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powerpoint für Trainer
Besser als sein Ruf
lassen sich aus fundierten Trainingsunterlagen relativ einfach Vorträge entwickeln und darüber oft neue Kundenbeziehungen aufbauen.
Gute Präsentationen bringen neue Kunden
Mit einer klaren Struktur und einem schlichten Layout ist PowerPoint ein geeignetes Vehikel für Trainingsinhalte. Foto: Image Source
Es wird viel gescholten, und dennoch wird es täglich für Millionen von Präsentationen genutzt: PowerPoint ist noch immer das am weitesten verbreitete Programm für die Erstellung von Vortragsfolien. Trotz Kritik – richtig eingesetzt kann es dabei helfen, Trainingsinhalte zu transportieren und zu verankern. Aber nur, wenn Trainer einige grundlegende Tricks und Kniffe beachten.
„99 Prozent aller Präsentationen sind zum Kotzen!“ Davon ist Guy Kawasaki, Managing Director beim Kapitalfond Garage Technology überzeugt. Hauptgründe dafür sind seiner Meinung nach: Langeweile, Langatmigkeit, inhaltliche Leere und Hässlichkeit. Was ist der Grund dafür? PowerPoint, sagen viele Vortragsprofis, die das Programm mehr als notwendiges Übel denn als Vermittlungshilfe betrachten. Dennoch ist es noch immer die beliebteste Software für die Erstellung von Vortragsfolien. Laut Informationen des Herstellers Microsoft wird sie von rund einer Milliarde Menschen genutzt – darunter neben Managern, Professoren und Studenten eben auch von Trainern,
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Beratern und Facilitators. Angesichts der Flut an – meist mauen – Präsentationen heutzutage gilt mehr denn je: Wer aus der Masse herausstechen will, muss sich und seine Inhalte gut präsentieren. Trainer bilden da keine Ausnahme. Die Vorteile eines gelungenen Vortrags für sie liegen auf der Hand: Sie können damit positiv auf sich aufmerksam machen und den Trainingserfolg verbessern. Außerdem
Besonders für Weiterbildner ist eine gute Präsentation dabei ein geeignetes Mittel, neue Kunden zu gewinnen. Denn ihr Angebot baut idealerweise stufenweise aufeinander auf: Ein guter Vortrag weckt die Neugier beim Zuhörer, das daraus resultierende Training macht Dinge bewusst und vermittelt Wissen, ein anschließendes Coaching kann die gelernten Inhalte vertiefen und für eine erfolgreiche Umsetzung sorgen. Viele Trainer vergeben jedoch diese Chance, weil sie sich im Vorfeld zu wenige Gedanken um die Präsentation machen oder wegen der Technik vor einem powerpointgestützten Vortrag sogar ganz zurückschrecken. Doch das muss nicht sein. Denn die Technik ist beherrschbar, und mit den folgenden einfachen Tricks und Kniffen meistern selbst Präsentationsneulinge diese Herausforderung:
1. Einheitlich und klar Wichtige Voraussetzung für eine gelungene Präsentation ist ein einheitliches Erscheinungsbild der Un-
Service >> Trainer, die ihre Teilnehmer im Umgang mit PowerPoint fit machen wollen, werden in dem Trainingskonzept „Überzeugen mit PowerPoint 2.0“ fündig. Es enthält die drei Module „Farbpsychologie für Folien“, „Gestaltungstipps für Folien“ und „Kluge Texte für Folien“. Die CD-ROM eignet sich neben dem Seminareinsatz aber auch als Selbstlernprogramm.
>> Dollinger, Manuela: Überzeugen mit PowerPoint 2.0, CD-ROM, managerSeminare, Bonn 2010, 198 Euro.
terlagen und Slides. Das Corporate Design eines Trainers sollte sich auch in seinem Vortrag wiederfinden. Bei PowerPoint und ähnlichen Präsentationsprogrammen empfiehlt es sich, dazu eine sogenannte Masterfolie zu erstellen, die mit Namen, Logo, Seitenzahl und Datum den Rahmen für die einzelnen Seiten vorgeben, die dann mit Inhalt gefüllt werden. Auf der Masterfolie sollte auch festgelegt sein, welche Schrifttypen, -größen und -farben in der gesamten Präsentation verwendet werden. Es gelten die klassischen Regeln des Direktmarketing: maximal drei Schriftarten, -größen und -farben. Denn sonst sind die Folien schlecht lesbar und die Gestaltung lenkt die Zuhörer unnötig von den Inhalten ab. Im Umkehrschluss gilt: Bunte Folien sollten als Auflockerungsinstrument nur sehr sparsam eingesetzt werden.
2. Wenig Text … Präsentationsfolien sollen lediglich die verbalen Ausführungen unterstützen. Leider packen Trainer jedoch allzu oft den gesamten Inhalt ihres Vortrags auf die Folien und lesen ihn Wort für Wort ab – für die Zuhörer meist eine Zumutung. Eine Faustregel für die Gestaltung von guten Folien lautet: wenig Text, viele Bilder. Text sollte möglichst sparsam verwendet werden, die
Sätze also nicht ausformuliert, sondern bloß in Stichworten wiedergegeben werden. Einzige Ausnahme: Zitate. Bezüglich der Schriftgröße lautet die Formel: „Nimm den Abstand bis zur letzten Stuhlreihe mal den Basiswert 4,8 und teile das Ergebnis durch die Höhe der Leinwand. Du erhältst eine Zahl, die einer gut zu lesenden Schriftgröße entspricht.“ Wem das zu kompliziert ist: In den meisten Fällen passt die Schriftgröße 24 als Minimum.
3. … viele Bilder Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Bilder helfen dabei, zu erklären, zu zeigen, zu konkretisieren, zu dekorieren, zu veranschaulichen, zu überzeugen und einzuprägen. Anders als Text sollte der Trainer sie daher großzügig in seinen Vortrag einbauen. Wer PowerPoint & Co. verwendet, muss allerdings darauf achten, Grafiken und Tabellen farblich zu gestalten, da sie sonst optisch nicht wirken. Eigene Begabungen und Talente sollte der Trainer unbedingt in seine Präsentation einfließen lassen. Wer etwa gut malen oder skizzieren kann, sollte Flipchart oder Whiteboard einsetzen, um seine Inhalte zu transportieren. Das verleiht der Präsentation
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Layout-Tipps für Folien Weniger ist mehr
eine persönliche Note, und die Aussagen werden beim Publikum zusätzlich verankert.
Das oberste Prinzip bei der Erstellung von Präsentationsfolien lautet: Sie sollten be-
4. Der Faktor Zeit
wusst schlicht gehalten und nicht mit Informationen überladen werden. Zu viel Text und eine zu kleine Schrift schrecken ab. Auch grelle Farben und animierte Übergänge sollten gemieden werden. Weißraum hingegen ist ein wichtiges Gestaltungselement, das die Folien aufgeräumt wirken lässt. mit Farben geizen Auch bei Farben gilt: Weniger ist mehr. Wenn möglich, sollte der Trainer bei der Gestaltung der Folien nicht mehr als zwei Farben verwenden. Diese sollten aus dem Farbkatalog seines eigenen Corporate Design stammen. Wem zwei Farben nicht ausreichen, kann diese mit verschiedenen Werten eines Farbtons oder mit Grautönen kombinieren. Ebenfalls wichtig: Die Farben müssen aufeinander abgestimmt sein. Struktur offenlegen Die Teilnehmer können der Präsentation leichter folgen, wenn sie über eine transparente Struktur und einen Leitfaden verfügt. Eine Navigationsleiste am linken Rand der Folie – ähnlich wie auf einer Homepage – kann etwa Überblick verschaffen, in welchem Teil der Präsentation sich der Referent gerade bewegt und was noch kommt. Folien sind keine Handouts! Weil das Arbeit spart, drucken viele Trainer die Folien gleichzeitig als Handouts aus – ein Fehler! Denn die Folien sollen lediglich die
Was die Anzahl der eingesetzten Folien betrifft, gibt es keine allgemeingültigen Tipps. Allerdings lässt die Fähigkeit, zuzuhören, nach 20 Minuten Redezeit stark nach. Deshalb gilt stets: sich möglichst kurz fassen! Doch nicht immer kann sich der Referent seine Redezeit selbst aussuchen. Bei längeren Vorträgen besteht aber die Möglichkeit, durch kleine Auflockerungen die Spannung der Zuhörer wieder zu steigern (siehe 5. Auflockerungen). Gerade bei langen Präsentationen sind auch Pausen sehr wichtig und sollten in der Zeitplanung berücksichtigt werden, um den Lernerfolg zu steigern. Bei der Zeitplanung gilt es ebenso, zu beachten, dass die Präsentation das Training logisch unterstützt. Die Zuhörer müssen also genug Zeit haben, um die auf den Folien enthaltenen Informationen tatsächlich zu verinnerlichen. Jagt hingegen eine Folie die nächs-
te, führt das weniger zu Verstehen seitens des Publikums als vielmehr zu Frustration. Erst, wenn die Inhalte einer Folie im Vortrag abgearbeitet und bei den Zuhörern angekommen sind, wird die nächste Folie aufgerufen. Zusätzlich kann die Präsentationszeit künstlich begrenzt werden. Pecha Kucha z.B. ist ein extremes Vortragsformat mit einem sehr hohen Aufmerksamkeitswert, bei der nicht mehr als 20 Folien eingesetzt werden dürfen und jede Folie nach 20 Sekunden automatisch zur nächsten wechselt. Für die Trainingsinhalte an sich ist diese spezielle Technik sicher nicht geeignet – zur Präsentation der Ergebnisse einer Arbeitsgruppe im Training aber schon.
5. Auflockerungen Vorträge sind oft trocken, was mit den zu vermittelnden Inhalten zusammenhängt. Es macht daher Sinn, sie bewusst aufzulockern, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer hochzuhalten. Geeignete Instrumente dafür sind bei PowerPoint-Präsentationen etwa eingebaute Links, Bilder, Filme oder Live Sessions im Internet. Dabei muss der Trainer allerdings stets das bestehende Urheberrecht beachten. Wer diese grundlegenden Tipps beherzigt, der kann auch mit dem vielgescholtenen PowerPoint eine gelungene Präsentation abliefern. Damit das Urteil der Zuhörer hinterher eben nicht lautet: langweilig, langatmig, überflüssig! Helmut König C
verbalen Ausführungen während des Vortrags unterstützen. Die Details hingegen gehören ins Handout. Nur so können dann Teilnehmer, falls gewünscht, die Inhalte später noch einmal rekapitulieren. Quelle: Nitschke, Petra: Trainings planen und gestalten, managerSeminare, Bonn 2011.
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Der Autor: Helmut König hat 25 Jahre Erfahrung im Bereich Vertrieb und Marketing. Mit seinem Beratungsunternehmen Königskonzept in Münzenberg entwickelt er Vertriebskonzepte und unterstützt Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Kontakt: helmut-koenig@ koenigskonzept.de