Manual tesoureiro by Henrique Macedo

Manual do Tesoureiro de Clube Parte do Kit para Dirigente de Clube

220-PTâ&#x20AC;&#x201D;(512)

NOVO PROCESSO DE FATURAMENTO O que está mudando? A partir de janeiro, a fatura referente às cotas per capita será muito mais simples e terá apenas uma página. O saldo da fatura será calculado com base nos dados do quadro associativo enviados ao Rotary até 1° de janeiro. Você não precisará mais fazer cálculos ou ajustes; simplesmente, certifique-se de que a lista de associados esteja atualizada até 1° de janeiro. Uma vez que a fatura for gerada, não será mais possível fazer ajustes ao saldo.

Que parte do meu manual devo desconsiderar? Veja abaixo um resumo do que mudou com a nova fatura do clube.

INFORMAÇÕES QUE PASSARAM A SER INCORRETAS Manual do Secretário do Clube: 

“Relatório semestral”, “Desativação” e “Reativação” nas páginas 13 e 14

Manual do Tesoureiro do Clube:   

“Fatura semestral” na página 6 Exemplo de fatura semestral na página 7 “Desativação e reativação de clubes” na página 8

Manual do Presidente de Clube: 

“Relatório Semestral”, “Desativação” e “Reativação” nas páginas 41 e 42

NOVAS INFORMAÇÕES Fatura do clube     

O Relatório Semestral (SAR) passou a se chamar fatura do clube e contém apenas uma página. A fatura do clube será enviada duas vezes ao ano, em meados de julho e de janeiro. O saldo da fatura do clube reflete a lista de associados que constar do banco de dados do Rotary em 1° de janeiro e 1° de julho. Você não receberá mais a folha-tarefa, nem precisará fazer cálculos. O saldo da fatura não pode ser mudado, devendo ser pago na íntegra.

Desativação e reativação 

Clubes que não pagarem suas cotas ao Rotary serão desativados quatro meses após a data da fatura (1° de julho e 1° de janeiro), em vez de seis meses.

SETEMBRO DE 2014

 

O clube pode ser reativado dentro de 150 dias após a sua desativação, em vez de 365 dias. Para ser reativado, o clube deve quitar todas as suas obrigações financeiras pendentes para com o Rotary, incluindo taxa de reativação de US$30 por associado, em vez de US$10 (taxa de reativação) ou US$15 (taxa de inscrição).

Dados de quadro associativo      

O secretário do clube é responsável por atualizar os dados do quadro associativo. Os dados de novos associados devem ser adicionados dentro de 30 dias. Os dados de associados desligados do clube devem ser deletados dentro de 30 dias. Todas as atualizações devem ser enviadas até 1° de janeiro ou 1° de julho para garantir que o saldo da fatura reflita corretamente o quadro associativo. O Rotary deve receber antes de 1° de julho e de 1° de janeiro as alterações ao quadro associativo, seja por fax, correio ou por meio de integração de dados. Os clubes que participarem da iniciativa de integração de dados devem seguir as etapas acima com relação aos seus bancos de dados locais.

Geral 



Substitua todas as referências ao Portal do Associado por Meu Rotary. Os secretários de clube também devem informar os nomes dos dirigentes entrantes dos respectivos clubes até 1° de fevereiro.

Como atualizo a lista de associados do meu clube e pago as cotas on-line? Secretários, presidentes, tesoureiros, presidentes de Comissão de Desenvolvimento do Quadro Associativo e de Comissão da Fundação Rotária de clube, além de secretários executivos, podem alterar as listas do quadro associativo em Meu Rotary. Se já não o fez, crie uma conta hoje mesmo. Depois de fazer o login, passe o cursor sobre Gestão e clique em Clubes. Nesta seção, você poderá adicionar, alterar ou remover dados de associados e pagar o saldo da sua fatura. E seu eu não usar Meu Rotary para informar as alterações do quadro associativo? Se o seu clube participa da integração de dados, você pode atualizar dados de quadro associativo através do seu provedor de software ou banco de dados local. Se preferir, preencha o formulário Alteração de Dados do Quadro Associativo e envie-o por e-mail para data@rotary.org.

Mais informações Acesse a página Faturamento para clubes em Rotary.org/pt, ou envie perguntas para clubinvoice@rotary.org ou ao seu representante da Equipe de Suporte a Clubes e Distritos.

SETEMBRO DE 2014

Conteúdo Introdução 1 Atribuições e responsabilidades

.....................................................................................................

Administração de fundos............................................................................................................................................. 3 Coleta e pagamento de cotas e taxas...................................................................................................... 4 Relatório sobre a situação financeira do clube..................................................................... 9 Trabalho com a Fundação Rotária............................................................................................................... 9 Elaboração do orçamento........................................................................................................................................ 12 Preparação do sucessor.............................................................................................................................................. 12 Recursos................................................................................................................................................................................................ 12

2 Melhores práticas em finanças

.....................................................................................................

Gerenciamento de risco............................................................................................................................................. 14 Controle financeiro.............................................................................................................................................................. 15 Apêndices 1: Lista de verificação de melhores práticas para tesoureiros......... 17 2: Exemplo de orçamento.................................................................................................................................... 18 3: Exemplo de relatório para o conselho diretor....................................................... 22 4: Perguntas preparatórias à Assembleia Distrital.............................................. 24

Folhas-tarefa para a Assembleia Distrital

.........................................................................

Esta é a edição de 2012 do Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT), para ser usada por rotarianos que desempenharão esta função em 2013-14, 2014-15 e 2015-16. As informações aqui contidas têm por base os Estatutos e Regimento Interno do Rotary International, os Estatutos Prescritos para o Rotary Club, o Código Normativo do Rotary e o Código Normativo da Fundação Rotária, os quais devem ser consultados se necessitar de mais detalhes. Alterações efetuadas em tais documentos pelo Conselho de Legislação trienal, Conselho Diretor do RI ou Conselho de Curadores da Fundação Rotária revogam as normas aqui dispostas. Fotos: Alyce Henson e Monika Lozinska-Lee

Introdução

O Manual do Tesoureiro de Clube visa facilitar o trabalho de quem exerce esta função. Como as responsabilidades individuais dos tesoureiros variam com base na lei, cultura e procedimentos locais, as sugestões aqui contidas devem ser adaptadas de acordo com as necessidades do clube. Dicas gerais serão apresentadas ao longo desta publicação. Familiarize-se com o conteúdo deste manual antes da Assembleia Distrital e leve-o consigo ao evento. Preste atenção às perguntas do apêndice 4, as quais o ajudarão a aproveitar ao máximo as discussões facilitadas durante a reunião. Terminado o treinamento, esta publicação servirá como recurso no decorrer de seu mandato como tesoureiro de clube. O seu Rotary Club é um dos 34.000 clubes do Rotary International, que se beneficiam dos serviços e recursos proporcionados pela organização, entre eles publicações traduzidas em nove idiomas, informações no site www.rotary.org/pt, subsídios da Fundação Rotária e apoio de funcionários da sede mundial do RI e dos escritórios internacionais do RI.

Comentários? Caso tenha dúvidas quanto à função de tesoureiro de clube, contate o governador assistente, a Comissão Distrital de Finanças, o representante financeiro do RI ou a equipe CDS. Perguntas e comentários sobre este manual devem ser encaminhados a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: learn@rotary.org Tel.: +1 847-866-3000 Fax: +1 847-866-9446

Manual do Tesoureiro de Clube 1 Introdução

Atribuições e responsabilidades

A partir de 1° de julho você passará a exercer oficialmente a função de tesoureiro de clube. Sua experiência no cargo dependerá do âmbito das atividades do clube, bem como do conhecimento que possui sobre o Rotary e as suas novas responsabilidades. Estas incluem: • Administração de fundos • Coleta e envio de cotas e taxas • Relatório sobre a situação financeira do clube • Trabalho com a Fundação Rotária • Elaboração do orçamento • Preparação do sucessor Ao se preparar para seu mandato, converse com o conselho diretor e demais rotarianos do clube, e com outras pessoas do distrito e do Rotary International para saber o que é esperado de você. Trabalhe com seu antecessor antes de iniciar o mandato de forma a estar melhor preparado quando assumir o cargo, obtendo respostas às seguintes perguntas: • Como as contas bancárias são estabelecidas? • Como os sócios pagam as cotas? • O clube tem dívidas?

Manual do Tesoureiro de Clube 2 Atribuições e responsabilidades

Participe do treinamento oferecido na Assembleia Distrital e aproveite o apoio do governador assistente e da Comissão Distrital de Finanças.

• Qual é o orçamento para o próximo ano? Como ele foi elaborado? • Como as verbas são alocadas às comissões do clube? • Que sistema contábil é usado para o registro fiscal? Como os registros financeiros são mantidos? • Que documentos precisam ser passados ao conselho diretor do clube, distrito, RI ou governo local (como emendas no Regimento Interno, pagamento de impostos e outros)? A sessão de treinamento de tesoureiros realizada durante a Assembleia Distrital oferece a oportunidade para você interagir com rotarianos que podem ajudá-lo durante o seu mandato, entre eles o governador assistente e os membros da Comissão Distrital de Finanças. Converse com tesoureiros de outros clubes que estão iniciando ou concluindo seus mandatos para que possa comparar responsabilidades, requisitos de apresentação de relatórios e práticas contábeis. Consulte o apêndice 1 para a lista de verificação de melhores práticas para tesoureiros.

Administração de fundos Quando iniciar seu mandato deverá utilizar o orçamento aprovado no ano rotário anterior, administrando cuidadosamente a saída e entrada de fundos. Entre outros, os seguintes itens pertencem à categoria de entrada de fundos: • Pagamentos de cotas do clube • Doações • Verbas arrecadadas em atividades do clube • Subsídios da Fundação Rotária • Fundos para patrocínio Os itens abaixo fazem parte da categoria de saída de fundos: • Pagamentos de cotas do distrito e do RI • Doações para fins de caridade • Custos com equipamentos e materiais de escritório • Despesas com reuniões (instalações, refeições) • Despesas com promoção • Despesas com atividades de comissão • Diversos A entrada e saída de fundos devem ser cuidadosamente documentadas. Entregue aos associados os recibos por doações e pagamento de cotas, e acrescente todas as transações no livro de registros contábeis, inclusive compras feitas pelo clube. Se precisar gastar mais do que o permitido pelo orçamento, obtenha a autorização do conselho diretor do clube.

Manual do Tesoureiro de Clube 3 Role and Responsibilities

Registre todas as doações e pagamentos de multas, inclusive os feitos semanalmente.

Para automatizar muitas das tarefas associadas ao seu cargo, considere o uso de um software contábil. Pergunte a seu antecessor se ele utilizava algum recurso desse tipo e selecione o software mais adequado ao que você precisa. As práticas contábeis exigem que fundos para fins de caridade e para despesas operacionais sejam tratados separadamente, de modo a garantir que as doações sejam utilizadas ao fim que se destinam. Se as campanhas de arrecadação de fundos forem realizadas em benefício de iniciativas específicas, é recomendável que estas tenham suas próprias contas bancárias. Consulte o apêndice 2 para exemplo de orçamento. Caso seja tesoureiro de um e-club, este manual também se aplica a você. Consulte as seções correspondentes nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club. Para mais informações, use o Guia de Referência sobre Rotary E-clubs ou contate o seu representante CDS.

Coleta e pagamento de cotas e taxas Os rotarianos são obrigados a pagar cotas ao clube, ao distrito (se aplicável) e ao RI. Como tesoureiro, é essencial que você saiba quais fundos irá coletar dos associados e que despesas deverá pagar em nome do clube. Novos associados pagam cotas rateadas ao RI calculadas com base na data de admissão. Se o rotariano for admitido ao Rotary Club no dia 4 de janeiro, em 1º de julho o clube deve pagar cinco meses de cotas pró-rateadas ao RI, cobrindo o período de fevereiro a junho sem incluir o mês de janeiro, já que as cotas se aplicam somente aos meses integrais de associação.

Mundo afora Rotary Clubs na Grã-Bretanha e Irlanda (RIBI) usam um sistema diferente de pagamento de cotas. Os tesoureiros desses clubes consultam o RIBI para questões relacionadas ao assunto.

COLETA

PAGAMENTO

• Cotas do clube

• Cotas do distrito

• Joias de admissão

• Fatura semestral

• Cotas do distrito • Cotas per capita para o RI • Taxas do RI

−− Cotas per capita para o RI −− Cotas rateadas de novos associados −− Taxas do RI: assinaturas da revista, taxa do Conselho de Legislação −− Saldo devedor (se aplicável)

Cotas de clube. As cotas de clube, cujo valor é estipulado anualmente, podem ser coletadas semanal, mensal ou trimestralmente conforme determinado pelo clube. Elas variam de um clube para outro e em geral são usadas para custear despesas operacionais com reuniões, refeições, presentes e materiais.

Manual do Tesoureiro de Clube 4 Role and Responsibilities

Joias de admissão. Muitos clubes cobram joia de admissão de novos associados. Ex-rotarianos e rotarianos transferidos estão isentos desde que comprovem que eram anteriormente associados a outros Rotary Clubs. Associados honorários também serão dispensados da joia de admissão, assim como ex-rotaractianos que tenham saído de seu Rotaract Club e, transcorridos menos de dois anos, venham a se associar ao Rotary Club. Para mais informações, consulte os artigos 7 e 11 dos Estatutos Prescritos para o Rotary Club. Cotas do distrito. Muitos distritos recolhem cotas per capita de seus clubes para financiar projetos e atividades administrativas localmente. O valor dessas cotas é aprovado anualmente na Assembleia Distrital, na Conferência Distrital ou no PETS. Cotas per capita do RI. Duas vezes por ano os clubes pagam cotas per capita referentes a cada um de seus associados. Para o ano rotário de 2013-14, o valor a ser pago a cada semestre é US$26,50 por associado.1 Estas cotas, inclusive as cotas pró-rateadas, devem ser pagas todo 1° de julho e 1° de janeiro. (Veja exemplo de fatura na página 7.) Para cada novo associado admitido em determinado semestre, o clube deve pagar cotas pró-rateadas ao RI de 1/12 (um doze avos) da cota total para cada mês completo de associação do novo rotariano.

Mundo afora Clubes na Austrália pagam imposto sobre mercadorias e serviços relacionados às cotas do clube, distrito e RI, e à assinatura da revista regional.

As cotas per capita pagas ao RI são usadas para cobrir despesas operacionais gerais da organização, inclusive produção de materiais em vários idiomas; apoio a clubes, distritos e projetos; treinamento e recursos para líderes entrantes de clube; e manutenção do site do Rotary. Taxas do RI. Além das cotas per capita, rotarianos pagam a assinatura da revista rotária, taxa do Conselho de Legislação e outras despesas. O pagamento da assinatura da The Rotarian ou da revista regional é feito junto com o pagamento das cotas semestrais. As assinaturas das demais revistas regionais, por sua vez, são pagas localmente ao editor da revista. Sistema de rastreamento. Recomenda-se fazer faturamento para melhor controle das contas, através do qual cada associado recebe uma fatura detalhando os pagamentos recentes e em aberto, como também taxas extras com itens como refeições, por exemplo. Inclua nas faturas o valor a ser pago e a data de vencimento, e entregue-as em tempo hábil. Envie lembretes aos associados que não quitaram suas obrigações ou notifique o fato ao secretário do clube. Divulgue o sistema e prazo de pagamento aos associados antes de começar a enviar as faturas.

O valor das cotas é determinado pelo Conselho de Legislação trienal.

Manual do Tesoureiro de Clube 5 Role and Responsibilities

Calendário para coleta e pagamento de cotas (ciclo trimestral)

Em alguns países alterações no Regimento Interno do clube devem ser obrigatoriamente registradas no governo.

Coleta

Pagamento

Julho Agosto Setembro

Cotas do clube Envio de lembretes Envio de faturas

Fatura SAR

Outubro Novembro Dezembro

Cotas do clube Envio de lembretes Envio de faturas

Cotas do distrito

Janeiro Fevereiro Março

Cotas do clube Envio de lembretes Envio de faturas

Fatura SAR

Abril Maio Junho

Cotas do clube Envio de lembretes Envio de faturas

Cotas do distrito

Fatura semestral. O RI envia uma remessa com a fatura semestral (SAR) aos secretários de clube no fim de junho (para pagamento em julho) e no fim de dezembro (para pagamento em janeiro) composto de duas partes: • Lista de associados de acordo com os registros do RI, a qual serve de base à estimativa das cotas per capita a ser pagas. Esta lista deve ser atualizada pelo secretário do clube. • Fatura de cotas per capita e pró-rateadas do RI, taxa do Conselho de Legislação e assinatura da revista The Rotarian. O tesoureiro é responsável por essa parte e deve recalcular o valor devido usando a fatura SAR (veja exemplo na página 7).

Quando dois rotarianos residem no mesmo endereço, eles têm a opção de fazer assinatura conjunta da revista rotária.

Peça ao secretário do clube que mantenha a lista de associados atualizada, de forma que o faturamento per capita fique sempre em dia. O saldo devido do clube pode ser pago com cartão de crédito através do Portal do Associado por você, o secretário do clube ou o presidente do clube. Clubes com menos de 10 associados são obrigados a pagar cotas per capita referentes a pelo menos 10 associados. Se você não receber os documentos mencionados acima até o fim de julho ou janeiro, estes poderão ser impressos através do Portal do Associado, ou solicitados ao escritório internacional ou pelo e-mail data@rotary.org.

Manual do Tesoureiro de Clube 6 Role and Responsibilities

EXEMPLO DE FATURA SEMESTRAL DE QUOTAS PER CAPITA

District 9320 club 17441 AliwAl North, south AfricA MÉTODO DE PAGAMENTO

Número da fatura: Número de identificação do clube: Nome do clube: Data de emissão Data de vencimento

cheque/ordem de pagamento em nome do rotary international enviado ao escritório internacional/agente financeiro do ROTARY INTERNATIONAL Por cartão de crédito: pague as quotas per capita através do Acesso ao Portal em https://www.rotary.org/pt/selfservice/ Pages/login.aspx transferência eletrônica/bancária para

TOTAL DEVIDO:

identificação do pagamento: XXXXXX

conta N° Nome da conta: swift code: sort/ibAN:

XXXX rotArY iNtErNAtioNAl XXXX (Endereço de seu banco para recebimento de correspondência) Endereço País

sAr-XXXXXXXXXX cXXXXXXXXX rotary club de X 2011 (dia/mês/ano): 06-06-2008 2011 (dia/mês/ano): 01-07-2008

XXXX.XX

conforme aparecia no banco de dados uma semana antes do envio do relatório semestral

DESTAQUE A PARTE DE CIMA PARA ENVIAR JUNTO COM O PAGAMENTO E O RELATóRIO SEMESTRAL DO QUADRO SOCIAL

Escritório do rotary international para a Europa e África witikonerstrasse 15 ch-8032 Zurique suíça

Número de identificação do clube: Nome do clube: Distrito: Data de emissão: Data de vencimento:

o endereço do escritório que atende a sua área aparece aqui

c0000XX rotary club de X XXXX 2011 (06-06-2008) (01-07-2008) 2011

ROTARY CLUB OF X

MoN significa Mês e Mbr significa sócio

NÚMERO

U/M

DESCRIÇÃO

PREÇO UNITÁRIO (MOEDA LOCAL)

1 4 35 35 35

MoN MoN Mbr Mbr Mbr

Quotas pró-rateadas Quotas pró-rateadas Quotas Per capita semestrais taxa do conselho de legislação revista the rotarian

TOTAL

3.92 3.92 25.00 1.00 12.00

3.92 15.68 875.00 35.00 420.00

os valores aparecerão em dólares americanos e na moeda local. use a taxa de câmbio em vigor no ato do pagamento

QUOTAS PER CAPITA SEMESTRAIS

1349.60

TOTAL DEVIDO PELO CLUBE EM USD (INCLUINDO ESTA FATURA) ........................................... 1349.60 TOTAL DEVIDO EM MOEDA LOCAL ........................................ 863.74 11 VALORES DEVIDOS EM 01/07/08

NOME DO SóCIO

DATA DE ADMISSÃO

John smith Jane Jones

2011 28-05-2008 13-02-2008

VALOR COBRADO

NÚMERO DE MESES

3.92 15.68

1 4

Manual do Tesoureiro de Clube 7 Role and Responsibilities

Esses valores servem somente de exemplo

Os tesoureiros podem acessar os relatórios semestrais e os da Fundação Rotária, bem como pagar as devidas cotas, através do Portal do Associado. Para tanto, basta que obtenham acesso por meio dos presidentes ou secretários de clube.

O pagamento pontual de cotas ao distrito e ao RI garante que o clube continue a ser membro do Rotary International e possa usufruir os recursos oferecidos pela organização.

Desativação e reativação de clubes Clubes que não cumprirem suas obrigações financeiras para com o RI serão desativados e deixarão de receber os serviços do RI e do distrito. Além disso, clubes podem ser suspensos ou desativados caso um de seus associados utilize verbas da Fundação Rotária de maneira inapropriada. Desativação • Seis meses após o prazo final de 1° de janeiro ou 1° de julho, os clubes que estiverem devendo US$250 ou mais serão desativados. • Clubes que não quitarem suas dívidas até 365 dias da data de desativação não poderão voltar a integrar o RI com seu antigo nome, histórico e data de fundação, nem terão direito à reativação. Reativação • Dentro de 90 dias após sua desativação, o clube deverá quitar todas as obrigações financeiras para com o RI e pagar US$10 de taxa de reativação por associado. O clube deverá pagar a quantia referente a pelo menos 10 associados, mesmo que tenha menos de 10 rotarianos em seu quadro associativo.

Mundo afora Os requisitos sobre o tempo de guarda de documentos variam de país a país. Cheque as leis locais e elabore um documento especificando as normas a serem seguidas pelo clube.

• Se mais de 90 e menos de 365 dias tiverem transcorrido desde a data de desativação, o clube deverá quitar todas as obrigações financeiras para com o RI e pagar US$10 de taxa de reativação por associado mais US$15 de taxa de inscrição por associado. Mesmo que o clube tenha menos de 10 rotarianos, estas duas taxas devem ser calculadas com base no número mínimo de 10 associados. Além disso, o clube deverá submeter um formulário de reativação.

Baixa de associado Todo associado que não quitar dívida dentro de 30 dias do vencimento deve ser notificado pelo secretário do clube sobre a quantia devida e o prazo final para pagamento. São contados 10 dias a partir da data da notificação, e caso o pagamento não seja efetivado, a baixa do associado será decidida pelo conselho diretor do clube, que pode revogar sua decisão e autorizar a volta do associado desde que este submeta solicitação de retorno e quite integralmente a dívida pendente com o clube. Clubes que pretendem admitir ex-rotarianos ou rotarianos transferidos devem verificar com os clubes anteriores desses exassociados se eles estavam em dia com suas obrigações, antes de admiti-los ao clube.

Manual do Tesoureiro de Clube 8 Role and Responsibilities

Relatório sobre a situação financeira do clube Como tesoureiro, você deverá apresentar relatórios mensais ao conselho diretor do clube, informar os associados regularmente sobre a situação financeira e elaborar um relatório anual detalhado. Nas reuniões do conselho diretor, você deverá apresentar o orçamento geral do clube, bem como as receitas e despesas mensais, e informar sobre as atividades de captação de recursos. Embora o relatório para o conselho diretor varie conforme as atividades do clube, um exemplo encontra-se no apêndice 3. Uma de suas principais responsabilidades como tesoureiro é garantir a exatidão dos registros financeiros do clube. É importante que as atas das reuniões do conselho diretor e do clube relacionem os saldos das contas e desembolsos de acordo com as atividades financeiras implementadas. Todos os registros devem ser cuidadosamente guardados caso o clube tenha que prestar contas. Consulte as leis e autoridades locais para se inteirar sobre quanto tempo os documentos devem ser mantidos em arquivo. As transações financeiras do clube devem ser analisadas anualmente por um profissional qualificado. Em alguns casos o tesoureiro é responsável pela declaração do imposto de renda do clube, assim, é essencial conhecer as leis fiscais do país e as exigências a ser cumpridas pelo clube no tocante ao manuseio de fundos para bolsas de estudos, fundações ou pessoa jurídica. Fale com um especialista sobre questões específicas do clube relacionadas a imposto de renda.

Trabalho com a Fundação Rotária Rotary Clubs dos Estados Unidos e de Porto Rico devem obter o equivalente ao CNPJ para encaminhar o Formulário 990 à Receita Federal dos EUA e estarão sujeitos a multa se não o fizerem.

A Fundação Rotária depende exclusivamente das contribuições voluntárias de rotarianos e simpatizantes da entidade. Graças aos subsídios da Fundação os rotarianos promovem a boa vontade, paz e compreensão mundial apoiando iniciativas de melhoria da saúde, da educação e de combate à pobreza. Como tesoureiro, você deverá remeter as doações à Fundação, colaborar na solicitação de subsídios e ajudar a monitorar o uso das verbas. Para esclarecer dúvidas sobre a Fundação, consulte a Comissão da Fundação Rotária de clube ou distrito. Contribuições. Doações feitas à Fundação são completamente separadas das cotas pagas ao RI. Pessoas e clubes podem doar a qualquer momento no site www.rotary.org/pt usando cartão de crédito ou por meio de cheque, ordem de pagamento, travelers checks ou transferência bancária em nome da Fundação Rotária. Verifique com o escritório internacional se a doação é elegível à dedução do imposto de renda em seu país. Toda contribuição encaminhada à Fundação deve conter o nome do doador e do destinatário, como Pólio Plus ou Fundo Anual para Programas. Doações diretas podem ser feitas em www.rotary.org /contribute (método preferido) ou utilizando o Formulário Universal de Contribuição (123-PT). O uso desses métodos de contribuição agiliza o processamento da doação e o envio de recibos para fins de imposto de renda. Manual do Tesoureiro de Clube 9 Role and Responsibilities

Em caso de doações múltiplas deve ser enviado o formulário Multiple Donor Form (094-EN), indicando o destino das doações e os nomes dos doadores para que cada um receba seu próprio recibo e reconhecimento.

FORMULÁRIO DE CONTRIBUIÇÃO Brasil FUNDaÇÃO ROTÁRIa Contribuições também podem ser feitas pelo site www.rotary.org/pt/contribute. Se itens de reconhecimento forem solicitados para pessoas que não o doador, envie o formulário de Transferência de Pontos de Reconhecimento Companheiro Paul Harris.

DaDOS DO DOaDOR

Doador: (escolha uma opção)

Rotary Club

Pessoa

Fundação/Organização sem fins lucrativos

Rotaract/Interact Club

Distrito

Empresa

Outro

Nome

Código de identificação de doador

Rotary Club

Nº do clube

Distrito

Endereço Cidade

Estado/Província

País

Código postal

Telefone

E-mail

2. DESTINO/PROPÓSITO: (ESCOLha UMa OPÇÃO) Fundo Anual — SHARE

Fundo Permanente — Fundo Mundial

Fundo Permanente — Centros Rotary pela Paz Outro

Pólio Plus

Fundo Permanente — SHARE

Subsídio aprovado da Fundação

(o número é obrigatório)

3. DaDOS Da CONTRIBUIÇÃO Valor

Moeda

Tipo de pagamento: (escolha uma opção) Cartão de crédito

Visa

MasterCard

Desejo fazer uma doação periódica:

Mensal

American Express

Trimestral

Discover

(escolha o mês)

Número do cartão de crédito

Válido até

Nome como consta no cartão Cheque

JCB

Anual

Assinatura

Nominal para “The Rotary Foundation.”

Código de segurança* M

Número do cheque

Data

Transferência bancária

4. INFORMaÇÕES PaRa ENVIO DE ITENS DE RECONhECIMENTO Data da cerimônia de entrega dos itens de reconhecimento Não enviar itens de reconhecimento Mantenha minha doação anônima Enviar os materiais a: (escolha uma opção; caso contrário, o item de reconhecimento será enviado ao presidente do clube) Doador

Presidente do clube

Governador

Outro (forneça os dados abaixo)

Nome

Endereço

Cidade/Estado/Província

País/Código postal

5. DaDOS DE QUEM PREENChEU O FORMULÁRIO (SE NÃO TIVER SIDO O DOaDOR) Nome

Telefone

E-mail

Data

Envie o formulário apenas uma vez a The Rotary Foundation, 14280 Collections Center Drive, Chicago, IL 60693 EUA ou ao escritório internacional do RI em sua região. E-mail: contact.center@rotary.org. Fax: +1-847-328-4101. Para mais informações ou para fazer uma doação pelo telefone, ligue para +1-866-976-8279. *O código de segurança são os três números que aparecem no verso do cartão de crédito ou débito. No caso da American Express, são os quatro números que geralmente ficam depois do número do cartão de crédito (na frente). Brasil 123-PT—(512)

Staple Check Here

The RoTaRy FoundaTion

MulTiple donoR FoRM Complete this form when submitting a single contribution reflecting the combined gifts of multiple club members. Please do not send cash. Contributions to credit Rotary Club of Individual completing this form:

Club Name

Club #

Name

Telephone

District #

E-mail

Date

Credit Card Contribution — to Credit Multiple donors (Disregard this section if contributing by check or wire transfer.)

Contribution Method

Credit Card Number

Check (payable to The Rotary Foundation)

Expiration Date

Credit Card (Complete credit card section.) MasterCard

Visa

American Express

M M Y

Discover

Security Code

Name as it appears on card

Diner’s Club

Wire transfer (Notify appropriate RI office for instructions.)

Signature of cardholder

Please provide each individual donor’s membership ID, name, and personal contribution amount. Membership ID numbers may be obtained from the club secretary and are also listed on the Club Recognition Summary (CRS). A contribution of any amount, from every Rotarian, will truly make a difference. NOTE: Changes to designation can only be requested within 90 days of gift receipt date within current Rotary year. Contribution designation (choose one): Annual Programs Fund (eligible for SHARE)

World Fund

humanitarian Grant #

PolioPlus

individual donor details (Identify and allocate individual contribution amounts.) Membership id #

donor name (as appears on CRS)

Contribution Amount

Membership id #

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

10.

donor name (as appears on CRS)

Contribution Amount

20.

total (Amount of contribution submitted) Please do not enclose any additional correspondence. For contribution or recognition questions, please call The Rotary Foundation Contact Center at 866-9-ROTARY (866-976-8279), or contact the RI office that services your area. If using a credit card, please submit by faxing to The Rotary Foundation at 847-328-5260. Please send only once. Duplicate requests may result in duplicate charges.

Clear

Please send your contributions to the appropriate address: united States The Rotary Foundation 14280 Collections Center Drive Chicago, IL 60693 USA

Canada The Rotary Foundation (Canada) Box B9322, P.O. Box 9100 Postal Station F Toronto, ON M4Y 3A5 Canada

thAnK You!

094-EN—(808)

Manual do Tesoureiro de Clube 10 Role and Responsibilities

Para esclarecer dúvidas contate o escritório internacional ou agente financeiro em um dos seguintes países: Bangladesh, Chile, Colômbia, Nigéria, Paquistão, Peru, África do Sul, Sri Lanka, Tailândia e Venezuela.

Envie as doações recebidas dos associados ao endereço apropriado:2 Nos Estados Unidos: The Rotary Foundation 14280 Collections Center Drive Chicago, IL 60693 No Canadá: The Rotary Foundation (Canada) c/o 911600 PO Box 4090 STN A Toronto, ON M5W 0E9 Fora dos Estados Unidos e do Canadá: Contate o escritório internacional ou agente financeiro que atende à sua área. Consulte o Official Directory (007-EN) para dados de contato. Além das monetárias, as contribuições incluem ações, títulos, seguros de vida, propriedades e testamentos. Contate a seção de Administração de Doações da Fundação Rotária (Gift Administration Department) na Sede Mundial do Rotary ou o escritório internacional para assistência relacionada a esses tipos de doações. Para que sejam creditadas no mesmo ano rotário, as contribuições devem ser recebidas pela Fundação Rotária até 30 de junho. As que chegarem após esta data serão registradas no ano rotário seguinte. Doadores elegíveis a benefícios do imposto de renda no ano em vigor, deverão garantir que suas doações sejam recebidas pela Fundação antes do fim do ano fiscal. Reclassificação de contribuições. A Fundação Rotária não aceita mais nem processa pedidos de reclassificação de designação de doações de anos anteriores. Reclassificações somente poderão ser feitas dentro de 90 dias da data de recebimento da doação, desde que sejam efetuadas no mesmo ano fiscal rotário em que a doação foi feita.

Mundo afora Na Índia, clubes registrados sob a lei Foreign Contribution Regulation Act têm mais chances de receber subsídios da Fundação Rotária sem atrasos.

Subsídios. Subsídios da Fundação Rotária ajudam clubes a viabilizar projetos que não se materializariam de outra forma. O clube que receber um subsídio terá responsabilidade fiduciária pelos fundos e deverá apresentar os relatórios especificados nas diretrizes para outorga do subsídio em questão. Trabalhe junto com a Comissão de Clube da Fundação Rotária para certificar-se de que todas as exigências sejam atendidas. Fundações de clube. Se seu clube tem ou pretende criar uma fundação certifique-se de que as leis locais sejam obedecidas. Alguns países exigem que as fundações sejam registradas no governo ou sigam regras específicas. Por exemplo, os clubes que aceitam contribuições para suas próprias fundações devem emitir ao doador recibo para fins de imposto de renda. Consulte o órgão governamental de direito para informar-se sobre as exigências legais. 2

s endereços acima são apenas para envio de contribuições monetárias. O Não remeta correspondências nem doações não monetárias a estes endereços.

Manual do Tesoureiro de Clube 11 Role and Responsibilities

Contribuições de fundação de clube à Fundação Rotária serão processadas como tal. Quem tiver sido mencionado no ato da contribuição receberá somente pontos de reconhecimento da Fundação Rotária. Se a pessoa desejar obter recibo para fins de imposto de renda, deverá contatar a fundação do clube.

Elaboração do orçamento Por fazer parte do conselho diretor do clube, você ajudará na elaboração do orçamento do próximo ano. Para tanto, deverá analisar o histórico financeiro do clube para determinar as possíveis fontes de renda e despesa, e discutir com os dirigentes entrantes os planos para o ano seguinte. As rendas e despesas devem ser detalhadas no orçamento e divididas em duas partes: operações de clube e fundos para fins de caridade. Alguns clubes incluem fundos de reserva em seus custos operacionais de modo a preparar-se para despesas inesperadas. Use o exemplo de orçamento (apêndice 2) ao preparar o orçamento do seu clube sabendo que a versão final deverá ser aprovada pelo Conselho Diretor do clube.

Preparação do sucessor Assim que o novo tesoureiro for selecionado comece a prepará-lo para assumir o cargo em 1º de julho. Analise os procedimentos de registro e apresentação de relatórios, e dê dicas sobre o orçamento e gerenciamento de fundos do clube. Se possível, providencie para que ele o ajude no desempenho de suas atividades regulares. Após a última reunião do ano rotário em junho, entregue a ele os arquivos, registros e materiais pertinentes.

Recursos Os seguintes recursos poderão ser úteis ao seu trabalho como tesoureiro do clube: • www.rotary.org/pt: Contém informações a respeito de operações eficazes de clube e links sobre assuntos diversos, inclusive administração de clube, quadro associativo, imagem pública, projetos humanitários, Fundação Rotária e recursos para clubes. • Portal do Associado: Agiliza a execução de tarefas rotárias. Cadastre-se para acessar informações do clube. • Regimento Interno Recomendado para o Clube: Normas recomendadas para finanças e operações do clube. Deve ser adaptado às necessidades de cada clube. • Estatutos Prescritos para o Rotary Club: Documento básico estrutural para administração de Rotary Clubs.

Manual do Tesoureiro de Clube 12 Role and Responsibilities

• Formulário Universal de Contribuição (123-PT) e Multiple Donor Form (094-EN): Formulários oficiais para envio de doações individuais e múltiplas. Consulte www.rotary.org/contribute. • Representante da Equipe CDS ou financeiro: Pessoas capacitadas a esclarecer dúvidas administrativas. • Central de atendimento: Responde a perguntas nos Estados Unidos e no Canadá por e-mail contact.center@rotary.org ou telefone 866976-8279. Rotarianos fora da América do Norte devem contatar os escritórios internacionais responsáveis pelos seus países. • Comissão Distrital de Finanças: Formada por especialistas da área financeira responsáveis pela administração de fundos, que trabalham com o governador e os clubes da área. • Governador assistente: Rotariano indicado para auxiliar o governador na administração de clubes. • Tesoureiros atuais e anteriores e membros do Conselho Diretor: Rotarianos que conhecem bem a função de tesoureiro, bem como o histórico e as operações do clube.

Manual do Tesoureiro de Clube 13 Role and Responsibilities

Melhores práticas em finanças

Use as melhores práticas apresentadas neste capítulo para proteger os ativos do clube e minimizar riscos. Converse com seu antecessor sobre os procedimentos vigentes no clube e o que precisa estabelecer durante seu mandato.

Gerenciamento de risco Gerenciamento de risco é o processo de planejar, organizar, liderar e administrar as atividades de uma organização a fim de minimizar perdas. Como tesoureiro, você é responsável por salvaguardar os associados, os participantes dos programas e os ativos do clube. Ao planejar atividades e eventos, considere as questões a seguir: • Que problemas podem surgir? • Se algo der errado, como você resolverá o problema ou como o clube tratará a questão? • Como os prejuízos serão pagos?

Manual do Tesoureiro de Clube 14 Melhores práticas em finanças

Caso haja grande possibilidade de que algo errado aconteça, é possível reduzir o risco adotando as seguintes medidas: • Não realize a atividade ou evento • Modifique o evento ou atividade de modo a diminuir o risco • Prepare um plano para lidar com possíveis problemas • Convide outra organização para participar e dividir o risco Embora acordos verbais sejam comuns, o RI recomenda veementemente que sejam assinados contratos formais, nos quais estejam claramente definidas as responsabilidades e deveres de cada parte e estipuladas as cláusulas que limitem riscos. Tais contratos devem ser lidos cuidadosamente, de preferência com o auxílio de um advogado, e guardados por vários anos. Os clubes devem buscar aconselhamento jurídico para informarse sobre como melhor se proteger contra riscos, seja obtendo personalidade jurídica ou seguro (altamente recomendável). Para mais detalhes, consulte o Manual de Procedimento (035-PT).

Controle financeiro O controle financeiro ajuda os clubes a operar de forma mais eficaz e uniforme, garantindo que os fundos sejam administrados adequadamente e protegendo você e seu clube contra alegações de uso indevido de verbas. Padrões básicos que norteiem sua rotina devem ser usados para simplificar seu trabalho. Com isto em mente considere estabelecer os seguintes controles financeiros: • Antes de apresentar relatórios, envie-os aos membros do conselho diretor para certificar-se de que estão corretos. Veja o apêndice 3 para exemplo de relatório. • Prepare-se para responder a perguntas após apresentar o relatório mensal financeiro ao conselho diretor do clube. • Peça ao presidente que analise os extratos bancários antes de passálos a você. • Analise os extratos mensais bancários, comparando-os com os registros do clube. • Certifique-se de que dois procuradores assinem cheques e saques. • Atualize as assinaturas no banco sempre que houver mudanças de cargos e funções no clube. • Divida as responsabilidades financeiras, indicando por exemplo dirigentes de clube para fazer a conciliação bancária, atualizar o livro diário, analisar extratos, assinar cheques e fazer saques e depósitos. • Peça ao responsável por evento específico que assine as respectivas despesas para fins de caridade. • Peça aprovação do conselho diretor para incorrer em despesas operacionais que excedam valores predeterminados.

Manual do Tesoureiro de Clube 15 Melhores práticas em finanças

• Estabeleça limites para o mandato de tesoureiro. • Crie um processo para facilitar a transição dos mandatos dos tesoureiros. • Mantenha-se atualizado quanto a exigências do imposto de renda e mudanças de legislação. • Forme uma comissão para supervisionar e ajudar com o plano de sucessão.

Manual do Tesoureiro de Clube 16 Melhores práticas em finanças

Apêndice 1: Lista de verificação de melhores práticas para tesoureiros Ao seguir as sugestões abaixo estará contribuindo à transparência das práticas financeiras.

Mensalmente Recolha e registre as cotas dos associados para envio ao RI (duas vezes por ano) e para o clube e distrito (conforme estabelecido no clube e distrito).3 Faça manutenção básica contábil, incluindo conciliação de extratos bancários, depósitos e pagamento de contas dentro do prazo. Trabalhe com comissões de clube para garantir que suas despesas estejam dentro do orçamento. Relate o status das finanças do clube em relação ao orçamento durante a reunião mensal do conselho diretor.

Anualmente Administre o orçamento desenvolvido pelo último tesoureiro e conselho diretor. Prepare o orçamento para o ano seguinte. Abra contas bancárias separadas para as despesas operacionais e com fins de caridade, designando dois procuradores para cada conta. Certifique-se de que o clube adote um sistema de envio de contribuições à Fundação Rotária e pagamentos ao Rotary International. Conheça e obedeça às leis locais que regulam doação de fundos. Cadastre o clube em órgão governamental (se exigido). Entregue no prazo a documentação fiscal do clube (se exigido por lei local ou federal). Envie o relatório financeiro para análise de contador independente, que não esteja ligado à administração dos fundos do clube. Implemente um sistema no clube que possibilite que melhores práticas sejam aprendidas, implementadas e passadas aos novos líderes. Se houver uma fundação no clube, certifique-se de que esta opere de acordo com as leis locais. Analise as faturas semestrais junto com o secretário, cuidando para que sejam pagas até 1° de julho e 1° de janeiro. Reveja os arquivos impressos e eletrônicos ao fim de seu mandato, guarde os registros necessários para uso do próximo tesoureiro e se desfaça de outros documentos conforme apropriado.

Cotas podem ser coletadas semanal, mensal ou semestralmente, conforme determinado pelo clube.

Manual do Tesoureiro de Clube 17 Melhores práticas em finanças

Apêndice 2: Exemplo de orçamento Rotary Club de Orçamento para o ano fiscal a começar em 1º de julho de

Receita orçada para o ano passado

RECEITA

Receita real do ano passado

Déficit/Superávit comparado ao Receita estimada ano anterior para este ano

OPERAÇÕES Quotas Jóias de admissão4 Receita com visitantes Outras receitas

Subtotal

CARIDADE Doações para projetos de clube Campanhas de arrecadação de fundos Outras receitas

Subtotal

RENDA TOTAL

A se tomar por base o número de novos sócios naquele ano

Manual do Tesoureiro de Clube 18 Melhores práticas em finanças

Despesas orçadas para o ano anterior

DESPESAS

Despesas reais do ano anterior

Despesas Déficit/Superávit estimadas para o do ano anterior ano vigente

OPERAÇÕES Escritório do secretário Crachás/gravuras Correios e caixa postal Gráfica Materiais de escritório Telefone e fax Relatório anual Tarifa de hospedagem de website Aluguel Materiais diversos Outros

Subtotal Taxas do distrito Subtotal Rotary International Quotas Assinatura de periódicos Seguro5 Convenção do RI Conselho de Legislação Outros

Subtotal

Onde apropriado

Manual do Tesoureiro de Clube 19 Melhores práticas em finanças

Despesas orçadas para o ano anterior

DESPESAS

Despesas reais do ano anterior

Despesas Déficit/Superávit estimadas para o do ano anterior ano vigente

Reuniões Reuniões de clube: presente para o orador Reunião de clube: outros Seminário de treinamento de presidentes eleitos Conferência distrital Assembléia distrital Outros

Subtotal Comissões6 Responsabilidades relativas a administração Boletim do clube Desenvolvimento do quadro social Relações públicas Projetos de prestação de serviços. Fundação Rotária Subtotal Diversos Taxas jurídicas ou bancárias Taxas governamentais Flores Sinalização de ruas/ estradas Subtotal

espesas da comissão para fins gerenciais ou escriturários são categorizadas como operacionais, ao passo D que aquelas em benefício de projetos ou atividades de prestação de serviços são consideradas para fins de caridade. Manual do Tesoureiro de Clube 20 Melhores práticas em finanças

Despesas orçadas para o ano anterior

DESPESAS

Despesas reais do ano anterior

Despesas Déficit/Superávit estimadas para o do ano anterior ano vigente

Outras despesas operacionais

Subtotal

CARIDADE Doações encaminhadas à Fundação Rotária Projetos de clube (relacione cada um separadamente)

Comissões (despesas) Projetos de prestação de serviços Fundação Rotária Outras despesas com fins de caridade

Subtotal

TOTAL DE DESPESAS

Manual do Tesoureiro de Clube 21 Melhores práticas em finanças

Apêndice 3: Exemplo de relatório para o conselho Apêndice 1:diretor Exemplo de relatório ao conselho diretor ROTARY CLUB DE X Exemplo de balancete Em 30 de junho de 20XX

Ativo Dinheiro em conta bancária para custear despesas operacionais Dinheiro em conta bancária para fins de caridade Dinheiro em poupança SUBTOTAL

30 de junho de 20XX $3,800 2,795 4,300 $10,895

Ativo fixo Laptop Projetor LCD Outro SUBTOTAL

$2,325 875 $3,200

Total do ativo

$14,095

Passivo Refeições em reuniões A pagar para a Fundação Rotária TOTAL DO PASSIVO

$300 300 $600

Patrimônio Inicial Receita líquida no ano Final

$8,630 4,865 $13,495

Total do passivo e patrimônio

$14,095

Manual do Tesoureiro de Clube 22 Melhores práticas em finanças

ROTARY CLUB DEXX ROTARY CLUB Exemplo de relatório receita/despesas Sample Statement of Income/Expenses para ano findo em 30 de junho de 20XX For the Year Ended 30 June 20XX

Mês terminado em 30 de junho Superávit/(déficit) Real Orçado orçado

Ano terminado em 30 de junho Superávit/(déficit) Real Orçado orçado

RECEITA Operações Quotas do quadro social Renda com rotarianos visitantes Jóia de admissão SUBTOTAL

$1.300 $175 250 $1.725

$1.200 $167 $1.367

$100 $8 250 $358

$15.600 2.100 500 $18.200

$14.400 2.000 $16.400

$1.200 100 500 $1.800

Aportes Arrecadação de fundos Contribuições recebidas Renda com investimento SUBTOTAL

$4.000 300 16 $4.316

$800 300 10 $1.110

$3.200 6 $3.206

$10.000 $3.600 $180 $13.780

$9.600 $3.600 $120 $13.320

$400 60 $460

RECEITA TOTAL

$6.041

$2.477

$3.564

$31.980

$29.720

$2.260

3.600 180 3.780

$ 3.500 200 $ 3.700

$8 $ (1) 7 $

50 200 360 300 910

$7 $ 20 (3) (2) 22 $ 50 $ 0 (2) (10) (10) (2) 26 $

325 360 1.500 1.320 360 25 3.890

360 360 1.560 1.440 480 60 $ 4.260

21 $ (1) (2) 18 $

1.500 240 600 2.340

$ 1.250 250 600 $ 2.100

(300) $ 158 45 71 0 (26) $

1.200 175 645 75 0 2.095

$ 1.500 200 600 50 0 $ 2.350

(5) $ 0 115 5 115 $

60 240 125 175 600

(300) $ (300) (200) (800) $ (638) $

7.400 3.700 2.400 13.500 27.115

$ 7.200 3.600 2.400 $ 13.200 $ 27.150

$ $

4.865

$ 2.570

DESPESAS Operações Reuniões Refeições Outras SUBTOTAL Custos administrativos Crachás Flâmulas Materiais de escritório Provedor de internet SUBTOTAL Comissões de clube Administração Quadro social Relações públicas Projetos de prestação de serviços Fundação Rotária Outra SUBTOTAL Rotary International Quotas per capita Assinaturas da revista Seguro SUBTOTAL Reuniões do RI e distritais Convenção internacional Conferência distrital PETS Assembleia distrital Outra SUBTOTAL Diversos Taxas bancárias Decoração Presente para quem está em final de mandato Presentes para oradores SUBTOTAL Contribuições para fins de caridade Instituição de caridade ou atividade cívica Fundação Rotária Projetos de prestação de serviços SUBTOTAL TOTAL DAS DESPESAS RECEITA LÍQUIDA

$ $ $

$ $

300 15 315 10 35 30 25 100

$ $ $

80 30 128 110 30 3 381

125 20 48 193

1.200 175 645 75 0 2.095

5 20 125 15 165

$ $

300 0 0 300 3.549

$ $

2.492

292 16 308 3 15 33 27 78 30 30 130 120 40 5 355

104 21 50 175

1.500 17 600 4 0 2.121

10 20 10 10 50

600 300 200 1.100 4.187

$ $

(1.710) $

4.202

do Tesoureiro de Clube 23 Melhores práticas em finanças M a nu a lManual d o Teso u reiro d e Clube

35 180 400 325 940

120 240 120 120 600

$ $

100 (20) 80 15 20 (40) (25) (30) (35) 0 (60) (120) (120) (35) (370) 250 (10) 0 240 (300) (25) 45 25 0 (255) (60) 0 5 55 200 100 0 300 (35) 2.295

Para a Assembleia Distrital

Apêndice 4: Perguntas preparatórias à Assembleia Distrital Converse com os líderes atuais e anteriores do clube e responda às seguintes perguntas antes da Assembleia Distrital. Quais são as principais responsabilidades do tesoureiro em seu clube?

Como deve preparar-se para seu mandato como tesoureiro de clube?

Que atividades de captação de recursos serão realizadas pelo clube este ano e que função terá como tesoureiro em tais esforços?

Quem poderá ajudá-lo no clube e no distrito?

Como trabalhará com os líderes e comissões de clube para que os fundos sejam administrados da maneira mais responsável possível?

Qual é a sua principal meta para o próximo ano? Como ela contribuirá às metas de longo prazo do clube?

Que problemas podem surgir e o que fará para saná-los?

Manual do Tesoureiro de Clube 24

Para a Assembleia Distrital

Folha-tarefa 1: Resumo

Manual do Tesoureiro de Clubeâ&#x20AC;&#x192; 25

Para a Assembleia Distrital

Folha-tarefa 2: Metas Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de longo prazo em período de três anos. Certifique-se de que suas metas sejam: Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado. Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além de conquistas passadas. Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Delimitadas. As metas devem ter prazo para seu alcance e cronograma de desenvolvimento. Meta de longo prazo (meta do clube para daqui a três anos):

Meta anual (1º ano):

Meta anual (2º ano):

Meta anual (3º ano):

Manual do Tesoureiro de Clube 26

Para a Assembleia Distrital

Folha-tarefa 3: Plano de ação Escreva no espaço abaixo uma meta anual de sua folha-tarefa e determine as etapas necessárias para alcançá-la.

Meta anual:

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo Como o progresso Que recursos esta etapa levará? será avaliado? estão disponíveis?

Recursos necessários:

Manual do Tesoureiro de Clube 27

Para a Assembleia Distrital

Folha-tarefa 4: Estudos de caso – Tesoureiro de clube Leia os estudos de caso a seguir e responda às perguntas. Crie um plano de ação usando a folhatarefa da página 31.

Estudo de caso 1 Você é o novo tesoureiro do Rotary Club de Oakport. Seu antecessor ocupou o cargo nos últimos quatro anos. O clube tem uma conta com US$10.000, da qual você será o único signatário. A última avaliação financeira do clube foi realizada há cinco anos. Você faria uma análise financeira?

Que mudanças implementaria na maneira como as finanças do clube são administradas?

Manual do Tesoureiro de Clube 28

Para a Assembleia Distrital Estudo de caso 2 O Rotary Club de Puerta Villa sempre foi um clube pequeno. Um dos associados serviu como secretário e tesoureiro durante muitos anos, mas teve que deixar o clube recentemente por problemas de saúde. Você tem várias ideias inovadoras que gostaria que fossem implementadas, no entanto, o clube raramente aceita mudanças. Você apresentou suas ideias ao presidente eleito e a outros associados. O presidente eleito mostrou-se descrente enquanto os associados reagiram com entusiasmo. Como você convenceria o presidente eleito a experimentar as novas ideias?

Como essas mudanças afetariam a dinâmica do clube?

Estudo de caso 3 Você analisou as faturas de cotas semestrais e gostaria de avaliá-las com a secretária do clube antes de fazer o pagamento no dia 1º de janeiro. Você tentou reunir-se com ela várias vezes para tratar de outros assuntos, mas ela não responde aos seus e-mails ou telefonemas. Você precisa falar com ela pois o prazo final para envio do pagamento está se aproximando e também porque gostaria de manter um bom nível de comunicação com a secretária do clube. O que você deve fazer?

Manual do Tesoureiro de Clube 29

Para a Assembleia Distrital Estudo de caso 4 Você serviu como tesoureiro do clube por muitos anos e este é o seu último ano na função. O presidente do clube pediu que você criasse um sistema através do qual as melhores práticas de finanças pudessem ser aprendidas e passadas aos futuros tesoureiros. Que sistema você recomendará?

Que práticas de gerenciamento financeiro implementadas pelo clube devem ser mantidas e quais devem ser reformuladas?

Manual do Tesoureiro de Clube 30

Para a Assembleia Distrital Estudo de caso – Plano de ação Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo Como o progresso Que recursos esta etapa levará? será avaliado? estão disponíveis?

O que você aprendeu que pode ser aplicado em seu clube?

Manual do Tesoureiro de Clube 31

Para a Assembleia Distrital

Folha-tarefa 5: Resumo

Manual do Tesoureiro de Clubeâ&#x20AC;&#x192; 32

Para a Assembleia Distrital

Folha-tarefa 6: Guia para resolução de problemas Utilize as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e as metas da folha-tarefa da sessão 2 para ajudar no desenvolvimento de seu plano para resolução de problemas. Analise as metas de seu clube e pense que desafios deverão ser superados para alcançá-las. Por fim, ofereça soluções para superar esses desafios.