Brugermanual //
Kalender system
Claim your freedom - bring life to your passion
—
Sådan kommer du i gang Login Introduktion
To do liste Opret ny kunde Opret event Opret ferie Opret optaget Tilføj medarbejdere Tilføj truck
Farvenes betydning Ikoner Cirkler
Kommunikationsdiagram HiiYou forespørglser Web ordrer
Indholds fortegnelse
—
Brugermanual
Kom i gang sådan gør du —
Kom i gang
—
Først og fremmest skal du gå ind på vores hjemmeside: www.hiiyou.org/catering Klik på Login til højre øverst på siden. Login Din login oplysninger får du tilsendt via email. Hvis du ikke har fået dem endnu skal du ringe til 70 26 00 40 og bede om at snakke med Karina eller Jacob. På login siden taster du dit brugernavn, adgangskode og trykker dernæst på OK.
Introduktion
—
Når du logger ind, vil du blive mødt af kalendersystemet, der har følgende funktioner:
01 02
03
01 Menu Øverst på siden kan du navigere til de undersider der er på hjemmesiden. 02 Tilføj event I toppen af to do listen har du mulighed for at tilføje en event, catering, optaget eller ferie. 03 Logud Her logger du din bruger ud. 04 To do liste Listen til højre for kalenderen indeholder events i form af festivaler, catering og salgsmuligheder.
04
Brugermanual
To do liste ja tak til opgaver —
På denne side kan du tidsregistrere og holde styr på din eller dine medarbejderes
To do liste
—
timer. Tryk på plus tegnet til højre for at tilføj timer.
Løbende får du forespørgsler fra os i teamet angående catering og andre salgsmuligheder - disse kommer op på din to do liste, som du bedes tage stilling til.
Tip For at undgå at din liste bliver alt for lang og uoverskuelig, anbefaler vi, at du dagligt tager stilling til forespørgslerne. Start Klikker du på en forespørgsel, vil du blive videresendt til en side hvor du har mulighed for at læse mere om eventen. Her kan du læse alt fra eventens adresse, dato, gæste antal, opstilling, betalingsbetingelser m.m.
Yderst til højre kan du vælge at takke ja eller nej til forespørgslen. Du kan også skrive en note, hvis du har brug for det. Husk at trykke send.
Brugermanual
Opret ny kunde —
Opret kunde
—
Når du får catering opgaver opfordrer vi dig til at bruge Hii You catering system så du har overblik over hvornår du er booket og hvornår du har events osv. Det er vigtigt, at du opretter kunden, før du opretter eventen.
// TRIN 1
I menuen øverst på siden skal du klikke på Kunder. Derefter vil du blive videresendt til en underside hvor du kan se en oversigt af dine kunder, oprette en ny kunde eller slette en eksisterende kunde. Se hvordan du opretter en kunde på næste side.
Opret ny kunde
— Trin 1
For at oprette en ny kunde, skal du trykke på opret ny ikonet
Trin 2 Udfyld formularen og husk at bruge en gyldig adresse. Opretter du en privatkunde, skal du ikke udfylde cvr nummeret Husk at trykke på gem knappen
Brugermanual
Opret event —
01 // STEGEPLADE
Opret event
—
Når du har oprettet din kunde, kan du tage næste trin og begynde at oprette events. Trykker du på Tilføj event knappen, vil du se, at du enten kan oprette en catering, optaget eller ferie. Her vil vi tale om catering. Vi anbefaler, at du bruger kalenderen til alle dine aktiviteter i food trucken, så du har bedst mulig overblik. Se hvordan du opretter en catering event på næste side.
Opret catering
—
Trin 3 Til højre kan du tilføj en gyldig dato og tid ved at trykke på plus ikonet til højre
Trin 1 For at oprette en catering, skal du trykke på Tilføj event på forsiden. Vælg catering
Trin 2 Udfyld formularen og husk at taste en gyldig adresse
Brugermanual
Opret ferie —
Opret ferie
—
Når du vil afholde ferie opfordrer vi dig til at lægge dine feriedage i kalendersystemet, så vi ved om vi kan sende dig tilbud om catering opgaver eller andre salgsmuligheder.
Trin 1 For at oprette ferie, skal du trykke Tilføj event på forsiden. Vælg ferie
Trin 2 Udfyld formularen og tryk gem
Brugermanual
Opret optaget —
Opret optaget
—
Trin 3
Er du booket over en periode, så kan du nu også
Du kan vælge om du vil være 100%
markere det i kalenderen. Lidt ligesom Ferie funktionen,
optaget eller du kun er 50% optaget, dvs.
vil vi i teamet kunne se, om vi kan sende dig tilbud om
at du godt vil have muligheden for at takke
catering opgaver eller andre salgsmuligheder.
ja hvis forspørgslen er mere attraktiv end det du allerede er til.
Trin 1 For at oprette optaget, skal du trykke Tilføj event på forsiden. Vælg optaget
Trin 2 Udfyld formularen og vælg en gyldig dato
Brugermanual
Medarbejdere tilføj nye —
Tilføj medarbejder
—
Når du løbende får flere eller nye medarbejdere i din Food Truck kan du nu også holde styr på deres kontaktinformationer i systemet. Tidsregistrering Når du opretter events kan du ydermere holde styre på hvor mange timer bestemte medarbejdere har været på arbejde, da du har muligheden for at registrere tid. Dette kan du gøre når du er inde på selve eventen. Se hvordan du tilføjer en medarbejder på næste side.
Trin 3
Tilføj medarbejder
—
Udfyld formularen med gyldig mail adresse, mobil telefon og husk at adgangskoden skal indholde både et stort bogstav og tal
Trin 1 For at tilføje medarbejder, skal du trykke Medarbejdere i menuen
Trin 2 Tryk på ny medarbejdere ikonet
Brugermanual
Tilføj food truck —
Tilføj truck
—
Går det godt med forretningen, som vi selvfølgelig håber på det gør, kan du have lyst til endnu en Food Truck. Det er derfor en god ide at registrere informationer om trucken inde i systemet. Se hvordan du tilføjer en truck på næste side.
Tilføj truck
— Trin 1
For at tilføje en truck, skal du vælge truck i menuen
Trin 2 Udfyld formularen og tryk gem
Brugermanual
Farverne ikoner, cirkler —
Farvenes betydninger
—
Hvis du vælger Events i menuen øverst på siden, vil du se kalenderen og en oversigt af events som du, som partner, skal tage stilling til. Det kan være events som du skal angive omsætninger for, opgaver som du blev inviteret til af HiiYou teamet, og salgsmulighederne. Hver
opgave
invitation
fra
HiiYou,
salgsmulighed eller events der kræver angivning af omsætning vil have en bestemt farve og ikon. Disse vil blive forklaret i de næste sider.
Ikoner
—
Der er bestemte ikoner for bestemte typer events. Nedenunder ser du de ikoner der er, og som du kommer til at se til højre for din kalender. På denne måde kan du hurtig skelne imellem de forskellige typer events der er på din oversigt.
// TRIN 1
Catering ikon Egen event ikon Festival ikon Salgsmulighed ikon HiiYou event ikon
Cirkler
—
Cirklerne nederst til højre for hver event har forskellige farver og betydninger. Disse farver vil blive forklaret nedenunder. Hver
opgave
invitation
fra
HiiYou,
salgsmulighed eller events der kræver angivning af omsætning vil have en bestemt farve og ikon.
Rød cirkel betyder, at du skal tage stilling til om du vil godkende eller afvise invitationen som vi har tilbudt dig Gul cirkel betyder, at du nu har taget stilling til invitationen og afventer nu vores endelig beslutning om du kan deltage i eventen Blå cirkel betyder, at du mangler at angive omsætning af en event der har været
Brugermanual
Kommunikations diagram —
Kommunikationsdiagram
—
De invitationer som vises i din to do liste, til højre for din kalender under Events, kommer enten fra Hii You Catering’s website eller fra os direkte. For at hjælpe dig med at forstå den omfattende kommunikationsflow vil vi forklare kommunikationsgangen på de næste sider når du: 1) Får web ordrer 2) Får invitationer af teamet angående et arrangement eller en salgsmulighed.
”Vi sender dig invitationer som du bedes tage stilling til”
—
Forespørgsler fra HiiYou.org
Web ordrer
—
—
Når vi holder egne events, samarbejder med festivaler, får catering
Du vil løbende få catering ordrer gennem hjemmesiden, og disse
opgaver eller salgsmuligheder, vil vi gerne sende dig invitationer,
ordrer vil vise sig som invitationer til højre for din kalender, som du
som du bedes tage stilling til.
bedes tage stilling til.
Du vil modtage en mail og sms - hvor du bedes bekræfte eller afvise
Du vil modtage en mail og sms - en forespørgsel, hvor du bedes
opgaven. Mailen indeholder info omkring sted, dato, antal gæster,
bekræfte eller afvise opgaven. Mailen indeholder info omkring
afregning til arrangør, afregning til Hii You og kontaktoplysninger.
sted, dato, antal gæster, menuvalg og pris.
Kommunikationsdiagram Forespørgsler fra HiiYou.org
—
Forespørgsel sendes Ja tak
Vi bekræfter dig
Nej tak
Vi afviser dig
01 Du modtager en mail påmindelse én uge før arrangementet 02
Vi sender dig en mail om, at vi har fået din afvisning
Du modtager en mail der informerer dig om, at du ikke er bekræftet til opgaven
Du modtager en mail påmindelse om indkøb 3 dage før
03 Du modtager en mail dagen efter arrangementet Her skriver du til os om din oplevelse, yderligere feedback og indberetning af ekstra omsætning
Kommunikationsdiagram Web ordrer
—
Forespørgsel sendes Ja tak
01 Du modtager en mail påmindelse én uge før arrangementet
Nej tak 02
Vi sender dig en mail om, at vi har fået din afvisning
Du modtager en mail påmindelse om indkøb 3 dage før
03 Du modtager en mail dagen efter arrangementet Her skriver du til os om din oplevelse, yderligere feedback og indberetning af ekstra omsætning
Support
—
Har du brug for hjælp, kan vi altid kontaktes på 70 26 00 40 Spørg efter Karina eller Jacob hvis du er i tvivl om noget.
HiiYou.org
Refshalevej 147 1432 København 70 26 00 40
—