress report ke masing-masing wakil ketua bidang terjadi keterlambatan dan karena merasa tidak enak kepada wakil ketua bidang karena teman sehingga laporan bulanan selalu telat. Harapannya, Badan Pengurus selanjutnya bisa lebih professional karena kondisinya merekan sudah berkomitmen untuk menjadi Badan Pengurus, sehingga harus bisa membedakan urusan pekerjaan dan urusan pertemanan. Kalau bisa lebih di banyakan bonding Badan Pengurus agar lebih satu pikiran. c. SWOT i.
Strength - Sudah terdapat SOP dan dokumen-dokumen yang tertata untuk dicek kembali serta dipelajari
ii. Weakness - Sistem pengawasan terhadap SOP yang tidak ketat sehingga banyak pelanggaran. - Banyaknya jumlah program kerja yang di rencanakan sehingga menyuitkan pengaturan timeline iii. Opportunities -
Koordinasi dipermudah dengan adanya studio yang bisa digunakan massa sehaian penuh
iv. Threat -
Sering berubahnya jadwal akademik sehingga bentrok dengan jadwal perhimpunan yang direncanakan di awal.
-
Prioritas massa terhadap kegiatan masih besar kepada akademik
4. Visi “Kesekjenan yang Profesional sebagai Sistem Penataan dan Kontrol Himpunan�
43
5. Kriteria a. SOP yang wajib dipatuhi oleh pengurus dan seluruh Massa-G. b. Adanya jalur koordinasi dengan wakil ketua bidang untuk kelancaran laporan. c. Transparansi administrasi dan timeline kepada Badan Pengurus. d. Adanya sistem pengawasan alur koordinasi kepada pengurus yang telah ditentukan di awal kepengurusan. 6. Strategi a. Membuat SOP secara detail di awal kepengurusan, dan akan ada tindak lanjut terhadap pelanggaran SOP. b. Pembuatan sistem administrasi dan timeline secara online yang mudah diakses seluruh pengurus. c. Penerapan sistem point flow pada kegiatan perhimpunan dan akademik sehingga terkontrol dengan baik. d. Memeriksa ketersampaian informasi kepada pengurus secara berkala.
44
B. Sekretaris Umum 1. Latar belakang Dalam keseretariatan himpunan, pengelolaan dan pendokumentasian administrasi yang rapi dan lengkap sangat dibutuhkan untuk keberjalanan himpunan dalam jangka pendek maupun panjang. Pengarsipan yang rapi mendukung kelancaran kerja himpunan baik di dalam maupun keluar himpunan. Informasi dari luar himpunan terkait surat masuk dapat terarsipkan dengan baik. Selain itu, arsip-arsip tersebut dapat bermanfaat untuk dijadikan bahan pembelajaran bagi pengurus selanjutnya. Adapun arahan yang diberikan melalui fungsi kerja Sekretaris Jenderal yang dilaksanakan oleh Sekretaris adalah menjamin sistem administrasi yang tegas, terkontrol, rapi, dan lengkap.
2. Identifikasi masalah a. Kurangnya koordinasi antara Sekretaris dengan Sekretaris Jenderal. b. Kurangnya ketegasan Sekretaris dalam mengingatkan wakil ketua bidang sehingga pengumpulan dokumen seringkali tidak sesuai SOP. c. Kurangnya ketegasan dan koordinasi Sekretaris dalam pembagian tugas kepada staf. d. Administrasi divisi yang kurang lengkap.
3. Analisis a. Studi preseden i.
Shella Maulina, Sekretaris IMA-G 2015 Badan Pengurus ini mempertahankan sistem wakil ketua bidang yang masuk ke dalam organigram karena dapat membantu dalam merapikan administrasi di dalam bidangnya. Begitupun sistem sekretaris divisi yang akan membantu merapikan administrasi di dalam divisi. Dalam hal kerapian dan kelengkapan administrasi, Sekretaris harus tegas dan rajin mengontrol setiap administrasi yang berjalan di himpunan. Selain itu, Sekretaris harus tegas dalam menyalurkan tugas dan tanggung jawab untuk staf agar terlibat aktif dalam pekerjaan kesekretariatan, karena hal ini juga akan berguna bagi kepengurusan selanjutnya. Dalam Badan Pengurus IMA-G 2015, kesekretariatan memanfaatkan DropBox sebagai sarana untuk menyimpan data pengarsipan secara digital. Namun, terdapat kekurangan dari DropBox itu sendiri karena kesulitan dalam share dengan pengguna lain maupun kapasitas penyimpanan yang terbatas. 45
ii. Syahr Banu, Sekretaris IMA-G 2016 Dalam kepengurusan tahun ini, SOP sudah disosialisasikan ke seluruh Badan Pengurus di awal kepengurusan, namun masih terjadi pelanggaran SOP karena kurangnya ketegasan memberlakukan SOP itu sendiri. Sistem wakil ketua bidang dipertahankan masuk ke dalam organigram seperti tahun sebelumnya, begitu juga sistem sekretaris divisi. Sekretaris sudah bersikap tegas dalam hal kerapian administrasi baik kepada staf, wakil ketua bidang, maupun diri sendiri. Hal ini dimudahkan dengan penggunaan Google Drive dalam penyimpanan administrasi secara digital. Google Drive lebih mudah diakses oleh orang lain dengan perizinan tertentu dan lebih mudah terhubung dengan aplikasi lainnya. Rapat antara Sekretaris dan wakil ketua bidang cukup tiga bulan sekali karena koordinasi secara informal sering dilakukan melalui media sosial. Di kepengurusan ini, Sekretaris juga melanjutkan sistem infografis timeline yang disebar melalui Line dan Facebook karena lebih diperhatikan massa.
b. SWOT i.
Strength -
Adanya SOP Sekretaris dari kepengurusan sebelumnya yang dapat dijadikan acuan untuk membuat SOP Sekretaris pada kepengurusan ini.
-
Sudah terdapat arsip dari kepengurusan sebelumnya yang dapat dijadikan bahan pembelajaran dan contoh administrasi.
ii. Weakness -
Kelalaian dari Sekretaris, wakil ketua bidang, maupun sekretaris kepanitiaan dalam kelengkapan penyusunan dokumen yang mengakibatkan administrasi himpunan kurang rapi.
iii. Opportunity -
Pendokumentasian administrasi setiap acara dan program kerja.
-
Menyalurkan informasi surat masuk.
-
Menyalurkan informasi agenda bulanan himpunan.
-
Pengarsipan yang rapi sehingga memudahkan keberjalanan himpunan dan dapat menjadikannya bahan pembelajaran untuk kepengurusan selanjutnya.
iv. Threat -
Permintaan administrasi yang mendadak atau tidak sesuai SOP. 46
-
Keterlambatan pengumpulan dokumen oleh wakil ketua bidang.
c. Hasil analisis
Sistem wakil ketua bidang yang dimasukkan ke dalam organigram dapat membantu kerja Sekretaris menjadi lebih rapi dan terstruktur. Apabila dimasukkan ke organigram, akan ada rasa tanggung jawab pada setiap wakil ketua bidang karena saat LPJ mereka akan mempertanggungjawabkan pekerjaan mereka di dalam Badan Pengurus.
Kurangnya publikasi SOP dan penekanan terhadap pihak terkait dapat berdampak pada kelalaian beberapa pihak terkait penegasan SOP, administrasi yang kurang rapi dan permintaan mendadak ke Sekretaris, sehingga penjelasan terkait SOP di depan seluruh Badan Pengurus di awal kepengurusan sebaiknya dilakukan.
Membuat format tetap yang akan dipakai oleh wakil ketua bidang maupun sekretaris divisi dalam administrasi bidang maupun divisi yang akan mempermudah dalam pengawasan kerapian administrasi maupun dokumentasi.
Mengawasi kerja Sekretaris kepanitiaan melalui wakil ketua bidang untuk administrasi yang lebih rapi.
4. Visi “Kesekretariatan yang tegas dengan administrasi terkontrol, rapi dan lengkap.”
5. Strategi a. Membuat sistem sekretaris divisi agar administrasi divisi rapi yang berkoordinasi dengan wakil ketua bidang. b. Mempublikasikan SOP di awal kepengurusan di depan seluruh Badan Pengurus agar dimengerti oleh semua Badan Pengurus serta penekanan terhadap pihak terkait. c. Melibatkan
staf
Sekretaris
dalam
kegiatan
administrasi,
rakor,
maupun
pendokumentasian lainnya untuk penurunan kepengurusan selanjutnya. d. Membuat Google Drive Badan Pengurus yang dapat diakses oleh semua Badan Pengurus sehingga pengumpulan dan akses terhadap administrasi lebih mudah. e. SOP dan seluruh format disebar ke dalam Google Drive Badan Pengurus sehingga dapat diakses seluruh Badan Pengurus kapan saja.
47
C. Bendahara Umum 1. Latar Belakang Kebutuhan IMA-G akan badan yang mengatur keuangan IMA-G yang rapi, jelas dan teratur dengan cara yang profesional dan bertanggung jawab. Fungsi dari Divisi Bendahara adalah menyusun RAB Badan Pengurus IMA-G 2017, membuat laporan keuangan IMA-G, mengumpulkan iuran anggota IMA-G, mengarsipkan bukti transaksi, menyusun RAB Badan Pengurus IMA-G 2017, dan mengalokasikan dana ke program dan kegiatan. Keberadaan Bendahara Umum IMA-G menjawab GBHP: 28. Adanya rencana anggaran Badan Pengurus yang dapat diakses oleh seluruh anggota IMA-G ITB. 29. Adanya antisipasi ketersediaan dana tunai terkait cashflow bulanan Badan Pengurus. 30. Adanya sistem pelaporan keuangan Badan Pengurus IMA-G ITB yang akurat, lengkap, dan tepat waktu, serta mudah diakses seluruh anggota IMA-G ITB. 31. Berjalannya sistem pelaporan keuangan Badan Pengurus IMA-G ITB. 32. Mengalokasikan dana untuk diturunkan kepada kepengurusan berikutnya terkait persiapan Dies IMA-G ke-67.
2. Identifikasi masalah a. Kebutuhan dana untuk program kerja tidak sesuai dengan RAB awal yang telah direncanakan. b. Cashflow IMA-G di keberjalanannya sering tidak sesuai dengan rencana di awal. c. Dikarenakan penyesuaian dengan timeline dan kegiatan. d. Pendapatan dari Divisi Unit Usaha tidak menentu. e. Iuran anggota tidak terkumpul sesuai waktu.
3. Analisis a. Studi preseden i.
Bendahara Himpunan Mahasiswa Mesin periode 2016/2017 Setelah dilakukan wawancara, memperoleh: -
Bendahara kepanitiaan adalah staf dari Divisi Bendahara sehingga komunikasi Bendahara Badan Pengurus dengan bendahara kepanitiaan lebih mudah.
-
Iuran anggota ditagih sekali seumur hidup, sebesar seratus ribu rupiah.
-
Untuk RAB, ditentukan di awal kepengurusan kemudian dikaji ulang setelah melihat Grand Design program kerja, biaya yang tidak dibutuhkan dihapus dari RAB. 48
-
Untuk pemasukan didapat dari iuran anggota, Divisi Dana Usaha himpunan, dan pemasukan dari fakultas FTMD.
ii.
Tjendrawati Lontoh, Bendahara IMA-G periode 2015 Berdasarkan hasil wawancara, memperoleh evaluasi sebagai berikut: -
Melakukan pemeriksaan RAB di awal maupun pada keberjalanannya, sehingga biaya yang tidak perlu dapat dipotong.
-
Kesesuaian terhadap timeline kebutuhan uang dan kesesuaian jumlah dengan RAB awal harus tegas.
-
Iuran wajib anggota sebaiknya ditagih sejak awal kepengurusan untuk mencegah anggota yang tidak membayar, memberikan sanksi berupa denda untuk anggota yang membayar iuran di luar batas tanggal yang ditentukan, untuk anggota yang hampir lulus biaya iuran dititipkan kepada bendahara kepanitiaan syukuran wisuda.
-
Menegaskan dan menaati SOP yang sudah dibuat pada awal kepengurusan apapun kondisinya.
iii. Cindy Mathilda, Bendahara IMA-G periode 2016 Eveluasi yang diperoleh adalah: -
Melakukan pemeriksaan RAB di awal maupun pada keberjalanannya, sehingga biaya yang tidak perlu dapat dipotong.
-
Kesesuaian terhadap timeline kebutuhan uang dan kesesuaian jumlah dengan RAB awal harus tegas.
-
Iuran wajib anggota sebaiknya ditagih sejak awal kepengurusan untuk mencegah anggota yang tidak membayar, memberikan sanksi berupa denda untuk anggota yang membayar iuran di luar batas tanggal yang ditentukan, untuk anggota yang hampir lulus biaya iuran dititipkan kepada bendahara kepanitiaan syukuran wisuda.
-
Segera mengganti nama buku tabungan
-
Menegaskan dan menaati SOP yang sudah dibuat pada awal kepengurusan apapun kondisinya.
-
Mensosialisasikan SOP yang sudah dibuat.
b. SWOT i.
Strength -
Sudah terdapatnya SOP yang baik.
-
Angkatan penggerak berpotensi besar untuk meningkatkan dana pendapatan.
49
-
Anggota cukup mampu untuk berpartisipasi dalam meningkatkan dana pendapatan IMA-G.
ii. Weakness -
Pengumpulan iuran yang tidak terkumpul di satu plot waktu.
-
Kurang tegas terhadap masalah dan peraturan keuangan.
iii. Opportunity -
Divisi Unit Usaha berpotensi mengembangkan divisinya dengan cara yang kreatif dan inovatif sebagai sumber pemasukan IMA-G.
-
Pembagian ulang kebutuhan akan subsidi dan pinjaman untuk acara himpunan.
iv. Threat -
RAB tidak sesuai dengan RAB yang telah direncanakan.
-
Adanya program kerja dengan kebutuhan dana besar yang harus diantisipasi.
4. Visi “Keuangan yang tegas, rapi, dan transparan.� 5. Strategi a. Menyusun RAB, cashflow, dan SOP di awal kepengurusan. b. Mempublikasikan cashflow setiap bulan. c. Membuat laporan keuangan setiap bulan. d. Menetapkan dana abadi di awal kepengurusan. e. Modal yang diberikan untuk Divisi Unit Usaha diberikan secara bertahap dengan mempertimbangan situasi keuangan IMA-G, perkembangan kebutuhan Divisi Unit Usaha, disesuaikan dengan pemasukan dari Divisi Unit Usaha setiap bulannya. f.
Anggota IMA-G yang terlambat membayar iuran wajib tanpa alasan yang jelas akan memperoleh sanksi berupa denda sebesar lima ribu rupiah per hari apabila pembayaran dilakukan di luar waktu yang telah diberikan.
g. Anggota IMA-G dapat membayar iuran dengan sistem transfer. h. Iuran anggota IMA-G yang akan wisuda dibayar bersamaan dengan iuran wisuda. i.
Dana awal untuk program kerja dan acara himpunan yang tidak memiliki sistem keuangan mandiri, diberikan dengan bersifat subsidi (surplus dikembalikan kembali ke Badan Pengurus IMA-G). Sisa dana dari kepanitiaan yang menggunakan modal dari kas Badan Pengurus IMA-G dialokasikan kembali ke Badan Pengurus IMA-G.
j.
Dana awal untuk program kerja dan acara himpunan yang memiliki sistem keuangan mandiri, diberikan dengan bersifat dana awal (modal).
k. Segala bentuk penggantian dana yang diminta divisi lain harus menyertakan bukti yang harus diberikan kepada Bendahara, bila tidak maka dana tidak akan digantikan. 50
l.
Perubahan timeline kebutuhan dana (melebihi rentang 1 bulan) terkait program kerja atau acara yang disebabkan oleh kelalaian divisi yang bersangkutan tidak memperoleh toleransi.
m. Perubahan timeline kebutuhan dana (melebihi rentang 1 bulan) terkait program kerja atau acara yang disebabkan oleh faktor eksternal memperoleh toleransi 5-10%. n. Program kerja di luar timeline tidak memperoleh toleransi. o. Peningkatan RAB yang melebihi RAB awal disebabkan oleh kelalaian divisi yang bersangkutan tidak memperoleh toleransi. p. Peningkatan RAB yang melebihi RAB awal disebabkan oleh faktor eksternal memperoleh toleransi 5-10%. q. Keterlambatan pengembalian dana pinjaman disebabkan oleh kelalaian pihak peminjam akan memperoleh sanksi berupa pembekuan ijin peminjaman oleh divisi yang bersangkutan hingga pengembalian dana dilaksanakan. r.
Rentang waktu pengembalian pinjaman uang bergantung pada jumlah dan fungsi uang yang diminta.
6. Keterangan tambahan a.
Alasan yang dianggap jelas keterlambatan iuran wajib anggota : -
Anggota sedang mengalami masalah keuangan pribadi.
-
Anggota sedang mengalami musibah terkait masalah keuangan.
b. Alasan yang dianggap kelalaian divisi : -
Kesalahan perhitungan dan perkiraan dari divisi terkait timeline dan waktu. Contoh: Divisi mengubah acara x yang direncanakan pada bulan Februari menjadi bulan Januari.
-
Kesalahan kontrol pengeluaran uang di dalam program kerja atau acara divisi yang bersangkutan. Contoh: Divisi tidak mengontrol pemakaian uang keluar sehingga melebihi yang seharusnya dibutuhkan.
-
Keterlambatan terkait perizinan, pemasukan proposal, maupun pemasukan data kebutuhan dana. Contoh: Divisi terlambat untuk mengurus perijinan ke program studi terkait acara yang membutuhkan dana, sehingga kegiatan harus ditunda.
c. Alasan yang dianggap faktor eksternal: -
Keterlambatan akibat keputusan atau pengaruh pihak ketiga (Program studi, Institut, Kota, dll.) Contoh: ITB menunda Syukuran Wisuda.
-
Toleransi 5-10 % ditentukan dari jumlah uang yang dibutuhkan dan tujuan kebutuhan tersebut. 51
D. Unit Usaha 1. Latar Belakang Sesuai dengan GBHP periode 2017, Unit Usaha berupaya dalam menjamin pendanaan organisasi yang berkelanjutan. Hal ini meliputi: -
Terdapatnya upaya berkelanjutan dalam mendanai organisasi.
-
Adanya badan yang menjamin berjalannya upaya yang berkelanjutan dalam mendanai kebutuhan organisasi.
Unit usaha dianggap perlu keberadaannya bertujuan untuk: a. Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal, b. Melaporkan setiap jenis pemasukan dan pengeluaran kegiatan usaha kepada Bendahara secara rutin dan berkala, c. Menyalurkan dana dalam kegiatan bidang lain, d. Melakukan pengarsipan untuk setiap karya-karya proyek, e. Mengkoordinasikan divisi danus kepanitiaan, f.
Menjalin kerja sama usaha antar lembaga di dalam dan di luar perhimpunan,
g. Bertanggung jawab terhadap perkembangan seluruh staf di dalam divisinya.
2. Identifikasi Masalah a. Produk yang dihasilkan kurang mengenai sasaran. b. Keterlambatan produksi. c. Tidak tertibnya anggota dalam menjalankan setiap jobdesc-nya sehingga mengakibatkan keterlambatan produksi.
3. Analisis a. Studi Literatur i. LPJ AT Badan Pengurus IMA-G 2013: Ketua Divisi UUS tahun 2013 dijabat oleh Maya Soufana G11. Evaluasi pada kepengurusan UUS tahun 2013 sebagai berikut: 
Lebih tegas dalam mengatur staf dan pembagian jobdesc harus jelas.

Menyiapkan backup plan, jika sewaktu-waktu pendapatan UUS tidak sesuai harapan RAB atau terjadi perubahan RAB.

Melakukan rapat teratur dengan Bendahara dan ketua bidang agar komunikasi lancar, lalu koordinasi mengenai pendataan pemasukan dan pengeluaran harus lebih jelas. 52

Jika melakukan kerja sama dengan pihak luar, harus melakukan MOU yang jelas. Kerja sama yang dilakukan juga harus memberikan feedback tertentu untuk IMA-G.
ii. Dokumen Kewirausahaan Badan Pengurus IMA-G 2012: Ketua Divisi Kewirausahaan tahun 2012 dipegang oleh Fadhila Andini. Program kerja yang dijalankan adalah: - Bisnis-G Kegiatan yang bersifat menambah wawasan kewirausahaan, dapat berupa workshop maupun sekedar sharing dari pihak yang berpengalaman dalam kewirausahaan. - Biro-G Sebagai koordinator proyek yang masuk ke dalam IMA-G dengan cara bekerja sama dengan berbagai pihak dan melakukan bagi hasil dalam keuntungannya. Akan dilakukan publikasi untuk lebih memperkenalkan adanya jasa ini. - dot ITB Pengembangan usaha dot ITB dengan cara mengembangkan desain agenda yang telah ada kepada himpunan-himpunan yang ada di ITB. - Agenda-G Penerusan penjualan agenda dengan cover jaket almamater dan jaket himpunan yang telah dilakukan saat Gaung Bandung dengan cara menawarkan ke mahasiswa TPB maupun himpunan lain secara langsung. - Cinderemata-G Pencarian dana dengan cara memproduksi cinderamata serta diutamakan bersifat pasti dan dalam jumlah pemesanan yang besar. - Clothin-G Pencarian dana dengan cara memproduksi konveksi serta diutamakan bersifat pasti dan dalam jumlah pemesanan yang besar. - Baran-G Pencarian dana dengan cara memproduksi atau menyediakan barang yang membantu anggota khususnya dalam dalam bidang akademik, sehingga lebih mudah didapatkan dan lebih terjangkau. Evaluasi pada kepengurusan UUS tahun 2012 ini sebagai berikut:  Banyak orang yang belum aware terhadap eksistensi Divisi Kewirusahaan sehingga kegiatan workshop belum banyak yang minat.  Kewirausahaan dalam dunia mahasiswa belum terlalu dilirik karena belum ada media yang memfasilitasi seperti media sosial masa kini.
53
Belum banyak inovasi produk, diharapkan produk yang minim effort namun profit baik yang dilakukan juga harus memberikan feedback tertentu untuk IMA-G.
b. Studi preseden i. Paul Evan, Ketua Divisi UUS IMA-G 2014 Visi yang dibawa Divisi Unit Usaha IMA-G 2014 adalah BERANI (beruang dan mandiri). Dengan misinya memproduksi, memasarkan dan menjual lagi produk-produk yang mempunyai daya jual tinggi dan permintaan pasar yang tinggi, seperti mal. Produkproduk yang dijual selama kepengurusan adalah agenda jamal, kaos Vivat-vivG!, mal, jasa maketor, jasa design sekretariat, badge IMA-G, stiker, dll. Selama kepengurusan, ketua divisi menargetkan adanya teknik pemasaran baru dan produk baru. Inovasi yang dilakukan adalah berjualan bunga pada saat acara Syukuran Wisuda dan sayembara design jaket IMA-G. Evaluasi dari kepengurusan UUS tahun 2014 sebagai berikut:
Keberjalanan komunikasi sudah membaik.
Pelaporan pemasukan dan pengeluaran ke Bendahara pernah terhambat karena nota hilang, harus diperbaiki kesigapannya.
Produk yang dijual harus diseleksi karena belum tentu semua produk yang baru ataupun yang sudah pernah dijual akan laku, pemasaran dan kualitasnya harus ditingkatkan. Kalau perlu, adakan tes ketertarikan massa akan produk.
Harus pandai membaca tren yang sedang marak agar produk laku.
Pengawasan staf harus ditingkatkan. Masih banyak staf yang kurang bekerja karena sibuk akan akademik.
Pengarsipan akan produk ataupun karya minim sehingga perlu ditingkatkan lagi.
ii. Rachmaputri Ayu, Ketua Divisi UUS IMA-G 2015. Program kerja kepengurusan UUS 2015: - G-Stuff: berupa kelanjutan dari penjualan mal arsitektur, dan juga penjualan graduation card. - GAPPAREL: berupa sweater arsitektur. - iDEKU: berupa proyek maket yang terdiri dari 3 proyek. - Hun(G)ry: penyediaan konsumsi saat acara-acara himpunan dan penjualan bubur di pagi hari. Evaluasi dari kepengurusan UUS tahun 2015 sebagai berikut: Komunikasi dengan Sekretaris Jenderal dan Bendahara sudah baik. 54
Strategi pencarian dana terfokus hanya pada proses produksi barang dan danus. Produk mal yang sudah dikenal hingga luar pulau namun sekarang kehilangan vendor. Branding kurang diketahui oleh massa di luar dan di dalam himpunan. Sistem pre-order untuk produk yang dijual mendapati kendala karena beberapa konsumen tidak mengambil barang. Unit Usaha IMA-G kurang menghasilkan produk yang arsitektural. Sudah terdapat beberapa koneksi dan jaringan yang menjalin kerja sama dengan Divisi UUS IMA-G. Beberapa produk yang dihasilkan kurang ‘menarik’ konsumen, perlu adanya rebranding dan pengadaan produk yang mengikuti tren. Bonding dengan staf divisi perlu ditingkatkan agar sense of community anggota bertambah. Target dan kegiatan harus dilakukan dari awal dan ada backup plan. Kerja sama dengan pihak luar harus tetap dilaksanakan karena keuntungannya baik. Tetapi produk yang ditawarkan harus disesuaikan dengan minat massa. Penjelasan jobdesc kepada staf harus lebih detail. Terjadi penambahan RAB, sehingga target yang dikejar lebih tinggi. iii. Rana Nafisa, Ketua Divisi UUS 2016. Berikut program kerja yang diadakan: - IMA-G Store: Online store yang dibuat untuk mewadahi produk-produk yang dijual oleh Unit Usaha IMA-G. - Hun(G)ry: Jasa delivery dan penyediaan makanan atau minuman pada acara-acara himpunan. - Idek : Agen penyalur massa-G untuk desain dan proyek maket yang ditawarkan kepada massa himpunan. Proyek berasal dari orang-orang di luar himpunan yang membutuhkan jasa desain dan maketor. - Pengarsipan : Membuat pencatatan mengenai produk yang sudah dijual maupun yang akan dijual. Evaluasi dari kepengurusan UUS tahun 2016 sebagai berikut: Adanya jasa biro maketor yang telah mendongkrak keuntungan UUS secara signifikan. Mencari kesempatan dalam berjualan di event-event yang melibatkan himpunan seperti Syukuran Wisuda, FIMA Jabar, AMI, dll.
55
Online store-nya masih kurang terorganisir. Penyebab utamanya yakni produkproduk yang ingin dipasarkan masih dalam tahap pengembangan ide. Hubungan dengan anggota divisi sudah cukup baik di awal kerja, namun menghilang seiring berjalannya waktu. Mengajukan kenaikan iuran sebesar 5000 rupiah untuk meringankan tugas pencarian dana. Cari kesempatan berjualan di acara-acara, terutama di hari libur. Perlu menggencarkan jasa biro biar untung maksimal namun kerja minimal. IMAGE bisa dikomersialkan sehingga bisa menutupi uang percetakan dan kebutuhan lainnya. Dari awal sudah membuat target penggalangan dana per bulannya supaya divisi lain akan menyesuaikan RAB-nya dengan UUS. Perbanyak koneksi dengan alumni maupun dosen Arsitektur agar dapat berpartisipasi dengan event yang diadakan oleh program studi Arsitektur. Masih ada anggota divisi yang melemparkan tanggung jawabnya kepada ketua divisi karena lebih memprioritaskan akademik. Turunnya minat massa terhadap produk-produk yang dihasilkan dikarenakan faktor harga maupun produknya yang kurang inovatif.
c. SWOT i.
Strength - Komunikasi dengan Sekretaris Jenderal dan Bendahara sudah baik. - adanya jasa biro maketor yang telah mendongkrak keuntungan UUS secara signifikan
ii. Weaknesses - Belum banyak inovasi produk, diharapkan produk yang minim effort namun profit baik - Produk yang dihasilkan kurang tepat sasaran. iii. Opportunities - Kewirausahaan dalam dunia mahasiswa belum terlalu dilirik karena belum ada media yang memfasilitasi seperti media sosial masa kini. Penggencaran publikasi akan menarik lebih besar minat massa. - Produk yang dijual harus diseleksi karena belum tentu semua produk yang baru ataupun yang sudah pernah dijual akan laku, pemasaran dan kualitasnya harus ditingkatkan. Kalau perlu, adakan tes ketertarikan massa akan produk. - Harus pandai membaca tren yang sedang marak agar produk laku. 56
- Mencari kesempatan dalam berjualan di event-event yang melibatkan himpunan seperti Syukuran Wisuda, FIMA Jabar, AMI, dll. - Perlu menggencarkan jasa biro biar untung maksimal namun kerja minimal. iv. Threats - Masih ada anggota divisi yang melemparkan tanggung jawabnya kepada ketua divisi karena lebih memprioritaskan akademik. - Pelaporan pemasukan dan pengeluaran ke Bendahara menjadi terhambat karena beberapa
faktor
seperti
nota
hilang,
keterlambatan
penyusunan
laporan,
miskomunikasi dengan anggota divisi.
4. Visi “Unit usaha yang kreatif dan berkelanjutan sebagai sumber dana himpunan dengan partisipasi aktif dari anggota.”
5. Kriteria a. Menghasilkan keuntungan maksimal dengan usaha minimal. b. Responsif terhadap kebutuhan massa. c. Mampu memasarkan produk dengan baik dan tepat sasaran . d. Mampu membaca tren yang ada terkait produk dan jasa yang ditawarkan. e. Mengetahui peluang-peluang pada event di kalangan ITB dan IMA-G sebagai waktu yang tepat untuk memasarkan produk. f.
Mempunyai ide-ide kreatif yang dapat menghasilkan produk yang sustainable.
g. Semangat kerja yang tinggi dalam mengerjakan setiap proyek. h. Pendekatan diri sebagai ketua divisi terhadap staf-stafnya.
6. Strategi a. Menciptakan produk unggulan yang kreatif dan sesuai target, dengan cara : Mendorong anggota divisi untuk menciptakan ide-ide produk yang kreatif dengan turut serta membantu menggagas ide hingga mengimplementasikan ide menjadi bentuk konkrit. Menerima masukan dari para Massa-G atas produk yang hendak dijual. Mengadakan workshop kewirausahaan. Melakukan survey mengenai produk-produk yang sedang tren di kalangan mahasiswa dan mengaplikasikannya kepada produk yang akan dirancang. 57
b. Menciptakan produk-produk yang diharapkan mampu sustain di pasaran sehingga dapat menjadi sumber pemasukan tetap, dengan cara :  Mengembangkan produk-produk yang memiliki tingkat permintaan yang tinggi dan kualitas yang baik. Sehingga mampu menjadi produk yang sustain ke depannya, baik dari segi kualitas maupun memiliki pasar yang tetap.  Membuat rencana bisnis untuk jangka pendek dan jangka panjang sebagai pemasukan UUS.  Melanjutkan dan mengembangkan kegiatan IMA-G Store secara online. c. Mempublikasikan secara luas dan intensif jasa desain dan maketor ke luar himpunan melalui sebuah platform khusus sebagai media publikasinya.
7. Rencana Kegiatan a) IMA-G Store Online store yang dibuat untuk mewadahi produk-produk yang dijual oleh Unit usaha IMA-G. Produk yang dijual adalah produk-produk dot ITB yang telah dijual luas dan juga merchandise serta apparel yang bertema arsitektur, arsitektur ITB, dan ITB. Produk-produk ini dijual kepada anggota IMA-G dan masyarakat luar (bergantung pada produk yang diluncurkan). Selain itu disediakan pula kesempatan bagi para divisi danus di setiap acara IMA-G seperti Syukuran Wisuda, Dies, maupun divisi lain untuk menitipkan produk jualannya di platform online store kami dengan syarat dan ketentuan tertentu. b) Hun(G)ry Jasa delivery dan penyediaan makanan atau minuman pada acara-acara himpunan. Menyediakan makanan untuk massa himpunan yang membutuhkan makanan saat berada di kampus atau acara himpunan IMA-G. c) Project G Pengembangan IDeku di mana UUS berperan sebagai agen penyalur massa-G untuk desain dan maket project yang ditawarkan kepada massa himpunan. Project berasal dari orangorang di luar himpunan yang membutuhkan jasa desain dan maketor.
58
E. Badan Rumah Tangga (BRT) 1. Latar Belakang Badan Rumah Tangga merupakan divisi yang menjamin kerapian inventarisasi himpunan agar dapat digunakan secara bertanggung jawab sepanjang kegiatan perhimpunan. Badan Rumah Tangga juga menjadi sistem yang dapat menghimpun massa menjaga kebersihan dan kenyamanan ruang keseketariatan sehari-hari. Badan Rumah Tangga merupakan turunan dari GBHP IMA-G 2017: Mengelola sarana dan prasarana penunjang aktivitas IMA-G ITB secara optimal. 22. Terdapatnya inventarisasi barang-barang yang dimiliki oleh himpunan. 23. Terdapatnya kegiatan pemeliharaan ruang kesekretariatan dan barang-barang yang dimiliki IMA-G ITB secara berkala. Serta turunan dari strategi Ketua Himpunan: Meningkatkan fasilitas ruang bersama (Ruang Sekretariat IMA-G) sebagai sarana interaksi bagi seluruh anggota.
2. Identifikasi Masalah Permasalahan BRT dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu: a. Inventarisasi -
Administrasi keluar-masuk barang (simpan-pinjam) belum rapi.
-
Terdapat barang-barang di luar ruang sekretariat yang tidak diketahui kepemilikannya.
-
SOP pemakaian, peminjaman dan penitipan barang di ruang sekretariat kurang terinformasikan kepada massa.
b. Kebersihan -
Kebersihan dan kerapian ruang sekretariat kurang terjaga.
-
Penjadwalan pembersihan barang-barang ruang sekretariat.
-
Tata tertib ruang sekretariat kurang terinformasikan kepada massa.
c. Partisipasi massa dan staf -
Rasa kepemilikan massa terhadap ruang sekretariat kurang.
-
Pemikiran massa yang menganggap kebersihan da kerapian ruang sekretariat merupakan tanggung jawab BRT, bukan massa secara keseluruhan.
-
Staf BRT yang kurang berkomitmen dalam menjalankan tugas.
59
3. Analisis a. Studi Literatur Dari identifikasi masalah terdapat 3 hal utama yang akan dibahas dari studi literatur. i. Inventarisasi merupakan pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Tujuan utama inventarisasi adalah menciptakan tertib administrasi barang-barang, melalui pengamanan, pengendalian dan pengawasan aset. Dengan adanya inventarisasi, menjamin keberlangsungan kegiatan perhimpunan dengan baik. ii. Kebersihan adalah perihal (keadaan) bersih; keadaan yang menurut kepercayaan, keyakinan, akal, atau pengetahuan manusia dianggap tidak mengandung noda atau kotoran. Kebersihan ruang sekretariat menunjang juga kegiatan perhimpunan. Penggunaan ruang sekretariat setiap harinya menimbulkan kebutuhan pengawasan kebersihan akan ruang yang baik. Ruang sekretariat juga menjadi cerminan dari kualitas pengguna ruang tersebut. iii. Partisipasi merupakan perihal turut berperan serta dalam suatu kegiatan. Menjadi anggota suatu kelompok membutuhkan suatu komitmen yang kuat untuk membangun kelompoknya. Komitmen ini diturunkan dalam bentuk partispasi anggota memberikan bantuan dalam bentuk tenaga ataupun pemikiran kepada kelompok. (Sumber: Kamus Besar Bahasa Indonesia)
b. Studi Preseden Studi preseden dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada Ketua Divisi BRT IMA-G 2016, dengan hasil sebagai berikut: Tujuan utama BRT sebagai bagian dari Sekretaris Jenderal bukanlah sebagai pihak utama yang menjaga kebersihan, BRT mencanangkan sistem yang menggerakkan massa menjaga kebersihan tersebut. Namun dalam keberjalanannya banyak terdapat kekurangan. - Massa kurang berpartisipasi menjaga kebersihan. Staf BRT juga sering kali lalai dalam menjalankan tugas. Ketua divisi sendiri juga terkadang lalai akibat berhalangan dengan jadwal akademik yang padat. - Antusiasme anggota yang tidak merata dan kurang konsisten dalam menjalankan tugas. Hubungan internal sudah baik, namun dalam perihal komunikasi kurang lancar - Piket Badan Pengurus baru berjalan akhir-akhir ini. - Ruang sekretariat awalnya sepi, jadi ramai setelah komputer diperbaiki. Studi preseden juga dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada Ketua Divisi BRT IMA-G 2015, dengan hasil sebagai berikut: 60
- Ketua Divisi BRT harus membuat timeline yang baik dan disinkronkan dengan Sekretaris Jenderal supaya kegiatannya tidak bentrok. - Antusiasme massa saat piket akbar baik karena ada award berupa makanan di akhir kegiatan, tapi keseharian kurang baik. - Staf BRT kurang komitmen karena kesibukan akademik dan kegiatan lain.
c. SWOT i.
Strength -
Sistem kontrol kebersihan dan pengaturan-pengaturan lain terkait Sekretariat IMAG sudah bagus.
-
Sekretariat IMA-G sebagai fungsi mewadahi kegiatan massa-G berinteraksi dan penyimpanan barang inventaris IMA-G maupun titipan barang pribadi.
-
Pintu ruang sekretariat yang dipindah di belakang menjadikan area berkumpul massa yang lebih luas dan lebih privat.
ii.
Weakness -
Kurangnya kesadaran massa-G dalam menjaga kebersihan Sekretariat IMA-G.
-
Internal Divisi BRT sendiri yang kurang kuat sehinga kurang berkomitmen menjalankan tugas sebagai staf BRT.
-
Beberapa massa tidak memiliki rasa kepemilikan terhadap Sekretariat IMA-G.
-
Butuh waktu bagi massa untuk beradaptasi terhadap perpindahan pintu Ruang Sekretariat IMA-G.
iii.
Oppurtinities -
Aktivitas pendidikan massa-G yang berada di satu gedung mendukung proses interaksi massa-G.
iv.
-
Kantin mendukung proses interaksi massa-G di Sekretariat IMA-G.
-
Karyawan Gedung Arsitektur sangat membantu dalam pekerjaan BRT.
Thread -
Tidak ada sinyal di lantai satu, terutama Sekretariat IMA-G yang membuat massa kurang betah.
-
Kantin juga memberikan dampak negatif terhadap kebersihan Sekretariat IMA-G (sebenarnya kalau penanaman nilai kebersihan pada massa-G sudah baik, ini bukan menjadi masalah).
-
Studio sebagai “sekretariat ke dua� beberapa massa-G yang lebih nyaman berinteraksi di angkatan masing-masing
61
4. Visi “Sekretariat yang dapat digunakan massa-G bersama secara bertanggung jawab.� 5. Kriteria a. BRT yang berkomitmen. b. Massa yang menjaga ruang sekretariat dengan baik. c. SOP yang jelas dan terinformasikan. d. Ruang sekretariat yang bersih, rapi dan nyaman. e. Inventarisasi yang jelas dan rapi.
6. Strategi a. Merekrut staf yang berkomitmen. Merekrut SDM yang dapat berkomitmen dan menjaga komitmen tersebut dalam menjalankan tugas sebagai staf BRT. Evaluasi kinerja staf juga diadakan untuk keberjalanan tugas yang baik. b. Melaksanakan sistem kerja BRT dengan baik. - Menyusun SOP dan peraturan ruang sekretariat dan diinformasikan kepada massa dengan cara dipajang di sekretariat dan publikasi lewat media elektronik. - Melaksanakan inventarisasi barang-barang yang terdapat di sekretariat - Menjaga kebersihan dan kerapian ruang sekretariat oleh massa-G. c. Menjaga kebersihan, kerapian ruang sekretariat. - Membuat program kerja BRT, yaitu piket harian ruang sekretariat per divisi untuk dapat melibatkan massa dalam menjaga kebersihan dan kerapian sekretariat. Piket harian juga diawasi oleh staf BRT sebagai pengawas kegiatan. - Piket Harian staf BRT berupa pengecekan sederhana terhadap kebersihan ruang sekretariat tiap harinya (Hari kuliah: senin-jumat). - Melaksanakan piket akbar membersihkan ruang sekretariat sedikitnya 1 kali dalam setahun. - Pemberian apresiasi terhadap massa yang telah membantu dan teguran/sanksi bagi massa yang melanggar atau tidak menjaga kebersihan ruang sekretariat.
62
63
Kominfo
A. Ketua Biro Kominfo 1. Latar Belakang a. Arahan b. Penjawaban Misi Biro Kominfo merupakan bidang yang hadir untuk menjawab misi nomor misi nomor tiga, “Menciptakan sistem penyebaran informasi efektif”. c. Fungsi Bidang Biro Komunikasi dan Informasi (Kominfo) hadir dengan tanggung jawab mengatur alur informasi serta menyebarkan informasi, baik ke internal maupun eksternal IMA-G. Adanya sistem penyebaran informasi yang efektif sangat penting bagi keberjalanan IMA-G. Untuk itu, Biro Kominfo dituntut untuk menjadi badan yang responsif, informatif, dan kreatif dalam menyebarkan informasi. Sebagai sebuah biro, kominfo menyediakan jasa publikasi informasi dari seluruh bidang dan divisi yang terdapat di Badan Pengurus. Pada kepengurusan tahun ini, Biro Kominfo juga berperan sebagai tools untuk menumbuhkan nilai empati terutama di internal IMA-G. Dengan mengsuasanakan penumbuhan nilai empati di internal, diharapkan selanjutnya Massa-G dapat menerapkan empati tersebut ke eksternal IMA-G terutama masyarakat. d. Penjawaban GBHP Biro Kominfo merupakan penjawaban GBHP 2017 pada beberapa poin nomor, yaitu: i.
Nomor 16 “Adanya sistem penyampaian informasi antara IMA-G ITB dengan elemenelemen eksternal di luar IMA-G ITB”.
ii. Nomor 17 “Berjalannya sistem pendistribusian informasi kepada anggota IMA-G”. iii. Nomor 18 “Tersosialisasinya program-program kerja dan kegiatan-kegiatan yang diadakan Badan Pengurus kepada anggota IMA-G ITB”. e. Fungsi Divisi Sebagai suar penyebar informasi, Biro Kominfo membutuhkan media untuk dapat menjalankan perannya. Divisi Medinfo dan Redaksi IMAGE hadir untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Divisi Medinfo memiliki tugas untuk mengemas informasi yang masuk ke kominfo menjadi media digital atau fisik secara kreatif dan persuasif lalu disebarluaskan kepada massaG. Redaksi IMAGE hadir sebagai majalah himpunan yang membahas isu arsitektur dengan 64
konten tambahan program kerja dan kegiatan himpunan yang telah dilakukan selama periode waktu tertentu. Kedua divisi di bawah Biro Kominfo tersebut juga berperan untuk menumbuhkan rasa empati di internal dan eksternal IMA-G. Untuk strategi penumbuhan rasa empati tersebut akan dijelaskan lebih dalam di bagian Divisi Medinfo dan Redaksi IMAGE.
2. Identifikasi Masalah a. Informasi yang harus diterima oleh massa-G sangat banyak, sementara arus informasi tidak dapat menampung semuanya sehingga beberapa informasi penting tidak tersampaikan secara tepat waktu dan tertimbun. b. Publikasi acara seringkali terlambat karena terjadinya miskomunikasi antara Biro Kominfo dengan bidang dan divisi lainnya. c. Timeline publikasi informasi dapat berubah karena jadwal akademik yang dinamis. d. Pensuasanaan beberapa acara dirasa kurang persuasif, hal tersebut mengakibatkan massa kurang tertarik untuk datang ke acara tersebut . e. Standard Operational Procedure (SOP) kurang disosialisasikan kepada massa sehingga hanya sedikit massa yang tahu terkait hal tersebut. f.
Kurangnya sumber daya manusia yang dapat mengolah media seperti website dan YouTube.
3. Analisis a. Studi Literatur Buku “Influence : The Psychology of Persuasion� oleh Robert Cialdini Dalam buku ini dijelaskan beberapa metode dalam mengajak orang secara persuasif agar mau melakukan sesuatu. Dalam konteks ini, publikasi yang persuasif akan sangat berdampak
pada
respon
massa
terhadap
konten
yang
dipublikasikan.
Untuk
mengaplikasikannya di teknik publikasi, perlu untuk memahami enam prinsip utama dalam melakukan persuasi. Keenam teknik tersebut adalah: i.
Reciprocation Media publikasi harus mampu menonjolkan apa keuntungan yang diperoleh penerima informasi apabila mereka melakukan apa yang terdapat di media publikasi tersebut. Misalnya, untuk menarik massa datang ke sebuah acara himpunan, pada publikasi acara tersebut dapat diselipkan kata-kata “Ayo datang dan saksikan
65
penampilan dari artis kampus AA!”. Kata-kata seperti itu akan lebih menarik orang untuk datang. ii.
Commitment and Consistency Publikasi skala kecil yang diulang secara intense dengan komitmen dan konsistensi yang tinggi akan lebih berdampak besar dibandingkan publikasi skala besar yang dilakukan sekali saja. Sebagai contoh, membuat publikasi acara workshop dengan memasang poster berukuran A2 di mading setiap lantai dampaknya akan kurang terasa dibandingkan memasang poster kecil berukuran A6 di setiap meja studio.
iii.
Social Proof Manusia akan lebih terpengaruh dengan hal yang dilakukan oleh mayoritas masyarakat. Contoh paling sederhana adalah publikasi suatu lomba menulis esai di dalam himpunan. Untuk mencegah yang mendaftar sangat sedikit, dalam konten publikasinya ditulis “50 teman-temanmu sudah mendaftar nih, yakin tidak tertarik?”. Sehingga secara tidak langsung orang yang melihat akan tergerak untuk mendaftar, dengan anggapan bahwa mayoritas teman-temannya mengikuti lomba itu.
iv.
Authority Manusia lebih mudah tergerak dengan kata-kata atau quote yang diucapkan oleh orang yang sudah terkenal. Misalnya, suatu kegiatan workshop fotografi. Ketika di konten publikasi dimasukkan quote oleh Pak Darwis Triadi bahwa kegiatan workshop tersebut sangat berguna, orang-orang akan cenderung lebih tertarik untuk mengikutinya.
v.
Liking Publikasi informasi yang persuasif adalah publikasi yang mudah disukai oleh orang banyak. Membuat orang menyukai media informasi kita dapat dilakukan dengan memasukan unsur yang sedang menjadi tren saat ini, seperti warna pada poster atau kata-kata pada caption.
vi.
Scarcity Orang cenderung takut untuk kehilangan atau melewatkan sesuatu. Salah satu trik publikasi yang persuasif yaitu dengan menonjolkan hal apa yang tidak dapat diperoleh. Salah satu contoh, sebuah publikasi workshop arsitektur. Kata-kata seperti “Kalian akan menyesal apabila melewatkan kesempatan untuk belajar bersama Real Rich!” akan membuat massa merasa tidak mau melewatkan momen tersebut sehingga mereka datang ke workshop arsitektur itu.
66
b. Studi Preseden i.
Salsabila Putri Utami, Ketua Biro Kominfo IMA-G 2016 Pada kepengurusan Badan Pengurus 2016, Biro Kominfo dipimpin oleh Salsabila Putri Utami G14. Biro Kominfo membawahi satu divisi, yaitu Redaksi IMAGE dan tiga subdivisi, yaitu subdivisi agen, subdivisi digital, dan subdivisi fisik. Masing-masing dari subdivisi dikepalai oleh seorang penanggung jawab (PJ) yang diberi status sebagai k subdivisi agar masing-masing PJ merasa memiliki tanggung jawab lebih. Pada kepengurusan Badan Pengurus 2016, Divisi Medinfo tidak dibuat, karena subdivisi fisik dan digital sudah menjawab fungsi kerja Divisi Medinfo. Tetapi, tidak adanya Divisi Medinfo tahun ini mengakibatkan Ketua Biro Kominfo cukup kewalahan karena seperti memiliki peran ganda, yaitu sebagai ketua divisi juga. Sistem agen masih digunakan di kepengurusan 2016. Agen Biro Kominfo memiliki tugas untuk meliput setiap kegiatan di bidang-bidang lainnya. Pada awalnya, output dari liputan tersebut hanya berupa artikel yang dijadikan konten website dan Majalah IMAGE. Seiring berjalannya waktu, media Instagram yang tadinya dipegang oleh subdivisi digital dirasa lebih cocok untuk agen, karena dapat digunakan sebagai media untuk mempublikasikan hasil liputan secara cepat. Pada setengah waktu kepengurusan, dilakukan perputaran subdivisi untuk seluruh staf Biro Kominfo. Hal tersebut dilakukan agar staf dapat memperoleh pengalaman di luar subdivisi sebelumnya dan untuk mengembangkan potensi diri masing-masing staf. Mulai dilaksanakan pula sistem kakak-adik yang mirip sistem mentor di dalam biro, namun keberjalanannya masih kurang terlaksana dengan baik. Biro Kominfo mengontrol semua kanal informasi IMA-G, dengan kanal informasi utama yaitu Official Line dan Facebook. Untuk sistem jarkom sms sudah dirasa kurang efektif, karena database nomor handphone tidak diupdate secara berkala sehingga seringkali jarkom tidak sampai ke massa-G. Selain itu, media sosial dirasa lebih sering digunakan dibanding SMS. Untuk tahun ini, media website IMA-G kurang dikembangkan karena kerusakan pada website dan tidak adanya sumber daya manusia yang mampu untuk mengolahnya.
ii. Aviannisa Hadi, Kepala Biro Kominfo IMA-G 2015 Biro Kominfo di kepengurusan Badan Pengurus 2015 dikepalai oleh Aviannisa Hadi G13. Pada kepengurusan tahun tersebut, Biro Kominfo membawahi Divisi Medinfo (Media Informasi) dan Redaksi IMA-GE. Tidak seperti Badan Pengurus 2016 yang membuat subdivisi agen, para Agen Pemburu Informasi langsung dipegang oleh kepala biro. Fungsi dari agen pada kepengurusan Badan Pengurus 2015 sama dengan 67
kepengurusan Badan Pengurus 2016, yaitu meliput kegiatan dan menagih informasi dari bidang lainnya. Hasil liputan pasca acara agen kominfo akan menjadi konten dari Website IMA-G dan Majalah IMAGE. Divisi Medinfo berperan sebagai pembuat media untuk menyampaikan informasi, seperti poster dan instalasi fisik. Evaluasi dari Divisi Medinfo adalah kurang ditegaskan alur permintaan pembuatan publikasi. Seharusnya, apabila ada bidang yang ingin menggunakan jasa Divisi Medinfo, bidang tersebut harus melapor kepada Kepala Biro Kominfo terlebih dahulu. Pada keberjalanannya, beberapa bidang langsung melapor pada Ketua Divisi Medinfo sehingga terkadang terjadi miskomunikasi antar Kepala Biro Kominfo dengan Ketua Biro Kominfo. Pada kepengurusan 2015, Divisi Medinfo memegang semua jenis media, kecuali media YouTube yang dikelola oleh Divisi Proinov serta Line@ (Official Account Line) dan Jarkom SMS yang dipegang langsung oleh Kepala Biro Kominfo. Official Line dinilai sangat efektif karena terdapat fitur yang memungkinkan terjadi komunikasi dua arah antara penerima informasi dengan pemberi informasi (Biro Kominfo). Untuk jarkom SMS ke anggota aktif sudah berjalan cukup baik. Namun untuk jarkom SMS ke Anggota Madya kurang berjalan lancar karena dilakukan melalui Badan Pengurus sehingga kurang terkontrol oleh Biro Kominfo. Selain itu, SOP Jarkom Anggota Madya juga belum dibuat sehingga beberapa Anggota Madya sempat tidak memperoleh informasi. Majalah IMAGE pada kepengurusan 2015 berhasil dicetak dan disebar keluar IMA-G, seperti ke himpunan-himpunan lain dan kafe terdekat. Majalah IMAGE dijadikan salah satu media yang dapat memasyarkatkan arsitektur dan memperkenalkan kegiatan himpunan ke eksternal IMA-G. iii. Atika Almira, Menteri Koordinator Komunikasi dan Informasi Kabinet Nyala Kemenkoan Komunikasi dan Informasi (Kominfo) Kabinet Nyala dipimpin oleh Atika Almira (AR 2012). Peran menteri koordinator mirip dengan ketua bidang. Kemenkoan Kominfo membawahi Kementrian Media Informasi, Kementrian Data Publik, dan Kementrian Hubungan Masyarakat. Menko Kominfo memiliki wakil yang di bawahnya terdapat sekretaris, bendahara, dan manajemen personalia. Terdapat pula Direktorat Reportase dan Direktorat Citra Visual yang bertanggung jawab langsung pada Menko Kominfo. Menko Kominfo memiliki peran untuk memetakan media, informasi data dan jaringan di dalam kampus, serta mengoordinasikan elemen-elemen di bawahnya. Selain itu, Menko juga bertugas dalam mengatur alur dan aliran informasi yang diterima oleh
68
kabinet dan memastikan bahwa informasi tersebut telah diverifikasi. Ketersampaian informasi ke target massa merupakan salah satu perhatian Menko Kominfo. Penyebaran informasi harus melalui Kementrian Medinfo baru disebarluaskan melalui berbagai media, misalnya Official Line Kabinet Nyala. Media yang digunakan untuk menyebarkan informasi dapat berupa media yang dioperasikan kabinet, media dalam kampus, maupun media eksternal. Publikasi informasi di Kabinet mengacu pada SOP yang telah dibuat oleh Menko Kominfo. Menko sebaiknya selalu menggalakan SOP ke Kemenkoan lain agar standar publikasi informasi oleh Kabinet Nyala terpenuhi. Selain mengacu pada SOP, Menko juga menerapkan enam poin Science of Persuasive oleh Robert Cialdini untuk melakukan publikasi. Keenam poin tersebut adalah reciprocity, scarcity, authority, consistency, liking, dan consensus/social proof, yang telah dijelaskan lebih dalam di bagian studi literatur. Agar dapat memantau informasi apa saja yang akan dipublikasikan, Menko Kominfo membuat inovasi berupa link google drive yang dapat diakses oleh Kemenkoan yang akan melakukan publikasi. Link tersebut berisi informasi apa saja yang akan dipublikasikan, serta waktu publikasinya. Apabila ada informasi yang harus dipublikasikan secara bersamaan, Menko Kominfo akan melakukan mediasi dengan kemenkoan terkait. Menurut Menko Kominfo, branding merupakan satu hal yang sangat penting dalam melakukan publikasi. Untuk itulah hadir Direktorat Citra Visual yang bertanggung jawab untuk membentuk citra visual kabinet yang memiliki ciri khas dan komprehensif dengan membuat grand design. Grand design ini diwajibkan untuk selalu digunakan pada pembuatan media. Sistem kontrol untuk poster yang dibuat di dalam lingkup Kabinet Nyala cukup ketat karena setiap poster yang akan dipublikasikan harus disetujui dulu dari segi visual dan konten oleh Direktur Citra Visual. iv. C. S Pitoyo , Ketua Divisi Medkominfo MTI (Mahasiswa Teknik Industri) Divisi Media Komunikasi dan Informasi (Medkominfo) di MTI dikepalai oleh C. S Pitoyo. Pada kepengurusan tahun ini, Divisi Medkominfo terletak di bawah Kesekjenan. Hal tersebut membuat alur informasi di dalam MTI menjadi lebih panjang, sehingga Ketua Divisi Medkominfo lebih menyukai sistem Biro. Di bawah Divisi Medkominfo tidak terdapat subdivisi apapun, namun seluruh staf dibagi sesuai dengan fungsi kerja Divisi Medkominfo, misalnya staf bagian publikasi dan staf bagian desain. Medkominfo MTI memiliki sistem yang mirip dengan agen di IMA-G, dengan adanya staf Medkominfo yang menjadi ad hoc (pengubung) Divisi Medkominfo 69
dengan divisi lain. Program kerja yang dimiliki oleh divisi ini dibagi menjadi dua, yaitu program kerja yang berperan sebagai supporting keberjalanan himpunan dan program kerja yang mengembangkan staf. Medkominfo MTI tidak lagi menerbitkan majalah dengan pertimbangan isu industri yang terlalu dinamis. Apabila isu industri dijadikan konten majalah yang proses pembuatannya cukup lama, isu tersebut tidak akan up-to-date. Sebagai penggantinya, isu industri dikemas dalam program kerja Departemen Keilmuan yang bernama STAR WARS (Sebar Trivia Rutin dan Wawasan Agar Terbiasakan). Divisi Medkominfo lah yang mengemas konten STAR WARS menjadi lebih menarik dengan infografis. Kanal media utama di MTI saat ini adalah Official Line. Untuk jarkom SMS tidak lagi dilaksanakan karena dinilai kurang efektif. Seluruh jarkom harian dialihkan ke Official Line MTI. Untuk informasi kepada anggota yang telah lulus, disampaikan melalui Facebook dan mailing list. Divisi Medkominfo membuat grand design untuk semua media yang dipublikasikan. Hal tersebut dinilai sangat baik untuk menciptakan branding himpunan di mata massa kampus. Kekurangannya, ada suatu saat ketika Ketua Divisi Medkominfo merasa bosan dengan grand design tersebut.
c. SWOT i. Strength - Massa-G kreatif. - Massa-G mampu mengoperasikan software desain digital, seperti Photoshop, Corel Draw dan sebagainya. - Publikasi fisik berupa mading sekretariat sudah berdampak baik sebagai sarana untuk menyebarkan informasi. ii. Weakness - Tidak ada sumber daya manusia yang mampu mengolah Website IMA-G. - Database nomor telepon tidak diperbaharui secara berkala. - SOP Kominfo kurang diketahui dan dipahami oleh massa. iii. Opportunity - Semakin berkembangnya media sosial sehingga penyebaran informasi menjadi lebih mudah. - Hampir seluruh massa berkegiatan di tempat dan waktu yang sama sehingga mempermudah penyebaran informasi dan pensuasanaan acara. 70
iv. Threat - Media yang dulu digunakan sudah kurang diminati, seperti Website IMA-G dan Twitter.
d. Hasil Analisis
Biro
Kominfo yang berperan untuk mengatur
arus informasi harus
lebih
mensosialisasikan SOP (Standard Operational Procedure) kepada massa-G, agar setiap informasi dapat tersampaikan tepat waktu dan tepat sasaran.
Ketua Biro Kominfo harus mampu mengategorikan informasi berdasarkan urgensinya agar dapat mengatur arus informasi dengan lebih terorganisasi, sehingga untuk informasi yang butuh pensuasanaan tinggi dapat tersalurkan dengan baik.
Dalam Biro Kominfo, sebaiknya ketua biro lebih banyak berperan sebagai pengawas dan pengonsep alur informasi serta teknis keberjalanan biro dibandingkan langsung berurusan dengan teknis. Untuk divisi di dalam biro akan lebih berurusan dengan hal teknis daripada merancang konsep.
Pensuasanaan acara himpunan berupa publikasi digital dan publikasi fisik dibuat lebih menarik dan persuasif agar massa tergerak untuk berpartisipasi
Keberadaan dari grand design dirasa akan sangat baik karena dapat memudahkan proses pembuatan poster dan menciptakan branding terhadap himpunan itu sendiri
Beralih ke media yang lebih up-to-date untuk publikasi liputan pascaacara, misalnya media sosial Facebook atau Instagram. Tetapi ada baiknya apabila Website IMA-G kembali dihidupkan karena website merupakan salah satu media yang digunakan pihak eksternal untuk mengenal IMA-G.
4. Visi “Biro Kominfo yang kreatif, persuasif, responsif, aktual dan informatif dalam menyebarkan dan mengatur informasi secara terorganisasi.”
5. Kriteria a. Responsif terhadap informasi terbaru . b. Mampu menyaring dan mengategorikan informasi berdasarkan urgensinya sehingga dapat mengatur flow informasi dengan efektif. c. Kreatif dalam mengemas sarana publikasi digital dan fisik sehingga menarik massa untuk berpartisipasi. 71
d. Sigap dalam menyebarkan informasi ke dalam dan luar IMA-G. e. Tanggap terhadap perubahan jadwal dan informasi agar dapat segera disebarluaskan ke dalam dan luar IMA-G.
6. Strategi a. Responsif dan tanggap Sebagai bidang yang berperan sebagai portal informasi di IMA-G, Biro Kominfo harus selau responsif terhadap segala informasi yang datang dari eksternal maupun internal IMAG. Untuk itulah hadir agen informasi yang salah satu tugasnya memastikan informasi dari tiap bidang tersampaikan ke massa dengan menagih informasi yang akan dipublikasikan secara berkala. Apabila terjadi perubahan konten publikasi secara mendadak, Biro Kominfo harus tanggap meralatnya. b. Alur dan Arus Informasi yang terorganisasi Biro Kominfo hadir untuk mengatur alur dan arus informasi di IMA-G agar selalu terintegrasi. Seluruh bidang di dalam IMA-G harus melaporkan informasi yang akan dipublikasikan ke Biro Kominfo terlebih dahulu. Biro Kominfo berhak menentukan kapan informasi tersebut dipublikasikan agar tidak terjadi overload informasi. Apabila informasi tersebut belum dibuat dalam bentuk media, Biro Kominfo akan meneruskan informasi tersebut ke Divisi Medinfo untuk dikemas menjadi media informasi yang siap untuk dipublikasikan. Jika informasi tersebut sudah siap dalam bentuk media, Biro Kominfo akan mempublikasikannya kepada internal dan eksternal IMA-G. Untuk kepanitiaan yang memiliki Ketua Divisi Publikasi dipersilahkan untuk mempublikasikan informasi dengan persetujuan dan kontrol oleh Biro Kominfo. Khusus untuk informasi yang datang dari Bidang Eksternal dan butuh tanggapan cepat, Bidang Eksternal diperbolehkan untuk mempublikasikannya ke massa tanpa melalui Biro Kominfo. Tetapi Bidang Eksternal tetap diwajibkan untuk melapor terlebih dahulu kepada Biro Kominfo. Untuk informasi dari internal ke eksternal IMA-G, informasi harus melalui Bidang Ekstenal terlebih dahulu atau langsung diteruskan oleh Biro Kominfo ke Kemenkoan Kominfo Kabinet KM ITB apabila hendak disebarluaskan ke massa kampus.
72
Alur Informasi c. Informatif Media untuk mempublikasikan infomasi harus bersifat informatif, baik media digital maupun fisik. Untuk mencegah kurangnya konten informasi yang akan dipublikasikan, perlu dibuat SOP berdasarkan media informasi yang digunakan, seperti SOP Poster. d. Aktual Biro Kominfo akan menyebarkan informasi dari internal IMA-G yang berupa fakta dan bersifat aktual. Untuk itulah hadir agen infomasi yang memiliki tugas meliput kegiatan dan program kerja himpunan. Kegiatan dan program kerja himpunan yang dinilai perlu untuk diinformasikan keberjalanannya kepada massa-G akan diliput oleh agen informasi, seperti Syukuran Wisuda, pengabdian masyarakat, dan sebagainya. Hasil liputan para agen selanjutnya diolah sehingga pantas untuk dipublikasikan melalui media yang dimiliki IMA-G, termasuk media sosial dan Majalah IMAGE. Bentuk yang akan dipublikasikan melalui media dapat berupa live report, dokumentasi, ataupun artikel pascaacara. e. Kreatif dan persuasif Informasi yang akan disebar ke dalam dan luar IMA-G harus dikemas secara kreatif dan persuasif dengan menggunakan media digital dan media fisik. Informasi yang dikemas dengan kreativitas yang tinggi akan menumbuhkan ketertarikan massa untuk melihat informasi tersebut. Akan sangat baik apabila seluruh media informasi menggunakan grand design yang sama, sehingga IMA-G memiliki branding tersendiri dalam mengemas informasi. f.
Segmentasi media Segmentasi media operasional yang dimiliki oleh IMA-G perlu dilakukan untuk
mengoptimalkan sistem penyebaran informasi ke luar dan ke dalam IMA-G agar informasi 73
yang ingin disampaikan tepat sasaran. Segmentasi dilakukan berdasarkan target penerima informasi dari media tersebut. i. Media untuk internal Media penyebaran informasi yang termasuk ke dalam media untuk internal adalah Official Account Line IMA-G, Facebook, dan jarkom SMS. Official Account Line dan Facebook masih dinilai sebagai media yang efektif untuk menyebarkan informasi ke anggota aktif maupun anggota madya. Facebook juga berperan sebagai media publikasi hasil liputan acara himpunan. OA Line dan Facebook digunakan pula sebagai media penyebaran isu kemasyarakatan, untuk menjawab misi nomor dua Ketua Himpunan. Untuk jarkom SMS sudah dinilai kurang efektif, namun sistem tersebut masih akan digunakan dengan alasan tidak semua Massa-G dan Anggota Madya selalu aktif di media Line. ii. Media untuk eksternal Instagram, website, dan YouTube merupakan media dengan porsi target penerima lebih besar pada eksternal IMA-G. Ketiga media tersebut akan digunakan untuk publikasi hasil liputan beberapa acara yang dimiliki himpunan. Khusus untuk Instagram, media tersebut juga dapat menjawab fungsi Biro Kominfo sebagai tools penumbuhan empati, yang akan lebih dijelaskan pada bagian Divisi Medinfo.
74
B. Divisi IMAGE 1. Latar Belakang Majalah IMAGE hadir sebagai media publikasi kegiatan IMA Gunadharma serta media untuk memperluas wawasan massa himpunan dan masyarakat dalam bidang arsitektur, dengan harapan bahwa Majalah IMAGE dapat berperan sebagai alat penumbuh rasa empati massa himpunan dan masyarakat sekitar. Majalah IMAGE juga hadir untuk menjawab misi yang dibawa oleh Ketua Himpunan, yaitu misi nomor dua: Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati; dan misi nomor tiga: Menciptakan sistem penyebaran informasi efektif. Selain itu, Majalah IMAGE merupakan penjawaban GBHP 2017 pada beberapa poin, yaitu poin nomor 10: Tersampaikannya pengetahuan arsitektur anggota kepada masyarakat; dan nomor 11: Terciptanya karya yang dapat memperluas pengetahuan masyarakat perihal arsitektur.
2. Identifikasi Masalah a. Kurangnya kesadaran diri staf/redaksi dalam mematuhi timeline. b. Pengerjaan majalah dengan sistem linear mengakibatkan terhambatnya pekerjaan tim lain yang hanya dapat bekerja efektif apabila pekerjaan sebelumnya telah diselesaikan. c. Perencanaan yang matang tidak dilakukan sejak awal kepengurusan sehingga timeline divisi terhambat, terutama pada bagian pencarian sponsorship. d. Banyak dan beratnya beban akademik yang disusun oleh program studi membuat staf/redaksi bekerja dengan tidak efektif.
3. Analisis a. Studi Preseden i. Raudina Rachmi, Ketua IMAGE 2016 Pada kepengurusan Badan Pengurus 2016, redaksi Majalah IMAGE dipimpin oleh Raudina Rachmi G14. Redaksi ini berada di bawah Biro Kominfo Badan Pengurus IMA-G 2016. Redaksi terdiri dari ketua redaksi, sekretaris, tim kepenulisan, tim layout, dan tim humas dan pendanaan; yang bertugas dan bertanggung jawab atas keberlanjutan Majalah IMAGE pada periode tersebut. Masing-masing tim dipegang oleh seorang penanggung jawab yang bertugas untuk mengingatkan dan memberi arahan kepada seluruh anggota tim. Selain itu, redaksi Majalah IMAGE juga dibantu oleh kontributor dari berbagai angkatan yang terus meningkat dari edisi-edisi sebelumnya.
75
Sama seperti tahun sebelumnya, Majalah IMAGE mengangkat tema yang berhubungan dengan isu yang dibawa oleh perhimpunan di satu edisi dan tema bebas hasil brainstorming di edisi berikutnya. Brainstorming ide, untuk masing-masing edisi majalah, pada kepengurusan ini dilakukan di setiap awal semester dengan melibatkan seluruh staf/redaksi IMAGE. Walau ide yang didapatkan untuk membuat artikel utama majalah menjadi lebih beragam karena hampir seluruh staf terlibat dalam perencanaannya, namun hal tersebut berdampak pada terlambatnya proses pencarian sponsor yang dibutuhkan untuk mencetak majalah. Sehingga majalah yang dapat dicetak pada kepengurusan IMAGE 2016 hanyalah majalah edisi 09, yang terbit pada tengah paruh waktu terakhir kepengurusan, sementara majalah pada edisi 08 hanya diterbitkan dan disebarkan dalam bentuk majalah digital saja. ii. Jovita Callista, Ketua IMAGE 2015 Pada kepengurusan Badan Pengurus 2015, redaksi Majalah IMAGE dipimpin oleh Jovita Callista G13. Bersama dengan Divisi Medinfo, redaksi Majalah IMAGE berada di bawah Biro Kominfo Badan Pengurus IMA-G 2015. Redaksi pada kepengurusan ini juga terdiri atas ketua redaksi, tim kepenulisan, tim layout, dan tim humas dan pendanaan; yang bertugas dan bertanggung jawab atas keberlanjutan majalah IMAGE pada periode tersebut. Masing-masing tim dipegang oleh seorang penanggung jawab yang bertugas untuk mengingatkan dan memberi arahan kepada seluruh anggota tim. Penanggung jawab pada edisi di paruh pertama dipegang oleh staf dari G13, sedangkan pada paruh kedua dipegang oleh staf dari G14. Tema, timeline, dan berbagai perencanaan dua edisi sekaligus direncanakan sejak awal kepengurusan Badan Pengurus. Hal ini dilakukan untuk keperluan pembuatan proposal yang disebarkan kepada pihak sponsorship. Pada edisi di paruh pertama Majalah IMAGE di tahun 2015 juga mengangkat tema yang sesuai dengan tema besar Badan Pengurus, sedangkan edisi paruh kedua mengangkat isu yang sedang marak di masyarakat. Selain artikel-artikel yang berhubungan dengan tema utama, artikel dalam Majalah IMAGE juga terdiri atas artikel tetap yang membahas mengenai kegiatan perhimpunan dan karya dari massa-G. iii. Majalah LA TERRE (TERRA) La Terre merupakan program kerja yang dibawa oleh Bidang Kominfo himpunan TERRA ITB. Majalah ini berisi wawasan mengenai keprofesian di bidang geofisika. Majalah ini diterbitkan setiap lima bulan sekali, dua kali dalam satu periode tim redaksi,
76
yang nantinya juga akan didistribusikan ke universitas di seluruh Indonesia dan beberapa universitas di luar negeri. Redaksi La Terre dibagi dalam beberapa tim dengan total staf, kurang lebih, 40 orang. Tim ini terdiri dari managing director yang bertugas sebagai ketua yang menjembatani hubungan dari masing-masing tim, writer team, layout team, editor, fundraising and sponsorship, production team, dan lain sebagainya. Sementara sebagian besar dari tim tersebut bekerja secara linear, fundraising and sponsorship akan bekerja kapan saja sepanjang satu periode tim redaksi tersebut—untuk memastikan bahwa dana yang digunakan untuk cetak dan distribusi majalah dapat terpenuhi. Kendala yang banyak dirasakan oleh La Terre selama ini adalah dalam masalah pemenuhan biaya percetakan dan persebaran majalah, juga mundurnya tanggal deadline yang telah ditentukan sejak awal.
b. SWOT i. Strength - Majalah IMAGE telah memiliki branding yang baik. - Tim kepenulisan sudah memiliki kemampuan yang cukup memadai. - Meningkatnya partisipasi massa-G untuk menjadi kontributor majalah. ii. Weakness - Kesibukan akademis anggota redaksi. - Tim layout masih belum terbiasa menggunakan media Adobe Indesign yang saat ini banyak digunakan untuk membuat layout majalah. iii. Opportunity - Beberapa dosen dapat menghubungkan tim redaksi kepada narasumber yang relevan dari luar program studi arsitektur. - Terdapat preseden dari Majalah IMAGE di kepengurusan sebelumnya. - Terdapat link sponsor dan percetakan dengan kualitas cukup baik dari kepengurusan sebelumnya. iv. Threat - Beban akademis dari tahun ke tahun makin berat. - Pihak narasumber dan sponsor yang seringkali tidak merespon saat dikontak.
77
c. Hasil Analisis Perencanaan rubrikasi, tema, maupun teknis pengerjaan majalah secara keseluruhan harus dilakukan di awal kepengurusan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pembuatan timeline pengerjaan dan proposal sponsorship sehingga pencetakan majalah dapat dilakukan. Penyusunan timeline harus menyesuaikan kegiatan akademis dan program studi agar staf/redaksi IMAGE dapat mengerjakan bagian mereka secara efektif. Jangan terlalu memaksakan kehendak yang berlebihan atau terlalu memberatkan. Pengerjaan layout majalah dapat dilakukan secara bertahap dan tidak harus menunggu hingga seluruh tim layout berkumpul untuk dapat memulai pekerjaan. Pengerjaan dapat dilakukan secara terpisah-pisah, namun pastikan semua staf dari tim layout bekerja dengan efektif. Buat sebuah rencana cadangan yang cukup efektif untuk mengatasi staf yang sangat terlambat dalam penyusunan artikel. Mungkin bisa berupa back-up article atau menerapkan sistem pasangan antara tim redaksi dan tim kontributor.
4. Visi “Majalah IMAGE sebagai alat penyebaran isu arsitektural yang kreatif, persuasif, dan informatif, sekaligus sebagai wadah minat dan bakat massa-G dalam bidang jurnalistik.�
5. Kriteria a. Fokus utama majalah adalah isu arsitektural yang sedang dibahas di dalam perhimpunan. b. Majalah IMAGE menjadi wadah bagi Massa-G dalam menyalurkan minat dan bakat dalam bidang jurnalistik dan layouting. c. Menjadi sarana publikasi kegiatan IMA Gunadharma. d. Mempertahankan citra Majalah IMAGE yang telah terbentuk dengan baik.
6. Strategi a. Perencanaan ide besar dilakukan dengan seluruh tim redaksi sejak awal kepengurusan. b. Membentuk tim yang dapat mengurus kepenulisan, layout, serta humas dan pendanaan untuk kepentingan pencetakan majalah, dan menugasi beberapa orang sebagai penanggung jawab. c. Mengadakan pelatihan yang dibutuhkan oleh tim redaksi. d. Membuat artikel dengan muatan arsitektural yang mudah dipahami oleh orang awam. 78
e. Menerbitkan Majalah IMAGE dua kali dalam satu kali periode kepengurusan. f.
Penumbuhan empati dilakukan dengan cara menyisipkan artikel mengenai isu-isu yang sedang marak di masyarakat.
g. Perencanaan timeline harus disesuaikan dengan flow kegiatan akademik, program studi, dan himpunan. h. Menegakkan keberjalanan SOP yang telah ada dan memperbaikinya, apabila diperlukan.
79
C. Divisi MEDINFO 1. Latar Belakang Dalam sebuah organisasi, tentunya informasi merupakan hal yang sangat vital. Tanpa adanya informasi yang masuk ataupun keluar, organisasi tersebut tidak akan berkembang dan menjadi terbelakang. Apalagi di zaman modern ini, zaman di mana media informasi dan jejaring sosial berkembang dengan pesatnya, merupakan sebuah keuntungan dalam mempermudah pertukaran informasi. Berangkat dari hal tersebut, IMA-G yang merupakan ikatan mahasiswa, tentunya juga membutuhkan media informasi. Media tersebut adalah sebagai sarana pertukaran informasi, baik dari dalam maupun ke luar IMA-G. Di samping itu, media yang informatif saja tidak cukup untuk menarik perhatian dari massa. Oleh karena itu, media informasi juga harus dibuat secara kreatif dan persuasif melalui branding dan citra visual yang baik sehingga lebih menarik minat massa untuk mendalami isinya. a. Penjawaban Misi Divisi Medinfo merupakan bidang yang hadir untuk menjawab misi nomor dua, “Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati” dan misi nomor tiga, “Menciptakan sistem penyebaran informasi efektif”. b. Fungsi Kerja Divisi Medinfo memiliki tugas untuk mengemas informasi yang masuk ke kominfo menjadi media digital atau fisik secara kreatif dan persuasif lalu disebarluaskan kepada massa-G. Selain itu, Divisi Medinfo juga berperan sebagai tool untuk menumbuhkan rasa empati di internal dan eksternal IMA-G. c. Penjawaban GBHP Divsi Medinfo merupakan penjawaban GBHP 2017 pada beberapa nomor, yaitu: i.
Nomor 16: “Adanya sistem penyampaian informasi antara IMA-G ITB dengan elemen-elemen eksternal di luar IMA-G ITB”.
ii. Nomor 17 “ Berjalannya sistem pendistribusian informasi kepada anggota IMA-G”. iii. Nomor 18 “Tersosialisasinya program-program kerja dan kegiatan-kegiatan yang diadakan Badan Pengurus kepada anggota IMA-G ITB”.
2. Identifikasi Masalah a. Desain penyajian informasi mempengaruhi minat massa-G untuk mengikuti acara tertentu b. IMA-G belum memiliki grand design dalam membuat media publikasi sehingga belum memiliki branding yang kuat. 80
3. Analisis a. Studi Literatur Buku “Influence : The Psychology of Persuasion” oleh Robert Cialdini Dalam buku ini dijelaskan beberapa metode dalam mempersuasi orang agar mau melakukan sesuatu. Dalam konteks ini, publikasi yang persuasif akan sangat berdampak pada respon massa terhadap konten yang dipublikasikan. Untuk mengaplikasikannya di teknik publikasi, perlu untuk memahami enam prinsip utama dalam melakukan persuasi. Keenam teknik tersebut adalah: i. Reciprocation Media publikasi harus mampu menonjolkan apa keuntungan yang diperoleh penerima informasi apabila mereka melakukan apa yang terdapat di media publikasi tersebut. Misalnya, untuk menarik massa datang ke sebuah acara himpunan, pada publikasi acara tersebut dapat diselipkan kata-kata “Ayo datang dan saksikan penampilan dari artis kampus AA!”. Kata-kata seperti itu akan lebih menarik orang untuk datang. ii. Commitment and Consistency Publikasi skala kecil yang diulang secara intense dengan komitmen dan konsistensi yang tinggi akan lebih berdampak besar dibandingkan publikasi skala besar yang dilakukan sekali saja. Sebagai contoh, membuat publikasi acara workshop dengan memasang poster berukuran A2 di mading setiap lantai dampaknya akan kurang terasa dibandingkan memasang poster kecil berukuran A6 di setiap meja studio. iii. Social Proof Manusia akan lebih terpengaruh dengan hal yang dilakukan oleh mayoritas masyarakat. Contoh paling sederhana adalah publikasi suatu lomba menulis esai di dalam himpunan. Untuk mencegah yang mendaftar sangat sedikit, dalam konten publikasinya ditulis “50 teman-temanmu sudah mendaftar nih, yakin tidak tertarik?”. Sehingga secara tidak langsung orang yang melihat akan tergerak untuk mendaftar, dengan anggapan bahwa mayoritas teman-temannya mengikuti lomba itu. iv. Authority Manusia lebih mudah tergerak dengan kata-kata atau quote yang diucapkan oleh orang yang sudah terkenal. Misalnya, suatu kegiatan workshop fotografi. Ketika di konten publikasi dimasukkan quote oleh Pak Darwis Triadi bahwa kegiatan workshop tersebut sangat berguna, orang-orang akan cenderung lebih tertarik untuk mengikutinya. v. Liking Publikasi informasi yang persuasif adalah publikasi yang mudah disukai oleh orang banyak. Membuat orang menyukai media informasi kita dapat dilakukan dengan 81
memasukan unsur yang sedang menjadi tren saat ini, seperti warna pada poster atau katakata pada caption. vi. Scarcity Orang cenderung takut untuk kehilangan atau melewatkan sesuatu. Salah satu trik publikasi yang persuasif yaitu dengan menonjolkan hal apa yang tidak dapat diperoleh. Salah satu contoh, sebuah publikasi workshop arsitektur. Kata-kata seperti “Kalian akan menyesal apabila melewatkan kesempatan untuk belajar bersama Real Rich!� akan membuat massa merasa tidak mau melewatkan momen tersebut sehingga mereka datang ke workshop arsitektur itu. b. Studi Preseden i. Karnia Dwinastiti, Ketua Divisi Medinfo IMA-G 2015 Pada kepengurusan IMA-G tahun 2015, terdapat Divisi Medinfo (Media Informasi). Divisi tersebut berada di bawah Bidang Kominfo. Terdapat beberapa program kerja dalam Divisi Medinfo tersebut, seperti publikasi digital, publikasi fisik, Website IMA-G, media jejaring sosial IMA-G, dan buku perjalanan IMA-G. Masing-masing program kerja terdapat seorang PIC sebagai penanggung jawab. Evaluasi untuk medinfo Badan Pengurus IMA-G 2015 yang paling berarti adalah masalah jalur koordinasi. Divisi lain yang hendak mempublikasikan hal sering kali tidak melalui ketua bidang terlebih dahulu, sehingga banyak pekerjaan yang tidak terdata dan tidak bisa diingatkan oleh Ketua Bidang Kominfo. Selain itu, permintaan pembuatan poster dan publikasi oleh ketua divisi sering kali mendadak. ii. S Pitoyo, Ketua Divisi Medkominfo MTI (Mahasiswa Teknik Industri) Pada kepengurusan tahun 2016, Divisi Medkominfo MTI berada di bawah Kesekjenan. Di bawah Divisi Medkominfo sendiri tidak terdapat subdivisi apapun, namun seluruh staf dibagi berdasarkan fungsi kerja Divisi Medkominfo, yaitu publikasi dan desain. Fungsi kerja staf desain adalah membuat grand design untuk semua media yang akan dipublikasikan. Hal ini untuk menciptakan branding di luar himpunan. Medkominfo MTI memiliki sistem yang mirip dengan agen di IMA-G, dengan adanya staf Medkominfo yang menjadi pengubung Divisi Medkominfo dengan divisi lain. Program kerja yang dimiliki oleh divisi ini dibagi menjadi dua, yaitu program kerja yang berperan sebagai supporter keberjalanan himpunan dan program kerja pengembangan staf.
82
c. SWOT i. Strength - Kemampuan berpikir kreatif dan design thinking yang dimiliki massa-G cukup baik. - Sebagian besar massa-G mampu mengoperasikan software desain, seperti Photoshop, CorelDraw, dan sebagainya. - Publikasi fisik berupa mading sekretariat sudah cukup baik sebagai sarana penyebaran informasi. ii. Weakness -
Kurangnya perhatian massa-G terhadap SOP medinfo yang sudah ditetapkan.
-
Kurangnya sumber daya manusia dalam hal publikasi digital melalui video (YouTube).
iii. Opportunity -
Pertumbuhan media sosial yang pesat pada masa kini mempermudah jalur penyebaran informasi.
iv. Threat -
Derasnya arus informasi dari luar sehingga medinfo dituntut untuk selalu up to date dengan perkembangan informasi.
d. Hasil Analisis
Jalur informasi harus jelas sehingga informasi bisa tersampaikan kepada dan/atau dari massa-G dengan baik. Jalur informasi erat kaitannya dengan SOP, sehingga SOP perlu selalu digalakkan.
Perlunya update berita secara berkala sehingga informasi yang dipublikasikan tidak terlalu out of date dan masih relevan.
Publikasi harus didesain secara kreatif dan persuasif melalui branding visual yang baik.
Perlunya SDM yang berkompeten di bidang media video (YouTube).
4. Visi “Divisi Medinfo yang kreatif, persuasif, dan up to date.”
5. Kriteria a. Mampu merancang jalur penyebaran informasi yang baik dan efektif. b. Mampu mendesain media informasi yang kreatif dan menarik. c. Mampu membuat media informasi yang persuasif. d. Selalu update dengan berita-berita terbaru, khususnya mengenai isu kemasyarakatan. 83
6. Strategi a. Menjalankan SOP secara benar mengenai jalur penyebaran informasi. b. Membuat grand desain untuk publikasi digital sehingga pengerjaan poster bisa lebih efektif dan efisien. c. Membagi divisi menjadi subdivisi, yaitu publikasi digital dan publikasi fisik yang masing-masing bertanggung jawab atas jobdesc masing-masing sesuai program kerja. i.
Adapun publikasi digital merupakan media penyebaran informasi berupa poster atau infografis yang dipublikasikan secara digital melalui akun IMA-G, seperti Facebook, Line, Instagram, dan YouTube untuk menginformasikan berita dan mensuasanakan acara IMA-G. Pada publikasi digital, jobdesc dibagi menjadi dua, yaitu kreatif dan publikasi. Kreatif bertugas merancang desain poster atau infografis secara digital yang akan dipublikasikan, sedangkan publikasi bertugas untuk mempublikasikan poster atau infografis yang sudah dibuat oleh kreatif dan atau dari luar dalam bentuk digital melalui dunia maya maupun secara tercetak. Selain itu, publikasi juga bertugas untuk mengatur dan menjaga flow mengenai publikasi yang akan dikeluarkan.
ii. Sedangkan publikasi fisik bertugas untuk membangun suasana menjelang acara yang dilakukan oleh IMA-G yang dibuat secara fisik berupa instalasi upcoming event Badan Pengurus yang disebarkan di tempat kegiatan massa-G. Di samping itu, publikasi fisik juga berperan untuk me-maintenance mading, seperti mencabut poster yang sudah out of date dan menjaganya dari kerusakan. d. Menetapkan PIC pada setiap subdivisi. e. Menyampaikan informasi melalui media seperti Facebook IMA-G, Grup Line IMA-G, Instagram IMA-G, YouTube IMA-G, Website IMA-G, mading sekretariat mengenai isu kemasyarakatan yang kontennya berasal dari divisi lain sebagai media penumbuh empati.
84
85
Internal
A. Ketua Bidang Internal 1. Latar Belakang Dasar terbentuknya bidang ini adalah sesuai dengan tujuan pertama dan kedua IMA-G. Tujuan pertama IMA-G berbunyi demikian: Mempererat hubungan kekeluargaan dan persahabatan antaranggotanya. Tujuan kedua IMA-G berbunyi demikian: Membela dan membantu kepentingan anggotanya guna kelancaran pendidikannya. Dari kedua tujuan tersebut, dapat dilihat bahwa IMA-G memiliki tujuan untuk menciptakan, atau menjaga, kondisi anggota yang sejahtera, baik dari segi hubungan sesama anggota, maupun dari segi pendidikan anggota. Oleh karena itu, bidang ini hadir guna menjawab tujuan pertama dan kedua IMA-G, yaitu tujuan yang berkaitan dengan anggota. Sesuai dengan mimpi Ketua Himpunan IMA-G 2017, nilai ‘empati‘ menjadi nilai utama yang akan ditanamkan pada anggota IMA-G. Nilai empati yang dimaksud di sini memiliki dua arah, yaitu: kepada sesama anggota dan kepada masyarakat. Atas dasar nilai tersebut, maka IMA-G 2017 memiliki visi: IMA-G bergerak dengan empati, di mana nilai empati ini diharapkan dapat menjadi pengarah pergerakan bagi IMA-G. Visi tersebut dicapai melalui beberapa misi, dan salah satu dari misi tersebut berbunyi demikian: Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati (Misi 2). Sesuai dengan mimpi, visi dan misi tersebut, Bidang Internal hadir untuk menjawab misi kedua, yaitu menanamkan dan menumbuhkan pada anggota IMA-G nilai empati kepada sesama anggota. Bidang ini bernama “Bidang Internal”. Berdasarkan KBBI, kata ‘internal‘ memiliki arti ‘menyangkut bagian dalam; dalam‘. Bagian dalam, dalam kasus perhimpunan, berarti anggota himpunan itu sendiri. Penggunaan kata ‘internal‘ menunjukkan bahwa fokus utama bidang ini adalah anggota-anggota IMA-G. Fokus kepada anggota ini pun dibagi menjadi tiga bagian utama yang disebut divisi, yaitu hubungan kekeluargaan anggota (Divisi Kekeluargaan), pendidikan anggota (Divisi Akademik), dan minat dan bakat anggota (Divisi Biro Kelompok Minat). a. Penjawaban Terhadap Misi Misi 1. Mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan. Untuk mewujudkan pengabdian masyarakat, tentu dibutuhkan sumber daya manusia yang partisipatif dan berbagi visi yang sama. Dalam hal ini, Bidang Internal berperan menjaga kondisi anggota agar anggota nyaman berkegiatan di IMA-G dan juga berperan untuk menanamkan nilai kepada anggota agar pergerakan yang dilakukan oleh anggota
86
IMA-G dalam mewujudkan pengabdian masyarakat dapat terlaksanakan dengan harmonis dan menuju arah yang sama. Misi 2. Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati. Dapat dilihat dengan jelas, bahwa Bidang Internal berperan penuh dalam menciptakan kondisi intenal berbasis penumbuhan empati. Nilai empati yang dimaksud pada misi ini adalah empati kepada sesama anggota. Nilai ini menjadi salah satu elemen yang penting dalam IMA-G karena berempati kepada sesama anggota dapat menciptakan suatu hubungan positif yang kuat antaranggota. Namun perilaku berempati yang ingin dibangun ini tidak terbatas sampai hubungan antaranggota saja, tetapi juga terhadap kondisi akademik, minat dan bakat anggota. Misi 3. Menciptakan sistem penyebaran informasi efektif. Penyebaran informasi dalam anggota IMA-G juga menjadi komponen internal IMA-G. Namun hal ini bukan merupakan porsi kerja Bidang Internal karena sudah merupakan porsi kerja Biro Kominfo IMA-G 2017. Peran Bidang Internal sendiri adalah bekerja sama dengan Biro Kominfo dalam penyebaran informasi kepada anggota yang dapat membantu meningkatkan kondisi anggota, terutama dalam menumbuhkan nilai empati. Misi 4. Menyinergiskan kegiatan dan berkolaborasi dengan pihak eksternal. Sinergisasi dan kolaborasi juga sama halnya membutuhkan partisipasi massa agar dapat terlaksanakan dengan baik. Dalam melakukan sinergisasi maupun kolaborasi, anggotaanggota perlu memahami kondisi internal IMA-G sendiri. Oleh karena itu, Bidang Internal berperan menciptakan kondisi anggota yang memiliki nilai empati terhadap sesama anggota agar dalam melakukan kerja sama, anggota dapat memahami kondisi anggota lainnya agar kerja sama yang terjalin dapat berjalan dengan efektif dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh anggota. b. Literatur internal /in∙ter∙nal/ a 1. menyangkut bagian dalam (tubuh, diri, mobil, dan sebagainya); 2. dalam (negeri)
c. Fungsi Bidang a. Bertanggung jawab kepada Ketua Himpunan. b. Menciptakan wadah untuk menimbulkan interaksi informal. c. Menanamkan rasa kebersamaan antaranggota IMA-G. d. Meningkatkan fasilitas ruang bersama (sekre) sebagai sarana interaksi bagi seluruh anggota. 87
e. Memfasilitasi pemenuhan kebutuhan anggota, seperti pendidikan (keilmuan dan keprofesian), minat, bakat, dan kesejahteraan. f.
Menekankan identitas keanggotaan.
g. Menyediakan wadah untuk mendapatkan pengalaman bersama. h. Menciptakan budaya apresiasi dalam internal IMA-G. d. Penjawaban Terhadap GBHP Arahan 1. Mempererat hubungan
Arahan 2. Membela dan membantu kepentingan
kekeluargaan dan persahabatan
anggotanya guna kelancaran pendidikannya.
antaranggotanya. Parameter 1. Menciptakan interaksi informal
Parameter 3. Tersedianya informasi penunjang
antaranggotanya.
akademik berupa: a. Materi pekuliahan, b. Informasi sayembara, c. Informasi beasiswa, d. Informasi dosen. Parameter 4. Tersedianya data kondisi akademik tiap anggota.
Parameter 2. Menciptakan rasa kebersamaan
Parameter 5. Adanya usaha untuk membantu
antaranggotanya.
anggota yang membutuhkan bantuan akademik. Parameter 6. Tersedianya penghubung antara anggota dan program studi.
2. Analisis a. Studi Literatur i. Sense of Community Menurut Sarason, sense of community adalah sebuah persepsi dari kesamaan dengan orang lain, sebuah ketergantungan dengan orang lain yang diakui, sebuah kemauan untuk mempertahankan ketergantungan tersebut dengan memberi atau melakukan apa yang diharapkan, dan sebuah perasaan bahwa dirinya merupakan bagian dari sebuah struktur yang lebih besar, dapat dipercayai dan stabil. (1974: 157) Gusfield (1975) mengidentifikasikan dua dimensi pada komunitas: wilayah dan hubungan. Aspek hubungan ini berkaitan dengan dasar dan kualitas dari hubungan dalam komunitas tersebut, walaupun ada beberapa komunitas yang tidak memiliki batasan wilayah yang jelas. Ada juga komunitas yang terbentuk pada dasarnya karena batasan wilayah, contohnya seperti sekelompok masyarakat yang tinggal pada kawasan yang sama. Walaupun begitu, kedekatan secara fisik atau sebuah wilayah bersama tidak dapat dengan sendirinya menciptakan sebuah komunitas, aspek hubungan juga perlu ada. 88
McMillan dan Chavis (1986) mendefinisikan sense of community sebagai sebuah perasaan kepemilikian oleh anggota, sebuah perasaan bahwa anggota berarti bagi satu sama lain dan bagi kelompoknya, dan sebuah kepercayaan bersama bahwa kebutuhan anggota akan terpenuhi melalui komitmen mereka untuk tetap bersama. Menurut mereka, ada 4 elemen yang membentuk sense of community, yaitu: membership, influence, integration and fulfillment of needs, dan shared emotional connection. ii. Empati Kata ‘empati’ berasal dari Bahasa Yunani Kuno, yaitu εμπάθεια (empatheia) yang berarti perasaan. Kata ini sendiri berasal dari kata εν (en) yang berarti dalam, dan πάθος (pathos) yang berarti penderitaan. Kata ini kemudian digunakan oleh Hermann Lotze dan Robert Vischer untuk menciptakan sebuah kata dalam Bahasa Jerman yaitu Einfühlung yang berarti merasakan ke dalam. Kata ini pun kemudian diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris oleh Edward B. Titchener menjadi kata empathy. Hurlock (1999: 118) menjelaskan bahwa empati merupakan kemampuan seseorang untuk mengerti tentang perasaan dan emosi orang lain serta kemampuan untuk membayangkan diri sendiri di tempat orang lain. Menurut Baron dan Byrne (2005), empati merupakan kemampuan untuk merasakan keadaan emosional orang lain, merasa simpatik, dan mencoba menyelesaikan masalah serta mengambil perspektif orang lain. Mengacu pada Shamay-Tsoory et al. (2008) dalam jurnalnya yang berjudul “Two systems for empathy: a double dissociation between emotional and cognitive empathy in inferior frontal gyrus versus ventromedial prefrontal lesions”, dijelaskan bahwa ada 2 kemungkinan sistem empati: kognitif dan afektif. Sistem empati kognitif menjelaskan bahwa empati dapat dicapai dengan cara memahami atau melihat dari perspektif seseorang, sehingga kemampuan yang dibutuhkan adalah kemampuan kognitif untuk memahami. Empati kognitif inilah yang membuat orang mengatakan: Saya mengerti apa yang kamu rasakan. Sistem yang lain adalah sistem empati afektif, atau emosional, yang menjelaskan bahwa empati dapat dicapai melalui penularan emosional dari seseorang kepada orang lain. Empati afektif ini mengakibatkan seseorang mengatakan: Saya merasakan apa yang kamu rasakan. Empati afektif ini memiliki respon emosional yang berbeda: personal distress dan empathic concern. Personal distress adalah kondisi di mana seseorang merasakan perasaan orang lain namun yang dirasakan adalah perasaan seperti ketidaknyamanan dan sejenisnya. Kondisi ini cenderung berpusat pada diri sendiri. Empathic concern meruapakan kondisi emosional yang berorientasi pada orang lain yang diperoleh dengan merasakan kondisi kesejahteraan seseorang yang sedang membutuhkan. Hal-hal yang dirasakan pada kondisi ini seperti rasa iba dan sejenisnya. 89
b. Studi Preseden i.
Marsha Aldira, Ketua Bidang Internal IMA-G 2014 Bidang Internal IMA-G 2014 memiliki fokus utama mewujudkan kondisi perhimpunan yang kondusif untuk berkegiatan. Kata ‘kondusif‘ di sini didefinisikan sebagai kondisi di mana massa sepaham, sejalan dan siap bergerak. Dalam menciptakan kondisi IMA-G yang kondusif, Bidang Internal berperan dalam melakukan internalisasi isu sehingga massa memahami isu eksternal, memunculkan interaksi antaranggota dan membantu kesulitan akademik anggota sehingga mau berkegiatan di himpunan. Oleh karena itu, muncul tiga divisi di bawah Bidang Internal pada tahun ini: Divisi Kekeluargaan, Divisi Propaganda dan Divisi Akademik. Hal yang berbeda pada tahun ini adalah Divisi Propaganda yang diletakkan di bawah Bidang Internal. Menurut Marsha Aldira sendiri, asal mulanya adalah karena Badan Pengurus IMA-G 2014 tidak memiliki divisi yang mengurus tentang kajian strategis dn membuat anggota peka dengan isu-isu, khususnya yang ada di luar IMA-G. Pada saat itu, anggota IMA-G tidak peka akan isu-isu seperti Pedagang Kaki Lima, Pemira, atau apapun yang ada di luar sehingga butuh suatu divisi yang membawa isu-isu eksternal tersebut ke dalam IMA-G. Setelah melakukan diskusi, akhirnya ditetapkan bahwa isu eksternal akan diurus oleh Bidang Eksternal, sedangkan isu keanggotaan berada di bawah Bidang PSDA. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu divisi yang menginternalisasi isu-isu tersebut untuk mencapai IMA-G yang kondusif. Karena hal ini bukan merupakan informasi, melainkan isu, maka tidak dapat dijadikan porsi kerjanya Bidang Kominfo. Pada Laporan Pertanggung Jawaban Akhir Tahun Badan Pengurus IMA-G 2014, ada beberapa saran, kebanyakan saran teknis, dari Bidang Internal yang digaris bawahi karena dirasa masih relevan untuk diterapkan. Saran-saran tersebut kemudian saya rangkum untuk kemudian dipertimbangkan oleh Bidang Internal IMA-G 2017. Pertama, melakukan kumpul bidang, pengawasan dan evaluasi rutin terhadap kegiatan yang dilakukan. Hal ini perlu dilakukan mengingat hal-hal yang dihadapi oleh Bidang Internal bersifat dinamis, seperti: akademik, hubungan antaranggota, interaksi, minat anggota, sehingga metode yang digunakan dapat berubah sewaktu-waktu. Kedua, perencanaan semua hal dilakukan pada awal semester agar kegiatan yang dilaksanakan merata, contohnya tutorial akademik. Tutorial dianggap sebaiknya direncanakan dari awal, sehingga tutorial yang dilakukan merata dan tidak hanya berfokus pada hal tertentu saja. Terakhir, pendekatan secara personal kepada seluruh anggota dilakukan oleh seluruh Badan Pengurus dengan strategi-strategi yang dievaluasi secara berkala. Mengingat nilai lain yang ingin ditanamkan oleh Ketua Himpunan kepada seluruh Badan 90
Pengurus adalah omnipresence, maka seluruh Badan Pengurus, bukan hanya Bidang Internal dan divisi-divisinya, perlu melakukan pendekatan secara personal kepada seluruh anggota untuk menumbuhkan rasa kepemilikan anggota terhadap IMA-G. Namun, dalam keberjalanannya, dibutuhkan evaluasi, terutama terhadap metode yang digunakan, agar apa yang dilakukan tepat sasaran dan membuahkan hasil yang baik. ii. Dini Fauziah, Ketua Bidang Internal IMA-G 2015 Pada kepengurusan tahun 2015, Bidang Internal memiliki fokus untuk menciptakan kondisi himpunan yang memenuhi kebutuhan anggota dan kondisi di mana anggota siap dan memiliki semangat yang sama untuk berpartisipasi dalam berkarya. Suasana perhimpunan yang kondusif bagi anggota untuk berkarya ini diharapkan dapat menciptakan modal sosial yang kuat bagi IMA-G sehingga anggota dapat memberikan selutuh potensinya secara optimal. Dari kebutuhan tersebut, terbentuklah tiga divisi untuk menjawab pemenuhan kebutuhan massa, yaitu: Divisi Biro Kelompok Minat, Divisi Akademik dan Divisi Kekeluargaan. Laporan Pertanggung Jawaban Akhir Tahun Badan Pengurus IMA-G 2015, terutama di bagian Bidang Internal, memberikan beberapa saran. Saran-saran ini akan dijadikan pertimbangan dalam perencanaan oleh Bidang Internal IMA-G 2017. Pertama, bank metode dari berbagai strategi perlu dipersiapkan ketika perencanaan. Bank metode ini diperlukan untuk mengantisipasi kemungkinan-kemungkinan yang dapat terjadi. Pelaksanaan metode di Bidang Internal seringkali tidak berjalan dengan mulus karena beberapa hal yang dihadapi adalah hal-hal yang tidak terukur, seperti perihal emosional anggota. Oleh karena itu, bank metode dibutuhkan untuk mengambil aksi cepat tanggap ketika metode yang digunakan tidak berhasil. Kedua, Badan Perwakilan Anggota dilibatkan dalam rapat bersama Badan Pengurus. Hal ini bertujuan untuk menarik aspirasi-aspirasi massa oleh Badan Perwakilan Anggota. Keterlibatan Badan Perwakilan Anggota dirasa penting agar langkah-langkah yang diambil dalam meresponi evaluasi kinerja tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan massa. Ketiga, dukungan juga harus menjadi fokus Bidang Internal dalam menjawab kebutuhan massa. Selama ini, apresiasi telah dilakukan dengan cukup baik, walau masih ada beberapa evaluasi. Namun, apresiasi sendiri tidak mencakup pemberian dukungan karena kata ‘apresiasi‘ sendiri memiliki arti penghargaan. Penghargaan ini telah dilakukan oleh Divisi Kekeluargaan ketika massa berprestasi atau berhasil mencapai sesuatu. Namun, dalam pemberian dukungan, terutama ketika anggota sedang berdukacita, pelaksanaannya belum begitu terasa. 91
Keempat, hubungan dengan Anggota Madya dijaga. Arahan dari Ketua Himpunan pada tahun ini adalah Anggota Madya yang menjadi lingkup Bidang Internal hanya Anggota Madya tiga tahun di atas angkatan pengurus, yaitu G12. Di IMA-G, anggota yang telah lulus kuliah S1 Arsitektur ITB tetap dianggap anggota, yaitu Anggota Madya. Dari percakapan dengan beberapa Anggota Madya, didapatkan bahwa ada beberapa Anggota Madya, terutama yang telah lama lulus, tidak ingin diurus lagi oleh IMA-G karena lebih berfokus pada kesibukan pekerjaan dan berumah tangga. Namun terlepas dari itu, interaksi antara Anggota Madya dengan IMA-G akan diusahakan untuk tetap dipertahankan namun tidak dipaksakan bagi yang tidak menghendaki. Kelima, perlu dibentuknya suatu sistem kontrol anggota. Sistem kontrol ini mengatur tentang kehadiran dan partisipasi anggota dan juga mengatur tentang cara pendekatan kepada anggota yang merasa kurang nyaman dengan IMA-G. Sistem ini dibutuhkan agar Bidang Internal dapat tetap memantau, sehingga kemudian dapat mengatur, kondisi setiap anggota dan mengidentifikasi permasalahan yang ada. Terakhir, kegiatan senang-senang disisipkan pada kegiatan formal IMA-G. Contohnya, menyisipkan kegiatan seperti karaoke/nonton bersama sebelum sosialisasi atau gawe. Kegiatan senang-senang dirasa cukup efektif dalam menarik massa, sehingga penyisipan kegiatan senang-senang ini diharapkan dapat meningkatkan partisipasi massa dalam kegiatan formal IMA-G. Kegiatan ini dilaksanakan secara spontan sehingga tidak membutuhkan jadwal tertentu. iii. Hero Renaldi, Ketua Bidang Internal IMA-G 2016 Pada kepengurusan tahun 2016, Bidang Internal memiliki fokus yaitu menciptakan kondisi internal yang partisipatif, menciptakan himpunan menjadi suatu komunitas dengan modal sosial yang kuat sehingga anggota mampu berpatisipadi dalam setiap kegiatan himpunan secara optimal. Bidang Internal pada tahun ini juga menjadi perangkat yang penting karena berfungsi menjaga dan meningkatkan partisipasi anggota yang menjadi elemen penting dalam pergerakan yang ingin dilakukan. Dalam mencapai kondisi tersebut, dibutuhkan wadah untuk menampung minat, potensi serta kebutuhan anggota. Bidang Internal tahun ini pun memiliki tiga divisi di bawahnya yang mendukung tercapainya kondisi yang diharapkan, yaitu: Divisi Diskusi Interaktif, Divisi Kekeluargaan, dan Divisi Biro Kelompok Minat. Hal yang berbeda pada tahun ini adalah adanya Divisi Diskusi Interaktif di bawah Bidang Internal. Divisi ini ditempatkan di bawah Bidang Internal dengan tujuan menumbuhkan iklim diskusi di dalam internal IMA-G sendiri. Awalnya, divisi ini menjadi divisi yang abu-abu, belum jelas kerjanya. Divisi ini sering dipertanyakan fungsinya, 92
namun sekarang sudah diperjelas, yaitu sebagai pengontrol dari diskusi di IMA-G. Walaupun begitu, sarannya adalah untuk tetap mempertimbangkan apa urgensi terbentuknya divisi ini jika fungsinya hanya untuk mengontrol diskusi yang terjadi. Fungsi diskusi ini dirasa dapat disatukan kepada seluruh divisi sehingga tidak membutuhkan adanya Divisi Diskusi Interaktif. Pebedaan penempatan Divisi Akademik di bawah Bidang Keilprof dan di bawah Bidang Internal adalah fungsinya. Jika berada di bawah Bidang Keilprof, maka fungsinya lebih kepada mengakomodasi anggota mengikuti lomba atau sayembara. Sedangkan berada di Bidang Internal berarti divisi ini berfungsi lebih kepada hal semacam kontrol kondisi akademik anggota, anggota yang hilang secara akademik dan anggota yang mengulang mata kuliah. Bidang Internal juga dikatakan sebagai bidang yang fungsinya lebih kepada trigger atau pemberian stimulus. Nilai-nilai yang ingin ditanamkan tidak dapat dilakukan dengan menekankan nilai tersebut kepada anggota, seperti Bidang PSDA. Bidang Internal melakukan penanaman nilai dengan sisi yang menyenangkan. Oleh karena itu, butuh strategi dan metode yang tepat agar penanaman nilai dengan sisi yang menyenangkan ini dapat dilakukan dengan tepat. Laporan Pertanggung Jawaban Tengah Tahun Badan Pengurus IMA-G 2016, yaitu di bagian Bidang Internal, memberikan beberapa saran. Saran-saran ini akan menjadi bahan pertimbangan bagi Bidang Internal IMA-G 2017 ketika melakukan perencanaan. Pertama, perlu adanya pemantauan progress divisi oleh ketua bidang yang dibantu oleh wakil ketua bidang. Pemantauan ini diperlukan untuk mempertahankan dan meningkatkan kinerja divisi. Selain itu, pembahasan permasalahan internal dengan wakil ketua bidang dirasa perlu dilakukan dua kali seminggu. Perencanaan rapat bidang juga perlu dilakukan maksimal pada minggu terakhir bulan sebelumnya. Kedua, peran Anggota Madya yang diundang untuk menghadiri kegiatan pehimpunan perlu diatur. Seringkali Anggota Madya yang diundang ke suatu kegiatan perhimpunan kurang dilibatkan secara aktif dan hanya menjadi partisipan tanpa mengetahui rencana kegiatan tersebut. Akibatnya miskomunikasi pun terjadi dan Anggota Madya menjadi bingung tentang peran mereka dalam kegiatan tersebut. Disarankan jika ingin mengundang Anggota Madya hanya sebagai partisipan, maka sebaiknya Anggota Madya yang bersangkutan diajak berdiskusi terlebih dahulu. Ketiga, meningkatkan inisiasi interaksi informal. Interaksi informal yang diharapkan terjadi di antara anggota perlu diinisiasi, terutama oleh Badan Pengurus. Evaluasinya adalah tidak seluruh Badan Pengurus dapat melakukan inisiasi untuk berinteraksi informal. Interaksi informal yang dilakukan dapat berupa hal-hal seperti saling menyapa 93
ketika berpapasan, memulai percakapan terlebih dahulu di studio maupun di Sekretariat IMA-G. Terakhir, feedback dari Badan Pengurus maupun dari massa sangat dibutuhkan. Feedback ini dapat berasal dari massa maupun Badan Pengurus. Feedback ini diharapkan dapat menjadi pertimbangan ketika melakukan evaluasi dalam mengambil langkah-langkah berikutnya. c. SWOT
3. Visi Dari hal-hal di atas, didapatkan beberapa poin penting yang perlu dilaksanakan oleh Bidang Internal IMA-G 2017: menumbuhkan rasa bangga akan identitas keanggotaan, mengakomodasi kebutuhan massa baik secara akademik maupun secara minat dan bakat, menciptakan dan mewadahi interaksi antaranggota, meningkatkan partisipasi massa, menanamkan dan
94
menumbuhkan nilai empati pada anggota, menumbuhkan budaya apresiasi dan dukungan kepada anggota.
Mimpi i.
Badan Pengurus menjadi role model dalam segala, baik dalam hal perhimpunan maupun dalam perilaku keseharian.
ii. Hubungan staf dengan Ketua Divisi tidak hanya sebatas fungsi kerja, namun dibangun dengan kesungguhan. iii. IMA-G menjadi rumah kedua yang nyaman bagi anggotanya, tempat bertumbuh, belajar, dan berbagi para anggota. Dari arahan Ketua Himpunan, visi, misi, indentifikasi masalah, mimpi, terciptalah visi:
“Kondisi
internal IMA-G yang menjawab kebutuhan anggotanya, memunculkan interaksi
positif antaranggota, menanamkan rasa kepedulian antaranggota dan menumbuhkan rasa cinta dan memiliki anggota terhadap IMA-G.“
4. Kriteria a. Internal yang mengakomodasi pemenuhan kebutuhan akademik, minat, bakat, dan emosional anggota. b. Internal yang menginisiasi interaksi yang positif antaranggota. c. Internal yang menanamkan nilai empati pada anggota. d. Internal yang menumbuhkan nilai sense of community pada anggota. e. Internal yang meningkatkan partisipasi anggota. f.
Internal yang menumbuhkan budaya apresiasi dan dukungan kepada anggota.
5. Strategi a. Strategi Treatment Anggota Kondisi anggota di IMA-G sangat dinamis sehingga membutuhkan pendekatanpendekatan kepada anggota-anggota yang mulai merasa tidak nyaman sehingga tidak melakukan tanggung jawabnya sebagai anggota maupun berpartisipasi dalam kegiatankegiatan yang diadakan. Selama ini, anggota yang berada dalam kondisi keanggotaan yang kritis diberikan treatment oleh Bidang PSDA. Namun pada tahun ini, Bidang PSDA dengan Bidang Internal berkerja sama untuk membentuk suatu sistem treatment yang baru, di mana treatment tidak hanya dilakukan oleh Bidang PSDA, tetapi juga melalui pendekatan 95
oleh Bidang Internal. Sistem ini pada awalnya akan meninjau permasalahan yang dihadapi oleh anggota tertentu untuk kemudian ditentukan bidang yang akan melakukan treatment. Alur ini dibuat oleh Bidang PSDA bersama dengan Bidang Internal. Dengan adanya alur ini, diharapkan langkah-langkah yang diambil menjadi tepat untuk menanggapi permasalahan anggota. b. Strategi Apresiasi dan Dukungan Anggota Apresiasi dan dukungan menjadi nilai yang ditanamkan kepada seluruh Badan Pengurus. Setiap Badan Pengurus harus memiliki nilai apresiasi dan dukungan terhadap staf-staf di bawahnya. Pelaksanaan apresiasi dan dukungan secara formal tetap akan dilaksanakan oleh Divisi Kekeluargaan, namun pelaksanaan secara informal dilakukan oleh setiap ketua divisi kepada stafnya. Apresiasi dan dukungan informal dari ketua divisi ini dirasa penting karena mengatasnamakan ketua divisi sendiri, bukan mengatasnamakan IMA-G seperti yang dilakukan oleh Divisi Kekeluargaan, sehingga akan terasa lebih intim. Setiap ketua divisi juga diharapkan dapat dengan gencar mencari tahu tentang kondisi stafstaf di bawahnya. c. Strategi Umum Bidang Internal Bidang Internal dan seluruh divisi di bawahnya bergerak dengan dasar empati dan sense of community. Penanaman nilai empati dan sense of community dilakukan oleh ketua bidang kepada ketua divisi dan stafnya, juga ketua divisi kepada stafnya. Pendekatan kepada anggota dilakukan oleh setiap ketua divisi kepada stafnya, sehingga ketua divisi diharapkan dapat menjadi orang yang paling peka dan peduli terhadap kondisi setiap stafnya. Setiap ketua divisi juga diharapkan dapat membangun hubungan yang baik dengan setiap stafnya agar kondisi staf tetap dapat selalu dipantau. Hal ini dianggap penting karena dirasa seseorang akan lebih mudah nyaman dengan sekelompok kecil orang, sehingga hal ini dimulai dari divisi terlebih dahulu. Melalui pembangunan hubungan ini, diharapkan setiap staf dapat merasa nyaman di IMA-G sehingga partisipasi anggota menjadi dampak dari kenyamanan ia berada di IMA-G. Ketua Bidang Internal dan ketua divisi di bawahnya juga diharapkan dapat menjadi role model dalam keseharian dan dalam penanaman nilai karena penanaman nilai melalui metode modelling dirasa efektif. d. Divisi Akademik Divisi Akademik bekerja sama dengan divisi lainnya melakukan pendataan akademik, berupa data tentang ilmu akademik, finansial, dosen, minat massa akan sayembara, dan anggota yang memiliki masalah akademik.
96
e. Divisi Biro Kelompok Minat Divisi Biro Kelompok Minat bekerja sama juga dengan divisi lainnya melakukan pendataan minat dan bakat anggota sehingga dapat menentukan untuk membentuk BKM yang baru atau mempertahankan BKM yang sudah ada. Divisi ini juga sangat perlu peka terhadap kebutuhan anggota untuk melakukan kegiatan, sehingga dapat diakomodasi oleh BKM. Divisi ini sendiri memiliki banyak kelompok minat di bawahnya sehingga butuh kerja sama dengan divisi lain dalam melakukan pendataan dan lain-lain. f.
Divisi Kekeluargaan Divisi Kekeluargaan diharapkan dapat menjadi divisi yang paling peka dengan kondisi hubungan antaranggota. Divisi ini juga diharapkan dapat mengontrol dan menginisiasi interaksi yang terjadi, agar interaksi terjadi dan terjadi ke arah yang positif.
97
B. Ketua Divisi Biro Kelompok Minat 1. Latar Belakang Anggota IMA-G memiliki beragam jenis minat dan bakat di luar bidang keprofesian. Divisi Biro Kelompok Minat (BKM) dibentuk untuk mewadahi kebutuhan anggota dalam menyalurkan minat dan bakatnya di luar bidang keprofesian. Divisi BKM juga dibentuk untuk menjawab tujuan pertama IMA-G, yaitu “Mempererat hubungan kekeluargaan dan persahabatan antaranggotanya�. Tujuan tersebut dijawab oleh Ketua Himpunan IMA-G 2017 pada misi keduanya, yaitu “Menciptakan kondisi internal yang berbasis penumbuhan empati�. Selain itu, posisi Divisi BKM di bawah Bidang Internal Badan Pengurus IMA-G 2017 menjadikannya salah satu pilar pendukung pencapaian visi Bidang Internal. Divisi BKM merupakan wadah bagi anggota untuk menyalurkan minat dan bakatnya di luar bidang keprofesian. Divisi BKM mendukung kelompok-kelompok minat untuk berlatih dan berkegiatan. Selain itu, Divisi BKM juga mendukung dan memfasilitasi kelompok minat yang ingin mengikuti kompetisi atau kegiatan sejenis lainnya. Keberadaan kelompok minat anggota diharapkan dapat menumbuhkan rasa bangga akan identitas keanggotaan ketika sedang mengikuti kompetisi baik olahraga maupun nonolahraga yang melibatkan pihak eksternal IMA-G. Kelompok-kelompok minat yang berada di bawah pengawasan Divisi BKM diharapkan dapat meningkatkan interaksi informal antaranggota baik lintas angkatan maupun per angkatan. Interaksi informal yang dimaksud adalah ketika anggota berlatih bersama, berkumpul, berkegiatan sesuai kelompok minat masing-masing. Interaksiinteraksi inilah yang lama-kelamaan dapat menumbuhkan rasa kekeluargaan dan rasa kepemilikan terhadap himpunan. Interaksi informal tersebut juga dapat menciptakan hubungan pertemanan yang erat antaranggota IMA-G. Setelah tercipta interaksi-interaksi informal, diharapkan mulai terbentuk hubungan pertemanan di antara anggota. Kemudian, nilai empati dapat tercipta seiring dengan tumbuhnya hubungan-hubungan pertemanan yang erat.
2. Identifikasi Masalah a. Partisipasi massa pada kelompok minat tertentu rendah. b. Padatnya jadwal akademik menyulitkan kelompok minat untuk menyusun kegiatan. c. Kelompok minat kurang mendapat arahan kegiatan yang jelas .
3. Analisis a. Studi Preseden i. Richard Salim, Ketua Divisi Biro Kelompok Minat IMA-G 2015 98
Kepengurusan 2015 memiliki satu program kerja, yaitu Playin-G. Playin-G merupakan kegiatan bersenang-senang, dapat berupa pertandingan atau sekadar bermain bersama. Evaluasi Divisi BKM pada IMA-G 2015 adalah: -
Terdapat satu kegiatan yang tidak berjalan, yaitu G-Cup. Kegiatan G-Cup tidak dilaksanakan karena adanya urgensi akademik, yaitu pengunduran pengumpulan.
-
Divisi BKM dirasa sulit melakukan kumpul divisi
dikarenakan sulitnya
menyesuaikan jadwal antara ketua divisi dan staf. -
Publikasi kegiatan-kegiatan kelompok minat terlalu dekat dengan hari pelaksanaan, beberapa kegiatan baru dipublikasi H-1 kegiatan. Oleh karena itu, sebaiknya ditetapkan bahwa publikasi harus disebarkan minimal H-3 kegiatan. Untuk kegiatan nonolahraga sebaiknya tidak dilaksanakan saat akhir pekan karena massa cenderung sudah memiliki agenda masing-masing. Kegiatan olahraga sebaiknya dilaksanakan pada akhir pekan agar tidak mengganggu kesibukan akademik.
ii. Ditrisa Taranadia, Ketua Divisi Biro Kelompok Minat IMA-G 2016 Kepengurusan 2016 memiliki satu program kerja yaitu Olimpia-G. Olimpia-G merupakan home-tournament yang melibatkan anggota aktif dan anggota madya IMA-G pada pertandingan-pertandingan olahraga dan nonolahraga. Ketua Himpunan Badan Pengurus IMA-G 2016 sendiri menitikberatkan program kerja ini pada pendekatan alumni. Evaluasi Divisi BKM pada Badan Pengurus IMA-G 2016 adalah: -
Perencanaan dan persiapan Olimpia-G terlalu mendadak dikarenakan kelalaian staf yang menjadi penanggung jawab Olimpia-G dan juga kelalaian Ketua Divisi BKM dalam mengingatkan. Akibatnya sistem pertandingan pada program kerja ini dirasa kurang tepat. Pengaturan jadwal Olimpia-G juga kurang tepat, karena pada saat itu pertandingan futsal bertepatan dengan diadakannya ITB Spiritual Camp yang diikuti oleh mayoritas anggota aktif G-16.
-
Dalam keberjalanan kegiatan BKM-Day terdapat miskomunikasi antara Divisi BKM dengan panitia penjenjangan. Perencanaan dan persiapan BKM-Day sendiri terlalu memberatkan satu orang staf yang menjadi penanggung jawab.
-
Publikasi kegiatan maupun pertandingan cukup merepotkan Divisi BKM. Oleh karena itu, lebih baik jika Divisi BKM bekerja sama dengan Biro Kominfo merancang sebuah template untuk poster publikasi acara BKM.
-
Terdapat beberapa kelompok minat yang tidak berkegiatan selama kepengurusan atau sangat jarang berkegiatan karena respon dari anggota yang rendah. Oleh karena
99
itu, sebaiknya Ketua Divisi BKM periode 2017 bertemu dengan ketua dan anggota kelompok minat untuk mendiskusikan apakah kelompok minat perlu di nonaktifkan.
b. SWOT i. Strength -
Interaksi informal di kelompok minat tertentu intensif.
-
Tempat pengembangan diri anggota di luar bidang akademik.
ii. Weakness -
Terdapat kelompok minat yang sangat sedikit berkegiatan.
-
Terdapat minat yang belum terwadahi.
iii. Opportunity -
Banyak kegiatan di luar himpunan yang dapat meningkatkan aktivitas kelompok minat.
-
Dapat menjadi ajang bagi anggota untuk membuktikan keberadaan dirinya dan IMAG di luar perhimpunan.
iv. Threat -
Ketersediaan dana terbatas.
-
Padatnya jadwal akademik menyulitkan kelompok minat menyusun kegiatan.
4. Visi Mimpi : a. Seluruh massa-G dapat merasakan kehadiran BKM. b. Kelompok minat dapat membentuk persahabatan yang erat di antara anggotanya. c. Seluruh kelompok minat berkegiatan rutin. d. Kegiatan kelompok minat dapat menjadi sarana rekreasi yang positif dan menyenangkan bagi anggotanya. “BKM sebagai sarana yang menghidupkan interaksi informal dan wadah penyaluran minat dan bakat anggotanya.�
5. Kriteria a. Divisi BKM yang menghidupkan kembali interaksi informal di dalam setiap kelompok minat. b. Divisi BKM sebagai wadah bagi anggota untuk menyalurkan minat dan bakatnya.
100
6. Strategi a. Merencanakan dengan masing-masing ketua kelompok minat agenda kegiatan dalam satu tahun kepengurusan kedepan. b. Memberikan tanggung-jawab kepada setiap staf Divisi BKM untuk memastikan ketua kelompok minat telah mendiskusikan rencana kegiatannya kepada anggota kelompok minat. c. Bersama dengan penanggung jawab mengawasi dan mengingatkan kegiatan setiap kelompok minat. Interaksi informal terjadi ketika kelompok minat berkegiatan, oleh karena itu kegiatan tersebut harus terlaksana. d. Melaksanakan kegiatan-kegiatan terkait minat dan bakat untuk meningkatkan interaksi informal antar anggota e. Mewadahi kelompok-kelompok minat yang kurang aktif dalam sebuah acara BKM untuk meningkatkan kegiatan kelompok minat tersebut f.
Melakukan pendataan kelompok minat massa.
g. Melakukan pendataan pembentukan kelompok minat yang baru. h. Menginformasikan pertandingan atau kegiatan di luar himpunan yang dapat menyalurkan minat dan mengasah bakat kepada kelompok minat terkait. i.
Mendukung pemenuhan kebutuhan kelompok minat untuk mengikuti pertandingan atau kegiatan di luar himpunan.
101
C. Ketua Divisi Kekeluargaan 1. Latar Belakang Divisi Kekeluargaan dibentuk untuk menjawab tujuan IMA-G nomor satu yaitu “Mempererat hubungan kekeluargaan dan persahabatan antaranggotanya�. Selain itu, divisi ini juga mendukung misi Ketua Himpunan nomor dua yaitu “Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati“. Sesuai visi yang dibawa Ketua Himpunan tahun ini, empati menjadi nilai besar yang ingin ditumbuhkan kepada anggota. Sebagai bagian dari Bidang Internal, Divisi Kekeluargaan ikut berperan serta secara langsung untuk menumbuhkan nilai empati, khususnya empati kepada sesama anggota. Selain dua poin tersebut, dalam GBHP 2017 juga tertulis bahwa parameter tercapainya tujuan pertama IMA-G adalah menciptakan interaksi informal antaranggotanya dan menciptakan rasa kebersamaan antaranggotanya. Dengan ini, Divisi Kekeluargaan bertugas untuk membuka jalan terjadinya interaksi antaranggota, menumbuhkan nilai empati di dalamnya dan mendekatkan antaranggotanya.
2. Identifikasi Masalah a. Inisiatif massa untuk berinteraksi masih kurang karena terkadang masih ada yang begitu mengenal satu sama lain. b. Massa sering hanya bermain dengan angkatannya sendiri. c. Ada massa yang masih kurang antusias untuk datang ke acara perhimpunan.
3. Analisis a. Studi preseden i. Adisti Miranti, Ketua Divisi Kekeuargaan IMA-G 2015 Pada kepengurusan ini, terdapat satu program kerja yaitu Syukuran Wisuda dan beberapa kegiatan lainnya seperti memberi kue ulang tahun perbulan dan mengadakan acara nonton bersama, camilan TA, dan camilan pengumpulan. Awalnya, pada setiap ulang tahun anggota ingin diadakan acara tiup lilin tapi pada pelaksanaannya tidak mungkin, jadi sebagai gantinya dilakukan pemberian kue ketika ada program kerja untuk yang berulang tahun bulan tersebut. Nonton bersama juga kurang gencar karena pemberitahuan yang dianggap mendadak dan harus menyesuaikan kalender akademik. Nonton bersama biasanya dapat digabung dengan acara Playin-G milik BKM yaitu dilakukan setelah acara tersebut selesai. Untuk camilan sendiri, dana diusahakan sedemikian mungkin agar baik camilan TA dan camilan pengumpulan mendapat makanan yang cukup. Setiap bulan, kalender di sekretariat berubah tema sehingga ada hari untuk mengerjakan hal itu dan kalender juga mulai dibuat secara digital mengingat 102
perkembangan zaman yang terjadi. Selain itu ada satu anggota Divisi Kekeluargaan yang memegang official Line account IMA-G untuk mengucapkan selamat ulang tahun perbulannya. Untuk Syukuran Wisuda sendiri, pertemuan informal dilakukan lebih sering dibanding tahun sebelumnya sehingga hanya butuh 2-3 kali sosialisasi saja. ii. Catharina Kartika, Ketua Divisi Kekeluargaan IMA-G 2016 Pada kepengurusan ini terdapat satu program kerja yaitu Mindan-G yang merupakan singkatan dari mingle dan berdendang yang secara umum merupakan acara senang-senang dan empat interaksi anggota. Selain itu ada Syukuran Wisuda, kalender, poster apresiasi dan Rantan-G yang merupakan kegiatan divisi. Syukuran Wisuda kali ini diubah menjadi kegiatan karena dianggap merupakan kegiatan gabungan dari beberapa divisi lain sehingga lebih baik dikerjakan bersama divisi lain. Terkadang Syukuran Wisuda juga dianggap memiliki beban terlalu besar jika dijadikan program kerja karena ada parameter dan tujuan sehingga panitia yang merupakan G termuda umumnya menanggung beban kerja terlalu besar. Kalender dan poster apresiasi dilakukan secara digital dan ada kalender versi handcraft yang ditempel di mading sekretariat. Rantan-G adalah kegiatan memberikan makanan sebagai lambang dukungan kepada kakak-kakak yang sedang TA dan teman-teman dan adik-adik yang sedang pengumpulan. Perbedaan terbesar dalam kepengurusan ini adalah Syukuran Wisuda yang berubah jadi program kerja dan terciptanya Mindan-G yang menjadi program kerja utama. iii. Sinta Isfandiary, Ketua Divisi Kekeluargaan IMA-G 2014 Pada kepengurusan ini, program kerja yang dilakukan terlalu banyak, dengan dua program kerja besar yaitu DIES dan Syukuran Wisuda. Dengan adanya dua program kerja besar ini, program kerja lainnya menjadi agak dikesampingkan karena waktu dan tenaga, dan biaya dikerahkan untuk kedua program kerja besar tersebut. Konsentrasi ketua divisi pun tersita sehingga kurang memerhatikan masalah-masalah internal yang terjadi di dalam massa. Di antara banyak program kerja yang dijalankan, program kerja ‘suka-suka’ dianggap paling berpengaruh terhadap keadaan internal. Kehadiran mahasiswa tingkat akhir (swasta) yang sangat kurang ketika Badan Pengurus 2014 menjabat secara tidak langsung mengakibatkan kurang maksimalnya pendekatan ke G13. Umumnya masukan swasta dapat sangat membantu Badan Pengurus untuk mengantisipasi berbagai kondisi dan membantu memecahkan masalah. iv. Reckta Filamenti, Ketua Divisi Kekeluargaan HMF 2016 Pada tahun 2016, dijalankan delapan program kerja kekeluargaan (termasuk program kerja yang berkolaborasi dengan Ikatan Alumni HMF) dengan program kerja interaktif bernama HMFun di mana ada satu hari berkegiatan dengan kombinasi seperti 103
arisan, merayakan ulang tahun massa yang berulang tahun di bulan tersebut, main games bersama, ngerujak dan barbeque bersama. program kerja ini diterapkan tiga bulan sekali mengingat jadwal akademik yang padat. Ketua divisi sendiri memiliki prinsip bahwa tidak semua acara harus ramai diikuti massa asalkan setiap massa bisa bersenang-senang dan merasakan kebersamaan di program kerja tersebut. Dengan kata lain asalkan setiap orang pernah mengikuti program kerja dan bersenang-senang, walau bergantian, hal itu sudah baik. Jika ada massa yang kurang tertarik dalam perhimpunan memang metodenya belum ditemukan tapi ditangani dengan dilakuakannya pendekatan secara personal.
b. SWOT i. Strength -
Massa cukup partisipatif dalam kegiatan bersenang-senang.
-
Toleransi antarmassa cukup besar.
-
Kepanitiaan lintas angkatan mendekatkan dan mengurangi gap antar angkatan.
ii. Weakness -
Sering membawa perasaan dalam kegiatan perhimpunan yang dapat memicu adanya sakit hati.
iii. Opportunity -
Potensi berinteraksi karena berada di gedung yang sama.
-
Kondisi akademik yang secara tidak langsung membuat budaya menginap di studio bisa menjadi wadah interaksi yang lebih dalam lagi.
-
Hubungan kakak-adik jahim yang dapat dimanfaatkan untuk membuat mereka memiliki rasa kepemilikan terhadap himpunan.
iv. Threat -
Lokasi studio tiap angkatan dibedakan per lantai sehingga memungkinkan adanya gap antar-angkatan karena kurangnya interaksi.
-
Massa yang aktif di unit tidak terdata jadi ada kemungkinan ada massa yang hilang.
-
Adanya jam malam; rumah yang jauh membuat beberapa orang terbatas dalam mengikuti acara perhimpunan yang sampai malam.
4. Visi Mimpi a. Adanya budaya saling menyapa. b. Massa antusias akan kegiatan yang diadakan Divisi Kekeluargaan dan IMA-G. 104
c. Mendukung, setidaknya teman angkatan sendiri, dalam kegiatan perhimpunan. “Membentuk anggota yang memiliki kepedulian terhadap sesama anggota dan memiliki rasa cinta kepada IMA-G.�
5. Kriteria a. Divisi Kekeluargaan yang menyediakan suasana nyaman bagi anggota untuk berinteraksi. b. Divisi Kekeluargaan yang dapat menumbuhkan empati dan peduli kepada sesama anggota dan IMA-G. c. Divisi yang mewadahi kegiatan yang bersifat senang-senang bagi anggota. 6. Strategi a. Membiasakan diri (dimulai dari Divisi Kekeluargaan) untuk menyapa anggota ketika bertemu. b. Memulai interaksi positif antaranggota. c. Memberikan poster sebagai wujud apresiasi dari IMA-G. d. Datang ke berbagai acara perhimpunan sebagai pemberian contoh sikap empati. e. Pengadaan acara bersenang-senang seperti nonton bersama, makrab, games dan karaoke, dsb.
105
D. Ketua Divisi Akademik 1. Latar Belakang Ikatan Mahasiswa Arsitektur Gunadharma merupakan sebuah perhimpunan mahasiswa yang berlandaskan keinginan untuk pengembangan anggotanya. Hal ini tertuang dalam tujuan kedua dibentuknya IMA-G ITB, yaitu membela dan membantu kepentingan anggotanya guna kelancaran pendidikannya. Ketua Himpunan IMA-G membuat misi kedua yang berbunyi “Menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati� untuk memenuhi tujuan tersebut, sesuai dengan visi yang dibawakan dari awal. Kondisi internal ini salah satunya dicapai melalui pemenuhan kebutuhan massa dalam aspek akademik. Di dalam Garis Besar Haluan Program (GBHP) IMA-G 2017, poin 3-6, juga menjelaskan parameter keberhasilan yang berisi: Tersedianya informasi penunjang akademik berupa : Materi perkuliahan, informasi sayembara, informasi beasiswa, informasi dosen; Tersedianya data kondisi akademik tiap anggota; Adanya usaha untuk membantu anggota yang membutuhkan bantuan akademik; dan Tersedianya penghubung antara anggota dan program studi. Adanya kebutuhan akademik massa yang tercantum pada GBHP dan juga kelancaran pendidikan anggota menjadi dasar-dasar dibentuknya Divisi Akademik di dalam bagan organisasi IMA-G ITB 2017. Divisi Akademik menjadi bagian di dalam Bidang Internal dalam organisasi untuk mengakomodasi kebutuhan anggota di dalamnya.
2. Identifkasi Masalah a. Frekuensi perubahan jadwal akademik yang tinggi Pada pembentukan visi-misi IMA-G oleh Ketua Himpunan, dapat ditemukan poin penting yang berkaitan dengan kondisi akademik di IMA-G, yaitu flow akademik yang tinggi. Jadwal dari program studi yang relatif sering berubah ini mulai dipublikasikan lewat media sosial, namun belum dapat menjangkau seluruh massa yang ada di dalam program studi secara efektif. b. Adanya anggota yang terkena masalah akademik Isu akademik berikutnya berupa anggota yang memiliki masalah secara akademik. Anggota ini tidak dapat melakukan kegiatan di dalam perhimpunan secara optimal karena memiliki masalah dalam kegiatan perkuliahan. Hal ini menimbulkan perhatian dari massa untuk memberikan bantuan demi kelancaran proses akademik mereka.
106
3. Analisis a. Studi Preseden i. Benedictus Thomas Pradipta T. P., Ketua Divisi Akademik IMA-G 2016 Divisi Akademik pada masa kepengurusan Pradipta memiliki sebuah program kerja berupa Akademi-G. Program ini berupa pemberian tutorial pada mata kuliah yang dianggap sukar (Dasar-Dasar Struktur untuk tingkat 2 dan Fisika Bangunan untuk tingkat 3). Tutorial ini dilengkapi dengan pemberian referensi belajar lewat slide-slide kuliah dan tenaga pengajar. Selain program ini, Divisi Akademik IMA-G juga mengadakan tutorial rendering pada workshop BOX yang menjalin kerja sama dengan himpunan IMA-G. Hubungan program studi juga terjalin lebih kuat dengan dimudahkannya proses komunikasi dari program studi ke massa himpunan, dengan dibuatnya grup di media sosial Whatsapp dan Facebook. Divisi Akademik juga membuat informasi mengenai sayembara arsitektural yang tengah ramai dibicarakan, dan juga mampu untuk diikuti oleh massa himpunan. Kepengurusan kali ini secara mandiri juga telah membuat situs yang berisi arsip file perkuliahan, software program-program, dan buku-buku digital arsitektural. Evaluasi kepengurusan kali ini terdapat pada sistem Divisi Akademik yang sebaiknya dipisah menjadi dua. Pertama adalah bagian kesejahteraan mahasiswa yang mengurus mahasiswa bermasalah. Dan yang kedua adalah bagian akademik yang secara khusus mengatur informasi mengenai sayembara, kegiatan perkuliahan, dan informasi dari program studi. Evaluasi berikutnya adalah kurangnya berjalannya proses reward/apresiasi di dalam divisi. Kurangnya hal ini membuat kurangnya rasa dihargai pada anggota. Hal ini berdampak pada munculnya anggota yang tidak aktif, sehingga proses keberlangsungan kegiatan divisi menjadi kurang maksimal. Evaluasi yang terakhir ada pada sistem pairing yang digunakan untuk mengadakan kegiatan divisi. Kegiatan divisi yang akan dilakukan, direncanakan dan dikerjakan secara bersama oleh seluruh anggota. Kegiatan divisi dibagi menjadi beberapa subbagian tugas, dan tiap tugas dikerjakan secara berkelompok oleh 2 orang anggota divisi. Metode ini dapat dikatakan baik karena pekerjaannya dapat dirasakan setiap anggota, dan antaranggota dapat saling mengingatkan. Namun bila dalam kelompok tidak dapat saling bekerja sama, proses penyelesaian tugas tidak dapat terlaksana dengan baik. Pesan dari ketua divisi yang bersangkutan adalah mencoba lebih dekat dengan anggota dan lebih mengapresiasi hasil kerja mereka. Dengan demikian, akan tercipta rasa saling memiliki pada setiap anggota dan mereka dapat mengerjakan tugasnya dengan nyaman. 107
ii. Made Bagus Yudhistira, Ketua Divisi Akademik IMA-G 2015 Divisi Akademik pada masa kepengurusan ini memiliki sebuah program kerja utama yaitu Sharin-G. Program ini berupa pengadaan tutorial untuk UTS dan UAS bagi mata pelajaran yang dirasa sulit oleh massa (Dasar-Dasar Struktur untuk tingkat 2 dan Fisika Bangunan untuk tingkat 3). Divisi ini juga menyediakan tutorial-tutorial dalam bentuk poster. Tutorial ini bertema standar-standar yang digunakan mahasiswa dalam merancang, dan juga cara montase foto. Poster tutorial ini dipasang di dinding pada setiap studio. Evaluasi untuk divisi pada kepengurusan ini adalah kurang tangkasnya ketua divisi dalam melihat perubahan struktur kurikulum yang terjadi. Berubahnya kurikulum ini contohnya pada adanya Studio Komputasi dan berdampak pada kurangnya kebutuhan massa untuk tutorial software. Evaluasi dari program kerja sendiri terdapat pada proses persiapan tutorial. Persiapan dinilai terlalu terburu-buru sehingga tidak sempat menyiapkan sosialiasi dan mempelajari materi. Keberlangsungan tutorial sendiri dinilai baik karena massa yang ikut dapat aktif dalam mempelajar materi UTS yang bersangkutan. Evaluasi berikutnya adalah kurangnya perhatian untuk mahasiswamahasiswa yang bermasalah. Ketua divisi merasa kurang dapat merangkul anggota yang terkena masalah akademik. Pesan dari ketua divisi terkait Divisi Akademik berikutnya adalah lebih cepatnya divisi dalam mempersiapkan rencana kegiatan. Sebaiknya mulai mempersiapkan rencana sebelum masa kuliah dimulai, dan menarik minat massa dengan menyinergiskan kegiatan akademik dari program studi. Divisi juga sebaiknya mendata dari awal tentang anggota-anggota yang bermasalah, sehingga dapat merencanakan strategi untuk mendekati mereka. Bila divisi ingin membuat tutorial, sebaiknya memberikan tutorial berupa peningkatan skill yang baru dan dibutuhkan massa, misalnya simulasi pencahayaan dan penghawaan dengan software untuk proses perancangan arsitektur. Sebaiknya tidak melakukan tutorial yang sudah diajarkan di dalam kuliah, agar tidak mengintervensi kegiatan perkuliahan yang disediakan oleh program studi. Pesan tambahan dari segi sayembara arsitektural adalah lebih giatnya mencari sayembara di luar program studi, namun masih membutuhkan mahasiswa arsitektur. Misalnya sayembara yang diadakan untuk mahasiswa teknik sipil, lingkungan, desain interior, atau dari SBM. Ada baiknya menambah relasi dengan Divisi Akademik dari himpunan lain untuk mendapatkan tambahan informasi. Pesan terakhir adalah lebih memperhatikan sumber daya yang ada di dalam divisi. Agar program kerja dapat
108
berlangsung dengan maksimal, sebaiknya membagi tugas kepada anggota-anggota divisi. iii. Annas Maulana, Ketua Divisi Akademik IMA-G 2014, Divisi Akademik pada masa kepengurusan Annas memulai inovasi dengan melakukan pendekatan kepada massa himpunan secara privat. Hal ini dilakukan dengan cara menggunakan kelompok belajar untuk kegiatan tutorial. Kegiatan tutorial yang dilakukan pada masa itu pun seputar penggunaan software untuk keperluan tugas. Misalnya seperti tutorial CAD, SketchUp, dan juga rendering gambar. Selain pada software, sistem kelompok belajar juga digunakan untuk tutorial mata kuliah tertentu. Kelompok belajar dalam tutorial ini dilakukan pada 3 angkatan, yaitu angkatan pengurus, angkatan di atas, dan di bawah pengurus. Divisi Akademik pada masa ini juga mulai berinteraksi dengan sesama anggota, terkait masalah-masalah seputar kelancaran perkuliahan. Anggota-anggota yang memiliki masalah akan diikutkan dalam kegiatan advokasi kepada program studi. Penyelesaian untuk anggota bermasalah ini dilakukan dengan melakukan sistem pairing. Sistem ini berupa pasangan 2 orang, yaitu anggota bermasalah dengan seorang teman dekatnya. Teman dekat di sini berfungsi untuk mendukung kondisi anggota bermasalah, agar bersemangat lagi untuk menyelesaikan kuliahnya.
Sebagai
perpanjangan tangan dari program studi, divisi ini juga melakukan koordinasi terkait evaluasi keberlangsungan kegiatan perkuliahan, dan juga kegiatan-kegiatan yang dilakukan dari program studi. Pesan untuk kepengurusan selanjutnya adalah berusaha mendekatkan diri kepada anggota. Divisi Akademik harus berusaha agar massa menyadari manfaat dari kegiatan yang dilakukan oleh divisi.
b. SWOT i. Strength -
Akademik merupakan prioritas utama bagi anggota himpunan.
-
Sebagian massa memiliki kepedulian untuk membantu teman yang kesulitan dalam proses akademik.
ii. Weakness -
Sebagian massa memiliki kesulitan dalam membagi waktu untuk akademik dan kegiatan himpunan.
-
Terdapat anggota-anggota yang memiliki masalah akademik dan cenderung tertutup.
109
iii. Opportunity -
Ketua Program Studi yang terbuka kepada kegiatan kemahasiswaan dan aktif dalam penyampaian kegiatan akademik.
-
Program studi menyediakan informasi kontak mahasiswa yang bermasalah secara lengkap, dan dapat membantu proses komunikasi terhadap mahasiswa bermasalah.
iv. Threat -
Jadwal pengumpulan dan kegiatan akademik yang dapat berubah sewaktu-waktu.
c. Simpulan Analisis Kegiatan perkuliahan menjadi prioritas utama bagi setiap anggota IMA-G. Tetapi kebutuhan mulai bertambah seiring dengan waktu perkuliahan. Kebutuhan massa terkait akademik ini seperti dibutuhkannya tambahan bimbingan dalam materi kuliah, panduan akademik, dan juga jadwal khusus akademik. Perubahan jadwal ini sudah disampaikan oleh program studi melalui beberapa media, namun belum dapat menjangkau seluruh massa. Untuk itu, dibutuhkan perpanjangan tangan antara himpunan dengan program studi, yang dapat mendukung materi perkuliahan dan memberikan panduan mengenai kegiatan akademik. Adanya anggota yang memiliki permasalahan akademik menjadi salah satu perhatian di himpunan. Anggota bermasalah tersebut pun memiliki tingkat permasalahan yang berbedabeda. Ada faktor akademik ataupun ekonomi dari pihak keluarga anggota yang mengakibatkan kurangnya performa anggota di dalam kegiatan perkuliahan, dan terkadang faktor-faktor tersebut tidak dapat diungkapkan oleh anggota yang bersangkutan secara jujur. Pencegahan agar tidak semakin bertambahnya anggota bermasalah sejak dini juga dibutuhkan. Oleh karena itu, dibutuhkan tenaga yang dapat aktif merangkul anggota himpunan dan dapat ikut membantu kelancaran proses akademik mereka.
4. Visi “Divisi Akademik yang mampu memenuhi kebutuhan akademik dan membangun semangat perkuliahan anggota.�
5. Kriteria a. Divisi Akademik yang membantu anggotanya untuk meningkatkan keterampilan dalam kemampuan akademik. b. Divisi Akademik yang sigap menerima informasi terkait kelancaran akademik anggota. 110
c. Divisi Akademik yang membantu anggotanya dalam menyelesaikan permasalahan akademik.
6. Strategi a. Pengumpulan informasi terkait kegiatan akademik dan akademik anggota dari program studi Divisi Akademik akan bekerja sama dengan pihak program studi untuk menampung informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang akan dilangsungkan oleh program studi, ataupun informasi kegiatan arsitektural yang ada di program studi. Divisi Akademik juga akan mengumpulkan informasi terkait kondisi akademik anggota himpunan, sehingga dapat melakukan pemantauan bagi anggota dengan nilai yang bermasalah. b. Kerja sama lintas divisi Divisi Akademik akan bekerja sama dengan Bidang Kominfo untuk menyampaikan informasi terkait kegiatan akademik yang didapatkan dari program studi. Divisi Akademik juga bekerja sama dengan Divisi MSDA terkait pendataan dan kondisi akademik anggota dan diberikan tindak lanjut nantinya. c. Pengupayaan penyelesaian anggota yang bermasalah dalam aspek akademik Divisi Akademik akan mengumpulkan nama dan informasi terkait anggota yang nilainya bermasalah. Kemudian untuk penyelesaiannya, divisi akan meminta bantuan melalui dukungan teman seangkatan/dekat, dan juga melalui program studi untuk bantuan menghubungi orang tua anggota. Divisi akademik juga menjalin hubungan kerja sama dengan KESMA KM ITB untuk mendapatkan informasi mengenai bantuan finansial mahasiswa seperti program beasiswa. d. Pengumpulan kebutuhan akademik anggota Divisi Akademik akan menjadi wadah untuk mengumpulkan kebutuhan anggota terkait evaluasi keberjalanan kegiatan perkuliahan. Selain itu Divisi Akademik juga terbuka akan kebutuhan akademik tambahan dari massa, seperti tutorial mata kuliah tertentu atau tawaran workshop. Dalam
proses
perancangan
tutorial/workshop,
Divisi
Akademik
juga
akan
mengintegrasikan materi tutorial dengan prodi sehingga kegiatan himpunan tidak tumpang tindih dengan materi perkuliahan yang prodi berikan. e. Perencanaan dan pengalokasian waktu kegiatan akademik tambahan bagi anggota Divisi
Akademik
akan
memastikan
waktu
tutorial/workshop sesuai dengan kalender akademik.
111
untuk
pelaksanaan
kegiatan
112
Eksternal
A. Ketua Bidang Eksternal 1. Latar Belakang a. Dari visi: IMA-G Bergerak dengan Empati Eksternal bertanggung jawab dalam menjawab misi nomor empat, yaitu berkolaborasi dengan elemen eksternal untuk menciptakan sinergi. Bergerak dengan empati berarti melakukan pergerakan bersama berdasarkan kegelisahan atas kondisi di luar IMA-G. Maka dari itu, Bidang Eksternal dibentuk untuk menjadi jembatan antara massa-G dengan elemen di luar IMA-G dalam menjalin hubungan dan berkolaborasi untuk mewujudkannya. b. Dari Tridharma Perguruan Tinggi: Mahasiswa sebagai insan akademis, berlandaskan nilai ilmiah dan moralitas, dituntut untuk
aktif
bergerak
menata
kehidupan
bangsanya.
IMA-G
sebagai
organisasi
kemahasiswaan harus bisa menjadi wadah bagi anggotanya dalam memenuhi kebutuhan guna terwujudnya hal tersebut. Bidang Eksternal hadir untuk mewadahi massa-G yang ingin berkolaborasi, berhubungan, dan mengetahui informasi dari luar IMA-G. c. Dari Fungsi Bidang: Bidang Eksternal memiliki fungsi sebagai bidang yang dapat berkolaborasi dengan elemen eksternal IMA-G. Misi kolaborasi ini diusung untuk mewujudkan pergerakan yang besar, sinergis, dan berdampak positif bagi masyarakat. Untuk itu, perlu adanya suatu relasi yang baik dengan elemen eksternal IMA-G. Selain kolaborasi, Bidang Eksternal juga menjadi portal isu dan informasi dari luar IMA-G dan sebaliknya. d. Dari GBHP 2016:  Adanya sistem komunikasi dari IMA-G ITB dengan elemen- elemen eksternal di luar IMAG ITB.  Tersedianya badan yang menjamin berjalannya sistem komunikasi dengan elemenelemen eksternal di luar IMA-G ITB.  Adanya sistem penyampaian informasi antara IMA-G ITB dengan elemen-elemen eksternal di luar IMA-G ITB.
113
e. Dari Fungsi Divisi: Divisi Intrakampus memiliki fungsi sebagai divisi yang dapat menjalankan fungsi Bidang Eksternal di dalam kampus, sedangkan Divisi Ekstrakampus memiliki fungsi sebagai divisi yang dapat menjalankan fungsi Bidang Eksternal di luar kampus. 2. Identifikasi Masalah a. Internalisasi isu dan informasi dari luar IMA-G masih kurang Isu dan informasi yang berasal dari luar IMA-G masih belum tersampaikan dan dipahami dengan baik oleh massa-G. Dalam visi “IMA-G yang Bergerak dengan Empati�, pergerakkan terjadi karena adanya empati akan suatu masalah. Bagaimana rasa empati muncul apabila tidak mengetahui masalah tersebut, maka dari itu diperlukan internalisasi isu dan informasi dari luar IMA-G yang baik. b. IMA-G kurang berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan di luar IMA-G baik di dalam maupun luar kampus. Kurangnya interaksi IMA-G dalam kegiatan di luar IMA-G dapat mengakibatkan tidak optimalnya fungsi Bidang Eksternal dalam menjalin relasi dengan elemen luar IMA-G.
3. Analisis a. Studi Preseden i.
Darma Paramarta, Ketua Bidang Eksternal IMA-G 2016 Pada kepengurusan tahun ini, Bidang Eksternal menjawab misi nomor 3 yaitu menciptakan semangat untuk berkarya bersama elemen eksternal. Untuk menjawab misi tersebut, bidang ini memiliki dua divisi yaitu Divisi Intrakampus dan Divisi Ekstrakampus untuk membantu keberjalanannya. Berbeda dengan kepengurusan tahun sebelumnya, Bidang Eksternal pada tahun ini tidak memiliki Divisi Kajian. Fungsi kerja dari divisi-divisi di bawahnya menjadi bertambah, terutama Divisi Intrakampus karena kabinet KM ITB tahun ini memiliki banyak isu yang dibahas. Sehingga beban kerja antara Divisi Intrakampus dan Ekstrakampus tidak seimbang. Bentuk pengawasan ketua bidang terhadap ketua divisi di bawahnya dilakukan dengan cara ikut hadir dalam forum-forum yang dihadiri oleh ketua divisi tersebut. Sebenarnya ketua bidang tidak harus selalu datang, cukup ketua divisi saja. Namun, hal ini baik dilakukan agar ketua bidang juga dapat menjalin relasi yang baik dengan lembaga-lembaga di luar IMA-G.
114
ii. Raja Samuel Purba, Ketua Bidang Eksternal IMA-G 2015 Pada kepengurusan tahun ini, Bidang Eksternal memiliki tiga fungsi utama, yaitu relasi, kolaborasi, dan diskusi. Untuk menjawab fungsi-fungsi tersebut, Bidang Eksternal membawahi tiga divisi yaitu Divisi Intrakampus, Divisi Ekstrakampus, dan Divisi Kajian. Divisi Kajian bertugas untuk menyaring isu-isu yang sedang hangat diperbincangkan serta berkaitan dan berdampak pada IMA-G untuk selanjutnya diolah dan disebarkan ke massa-G. Pada keberjalanannya, terdapat beberapa evaluasi yang harus diperhatikan: 
Saringan isu yang kurang kecil, sehingga banyak isu yang tidak terlalu diminati.

SOP mengenai alur informasi dan isu kurang jelas.

Kegiatan kunjungan tidak cocok jika dijadikan sebuah program kerja.
iii. Steven Widyatmadja, Ketua Bidang Eksternal IMA-G 2014 Pada kepengurusan tahun ini, Bidang Eksternal menjawab misi nomor 3 yaitu mengembangkan interaksi anggota dengan elemen luar perhimpunan. Kejaran utama dalam interaksi dengan elemen di luar IMA-G adalah untuk mendata potensi tiap lembaga yang dikunjungi guna melihat kemungkinan kolaborasi di masa mendatang. Kejaran kolaborasi pada awalnya difokuskan untuk event Gaung Bandung, namun pada keberjalanannya terjadi perubahan yang besar pada Gaung Bandung sehingga pendataan yang dilakukan tidak maksimal. Salah satu evaluasi yang paling ditekankan pada kepengurusan tahun ini adalah program kerja yang dipegang oleh ketua bidang. Hal ini mengakibatkan kurangnya kontrol ketua bidang terhadap ketua divisi yang ia bawahi karena ketua bidang terlalu fokus pada program kerjanya sendiri sehingga sangat tidak direkomendasikan ketua bidang memiliki program kerja. iv. Kartika Pratiwi, Wakil Ketua Bidang Eksternal IMA-G 2015 Bidang Eksternal lebih ke arah supporting di IMA-G, karena sesuai dengan misi Ketua Himpunan pada saat itu yaitu untuk menumbuhkan iklim kolaboratif dengan elemen eksternal himpunan. Karena hal tersebut, divisi-divisi di bawah Bidang Eksternal sebaiknya tidak perlu ada program kerja. Sebagai contoh program kerja Divisi Intrakampus Kelilin-G, Divisi Intrakampus terlalu fokus mengejar ketercapaian program kerja tersebut dengan cara mengunjungi HMJ sesuai target yang lebih bersifat quantity bukan quality. Padahal dalam keberjalanannya IMA-G bukan hanya mengunjungi HMJ lain, melainkan juga dikunjungi oleh HMJ lain yang juga sudah menjawab salah satu misi Ketua Himpunan. Oleh karena itu, kunjungan dari HMJ lain juga harus dipertimbangkan dalam hal ini. Kesimpulannya, divisi-divisi di bawah Bidang Eksternal cukup sebagai 115
fungsi kerja saja, sehingga Bidang Eksternal lebih difokuskan untuk menumbuhkan kolaborasi dan interaksi dengan elemen luar IMA-G. v. Dini Aghnia, Wakil Ketua Bidang Eksternal IMA-G 2016 Bidang Eksternal IMA-G 2016 memiliki perbedaan signifikan dengan tahun sebelumnya, yaitu tidak adanya Divisi Kajian. Karena tidak adanya divisi yang khusus mengkaji isu-isu dari elemen eksternal, beban divisi di bawah Bidang Eksternal menjadi lebih berat, terutama Divisi Intrakampus karena deskripsi kerjanya bertambah yaitu mengkaji isu dari elemen eksternal IMA-G. Menurut narasumber seharusnya Divisi Intrakampus dan Ekstrakampus hanya menjadi jembatan antara massa-G dan elemen eksternal IMA-G saja. Di samping hal tersebut, IMA-G tetap harus memiliki sistem yang baik dalam menjaring dan menangkap isu, karena KM ITB membutuhkan aspirasi HMJ dalam mengambil keputusan terhadap isu-isu yang ada. Penjawabannya tidak sematamata harus dijawab dengan adanya Divisi Kajian namun apabila ditemukan sistem yang baik tanpa harus mengadakan Divisi Kajian dalam melaksanakan hal tersebut bisa menjadi salah satu alternatif. vi. Faiz, Ketua Bidang Eksternal HMP 2016 Bidang Eksternal HMP dalam pelaksanaannya dibantu oleh sekretaris bidang, namun posisi sekretaris bidang ini tidak struktural. Ketua bidang dirasa tidak perlu memiliki wakil ketua bidang karena hanya mengurus ketua divisi dan sekretaris bidangnya, sementara di bawah ketua divisi terdapat wakil ketua divisi. Wakil ketua divisi ini berfungsi membantu ketua divisi dalam mengurus staf divisi yang tidak sedikit. Pembagian kerja antara ketua divisi dan wakil ketua divisi tergantung kebijakan ketua divisi, setiap divisi bisa berbeda. Bidang eksternal di HMP membawahi dua divisi, yaitu Divisi Hubungan Luar dan Divisi Sosmas. Divisi Hubungan Luar di Bidang Eksternal ini membawahi 3 subdivisi yaitu Intrakampus, Ekstrakampus serta Alumni dan Kemitraan. Divisi Sosmas memiliki beberapa program kerja yaitu Lentera Maroon dan Kado HMP. Lentera Maroon adalah kegiatan live in di rumah warga desa dan membuat social mapping. Kado HMP adalah kegiatan community service ke lembaga-lembaga sosial. Bidang Eksternal HMP memiliki fungsi kajian juga yang dilakukan oleh ketua bidang dan Divisi Kastrad. Menurut narasumber kajian itu penting, agar tidak menumpulkan fungsi lembaga. Selain itu, Eksternal dianalogikan sebagai drone yang tidak hanya menerima informasi dan isu tapi juga mencarinya. Isu yang masuk melalui Senator dan Eksternal akan dipertimbankan oleh Ketua Bidang Eksternal, Ketua Himpunan, dan Senator untuk diterukan ke Divisi Kastrad atau tidak. Apabila diteruskan maka Divisi
116
Kastrad akan mengambil dua sikap mengadakan forum kajian bersama warga HMP atau mengkajinya dalam divisi kemudian melalui Eksternal diserbakan ke warga HMP.
b. SWOT i. Strength -
Terdapat potensi kerja sama dengan pihak-pihak di luar IMA-G seperti HMJ, KM ITB, FIMA Jabar, Program Studi Arsitektur, dsb.
-
IMA-G cenderung objektif dalam menanggapi isu-isu di luar IMA-G, hal ini dapat memberikan peluang terjalinnya relasi yang baik dengan elemen luar.
ii. Weakness -
Massa-G lebih tertarik dengan kegiatan eksternal yang terkait dengan keprofesian daripada kegiatan kajian dan diskusi.
-
Internalisasi isu dan informasi dari luar IMA-G masih kurang.
-
Adanya ketimpangan minat massa-G terhadap kegiatan di dalam dan luar kampus.
-
Kecenderungan karakter massa pragmatis sehingga minat diskusi rendah.
-
Belum adanya relasi dengan CSR.
iii. Opportunity -
Program Studi Arsitektur ITB yang mendukung kegiatan-kegiatan himpunan.
-
Banyaknya alumni Arsitektur ITB yang mendukung kegiatan perhimpunan.
-
Terdapat peluang kerja sama dengan pihak-pihak di luar IMA-G seperti HMJ, KM ITB, FIMA Jabar, Program Studi arsitektur, dsb.
-
Terdapatnya agenda “Student Summit” sebagai sarana promosi dan koordinasi dalam berkolaborasi dengan pihak-pihak di luar IMA-G di dalam kampus.
iv. Threat -
Ketidakpastian waktu dan tempat kegiatan di luar IMA-G.
4. Visi “Bidang Eksternal sebagai wajah IMA-G, portal isu informasi, dan pionir kolaborasi dengan elemen eksternal IMA-G.”
5. Kriteria a. Mampu menjalin hubungan yang baik dengan pihak-pihak di luar IMA-G. b. Mampu menjadi penghubung antara massa-G dengan pihak-pihak di luar IMA-G. c. Mampu menyaring isu dan informasi dari luar IMA-G yang berkaitan dengan massa-G. d. Mampu berkolaborasi dengan pihak-pihak di luar IMA-G. e. Mampu memperkenalkan karya IMA-G ke elemen luar IMA-G dan menjadi wajah IMA-G. 117
6. Strategi a. Alur isu dan informasi DATA
EKSTRAKAMPUS
INTRAKAMPUS
ISU
INFORMASI
INTRAKAMPUS (dikaji oleh internal divisi)
dengan metode masing-masing
INFORMASI
EKSTRAKAMPU S (dikaji oleh internal divisi)
KOMINFO dengan metode masing-masing MASSA-G
ISU
dengan metode masing-masing
b. Strategi Relasi a. Menghadiri forum-forum yang diselenggarakan oleh lembaga di luar IMA-G untuk menjaga hubungan yang baik. b. Mengadakan dan menerima kunjungan ke dan dari lembaga di luar IMA-G untuk memperluas peluang kolaborasi. c. Memberi batasan tentang isu dan informasi yang akan disebarluaskan ke massa-G. c. Strategi Kolaborasi a. Februari 2017 Mendata lembaga yang berpotensi menjadi partner kolaborasi dengan memanfaatkan peta potensi kolaborasi himpunan dan universitas lain tahun sebelumnya. b. Maret – April 2017 Mengadakan kunjungan ke lembaga terkait. c. Mei – Oktober 2017 Perumusan kegiatan bersama lembaga terkait. d. November 2017 Eksekusi kegiatan bersama lembaga terkait (asumsi Dies 66 IMA-G dan Gunadharma Mengabdi dilaksanakan bersama di bulan November 2017). 118
B. Ketua Divisi Intrakampus 1. Latar Belakang a. Dari Visi: IMA-G Bergerak dengan Empati Divisi Intrakampus menjawab misi Ketua Himpunan nomor empat, yaitu berkolaborasi dengan elemen eksternal untuk menciptakan sinergi. Bergerak dengan empati berarti melakukan pergerakan bersama berdasarkan kegelisahan atas kondisi di luar IMA-G, yakni dari dalam maupun luar kampus. Maka dari itu, Divisi Intrakampus dibentuk untuk menjadi jembatan penghubung antara IMA-G dengan seluruh elemen dalam kampus di luar IMA-G dalam menjalin relasi dan berkolaborasi untuk mewujudkannya. b. Dari Tridharma Perguruan Tinggi: Sebagai seorang insan akademis, mahasiswa harus senantiasa berpegang pada landasan nilai ilmiah dan nilai moral. Mahasiswa dituntut untuk selalu aktif bergerak dan berkarya guna menciptakan kehidupan bangsa yang lebih baik. IMA-G sebagai salah satu organisasi kemahasiswaan harus bisa menjadi wadah bagi anggotanya dalam berkegiatan dan memenuhi kebutuhan guna terwujudnya hal tersebut. Dalam hal ini, Divisi Intrakampus berperan sebagai wadah bagi massa-G yang ingin menjalin hubungan, melakukan kolaborasi, dan mengetahui informasi dari elemen-elemen dalam kampus di luar IMA-G. c. Dari GBHP 2016: Pada Bab II Arahan dan Parameter Program Badan Pengurus IMA-G 2017 terdapat arahan untuk membangun hubungan dengan elemen-elemen eksternal IMA-G ITB yang tidak bertentangan dengan tujuan IMA-G. Poin parameter dari arahan ini adalah:  Adanya sistem komunikasi dari IMA-G ITB dengan elemen-elemen eksternal di luar IMA-G ITB.  Tersedianya badan yang menjamin berjalannya sistem komunikasi dengan elemenelemen eksternal di luar IMA-G ITB.  Adanya sistem penyampaian informasi antara IMA-G ITB dengan elemen-elemen eksternal di luar IMA-G ITB. Dalam hal ini, Divisi Intrakampus hadir untuk memenuhi parameter-parameter di atas dengan menjembatani IMA-G dengan elemen-elemen eksternal IMA-G khususnya yang berada di dalam kampus.
119
d. Dari Fungsi Divisi: Untuk berkolaborasi dengan elemen eksternal, khususnya di dalam kampus, maka dibutuhkan sebuah divisi yang bisa menjadi pintu utama serta representasi IMA-G kepada elemen di luar IMA-G yang berada di dalam kampus. Selain itu, sebagai salah satu himpunan mahasiswa jurusan yang tergabung di dalam KM ITB, IMA-G juga membutuhkan relasi yang baik dengan lembaga lain di dalam kampus. Hal ini sekaligus bertujuan untuk membuka jalan bagi terciptanya kolaborasi. Hal-hal tersebut dapat terlaksana dengan adanya Divisi Intrakampus.
2. Identifikasi Masalah a. Kurangnya minat massa-G terhadap informasi dan isu dari luar IMA-G Informasi dan isu yang berasal dari luar IMA-G, yang mayoritas bersifat non-arsitektur, kurang diminati oleh massa-G. Dalam visi Ketua Himpunan yang berbunyi “IMA-G yang bergerak dengan empati�, pergerakan yang dimaksud adalah pergerakan yang terlaksana atas adanya empati dari masing-masing massa-G terhadap suatu masalah. Masalah yang terjadi tentunya bukan berasal dari wilayah keilmuan maupun internal IMA-G saja. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu proses penerimaan dan penyampaian isu dan informasi dari luar IMA-G yang baik, dalam hal ini khususnya dari elemen-elemen dalam kampus. b. Kurang dikuasainya informasi serta isu dalam kampus oleh masing-masing staf Msing-masing individu dari staf Divisi Intrakampus seharusnya mampu mengenal, memahami, dan mengolah informasi yang diterima dari elemen dalam kampus sehingga informasi tersebut dapat disampaikan dengan baik kepada seluruh massa-G. Selain itu, sebagai representasi dari IMA-G, maka staf dari Divisi Intrakampus sebaiknya juga mengenal, memahami, dan mampu mengolah informasi-informasi dari himpunan yang ingin disampaikan pada elemen dalam kampus.
3. Analisis a. Studi Preseden i. Debora Ulibasa Lubis, Ketua Divisi Intrakampus IMA-G 2016 Pada kepengurusan ini, Divisi Intrakampus menjawab misi Ketua Himpunan nomor tiga yaitu “Menciptakan semangat untuk berkarya bersama elemen eksternal�. Dalam hal ini, Divisi Intrakampus berperan dalam menjembatani IMA-G dengan elemen-elemen dalam kampus untuk menciptakan semangat untuk berkolaborasi.
120
Dalam kepengurusan ini, Divisi Intrakampus tidak hanya mengemban fungsi sebagai jembatan penghubung antara IMA-G dengan elemen dalam kampus saja, namun juga menaungi fungsi kajian mengenai isu taktis dalam kampus maupun isu strategis yang dianggap masih relevan dengan IMA-G. Isu-isu yang dibahas pada fungsi kajian ini tidak serta merta dilimpahkan seluruhnya pada Divisi Intrakampus, namun diolah terlebih dahulu, seperti dipilah jenisnya lalu kemudian dirangkum dan disampaikan pada MassaG. Hal yang berbeda dari divisi ini dengan kepengurusan tahun sebelumnya juga terdapat pada sistem rolling penanggung jawab tugas di antara staf. Sistem ini dilaksanakan secara berkala, dengan memastikan bahwa semua staf pernah sekurangkurangnya 1 kali mengemban amanah sebagai PJ kajian, PJ forum terpusat, maupun PJ kunjungan. Pada kepengurusan ini, Divisi Intrakampus tidak memiliki program kerja (proker), berbeda dengan tahun sebelumnya yang menjadikan kunjungan sebagai program kerja. Kunjungan sendiri dianggap telah ada pada fungsi kerja, sehingga tidak perlu dijadikan suatu program kerja demi efisiensi dan efektifitas kerja divisi. Kendala terbesar yang dihadapi pada Divisi Intrakampus Badan Pengurus 2016 terdapat pada fungsi kajian. Dengan ditambahnya fungsi kajian pada divisi ini, maka beban kerja dari Divisi Intrakampus pun bertambah besar. Kurangnya koordinasi dengan bidang/divisi lain mengakibatkan isu yang dialihkan ke bidang/divisi terkait menjadi tidak terkontrol dengan baik. Oleh karena itu sebaiknya dari awal telah diberlakukan SOP Kajian yang disetujui oleh semua bidang/divisi. Selain itu, kurang tersedianya sumber daya manusia yang cukup berminat dan mumpuni, karena minat massa-G dalam hal kajian masih rendah. Alhasil, kajian yang dilakukan oleh Divisi Intrakampus bersifat tidak terlalu mendalam. Kendala lain adalah koordinasi dengan panitia Lustrum IMA-G ke 65 yang kurang baik, sehingga berimbas pada miskomunikasi dalam hal kunjungan ke himpunanhimpunan lain. Seharusnya Divisi Intrakampus menjadi gerbang pertama terjalinnya komunikasi antara panitia Lustrum IMA-G ke 65 dengan himpunan lain, namun yang sempat terjadi di beberapa himpunan adalah tidak dilibatkannya Divisi Intrakampus saat menghubungi himpunan terkait. Oleh karena itu sebaiknya koordinasi mengenai hal kunjungan dengan pihak-pihak terkait juga harus dikontrol dengan baik. Divisi Intrakampus sebagai representasi IMA-G juga diharapkan mampu menjadi wajah IMA-G di KM ITB. Salah satu caranya adalah dengan menghadiri forum-forum terpusat dan undangan dari berbagai elemen dalam kampus.
121
ii. Azka Fathininta, Ketua Divisi Intrakampus IMA-G 2015 Dalam kepengurusan ini, Divisi Intrakampus dibutuhkan karena terdapat kebutuhan untuk menjalin relasi baik dengan lembaga lain sebagai suatu himpunan yang tergabung di dalam KM ITB, memperkenalkan keilmuan arsitektur ke lembaga di dalam kampus, dan adanya kebutuhan untuk berkolaborasi dengan himpunan lain. Dalam kepengurusan ini, Divisi Intrakampus telah melakukan pemetaan potensi kolaborasi dengan himpunan mahasiswa jurusan di dalam kampus. Pemetaan ini dimaksudkan untuk membantu Gaung Bandung dalam melakukan kolaborasi dengan bidang keilmuan lain di dalam kampus. Sayangnya pemetaan yang telah dibuat kurang dimanfaatkan dengan baik karena adanya perubahan yang terjadi pada isu Gaung Bandung sehingga kolaborasi yang hendak dilakukan tidak dapat dilakukan dengan maksimal. Saran yang diberikan untuk kepengurusan selanjutnya terkait hal ini adalah lebih baik pastikan isu yang akan diangkat untuk kolaborasi. Setelah isu tersebut sudah ditetapkan dan disetujui, kunjungan dapat dilakukan agar kolaborasi yang dimaksud lebih mudah diwujudkan. Salah satu hal yang menjadi kendala bagi Divisi Intrakampus pada kepengurusan tahun 2015 adalah staf intrakampus yang kurang paham akan informasi dan isu dari luar serta kurang berpartisipasi dalam kegiatan di luar kunjungan seperti forum-forum yang diadakan oleh Kabinet KM ITB. Hal ini berdampak kepada staf yang tidak dapat menyebarkan informasi dan isu yang beredar di dalam kampus sehingga informasi dan isu ini pun tidak dapat diberitakan ke massa-G dengan baik. Ada banyak hal yang mengakibatkan kendala ini muncul mulai dari staf yang sulit berkegiatan hingga larut malam atau staf yang kurang tertarik pada informasi dan isu yang beredar di dalam kampus. Saran yang diberikan adalah diadakannya jadwal piket untuk setiap kegiatan intrakampus dan diberlakukannya sistem rolling untuk jadwal tersebut sehingga setiap staf mendapatkan pembelajaran dari semua kegiatan intrakampus. Intrakampus
selalu
menjalankan
fungsinya
sebagai
pintu
utama
yang
menghubungkan IMA-G dengan lembaga lain di dalam kampus. Walaupun terdapat juga Divisi Kajian dan Propaganda pada Bidang Eksternal, intrakampus juga harus bisa menjadi perwakilan dari IMA-G pada forum kajian untuk kegiatan terpusat.
iii. Rani Septiani, Ketua Divisi Intrakampus IMA-G 2014 Dalam kepengurusan Badan Pengurus IMA-G 2014, Divisi Intrakampus berfokus pada peningkatan kerja sama antara IMA-G dengan lembaga dalam kampus sehingga diadakannya program kerja “Jalan-Jalan Kampus�. Parameter keberhasilan dari program kerja ini adalah jumlah lembaga yang dikunjungi, data-data potensi kerja sama, serta 122
tersampaikannya informasi mengenai IMA-G kepada lembaga yang dikunjungi. Evaluasi dari kegiatan ini terletak pada pembagian tugas kepada staf, karena staf Divisi Intrakampus tidak selalu hadir pada kunjungan. Selain itu, karena target himpunan yang akan dikunjungi cukup banyak (seluruh himpunan yang ada di ITB) maka pengaturan waktu kunjungan pun sangat diperhatikan agar sesuai dengan timeline akademik maupun non-akademik dari staf maupun himpunan yang akan dikunjungi. Kendala lain yang dihadapi divisi ini adalah dalam hal menyampaikan perkembangan dalam kampus yang sangat dinamis kepada massa-G dan mempromosikan kegiatan-kegiatan dalam kampus agar massa-G berminat untuk berpartisipasi. Sebagai representasi atau perwakilan dari IMA-G, maka diperlukan persiapan matang dari masing-masing staf Divisi Intrakampus sebelum berpartisipasi di kegiatan dalam kampus, khususnya dalam hal pernyataan sikap maupun pendapat IMA-G mengenai suatu isu. Caranya adalah dengan sering melakukan koordinasi dan mencari tahu perkembangan yang terjadi dalam himpunan, dalam Badan Pengurus, serta dalam kepanitiaan yang ada dalam IMA-G. Divisi Intrakampus yang akan datang diharapkan bisa lebih meningkatkan partisipasinya di luar IMA-G. Selain itu, Divisi Intrakampus juga harus bisa menjadi representasi IMA-G yang baik dan diharapkan bisa menjadi pembuka jalan bagi kolaborasi antar lembaga yang akan diciptakan.
b. SWOT i. Strength -
Terdapat potensi kerja sama dengan berbagai pihak dalam KM ITB, seperti HMJ, UKM, Program Studi Arsitektur, dsb.
-
IMA-G merupakan salah satu himpunan yang cukup dikenal oleh lembaga-lembaga dalam kampus.
-
IMA-G sudah memiliki pemetaan kolaborasi yang telah dibuat di kepengurusan sebelumnya sehingga dapat memudahkan kolaborasi.
ii. Weakness -
Massa-G kurang tertarik dengan informasi dan isu dari luar IMA-G, terutama yang kurang berhubungan dengan arsitektur.
-
Massa-G kurang tertarik untuk ikut berpartisipasi lebih jauh dalam kegiatankegiatan yang dilakukan di dalam kampus, terutama yang bersifat diskusi dan kajian.
123
iii. Opportunity -
Program Studi Arsitektur ITB mendukung kegiatan-kegiatan himpunan.
-
Student Summit yang diselenggarakan oleh kabinet KM ITB membuka kesempatan yang besar bagi IMA-G untuk berkolaborasi dengan lembaga lain di dalam kampus. Media
-
penyebaran
informasi
yang
beragam
dapat
mempermudah
dan
meningkatkan intensitas penyebaran informasi kepada massa-G. iv. Threat Jadwal kegiatan terpusat cukup padat dan seringkali bertepatan dengan kegiatan
-
internal IMA-G.
4. Visi “Divisi Intrakampus sebagai jembatan penghubung yang representatif, partisipatif, dan kolaboratif antara IMA-G dengan seluruh elemen dalam kampus.�
5. Kriteria a. Menjalin relasi yang baik dengan elemen di luar IMA-G khususnya di dalam kampus. b. Menjadi representasi IMA-G yang baik bagi elemen di luar IMA-G khususnya di dalam kampus. c. Menjadi jembatan penghubung antara IMA-G dengan elemen di luar IMA-G khususnya di dalam kampus untuk menjalin kerja sama. d. Menjadi penerima informasi dan isu dari elemen di luar IMA-G khususnya di dalam kampus. e. Mampu memperkenalkan kegiatan dan produk IMA-G ke elemen luar IMA-G khususnya di dalam kampus. f.
Memiliki staf yang ikut berkembang sesuai visi Divisi Intrakampus.
g. Proaktif dan selalu menjadi divisi yang terdepan dalam dinamisasi isu di dalam kampus.
6. Strategi a. Strategi Alur Isu dan Informasi Strategi informasi dibentuk agar Divisi Intrakampus dapat menjadi sumber informasi dan isu yang baik mengenai elemen di luar IMA-G khsususnya di dalam kampus. Divisi Intrakampus juga harus bisa mengemas informasi tersebut semenarik mungkin agar dapat
124
meningkatkan minat massa terhadap informasi dan isu dari elemen di luar IMA-G khusunya di luar kampus. Strategi yang akan dilakukan Divisi Intrakampus terkait informasi ini:
Turut aktif dalam setiap kegiatan yang diadakan oleh lembaga di luar IMA-G khususnya di dalam kampus.
Mengemas informasi dan isu semenarik mungkin untuk disebarkan ke Massa-G.
Mengadakan piket staf dengan sistem rolling sehingga setiap staf berkembang dan turut serta dalam setiap kegiatan terkait Divisi Intrakampus.
Alur isu yang akan diterapkan adalah sebagai berikut: DATA Diterima oleh
DIVISI INTRAKAMPUS Mengklasifikasi jenis data
ISU
INFORMASI
INTRAKAMPUS (dikaji oleh internal divisi)
KOMINFO
Dengan metode masing-masing
MASSA-G
b. Strategi Kolaborasi Strategi kolaborasi dibuat untuk menciptakan kolaborasi sesuai dengan salah satu arahan Divisi Intrakampus sebagai pelopor kolaborasi dengan elemen di luar IMA-G khsusunya di dalam kampus. Divisi Intrakampus sebagai wajah dan representasi IMA-G juga harus bisa menjalin hubungan yang baik dengan lembaga lain di luar IMA-G di dalam kampus untuk mendukung terciptanya kolaborasi yang baik. Strategi yang akan dilakukan Divisi Intrakampus terkait kolaborasi ini: Tetap menjaga silaturahmi dengan elemen di luar IMA-G khususnya di dalam kampus dengan berbagai cara. Memanfaatkan peta potensi kolaborasi yang sudah ada sehingga meningkatkan fokus untuk membicarakan kolaborasi seperti apa yang akan dibuat. Melanjutkan analisa pemetaan potensi sebagai bekal untuk berkolaborasi dengan elemen di luar IMA-G khususnya di dalam kampus. 125
C. Ketua Divisi Ekstrakampus 1. Latar Belakang a. Dari Visi : IMA-G yang Bergerak dengan Empati Divisi Ekstrakampus ada untuk menjawab misi Ketua Himpunan nomor empat yaitu, “Berkolaborasi dengan elemen eksternal untuk menciptakan sinergi”. Bergerak dengan empati berarti melakukan pergerakan bersama berdasarkan kegelisahan atas kondisi di luar IMA-G. Sebagai sebuah organisasi, kolaborasi dengan elemen eksternal merupakan sebuah hal yang penting. Kolaborasi akan membuat suatu pergerakan menjadi semakin kuat dan luas, terutama apabila terjadi sinergisasi dalam kolaborasi tersebut. Elemen eksternal di luar kampus merupakan salah satu elemen yang sangat berpotensi untuk berkolaborasi dengan IMA-G sehingga dirasa perlu menjalin relasi. b. Dari Tridharma Perguruan Tinggi : IMA-G sebagai organisasi kemahasiswaan, harus dapat menjadi wadah bagi anggotanya untuk menjalankan Tridharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Divisi Ekstrakampus hadir untuk menjadi sarana bagi massa-G yang ingin menjalankan kolaborasi dengan pihak luar kampus untuk memenuhi Tridharma Perguruan Tinggi. c. Dari GBHP 2016 : Adanya sistem komunikasi dari IMA-G ITB dengan elemen-elemen eksternal di luar IMA-G ITB (khususnya di luar kampus). Tersedianya badan yang menjamin berjalannya sistem komunikasi dengan elemenelemen eksternal di luar IMA-G ITB (khususnya di luar kampus). Adanya sistem penyampaian informasi antara IMA-G ITB dengan elemen-elemen eksternal di luar IMA-G ITB (khususnya di luar kampus). d. Fungsi Divisi Relasi adalah sebuah syarat terjadinya kolaborasi. Relasi yang baik antara IMA-G dengan elemen eksternal di luar kampus sangat diperlukan agar kolaborasi dapat terjadi dan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, Divisi Ekstrakampus berperan untuk menjadi representasi dari IMA-G kepada elemen eksternal di luar kampus agar tercipta relasi yang baik yang dapat berkembang menjadi sebuah kolaborasi. 2. Identifikasi Masalah a. Massa kurang mengetahui informasi, isu, maupun acara-acara yang dilaksanakan di luar kampus. Penyebaran informasi, isu, maupun acara-acara yang diadakan pihak luar 126
kampus kurang tersampaikan kepada massa-G. Dalam visi “IMA-G yang Bergerak dengan Empati”, internalisasi informasi dan isu diperlukan agar massa-G mengetahui masalah-masalah yang ada. Sedangkan acara-acara yang diadakan oleh pihak eksternal dapat digunakan sebagai sarana untuk mencari informasi dan isu yang datang dari pihak luar kampus. b. Massa kurang tertarik kepada acara maupun kegiatan baik kegiatan kemahasiswaan maupun nonkemahasiswaan yang diadakan di luar kampus. Kurang tertariknya massa-G terhadap acara yang diadakan oleh luar kampus akan menghambat fungsi Bidang Eksternal khususnya ekstrakampus akan menghambat fungsi Bidang Eksternal untuk menjalin relasi khususnya dengan pihak luar kampus. c. Massa kurang partisipatif terhadap acara-acara yang dilaksanakan di luar kampus. Partisipasi massa terhadap acara yang diadakan oleh pihak luar kampus akan menimbulkan relasi antara massa dengan pihak luar kampus. Namun, kondisi saat ini massa-G dinilai kurang partisipatif terhadap acara yang dilaksanakan oleh pihak luar kampus. d. IMA-G membutuhkan relasi dengan lembaga luar kampus seperti kampus lain, komunitas, NGO, biro arsitek, dll untuk lebih mempermudah mewujudkan kolaborasi.
3. Analisis a. Studi Preseden i. Muhammad Bimo Satrio Utomo, Ketua Divisi Ekstrakampus IMA-G 2015 Pada saat kepengurusan Badan Pengurus IMA-G 2015, Divisi Ekstrakampus berperan sebagai penghubung antara IMA-G dengan lembaga luar kampus. Lembagalembaga luar kampus yang berhubungan dengan Divisi Ekstrakampus adalah sebagai berikut:
FIMA Jawa Barat
Mahasiswa arsitektur dari kampus selain ITB
Komunitas di Bandung (BCCF)
Biro arsitektur
Alumni IMA-G atau alumni Program studi Arsitektur ITB Divisi Ekstrakampus saat itu lebih fokus terhadap program kerja. Program kerja
yang dimiliki adalah “architectour”. Architectour merupakan kunjungan yang dilakukan oleh IMA-G ke himpunan mahasiswa dari kampus lain dan biro arsitektur. Architectour merupakan salah satu program kerja yang sangat diminati oleh Massa-G karena
127
program kerja ini dirasa cukup menguntungkan oleh massa-G. Hubungan IMA-G dengan FIMA Jabar maupun himpunan-himpunan yang tergabung di dalamnya cukup baik. Interaksi antara IMA-G dengan komunitas yang ada di Bandung (BCCF) dirasa kurang karena saat itu ternyata flow kegiatan Divisi Ekstrakampus cukup tinggi. Kendala
Kegiatan yang ada dari lembaga luar sangat banyak sehingga ketua divisi kurang bisa meng-cover hal tersebut.
Penanggung jawab yang telah ditunjuk untuk berhubungan dengan lembaga luar kurang terkontrol sehingga ada kejaran yang belum terpenuhi (terutama dengan BCCF).
Timeline pelaksanaan program kerja tidak terlaksana sesuai rencana sehingga program kerja cukup menumpuk di akhir kegiatan.
Saran
Pengalokasian penanggung jawab pada setiap program kerja, kunjungan, maupun penerimaan kunjungan.
Lebih berinteraksi dengan komunitas di Bandung untuk membuka kerja sama karena hal ini akan memberi peluang terhadap DIES IMA-G.
Mengenalkan staf dan massa-G terhadap kegiatan luar kampus dengan cara mengajak untuk mengikuti kegiatan yang menarik.
Mengenalkan staf kepada FIMA Jabar dari awal supaya staf lebih tertarik dengan FIMA Jabar.
ii. Ashari Yuda Alfitriansyah, Ketua Divisi Ekstrakampus IMA-G 2016 Pada saat kepengurusan Badan Pengurus IMA-G 2016, Divisi Ekstrakampus berperan sebagai gerbang informasi dan perantara IMA-G dengan elemen-elemen eksternal, terutama yang berada di luar kampus ITB. Hal ini dilakukan karena disadari bahwa IMA-G memiliki potensi untuk berkolaborasi dengan elemen luar kampus. Oleh karena itu, dibutuhkan relasi yang baik agar kolaborasi tersebut dapat terjaga. Pada kepengurusan ini, Divisi Ekstrakampus tidak memiliki program kerja sehingga otomatis hanya menjalankan fungsi kerjanya sebagai penghubung IMA-G dengan elemen luar kampus. Elemen luar kampus yang menjadi fokus ialah FIMA Jabar dan kampus – kampus lain yang akan dikunjungi maupun berkunjung ke Arsitektur ITB dan atau IMAG. Fungsi kerja tersebut dijalankan dengan metode pengiriman delegasi ke acara yang dilaksanakan oleh MAI (TKI MAI, PAR), FIMA Jabar (Forum silaturahmi, Hatur Jabar, Mubes, Rapat Presidium) dan melakukan penyambutan kepada kampus lain yang akan melakukan kunjungan ke Arsitektur ITB dan atau IMA-G. Saat itu, satu orang staf dari 128
Divisi Ekstrakampus menjadi pengurus FIMA Jabar sehingga memudahkan komunikasi antara IMA-G dengan FIMA Jabar. Pada saat
TKI MAI 32 Sumatera Utara, IMA-G
mengirimkan 13 perwakilan. Selain itu, IMA-G juga dapat mengirimkan 3 orang perwakilan ke acara Arcasia Student Jambore dan dan salah satunya menjadi ketua delegasi Mahasiswa Arsitektur Indonesia pada acara tersebut. Staf Divisi Ekstrakampus berjumlah 15 orang. Staf tersebut terdiri dari 6 G14, 6 G15, dan 3 G16. Staf dibagi menjadi PJ untuk beberapa acara penyambutan, PJ TKI MAI dan PJ kunjungan. Kendala
Ketua divisi kurang mengontrol staf sehingga beberapa staf kurang melakukan tugasnya dengan baik.
Staf kurang tertarik dengan acara luar kampus sehingga seringkali hanya ketua divisi dan beberapa staf saja yang menghadiri acara luar kampus tersebut (contoh: forsil FIMA Jabar).
Terlalu fokus menjalin relasi dengan kampus lain sehingga kurang mengetahui isuisu luar kampus yang lain.
Perencanaan awal yang kurang matang sehingga terdapat kunjungan ke kampus lain yang tidak terlaksana.
Saran
Mengenalkan staf dan massa-G terhadap kegiatan luar kampus dengan cara mengajak untuk mengikuti kegiatan yang menarik.
Mengenalkan staf kepada FIMA Jabar dari awal supaya staf lebih tertarik dengan FIMA Jabar.
Mengadakan rapat divisi yang rutin sehingga kontrol terhadap staf bisa lebih baik.
Mencoba untuk lebih dekat dengan staf sehingga lebih mudah untuk mengajak staf.
iii. LPJ Divisi Ekstrakampus IMA-G 2014 Pada kepengurusan tahun 2014, kejaran utama dari adanya Divisi Ekstrakampus adalah pendataan potensi dari lembaga-lembaga luar kampus yang dikunjungi untuk mencari kemungkinan adanya kolaborasi dalam waktu mendatang. Dari kejaran itu, Divisi Ekstrakampus memiliki dua buah program kerja yaitu “Ngeksis di Bandung” dan “Expo Arsitektur. program kerja Ngeksis di Bandung merupakan program kerja yang bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai jurusan arsitektur di kampus lain di Bandung, komunitas kreatif yang ada di Bandung, serta untuk mendapatkan kontak dari jurusan arsitektur di luar Bandung. Expo Arsitektur sendiri merupakan program kerja kolaborasi penampilan karya arsitektur dengan Jurusan Arsitektur lain di Bandung. 129
Pada kepengurusan ini, berhasil membuat database dari data-data yang terkumpul melalui program kerja Ngeksis di Bandung. Kendala
Koordinasi antara ketua bidang dan ketua divisi kurang baik.
Banyaknya acara dan kegiatan yang ada di luar kampus sehingga sulit mengatur keikutsertaan IMA-G dalam acara.
Isu yang dihimpun oleh staf dari setiap acara luar kampus tidak merata sehingga kurang terolah oleh staf Divisi Ekstrakampus maupun staf kajian Bidang Eksternal.
Tindak lanjut untuk penyambutan kunjungan kampus lain kurang intens sehingga informasi mengenai kedatangan kurang pasti yang mengakibatkan kendala pada penyambutan kunjungan.
Penyebaran informasi mengenai acara luar kampus kepada massa-G kurang maksimal sehingga terkadang massa kurang memahami acara tersebut.
Saran
Kumpul bidang dilakukan secara rutin
Membuat skala prioritas mengenai acara-acara dari luar kampus yang harus dihadiri.
Melakukan tindak lanjut yang intens agar informasi mengenai kunjungan kampus lain agar mendapatkan informasi yang pasti sehingga penyambutan bisa dilakukan lebih maksimal.
Melakukan tindak lanjut kegiatan pada staf sehingga dapat menimbulkan dan meningkatkan rasa kepedulian dan inisiatif pada staf.
b. SWOT i. Strength -
IMA-G mempunyai kualitas sumber daya anggota dan kegiatan ekstrakampus yang berkualitas yang sudah cukup dikenal dan berpotensi untuk menjalin kolaborasi.
-
Telah adanya pendataan dan peta kolaborasi dari program studi arsitektur di seluruh universitas yang memiliki program studi arsitektur di Jawa Barat.
ii. Weakness -
Kegiatan yang diadakan di luar kampus dianggap masih kurang jelas dan kurang menguntungkan, sehingga minat massa terhadap kegiatan eksternal kurang.
-
Internalisasi isu dan informasi dari luar IMA-G terutama dari luar kampus masih kurang.
-
Kurang terjalinnya hubungan dengan komunitas maupun NGO. 130
-
Partisipasi staf divisi terhadap kegiatan di luar kampus masih rendah.
iii. Opportunity -
Adanya relasi yang cukup baik dengan mahasiswa arsitektur universitas di Jawa Barat maupun di luar Jawa Barat karena beberapa massa telah mengikuti TKI MAI.
-
Telah terjalinnya hubungan baik antara IMA-G dengan FIMA Jabar, sehingga memperlebar kesempatan untuk berkolaborasi.
-
TKI MAI tahun 2017 yang diselenggarakan di Jakarta diharapkan menambah minat massa terhadap kegiatan eksternal.
iv. Threat -
Acara di luar kampus yang beragam namun kurang informasi mengakibatkan rendahnya ketertarikan massa terhadap acara tersebut.
-
Acara/ kegiatan diadakan di luar kampus sehingga massa kurang berminat.
4. Visi “Divisi Ekstrakampus sebagai representasi dan perantara massa IMA-G untuk belajar, berkembang, dan berkolaborasi bersama elemen luar kampus.�
5. Kriteria a. Menjadi representasi IMA-G yang baik bagi pihak-pihak eksternal IMA-G di luar kampus. b. Kegiatan maupun produk yang dimiliki IMA-G dikenal oleh pihak-pihak eksternal IMA-G di luar kampus. c. Berpartisipasi dalam kegiatan luar kampus yang diadakan oleh FIMA Jabar dan MAI. d. Database kampus anggota FIMA Jabar terbaharui. e. Terjalin relasi dan kolaborasi antara IMA-G dengan lembaga luar kampus. f.
Informasi mengenai kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak-pihak eksternal IMA-G di luar kampus dipublikasikan secara menarik.
g. Menjadi sarana penghubung Massa-Gunadharma dengan pihak-pihak eksternal IMA-G di luar kampus untuk belajar, berkembang, dan berkolaborasi.
6. Strategi a. Strategi Alur Isu dan Informasi Strategi informasi dan alur isu dibuat agar Divisi Ekstrakampus dapat menjadi gerbang informasi dan isu berkaitan dengan arsitektur yang berasal dari luar kampus untuk diolah sebelum nantinya diedarkan kepada massa. Hal ini bermaksud agar massa dapat mendapat 131
pembelajaran dari informasi dan isu tersebut. Alur isu yang diterapkan adalah sebagai berikut: DATA Diterima oleh
DIVISI EKSTRAKAMPUS Mengklasifikasi jenis data
ISU
INFORMASI
EKSTRAKAMPUS (dikaji oleh internal divisi)
KOMINFO
Dengan metode masing-masing
MASSA-G
b. Strategi Kolaborasi Berdasarkan analisis SWOT yang ada, IMA-G memiliki potensi yang apabila dikembangkan akan dapat memberikan dampak positif bagi sekitar. Dampak positif tersebut akan lebih besar lagi apabila IMA-G dapat berkolaborasi. Kolaborasi dengan elemen eksternal khususnya elemen luar kampus sangat diperlukan. Elemen tersebut dapat berupa perkumpulan mahasiswa dari kampus lain, NGO, alumni dan pemerintah. Oleh karena itu, diperlukan sebuah strategi untuk membuka peluang kolaborasi antara IMA-G dengan elemen eksternal luar kampus. Strategi tersebut adalah sebagai berikut: 
Mengalokasikan staf untuk mengikuti kegiatan yang diadakan oleh elemen-elemen eksternal IMA-G di luar kampus.

Menjalin relasi dengan elemen-elemen eksternal IMA-G di luar kampus, dengan mengadakan/menerima kunjungan dan memberikan perwakilan untuk mengikuti grup online di media sosial.

Melakukan pembaharuan database kampus anggota FIMA Jabar untuk mendapatkan data mengenai potensi yang dimiliki oleh kampus tersebut apabila ingin melakukan kolaborasi dengan kampus tersebut.
132
133
PSDA
A. Ketua Bidang PSDA 1. Latar Belakang a. Literatur - Pengembangan sumber daya manusia bertujuan menghasilkan kerangka kerja yang bertalian secara logis dan komprehensif untuk mengembangkan lingkungan di mana karyawan didorong belajar berkembang (Sedarmayanti, 2008:167). - Pengembangan sumber daya manusia adalah upaya berkesinambungan meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam arti yang seluas-luasnya, melalui pendidikan, latihan, dan pembinaan (Silalahi, 2000:249). - Pengembangan (development) adalah penyiapan individu untuk memikul tanggung jawab yang berbeda atau yang lebih tinggi di dalam organisasi (Simamora, 2006:273) b. GBHP Berdasarkan Garis Besar Haluan Program IMA-G tahun 2017, Bidang PSDA akan menjawab parameter nomor sembilan, yaitu “Terbentuknya anggota IMA-G yang memiliki profil sarjana Indonesia menurut RUK KM ITB dan RUK IMA-G�. c. Visi Ketua Himpunan Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota merupakan penjawaban dari misi nomor 2, yaitu mewujudkan kondisi internal berbasis penumbuhan empati. Nilai empati yang ingin ditanamkan ada dua macam, yaitu empati kepada sesama anggota dan empati kepada masyarakat. Nilai empati ini akan menjadi dasar dan pemantik pergerakan anggota IMA-G dalam bergerak bersama untuk masyarakat. Bidang PSDA bertanggung jawab atas pendataan dan pencapaian perkembangan anggotanya memenuhi profil sarjana Indonesia, sesuai dengan tujuan IMA-G ke empat. Untuk itu, terbentuklah Divisi Kaderisasi yang bertanggung jawab untuk mengonsep penurunan nilai tersebut kepada anggota aktif. Divisi Kaderisasi menganalisis kondisi aktual dan terkini, lalu terjun langsung untuk memastikan pemenuhan profil anggota serta menjamin kesadaran hak dan kewajiban anggota sesuai dengan metode dan treatment yang telah dirancang. Divisi MSDA sebagai suar data termasuk data perkembangan anggota yang dibutuhkan oleh Divisi Kaderisasi. Data ini diperlukan untuk menentukan pengambilan keputusan dan langkah Divisi Kaderisasi dalam melaksanakan tugasnya. Sehingga langkah dan keputusan dari Divisi 134
Kaderisasi berdasarkan pada data yang faktual dan aktual. Data ini juga diperlukan untuk mengetahui pemerataan perkembangan seluruh anggota aktif IMA-G dan sesuai dengan isu sinergisasi kaderisasi oleh Kabinet KM ITB. Fungsi pusat data oleh Divisi MSDA juga digunakan untuk bidang-bidang lainnya seperti Sekretaris Jenderal, Internal, Eksternal, dan Karya. Namun Divisi Kaderisasi adalah divisi yang paling banyak berkoordinasi dengan Divisi MSDA. Karena itu, Divisi Kaderisasi dan Divisi MSDA berada di bawah satu bidang yang sama yaitu Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota.
2. Identifikasi Masalah a. Masih ada massa-G aktif yang melalaikan kewajibannya Saat ini, masih sering ditemukan beberapa massa-G aktif yang tidak menuntaskan kewajibannya. Kewajiban didefinisikan menjadi dua, yaitu kewajiban sesuai jenjang angota di AD-ART, dan kewajiban yang diambil di divisi kepanitiaan. b. Tidak dipatuhinya peraturan dalam AD-ART mengenai keanggotaan Sehubungannya dengan masalah kewajiban di atas, setelah suatu kewajiban dilanggar seharusnya ada langkah-langkah yang seharusnya diambil sesuai dengan peraturan di AD-ART sebagai landasan berorganisasi. (Anggaran Rumah Tangga Pasal II Hak dan Kewajiban, Anggaran Rumah Tangga Pasal III Penghentian Ikatan dengan Perhimpunan, Anggaran Rumah Tangga Pasal IV Pencabutan Hak Keanggotaan oleh Pengurus dan Pengangkatan Kembali) c. Keterlambatan dalam pengumpulan rapor Masih terjadinya keterlambatan pengumpulan rapor selama dua tahun kepengurusan di belakang. Hal ini dapat disebabkan dari proses pengumpulan yang kurang tegas, budaya menilai yang kurang tepat, atau objek penilaian yang terlalu banyak. d. Kurangnya minat massa-G untuk berdiskusi (sense of crisis) Kegiatan berdiskusi merupakan kegiatan yang berulang-ulang dituliskan untuk pemenuhan profil Anggota Bina maupun biasa IMA-G di RUK IMA-G. Diskusi dilakukan untuk mengembangkan sikap dialogis, sense of crisis, dan mencapai esensi pembelajaran.
3. Analisis a. Studi Preseden i.
Syahrifa Aulia, Ketua Bidang PSDA IMA-G 2014 Menurut Syahrifa Aulia, Bidang PSDA IMA-G selama ini masih dalam tahap pencarian jati diri, karena masih sering terjadinya perubahan definisi pengembangan. 135
Pada kepengurusan tahun 2014, PSDA membawahi Divisi Kaderisasi, MSDA, Dan Proinov, sehingga pengembangan di sini berfokus pada pengembangan soft skill dan hard skill. Pengembangan soft skill diwadahi oleh kaderisasi, sedangkan pengembangan hard skill diwadahi oleh proinov. Kak Rifa juga merasakan masih adanya ketimpangan antara kaderisasi aktif dan kaderisasi pasif, selama ini kaderisasi aktif dirasa kurang intens jika dibandingkan dengan kaderisasi pasif, padahal keduanya merupakan elemen kaderisasi yang sama-sama penting. PJJGN merupakan sistem kaderisasi yang berdasarkan pilihan, setiap individu bebas memilih untuk mengikuti maupun tidak mengikuti proses PJJGN. Namun kita harus selalu mengingat bahwa IMA-G adalah organisasi kemahasiswaan yang merupakan wadah mahasiswa untuk berkembang, ketika kita membebaskan individu untuk memilih mengikuti PJJGN atau tidak, sebaiknya kita harus memberikan informasi sebelumnya bahwa individu tersebut dapat berkembang seperti apa di IMA-G, setelah itu barulah kita beri mereka kesempatan untuk memilih. Himpunan dan anggotanya merupakan dapat digambarkan sebagai proses simbiosis mutualisme, yang berarti hubungan saling membutuhkan. Karena itu, dalam keberjalanan kita berhimpun sebaiknya jangan pernah membuat anggota merasa bersalah, tetapi kita harus berusaha membuat mereka merasa dibutuhkan. ii.
Leviandri, Ketua Bidang Kaderisasi IMA-G 2015 Pada kepengurusan 2015 tidak ada Bidang PSDA, namun ada Bidang Kaderisasi. Evaluasi yang diberika adalah sistem kaderisasi saat itu yang terlalu bebas. Karena massa terlalu bebas memilih keikutsertaanya dalam setiap acara, maka muncul masalah baru yaitu sedikitnya partisipasi massa. Evaluasi kedua adalah sistem kaderisasi sebaiknya diberitahukan dan disetujui oleh massa di awal kepengurusan, agar tercipta keputusan bersama dan tidak ada paksaan dalam keberjalanannya. Leviandri menyarankan agar dalam sistem treatment sebaiknya PSDA bekerja sama dengan Bidang Internal. Ketika seseorang jarang berkegiatan di IMA-G, sebaiknya mereka dirangkul oleh Bidang Internal, bukan justru diinterogasi oleh Divisi Kaderisasi. Levi menilai bahwa massa-G tidak memiliki budaya menilai orang lain lewat rapor, sehingga lebih baik jika evaluasi pencapaian profil dilakukan dengan metode lain (contoh: wawancara). Mengenai strategi penanaman nilai, sebaiknya strategi penanaman nilai juga dilakukan di bidang atau divisi lain.
iii. Vania Natalie, Ketua Bidang PSDA IMA-G 2016 Pada kepengurusan tahun 2016, Bidang PSDA membawahi Divisi Kaderisasi dan MSDA. Visi Bidang PSDA tahun 2016 adalah “Anggota IMA-G yang bertanggung jawab dan mempunyai rasa memiliki akan himpunan�. Evaluasi pertama adalah mengenai 136
PJJGN, sebaiknya dari awal sudah diperhitungkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses formatur, proses perancangan, dan ketika PSDA menentukan profil sebaiknya mengajak orang-orang yang sekiranya nanti akan menjadi ring 1 PJJGN. Kemudian mengenai LKO Bina-Biasa, sebaiknya LKO menggunakan metode – metode yang inovatif, sehingga peserta LKO tidak bosan dan tertarik mengikuti LKO. LKO juga harus dipastikan bahwa memiliki materi yang berguna tidak hanya bagi orang yang ingin menjadi Badan Pengurus, tetapi lebih fokus ke arah perkembangan anggota seluruhnya. Untuk Divisi MSDA, evaluasinya adalah pada keterlambatan pengisian rapor, hal ini disebabkan karena massa yang membutuhkan waktu cukup lama untuk mengisi rapor. Treatment pada kepengurusan 2016 sudah sampai tahap diajak berbicara, dan belum ada kasus pencabutan keanggotaan dari IMA-G. iv. Himpunan Mahasiswa Mesin ITB (HMM ITB) Pengawasan anggota dilakukan oleh Badan Pengurus melalui Divisi MSDM di bawah Biro Pengembangan Anggota. Dalam Biro Pengembangan Anggota (Badan Pengurus) terdapat dua divisi yaitu Kaderisasi dan MSDM. Singkatnya Divisi Kaderisasi bertugas membuat profil kejaran untuk anggota himpunan dan MSDM yang mengeceknya. Hal yang dicek dari anggota adalah profil untuk angkatan (secara umum) dan profil untuk pribadi. Untuk profil personal dicek melalui kegiatan yang dilakukan anggota selama berkegiatan di divisinya. Pengecekan dilakukan tiap bulan dengan metode lembar penilaian yang dibuat oleh MSDM beserta Divisi Kaderisasi, kemudian dibuat SOP-nya dan diisi oleh ketua divisi bersangkutan. Pengecekan personal juga dapat dilakukan dengan mengecek keikutsertaan personal dalam sebuah program kerja di mana dalam beberapa program kerja dicek keberterimaan personal tersebut yang ada hubungannya dengan profil. Lembar penilaian dikumpulkan ke MSDM sebulan sekali yang kemudian direkap oleh MSDM dan hasil rekapannya didiskusikan dengan Divisi Kaderisasi. Dari hasil rekapan tersebut, akan terlihat beberapa anggota yang perlu di treatment. Treatment berlangsung tiap 2 bulan dengan tiap kepala departemen menemui anggota yang ada di daftar anggota yang perlu treatment dan mencari tahu alasan atau masalahnya. Namun dalam keberjalananya masih terdapat beberapa masalah sehingga sistem tidak berjalan seideal yang diinginkan. Konsekuensinya yang bersangkutan tidak dapat meminta rekomendasi atau SKPI dari Badan Pengurus yang sedang menjabat karena tidak memenuhi kriteria tertentu, namun bisa saja Badan Pengurus selanjutnya memberikannya. Sampai saat ini apresiasi diberikan dari departemen internal berupa dipasangnya foto sebagai Fren of the month dan sampai saat ini tidak ada pencabutan anggota. 137
b. Studi Literatur i.
AD-ART IMA-G : -
Anggaran Rumah Tangga Pasal I Ikatan dengan Perhimpunan
-
Anggaran Rumah Tangga Pasal II Hak dan Kewajiban
-
Anggaran Rumah Tangga Pasal III Penghentian Ikatan dengan Perhimpunan
-
Anggaran Rumah Tangga Pasal IV Pencabutan Hak Keanggotaan oleh Pengurus dan Pengangkatan Kembali
ii. RUK IMA-G iii. RUK KM ITB iv. Empati Menurut Baron dan Byrne, Empati didefinisikan sebagai respon afektif dan kognitif yang kompleks pada distres emosional orang lain termasuk kemampuan untuk merasakan keadaan emosional orang lain, merasa simpatik dan mencoba menyelesaikan masalah, dan mengambil perspektif orang lain. Empati yang akan dibawakan pada kepengurusan tahun ini berjenis Cognitive Empathy. Cognitive empathy adalah kemampuan individu untuk mengambil perspektif orang lain sehingga dapat mengetahui apa yang orang lain pikirkan dan rasakan.
c. SWOT i.
Strength -
Kaderisasi dan MSDA di bawah PSDA mendukung tugas PSDA sebagai perancang dan pengawas perkembangan anggota, adanya AD-ART dan RUK IMA-G sebagai dokumen dasar kaderisasi IMA-G.
ii. Weakness -
Nilai-nilai yang ingin dibawa Badan Pengurus terus berganti setiap tahun, kurangnya minat massa mengenai kaderisasi, kurangnya minat diskusi massa.
iii. Oppoturnity -
Pihak program studi yang mendukung penyelenggaraan acara IMA-G, khususnya kaderisasi.
iv. Threat -
Kebijakan ITB yang membatasi kegiatan pada malam hari.
4. Visi Visi bidang dirumuskan dari penjawaban visi Ketua Himpunan dan mimpi bidang. Dalam penjawaban visi Ketua Himpunan tahun ini, Bidang PSDA akan menjawab strategi membentuk 138
sistem kaderisasi berbasis penumbuhan empati kepada masyarakat dan menekankan identitas keanggotaan. Sedangkan mimpi untuk Bidang PSDA tahun ini adalah membentuk anggota IMAG yang bertanggung jawab dan menciptakan Bidang PSDA yang tegas terhadap peraturan dan pelanggaran. Oleh karena itu, dirumuskanlah visi Bidang PSDA tahun 2017 adalah: “Bidang PSDA yang tegas untuk membentuk anggota IMA-G yang bertanggung jawab dan memiliki rasa empati.�
5. Kriteria a. PSDA yang dapat membentuk anggota yang bertanggung jawab. -
Anggota IMA-G yang mengerti landasan berhimpun (mukadimah, tujuan), landasan berorganisasi (AD-ART), arah kepengurusan 2017.
-
Anggota IMA-G memahami hak dan kewajibannya sesuai jenjang yang diatur dalam Anggaran Rumah Tangga IMA-G Pasal II Mengenai Hak dan Kewajiban.
-
Anggota IMA-G mengetahui bagaimana mereka bisa berkembang di setiap peran yang mereka ambil di IMA-G.
-
Anggota IMA-G secara sadar mengambil peran di IMA-G, dan menjalankan perannya sebaik mungkin tanpa membebani sistem.
b. PSDA yang dapat membentuk anggota yang memiliki nilai empati terhadap sesama angggota dan masyarakat. -
Anggota IMA-G yang mengenal sejarah IMA-G (identitas keanggotaan).
-
Anggota IMA-G yang mengerti lambang-lambang persatuan perhimpunan (identitas keanggotaan).
-
Anggota IMA-G yang memiliki rasa empati terhadap masyarakat.
c. PSDA yang tegas terhadap peraturan dan pelanggaran. -
Anggota IMA-G sadar akan peraturan-peraturan yang terkait pelanggaran kewajiban anggota.
-
PSDA yang secara logis menegakkan peraturan-peraturan yang dilanggar dengan mempertimbangkan bahwa hubungan antara himpunan dan anggotanya merupakan hubungan simbiosis mutualisme yang berarti himpunan dan anggotanya saling membutuhkan satu sama lain.
6. Profil Kaderisasi 2017 Profil Kaderisasi IMA-G tahun ini dirumuskan dari Rancangan Umum Kaderisasi IMA-G dan Visi Bidang PSDA tahun 2017.
139
NO.
PROFIL
STRATEGI
SISTEM PENCAPAIAN PROFIL
1
Memahami landasan
a. Pemberian materi
perhimpunan dan
mengenai mukadimah,
landasan berorganisasi.
tujuan IMA-G.
Kaderisasi Pasif
b. Pemberian materi mengenai AD-ART dan arah kepengurusan 2017. 2
Mengetahui dan
a. Anggota / Calon Anggota
1) Kaderisasi Pasif
menjalankan perannya
diajak untuk mengenali
2) Kaderisasi Aktif
sebagai anggota IMA-G.
potensi dan minat individu, kemudian diajak untuk menentukan peran yang dapat diambil di IMA-G. b. Pengawasan selama anggota menjalankan perannya di IMA-G. c. Penegasan mengenai kewajiban anggota berdasarkan AD-ART dan kewajiban anggota di kepanitiaan dan divisi. d. Memastikan anggota mengetahui tujuan dari perannya demi mewujudkan visi kepengurusan tahun ini. e. Memberi wadah anggota untuk menyalurkan aspirasi/ide/gagasan mengenai keberjalanan suatu divisi/kepanitiaan agar terjadi pengertian dua arah mengenai
140
keberjalanan divisi/ kepanitiaan sehingga anggota tidak merasa sebagai pesuruh. 3
Memahami identitas keanggotaan
a. Pemberian materi
Kaderisasi Pasif
mengenai sejarah IMA-G. b. Pemberian materi mengenai lambanglambang persatuan himpunan (semboyan, lagu, warna, lambang). c. Memastikan anggota mengerti makna dibalik setiap identitas keanggotaan.
4 5
Memiliki rasa empati
Menyadarkan anggota
terhadap masyarakat
mengenai realitas bangsa.
Memahami realitas bangsa a. Menyadarkan anggota
1) Kaderisasi Pasif
dan berpikir kritis untuk
2) Kaderisasi Aktif
menyelesaikan
mengenai realitas bangsa. b. Memberi stimulus kepada
permasalahan di tengah
anggota agar dapat
masyarakat
berpikir kritis mengenai permasalahan masyarakat. c. Memberi wadah diskusi bagi anggota untuk mencari solusi akan permasalahan yang ada di masyarakat.
a. Sistem Pencapaian Profil (akan dijabarkan kemudian) i.
Kaderisasi Pasif
Kaderisasi Pasif - PJJGN Mula – Bina - LKO Bina – Biasa 141
ii. Kaderisasi Aktif - Staffing Badan Pengurus - Kepanitiaan b. Sistem Pengawasan Dan Evaluasi Profil (akan dijabarkan kemudian) i.
Rapor
ii. Treatment 7. Strategi i.
Alur treatment bersama internal
Anggota Kritis
Mencari Metode Treatment
Treatment Internal + Evaluasi
Anggota Masih Kritis
Treatment PSDA + Evaluasi
++
Anggota Aman
Anggota Ditindak sesuai AD-ART
Anggota Masih Kritis
Alur treatment pada kepengurusan ini sedikit berbeda karena melibatkan Divisi Internal. Divisi Internal di sini dilibatkan untuk membantu memberikan treatment kepada angota-anggota yang kurang aktif dalam bentuk mengajak/merangkul untuk lebih aktif di 142
IMA-G dengan metode yang dirumuskan sendiri oleh Bidang Internal. Metode ini digunakan karena anggota-anggota yang kurang aktif sebaiknya lebih dirangkul oleh himpunan (lewat Bidang Internal), bukan hanya diberi treatment oleh Divisi Kaderisasi. Dengan metode ini, diharapkan data keaktifan anggota (contoh: rapor) dapat digunakan juga oleh Bidang Internal untuk mengembalikan anggota-anggota yang kurang aktif, dan mengurangi kemungkinan pencabutan keanggotaan. ii.
Sistem Staffing Untuk meminimalisir nonaktifnya anggota karena kesalahan staffing pada divisi di
Badan Pengurus, kami membuat sistem yang diharapkan akan meminimalisir kejadian tersebut. Pada sistem ini kami menekankan pilihan staffing pada minat anggota, langkahnya sebagai berikut: -
Anggota mengisi kuisioner staffing dengan lima pilihan divisi.
-
Anggota dimasukkan ke divisi-divisi sesuai pilihan pertama kuisioner.
-
Jika alokasi massa sudah sesuai, maka staffing selesai. Jika terdapat ketimpangan dalam alokasi massa, maka akan menggunakan sistem skala prioritas : No
Parameter
Poin
1
Minat
4
2
Alokasi massa
3
3
Kriteria divisi & potensi
2
4
Pandangan orang lain
1
Jumlah Poin -
Anggota tidak boleh dimasukkan ke divisi yang tidak berada di dalam lima pilihan anggota tersebut.
-
Alasan seseorang untuk masuk suatu divisi hanya akan menjadi alat untuk pertimbangan dari parameter di atas, namun tidak dijadikan parameter karena kami memandang bahwa masih sering ditemukan alasan-alasan yang ditulis dengan tidak serius.
-
Memberi kesempatan kepada anggota untuk menyalurkan ide dan gagasan mengenai kerja yang akan dia lakukan di divisi/kepanitiaan.
-
Transparansi sistem kaderisasi kepada anggota.
-
Perencanaan profil bersama tim PJJGN Mula-Bina.
8. Tambahan i.
Definisi Kewajiban pada PSDA 2017 143
Kewajiban Menurut AD-ART: (2.B) Anggota Mula mempunyai kewajiban untuk: a. Menjaga kehormatan namanya, nama perhimpunan dan nama Jurusan Teknik Arsitektur ITB. b. Mengikuti
segala
sesuatu
yang
oleh
Institut,
Fakultas
dan
Jurusan
diselenggarakan bagi perhimpunan. c. Mentaati Keputusan-keputusan perhimpunan. (3.B) Anggota Bina mempunyai kewajiban untuk: a. Menjaga kehormatan namanya dan nama perhimpunan. b. Mentaati Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan peraturan pengurus. c. Turut serta menyumbangkan tenaga dan pikirannya bagi kegiatan-kegiatan perhimpunan. d. Menghadiri rapat-rapat anggota. e. Membayar iuran sebanyak dan pada waktu yang telah ditentukan. (4.B) Anggota Biasa mempunyai kewajiban untuk: a. Menjaga kehormatan namanya dan nama perhimpunan. b. Mentaati Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan peraturan pengurus. c. Turut serta menyumbangkan tenaga dan pikirannya bagi kegiatan-kegiatan perhimpunan. d. Menghadiri rapat – rapat anggota. e. Membayar iuran sebanyak dan pada waktu yang telah ditentukan. Selain kewajiban-kewajiiban di atas, kami juga mendefinisikan kewajiban anggota aktif sebagai kewajiban-kewajiban yang telah diambilnya secara sadar dengan mengikuti kegiatan sebagai staf divisi di Badan Pengurus maupun kepanitiaan-kepanitiaan di acara yang diadakan oleh IMA-G.
144
B. Divisi Kaderisasi 1. Latar Belakang a. Definisi Kaderisasi - kaderisasi/ka·de·ri·sa·si/ n pengaderan - pengaderan/pe·nga·der·an/ n proses, cara, perbuatan mendidik atau membentuk seseorang menjadi kader - kaderisasi/ka·der/ n 1 perwira
atau
bintara
dalam
ketentaraan; 2 orang
yang
diharapkan akan memegang peran yang penting dalam pemerintahan, partai, dan sebagainya; - Menurut KBBI, kaderisasi adalah proses, cara, perbuatan mendidik atau membentuk seseorang menjadi orang yang di harapakan akan memegang peran yang penting dalam pemerintahan, partai, dan sebagainya. - Divisi Kaderisasi IMA-G 2017 bertanggung jawab terhadap pendidikan dan pembentuk anggota IMA-G agar siap mengambil peran di dalam IMA-G. Peran dari Divisi Kaderisasi IMA-G 2017 yaitu mengembangkan anggota IMA-G terkhususnya dalam pendidikan dan pembentukan karakter anggota b. Penjawaban Misi Divisi Kaderisasi merupakan penjawaban misi ketua himpunan nomor 2, yaitu menciptakan kondisi internal berbasis penumbuhan empati. Divisi Kaderisasi memiliki peran dalam penekanan identitas keanggotan dan pembentukan sistem kaderisasi IMA-G untuk mencapai profil sarjana Indonesia menurut RUK KM ITB dan RUK IMA-G serta sistem kaderisasi yang berbasis penumbuhan empati kepada masyarakat. Dengan mengenal identitas keanggotaan, diharapkan anggota bisa memaknai himpunan sebagai suatu kebanggaan dalam diri masingmasing sehingga tumbuh rasa memiliki terhadap himpunan. Nilai empati merupakan nilai yang dibawa oleh Ketua Himpunan dalam kepengurusan IMA-G tahun 2017 yang menjadi salah satu strategi pengarah pergerakan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan. c. Arahan Ketua Bidang PSDA
d. Garis Besar Haluan Program IMA-G 2017 Berdasarkan Garis Besar Haluan Program IMA-G tahun 2017, Divisi Kaderisasi muncul atas penjawaban parameter nomor 9, yaitu : “Terbentukan anggota IMA-G yang memiliki profil sarjana Indonesia menurut RUK KM ITB dan RUK IMA-G”.
145
2. Identifikasi Masalah a. Sistem pembagian kerja dan koordinasi dalam Divisi Kaderisasi Dalam sebuah divisi yang membawahi beberapa anggota IMA-G sudah seharusnya seluruh anggota di dalamnya terlibat baik dalam perancangan, pelaksanaan, dan pengawasan yang dilakukan oleh divisi. Namun dalam keberjalanannya, anggota merasa kurang dilibatkan dalam segala rangkaian yang ada di dalam divisi, sehingga memicu turunnya minat anggota terhadap Divisi Kaderisasi sendiri. Maka dari itu, dalam seluruh kegiatan di dalam kaderisasi sebisa mungkin melibatkan seluruh anggota di dalamnya terutama dalam mencari pandangan dan pemikiran, sehingga anggota juga merasa dihargai dan diberi tanggung jawab sebagai anggota divisi. b. Kurangnya pemantauan perkembangan massa-G Kaderisasi lebih dikenal dengan penjenjangan dan LKO, namun sebenarnya kaderisasi memiliki dua bagaian penting di dalamnya yaitu kaderisasi aktif dan kaderisasi pasif. Penilaian dan pemantauan cenderung lebih jelas dan terkoordinir dalam pelaksanaan kaderisasi pasif saja, namun selama proses kaderisasi aktif di mana anggota merasakan langsung kegiatan di dalam himpunan menjadi kurang terpantau. Sistem yang dibuat dalam memantau keberjalanan kaderisasi aktif masih kurang berhasil walaupun sistem tersebut sudah terbentuk. c. Massa-G belum semua menjalankan kewajiban sesuai AD-ART Sebagai anggota IMA-G, sudah jelas bahwa semuanya memiliki hak dan kewajiban sesuai dengan jenjang yang tertuang dalam AD-ART IMA-G. Pada kenyataannya, masih ada anggota yang belum melaksanakan kewajibannya sebagaimana ia seharusnya lakukan tapi justru sebatas menerima hak saja. Hak dan kewajiban merupakan sesuatu yang harus dijalankan secara seimbang. d. Toleransi waktu Toleransi adalah sikap baik yaitu sikap saling menghargai, namun sikap ini terkadang sering disalahgunakan. Salah satunya adalah toleransi terhadap waktu atau lebih dikenal dengan kata “ngaret�. Ngaret sudah membudaya tidak hanya dalam himpunan tapi sudah sebagian besar kehidupan di Indonesia. Kebiasaan mengulur waktu baik karena belum siap atau belum ada massa dan lainnya merupakan kebiasaan yang merugikan banyak pihak. Dari masalah ini, diharapkan di kepengurusan berikutnya, akan dibudayakan tepat waktu saat kegiatan di IMA-G. e. Kurangnya rasa memiliki di IMA-G (Sense of Belonging) Disaat seseorang merasa memiliki sesuatu, sudah pasti bahwa orang tersebut akan sangat menyayanginya dan memperjuangkan semampunya. Hal tersebut juga berlaku di dalam himpunan, jika seorang anggota IMA-G mempunyai rasa kepemilikan terhadap IMA-G 146
itu sendiri, pasti anggota terus akan berjuang meluangkan tenaga dan pikirannya untuk IMA-G. Namun, sekarang masih banyak anggota yang belum merasa memiliki IMA-G sehingga sering hilang dari himpunan.
3. Analisis a. Studi Literatur -
AD-ART IMA-G : i.
Anggaran Rumah Tangga Pasal I Ikatan dengan Perhimpunan
ii.
Anggaran Rumah Tangga Pasal II Hak dan Kewajiban
iii. Anggaran Rumah Tangga Pasal III Penghentian Ikatan dengan Perhimpunan iv. Anggaran Rumah Tangga Pasal IV Pencabutan Hak Keanggotaan oleh Pengurus dan Pengangkatan Kembali -
RUK IMA-G
-
RUK KM ITB B
-
Empati Menurut Baron dan Byrne, Empati didefinisikan sebagai respon afektif dan kognitif yang kompleks pada distres emosional orang lain termasuk kemampuan untuk merasakan keadaan emosional orang lain, merasa simpatik dan mencoba menyelesaikan masalah, dan mengambil perspektif orang lain. Empati yang akan dibawakan pada kepengurusan tahun ini berjenis Cognitive Empathy. Cognitive empathy adalah kemampuan individu untuk mengambil perspektif orang lain sehingga dapat mengetahui apa yang orang lain pikirkan dan rasakan.
b. Studi Preseden i. Gagas Firas Silmi, Ketua Divisi Kaderisasi Badan Pengurus IMA-G 2014 Pada kepengurusan IMA-G 2014, diciptakan sebuah sistem baru dalam kaderisasi yaitu Penjenjangan Mula Bina tahap dua dikenal juga sebagai anggota muda. Tahap ini merupakan tahap untuk anggota muda mengenal IMA-G lebih mendalam sebelum mereka menjadi Anggota Bina IMA-G karena dianggap permasalahan yang ada hanyalah ikut-ikutan masuk tanpa memaknai tujuan mereka masuk dalam IMA-G. Tujuan dari tahap ini juga adalah agar mereka merasakan sendiri dengan mengaplikasikan apa yang sudah didapat selama Penjenjangan Mula Bina tahap pertama karena menurut Gagas, pengetahuan itu terbagi menjadi 2 yaitu episteme dan techne. Episteme hanya didapatkan dari merasakan dan mengalami. Pengetahuan tidak bisa diberikan secara searah, tahap dua ini menjadi wujud ruang belajar yang membebaskan mereka untuk mencari tau apa yang mereka inginkan dengan cara sebebas-bebasnya. Menurut Gagas, 147
tidak perlu adanya ikatan apakah seorang massa harus berperan aktif seperti menjadi Badan Pengurus atau panitia di dalam himpunan. Perkembangan bisa dilihat dari berbagai aspek baik dari hal yang terlihat sangat kecil maupun besar diluar kepengeurusan dan kepanitiaan. Jika dirasa himpunan akan sepi jika diberi kebebasan, maka perlu dipertanyakan apakah eksistensi sebuah himpunan dengan sistem seperti itu perlu dipertahankan atau tidak. ii. Leviandri, Ketua Bidang Kaderisasi Badan Pengurus IMA-G 2015 Pada kepengurusan IMA-G tahun 2015, Kaderisasi merupakan sebuah bidang dengan tujuan mempermudah komunikasi antara ketua himpunan dan kaderisasi. Pada saat ini, sistem yang digunakan untuk menentukan partisipasi massa dianggap terlalu bebas karena anggota tidak diwajibkan untuk berpartisipasi sebagai panitia IMA-G. Sistem partisipasi massa yang sangat bebas menyebabkan himpunan cenderung menjadi lebih sepi karena massa tidak diwajibkan untuk ikut dalam kegiatan di IMA-G. Selain itu sistem pengecekan perkembangan tidak berjalan dengan baik, terkhusus pada sistem treatment yang tidak efektif. Maka dari itu, sistem penilaian anggota harus dipertimbangkan kembali solusi yang lebih baik daripada sebatas rapor per waktu tertentu. Menurut Leviandri, dalam kaderisasi itu seharusnya tugas utamanya adalah merancang dan mengawasi lalu pelaksanaannya dilakukan tidak hanya oleh kaderisasi. Contohnya adalah sistem treatment disarankan berkolaborasi dengan Bidang Internal agar dapat merangkul kembali anggota yang bermasalah. Selain itu, sistem kaderisasi harus jelas terutama Penjenjangan Mula Bina (PJJGN) apakah hanya sebatas pengenalan yang membebaskan anggota ingin masuk atau tidak ke dalam himpunan atau sebagai gerbang yang menjadi batas apakah seseorang bisa masuk ke dalam himpunan atau tidak (kuantitas atau kualitas). Menurut Leviandri, angkatan merupakan modal sosial yang bisa digunakan sebagai pemicu terlaksananya kegiatan dengan lebih baik dan ramai. Kecenderungan acara yang dilakukan oleh angkatan akan ramai khususnya adalah angkatan itu sendiri. Maka dari itu bisa dipertimbangkan memberdayakan angkatan menjadi sebuah segmentasi kepanitiaan yang berbasis per angkatan. iii. Alya Nadya, Ketua Divisi Kaderisasi Badan Pengurus IMA-G 2016 Menurut Alya, dalam kepengurusan Divisi Kaderisasi tahun 2016, permasalahan terjadi karena kurangnya sosok yang perlu melakukan follow-up dalam keberjalan Divisi Kaderisasi itu (ada baiknya adalah seorang ketua bidang yang cukup sering melakukan follow up). Karena dirasa kurangnya ada follow-up menyebabkan kelalaian seperti hal 148
nya adalah sistem rapor yang terlambat pemasukannya. Selain itu, evaluasi yang lain yaitu saat perumusan penjenjangan, seharusnya ada anggota yang diperkirakan akan menjadi bagian dalam kepanitiaan penjenjangan untuk ikut bersama-sama merumuskan penjenjangan kelak karena pada tahun ini, dari panitia penjenjangan sendiri merasa tidak terlibat dan hanya menerima arahan dari Divisi Kaderisasi. Forum kaderisasi merupakan
barisan
terdepan
untuk
menyepakati
peraturan-peraturan
yang
bersangkutan dengan keberjalanan di IMA-G dan anggotanya. Sayangnya pada tahun ini, forum kaderisasi hanya sebatas forum yang tidak dilakukan pengawasannya sehingga aturan yang dibuat tidak dijalankan dengan baik. Kaderisasi tahun 2016 membuat pensuasaan baru yaitu kaderisasi yang menyenangkan, di mana rangkaian acara seperti LKO dibuat dengan lebih menyenangkan agar memberi impresi bahwa kaderisasi bukanlah sesuatu yang ditakutkan. Menurut Alya, sistematika LKO pada kepengurusan IMA-G 2016 juga lebih jelas karena perancangan yang sudah cukup matang di awal kepengurusan. Menurut Alya, perlu adanya sistem yang dapat menampung masalah terkhususnya untuk penerimaan anggota baru yang tidak bisa mengikuti rangkaian Penjenjangan Mula Bina. Sangat disayangkan mungkin ada calon anggota yang ini bergabung dalam IMA-G dan memiliki potensi namun tidak bisa masuk dikarenakan tidak bisa mengikuti rangkaian Penjenjangan Mula Bina. Selain itu, perlu adanya sistem rapor yang baru karena pada saat ini sistem rapor masih kurang optimal dikarenakan keterlambatan baik dalam pengumpulan dan pelaksanaan treatmentnya. iv. Keluarga Mahasiswa Teknik Industri (MTI) Secara garis besar, sistem kaderisasi di MTI melalui tahapan sebagai berikut : calon kaderisasi – kaderisasi muda – pengkaderisasi – pengurus – penjaga nilai. Untuk kepengurusan kali ini, sistem osjur cenderung baru yaitu menggunakan sistem 5 hari di osjur lalu masuk himpunan dalam masa pembinaan. Masa pembinaan merupakan implementasi dari osjur bentuknya berupa terapan apa yang didapat dalam osjur. Saat osjur, status anggota adalah anggota muda bersyarat. Pada akhir masa pembinaan status anggota menjadi anggota biasa. Di dalam MTI, semua anggota dituntut untuk mampu menjadi pengurus namun bukan hal yang diwajibkan. Bagi yang tidak ingin menjadi pengurus, tidak perlu mengikuti sistem kaderisasi untuk menjadi pengurus. Pada awalnya, nilai nilai yang diharapkan ada pada anggota sudah dirumuskan dalam GDK. Setelah keberjalanan waktu, sistem dan nilai ini di analisis sesuai dengan kondisi yang ada, lalu ditentukan materi mana yang dirasa kurang/belum tercapai maka nilai itu menjadi nilai yang perlu lebih ditekankan untuk anggota, dibedakan kira-kira mana yang sudah paham atau 149
hanya sebatas mengetahui. Biasanya analisis berupa analisis angkatan. Saat sebuat profil/nilai tidak tercapai pada jenjang tertentu, ada tindakan lanjut dari Divisi HR (Human Resources) dalam menentukan langkah-langkah apa yang dapat dilakukan berdasarkan GDK. HR sendiri terbagi menjadi dua yaitu HRM (mengurus manajemen anggota dan memiliki fungsi kontrol terhadap HRD) dan HRD (mengontrol kinerja anggota dan melakukan perancangan). GDK MTI didapat melalui AD/ART, RUK, serta tuntutan alumni. Yang dimaksud dengan tuntutan alumni adalah profil-profil yang dibutuhkan TI/MRI di dunia yang bisa dibawakan di dalam himpunan. Sistem rapor MTI bertujuan untuk melakukan pengecekan terhadap anggota sudah melakukan apa saja di MTI. Untuk sistem penilaian dilakukan oleh ketua divisi masingmasing. Selain itu ada pula perekapan absensi untuk mendata keaktifan. Selain itu rekapan absensi berfungsi untuk analisis kondisi (baik pribadi maupun angkatan) serta penentuan kuorom di tiap acara berbeda. v. Himpunan Mahasiswa Teknik Perminyakan “PATRA” Sistem kaderisasi Himpunan Mahasiswa Teknik Perminyakan “Patra” terdiri dari empat tahap penjenjangan yaitu, : 1. Fasa Pengenalan (sebelum menjadi anggota – menjadi anggota himpunan. Kegiatan : magang divisi) 2. Fasa Pembelajaran (baru menjadi anggota himpunan. Keigatan : staf BP) 3. Fasa Pengabdian (tingkat tiga. Kegiatan : pengaplikasian yang didapat pada fasa pengenalan dan fasa pembelajaran) 4. Fasa Penjaga Nilai (swasta) Di Patra, fokus kaderisasi ada pada orientasi pendidikan anggotanya. Untuk sistem kaderisasi pasifnya terdiri dari MPAB, LKO, dan LKL sedangkan sistem kaderisasi aktifnya terdiri dari stimulus-mapres-magang. Sistem keanggotan yang digunakan adalah anggota biasa dan anggota luar biasa. Di dalam Grand design kaderisasi (GDK) terdapat bab nilai dan indikator. Nilai sendiri terbagi menjadi : nilai wajib (nilai yang tidak bisa di esklasi dalam bentuk pemfasaan akan tetapi nilai berupa nilai nilai umum yang diharapkan dimiliki oleh kaderisasi selama keberjalannya dalam proses himpunan), nilai proses (nilai yang dapat dieskalasikan dan dapat dilihat indikatornya di setiap fasa), dan nilai akhir (nilai yang diharapkan dapat terbentuk pada fasa penjaga nilai). Nilai - nilai ini adalah akumulasi dari nilai - nilai pada fasa sebelumnya dan merupakan kejaran akhir sehingga massa HMTM “PATRA” ITB nantinya siap turun ke masyarakat dan menjalankan perannya.
150
c. SWOT i. Strength - AD-ART IMA-G dan RUK IMA-G sebagai landasan dasar kaderisasi IMA-G. -
Penempatan kaderisasi di bawah PSDA bersama dengan MSDA mempermudah koordinasi pengecekan pengembangan massa-G.
ii. Weakness - Kaderisasi dianggap sebatas kaderisasi pasif saja (PJJGN dan LKO). iii. Opportunity - Pihak Program Studi Arsiktektur yang mendukung keberjalanan acara di IMA-G. iv. Threat - Surat keputusan dari ITB yang membatasi waktu pelaksanaan kegiatan kampus termasuk kaderisasi himpunan.
4. Visi Divisi Kaderisasi berjalan sesuai dengan arahan yang diberikan oleh ketua himpunan dan arah dari PSDA. Visi dari Divisi Kaderisasi merupakan capaian yang akan diwujudkan oleh Divisi Kaderisasi dalam kepengurusan Badan Pengurus IMA-G. Visi kaderisasi berangkat dari arahan Ketua Himpunan, visi bidang PSDA, dan mimpi dari Divisi Kaderisasi yang menjadi poin penting. Divisi Kaderisasi menjawab arahan ketua himpunan yaitu membentuk sistem kaderisasi berbasis penumbuhan empati kepada masyarakat dan menekankan identitas keanggotaan. Untuk visi bidang PSDA yaitu tegas untuk membentuk anggota IMA-G yang bertanggung jawab dan memiliki rasa empati. Divisi Kaderisasi merupakan salah satu unsur penting dalam pengembangan anggotanya di mana yang menjadi fokus kaderisasi kali ini adalah pengembangan dari sisi karakter anggota. Maka dari itu, kaderisasi harus bisa menjadi penggerak agar anggota mencapai karakter yang ideal dan baik. Salah satu hal yang mendasari karakter yang baik adalah saat mereka mengerti betapa berharganya waktu. Waktu adalah sesuatu yang hanya bisa dilakukan melalui dua tindakan yaitu, memanfaatkan waktu dan membuang waktu. Divisi Kaderisasi ingin menekankan pentingnya memanfaatkan waktu dengan baik sehingga dapat mempengaruhi pola anggota dalam penggunaan waktu seperti tepat waktu dan pengaturan prioritas berdasarkan pertimbangan waktu. Pemanfaatan waktu memiliki kaitan erat dengan pelaksanaan tanggung jawab dari anggota, di mana saat anggota bisa mengatur waktu dengan baik, ia akan bisa menyelesaikan tanggung jawabnya dengan baik. Waktu dan tanggung jawab adalah dua hal yang saling mempengaruhi, seseorang tidak melaksanakan tanggung jawabnya karena manajemen waktunya buruk bisa juga seseorang merasa tidak bertanggung jawab terhadap suatu hal sehingga ia menyepelekan waktu yang ada untuk melakukan suatu hal tersebut. 151
Maka dari itu, Divisi Kaderisasi merumuskan sebuah visi Divisi Kaderisasi IMA-G 2017, yaitu: “Divisi Kaderisasi sebagai pembentuk Anggota IMA-G yang bertanggung jawab akan tugas dan waktu di dalam IMA-G juga memiliki empati terhadap masyarakat.�
5. Kriteria a. Kaderisasi yang menekankan anggota terhadap tugasnya di IMA-G. i.
Anggota yang memahami esensi dan kosekuensi berhimpun, mukadimah IMA-G, tujuan IMA-G sebagai landasan berhimpun.
ii. Anggota yang memahami AD-ART IMA-G sebagai landasan perhimpunan serta visi misi Badan Pengurus IMA-G 2017. iii. Anggota yang paham hak dan kewajiban yang menjadi tugas anggota di dalam IMA-G sesuai yang tercantum dalam AD-ART IMA-G. iv. Anggota yang berperan serta dalam membantu pelaksanaan kegiatan di IMA-G. b. Kaderisasi yang menekankan pentingnya waktu. i.
Anggota yang memahami cara membagi waktu antara akademik, himpunan, dan kepentingan lainnya.
ii. Acara di IMA-G dapat dijalankan tepat waktu sesuai waktu yang telah ditentukan. iii. Anggota IMA-G dating meramaikan kegiatan di IMA-G sesuai massa yang dinginkan. c. Kaderisasi yang membentuk anggota memiliki nilai empati terhadap anggota dan masyarakat. i.
Anggota mengetahui sejarah IMA-G.
ii. Anggota mengetahui makna lambang-lambang persatuan himpunan (semboyan, hymne, dan warna lambang himpunan). iii. Anggota IMA-G yang mengetahui isu atau permasalahan baik di dalam maupun luar IMA-G. iv. Anggota IMA-G yang mampu memberikan solusi terhadap permasalahan di dalam maupun luar IMA-G.
6. Profil Kaderisasi IMA-G 2017 Divisi Kaderisasi merumuskan parameter serta strategi dalam pencapaian Profil Kaderisasi 2017, sebagai berikut : a.
Profil Anggota Bina
No. 1
Profil Memahami landasan perhimpunan dan landasan
Parameter - Anggota paham esensi dan konsekuensi 152
Strategi - Pengenalan awal mengenai IMA-G termasuk
berorganisasi : - (bina1) Menjadi
berhimpun. - Anggota paham
di dalamnya adalah esensi, konsekuensi, gambaran
kaderisasi IMA-G yang
mukadimah dan AD-
umum, tujuan, manfaat
memahami esensi
ART.
dari berhimpun.
berhimpun dan
- Anggota paham visi-
- Pemaparan mukadimah,
mendukung visi-misi
misi dan tujuan Badan
AD-ART, serta visi misi
IMA-G.
Pengurus IMA-G 2017.
dan tujuan Badan
- (bina6) Memahami
Pengurus IMA-G 2017.
mukadimah dan sejarah IMA-G. 2
Mengetahui dan
- Anggota magang/
- Penerimaan anggota baru
menjalankan perannya
menjadi staf Badan
sebagai staf magang Badan
sebagai anggota IMA-G :
Pengurus di IMA-G
Pengurus IMA-G 2017.
- (bina2) Mampu menjadi role model. - (bina4) Mampu
2017. - Anggota ikut dalam kepanitiaan Syukuran
- Penerimaan Anggota Bina sebagai staf dalam kepanitiaan IMA-G 2017.
mengembangkan sikap
Wisuda Juli/Agustus
yang dialogis dengan
2017 dan Syukuran
kinerja dan perkembangan
pengurus IMA-G dan
Wisuda Oktober 2017
anggota berupa rapor
memahami sekaligus
serta kepanitiaan DIES
setiap waktu yang
turut mewujudkan
ke 66 IMA-G 2017.
ditentukan.
program IMA-G . - (bina8) Memiliki kesadaran untuk menjalankan kewajiban
- Anggota memiliki
- Pemberian nilai terhadap
- Melakukan kontrol
rapor penilaian baik
terhadap kewajiban
staf atau kepanitiaan.
Anggota Bina.
- Anggota menjalankan
- Pengecekan keaktifan
dan menggunakan
hak dan kewajiban
anggota dalam Badan
haknya sebagai Anggota
sebagai Anggota Bina.
Pengurus maupun panitia.
Bina.
- Anggota menyerukan aspirasi/ide/gagasan di dalam divisi baik Badan Pengurus maupun kepantiaan.
3
Menghayati identitas
- Anggota mengetahui
keanggotaan :
sejarah IMA-G.
anggota mula mengenai
(bina6) Memahami
- Anggota mengetahui
sejarah IMA-G di dalam
153
- Penilaian pemahaman
mukadimah dan sejarah
makna lambang-
IMA-G.
lambang persatuan
Penjenjangan Mula Bina. - Penilaian pengetahuan
himpunan (semboyan,
anggota mulai mengenai
lagu, warna lambang).
lambang-lambang persatuan himpunan dalam Penjenjangan Mula Bina. - Melantangkan salam dan hymne IMA-G pada momen pelantikan menjadi Anggota Bina.
4
Memiliki rasa empati
Anggota bisa
Pemberian informasi
terhadap masyarakat :
menyebutkan dan
mengenai isu-isu atau
- (bina3) Memiliki sense of
memahami permasalah
permasalahan yang ada di
yang ada di masyakat.
lingkungan.
crisis, melalui ragam kegiatan analisa: disiplin ilmu, organisasi dan kampus, kajian-kajian kebangsaan, humanisme, dan fenomena aktual. - (bina5) Belajar dan mampu menilai serta mengapresiasi dengan baik segala sesuatu yang terjadi di kampus (raga organisasi dan elemennya). 5
Memahami realitas bangsa
- Anggota ikut serta
Pelaksanaan diskusi oleh
dan berpikir kritis untuk
dalam diskusi yang
Badan Pengurus sebagai
menyelesaikan
ada di IMA-G.
wadah diskusi untuk
permasalahan di
- Anggota mampu
mengenali permasalahan
lingkungan sekitar:
menyebutkan dan
yang ada di dalam maupun
- (bina2) Mampu menjadi
memahami
luar IMA-G.
role model. - (bina3) Memiliki sense of crisis, melalui ragam
permasalahan Indonesia. - Anggota dapat
154
kegiatan analisa: disiplin
memberi pemikiran
ilmu, organisasi dan
berupa solusi
kampus, kajian-kajian
terhadap
kebangsaan, humanisme,
permasalahan yang
dan fenomena aktual.
ada di lingkungan.
- (bina7) Mampu menjadi solusi bagi lingkungannya dengan dasar pemikiran yang kreatif, asli, dan bertanggung jawab.
b. Profil Anggota Biasa NO. PROFIL
PARAMETER
STRATEGI
1
Memahami landasan
Anggota mampu
- Melakukan analisis kondisi
perhimpunan dan
menentukan arah tujuan
IMA-G dengan masukan dari
landasan
IMA-G sesuai landasan
anggota IMA-G.
berorganisasi:
berhimpunan dan landasan
(biasa1) Mampu
berogranisasi.
- Mengadakan wadah yang mengajak anggota untuk
berpikir matang,
menentukan keberjalanan
terbuka, dan
IMA-G kedepannya.
mengaktualisasikan nilai-nilai sebagai penggerak (eksekutif) dengan pertimbangan: kebangsaan, etika, fenomena aktual. 2
Mengetahui dan
- Anggota memiliki nilai-
- Pemberian materi mengenai
menjalankan
nilai sebagai persiapan
nilai-nilai sebagai persiapan
perannya sebagai
untuk menjadi pengurus
menjadi pengurus IMA-G.
anggota IMA-G:
IMA-G 2018.
- (biasa3)
- Anggota menjalankan hak
155
- Melakukan kontrol terhadap keselarasan hak dan
Memastikan
dan kewajiban sebagai
keberlangsungan
Anggota Biasa.
rumah tangga organisasi: praktik nilai, keutuhan
- Anggota dapat tepat waktu dalam kegiatan IMA-G. - Anggota mampu menjadi
anggota, wadah
teladan bagi Anggota Bina
untuk produktivitas
IMA-G.
kewajiban Anggota Biasa. - Pengecekan partisipasi anggota yang memiliki hubungan dengan ketepatan waktu. - Anggota biasa menjadi teladan dengan melakukan
anggotanya &
dan menjadi pelopor
kaderisasi.
pergerakan kegiatan di IMA-
- (biasa5) Memiliki
G agar memberi pengaruh
kesadaran untuk
kepada anggota bina IMA-G.
menjalankan kewajiban dan menggunakan haknya sebagai Anggota Biasa IMAG. 3
Menghayati identitas keanggotaan: (biasa2) Mampu
- Anggota mengetahui sejarah IMA-G. - Anggota menggunakan
mewujudkan kultur
atribut IMA-G sebagai
lingkungan yang
identitas keanggotaan.
membangun karakter
- Anggota melantangkan
- Badan Pengurus menjadi pelopor penggunaan atribut IMA-G sebagai identitas keanggotaan. - Menggunakan salam dan hymne himpunan pada
dengan mengola
salam dan hymne
momen tertentu sebagai
kebersamaan,
himpunan sebagai identitas
identitas keanggotaan.
aktivitas kritisi, dan
keanggotaan.
kegiatan-kegiatan yang menguji hal pemikiran sekaligus kultur apresiasi kampus terhadap hal ini. 4
Memiliki rasa empati
Anggota dapat menganalisis
Menyebarkan informasi
terhadap masyarakat
permasalahan yang ada di
mengenai isu/permasalah di
(nilai empati).
masyarakat.
tengah masyarakat.
156
5
Memahami realitas bangsa dan berpikir kritis untuk
- Anggota ikut serta dalam diskusi yang ada di IMA-G. - Anggota dapat memberi
menyelesaikan
pemikiran berupa solusi
permasalahan di
terhadap permasalahan
lingkungan sekitar:
yang ada di lingkungan.
- (biasa2) Mampu
- Anggota berperan dalam
- Menciptakan wadah diskusi untuk mengidentifikasi permasalahan di tengah masyarakat. - Melakukan aksi nyata berupa solusi hasil diskusi dalam mengatasi
mewujudkan kultur
pelaksanaan solusi
permasalahan di tengah
lingkungan yang
terhadap masalah yang ada
masyarakat.
membangun
di lingkungan.
karakter dengan mengola kebersamaan, aktivitas kritisi, dan kegiatan-kegiatan yang menguji hal pemikiran sekaligus kultur apresiasi kampus terhadap hal ini. - (biasa4) Memahami potensi kampus, khususnya organisasi kemahasiswaan di dalamnya, sebagai lingkungan pendidikan sehingga mampu terus mewujudkan kondisi yang lebih ideal dalam lingkungan kemahasiswaan ITB.
157
7. Sistem Pencapaian Profil Pada kepengurusan IMA-G 2016, Sistem Kaderisasi merupakan rangkaian proses kegiatan guna mencapai profil yang akan dijalankan oleh Badan Pengurus IMA-G 2017 selama rentang waktu kepengurusan Badan Pengurus IMA-G 2017. Sistem kaderisasi IMA-G terbagi menjadi dua berdasarkan metodenya, yaitu kaderisasi pasif dan kaderisasi aktif. Kaderisasi pasif merupakan kaderisasi yang bersifat memberikan pengetahuan dan pendidik oleh himpunan kepada calon anggota IMA-G melalui proses penjenjangan. Sedangkan kaderisasi aktif adalah kaderisasi yang bersifat praktik langsung oleh anggota berupa bentuk partisipasi di dalam kepengurusan dan kepanitiaan IMA-G sehingga anggota dapat mengaplikasikan pengetahuan yang sudah di dapatkan dalam pengaplikasiaanya berogranisasi di IMA-G. Sistem Kaderisasi dibagi menjadi dua bagian berdasarkan sasarannya, yaitu sistem kaderisasi untuk angkatan G-17 dan sistem kaderisasi untuk angakatan G-16 a. Sistem Kaderisasi G-17
Kaderisasiisasi Wilayah SAPPK 2017
ToA Penjenjangan Mula-Bina 2017
Anggota Mula
PraPenjenjangan
Penjenjangan Mula-Bina tahap 1
Staff Syukwis Juli/Agustus 2017
Penjenjangan Mula-Bina tahap 2
Anggota Bina
Forum Kaderisasiisasi
Magang Staff BP IMA-G 2017
Panitia Inti Syukwis Oktober 2017
Staff Dies IMAG ke 66
b. Sistem Kaderisasi G-16
Staff BP IMA-G 2017
Panitia Inti Sukwis Juli/Agustus 2017
Panitia Inti Kaderisasiisasi Wilayah SAPPK
Staff Dies IMA-G ke 66
Panitia Inti Syukwis April 2017
Penjenjangan Bina-Biasa
158
Staff Penjenjangan Mula-Bina 2017
Anggota Biasa
Panitia Inti Syukwis Juli/Agustus 2017
8. Sistem Treatment
Anggota Kritis
Mencari Metode Treatment
Treatment Internal + Evaluasi
Anggota Masih Kritis
Treatment PSDA + Evaluasi
++
Anggota Aman
Anggota Ditindak sesuai AD-ART
Anggota Masih Kritis
Sistem treatment merupakan proses yang dilakukan oleh Badan Pengurus dalam kaitannya melakukan kontrol terhadap kinerja anggota yang buruk. Sistem treatment Badan Pengurus IMA-G 2017 merupakan kolaborasi antara bidang PSDA dan Bidang Internal. Bidang PSDA khususnya kaderisasi memiliki fungsi sebagai penentu apakah anggota dalam keadaan kritis (bermasalah di dalam himpunan) dan melakukan pendekatan kepada anggota secara landasan 159
dasar IMA-G yaitu AD-ART IMA-G. Sedangkan Bidang Internal memiliki fungsi melakukan pendekatan kepada anggota secara kekeluargaan dengan tujuan merangkul kembali anggota yang dalam keadaan kritis. Secara garis besar, sistem treatment tergambarkan dalam diagram di atas. Anggota yang kritis adalah anggota yang bermasalah di dalam himpunan. Bermasalah di dalam himpunan dapat didefinisikan menjadi dua hal, yaitu : i.
Tidak menjalankan hak dan kewajiban sesuai AD-ART IMA-G.
ii.
Kinerja anggota kurang baik yang dipantau melalui rapor anggota berdasarkan parameter yang dibuat oleh Badan Pengurus. Bentuk tindak lanjut yang dilakukan dapat terbagi menjadi 2 pendekatan, yaitu
pendekatan oleh bidang internal dan pendekatan oleh bidang PSDA. Sebelum melakukan pendekatan, perlu adanya identifikasi terlebih dahulu terhadap anggota yang kritis. Identifikasi dilakukan dengan cara personal approach yang dilakukan oleh teman terdekat dari anggota yang kritis. Tujuan dari dilakukannya personal approach adalah mencari tahu penyebab anggota tersebut berada dalam kondisi kritis karena banyak faktor yang dapat mempengaruhi kinerja seseorang (contoh : merasa tidak nyaman di dalam himpunan, akademik tidak berjalan dengan baik, anggota tidak disiplin, dan lainnya) Setelah mengetahui permasalahan yang dialami anggota kritis, maka dapat ditentukan pendekatan yang cocok bagi individu tersebut. Pendekatan Bidang Internal merupakan pendekatan secara kekeluargaan di mana anggota kritis akan dirangkul oleh Bidang Internal dan diajak untuk kembali berpartisipasi dengan baik di dalam IMA-G. Pendekatan Bidang PSDA merupakan pendekatan secara tegas di mana anggota kritis akan diajak berdiskusi oleh pihak PSDA mengenai keadaannya di dalam himpunan yang kritis dan diajak untuk mencari solusi bersama. Setelah dilakukan pendekatan, anggota yang kritis akan diberi waktu tertentu agar bisa dipantau kembali apakah anggota aman atau anggota tetap dalam keadaan kritis. Jika anggota masih dalam keadaan kritis setelah dilakukan pendekatan oleh Bidang PSDA, maka anggota akan ditindak sesuai dengan Anggaran Rumah Tangga IMA-G pasal IV mengenai Pencabutan Hak Keanggotan oleh Pengurus dan Pengangkatan Kembali yang terbagi menjadi tiga tingkatan, yaitu: i.
Tingkat pertama : diberi peringatan oleh pengurus
ii.
Tingkat kedua : diberi peringatan dan sanksi oleh pengurus
iii. Tingkat kedia : pencabutan hak keanggotaan oleh pengurus
160
C. Divisi MSDA 1.
Latar Belakang
a. Literatur Suatu organisasi membutuhkan adanya sistem manajemen yang mendukung organisasi dalam pencapaian tujuan secara efektif dan efisien dengan cara membantu pengembangan anggota secara tepat. Sumber daya manusia dalam suatu himpunan menjadi objek pengembangan yang harus dikelola dengan baik sehingga menghasilkan anggota-anggota sesuai profil yang diinginkan dengan kinerja dan keaktifan yang baik. Untuk itu dibutuhkan Divisi Manajemen Sumber Daya Anggota (MSDA) dalam suatu himpunan. b. Penjawaban Misi Divisi ini ada sebagai penjawaban misi Ketua Himpunan nomor 2, yaitu mewujudkan kondisi internal berbasis penumbuhan empati. MSDA sebagai bank data yang berada di bawah bidang PSDA dapat mendukung keberjalanan himpunan dalam sistem pengawasan dan pengembangan serta penyaluran anggota secara tepat. Hal ini dilakukan dengan melakukan pendataan informasi anggota dan penilaian terhadap kinerja anggota secara berkala dan teratur. c. Arahan Ketua Bidang PSDA
2.
Identifikasi Masalah a. Keterlambatan pengembalian rapor. Masalah ini menjadi masalah utama selalu terulang. Keterlambatan ini disebabkan oleh beberapa faktor seperti kelalaian dalam pengisian, pemberian deadline yang kurang tegas, dan sistem rapor yang belum cukup tepat. b. Data anggota tidak lengkap. Masalah ini disebabkan kurangnya respon dari massa dalam pengisian data.
3. Analisis a. Studi preseden i. Agita Ratna, Ketua Divisi MSDA Badan Pengurus IMA-G 2014 Posisi MSDA yang berada di bawah Bidang PSDA menyebabkan adanya kesulitan koordinasi dengan divisi lain terkait hasil pendataan anggota, penyaluran anggota, dan juga penilaian anggota dikarenakan alurnya yang terlalu panjang. Kesulitan yang 161
dihadapi Divisi MSDA selalu berulang setiap tahunnya yaitu kesulitan dalam mengumpulkan data sesuai dengan tenggat waktu yang sudah ditentukan. Sistem rapor yang digunakan pada kepengurusan 2014 yaitu sistem searah sesuai jalur komando. Rapor kepanitiaan lebih sulit untuk dikumpulkan sehingga dibutuhkan adanya penanggung jawab dari staf Divisi MSDA untuk tiap kepanitiaan. Pada tahun ini juga tidak ada transparansi hasil rapor ke massa, hanya diberikan kepada pengurus berikutnya untuk pemantauan kinerja dan perkembangan anggota. ii. Olivia Devania, Ketua Divisi MSDA Badan Pengurus IMA-G 2015 Pada kepengurusan tahun 2015 Divisi MSDA berada di bawah kesekjenan yang ada di leher organigram dengan harapan koordinasi data yang dimiliki Divisi MSDA dengan divisi-divisi lain yang membutuhkan menjadi lebih mudah, tapi selama keberjalanannya tidak dirasakan adanya perbedaan yang signifikan. Selain itu juga ada kesulitan dalam pengalokasian massa karena kurangnya koordinasi dengan Sekretaris Jenderal. Pendataan yang dilakukan oleh MSDA berupa rekap data kehadiran massa dalam mata acara yang ada di himpunan kemudian diberikan ke Divisi Kaderisasi untuk dilakukan pengolahan. Posisi MSDA di Badan Pengurus harus lebih jelas agar deskripsi kerja untuk Divisi MSDA bisa lebih pasti. Selain itu database bisa di-update sesuai dengan data-data yang dirasa perlu. Untuk sistem rapor bisa dilakukan dalam bentuk kuesioner agar proses pengisiannya lebih mudah dilakukan, selain itu pengumpulannya juga menjadi lebih mudah. iii. Retnasih Widiatami, Ketua Divisi MSDA Badan Pengurus IMA-G 2016 MSDA tahun 2016 berada di bawah bidang PSDA. Realisasi kerja selama kerbejalanan kepengurusan tidak jauh berbeda dengan tahun sebelumnya, sehingga tidak ada perbedaan yang signifikan antara MSDA yang berada di bawah Kesekjenan dan MSDA yang berada di bawah PSDA. Kendala-kendala yang dialami juga hampir sama dengan tahun-tahun sebelumnya, seperti keterlambatan rekap rapor anggota dan rapor kepanitiaan. Selain itu sistem rapor dua arah juga dirasa terlalu rumit dan menjadi salah satu faktor keterlambatan pengembalian rapor. Sistem rapor bisa dibuat satu arah saja agar prosesnya menjadi lebih mudah dan cepat. Follow-up harus dilakukan lebih rutin dan deadline harus lebih ditegaskan. Pengisian rapor anggota bisa dilakukan saat rapat koordinasi. Pastikan sejauh apa pendataan yang harus dilakukan. Transparansi rapor sebaiknya dilakukan di akhir kepengurusan. Data dari MSDA bisa dijadikan open data agar lebih mudah diakses oleh divisi-divisi lain. MSDA harus lebih aware dengan kepanitiaan yang dijalani massa di luar himpunan. 162
iv. Atika Nurul H, Ketua Divisi MSDA HMTM PATRA MSDA di HMTM berada di bawah Wakahim PSDA karena bersama Divisi Kaderisasi MSDA bertugas menilai dan mengawasi pendidikan massa PATRA. MSDA berfungsi menilai anggota berdasarkan pendidikan yang diberikan baik oleh Kaderisasi maupun divisi lainnya berdasarkan kontribusi dan kehadiran anggota pada acara-acara yang dilaksanakan himpunan. Secara garis besar kegiatan yang dilakukan yaitu pendataan, apresiasi (ulangtahun, prestasi akademik, prestasi non-akademik), dan pembagian hasil rapor per bulan serta rapor di akhir kepengurusan. Selain melakukan pendataan dan penilaian, bersama Kaderisasi MSDA juga membahas anggota-anggota yang dianggap bermasalah, untuk kemudian ditindaklanjuti oleh PSDA atau oleh ketua divisi masing-masing anggota.
b. SWOT i. Strength - Sudah ada database anggota dari kepengurusan sebelumnya. - Sudah ada pendataan minat anggota. ii. Weakness - Tidak tegas dalam pemberian tenggat waktu untuk pengisian rapor, baik rapor anggota maupun rapor kepanitiaan. - Follow-up dari staf ke massa masih kurang intensif. - Belum ada sistem rapor yang dirasa cocok dan efektif untuk penilaian anggota. iii. Opportunity - Membantu divisi lain yang memperlukan data anggota. - Membuat sistem rapor yang secara efektif dapat membantu dalam penilaian kinerja anggota. - Memberikan hasil pengolahan nilai anggota kepada Kaderisasi untuk ditindaklanjuti. iv. Threat - Massa kurang responsif dalam melakukan pendataan. - Antusias panitia acara yang berkurang setelah acara selesai sehingga selalu terjadi keterlambatan dalam pengembalian rapor anggota ke MSDA. 4. Visi Divisi MSDA “MSDA sebagai pusat data yang mendukung optimalisasi perkembangan anggota dan pengalokasian anggota secara tepat�.
163
5. Kriteria a. Divisi yang aware dengan kondisi seluruh anggota. -
Memiliki pendataan anggota terbaru.
-
Mendata keaktifan anggota baik di dalam maupun luar himpunan.
b. Membantu pengawasan kinerja dan perkembangan seluruh anggota termasuk Badan Pengurus untuk menghasilkan evaluasi. c. Melakukan follow-up database secara berkala.
6. Strategi Divisi MSDA di bawah bidang PSDA berfungsi sebagai pendukung untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja dan perkembangan anggota himpunan dalam bentuk pengumpulan data anggota. Hasil pengolahan data ini nantinya dapat digunakan untuk membantu divisi-divisi lain yang membutuhkan.
Pengumpulan Data
Penyimpanan Data
Pengolahan Data
Pendistribusian Data
Penggunaan data
Data yang dikumpulkan MSDA yaitu berupa database anggota berisi informasi dasar anggota (nama, NIM, tempat tanggal lahir, alamat, nomor telepon, email, kegiatan di dalam dan luar himpunan), rapor anggota, rapor kepanitiaan serta pendataan lain di luar database yang mungkin dibutuhkan oleh divisi-divisi lain. Dalam pengumpulan data ini, staf MSDA akan dibagi sebagai penanggung jawab pendataan tertentu. Selain itu akan ada penanggung jawab dari tiap angkatan untuk mempermudah pendekatan massa jika terjadi kelalaian dalam pengisian pendataan. Absensi kehadiran kegiatan himpunan yang diselenggarakan oleh Badan Pengurus akan dilakukan oleh MSDA. Absensi akan dibuat berupa buku untuk mencegah terjadinya kehilangan jika dibuat berupa lembaran absensi. Tiap bulannya buku absensi akan diberikan pada staf yang bertugas melakukan rekap absensi. 164
Data berupa rapor terdiri dari dua jenis yaitu rapor anggota dan rapor kepanitiaan. Rapor anggota akan dibagi menjadi 3 term selama kepengurusan, hal ini karena pembagian 3 term memiliki gap waktu paling pas. Tiap ketua divisi mengisi nilai anggotanya sesuai dengan form penilaian yang diberikan untuk kemudian diberikan kembali kepada MSDA untuk diolah. Dalam pelaksanaan pengumpulan data rapor anggota ini staf MSDA akan dibagi per bidang yang ada dalam Badan Pengurus yang kemudian akan disatukan setelah dilakukan pengolahan per bidang. Untuk rapor kepanitiaan dilakukan setelah acara kepanitiaan tersebut berakhir dan akan dilakukan dalam bentuk dokumen online untuk memudahkan proses pengolahan. Rapor kepanitiaan akan dibuat dan diisi secara online oleh panitia acara untuk memudahkan pengelompokan data dan mempercepat proses pengisian rapor. Selain melakukan pendataan MSDA juga bertugas untuk melakukan pengawasan terhadap sistem staffing yang sudah ditetapkan. Data yang dimiliki MSDA diharapkan bisa membantu penyaluran anggota secara tepat sehingga dapat mengoptimalkan kinerja dan perkembangan anggota.
7. Kegiatan a. Rapor Anggota Rapor anggota adalah sistem untuk melakukan penilaian terhadap kinerja dan kontribusi anggota berdasarkan parameter yang telah ditetapkan. Data dari rapor anggota ini menjadi sarana pengawasan ketercapaian profil anggota dalam himpunan secara berkala. Hasil pengolahan data rapor anggota ini kemudian akan diberikan pada Divisi Kaderisasi untuk ditindaklanjuti. Rapor anggota ini menjawab GBHP nomor 26 yaitu terdapatnya laporan kinerja kerja tiap bidang dan/atau kepanitiaan. b. Rapor Kepanitiaan Rapor kepanitiaan adalah sistem yang dilakukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja anggota dalam suatu acara kepanitiaan himpunan yang diikuti. Rapor kepanitiaan ini membantu pengawasan terhadap ketercapaian profil dan perkembangan anggota. Rapor ini menjawab GBHP nomor 26 yaitu terdapatnya laporan kinerja kerja tiap bidang dan/atau kepanitiaan. c. Staffing MSDA membantu melakukan pengawasan terhadap kegiatan staffing agar berjalan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkan secara profesional. Penyaluran massa secara tepat diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja dan keaktifan anggota dalam himpunan untu hasil yang maksimal.
165
maksimal.
166
Karya
A. Ketua Bidang Karya 1. Latar Belakang a. Arahan i. Penasihat dan rekan kerja Ketua Himpunan dalam pengambilan keputusan di Bidang Karya. ii. Sebagai wadah anggota dalam mengembangkan karya dan inovasi. iii. Menyalurkan karya dan inovasi berbasis keilmuan agar tepat guna dan bermanfaat dalam pengabdian masyarakat yang berkelanjutan. iv. Mewujudkan usaha konkret dan bermanfaat untuk memasyarakatkan arsitektur dan mendermakan ilmu pengetahuan pada usa dan bangsa dengan berdasarkan pada korelasi antara keilmuan dan kemasyarakatan. b. Penjawaban Misi Bidang Karya dibentuk sebagai penjawaban misi nomor satu Ketua Himpunan Badan Pengurus IMA-G 2017 yang berbunyi “Mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan” yang dibantu oleh Divisi Pengabdian Masyarakat dan Divisi Proinov di bawahnya agar dapat menjawab misi tersebut dengan melaksanakan fungsi kerjanya. c. Fungsi Bidang Bidang Karya sebagai badan yang mengintegrasi Divisi Proinov dan Pengabdian Masyarakat agar dapat menumbuhkan nilai empati pada massa-G terhadap masyarakat melalui pengabdian masyarakat. Selain itu, Bidang Karya juga bertanggung jawab atas terpenuhinya kebutuhan massa-G terkait keprofesian dan keilmuan. Bidang Karya berkoordinasi dengan kepanitiaan Dies untuk mendukung terwujudnya kewajiban untuk memasyarakatkan arsitektur. d. Penjawaban GBHP Divisi-divisi di dalam Bidang Karya ini terbentuk guna menjawab arahan dari GBHP IMA-G 2017, untuk Divisi Kemasyarakatan poin yang dijawab di GBHP adalah poin nomor 12 yaitu “Terciptanya karya yang dapat berguna bagi masyarakat” dan poin nomor 13 yaitu “Terlaksananya pengabdian masyarakat yang berdasarkan pelayanan masyarakat”. Divisi Proinov menjawab poin GBHP nomor 7 yaitu “Anggota mendapatkan wawasan berupa
167
pengalaman langsung di luar pendidikan formal” dan poin nomor 8 yaitu “Adanya perkembangan diri anggota di bidang keilmuan dan keprofesian arsitektur”. Sedangkan DIES sebagai program kerja yang akan berkoordinasi dengan Bidang Karya menjawab poin GBHP nomor 10 yaitu “Tersampaikannya pengetahuan arsitektur anggota kepada masyarakat” dan poin nomor 11 yaitu “Terciptanya karya yang dapat memerluas pengetahuan masyarakat perihal arsitektur”. Selain itu, landasan formal terbentuknya bidang ini merupakan turunan dari arahan Ketua Himpunan yang telah diturunkan dari AD/ART IMA-G yang bertujuan untuk menjawab Tujuan IMA-G nomor tiga yaitu “Memperdalam dan memperluas pengetahuan anggota dalam kebudayaan dan ilmu pengetahuan, khususnya arsitektur”, nomor lima yaitu “Memasyarakatkan arsitektur” dan nomor enam yaitu “Mendermakan pengetahuan kepada nusa dan bangsa”. e. Fungsi Divisi Selama keberjalanan nantinya, Divisi Pengabdian Masyarakat berperan untuk menumbuhkan rasa empati massa-G terhadap permasalahan yang ada di masyarakat serta berfungsi sebagai penghubung IMA-G dengan masyarakat. Selain itu, Divisi Pengabdian Masyarakat juga berfungsi sebagai sarana pengaplikasian karya IMA-G kepada masyarakat secara langsung. Sedangkan Divisi Proinov berperan mewadahi inovasi-inovasi massa-G yang kemudian diaplikasikan dalam karya nyata. Divisi Proinov juga membantu massa-G mengembangkan pengetahuan terkait keprofesian arsitektur.
3. Identifikasi Masalah a. Divisi Proinov pada tahun kepengurusan sebelumnya dianggap kurang menggambarkan nama dari divisi itu sendiri. Inovasi yang dimaksud tidak didefinisikan dari awal. Arah kerja Divisi Proinov pada kepengurusan sebelumnya lebih terfokus kepada pengerjaan instalasi-instalasi acara, terutama untuk kegiatan Lustrum IMA-G ke -13. b. Kata profesi dalam Divisi Proinov belum menggambarkan keprofesian arsitektur secara seutuhnya. Pendekatan keprofesian pada kepengurusan sebelumnya baru sampai pada tahap pengenalan dan penjelesan tentang keprofesian arsitektur itu sendiri, belum sampai pada tahap menggali lebih dalam tentang keprofesian arsitektur itu sendiri. c. Proses perencanaan kegiatan masih belum difikirkan secara menyeluruh, sehingga sering kali mengakibatkan ketidakefisienan waktu dan alokasi massa. d. Kegiatan Divisi Pengabdian Masyarakat pada kepengurusan kali ini akan berupa community development. Sehingga proses perancanaannya masih perlu dimatangkan lagi.
168
e. Penempatan Dies sebagai salah satu program kerja Bidang Karya yang akan disinergisasi dengan Divisi Pengabdian Masyarakat menjadikan diperlukannya sistem koordinasi yang harus dimatangkan lagi.
4. Analisis a. Studi Preseden i.
Ketua Bidang Keilmuan dan Profesi IMA-G 2016, Benny Asmara Bidang Keilmuan dan Profesi IMA-G 2016 mengepalai 3 divisi yaitu Divisi Akademik, Divisi Proinov, dan Divisi Kemasyarakatan. Divisi Proinov dan Divisi Akademik diletakan pada bidang yang sama agar bisa bekerja sama dalam menjawab kebutuhan terkait keprofesian. Bentuk penjawaban terkait keprofesian itu sendiri berupa sharing KP dan Architectour. Namun bidang penjawaban keprofesian dianggap kurang maksimal, karena staf lebih berminat pada kegiatan pembuatan instalasi. Pendefinisian terkait hal-hal yang ingin dicapai dan dilakukan sangat penting agar tidak terjadi kebingungan saat keberjalanannya nanti. Keprofesian sendiri dapat dicapai melalui sharing kp, seminar keprofesian, tutorial potofolio, dan tutorial CV
ii. Fadhil Sadewo, Ketua Bidang Karya IMA-G 2015 Pada kepengurusan Badan Pengurus IMA – G 2015, Bidang Karya memiliki 2 divisi dan 1 program kerja bidang: Divisi Profesi dan Inovasi, Pengabdian Masyarakat, dan Progaram Kerja Dies. Ketiganya dirancang untuk saling bersinergi mengangkat isu kemasyarakatan. Selain mendukung isu kemasyarakatan, Divisi Proinov juga diarahkan untuk meningkatkan keprofesian dan keilmuan massa. Ada beberapa evaluasi yang terjadi pada Bidang Karya. Dalam Divisi Proinov terjadi miskonsepsi tentang pengertian keprofesian dan keilmuan. Keprofesian dan keilmuan dianggap sebagai 2 hal yang sama, Keprofesian seharusnya diwujudkan sebagai pengembangan kemampuan bekerja sebagai arsitek nantinya. Sedangkan keilmuan diwujudkan dengan pembuatan karya. Dalam keberjalanannya, Dies tidak secara penuh mendukung isu kemasyarakatan melainkan lebih fokus ke pengadaan event. Hal ini terjadi karena kurangnya arahan dan pengawasan terhadap Dies. Untuk kepengurusan kedepannya, penjawaban keprofesian dapat dikolaborasikan dengan Divisi Akademik. Untuk Dies, arahan yang jelas harus diberikan di awal. Tentukan juga hubungan antara Bidang Karya dengan Dies itu sendiri.
169
iii. Inda Rahmania, Ketua Divisi Proinov IMA-G 2016 Pada kepengurusan Badan Pengurus 2016, Divisi Profesi dan Inovasi berada di bawah Bidang Keilmuan dan Keprofesian bersama dengan Divisi Kemasyarakatan dan Divisi Akademik. Pada kepengurusan ini, Divisi Proinov berfokus pada pengerjaan karya-karya untuk keperluan acara tertentu, contohnya Indonesialand yang merupakan program kerja sama dengan program studi serta pengerjaan instalasi untuk Lustrum. Inovasi hadir pada hasil karya-karya tersebut. Sedangkan dalam aspek keprofesian, dihadirkan dalam program Architectour, yaitu program kunjungan kepada biro atau instansi arsitektur. Namun selama keberjalanannya, aspek keprofesian yang diharapkan belum tercapai secara maksimal karena program Architectour dirasa belum memenuhi nilai keprofesian yang diharapkan serta divisi ini cenderung lebih terfokus pada pengerjaan instalasi untuk Lustrum. Sistem kerja pada kepengurusan Divisi Profesi dan Inovasi bersifat seri antara Lustrum dan program kerja dari divisi ini sendiri, namun cenderung lebih terfokus ke Lustrum. Dalam keberjalanannya, tahap perencanaan dirasa kurang matang dari segi teknis yang mengakibatkan kekosongan kerja dan ketidakefektifan sistem kerja yang berpengaruh pada karya yang dihasilkan. Saran untuk kepengurusan sekarang yaitu divisi ini sebaiknya lebih berfokus kepada satu hal antara keprofesian dan inovasi agar dalam keberjalanannya akan lebih efektif. iv. Putri Isti Karimah, Ketua Divisi Kemasyarakatan IMA-G 2016 Pada kepengurusan Badan Pengurus IMA-G 2016, Divisi Kemasyarakatan berada di bawah Bidang Keilmuan dan Keprofesian bersama dengan Divisi Proinov dan Divisi Akademik. Pada kepengurusan tahun ini, Divisi Kemasyarakatan tidak memiliki program kerja, melainkan kegiatan. Kegiatan pengabdian masyarakat tahun ini masih sama dengan kegiatan pengabdian masyarakat pada tahun sebelumnya, yakni pada RW 15 Desa Pulosari. Namun, kegiatan tersebut dirasa masih kurang menumbuhkan rasa kekeluargaan yang kuat antar stafnya sehingga jiwa pengabdian masyarakat yang diharapkan untuk seluruh massa-G masih tidak merata. Sistem kerja dalam divisi ini adalah dengan membagi staf menjadi PJ pada setiap kegiatan yang dilaksanakan. Namun, jumlah staf terlalu banyak sehingga ada staf yang tidak mendapatkan peran menjadi PJ. Hal ini juga yang mengakibatkan kurangnya rasa kekeluargaan antar staf di dalam divisi. Saran ke depannya, untuk penentuan jumlah staf disesuaikan dengan program kerja dan kegiatan yang ada. Selain itu, semua staf baiknya dibagi menjadi PJ kegiatan, setiap kegiatan tidak harus satu PJ, bisa lebih. Sementara untuk inisiasi desa binaan, perencanaan harus benar-benar matang dan pelajari lagi apa itu desa binaan. 170
b. SWOT i.
Strength -
Divisi yang ada di dalam bidang berkaitan satu sama lainnnya.
-
Tersedia fasilitas-fasilitas dan peralatan dari Program Studi Arsitektur yang dapat mendukung kerja Divisi Proinov.
-
Massa tertarik dengan seminar-seminar terkait keprofesian arsitektur.
ii. Weakness -
Kehadiran massa dalam proses kerja tidak konsisten.
-
Kesadaran massa untuk terjun langsung kemasyarakat belum merata.
-
Proses perencanaan community development membutuhkan waktu yang panjang.
-
Kebutuhan dana yang tinggi.
iii. Opportunity -
Kesempatan berkolaborasi dengan elemen lain sangat besar.
-
Isu pengabdian masyarakat didukung oleh KM ITB.
-
Adanya kesempatan berkolaborasi dengan pihak Program Studi Arsitektur.
iv. Threat -
Jadwal akademik yang padat.
-
Kondisi masyarakat yang akan menjadi target dapat beragam.
-
Jadwal akademik yang berubah-ubah dapat mengganggu jadwal yang telah direcanakan dengan matang sebelumnya.
c. Hasil Analisis
Arahan terhadap Bidang Karya di awal kepengurusan harus jelas agar kolaborasi antara Divisi Pengmas dan Divisi Proinov dapat berjalan dengan baik. Dies juga harus diarahkan agar mendukung penuh isu kemasyarakatan yang akan dibawa tahun ini.
Isu pengabdian masyarakat yang didukung oleh KM ITB dan dukungan dari program studi harus dimanfaatkan secara penuh selama kepengurusan tahun ini agar pengabdian masyarakat tahun ini dapat tercapai sesuai harapan.
Perencanaan dan pembagian kerja di dalam masing-masing divisi harus direncanakan secara matang agar karya yang dihasilkan dapat maksimal dan tidak ada lagi ketidaefektifan dalam sistem kerja.
5. Visi “Bidang Karya yang menumbuhkan rasa empati kepada masyarakat dengan langkah solutif dan inovatif.”
171
6. Kriteria a. Bidang Karya yang mampu menumbuhkan rasa empati di dalam massa-G terhadap permasalahan-permasalahan yang ada di masyarakat. b. Bidang Karya yang mampu menghasilkan karya-karya kreatif, inovatif, dan produktif sebagai solusi permasalahan yang ada di masyarakat. c. Bidang Karya yang mampu mengintegrasikan pengembangan karya dan pengabdian masyarakat dalam satu wadah.
7. Strategi Tujuan utama dari visi yang di bentuk adalah menghasilkan karya sebagai perwujudan rasa empati terhadap masyarakat. Proses perumusan karya akan berjalan mengikuti proses perumusan permasalahan yang ada di masyarakat. Kedua hal ini merupakan proses panjang yang harus diatur sedemikian rupa agar berjalan dengan baik. Divisi Pengabdian Masyarakat akan difokuskan pada pencarian dan pengolahan data terkait permasalahan di masyarakat. Hasil pengolahan data tersebut akan dipakai oleh Divisi Proinov untuk merumuskan karya sebagai solusi permasalahan tersebut dengan arahan dari Divisi Pengabdian Masyarakat. Divsi Proinov dalam keberjalananya akan melakukan riset-riset yang dapat mendukung proses perumusan karya tersebut. Dies akan menjadi sarana IMA-G untuk menyampaikan gagasan sesuai keilmuan arsitektur terkait isu besar yang diangkat bidang karya. Gagasan tersebut disampaikan kepada masyarakat umum sebagai salah satu perwujudan memasyarakatkan arsitekur. Berikut strategi-strategi yang akan dijalankan: a. Menyebarkan fakta-fakta terkait kemasyarakatan untuk menumbuhkan rasa empati. b. Meningkatkan semangat berkarya dengan propaganda. c. Menciptakan hubungan yang baik dengan masyarakat. d. Menentukan bentuk inovasi terkait dengan isu permasalahan dalam masyarakat. e. Menyinergikan Dies dengan Divisi Inovasi dan Divisi Pengmas.
172
B. Divisi Pengabdian Masyarakat 1. Latar Belakang a. Arahan b. Penjawaban Misi Divisi Pengabdian Masyarakat dibentuk untuk menjawab misi nomor satu Ketua Himpunan IMA-G 2017, yaitu mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan. Berkelanjutan yang dimaksud pada misi tersebut adalah pengabdian masyarakat yang berfokus untuk menyelesaikan masalah yang ada pada satu desa sampai masyarakat desa tersebut bisa mengatasi permasalahan yang ada secara mandiri atau setelah target pengabdian masyarakat terpenuhi. Pengabdian masyarakat yang dilakukan pada tahun kepengurusan ini diharapkan dapat memberikan solusi sesuai dengan basis keilmuan arsitektur. c. Fungsi Divisi Divisi Pengabdian Masyarakat berperan untuk menumbuhkan rasa empati massa-G terhadap permasalahan yang ada di masyarakat dengan cara menyebarkan isu-isu tentang kemasyarakatan kepada massa-G serta menjadi wadah interaksi antara massa-G dan masyarakat. Interaksi tersebut sekaligus bertujuan agar massa-G mengetahui secara langsung kondisi dari masyarakat dengan melakukan pendekatan yang sesuai. Dengan begitu akan diketahui permasalahan dan potensi yang ada dalam masyarakat tersebut, dan juga bagaimana solusi untuk masalah yang ada. Selain itu, Divisi Pengabdian Masyarakat juga berfungsi sebagai sarana pengaplikasian karya IMA-G pada permasalahan dalam masyarakat secara langsung. Karya IMA-G yang dimaksud adalah bentuk solusi dari permasalahan yang ada dalam masyarakat, baik berupa produk maupun hasil pemikiran. d. Penjawaban GBHP Divisi Pengabdian Masyarakat menjawab GBHP pada poin nomor 12 yaitu “Terciptanya karya yang dapat berguna bagi masyarakat” dan poin nomor 13 yaitu “Terlaksananya pengabdian masyarakat yang berdasarkan pelayanan masyarakat”. Selain itu, landasan formal terbentuknya divisi ini merupakan turunan dari arahan Ketua Himpunan yang telah diturunkan dari AD/ART IMA-G yang bertujuan untuk menjawab Tujuan IMA-G nomor enam yaitu “Mendermakan pengetahuan kepada nusa dan bangsa”.
2. Identifikasi Masalah a. Tidak meratanya informasi mengenai isu kemasyarakatan kepada massa-G. 173
b. Kurangnya wadah untuk menyalurkan empati massa-G kepada masyarakat secara langsung. c. Diperlukan kajian yang mendalam dalam membuat masterplan untuk kegiatan pengabdian masyarakat yang bekelanjutan.
3. Analisis a. Studi Literatur Community development adalah sebuah proses yang tidak hanya mengarah ke meningkatnya lapangan pekerjaan, pendapatan, dan infrastruktur, tetapi juga ke arah di mana masyarakat menjadi lebih mumpuni dalam mengendalikan perubahan. Masyarakat dapat memanfaatkan keahlian mereka dengan lebih baik, melihat dan mendefinisikan kembali permasalahan yang ada, bekerja sama dan menggunakan sumber daya yang ada untuk mencari solusi dari permasalahan tersebut. (Understanding Community Development, Jim Cavaye) b. Studi Preseden i. Divisi Kemasyarakatan IMA-G 2016 Pada kepengurusan tahun ini, Divisi Kemasyarakatan tidak memiliki program kerja, melainkan kegiatan. Kegiatan pengmas tahun ini masih sama dengan kegiatan pengmas pada tahun sebelumnya, yakni pada RW Kampung Bongkaran-Pulosari. Namun, kegiatan tersebut dirasa masih kurang menumbuhkan rasa kekeluargaan yang kuat antar stafnya sehingga jiwa pengmas yang diharapkan untuk seluruh massa-G masih tidak merata. Sistem kerja dalam divisi ini adalah dengan membagi staf menjadi PJ pada setiap kegiatan yang dilaksanakan. Namun, jumlah staf terlalu banyak sehingga ada staf yang tidak mendapatkan peran menjadi PJ. Hal ini juga yang mengakibatkan kurangnya rasa kekeluargaan antar staf di dalam divisi. Saran ke depannya, untuk penentuan jumlah staf disesuaikan dengan program kerja dan kegiatan yang ada. Selain itu, semua staf baiknya dibagi menjadi PJ kegiatan, setiap kegiatan tidak harus satu PJ, bisa lebih. Sementara untuk inisiasi desa binaan, perencanaan harus benar-benar matang dan pelajari lagi apa itu desa binaan.
ii. Divisi Pengabdian Masyarakat IMA-G 2015 Program kerja Divisi Pengabdian Masyarakat IMA-G 2015 adalah Gunadharma Bergerak atau Geurag-ex yang dilakukan di RW 15 Kampung Bongkaran-Pulosari. Kegiatan pengmas ini lebih mengarah ke community service. Hal ini karena kegiatan ini 174
merupakan sebuah inisiasi, dan sebagai cara untuk mendapatkan data-data dan permasalahan pada kampung tersebut, yang nantinya bisa digunakan untuk ke arah community development. Kunjungan informal maupun formal dilakukan untuk mengakrabkan massa-G dengan masyarakat kampung Bongkaran-Pulosari sekaligus mencari data dan permasalahan yang ada di kampung tersebut. Pada akhir kepengurusan terdapat dokumen pemetaan sosial kampung Bongkaran-Pulosari yang diharapkan bisa digunakan untuk pengabdian masyarakat yang berkelanjutan. Sebenarnya, pada kepengurusan tahun ini juga berencana untuk membuat master plan jangka panjang terkait kegiatan pengmas untuk tahun kepengurusan selanjutnya. Namun karena dirasa setiap tahun kepengurusan mempunyai urgensinya masing-masing, master plan tersebut diurungkan dan menjadi dokumen pemetaan saja. Saran jika berniat membuat master plan, diperlukan kajian yang mendalam dan realistis terkait kondisi yang ada. iii. GEBRAK INDONESIA Gebrak Indonesia, kolaborasi antara Kabinet KM ITB, HMS, Satoe Indonesia, HMF, dan INDDES, adalah kegiatan pengabdian masyarakat berbasis community development yang berkelanjutan. Lokasi pengabdian masyarakat adalah di desa Warjabakti, di mana kegiatan tersebut telah memasuki tahun kelima pada tahun 2017 ini. Setiap elemen yang terlibat dalam Gebrak Indonesia ini memiliki program-program pengabdian masyarakat sesuai dengan keahlian dan keprofesiannya agar kegiatan ini dapat menjangkau banyak sektor permasalahan dalam masyarakat. Program-program tersebut dijalankan secara berkelanjutan setiap tahunnya. Jika ada program yang telah mencapai target, maka akan dibuat program baru sesuai dengan kondisi dan misi dari Gebrak Indonesia sendiri.
c. SWOT i. Strength -
Massa-G kreatif dan inovatif dalam mengkonsep.
-
Dasar keilmuan arsitektur dapat digunakan untuk mengkaji dan mencari solusi permasalahan dalam masyarakat.
ii. Weakness -
Partisipasi Massa-G yang inkonsisten.
-
Kebutuhan waktu dan massa yang tinggi.
175
iii. Opportunity -
Kepala Program Studi Arsitektur ITB mendukung kegiatan pengabdian masyarakat oleh mahasiswa.
-
Tersedianya dana dari Lembaga Kemahasiswaan dan program studi.
-
Terdapat himpunan lain yang juga merintis community development, terdapat kesempatan untuk berkolaborasi.
-
Terdapat pihak-pihak yang telah memiliki banyak dokumen pemetaan sosial desa.
iv. Threat -
LK akan membuat sistem baru mengenai kegiatan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh mahasiswa.
-
Jadwal akademik yang padat.
d. Hasil Analisis
Massa-G yang memiliki minat terhadap kegiatan pengabdian masyarakat harus diberi porsi lebih dalam Divisi Pengabdian Masyarakat.
Ajakan kepada massa-G harus lebih giat dan menarik agar dapat meningkatkan partisipasi massa.
Harus menyelaraskan timeline kegiatan pengabdian masyarakat dengan kegiatan akademik.
Isu pengabdian masyarakat yang didukung oleh KM ITB dan dukungan dari program studi harus dimanfaatkan secara penuh selama kepengurusan tahun ini agar pengabdian masyarakat tahun ini dapat tercapai sesuai harapan.
Kesempatan untuk berkolaborasi dengan elemen luar harus dimanfaatkan untuk mewujudkan pengabdian masyarakat yang lebih baik.
Harus dapat mengantisipasi isu perubahan sistem pengabdian masyarakat oleh mahasiswa dari LK, agar dapat menjadi opportunity bagi Divisi Pengabdian Masyarakat IMA-G 2017.
4. Visi “Divisi Pengabdian Masyarakat yang dapat meningkatkan rasa empati massa-G terhadap permasalahan masyarakat dan mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan.”
176
5. Kriteria a. Divisi Pengabdian Masyarakat yang dapat mengajak massa-G untuk peduli terhadap permasalahan yang ada dalam masyarakat. b. Divisi Pengabdian Masyarakat yang mampu menjadi wadah interaksi massa-G dengan masyarakat secara langsung. c. Divisi Pengabdian Masyarakat yang mampu mewadahi karya massa-G sebagai bentuk solusi dari permasalahan dalam masyarakat. d. Divisi Pengabdian Masyarakat yang dapat menghasilkan masterplan jangka panjang sebagai acuan untuk mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan.
6. Strategi a. Melakukan pendataan minat massa-G terhadap pengabdian masyarakat. b. Mengkaji dan menyebarkan isu terkait permasalahan dalam masyarakat kepada massaG. c. Menciptakan hubungan yang baik dengan masyarakat. d. Berkolaborasi dengan Divisi Proinov untuk menghasilkan solusi dari permasalahan dalam masyarakat. e. Menyinergikan kegiatan DIES dengan kegiatan pengabdian masyarakat. f.
Menurunkan program kerja kepada kepengurusan selanjutnya.
177
C. Divisi Profesi dan Inovasi 1. Latar Belakang a. Arahan b. Penjawaban Misi Divisi Profesi dan Inovasi dibentuk untuk menjawab misi nomor satu IMA-G 2017, yaitu mewujudkan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan berbasis keilmuan. Maka dari itu divisi ini merupakan suatu wadah dan sarana untuk merealisasikan karya berbasis keilmuan arsitektur sebagai bentuk pengabdian masyarakat pada kepengurusan kali ini. Dalam keberjalanannya, Divisi Proinov akan senantiasa berjalan bersama dengan Divisi Pengabdian Masyarakat. c. Fungsi Divisi Divisi Profesi dan Inovasi berperan untuk mewadahi kebutuhan massa-G dalam hal keilmuan dan keprofesian arsitektur. Divisi ini memiliki peran utama dalam merencanakan, merancang, dan membangun suatu karya yang akan diaplikasikan oleh Divisi Pengabdian Masyarakat. Kebutuhan massa-G perihal keilmuan arsitektur terpenuhi baik secara langsung melalui pengalaman kerja tangan atau tidak langsung melalui pendapatan pengetahuan dari pihak-pihak lain. Sedangkan kebutuhan massa-G akan keprofesian arsitektur terwadahi melalui Architectour. Selain itu, divisi ini juga akan menjadi mentor bagi pihak lain di dalam IMA-G yang memiliki fungsi serupa. d. Penjawaban GBHP Divisi Profesi dan Inovasi menjawab GBHP nomor 7 yang berbunyi, “Anggota mendapatkan wawasan berupa pengalaman langsung di luar pendidikan formal” dan nomor 8 yang berbunyi, “Adanya perkembangan diri anggota di Bidang Keilmuan Dan Keprofesion Arsitektur”. Selain itu, landasan formal terbentuknya bidang ini merupakan turunan dari arahan Ketua Himpunan yang telah diturunkan dari AD/ART IMA-G yang bertujuan untuk menjawab Tujuan IMA-G nomor tiga yaitu “Memperdalam dan memperluas pengetahuan anggota dalam kebudayaan dan ilmu pengetahuan, khususnya arsitektur”. 2. Identifikasi Masalah a. Kebutuhan anggota perihal keprofesian arsitektur belum terwadahi dengan maksimal. b. Inovasi yang dimaksud tidak didefinisikan dari awal, sehingga arah kerja Divisi Proinov pada kepengurusan sebelumnya, mengenai inovasi, hanya terfokus kepada pengerjaan instalasi-instalasi acara. 178
c. Komitmen anggota dalam proses pengerjaan karya masih kurang. d. Perencanaan dan perancangan karya tidak berjalan begitu efektif karena tidak melibatkan anggota divisi secara keseluruhan.
3. Analisis a. Studi Literatur profesi/pro¡fe¡si/ /profÊsi/ n bidang pekerjaan yang dilandasi pendidikan keahlian (keterampilan, kejuruan, dan sebagainya) tertentu; inovasi/ino¡va¡si/ n 1 pemasukan atau pengenalan hal-hal yang baru; pembaharuan: -- yang paling drastis dalam dasawarsa terakhir ialah pembangunan jaringan satelit komunikasi; 2 penemu-an baru yang berbeda dari yang sudah ada atau yang sudah dikenal sebelumnya (gagasan, metode, atau alat); b. Studi Preseden i. Inda Rahmania, Ketua Divisi Proinov IMA-G 2016 Pada kepengurusan Badan Pengurus 2016, Divisi Profesi dan Inovasi berada di bawah Bidang Keilmuan dan Keprofesian bersama dengan Divisi Kemasyarakatan dan Divisi Akademik. Pada kepengurusan ini, Divisi Proinov berfokus pada pengerjaan karya-karya untuk keperluan acara tertentu, contohnya Indonesialand yang merupakan program kerja sama dengan program studi serta pengerjaan instalasi untuk Lustrum. Inovasi hadir pada hasil karya-karya tersebut. Sedangkan dalam aspek keprofesian, dihadirkan dalam program Architectour, yaitu program kunjungan kepada biro atau instansi arsitektur. Namun selama keberjalanannya, aspek keprofesian yang diharapkan belum tercapai secara maksimal karena program Architectour dirasa belum memenuhi nilai keprofesian yang diharapkan serta divisi ini cenderung lebih terfokus pada pengerjaan instalasi untuk Lustrum. Sistem kerja pada kepengurusan Divisi Profesi dan Inovasi bersifat seri antara Lustrum dan program kerja dari divisi ini sendiri, namun cenderung lebih terfokus ke Lustrum. Dalam keberjalanannya, tahap perencanaan dirasa kurang matang dari segi teknis yang mengakibatkan kekosongan kerja dan ketidakefektifan sistem kerja yang berpengaruh pada karya yang dihasilkan. Saran untuk kepengurusan sekarang yaitu divisi ini sebaiknya lebih berfokus kepada satu hal antara keprofesian dan inovasi agar dalam keberjalanannya akan lebih efektif.
179
ii. Bimo Wicaksana, Ketua Divisi Proinov IMA-G 2015 Pada kepengurusan Badan Pengurus 2015, Divisi Profesi dan Inovasi berada di bawah Bidang Karya bersama dengan Divisi Pengabdian Masyarakat dan program kerja besar bidang, DIES 64. Pada kepengurusan ini, divisi ini sempat berfokus pada branding dari karya-karya yang IMA-G ciptakan melalui program kerja Videgraf. Videgraf ini berisi tentang informasi proses pengerjaan karya dari awal hingga akhir sehingga selain sebagai branding, hasil dari videgraf ini juga berguna sebagai arsip. Aspek inovatif dijawab pada proses pengerjaan karya-karya untuk DIES. Sedangkan aspek profesi tidak terlalu terlihat dalam kepengurusan ini. Sistem kerja dilaksanakan di Divisi Profesi dan Inovasi tahun ini dilakukan secara seri, sehingga banyak yang menganggur. Hal tersebut terjadi karena adanya ketidakmerataan porsi kerja anggota dan ada anggota yang tidak diberdayakan. Sarannya, dalam kepengurusan sekarang harus dipastikan setiap anggota Divisi Profesi dan Inovasi diberdayakan secara maksimal dengan memiliki pekerjaannya masing-masing. c. SWOT i. Strength - Massa-G kreatif dan inovatif. - Massa-G yang handal dalam pengerjaan tangan. - Massa-G yang tertarik dengan hal keprofesian arsitektur. - Terdapat fasilitas dari program studi yang dapat dimanfaatkan untuk pengerjaan karya. ii. Weakness - Kurangnya konsistensi kehadiran dalam pengerjaan karya. - Kurangnya keterbukaan ide inovatif dari massa . - Kebutuhan akan ketersediaan waktu yang cukup tinggi. - Kebutuhan dana yang tinggi. iii. Opportunity -
Terdapat kesempatan untuk berkolaborasi dengan pihak lain.
-
Tersedianya fasilitas-fasilitas dari pihak program studi yang dapat dimanfaatkan.
iv. Threat - Jadwal akademik yang padat. - Peralatan pembuatan karya yang kerap tidak memadai. - Jadwal akademik yang berubah-ubah dapat mengganggu jadwal yang telah direcanakan dengan matang sebelumnya. 180
d. Hasil Analisis Aspek keprofesian dan keilmuan arsitektur seharusnya dapat diwadahi lebih luas dan dalam oleh Divisi Proinov. Sistem kerja harus dirancang seefektif dan sebaik mungkin. Perumusan perancangan hingga pembangunan karya harus melibatkan anggota divisi. Kesempatan
berkolaborasi
dengan
pihak
luar
harus
dimanfaatkan
untuk
mengembangkan potensi dan pengetahuan anggota serta untuk menghasilkan karya yang sesuai dengan rancangan.
4. Visi “Divisi Profesi dan Inovasi yang dapat bekerja efektif dalam merealisasikan karya serta mengembangkan pemahaman terkait keilmuan dan keprofesian arsitektur.”
5. Kriteria a. Divisi Profesi dan Inovasi yang mampu memberdayakan anggota untuk memaksimalkan kinerja. b. Divisi Profesi dan Inovasi yang mampu menciptakan sistem kerja yang efektif. c. Divisi Profesi dan Inovasi yang mampu menghasilkan karya nyata. d. Divisi Profesi dan Inovasi yang mampu mengembangkan pemahaman terkait keilmuan dan keprofesian arsitektur.
6. Strategi a. Mengutamakan penempatan kerja anggota divisi berdasarkan keterampilan dan pengalaman agar proses perealisasian program kerja dapat berjalan lebih lancar. b. Proses perencanaan dan perancangan dimulai dari forum kecil agar ide inovatif dan kreatif dapat tersampaikan. c. Tanggap dalam menyelaraskan timeline kegiatan divisi dengan kegiatan akademik. d. Mempersiapkan dengan matang segala kebutuhan pengerjaan karya. e. Memanfaatkan fasilitas-fasilitas dari pihak program studi secara maksimal untuk pengerjaan karya f.
Berkolaborasi dengan pihak luar untuk menghasilkan karya nyata.
181