Manual
de
Comunicaci贸n 2011-2012
y
Visibilidad
Index Intruducción Presentación 1. Visibilidad Apropiada
Audiencias Principales 1.2 Planes de Comunicación y Visibilidad 1.2.1 Plantilla del Plan de Comunicación y Visibilidad 1.3 Caraterísticas del Logotipo
1.4 Elaboración y Ejecución 1.4.1 Plan Comunicación Plantilla de comunicación 2 Técnicas y Métodos de Información 2.1 Principios Básicos 2.2 Otras Actividades 2.2.1 Comunicados de Prensa 2.2.1.1 Estructura del Comunicado 2.2.1.2 Título e introducción 2.2.1.3
El cuerpo de texto
2.2.1.5 El contenido del comunicado de Prensa
2.2.1.6 Reglas de contenido visual
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4 5 6 6 6 6 7 7 7 8 9 9 10 10 11 11 11 12
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2.2.1.7 La información 2.2.1.8 Distribución del Comunicado de Prensa Comunicado de Prensa 2.2.2 Ruedas de prensa 2.2.3 Visitas de Prensa 2.2.4 Folletos, informes y boletines informativos 2.2.5 Páginas web 2.2.6 Paneles Paneles 2.2.7 Placas conmemorativas Placa conmemorativa 2.2.8 Banderines 2.2.9 Artículos promocionales 2.2.10 Fotografías 2.2.10.1 Selección de imágenes 2.2.11 Producciones audiovisuales 2.3 Visibilidad de tipos específicos 2.4 RADIO MATRIZ LÓGICA DE COMUNICACIÓN
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Introducción El presente manual ha sido creado con el propósito de garantizar que todos los proyectos financiados por el Programa
de Emergencia “RAN Guatemala” manejen visiones y estrategias de comunicación y visibilidad coherentes entre si, con el fin tanto de profundizar el impacto mediático y social de cada intervención, como de presentar el Programa y los proyectos como un actor único. El manual trata principalmente de la comunicación, la identidad visual y escrita del Programa de Emergencia. En él se establecen los requisitos u orientaciones relativos a reuniones informativas, materiales escritos, ruedas de prensa, presentaciones, invitaciones, etc. El contenido de este manual es vinculante para cada socio del Programa. Cualquier modifición, en fase de ejecución de los proyectos, tienen que ser consensuada con el equipo del Programa de Emergencia. Aparte de los elementos básicos de visibilidad estática e información, y teniendo en cuenta el contexto de cada acción, se anima a los contratistas, socios ejecutivos y ONG’S, siempre y cuando el presupuesto y los recursos disponibles lo permitan, a que elaboren un plan de comunicación y visibilidad que subraye de modo dinámico los efectos de las ayudas del Programa de Emergencia.
El presente documento sustituye al Manual de comunicación y visibilidad del Programa de Emergencia 2009/2010, que ha sido utilizado como precioso marco de referencia.
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Presentación La identidad visual de un proyecto de Cooperación y de la Institución que lo promueve, es el conjunto de características
formales y de mensajes que la institución decide asignar a su forma de comunicación, manejando estas características como directivas que se deberán de tomar en cuenta para el diseño y realización de productos comunicativos que son parte de la gestión de la imagen de la Institución. El Programa de Emergencia, ejecutado por la Oficina de Cooperación de la Embajada de Italia en Guatemala e implementado por las ONG italianas en conjunto con sus contrapartes locales, es el resultado del esfuerzo conjunto de estas entidades, con la participación estratégicas de otros actores más, tanto locales como italianos: por esta razón es necesario orientar criterios que permitan visibilizar la imagen de cada proyecto y de cada uno de los actores que lo realizan en el ámbito de un marco más amplio, coherente con la estrategia general del Programa y con los valores de la Cooperación Italiana . Las indicaciones contenidas en este sintético manual de comunicación y visibilidad son manifestadas para asegurar que los proyectos financiados por el Programa de Emergencia reconozcan de manera visible el suporte de la Cooperación Italiana y de la Embajada de Italia en Guatemala. De esta manera el Programa de Emergencia puede garantizar una identidad integral, coordinada y armónica, aunque actúe o se presente en contextos diferenciados, estableciendo así una línea de continuidad básica con sus públicos directos e indirectos, tanto en Guatemala como en Italia. Sin embargo, la identidad e imagen del Programa Emergencia en Guatemala no está representada solo por los elementos visuales (logos, afiches, pancartas, placas, materiales informativos), sino también por todas las prácticas comunicativas de apoyo y respaldo a los objetivos del proyecto y que pretenden modificar actitudes (campañas de sensibilización e información, seminarios, etc.) y aptas también a informar sobre los resultados, tanto en el País como en Italia. Por lo tanto antes de emprender cualquier práctica comunicativa (visibilidad, información, comunicación) es oportuno que socios encargados de la actuación de los proyectos se coordinen con el equipo del Programa de Emergencia y en particular con la Oficial de Comunicación y el Coordinador. La comunicación alcanza sus objetivos cuando se planifica en el marco de una estrategia participada y compartida. Además, la utilización conjunta de múltiples medios que usan diferentes canales de comunicación, en coordinación y con criterio de mutuo apoyo e intercambio permanente de informaciones entre el Programa Emergencia “RAN Guatemala” y las ONG’S (y a través de ellas con los demás actores involucrados), permite obtener resultados más eficaces y rentables. Para garantizar coherencia a todas las acciones comunicativas que se llevan a cabo es necesario: Investigar y fijar los objetivos de la comunicación Concretar a quien nos dirigimos y determinar los diferentes grupos meta Formular los mensajes Elegir cuidadosamente los canales más efectivos y eficientes. Proceder al seguimiento e Intercambio de información
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Visibilidad 1. Visibilidad Apropiada En la realización de todos los proyectos o programas, las actividades de comunicación deben de adecuarse según sea la necesidad del área. Con la finalidad de que la comunicación sea lo más eficiente posible se presentan a continuación las siguientes premisas: • Las actividades deben ser oportunas. • La información utilizada debe ser correcta y precisa. • Las actividades deben coordinarse estrechamente con el Programa de Emergencia • Es preciso dirigirse a las audiencias adecuadas. • Los mensajes deben interesar a las audiencias destinatarias. • Las actividades deben ser apropiadas en cuanto a los recursos empleados y a los efectos esperados. Es necesario dejar un margen prudencial que permita a las ONG’S y a sus contrapartes, aprovechar cualquier oportunidad que pueda seguir y que esté fuera o dentro de las planificaciones. Audiencias Principales Con el fin que la comunicación sea eficiente, es importante mencionar que se tiene que identificar claramente el público objetivo en los planes de comunicación. En esta parte de la planificación de ser posible se tendría que tomar en cuenta a personas influyentes (no necesariamente del sector público), a líderes de comunidad. Los planes de comunicación se tienen que centrar en la población del área, para que estos tengan un mejor resultado. 1.2 Planes de Comunicación y Visibilidad 1.2.1 Plantilla del Plan de Comunicación y Visibilidad Debe incluirse un plan de comunicación en el que se indiquen las actividades de comunicación externa (por ejemplo una rueda de prensa, comunicado de prensa, video, panel, etc) que deben emprenderse en las fases principales del período de ejecución de la acción. El grado de detalle debe ser acorde con la naturaleza, el alcance y el coste de las actividades de comunicación previstas. Las ONG’S o sus contrapartes locales deben elaborar un plan de comunicación y visibilidad que se acordará con el personal del Programa. A este respecto, podría ser útil la plantilla que se muestra a en la página 8. En principio, debe basarse en la sección de ejecución de la matriz de visibilidad. Esta matriz es una herramienta sencilla que ha sido ideada con el fin de ofrecer unas líneas directrices básicas sobre los elementos principales de las actividades de comunicación en las diversas fases del ciclo del proyecto.
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1.3 Caraterísticas del Logotipo
Nota: El logotipo del Programa de Emergencia incluye los logos Institucionales del Gobierno Italiano y más detalladamente de su Embajada en Guatemala y de la Cooperación Italiana del Ministerio de Asunto Exteriores que financia el Programa de Emergencia. Las versiones electrónicas del logotipo color en fondo blanco; blanco y negro; y color en fondo azul - se encuentran disponible -en baja y alta resolución (.JPG; .TIF) en la Oficina del Programa de Emergencia. Para solicitarlo dirigirse a Hector Faggioly, Encaragado de Comunicación, a la siguiente dirección mail: hector.faggioly@cooperaitalia.org
1.4 Elaboración y Ejecución A fin de realizar las actividades de comunicación financiadas en virtud de los convenios, el personal del Programa de Emergencia, ONG’S y sus contrapartes locales deben de tener en cuenta los siguientes puntos: •
Métodos de comunicación elegidos y los mensajes transmitidos deben ser compatibles con las normas sociales o religiosas vigentes en el lugar en que se lleve a cabo la actividad de comunicación. • Las actividades deben respetar el ámbito local. • En las actividades de comunicación, debe de tratar de trabajar la lengua local en toda la medida posible, para obtener una mejor comprensión de los mensajes por parte de las comunidades locales. Las ONG’S pueden poner directamente en práctica actividades de comunicación y visibilidad, programas más pequeños con el apoyo técnico y gráfico del Programa de Emergencia (suministro de folletos, asistencia en cuanto a relaciones con la prensa, etc.). 1.4.1 Plan Comunicación Siempre prevalecerán las obligaciones normalizadas de elaboración de informes previstas en las disposiciones de contratos, convenios de financiación y convenios de contribución específicos. Ademas, se solicita cada ONG socia del Programa a formular la estrategia de comunicación y remitirla -las primeras dos semanas de ejecución de cada proyecto- al Programa de Emergencia, ségun el formato que sigue.
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Plantilla del plan de comunicación y visibilidad Estrategia general de comunicación 1. Objetivo general del Plan de Comunicación y Visibilidad 2. Grupos destinatarios (Comunidad, rango de edad, prensa, instituciones nacionales e internacionales, etc.) 3. Objetivos concretos para cada grupo específico, relacionados a las tres fases de desarrollo del proyecto (inicio del proyecto, ejecución, fase conclusiva; ver matriz pagina 22). Ejemplos de objetivos de comunicación: • • •
Asegurar que la población beneficiaria conozca las funciones de las actividades y de los resultados de cada proyecto. Sensibilizar a la comunidad sobre temas específicos. Dar a conocer propósitos y/o resultados del proyecto a los medios de comunicación.
4. Actividades principales de comunicación y visibilidad que prevén llevar a cabo durante el período cubierto por el plan de comunicación y visibilidad (por cada uno de los objetivos antes mencionados). Debe incluirse información sobre: • La naturaleza y la ventaja de las actividades previstas (ejemplo: inauguración, video, paneles, programa de radio, muestras fotográficas, ruedas de prensa, etc.) • Nombre de la persona de la ONG responsable en cuanto a la ejecución de las actividades. 5. Cumplimiento de los objetivos de comunicación Deben incluirse por lo menos 3 indicadores de resultados para cada una de las actividades propuestas. 6. Recursos financieros »» Presupuesto previsto en el marco del proyecto para ejecutar el Plan de Comunicación y Visibilidad. <<Fin>> Nota: Esta matriz solo representa una proyección; estará claramente sujeta a los cambios impuestos por el desarrollo de cada proyecto.
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Información
y
Sensibilización
2 Técnicas y Métodos de Información y Sensibilización Medios tradicionales y populares de comunicación como la radio, el teatro, la danza, los espectáculos de marionetas, el cine y la poesía popular, así como la prensa rural asociada con programas de alfabetización, radio novelas, radio revistas y los materiales audiovisuales, pueden ser muy eficaces para estimular las actividades comunitarias, sensibilizar sobre temas específicos y divulgar información relativa al desarrollo local. La capacidad de comunicación interpersonal también es necesaria a quienes realizan actividades de sensibilización sobre el terreno para desempeñar con más eficacia su labor con la población local, especialmente si los mensajes se vehiculan en los idiomas propios de los diferentes grupos nativos. Estas competencias incluyen la utilización de técnicas como debates de grupo, material ilustrado, entre ellos rotafolios, power points y otros medios tales como el vídeo y elementos audiovisuales que pueden utilizarse para compartir ideas e inducir a la reflexión, o como parte de un método de capacitación basado en la presentación, el debate y la práctica. La capacidad de comunicación interpersonal permite mejorar las actividades a todos los niveles, reforzar la gestión y el trabajo en equipo. Adaptación del plan de comunicación y visibilidad a los diversos tipos de acción Las ONG’S y sus contrapartes locales son responsables de dar publicidad suficiente a la acción que están llevando a cabo, así como al apoyo recibido del Programa de Emergencia “RAN”. Es posible que durante el desarrollo de los proyectos sea necesario implementar diferentes actividades. En cualquier caso, las actividades de comunicación deben centrarse en los logros y efectos que se han obtenido. NO SE DEBERA DE HACER MENCIÓN SOBRE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y PROCEDIMIENTOS LLEVADOS ACABO POR MEDIO DE LA ADMINISTRACIÓN, ya que estos procesos no son importantes para los medios de comunicación. A continuación se le brindará algunas herramientas para posibles actividades de comunicación que podrían ser útiles a la hora de elaborar el plan de comunicación y visibilidad, así como cuando existan actividades imprevistas. 2.1 Principios Básicos Antes de poner en marcha cualquier actividad de información, comunicación o visibilidad, las ONG´S y sus contrapartes locales deben de dirigirse al Responsable de Comunicación del Programa de Emergencia. Esta persona es la responsable de coordinar las estrategias de comunicación del Programa de Emergencia “RAN”. Asimismo, dicho responsable puede brindar información sobre asuntos relacionados con los derechos de Propiedad Intelectual (derechos de producción, etc.). El Coordinador del Proyecto de ONG debe participar siempre en las relaciones que se mantenga con los responsables de prensa e información. Las ONG’S y sus contrapartes deben de utilizar sus propios papeles con membrete u hojas introductoria de fax, pero siempre deberán incluir la mención <<Este Proyector está Financiado Por El Programa de Emergencia “RAN” Guatemala>>, así como el logo del Programa de Emergencia y el logo de la República de Italia. La identidad gráfica del Programa de Emergencia debe tener Idéntico tamaño y estar situada en lugar igual de importante que ONG y su contraparte.
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2.2 Otras Actividades Entre los distintos elementos que pueden formar parte de un plan de comunicación y visibilidad destacan los siguientes: • • • • • • • • • • •
Comunicados de prensa (Ver punto 2.2.1). Ruedas de prensa (Ver punto 2.2.2). Visitas de prensa (Ver punto 2.2.3). Folletos, informes y boletines informativos (Ver punto 2.2.4). Páginas web (Ver punto 2.2.5). Paneles (Ver punto 2.2.6). Placas conmemorativas (Ver punto 2.2.7). Banderines (Ver punto 2.2.8). Artículos promocionales (Ver punto 2.2.9). Fotografías (Ver punto 2.2.10). Producciones audiovisuales (Ver punto 2.2.11).
A continuación se ofrecen líneas directrices básicas relativas a estos elementos. En el se incluyen plantillas para los diversos productos de comunicación. 2.2.1 Comunicados de Prensa Los comunicados de prensa suelen ser una herramienta muy útil de las actividades de comunicación relativas a las acciones realizadas. Como norma general se recomienda difundir el comunicado de prensa al inicio de los componentes más detacados de los proyectos. Como norma general los aliados de los programas no deben emitir comunicados de prensa ni efectuar declaraciones públicas, a no ser que lo haya autorizado la ONG socia y contratista del Programa. El comunicado debe de incluir el logotipo del Programa de Emergencia y del Gobierno italiano, mencionar que la financiación procede del Programa de Emergencia, mencionar el importe de dicha financiación en la moneda local y en dólares. Si está prevista la celebración de una rueda de prensa, el comunicado de prensa debe incluir el nombre de los representantes del Programa de Emergencia que asistirán a dicho encuentro, siempre y cuando sea pertinente. Las relaciones con la Prensa en Italia también son muy importantes. En particular, la participación de la Cooperación Descentralizada, organizaciones y empresas italianas en el marco de los proyectos merece la debida difusión a través de los medios italianos locales/regionales/nacionales. Un comunicado de Prensa debe incluir los siguientes elementos: * Un encabezado. * Un texto Introductorio (que se incluya un resumen de los hechos esenciales). * El texto principal de la noticia. * Referencias. * Datos del contacto con quien deben de referirse para obtener información adicional.
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Siempre que sea posible, el comunicado debe de trabajarse en una de las caras de una página A4. Si es necesario utilizar más de una página, se deberá de indicar en la parte inferior de cada página la siguiente mención <<continúa>>. Al término del documento, debe indicarse siempre la mención <<Fin>>>. Después de la mención <<Fin>>, el comunicado de prensa debe indicar el nombre de al menos una persona a la que el periodista pueda dirigirse para obtener cualquier tipo de información adicional. Si es posible se deberá de ofrecer los números telefónicos donde puedan encontrar al contacto. 2.2.1.1 Estructura del Comunicado de Prensa El comunicado de prensa debe de llevar la siguiente estructura: • • • •
Titular Texto introductorio Contenido Referencia
2.2.1.3 Título e introducción de contenido Al momento de llevar a cabo el comunicado de prensa este puede llevar un texto introductorio; este podrá ser de 5 a 10 líneas como máximo. En el desarrollo del comunicado se debe de tomar en cuenta que este debe de responder a las 5 interrogantes. (Qué, Cómo, Cuándo, Donde, Por qué). Al momento de trabajar el titular por lo general debe de tener una sola línea y debe de ser en tiempo presente. No se debe de empezar con una cifra. En el titular se debe de enlazar con un tema importante a la región o a la comunidad a donde va dirigido. 2.2.1.4
El cuerpo de texto
Reafirma el contenido de la introducción y responde a las 5 interrogantes, se puede hacer mención a citaciones de algún documento o persona (máximo 2). 2.2.1.6 El contenido del comunicado de Prensa El contenido debe de llevar las siguientes caracteristicas: • • •
Los comunicados de prensa no son burocráticos, no contienen jergas ni dialectos, no utilice la terminología “NGO’s”. Deben de limitarse a la documentación oficial. Deben de cumplir con la regla de las 5 preguntas
o o o o o
Qué Cómo Cúando Dónde Porqué
•
Recuerde que se está hablando de personas.
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2.2.1.7 Reglas de contenido visual * Reducir el impacto visual lo máximo posible * Se pueden usar viñetas * Es permitido subrayar los puntos más importantes pero máximo 2 * El comunicado debe de ser de preferencia de una página. 2.2.1.8 La información Al momento de la realización del comunicado de prensa se debe verificar que toda la información que se esté colocando en el mismo sea 100% verídica y que no haya datos inconclusos o datos erróneos. 2.2.1.9 Distribución del Comunicado de Prensa Si el comunicado acompaña a alguna actividad: • • •
Debe ser enviado por vía fax/ e-mail con uno o dos días de anticipación. Se puede distribuir copias en la sala Llamar para confirmar que el comunicado fue recibido.
Si el comunicado no acompaña a alguna actividad, • •
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Enviar el comunicado vía E-mail o vía Fax Enviar el comunicado máximo con uno o dos días de anticipación con respecto a la fecha en que se quiere que sea publicado y verificar de recibido (se debe de llamar antes de las 17h00).
Comunicado
de
Prensa ONG Italiana
Contraprarte Local
Comunicado de Prensa Nombre del Proyecto Titular Texto Introductorio
Texto Principal de la noticia Los comunicados de prensa pueden ser una componente muy útil de las actividades de comunicación relativas a las acciones que se inscriben en los proyectos.
<<FIN>> Referencias (Datos del contacto con quien deben de referirse para obtener información adicional)
Este proyecto está finaciado por el Programa de Emergencia “RAN Gauatemala” de la Cooperación Italiana
Pie de página
Un proyecto llevado a cabo por ... (nombre ONG Italiana) en Colaboración con ... (Contraprarte Local)
NOTA: Como norma general, el comunicado de prensa debe emitirse al inicio de todas las acciones más importantes. Siempre que la ONG emita el comunicado de prensa en el contexto de la acción, deberá previamente ponerse en contacto con el Responsable de Comunicación del Programa Emergencia. Las relaciones con la Prensa en Italia también son muy importantes. En particular, la participación de la Cooperación Descentralizada, organizaciones y empresas italianas en el marco de los proyectos merece la debida difusión a través de los medios Italianos locales/ regionales/nacionales.
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2.2.2 Ruedas de prensa Si el comunicado acompaña a alguna actividad: • • •
Debe ser enviado por vía fax/ e-mail con dos días de anticipación. Se puede distribuir copias en la sala Llamar para confirmar que el comunicado fue recibido.
Si el comunicado no acompaña a alguna actividad, • •
Enviar el comunicado vía E-mail o vía Fax Enviar el comunicado Máximo con dos días de anticipación y verificar de recibido, se debe de llamar antes de las 17h00.
2.2.3 Visitas de Prensa Las visitas realizadas por los periodistas a los proyectos pueden ser oportunidades de visibilidad. Las visitas tienen que ser programadas con anticipación y tomar en cuenta los resultados tangibles que se llevan hasta el momento. Siempre que sea posible un representante del Programa de Emergencia deberá de acompañar a los grupos de periodistas que visitan el área. 2.2.4 Folletos, informes y boletines informativos Las publicaciones que se trabajen como folletos, informes, boletines informativos pueden ser de gran ayuda para comunicar los resultados que se van obteniendo de los proyectos. Los folletos pueden proporcionar información básica y la dirección en la que se puede conseguir información adicional sobre el proyecto. Una de las características de los boletines es que tienen un periodo de publicación cada cierto tiempo definido. Y estos pueden ser utilizados para informar sobre los avances de los proyectos. Las publicaciones deben siempre adaptarse al público al que se va a dirigir el mensaje y centrarse en los resultados obtenidos en el plan de acción, no en detalles financieros o administrativos. El contenido del boletín debe de ser breve y conciso. Las Publicaciones deben de ser acompañadas de imágenes de las personas implicas en la ejecución del lugar. Todos los materiales elaborados en papel deberán de estar disponibles en formato digital, de modo que puedan enviarse por correo electrónico y subirse en una página internet. En los casos en que se produzcan materiales impresos en papel, es necesario determinar el alcance de la distribución (listas de direcciones de correo). Todo informe o folleto debe de incluir el logotipo del Programa de Emergencia y la cláusula de exención de responsabilidad, al igual que las características del proyecto y nombre del mismo. Debe de enviarse copia de las publicaciones, incluidas las electrónicas, al Programa de Emergencia. En la siguiente pagina se propone un modelo de folleto (trifoliar)
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2.2.5 Páginas web Informaciones sobre el proyecto tienen que ser insertada en la página web institucional de cada ONG italiana, que además tendrá que tener un link la página del Programa de Emergencia www.cooperaitalia.org, en este momento en fase de construcción. 2.2.6 Paneles Los trabajos de infraestructura que se lleven a cabo por parte de las ONG’S y sus contrapartes locales con el financiamiento del Programa de Emergencia pueden identificarse como tales por medio de paneles en los que se describa la acción. Los paneles tienen que ser colocados en un área donde puedan ser visibles para las personas que pasan por el lugar. Este panel tiene que colocarse desde un principio de la ejecución del proyecto y ser retirado 6 meses después de su finalización. Las ONG’S y sus contrapartes también deben de instalar un panel con el cual promover la acción que se está financiando por medio del Programa de Emergencia en eventos o cualquier otra actividad. Los paneles no poseen una medida estándar; esta se trabajara en base al contenido que esta contenga. Es posible realizar el panel a un bajo costo: no vinílico adhesivo, el cual debe de llevar el logo del Programa de Emergencia adecuadamente colocado en la parte inferior izquierda. La colocación de los logos de las ONG’S y su contrapartes locales deberá ser en la parte inferior derecha.
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Panel Esta escuela fue reconstruida con el apoyo del Programa de Emergencia “RAN Guatemala” de la Cooperación Italiana
Proyecto finaciado por el Programa de Emergencia “RAN” Guatemala de la Cooperación Italiana
Con la Participación de INSTITUCIÓN LOCAL
Un proyecto llevado a cabo por ... (nombre ONG Italiana) en Colaboración con ... (Contraprarte Local)
2.2.7 Placas conmemorativas La colocación de placas conmemorativas permanentes constituye un medio eficaz para reconocer la participación del Programa de Emergencia en la construcción o la planificación de estructuras permanentes como viviendas, clínicas, puestos de salud, centros de salud, centros de convergencia, escuelas, muros de contención, etc. Como parte de la ceremonia de inauguración de las infraestructuras realizadas o financiadas en parte o totalidad por el Programa de Emergencia la placa deberá de colocarse en un lugar visible en la infraestructura. La placa puede llevar la siguiente mención << Este NOMBRE DE LA INFRAESTRUCTURA ha sido financiado por el Programa de Emergencia “RAN Guatemala” de la Cooperación Italiana (la expresión “de la Cooperación Italiana” siempre tiene que ser prevista)>>. El logo de la ONG implementadora es importante. ¡Tiene que estar!
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Placa Conmemorativa Esta Puesto de Salud fue construido con el apoyo del Programa de Emergencia “RAN Guatemala” de la Cooperación Italiana
Proyecto finaciado por el Programa de Emergencia “RAN” Guatemala de la Cooperación Italiana
Con la Participación de INSTITUCIÓN LOCAL
Un proyecto llevado a cabo por ... (nombre ONG Italiana) en Colaboración con ... (Contraprarte Local)
NOTA: COMUNICACIÓN EN ITALIA Es de suma importancia que cada proyecto pueda ser conocido también en el territorio italiano, tanto a través de las ONG ejecutoras como a través de los actores del Sistema Italia involucrados en la implementación de los proyectos (empresas privadas, cooperación descentralizada, asociacionismo, etc.). Un puente de comunicación de este tipo permitiría informar a los ciudadanos italianos y los tomadores de decisión del trabajo impulsado en Guatemala por la Cooperación Italiana, sentando las bases para alcanzar y canalizar aportes de distinta naturaleza y favoreciendo el fortalecimiento de los lazos de solidaridad y amistad entre Italia y Guatemala/ Centroamérica. Además, un buen flujo de comunicación entre los dos países agilizaría el despliegue de procesos formativos y de concientización importantes, capaces de difundir una adecuada cultura de la cooperación sobre todo en los principales centros educativos de nuestro País, cuáles podrían ser, entre los demás, las escuelas primarias y secundarias. Es de suma importancia también lograr impactos a nivel local a través de RADIO, TV, PRENSA ESPECIALIZADA, JORNADAS TEMÁTICAS QUE SE DEN A NIVEL ACADÉMICO O COMUNITARIO.
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2.2.8 Banderines Siempre que sea posible en la estrategia de comunicación visual de los proyectos, se deberá elaborar banderines de tela o plásticos. El propósito de esto será servir de telón de fondo para la realización de eventos.
2.2.9 Artículos promocionales Se podrán distribuir artículos promocionales siempre y cuando se disponga de una estrategia de comunicación de acción. Todo tipo de artículos promocionales (payeras, gorras, lapiceros, etc.) pueden ser contemplados por las ONG’S y sus contrapartes locales para uso de material de apoyo para sus actividades de información y comunicación. Deberá de consultarse con el responsable de Comunicación del Programa de Emergencia. Los artículos promocionales deberán de incluir por lo menos el logotipo del Programa de Emergencia y de la ONG socia.
2.2.10 Fotografías Se deberá de documentar fotográficamente en los casos que sea posible los avances de los proyectos y eventos realizados. De manera de que se puedan utilizar en materiales de comunicación. A continuación se presentan algunas sugerencias a seguir para las ONG’S y sus contrapartes: 2.2.10.1 Selección de imágenes Las fotografías elegidas deben ser las que mejor ilustren los resultados y las repercusiones, y deberán corresponder con las informaciones escritas que se den sobre el proyecto. Al igual que ocurre con los materiales escritos, las personas implicadas en la acción constituyen el centro de atención y no así los responsables implicados en ejecutar la acción.
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2.2.10.2 Archivos fotográficos Como norma general, se utilizará fotografía digital con objeto de facilitar la reproducción en páginas web y en otros materiales informativos (para la elaboración de materiales impresos, la norma mínima de calidad es de 300 dpi). Se deberá de enviar copia electrónica de las fotografías tomadas al Responsable de Comunicación del Programa de Emergencia. * El nombre y la información de contacto de la persona que remite las fotos. * El nombre de la ONG o la persona que es titular de los derechos de reproducción de la fotografía. * Mes de la realización de la acción a la que corresponde la foto y el área donde se tomó la imagen (comunidad, municipio, departamento). El Programa de Emergencia tendrá derecho a utilizar o reproducir las fotografías incorporadas a los mencionados archivos sin obligación de pagar derechos de autor.
2.2.11 Producciones audiovisuales La utilización de audiovisuales es un muy buen elemento de comunicación visual, pero al mismo tiempo es un elemento de muy alto costo de producción, por lo que se recomienda que se elabore sólo cuando exista realmente la oportunidad de una distribución clave a través de los medios de comunicación, guatemaltecos e italianos. Esto no quiere decir que no se puedan producir videos de corta duración (10-15 minutos) capaces de destacar el trabajo llevado a cabo por el Programa de Emergencia de la Cooperacion Italiana. Paralelamente a la edicion completa, se sugiere preparar un version resumida de 3-4 minutos para su difusión en el web. Al igual que en los puntos anteriores estos materiales deben de reconocer el apoyo por parte del Programa de Emergencia mostrando el logotipo al principio y la final de la producción. Al igual que en las fotografías es necesario que se envíe copias en formato final de distribución y en formato de editable; estos archivos deben de ser entregados al responsable de comunicación del Programa de Emergencia. El Programa de Emergencia tendrá derecho a utilizar o reproducir el material audiovisual producido en el marco de los proyectos de emergencia sin obligación de pagar derechos de autor. 2.3 Visibilidad de tipos específicos de acciones Es posible que para algunos tipos de acciones lo más adecuado sea prever actividades de carácter más específico. 2.3.1 Acciones relacionadas con las infraestructuras Los proyectos con relación a infraestructuras (edificios, centros de salud, etc.) y otras acciones (las relacionadas con la agricultura, la gestión del agua, etc.) ofrecen las mayores oportunidades para efectuar importantes actividades de comunicación, dada la repercusión directa que la acción probablemente tendrá en la mejora de vida de la población. Aparte de las actividades de visibilidad estática, como la colocación de señales y de otros indicadores visibles, las actividades de comunicación pueden centrarse en la explicación de los efectos de la acción en cuanto a la mejora de la vida cotidiana de los ciudadanos (viviendas, mejores centros de salud, centro de recuperación nutricional, cambiamientos, albergues, etc.).
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2.4 RADIO Los programas de la radio rural pueden ser instrumentos muy útiles para promover campañas de sensibilización, difundir información, estimular un debate entre la población involucrada en los proyectos, cambiar actitudes. Programas, cuñas y spot radiales pueden resultar sumamente eficaces cuando se realizan en idiomas locales, teniendo en cuenta las tradiciones culturales y la participación de los oyentes. Se recomienda, en el caso de producciones radiofónicas (y también televisivas) compartir con el Programa de Emergencia ”RAN Guatemala” de la Cooperación Italiana las siguientes informaciones:
Tipo de medio: radio local, nacional, etc. Nombre del medio: Persona de contacto: Cobertura: territorio municipal, departamental, nacional, etc. Tipo de elemento comunicativo: Cuña radial; radio revista; segmento pregrabado, etc. Hora de emisión y duración: Contenidos: Grupos meta: Objetivos de la Comunicación:
En el caso de producciones radiofónicas, sean en vivo o grabadas, deberá considerarse en entrada y en salida del material radial (sea spot y/o microprograma) un texto que exprese: este es un mensaje/iniciativa de: <nombre de la ONG italiana en colaboración con la ONG local > financiada por el Programa de Emergencia “RAN Guatemala” de la Cooperación Italiana. Ejemplo de definición para los segmentos:
Entrada
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Introducción de la Temática
Desarrollo
Conclusión
Cierre
Para las producciones audiovisuales se seguirá la misma pauta que para los materiales/medios informativos mencionados anteriormente, por lo que está relacionado con el intercambio de informaciones con el Programa de Emergencia y por los aspectos de visibilidad. Tanto en la carátula del video (primera secuencia) como al final del producto, deberán de aparecer los logos del Programa, de las ONG’S ejecutoras y de sus socios, así como el título del video; al final del video nuevamente deberán aparecer dichos logos en un máximo de tres segundos. Se recomienda que los materiales audiovisuales sean de corta duración, de alta calidad y visualmente atractivos para posibilitar la posterior difusión en televisión.
Los programas de la radio rural pueden ser instrumentos muy útiles para promover campañas de sensibilización, difundir información, estimular un debate entre la población involucrada en los proyectos, cambiar actitudes. Programas, cuñas y spot radiales pueden resultar sumamente eficaces cuando se realizan en idiomas locales, teniendo en cuenta las tradiciones culturales y la participación de los oyentes.
Matriz LÓGICA
DE
COMUNICACIÓN
La Matriz de comunicación que se presenta a continuación es una herramienta, flexible, creada para facilitar el desarrollo, en el ámbito de cada uno de los proyectos, de una estrategia de comunicación dinámica y coherente con los objetivos del Programa de Emergencia Guatemala. LAS ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN DEBEN PRODUCIRSE DURANTE TODO EL CICLO DE VIDA DEL PROGRAMA/ PROYECTOS Y SER OPORTUNAS. Con el fin de adecuar las actividades de visibilidad y sensibilización a las fases específicas de la acción (o del ciclo del proyecto) y a al público destinatario, pueden utilizarse las indicaciones incluida en la matriz que ofrece un panorama general de los tipos de actividades de visibilidad/información/sensibilización más adecuados en los diferentes momentos. La Matriz Lógica de Comunicación individúa tres fases de acción en correspondencia a los tres momentos principales en el ciclo de proyecto: INICIO/EJECUCIÓN/CONCLUSIÓN. Las fases del ciclo del proyecto ofrecen el marco para la planificación de objetivos y actividades que son distintas en cada momento. En la fase de LANZAMIENTO del Programa/Proyectos, las acciones comunicativas emprendidas ponen las bases para lanzar también un proceso de VISIBILIDAD que a partir de este momento se irá amplificando y colmando conformemente a los logros y a las repercusiones que tendrán las actividades del Programa/Proyectos. En la fase de EJEUCCIÓN, Programa y proyectos entran el vivo del desarrollo de sus actividades y las prácticas comunicativas se ponen al servicio de los objetivos principales de las intervenciones y están finalizada a respaldar los cambios que se quieren originar con respecto a temas específicos: SENSIBILIZAR Y CONCIENTIZAR son los objetivos comunicativos clave y los resultados se medirán gracias a los indicadores ya individuados en el documento de proyecto y más precisamente en el marco lógico que se ha diseñado. La FASE CONCLUSIVA coincide con acciones comunicativas miradas a socializar los logros y las buenas prácticas y por lo tanto a la VISIBILIDAD MÁXIMA que le pertenece a una intervención de CALIDAD. Es la calidad de un Programa/Proyecto que, conjuntamente a prácticas comunicativas eficaces y adecuadas (mediante el utilizo de herramientas oportunas y tras la elección de públicos destinatarios claves), consiente a las buenas prácticas de ser replicadas y a la Organización que la promueve a volver a apostar en la metodologías adoptadas. NOTA: Se les solicita a las ONG’S presentar un informe mensual sobre los avances desde antes que de inicio el proyecto hasta su finalización. Este informe debe de ir respaldado con imagenes o videos del desarrollo de los proyectos y de sus actividades.
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MATRIZ DE COMUNICACIÓN ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN Y GRUPOS OBJETIVO DE RESPONSABILIDAD* OBJETIVOS/FASE DE COMUNICACIÓN PROYECTO
INICIO DE PROYECTO
EJECUCIÓN
FASE CONCLUSIVA
*a) Programa de Emergencia; b)ONG Ejecutora C)Otros socios/contrapartes.
Lanzamiento del Programa/Proyect os: en esta fase la socialización de la información sobre dimensión, objetivos y estrategias de las intervenciones son orientadas a activar un proceso de VISIBILIDAD .
POBLACIÓN BENEFICIARIAS/GRUPO META
HERRAMIENTAS MÁS APROPRIADA y TIPO DE ELEMENTO COMUNICATIVO
COMUNICACIÓN EN ITALIA
EVALUACIÓN/MONITOREO
a) indicadores de resultados para cada una de a) Programa a)evento/ceremonia pública a) evento público: comunicado a) hacia el MAE (publicación de la noticia del lanzamiento del Programa las herramientas propuestas: monitoreo de Emergencia; con participación de de prensa y rueda de Prensa; en la página web del Programa); hacia impactos en prensa, radios y en el web (en b) ONG ejecutora; c) Instituciones Guatemaltecas, distribución de material Otros ilustrado; medios de comunicaciones nacionales; Guatemala y en Italia); Organizaciones b) hacia la sede Central (publicación b)indicadores de resultados para cada una de socios/contrapartes. b) evento público en las Internacionales, medios de del lanzamiento del proyecto en la las herramientas propuestas: monitoreo de comunidades; comunicado de comunicación y principales actores estrategicos; prensa; presentación Power página web de las ONG'S); hacía las impactos en prensa, radios y en el web (en b)presentación del proyecto a Points; exhibición de Paneles, sedes de las demás entidades Guatemala‐medios locales‐ y en Italia). las instituciones locales, pancartas, etc. involucradas (publicación en las c) indicadores de resultados para cada una de las herramientas propuestas: monitoreo de contrapartes; comunidades c) mesas temáticas; encuentros páginas web de las contrapartes impactos en prensa, radios y en el web. beneficiarias. de coordinamiento; diffusión de italianas); hacia los medios de c) socialización de los comunicados de prensa comunicación locales. contenidos del concertados. c) Publicación en las páginas web. Programa/Proyecto con actores claves a nivél nacional, internacionál y en el territorio.
SENSIBILIZACIÓN:e a) Programa a) eventos temáticos de sebilización a) indicadores de resultados para cada una de a) identificación de públicos a) Video (cortometraje); n esta fase las sobre las actividades en Guatemala en las herramientas propuestas: monitoreo de Emergencia; especializados (ej.públicos que Fotografías (muestras), prácticas el marco de eventos especificos y, impactos en prensa, radios y en el web (en apariciones en prensa b) ONG ejecutora; responden a intereses particulares); transmissión de especializada; página web; visitas donde posible, en colaboración con los Guatemala y en Italia); aparticipación a comunicativas son c) Otros informaciones especificas al de personalidades a los de apoyo y Gobiernos locales italianos que seminarios y mesas temáticas. socios/contrapartes. MAE; proyectos; mesas de respaldo a los participan en el Programa; reportajes b)indicadores de resultados para cada una de b) specificar el/los grupos meta coordinamento temáticas; objetivos de las en prensa especializadas; conferencias las herramientas propuestas (se haga referencia a los indicadores que miden los de la sensibilización en intervenciones y conferencias; y mesas temáticas; jornadas academicas. cambios de actitudes individuados en el marco respaldo a los objetivos del están orientadas a b) anuncios en radio (Cuña b) eventos temáticos de sensibilización lógico del proyecto):ej. monitoreo del cambio proyecto (ej; mujeres CONCIENTIZAR Radial, Radio Revistas, etc); y televisión (Segmentos en de la programación en los medios ‐cualitativos conjuntas sobres las actividades en beneficiarias de cursos de sobre temas programas vía cables locales); Guatemala(acciones de las diferentes y cuantitativos‐(ej.Introducción de la alfabetización; población especificos y, perspectiva de género en los contenidos de los entidades beneficiarias de campañas de campañas informativas por posiblemente, a medio de vídeo; fotografías; medios); cambio de actitudes en igiene y involucradas:descentralizada, información sobre la proucir cambios de teatro popular; páginas web; empresas italianas, etc.) en el marco cuidado del medio ambiente y de los espacios protección del medio actitudes. seminarios; debates de grupo y de eventos especificos que se dén a comunes en las escuelas y centros ambiente; igiene y salud; nivel local; colaboraciones con prensa comunitarios; impactos en prensa, radios y en manejo sustenible del recurso jordadas en las escuelas con el web. c) agua; seguridad alimentaria, materiál ilustrado, vehiculando especializada a nivel nacional gestión del riesgo; indicadores de resultados para cada una de las los mensajes también en el (concertadas con el Programa de participación activa de las idioma proprio de cada grupo Emergencia); herramientas propuestas:participación a mesas redes de voluntariado etc.). etnico. c) mesas de coordinamento temáticas; de coordinamento/temáticas; monitoreo de seminarios; apariciones en prensa c) identificación de públicos c) mesas de coordinamento impactos en prensa, radios y en el web (en especializada; jornadas temáticas que responden a intereses Guatemala y en Italia); temáticas; artículos en prensa particulares. especializada; página web; material audio visual y ilustrado .
Demostración de a) Programa a) eventos temáticos de sensibilización a) indicadores de resultados para cada una de a) Hacer públicos los resultados a) Informes; página web; las las herramientas propuestas: monitoreo de Emergencia; más importantes incluyendo publicaciones sobre las buenas sobre los logros de las actividades repercusiones/ca b) ONG ejecutora; c) los mensajes enstratégicos llevadas al cabo en Guatemala en el impactos en prensa, radios y en el web (en prácticas; vídeo; fotografías; claves; trabajar con los mbios/impactos: Otros marco de eventos especificos; Guatemala y en Italia); número de eventos temáticos con socialización de los resultados a colaboraciones con prensa participaciones a mesas temáticas y jornadas medios de comunicación‐a en esta fase la socios/contrapartes. nivél nacionál ‐en Guatemala y través de material impreso y socialización de los especializada a nivel nacional; académicas; eventos particulares. audio visual; prensa b)indicadores de resultados para cada una de en Italia‐ para mostrar los logros y resultados b) eventos tematicos de las herramientas propuestas: monitoreo de logros sobre el terreno; especializada;mesas temáticas sensibilización conjunta sobre los son orientados a la impactos en prensa, radios y en el web (en b)Hacer públicos los resultados b)informes; Página web; vídeo; logros de las actividades llevadas al VISIBILIDAD , a Guatemala‐medios locales‐ y en Italia); más importantes incluyendo fotografías; eventos temáticos a cabo en Guatemala (acciones de demostrar la múltiples entidades:descentralizada, cantidad y típo de eventos a través de los que través de material impreso y los mensajes enstratégicos utilidad de los empresas italianas tec.) en el marco de se han socializados las buenas prácticas; audio visuale; prensa claves; trabajar con los modelos utilizados especializada. eventos especifico que se dén a nivel cantidad de material informativo y promocional medios de comunicación‐a y replicabilidad de divulgadas. local. nivél local‐en Guatemala y en c) Informes; página web; las buenas c) indicadores de resultados para cada una de publicaciones sobre las buenas Italia‐ para mostrar los prácticas. resultados sobre el terreno. prácticas; vídeo; fotografías; las herramientas propuestas: monitoreo de c)Hacer públicos los resultados eventos temáticos con impactos en prensa, radios y en el web (en más importantes incluyendo socialización de los resultados a Guatemala‐medios locales‐ y en Italia); través de material impreso y los mensajes estratégicos cantidad y típo de eventos a través de los que se han socializados las buenas prácticas; audio visual; prensa claves; trabajar con los cantidad de material informativo y promocional especializada;mesas temáticas. medios de comunicación en divulgadas. Guatemala y en Italia‐ para mostrar los resultados sobre el terreno.