Edición 9 FMM IFMA España - Facility Management Magazine by IFMA España

NĂşmero 9 | Enero-Marzo 2020

IFMA EspaĂąa, al lado de sus Socios y Patrocinadores Facility Management Magazine #09 | 1

La Nueva Normalidad. ¿Cuál será la realidad que nos encontremos cuando pase esta crisis?

¿Cómo puede la Inteligencia Artificial ayudarnos a optimizar el Facility Management?

¿Qué es un HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas y por qué su organización debería tener uno?

Smartworking: la nueva forma de trabajar cómo, cuándo y dónde quieras

La robótica mejora la eficiencia y la sostenibilidad en el mantenimiento de los inmuebles

Mantenimiento Centro de Datos

Illinois Tech amplía a todos sus estudiantes el sistema de gestión integrada de espacios de trabajo (IWMS) creado por Planon

Plan Estratégico de Facility Management

ServiceONE IT Service Management: la solución para tus servicios IT

Universidad de Jaén: Tecnología para la gestión integral del mantenimiento en instalaciones universitarias

Limpieza y mantenimiento de equipos de conducción: claves para la desinfección de interiores

La necesidad de contar con un adecuado sistema de control de calidad

¿Tienen toda la documentación en regla quiénes trabajan en nuestras instalaciones?

Moldear la arquitectura y los espacios con la iluminación

TRILUX ilumina el nuevo hito de Wuppertal, un gran espacio experiencial 2 | Facility Management Magazine #09

Editorial

IFMA España, al lado de sus Socios y Patrocinadores En una situación normal, debería haber aprovechado estas líneas para escribir sobre la buena marcha de la asociación, recordar el éxito de la jornada que celebramos con los patrocinadores, repasar los contenidos que aparecen en la publicación, o señalar que hemos cambiado completamente el diseño de la revista… Pero esta no es una situación normal. Acabamos de entrar en la tercera semana del Estado de Alarma y todos hemos visto como nuestro día a día se ha visto modificado drásticamente. Ya no hablo del dolor que está dejando el Covid-19 en muchas familias que están perdiendo a sus seres queridos. Tampoco de la cuarentenas y confinamientos que estamos realizando en nuestros hogares y que están siendo críticos para vencer a la enfermedad. Me refiero a la compleja situación económica a la que nos vamos a enfrentar durante los próximos meses.

Raquel Cruz Almarza Directora de Comunicación de IFMA España

¿Qué podemos hacer desde IFMA España ante un tsunami de estas características? Por lo menos dos cosas. La primera, orientada a todos vosotros (Socios y Patrocinadores) pasa por acompañaros más que nunca y continuar poniendo a vuestro alcance todo el expertise, conocimiento y colaboración que genera nuestra asociación, para que vuestras empresas salgan reforzadas de esta crisis.

Y la segunda, igual de importante, pasa por dar más valor tanto a la profesión como al profesional del FM dentro del organigrama directivo de las empresas. Tenemos una posición privilegiada en esta contingencia ya que las empresas nos necesitan para poder continuar su actividad, realizando desinfecciones, organizando trabajos extras y generando apoyo a los diferentes componentes de las empresas. Cuando toda esta situación pase, y pasará, también la figura del FM será imprescindible para reorganizar todos los servicios que hasta ahora estábamos realizando con normalidad. Por lo tanto, estamos en un punto de inflexión que si sabemos aprovechar va a reforzar nuestra figura en las organizaciones. El escenario es y será complicado, es cierto, pero el sector del FM en nuestro país mantiene su perspectiva e IFMA España estará a su lado. Facility Management Magazine #09 | 3

La Nueva Normalidad. ¿Cuál será la realidad que nos encontremos cuando pase esta crisis? “Para algunas organizaciones, la supervivencia a corto plazo es el único tema de la agenda. Otros están mirando a través de la niebla de incertidumbre, pensando en cómo posicionarse una vez que la crisis haya pasado y las cosas vuelvan a la normalidad. La pregunta es: "¿Cómo será la nueva normalidad?" Si bien nadie puede decir cuánto durará la crisis, lo que encontramos en el otro lado no se verá como lo normal en los últimos años"1 Lo anterior fue escrita por un antiguo socio de McKinsey-Ian Davis durante la última crisis financiera (2009), pero perfectamente podrían utilizarse hoy en día. A modo de resumen me he atrevido a mencionar diez puntos que considero importantes para entrever lo que será la nueva normalidad en nuestro sector:

Estar confinados, de manera inesperada, con la familia en casa y con escasez de espacio no es el entorno idóneo para teletrabajar. Por tanto, si estamos siendo capaces de abordar esta forma de trabajo, en condiciones normales deberíamos ver un incremento de esta manera de trabajar. La ciberseguridad, será una disciplina que tomará más fuerza. Cualquier elemento con el que nos conectemos a distancia ya sea un BMS, un servidor de datos a una central de alarma, todas puedes ser una potencial puerta de entrada para los ciberdelincuentes.

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Las fórmulas flexibles como el coworking o sitios no asignados (hot desking) tendrán un repunte, trayendo una gran revolución a la manera de gestionar los servicios de FM.

Well-being: Ya no es una moda, ahora es una necesidad que nos ayudará a medir y mejorar el impacto que tengan los servicios en los usuarios. Contratos de servicios. Pocos contratos de servicio recogían mecanismos de adaptación y flexibilidad que permitieran una suspensión de servicios y cómo articularlos. Es de esperar que estén más presentes que nunca en los contratos.

Pocos contratos de servicio recogían mecanismos de adaptación y flexibilidad que permitieran una suspensión de servicios y cómo articularlos.

Planes de Continuidad de Negocio. A partir de ahora deberían ser una obligación y no sólo la de tenerla sino la de actualizarla y completarla de manera continua. Los modelos de servicio con un mix de partners y personal propio están probando una mayor capacidad de resiliencia que la de aquellos que se basan en una ejecución directa de todos sus servicios.2 La anticipación viene de la experiencia y en este caso de países como China e Italia. Las best practices compartidas han demostrado ser de gran valía para aquellas multinacionales del sector con presencia en estos países. Los servicios medidos por su resultados dan flexibilidad a los proveedores, asegurando a los clientes un nivel de servicio. El IoT nos debería ayudar a prestar un servicio remoto basado en resultados. Ahí están los avances en el “conditioned based maintenance”.3

Conceptos como limpieza, higienización y desinfección tomarán otro cariz y pasarán de ser optativos a obligatorios, añadiendo valor donde antes no lo había. Igualmente resurgirán tecnologías como el contactless tan necesarios en servicios como el mantenimiento o la estafeta añadirán.

Una vez termine esta "pausa", habrá algunas que continuarán con parte de las medidas adoptadas en este impasse, transformándolas de temporales a permanentes. Nuestro sector no debería dejar pasar la oportunidad para tomar nota y adaptarse a la “Nueva Normalidad”.

(1)“Beyond Coronavirus: The Path to the next normal”Mckinsey&Company (2) El lector podrá leer mas sobre esto en el articulo que publique el 6 de Abril de 2019: “Cadena de Valor: ¿Ejecutar o Subcontratar? Un modelo hibrido” (3) El lector podrá leer mas sobre esto en el articulo que publique el 25 de Noviembre de 2019: “Alcanzando el Siguiente Nivel”

Miguel Mier Director Desarrollo Comercial España y Portugal

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¿Cómo puede la Inteligencia Artificial ayudarnos a optimizar el Facility Management? En una conferencia, un alto ejecutivo de una empresa de inversión inmobiliaria afirmaba que los Facility Managers y los propietarios de edificios tenían que ser más inteligentes en cuanto a cómo utilizaban los datos en relación con el espacio, ya que no todos los datos eran relevantes. Después de todo, lo importante es conocer cuánta información se puede aprovechar de la cada vez mayor cantidad de datos facilitados. Pero los FM pueden utilizar los datos con inteligencia. Estas son algunas de las formas en que se puede hacer:

La inteligencia artificial en los sistemas de los edificios La inteligencia artificial ya se está aplicando a numerosos aspectos del sector del Facility Management. Si se produce un problema operativo en un edificio, los usuarios quieren respuestas inmediatas y soluciones rápidas. Muchos sistemas de IA ya pueden hacerlo cuando se produce un problema. Esto se consigue principalmente mediante la supervisión de los datos en tiempo real, de forma que se puedan establecer correlaciones entre el rendimiento existente y los posibles fallos de funcionamiento, evitando así la necesidad de una reparación o sustitución antes de que se produzca un problema. 6 | Facility Management Magazine #09

Drones El uso de drones puede mejorar la productividad y la eficiencia, así como la seguridad. Los drones pueden realizar tareas a pesar de las condiciones meteorológicas y la presencia de sustancias peligrosas. También pueden ser enviados a zonas de difícil acceso. Por ejemplo, en lugares muy peligrosos, como los edificios que sufren daños estructurales tras un terremoto, se puede enviar un dron para evaluar los daños y las reparaciones necesarias en lugar de poner en riesgo a un trabajador.

Supervisión y medición de la energía La inteligencia artificial puede realizar un conjunto complejo de cálculos que crean un modelo de rendimiento del edificio y automatizarlos. Posteriormente se pueden utilizar nuevas variables como el clima y la ocupación para facilitar datos de consumo de energía. Con estos datos, los FM pueden determinar el consumo de energía de un edificio antes y después de una

La inteligencia artificial puede realizar un conjunto complejo de cálculos que crean un modelo de rendimiento del edificio y automatizarlos.

remodelación. Se trata de una manera más precisa de llevar un registro del consumo energético que simplemente mirar las facturas de electricidad. De nuevo, ofrece a los responsables del edificio la oportunidad de anticiparse a cualquier problema antes de proceder a realizar un cambio importante en el diseño.

Datos facilitados por sensores Actualmente hay más oficinas con un diseño de planta abierta y más empleadores que utilizan regímenes de trabajo flexibles. Esto significa que puede haber espacio de oficina que esté desocupado, lo que podría convertirse en un problema costoso para los propietarios y operadores de un edificio. El uso de sensores para espacios de interior puede ayudar a predecir la demanda en diferentes momentos, ya sea para planificar una nueva oficina de planta abierta o para la gestión diaria de un espacio de trabajo. Otro ejemplo se refiere a la limpieza de los locales. El personal de limpieza limpiaría regularmente todos los espacios ocupados que se utilizan de manera

continuada. Sin embargo, utilizar sensores para controlar cuándo es necesario limpiar los espacios en función del uso real también puede ayudar a predecir la demanda, e incluso a diseñar una programación de trabajo para el personal de limpieza.

Seguridad Muchas empresas destinan una cantidad importante de fondos a la seguridad interior de sus oficinas. La inteligencia artificial ofrece soluciones sofisticadas que pueden aportar una gran ayuda en este sentido. Por ejemplo, utilizando una tarjeta de identificación para acceder a determinados sistemas e incluso técnicas de reconocimiento facial, de retina o de huella dactilar. Esta tecnología ya se está utilizando en artículos de uso cotidiano como los teléfonos móviles, por lo que no sería sorprendente que también comenzara a utilizarse en la seguridad de los edificios.

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La robótica mejora la eficiencia y la sostenibilidad en el mantenimiento de los inmuebles Es medianoche, el edificio está vacío y una tropa de bots aspiran, limpian las ventanas, cortan el césped, regulan el clima y vigilan el edificio. ¿Ciencia ficción? No, bienvenido al mantenimiento de edificios robóticos. La robótica no es nueva para la industria. El primer robot industrial se instaló en una cadena de montaje de General Motors en 1961. Realizaba tareas repetitivas, pero peligrosas: transportar piezas fundidas y soldarlas, lo que redujo la exposición de

los trabajadores a gases tóxicos y el riesgo de accidentes. Precisamente, que a nadie agraden los trabajos rutinarios y peligrosos hace adecuado el uso de la robótica (Robotics Process Automatation o RPA) para realizar ciertas tareas repetitivas y, además, hacerlo más rápido y de manera más fiable. El desarrollo alcanzado en sensores y cámaras permite disponer de información continua sobre las actuaciones repetitivas en los edificios, que la analítica de datos en tiempo real procesa para que los bots identifiquen las acciones que ofrecen mejores resultados. La automatización facilita que las tareas se realicen en cualquier momento, por lo que puede mantenerse el edificio cuando está vacío, y en cualquier lugar, pudiendo los bots realizar trabajos peligrosos para las personas como actuar en el exterior de edificios altos. El resultado, además de una ventaja económica en los costes de la operación, es poder asignar al personal responsabilidades más sofisticadas y de mayor valor añadido.

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¿Dónde puede el FM aprovechar el RPA? Los bots son más eficaces en las tareas y procesos que presentan las siguientes características: trazables, escalables, estandarizados, de baja complejidad y que exigen una alta dedicación. Por este motivo, las oportunidades para aprovechar el RPA en la gestión de inmuebles se encuentran tanto en procesos administrativos (monitorización de consumos, mantenimiento de inventarios, canalización de órdenes de trabajo, gestión de la facturación, mantenimiento de datos de ocupación, etc.), como en procesos operativos (automatización de tareas de limpieza, control de accesos, patrullaje, control de intrusión, control del clima, control de la iluminación, detección de fugas, cierto mantenimiento preventivo, etc.) Pero la aplicación de la robótica en la gestión de instalaciones va más allá de la simple automatización de tareas. Los bots están siendo utilizados en asociación con el machine learning para incorporar a la operación de los inmuebles la mejora continua y satisfacer así las necesidades cambiantes de los usuarios. En este sentido, Apleona está trabajando activamente en el desarrollo de esta tecnología*, para que los edificios de nuestros clientes reduzcan el consumo energético entre un 20% y un 30%, así como sus emisiones de CO2. Esta tecnología permitirá en un futuro cercano, la gestión de tareas como la regulación automática del clima del edificio en función de las condiciones externas de humedad y temperatura, así como de los niveles de ocupación reales y esperados; alcanzando unas condiciones óptimas de confort, calidad del aire y consumo * https://www.apleona.com/en/media-relations/ press-releases/detail/apleona-acquires-interest-ingreen-tech-company-recogizer/

energético. Además del ahorro de consumo y de emisiones, el autoaprendizaje del sistema permite prever cuál será la demanda de energía del inmueble. Los beneficios y la escalabilidad de esta tecnología la hacen adecuada para todo tipo de instalaciones, pero sobre todo para inmuebles de intensa ocupación como edificios de oficinas, centros comerciales y centros educativos. En cualquier caso, para la eficaz toma de decisiones sobre los inmuebles cada vez es más necesario recopilar y analizar datos de distintas fuentes y tratarlos de manera global. Esto es posible con la instalación de los sensores, máquinas y softwares necesarios, pero también es fundamental la colaboración de aquellos que tienen la experiencia para administrar y dar sentido a los datos.

Alberto Beceiro Responsable de Optimización

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Mantenimiento Centro de Datos El modelo de negocio de cualquier empresa depende cada día más de los sistemas de la información. El Centro de Datos es un componente crítico de la continuidad de negocio de cualquier empresa y más si cabe, si su modelo de negocio está íntimamente relacionado con los sistemas de la información. En el mundo actual, el rápido crecimiento del almacenamiento de datos, la nube y el IoT significa que el mercado de centros de datos en Europa está cambiando tal como lo conocemos. Las principales empresas de tecnología están invirtiendo más en su personal y fortaleciendo su infraestructura de TI. La necesidad de construir y mantener nuevos centros de datos se está volviendo más común en el eje de las estrategias comerciales y de negocio. Es esta dependencia de los servicios de TI, lo que hace que los centros de datos se conviertan rápidamente en una parte crítica del crecimiento del negocio. Las empresas diseñan sus Centros de Datos con la máxima fiabilidad, eficiencia, escalabilidad y resiliencia posible. Escogen a las mejores ingenierías del sector para diseñar su Centro de Datos. Hoy en día es de gran relevancia el estándar

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del más prestigioso organismo de Centro de Datos a nivel mundial, Uptime Institute, donde clasifica los centros en 4 topologías (Tier I, Tier II, Tier III o Tier IV). La continuidad del negocio y la necesidad de mantener los servicios en línea 24x7x365 son críticos para las compañías de tecnología, por lo tanto, es vital que las empresas trabajen con proveedores establecidos y técnicos experimentados al operar y mantener un centro de datos. Un estudio realizado por la autoridad mundial de centros de datos, Uptime Institute, destacó que el 75% de las pérdidas de continuidad en los centros de datos son el resultado de un error humano. El costo promedio por minuto cuando falla un centro de datos es de alrededor de 7.840 €, según la organización de investigación de ciberataques, el Instituto Ponemon. Esto sube a 19.315 € por minuto cuando incluye en los costes la recuperación, productividad, imagen y pagos a proveedores. La aerolínea británica, British Airways, sufrió pérdidas de 114M € (26.447 € por minuto) en mayo de 2017 después de que uno de sus centros de datos sufriera una caída.

Son ejemplos como éste, donde los efectos duraderos de un fallo de un centro de datos pueden causar graves repercusiones para la marca de una empresa, lo que demuestra por qué la inversión en un servicio experto de mantenimiento de centros de datos y un alto calibre de profesionales de la industria debe ser una parte integral de la estrategia de continuidad de una empresa.

Entonces, ¿cómo se define el mantenimiento exitoso del centro de datos? Estos son algunos de nuestros mejores consejos: 1. Realizar una buena puesta en marcha (commissioning) del centro de datos. Es importante que puedan participar activamente en dicho commissioning, los gestores y técnicos que van a operar y mantener el Centro de Datos. 2. Gestionar la documentación de todas las infraestructuras de un centro de datos. Estos deben actualizarse y ponerse a disposición de los gestores de centros de datos y los técnicos que realizan las operaciones y el mantenimiento. 3. Tener un proveedor de mantenimiento especializado e interlocutor único. Un proveedor de mantenimiento integral. 4. Que se asigne al servicio de mantenimiento, un gestor altamente cualificado, con gran experiencia y conocimientos en todos los sistemas de infraestructuras que componen un Centro de Datos, tanto en el cliente (propietario Centro de Datos), como en el proveedor de servicios. 5. Preparar un plan de mantenimiento adaptado y específico para cada Centro de Datos. Tener en cuenta para elaborar dicho plan, lo recomendado por el fabricante, lo que marca la normativa, lo que recomienda el proveedor de mantenimiento y lo que demanda/recomienda el cliente. Implantar un GMAO para su gestión.

7. Realizar un plan de formación continuo de los técnicos de mantenimiento en todos los sistemas de infraestructuras. Incluir la formación del fabricante para los gestores y técnicos, cuando se compran equipos de infraestructuras para el Centro de Datos. 8. Elaboración de procedimientos de operaciones y maniobras críticas. Realizar la formación necesaria a todos los técnicos de mantenimiento y ensayarlos periódicamente. 9. Realizar simulaciones para las instalaciones y operaciones más importantes y críticas. Estos ejercicios deben ser continuos y periódicos. 10. Disponer de Cuadros de Mando del Centro de Datos. 11. Establecer los Niveles de Servicio y KPI del servicio. 12. Instalar un sistema BMS / DCIM / SCADA robusto. Todos los equipos de infraestructuras necesitan una monitorización continua. Las alarmas son de vital importancia. Parametrizar las alarmas y los principales sistemas de infraestructuras.

6. Disponer de los mejores técnicos de mantenimiento con un perfil altamente cualificado y con gran experiencia. Facility Management Magazine #09 | 11

Illinois Tech amplía a todos sus estudiantes el sistema de gestión integrada de espacios de trabajo (IWMS) creado por Planon De este modo mejorarán el acceso al autoservicio y el tiempo de respuesta en la solicitud de instalaciones En 2018, el Instituto Tecnológico de Illinois (Illinios Tech), una universidad tecnológica privada dedicada a la investigación y ubicada en Chicago (Illinois), seleccionó e implantó Planon Universe, un sistema de gestión integrada de espacios de trabajo (IWMS en sus siglas en inglés). En una primera fase el proyecto se desplegó para profesores y personal administrativo, superando el antiguo sistema de órdenes de trabajo y mejorando así la experiencia de usuario. Esta implantación permitió la mejora de toda la comunicación en toda la comunidad de Illinois Tech, permitiéndoles realizar un proceso más eficiente en sus órdenes de trabajo

y simplificar los procesos de flujo de trabajo en general. Además el sistema incorporaba transacciones financieras integradas con la solución de gestión empresarial (ERP) que tiene registros sobre estudiantes, exalumnos, finanzas y del personal. A finales de 2018 Illinois Tech implementó la segunda fase, en la que se proporcionó acceso al sistema a los estudiantes universitarios residentes, además de formularios personalizados de autoservicio de Planon, adaptados al uso de espacios residenciales del campus. Esto permitió a todos aquellos estudiantes que vivían en el campus una conexión directa con aquellas personas que debían responder a sus solicitudes y necesidades. Anteriormente, las peticiones de los estudiantes relativas al alojamiento se enviaban a través de un sistema de terceros, y posteriormente se introducían manualmente en sistema de ordenes de trabajo de la universidad. Esto generaba retrasos, mala comunicación y falta de confianza de los usuarios en que las peticiones se resolvieran de forma adecuada.

La implantación de Planon IWMS ha reducido de manera significativa el tiempo empleado en elaborar las ordenes de trabajo, mejorado la comunicación y ha ayudado al departamento de instalaciones a tener una mayor fiabilidad y previsibilidad. También ha aumentado la transparencia mediante el uso de notificaciones automatizadas y personalizadas y ha facilitado a los estudiantes la posibilidad de ver su historial de órdenes de trabajo. «Planon ha supuesto un excelente mecanismo de comunicación bilateral. Hemos visto una reducción en la frecuencia en la que los estudiantes utilizan otros medios, como las redes sociales, para expresar sus preocupaciones», ha señalado Kevin Gallagher, vicepresidente adjunto del departamento de Operaciones y mantenimiento de las instalaciones.

hacer seguimiento y categorizar las deficiencias. Nos ayudará a tomar decisiones estratégicas basadas en datos para priorizar dónde invertir en reparaciones y renovaciones», explicó Gallagher. «El sistema da voz a los estudiantes, lo que supondrá en última instancia un aumento de su satisfacción y permanencia, así como la mejora de la reputación de la universidad en general».

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La tercera fase del desarrollo se realizó en octubre de 2019 e hizo posible el acceso a Planon para todos los estudiantes del Illinois Tech. «Esto nos dará la oportunidad de comprender mejor qué es importante para nuestros estudiantes y tener la posibilidad de Facility Management Magazine #09 | 13

Plan Estratégico de Facility Management Cuando debemos definir un Plan Estratégico de Facility Management para unas nuevas instalaciones, en TDGI España tenemos como base la definición del MIT (Massachusetts Institute of Technology) que definen el Facility Management como “La práctica de gestionar y coordinar el puesto de trabajo físico con el personal y el trabajo de la organización; contribuye a la conservación del medio ambiente, alimenta la cultura empresarial, e integra los principios de la administración de empresas, arquitectura, ingeniería y ciencias del comportamiento”. Con este principio debemos definir el alcance del proyecto, niveles de servicio (KPI y SLA) y el modelo de coste para este plan.

“La práctica de gestionar y coordinar el puesto de trabajo físico con el personal y el trabajo de la organización; contribuye a la conservación del medio ambiente, alimenta la cultura empresarial, e integra los principios de la administración de empresas, arquitectura, ingeniería y ciencias del comportamiento” 14 | Facility Management Magazine #09

Alcance del proyecto Para quien no este familiarizado con este concepto, El Alcance de un proyecto es la suma de todos los servicios y sus requisitos o características de un inmueble. Abarca una amplia gama de actividades y procesos, gestionando una variedad de servicios de apoyo con el fin de dirigir todas las funciones de la organización del inmueble. Nosotros nos centraremos en la gestión de los servicios, dependientes o no del edificio, que sirven para dar soporte a la actividad principal de la instalación. Esta “gestión” incluye la definición de los servicios y requerimientos (pliegos de prescripciones técnicas), la contratación de los servicios a través de licitaciones o el proceso elegido, negociación de contratos y homologación de proveedores, seguimiento del cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los proveedores, etc. El catálogo de servicios a gestionar varía en función de la empresa y puede incluir servicios relativos al edificio (denominados hard services), principalmente definidos para tener operativo el edificio: mantenimiento de sistemas de climatización, instalación eléctrica, sistema de gas, circuito de agua para consumo, pluvial y fecal; sistemas de protección contrata

incendios, gestión de suministros (agua, gas, electricidad, internet – datos, …), etc. Pero también servicios auxiliares (denominados soft services) relativos no solo al edificio, sino también a usuarios como puede ser seguridad, limpieza, catering, jardinería, recepción, etc. Para todos ellos se llevará a cabo la gestión, así como las diversas peticiones por parte de los usuarios. Cada cliente solicita un numero de servicios, siendo esa solicitud el alcance del plan de Facility Management.

Niveles de Servicio (KPIs y SLAs) Los SLAs (Service Level Agreement / Acuerdos de Nivel de Servicio), son lo niveles de servicio que deben describir con claridad y detalle el mismo, para garantizar que todas las partes (cliente, proveedor, todos los usuarios finales) tengan la misma comprensión clara de los servicios prestados y la misma medida de rendimiento. La medición del nivel de cumplimiento de los SLAs, es necesario definir medidas e indicadores clave de rendimiento. En función de las medidas e indicadores para cada servicio, se debe definir un conjunto de KPIs (Key Performance Indicators / Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño), que deben establecer el número y el nivel de cumplimiento en función del nivel de gestión agregado para el nivel estratégico, es decir, se deberá poner valores para medir el cumplimiento. La satisfacción del cliente debe ser una medida para la definición e implementación de SLA, es importante englobar la satisfacción del usuario porque al final del todos los trabajos realizado el objetivo final es la satisfacción.

Modelo de Coste La Gestión del Coste del Plan se ocupa del coste de los recursos necesarios para completar las actividades y servicios del edificio. El propósito de la gestión del coste del Plan consiste en estudiar el coste de las actividades, determinar un presupuesto realista, ajustarlo a los fondos financieros disponibles. Se debe considerar los costes durante todo el ciclo de vida, debido a que en cualquier momento se puede incurrir en costes no previstos. Con este articulo hemos intentado dar una pequeña pincelada de como diseñar un Plan Estratégico de Facility Management. Como conclusión final, incidir que cada cliente, cada instalación es un mundo y debemos adaptarnos a sus necesidades.

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¿Qué es un HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas y por qué su organización debería tener uno? ¿Cómo ha cambiado la gestión documental en las organizaciones? La transformación digital y las nuevas tecnologías han cambiado la manera en que las empresas gestionan la información y la documentación que envían y reciben. En pocos años hemos pasado del correo físico y las llamadas telefónicas al e-mail y las videoconferencias. De los archivos físicos a los discos duros y el cloud. Del correo certificado a las comunicaciones electrónicas certificadas. Y, por último, de las notificaciones administrativas en papel a las NEOS (notificaciones electrónicas obligatorias). El gran reto es tener la capacidad de armonizar los mundos físico y digital de su organización. Por un lado, la documentación que llega a las organizaciones y que debe integrarse con el resto de la información digital. Y donde en muchas ocasiones son distintos actores los que intervienen en los procesos sin existir una estrategia ni plataforma común.

¿Todos estos elementos son un reto para cualquier organización, verdad? No debería serlo si apostamos por un HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas. Un nuevo concepto de gestión de los flujos de información y documentación que se genera en las empresas y que ha lanzado por primera vez al mercado español The Mail Company.

¿Qué es HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas? Un HUB, o nodo de gestión de comunicaciones corporativas, es el centro neurálgico en el que se procesa toda la información y documentación que entra y sale de la organización, tanto física como digital. Se establece en torno a una plataforma tecnológica que tiene el cometido de estructurar y estandarizar la información, clasificarla, distribuirla electrónicamente y almacenarla para que los integrantes de la organización puedan acceder a ella de forma ágil, fácil y segura, tanto desde su puesto de trabajo como en remoto, y a cualquier hora del día. El HUB gestiona y armoniza TODA la información recibida, independientemente de quien sea el emisor o el destinatario, del soporte en que está contenida (papel o digital) o del canal físico (mensajería, correo, distribución interna, eCommerce), o digital (notificaciones electrónicas, etc.).

¿Qué puede hacer por su organización un HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas? • Homogeneizar y Racionalizar el formato de todas las comunicaciones de entrada y salida, convirtiendo la documentación física en digital. • Clasificarlas e Indexarlas mediante las reglas de negocio establecidas por la organización. 16 | Facility Management Magazine #09

• Un entorno colaborativo para compartir documentación y comunicarse de manera fácil y efectiva tanto con usuarios internos como externos, mediante servicios de mensajería instantánea, chats para equipos en tiempo real, videoconferencias con screensharing, incluso un gestor de tareas. • Centralizar toda la información y las comunicaciones entrantes, salientes e internas de una organización en un único nodo.

¿Cómo le beneficia disponer de él?

• Optimiza los costes de la gestión de los documentos en formato físico: libera espacio dedicado al archivo en las oficinas, uso de valijas y/o correo interno, así como reexpediciones, copias y reimpresiones • Sostenibilidad medioambiental: su organización habrá dicho prácticamente adiós al papel • Mayor agilidad en los procesos, aumento de la eficiencia, mayor agilidad en la toma de decisiones, mayor productividad y competitividad

¿Es fácil implementarlo? El HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas de The Mail Company es modular y escalable, de modo que la organización puede implementar la solución atendiendo a sus prioridades. Conectando los mundos Físico y Digital

• Accesibilidad permanente y remota a la información FÍSICO

• Fomenta el trabajo colaborativo

INPUT

eCOU RIE R FR M AN

R CA

TERÍA 2.

N EO S DM

DIGITAL

CO MU N

IC UN D M A CO IC TIF R E C

El HUB de Gestión de Comunicaciones Corporativas procesa toda la información y documentación, física y digital, que entra y sale de una organización.

VALIJA DIGITAL ENTORNO COLABORATIVO

• Mejora la seguridad ya que aporta plena trazabilidad en el acceso a la información.

OUTPUT

ENT EM AG AN EO QU

• Desvincula la productividad con el puesto de trabajo o localización física y facilita la conciliación laboral

DE GESTIÓN HU B

AC IO NE S ON LIN E

• Distribuirlas electrónicamente a través de un entorno seguro de carpetas digitales ( personales o departamentales ) , desde donde sus destinatarios pueden acceder a ellas de forma remota y en cualquier momento.

S IVA T A ICA CIONES CORPOR

Luis del Barrio Director de Negocio The Mail Company Facility Management Magazine #09 | 17

Smartworking: la nueva forma de trabajar cómo, cuándo y dónde quieras La necesidad de las empresas de adaptarse a las nuevas formas de trabajo obliga a repensar el tradicional mobiliario de oficina a partir del diseño y la innovación. Actiu ha hecho bandera de su propósito de generar sinergias entre diferentes espacios desdibujando sus límites y creando piezas funcionales para espacios diversos. Así nace la última novedad de Actiu: Noom 50, la silla que enriquece el icónico programa Noom de esta empresa alicantina. El objetivo de piezas como Noom 50 es potenciar la integración entre la oficina y el hospitality y convertirse en nexo de unión entre ámbitos diversos gracias a la versatilidad de la

Smartworking es una nueva forma de trabajar, abordando una jornada laboral menos rígida, que abandona los patrones predeterminados para centrarse en cuatro conceptos que cobran una dimensión nueva: espacio, tiempo, tecnología y personas. 18 | Facility Management Magazine #09

silla, su uso sencillo y su capacidad de customización. Una opción idónea para todo tipo de espacios que necesitan disponer de piezas de mobiliario flexibles, diseñadas por y para las personas, cómodas y, sobre todo, versátiles. Características que definen gran parte de los productos de Actiu y que responden a su empeño por ofrecer soluciones de equipamiento que exigen las nuevas formas de trabajar. Las nuevas tecnologías han transformado las relaciones personales y las maneras de trabajar. Los dispositivos, cada vez más avanzados y manejables, permiten desarrollar la labor profesional desde casi cualquier espacio y facilitan enormemente el teletrabajo desde casa. Eso, sumado a los nuevos retos globales han obligado a las empresas a transformarse y disponer de espacios adaptados a formas de trabajar más flexibles y ágiles que potencien el bienestar de los empleados y su creatividad.

Es esa nueva forma de trabajar la que se ha denominanado Smartworking, una manera de abordar la jornada laboral menos rígida, que abandona los patrones predeterminados para centrarse en cuatro conceptos que cobran una dimensión nueva: espacio, tiempo, tecnología y personas. Al poner en el centro del proceso estos ejes, las empresas comienzan a necesitar lugares donde se ponga especial cuidado en el bienestar y la comodidad de los empleados y fomenten la inspiración y los procesos creativos sin dejar de lado la productividad. Lugares que, además, no estén pensados únicamente para trabajar, sino que se puedan usar como espacios de relax, para mantener reuniones improvisadas o para tomar un café. En este contexto, el mueble deja de ser un objeto para convertirse en una herramienta al servicio de la filosofía Smartworking. La empresa ahora busca proporcionar un marco de trabajo adecuado para generar procesos inteligentes y ágiles que favorezcan la efectividad de su organización y su capacidad para adaptarse a los cambios. La propia concepción y distribución del espacio, así como la elección y distribución del mobiliario debe responder a esa

necesidad de flexibilidad. Y no sólo en los lugares que tradicionalmente se relacionan con el trabajo, la transversalidad del mobiliario pensado para Smartworking convierte en apto para desarrollar tareas tanto creativas como productivas casi cualquier espacio: cafeterías, sala de espera, bibliotecas, centros de coworking o incluso el hogar se usan ya para trabajar. Muchas empresas, de hecho, incorporan el concepto ‘coffice’ o ‘Work Café’, que, además de fomentar la colaboración y el sentimiento de pertenencia a la empresa, ofrecen una alternativa a las tradicionales cafeterías a las que los trabajadores 'escapaban' cuando querían desconectar por un momento del entorno laboral.

desde sillas apilables para transformar una sala diáfana en un aula de conferencias como la silla Whass, hasta softseating modular para reconfigurarlo en función de las necesidades, como los programas Bend o Longo, pasando por las mesas Talent, Power o Mobility, elevables y con diferentes alturas o las soluciones que proporciona el programa Noom de Actiu. Además, sus distintos modelos de sillas, banquetas y butacas, junto a la nueva silla confidente tapizada Noom 50, configuran un programa que aporta confortables soluciones para cada momento del día, capaz de generar una atmósfera de bienestar durante toda la jornada laboral.

Todo tipo de espacios que necesitan disponer de piezas de mobiliario flexibles: Facility Management Magazine #09 | 19

ServiceONE IT Service Management: la solución para tus servicios IT En un contexto en el que la tecnología es fundamental en el día a día de empresas y administraciones, impera la necesidad de asegurar el buen funcionamiento de los sistemas de información y gestión. Como consecuencia de ello nace el ITSM, una de las seis grandes áreas que, según Gartner, debe atender una solución de Enterprise Service Management competitiva como ServiceONE.

La solución ITSM que se adapta a todas las necesidades La solución de ServiceONE ITSM responde a la necesidad de gestionar de forma óptima el diseño, la entrega y el mantenimiento de los equipos, aplicaciones y servicios TI de una organización. Así, la velocidad y la entrega de los servicios se ven incrementados gracias a la digitalización de flujos de trabajo, la automatización de procesos, y la disponibilidad de un cuadro de mando único con información de alto valor para la toma de decisiones. Con ServiceONE ITSM, empresas y administraciones pueden racionalizar los costes de gestión, al mismo tiempo que aseguran el buen funcionamiento 20 | Facility Management Magazine #09

de sus activos de TI y reducen las interrupciones de servicio mediante la detección de problemas potenciales. La detección anticipada y el sistema de autoservicio reducen la carga de trabajo de los equipos de soporte y suponen un ahorro de tiempo y capital altamente valioso.

ServiceONE® IT Service Manager Gracias a su capacidad de integración con el IoT, ServiceONE es capaz de recoger todos los datos recabados por los dispositivos conectados y utilizar la información para generar acciones tanto de tipo correctivo como predictivo. En lo que a los beneficios en el campo predictivo se refiere, las posibilidades de integración con el IoT pasan por el uso del Big Data y su capacidad de procesar en la nube grandes cantidades de datos. El valor añadido que aporta ServiceONE como solución para la gestión IT, es su capacidad para integrar en sus procesos todos los datos recabados por los diferentes dispositivos IoT. Desde el mantenimiento hasta la gestión de activos y la atención al usuario. Esta información es obtenida en tiempo real e integrada con el resto de los datos provenientes de otros sistemas de información.

La detección anticipada y el sistema de autoservicio reducen la carga de trabajo de los equipos de soporte y suponen un ahorro de tiempo y capital altamente valioso.

Optimiza la gestión de tus servicios IT ServiceONE ITSM está dotada de Inteligencia Artificial e integra un Asistente Virtual que ofrece una experiencia conversacional cognitiva capaz de entender, aprender, razonar e interactuar con humanos en modo autoservicio. La solución ITSM de ServiceONE tiene la capacidad de ofrecer un Catálogo de Servicios personalizable y accesible a través del Portal de Servicios, y permite

MobileONE Ofrece al usuario la posibilidad de realizar peticiones de servicio, notificar incidencias y consultar su estado y evolución a través del dispositivo móvil, en todo momento y desde cualquier lugar. La solución de movilidad MobileONE permite a los equipos de soporte interactuar con las distintas órdenes de trabajo sin restricciones de tiempo y lugar, gracias a la funcionalidad de modo “on line” y “off line”, que permite la sincronización de las informaciones para dar continuidad a los trabajos que se realicen.

establecer distintas criticidades en función de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) definidos con el cliente, de manera que impulsa la mejora continua con métricas y encuestas integradas en un cuadro de mando único. Así, ServiceONE ITSM establece un enlace directo entre usuarios y grupos de resolución para conseguir una gestión eficiente de las incidencias y proporciona herramientas de seguimiento en el cumplimiento de la calidad del servicio. Otra de sus principales características es que permite digitalizar procesos y automatizar actividades manuales y rutinarias, así como definir flujos de trabajo específicos en función del tipo de incidencia, de los elementos impactados y de los servicios afectados. ServiceONE ITSM también es capaz de identificar la aparición de nuevas necesidades que conllevan modificaciones en el entorno, los equipos o las infraestructuras de TI existentes. Además, permite llevar a cabo los cambios sustitutivos, evolutivos, planificados y no planificados con el máximo rigor y control posible.

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Universidad de Jaén: Tecnología para la gestión integral del mantenimiento en instalaciones universitarias Desde su inicio como institución autónoma en 1993, la Universidad de Jaén viene realizando una apuesta decidida por la innovación y la calidad, tanto en la implantación de sus titulaciones, como en el avance de sus infraestructuras. Actualmente, dispone de 2 sedes principales: el Campus de Las Lagunillas y el Campus Científico Tecnológico de Linares, con aproximadamente 1500 efectivos de personal, 30 edificios y más de 7000 elementos de inventario. Desde hace unos meses, la Universidad de Jaén cuenta con Fama Systems, como aliado tecnológico, para llevar a cabo su proyecto de transformación digital con el objetivo de dotar al Servicio de Obras, Mantenimiento y Vigilancia de un sistema de información con capacidad para gestionar, de manera integral, todos los elementos vinculados al mantenimiento de sus instalaciones y proporcionar una visión global de todo el proceso asociado al mismo. 22 | Facility Management Magazine #09

De acuerdo a las necesidades y requerimientos de la Universidad de Jaén, se pone en marcha el proyecto a través de la implantación la solución integral de Facility Management, FAMA AFM (en su versión 12 y en modalidad SaaS), y, concretamente, a través de la implantación diferentes módulos de los ámbitos funcionales de Inmuebles y Obras, Gestión de Espacios y Gestión de Mantenimiento y Servicios Generales.

Algunas de las ventajas que está consiguiendo la Universidad de Jaén a través de la solución FAMA: • Facilidad de trabajar con un repositorio actualizado y centralizado de sus infraestructuras (en este momento contiene unos 103 catálogos de inventario clasificado). • Optimización de la gestión del mantenimiento correctivo, al disponer de una lista parametrizable de catálogos de servicios que pueden ser solicitados, así como del registro de los contratos de mantenimiento de los elementos a gestionar. • Mejora en los tiempos de comunicación y respuesta con los proveedores y en los procesos de subsanación gracias al canal de solicitudes de incidencias. • La gestión del mantenimiento preventivo y normativo también se optimiza al disponer en el sistema de una definición previa de las gamas y planes de mantenimiento que aplican a las diferentes instalaciones y gracias al lanzamiento automático de las órdenes de trabajo a los proveedores, según la periodicidad preestablecida. • La APP OT+ proporciona mucha agilidad en la resolución de incidencias de mantenimiento.

Testimonio del cliente "Gracias a la solución integral de Facility Management, FAMA AFM, hemos conseguido integrar en una única plataforma la gestión del mantenimiento, la gestión de obras y proyectos y el seguimiento de los contratos, logrando, de esta forma, optimizar recursos y procesos y, por ende, mejorar los servicios que prestamos. Todo ello a través de una interfaz de usuario fácil e intuitiva, lo que nos permite ofrecer un canal de solicitudes de servicio agradable para la comunidad universitaria. A destacar el acompañamiento del personal de FAMA en cada una de las fases del proceso de implantación del sistema, lo que nos ha permitido llevar a buen puerto este proyecto en el plazo programado". Antonio Aceituno Azaustre JEFE DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y VIGILANCIA DE INSTALACIONES

• Visualización, en un único flujo, de la información económica y administrativa de proyectos y contrataciones, a través de la utilización del sistema de información para el control presupuestario y lanzamiento de Business Process Management (BPM) en el servicio de obras.

FAMA SYSTEMS es pionera y líder en nuestro país en transformación digital a través del desarrollo de soluciones tecnológicas de Facility Management & Services, Smart Building, Gestión de Activos y Mantenimiento, Smart Cities y Sostenibilidad.

• Se consigue trabajar con una visión global y a tiempo real de todo lo relacionado con la Gestión de Mantenimiento de la Universidad, factor que fomenta el ahorro de tiempo a la hora de elaborar informes y facilita la toma de decisiones en materia de costes o de asignación de recursos.

Aspectos como una oferta tecnológica completa y de calidad, gran experiencia, solidez y know-how tras más de 20 años en el mercado y un alto grado de innovación y compromiso con sus clientes, la han convertido en el aliado tecnológico de importantes organizaciones y organismos públicos de nuestro país. Facility Management Magazine #09 | 23

Limpieza y mantenimiento de equipos de conducción: claves para la desinfección de interiores En un ambiente de riesgo como el actual, reforzar las medidas de prevención mediante revisiones y mantenimiento ayuda a reforzar las labores de prevención desarrolladas por las empresas para con la salud de sus trabajadores. La limpieza y mantenimiento de sistemas de conducción y equipos de renovación, aportación y climatización de aire son elementos clave que contribuyen a una mejora y desinfección de los ambientes interiores.

La limpieza y mantenimiento de sistemas de conducción y equipos de renovación, aportación y climatización de aire son elementos clave que contribuyen a una mejora y desinfección de los ambientes interiores. 24 | Facility Management Magazine #09

Por ello, Brócoli Facility Services, empresa especializada en servicios de mantenimiento en instalaciones y grandes superficies, dispone de partners con técnicos en salud ambiental con las acreditaciones exigidas por el FEDECAI (Federación Española de Empresas de Calidad Ambiental de Interiores). Además, Brócoli, como empresa especializada en mantenimiento preventivo se ajusta a la normativa del BOE de abril de 2013 y a la posterior modificación del RITE 2013 sobre la obligatoriedad de realizar revisiones anuales para valorar la calidad del aire interior e higiene de los conductos. Las revisiones están centradas en dos áreas de trabajo: • Sobre la red de conductos según la norma UNE 100012:t • Sobre la calidad ambiental según la norma UNE 171330:t

La gestión y supervisión realizada por Brócoli y el trabajo desarrollado por los diferentes partners, conllevan las siguientes funciones: • Inspecciones a cargo de una empresa acreditada en desinfecciones, para verificar las condiciones de limpieza y desinfección de las UTA's y sus conductos asociados • Realización de limpieza y desinfección, según se desprenda de la inspección previa.

Ministerio de Sanidad y apela al sentido común, la responsabilidad individual y de las empresas para cumplir con el espíritu de las medidas preventivas que se pueden adoptar para mejorar la prevención y el contagio. Ponemos a disposición de directivos y empresas todo nuestro conocimiento y experiencia como empresa especializada en el área de limpieza y desinfección, y en mantenimiento preventivo de la calidad ambiental del interior de los edificios.

• Mantenimiento y limpieza de baterías, evaporadores y condensadoras.

Brócoli, comprometida con la salud y el bienestar de su comunidad Brócoli se suma a la petición que nos hacen los máximos responsables del Facility Management Magazine #09 | 25

La necesidad de contar con un adecuado sistema de control de calidad La calidad no siempre ha sido tal como la conocemos ahora. Este concepto ha sufrido importantes variaciones a lo largo de las últimas décadas, especialmente desde que se asumió como una necesidad en el campo de los servicios.

Para empezar, se obtiene la información necesaria acerca de los estándares de calidad que el mercado espera y, desde ahí, se controla exhaustivamente cada proceso hasta la obtención del producto/ servicios necesarios.

En un primer momento surge el término inspección, pasando a realizar controles estadísticos, favorecidos por la evolución tecnología. Tras su fracaso e imprecisión, se pasa a los primeros sistemas de calidad, donde se prioriza la calidad por encima de la cantidad. Surge así el denominado concepto de mejora continua.

Dentro del control de calidad podemos hablar de 4 etapas:

En estos sistemas de calidad, de mejora continua, la figura del cliente y/o usuario adquiere mayor protagonismo, delegándose en expertos externos que garanticen y certifiquen la calidad del servicio o trabajo, junto con el cumplimiento contractual. El control de calidad consiste en la implantación de programas, mecanismos, herramientas y/o técnicas en una empresa para la mejora de la productividad, así como la calidad de sus productos y servicios. En pocas palabras, es una estrategia para asegurar el cumplimiento contractual y conseguir los objetivos deseados. 26 | Facility Management Magazine #09

1. Definición - Planificación. 2. Implantación - Preparación. 3. Control - Ejecución. 4. Mejora Continua - Seguimiento.

actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. Incluye la política de calidad, los objetivos de calidad, así como la planificación, el control, el aseguramiento y la mejora continua de la calidad. La norma ISO 9001 es el punto de encuentro de numerosos esfuerzos por establecer un marco común para la gestión de calidad. Vigente desde los años 80, ha incorporado mejoras y avances en función de las necesidades y, sobre todo, de la propia evolución del concepto de calidad empresarial. Si hablamos de calidad desde la perspectiva del cliente hablaríamos de satisfacer las expectativas de este cliente o consumidor. Al cliente le resulta más difícil valorar la calidad relacionada con el servicio debido a la intangibilidad del mismo. Por eso la evaluación debe resultar de la comparación de las expectativas con el desempeño del servicio recibido, fijándose para ello tanto en el resultado del proceso, como en la forma en la que se desarrolla el mismo.

En conclusión, la calidad es una filosofía que compromete a toda la organización con el propósito de satisfacer las necesidades de los clientes y de mejorar continuamente. Esto la convierte en un elemento estratégico que confiere una ventaja diferenciadora y perdurable en el tiempo a aquellos que tratan de alcanzarla.

Se entiende por un sistema de gestión de la calidad, siguiendo las normas ISO, el conjunto de Facility Management Magazine #09 | 27

¿Tienen toda la documentación en regla quiénes trabajan en nuestras instalaciones? ¿Estamos seguros de que la empresa a la que subcontratamos los servicios de recepción está al día en sus pagos con la Agencia Tributaria? ¿Sabemos si los profesionales que vienen a recoger los residuos generados en un centro de salud están debidamente formados? ¿Quién controla los posibles riesgos que pueden darse cuando en un mismo centro de trabajo confluyen numerosos profesionales de otras tantas empresas? En 2017, SIMBIOE una consultora especializada en Facility Management creó QUIONIA INFORMATION SYSTEM (IS), un aplicativo

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100% Cloud que aglutina en una sola herramienta toda la documentación del inmueble (Libro del Edificio), y que permite al gestor o propietario del edificio conocer, en tiempo real, con qué documentación debe contar dicho inmueble y cargar las continuas actualizaciones documentales que se requieren para cumplir con la normativa vigente…¿Pero qué pasa con los profesionales externos que van a dichos edificios? Cumplir correctamente la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es obligatorio para las

empresas según normativas como la de Prvención de Riesgos Laborales. Pero también es la gran asignatura pendiente ya que muchas no ven la importancia o simplemente no cuentan con las herramientas de control. Por ley debemos controlar los posibles riesgos que pueden darse cuando en un mismo centro de trabajo confluyen numerosos profesionales de otras tantas empresas y hacerlo a partir de la documentación, no sólo es la manera que marca la ley sino la más efectiva, también hay que verificar que las empresas

que contratamos están al día de sus obligaciones porque podemos ser responsables subsidiarios. Y si bien es cierto que existen software independientes de gestión de CAE, a menudo estos no van vinculados con otros de gestión documental por lo que no disponemos de una gestión integral de la documentación. Por este motivo QUIONIA IS, acaba de lanzar al mercado un módulo transversal de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), que es complementario al de gestión documental que ya está implantado en más de 300 edificios en toda España, para 15 clientes y que supone de media una ahorro para las empresas de un 30% por inmueble en su gestión documental.

Más de 50 requisitos CAE base diferentes El módulo CAE está ubicado de forma transversal en los distintos apartados de QUIONIA IS. Está presente en el de Recursos, formado por Empresas, Operarios y Maquinaria. También está en el de Documentación que cuenta con tres categorías: Operaciones recurrentes, Documentación fija, y por último Incidencias. En esta última categoría de Incidencias se incluiría, por

ejemplo, la documentación requerida para la realización de una obra nueva o una reforma y en todas ellas habría un apartado para la Coordinación de Actividades Empresariales. Algunos de los requisitos son de obligado pero otros son determinadas actividades propias por ejemplo de RSC de la empresa contratante exigida a los proveedores externos. Por último la confirmación de que tanto recursos, empresas proveedoras y determinados proyectos cumplen el requisito CAE es sencilla: cuando el personal de una empresa contratada desea acceder a un edificio, el responsable del control de acceso podrá verificar con el DNI si la persona, su empresa y la maquinaria vinculada a esta persona están al día de CAE a través

de un simple semáforo, verde si correcto o rojo si no es correcto. También se puede vincular a la tarjeta de acceso al centro y que la verificación se haga de forma automática. Perder toda la documentación de un edificio puede constarle a una empresa hasta una multa de 200.000 euros pero el error humano de alguien que está realizando una actividad para la que no está capacitado, puede tener un coste mucho más alto. El módulo CAE de QUIONIA IS es el primer filtro para que esto no ocurra.

Marc Blasco Chabert, CEO de Simbioe Facility Management

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Moldear la arquitectura y los espacios con la iluminaciรณn

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En Simon entendemos los espacios como el centro de las vivencias de sus usuarios, y para ellos ofrecemos la posibilidad de llenarlos de luz, crear atmósferas que inviten a sensaciones, donde se puede tocar, ver, oír... sentir. Con nuestra tecnología posibilitamos crear un sinfín de experiencias que se adaptan al ritmo de vida del usuario y le facilitan vivir con la intensidad y los matices deseados. El control de luz junto a la iluminación abren nuevas formas de sentir los espacios, de modelar su arquitectura. En Simon pretendemos inspirar a los profesionales que trabajan con la luz, potenciando su creatividad y acompañándolos en el proceso de concepción del espacio. Un ejemplo es la luminaria Drop en Slim System: permite hacer un largo recorrido tridimensional, y trasladar la luz a cualquier zona. El proyector Drop no solo se puede ubicar en el eje horizontal, también en los tramos lumínicos verticales, y dirigir su luz para acentuar donde se desee. Se

pueden regular punto a punto de forma individualizada mientras que los tramos deseados de Slim System pueden, a su vez, proyectar luz indirecta. Con una perfecta integración en techos, Hole es el vacío de un cilindro puro lleno de luz que se genera como si proviniera del exterior. Diseñado para asegurar máxima calidad lumínica, alta reproducción cromática y confort visual. El resultado es mágicamente bello por su simplicidad, la magia de controlar la luz integrada en la arquitectura. El diseño es una parte esencial en todos los productos de Simon. La luminaria arquitectural Mood diseñada por Ricard Vila para Simon se puede combinar y agrupar para crear composiciones decorativas, distintos efectos de luz sobre la superficie y creaciones libres. La gama de colores y accesorios de la línea Mood otorga una personalidad única a cada ambiente gracias a su tridimensionalidad lumínica. Drop y Mood acaban de ser galardonados con el reconocido Premio IF Design Award 2020 dentro de la disciplina de Producto.

Y con control de luz es posible personalizar la iluminación a la experiencia deseada para el usuario, ya sea en entornos comerciales, espacios de trabajo, hoteles, hospitales, viviendas... Para adecuarse a todo tipo de usuarios y a momentos de uso, existen múltiples interfaces y las Apps Simon para smartphone que permiten una interacción intuitiva tanto en entornos de pequeñas instalaciones como en proyectos de gran escala. Por ejemplo, también con una estética arquitectural, la colección de mecanismos Simon 100 incluye una amplia gama de interruptores regulables compatibles con múltiples tecnologías y todo tipo de luminaria. Son muchas las soluciones que propone Simon capaces de integrar la luz en la arquitectura para adaptar los espacios a las necesidades de las personas y crear espacios únicos.

Cristina Canalda Corporate Senior Communication Specialist Facility Management Magazine #09 | 31

TRILUX ilumina el nuevo hito de Wuppertal, un gran espacio experiencial Se abrió el segundo hito de Wuppertal: además del famoso ferrocarril en suspensión, la ciudad ahora alberga otro monumento destacado: la caldera de gas de 70 metros se ha convertido en un lugar de eventos referente. La iluminación que ha aportado TRILUX juega un papel importante en la transformación del monumento industrial Thomas Drescher ha estado disfrutando recientemente de una vista espectacular de su ciudad. El inversor del nuevo edificio en la antigua caldera de gas Wuppertal, junto con los dos arquitectos Marcello Groß y Daniel Mai, ha creado una ubicación única en la ubicación de Heckinghausen, no lejos del ferrocarril suspendido: en la caldera en desuso, se creó un paisaje de ocio urbano para deportes de 6000 metros cuadrados y tres pisos, más una galería, techo panorámico y zona de eventos. El período de construcción de 15 meses supuso un esfuerzo. Debido a que solo se podía cortar una abertura relativamente pequeña en el armazón de la construcción, que luego se reforzó. Todos los materiales y equipos tuvieron que ser transportados a través del ojo de la aguja, incluida la grúa en partes individuales. Tan desafiante como la torre se ve desde el exterior, la estructura interna transparente. El objetivo de todos los involucrados era enfatizar la conexión entre lo antiguo y lo nuevo y crear un 32 | Facility Management Magazine #09

toque urbano con entusiasmo. Se creó una línea clara y elegante en la iluminación interior y exterior.

"Nuestra tarea era desarrollar una solución general dinámica y emocionante para la propiedad", explica Pierre Ebert, Gerente de Cuentas Clave en Oktalite, del Grupo TRILUX.

"Nuestra tarea era desarrollar una solución general dinámica y emocionante para la propiedad". Pierre Ebert Gerente de Cuentas Clave en Oktalite, del Grupo TRILUX

Los focos direccionales montados en la pista B.VEO TRACK marcan la pauta en la iluminación básica y enfatiza los dos pisos. El área de fitness singular del proveedor Sport Park, presenta las pantallas de pared de gran formato con 3000 Kelvin. El área superior cuenta con la iluminación del área de exhibición con rieles eléctricos arqueados. En el restaurante "Aposto" en la planta baja, el versátil TWINGLE TRACK establece el acorde básico con una luz tenue para generar un lugar acogedor. Además, la iluminación de techo segmentada también aporta su propio aspecto al mobiliario. LUCEO SLIM de Trilux, que se puede controlar dinámicamente en el color de la luz, ya sea como luces colgantes suspendidas del techo o como luces individuales lineales en las paredes, le dan a las habitaciones un carácter futurista.

La cubierta redonda ofrece una superficie de proyección perfecta para la pantalla de 360 grados más grande de Europa, en la que los espectáculos cambiantes de luz y sonido cautivan a los visitantes." Las vallas publicitarias en la fachada del gasómetro llaman la atención gracias al potente proyector FACIELLA de Trilux, que es claramente visible desde lejos. Con este proyector el camino hacia la luz perfecta es tan sencillo como nunca. Ha permitido solucionar tareas de iluminación totalmente diferentes con un diseño uniforme. Este proyector potente y energéticamente eficiente ha aportado un uso flexible gracias a sus diferentes paquetes de lumen y ángulos de irradiación. Además el ángulo de inclinación manualmente ajustable ha facilitado la orientación precisa del proyector. Por otro lado, ONTRIA, como luminaria de mástil, muestra a los huéspedes el camino hacia una atracción de aventura XXL. La iluminación del aparcamiento también fue parte del concepto completo de Oktalite y Trilux.

La luz y la experiencia juegan un papel central en el espacio de la caldera de gas. El techo del gigante de acero urbano tiene un gran potencial. "Esta es en realidad la sala más grande", explica el arquitecto Marcello Groß, "porque cubre todo el área hasta el techo a una altura de 40 metros. Facility Management Magazine #09 | 33

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