AIESEC em BrasĂlia
Welcome
MNs!
Manual do membro novo da @BS
Manual do MN 1
AIESEC em Brasília
Bem vindos à AIESEC! Queridos Membros Novos, Espero que a experiência de vocês nessa maravilhosa organização seja muito proveitosa, pois a AIESEC é o lugar certo para conhecer as pessoas certas, com valores e ideais parecidos com os seus. A AIESEC possibilita aprender, arriscar, errar, assumir desafios e superar os próprios medos. A AIESEC é um mar de oportunidades que estão esperando para serem desfrutadas por cada um de vocês; um infinito de sonhos a serem realizados e multiplicados. Não deixem de curtir cada momento dessa experiência inigualável. Desafiem-se, sonhem, cresçam, desenvolvam-se. Sejam verdadeiros AIESECos! Bem vindos à AIESEC em Brasília! Beijos da LCP 2011 Layla Fernandes
2 Manual do MN
Sumário The AIESEC way
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Nossos Valores
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GCM – Global Competence Model
16
AIESEC Flow
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Depoimentos de AIESECos
22
Induction
25
Organograma da AIESEC em Brasília
26
LCP - Local Committee President
28
SIX - Sales and Incoming Exchange
29
OGX - Outgoing Exchange
34
TM - Talent Management
50
FIN - Finances
52
Sumário COMM - Communication and Marketing
10
Trabalho em Corners
12
Team Minimums
16
Critérios de Membresia
18
Mentorado
22
ILP - Individual Learning Plan
25
Oportunidades Internas de Liderança
26
Tipos de Intercâmbio
28
Intercâmbio e Liderança
29
Eventos Formais
34
Conferências
50
Ferramentas Utilizadas
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The AIESEC Way Nossa maneira de ver o mundo
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O que é a AIESEC? A AIESEC é uma organização global, não-política, independente e sem fins lucrativos, sendo gerida por estudantes graduados ou recém graduados. Seus membros estão interessados em questões mundiais, liderança e gestão. A AIESEC não discrimina raça, cor, gênero, orientação sexual, crença, religião, nacionalidade, etnia ou origem social.
Nosso impacto A nossa plataforma internacional permite que jovens descubram e desenvolvam seu potencial de liderança para que, assim, possam causar impacto positivo na sociedade.
O que nós visamos? Paz mundial e desenvolvimento das potencialidades humanas.
Como fazemos: The way we do it A AIESEC proporciona aos seus membros experiências de desenvolvimento integrado por meio de oportunidades de liderança, intercâmbios profissionais e envolvidos em um ambiente global de aprendizado.
Nossos Valores Agir Sustentavelmente Demonstrar Integridade Ativar a liderança
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Buscar a Excelência Desfrutar da participação Viver a diversidade
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Global Competence Model A base das nossas competĂŞncias
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GCM - Global Competence Model Imagine o Parthenon da Grécia Antiga. É uma construção que sobreviveu ao tempo e se tornou uma das estruturas mais lembradas ao redor do mundo, se não a mais. Ela sobreviveu por várias razões – fortes bases que suportam pilares sólidos que sustentam o teto. Sem eles, o teto jamais teria durado o tempo que durou. Da mesma forma, podemos pensar na AIESEC. Nós temos bases que têm sido estáveis durante os 60 anos de existência e nós temos uma visão: Promover a paz mundial e desenvolver as potencialidades humanas. Para isso, precisamos dos pilares que conectam o que somos, com o impacto que queremos causar e é isso que é nosso GCM.
Global Mindset • Interesse em outras culturas; • Interesse em ampliar a rede de contatos; • Saber lidar com pessoas de diferentes origens; • Facilidade para se adaptar a novos ambientes; • Abertura e flexibilidade a diferentes opiniões.
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Entrepreneurial Outlook • Assumir novos desafios; • Buscar oportunidades; • Ter idéias inovadoras; • Fazer boa gestão dos recursos disponíveis; • Foco no objetivo e flexibilidade para mudar as estratégias se preciso.
Social Responsibility • Tomar decisões eficazes com visão a longo prazo; • Considerar o ambiente como um todo; • Foco em resultados e metas finais; • Demonstrar compromisso; • Inspirar os outros a tomar medidas e assumir responsabilidades; • Saber se planejar para o alcance de metas; • Persistência;
Emotional Inteligence • Mostrar compreensão dos sentimentos dos outros e de suas necessidades; • Comunicação efetiva; • Mostrar respeito pelas opiniões alheias; • Promover o respeito pelos outros; • Saber ouvir.
Proactive Learning • Definir metas de desenvolvimento efetivas; • Consciência dos pontos fortes e fraquezas; • Ajudar no desenvolvimento dos outros; • Aprendizagem por tentativa e erro.
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AIESEC Flow Nosso fluxo de oportunidades
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AIESEC Flow A AIESEC proporciona diversas oportunidades e há um fluxo que pode ser seguido das mais variadas formas (não há uma ordem obrigatória) para que você possa viver um experiência completa dentro da AIESEC (Full @XP).
Nosso fluxo de oportunidades é dividido em fases que podem ser realizadas da maneira que o membro achar mais interessante e de acordo com seu foco e oportunidades.
Mas o que é exatamente cada fase? Nas próximas páginas mostraremos a história de alguns membros e alumnis e também um pouco mais sobre as etapas que compõe as fases da sua experiência na AIESEC. Leia e pense desde já quais as oportunidades que você gostaria de aproveitar no seu futuro AIESECo.
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Depoimentos de AIESECos A experiência real da @flow
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O aprendizado de quem é Membro Simone – Taking Responsability (TR) A AIESEC me foi apresentada por um alumnus de Goiânia, amigo de uma amiga americana,que eu conheci em Natal, o jeito menos provável que se possa imaginar. E eu me interessei de cara. Mas aí veio o medo de não dar conta, o medo de não dar tempo, de passar por um processo seletivo tão longo e cansativo e, no fim das contas, não fazer muitos progressos. Meu primeiro desafio para entrar na AIESEC foi o mais simples de todos: fazer a inscrição. Eu sempre soube que tinha certas falhas (falar em público, por exemplo) e até hoje tento me aprimorar. Mas a AIESEC me mostrou que eu tinha dificuldades que eu nem sabia que existiam. Não sabia como seria complicado gerir meu tempo, nem tinha a menor ideia que era tão difícil lidar com pessoas, logo eu que sempre me achei livre de preconceitos! Tudo o que eu faço aqui me obriga a repensar ideias fixas que eu já tinha sobre mim mesma, e eu nunca aprendi tanto quanto nos momentos em que tentava descobrir quais os melhores caminhos para mudar e me desenvolver. É difícil de continuar às vezes. Falta tempo, falta estímulo. Minha mãe até hoje acha que é uma seita, alguns amigos não entendem (tem os que não imaginam porque trabalhar
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sem ganhar nada, tem os que nem consideram um trabalho de verdade). A verdade é que o motivo de permanecer na AIESEC é puramente pessoal. Até meio egoísta. Eu estou aqui porque eu queros er melhor em qualquer coisa que eu faça – e não tem lugar melhor para aprender e praticar isso do que na AIESEC.
Saiba mais da experiência de Líder de Time Sara – Leadership Role (LR) Ao entrar na AIESEC, por já ter algum conhecimento da organização, eu já sabia que queria ocupar cargos de liderança, e por uma simples razão: sempre tive certeza que era a melhor forma de me desenvolver dentro da organização. Entrei no começo de novembro de 2010, e já no início de dezembro estava me postulando para ser coordenadora do time de TM, sem muitas expectativas de ser selecionada, mas com o pensamento de que pelo simples fato de estar me postulando eu já estava buscando o meu desenvolvimento através do auto-conhecimento que o preenchimento de uma postulação proporciona. E esse é um dos fatos fantásticos da experiência AIESECa, nas mínimas coisas e atitudes você está se desenvolvendo. Fiquei muito surpresa e feliz, quando descobri que tinha sido escolhida para ser Coordenadora de Selection&Introduction,
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eu com menos de 2 meses de organização. É uma oportunidade maravilhosa, e que busco aproveitar cada minuto dentro da AIESEC. Só vivendo essa experiência de liderança pude entender que líderes são esses que o mundo precisa e que a AIESEC visa formar, pois estou aprendendo o que é ser líder. Hoje vejo que ser líder é ser compreensível, é estimular e contribuir para um bom relacionamento entre as pessoas; é saber ... busco aproveitar ouvir, saber reconhecer as pessoas, é também cada minuto dentro saber corrigir, é ser exemplo, e é uma séria de da AIESEC. outras tantas coisas que quero descobrir ainda! Sem falar no conhecimento profissional, isso faz uma grande diferença. Não é em todos os lugares por onde vocês vão passar que vão ter oportunidades de viver essa experiência e entender o que é ser um líder que pode impactar positivamente, tenho certeza, por isso enquanto estiverem na AIESEC aproveitem as oportunidades! Não tenham medo! Queiram viver essa experiência!
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O impacto de um Intercâmbio pela AIESEC Paulo – Exchange (X) No início eu estava receoso, era bom demais pra ser verdade: haviam me selecionado pra uma vaga na Alemanha pra fazer parte de um time de 8 intercambistas de 8 países diferentes, num projeto interdisciplinar. Hoje estou aqui, tendo contato com gente de todo lugar, aprendendo palavras em nem sei quantas línguas, e claro tendo de lidar com todo tipo de imprevisto. Uma vez que você se encontra numa situação assim, aprende melhor a se comunicar, ouvir e ser ouvido, e também como as diferenças culturais fazem com que pessoas percebam uma mesma situação de maneira distinta. Isso é fundamental pra adquirir a propriedade de tomar as rédeas da situação quando achar que deve, e guiar uma equipe coesa pra atingir junta um objetivo, que pode ser a curto prazo, como uma apresentação, ou algo maior, como um projeto inteiro.
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A experiência de quem já passou pela AIESEC Michele Ramos – Alumnus(H4TF) Explicar o H4TF... Acho que é um estágio (infelizmente inevitável) a todo AIESECo que tenha tido uma XP de LR, de X ou ambas. É uma fase onde você está se preparando para colocar em prática na sua vida pessoal e profissional todo o aprendizado que teve na sua @XP. Ele é um momento de reflexão onde você começa a pensar no que fazer com toda a carga que obteve, como vai querer impactar o mundo, a sua vida ou outras vidas com as competências adquiridas e desenvolvidas. Piegas ou não, é aquilo, tornar-se o agente de mudança de fato, afinal de contas você foi preparado pra isso. O meu H4TF foi natural e tranquilo, eu sempre soube que esse momento chegaria no tempo em que veio, apenas não tinha certeza se iria complementar com um X de imediato ou esperaria mais um pouco. O X ficou pra mais um pouco, mas irei fazer de fato, não desisti mesmo, estou apenas me preparando em vários sentidos. Minha @XP me fez ver o X com olhos diferentes de como quando eu entrei na AIESEC, então estou me preparando pra algo que será inesquecível!
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Hoje trabalho em uma empresa nacional no Departamento de Marketing, faço absolutamente tudo o que fazia quando fui VPCOMM (2010), tenho um time, delego, faço, coordeno, ajudo, cobro, planejo, desenvolvo, mas também impacto. Impacto a minha vida e de todos os que estão ao meu redor, já trouxe muita coisa pra empresa onde estou que aprendi na AIESEC. Confesso que dá um medinho do que fazer pós AIESEC, é tanto tempo se dedicando que as vezes dá medo daquele vazio que todos falam, mas eu tive a sorte de preencher esse vazio com um trabalho incrível. Sinto falta de ver aquelas carinhas lindas e aflitas no CL, Já falei isso pra muita mas sinto-me honrada em poder transmitir a gente, mas existe sim um outras pessoas um pouco da experiência que marco na minha vida, eu tive nessa organização, e acho que isso antes e pós AIESEC. preenche qualquer vazio. Minha trajetória na @BS se resume a pessoas e impactos. Fui membro, tive cargos - OC, OCP PSel, OGX Coordinator, Conference Team, VPCOMM - mas o que realmente valeu a pena nesta experiência foram as pessoas que conheci, e vou levar pro resto da vida, e também os impactos que pude causar e que sofri: coisa de LOUCO!!! Muita coisa mudou, meu mundo mudou, minhas expectativas, desejos, percepções, vontades, um zilhão de coisas. Minha @ XP foi incrível, eu a fiz incrível e as pessoas que conheci me ajudaram. Por isso o H4TF nada mais é pra mim que o reflexo do trabalho que tive durante os 2 anos de organização, TUDO valeu a pena, faria tudo de novo sem pestanejar.
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E você que está aí começando: SE JOGA! Vai com tudo e sem medo, viva isso e faça isso valer a pena, só depende mesmo de você! Impacte sua vida gerando impacto em outras vidas! Boa sorte e beijos!!! Mi.
Os reflexos da AIESEC no futuro profissional Thiago – Alumnus (H4TF) A AIESEC mudou minha vida e me ajudou a definir meu norte. Mudou minha visão de mundo, me inspirou a empreender, tive inúmeras oportunidades de exercitar a questão de falar em público, fui representante da organização junto ao Arranjo Produtivo Local de Tecnologia da Informação do SEBRAE, dentre vários outros pontos que são de difícil mensuração. Entrei em 2006 na AIESEC em Brasília, fiz parte da diretoria em 2007, como Coordenador de TI, com pessoas maravilhosas! Trabalhamos muito para fazer com que o CL se estruturasse e crescesse 200% em números. Chegamos a ter 100 membros, para época era algo inimaginável. Com isso aprendi muito e várias das metodologias de controle financeiro, gestão, BSC, dentre outras utilizadas, aplico na minha empresa. Em 2007 fundei a CheckBox Tecnologia
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da Informação que é parceira da AIESEC. Fico feliz de ter recebido uma mexicana na minha empresa em 2008 e com isso fui o primeiro alumnus em Brasília a trazer um intercambista para a própria empresa. \o/
... fui o primeiro alumnus em Brasília a trazer um intercambista para própria empresa.
Sem dúvida as melhores experiências da vida e meus melhores amigos, são da AIESEC. Pessoas sem preconceito e com uma visão ampla que o mundo, que pensam fora da caixa! Em geral não são aquelas que tem como meta de vida passar num concurso público para “ter estabilidade”...
Porque como diz Nando Reis: “Certeza é o chão de um imóvel. Prefiro as pernas que me movimentam”
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Induction O ínicio da sua aventura!
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Induction O Induction é uma etapa da @XP, que faz parte do I2A (Introduction to Aiesec), onde os membros estão em observação enquanto se preparam para entrar na AIESEC. No induction os membros têm a oportunidade de conhecer melhor a AIESEC, sua história, visão e valores. Este manual, por exemplo, é parte do Induction. Além disso, é um estágio, para que os MNs conheçam melhor o CL. A ideia é que todos possam ter um contato maior com a estrutura, as áreas, e possam a ter uma noção de como e porque trabalhamos. Essa é uma etapa que deve ser muito bem aproveitada para conhecer os MPs (Membros Plenos), e adquirir o máximo de conhecimento possível sobre a nossa organização.
Aproveitem o Induction!
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Conheçam o novo Flow e vivam a transição da AIESEC XP
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Conheçam o novo Flow da AIESEC XP Vocês irão acompanhar o processo de transição de uma mudança na AIESEC: O flow da AIESEC XP. Vocês puderam conhecer o flow e as experiências de membros em cada estágio. Agora apresentamos a vocês o nosso novo flow:
O flow continua com a mesma essência. O que muda são os nomes dos estágios e a forma de representação visual, que está bem mais AIESECo.
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E vamos entender como o flow continua com a mesma essência porém um pouco diferente:
Lembram do Introduction to AIESEC, estágio em que vocês se encontram hoje? No novo flow o estágio atual de vocês é o Engagement with AIESEC. Os estágios Global Internship Program (laranja) e International Development Program (azul), substituem o estágio Exchange. E agora ele vem divido por tipos de programas de intercâmbio, por isso aparece duas vezes no flow. A diferença entre os dois é que o primeiro, Global Internship Program, está mais ligado aos intercâmbios com Jobs mais profissionais e técnicas. Já o segundo, International Development Program, se refere aos intercâmbios que ter por objetivo o desenvolvimento de comunidades. E se lembram do TR (Taking Responsibility)? Ele está representado no novo flow como Team Member Experience (verde). E o estágio de LR (Leadership Responsibility), vem representado por Team Management Experience (rosa).
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E o novo estágio final do flow, Life-Long Connection, já conseguiram corresponder? Ele vem no lugar do que é no outro flow o Heading for the Future (H4TF). O novo flow continua flexível e com muitas oportunidades para o desenvolvimento de cada um. Apesar de que agora os estágios vêm representados sequentemente por uma seta, vocês continuam os responsáveis por suas XPs, podendo viver as experiências do flow na ordem em que desejarem, podendo ir e voltar sempre. Cabe a vocês aproveitarem todas as experiências que a AIESEC pode oferecer para que tenham uma ótima AIESEC XP. E esse aí no centro do flow? Alguma noção? Uma dica: ele não é nenhum estágio da AIESEC XP. Ele é o nosso novo mascote: Eddie. Vocês ainda vão se deparar muitas vezes com ele. Fácil de entender? Gostaram do novo flow?
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Organograma da AIESEC em Brasília Como nossas áreas são organizadas
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FIN
COMM
TM
LCP
OGX
Corporate
OGX
Non-Corporate
SIX
Corporate
SIX
Non-Corporate
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Organograma da AIESEC em Brasília CL – Comitê Local LCP ( Presidente do Comitê Local): Layla Fernandes
Áreas SIX ( Sales and Incoming Exchange) SIX Non-Corporate – VP : Marianna Valentini SIX Corporate – VP: Edmar Bomfim
OGX (Out Going Exchange) OGX Non-Corporate – VP : Marcus Ruzzon OGX Corporate – VP: Lorenna Vieira
TM (Talent Management) VP : Roberta Chagas
FIN ( Finanças) VP: Cecília Brasil
COMM (Marketing e Comunicação) VP: Felipe Fernandes
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LCP
LCP – Local Committee President O trabalho de um LCP consiste em: • Coordenar o time de diretores de um Comitê Local, ou seja, o Corpo Executivo, mais conhecido como EB (Executive Board); • Pensar e agir estrategicamente, impulsionando o CL para o atingimento de resultados; • Manter e cultivar a essência da AIESEC, a história da organização e do CL e preservar e passar adiante nossa cultura organizacional; • Representar o CL legalmente; • Representar o CL no Conselho Nacional (LCPs + MC); • Ser a ponte entre o MC, VPs e membros. É um trabalho de grande responsabilidade, muitas atribuições, e que proporciona constantes desafios, e por isso é o melhor cargo do CL. Ser LCP é uma oportunidade única de crescimento pessoal e profissional.
SIX
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SIX – Sales & Incoming Exchange A área de SIX (Sales &Incoming Exchange) é responsável por todo o processo que envolve a vinda de um intercambista para Brasília. Hoje ela é dividida em duas para que possamos ter focos melhor direcionados: Intercâmbios Corporativos voltados para empresas e organizações privadas e Intercâmbios Não-Corporativos voltados para projetos realizados pela AIESEC e trabalho em ONGs.
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A área é dividida em 5 Coordenadorias: SIX Corporate
Projeto Lago Norte
Cidadão Global Terceiro Setor
Cidadão Global Tec. Informação
Cidadão Global Escola de Idiomas
Service and Reception SIX Non-Corporate
Projeto Lago Norte: Uma nova iniciativa com a Administração do Lago Norte que visa trazer intercambistas para trabalhar com educação ambiental em escolas públicas e privadas da região e ao mesmo tempo realizar um evento relacionado à temática ambiental com os envolvidos no projeto de tornar o Lago Norte um exemplo de políticas ecológicas no Distrito Federal.
Cidadão Global - Terceiro Setor É um programa voltado para as ONGs, em que trazemosintercambistas para trabalhar em alguma função gerencial na qual a organização tenha certo tipo de carência, como a área de marketing, fundraising, finanças etc.
Cidadão Global - Escolas de Idiomas: Visa trazer para escolas de idiomas trainees que queiram trabalhar tanto em aspectos gerenciais da escola quanto para fazer workshops, palestras e global villages para seu alunos.
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Talentos Globais – Tecnologia da Informação: É o nosso programa voltado para intercambistas com formação em TI para trabalhar em empresas de tecnologia de Brasília. A ideia é que eles possam trabalhar no desenvolvimento de algum projeto da empresa e trazer conhecimento, visão e tecnologias de outro país.
Service & Reception: O trabalho dessa coordenadoria é garantir a qualidade dos intercâmbios, auxiliando o trainees em sua legalização no país, na sua ambientação e integração com os membros da AIESEC, responsável também por incluí-los em atividades culturais na cidade. Costumamos dividir os processos da área em etapas bem específicas.
1. Prospecção: Essa é uma fase de definição de quais mercados e de quais produtos trabalharemos na AIESEC. O que determina esses produtos é tanto o mercado local quanto tendências nas AIESECs do Brasil que têm gerado bons resultados. Em Brasília, a área trabalha com produtos específicos: Projeto Lago Norte, Talentos Globais – Tecnologia da Informação, Cidadão Global - Escolas de Idiomas, Cidadão Global Terceiro Setor.
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2. Vendas Após a definição dos produtos, vamos a campo abordando organizações que tenham potencial para receber um de nossos intercambistas em sua organização. Essa abordagem é feita, geralmente, com ligações como contato inicial, buscando marcar uma reunião para um melhor entendimento do que queremos lhe oferecer.
3. Raise (Inserção da ficha no sistema) A organização gostou da proposta e quer receber um intercambista em sua empresa. É quando ele preenche um documento descrevendo a vaga que ele está oferecendo na empresa, e queassinamos o contrato e inserimos a ficha daquela empresa no sistema da AIESEC (myAIESEC.net) – no qual todos os outros membros da AIESEC tem acesso. Esse momento é chamado de raise.
4. Match (Casamento da vaga) Quando inserimos a ficha no sistema, começamos a procurar pessoas que querem fazer intercâmbio e que se encaixam no perfil da vaga. Fazemos entrevistas para saber se o candidato tem ou não perfil, e caso aprovado, mostramos o currículo e damos total abertura para que a organização avalie os conhecimentos e o perfil daquele candidato. Caso ela goste e o candidato queira, de fato, vir para Brasília, trocamos um documento formal e interno da
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AIESEC que formaliza o match. Ou seja, o candidato está casado com aquela vaga e virá fazer seu intercâmbio.
5. Realize (Início do trabalho no intercâmbio) Após o match, começamos a busca por acomodação e por uma pessoa que queira ser buddy desse trainee – ou seja, aquele membro que vai ajudar o trainee nos primeiros dias na cidade, vai ajudá-lo a sair, ser aquele “amigão”, mesmo. É nesse período também, que auxiliamos o intercambista na retirada do visto, do seguro saúde e etc. Após tudo isso formalizado e passagens compradas, nós o recepcionamos no aeroporto e o ajudamos nos primeiros dias na cidade. O dia que ele começa a de fato trabalhar é chamado realize. Após isso, acompanhamos o trabalho dele na empresa, verificamos se a organização está satisfeita, se o trainee está realizando um bom trabalho e se o ambiente de trabalho está propiciando uma boa experiência de intercâmbio. Nesse período, fazemos avaliações periódicas da qualidade do intercâmbio e buscamos integrar os trainees com os outros membros da AIESEC. É a área que tem mais contato tanto com os estrangeiros quanto com as empresas parceiras que os recebem. Oportunidade única de crescimento em vários sentidos!
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OGX
OGX – Outgoing Exchange Essa é a área dentro da AIESEC que é responsável pela divulgação dos intercâmbios, prospecção de interessados, seleção e acompanhamento deles durante todas as etapas do processo com o objetivo de aumentar o volume de intercâmbios, com qualidade, realizados. O responsável final por todo esse processo é o VPOGX. Conheça a seguir os membros de OGX.
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OGX + TM Essas duas áreas juntas são responsáveis por garantir que cada membro dentro da AIESEC complete a sua experiência AIESECa (FULL@XP), que seria adquirir um cargo de liderança e realizar o X (intercâmbio). Para realizar o intercâmbio o interessado deve se tornar um EP (Exchange Participant), pessoa interessada em realizar intercâmbio pela AIESEC que já passou pela etapa de seleção para intercâmbios RB (ReviewBoard). O time de OGX é responsável pela prospecção e acompanhamento de EPs externos, que não são membros da AIESEC, e a Coordenadoria de Full@XP-TM é aresponsável pelo intercâmbio das pessoas que já são membros da @BS. E é para tornar realidade o intercâmbio desses membros, que essas áreas trabalham. Os membros de OGX e da Coordenadoria de Full@XP-TM são os EP Managers da @ BS, quem cuidam e dão suporte para o EP antes, durante e depois do intercâmbio. De forma geral podemos definir o EP Manager como responsável por: • Promover a AIESEC e o produto oferecido pela organização • Fazer pesquisa de mercado, universidades/pós graduação e prospectar estudantes • Mapear oportunidades – fazer tracking de vagas • Manter contato com TN Managers • Listar expectativas e preferências de um possível EP. • Selecionar e preparar EPs
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• Encaminhar vagas de acordo com perfil do estudante • Agendar entrevista com respectivo TN Taker/Cooperação • Participar de ReviewBoard • Acompanhar e auxiliar antes do intercâmbio • Preparação cultural para EPs • Comunicação com EPsabroad • Comunicação e reintegração de returnees Passo a passo do intercâmbio:
1
Divulgação dos Produtos
Currículo e entrevista
4 (Review Board - RB)
Recrutamento
2 5
7
(Match - MA)
3
Inserção da ficha no sistema
Casamento
8
Alinhamento
(Raise - RA)
Preparações finais
Buscar e aplicar o EP para as vagas
6
Realize (RE)
9
E no geral essas são as entregáveis da área. Promover intercâmbios de externos à organização e fazer todo o acompanhamento da experiência dessas pessoas. É importante reforçar que durante o intercâmbio o EP Manager é responsável pelo acompanhamento, suporte e comunicação com o EP e após o intercâmbio ele é responsável pela reintegração e readaptação do EP e deve, claro, convidá-lo a compartilhar sua experiência com o restante do CL e a trabalhar na organização.
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TM
TM – Talent Management Talent Management é o “RH” da AIESEC em Brasília. Ela não é considerada área de suporte e sim uma área estratégica, pois, precisa entregar resultados de intercâmbio. A área aplica processos e conhecimentos de GCM – Global Competencies Model – em busca de um melhor desempenho da membresia; TM é uma área, ou melhor, um time unido que trabalha para as pessoas! E é muito gratificante, pois objetiva a excelência de postura, cooperação e modelo de ações de seus membros, para que impactem positivamente a sociedade e sejam de fato agentes de mudanças.
As principais entregáveis de TM são: • Planejamento de Talentos; • Trabalho de corner com COMM – definição de estratégias de Mkt na divulgação dos nossos produtos, assim como melhor posicionamento de marca e imagem; • Trabalho de corner com FIN – alinhamento de todos os gastos planejados para a área; • Trabalho de corner com OGX – definição de melhores estratégias de venda de Intercâmbio para público interno, quanto para público externo; • Trabalho de corner com SIX – definição de critérios de qualidade do intercâmbiodo trainee; • Recrutamento e seleção de candidatos novos para a Organização; • Planejamento do “WelcomeMNs” objetivando trazer ao
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Membro novo uma entrada na AIESEC de forma que os processos, identidade, visão, missão e valores fiquem claros. Internamente chamamos esse período de Induction; • Orientação aos VPs (Vice Presidentes) de como melhorar o trabalho com seus times; • Alocação de recursos humanos viabilizando o melhor desempenho do membro e visualizando a necessidade do CL; • Desenvolvimento do CL, dos membros e dos líderes, realizando treinamentos com parceiros e Alumni; • Coaching – processo que visa orientar o membro a lidar com as jobs, deadlines, metas e definir estratégias para alcançar o resultado; • Gestão de time realizando tracking e coletando dados sobre a membresia interna (Pipeline management); • Empoderamento do time para realizar transição e sucessão com qualidade visando à sustentabilidade da área; • Pesquisas de satisfação + pesquisa de performance com o objetivo de retroalimentar o banco de dados trimestralmente, trabalhando em cima de gaps e falhas com o fim de implementar soluções criativas e alinhadas com o mercado; • Reconhecimento dos melhores membros por trimestre em evento formal.
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FIN
FIN – Finanças Finanças é uma área de suporte a todas as outras. Suas principais responsabilidades são: • Legalização, auditoria; • Construir e acompanhar o orçamento anual; • Controle financeiro geral; • Gestão à vista; • Gestão da informação; • Análise do pool de intercâmbios. Dessa maneira, FIN tenta garantir uma sustentabilidade (financeira e de informações), para, assim, conseguir potencializar e gerir mais @XPs.
Estrutura de FIN: O TLA (Time Local de Auditoria) é o time responsável final pela entrega da auditoria na @BS. Ele coordena e organiza tarefas com a finalidade de que todos os documentos legais, de qualidade ou termos de membros sejam feitos corretamente e dentro do prazo pelas áreas envolvidas. O TLA possui um líder e 3 membros que ficam responsáveis pelo contato com cada uma dessas áreas geradoras de documentos (um membro para SIX, outro para OGX e um para TM e FIN). Conheça a seguir os membros de FIN.
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Coordenadorias: X management: Controla todos os contratos e a entrada e saída de dinheiro de SIX e OGX, assim como seus devidos recibos.
CL management: Cuida de todos os pagamentos e recebimentos do CL (que não estão ligados a SIX ou OGX) e também das auditorias legal e de contas.
Information management: Faz a gestão de todas as informações do CL, produz reports financeiros mensais e dá suporte às áreas de X ao pesquisar o pool mundial de vagas e EPs.
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COMM
COMM – Comunicação e Marketing A área de Comunicação e Marketing é responsável pelo posicionamento da AIESEC frente ao público alvo. Tem entre seus objetivos garantir que toda informação produzida pela organização esteja alinhada com a Brand XP. Atualmente a área é dividida em 3 coordenadorias: Coordenadoria de comunicação com estudantes, Coordenadoria de relações externas e Coordenadoria de design e branding. A área relaciona-se com todas as áreas do CL. Junto com elas traça as principais estratégias de divulgação e posicionamento de seus principais produtos. Trabalha diretamente com o corner de SIX (SIX e COMM) e no corner de OGX (OGX, COMM e TM).
As principais entregáveis de COMM são: • Criação (plano de marketing), execução e tracking das campanhas de divulgação dos programas de OGX; • Suporte e tracking da campanha de divulgação para o PSEL; • Criação (plano de marketing), execução e tracking das campanhas de divulgação dos programas de intercâmbio voltados para os membros; • Manutenção do relacionamento com os alumni; • Gerenciamento das redes sociais da AIESEC Brasília; • Suporte na comunicação e posicionamento dos membros de SIX frente às organizações;
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• Prospecção e abordagem de potenciais parceiros da AIESEC; • Relacionamento com atuais parceiros da AIESEC; • Criação dos projetos gráficos tanto na divulgação em OGX, SIX e TM; • Auditoria de Brand; • Comunicação interna através da @BS NEWS. Conheça a seguir os membros de COMM.
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O Trabalho de Corner O trabalho de corner na AIESEC em Brasília é a maneira que o Comitê achou de integrar as áreas e com isso melhorar a comunicação e a qualidade das informações. Quando você ouvir que é necessário fazer um trabalho de corner, saiba que será nesse momento o qual você irá levar conhecimento de sua área, coletar informações da outra área e juntos alinharem um processo único atendendo aos pré-requisitos de ambas as partes. Nesse processo você desenvolve as várias competências: competência de gerenciamento de tempo; compromisso com duas áreas ao mesmo tempo; habilidade de vender sua ideia; ter resiliência quando ouvir não para o que foi proposto, desenvolver capacidade de inovação para sugerir coisas interessantes e plausíveis, aumento de networking, habilidade de fazer reuniões objetivas.
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Mais e mais informações que serão úteis para sua @XP
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Team Minimums Team Minimums são os critérios que devem ser preenchidos para que um time seja reconhecido com tal.
Time
Plan
•Reuniões periódicas •3 pessoas 2 meses •Team building (Construção de time)
•Participação nas decisões •Plano operacional •Metas e prazos
Job
Treinamento
•Papel e responsabilidades •Medição de sucesso •Competências necessárias
•Conhecimento funcional •Competências
Avaliação
Tracking e Coaching
•Avaliação de desempenho •Avaliação de competências •Recompensa e reconhecimento
•Plan •Job • Metas e prazos
Reflexão •Experiência até o momento •Próximos passos
Critérios de Membresia O trabalho na AIESEC é voluntário, o que não significa que não há regras que devem ser seguidas. Para ser um membro, há alguns critérios que não podem ser esquecidos.
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•Entrega de 75% da job – Avaliado mensalmente •Presença em eventos formais: 2 ausências não justificadas levam à observação.
Jobs descriptions Todos os membros da AIESEC realizam trabalhos fundamentais para o bom funcionamento da organização como um todo. Assim sendo, ao entrar em uma das áreas funcionais você será encarregado de realizar tarefas específicas. Para isso, o seu líder lhe passará a job description, um documento no qual serão detalhadas as suas obrigações, os seus objetivos e as competências que você desenvolverá. A JD é muito importante para que você esteja ciente do que faz na organização. Cobre ela do seu VP ou do seu coordenador!
Mentorado Mentorado é uma forma de trabalho que a AIESEC identifica trazer muitos benefícios para os AIESECos que pretendem viver uma experiência completa na Organização. Ele ajuda os membros a atingirem todas as suas potencialidades oferecendo uma visão e compreensão mais
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aprofundada de skills, experiências e hábitos necessários para o sucesso, por meio de um planejamento pessoal e profissional. É uma forma de reunir os desejos dos membros e seus objetivos com as oportunidades oferecidas pela Organização. Na AIESEC em Brasília, o Mentorado não é obrigatório. Ele consiste em haver um Mentor e um Mentee. O principal princípio do mentorado é ser confidencial . Os envolvidos devem honrar o que falam e criar o caminho da confiança mútua. A escolha do mentor é livre. É importante que ambos tenham empatia entre si, apreciem e admirem as opiniões, posicionamento o trabalho ou trajetória dentro da AIESEC.
Porque ter um mentor? Porque o mentor tem o papel de ajudar seu mentee a entender determinadas situações que o afligem, tendo uma visão e perspectiva diferente da situação, ajudando-o a encontrar o melhor resultado. O mentor é o principal parceiro no desenvolvimento de seu mentee, ajudando-o a planejar seus objetivos e avaliando seu progresso. Dentre os resultados esperados com o programa de mentorado, propõe-se que o mentor dê a assistência necessária para que o mentee aprimore sua sensibilidade com relação às situações que enfrenta e assuma mais responsabilidades e comprometimento dentro de seu planejamento.
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No comitê de Brasília, é desenvolvido um programa que se chama Coaching. É comum os Membros novos confundirem as iniciativas. Portanto segue abaixo um pequeno quadro explicando as diferenças entre os dois:
Mentorado Mentorado Objetivos de longo prazo Foco na pessoa Orientado para questões além do trabalho Concentra-se em capacidades e potencial Prazos definidos pelo aprendiz Dá ênfase ao feedback e às reflexões do aprendiz
Coaching Objetivos de curto prazo Foco no trabalho Orientado para a tarefa Concentra-se em habilidade e desempenho Prazos definidos pelo coach ou superior Dá ênfase ao feedback para o aprendiz Para maiores esclarecimentos sobre esse programa, procure seu Coordenador ou seu VP.
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ILP (Individual Learning Plan) O Individual Learning Plan é uma ferramenta utilizada para auxiliar o planejamento pessoal e profissional do membro, tendo como objetivos proporcionar autoconhecimento; ajudar a elaborar objetivos pessoais e profissionais tangíveis; e auxiliar a elaboração de metas de acordo com o ambiente que vive e suas perspectivas. O ILP é dividido em três partes:
1. Autoconhecimento: para traçar seus objetivos de acordo com suas perspectivas, é necessário que você possua autoconhecimento acerca do seu ambiente interno e externo, e a primeira parte do ILP tem a função de auxiliar o membro a desenvolver seu autoconhecimento utilizando a análise SWOT para identificar os fatores que mais podem interferir no alcance de seus objetivos, tanto internos (forças e fraquezas), como externos (oportunidades e ameaças).
2.Traçando seus objetivos: para definir os objetivos tangíveis, é necessário ter em mente que eles devem ser definidos pelas atividades e não pelo resultado, traçando-se sempre ações para alcançá-los. Os objetivos devem ser realistas, mantendo-se o planejamento com base em coisas que você possa controlar, para não gerar futuras frustrações, caso algum objetivo não seja alcançado. Para facilitar a elaboração dos objetivos, é sempre bom
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ter em mente os pontos SMART (específico, mensurável, atingível, relevante, e com prazos definidos).
3. Plano de carreira na AIESEC: essa é uma das maiores organizações do mundo, e a única que pode oferecer intercâmbios e desenvolvimento de liderança, logo é necessário que se faça um planejamento da sua carreira na AIESEC, para que se possa desfrutar de todas as oportunidades que ela oferece e qual a melhor forma de aproveitá-las.
Como fazer meu ILP? Como o ILP é uma ferramenta de desenvolvimento, é necessário que ela seja elaborada e revisada com a ajuda de um mentor que possa dar inputs e contribuir para o desenvolvimento do membro. Após a primeira versão é necessário que seja feito uma revisão pelo menos uma vez por quarter, com a supervisão do mentor, para se fazer um acompanhamento de tudo que foi realizado, como foi realizado, o que pode ser melhorado, o que não foi atingido e os principais fatores que influenciaram para que ele não fosse alcançado. Essa ferramenta pode trazer grandes benefícios para todos que a utilizam, contudo ela deve ser elaborada e revisada com seriedade, comprometimento e interesse, para que assim realize sua função e contribua para o desenvolvimento do membro.
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Oportunidades para membros Saiba como aproveitar sua @XP
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Oportunidades Internas de Liderança A AIESEC, como uma organização gerida por jovens, tem, como um de seus objetivos, incentivar e ativar a liderança de seus membros. Pois, acreditamos que alcançaremos nossa visão de paz e desenvolvimento das potencialidades humanas, através de novos líderes, pois é disso que o mundo precisa. E como criar novos líderes? Como desenvolver o potencial de liderança em nossos membros? É através dos cargos de liderança que existem no nosso CL que queremos desenvolver esse potencial nos nossos membros. Nossas oportunidades de liderança no escritório são:
LCP – Presidente do Comitê Local Líder em determinado comitê da AIESEC. Duração: 12 meses (Long time)
VP – Vice Presidente Líder de uma área– Duração: 12 meses (Long Time)
Coordenador Líder de uma coordenadoria dentro de uma área. Cada área tem duas ou mais coordenadorias. Duração: 6 meses (Medium Time)
OCP – Presidente do Comitê de Organização Líder do comitê de organização de algum evento a ser realizado pela AIESEC. Duração: 3 meses (Short Time)
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Postulações Como mostramos, a AIESEC proporciona muitas oportunidades de aprendizado para seus líderes. Para viver essas oportunidades você deve se postular, e após receber as postulações dos membros, há a seleção. A postulação é um documento que deve ser respondido e funciona como a uma candidatura a determinado cargo. Preencher uma postulação é parte do desenvolvimento pessoal na organização porque você irá se deparar com perguntas que lhe ajudarão a conhecer melhor seus pontos fortes e suas fraquezas. É mais que se postular para um cargo, é um momento de refletir o que você pode desenvolver na organização.
Conheça os tipos de Intercâmbio da AIESEC Na AIESEC, temos 4 tipos de intercâmbios. DevelopmentTraineeship (DT) Intercâmbio para realização de trabalhos sociais, normalmente vinculados à ONGs. (duração mínima: 06 semanas) A @ cobra uma taxa de R$ 800,00 para facilitar essa modalidade de X. Sendo pago R$ 400,00 no momento da inserção da ficha no sistema (raise), e a outra metade quando acontecer o casamento da vaga com o EP (match). Obs.: A maioria oferece acomodação e alimentação.
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EducationalTraineeship (ET) Intercâmbio voltado para o EP interessado em lecionar, em específico, ensinar algum idioma. (duração mínima: 06 semanas) A @ cobra uma taxa de R$ 1.200,00 para facilitar essa modalidade de X. Sendo pago R$ 600,00 no momento da inserção da ficha no sistema (raise), e a outra metade quando acontecer o casamento da vaga com o EP (match). Obs.: Normalmente exige alguma experiência em ministrar aulas e é remunerado.
Management Traineeship (MT) Intercâmbio de gestão e gerenciamento, voltado para atuação em empresas privadas. Normalmente pede experiência em áreas como Administração, Psicologia (Recursos Humanos), Marketing, Finanças e áreas afins. (duração: 06 meses a 2 anos) A @ cobra uma taxa de R$ 1.400,00 para essa modalidade de X. Sendo pago R$ 700,00 no momento da inserção da ficha no sistema (raise), e a outra metade quando acontecer o casamento da vaga com o EP (match). Obs.: É remunerado e na maior parte das vezes, exige um background profissional.
TechnicalTraineeship (TT) Manual do MN 55
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Intercâmbio voltado para a área de informática e tecnologia, para trabalhar, por exemplo, com tecnologia da informação. (duração: 06 meses a 2 anos) A @ cobra uma taxa de R$ 1.400,00 para essa modalidade de X. Sendo pago R$ 700,00 no momento da inserção da ficha no sistema (raise), e a outra metade quando acontecer o casamento da vaga com o EP (match). Obs.: Oferece salário e exige conhecimentos técnicos.
Programas de Intercâmbio - @BS Nesse ano de 2011 o foco da AIESEC Brasília está voltado para esses dois programas de intercâmbio (lembrando que estes dois não são exclusivos):
Cidadão Global – voltado para DTs TeachtoLearn –voltado para ETs Esses tipos de intercâmbios podem vir a mudar de ano a ano, conforme a gestão vigente no CL ou a disponibilidade de vagas abertas no sistema da my@.net. A área também costuma trabalhar com cooperações da rede, como o caso dos BRIC’s (Brasil-Rússia-Índia-China) que em alguns casos, reservam vagas específicas para EPs dos países citados.
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Intercâmbio e Liderança Você já se perguntou quais são os produtos da AIESEC? A resposta é simples: Intercâmbio e Liderança. Acreditamos que é vivendo essas experiências que nossos membros se tornam agentes positivos de mudança. Chamamos de FULL @XP (Experiência Completa de AIESEC) a experiência de quem viveu essas duas oportunidades dentro da AIESEC – Intercâmbio e Liderança.
A FULL @XP pode acontecer de três maneiras: 1. Ter um cargo de Liderança (L) e depois fazer o intercâmbio (X) – L+ X; 2. Fazer o intercâmbio (X) e depois ter um cargo de liderança (L) – X + L; 3. Ou, ter um cargo de liderança (L) enquanto faz o intercâmbio (X) – L while X.
Saiba o que pensa quem já viveu a FULL XP Isabela Blumm – FULL @XP Não há qualquer sombra de dúvida de que uma Full XP é, certamente, o maior presente e a maior vantagem que a @ pode proporcionar. Viver uma experiência de intercâmbio já tendo sido líder é, com certeza, uma experiência muito mais rica e muito mais AIESECa, capaz de desenvolver ainda mais profundamente nossos potenciais.
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E voltar para a AIESEC ou simplesmente para a sua cidade já tendo feito um X, proporciona a capacidade de nos desenvolvermos ainda mais dentro da organização e na vida pessoal e profissional, de forma geral. Nos dá também a capacidade de passarmos aos demais membros ou qualquer outro companheiro de trabalho, todos os aprendizados essenciais e experiências únicas que obtivemos no nosso caminho e que nos tornam mais aptos a ter uma visão diferenciada dentro de vários campos de nossas vidas. É um ciclo: liderança - intercâmbio - liderança e, não vivê-lo é, sem dúvidas, um grande desperdício.
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Eventos e Conferências Integração e aprendizado na @
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Eventos Formais Os eventos formais são fundamentais para o bom funcionamento dos times, das áreas e da AIESEC. A presença dos membros em todos eles é muito importante, pois essas são as oportunidades para saber mais sobre o seu trabalho e sobre o que acontece na organização, além de fazer sugestões e tirar dúvidas.
RG – Reunião Geral Acontece quinzenalmente e tem como objetivo informar aos membros tudo o que acontece no Comitê Local (CL) e na AIESEC no Brasil e no mundo.
RA – Reunião de Área Essas reuniões são marcadas de acordo com a demanda de cada área e nelas são passadas as tarefas que cada um deverá realizar e são feitas atualizações quanto ao andamento das atividades.
AG – Assembleia Geral A AG é órgão máximo da AIESEC, o evento mais formal e mais importante. Nela são discutidas e votadas questões de fundamental importância para o Comitê Local (CL). Ausências não justificadas com 24 hs de antecedência acarretam em desligamento automático do membro.
TB – Team Building (Construção de time) O Team Building (TB) é um momento importante para que os membros se conheçam melhor, fiquem mais integrados,
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haja confiança entre todos e seja desenvolvido um espírito de equipe. É também no TB que são discutidos os valores e visão do time, combinadas regras de convivência, criadas prioridades e trabalhadas questões importantes para o desenvolvimento das atividades da área.
Conferências Growth Meetings Conferência com foco nas áreas de operação (intercâmbio), visa alinhamento com os produtos nacionais e capacitação na implementação dos mesmos. Público alvo: VPs operações e mid-managers
NPM – NationalPresidents Meeting Definição das estratégias nacionais e planejamento da @BAZI. Público alvo: CSN (MC + LCPs)
CONAMN – Conferência Nacional de Membros Novos Alinhamento com a cultura organizacional da AIESEC e criação de sentimento de rede. Público alvo: MNs e MPs recentes
CONADE – Conferência Nacional de Desenvolvimento Estratégico Sempre entregue pelo MC eleito, visa apresentar o novo MC e alinhar o planejamento do termo do próximo MC com os CLs. Público alvo: LCPs, VPs, Mid-Managers e membros.
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CONAL – Conferência Nacional de Líderes Visa capacitar os EBs eleitos e finalizar a experiência do EB do ano vigente. Público alvo: EB Outgoing e EB Incoming Essas são as conferências nacionais, e todas acontecem em Atibáia (SP). Agora vamos conhecer as conferências locais. Lembrando que são eventos formais, e que a presença nestes eventos faz parte dos critérios de membresia.
PLAN Como toda organização a AIESEC também possui um planejamento estratégico, esse planejamento é feito em um evento chamado PLAN. Este evento é extremamente importante para o escritório e de caráter obrigatório para todos os membros. É neste momento que são definidas as metas, prioridades e principais estratégias que serão implementadas no decorrer do ano. É o momento dos membros trabalharem junto com o EB na consolidação do portfólio de produtos da @BS, assim como a maneira que trabalharemos ao longo do ano. É o momento de construir o futuro! Este evento acontece no início do ano (janeiro ou fevereiro) e tem duração média de dois dias (manhã e tarde).
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REPLAN O REPLAN acontece entre os meses de julho e agosto e assim como o PLAN tem duração média de dois dias. É neste evento que o todo o escritório local se reune para avaliar os resultados alcançados até o meio do ano e a partir disso traçar novas estratégias para o segundo semestre. É o momento em que fazemos o replanejamento do que foi traçado durante o PLAN.
TREMN O Treinamento de Membros Novos, mais conhecido com TREMN, é uma conferência local organizada para inserir os membros recém chegados na organização no contexto em que a AIESEC se encontra. O TREMN tem duração de dois dias e ocorre após o término do processo seletivo. É um processo de imersão cultural no qual são apresentados aos membros novos sessões de conhecimento geral da organização, funcionamento do escritório local e também treinamentos mais específicos de cada área. O TREMN conta com a presença de membros plenos, membros novos, alumni, trainees e em algumas ocasiões, empresas parceiras da AIESEC em Brasília.
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Ferramentas de trabalho Coisas que facilitam nossa vida
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Ferramentas utilizadas Como o trabalho em nossa organização é geralmente virtual, necessitamos de algumas ferramentas para tornar nosso trabalho e comunicação mais rápidos e eficazes, além da necessidade de estarmos aliados com outros CLs e com a AIESEC internacional. As ferramentas mais utilizadas são:
MyAIESEC (MY@) É a intranet utilizada pela AIESEC mundial, de caráter obrigatório para todos os membros, é onde ficam as informações de todos os membros, Alumnus, parceiros, vagas das empresas interessadas em receberem os intercambistas e intercambistas a procura de seu intercâmbio.
Dropbox Nesta ferramenta compartilhamos os documentos necessários do nosso comitê.
Doodle Ferramenta utilizada para encontrarmos datas para reuniões ou encontros de acordo com os horários livres dos membros.
Google Docs Para compartilhar planilhas e arquivos, além da elaboração de trabalhos colaborativos online.
Google groups Para facilitar a troca de emails tanto dentro da área, quanto entre o comitê todo. Quando a comunicação é com o comitê todo, existe 2 googlegroups, o formal e a informal. No formal trocamos informações institucionais e a informal é um ambiente livre com todo tipo de assuntos. Manual do MN 65
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Frase legal Precisamos de alguma mensagem / frase bacana para fechar a publicação =) Layla Fernandes
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