Aplicación del ciclo administrativo en una empresa

Por Mtro. Fernando Fernández Hernández*

La importancia de tener claros los conceptos que constituyen el proceso administrativo, al interior de una empresa.

La empresa en México es un factor importante para detonar el crecimiento económico del país, es por ello que se debe seguir fomentando en la juventud la acción de emprender negocios. Esto permitirá que además de contar con mayores alternativas para satisfacer las necesidades de un consumidor o cliente, puedan formarse nuevos grupos sociales u organizaciones que potencialmente estén repartiendo riqueza, dado el gran beneficio que brinda a todo su entorno: al proveedor en la compra de su materia prima o mercancía; a sus empleados a través del pago de sueldo; a los servicios públicos por el pago de agua, luz, gas; a los servicios privados por el pago de telefonía doméstica y particular; al pago de servicios de Internet; al gobierno por el pago de impuestos federales, estatales y municipales; a los servicios profesionales por el pago de honorarios al contador, abogado, médico, vigilancia; además de otros de menor relevancia pero constantes, como compra de agua, papelería, café, artículos de oficina, todo para al final poder obtener una utilidad o rentabilidad. Definitivamente una empresa es derramadora de riqueza.

Por esta razón es relevante que después de iniciar, cualquiera que sea su giro o actividad, el emprendedor debe estar consciente que se enfrentará a una serie de variables que pueden afectar el logro de sus objetivos, y sobre todo de hacer sobrevivir a la empresa.

Estos factores son competencia, alza de los precios en la mercancía o materia prima, desempleo, climas meteorológicos extremos, cambios de la tecnología, rotación de empleados, falta de proveedores, incrementos sorpresivos del tipo de cambio, y cumplimiento de nuevos impuestos, tan sólo por mencionar los más populares. Precisamente para disminuir la incertidumbre del impacto en las variables que afectan a una empresa, una excelente alternativa es la de aplicar como ciclo el proceso administrativo, como parte inicial y básica para brindar a la organización mayores probabilidades de contar con certidumbre y rentabilidad. A continuación, describo cada uno de los conceptos que implican el proceso administrativo.

Misión. Una misión empresarial es fundamental y permitirá al líder estar constantemente alentando a su personal al logro de la misma; además, ésta plasma el compromiso social que tendrá, y sobre todo el nivel de calidad al que se compromete para satisfacer las necesidades de la comunidad.

Organigrama. Debe tenerse en cuenta la creación previa de un organigrama, que establecerá la jerarquización y departamentalización requerida, acorde al tipo de empresa que aplique, ya sea agropecuaria, industrial, comercial o de servicios, en donde cualquier área o puesto debe estar propiamente justificado en el esfuerzo a realizar por ocho horas de carga laboral los seis días de la semana.

Retroalimentación. La retroalimentación es el resultado obtenido de haber contrastado lo planeado con lo realizado, situación que dará pie a una mejor toma de decisiones que alimenten nuevamente a la etapa de planeación.

Presupuestos. En el manejo de las finanzas al interior de cualquier empresa es preciso generar presupuestos, representaciones que establecen el estimado de cantidad o dinero razonable y necesario para realizar las funciones de la marca.

Supervisión. Una supervisión constante de las actividades que realiza el personal es imprescindible, así es posible evitar errores y duplicidades de posibles costos que alteren la obtención de utilidades.

Estrategias. Para una mejor elección de las alternativas de operación, se deben plantear estrategias en las cuales se considere el presupuesto autorizado y su aplicación, enfocadas en facilitar el logro de los objetivos.

Ilustración: L.D. Rodolfo Cota Martínez.

Corrección. La corrección es la identificación plena de una fase que está constantemente generando errores y en la cual se decide generar el cambio de raíz.

Políticas. Las políticas son cursos de acción que permitirán agilizar la toma de decisiones institucionales para que los empleados colaboren con la realización de las funciones y actividades laborales.

Medición. Es importante llevar a cabo una medición de resultados, ya que es la verificación de lo realizado en cuanto a lo planeado, dando espacio para identificar oportunidades de mejora.

Programas. Los programas son representaciones cronológicas de una actividad relacionada al logro de un objetivo y puede ser de diferentes áreas o funciones.

Descripción de puestos. Una descripción de puestos permitirá determinar de manera general y específica todas las actividades que deben llevarse a cabo en cada área o función. Asimismo, permite identificar el perfil del prospecto y los talentos requeridos para que el puesto cumpla de acuerdo con lo solicitado.

Toma de decisiones. La toma de decisiones debe ser con relación a la solución de problemas, pero es importante que primero se reconozca la existencia del problema, establecer varias alternativas de solución, elegir la mejor de ellas, y posteriormente aplicarla para que presente una solución de raíz. Por el contrario, una toma de decisión elaborada de manera visceral puede traer duplicidad de costos.

“Es importante mantener una motivación constante hacia el personal para obtener el 100 por ciento de su esfuerzo; deben aplicarse estrategias económicas y psicológicas”.

Objetivos. La elaboración de objetivos alcanzables y retadores permitirán determinar los requerimientos de parte del personal para alcanzar las metas de manera constante y eficaz.

Comunicación. La comunicación formal con el personal debe fluir de manera vertical y horizontal de tal manera que los objetivos a lograr sean del conocimiento de todos sus empleados. Asimismo, la comunicación informal, en caso de ser negativa, se debe atender con el fin de que no prospere.

Valores. Los valores institucionales facilitarán al emprendedor o directivo requerir y aplicar a su personal de acuerdo con el comportamiento institucional ideal hacia su cliente interno y externo; mismo que contribuirá al logro de la misión institucional.

Procedimientos. Los procedimientos son la serie de pasos a realizar para que se efectúen todas las actividades requeridas en las áreas funcionales de manera institucional. Su aplicación facilitará el logro de la eficacia y eficiencia laboral.

Ilustración: L.D. Rodolfo Cota Martínez.

Motivación. Es importante mantener una motivación constante hacia el personal para obtener el 100 por ciento de su esfuerzo. Para esto deben aplicarse una diversidad de estrategias no sólo económicas, sino además técnicas psicológicas.

Como se puede apreciar, el ciclo llamado proceso administrativo, cuyas etapas de planeación, organización, dirección y control, son fases relacionadas entre sí, contribuyen al cumplimiento de ciclo aplicadas de manera correcta en una empresa, y a una mayor probabilidad de generar una mejora constante. Esa mejora constante a su vez permitirá obtener mayor certidumbre de que la marca siga sobreviviendo, salvo a consideración de las variables externas ya mencionadas.

Dichos elementos del proceso administrativo están insertados en este artículo de manera desordenada para que el lector identifique a que etapa corresponde cada uno y así establezca el orden correcto en cómo deben aparecer.

Actualmente existen nuevas estrategias administrativas tales como el empowerment y el coaching, e innovaciones que también deben contemplarse como la robótica y la flexibilidad en horarios laborales, que impactan las corrientes administrativas, el emprendimiento, y la creación de nuevas empresas; pero eso ya será un tema para comentar posteriormente.

*Docente de la Licenciatura en Administración y Desarrollo Empresarial de Universidad Xochicalco campus Ensenada.