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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FORMACIÓN CATASTRAL Y ACTUALIZACIÓN DE LA FORMACIÓN CATASTRAL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES

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TABLA DE CONTENIDO Página 1.

OBJETIVO

ALCANCE

RESPONSABILIDADES

3.1.

DE LA SUBDIRECCIÓN DE CATASTRO

3.1.1.

Del Subdirector de Catastro

3.1.2.

Del Coordinador del GIT Gestión y procesos catastrales

3.1.3.

Del Coordinador del GIT Sistemas de información catastral

3.1.4.

Del Coordinador GIT Gestión y procesos catastrales

3.1.5.

Del Coordinador GIT Acción local catastral

3.1.6.

Del Coordinador GIT Gestión de información catastral digital

3.1.7.

Del Coordinador GIT de Avalúos

3.2.

DE LA DIRECCIÓN TERRITORIAL

3.2.1.

Del Director Territorial

3.2.2.

De la Oficina (Delegada) de catastro

3.2.3.

Del profesional con funciones de abogado (en adelante Abogado)

3.2.4.

Del profesional con funciones de Jefe de Formación (en adelante Jefe de Formación) o profesional asignado

3.2.5.

Del profesional con funciones de investigador de mercado inmobiliario (en adelante Investigador de mercado inmobiliario)

3.2.6.

Del Coordinador General (para municipios mayores 50.000 predios)

3.2.7.

Del Coordinador de grupo

3.2.8.

Del Oficial de catastro o Reconocedor

3.2.9.

Del personal de apoyo de oficina

3.2.10. Del personal de apoyo de campo

3.2.11. Del profesional con funciones de Ingeniero o Técnico en sistemas (en adelante Ingeniero o técnico en 8

3.2.12. Del funcionario de grabación (en adelante Digitador)

3.2.13. Del responsable del control de calidad de la grabación

3.2.14. Del Digitalizador

3.2.15. Del responsable del control de calidad de la digitalización

3.2.16. Del Topógrafo

GLOSARIO – DEFINICIONES

NORMAS

5.1.

NORMAS LEGALES

5.2.

NORMAS TÉCNICAS

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5.3.

NORMAS DE PROCEDIMIENTO

5.3.1.

Del alistamiento para la Formación o Actualización

5.3.2.

Del proceso de Formación o Actualización

5.3.3.

Del estudio de zonas homogéneas

5.3.4.

De la grabación y la generación de resoluciones

5.3.5.

De las salidas del proceso de Formación y Actualización

5.3.6.

Del control de calidad

5.3.7.

De los municipios declarados en riesgo de desplazamiento o en desplazamiento forzado

FORMATOS - REGISTROS

6.1.

FORMATOS

6.2.

REGISTROS

6.3.

REPORTES

RECURSOS

7.1.

TALENTO HUMANO

7.2.

EQUIPOS

7.3.

INSUMOS

MEDIDAS DE SEGURIDAD

FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

9.1.

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO DE FORMACIÓN O ACTUALIZACIÓN

9.2.

ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL

9.2.1.

Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

9.2.2.

Alistamiento del reconocimiento predial en el proceso de actualización de la formación catastral

9.2.3.

Socialización del proyecto en campo

9.2.4.

Instalación de la comisión en campo

9.2.5.

Levantamiento planimétrico de manzanas faltantes

9.3.

RECONOCIMIENTO PREDIAL ZONA URBANA Y RURAL

9.4.

ELABORACIÓN O ACTUALIZACION DEL ESTUDIO DE ZONAS HOMOGENEAS FISICAS Y GEOECONOMICAS

9.5.

DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN

9.5.1.

Digitalización

9.5.2.

Grabación de la información catastral en el aplicativo

9.6.

ACTIVIDADES DE CLAUSURA

10.

CONTROLES

11.

ANEXOS

Anexo 1. Códigos tipos de construcción Anexo 2. Ejemplo codificación zonas físicas y geoeconómicas Anexo 3. Convenciones cartográficas para catastro Anexo 4. Acta de grabación de información catastral

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1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir en los procesos de Formación Catastral y Actualización de la Formación Catastral. La Formación Catastral tiene como meta obtener la información sobre los terrenos y edificaciones en el censo catastral correspondiente a los predios de una unidad orgánica catastral o parte de ella, en los aspectos físico, jurídico y económico. El proceso de Actualización de la Formación Catastral (en adelante Actualización) es el conjunto de operaciones destinadas a renovar los datos de la Formación, revisando los elementos físico y jurídico del catastro y eliminando en el elemento económico las disparidades originadas por cambios físicos, variaciones de uso o de productividad, obras públicas y condiciones locales del mercado inmobiliario. 2. ALCANCE El presente manual está dirigido a todas las dependencias involucradas en los procesos de Formación y Actualización, es decir, la Subdirección de Catastro, los Grupos Internos de Trabajo (GIT) de dicha Subdirección, las Direcciones Territoriales y las Delegadas. Los procedimientos que adopten los catastros de Bogotá, Cali, Medellín y Antioquia deben estar enmarcados dentro de este manual. El alcance del proceso va desde la planeación de las actividades, hasta la entrega de la información resultante al profesional con funciones de Jefe de Conservación Catastral. 3. RESPONSABILIDADES 3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE CATASTRO Del Subdirector de Catastro

Proponer a la Dirección General los programas de trabajo de las Direcciones Territoriales, de acuerdo con los planes generales del Instituto en materia de procesos catastrales.

Planear, organizar, dirigir y prestar la asesoría, capacitación y apoyo requeridos por las Direcciones Territoriales para cumplir los programas de trabajo durante el año.

Vigilar y prestar asesoría a las demás entidades catastrales del país

Coordinar la ejecución de los procesos de Formación y actualización para mantener actualizado el sistema de información catastral con base en el predio y la base nacional de datos catastrales.

Conceptuar favorablemente para la aprobación del estudio de zonas homogéneas geoeconómicas y valores unitarios para tipos de construcciones y edificaciones en lo que compete a las Direcciones Territoriales.

Garantizar mediante los GIT la asesoría y seguimiento integral de las actividades desarrolladas en los procesos de formación y actualización de la formación catastral y el resultado de los mismos.

3.1.2.

Del Coordinador del GIT Gestión y procesos catastrales

Coordinar con las Direcciones Territoriales la formulación, elaboración y presentación de programas

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para la ejecución de los procesos de formación y actualización a realizar durante el año. °

Asesorar a las Direcciones Territoriales en los aspectos técnicos y administrativos para ejecutar los procesos de Formación y actualización del catastro.

Coordinar con las dependencias centrales del Instituto y las Direcciones Territoriales el intercambio de información y documentación cartográfica, agrológica y geográfica para la Formación y actualización del catastro.

Evaluar, analizar y revisar periódicamente la ejecución de los procesos de Formación y actualización catastral y proponer los ajustes y correctivos a que haya lugar, para el cumplimiento de los planes generales del Instituto.

Vigilar y prestar asesoría a las demás entidades catastrales del país.

Coordinar los procesos de Formación y actualización del catastro correspondiente a la jurisdicción del IGAC.

Asesorar, revisar y apoyar la ejecución de los estudios físicos y económicos para la obtención de avalúos dentro de los procesos de Formación y actualización para su aprobación.

Asesorar a las Direcciones Territoriales y los catastros descentralizados y verificar que cumplan con las normas catastrales, para garantizar la calidad y oportunidad de la información catastral.

Realizar la asesoría y seguimiento integral de las actividades desarrolladas en los procesos de Formación y actualización de la formación catastral y el resultado de los mismos. Del Coordinador del GIT Sistemas de información catastral

Recopilar, evaluar y consolidar en la base nacional de catastro la información resultante de los procesos de Formación y actualización de la Formación catastral.

Brindar soporte en el aplicativo del sistema de información catastral vigente.

Desarrollar y mantener programas para el sistema de información catastral vigente.

Realizar la asesoría y seguimiento integral de las actividades desarrolladas en los procesos de Formación y actualización de la formación catastral y el resultado de los mismos.

3.1.4.

Del Coordinador GIT Gestión y procesos catastrales

Realizar las actividades de planeación y programación de programas, proyectos y actividades a ejecutar durante el año de los procesos catastrales de formación, actualización de la formación catastral de las Direcciones Territoriales.

Coordinar, asesorar y verificar la realización de los procesos de formación, actualización del catastro liderados por las Direcciones Territoriales, garantizando así, su adecuada planeación, estructuración de equipos, ejecución, seguimiento y entrega de resultados oportunos y con calidad.

Asesorar a las Direcciones Territoriales y autoridades catastrales del país y verificar que cumplan con las normas catastrales, para garantizar la calidad y oportunidad de la información catastral.

Proyectar los documentos de reglamentación y normas técnicas para la formación, actualización del catastro nacional.

Coordinar con la Subdirección de Agrología sobre la elaboración / actualización de las áreas homogéneas de tierra con fines catastrales.

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Responder a las peticiones presentadas por las Direcciones Territoriales, autoridades catastrales del país y usuarios particulares relacionados con los procesos de Formación y actualización de la Formación Catastral

Realizar la asesoría y seguimiento integral de las actividades desarrolladas en los procesos de Formación y actualización de la formación catastral y el resultado de los mismos.

3.1.5.

Del Coordinador GIT Acción local catastral

Efectuar la administración y seguimiento de la acción local catastral focalizada en las oficinas delegadas o grupos de trabajo existentes, en concordancia con los lineamientos de la Subdirección de Catastro.

Coordinar los trabajos catastrales en las jurisdicciones adscritas a la Subdirección de Catastro (San Andres, Leticia, Mitú).

Realizar la asesoría y seguimiento integral de las actividades desarrolladas en los procesos de Formación y actualización de la formación catastral y el resultado de los mismos.

3.1.6.

Del Coordinador GIT Gestión de información catastral digital

Generar los estándares para la captura y salidas de la información cartografía catastral y llevar a cabo las acciones tendientes para su implementación en las Direcciones Territoriales

Implementar los lineamientos para el manejo de la cartografía catastral en formato digital, estructurada, completa e integrada para los municipios que son responsabilidad del IGAC, en sus áreas urbana y rural.

Realizar la asesoría y seguimiento a la información catastral digital dentro de los procesos de Formación y actualización de la Formación Catastral

Capacitar a los funcionarios de las Territoriales en el uso, manejo y preservación de la información catastral digital.

Asesorar a las Direcciones Territoriales en materia de digitalización y depuración de la base de datos gráfica y alfanumérica.

Realizar la asesoría y seguimiento integral de las actividades desarrolladas en los procesos de Formación y actualización de la formación catastral y el resultado de los mismos.

3.1.7.

Del Coordinador GIT de Avalúos

Apoyar y participar en los comités de avalúos que a nivel nacional se celebren en las Direcciones Territoriales y que programe su participación por la Subdirección de Catastro.

Apoyar en la ejecución de los avalúos de los puntos de investigación determinados en los estudios de zonas homogéneas geoeconómicas.

3.2.1.

Del Director Territorial

Coordinar la programación general de la meta anual a ejecutar en su jurisdicción y una vez establecida, hacerla cumplir.

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3.2. DE LA DIRECCIÓN TERRITORIAL

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Planear, dirigir, coordinar, controlar y responder por las actividades asociadas con la Formación y actualización catastral en su jurisdicción, de acuerdo a las metas del Instituto y la normatividad catastral vigente.

Participar en el proceso técnico de la Formación y actualización catastral.

Expedir las providencias referentes al inicio de los trabajos de Formación y Actualización, y aprobación de los estudios resultantes y las vigencias, así como garantizar la debida y oportuna publicación de los actos que lo requieran en el diario oficial.

Programar, dirigir y controlar las comisiones que sean necesarias en el desarrollo de los programas de trabajo de la Dirección Territorial.

Implementar, administrar y mantener debidamente actualizado el sistema de información catastral y asegurar la calidad de la información correspondiente.

Recopilar, evaluar, consolidar y mantener la información resultante de las actividades resultantes de los procesos de Formación y actualización Catastral.

Promover el intercambio de información y documentación geográfica, cartográfica y agrológica necesarios como insumos para la Formación y actualización entre las dependencias centrales del instituto y la Dirección Territorial.

Realizar la socialización del desarrollo y resultado de los procesos de Formación y actualización Catastral.

Verificar la entrega de los resultados de los procesos Formación y actualización a la Conservación Catastral.

Verificar el cumplimiento de los procedimientos, normas técnicas y jurídicas en la ejecución de los procesos de Formación y actualización a su cargo.

Rendir a la Subdirección de Catastro los informes sobre la ejecución y el resultado de los procesos de Formación y Actualización.

Garantizar el envío oportuno a la Subdirección de Catastro de las memorias de los estudios de Zonas homogéneas Físicas y Geoeconómicas y valores unitarios por tipo de edificación.

Garantizar la integralidad, articulación y oportunidad de las actividades desarrolladas en los procesos de Formación y actualización de la formación catastral y el resultado de los mismos. De la Oficina (Delegada) de catastro

Coordinar con la Dirección Territorial el intercambio de información requerida para la adecuada ejecución de los procesos de formación y actualización de la formación de su jurisdicción.

Participar en el desarrollo y control de las actividades relacionadas con la Formación y actualización del catastro de su jurisdicción, de acuerdo con la planeación establecida.

3.2.3.

Del profesional con funciones de abogado (en adelante Abogado)

Elaborar los estudios legales y emitir conceptos jurídicos sobre los proyectos de resolución y actos administrativos a expedir en el proceso de Formación y Actualización.

Asesorar en el proceso de selección de personal y vigilar que se cumplan los requisitos para la contratación estatal.

Elaborar los contratos o convenios que deba celebrar la Dirección Territorial con los municipios u otras entidades para la ejecución de los programas de Formación y actualización catastral.

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Apoyar el estudio jurídico de las inscripciones catastrales inherentes a estos procesos.

Participar en la socialización de los procesos de Formación y Actualización, así como en los comités de avalúos. Del profesional con funciones de Jefe de Formación (en adelante Jefe de Formación) o profesional asignado

Programar, dirigir, coordinar y supervisar los trabajos de Formación y actualización dentro de su respectiva jurisdicción, sea realizado éste por personal de planta o a contrato. En todo caso debe avalar las labores de reconocimiento predial, zonas homogéneas, grabación, liquidación de avalúos y digitalización.

Coordinar la realización de las actividades preliminares tales como alistamiento, logística y condiciones adecuadas para el normal desarrollo de los procesos.

Elaborar el estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y tipificación de las construcciones dentro de los procesos de Formación y Actualización, incluyendo los planos y documentos relacionados.

Verificar el cumplimiento de los procedimientos, normas técnicas y jurídicas en la ejecución de los procesos de Formación y actualización a su cargo.

Rendir a la Dirección Territorial los informes sobre la ejecución y el resultado de los procesos de Formación y Actualización.

Revisar los estudios físicos y económicos para la obtención de avalúos dentro de los procesos de Formación y actualización según delegación hecha por la Subdirección de Catastro.

Proyectar con el apoyo del abogado la providencia de aprobación de los estudios de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción.

Responder de forma general por la completitud de la información para conformar el Sic@m.

Realizar la entrega de los documentos resultantes del proceso de Formación y actualización a la Conservación Catastral

Realizar la revisión de los estudios de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas cuando se asignado.

Participar en la socialización de los procesos de Formación y Actualización, así como en los comités de avalúos.

Firmar las resoluciones de Formación y Actualización.

Garantizar la calidad de los procesos y productos catastrales resultantes.

Garantizar la integralidad, articulación y oportunidad de las actividades desarrolladas en los procesos de Formación y actualización de la formación catastral y el resultado de los mismos.

3.2.5.

Del profesional con funciones de investigador de mercado inmobiliario (en adelante Investigador de mercado inmobiliario)

Elaborar el estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción dentro de los procesos de Formación y Actualización.

Recopilar la información inmobiliaria de la Dirección Territorial, codificarla, procesarla y mantenerla actualizada, en la base de datos de avalúos.

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Presentar los informes sobre la ejecución de los estudios de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas, liquidación de avalúos y elaboración de las respectivas tablas de valores de terrenos y construcciones.

Apoyar y/o realizar avalúos sobre los puntos de investigación definidos dentro de los estudios de zonas.

Participar en la socialización de los procesos de Formación y Actualización, así como en los comités de avalúos.

Proyectar con el apoyo del abogado la providencia de aprobación de los estudios de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción.

Firmar las resoluciones de Formación y Actualización, referentes a la inscripción predial dentro del proceso.

Realizar la revisión de los estudios de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas cuando se asignado.

Garantizar la calidad de los procesos y productos catastrales a su cargo. Del Coordinador General (para municipios mayores 50.000 predios)

Garantizar que el reconocimiento predial se lleve a cabo según la programación definida, realizando el control de calidad correspondiente.

Evaluar periódicamente los trabajos realizados por los oficiales o reconocedores y presentar oportunamente al superior inmediato los informes correspondientes.

Preparar el material cartográfico, recopilar, evaluar y consolidar la información estadística resultante del proceso.

Definir o ajustar la planeación, de los proyectos de formación y/o actualización, conservación dinámica o específico catastral asignados de acuerdo a las normas, procedimientos y técnicas vigentes del IGAC.

Hacer seguimiento y control del cronograma de actividades de los proyectos y presentar ajustes al mismo cuando sea necesario, para el debido desarrollo de las actividades en cumplimiento de los plazos definidos y los compromisos adquiridos.

Realizar actas de unificación de criterios por actividad con cada uno de sus grupos.

Medir Indicadores de gestión por actividad

Obtener, gestionar información

Coordinar y supervisar todas las actividades necesarias para la ejecución del proyecto catastral y su eficiente desarrollo en cumplimiento de los compromisos adquiridos, velando por la entrega oportuna de los productos resultantes de éste a los municipios.

Responder por la correcta ejecución de cada una de las actividades del proyecto, en plazos, costos y calidad del mismo, en un marco eficiente de gestión administrativa y presupuestal.

Verificar que en cada uno de los grupos las actividades se desarrollen conforme a los documentos técnicos y legales de la Entidad y se lleven los controles de calidad definidos en los manuales de procedimientos, instructivos y formatos vigentes y establecer los que considere necesarios para garantizar la calidad de los procesos y productos resultantes del proyecto.

y garantizar con las estadísticas del sistema una calidad optima de la

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Solicitar informes periódicos a los coordinadores de actividades, consolidarlos, analizarlos e implementar acciones correctivas necesarias para la mejora de las actividades que se encuentren rezagados en su ejecución o presenten algún hallazgo.

Presentar periódicamente a la Dirección Territorial o al interventor cuando sea contratista, los informes de avance de cada una de las actividades programadas, detallando cantidades y calidades.

Verificar que los actos administrativos se realicen en las instancias, forma y términos señalados en las normas internas del IGAC.

Coordinar las entregas de los productos por parte de la Dirección Territorial al municipio y a la Subdirección de Catastro y su disposición dentro de los archivos de la Territorial.

Efectuar el balance y cierre del cumplimiento de los compromisos adquiridos con el municipio en la ejecución de los proyectos, mediante un proceso de revisión integral de las obligaciones adquiridas por las partes, de acuerdo con los compromisos pactados, el cual deberá quedar plasmado en el informe final de ejecución.

Gestionar y garantizar el aspecto jurídico del proceso en coordinación con la interrelación CatastroRegistro

Realizar las presentaciones y apoyar a la Dirección territorial en los comités de socialización a los municipios de los procesos catastrales.

Sugerir acciones correctivas preventivas y de mejoramiento a los procesos técnicos y administrativos llevados a cabo dentro de los proyectos.

Garantizar la elaboración de los metadatos de los productos resultantes de la ejecución del Proyecto.

Informar a la Dirección Territorial cualquier anomalía presentada en el Proyecto

Gestionar la entrega oportuna y confiable al Coordinador de grupo de los insumos necesarios para desarrollar las actividades del reconocimiento predial. Del Coordinador de grupo

Garantizar la disponibilidad y utilización de las herramientas (planos, distintivos, entre otros) para desarrollar las labores en campo.

Asignar al reconocedor predial u oficial el material necesario para adelantar el reconocimiento de los predios (plano de conjunto del área de trabajo, carta básica catastrales, entre otros)

Programar el trabajo asignado a cada reconocedor y garantizar la entrega de la información completa por parte de éstos.

Hacer los controles de calidad en oficina y en campo a las fichas prediales, cartas catastrales y planos de conjunto entregados por cada reconocedor, garantizando la calidad de información respectiva.

Garantizar que todos los predios del área de trabajo asignada sean visitados y su información capturada en forma completa.

Gestionar la entrega oportuna y confiable al grupo de reconocedores de la información que le brinda el Coordinador General.

Realizar entrega de la información consolidada al Coordinador General o a quien éste designe.

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Del Oficial de catastro o Reconocedor

Ejecutar el reconocimiento predial, la localización en la documentación gráfica y todas las actividades asociadas con la Formación y actualización de acuerdo a lo estipulado en el Manual vigente de Reconocimiento Predial y demás normas vigentes y rendir los informes correspondientes.

Elaborar o actualizar las fichas prediales y anexos para cada predio visitado, registrar en ellas toda la información física, jurídica y económica de acuerdo con las normas establecidas.

Elaborar o actualizar las cartas catastrales y diligenciar las fotografías aéreas ampliadas de acuerdo a lo dispuesto en la normatividad vigente.

Acatar las disposiciones vigentes sobre la administración de la información que es propiedad del cliente.

3.2.9.

Del personal de apoyo de oficina

Colaborar en la ejecución de las actividades de los procesos que le asigne el coordinador del proyecto y/o Reconocedor en oficina.

3.2.10. Del personal de apoyo de campo

Colaborar en la ejecución de las actividades de los procesos que le asigne el coordinador del proyecto y/o Reconocedor en terreno.

3.2.11. Del profesional con funciones de Ingeniero o Técnico en sistemas (en adelante Ingeniero o

técnico en sistemas) °

Brindar el apoyo en el mantenimiento aplicaciones y programas de computación y administrar el procesamiento de datos de la Dirección Territorial de acuerdo con los procedimientos y disposiciones técnicas del Instituto.

Responder por la presentación, disponibilidad y calidad de la información sistematizada resultante de los procesos de Formación y actualización que la Dirección Territorial remite a la Sede Central y demás dependencias y usuarios.

Coordinar la grabación y digitalización de la información que le entrega el jefe de formación o profesional asignado resultantes de los procesos de Formación y actualización

Grabar las tablas de valores unitarios de zonas homogéneas geoeconómicas y de construcción, de conformidad con lo aprobado en la respectiva Resolución.

Grabar y/o coordinar la grabación de las zonas homogéneas físicas y geoeconómicas en coordinación con el profesional ejecutor del estudio de Zonas.

3.2.12. Del funcionario de grabación (en adelante Digitador)

Incorporar en el aplicativo la información catastral resultante de los procesos, siguiendo los procedimientos establecidos, garantizando la calidad y oportunidad de la información grabada.

3.2.13. Del responsable del control de calidad de la grabación

Realizar el control de calidad de la grabación y garantizar la consistencia de la información respecto a los documentos fuentes y verificar que se cumpla con el manual de transcripción de datos.

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3.2.14. Del Digitalizador

Capturar y editar la información resultante de los procesos de Formación y actualización de la formación catastral acorde al modelo de datos y normas de calidad y estándares establecidos por el IGAC.

Producir las salidas graficas requeridas en los procesos de Formación y actualización de la Formación Catastral

Elaborar el metadato de los productos resultantes en coordinación con el Ingeniero o técnico en sistemas y el responsable de control de calidad de la digitalización

3.2.15. Del responsable del control de calidad de la digitalización

Realizar el control de calidad de la digitalización y garantizar la consistencia de la información respecto a los documentos fuentes y verificar que se cumpla con el manual de digitalización.

3.2.16. Del Topógrafo

Realizar los levantamientos topográficos mediante procedimientos convencionales y/o GPS con la precisión requerida y reportar la calidad del levantamiento ejecutado.

Elaborar y revisar las carteras de campo y hacer entrega de las mismas.

Colaborar en la revisión y actualización de los mapas y planos generales.

4. GLOSARIO – DEFINICIONES

Carta Catastral Urbana

Documento cartográfico georreferenciado donde se encuentran dibujados los predios que conforman la manzana catastral, con su respectiva identificación y nomenclatura.

Catastro

Inventario o censo debidamente actualizado y clasificado de los bienes inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica.

Costo operativo

Costo de producción.

Ficha predial

Documento en el cual se consigna la información física, jurídica y económica de cada uno de los predios del municipio.

ICARE

Interrelación Catastro - Registro

Levantamiento planimétrico

Conjunto de operaciones necesarias para representar topográficamente la superficie del terreno como un plano horizontal sobre el cual se proyectan los detalles y accidentes, prescindiendo de las alturas.

Levantamiento topográfico

Conjunto de operaciones ejecutadas sobre el terreno con los instrumentos adecuados, que a partir de una serie de mediciones y triangulaciones, permite la elaboración del plano correspondiente.

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Carta Catastral Rural Documento cartográfico georreferenciado en el que se encuentran dibujados los predios que conforman la zona rural del municipio y la delimitación e identificación de sectores, veredas catastrales, límite municipal y perímetro urbano.

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Minifundio

Predios ubicados en zona rural adyacentes con un mínimo de cincuenta predios que en la escala de captura (1:10000, 1:25000, 1:100000) presentan un tamaño menor a un centímetro cuadrado.

Mutación catastral

Todo cambio que sobrevenga respecto de los elementos físico, jurídico o económico de los predios de una unidad orgánica catastral, cuando dicho cambio sea debidamente inscrito en el catastro.

Plano de Conjunto Rural

Documento cartográfico georreferenciado con demarcación del límite municipal, perímetros urbanos, sectores y veredas catastrales.

Plano de Conjunto Urbano

Documento cartográfico georreferenciado con delimitación del perímetro urbano, identificación de la sectorización, de las manzanas catastrales y de la nomenclatura vial.

Predios vacantes

Cuando el predio se encuentre sin dueño aparente o conocido se inscribirá provisionalmente como vacante catastral y se informará a la entidad correspondiente para que si lo estima pertinente, proceda con lo establecido en la Ley 388/97.

Propiedad del cliente Término dado a los datos, información y bienes que son propiedad del cliente, suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto y/o servicio prestado y como tal se debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar. Registro 1

Archivo alfanumérico que contiene la información física, jurídica y económica del predio a nivel general.

Registro 2

Archivo alfanumérico que contiene la información física, jurídica y económica del predio a nivel detallado.

Unidad orgánica catastral

Territorio o jurisdicción de la unidad político / administrativa denominada Municipio.

Zonas homogéneas físicas

Espacio geográfico con características similares en vías, topografía, servicios, uso actual del suelo, norma de uso del suelo, tipificación de las construcciones y/o edificaciones, áreas homogéneas de tierras, aguas y otras variables que permitan diferenciar estas áreas de las adyacentes.

Zonas homogéneas geoeconómicas

Espacios geográficos con valores unitarios similares en cuanto a su precio.

5. NORMAS

Ley 675 de agosto 3 de 2001. Por medio de la cual se expide el Régimen de la propiedad horizontal.

Ley 617 de octubre 6 de 2000. Reforma parcialmente la ley 136 de 1994.

Ley 489 de diciembre 29 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional.

Ley 388 de julio 18 de 1997. Ley que regula el ordenamiento territorial en Colombia.

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5.1. NORMAS LEGALES

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Ley 387 de julio 18 de 1997. Por la cual se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la atención, protección, consolidación y estabilización socioeconómica de los desplazados internos por la violencia en la República de Colombia y sus decretos reglamentarios referentes a inscripciones en catastro.

Ley 223 de diciembre 20 de 1995. Por la cual se expiden normas sobre la racionalización tributaria.

Ley 136 de junio 2 de 1994. Normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.

Ley 101 de diciembre 23 de 1993. Ley general de desarrollo agropecuario y pesquero, por la cual se dictan normas para el avalúo de predios con vocación y destino agrícola.

Ley 44 de diciembre 18 de 1990. Por la cual se dictan normas sobre catastro e Impuesto sobre la propiedad raíz.

Ley 9 de enero 11 de 1989. Por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiación de bienes.

Ley 75 de diciembre 23 de 1986. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, de catastro, del fortalecimiento y democratización del mercado de capitales.

Ley 14 de julio 6 de 1983. Por la cual se fortalecen los fiscos de las entidades territoriales y dicta normas sobre el catastro, impuesto predial, de renta y complementarios.

Ley 62 de diciembre 19 de 1939. Sobre deslinde y amojonamiento (Ley de límites).

Ley 65 de diciembre 20 de 1939. Sobre Catastro.

Decretos 1551 de mayo 4 de 2009 y 208 de enero 27 de 2004. Por medio de los cuales se modifica la estructura del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

Decreto 2007 de septiembre 24 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 7o., 17 y 19 de la Ley 387 de 1997, en lo relativo a la oportuna atención a la población rural desplazada por la violencia, en el marco del retorno voluntario a su lugar de origen o de su reasentamiento en otro lugar y se adoptan medidas tendientes a prevenir esta situación.

Decreto 879 de mayo 13 de 1998, reglamentario de la ley 388 de 1997.

Decreto 2388 de octubre 21 de 1991. Reglamentario de la Ley 14 de 1983 y la Ley 44 de 1990.

Decreto 1333 de abril 25 de 1986. Por la cual se expide el Código de régimen municipal.

Decreto 1222 de abril 18 de 1986. Código de régimen departamental.

Decreto 1597 de junio 11 de 1985 reglamentario de la ley 14/83.

Decreto 3496 de diciembre 26 de 1983 reglamentario de la Ley 14 de 1983.

Decreto 1301 de julio 8 de 1940 reglamentario de la Ley 65 de 1939. Estatuto Orgánico del Catastro.

Decreto 803 de abril 23 de 1940 reglamentario de la Ley 62 de 1939.

Resolución 2555 de septiembre 28 de 1988 del IGAC y las que la modifiquen. Por la cual se reglamenta la Formación, Actualización de la Formación y la Conservación del Catastro Nacional.

Resoluciones 159 de febrero 12 de 2004, 473 de junio 25 de 1997, 141 de marzo 16 de 1995, 893 de julio 29 de 1994, 570 de mayo 20 de 1994, 133 de enero 26 de 1994 y demás que modifiquen la Resolución 2555 de 1988.

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Población desplazada ley 387 de 1997 y decretos reglamentarios referentes a inscripciones en catastro.

5.2. NORMAS TÉCNICAS °

Circular vigente de Valores, normas de producción y requisitos para efectuar labores catastrales

Circular 320 del 26 de junio de 2008. Sic@m Alcances de la entrega del producto.

Circular 2.1/194 de 24 de junio de 2002. Aplicación de marcas registradas

Circular 361 de 1997. Por medio de la cual se oficializa el manual de reconocimiento predial a las Seccionales

Circular 237 de 1996. Procedimiento liquidación de avalúos predios divididos por perímetro urbano

Metodología vigente para elaborar y actualizar áreas homogéneas de tierras con fines catastrales

Instructivo vigente para transcripción de datos y generación de resoluciones

Metodología vigente para la definición y estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas

Guía vigente para el diseño de nomenclatura urbana

Guía vigente para el deslinde y amojonamiento entidades territoriales de la República de Colombia

Manual vigente de reconocimiento predial

Instructivo vigente de control de calidad de los productos catastrales

Instructivo vigente de digitalización cartografía catastral

Instructivo vigente de toma de fotografía predial

5.3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO 5.3.1.

Del alistamiento para la Formación o Actualización

De información: Previo a iniciar el proceso de Formación catastral, se deberá alistar la documentación y el material necesario y registrar su cumplimiento en el formato de alistamiento vigente: -

Ordenanzas, leyes, tratados de límites municipales

Deslinde municipal actualizado y vigente (alfanumérica y grafica)

Plan de Ordenamiento Territorial, documentación procedente de Planeación Municipal

Acuerdos de perímetro urbano y de nomenclatura vial vigente

Índice de vuelos o de imágenes, imágenes (Satelitales, aéreas, fotografías, Ortofotos, etc.) digitales y análogas de acuerdo con las necesidades y disponibilidad. Estas imágenes deben ser iluminadas resaltando la norte, superposición de imágenes colindantes, datos geográficos y de linderos en general.

Cartografía básica urbana y rural. Esta cartografía debe ser iluminada resaltando la norte, y linderos en general.

Preliminar del plano de conjunto urbano debidamente georreferenciado

Formatos de carta catastral urbana con la información básica disponible

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Copia de los certificados de tradición o folios de matricula inmobiliaria del circulo registral

Fichas prediales y anexos de calificación en blanco

Áreas homogéneas de tierras

Equipos y Materiales de campo (cintas métricas calibradas, estación total, vehículos, cámaras fotográficas, GPS) y oficina (Computador)

Cuando se pueda utilizar Dispositivo móvil se debe realizar el alistamiento correspondiente

Formato SBC.

En la ejecución del proceso de formación catastral se debe utilizar como insumo toda la información del catastro fiscal que repose en la Dirección Territorial.

Durante la ejecución del proceso de actualización se deben tramitar todos los saldos de mutaciones radicados y no radicados existentes en Conservación. El Jefe de Conservación debe entregar una relación detallada de los mismos al responsable del proceso de formación o actualización para que se proceda en consecuencia.

El Director Territorial junto con sus colaboradores inmediatos debe determinar y gestionar los recursos humanos, técnicos, administrativos y financieros. Elaborar el presupuesto y programar técnica y económicamente el plan de trabajo y el cronograma de actividades que servirá de base para el desarrollo y evaluación del proceso de formación o actualización y para conocimiento y control de la Subdirección de Catastro.

La programación técnico – económica debe incluir el inventario de los planos, fichas, información predial y demás recursos logísticos necesarios para realizar el proceso en tiempos reales.

En la preparación de las comisiones, el Director Territorial debe tener en cuenta que los funcionarios sean personas autorizadas, la comisión sea a los sitios indicados y se disponga de los recursos económicos requeridos.

La instalación de la comisión debe fijar entre otros los siguientes aspectos: sitio de trabajo, horarios, conductos regulares, permisos, reconocimiento de viáticos, manejo de los gastos, normas de producción, establecimiento de los controles de calidad a realizar, evaluación y presentación de informes, unificación de criterios técnicos, programación y avance de trabajos. Todo lo anterior debe quedar consignado en un acta.

La Dirección territorial debe garantizar la inducción o entrenamiento del personal que ejecuta las labores catastrales de acuerdo con las habilidades de los perfiles requeridos.

El Jefe de Formación/Actualización, debe tener en cuenta el limite municipal aprobado por ley o por ordenanza de la Asamblea Departamental, y el perímetro urbano y la nomenclatura aprobados por el Concejo Municipal. En caso de no existir acuerdo de perímetro urbano y de nomenclatura vial, deberá elaborar el respectivo proyecto para fines catastrales. Este límite debe ser utilizado por todo el personal que labora en el proyecto.

La providencia que ordena la iniciación de los trabajos de formación o actualización de la formación debe ser publicada en el diario oficial y comunicada al respectivo alcalde municipal / distrital, quien lo hará conocer de los habitantes de su jurisdicción por los medios de comunicación que estén a su alcance, sin perjuicio de que la autoridad catastral adelante directamente dicha labor. Se debe dar información a la ciudadanía sobre la fecha y los objetivos generales de la visita.

La diligencia de identificación predial deberá anunciarse a los propietarios o poseedores con la debida antelación, por intermedio de la alcaldía y de la comisión de catastro para que concurran a ella y suministren la información sobre linderos, títulos de propiedad o justificación de la posesión, documentos de identificación y recibos de impuesto predial.

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En aquellas zonas que lo amerite, es conveniente que la comisión de catastro realice la verificación y consecución de títulos en Notarias y Oficinas de registro.

Para la realización del censo catastral se deberán tener en cuenta los códigos de tipo de construcción que se relacionan en el Anexo 1, los cuales se usan en los municipios donde se encuentren claramente identificadas dichas construcciones.

De la Logística: La Dirección Territorial debe garantizar que el lugar de trabajo de la comisión de catastro cuente con las condiciones básicas de: espacio, ventilación, mobiliario, servicios públicos, salubridad, seguridad y aseo, ubicación, accesibilidad, transporte, equipos de cómputo, elementos de oficina. Adicionalmente suministrar la identificación, carnet y la dotación del personal cuando esté disponible y garantizar la seguridad de la información.

5.3.2.

Del proceso de Formación o Actualización

La información del ciudadano obtenida del proceso de reconocimiento es considerada ¨propiedad del cliente¨, como tal deberá tratarse con total confidencialidad y seguir las disposiciones vigentes sobre su administración.

Las fichas catastrales y anexos se deben diligenciar completamente a tinta negra con letra clara y sin enmendaduras, además deben contener la información estrictamente requerida y llevar la fecha y firma del oficial o reconocedor.

En la zona rural, el área del predio se debe calcular sobre el plano base restituido y no sobre las fotografías aéreas ampliadas. Esta información debe ser grabada inmediatamente en la base de datos catastral.

En el proceso de actualización, los cambios que se realicen a la carta catastral borrador tanto urbana como rural se deben identificar en color rojo.

Si se presentan conflictos limítrofes entre municipios se debe aplicar lo dispuesto en la Resolución 2555 de 1988 y las que la modifiquen. En el caso de conflictos limítrofes entre Departamentos, se debe solicitar el concepto de la Subdirección de Geografía y Cartografía, por intermedio de la Subdirección de Catastro.

Simultáneamente al avance y control del reconocimiento predial, el coordinador prestará asesoría en terreno y oficina a cada uno de las personas que participan en esta actividad, así como a los usuarios cuando lo requieran.

Cuando la Formación o Actualización sea parcial, se deben indicar cartográficamente las zonas del municipio que se formaron y/o actualizaron.

Durante el proceso de Formación o Actualización debe funcionar el comité técnico encabezado por el Director Territorial y con la participación de los funcionarios que él crea conveniente con el fin de unificar criterios y definir cómo se debe actuar ante un caso en particular. Si existe alguna duda se debe oficiar oportunamente a la Subdirección de Catastro para que ella proceda a brindar la asesoría correspondiente.

En el desarrollo del proceso se podrán ejecutar paralelamente las siguientes actividades: el reconocimiento predial con la elaboración del estudio de zonas homogéneas y la grabación de la información con la digitalización de los planos catastrales y temáticos.

En los procesos de Actualización para cabeceras municipales menores de 10.000 habitantes es recomendable, en lo posible, hacer el levantamiento topográfico completo. Se debe propender porque la

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información consignada en las fotografías aéreas ampliadas deterioradas se trasladen a fotografías ampliadas nuevas. Del estudio de zonas homogéneas

La investigación del mercado inmobiliario debe realizarse con valores comerciales y debe incluir la información del banco de datos de avalúos administrativos de la Dirección Territorial y del GIT Avalúos.

Para fijar los avalúos comerciales de los puntos de investigación, se deben utilizar los métodos valuatorios determinados en la resolución 620 del 2008.

El funcionario asignado para la elaboración del estudio de zonas homogéneas, debe tener en cuenta la reglamentación del uso del suelo vigente en el municipio estipulado en el POT o en el acuerdo respectivo.

Para la determinación de los valores unitarios de terreno y construcción se debe reunir el Comité de Avalúos, el cual estará conformado por el Director Territorial, el profesional responsable del estudio de zonas, el contratista de control de calidad de avalúos administrativos, los Profesionales con funciones de abogado, de jefe de formación, de jefe de conservación, el investigador de mercado inmobiliario, el profesional encargado de la revisión del estudio y los jefes de oficina delegada cuando se requiera.

Para determinar el valor catastral que se debe adoptar por zonas, a los puntos fijados para la investigación económica se les debe fijar su valor comercial. Para el efecto, el Comité de Avalúos deberá basarse en los avalúos comerciales y tener en cuenta el valor actual, su tendencia de mercado obtenida con la investigación, el uso del suelo indicado en el POT si ya lo tiene, la estratificación socioeconómica y los demás indicadores que les permitan adoptar un justo valor.

El profesional encargado del estudio debe entregar las memorias del estudio a la Dirección Territorial, independientemente de su tipo de vinculación laboral, dentro del desarrollo del proceso de actualización.

La investigación económica debe enviarse a la Subdirección de Catastro para su conocimiento y observaciones con el fin de obtener el concepto favorable previo a la expedición de la Resolución. El informe basado en los resultados de los estudios de zonas y la evaluación respectiva deberá contener: -

Copia del informe del funcionario que evaluó el estudio

Acta del Comité de Avalúos con la propuesta de los nuevos valores catastrales

Cuadro descriptivo de zonas homogéneas físicas (áreas de cada zona, variables, etc.)

Cuadro de cálculo de zonas homogéneas geoeconómicas

Cuadro de relación de los puntos fijados para investigación económica

Valores de terreno vigentes y propuestos. Porcentajes de incremento

Tablas para avalúos de edificaciones y anexos, número de puntos investigados, tipos de avalúo, códigos a liquidar, etc.

Avalúos de prueba con proyección del incremento respecto a los avalúos vigentes.

Copia del archivo digital donde se realiza el procesamiento de la información.

Archivos PDF de los planos de las Zonas Homogéneas Físicas y Geoeconómicas.

La información enviada debe corresponder a los formatos y normatividad vigente.

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5.3.3.

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De la grabación y la generación de resoluciones

Para el proceso de grabación de datos se deben utilizar las reglas definidas en el instructivo vigente para transcripción de datos, adicional a las disposiciones que se relacionan a continuación: °

Para el proceso de Actualización, dentro de la actividad de grabación se deben correr los programas de inconsistencias programadas en la aplicación.

En el proceso de grabación de las zonas físicas urbana y rural se debe tener en cuenta que siempre ocupan dos dígitos en el archivo magnético y van numeradas del 00 al 99, eliminando puntos y subíndices. Ejemplo: 17.1, 17.2 y 17.3 se deben grabar como zona 17.

En el campo “estrato” en cuanto a la calificación de puntaje resultante del reconocimiento, correspondiente a Tipificación para los predios urbanos se graba: 0 – Comercio; 1 al 6 – Vivienda; 7 – Industria; 8 – Institucional; 9 – Lotes grandes sin urbanizar.

A los lotes ubicados dentro de manzanas comerciales, residenciales, industriales e institucionales y que por su tamaño no sean separables asumirán el código según el plano de uso y tipificación en el campo “estrato”.

Cuando los municipios se encuentren divididos en comunas, se debe obtener el acuerdo y plano respectivo de la organización municipal en comunas, sobreponer esta delimitación sobre el plano urbano de sectores y manzanas catastrales, hacer la equivalencia alfanumérica (p.ej. Comuna 1 igual A, comuna 2 igual B, etc.), producir las relaciones por sectores y manzanas acorde a la cobertura de cada comuna, utilizar el campo No.109 del registro catastral para cargar masivamente la letra reportada para la comuna y sacar un backup para proceder luego a su envío a la Subdirección de Catastro.

El Área de Sistemas en la comisión o en la Dirección Territorial debe generar y entregar los listados disponibles en la aplicación al Jefe de formación para su análisis y verificación de la consistencia de los trabajos terminados.

La radicación de los predios que se modifican en el proceso de la Actualización y el control de Resoluciones, se hace dentro del sistema en forma independiente al proceso de la conservación.

Las radicaciones resultantes del proceso de la Actualización no requieren ser clasificadas de oficina y/o terreno, se le asignan al funcionario que actualizó o modificó los predios, para mayor control.

Las resoluciones del proceso de la Actualización se numeran desde 5000 en adelante, para ello el sistema dispone de un cupo de cinco resoluciones para trabajar independientemente a las que operan en el proceso de la conservación.

Los cambios en la información predial se soportan por Resolución de actualización y corresponden a los datos físicos y jurídicos resultantes del reconocimiento predial. Para ello se seguirá la normatividad y el procedimiento existente para el proceso de la Conservación, particularmente en lo que respecta a inscripción catastral y vigencia fiscal.

Al diligenciar las respectivas fichas prediales en la actividad de reconocimiento, es necesario llenar el espacio correspondiente a la conexión con los predios fiscales, predios nuevos o cambio en su tipo de avalúo.

Los certificados catastrales que sean solicitados en el transcurso del proceso de Actualización y que hayan sufrido cambios en este proceso, se expedirán con la información catastral vigente en el sistema al primero de enero del año en el cual se esté adelantando la actualización correspondiente, siempre y cuando no hubiese mutaciones radicadas pendientes de años anteriores que afecten la información.

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Cada resolución debe tener un máximo de cincuenta artículos, con lo cual se da celeridad a la revisión y al cruce de la información.

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El certificado catastral solicitado sobre un predio que se encuentre en proceso de formación y no figure inscrito en el catastro, no se podrá expedir hasta tanto la información y su avalúo se hayan puesto en vigencia.

Las Resoluciones que se generen en el proceso de formación y actualización, serán firmadas por los profesionales que cumplan funciones de Jefe de formación o investigador de mercado. Dicho funcionario coordinará y controlará el proceso de elaboración de la respectiva resolución y será responsable de la calidad de la información y de los avalúos liquidados.

Las resoluciones expedidas en los procesos de formación y actualización, no deben ser comunicadas a las correspondientes Tesorerías Municipales.

Se debe tener en cuenta que la AUTOESTIMACION DEL AVALUO es el AVALÚO CATASTRAL VIGENTE Y OFICIAL, siempre y cuando su valor sea superior al avalúo resultante del proceso de formación o de Actualización y sin que el predio haya sufrido modificaciones físicas respecto a las condiciones sobre las cuales se aceptó el autoavalúo. Por tanto, cada Dirección Territorial debe mantener por municipio una relación detallada de los predios que han sido objeto de autoestimación del avalúo, debidamente aceptados a partir de la vigencia de la Ley 14 de 1983 y que continúen cumpliendo la condición antes referida.

Los saldos radicados de mutaciones de conservación de los municipios donde se realice el proceso de Actualización, deben ser entregados con una relación del sistema a la comisión de actualización para su trámite dentro del reconocimiento predial y su legalización se hará mediante resolución normal de conservación, cumpliendo todos los procedimientos y normas al respecto. Lo anterior para separar los resultados de los procesos de Actualización y Conservación, lo cual permitirá garantizar los debidos controles y responsabilidades dentro de cada programa.

Todos los mapas catastrales producto del proceso (Formación o Actualización) se deben generar en formato digital cumpliendo las reglas definidas en el modelo de datos del SIG catastral y las normas de calidad que lo complementan, sin olvidar reproducir las copias que se requieran, las cuales deben incluir la información cartográfica básica.

El Digitalizador debe cumplir estrictamente las especificaciones vigentes para todos los planos catastrales, las convenciones cartográficas para catastro incluidas en el Anexo 3 y lo relacionado con la aplicación de marcas registradas.

La Dirección Territorial debe garantizar la firma del acta de grabación de acuerdo con lo estipulado en la circular 462 de 2008.

La Dirección Territorial debe aplicar de forma automática el cargue de las zonas homogéneas físicas y geoeconómicas a los predios

5.3.5.

Una vez terminado, aprobado y puesto en vigencia el proceso de Formación o Actualización y como resultado del mismo, la Dirección Territorial debe enviar copia de la memoria del estudio de Formación o Actualización a la Subdirección de Catastro y archivar el original. Dicha memoria debe contener copia de los siguientes documentos: -

Programación técnica y económica que incluya: cronograma de actividades, estructura orgánica del proyecto, recursos humanos, técnicos, administrativos y financieros.

Acuerdo vigente o proyecto de acuerdo que fija el perímetro urbano, ordenanza que fija los límites municipales.

Resolución por la cual se ordena la Formación o Actualización.

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De las salidas del proceso de Formación y Actualización

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Resolución de aprobación del estudio de zonas homogéneas geoeconómicas y el valor de los tipos de construcciones y/o edificaciones correspondientes.

Resolución de inscripción de los predios en el catastro y vigencia catastral cuando se trate de formación o resolución de renovación de la inscripción en el catastro y vigencia catastral para Actualización.

Resultados del reconocimiento predial (estadísticas, informe de predios formados, verificados, incorporados, calificados, etc.), carteras de campo del levantamiento topográfico, número de predios reconocidos, novedades importantes.

Cuadro con la relación de los puntos seleccionados para investigación económica.

Monografía, reseña metodológica, aspectos legales y técnicos.

Memoria de las zonas homogéneas físicas y geoeconómicas.

Encuestas (investigación directa avalúos comerciales).

Anexos de los puntos avaluados con la memoria del avalúo al respaldo.

Cálculo de zonas homogéneas geoeconómicas.

Cuadro con la descripción de las zonas homogéneas físicas y geoeconómicas.

Cálculo del valor por m2 según tipo de edificación, puntajes y precios investigados, ecuaciones y tablas obtenidas.

Análisis estadístico: crecimientos, decrecimientos, según muestra del 10% del total de predios. Cuadros de avalúos de prueba.

Mapas en formato análogo y digital con cartografía básica: •

Para ciudades principales: zona urbana: uso y tipificación, zonas homogéneas físicas y geoeconómicas, norma de uso, vías, topografía, servicios; zona rural: áreas homogéneas de tierra, usos, zonas homogéneas físicas y geoeconómicas, norma de uso, vías, aguas.

•

Para el resto de municipios y todos los corregimientos e inspecciones de policía: tanto para la zona urbana como la rural: zonas homogéneas físicas y geoeconómicas.

Acta del comité de avalúos en la cual se adoptaron los valores unitarios definitivos.

Novedades del estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas.

Norma de uso.

Cantidad de predios actualizados.

Formatos de control de calidad de los productos debidamente diligenciados (registros de calidad).

Metadatos de los productos generados.

Estadísticas en general.

Análisis de costos y resultados de las actividades.

Propuestas de mejora al proceso.

Los planos catastrales generados deben quedar debidamente georreferenciados con las coordenadas oficiales del IGAC.

Se debe elaborar el metadato para los productos del proceso de acuerdo a los lineamientos fijados por el Instituto, tales como Carta catastral, Plano de conjunto, Plano de Zonas homogéneas físicas, Plano de Zonas homogéneas geoeconómicas y demás que fije la Subdirección de Catastro.

Los productos resultantes de la formación o actualización de la formación catastral deben entregarse debidamente inventariadas al Jefe de Conservación.

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Del control de calidad

Los formatos de control de calidad los diligencia el responsable del control en dos momentos diferentes: cuando se verifica el cumplimiento de las especificaciones y cuando se verifica las correcciones hechas a las inconsistencias encontradas. Además de las disposiciones contenidas en los instructivos vigentes de control de calidad, se deberá tener en cuenta durante el proceso de Formación o Actualización lo siguiente: a) En el control de calidad de levantamientos topográficos °

Deberá realizarse tanto en campo como en oficina por parte de la persona designada por el Jefe de Formación o responsable del proceso. La Dirección Territorial debe garantizar el control de calidad para los casos que no exista el recurso humano para esta labor, con el apoyo de de la Subdirección de Geografía y cartografía.

La revisión en oficina debe contemplar el control de calidad de los puntos MAGNA bases utilizadas para la georreferenciación y de todos los puntos auxiliares determinados.

Se deben tener en cuenta los instructivos y manuales vigentes correspondientes al levantamiento topográfico.

Se deberá presentar informe del control de calidad donde se evidencien las revisiones realizadas.

El tamaño de la muestra se determinará de acuerdo a la metodología vigente para la realización del control de calidad en los procesos de Formación y actualización catastral.

El levantamiento a cinta del reconocimiento debe tener en cuenta los parámetros establecidos para este tipo de levantamientos.

Son responsables del control y cumplimiento de la ejecución del trabajo con las características técnicas mínimas establecidas en este manual, así: -

En primera instancia el Reconocedor, quien debe velar porque su labor cumpla con las especificaciones técnicas establecidas en el presente manual y tamaños de muestra definidos en los instructivos de control de calidad vigentes y en los demás que regulen el tema.

En segunda instancia el Coordinador de grupo, quien debe realizar el control de calidad al resultado del trabajo de los Reconocedores a cargo, tomando una muestra del tamaño definido en el punto anterior. Deberá realizarse tanto en campo como en oficina a las cartas catastrales, planos de conjunto y fichas prediales.

El Coordinador General o Coordinadores de Grupo (en su defecto el Jefe de Formación) debe realizar control de calidad a una muestra del mismo tamaño definido anteriormente, tanto en campo como en oficina, que incluya los predios que presentaron ajustes derivados del control de calidad del Coordinador de Grupo.

Tener en cuenta todos los parámetros definidos en los instructivos de control de calidad vigentes.

En cuanto al aspecto jurídico del catastro, el reconocedor debe realizar el estudio del mismo y hacer la investigación con base en los documentos justificativos del derecho, apoyándose en las notarias, juzgados y círculos registrales.

En cuanto a la grabación de la ficha predial, el reconocedor debe realizar las correcciones de acuerdo con los resultados de los validadores

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b) En el control de calidad del reconocimiento predial

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En cuanto a la digitalización, el reconocedor debe realizar las correcciones de acuerdo con los resultados de los validadores

La Subdirección de Catastro designará al funcionario de la Dirección Territorial responsable de realizar la revisión en terreno de los estudios de zonas homogéneas.

El funcionario asignado deberá verificar en campo el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este proceso, para lo cual deberá evaluar: el diseño de las zonas homogéneas físicas teniendo en cuenta que sea consistente con el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) del municipio, los estudios de áreas homogéneas de tierras (AHT), las zonas geoeconómicas propuestas, que cada uno de los polígonos de las zonas homogéneas físicas (ZHF) contengan los puntos tomados para investigación económica, que los valores comerciales investigados en campo, tanto para terreno como para construcción, estén acordes con la realidad del mercado inmobiliario para las diferentes zonas (residencial, comercial, industrial, lotes), que los puntos de investigación (terreno, construcción y anexos) cuenten con registro fotográfico tanto de la fachada como de aspectos relevantes del interior del predio, los avalúos de prueba, etc.

Deberá verificar en oficina que el estudio de zonas homogéneas se haya basado en la investigación del mercado inmobiliario y no solo en encuestas. Adicionalmente, deberá verificar los datos utilizados en el formato vigente de cálculo de zonas homogéneas geoeconómicas (ZHG) para el cálculo de regresiones y su operación correspondiente. Así mismo, revisar que la ecuación adoptada sea la de mejor ajuste R2 y que los códigos de uso de construcción existentes en el municipio estén en las diferentes tablas de construcción.

Para los anexos, verificar que se haga la investigación a valor comercial de cada uno de los anexos existentes, tomando la clasificación del manual de reconocimiento vigente con su debida tipificación.

Se deberá verificar que existan las tablas que garanticen el comportamiento económico de los códigos de uso de construcción existente, así como el listado de novedades para la totalidad de los predios y que las zonas hayan sido aplicadas al sistema predio a predio. Para ello se deberán verificar los listados de ZHF y ZHG por predio contra el plano respectivo, haciendo énfasis en las manzanas y predios divididos por zonas.

Se deberá verificar la funcionalidad del estudio económico sobre predios muestra representativos, analizar los incrementos y decrementos con respecto a la base catastral, verificar los listados de inconsistencias, estadísticas y avalúos de prueba y corroborar la elaboración de la propuesta con las diferentes alternativas de adopción del porcentaje para el avalúo catastral.

Luego de realizada esta evaluación, tanto en terreno como en oficina y efectuadas las correcciones a que haya lugar, se debe presentar un informe digital y análogo al Director Territorial que contenga: -

Declaración del cumplimiento de la normatividad establecida en el POT, reglamentación de usos del suelo, el perímetro urbano de la cabecera y los corregimientos

Límites intermunicipales

Declaración del cumplimiento de las normas y procedimientos técnicos vigentes

Evaluación de la cartografía utilizada

Observaciones respecto al diseño de los estudios de zonas físicas y elaboración de variables

Proceso del estudio económico, número de puntos de investigación, encuestas, soportes y avalúos obtenidos en el mercado

Estudio estadístico del mercado inmobiliario para determinar valores de terreno y edificaciones, modelo de regresión adoptado para el cálculo de la ecuación

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c) En el control de calidad del estudio de zonas homogéneas:

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Relación de los valores de terreno y edificaciones resultantes en el estudio

Resumen general de las novedades que muestra este estudio respecto al vigente

Conclusiones y recomendaciones indicando el concepto y apreciaciones del evaluador

En caso que el evaluador asignado sea el Director Territorial, el informe debe presentarse al Comité de Avalúos. d) Para el proceso de grabación se lleva a cabo el siguiente control de calidad: °

Realizar la revisión al 100% de los datos contenidos en la ficha predial (número de predios digitados, identificación del predio, tipo de avalúo, sector, manzana, vereda), verificando que se encuentren completos y grabados de acuerdo con el instructivo vigente de transcripción de datos.

Verificar que se hayan realizado las correcciones respectivas.

Verificar la aplicación de zonas homogéneas a los predios, mediante la confrontación del estudio aprobado con los reportes generados por la aplicación. De los municipios declarados en riesgo de desplazamiento o en desplazamiento forzado

En los municipios o zonas de los municipios en los cuales los Comités Territoriales de Atención Integral a la Población Desplazada han declarado mediante acto motivado como zona de inminencia de riesgo de desplazamiento o de desplazamiento forzado, el Director Territorial debe obtener copia del acto administrativo que declaró la inminencia del riesgo de desplazamiento o de desplazamiento forzado, la información proveniente del INCODER y de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la jurisdicción.

Como parte de la actividad de alistamiento de información, previa al reconocimiento predial, la Territorial debe obtener en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de jurisdicción copia de los certificados de tradición de los predios que aparezcan con las anotaciones correspondientes.

Ante el INCODER, el Director Territorial debe solicitar copia del registro de los predios rurales abandonados por los desplazados por la violencia.

En procesos de formación catastral, para efectos de la elaboración del censo predial con base en los certificados de tradición de los predios que aparezcan con la anotación correspondiente, se debe realizar la inscripción en la base de datos catastral respectiva.

En procesos de actualización de la formación catastral, el Director Territorial debe tener en cuenta que la información catastral en cuanto a cambios de nombre de propietarios o poseedores e inscripción de predios no se puede realizar en dichas zonas. Por lo cual se debe garantizar que tanto en la actividad de reconocimiento predial como en la actividad de grabación, no se realicen las modificaciones anotadas.

Se exceptúa las enajenaciones que cumplan con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2007 de 2001 que expresa “ARTÍCULO 4o. REQUISITOS ESPECIALES PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES RURALES. Los propietarios de los inmuebles ubicados dentro de las zonas rurales declaradas como de riesgo inminente de desplazamiento o de desplazamiento forzado por la violencia, que deseen transferir el derecho de dominio sobre los mismos, antes de que cesen los efectos de esta medida, deberán obtener del Comité Municipal, Distrital o Departamental de Atención Integral a la Población Desplazada por la Violencia, autorización para enajenar el inmueble; o podrán transferirlo al Incora, en aplicación de lo señalado en el inciso cuarto del numeral 1 del artículo 19 de la Ley 387 de 1997, evento en el cual, no se requiere de la autorización del Comité.

El Registrador de Instrumentos Públicos sólo podrá inscribir el acto de enajenación o transferencia, cuando se le presente la autorización del Comité, la cual deberá incorporarse al contrato o acto de transferencia del derecho sobre el predio, o cuando la transferencia se haga a favor del Incora.

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5.3.7.

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El ingeniero o técnico en sistemas, con base en el documento que declaró la zona en riesgo de desplazamiento a desplazamiento forzado, debe marcar en la base de datos los predios involucrados e incluir las restricciones en el sistema que garanticen que los predios involucrados no sufren las modificaciones anotadas.

El ingeniero o técnico en sistemas debe generar la relación de los predios en esta condición y entregárselo al jefe de formación/actualización o profesional asignado para que lo tenga en cuenta en el desarrollo del proceso.

6. FORMATOS - REGISTROS 6.1. FORMATOS °

F510-10/2005.V4 Ficha predial En este formato se consigna la información alfanumérica y gráfica, física y jurídica del predio, obtenida en el reconocimiento predial. Va en original y es diligenciado por el funcionario que realiza el trabajo en campo y reposa en el archivo de la Dirección Territorial o Delegada correspondiente.

F510-11/2004.V2 Calificación de edificaciones En este formato se registra la calificación de las unidades de construcción, croquis y colindancias (anexo de la ficha predial). Va en original y es diligenciado por el funcionario que realiza el trabajo en campo y reposa en el archivo de la Dirección Territorial o Delegada correspondiente.

F50000-01/10.V1. Citación a propietario Formato para informarle al propietario la realización de la visita de reconocimiento. Se diligencia en original tanto la citación como la colilla, la cual hace parte de la memoria.

F50100-01/10.V1. Alistamiento de información para procesos catastrales Formato donde se registra el cumplimiento de los pasos previos al inicio de los procesos catastrales. Va en original y hace parte de la memoria.

F50100-02/10.V1. Control de calidad reconocimiento predial en campo y oficina Formato donde se plasma la información resultante del control de calidad realizado en campo.

F50100-03/10.V1. Control de calidad reconocimiento predial en oficina (carta catastral) Formato donde se plasma la información resultante del control de calidad realizado en oficina.

F50100-04/10.V1. Lista de chequeo entrega de documentos producto de la formación o actualización catastral

Los formatos de control de calidad del proceso y la lista de chequeo de entrega de documentos catastrales deberán ser archivados en la Dirección Territorial durante un año y luego se destruyen. 6.2. REGISTROS Adicional a los formatos relacionados en el numeral 6.1, los cuales pasan a ser parte de la memoria del estudio, para cada proceso se deberá crear una carpeta, la cual contendrá los siguientes registros:

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Formato donde se registra la entrega de los documentos en las diferentes etapas del proceso de formación o actualización catastral. Va en original y copia. El original para quien recibe los documentos y la copia para quien entrega los documentos.

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Zona Urbana: -

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Planos de conjunto georreferenciados. Planos de zonas homogéneas físicas, incluidos los predios fijados para investigación económica. Planos de variables individuales (usos del suelo, tipificación de las construcciones, vías, servicios y topografía). Planos de zonas homogéneas geoeconómicas con sus respectivos valores unitarios. Tablas de valores unitarios para los terrenos, construcciones y/o edificaciones. Ficha predial para cada inmueble o mejora (ordenadas numéricamente) resultantes del proceso. Cartas catastrales urbanas. Memoria del proceso con sus anexos. Base de datos catastral. Proyecto de acuerdo de nomenclatura vial y/o de perímetro urbano, si fue necesario efectuarlo. Estadísticas. Libro radicador de manzanas

Zona rural -

Plano de conjunto georreferenciado. Plano de zonas homogéneas físicas, incluidos los predios fijados para investigación económica. Planos de variables individuales (usos del suelo, vías, aguas). Fotografías aéreas ampliadas con delimitación y numeración de los predios. Plano de zonas homogéneas geoeconómicas con sus respectivos valores unitarios. Memoria del proceso con sus anexos. Tablas de valores unitarios para los terrenos, construcciones y/o edificaciones. Ficha predial para cada inmueble o mejora resultantes del proceso. Cartas catastrales rurales del municipio en la escala adecuada que permitan la identificación de los inmuebles con sus respectivas ampliaciones en caso necesario, las cuales deben incluir el índice de planchas que conforman el municipio. Base de datos catastral. Estadísticas.

6.3. REPORTES Los reportes y estadísticas que genera el sistema son: Tabla 1 REPORTES

ESTADÍSTICAS

Listado de incrementos – decrementos en avalúo

Por tipo de avalúo

Listado alfabético

Distribución rural por rangos de superficie

Listado por rango de área

Distribución rural por rangos de avalúo

Listado por rango de avalúo

Distribución urbana por rangos de superficie

Listado numérico sin valores parciales de terreno y Distribución urbana por rangos de avalúo construcción

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Listado numérico con valores parciales de terreno y Incremento de avalúo construcción

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ESTADÍSTICAS

Listado destinación económica del predio, puntaje, área Incremento – decremento de áreas de construcción y construida terreno Listado registro 2

Por zona física, zonas geoeconómica, estrato y destinación económica del predio.

Listado zonas físicas, zonas geoeconómicas, estrato y Por destinación económica y estrato destinación económica usada Formato de socialización básica catastral SBC

7. RECURSOS 7.1. TALENTO HUMANO Servidores públicos competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Funciones y Competencias y contratistas con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que hayan demostrado la idoneidad y experiencia que garanticen la efectiva prestación del servicio, de acuerdo con lo dispuesto en la circular vigente de valores, normas de producción y requisitos para efectuar labores catastrales. 7.2. EQUIPOS ° ° ° ° °

Software, hardware y aplicaciones para el manejo de SIG Periféricos (mesa digitalizadora, plotter, impresora) Equipos de cómputo con la aplicación catastral Brújula, cinta métrica, equipo de topografía, GPS, pantógrafo, equipo de dibujo, Dispositivo móvil de captura, Cámara fotográfica Vehículos

planímetro,

Información primaria - Acuerdos de perímetro urbano y nomenclatura vigentes (si existen) - Ordenanzas departamentales de límites municipales vigentes - Reglamentación del uso del suelo urbano y rural. Plan de Ordenamiento Territorial - Información del catastro fiscal (cuando se trata de formación)

Información secundaria - Fotografías aéreas de contacto y ampliadas, cartas con índice de vuelos - Planos de conjunto, cartas catastrales, fichas prediales, planos de variables, planos de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas vigentes (cuando se trate de Actualización) - Mapas base urbanos y rurales, espaciomapas, ortofotomapas (sí se requieren) procedentes de la Subdirección de Geografía - Cartografía - Límites municipales procedentes de la Subdirección de Geografía y Cartografía - Estudios de Áreas homogéneas de tierras procedentes de la Subdirección de Agrología

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD °

La autoridad catastral podrá, en caso necesario, solicitar la colaboración de otras autoridades del municipio para la difusión de los trabajos catastrales que se van a ejecutar.

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7.3. INSUMOS

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Todo funcionario que requiera desplazarse fuera de las instalaciones del IGAC para la realización de sus funciones, debe portar los documentos que lo identifiquen, así como los formularios necesarios para que el IGAC atienda un eventual accidente.

Los funcionarios de planta y contratistas deben recurrir a las autoridades civiles y militares para informar sobre su presencia en el área de interés del proyecto con el fin de salvaguardar su integridad así como la información y los equipos del IGAC.

Los cables de conexión de los equipos de cómputo no deben estar en áreas de circulación.

Los equipos de cómputo y periféricos deben estar conectados a las tomas de corriente regulada.

Para evitar posibles fugas de información, el área donde se encuentran instalados los equipos utilizados para la producción de los registros debe ser de acceso restringido.

Se recomienda contar con extintores de fuego en el área donde se encuentran instalados los equipos utilizados para la producción de los productos catastrales.

Para evitar parálisis en la producción o atrasos en la generación de los reportes, se debe realizar el mantenimiento preventivo a los equipos utilizados en la producción.

Se deben generar periódicamente las copias de respaldo de la información catastral relacionada con estos procesos.

El equipo técnico de las Direcciones Territoriales que requiera ser utilizado fuera de las instalaciones del IGAC debe estar asegurado y su traslado debe contar con la aprobación del funcionario responsable.

El manejo de los equipos por parte del personal debe ser el más idóneo y técnico posible con el fin de lograr el resultado esperado en el proyecto sin el deterioro de los mismos.

Los equipos de las Direcciones Territoriales del IGAC que se utilicen en campo deben permanecer bajo custodia de los funcionarios o contratistas a quienes se les hayan asignado.

Los vehículos deben estar en óptimas condiciones mecánicas para evitar traumatismo en el desarrollo normal del proyecto.

9. FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS 9.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO DE FORMACIÓN O ACTUALIZACIÓN ACTIVIDAD

RECUERDE…

Director Territorial

De acuerdo con la gestión realizada con los Alcalde, Gobernadores, Corporaciones autónomas o por directrices de la entidad, asigna el profesional para realizar el diagnóstico sobre el estado catastral y la información existente del(los) municipio(s) a Formar o a Actualizar.

El Instituto a través de la Subdirección de Catastro asigna las metas de trabajo de Formación y actualización Catastral; de acuerdo a las prioridades establecidas.

Jefe de Formación

Realiza el diagnóstico sobre la documentación existente del(los) municipio(s) o parte de él, objeto de estudio. Para ello verifica la documentación básica cartográfica y agrológica, si existen conflictos limítrofes con otros municipios, departamentos u otra autoridad catastral.

En lo rural, para la ejecución del proyecto son necesarias las Aéreas homogéneas de tierra.

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RESPONSABLE

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9.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO DE FORMACIÓN O ACTUALIZACIÓN RESPONSABLE

Jefe de Formación

Abogado

ACTIVIDAD

Confirma con la Subdirección de Geografía y Cartografía la existencia de los respectivos documentos cartográficos y del deslinde del municipio. Si no existe o no cumple los requerimientos técnicos, consulta con otras entidades garantizando sus derechos de autor y demás requerimientos legales y respectivo aval de la Subdirección de Cartografía. Establece existencia en el Municipio de los perímetros urbanos, la nomenclatura vial general y verifica la existencia de áreas homogéneas de tierra en la Subdirección de Agrología.

Elabora el programa de trabajo de la Territorial a ejecutar.

Elabora el cronograma detallado para cada una de las actividades que involucra el proceso.

En caso de existir intención de firma convenio con el municipio u otras entidades territoriales, elabora la propuesta de convenio del (los) municipios a Formar o Actualizar y entrega al Director Territorial. Caso contrario pasa a la actividad 14

RECUERDE…

Incluir actividades de preparación, preliminares al reconocimiento predial, estudio de las zonas homogéneas, grabación, dibujo y clausura.

Tener en cuenta lo establecido en el manual de procedimientos de elaboración de propuestas de convenios, así como el tiempo disponible, los recursos humanos, técnicos, administrativos y financieros requeridos, las normas de producción y el tipo de trabajo a ejecutar.

Director Territorial

Recibe, revisa y envía la propuesta por correo electrónico al profesional de la Subdirección de Catastro encargado de asesorar la territorial.

Considerar que la revisión de la propuesta tiene un término aproximado de tres días hábiles.

Profesional de la Subdirección de Catastro

Revisa la propuesta, hace las observaciones del caso, y devuelve a la Dirección Territorial para ajustes.

Revisar oportunamente a fin de cumplir los tiempos establecidos para presentar al cliente (municipio).

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Diligenciar todos los formatos de cálculo de costos y utilizar la plantilla dispuesta para la presentación de las propuestas.

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9.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO DE FORMACIÓN O ACTUALIZACIÓN RESPONSABLE

Director Territorial

Subdirector de Catastro

Director Territorial

RECUERDE…

ACTIVIDAD

Realiza conjuntamente con el Jefe de Formación los ajustes necesarios y devuelve a la Subdirección de Catastro para su aprobación y presentación al Comité de Convenios de acuerdo con los montos establecidos.

Considerar que la revisión del proyecto tiene un término aproximado de tres días hábiles por cada instancia que participa.

10. Revisa, verifica ajustes y si el monto lo amerita, envía la propuesta de convenio a la Oficina Asesora de Planeación por correo electrónico. De lo contrario, aprueba la propuesta.

Verificar que se hayan realizado los ajustes.

11. Previa comunicación por parte del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, Informa a la Dirección Territorial la aprobación de la propuesta.

Solicitar los ajustes que haya requerido el Comité de Convenios.

12. Recibe, realiza los ajustes a que haya lugar y envía la propuesta de convenio para estudio del municipio o ente gubernamental.

Realizar las gestiones necesarias para lograr la aceptación del cliente (municipio)

13. Una vez aprobado y firmado el convenio, informa a la Subdirección de Catastro, remitiendo la correspondiente programación, para que establezca en firme los montos y la asignación de cupos presupuestales, a fin de aprobar y garantizar la ejecución del proyecto.

Se debe descontar del costeo inicialmente aprobado lo relacionado con los recursos que la entidad ya le ha asignado.

14. Solicita al Abogado proyectar la Resolución ordenando la ejecución de los trabajos de Formación o Actualización. 15. Firma la Resolución y ordena publicación en el Diario Oficial.

Comunicar a la Subdirección de Catastro.

17. Oficia a cada una de las entidades de derecho público para que remitan la relación de los bienes inmuebles de su propiedad en la respectiva unidad orgánica catastral con indicación de los documentos justificativos del dominio y planos de los inmuebles, así como a las oficinas de registro de instrumentos públicos y cuando sea necesario a las

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16. Comunica al Alcalde del respectivo Municipio para que realice la difusión de los trabajos catastrales, independientemente de la publicidad que debe hacer el Instituto.

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9.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO DE FORMACIÓN O ACTUALIZACIÓN RESPONSABLE

Director Territorial

RECUERDE…

ACTIVIDAD

notarias. Adicionalmente al Incoder y a la oficina de Registro de instrumentos públicos los listados de predios y/o procesos de personas inscritas como desplazados o en riesgo de desplazamiento, y al Ministerio de Ambiente, lo relativo a parques nacionales naturales, al Incoder lo correspondiente a resguardos indígenas. 18. Asigna responsable del proceso mediante memorando (Jefe de Formación o profesional de mercado inmobiliario) y le entrega la programación aprobada del proyecto.

Jefe de Formación o Profesional asignado

19. Prepara los formatos de alistamiento de cada uno de los procesos catastrales (urbano – rural).

Diligenciar el formato vigente de Alistamiento de información para procesos catastrales.

20. Se documenta en aspectos primordiales del proyecto: Región, Clima, Entorno Cultural, Seguridad y ajusta los costos estimados.

Abogado

21. Evalúa y prepara la información suministrada por Conservación.

Incluir los saldos de mutaciones Solicitar ajustes si se requieren.

22. Realiza el proceso de contratación del personal y de compra de insumos requeridos para cumplir el programa.

Tener en cuenta las disposiciones vigentes respecto a contratación y la circular vigente de valores, normas de producción y requisitos para efectuar labores catastrales. Si se cree conveniente se debe aplicar pruebas técnicas de conocimiento de acuerdo al perfil a contratar.

Jefe de Formación o Profesional Asignado

23. Realiza la contratado.

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inducción

personal

Incluir información general de la entidad, código de ética y buen gobierno, políticas y lineamientos organizacionales, manuales de procedimientos, instructivos y metodologías aplicables al proyecto de formación y/o actualización de la formación catastral.

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Para la actividad de digitalización, tener en cuenta las disposiciones vigentes para el manejo de la información cartográfica catastral.

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9.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO DE FORMACIÓN O ACTUALIZACIÓN RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Aspectos Logísticos Director Territorial

24. Garantiza que el lugar de trabajo de la comisión de catastro cuente con las condiciones básicas de: espacio, ventilación, mobiliario, servicios públicos, salubridad, seguridad y aseo, ubicación, accesibilidad, transporte, equipos de cómputo, elementos de oficina. Adicionalmente suministra la identificación, carnet y la dotación del personal cuando esté disponible y garantiza la seguridad de la información.

Las condiciones adecuadas de las sedes de trabajo garantizan la calidad de los trabajos.

9.2. ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Jefe de Conservación

Alista y prepara la información del catastro fiscal existente y mediante memorando, la entrega al Jefe de Formación o Profesional Asignado.

Incluir los saldos para trámite de conservación.

Profesional o Técnico de Sistemas

Alista la información digital existente y necesaria para la ejecución del proyecto de Formación y la pasa al Jefe de Formación.

Alistar información grafica (orto fotos, cartografía vectorial, fotografías aéreas, áreas homogéneas de tierra, entre otros) y alfanumérica (listados de información fiscal, estadísticas, información proveniente de Notariado y Registro, entre otros) del proyecto

3. Elabora el diagnóstico de la información cartográfica existente y necesaria para la actualización del municipio, de tal manera que el documento sea una herramienta de planificación y de recomendaciones para el proceso de formación y/o actualización catastral del municipio.

El diagnóstico comprende la cartografía básica, catastral, y cartografía procedente de otras fuentes como planeación municipal y consta de: 1.Objetivo y zonas de trabajo. 2. Datos básicos. 3. Modelo de datos y sistema de referencia. 4. Datos gráficos cabecera municipal, corregimientos, rural.

Ingeniero de sistemas y grupo digitalización

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9.2.1.

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9.2. ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

5. Relación y análisis de insumos para la actualización. 6. Control de calidad de la información grafica. 7. Control de calidad de la información grafica versus alfanumérica. 8. Evaluación de la información y acciones a seguir. 9. Acciones preventivas: depuración durante el proceso de actualización catastral. 10. Generación productos para el desarrollo de los procesos de formación y/o actualización. 11. Relación de los productos cartográficos a generar. Tener en cuenta las disposiciones vigentes para el manejo de la información cartográfica catastral.

Ingeniero de sistemas y grupo digitalización

Jefe de Formación o profesional asignado

RECUERDE…

4. Dependiendo de las decisiones tomadas con base en el diagnóstico se generan los productos cartográficos necesarios para la actualización.

Generar las necesarias

5. Entrega el diagnóstico al jefe de formación/actualización o profesional asignado.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

Solicita y alista la documentación y el material necesario para iniciar el proceso de Formación: Información del catastro fiscal, saldos de mutaciones existentes, información cartográfica básica, (imágenes de satélite, ortofotos, fotografías aéreas, levantamientos topográficos), información de áreas homogéneas de tierra, documentación necesaria para realizar el reconocimiento predial y material logístico en general.

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copias

que

sean

Registrar el cumplimiento de este paso en el formato vigente de alistamiento de información para procesos catastrales. Tener en cuenta la documentación y el material indicados en el primer ítem del numeral 5.3.1.

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9.2.1.

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9.2. ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.1.

Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

Jefe de Formación o profesional asignado

ACTIVIDAD

Registra lo pertinente en el formato de alistamiento de información catastral

Revisa que la información se encuentre completa y actualizada. Convoca al Topógrafo y continúa con el paso 14.

Gestiona la cantidad y calidad de materiales y recursos de acuerdo a lo programado.

RECUERDE…

Considerar el número de integrantes del equipo de trabajo.

10. Planifica reuniones para coordinar una visita previa al municipio antes de ubicar el equipo de trabajo en campo. 11. Adelanta el proceso de socialización del proyecto ante las autoridades municipales (numeral 9.2.2.) 12. Hace recorrido del área de estudio con el Ajustar programación inicial con fin de tener el conocimiento general de base en el resultado del recorrido. las áreas de trabajo, efectuar el trazado preliminar de sectores catastrales, limite municipal y limite de perímetros urbanos, corredores comerciales si existen, rutas de acceso, áreas de riesgo, búsqueda de sitio de trabajo en campo y auxiliares de apoyo a la labor, hospedaje, manutención, etc. 13. Proyecta y obtiene firma del Director Territorial en las órdenes de comisión, teniendo en cuenta el tiempo permitido para cada funcionario y siguiendo lo establecido en el procedimiento de viáticos y gastos de comisión.

Especificar el objeto, el tiempo de la comisión y normas de producción, todo ello de acuerdo a la programación general del proyecto.

14. Cita al Topógrafo previo al inicio de actividades para unificar criterios sobre el alcance de los trabajos, la calidad esperada, tiempos de entrega y control de calidad a los productos del levantamiento topográfico.

Convocar al Topógrafo cuando hay cartografía desactualizada, ortofotos urbanas desactualizadas, modificación (expansión) del perímetro urbano sin cartografía o en lo rural núcleos con características urbanas.

- Levantamiento planimétrico del plano de conjunto urbano digital ligado a la red geodésica magna, incluyendo el límite del perímetro urbano.

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Los productos del levantamiento topográfico son:

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9.2. ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.1.

Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Jefe de Formación o profesional asignado

RECUERDE…

- Para la zona rural: Sector de minifundios con detalles geográficos cuando la cartografía básica no lo tenga y centros poblados. - Cartera de levantamiento topográfico digital. Memoria o informe del levantamiento con los soportes y registros fotográficos. Debe contener: nombre del proyecto, nombre del topógrafo, nombre del punto y descripción, materialización del punto, amarre a puntos geodésicos con coordenadas conocidas, distancias máximas permitidas y demás aspectos relevantes.

15. Hace recorrido a la zona de estudio en compañía del Topógrafo. Para el área urbana sectoriza las zonas con demarcación y numeración de sectores incluyendo el límite de perímetro urbano vigente, utilizando como base la cartografía IGAC, existente. Para la zona rural sectoriza sobre la cartografía básica rural demarcando y numerando los sectores incluyendo los límites municipales vigentes.

Topógrafo

17. Entrega al topógrafo el acuerdo de perímetro urbano (documento y gráfico).

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

18. Realiza el alistamiento del material y equipos necesarios para el levantamiento.

Utilizar los distintivos institucionales que lo identifican como funcionario del IGAC y disponer de un vehículo para su transporte. Diligenciar formato de alistamiento de información para procesos catastrales.

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16. Evalúa los requerimientos topográficos y programa su ejecución.

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9.2. ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.1.

Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Topógrafo

19. Realiza el amojonamiento programado o necesario para desarrollar el levantamiento topográfico.

RECUERDE…

20. Hace el levantamiento planimétrico de la zona urbana utilizando puntos topográficos ligados a la red MAGNA del Instituto. Si está por fuera del estándar de precisión, ajusta el levantamiento.

Tomar como base el instructivo vigente de levantamientos topográficos con fines catastrales.

21. Prepara los planos de perímetro de manzana y junto con el plano de conjunto, entrega al Jefe de Formación o Profesional Asignado el resultado del levantamiento.

Para las actividades que se estén desarrollando en municipios distantes o no cuenten con recursos tecnológicos, debe enviar o entregar la información al Jefe Formación por los medios disponibles.

Cuando el municipio tenga relieve quebrado, el levantamiento debe señalar los cambios de pendiente de forma general, con el fin de facilitar el trazado de la variable topográfica por cambio de pendiente.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe. Jefe de Formación o profesional asignado

22. Asigna al funcionario responsable con las competencias y conocimientos adecuados para realizar el control de calidad del levantamiento topográfico y le entrega el material.

En caso de no existir este perfil dentro de la planta de la Territorial, podrá solicitar el apoyo al GIT Control terrestre y clasificación de campo de la Subdirección de Geografía y Cartografía. Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

23. Recibe la información del levantamiento y procede a realizar su evaluación.

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Seguir las disposiciones Instructivo vigente levantamientos topográficos fines catastrales.

del de con

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Responsable del control de calidad al levantamiento topográfico

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Responsable del control de calidad al levantamiento topográfico

24. Realiza el control de calidad en campo. Para ello verifica fechas y tiempos de rastreo, número de puntos mínimos por núcleo urbano amarrado al Sistema Nacional de Coordenadas, materialización de los puntos, que el plano contenga el 100% del levantamiento del área geográfica determinada por el perímetro urbano y que contenga las convenciones cartográficas oficiales del levantamiento.

Verificar la entrega de las hojas de campo originales y los datos registrados en el GPS, así como el registro fotográfico del lugar donde quedaron materializados los puntos.

25. Realiza el control de calidad en oficina, verificando la entrega de los productos del levantamiento: cartera, memoria, plano de conjunto según POT y polígonos de manzana y que la línea levantada y dibujada del perímetro corresponda con lo establecido legalmente en el acuerdo del perímetro vigente.

Verificar los cálculos de las carteras de campo y el cierre del levantamiento.

26. Elabora el informe aprobando o rechazando el levantamiento topográfico de acuerdo con los resultados del control de calidad y lo pasa al Jefe de Formación junto con los productos del levantamiento.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

27. Recibe la información resultante del control de calidad al levantamiento topográfico. Si fue aprobada la entrega al Coordinador General o Coordinadores de Grupo para ser integrada al plano de conjunto digital, con el fin de tener los insumos para el reconocimiento predial. Si fue rechazada, la devuelve al Topógrafo para realizar los ajustes y pasa de nuevo a control de calidad.

Informar al Topógrafo los ajustes derivados del control de calidad.

28. Incorpora el resultado del levantamiento topográfico a la información existente y genera los productos cartográficos requeridos por el reconocimiento predial.

Esta actividad se debe realizar en el momento que se requiera durante la ejecución del proyecto.

Jefe de Formación o profesional asignado

Grupo de digitalización

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Seguir las disposiciones vigentes respecto a articulación catastral. Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

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Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Jefe de Formación o profesional asignado

29. Entrega al Coordinador General o Coordinadores de Grupo la programación, las normas de producción, la información del catastro fiscal (para el proceso de formación), los saldos de mutaciones existentes, la información cartográfica básica, (imágenes de satélite, ortofotos, fotografías aéreas, levantamientos topográficos), la información de áreas homogéneas de tierra, la documentación necesaria para realizar el reconocimiento predial y el material logístico en general.

Dar las pautas técnicas y administrativas a seguir, unificar criterios técnicos, presentar el recurso humano con que se dispone e informa al Director Territorial sobre esta entrega.

Coordinador General o Coordinadores de Grupo

30. Recibe, revisa y solicita con el Vo.Bo. del Jefe de Formación o profesional asignado por memorando al área de Digitalización la generación de la cartografía básica preliminar (sectores, manzanas) y rural (veredas, sectores) de acuerdo a la cantidad de grupos de trabajo.

Ver el instructivo vigente respecto a la articulación catastral.

Coordinador General o Coordinadores de Grupo

31. Revisa los borradores de los planos urbano (planimétrico) y rural, numera: tipo de avalúo, sector, manzanas y/o veredas y asigna nomenclatura vial con base en acuerdos municipales si existen.

La numeración de departamentos, municipios y corregimientos, serán los códigos que determine el DANE.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

Las veredas político-administrativas aprobadas por acuerdo municipal, en lo posible deben coincidir con la división catastral de veredas.

Digitalizador

32. Entrega al área SIG (Digitalización) el borrador del plano de conjunto urbano y/o rural, por medio de memorando.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

33. Elabora o actualiza los planos de conjunto urbano y rural preliminares en formato digital, teniendo en cuenta las convenciones cartográficas para catastro de acuerdo con la normatividad vigente.

Tener en cuenta los tamaños definidos (1:500), Ediciones de número sector, de manzana, manzanas colindantes, norte, coordenadas, perímetro urbano y detalles geográficos que contribuyan al mejoramiento del levantamiento del reconocimiento

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Si no existe nomenclatura y/o veredas oficiales plasma en el plano de conjunto, elabora proyecto de Acuerdo preliminar de perímetro, veredal y/o nomenclatura y envía al Municipio para su aprobación.

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD

con cotas de los lados de manzana del levantamiento topográfico. Ver instructivo vigente de Digitalización cartografía catastral.

Digitalizador

34. Revisa la información digitalizada y si detecta inconsistencias las corrige.

35. Entrega al Jefe de Formación la siguiente información: - Plano de conjunto urbano y/o rural. Incluye corregimientos si los hay. - Planos de los sectores de acuerdo con el número de grupos de reconocimiento predial - Un Plano de croquis de manzana cuando están edificadas y dos copias de los espacios geográficos que no están construidos.

Jefe de Formación o Profesional asignado

Director Territorial

RECUERDE…

Ver instructivo vigente de control de calidad de la información catastral digital. Revisar las inconsistencias detectadas en el control de calidad, realizar los ajustes y continuar el proceso. En caso de captura con Dispositivos móviles entregar los planos de conjunto en formato análogo y digital y cargar la información de la restitución y/o imagen ortofoto o el levantamiento topográfico por manzanas en cada uno de los dispositivos móviles de acuerdo a la programación definida. Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

36. Recibe, realiza el control de calidad a los planos de conjunto diligenciando el formato correspondiente. Si encuentra inconsistencias (producto no conforme) devuelve a Digitalización para su reproceso (paso 28).

Ver instructivo vigente de control de calidad productos catastrales.

37. Entrega al Coordinador General o Coordinadores de Grupo la información digitalizada.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

38. Reúne al equipo en el sitio de trabajo.

El equipo de trabajo hace referencia a todos los participantes del proyecto, funcionarios de planta y contratistas.

39. Instala la respectiva comisión en campo.

Se debe dejar constancia en acta de la instalación, así como de la unificación de criterios

40. Realiza la unificación de criterios.

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El área urbana y rural de los planos de conjunto debe corresponder con el área geográfica oficial.

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9.2. ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Coordinador de grupo de trabajo

41. De acuerdo con la orientación del Coordinador General o Coordinadores de Grupo y Jefe de Formación o Profesional Asignado, realiza el alistamiento de la información jurídica solicitada a diferentes entidades, las estadísticas catastrales del sistema, la base de datos catastral para consulta, etc.

Obtener información jurídica de: Círculo de registro de instrumentos públicos de la jurisdicción (Folios de Matricula Inmobiliaria), notarias del sector (Escrituras públicas, ventas de propiedades, loteos, planos), curadurías u oficinas de planeación municipal (planos de loteo, PH, decretos de adjudicación de titulación), Incoder (Resoluciones de titulación), Personería municipal, Procurador agrario (listado de predios y/o procesos de personas inscritas como desplazados).

Coordinador General o Coordinadores de Grupo

42. Recopila y genera la información necesaria para el Reconocimiento predial y entrega en la sede de la comisión a los coordinadores de grupo de trabajo en formato análogo y/o digital por inventario, de acuerdo a la cantidad de grupos de trabajo, de acuerdo con la información disponible.

Entregar para reconocimiento físico: POT con la definición del perímetro urbano y la nomenclatura vial y domiciliaria, limite municipal. -

Planos de conjunto urbano y/o rural preliminar o de restitución (Con la señalización de corredores comerciales si existen, nomenclatura vial para urbano, elementos geográficos de la restitución o imágenes y su índice correspondiente ej. Red hídrica, vías, cuerpos de agua, toponimia, etc.)

Listados de validadores de información y listados de interrelación catastro registro.

Fotografías aéreas ampliadas para las zonas rurales. Ortofotos si existen. Planos preliminares de sectores urbanos y/o rurales Planos preliminares de manzanas Planos preliminares de veredas

43. Entrega al profesional asignado para el estudio de Zonas Homogéneas, el estudio de áreas homogéneas de tierra.

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9.2. ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

Coordinador General o Coordinadores de Grupo

PLANEACIÓN – DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RECUERDE…

ACTIVIDAD

Cartografía básica para las zonas rurales. Fichas Prediales Fiscales Fichas Prediales y Anexos sin diligenciar Ploteos de Resguardos indígenas y comunidades negras y parques naturales si existen. Estadísticas catastrales. Base de datos catastral para consulta Manuales de procedimientos referencia al proceso Formatos de Controles de Calidad Formatos de Rendimientos de los reconocedores Entregar para levantamiento de información jurídica: Escrituras Públicas, ventas de propiedades, loteos, planos. Folios de Matricula Inmobiliaria Planos de loteo, PH, Planos de urbanizadores, Providencias de titulación (Municipio e Incoder) Listados de los resguardos indígenas con su respectiva providencia de constitución. Listado de parques nacionales naturales con su providencia de constitución. Listado de predios y/o procesos de personas en riesgo de desplazamiento o con declaratoria de desplazamiento forzoso. Listado de predios Fiscales – Dirección Territorial (suministrado por los comités regionales de protección a desplazados) Decreto línea de Playa (Capitanía de puerto), Resoluciones rivera de ríos o lagos (Corporaciones Autónomas Regionales). -

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9.2. ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.1.

Alistamiento del proyecto en el proceso de formación catastral

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Coordinador General o Coordinadores de Grupo

Registrar en alistamiento. 44. Entrega en la sede de la comisión a los coordinadores de grupo de trabajo el material correspondiente para el reconocimiento.

Coordinador grupo de trabajo

RECUERDE…

formato

Entregar: Cinta métrica Esfero negro, lápiz o portaminas y colores (verde azul y rojo) Escala Escuadras 45 y 60 grados Stickers Chalecos, gorras cuando están disponibles y carnets

45. Verifica la información y material recibido contra inventario y registra novedades. Si está conforme la información, divide u organiza la entrega por funcionario y por número de semanas del proyecto.

9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL

Alistamiento del reconocimiento predial en el proceso de actualización de la formación catastral RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Jefe de Conservación

Por orden del Director Territorial realiza la relación detallada de los saldos de mutaciones y mediante memorando, la entrega al Jefe de Formación con la documentación soporte respectiva.

Jefe de Formación o Profesional asignado

Ordena y coordina la revisión, evaluación, preparación y ajustes a la documentación catastral existente:

Planos de conjunto con numeración de sectores, manzanas o veredas y delimitación de límites municipales, perímetros urbanos y nomenclatura vial vigentes, grados de actualización de los mismos Saldos de mutaciones de conservación

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RECUERDE…

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9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.2.

Alistamiento del reconocimiento predial en el proceso de actualización de la formación catastral RESPONSABLE

Jefe de Formación o Profesional asignado

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Estado de conservación y grado de actualización de las cartas catastrales Predios con inconsistencias en la base de datos catastral Cubrimiento de la documentación cartográfica, fotografías aéreas, información agrológica. Empalme y cubrimiento de las fotografías de contacto y ampliaciones, planos base y áreas homogéneas de tierra Información digital si existe Plan de Ordenamiento Territorial Ordena y coordina la realización del censo preliminar al reconocimiento predial, así:

Con base en el censo preliminar y en los saldos de mutaciones define el volumen de los predios a visitar.

Tener en cuenta que el aspecto jurídico de todos los predios se debe verificar y actualizar si es el caso.

Proyecta las órdenes de comisión para firma del Director Territorial, siguiendo lo establecido en el procedimiento de viáticos y gastos de comisión.

Tener en cuenta el tiempo permitido de comisión para cada funcionario. Especificar el objeto, tiempo de la comisión y normas de producción, de acuerdo a la programación general del proyecto.

Si el plano de conjunto urbano se encuentra desactualizado, solicita al Topógrafo su actualización.

PLANEACIÓN – DESARROLLO ORGANIZACIONAL

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- En la zona urbana, mediante recorrido por manzana y con el plano de conjunto, la carta catastral y el listado con la información predial, detecta los predios con nuevas edificaciones, construcciones o demoliciones, urbanizaciones o nuevos desarrollos recientes no incorporados, predios en los cuales se hayan detectado inconsistencias en información, predios para ser calificados nuevamente por estar localizados en zonas con cambio de uso. - En la zona rural, analiza las mutaciones radicadas a solicitud de los propietarios, parcelaciones o desarrollos de tipo residencial o recreacional no incorporados, predios en los cuales se hayan detectado inconsistencias en información.

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9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.2.

Alistamiento del reconocimiento predial en el proceso de actualización de la formación catastral RESPONSABLE

Topógrafo

RECUERDE…

ACTIVIDAD

Evalúa si puede ajustar en oficina las cartas catastrales existentes que no aparecen dibujadas en el plano de conjunto. Si no es factible, las incluye en el levantamiento topográfico.

Hace el levantamiento planimétrico de las zonas con nuevos desarrollos y con las manzanas catastrales que no fue factible ajustar en oficina, utilizando puntos topográficos ligados a la red vigente del Instituto, y teniendo en cuenta las precisiones definidas para este tipo de levantamiento.

Evalúa si el plano de conjunto y el levantamiento topográfico están por fuera del estándar de precisión y si es así los ajusta.

9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL

Socialización del proyecto en campo

RESPONSABLE

Director Territorial, Jefe de Formación y Coordinador General o Coordinadores de Grupo.

ACTIVIDAD

Acuerdan con el Alcalde Municipal al menos una reunión de socialización del proyecto con los representantes y gremios de la comunidad y autoridades municipales.

Presentan el proyecto, programación del mismo, grupo de trabajo e inicio de actividades, indicando el lugar de la sede, los distintivos del personal e información de contactos y responsables del proyecto.

Dejan evidencia de la socialización, mediante el formato de Registro de asistencia con la participación de los involucrados y los registros fotográficos correspondientes al evento.

PLANEACIÓN – DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RECUERDE…

En caso de requerir socializar el proyecto con más detalle, trabajar en barrios, veredas, resguardos indígenas, centros o agremiaciones comerciales.

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9.2.3.

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9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.4. RESPONSABLE

Director Territorial

Instalación de la comisión en campo ACTIVIDAD

Realiza una reunión con los funcionarios involucrados en el proyecto, en la cual comunica la programación general, tiempos de ejecución, normas de producción y calidad, propicia la unificación de criterios y la determinación de pautas técnicas y administrativas a seguir.

RECUERDE…

Incluir en el acta el alistamiento de información, recurso humano y técnico del proyecto y con base en la programación definida, formalizar el inicio del proyecto en campo para realizar el reconocimiento predial, zonas homogéneas físicas y geoeconómicas, digitación y digitalización, considerando los siguientes aspectos: - Realizar presentación del grupo de trabajo - Brindar recomendaciones de calidad de equipos, mediciones y documentación del proyecto - Orientar la utilización de uniformes, carnés, auxiliares y logística de transporte - Dar al personal recomendaciones de seguridad en la zona - Presentación de informes, características y oportunidad de entrega entre las diferentes actividades del proceso. - Asistencia y horarios de trabajo - Aclarar dudas. Elaborar y firmar el acta respectiva.

Unifica criterios con el grupo de trabajo de acuerdo a su especialidad y con la oportunidad necesaria, mediante acta sobre el objetivo, calificación de construcciones, destinos económicos de los predios, tipos de construcciones, mediciones en campo, recolección de información jurídica, toma de fotografía de los predios, seguridad y confidencialidad de la información, manejo de productos cartográficos , la calidad de los productos esperados y las especificaciones técnicas necesarias para la digitalización del material cartográfico urbano, rural, terrenos y construcciones.

PLANEACIÓN – DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Elaborar y firmar el acta respectiva. Ver el instructivo vigente respecto a la articulación catastral. Instruir acerca de la utilización de los planos, especialmente el de norma de uso del suelo.

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Coordinador General o Coordinadores de Grupo

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9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.4. RESPONSABLE

Jefe de Formación o profesional asignado

Auxiliar de campo

Instalación de la comisión en campo ACTIVIDAD

RECUERDE…

Asigna y capacita a los auxiliares de campo en las actividades de apoyo requeridas para el reconocimiento y para la entrega de formatos de Socialización Básica Catastral – SBC en las zonas urbanas. Entrega los formatos sin diligenciar a los auxiliares para la Formación y totalmente diligenciados para la actualización Catastral.

Dejar el registro de asistencia a la capacitación de los auxiliares.

Entrega Formato de Socialización Básica Catastral - SBC - en cada uno de los predios, a los propietarios o poseedores. Estos formatos deben ser recolectados por el reconocedor en el momento de la inspección ocular.

Para el caso de condominios o Propiedades Horizontales preferiblemente deben entregarse al administrador un fin de semana la cantidad suficiente de acuerdo al número de predios, para garantizar el diligenciamiento por parte de los propietarios.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe. En lo rural se debe entregar el formato SBC en zonas de cierta importancia y donde sea posible (condominios, parcelaciones)

En caso de predios sin construcción (lotes) se debe dejar el formato en las direcciones donde sea posible la ubicación del propietario. 5.

Verifica la entrega, y recolección de información de los formatos SBC, revisando con muestreo por manzana en campo la confiabilidad de la información.

Coordinador de grupo

Entrega a los oficiales y/o reconocedores los elementos de trabajo necesarios, recuerda las normas de producción y calidad, asigna las zonas de trabajo con su respectiva codificación, garantiza transporte si es necesario; todo enmarcado en la programación aprobada por el Director Territorial.

Entregar la documentación descrita en el Manual vigente de Reconocimiento Predial y normatividad adicional necesaria y la que recibió del Coordinador General o Coordinadores de Grupo, debidamente organizada e inventariada por semana. Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe. Aclarar que el tiempo de entrega de la información levantada en campo debe realizarse en un lapso no

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Coordinador General o Coordinadores de Grupo

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9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL 9.2.4. RESPONSABLE

Instalación de la comisión en campo ACTIVIDAD

RECUERDE…

mayor a 15 días y las siguientes entregas con una oportunidad de ocho días para adelantar el proceso de digitalización.

Coordinador de grupo

Registra en el libro de control de manzanas la numeración de las mismas y plasma en el plano de conjunto.

9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL

Levantamiento planimétrico de manzanas faltantes

RESPONSABLE

Jefe de Formación o Profesional asignado

ACTIVIDAD

Ordena al topógrafo realizar el levantamiento planimétrico de las manzanas faltantes o que no coinciden en forma frente al levantamiento inicial, previa programación de la comisión.

Informa al Coordinador General o Coordinadores de Grupo las actividades que realizará el topógrafo para su seguimiento y control.

Topógrafo

3. Evalúa si puede ajustar en oficina las cartas catastrales existentes que no aparecen dibujadas en el plano de conjunto. Si no es factible, las incluye en el levantamiento topográfico.

Topógrafo

4. Hace el levantamiento planimétrico de las zonas con nuevos desarrollos y con las manzanas catastrales que no fue factible ajustar en oficina, las manzanas faltantes o no coincidentes en forma y/o minifundios o centros poblados con características urbanas de gran magnitud, utilizando puntos topográficos ligados a la red vigente del Instituto, y teniendo en cuenta las precisiones definidas para este tipo de levantamiento.

RECUERDE…

Seguir las instrucciones descritas en el instructivo de levantamientos topográficos con fines catastrales. Tener en cuenta los registros de ubicación, documentos justificativos de las manzanas y/o minifundios o centros poblados con características urbanas de gran magnitud y los medios necesarios de comisión. Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

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9.2 ALISTAMIENTO EN LOS PROCESOS DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CATASTRAL

Levantamiento planimétrico de manzanas faltantes

9.2.5. RESPONSABLE

Topógrafo

RECUERDE…

ACTIVIDAD

Evalúa si el plano de conjunto y el levantamiento topográfico están por fuera del estándar de precisión y si es así los ajusta.

Diligencia la cartera de campo correspondiente, la cual queda dentro de la memoria del proceso como registro del mismo.

Actualiza el plano de conjunto de acuerdo a las especificaciones establecidas para su producción; elabora los marcos de manzana nuevos, ajusta las cartas catastrales que no estaban incluidas en el plano de conjunto de acuerdo con los resultados del levantamiento topográfico

Entrega al Jefe de Formación/Actualización tanto el plano de conjunto como los borradores de los marcos de manzana nuevos y/o ajustados y cartografía al Oficial

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

9.3. RECONOCIMIENTO PREDIAL ZONA URBANA Y RURAL Oficial / Reconocedor

ACTIVIDAD

Recibe del Coordinador de grupo la asignación de trabajo y el material necesario, resultante del alistamiento, para realizar el reconocimiento, Revisa y prepara el material necesario, dependiendo del tipo de proceso a realizar: Para el proceso de Formación en zona urbana señala el punto de partida del recorrido en el plano de conjunto preliminar, fichas prediales y anexos en blanco, y marcos de manzana con ploteo de límite de manzana y ortofoto si existe, numerados provisionalmente, documentación jurídica de los predios y listado de propietario Registros 1 y 2. e inicia la inspección catastral y toma de fotografías.

PLANEACIÓN – DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RECUERDE…

Revisar y organizar el material recibido. Si se realiza el reconocimiento con dispositivos móviles de captura se debe preparar el instrumento y cargar la información con el apoyo del responsable de sistemas. En caso de generarse nuevas manzanas, la numeración debe solicitarla al Coordinador de grupo de trabajo. No olvidar llevar la fotográfica y cinta métrica.

cámara

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9.3. RECONOCIMIENTO PREDIAL ZONA URBANA Y RURAL RESPONSABLE

Oficial / Reconocedor

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Para el proceso de Formación en zona rural señala el punto de partida del recorrido en el plano de conjunto, sector y/o veredas del área de trabajo asignada por el coordinador del grupo de trabajo, fichas prediales y anexos en blanco, documentación jurídica de los predios, imágenes, información con localización preliminar de predios fiscales, listado de propietario Registros 1 y 2 e inicia la inspección catastral y toma de fotografías. Para el proceso de Actualización en zona urbana, previo al trabajo de campo chequea en oficina las fichas prediales vigentes con la carta catastral y base de datos con el fin de depurar la información y constatar la coincidencia del material físico con la información del sistema.

Verificar en oficina que la numeración predial y la nomenclatura en cada predio este asignada correctamente y reportar las novedades.

Se provee de los marcos de manzana con ploteo de límite de manzana, listado de propietario Registros 1 y 2, listados de radicaciones de conservación, listados de validadores de información, listados interrelación catastro registro e inicia la inspección catastral y toma de fotografías

Tener en cuenta que los listados de validadores de información hacen referencia a inconsistencias presentes en la base de datos.

En el caso de Actualización en zona rural previo al trabajo de campo se chequea en oficina las fichas prediales vigentes con la carta catastral y base de datos con el fin de depurar la información y constatar la coincidencia del material físico con la información del sistema.

Verificar en oficina que la numeración predial y el nombre de cada predio esté asignado correctamente y reportar las novedades.

Se provee de los listados de propietario Registros 1 y 2, listados de radicaciones de conservación, listados de validadores de información, listados interrelación catastro registro e inicia la inspección catastral y toma de fotografías

Los funcionarios dispuestos para consultar la información de las oficinas de notariado y registro de instrumentos públicos, deben levantar la información requerida para su entrega al grupo de reconocedores.

En caso de contar con dispositivo móvil de captura (DMC) carga la información en el dispositivo, de forma ordenada, de acuerdo con la cantidad de predios asignados.

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En caso de contar con dispositivo móvil de captura (DMC) carga la información en el dispositivo, de forma ordenada, de acuerdo con la cantidad de predios asignados.

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9.3. RECONOCIMIENTO PREDIAL ZONA URBANA Y RURAL Oficial / Reconocedor

ACTIVIDAD

Se desplaza a terreno con el auxiliar de apoyo e inicia el reconocimiento predial.

Indaga con el propietario o persona conocedora de los linderos del predio la información descrita en el documento justificativo de propiedad.

Recolecta el formato SBC en cada predio.

Diligencia la ficha catastral en sus aspectos físico y jurídico y levanta el croquis del predio. Para rural con la fotografía aérea y carta de restitución o imagen identifica el predio.

RECUERDE…

En caso de no poder verificar la información del predio (seguridad, predio cerrado, entre otros) en primera instancia se realiza su inspección ocular a partir de predios colindantes y adicionalmente cita al propietario a la sede de la comisión de catastro para que suministre la información sobre el predio y autorice el ingreso para la inspección catastral, dejando formato de citación correspondiente. Seguir las disposiciones del Manual de reconocimiento predial que se encuentre vigente y del Instructivo de captura de información catastral en DMC.

Toma las fotografías de los predios.

Seguir las disposiciones del Instructivo vigente de toma de fotografía predial.

En Oficina complementa la ficha predial cuando su diligenciamiento se ha realizado en forma análoga: colindantes, croquis del predio, hace el cálculo de las áreas de terreno y construcción, sumatoria de puntajes. Elabora y/o ajusta las cartas catastrales borradores tanto urbanas como rurales. Valida la información recolectada contra folio de matricula inmobiliaria e información recolectada por los funcionarios que realizaron la visita a la oficina de registro de instrumentos públicos, SBC y manzana (carta catastral previamente digitalizada para actualización).

Si en su recorrido por la zona detecta alguna manzana, sector de minifundios, condominios o centros poblados que no aparece dibujada en el plano de conjunto o la forma geométrica no coincide, informar al coordinador de grupo de trabajo entregando registros de ubicación, quien comunica al Coordinador General o Coordinadores de Grupo y al Jefe de Formación para que proceda a su incorporación a través de un levantamiento técnico.

Entrega al Coordinador de grupo los siguientes documentos:

Devolver en la última entrega los diferentes materiales que se le hayan asignado para la realización del trabajo. Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe. Ver instructivo para productos catastrales

Zona Urbana: - Fichas prediales de todos los inmuebles debidamente diligenciados. - Carta catastral de manzana con la identificación de los predios al interior de ésta.

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9.3. RECONOCIMIENTO PREDIAL ZONA URBANA Y RURAL RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Oficial / Reconocedor

- Planos de propiedad horizontal y condominios si los hay. - Relación de predios vacantes. - Relación de predios en obra negra. - Inventario por sector y manzana de numeración predial utilizada. - Plano de conjunto debidamente coloreado de acuerdo con el avance. - Comunicaciones a propietarios. - Formato SBC de cada predio Para actualización: - Los predios actualizados en color rojo y las cartas catastrales nuevas.

El inventario debe incluir la relación de predios que sufrieron modificación en su número predial y los números cancelados.

Coordinador de Grupo

La fotografía debe contener: norte, colindantes, nombre y número de las veredas, delimitación de sectores, veredas y predios, empalme con las fotografías contiguas y los límites municipal y de perímetros urbanos. En el reverso de la fotografía: Municipio, número de foto, escala, año de reconocimiento y nombre del funcionario que hizo el reconocimiento

10. Recibe los documentos, revisa que estén completos de acuerdo a lo asignado, ajusta la sectorización si se requiere. Para el proceso de Formación verifica que se haya realizado la conexión con los predios fiscales.

Organizar la información predial entregada periódicamente por cada oficial y/o reconocedor en el archivo Excel de distribución de trabajo y costo con el fin de realizar el seguimiento al cumplimiento de metas y su correspondiente costo.

11. Realiza el control de calidad en oficina de las fichas prediales y cartas catastrales de acuerdo con el instructivo de control de calidad vigente.

Cumplir con lo dispuesto en el Instructivo vigente para realizar control de calidad en los procesos de Formación y actualización catastral y en el Instructivo vigente de control de calidad de productos catastrales, diligenciando el formato correspondiente para cada producto.

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Zona Rural: - Fotografía aérea iluminada - Carta catastral con su respectiva identificación de sectores y predios (para el proceso de Actualización los trazos en borrador de los predios actualizados en color rojo al interior de ésta), la delimitación veredal, límite municipal y perímetros urbanos. - Planos de ampliaciones de la carta catastral donde se requiera, planos de propiedad horizontal y condominios. - Fichas prediales de todos los inmuebles debidamente diligenciados. - Relación de predios vacantes. - Inventario por sector y vereda de numeración predial utilizada. - Plano de conjunto. - Comunicaciones a propietarios. Otras fotografías aéreas, índices de vuelo.

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9.3. RECONOCIMIENTO PREDIAL ZONA URBANA Y RURAL RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Coordinador de Grupo

12. Verifica los soportes de todo cambio jurídico (cambio de propietario, corrección de matrícula, aclaración de linderos), el estado de conservación de las fichas, que el nombre del barrio plasmado en la ficha sea consistente con el definido en el plano de barrios aprobado en el POT y confronta que la totalidad de manzanas estén contenidas en el plano de conjunto.

RECUERDE…

14. Verifica que se hayan realizado los ajustes y procede a realizar el control de calidad en terreno, seleccionando la muestra representativa de acuerdo con el instructivo de control de calidad vigente.

Asegurar que la muestra seleccionada incluye todas las actividades reportadas en el reconocimiento (formación, calificación, verificación, etc.), que estén incluidas las diferentes tipologías de construcción existentes en el municipio (códigos de uso de construcción representativos), que incluya los diferentes destinos económicos (habitacional, industrial, comercial, etc.) que incluya predios representativos o atípicos del municipio y los divididos por la línea del perímetro urbano, que incluya lotes con o sin mejora.

15. Verifica que los datos consignados en las fichas se ajusten a las características de los predios.

Revisar los aspectos físicos, gráficos y jurídicos de los predios (totalidad y consistencia de la información, soportes que justifican los cambios jurídicos, firmas, letra legible, estado de conservación de la construcción, fachadas, cubiertas, mediciones de cotas al centímetro, entre otros).

16. Chequea que se haya realizado la visita predio a predio.

Constatar que la calcomanía “Predio en actualización” se encuentre fijada en la puerta.

17. Verifica que las manzanas seleccionadas a través de los predios muestra estén localizados en el plano de conjunto, así como los ángulos y medidas de linderos de los predios dentro de la manzana; que la asignación de números de manzana y número predial nuevos se haya realizado adecuadamente, al igual que su

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13. Aprueba o rechaza las fichas prediales y cartas catastrales. Si detecta producto no conforme devuelve al Reconocedor para realizar los ajustes.

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Coordinador de Grupo

ACTIVIDAD

RECUERDE…

sectorización; que los borradores de las cartas catastrales cumplan las disposiciones vigentes. 18. Aprueba o rechaza el reconocimiento a partir del control de calidad realizado. En caso de detectar producto no conforme, identifica en la ficha respectiva y/o carta catastral y devuelve al Reconocedor para su reproceso. Revisa nuevamente para la correspondiente aprobación.

19. Realiza reuniones semanales de coordinación, en las cuales unifica criterios y soluciona los problemas presentados.

20. Elabora los informes periódicos sobre los porcentajes de avances del trabajo individual y general debidamente sustentados, calificando rendimiento y calidad. Si es el caso, liquida honorarios de acuerdo a los predios trabajados, elabora el reporte de materiales gastados, costos parciales incurridos y los informes de coordinación.

Utilizar el cuadro de rendimientos dispuesto en Excel

21. Aprueba los borradores de las cartas catastrales, elabora memorando de entrega de los mismos al responsable de digitalización para que el Jefe de Formación realice la entrega correspondiente, en el cual relaciona las cartas que se entregan.

Verificar que se hayan corregido inconsistencias, si se presentaron.

22. Alista el resultado del reconocimiento de los predios que hacen parte del proceso de Conservación que habían sido suministrados para tramitar los saldos radicados.

Seguir las normas de procedimiento para generación de resoluciones. Esta actividad se debe realizar permanentemente durante la ejecución del reconocimiento predial, garantizando los tiempos de respuesta definidos para los trámites de la conservación catastral.

23. Entrega al Coordinador General las fichas prediales análogas originales o digitales y demás documentos gráficos que hacen parte del trabajo.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

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Seguir lo dispuesto en el Manual vigente de reconocimiento predial respecto a la presentación de la carta catastral.

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ACTIVIDAD

RECUERDE…

Coordinador de Grupo

24. Adjunto entrega rendimiento y calidad y demás informes de las novedades del trabajo.

Para procesos de actualización se debe utilizar el sistema de validación de información para la depuración correspondiente

En caso que no exista coordinador general continúa en el paso 30

Coordinador General o Jefe de Formación/Actualización

25. Consolida la información recibida de cada uno de los Coordinadores de grupo, realiza el seguimiento de acuerdo con la programación, realiza controles de calidad tanto en terreno como en oficina, de acuerdo a lo estipulado en el instructivo para realizar control de calidad en los procesos de Formación y actualización catastral. Si en el control encuentra inconsistencias (producto no conforme) devuelve para que el Coordinador de Grupo gestione los ajustes necesarios. 26. Revisa el resultado del reconocimiento de los predios que hacen parte del proceso de Conservación que habían sido suministrados para tramitar los saldos radicados.

27. Elabora los informes periódicos sobre los porcentajes de avance de cada grupo, calificando rendimiento y calidad.

Tomar las medidas y ajustes a las actividades programadas con base en los resultados de las calificaciones de los grupos. Revisar liquidación de honorarios de acuerdo a los predios clasificados y trabajados.

28. En el caso que exista un coordinador general de reconocimiento presenta informe de avance semanal al Jefe de Formación o Profesional Asignado y hace entrega de los soportes correspondientes de ejecución.

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Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

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Verificar y calcular los recursos adicionales que se requieran.

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ACTIVIDAD

Jefe de Formación o Profesional Asignado

29. Realiza controles de calidad periódicos tanto al trabajo de los coordinadores como de los reconocedores, así como el control de las entregas debidamente inventariadas, efectuadas por el Coordinador General o Coordinadores de Grupo.

RECUERDE…

Jefe de Conservación

31. Entrega al Jefe de Conservación el resultado del reconocimiento de los predios que habían sido suministrados para tramitar los saldos radicados.

Registrar la entrega en la lista de chequeo documentación de formación a conservación y firmar quien entrega y quien recibe.

32. Recibe el resultado del reconocimiento de los predios que habían sido suministrados para tramitar los saldos radicados, con el fin de que se legalicen mediante resolución normal de Conservación y se descarguen del sistema.

Seguir las normas de procedimiento para generación de resoluciones.

33. Revisa las entregas debidamente inventariadas y de acuerdo con el registro correspondiente realiza el descargue del sistema.

En caso de encontrar inconsistencias en el trámite (producto no conforme), devuelve al Jefe de Formación o Profesional Asignado para gestionar los ajustes correspondientes.

34. Ordena elaborar las resoluciones de Conservación de los predios tramitados en la Actualización cumpliendo todos los procedimientos y normas al respecto. 35. Realiza la medición de indicadores con el fin de verificar el cumplimiento de metas de las actividades programadas y reportando periódicamente en el SISGES el avance correspondiente.

Tomar las acciones que se deriven del resultado del análisis de los indicadores.

36. Entrega al coordinador del grupo de digitalización el material cartográfico debidamente inventariado, resultado del reconocimiento predial.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

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El reporte en el SISGES se debe realizar dentro de los 5 primeros días de cada mes.

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30. Autoriza la ejecución de recursos, velando por el cumplimiento de la programación e informa periódicamente los avances al Director Territorial.

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ACTIVIDAD

RECUERDE…

Ver instructivo de Digitalización de la cartografía catastral. Jefe de Conservación

37. Entrega al funcionario con actividades de coordinador de grabación las fichas prediales análogas, debidamente inventariadas, resultado del reconocimiento predial para que se proceda a su digitación, garantizando el cruce de la información ICARE.

Ordenar la entrega de la totalidad de las fichas si se trata del proceso de Formación o las fichas nuevas y las que hayan sido modificadas, debidamente inventariadas, si se trata del proceso de Actualización. La validación de la información ICARE Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

9.4. ELABORACIÓN O ACTUALIZACION DEL ESTUDIO DE ZONAS HOMOGENEAS FISICAS Y GEOECONOMICAS Profesional Asignado para ejecutar el estudio de zonas

ACTIVIDAD 1.

RECUERDE…

Realiza la planeación y programación del estudio de zonas evaluando el recurso humano y físico requerido así como el cronograma detallado de actividades a ejecutar

Diligenciar el formato de planeación de la ejecución del estudio de zonas.

Solicita y prepara los documentos e información necesarios para elaborar el estudio de zonas homogéneas: Cartografía básica. Planos de conjunto de la cabecera y los corregimientos debidamente georreferenciados. Fotografías de contacto recientes del municipio para la cabecera y corregimientos, planos topográficos del territorio debidamente avalados. Información obtenida en planeación municipal. Áreas homogéneas de tierras procedentes de la Subdirección de Agrología. Reglamentación vigente del uso del suelo. Avalúos administrativos del banco de datos de la Dirección Territorial y del GIT Avalúos de la Subdirección de Catastro.

Diligencia el formato de alistamiento de información

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Ver la Metodología vigente para la definición y estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción.

El área de sistemas de la Territorial debe entregar los insumos cartográficos digitales básicos Si el proyecto es de Actualización de la Formación consulta los planos de variables y de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas tanto urbano como rural, del estudio vigente, dicha información debe ser entregada por el área de sistemas de la Territorial si la información se encuentra en formato digital.

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ACTIVIDAD 3.

Revisa los planos de conjunto preliminares con el siguiente propósito: - Zona urbana: confirma que la zona urbana, los corregimientos y demás núcleos urbanos se encuentren bien delimitados de acuerdo a los límites de perímetros urbanos vigentes.

RECUERDE… Ajustar si encuentra inconsistencias en los mismos e informar al Jefe de Formación para que se tenga en cuenta la corrección en la actividad de reconocimiento predial.

- Zona rural: confirma que la unidad orgánica a trabajar se encuentra bien delimitada de acuerdo a los límites municipales vigentes, tomados del archivo de la Subdirección de Geografía y Cartografía. 4.

Revisa el estudio de áreas homogéneas de tierra para confirmar que el mismo contenga en su totalidad el municipio a formar o actualizar, si no informa a la Subdirección de Agrología por intermedio de la Subdirección de Catastro para que se proceda a completar el estudio.

Realiza un reconocimiento preliminar del área de estudio con el fin de conocer las condiciones geográficas de las zonas y accesos e identificar o verificar cada una de las variables.

Si en el recorrido de la zona urbana detecta inconsistencias en el plano de conjunto urbano preliminar, informar al Jefe de Formación o profesional asignado para que se proceda a ajustar el mismo.

Elabora o actualiza los borradores de los planos de variables:

Aplicar las disposiciones vigentes para la definición y estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción.

- Zona rural: norma de uso del suelo, uso actual del suelo, áreas homogéneas de tierra, influencia de las vías, disponibilidad de aguas superficiales permanentes. 7.

Elabora o actualiza los borradores de los planos de zonas homogéneas físicas urbano y rural. Para la zona rural, adicionalmente, confronta el plano de zonas homogéneas físicas con los homólogos de los municipios colindantes para confirmar la coherencia de la información delimitada cuando las condiciones del municipio vecino sean similares.

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Incluir otras variables que por sus características propias del municipio deben tenerse en cuenta Diligenciar los formatos vigentes para el diseño de zonas homogéneas físicas. Aplicar las disposiciones vigentes para la definición y estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción. Diligenciar los formatos vigentes de Zona homogénea física urbana y Zona homogénea física rural.

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- Zona urbana: norma de uso del suelo, uso actual del suelo, tipificación de las construcciones, servicios, vías y topografía

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ACTIVIDAD

RECUERDE…

En coordinación con el área de sistemas digitaliza el plano preliminar de zonas homogéneas físicas y variables (pasa a numeral 6 de la actividad de digitalización y devuelve).

Si el estudio de zonas homogéneas lo realiza un contratista, se debe coordinar su digitalización de acuerdo con los términos de referencia.

Define la muestra de predios representativos de cada zona física y localiza en los mismos los predios objeto de investigación económica.

Cumplir con la muestra mínima establecida. El área de sistemas debe generarle espacialmente los puntos de investigación económica definidos y si es posible los históricos. Diligenciar los formatos vigentes de Relación de puntos fijados para investigación económica.

10. Investiga los valores comerciales de 2 terreno; para la zona urbana por m y para la rural por hectárea. Para 2 construcción investiga el valor del m para los diferentes destinos y tipos de edificación y construcción.

Diligenciar los formatos vigentes de Relación de puntos fijados para investigación económica, Estudio estadístico de mercado inmobiliario y de Investigación directa de valores de terreno y construcción. Para los avalúos de lo puntos de investigación utilizar los parámetros descritos en la resolución 620 de 2008. Tener en cuenta los nuevos códigos de uso de construcción definidos para la propiedad reglamentada, los cuales deben tener una investigación separada de la propiedad no reglamentada Tener en cuenta los avalúos administrativos de la Territorial y del Grupo Interno de Trabajo de Avalúos.

11. Procesa estadísticamente los datos en medio digital, e imprime los resultados, los cuales quedan en la memoria del estudio. Analiza los datos obtenidos y revisa el resultado del proceso estadístico. 12. Define los valores comerciales unitarios para terreno a cada zona homogénea geoeconómica. 13. Define los valores comerciales unitarios para edificaciones y construcciones convencionales y no convencionales.

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Investigador de mercado inmobiliario o Profesional Asignado

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ACTIVIDAD

RECUERDE…

Investigador de mercado inmobiliario o Profesional Asignado

14. Elabora las tablas de construcciones y edificaciones convencionales y no convencionales con base en el modelo de regresión más funcional (valores catastrales)

Aplicar las disposiciones vigentes para la definición y estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción.

15. Elabora o actualiza los planos de zonas homogéneas geoeconómicas urbano y rural. Para la zona rural, adicionalmente confronta el plano de zonas homogéneas geoeconómicas con los homólogos de los municipios colindantes para confirmar la coherencia de la información delimitada, cuando las condiciones del municipio vecino sean similares.

Diligenciar los formatos vigentes de Cálculo de zonas homogéneas geoeconómicas y Valores zonas homogéneas geoeconómicas.

16. Realiza las pruebas de avalúos comerciales dentro de cada zona para su validación. Si encuentra inconsistencias complementa la investigación económica en las zonas con inconsistencias y realiza las modificaciones a que haya lugar.

Cumplir con la muestra mínima establecida.

17. Participa en las reuniones periódicas con los integrantes del comité encargado de adoptar el valor unitario para terrenos, edificaciones y construcciones, en las cuales se expone el comportamiento de los valores. 18. Elabora el informe del estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y lo presenta al Director Territorial.

No olvidar realizar los informes periódicos del SISGES sobre el avance de la ejecución del estudio. Realizar los ajustes que solicite el Director Territorial y pasar nuevamente para su revisión.

19. Recibe, revisa el informe y hace las observaciones del caso. 20. Previa verificación de las correcciones de las inconsistencias encontradas si las hubo, elabora oficio dirigido al Subdirector de Catastro, solicitando la revisión del estudio de zonas homogéneas geoeconómicas y valor unitario de los tipos de edificaciones y construcciones.

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Solicitar oportunamente la revisión.

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Director Territorial

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ACTIVIDAD

RECUERDE…

Subdirector de Catastro

21. Evalúa y designa el servidor público que ha de revisar el estudio de zonas homogéneas geoeconómicas y valor unitario de los tipos de edificaciones y construcciones.

Gestionar lo necesario para el desplazamiento del servidor público asignado.

Funcionario Asignado para revisar el estudio de zonas

22. En compañía del responsable del estudio de zonas revisa los trabajos, tanto en campo como en oficina. Si se requiere realiza las observaciones al estudio presentado tanto al diseño de zonas homogéneas físicas como a la investigación económica de valores comerciales tanto para terreno como para construcción, para su corrección.

Tener en cuenta los parámetros definidos en la metodología para realizar la revisión del estudio. Realizar el control de calidad a los planos de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas urbanos y rurales diligenciando el formato correspondiente para cada producto. Seguir las disposiciones contempladas en el instructivo vigente de control de calidad de productos catastrales.

23. Realiza los ajustes correspondientes

25. Elabora el informe de revisión y lo presenta la Dirección Territorial

Entregar una copia al Subdirector de Catastro

Director Territorial

26. Convoca a reunión de comité de avalúos.

Si se considera pertinente, la Subdirección se hará presente en la reunión del comité de zonas

Funcionario Asignado para realizar el estudio de zonas

27. Realiza la presentación de los resultados del estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción, incluyendo la propuesta de valores unitarios para terreno y construcción

Presentar al menos tres escenarios diferentes de adopción de valores catastrales

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24. En reunión con el cuerpo directivo de la Dirección Territorial presenta el resultado de la revisión.

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Comité de Avalúos

28. Analiza los resultados, determina los valores unitarios definitivos para terrenos, edificaciones y construcciones y elabora el acta respectiva.

Los funcionarios que como mínimo deben asistir al comité son: · Director Territorial · Profesional con funciones de Jefe de Formación · Profesional con funciones de Jefe de conservación · Profesional con funciones de Investigador de Mercado · Profesional con funciones de Abogado · Profesional Ejecutor del Estudio

Director Territorial

29. Envía a la Subdirección de Catastro la documentación requerida para la emisión del concepto favorable

Enviar la documentación definida en los numerales 5.3.3 y 5.3.6 literal c de las normas de procedimiento

Subdirector de Catastro

30. Revisa, si es el caso otorga el concepto favorable al estudio de zonas homogéneas geoeconómicas y valores unitarios para tipos de construcciones y edificaciones, de lo contrario solicita hacer los ajustes correspondientes, y envía oficio a la Dirección Territorial comunicando la decisión.

Director Territorial

31. Ordena elaborar la resolución de aprobación del estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción, la memoria del estudio de zonas y la liquidación de los avalúos.

Jefe de formación o Profesional asignado y profesional con funciones de abogado

32. Proyectan conjuntamente la Resolución de aprobación del estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y valores unitarios por tipo de construcción y entregan al Director Territorial.

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ACTIVIDAD

Director Territorial

33. Previa verificación de la corrección de las inconsistencias encontradas, si las hubo, firma la resolución de aprobación del estudio de zonas homogéneas geoeconómicas y valor unitario de edificaciones y construcciones.

Jefe de formación o Profesional asignado

34. Con base en los valores unitarios aprobados tanto de terreno como de construcción le entrega las tablas respectivas al responsable de sistemas para que proceda a su captura y pasa al numeral 7 del capítulo de grabación.

Profesional ejecutor del estudio de zonas

35. Elabora la memoria del estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas, liquida los avalúos y la presenta al Director Territorial.

RECUERDE…

36. Previa revisión por parte del Director Territorial realiza los ajustes a que haya lugar, completa la memoria del estudio del proceso de Formación o de Actualización con los documentos adicionales del estudio de zonas, estipulados en las normas de procedimiento correspondiente y genera las copias requeridas.

9.5. DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN 9.5.1. RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Recibe el material del Jefe de Formación o profesional asignado, realiza la programación de actividades y asigna el trabajo al grupo

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Ingeniero de Sistemas o Coordinador Grupo de digitalización

Digitalización

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Agosto de 2010

Versión 1

9.5. DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN RESPONSABLE

Grupo de digitalización

ACTIVIDAD

Recibe y elabora el inventario de la información cartográfica catastral borrador proveniente del reconocimiento.

Revisa la información cartográfica catastral recibida en cuanto a formato, completitud y los demás ítems de los formatos de control de calidad de los productos catastrales análogos.

Coordinador de Digitalización o funcionario asignado para realizar el control de calidad

Ingeniero o técnico en sistemas

Digitalización

Si existen inconsistencias en la información devuelve al jefe de formación/actualización para su corrección por intermedio del Coordinador de digitalización; Digitaliza la información cartográfica catastral proveniente del reconocimiento predial, utilizando uno de los métodos existentes o mezcla de ambos (escaneo o cotas).

RECUERDE…

Ver instructivo control de calidad de productos catastrales

Entregar un informe detallado por reconocedor para que la retroalimentación sea efectiva de tal manera que no se cometan nuevamente los mismos errores. No olvidar realizar los informes periódicos del SISGES sobre el avance de la ejecución de la actividad.

A la par se digitaliza la información proveniente del estudio de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas entregada por el profesional ejecutor del estudio de zonas

Escaneo de la totalidad de la información cartográfica catastral proveniente de campo

Realiza el control de calidad de la información de la base de datos gráfica en cuanto a completitud, exactitud temática y consistencia lógica. Si existen inconsistencias las devuelve para su corrección y verifica el ajuste de las inconsistencias detectadas.

El profesional ejecutor del estudio de zonas verifica la digitalización de los planos de zonas homogéneas físicas, geoeconómicas y variables y si detecta inconsistencias los devuelve para su corrección.

Entrega los archivos planos de los registros uno y dos resultantes de la grabación al coordinador de digitalización.

Para el proceso de actualización catastral incluir la información de los predios que no fueron modificados.

PLANEACIÓN – DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Asegurar que los trazos de los planos de zonas son exactos con los de los predios.

Tener en cuenta las disposiciones vigentes para el manejo de la información cartográfica catastral.

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9.5. DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN 9.5.1. RESPONSABLE

Coordinador de Digitalización o funcionario asignado para realizar el control de calidad

Digitalización RECUERDE…

ACTIVIDAD

Realiza el control de calidad de la información gráfica versus la alfanumérica (registros uno y dos) en cuanto a omisión, comisión en los niveles de manzana-vereda, predio, edificación y construcción anexa; y diferencia de áreas a nivel de predio; incluye la información de zonas.

Tener en cuenta las disposiciones vigentes para el manejo de la información cartográfica catastral.

Jefe de formación o profesional asignado

11. Gestiona los ajustes correspondientes y devuelve a digitalización

Coordinador de Digitalización o funcionario asignado para realizar el control de calidad

12. Recibe la información con las correcciones solicitadas verificando su ajuste

El proceso de control de calidad se realiza tantas veces como sea necesario hasta que la información no presente ninguna inconsistencia y el dato gráfico y alfanumérico sean consistentes.

13. Verifica que todos los predios cuenten con las fotografías respectivas tomadas en el reconocimiento predial, chequeando la concordancia con la información gráfica y alfanumérica.

No olvidar la toma de fotografías en las zonas rurales

14. Si existen fotografías faltantes devuelve al jefe de formación/actualización o profesional asignado los reportes para su respectiva consecución.

El chequeo se realiza tantas veces como sea necesario hasta que la información no presente faltantes.

15. Genera los archivos productos catastrales.

los

Si en el convenio se estipuló la entrega de la información en medio análogo generar la salida gráfica en papel.

16. Elabora los metadatos correspondientes.

Se debe utilizar la plantilla oficial definida en la metodología vigente para metadatos.

Grupo de digitalización

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.PDF

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10. Si existen inconsistencias en la información devuelve al jefe de formación/actualización o profesional asignado los reportes para su respectiva corrección.

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9.5. DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN 9.5.1.

Digitalización

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Coordinador de digitalización

17. Elabora el informe detallado de la digitalización e inventario de los productos entregados. 18. Realiza la entrega de la información digitalizada al Jefe de Formación/ actualización o profesional asignado

RECUERDE…

Se entrega: archivo de inventario, imágenes escaneadas (georreferenciados), base de datos gráfica, archivos .PDF de los productos catastrales, metadatos. Ploteos de los planos que se requieran. Entregar las copias necesarias. Tener en cuenta las disposiciones vigentes para el manejo de la información cartográfica catastral.

9.5 DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN

Grabación de la información catastral en el aplicativo

RESPONSABLE

Encargado de Sistemas

Digitador

Revisor de grabación

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Prepara la grabación de la información en el módulo respectivo y copia los archivos “propietarios, unitarios y terrenos” del subdirectorio ARC al OTR.

Para el proceso de Actualización numerar a partir de la resolución número 5000

Distribuye el trabajo a los digitadores.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

Para el proceso de Formación graba toda la información procedente del reconocimiento predial en el módulo de formación. Para el proceso de actualización de la formación, radica, graba toda la información procedente del reconocimiento predial en el módulo de Formación y elabora las resoluciones respectivas.

Tener en cuenta lo estipulado el Manual de Transcripción de Datos

Realiza el control de calidad a la grabación teniendo en cuenta que la información digitada sea igual a la existente en la ficha predial y cumpla con las reglas de digitación definidas en el manual de trascripción de datos. Si encuentra inconsistencias devuelve para su respectiva corrección.

Tener en cuenta lo estipulado en el instructivo control de calidad de productos catastrales

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Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

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9.5.2.

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9.5 DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN 9.5.2.

Grabación de la información catastral en el aplicativo

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Digitador

Realiza los ajustes correspondientes e informa al revisor

Revisor de grabación

Una vez verificado la calidad de la información capturada entrega las fichas grabadas al encargado de sistemas.

Encargado de Sistemas

Para el proceso de Actualización, a medida que se elaboren nuevas resoluciones de Conservación simultáneamente actualiza el módulo de Formación utilizando el programa respectivo.

Una vez culminado la grabación de la información proveniente del reconocimiento predial entrega las fichas debidamente inventariadas al Jefe de Formación o Profesional Asignado para su correspondiente entrega al área de conservación.

Una vez digitalizada los planos de zonas homogéneas físicas y geoeconómicas y aprobados los estudios de zonas correspondientes, aplica automáticamente las zonas a los predios utilizando el aplicativo dispuesto para el efecto.

RECUERDE…

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe. No olvidar que para el caso de propiedades horizontales y condominios la aplicación de las zonas homogéneas físicas y geoeconómicas se realiza en forma manual

11. Para el proceso de Actualización, actualiza la base de datos catastral del directorio OTR con las novedades de las zonas homogéneas físicas y las zonas homogéneas geoeconómicas. 12. Ejecuta el programa de inconsistencias de tablas y reglas, corrige si es necesario y comunica al profesional ejecutor del estudio de zonas.

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10. Graba las tablas de valores unitarios de zonas homogéneas geoeconómicas y tipos de edificación y construcción.

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9.5 DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN 9.5.2.

Grabación de la información catastral en el aplicativo

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Profesional ejecutor del estudio de zonas

13. Para el proceso de Formación verifica que la incorporación de las tablas de valores unitarios y reglas de liquidación queden correctamente grabadas. Para el proceso de Actualización verifica que la incorporación de las tablas de valores unitarios, reglas de liquidación y novedades de zonas queden correctamente grabadas. Para los dos procesos, si encuentra inconsistencias solicita al Profesional encargado de sistemas los ajustes correspondientes.

Encargado de Sistemas

14. Realiza los ajustes indicados por el Profesional ejecutor del estudio de zonas y previa su verificación ejecuta el programa que detecta inconsistencias diferentes a las tablas de valores unitarios y novedades de zonas.

RECUERDE…

15. Para el proceso de Actualización ejecuta el programa que detecta predios que no presentan novedades en las zonas físicas y geoeconómicas. Ajusta la información si se requiere.

Jefe de Formación o Profesional Asignado

17. Produce e imprime los reportes y estadísticas solicitados por el Jefe de Formación y se los entrega

Ver los reportes relacionados en el capítulo 6.

18. Recibe los reportes y estadísticas. Analiza los resultados para detectar inconsistencias de acuerdo a los validadores como precios muy bajos o muy altos, incrementos, decrementos. Compara el área geográfica contra el área catastral.

Si encuentra errores o inconsistencias (producto no conforme), solicitar por escrito al Profesional encargado de Sistemas hacer las modificaciones requeridas para liquidar y producir los listados definitivos.

19. Ordena el archivo de las fichas prediales.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

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16. Realiza en el sistema la liquidación preliminar de todos los avalúos para el terreno y construcción.

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GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES

9.5 DIGITALIZACIÓN Y GRABACIÓN 9.5.2.

Grabación de la información catastral en el aplicativo

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Encargado de Sistemas

20. Realiza las modificaciones e informa al Jefe de Formación o Profesional asignado.

RECUERDE…

21. Realiza en el sistema la liquidación definitiva de todos los avalúos para el terreno, la construcción y el avalúo catastral definitivo por predio y genera los listados definitivos para entregar a los usuarios. 22. Una vez el municipio se encuentre con cero inconsistencias en los elementos que influyen en la liquidación de avalúos y se haya cerrado la Conservación del año, pasa los archivos “propietarios, unitarios y terrenos” del directorio OTR al directorio ARC, finalizando la grabación.

9.6. ACTIVIDADES DE CLAUSURA ACTIVIDAD

RECUERDE…

Jefe de Formación o Profesional Asignado

Presenta al Director Territorial informe periódicamente de los resultados del reconocimiento (Inventarios, Alistamiento, topografía, reconocimiento, grabación, digitalización, zonas homogéneas, Sic@m, pagos).

Jefe de Formación o Profesional Asignado

Revisa los resultados tanto de la digitalización como de la grabación con el fin de integrar la información para la obtención del Sic@m.

Entrega al ingeniero o técnico en sistemas los resultados tanto de la digitalización como de la grabación y los archivos de imágenes digitales producto de la toma de fotografía predial para la generación del Sic@m.

Para los dispositivos móviles no se requiere la actividad de grabación adicional diferentes a la del reconocimiento predial.

Ingeniero o técnico en sistemas 4.

Verifica la información entregada y elabora el Sic@m correspondiente. En caso de detectar inconsistencias le informa al jefe de formación/actualización para que realice los ajustes correspondientes.

Esta actividad se debe realizar hasta tanto no existan inconsistencias en la información

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Diligenciar el aplicativo Sisges en forma periódica

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RESPONSABLE

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9.6. ACTIVIDADES DE CLAUSURA RESPONSABLE

ACTIVIDAD Entrega el Sic@m al Jefe de Formación/actualización o profesional asignado

Director Territorial

Convoca a reunión para firmar el acta de grabación

Utilizar el modelo del Anexo 4.

Funcionarios convocados

Firman el acta de grabación de acuerdo con el modelo del Anexo 4.

Los funcionarios que firman el acta son: Director Territorial, profesional con funciones de jefe de formación, profesional ejecutor del estudio de zonas homogéneas y/o investigador de mercado, responsable del área de sistemas, técnico de sistemas, coordinador de grabación, revisor de grabación, coordinador de digitalización, Delegado (cuando se realice la grabación en esa sede), otros que el Director Territorial considere.

Abogado y Jefe de Formación

Proyectan la resolución de inscripción y vigencia catastral, si se trata de Formación. Si es Actualización proyectan la resolución de renovación de la inscripción de los predios actualizados y vigencia catastral y entregan al Director Territorial.

Director Territorial

Revisa la resolución, firma y ordena la publicación en el diario oficial.

10. Verifica la publicación de la resolución en el diario oficial respectivo

La publicación en el diario oficial debe realizarse antes de finalizar el año en que se ejecutaron los trabajos

11. Ordena al Área de Formación la obtención y envío al municipio de los documentos resultantes del proyecto de acuerdo a los compromisos adquiridos.

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Ingeniero o técnico en sistemas 5.

RECUERDE…

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9.6. ACTIVIDADES DE CLAUSURA RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECUERDE…

Jefe de Formación o Profesional Asignado

12. Mediante lista de chequeo hace entrega inventariada de los documentos resultantes del proceso de Formación o Actualización al Jefe de Conservación.

Diligenciar el formato vigente de lista de chequeo documentación de Formación a Conservación.

13. Mediante acta entrega en formato análogo y/o digital los originales de las cartas catastrales, planos de conjunto y planos del estudio de zonas homogéneas al Centro de Información Geográfica.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

14. Entrega al Director Territorial los siguientes documentos: - Copia de los planos originales del estudio de zonas homogéneas junto con la memoria del proceso. - Informe final y general del proceso con el análisis de costos y resultados de las actividades proponiendo mejoras al proceso, si es susceptible de ello. - Metadato elaborado o actualizado de los productos catastrales. - Copias de los formatos diligenciados de control de calidad (registros) para todos los documentos producidos.

Registrar la entrega en la lista de chequeo de documentos catastrales y firmar quien entrega y quien recibe.

Jefe de Conservación

15. Verifica la lista de chequeo contra los documentos recibidos y firma en señal de recibido. 16. Cuando la información corresponde a la jurisdicción de una Oficina Delegada de Catastro, le envía al funcionario responsable los documentos y productos resultantes del proceso para los fines pertinentes.

Director Territorial

17. Evalúa el porcentaje de cumplimiento de la programación establecida, elabora un informe con recomendaciones de mejoramiento para los siguientes proyectos y envía copia a la Subdirección de Catastro.

19. Ordena el envío de copia de la memoria, copia del acta de grabación y el archivo del original del proceso con sus anexos a la Subdirección de Catastro.

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18. Entrega mediante acta la información al municipio de acuerdo a los compromisos adquiridos.

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Todos los funcionarios involucrados en actividades del proceso realizarán el autocontrol respectivo a su labor de manera que garanticen la consistencia, calidad, oportunidad y cumplimiento de estándares de los productos resultantes del proceso.

La Subdirección de Catastro controlará que todo el proceso se realice de acuerdo a la normatividad vigente.

El Director Territorial y el Jefe de Formación o Profesional Asignado deben realizar controles periódicamente a los trabajos ejecutados, tanto en oficina como en terreno.

El Director Territorial realizará periódicamente reuniones con todos los funcionarios involucrados en el proceso, para aclarar conceptos normativos y unificar criterios.

El Director Territorial y el Jefe de Formación o Profesional Asignado deben realizar un control y seguimiento periódico estricto a las actividades programadas dentro del proceso. De igual forma, deben controlar que los recursos financieros utilizados no sobrepasen el costo estimado.

El Director Territorial, el Jefe de Formación o Profesional Asignado y los Coordinadores deben controlar que todo el personal cumpla las normas de producción existentes para cada actividad del proceso.

El Jefe de Formación o Profesional Asignado debe hacer muestreos en terreno a los predios, controlando que los oficiales de catastro y/o reconocedores estén cumpliendo con las actividades asignadas con la calidad y rendimiento esperados y que los coordinadores estén ejecutando el respectivo control de calidad, de lo cual deben quedar los respectivos antecedentes.

Cada vez que se obtengan originales de productos se debe realizar el control de calidad definido en el presente procedimiento, de acuerdo con el instructivo, con el fin de garantizar que los productos cumplen con las especificaciones vigentes. En los mencionados controles se debe garantizar el diligenciamiento íntegro de los formatos, los cuales son las evidencias objetivas de dicha acción.

El Director Territorial velará porque en las reuniones periódicas del comité de avalúos se efectúe el análisis, se revise el procedimiento para la obtención de los avalúos comerciales y se determine los valores unitarios para terreno y construcción sobre los cuales se debe efectuar la liquidación del respectivo avalúo catastral.

El Jefe de Formación o Profesional asignado y el responsable del Área de Sistemas deben controlar que la información quede grabada en la base de datos catastral de acuerdo a las normas vigentes y sobre la cual se debe efectuar el respectivo control.

El Jefe de Formación o Profesional asignado debe revisar los diferentes reportes y listados estadísticos generados por la aplicación catastral con el fin de garantizar la calidad de la información alfanumérica.

Siempre que se detecten inconsistencias en los procesos de control de calidad, se deberá tratar como producto no conforme y su tratamiento será el reproceso.

El Director Territorial debe implementar los controles que crea conveniente para garantizar la debida protección tanto de la información como de los productos catastrales generados durante el proceso.

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10. CONTROLES

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Fecha

Agosto de 2010

Versión 1

11. ANEXOS Anexo 1. Códigos tipos de construcción Anexo 2. Ejemplo codificación zonas físicas y geoeconómicas Anexo 3. Convenciones cartográficas para catastro Anexo 4. Acta de grabación de información catastral Formatos F510-10/2005.V4, F510-11/2004.V2, F50000-01/10.V1, F50100-01/10.V1, F50100-02/10.V1, F50100-03/10.V1, F50100-04/10.V1.

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES Carlos Ricardo Castillo Cuartas

PREPARÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL Alexandra Yomayuza Cartagena

REVISÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL Martha Patricia Ramírez Suárez

REVISÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES Luis Fernando Sandoval Sáenz

APROBÓ SUBDIRECCIÓN DE CATASTRO Gladys Pinzón Daza

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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COPIA NO CONTROLADA

Dora Inés Rey Martínez

ANEXO 1 CÓDIGOS TIPOS DE CONSTRUCCIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES

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Fecha

Octubre de 2010

Versión 2

TABLA DE CODIGOS DE USO DE CONSTRUCCION Y ANEXOS UNIDAD DE CONSTRUCCION

CÓDIGO

UNIDAD DE CONSTRUCCION

CÓDIGO

VIVIENDA HASTA 3 PISOS CANEYES, COBERTIZOS, RAMADAS GALPONES, GALLINEROS ESTABLOS, PESEBRERAS COCHERAS, BAÑERAS, PORQUERIZAS BODEGA CASA BOMBA INDUSTRIAS SILOS PISCINAS

1 2 3 4

TORRES DE ENFRIAMIENTO MUELLES ESTACIONES DE BOMBEO ESTADIO, PLAZA DE TOROS

47 48 49 50

5 6 7 8 9

51 52 53 54 55

TANQUES BENEFICIADEROS COLEGIOS BIBLIOTECAS GARAJES CUBIERTOS BODEGAS COMERCIALES SECADEROS HOSPITALES, CLINICAS POZOS

10 11 12 13 14 16 18 19 20

KIOSKOS ALBERCAS, BANADERAS HOTELES EN PH CORRALES CASA ELBAS COMERCIO IGLESIAS HOTELES CLUBES, CASINOS OFICINAS, CONSULTORIOS APARTAMENTOS > 3 PISOS RESTAURANTE PENSIONES, RESIDENCIAS PUESTO DE SALUD PARQUEADEROS BARRACAS TEATROS AULAS DE CLASE COLISEOS

21 23 25 26 27 28 29 31 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

CASAS DE CULTO TALLERES

44 45

CÁRCELES PARQUE CEMENTARIO VIVIENDA COLONIAL COMERCIO COLONIAL OFICINAS, CONSULTORIOS COLONIAL APTOS EN EDIFICIOS 4 Y 5 PISOS (CARTAGENA) CENTROS COMERCIALES CANCHAS DE TENIS TOBOGANES VIVIENDA RECREACIONAL CAMARONERAS FUERTES Y CASTILLOS MURALLAS VIVIENDA HASTA 3 PISOS EN PH APARTAMENTOS 4 Y MAS PISOS EN PH VIVIENDA RECREACIONAL EN PH BODEGAS CASA BOMBA EN PH BODEGAS COMERCIALES EN PH COMERCIO EN PH CENTROS COMERCIALES EN PH OFICINAS Y CONSULTORIOS EN PH PARQUEADEROS EN PH GARAJES EN PH INDUSTRIA EN PH MARQUESINAS LAGUNA DE OXIDACIÓN VÍA FÉRREA CARRETERA TEATROS Y CINEMAS EN PH IGLESIAS EN PH RESTAURANTE EN PH HOTEL COLONIAL RESTAURANTE COLONIAL ENTIDAD EDUCATIVA COLONIAL COLEGIO COLONIAL

JARDIN INFANTIL EN CASA

56 58 60 62 63 64 65 66 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91

ANEXO 2 EJEMPLO CODIFICACIÓN ZONAS FÍSICAS Y GEOECONÓMICAS GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES

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Fecha

Agosto de 2010

Versión 1

A continuación se muestra un ejemplo de la codificación de las zonas físicas y las zonas geoeconómicas para efectos de grabación: ZONAS FÍSICAS

ZONAS GEOECONÓMICAS

CODIFICACIÓN

ANEXO 3 CONVENCIONES CARTOGRÁFICAS PARA CATASTRO GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES

ACCIDENTES

SÍMBOLO

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Fecha

Agosto de 2010

Versión

ESPECIFICACIONES EN m.m. 6.10

1.65

Límite internacional

Límite internacional con hito

0.80

1-A

1.65 1.65

1.00

1.65

Límite departamental 2

Límite departamental con mojón

2-A

Límite departamental en litigio

2-B

0.80

1.00 1.65

Límite Municipal

6.10

1 0 }

6.10

6.10 0.80

6.10

0.80

6.10

0.4 0

0.40

Límite Municipal con mojón Límite Municipal en litigio

3-A

. .

6.10

. 1.00

0.40

3-B

0.40

6.10

0.40

Límite de catastral

6.10

sector

Límite veredal, de corregimientos y de similares

0.40

. 1.65 . 0.40

Límite perimetral de 5 -A manzanas

Limite predial

Perímetro urbano

Línea de suelos

1.00

ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE GRABACIÓN DE INFORMACIÓN CATASTRAL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES

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Agosto de 2010

Versión

ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE GRABACIÓN DE INFORMACIÓN CATASTRAL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES

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Fecha

Agosto de 2010

Versión

ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE GRABACIÓN DE INFORMACIÓN CATASTRAL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN Y PROCESOS CATASTRALES

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Fecha

Agosto de 2010

Versión