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GUIA PARA CURSO OPUS 2014
I.- INSTALACION DEL PROGRAMA. (30 min.) - Explicación de Instalación del Sistema y plataforma de desarrollo. II.- GENERACION Y MANEJO DE PROYECTOS U OBRAS. ( 30 min.) - Creación de Obra. - Configuración de Parámetros del Proyecto. III- CATALOGOS DE INSUMOS. ( 3 hrs) - Catálogo de Materiales: Alta de Básicos y Compuestos. - Catálogo de Mano de Obra: Alta de Básicos y Compuestos. - Catálogo de Herramienta. - Catálogo de Equipo: Análisis de Costo Horario y alta de Equipo en Renta. - Catálogo de Auxiliares. - Catálogo de Matrices. - Catálogo de Fletes. - Catálogo de Subcontratos. IV.- ESTRUCTURA (1 HR.) - Estructura u Organización de la Hoja de Trabajo del Presupuesto o Proyecto. V.- ELABORACION DE PRESUPUESTO. ( 3 HRS.) - Estructura u Organización de la Hoja de Trabajo del Presupuesto o Proyecto. - Alta de Conceptos en la Hoja de Presupuesto. -
Transferencia de cualquier Catalogo a la Hoja de Trabajo del Presupuesto, utilizando los filtros.
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Trabajar con dos o más Obras abiertas.
VI.- UTILERIAS DEL SISTEMA. ( 3 HRS.) -
Copia de Obras o Proyectos. Respaldo y Restauración de Obras (Empaquetado y Desempaquetado a través de OPUS). Borrado de Obras. Importación de Obras de OPUS 2010. Importación de Obras de Excel (A través de Liga Office).
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Resumen de Capítulos.
VII.- CALCULO Y APLICACIÓN DE FSR. ( 1 HR.) - Factor de Salario Real (FSR) Configuración y Justificación. VIII.- HERRAMIENTAS DEL SISTEMA. ( 1 HR. ) - Explosión de Insumos. -
Configuración e integración de columnas. Filtros para organización de Vistas de catálogos.
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Cambio de Costo de la Obra.
IX.- REPORTES DE IMPRESIÓN. ( 2 HRS. ) - Configurar Encabezado y Pie de Página. - Impresión de: Presupuesto, Presupuesto de Mano de Obra, Análisis de Precios Unitarios y Explosión de Precios Unitarios. - Impresión de Catálogos de Insumos: Materiales, Mano de Obra, Herramienta, Equipo, Auxiliares Matrices, Fletes y Subcontratos. - Impresión de Explosión de Insumos. - Impresión de Resumen de Agrupadores. - Exportación de Reportes a PDF, HTML Y EXCEL. X.- PROGRAMACIÓN DE OBRA. ( 3 HRS.) - Configurar y Generar Programa de Obra, Configurar Escala, Configurar Calendario, Dibujar barras de duración, Configurar la Presentación de los Datos y Generar Ruta crítica. - Generar programa de Suministros. - Herramientas de Programa de Obra. - Impresión de Reportes. XI.- ANALISIS Y JUSTIFICACION DE SOBRECOSTOS. ( 2 HRS.) - Cálculo y Justificación de Indirectos. - Justificación de Financiamiento (cálculo en Programa de Obra). - Justificación de Utilidad. - Otros cargos.
El sistema se divide en dos Módulos Principales: 1.- Módulo OPUS PRESUPUESTO PROGRAMABLE. Incluye todo el temario previamente detallado y algunas herramientas más que no se ven en este curso, con este Módulo se pueden elaborar cualquier tipo de Presupuesto o cualquier tipo de Concurso, sea de Obra Privada u Obra Pública. 2.- Módulo OPUS PLANEACION Y CONTROL INTEGRAL. Incluye todo lo de OPUS Presupuesto Programable, más el Módulo de Planeación y Control de la Obra, donde se contempla la forma en que se va a planear cómo se va ejecutar la Obra ya asignada, como son los diferentes tipos de Contratos, el catálogo de Contratistas, el Control del Almacén, Generación de Requisiciones. Nota: Esta nueva versión de Sistema OPUS ya está desarrollada en una plataforma de una base de datos SQL, la cual viene integrada en el disco de instalación por el caso de que el equipo donde se instale no cuente con dicha base. La instalación se realiza de una manera muy sencilla, solo se inserta el CD que viene con el sistema y en automático ejecuta un AUTORUN, en el cual solo hay que seguir las instrucciones, en realidad se aplican las opciones de “default”. Al término de la Instalación en el Escritorio de su computadora se muestran dos iconos, uno es del “Presupuesto Programable” y el otro es de “Planeación y Control Integral”. GENERACION Y MANEJO DE PROYECTOS. Al entrar al Sistema, dando doble click con el mouse en el icono Presupuesto Programable, que se genera automáticamente en el escritorio, al instalar OPUS 2014, lo primero que aparece es la presentación del sistema con su nueva forma, y en automático nos posiciona en la Opción de Inicio, donde empezaremos a crear nuestro nuevo Proyecto u Obra a trabajar. Al darle un click a la opción de crear, nos envía a una caja de dialogo donde nos indica qué nombre de proyecto queremos implementar, además cuenta con una opción que está habilitada para que configuremos inmediatamente dicho proyecto.
En cuanto se le da aceptar, aparece una pantalla donde se deberán poner los Parámetros Generales del Proyecto en cuestión y está dividida en dos secciones, una de “Datos” y otra de “Configuración”. La Sección de “Datos” contiene: Proyecto, Concursante Cliente y Licitación; La sección de “Configuración” contiene: Cálculos, Sobrecostos, Monedas, Mano de Obra, Maquinaria y Equipo, y Naturalezas.
Proyecto, contiene dos pestañas: Información General, que es donde se colocarán todos los datos generales del Proyecto, como Descripción, Domicilio, etc. Fechas, es aquí donde aparecerán las fechas, tanto del Programa de Obra, como del financiamiento si así se requiere. Concursante, contiene tres pestañas, Información General, la cual contiene todos los datos del concursante, como son Nombre, domicilio, etc. Responsables, contiene Nombre y Cargo. Registros y Certificados, contiene Descripción y Registro.
Cliente y Licitación, contiene datos similares a los de Concursante. Para la sección de Configuración empezamos con: Cálculos, en ésta sección se pueden aplicar los parámetros generales, el Impuesto, el No. de Decimales en sus diferentes Vistas, y las Escalatorias.
Sobrecostos, aquĂ se aplican los porcentajes para calcular el Financiamiento, tanto en moneda Nacional, como en moneda Extranjera y la utilidad.
Monedas, aquĂ es donde se configuran los Tipos de Moneda, Tanto Nacional Como Extranjera.
Mano de Obra aquí es donde se elige la plantilla de FSR y si se quiere aplicar al personal en Indirectos, así como algunas variables del FSR.
Maquinaria y Equipo, aquí se contemplan todos los parámetros del Cálculo del Equipo y los Factores de Costo Horario.
Naturalezas aquí se contemplan los diferentes tipos de Recursos, los cuales pueden tener un Alias y una fórmula.
Cuando se ha terminado de realizar toda la configuración de los parámetros generales del proyecto y se le da click en “Aceptar”, nos despliega la Hoja de Trabajo del Presupuesto, con sus Opciones de “Propuesta", Insumos y Ejecución.
IV.- CATALOGO DE INSUMOS a).- Catálogo de Materiales. Comenzaremos a dar de alta Insumos Materiales en el Catálogo de Materiales. Se le da doble click en “Materiales” y nos despliega su formato de hoja de trabajo; para dar de alta insumos nuevos se puede hacer con click derecho de mouse y click normal en elemento, o directamente con la tecla “Insert” y nos despliega una caja de diálogo para teclear una clave del insumo a integrar y al darle Aceptar desplegará la caja de características del insumo que se dará de alta. Aquí se contemplan los sig. Campos: 1.- Clave, este campo es de vital importancia, ya que si no se da una clave, el insumo no se aplica o se da de alta. 2.- Tipo, este campo muestra al tipo de insumo a utilizar, en este caso por default es material, y se tiene dos opciones, Simple o Compuesto. 3.- Unidad, en este campo se elige la unidad, aquí ya vienen las más comunes, y si no, se teclea la que se desee. 4.- Fecha, este campo genera la fecha de creación del insumo. 5.- Familia, en este campo se agrupa el insumo, el cual puede servir para identificarlo de esta manera. 6.- Subfamilia, es similar al de familia, si es que se quiere subdividir todavía más el grupo. 7.- Costo M. N. ó Costo M.E., en estos campos se aplica el costo directo, tanto en Moneda Nacional(Pesos), como en Moneda Extranjera. 8.- Costo Base, Costo Final, en estos campos se mostrará el costo más algún sobrecosto que pudiera tener el costo directo. 9.- Clave de Usuario, este campo es opcional, puede utilizarse o no y no afectará para nada a las características del Insumo. 10.- Descripción. En este campo es donde se describe el insumo, tanto como se requiera. Se tienen además dos opciones que son Datos Adicionales y Otros Datos, donde se podrán aplicar Sobrecostos, y el origen del Insumo.
b).- Catálogo de Mano de Obra En este catálogo se dan de alta todos los insumos de mano de obra únicamente, y pueden ser simples o compuestos, simples es como viene la plantilla por default, y compuestos se activa la opción “Insumo Compuesto”, de igual manera que el catalogo de
materiales, con algunas variantes en los campos, además aquí se puede o no aplicar el FASAR o Factor de Salario Real que es la plantilla que trae integrada el Sistema y apegada a Ley de Obra Pública. También se incluye la opción de Datos Adicionales donde se pueden aplicar sobrecostos.
c).- Catálogo de Herramienta. Este catálogo es donde se agrupa la Herramienta Menor o Herramienta Manual, como puede ser: palas, picos, martillos, macetas, pinzas, desarmadores, incluso carretillas o taladros pequeños, etc, etc. Este insumo, por costumbre y por default el sistema muestra la Unidad “%mo”, como se muestra en la sig. Imagen.
d).- Catálogo de Equipo. En este catálogo se pueden integrar los Equipos analizados, ya sea como Costos Horarios o como Costo Renta de equipo. Al querer dar de alta el insumo, ya sea como costo horario o como renta las características de la plantilla son similares a los anteriores catálogos, como se muestra en la sig. Imagen.
Cuando el equipo se analiza como costo horario, el desglose del insumo es diferente que si fuera un equipo en renta, como se muetra en la sig. Imagen.
En esta plantilla de desglose se muestran los tres rubros que componen, o deben de componer los Costos Horarios, como son: Cargos Fijos, Cargos por Consumos y Cargos por Operación, si un análisis de equipo no contempla alguno de estos rubros, puede ser motivo de descalificación en una Licitación Pública. Cargos Fijos, son los parámetros o características que debe contener un equipo desde su adquisición. Consumos, en este rubro van precisamente, como su nombre lo indica, todos los parámetros de consumo. Operación, en este rubro se integra el insumo de mano de obra u Operación del equipo en cuestión.
e).- Catálogo de Auxiliares. Este Catálogo tiene las mismas características que el Catálogo de Materiales, con la diferencia que el insumo siempre será un insumo compuesto, no hay Auxiliares simples; siempre tendrá un análisis o desglose, como se muestra en la imagen. El análisis se realiza dando de alta los insumos de la misma manera que si se diera de alta un insumo simple(material, mano de obra, herramienta, equipo).
f).- Catรกlogo de Matrices, en este catรกlogo es donde se dan de alta las Actividades Propias de un Presupuesto, como pueden ser, Limpiezas de Terreno, Trazos, Excavaciones, Muros, Salidas Elรฉctricas, Etc. Etc. En este catรกlogo siempre se realizarรก un desglose o anรกlisis, como se muestra en la sig. Imagen. Para realizar el anรกlisis es exactamente igual que el catรกlogo de auxiliares, y recordando que en este catรกlogo no hay cantidad, solo el Precio Unitario. Las cantidades de Matrices se verรกn aplicadas en la Hoja de Presupuesto (HP).
g).- Catรกlogo de Fletes, este catรกlogo se integra exactamente igual que un catรกlogo de Materiales, y puede ser simple o compuesto, con la diferencia que este insumo debe ser un traslado o flete de algo, para que sea congruente con el mismo.
h).- Catálogo de Subcontratos, este catálogo se integra exactamente igual que un catálogo de Materiales, y puede ser simple o compuesto, además se puede elegir el tipo, puede ser Subcontrato, Acarreo o Destajo.
V.- ELABORACION DE PRESUPUESTO. Empezaremos trabajando con la Hoja de Presupuesto que se genera cuando se crea la Obra o Proyecto Nuevo. En esta hoja es donde se realiza la Estructura, Detalle o Presentación del Presupuesto a realizar. Esta Vista u Hoja de Trabajo se va a llenar de una manera similar a como se hace en los catálogos, con la diferencia de que aquí además de tener Elementos, se tienen Agrupadores y Agrupadores en siguiente nivel, los cuales se integran de la sig. Manera: 1.- Puede ser con el botón derecho del mouse, al dar click en este botón parece un menú de opciones, cuando es la primera vez que se va a dar de alta algo en la hoja de trabajo, solo aparecen activas las dos primeras opciones que son elemento y agrupador.
2.- TambiĂŠn se puede hacer con el icono que se tiene en la barra de iconos que dice Elemento y el cual tiene una punta de flecha hacia abajo, que al presionarla nos despliega tres opciones, que son: elemento, agrupador y agrupador en siguiente nivel, cuando es la primera vez que se va a dar de alta algo, solo aparecen activas, las dos primeras opciones. Cuando ya existe algo integrado en la vista, se activan todas las opciones de ambos menĂşs.
Entonces para empezar a estructurar la Hoja de Presupuesto la primera opción a elegir será “Agrupador”, el cual representará el Título del Proyecto; este Agrupador será el agrupador mayor el cual contendrá todos los siguientes Agrupadores que estarán como Agrupadores en siguiente Nivel. Cuando ya se tienen Agrupadores y se quiere insertar un concepto simplemente se le da click en el icono de “Elemento” o la tecla “insert” o “Ins” del teclado y directamente coloca un renglón el cual se convertirá en concepto, cuando se le asigne una clave. La sig. Imagen nos muestra la estructura: Agrupador Mayor o Agrupador Principal. Agrupador en Siguiente Nivel. Elemento o Concepto. Agrupadores al mismo Nivel.
Ya que se tiene la estructura definida, se procede a alimentarla con conceptos nuevos, generados desde inicio (clave, descripción, unidad, cantidad, Precio Unitario y Total), como se realizó en el catálogo de matrices, o se pueden integrar conceptos o matrices ya generadas, tanto en el catálogo de matrices del mismo Proyecto u Obra, o de cualquier obra previamente abierta o cualquier base de datos con que se cuente. Para poder importar información de dichos catálogos, las obras deben de haberse abierto previamente; la consulta o búsqueda de matrices se realiza con la tecla de Función de su teclado “F5”. Al utilizar “F5” nos despliega la siguiente pantalla. Cuando se consulta por primera vez, siempre aparece solamente el proyecto en cuestión, sin embargo se cuenta con la opción “opciones de búsqueda”, la cual nos despliega todos los catálogos disponibles a consultar, si no están activos, se pueden activar aplicando una marca(paloma) en el cuadro al lado izquierdo del catálogo, para poder visualizarlo y utilizar las matrices necesarias.
Ya que se tienen definidos o activados los proyectos a consultar, en la pantalla de “Búsqueda de recursos” se elegirán las matrices requeridas marcándolas con una paloma en el cuadro correspondiente de la columna marcado. Para esta búsque da se puede utilizar el filtro o filtros que se tienen debajo de la barra de dialogo. Se puede realizar cualquier búsqueda, combinando columnas, o columnas individuales; cuando se ha decidido que matrices utilizar, simplemente se da click en la opción “Transferir marcados” y casi en automático se integran a la hoja de Presupuesto. También se pueden aplicar matrices de una en una, simplemente eligiendo que matriz se quiere sin marcarla en el cuadro de la columna marcado, arrastrándola hacia la hoja de Presupuesto y soltándola en la ubicación que se decida; cuando se realiza con cualquiera de las dos opciones mostrará que se quiere hacer, si “Copiar”, “Reemplazar Matriz” o “Reemplazar descripción y unidad”. Con la opción “Copiar” la matriz se integra tal cual está en el catalogo origen. Con la opción “Reemplazar Matriz” si la matriz se coloca en un concepto ya existente elimina la matriz que tiene originalmente e inserta la nueva matriz preguntando si reemplaza insumos que ya contenga esta matriz, si está vacía, no importa si se activa la opción de reemplazar insumos, pero además mantiene la descripción original. Con la opción “Reemplazar descripción y unidad” solo se reemplaza la descripción y unidad manteniendo el análisis y clave original.
Lo que se acaba de hacer sirve para integrar Matrices de cualquier obra o catalogo. Cuando ya se tiene un catĂĄlogo estructurado tambiĂŠn se puede copiar conceptos o Agrupadores completos, dentro del mismo Presupuesto, como se muestra a continuaciĂłn.
Esto se muestra cunado se quieren copiar partidas o Agrupadores completos, y se hace de dos maneras, como son: Utilizando la función drag and drop, que quiere decir arrastrar y soltar o utilizando la opción de copiar y pegar; se muestran tres opciones: Copiar, al elegir esta opción lo que se realiza, es una copia fiel de todo el agrupador, en donde sus conceptos se copian con la misma clave, tanto de concepto, como de matriz, con la condición que si se modifica cualquier cosa en el concepto original se modifican en la copia, quiere decir que son dependientes el uno del otro, solo la cantidad y la clave de concepto son independientes. Copiar concepto y crear nueva matriz, si se elige esta opción, lo que se realiza es una copia de todo el agrupador con sus conceptos, pero cambia, tanto la clave de la columna clave, como la clave de la matriz, de tal manera que a los conceptos los vuelve independientes , esto quiere decir que si se modifica cualquier cosa en el original, la copia se mantiene intacta. Mover, al elegir esta opción, lo que se realiza es simplemente mover de lugar el agrupador elegido con todo y sus conceptos. Si se quiere copiar solamente un concepto el menu que se sespliega es el sig., se observa que al menú anterior se le agrgegó la opción de “reemplazar matriz” y “crear y asociar nueva matriz en el mismo concepto”.
Copiar, Copiar concepto y crear nueva matriz y Mover, realizan la misma función que en el menú anterior. “Reemplazar matriz”, la función que realiza es que si yo arrastro o copio una matriz y la inserto en un concepto ya integrado borra la matriz que ya contenga dicho concepto y pega la nueva, pero mantiene la descripción original del concepto. “crear y asociar nueva matriz en el mismo concepto”, con esta función lo que se realiza es integrar una matriz para reeplazar a la que ya existe en un concepto, pero con la característica de que me crea un clave de matriz temporal, para que me vuelva independiente el análisis de la original.
Para terminar con la Estrucutura o presentación del Presupuesto se tiene tambien un apartado de opciones de Estructura, como se muestra en la imagen.
Existen 4 opciones que son: “Incrementar” “Decrementar” “Mover arriba” “Mover abajo” Incrementar, lo que hace es incrementar el nivel del agrupador de 1 hacia infinito para dejar el agrupador como se requiera. Decrementar, mueve el agrupador de infinito hacia 1, donde “1” es el primer nivel de los agrupadores. Mover arriba, desplaza un agrupador o concepto hacia arriba de uno en uno. Mover abajo, desplaza un agrupador o concepto hacia debajo de uno en uno.
VI.- OTRAS VISTAS. 1.- Resumen de Agrupadores. En esta vista lo que se presenta es en realidad el Resumen de Partidas, el cual se puede visualizar, dando click en la celda de la columna de signo (-) del Capítulo y se mostrará un signo “+”, de esta forma lo que se tiene es la compresión de todos los agrupadores que contenga el nivel Capítulo, se la da nuevamente un click al signo “+” y se obtiene el Resumen de Partidas. En este Resumen de Partidas se observa que la columna de “unidad”, “cantidad” y “precio unitario no tienen datos, por lo tanto si se desea se pueden quitar de la vista, y hacer la impresión del Reporte sin que estas aparezcan, este formato u orden se puede guardar y posteriormente utilizarlo en cualquiera de las obras que se tengan o que se vayan generando, para ya no tener que quitar las columnas mencionadas en cada una de sus obras.
2.- Desglose de Precios El desglose de precios se refiere específicamente al análisis que se desea hacer de cualquier actividad que se contemple en el Presupuesto(análisis de precios unitarios), exactamente como se hizo en el catálgo de “Auxiliares” y de “Conceptos”, al crear el concepto y especificarle los datos de Clave, Descripción, Unidad y Cantidad, al darle doble click en la celda de Precio Unitario, nos manda al desglose que se quiere realizar, estando ya en la vista de desglose se puede se puede hacer dicho análisis de la forma en que se ha venido haciendo, tecla “Ins” o las otras dos opciones, esto es cuando se quiere dar de alta un insumo que no exista, en ninguna otra obra o cualquier base de datos, pero si ya existiera o se quisiera buscar en cualquier otro catalogo, se buscará directamente con la tecla de función F5.
Por default al abrir el catálogo, nos manda al catálogo particular, sin embargo al darle click en la opción de “Opciones de buúsqueda” podemos activar cualquier catálogo previamente abierto en el Sistema. Al elegir el catálogo nos mandará a todo lo que contenga dicho catálogo, en el cual se pueden buscar los insumos de una manera práctica y funcional, utilizando la barra de filtro que se encuentra debajo de la barra de descripciones de columnas, tal como se realizó en la integración de matrices en la hoja de presupuesto, y se puede integrar los insumos, marcandolos o arrastrandolos directamente a la vista del desglose o análisis. 3.- Explosión de Insumos. Cuando ya se tiene terminado el Presupuesto, lo que procede a continuación será realizar la Explosión de Insumos, que es donde se verá todo lo que se requerirá en dicho presupuesto, aquí se observa la cantidad a utilizar de cada uno de los insumos, así como el monto en dinero y el porcentaje de incidencia. Para hacer esto, estando en la vista de Presupuesto, solo se le da doble click al icono que está etiquetado como “Explosión de Insumos” en la parte izquierda de la vista de la HP, nos despliega una pantalla donde se puede elegir si se requiera la explosión de Recursos básicos, Recursos compuestos o a Primer Nivel. Y eligiendo un tipo de insumo en particular o todos. También se puede realizar explosión de insumos única y exclusivamente de una Agrupador o algún Concepto en Particular, y eligiendo para cualquiera de estos solamente alguno o algunos de los tipos de catálogos (Materiales, M.O. , Herramienta, Equipo, Auxiliares y Conceptos) o si se prefiere solo explosión de insumos de insumos Compuestos, o a Primer nivel de Composición.
Lo primero que se debe hacer es dar click en el icono del Menú Principal Propuesta “Configurar Indirectos”, el cual se puede hacer de dos formas: 1.- Anualizado y 2.- Como un porcentaje del gasto total.
Anualizado. Esta opción le permitirá capturar los importes erogados cada período por concepto de indirectos de oficina central, mismos que se anualizarán. El sistema utilizará esta información para calcular un porcentaje de indirectos comparando ése monto anualizado con el monto total del ejercicio anterior. Por lo anteriormente mencionado, para utilizar este método de cálculo, será obligatorio capturar el dato "Monto de la obra ejecutada el ejercicio anterior..". Monto de obra ejecutada del ejercicio anterior o ingreso estimado de este año a costo directo. En este campo deberá capturar el monto de los ingresos obtenidos por su empresa el ejercicio (año) anterior, o el estimado de lo que pretende percibir el ejercicio en curso. Capture el monto anual de ingreso, ya que es requerido para el cálculo de indirectos de oficina (sólo en caso de que la opción Anualizado este seleccionada). Como un porcentaje del gasto total. % de gastos de oficina central de la obra con respecto a los gatos totales de oficina central. Se habilita si desea que el monto de indirectos de oficina central se deba tomar como una fracción de los mismos indirectos. El sistema requerirá que defina este porcentaje o fracción. Capture el porcentaje, el cual se aplicará en la columna del porcentaje de participación. Todos los importes se capturan en: En este campo usted elige el tipo de periodo (Días, Semanas, Quincenas o Meses) en el que necesite trabajar. Servirá para configurar la manera en que será mostrada la vista del programa de personal en indirectos. Fechas del Programa: Inicio. Fecha de inicio de la obra. Término. Fecha de término de la obra. Los Importes de personal se calculan a: La captura de los importes de personal se pueden fijar a salario base o a salario real. Si decide capturarlos a salarios base, entonces la justificación de su FSR se realiza con la plantilla que trae por default el sistema, pero se tiene que capturar el monto diario de cada Mano de obra. Es importante mencionar que si usted elige a salario real tendrá que aplicar el salario diario (Salario Base Unidad) incluyendo todo tipo de Prestaciones, como se muestra. Los demás rubros se calculan directamente, ya sea en la columna “Importe por Periodo Para Oficina Central” o “Importe por periodo para Oficina de Obra”.
Cuando ya se tienen capturados todos los datos, se le da click en el icono “Aplicar Indirectos” y posteriormente Transferir, este resultado se coloca en el Pie de Precios Unitarios. Ojo Ver la forma en que se calculan dichos porcentajes de indirectos.
Justificación de Financiamiento. El cálculo de financiamiento se basa en el programa de obra, por lo tanto, la primera condición para entrar a este procedimiento es haber concluido el presupuesto y programa de obra y mantener ambos a costo directo más indirectos. Se genera dando doble click en la Opción Cálculo de Financiamiento del Explorador de Proyectos.
Se observa que se tiene activa la opción “Sincronizar fechas con Programa de Obra”, ya que es como se realiza el cálculo. Periodos. Debe indicarse el tipo de periodo en el cual aparecerán los periodos del informe, ya sea en semanas, quincenas o meses. Ya que se a generado todo el cálculo de indirectos y se está de acuerdo con los cálculos o porcentajes se le da en el icono de “Aplicar Indirectos” en la opción Propuesta del menú Principal, y en automático se aplica al Pie de Precios Unitarios. Factores de Financiamiento. % a Pagar moneda nacional. Es el porcentaje de interés bancario por préstamo. Cuando se necesite dinero en la obra y no se tenga disponibilidad el dinero faltante se considerará como un préstamo bancario con su respectiva tasa de interés. % a favor moneda nacional. Es la tasa de interés bancario por saldos a favor. Periodo Primera estimación. Aquí debe introducirse el número del periodo en el cual se cobrará la primera estimación. Normalmente las estimaciones se aplican en el periodo siguiente al que se realizaron los trabajos, en cuyo caso, el primer cobro de estimación se realizará en el segundo periodo. Anticipos. Se muestra el Costo de la Obra y el Monto de Materiales, donde se pueden considerar sus respectivos anticipos. Aquí es donde se debe elegir el periodo donde se aplicará el anticipo, ya sea en dinero o porcentaje. Después de haberse generado el cálculo del porcentaje de Financiamiento y se está de acuerdo con él se le da doble click en la pestaña de “calcular”, y en automático se coloca en el Pie de Precios Unitarios.
Justificación de Utilidad. Para justificar la utilidad se le da click en la Opción “Cálculo de Utilidad” del explorador de Proyectos y en la sig. Pantalla lo único que hay que llenar es el campo de “% ISR”, “%PTU” y “Utilidad propuesta”, con estos datos se genera la justificación de la Utilidad, lo que si se tiene que revisar es que el impuesto sobre la renta sea el adecuado, y si no corregirlo, así como la participación de los trabajadores en las utilidades. Si los datos son los adecuados para llevar este porcentaje al pie de precios unitarios, simplemente se le da click en “Transferir a Presupuesto”.
IX.- HERRAMIENTAS DEL SISTEMA.
Herramientas de Impresión. Como ya se ha visto en las impresiones, tanto de los catálogos, como del presupuesto, para cualquier vista se harán con el icono de “vista preliminar” de la opción informes, del menú principal y leer la pantalla de características para elegir que es lo que se desea imprimir. Herramientas del catálogo de Insumos. Para accesar cualquier catálogo de insumos e importar insumos unitarios, compuestos, auxiliares e incluso Matrices se puede realizar con la tecla de función “F5”. Se pueden importar de la base de datos que trae integrada el Sistema que se llama ECOSTOS o de cualquier otra Obra que previamente se haya abierto para su uso; al elegir cualquier catálogo y decidir que insumos o Matrices se importarán, ya sea arrastrando y soltando en el lugar que se desee en la hoja de presupuesto o desglose de un concepto(Drag and Drop) o con la opción de marcado y posteriormente dar click en “Transferir Marcados” y automáticamente se integran al presupuesto o al análisis que se esté realizando.
Catálogo Universal. Este catálogo, se pretende que sea su propia Base de Datos, quiere decir, que todo lo que usted integre o de de Alta por primera vez, automáticamente se guardará tanto en el catálogo particular de la Obra en la que esté trabajando, así como en el Catálogo Universal.
Cambio de Costo de la Obra. El cambio del costo de Presupuesto o de la Obra se puede realizar con el icono “Importes” del menú principal de la opción Propuesta, nos lleva a una pantalla donde se puede elegir con qué criterios se va a hacer este cambio de costo, puede ser a 1er. Nivel o a 2º. Nivel, donde 1er. Nivel se refiere al primer desglose que se hace de los conceptos, y 2º. Nivel se refiere los insumos compuestos que hay en este desglose, y también se puede elegir en que rubros se quiere realizar dicho ajuste, si en materiales, mano de obra, herramienta, equipo, auxiliares, conceptos, subcontratos, acarreos y destajos, en la parte de arriba nos indica el costo actual y el costo deseado, que es donde se pondrá el nuevo costo, sin puntos ni comas y simplemente se le da aceptar, el Sistema realizará un proceso donde nos indica los cambios a realizar, para llegar al costo deseado. Este proceso también se puede hacer a nivel partida o agrupador, a nivel concepto y a nivel precio unitario, simplemente marcando la opción deseada y dar Click en “importes”
Configuración de Columnas. Para accesar a la configuración de columnas, se debe dar doble click en cualquier parte de la barra de diálogo donde se encuentran las descripciones de las columnas o botón derecho del mouse y formato de columnas al hacer esto encontramos que se puede modificar cualquiera de las columnas que están activas, con darle click encima de c/u de ellas y cambiar su descripción, su tipo de letra, color y tamaño, tanto en el título, como en los datos, así como la opción de imprimir en párrafo, visible e imprimible.
Trabajar con dos o más Obras abiertas. Esta opción se puede realizar teniendo dos o más obras abiertas al mismo tiempo, de las cuales se puede copiar todo un presupuesto de una obra a otra a costo directo, se puede copiar partidas o agrupadores completos, se puede copiar solo conceptos e incluso se puede copiar el análisis de alguno de los conceptos si así se desea. Para hacer esto se utilizan las mismas opciones que se utilizaron en el copiado dentro del mismo presupuesto: Marcar la opción deseada(Agrupador, concepto o análisis) y ya sea arrastrar con click de mouse, botón derecho del mouse y copiar.
X.- PROGRAMACIÓN DE OBRA. 1.-Configurar y Generar Programa de Obra, Configurar Escala, Configurar Calendario, Dibujar barras de duración, Configurar la Presentación de los Datos y Generar Ruta crítica. Para configurar el Programa de Obra, se le da click en la Opción de Propuesta del menú Principal, click en el icono Programación, se activa una opción más en el Menú Principal, que es “Programa”, el cual activa varios iconos relacionados con el Programa de Obra. Al hacer esto se genera un programa de Obra en blanco para que pueda ser alimentado de forma manual, si es que así se desea.
Se observa que aparece una vista de página dividida en dos partes, la parte izquierda corresponde al catálogo de conceptos con columnas adicionales, como son “Cantidad”, “Fecha de Inicio”, “Días Calendario”, que es en realidad la duración en días calendario y la “Fecha de Término”; en la parte derecha tenemos una pantalla con una aplicación que es conocida como Project Manager, donde se pueden crear gráficas que representan la duración en días calendario, también se puede cambiar la escala con la cual se puede ver representada la gráfica o diagrama de Gantt, esto se realiza en el apartado de “Escala Gantt”, los periodos con los que se desea ver representada la gráfica pueden ser en “Días”, “Semanas”, “Quincenas” o “Meses”, también se puede mostrar la gráfica en Mes y Año, que es la Escala Mayor y en Fechas y Días que es la Escala Menor. Si se quiere crear el programa de obra tal como está se tiene que empezar colocando la duración de cada actividad en la columna de días calendario o creando gráficas con la duración adecuada en Project Manager, claro está que se tiene que definir la fecha de Inicio y tomando en cuenta la duración de todo el Proyecto para tener contemplada la Fecha de término. Se da por entendido que si se quiere generar Ruta Crítica del Proyecto se tiene que programar a nivel actividad así sean mil o dos mil actividades, ya que si se programa a nivel agrupador no se podría generar una Ruta crítica Real. Existe otra opción para generar el Programa de Obra en Base a los Rendimientos de los Insumos de Mano de Obra o Equipo a utilizar para la ejecución del Proyecto. Esto quiere decir que si el análisis del Presupuesto está bien hecho, pensado a conciencia y siguiendo un Proceso Constructivo adecuado a las necesidades del mismo y dentro de los análisis de sus matrices se elige que ya sea el insumo mano de obra o equipo sean los que en base a su rendimiento nos den la duración de dicha actividad de acuerdo a su cantidad al generar el Programa de obra la columna de Días Calendario ya aparece con cantidad; de todas maneras, en caso de que la duración no sea la adecuada, se puede modificar sin que se altere o modifique el costo original del presupuesto, ya que lo que se modifica no es el Rendimiento de los insumos en cuestión, sino que se debe de contemplar que lo que se modifica es el número de recursos, ya sea más o menos. Lo mismo que la opción anterior, se puede cambiar con las gráficas en Gantt. Para generar el Programa de Obra donde las duraciones o días calendario las proporcione el sistema, se hace dela sig. Manera: En la vista del Programa con el icono “Reiniciar” nos manda dos preguntas, primero ¿Desea desechar el programa de obra realizado hasta el momento?, se le da click en la opción “Sí” y nos manda otra pregunta ¿Está seguro?, se le da click en la opción “Si” y despliega una caja de diálogo de la Generación de Programa de Obra con la opción de activar o no la aseveración que dice “Asignar cantidades de la HP y duraciones con base en los rendimientos”, se activa la opción y se le da click en aceptar y aparece el nuevo Programa de Obra con cantidades en la columna de Días calendario y lo que resta por hacer es definir la Fecha de Inicio del Proyecto y dar secuencia de las actividades de acuerdo al proceso constructivo considerando todas las circunstancias y características del Proyecto, pero muy en especial el periodo de ejecución.
Si en cualquiera de las actividades se requiere particionar en dos o más etapas, simplemente se coloca el cursor del mouse delante de la grafica de la actividad a particionar y se arrastra, con lo cual se genera una nueva barra con la duración que uno desee y la cantidad, pero para hacer esto previamente se debe quitar la cantidad de la columna “cantidad programada”, el tiempo que se quiere dejar sin actividad se tendrá que programar con la opción “Interrupciones” del menú de botón derecho del mouse opción “modificar”. Se puede observar que la parte pesada y analítica es la elaboración del Programa de Obra, ya que se tiene que contemplar la fecha de inicio del Proyecto, verificar la duración adecuada de c/u de las actividades así como de las partidas para estar dentro del periodo convenido, además de dar la secuencia de ejecución de acuerdo al Proceso constructivo a seguir, esto se puede hacer de forma manual, posicionándose en la celda de la columna de “inicio” y elegir dicha fecha del calendario que se muestra, o con las gráficas al posicionar el cursor del mouse en la barra y cuando aparezca un icono de 4 flechas se arrastra dicha barra a la fecha deseada, la cual se observa en la parte de abajo en una barra de diálogo; teniendo ya generado el Programa de Obra se procede a generar la Ruta Crítica o vinculación de actividades, lo cual se puede hacer cuando se posiciona el cursor del mouse en el borde de la barra gráfica y aparece un eslabón de cadena y se arrastra a la sig. Barra y se suelta el mouse generándose un vínculo o liga que por default es Fin-Inicio, el cual se puede cambiar o modificar cuando entra uno a las características de las actividades con el icono de “configurar vínculos”, y elegir el tipo de vínculo adecuado.
Entonces dando por entendido que la tarea más laboriosa es la generación del Programa de Obra, los Programas de Montos(Erogaciones), de Cantidades y de Porcentajes son relativamente muy sencillos, o sea se Generan casi automáticamente, solo cambiando la Vista de Programa de Obra a cualquiera de los antes mencionados y configurarlo de acuerdo a las necesidades requeridas, pero toda la información que se muestre viene del Programa de Obra. Generar Cálculo de Financiamiento.- Para generar el porcentaje de financiamiento, se hará con la opción de “Cálculo de Financiamiento” de la columna vertical del Explorador de Proyectos, lo cual nos lleva a la siguiente vista:
Se observa que en esta Vista se puede sincronizar las fechas de cálculo de financiamiento con las fechas del programa de obra si así se desea, si no se ponen las fechas de forma manual, también se puede configurar los periodos con los cuales se quiere calcular el Porcentaje, se tiene que aplicar el porcentaje a favor y a pagar con una tasa de referencia la cual puede ser la TIIE o CETES, el periodo en el cual se quiere aplicar la Primera Estimación, así como el anticipo, que seguramente será desde el primer periodo, hecho esto se le da click en la pestaña de “Aceptar”, con lo cual verán un libro de excel para ver el Reporte que nos arrojará y determinar el porcentaje de financiamiento el cual se aplicará al Pie de Precios Unitarios para afectar al Presupuesto, esto se hace con la pestaña “calcular”. El libro consta de 5 páginas u Hojas, la primera es la hoja de Instrucciones, la segunda es la hoja de Datos, la tercera, es la hoja de Distribuciones, la cuarta hoja es el Formato Horizontal y la quinta hoja es el formato vertical, como se observa en la imagen. La vista del Reporte es similar a la sig.: vista, dependiendo de cada presupuesto Real.
Generar programa de Suministros. Igual que con las diferentes Vistas del Programa de Obra, se Generan automáticamente, con el Programa de Suministros sucede algo similar; de hecho es una Explosión de Insumos, con la variante de que está calendarizada de acuerdo al Programa de Obra. También aquí se puede Generar el Programa de Suministros de Montos(Erogaciones), el Programa de Cantidades y los Programas de Porcentajes.
Generar Reportes de Impresión. Todos los Reportes de Impresión tanto para el Programa de Obra, como para el Programa de Suministros se hace exactamente igual que lo hicimos para los Catálogos y el Presupuesto, con el icono de Vista Preliminar de la Opción de Informes del menú Principal, la diferencia está en que la vista es un poco diferente, se puede considerar el Rango de Actividades (completo o seleccionadas), se puede imprimir por concepto o por agrupador y el Rango de Fechas., en la “Vista” elegimos el tipo de Reporte a Imprimir (Programa de Obra, Programa de Montos, Programa de Cantidades, etc.) y cada uno de ellos tiene diferentes opciones a elegir, dependiendo de la información que se quiera ver reflejada, como se ve en la imagen.
Herramientas de Programa de Obra. Las herramientas del Programa de Obra son útiles para adaptar dicho Programa a las necesidades reales del cliente, como son “Editar en Gantt”, lo cual se puede hacer en Montos o cantidades; e “Interrupciones”, lo cual sirve para Fragmentar Actividades, y todas las que se vieron en el Presupuesto se pueden aplicar aquí, como son Copiar elementos, copiar entre obras, etc. XI.- UTILERIAS. Estas utilerías se aplican de el Menú Principal “Proyecto”. Copiar.- Ésta utilería se utiliza para realizar una copia fiel de la original, si la obra original contiene sobrecostos, como son Indirectos, Financiamiento, Utilidad, etc. Si ya tiene configurado el FSR, los costos horarios, se copia tal cual. Respaldo y Restauración de Obras. Para empezar, el Respaldo, es en realidad el empacado o empaquetado de las obras, lo cual se realiza una por una, se generan archivos con extensión .ZIP. Se debe tener la obra abierta para poder realizar el Respaldo de dicha Obra, esto se hace con la opción del Menú Principal, “Proyecto”, “Copia de Seguridad” y “Respaldar”. Se le da un click y obtenemos una ventana que para iniciar nos indica en que ruta queremos guardar este archivo que tendrá una extensión .ZIP, con los tres puntos (…) podemos cambiar la ruta que se desee, se puede decir que esta es la configuración como queremos que se empaque dicho archivo, ya con el nombre y ubicación de dicho archivo se le da aceptar y es todo, solo esperar que nos de el mensaje de que se ha realizado el Respaldo y listo, ya tenemos nuestro archivo empacado en la ruta elegida, y si lo queremos enviar por correo por ejemplo simplemente se adjuntará y listo. El usuario que lo reciba tendrá que hacer el proceso inverso, o sea desempacar dicho archivo para poder usar la obra u obras que previamente se empacaron, esto se hace con la opción “Restaurar” del menú “Proyecto”, “Copia de Seguridad”, y “Restaurar”.
Al iniciar el Proceso de Restauración o desempaquetado, lo primero que se tiene es que indica donde se debe de buscar el archivo empacado que se recibió por correo y que se debió haber guardado en alguna ubicación del árbol de de directorios o por cualquier otro medio o dispositivo, teniendo ya ubicado el archivo, al abrirlo nos indicará si se quiere dejar el mismo nombre de la obra o se cambia por otro y listo, nos envía un mensaje que dice “la restauración de la obra se ha realizado”.
Actualización de Bases de Datos. Si se quiere ocupar la Base de datos ECOSTOS actualizada, se debe accesar a través del sistema con la tecla de función F5, y se activa la búsqueda “Catálogo de ECOSTOS” a través de Catálogos WEB, sin ningún costo, hasta el momento.