Informacja Wizualna przychochodni dziecięcej by Hanna Stano

HANNA S TANO Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach dyplom 2013 INFORMACJA WIZUALNA PRZYCHODNI DZIECIĘCEJ Wydział Projektowy Studia pierwszego stopnia – stacjonarne Kierunek: Grafika Specjalność: Projektowanie graficzne

Promotor pracy praktycznej: adj. dr Jacek Mrowczyk Recenzent: adj. dr Anna Machwic-Adamkiewicz

Projekt systemu katalogowania danych pacjentów, elektroniczy system zarządzania przychodnią

PRE ZENTAC JA PROBLEMU Przychodnia w liczbach 7 Opis budynku 7 Funkcjonowanie przychodni z punktu widzenia pacjenta

Funkcjonowanie przychodni z punktu widzenia personelu

Organizacja pracy pielęgniarek/rejestratorek

ANALIZ A MOŻLIWOŚĆI ZMIAN Kartoteki 11 Komunikacja pomiędzy pacjentem a placówką

Oznaczenie komunikacji w budynku

Poczekalnia 12

SZC ZEGÓ ŁOWE BADANIA W YBR ANYCH PROBLEMÓW Analiza działania obecnego systemu katalogowania

Analiza formularzy kartotek 16 Elektroniczny system zarządzania przychodnią

Analiza potrzeb użytkowników 25

PROCE S PROJEK TOW Y Kartoteki papierowe 29 Elektroniczny system zarządzania przychodnią

PODSUMOWANIE I WNIOSKI 38 BIBLIOGR AFIA 42

CEL I ZAKRES PRACY Celem mojej pracy dyplomowej jest usprawnienie pracy przychodni dziecięcej, w tym przede wszystkim obsługi pacjentów. Jego realizacja jest możliwa na wiele sposobów, na przykład poprzez skrócenie czasu przebywania pacjenta w przychodni oraz ograniczenie wizyt do sytuacji koniecznych. Odpowiednie rozwiązania projektowe umożliwią także łatwiejsze zarządzanie przychodnią, przykładowo poprzez przyspieszenie procesu dostępu do danych pacjentów, a także minimalizację możliwości popełnienia błędu w trakcie ich edycji. W zakres mojej pracy dyplomowej wchodzi stworzenie systemu katalogowania danych w formie papierowej oraz kompleksowego systemu elektronicznego, uwzględniającego tzw. Elektroniczną Kartotekę Pacjenta oraz umożliwiającego rozliczenia z Narodowym Funduszem Zdrowia. Jednocześnie należy zapewnić możliwie łagodne przejście z obecnego systemu analogowego do cyfrowego. UZASADNIENIE WYBORU TEMATU Troska o ludzkie zdrowie jest zagadnieniem niezwykle ważkim. Jako projektant mam rzadką możliwość, przynajmniej pośredniego, wpływu na kondycję zdrowotną społeczeństwa mojej gminy. Postawione cele znajdują również uzasadnienie w obowiązujących przepisach wykonawczych.3 Traktują one m.in. o konieczności umożliwienia bez zbędnej zwłoki dostępu do danych pacjentów oraz o wymaganej wysokiej czytelności dokumentacji medycznej, tak aby w sytuacji zagrożenia życia było możliwe szybkie udzielenie informacji na temat pacjenta. Za istotę swojej roli uważam przede wszystkim stworzenie rozwiązań usprawniających, przyczyniających się do przyspieszenia działania placówki, tak aby zminimalizować czas oczekiwania pacjenta na poszczególne usługi, zmniejszając tym samym ryzyko zakażenia przez innych pacjentów. Ponadto zaproponowane rozwiązania mają zwiększyć wydajność pracy personelu medycznego.

Dodatkowo planowane są działania mające na celu podniesienie świadomości pacjentów dotyczącej profilaktyki zdrowotnej. Przychodnia dziecięca, z którą związana jest tematyka mojej pracy dyplomowej znajduje się w gminie, w której od urodzenia dorastałam. Początkowe doświadczenia związane z przychodnią gromadziłam jako dziecko – pacjent. Ostatnio miałam okazję poznać to miejsce także z perspektywy rodzica, a po części również ze strony pracownika oraz zarządcy, jako że przychodnia należy do mojej rodziny. Powyższe umożliwia mi także wpływ na przyszłe wdrożenie niniejszego projektu. Obserwując to miejsce, spotykając się przez lata z jego codziennymi problemami zauważyłam, że wiele można zmienić za pomocą projektowania graficznego. Niestety w polskich placówkach służby zdrowia wciąż niedoceniana jest jego rola, w tym jego wpływ na efektywność przekazu informacji między personelem medycznym a pacjentem. Wychodząc z tych wczesnych motywacji rozpoczęłam wnikliwą analizę problemów przychodni dziecięcej w Czerwionce.

01. PREZENTACJA PROBLEMU

PRZYCHODNIA W LICZBACH Przychodnia w Czerwionce, specjalizująca się w pediatrii, jest małą placówką, zatrudniającą niewielką liczbę osób. Tak jak w innych zakładach podobnej wielkości, pielęgniarki oprócz obowiązków o charakterze czysto medycznym mają za zada nie zajmować się także rejestracją pacjentów oraz bieżącą organizacją pracy przychodni. Obecnie placówka ma pod swoją opieką około 5 tysięcy osób, co przekłada się na liczbę przechowywanych kartotek medycznych. Każdego dnia około 150 małych pacjentów odwiedza przychodnię, co przy dziesięciogodzinnym dniu pracy daje średnio 4 minuty na wszystkie czynności związane z wyszukiwaniem, uzupełnianiem i odkładaniem na miejsce każdej z kartotek, a są to tylko nieliczne wśród wielu innych obowiązków personelu medycznego. OPIS BUDYNKU Budynek przychodni podzielony jest na dwie główne części: dla dzieci chorych oraz dla dzieci zdrowych. Do każdej z nich prowadzi osobne wejście, w obydwu znajdują się poczekalnie, gabinety lekarskie i pokój zabiegowy. Pomieszczeniem wspólnym, umiejscowionym pomiędzy nimi jest rejestracja. Przed przychodnią znajduje się niewielki parking dla pracowników i pacjentów.

FUNKCJONOWANIE PRZYCHODNI Z PUNKTU WIDZENIA PACJENTA Jednym z najistotniejszych czynników, decydujących o zadowoleniu pacjentów, jest szybkość obsługi. Ponadto pacjenci oczekują skupienia się na ich przypadku – lekarz powinien ich znać i pamiętać o przebytych ostatnio chorobach. Niestety w nawale obowiązków obciążających personel przychodni nie zawsze jest to możliwe. Z drugiej strony nierzadko pacjenci nie pamiętają o zaleceniach lekarza czy też o szczepieniach, a brak jest systemu mogącego im o tym przypominać. Obecnie najpopularniejszą metodą rejestracji na wizytę jest kontakt telefoniczny. Masowość stosowania takiego rozwiązania jest przyczyną uciążliwości dla pacjentów – linia jest często zajęta. Pacjenci telefonują także jedynie w celach informacyjnych, gdyż nie ma innej metody na pozyskanie informacji dotyczących godzin przyjęć poszczególnych lekarzy i ich ewentualnych zmian, które znajdują się jedynie na drzwiach gabinetów lekarskich, co dodatkowo zwiększa obciążenie linii. Kłopotliwe, szczególnie dla rodziców najmniejszych dzieci, są także dodatkowe wyjścia z domu, nieraz konieczne oprócz właściwej wizyty u lekarza, np. w celu osobistej rejestracji gdy nie można się dodzwonić, odebrania wyników badań itp. FUNKCJONOWANIE PRZYCHODNI Z PUNKTU WIDZENIA PERSONELU PIELĘGNIARK A

Do pielęgniarek należy wypełnianie wielu różnorodnych obowiązków, często równocześnie. Wśród nich można wymienić odbieranie telefonów od pacjentów chcących zapisać się na wizytę bądź jedynie uzyskać jakieś informacje; bieżące uzupełnianie kartotek i wyszukiwanie w nich potrzebnych danych; obsługę medyczną pacjentów (szczepienia, zabiegi). Ponadto pielęgniarki dostarczają kartoteki lekarzom i organizują ich pracę, a także wykonują czynności związane z ewidencjonowaniem pacjentów oraz rozliczeniami z NFZ. Co ciekawe, w celu poinformowania rodziców o szczepieniach ich dzieci, praktykuje się osobiste rozwieszanie odpowiednich

ogłoszeń w przedszkolach i szkołach, co zabiera sporo czasu. Rejestratorka, której funkcję w opisywanej przychodni pełni pielęgniarka, jest osobą pracującą w pośpiechu z dużą liczbą obowiązków. Jest to osoba, która nie włada biegle skomplikowanymi programami komputerowymi, lecz posługuje się wyuczonymi, utrwalonymi w pamięci schematami i czynnościami. Rejestruje pacjentów, zapisuje ich w odpowiedniej kolejności w zeszytach, uzupełnia karty pacjentów ich danymi personalnymi w momencie pierwszej wizyty u lekarza. Zarządza bieżącym funkcjonowaniem przychodni. LEK ARZ

Poza obowiązkami o charakterze czysto medycznym, które nie są przedmiotem niniejszej pracy, lekarze obciążeni są szeregiem innych obowiązków. Jednym z nich jest ręczne uzupełnianie historii choroby w karcie pacjenta, wypisywanie recept i wielu innych druków. Czynności te wykonywane są w pośpiechu. Lekarze są jednak nie tylko autorami dokumentacji medycznej, lecz także jej odbiorcami, gdyż codziennie korzystają z zapisanych informacji o pacjentach, chcąc się zorientować w ich sytuacji zdrowotnej. ORGANIZACJA PRACY PIELĘGNIAREK/REJESTRATOREK Problemy w organizacji pracy pielęgniarek wynikają głównie z różnorodności postawionych przed nimi zadań, opisanych w poprzednim punkcie. W połączeniu z wysokim tempem pracy powstaje ryzyko zaistnienia pomyłek wywołanych pośpiechem. Stąd można wysnuć wniosek o konieczności stworzenia rozwiązań systemowych, które pomogłyby w odciążeniu pielęgniarek usprawniając ich pracę i być może wykonując nawet pewne czynności automatycznie. Jednym z oczywistych funkcjonalnych rozwiązań takiego systemu mogłoby być umożliwienie pacjentowi samodzielnej rejestracji bez udziału pielęgniarki – już to byłoby dużym sukcesem, eliminując konieczność ciągłego odrywania się od pracy w celu podniesienia słuchawki telefonicznej.

02. ANALIZ A MOŻLIWOŚCI ZMIAN

KARTOTEKI Pielęgniarki bardzo dużo czasu spędzają pracując z kartotekami. Całościowa analiza ich pracy wykazała wiele uchybień, które niepotrzebnie wydłużają czas potrzebny na wykonanie wymaganych czynności, stąd wszelkie zmiany powinny mieć na względzie jego skrócenie. Prace projektowe nowego systemu powinny uwzględnić: wprowadzenie spójnego systemu oznaczeń i informacji wspomagających ich wyszukiwanie, przeprojektowanie samych kartotek w celu nadania im formy dopasowanej do potrzeb użytkowników, w tym opracowanie właściwej hierarchii zapisanych w nich danych, określenie jasnych zasad porządkowania i wyszukiwania kartotek, dobór odpowiednich materiałów i sposobu wykonania . KOMUNIKACJA POMIĘDZY PACJENTEM A PLACÓWKĄ Dotychczasowe sposoby komunikacji pomiędzy pacjentem a przychodnią swoim charakterem pozostają w latach 90-tych XX wieku – największym udogodnieniem jest powszechnie dostępna sieć telefoniczna. Nie uwzględniono natomiast zupełnie możliwości, jakie współcześnie daje Internet. Można sobie wyobrazić nowy, zdalny kanał komunikacji, umożliwiający nie tylko pozyskiwanie informacji na temat np. godzin pracy przychodni oraz rejestrację na wizytę bez udziału pielęgniarek, ale także do pewnego stopnia komunikację w kwestii zaleceń lekarskich, dawkowania leków, czy zamawiania recept.

OZNACZENIE KOMUNIKACJI W BUDYNKU Poważne niedostatki w wizualnym oznakowaniu budynku przychodni również przyczyniają się do pogorszenia warunków pracy placówki. Przykładowo nagminnie zdarza się, że zdrowi pacjenci udający się np. na szczepienie wchodzą do budynku wejściem dla chorych, ponieważ jest to najbardziej wyeksponowane wejście do przychodni, przy jednoczesnym braku drogowskazu do wejścia dla zdrowych. Skutkuje to nie tylko możliwością zarażania się od chorych, lecz także stratą czasu pielęgniarek, zmuszonych za każdym razem odsyłać pacjentów do właściwego wejścia. Niedostatecznie wyraźnie oznaczono również pomieszczenia wewnątrz budynku. Zdarza się na przykład, że pacjenci poszukujący toalety trafiają do schowka na miotły. Wszystkie te problemy można by rozwiązać poprzez zaprojektowanie i zastosowanie odpowiednich oznaczeń wizualnych. POCZEKALNIA Pomimo obecności w obydwu poczekalniach ozdób w postaci kolorowych ulotek, banerów z postaciami dzieci i z kreskówek, zazwyczaj o charakterze reklamowym bądź informacyjnym, miejsca te robią raczej ponure wrażenie. Dzieciom oczekującym na wizytę nie proponuje się żadnego szczególnego zajęcia, co nierzadko skutkuje ich zniecierpliwieniem i poirytowaniem. Wynikające stąd głośne zachowanie przeszkadza lekarzom w pracy. W celu poprawy sytuacji konieczne byłoby stworzenie ciekawej przestrzeni dla dzieci i dorosłych, która poprzez odpowiednią narrację skupiałaby uwagę oczekujących na wejście do gabinetu lekarskiego.

Mając na uwadze bardzo szerokie spektrum problemów przychodni postanowiłam skupić się w trakcie pracy nad dyplomem licencjackim tylko na wybranych zagadnieniach. Decydującym kryterium, które z problemów spotkają się z próbą rozwiązania była istotność zmian, których można dokonać projektując dany element. Mianowicie największym i fundamentalnym problemem placówki jest organizacja, konieczność usprawnienia jej pracy. Problem ten dotyka każdej grupy użytkowników, może mieć duży wpływ na rozwój przychodni, poprawę świadomości pacjentów, a nawet ich kondycji zdrowotnej, ma również swoje uzasadnienie w przepisach prawnych, które w najbliższym czasie mają wprowadzić duże zmiany w systemach ochrony zdrowia. Poprawa organizacji pracy przychodni może zostać osiągnięta poprzez usprawnienie komunikacji pomiędzy pacjentem a personelem medycznym, stworzenie narzędzi pozwalających na zwiększenie efektywności pracy personelu jak również przeorganizowaniu bazy danych pacjentów i sposobu zarządzania nią.

03. SZCZEGÓ ŁOWE BADANIA W YBR ANYCH PROBLEMÓW

ANALIZA DZIAŁANIA OBECNEGO SYSTEMU KATALOGOWANIA Zgodnie z prawem 3 kartoteki pacjentów mają być prowadzone w układzie chronologicznym według roku urodzenia. Następnie w obrębie danego roku katalogowanie należy prowadzić w porządku alfabetycznym według nazwiska. Na każdej z szuf lad powinno widnieć oznaczenie dotyczące znajdującego się w niej rocznika, bądź też roczników (w praktyce w wielu szuf ladach znajduje się więcej niż jeden). W momencie wyszukiwania akt danego pacjenta (po telefonicznej rejestracji) pielęgniarki początkowo kierują się w stronę szuf lady zawierającej kartoteki z odpowiedniego rocznika, po czym odszukują nazwisko pacjenta, w ułożonych alfabetycznie kartotekach przeglądając ręcznie poszczególne egzemplarze. W odnalezionej kopercie umieszczona jest tak zwana dokumentacja indywidualna zewnętrzna, w skład której wchodzą wyniki badań, skierowania do szpitala, innego zakładu, skierowania na konsultacje, badania diagnostyczne, zaświadczenia, orzeczenia oraz karty informacyjne z przebiegu leczenia szpitalnego. W kopercie znajduje się również dokumentacja indywidualna wewnętrzna czyli m.in. karta pacjenta z historią choroby, deklaracja oraz niewykorzystane kupony drukowane na recepty i rozliczenia z Narodowym Funduszem Zdrowia. Karta pacjenta zostaje wyjęta z koperty, położona na półce konkretnego lekarza, gdzie oczekuje

na wniesienie do gabinetu, co następuje po przybyciu pacjenta do przychodni. Po wyjęciu kartoteki z koperty, ta ostatnia zostaje odwrócona o 90 stopni w szuf ladzie w celu zaznaczenia miejsca, z którego została wyjęta, tak aby po wizycie ułatwić powtórne wyszukiwanie odpowiedniego miejsca w szuf ladzie. ANALIZA FORMULARZY KARTOTEK Kartoteka Pacjenta składa się z dwóch połączonych ze sobą kartek formatu A5, tworzących swego rodzaju okładkę. W jej wnętrzu znajdują się luźne wkładki z historią choroby, zaleceniami, rozpoznaniem itp. w formacie A5. Ich liczba zależy od częstotliwości wizyt i chorobliwości danego pacjenta. Problemy z korzystaniem z kartotek wynikają przede wszystkim z nieodpowiedniej ich formy, braku spójnej postaci – luźne kartki mają tendencję do wypadania, ponadto nigdy nie wiadomo, w jakiej kolejności można się ich spodziewać. Należy także zauważyć, że utrzymywanie dokumentacji w postaci pojedynczych kartek papieru zwiększa ryzyko przypadkowego zagubienia jej części, co jest niedopuszczalne.3 Forma, w jakiej prowadzone są kartoteki zupełnie nie odpowiada dzisiejszym możliwościom i standardom. Nie zmieniła się od co najmniej 25 lat – moja kartoteka z dzieciństwa wygląda dokładnie tak samo jak mojego dziecka. Zawartość kartotek została uregulowana rozporządzeniem ministra zdrowia 3, jednak w obecnej postaci zawierają dodatkowe elementy, niewymagane prawnie, takie jak adres żłobka, szkoły, czy też sytuację materialną rodziny; informacje te mogą się szybko dezaktualizować jednakże w kartotece nie została przewidziana możliwość edycji tych danych. Niepotrzebną i zupełnie niewykorzystywaną rubryką jest miejsce na wpisanie zawodu rodziców, który również może się często zmieniać. W kartotece znajduje się wiele zbędnych rubryk, jednakże nie ma miejsca na zapisanie istotnych informacji, z których personel korzysta na co dzień. Z braku dedykowanej przestrzeni pielęgniarki przyklejają do karty karteczki samoprzylepne

ANALIZA STRUKTURY INFORMACJI KARTOTEK informacje najważniejsze informacje stosowane zawsze informacje często używane informacje wykorzystywane sporadycznie informacje wykorzystywane jednorazowo

71%

Powierzchni karty jest niewykorzystywana

z numerem NIP rodziców, często nieczytelnie wpisują dodatkowe informacje na marginesach bądź wciskając tekst pomiędzy zadrukowane elementy. Co więcej, nawet te pola i rubryki, które słusznie znalazły się w obrębie formularzy, nie zostały dostosowane do ilości wpisywanego tekstu. Kolejnym mankamentem druków kartotek jest zaburzona hierarchia informacji. Miejsca, w których zaprojektowano poszczególne rubryki są przypadkowe, nie przekładają się na istotność danych czy też na częstotliwość korzystania z danej informacji. Kartoteki zaprojektowane zostały chaotycznie, bez widocznej reguły. Ogromnym marnotrawstwem jest poświęcenie ponad 70% ich powierzchni na elementy zbędne. Pomimo tych wszystkich uchybień zarząd przychodni stale kupuje te same druki – przede wszystkim z braku alternatywy, gdyż na rynku nie są dostępne produkty o lepszej jakości. Formularze te od dekad nie były ulepszane, pomimo ciągle zmieniającej się rzeczywistości i potrzeb użytkowników. Koperty do których wkładana jest dokumentacja pacjenta różnią się między sobą wyglądem. Częściowo są to koperty otrzymane jako materiał promocyjny od firm farmaceutycznych, po części zaś kupowane od dostawcy druków medycznych. Razem daje to bardzo niejednolity i niechlujny wizualnie efekt. Na każdej z kopert należy wpisać imię i nazwisko, datę urodzenia oraz płeć i PESEL pacjenta. Zróżnicowanie kopert, powoduje, że informacje na każdej z nich są umieszczone w innym miejscu. Znacznie spowalnia to wyszukiwanie danych, gdyż nie można kierować się wyuczonym schematem ich rozmieszczenia. Również jakość wykonania kopert pozostawia wiele do życzenia – produkowane są z niewytrzymałego materiału, co powoduje ich dość szybkie zużywanie się. Skutkuje to potrzebą ciągłej wymiany kopert, przekładaniem materiałów znajdujących się w ich wnętrzu i przepisywaniem danych z koperty na kopertę – to kolejne czynności, których można by uniknąć. Podobnymi niedostatkami cechują się formularze deklaracji wyboru Podstawowej Opieki Medycznej. Każdy pacjent chcąc skorzystać z placówki jest zobowiązany do wypełnienia takiego druku. Dane wpisywane w formularzu są następnie przepisywane na kartę pacjenta i kopertę.

Wiele pól zawartych w deklaracji jest przestarzałych i zbędnych np. te dotyczące zasadniczej służby wojskowej. Tak samo jak w przypadku kartotek zaburzona jest hierarchia danych. W układzie panuje chaos. Wiele informacji niepotrzebnie zostaje powtórzona. Niełatwo jest odróżnić części opisowe od przepisów prawnych oraz od fragmentów do uzupełnienia przez pacjenta. UWARUNKOWANIA PRAWNE

Wymaganymi elementami, narzuconymi przez władzę wykonawczą 3 są dane identyfikujące pacjenta : → nazwisko i imię (imiona) → data urodzenia → oznaczenie płci adres zameldowania, zamieszkania lub pobytu → numer PESEL → dane identyfikujące zakład opieki zdrowotnej zawarte na pieczątce zakładowej. → Dane identyfikujące lekarza, pielęgniarkę i położną zawarte w deklaracji wyboru Podstawowej Opieki Medycznej. Ważnym punktem rozporządzenia, na który chciałabym zwrócić uwagę, jest zapis mówiący o tym, że dokumentacja medyczna powinna być zabezpieczona przed zgubieniem i zniszczeniem. Ponadto należy umożliwić wykorzystanie jej bez zbędnej zwłoki.3

ELEKTRONICZNY SYSTEM ZARZĄDZANIA PRZYCHODNIĄ Na mocy podpisanej przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Bronisława Komorowskiego ustawy 6, do lipca 2014 roku zostanie utworzony w Polsce System Informacji Medycznej, który będzie źródłem informacji na temat świadczeń opieki zdrowotnej. Na System Informacji Medycznej będą składały się elementy takie jak Elektroniczna Kartoteka Pacjenta, System e-recept, Elektroniczna Platforma Gromadzenia i Wymiany Danych.1 W planach jest stworzenie kompleksowego systemu mającego na celu zgromadzenie w jednym miejscu całej dokumentacji medycznej osoby, informacji na temat podmiotów medycznych, statystyk medycznych, danych dotyczących pracy lekarzy, szpitali, laboratoriów medycznych oraz wszystkich innych podmiotów związanych ze służbą zdrowia. Rola systemów informatycznych w rozwiązywaniu problemów zarządzania zdrowiem jest nieodzowna, ich celem jest budowanie baz danych znajdujących zastosowanie zarówno w skali mikro – małych placówek, pojedynczego pacjenta, jak również makro – na szczeblu wojewódzkim i krajowym. System Informacji Medycznej rozwiązuje poważny problem rozproszenia dokumentacji medycznej. Pozwala lekarzom na szersze spojrzenie na historię choroby pacjenta, biorąc pod uwagę wszystkie czynniki, umożliwiając tym samym stawianie trafniejszej diagnozy. W nagłych przypadkach pozwala uratować życie umożliwiając dostęp do historii choroby każdemu podmiotowi medycznemu, np. w momencie trafienia nieprzytomnego pacjenta do szpitala.1 Centralny system zarządzania ochroną zdrowia znacznie ułatwia pracę personelu medycznego. W przypadku lekarza czas zostaje zaoszczędzony w momencie korzystania z rozwiązań pozwalających na jednorazowe wpisanie danej informacji, która następnie może zostać automatycznie transponowana na receptę, rozliczenie z NFZ oraz do kartoteki pacjenta.

SKRÓTOWY OPIS ISTNIEJĄCYCH SYSTEMÓW

Aktualnie w naszym kraju dostępnych jest kilka systemów tego typu. Jednym z nich jest Ogólnopolski System Ochrony Zdrowia 10. Po zalogowaniu do systemu użytkownik zostaje przeniesiony na stronę główną swojego profilu zdrowotnego. Wyświetlają się następujące elementy : → podstawowe dane medyczne → lista zażywanych leków → skrót historii choroby → badania laboratoryjne → lista „moich” lekarzy System udostępnia funkcję monitorowania stanu zdrowia. Umożliwia obserwację i zapis własnych parametrów zdrowotnych takich jak temperatura ciała, ciśnienie krwi, poziom cukru, waga ciała. Pacjent ma możliwość sprawdzenia listy przyjmowanych leków, wraz z informacjami na temat dawkowania oraz działania wybranego medykamentu. Stworzono również funkcję sprawdzenia historii zażywanych leków, pozwalającą na odtworzenie kompletnej listy specyfików przyjętych przez pacjenta w wybranym czasie. Ponadto system umożliwia m.in. umówienie wizyty u lekarza. Ogólnopolski System Ochrony Zdrowia jest niezwykle kompleksowym rozwiązaniem. Jego działanie jest jednak nastawione jedynie na pacjenta, nie zaprezentowano odrębnych funkcjonalności dla lekarzy i pielęgniarek. Dodatkowym minusem systemu jest umożliwienie pacjentom wpisów w ich profilach. Zdaniem lekarzy taka możliwość może mieć jedynie negatywne skutki objawiające się zbyt dużą ingerencją, manipulacją własnymi danymi i wyrażaniem subiektywnego z natury spojrzenia na własne dolegliwości. Pacjent powinien widzieć na swoim profilu jedynie podstawowe, niezbędne informacje go dotyczące. System który pozwala pacjentowi na zbyt duże pole manewru prowadzi do sytuacji, w których pacjent próbuje stać się diagnostą i własnym lekarzem, a ponieważ nie posiada wystarczającej wiedzy medycznej, takie postępowanie może mieć negatywne konsekwencje zdrowotne. Ogólnopolski System Ochrony Zdrowia nie odpowiada na realne potrzeby użytkowniów. Mnogość funkcji dostępnych

poprzez profil pacjenta może wywołać poczucie przytłoczenia i zniechęcenia a z drugiej strony także wspomnianą wyżej możliwość manipulacji własnymi danymi. Wysoki stopień skomplikowania, a przez to zawiła struktura mają także inne konsekwencje. Chcąc dokonać prostych czynności, takich jak umówienie się na wizytę u lekarza, trzeba przejść przez bardzo wiele kroków. Innym przykładem jest komercyjny system mMedica9, używany przez wiele placówek głównie w celu ewidencjonowania wykonanych świadczeń i rozliczeń z Narodowym Funduszem Zdrowia. System z założenia jest narzędziem służącym do zarządzania placówkami medycznymi. mMedica jest system trudnym w użytkowaniu, o nieprzyjaznym interfejsie, cechuje się dużym stopniem komplikacji. Użytkowanie jest nieintuicyjne, wymaga nauki, zapamiętywania ścieżek dojścia do docelowych opcji. Kolejną warstwą problemu jest brak zhierarchizowania informacji – wszystkie wyświetlane są na równym poziomie. Nie zastosowano odpowiedniego pogrupowania ani wyróżnień, które mogły by być pomocą w poruszaniu się między oknami programu, jednocześnie wpływając na percepcję użytkownika i kierując jego kroki w odpowiednią stronę. System mMedica został opracowany z myślą jedynie o personelu placówek medycznych. Użytkowanie od strony pacjenta potraktowane zostało marginalnie, ograniczając jego rolę wyłącznie do możliwości rejestracji w systemie poprzez osobę rejestratorki. Jakiś czas temu Veterans Administration rozpisała konkurs 7 w Stanach Zjednoczonych na projekt personalnego archiwum pacjenta, dający mu dostęp i grupujący w logicznie zorganizowanej formie wszystkie jego dane medyczne. Prace konkursowe były odpowiedzią na aktualny sposób zapisu historii choroby w USA, który jest mało obrazowy, a wręcz trudny do odszyfrowania przez pacjenta, a nawet lekarza. Ukazane rozwiązania miały na celu pomoc pacjentowi w zrozumieniu zapisu medycznego, a poprzez to, lepsze zrozumienie własnego ciała. Opracowanie tematu przez uczestników konkursu ukazuje

MANAGE YOUR DAY TO DAY The Medications and Activities plan keeps track of immediate and recurring reminders.

SEE ONLY WHAT MATTERS Quickly find what you’re looking for using organizations by date, condition, and type of entry.

esented in a out from a

ALWAYS UP TO DATE Appointments, lab results, prescriptions, and messages all show up in the medical journal when they occur. Add your own, too!

mation for , including gies, and sily accessible.

SEE LAB RESULTS Receive notifications when lab results arrive and view them right from the medical journal.

różnorodność możliwości wizualnego zapisu danych pacjenta.

see her latest lts anytime she e doctors right away.

ANALIZA POTRZEB UŻYTKOWNIKÓW PACJENT

Główną potrzebą pacjenta jest możliwość zdalnej rejestracji na wizytę poprzez system. Potrzebuje również informacji dotyczących samej przychodni, w szczególności godzin pracy placówki, informacji na temat godzin przyjęć przez poszczególnych lekarzy, jej adresu (w momencie kiedy po raz pierwszy udaje się do lekarza), czy też podstawowych informacji na temat lekarzy pracujących w przychodni. W odniesieniu do działań mających na celu wprowadzenie tzw. e-recepty można by pójść o krok dalej, udostępniając pacjentom posiadającym stałe zlecenia na niektóre leki (choroby przewlekłe), czy też w momencie kiedy istnieje zalecenie o dalszym zażywaniu leku, a ten już się kończy, możliwość wirtualnego zamawiania leków. Proces ten mógłby łączyć w sobie wypisywanie przez lekarza recepty bez obecności pacjenta. Dzięki temu systemowi pacjent mógłby być informowany o tym , że lek jest już gotowy do odbioru w aptece, aktualizując status bezpośrednio na profilu pacjenta. Rozwiązanie takie jest jak najbardziej uzasadnione biorąc pod uwagę postulat ograniczenia wizyt pacjenta w przychodni. W ten sposób wypełnianie deklaracji mogłoby się odbywać w domu pacjenta, nie zaś przy okienku rejestracji, jak to jest obecnie. Również w przypadku chęci uzyskania nformacji dotyczących przyjmowania leków, mogłyby być one dostępne dla pacjenta poprzez Internet. Pacjent ma prawo dostępu do swojej dokumentacji medycznej w każdym momencie, co nie jest możliwe do spełnienia bez wprowadzenia Elektronicznej Kartoteki Pacjenta. Kolejną potrzebą pacjenta jest wyraźny harmonogram wizyt profilaktycznych w przychodni. Dotyczy to w szczególności szczepień oraz bilansów. Ścisła karencja między szczepieniami sprawia, że można przeoczyć termin kolejnej wizyty, także wielką pomocą byłyby spersonalizowane przypomnienia.

PIELĘGNIARK A

Pielęgniarka wykonuje czynności związane z wyszukiwaniem pacjentów. Przykładowo chcąc zawiadomić pacjentów o szczepieniu wyszukuje w szufladzie z konkretnym rocznikiem wszystkie osoby, których dotyczy informacja, po czym przepisuje listę nazwisk i wysyła ją, bądź też zanosi do przedszkoli. W przypadku filtrowania, wyszukiwania danych istnieje wielkie zapotrzebowanie na narzędzie, które skróciłoby listę czynności, które należy wykonać podczas wyszukiwania w bazie danych. W znacznym stopniu można by również usprawnić, przyspieszyć komunikację między pielęgniarką a pacjentem, korzystając z możliwości zawiadamiania poprzez wysyłanie informacji na urządzenia mobilne, bądź też drogą e-mailową. W momencie wprowadzenia systemu dla przychodni rozwiązuje się również kwestia sporządzania statystyk i rozliczeń z Narodowym Funduszem Zdrowia. Operacje te będą wykonywanie automatycznie przez system, który gromadzi odpowiednie dane. Sporządzając statystyki, przekazuje je dalej do Elektronicznej Platformy Gromadzenia i Wymiany Danych, z której są dalej pobierane do rozmaitych celów.

LEK ARZ

Z punktu widzenia lekarza istnieje potrzeba ograniczenia liczby miejsc, w których trzeba wpisywać te same informacje. Dodatkowo dobrym rozwiązaniem byłoby danie mu narzędzia, które umożliwiłoby całościowe spojrzenie na historię choroby pacjenta, tym samym umożliwiając lekarzowi jak najszybszy odczyt i interpretację danych.Dużym problemem jest również nieczytelność prowadzonej w pośpiechu odręcznie dokumentacji. Nierzadko wpisy dokonywane przez jednego lekarza są wręcz nie do odszyfrowania przez innego. Poprzez wprowadzenie narzędzi do prowadzenia Elektronicznej Kartoteki Pacjenta, umożliwione zostanie czytelne i jednoznaczne prowadzenie dokumentacji medycznej.

04. PROCES PROJEK TOW Y

KARTOTEKI PAPIEROWE Projektując analogowy system katalogowania danych pacjentów szczególną uwagę zwróciłam na warunki istniejące w przychodni, np. na dostępne i wykorzystywane elementy, takie jak meble biurowe, w których przechowywane są kartoteki. Uwzględniłam urządzenia, dzięki którym można by tworzyć poszczególne elementy systemu. Przychodnia ma do dyspozycji monochromatyczne drukarki laserowe w formacie A4 oraz kolorowe drukarki atramentowe formatu A3. Moim celem było stworzenie systemu, który pozwalałby na dodrukowywanie elementów w zależności od potrzeb użytkowników. Jednym z proponowanych rozwiązań jest stworzenie półproduktów do samodzielnego tworzenia kart pacjentów czy też oznaczeń na szufladach. Mając na względzie powyższe wytyczne rozpoczęłam proces projektowania nowego systemu katalogowania danych. OGRANICZENIA TECHNICZNE

→ monochromatyczny druk laserowy w formacie A4, → kolorowy druk atramentowy w formacie A3, → rozmiar szuflad, konieczność zastosowania materiałów ła twych w utylizacji, przyjaznych dla środowiska (dokumen tacja medyczna archiwizowana jest przez około 20 lat, następnie zostaje poddana utylizacji), → stworzenie systemu z elementów, które każdy może w łatwy sposób połączyć.

ARCHITEKTURA INFORMACJI

Pierwszym etapem projektowania systemu bazy danych było stworzenie kartoteki pacjenta. Zastanawiałam się czy jest możliwe połączenie koperty i samej kartoteki w jedną całość, likwidując problem umieszczenia całej dokumentacji w jednej kopercie. Dodatkowo rozważałam czy jest możliwe stworzenie rozwiązania, które nie wymagałoby podpisywania każdego elementu danymi pacjenta na wypadek zagubienia. Ponadto zadałam sobie pytanie, jak stworzyć elastyczną objętościowo kartotekę która dostosowywałaby zajmowaną przez siebie przestrzeń do rzeczywistej ilości przechowywanych w danym momencie informacji. Rozwiązanie które stworzyłam jest swego rodzaju okładką, na froncie której znajdują się dane pacjenta, a która po otwarciu mieści w sobie kieszeń na zewnętrzną dokumentację medyczną, zaś po przeciwnej stronie za pomocą pojedynczych wklejanych na stałe kartek tworzy się historia choroby pacjenta. Kartoteka została zaprojektowana w taki sposób, aby nazwisko pacjenta i jego data urodzenia były widoczne bez względu na to, czy kartoteka jest otwarta czy zamknięta. Również w trakcie wypisywania kart historii choroby, lekarz będzie miał stale przed oczami dane pacjenta. Taka forma kartoteki pozwala również uniknąć podpisywania każdego z elementów danymi identyfikującymi zakład czy też pacjenta. Architektura informacji na elemencie naklejanym na przód kartoteki została dostosowana w pełni do potrzeb użytkownika. Informacje zostały podane w formie, która odpowiada sposobowi pracy z danymi pacjentów. Dodatkowo zostały uwzględnione miejsca na wpisywanie informacji dotyczących chorób przewlekłych oraz alergii, jak również edycji danych związanych z adresem zamieszkania (takie zmiany następują średnio u co 10 pacjenta). Ilość informacji zawarta na okładce w momencie druku zależy od chorób nabytych, alergii, jednakże projekt uwzględnia edytowanie tych danych w momencie pojawienia się informacji poprzez odręczne wpisywanie w wyznaczonym miejscu. Wkładki do uzupełniania historii choroby również zostały dostosowane do funkcji, które mają pełnić. Szerokości poszczególnych rubryk, oraz ich zawartość zaprojektowałam kierując się realnymi potrzebami.

Elementem, który miał dyscyplinować chaotyczny charakter wpisów w kartach historii choroby, było wprowadzenie linii. Ciekawym spostrzeżeniem osób, które testowały różne szerokości linii, było stwierdzenie, że automatycznie dostosowują stopień pisma odręcznego do szerokości linii. W opinii lekarzy wprowadzenie węższych linii pomocniczych skutkuje możliwością szybszego wypisywania kart. W efekcie wszystkie osoby bez wyjątku wybrały węższe odległości pomiędzy liniami, jako bardziej wygodne do uzupełniania. ŚRODKI T YPOGRAFICZNE

Krój pisma zastosowany do tego typu informacji powinien cechować się dużą czytelnością, również w małym stopniu, funkcjonalnością, powinien posiadać kilka odmian. Charakteryzować się dobrą czytelnością przy zastosowaniu w negatywie. Powinien mieć transparentny charakter oraz sprawdzać się równocześnie na ekranie monitora i w druku słabej jakości. Przeprowadziłam poszukiwania możliwie najlepszego kroju spełniającego powyższe wymagania. Badaniu poddałam kroje jednoelementowe o dużej wysokości „x”, posiadające co najmniej dwie odmiany. W grupie badanych krojów pism znalazło się 8 różnych propozycji. Dla większości badanych osób największą czytelnością, transparentnością cechował się krój Ronnia. Dodatkowo sprawdził się również jako font, który przy zachowaniu dużej czytelności pozwala na ekonomiczne wykorzystanie przestrzeni. Spełnił również wszystkie założone wymagania.

SYSTEM PRACY Z K ARTOTEK AMI

W procesie budowania systemu, który pozwalałby na szybszą pracę z kartotekami starałam się ulepszać dotychczasowe zasady funkcjonowania, biorąc pod uwagę przyzwyczajenia pielęgniarek 4, zamiast budować wszystko od zera. Nie miałam wpływu na sposób katalogowania danych, na początku chronologicznie według roku urodzenia, a następnie w obrębie roku alfabetycznie – sposób ten jest ściśle określony prawem 3. Należało także znaleźć rozwiązanie dla sytuacji, kiedy w szuf ladzie znajdują się dwa roczniki wyróżniając je między sobą.

Zaproponowałam rozgraniczenie roczników za pomocą kodu kolorystycznego, różne oznaczenia dla roczników parzystych i nieparzystych, dzięki czemu możliwe jest ich rozróżnienie. Kolor niebieski odpowiada rocznikom nieparzystym, zaś żółty rocznikom parzystym. Każda z kartotek w górnej części po lewej stronie posiada naklejkę z nazwiskiem pacjenta, natomiast po prawej z rocznikiem oraz kodem kolorystycznym mu odpowiadającym. Dzięki temu zawsze wiadomo, w którym miejscu znajduje się poszukiwana informacja, co pozwala na kierowanie wzroku od razu w odpowiednie miejsce w celu odczytania pożądanej informacji. W informacjach dotyczących nazwiska i imienia oraz rocznika, zostały zastosowane zabiegi typograficzne służące wzmocnieniu sygnału w przypadku podawania rocznika, oraz wyeliminowania możliwości pomyłki w przypadku zapisu imienia i nazwiska. Przykładem problematycznym są nie tak rzadkie nazwiska pochodzące od imion, np. Jurek, Bartosz, Marek, Staś. Zastosowanie kroju pisma w dwóch odmianach grubości pozwala na wzmocnienie nazwiska pacjenta, co w konsekwencji wyklucza możliwość pomyłki w takich przypadkach. Dodatkowo system zakłada oznaczenie szuflad na froncie, uwzględniające znajdujące się w nich roczniki oraz skrótowy indeks alfabetyczny zawartości. W szufladach pomiędzy kartami wsadzone zostaną wkładki zaznaczające miejsce, w którym zaczynają się pacjenci o nazwisku na daną literę alfabetu. Dodatkowo zostaną zastosowane wkładki oznaczające miejsce, z którego została wyjęta kartoteka, umożliwiając tym sposobem szybkie odłożenie kartoteki na swoje miejsce. Elementy te zostały zunifikowane z kodem kolorystycznym kartoteki. Kolor czarny przypisany jest porządkowi alfabetycznemu, kolory niebieski i żółty – rocznikom. Ponadto proponuję wprowadzenie oznaczenia pokazującego organizację kartotek we wnętrzu szuflady, w rzucie pionowym, które również uwzględnia wspomniany kod kolorystyczny opracowany do oznaczania roczników. Struktura organizacji pracy z kartotekami została zaprojektowana w sposób wykorzystujący dostępne możliwości techniczne i sprzętowe. System oznaczeń i produkcji kartotek opiera się na stosowaniu półproduktów, z których należy własnoręcznie stworzyć kartotekę i oznaczenia.

TECHNIK A WYKONANIA

Na wyprodukowaną wcześniej okładkę kartoteki, wykonaną z papieru ekologicznego o dużej wytrzymałości, będą wprowadzane dane pacjenta w formie naklejanych elementów. Na przygotowanych naklejkach należy wydrukować dane pacjenta wprowadzane przy okazji wypełniania, przepisywania danych do systemu, który eksportuje je do formy która automatycznie dopasowuje się do szablonu do druku naklejek. Następnie należy przykleić wydrukowane elementy w określonych miejscach. Wkładki do uzupełniania historii choroby, jak również druki kartotek są zaprojektowane w formacie A5, co pozwala na ekonomiczny wydruk monochromatyczny po dwie sztuki na formacie A4. Powyższa struktura pozwala również na łagodne przeprowadzenie użytkownika z systemu analogowego do elektronicznego, poprzez pracę przy uzupełnianiu formularzy z danymi pacjentów podczas przygotowywania do druku elementów kartotek. W ten sposób użytkownik ma okazję oswoić się z nowymi narzędziami i układem graficznym, który zostanie powtórzony w elektronicznym odpowiedniku kartoteki. ELEKTRONICZNY SYSTEM ZARZĄDZANIA PRZYCHODNIĄ Proces tworzenia elektronicznego systemu zarządzania przychodnią w Czerwionce nie odbywał się w próżni. Cały czas miałam na uwadze uwarunkowania wynikające z obowiązującego i mającego w niedługim czasie wejść w życie prawa, dotyczącego sposobu przechowywania danych medycznych. Wychodząc naprzeciw wytycznym dotyczącym Elektronicznej Kartoteki Pacjenta, pragnę zaproponować rozwiązanie, które łączy realne potrzeby placówki z projektem Elektronicznej Kartoteki Pacjenta. Cytując za Tomaszem Latkiem: „Elektroniczna kartoteka pacjenta to jest nic innego tylko przeniesienie papierowej kartoteki zdrowia pacjenta do formy elektronicznej, co daje niezmiernie wiele nowych możliwości w porównaniu do papierowej kartoteki.

Zapisy na papierze zastąpione są zapisami elektronicznymi, usystematyzowanymi i przechowywanymi w określonym miejscu”.2 EKP daje możliwość szerszego spojrzenia na proces leczenia, gdyż zapisy poczynione przez wszystkich lekarzy znajdują się w jednym miejscu, dając kompletną wiedzę o pacjencie. System może automatycznie przetwarzać dane tworząc statystyki, modele zdrowia kraju, może służyć również jako narzędzie do przewidywania stanu zdrowia przy wykorzystaniu algorytmów predykcyjnych. „Lekarz zapisując zlecenie na badania laboratoryjne lub przepisując receptę do Elektronicznej Kartoteki Pacjenta umożliwia laboratorium lub aptece automatyczny odbiór zlecenia na badania lub recepty w aptece. Nie ma potrzeby przepisywania zleceń z papieru, czyli nie ma pomyłek i oszczędza się czas potrzebny na przepisanie. Konsekwencją tego będzie możliwość odesłania wyników badań lekarzowi – zaraz po wykonaniu badań – odesłanie zapisu wydanych leków w aptece. Lekarz otrzymuje dodatkowe wiarygodne informacje i do tego o wiele szybciej i ma kontrolę jak pacjent realizuje jego zalecenia”2. Projekt dla przychodni dziecięcej miałby jednak działać bardziej kompleksowo – pomagać w zarządzaniu całą placówką. A jego najważniejszą bodaj cechą jest dostosowanie go do pracy z dokumentacją dziecięcą. Poniżej przedstawiam wybrane scenariusze ścieżek użytkowników korzystających z systemu.

UMAWIANIE NA WIZYTĘ PRZEZ PACJENTA

okno startowe

informacje

Aby umówić dziecko na wizytę do lekarza należy wejść na stronę internetową przychodni i wybrać jedną z opcji wizyty: „umów na wizytę dziecko chore”, lub „umów na wizytę dziecko zdrowe”.

UMÓW NA WIZYTĘ DZIECKO CHORE

adres

UMÓW NA WIZYTĘ DZIECKO ZDROWE

godziny pracy kontakt personel aktualności

zobacz swój profil

złóż deklarację

umów na wizytę dziecko zdrowe dr W. Stalek

godz.

sierpień 2013

Pn Wt

Śr Cz

11 12

15 16

18 19

22 23

25 26

dr A. Pomyłka

Pn 30.07

dr M.

Wt 31.07

Śr 01.08

dr D. Pilch

dr Z. Mec

Cz 02.08

Pt 03.08

wolny termin

Następnie należy wybrać dogodny termin wizyty oraz lekarza.

8:00 8:30

wolny termin