Total Cost of Ownership Solutions Traditionnelles vs Solutions Ondemand
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TABLE DES MATIERES
1. 2. 3. 4. 5. 6.
UN CHOIX BUSINESS..................................................................................................... 4 STRATEGIQUE OU PERIPHERIQUE ............................................................................ 5 CRITERES DE COMPARAISON..................................................................................... 6 LE MODELE ACHAT DE LICENCE .............................................................................. 7 LE MODELE ONDEMAND ............................................................................................. 8 TOTAL COST OF OWNERSHIP ..................................................................................... 9
Ce document a été rédigé par Hervé GONAY : Fondateur de Smartline Systems, premier grossiste de solutions Ondemand www.smartline-systems.com • Directeur Editorial du premier guide d’achat des solutions Ondemand www.ondemand-solutions.com • Directeur Marketing CRM Oracle, premier editeur de solutions CRM www.oracle.com • Directeur Marketing CRM SAP, premier editeur mondial de solutions ERP www.sap.com •
Nous remercions : le Gartner Group : « The Three-Year Total Cost of Ownership for CRM » www.gartner.com • le cabinet IDC : « IDC’s TCO comparison between traditional software and SaaS » www.idc.com/france • le SIIA : (Software and Information Industry Association) : « Software-as-a-Service A Comprehensive Look at the Total Cost of Ownership of Software Applications » www.siia.net • l’ASP Forum : « Atelier Solutions traditionnelles vs ASP, les bons critères de choix » lors des Etats Generaux de l’ASP 2007 www.aspforum-france.org •
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EXECUTIVE SUMMARY L’objectif de ce livre blanc est de permettre aux décideurs d’avoir une meilleure visibilité des critères de choix entre l’achat de licence traditionnelle et le déploiement d’une solution Ondemand. 1. Avant tout, le premier critère de choix doit être de sélectionner une solution qui réponde fonctionnellement a vos enjeux business. Choisissez une application répondant d’abord à vos besoins. Si vous ne pouvez pas construire de business case qui démontre que l’adoption d’une telle solution va soit baisser vos coûts ou augmenter votre chiffre d’affaire, alors l’option "achat de licence" ou "location Ondemand" ne se pose même pas. 2. Le deuxième critère de choix est basé sur l'aspect stratégique ou périphérique de la solution choisie. Cette approche est structurante en terme « d'achat de licence » ou « solution Ondemand ». Il est important de noter que les éditeurs de solutions SaaS sont devenus les champions incontestés des solutions informatiques de type « périphérique ». 3. Le troisième critère de choix doit être l'analyse des coûts principaux associés à la mise en place de toute solution informatique qui sont de trois types : le software, le hardware, le personnel pour développer, déployer, maintenir et supporter le software. Le gartner rappelle que les coûts de personnel peuvent représenter jusqu'à 75% des investissements du projet. 4. Le quatrième critère de choix est de mesurer les responsabilités induites par le modèle d'achat de licences : achat immédiat d’un montant important de licences ainsi que le paiement d’une redevance de maintenance annuelle. Ce modèle implique aussi de bien calibrer l’infrastructure informatique en fonction du nombre d’utilisateurs finaux : PC, serveurs de développement et de production, réseau, back up, sécurité. 5. Le cinquième critère de choix est de bien comprendre le modèle Ondemand. Tout est compris dans l'abonnement. Ce nouveau mode de consommation de l’informatique « à la demande » permet aux entreprises qui l’ont choisie de se concentrer sur leur activité principale, c'est-à-dire délivrer la valeur ajoutée attendue par leurs clients. 6. Le sixième critère de choix est de mesurer quantitavement le TCO (Total Cost of Ownership) des deux modéles. Pour mieux comprendre ce calcul, le Gartner Group dans un livre blanc intitulé « The Three-Year Total Cost of Ownership for CRM » fournit une analyse détaillée que nous vous restituons : le choix d'une solution Ondemand est plus rentable que l'achat de licences traditionelles. En conclusion, la révolution apportée par les solutions Ondemand, SaaS, ASP permet aux entreprises de choisir leurs applications et de laisser l’éditeur de la solution délivrer tous les services nécessaires à son exploitation. L’entreprise cliente a donc l’usage total des fonctionnalités sans avoir à en supporter l’exploitation.
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1. UN CHOIX BUSINESS Avant tout, le premier critère de choix est de sélectionner une solution qui réponde fonctionnellement a vos enjeux d’entreprise. Il ne faut pas l’oublier, mais l’enjeu principal est votre business et les spécificités de votre marché. Selon votre secteur d’activité, vous rechercherez des fonctions de gestion pour améliorer votre productivité, supporter votre croissance, répondre aux exigences de plus en plus fortes de vos clients, fournisseurs et de l'environnement réglementaire.
Pour cela, la solution choisie doit répondre fonctionnellement a votre cahier des charges en terme par exemple de gestion comptable et bancaire, gestion de la relation client, gestion des fournisseurs, achats et ventes, reporting et analyse.
Ci-joint un exemple de cartographie des fonctionnalités recherchées dans le domaine de la Gestion de la Relation Client :
A ce stade, l’option Achat de licence ou location Ondemand ne se pose pas. Choisissez une application répondant d’abord à vos besoins. Si vous ne pouvez pas construire de business case qui démontre que l’adoption d’une telle solution va soit baisser vos coûts ou augmenter votre chiffre d’affaire, alors il y a peu de chance que votre projet soit validé par la direction générale.
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2. STRATEGIQUE OU PERIPHERIQUE
« Pour nos activités principales, nous devons nous différencier de nos concurrents sur tous les leviers possibles qui apporteront de la valeur à nos clients et investir nos ressources sur ces aspects stratégiques. » « Tous les autres points en dehors de ceux là ne sont pas stratégiques, mais périphériques. La bonne approche est d’exécuter ces tâches périphériques de façon la plus effective et productive possible en s’appuyant sur les standards du marché ». Peut-être avez-vous déjà envisagé cette approche au sein de votre entreprise ?
Cette approche est structurante en terme de choix entre « achat de licence » ou « solution Ondemand ». La plupart des solutions informatiques sont de type « périphérique » pour les entreprises. Elles ne permettent pas à votre société de se différencier durablement sur votre marché, mais elles doivent être automatisées selon les standards de la profession. Les éditeurs de solutions SaaS sont devenus les champions incontestés de ces solutions « périphériques ». Ainsi, si vous pouviez concentrer vos ressources informatiques interne sur le développement de vos systèmes stratégiques, et confier aux éditeurs de solutions Ondemand vos applications périphériques, si votre informatique interne accepte cette nouvelle possibilité, alors vous aurez probablement avancé dans la bonne direction.
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3. CRITERES DE COMPARAISON Les coûts principaux associés à la mise en place de toute solution informatique sont de trois types : • • •
le software le hardware pour faire « tourner » le software le personnel pour développer, déployer, maintenir et supporter le software
Selon le GARTNER GROUP, cabinet d’analystes américain, le coût total pour gérer les systèmes d’informations peut aller jusqu'à 4 fois le coût d’acquisition des licences. En conséquence, les sociétés peuvent donc investir plus de 75% de leur budget IT pour maintenir leur système d’information. Le besoin de compétitivité généré par les applications informatiques ne cesse de croître, alors que les ressources disponibles pour les développer et les maintenir ne sont pas infinies.
La responsabilité de votre département informatique est de dédier des ressources pour maintenir et supporter vos applications. S’il s’agit d’une nouvelle application pour votre entreprise, vous devrez former et faire certifier votre personnel ou recruter de nouvelles compétences. Votre département informatique sera aussi responsable de l’exploitation et de la maintenance de l’application, ainsi que veiller à ce que cette nouvelle application soit toujours disponible a 99%. Chaque fois qu’une montée de version devra être installée et qu’un correctif devra être appliqué, d’autres ressources informatiques seront nécessaires. La formation des utilisateurs est un facteur important de la réussite de votre projet. Généralement, c’est encore au département informatique qu’incombe cette responsabilité. Le support est enfin un des points critiques du projet. Lorsqu’un utilisateur a des problèmes avec l’application, cela peut entraîner une perte de productivité, et dans le pire des cas, un refus en bloc d’utiliser l’application de la part des autres collègues.
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4. LE MODELE ACHAT DE LICENCE Lors de l’achat traditionnel de licence, le modèle est basé sur l’achat d’un montant important de licence ainsi que sur le paiement d’une redevance de maintenance annuelle. Vous pouvez obtenir des réductions en fonction du nombre de licences achetées. Mais vous devez payer toutes ces licences si vous voulez bénéficier de ces remises. Ce modèle implique aussi de bien calibrer l’infrastructure informatique en fonction du nombre d’utilisateurs finaux : PC, Serveurs de développement et de production, réseau, back up, sécurité. Déployer physiquement l’application auprès de vos employés est de votre ressort. Maintenir toute cette architecture est aussi de votre responsabilité
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5. LE MODELE ONDEMAND
Une solution Ondemand se base sur un tarif lié généralement aux nombres d’utilisateurs actifs. Vous payez une location mensuelle à la demande. Cette location est toujours en adéquation avec le nombre d’utilisateurs réels. Une solution Ondemand ne demande généralement pas de renouvellement d’architecture informatique car son déploiement utilise directement Internet. De plus, c’est l’éditeur de la solution Ondemand qui assure le maintien des fonctionnalités, les montées de version, l’infrastructure, la formation, les back up, la sécurité et la maintenance. Tous ces services sont compris dans le prix de location mensuel.
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6. TOTAL COST OF OWNERSHIP Pour mieux comprendre le calcul de TCO de solutions Ondemand, le Gartner Group dans un livre blanc intitulé « The Three-Year Total Cost of Ownership for CRM » compare la mise en place d’une solution de CRM auprès de 170 utilisateurs. Ce benchmark incluait une solution de CRM Ondemand (SOL 1) et un éditeur de solution CRM Midmarket (SOL 2) :
170 utilisateurs : 100 Commerciaux 50 Services après vente 15 Direction Générale 5 Marketing
Intégration Installation du software Installation de la Base de Données Une interface vers le système existant Conversion des données Paramétrage de la solution Formation des utilisateurs
Les tableaux ci dessous restituent l’analyse détaillée. Les montants exprimés sont en $.
TOTAL COST OF OWNERSHIP YEAR 1
On Demand
SOFTWARE Subscription / License Maintenance Database licenses and support HARDWARE Servers Upgrade of End users PC PEOPLE Customization Integration Data conversion Training Internal staff to deploy Implementation Cost System Administrator salary Developer Salary Internal help desk TOTAL
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Licence
SOL 1 192 375 192 375
0
45 000 5 000 15 000 10 000 15 000
237 375
SOL 2 223 475 169 600 42 400 11 475 74 000 18 000 56 000 420 076 8 000 35 000 10 000 21 300 79 776 146 000 40 000 40 000 40 000 717 551
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TOTAL COST OF OWNERSHIP YEAR 2
On Demand SOL 1 192 375 192 375
SOFTWARE Subscription / License Maintenance Database licenses and support HARDWARE Servers Upgrade of End users PC PEOPLE Customization Integration Data conversion Training Internal staff to deploy Implementation Cost Upgrade cost System Administrator salary Developer Salary Internal help desk TOTAL
TOTAL COST OF OWNERSHIP YEAR 2
Licence
0
0 0 0 0 0
192 375
On Demand
SOFTWARE Subscription / License Maintenance Database licenses and support HARDWARE Servers Upgrade of End users PC PEOPLE Customization Integration Data conversion Training Internal staff to deploy Implementation Cost Upgrade cost System Administrator salary Developer Salary Internal help desk TOTAL
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SOL 2 42 400 0 42 400 0 0 0 0 145 000 0 0 0 0 0 0 25 000 40 000 40 000 40 000 187 400
Licence
SOL 1 192 375 192 375
0
0 0 0 0 0
192 375
SOL 2 42 400 0 42 400 0 0 0 0 145 000 0 0 0 0 0 0 25 000 40 000 40 000 40 000 187 400
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Selon cette analyse du Gartner (cf tableau ci dessous), le TCO cummulé pour une solution Ondemand représente quasiment la moitié du TCO du modèle achat de licence. En d’autres termes, le TCO du modèle d’achat de licence est environ 2 fois plus cher que celui d’une solution Ondemand .
TOTAL COST OF OWNERSHIP
On Demand
Licence
YEAR 1 YEAR 2 YEAR 3
SOL 1 237 375 192 375 192 375
SOL 2 717 551 187 400 187 400
TOTAL COST PER USER
622 125 3 660
1 092 351 6 426
De même, un autre argument souvent cité en faveur de l’achat d’une solution, est que même si l’achat des licences dès la première année nécessite un investissement en cash très important, la courbe des investissements cumulés s’inverse finalement en année 4 et que l’investissement « d’achat » est ainsi beaucoup plus rentable sur le long terme. En fait, il n’en est rien, comme l’affirme le Gartner Group et le cabinet d’analyse IDC. Selon le cabinet IDC, l’inversement de tendance de la 4eme année ne se réalise même pas.
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EN CONCLUSION, CHOISIR UNE SOLUTION ONDEMAND EST DONC 2 FOIS PLUS RENTABLE Nous avons tenté au travers de ce livre blanc d’effectuer une analyse objective des critères de choix entre l’achat de licence traditionnelle et le déploiement d’une solution Ondemand. On Demand TOTAL COST OF OWNERSHIP Subscription / License €€€ Maintenance Database licenses and support Servers Upgrade of End users PC Customization € Integration € Data conversion € Training € Internal staff to deploy Implementation Cost System Administrator salary Developer Salary Internal help desk
Licence €€€ € € € € € € € € €€ €€€ € € €
Dans le modèle d’achat de licence, le client achète une licence à vie. Cela lui donne l’impression de « posséder » la solution et de pouvoir l’utiliser comme il le souhaite. Alors pourquoi louer au lieu d’acheter, surtout si vous souhaitez utiliser la solution sur une longue période de temps ? Tout simplement parce que vous aurez tout d’abord choisi une solution répondant à vos enjeux business. Désormais, les solutions Web Ondemand répondent non seulement à vos besoins, mais rivalisent aussi fonctionnellement avec les meilleures solutions traditionelles du marché. Ce qui vous donne le choix entre les deux modèles. Ensuite, parce que louer une solution Ondemand est quasiment 2 fois moins cher que l’achat de licence. Il suffit pour en être convaincu d’analyser les montants liés aux coûts de personnels pour déployer et maintenir une solution achetée. Louer une solution Ondemand est donc plus rentable que d’acheter des licences, lorsque tous les coûts cachés sont bien pris en compte dans l’équation. Enfin, parce que la révolution apportée par les solutions Ondemand, SaaS, ASP permet aux entreprises de choisir leurs applications et de laisser l’éditeur de la solution Ondemand délivrer tous les services nécessaires à son exploitation. L’entreprise cliente a donc l’usage total des fonctionnalités sans avoir à en supporter l’exploitation. Et tous ces services sont compris dans le prix de location mensuel.
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