Manual de banquetes
Daniela Jaramillo Cuello Catalina MejĂa Salazar Hanny Castro O´Neill
Contenido Páginas -Agradecimientos 1 -Introducción 2 -El banquete: táctica de Relaciones 3 Púbkicas -Preproduccón del banquete 4 -Producción del banquete 8 -Postproducción 8 -Bibliografía 9 -Cibergrafía 9
Agradecimientos La realización de este manual no hubiera sido posible sin la ayuda y el ánimo que nos han brindado la docente e investigadora, Ana María Suárez Monsalve y la profesora de Relaciones Públicas I, Beatriz Eugenia Quiceno, quienes muy amable y servicialmente compartieron con nosotras su punto de vista, sus aportes y su experiencia sobre el tema. A ellas, infinita gratitud, por creer en nosotras.
Introducción El banquete como táctica de relaciones públicas busca generar relaciones de mutuo beneficio entre una organización y sus públicos, sin embargo esta esta permite una mayor interacción con su público. No obstante, para realizarlo se necesita de una minuciosa organización. El presente manual tiene por objetivo dar a conocer la preparación, la producción y la postproducción de un banquete para lograr que el desarrollo sel evento sea exitoso. Esperamos que sea de mucha utilidad la información que contiene este manual en caso de querer aplicar esta táctica
El banquete El banquete es una las muchas tácticas de relaciones públicas que busca generar relaciones de mutuo beneficio entre una organización y sus públicos; su diferencia de otras tácticas radica en su excelente planeación y una minuciosa preparación de cada uno de los detalles para que el evento sea exitoso. Según la revista científica Proceedings of the National Academy of Science (PNAS), esta operación conocida también como convite, festín o servicio de catering registra su primer uso desde hace 12.000 años en las cuevas de Galilea en Israel donde se encontraron evidencias de que la comunidad Natufia que vivía allí en ese entonces utilizaba distintas especies animales para su consumo al momento de celebrar rituales especiales y conmemorar el entierro de sus muertos1 . Anterior a esto, en el libro de Génesis del Antiguo Testamento se relata el banquete del faraón quien tenía a coperos y panaderos exclusivos a su servicio durante la cena. Por definición de la RAE real academia española, un banquete es: “Comida a que concurren muchas personas, invitados o a escote, para agasajar a alguien o celebrar algún suceso. También se define como comida espléndida”2. Según el capítulo 16 “Meetings and Events” del libro Public Relations Strategies and Tatics, “El banquete es un evento formal que se celebra con el fin de recolectar fondos para una obra benéfica, para galardonar a una persona o para festejar un suceso especial como el aniversario de una empresa” 3. A lo largo de la historia y gracias al desarrollo de la ganadería y la agricultura, los banquetes se han vuelto más comunes, más elaborados y han evolucionado para ser usados para distintas finalidades; su empleo y manejo depende de las diferentes culturas y de lo que se quiera lograr con el público; así se aprovechan para ocasiones ceremoniales, festejos, funerales, triunfos militares, acuerdos políticos o para reunir a diversas personas con las que se reafirman ideas y creencias similares, ya sean religiosas, sentimentales o intelectuales. En la actualidad, las organizaciones son cada vez más conscientes de que el ocio y la recreación son las herramientas de participación y relación entre ellas y la sociedad que mayor desarrollo viven. Las empresas saben que formar parte de los momentos de disfrute y entretenimiento de los públicos con los que se relacionan es una manera eficaz de participar y mejorar el vínculo con ellos, es así como utilizan el banquete para honrar a un individuo o para celebrar un suceso importante dentro de una organización. Una vez se tenga claro el objetivo y la estructuración de las metas, la puesta en marcha se lleva a cabo por medio de varias etapa:
1.Muy Historia: El primer banquete tiene 12.000 años de antigüedad. Elena Sanz. Tomado de http://www.muyhistoria.es/prehistoria/articulo/el-primer-banquete-tiene-12000-anos-de-antigueedad 2. Definición de banquete según la Rae. Tomado de http://dle.rae.es/?id=4yWsCLl 3. WILCOX, Dennis, CAMERON, Glen and REBER, Bryan (2015) Public Relations strategies and tatics. Pearson. Estados Unidos
PREPRODUCCIÓN- PLANEACIÓN DEL BANQUETE Para la realización de este tipo de eventos se debe tener especial atención con los detalles y considerar cada aspecto, por más mínimo que parezca, para que el suceso sea exitoso. Teniendo en cuenta lo anterior los pasos a seguir son: Delimitar del presupuesto: la organización de cualquier evento tiene dos lados, los gastos y los ingresos. Es importante realizar el presupuesto detalladamente para saber exactamente cuánto cuesta hacer el evento y así facilitar la deducción del monto a cobrar por la entrada y la preparación de la lista de asistentes. Este factor es, en particular, uno de los detalles que requiere de mayor atención. El coordinador debe considerar elementos como el servicio de comidas donde debe tener en cuenta el número de platos a servir, costos por persona, refrigerios para breaks, cócteles; facilidades para montaje de requerimientos audiovisuales y arriendo del sitio de ser necesario; diseño e impresión de invitaciones, tiquetes, flyers promocionales, etiquetas de nombre; decoraciones; pago de entradas por parte de los asistentes y servicio de mensajería; detalles y artículos de reconocimiento como placas, trofeos y el enmarcado de estos; gastos de entretenimiento; transporte y parqueadero; publicidad; gastos de oficina como el procesamiento de datos, llamadas telefónicas e insumos; marketing y promoción del evento; todo lo anterior, sujeto a un cálculo que debe ser lo más detallado posible para evitar inconvenientes. Elegir el sitio: la formalidad del acto requiere que se elija un establecimiento de la categoría adecuada a la celebración. Si el banquete tiene un carácter oficial o es un banquete cerrado, es habitual que se celebre en un edificio del estado y completamente reservado para dicho evento. Por el contrario si es un festín menos oficial es habitual que se desarrolle en un hotel, un restaurante de lujo o un sitio similar. En ambos casos habrá que pensar en función del acto, facilidad de acceso, parking, seguridad etc. Diseñar y envíar de invitaciones: las invitaciones se deben diseñar en un formato agradable, legible y claro en donde se indique el motivo del banquete, la fecha, la hora y por supuesto el motivo de la realización del evento. Una vez listas las invitaciones, se procede a su respectivo envío ya sea por email o en físico con mínimo un mes de antelación. Se debe plasmar que la confirmación del evento se realice lo antes posible y así elaborar la lista de asistentes. Seleccionar el menú: con la finalidad de poder elegir la opción más adecuada para la carta, lo habitual es hacer una degustación con anticipación de varios aperitivos, bebidas, platos y otras opciones. Para armonizar un buen repertorio hay que considerar aspectos como la estación del año, los platos típicos o tradicionales del sitio, los hábitos alimenticios de los invitados y el motivo de celebración. “La recomendación es que se manejen canapés clásicos (dulces y salados), incluyendo siempre en la carta los que lleven ingredientes a base de pescados y mariscos (salmón o camarón) y de carnes frías como el jamón serrano. Esto con el fin de cubrir los gustos de todos los invitados”4. Organización de mesas: para las mesas del banquete se deben diseñar principalmente tres impresos (Domínguez, Mauricio. pág. 112): El menú: en este se plasma el nombre de la persona o de la organización que realiza el evento, así como los platos y las bebidas que se brindan. 4. CASTAÑOS, Nora, (2010). Inicia un servicio de banquetes. Revista Entrepreneur volumen 18. no.11. (página 36)
Tarjeta de situación: membrete que se le entrega a los invitados al momento de ingresar al salón. En él está escrito el nombre del invitado y la ubicación de la mesa a la que fue asignado. Tarjeta de mesa: este membrete se ubica en la mesa justo delante de los cubiertos y en él se coloca el nombre del invitado. Elegir comedores y mesas: ahora si bien, existen diferentes tipos de mesas y comedores que según su forma, el número de invitados y las circunstancias físicas del salón le otorgan la posibilidad de elegir cual utilizar. En este trabajo se tratan las clasificaciones de dos autores, Domínguez, Mauricio y Oscar Carrión. Por cualquier clasificación que se incline, al escoger se ha de tener en cuenta las dos partes, presidencia e invitados además de la existencia de pasillos que hagan fluido el acceso hasta la mesa de cada uno y el trabajo de los camareros. Según Oscar Carrión existe5 : Comedor clásico: está compuesto de una presidencia rectangular ocupada solo por el lado que mira frente a los invitados. El resto de mesas en el salón deben ser redondas o rectangulares con capacidad de 6 a 10 comensales como máximo.
Comedor moderno: consta de una mesa presidencial redonda de mayor tamaño en la que no se ocupa el espacio que da la espalda a los invitados.
Comedor margarita o en forma de estrella: se usa cuando el rango de todos los invitados es muy similar y el propósito de los anfitriones es disimular las posibles diferencias protocolarias que pudieran originar la numeración de las mesas. Este tipo de comedor es de los más usados en la actualidad debido a que la presidencia se ubica en un comedor 5. CARRIÓN, Oscar. PROTOCOLO EN EL SERVICIO DE BANQUETES (2007). Tomado de https://a. apuntes_10_0000000294%20(4).pdf
grande el centro del salón y se equilibra con el uso de varias mesas de menor tamaño para que todos los invitados puedan mirar hacia ella.
Comedor de doble presidencia o americano: es el comedor comúnmente utilizado por el Presidente de los Estados Unidos para sus comidas de gala en honor o bienvenida a un Jefe de Estado extranjero. En el existen dos presidencias situadas en la cabecera del salón en dos mesas iguales a las del resto de los invitados.
Comedor mixto: este comedor consta de una mesa presidencial, una segunda mesa de honor para un grupo determinado de invitados especiales que por su alto número no es posible poner en la mesa presidencial y varias mesas que ocupan los demás invitados. Comedor compartimentado: se usa cuando el número de invitados es muy grande que no hay cabida de todos en un mismo salón y se necesita el uso de otro sala. En caso de utilizar este tipo de comedor, la presidencia se ubica en la sala noble junto a un grupo determinado de mesas y se sitúan a los demás invitados en los otros salones con el acompañamiento de falsas presidencias. Según Mauricio Domínguez existe : Tipos de mesas La mesa imperial: esta mesa tiene forma rectangular y una longitud que varía entre un metro y medio a dos metros según la cantidad de invitados. Se utiliza cuando el evento es muy protocolario y con pocos invitados. En este tipo de mesa las dos personas más importantes o los anfitriones se sitúan en los extremos.
6. DOMÍNGUEZ, Mauricio. Revista internacional de investigación en Relaciones públicas, ceremonial y protocolo (2003). Págs. 105-126. Sevilla, España.
La mesa en forma de U: en esta el anfitrión se sienta en el centro de la mesa junto al invitado de honor. Se utiliza cuando se tiene previsto una presentación o espectáculo con el fin de que todos lo puedan apreciar.
U
La mesa de empeine: esta mesa, como su nombre lo indica, tiene forma de peine, se alterna con mesas tipo imperial o rectangular y se utiliza cuando se tiene previsto un gran número de invitados. En esta, el anfitrión y el invitado de honor se sientan juntos en el centro de la mesa imperial. No es adecuado que se realice un espectáculo con este tipo de mesa ya que algunos comensales pueden quedar de espaldas a la presentación. Mesas alternadas, circulares y rectangulares: si se utilizan las mesas circulares se debe tener en cuenta que no se puede sobrepasar 10 comensales; la mesa rectangular 12 comensales, si por el contrario el banquete es grande, las mesas alternadas son una buena opción. Asignar puestos: se debe asignar a los invitados a una mesa, e incluso a un puesto determinado en cada mesa; de esa manera se evita el desequilibrio en la ordenación, las carreras para coger el mejor sitio, la consolidación de grupos cerrados al aplicar la ley del descanso matrimonial y por ende se puede tener una mejor atención con cada invitado para demostrar mayor sentido de la organización. Esta tarea se puede hacer por asignación de tarjeta individual en forma de díptico con un plano del comedor en el que aparece marcado la mesa y el puesto del invitado como se indicó anteriormente o por un panel a la entrada del comedor con la relación alfabética de los invitados y la numeración de las mesas junto a un croquis del comedor. Definir pautas de entretenimiento: se debe escoger con antelación la música de fondo, los artistas, la asistencia de orquestas, cantantes o exhibiciones que tendrán lugar durante el evento. Una vez contratados las personas y equipos se debe verificar la facilidad para el montaje de requerimientos audiovisuales y se procede a dejar por escrito el orden de la ceremonia y el tiempo que toma el desarrollo de cada actividad o intervención. Difundir el evento: dependiendo del objetivo para el cual se realiza el banquete, la difusión se puede efectuar por medios masivos para darle un posicionamiento al evento; sin embargo es importante segmentar y escoger el público objetivo para adecuar el mensaje de difusión y los medios por donde se puede transmitir. Crear el discurso: en los banquetes, los discursos suelen ser cortos y emotivos. Dependiendo de la finalidad del evento, se opta por ofrecer un discurso de bienvenida a los invitados, uno al finalizar el evento o se ofrece uno durante cualquier momento de la ceremonia; en cualquiera de los casos se da la bienvenida, las gracias a los asistentes y si se desea se habla un poco sobre el motivo de la reunión. Brindis: Se diferencia del discurso ya que en este las palabras del anfitrión van acompañadas de una copa de cava o con vino.
PRODUCCIÓN - DURANTE EL BANQUETE Acoger y recibir a los invitados: el jefe de relaciones públicas es el encargado de recibir a las autoridades, personalidades e invitados. Una vez comprobadas sus identidades por medio de la lista hecha con anterioridad, éstos deben ser conducidos al puesto asignado. Entregar aperitivos: en este momento los invitados son agasajados con una copa de champaña o con bocadillos con el fin de que se conozcan entre ellos para hacer más ameno el banquete. Exponer el discurso: esta tarea debe estar a cargo del anfitrión del evento o de una persona que represente legitimidad ante los invitados. Dar el brindis: este consta de tres pasos, el primero es cuando el anfitrión saluda al homenajeado o a los invitados, el segundo es cuando da algunas palabras sobre el motivo del banquete y el tercero es cuando se da un brindis. Se debe tener en cuenta que las copas no se chocan unas con otras. Momento del festín: se debe intentar que los platos lleguen a la mesa a temperatura adecuada, con buena presentación y de manera rápida para que todos los comensales puedan empezar a comer al mismo tiempo y no se generen incomodidades entre ellos. Entretener: es importante que durante el evento se realicen espectáculos que llamen la atención de los invitados para hacer de este un momento agradable. Por ejemplo en el Banquete del millón de 2015, organizado por El minuto de Dios, la entonces Miss Universo Paulina Vega y otras reinas realizaron un desfile que hizo más ameno el ambiente del banquete. Prepararse para incidentes: es común que durante el evento se presente algún tipo de incidente que se tiene que resolver en el momento, por eso es importante una buena organización y verificación de todos los elementos del banquete. Recuerde revisar la iluminación y el sonido para evitar inconvenientes que se pudieron haber previsto.
POSTPRODUCCIÓN - DESPUÉS DEL BANQUETE Una vez terminado el evento, se debe entregar el salón en caso de ser alquilado y posteriormente se hará la evaluación del evento con el fin de conocer el impacto que tuvo y por ende saber si los objetivos propuestos se alcanzaron.
BIBLIOGRAFÍA ● RICHERO, A. Eventos, guía práctica para su planeación y ejecución. Ed. Trillas, 1993. ● WILCOX, Dennis, CAMERON, Glen and REBER, Bryan (2015) Public Relations strategies and tatics. Pearson Estados Unidos. ● LÓPEZ NIETO, F. Manual de Protocolo. Ed. Ariel, Barcelona, 1995. ● DOMÍNGUEZ, Mauricio. Revista internacional de investigación en Relaciones públicas, ceremonial y protocolo (2003). Págs. 105-126. Sevilla, España. ● Manual de urbanidad y buenas prácticas. 1859. Manuel Antonio Carreño en Venezuela. ISBN: 9789583000218 CIBERGRAFÍA ● http://www.muyhistoria.es/prehistoria/articulo/el-primer-banquete-tiene-12000-anos-de-antigueedad ● http://www.maitresdearagon.com/es/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=13&Itemid=74. ● https://www.protocolo.org/social/la_mesa/protocolo_en_un_banquete_recibir_despedir_saludar_colocar_presentar.html ● http://ulagos.cl/panel/images/plantilla/017cfc85c9fc0f85e5b7498b62b57e62Manual%20de%20Procedimientos%20Protocolo%20y%20Cerem onial.pdf