PA1_PMKP3_Modul Capacity Building Training PMKP3 by Decentralization Support Facility

Capacity Building Training: Penguatan Manajemen dan Kelembagaan Penyelenggaraan Pelayanan Publik (PMKP3)

Penguatan Manajemen dan Kelembagaan Penyelenggara Pelayanan Publik (PMKP3)

Kerjasama Ditjen PUM/Kemdagri dan DSF/World Bank Bandung, 18-20 Mei 2011

DECENTRALIZATION SUPPORT FACILITY Gedung Bursa Efek Indonesia, Gedung I, Lantai 9 Jalan Jenderal Sudirman Kav. 52-53 Jakarta 12190 Telepon: (+6221) 5299 3199 Fax: (+6221) 5299 3299 Website: www.dsfindonesia.org Decentralization Support Facility (DSF) merupakan dana perwalian multi donor yang dipimpin oleh Pemerintah Indonesia, yang bertujuan untuk mendukung agenda desentralisasi pemerintah. DSF berupaya mencapai tujuannya dengan memenuhi tiga peranan, yaitu membantu Pemerintah Indonesia meningkatkan: (i) harmonisasi, keselarasan, dan efektivitas bantuan pembangunan; (ii) penyusunan dan pelaksanaan kebijakan; dan (iii) kapasitas pemerintah, terutama di tingkat daerah. Keanggotaan DSF terdiri dari BAPPENAS, Kementerian Keuangan, Kementerian Dalam Negeri, dan sembilan donor (ADB, AusAID, CIDA, DFID, Pemerintah Jerman, Pemerintah Belanda, UNDP, USAID, dan Bank Dunia). Dukungan keuangan untuk DSF utamanya diberikan oleh DFID, dan juga kontribusi dari AusAID serta CIDA. Foto pada halaman sampul merupakan hak cipta PREM, World Bank Indonesia Capacity Building Training: Penguatan Manajemen dan Kelembagaan Penyelenggaraan Pelayanan Publik (PMKP3) merupakan hasil kerja konsultan dan staf Bank Dunia. Temuan, interpretasi, dan kesimpulan dalam laporan ini tidak mencerminkan pendapat DSF maupun donor yang diwakili. Desain sampul oleh Harityas Wiyoga.

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK (PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/CB-PUM

MENGENALI SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS (SMS) MANAJEJEMEN ALTERNATIF PELAYANAN PUBLIK (MAPP)

PELAYANAN PUBLIK (Psl 1 UU25/2009) ď&#x201A;&#x2014;

Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

SMS-MAPP/CB-PUM/RM

AMANAT PRESIDEN 

Mulai hari ini saya mengajak lembaga negara dan swasta, baik di pusat maupun daerah, untuk menggunakan moto: “permudahlah semua urusan”. Jangan dihidupkan lagi seloroh atau cemooh di masa lalu yang mengatakan, “kalau bisa dipersulit kenapa dipermudah.” Itu harus dihentikan. (Presiden SB Yudhoyono, Semarang, 8 Maret 2006).

SMS-MAPP/CB-PUM/RM

TAHAPAN PENINGKATAN KINERJA (SMS-MAPP) STRATEGIS (SMS)

IMPROVEMENT NEED ASESSMENT

MISI & VISI

ANALISIS SWOT

ISU KRITIS

LOKUS PERBAIKAN PELAYANAN

ANALISIS (3PO)

TUJUAN STRATEGIS

FOKUS PERBAIKAN MANAJEMENP ELAYANAN

SASARAN (TUJUAN SPESIFIK) RENCANA TINDAKAN

APBD

OPERASIONAL (MAPP)

IMPLEMENTASI, MON-EV

SISTIM MANAJEMEN STRATEGIS

MANAJEMEN STRATEGIS MENGAKOMODASI IMPLIKASI PERUBAHAN LINGKUNGAN DENGAN MEMPERJELAS PERAN DAN KEINGINAN, KEBIJAKAN & STRATEGI, KORIDOR, DAN UPAYA

SMS-MAPP/CB-PUM

SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS (SMS) KEBIJAKAN dan FAKTOR-FAKTOR EKSTERNAL

INPUTS: SDM, Dana, Informasi, Managerial, Teknologi Masukan Stakeholders

MISI, VISI

Hierarki Prioritas STRATEGI

Organisasi

SDM

Prosedur

Policy

OUTPUTS: Produk, Jasa, Pendekatan, Kepuasan Pelanggan, Lain2

UNSUR MANAJEMEN

PARTISIPASI STAKEHOLDER SMS-MAPP/CB-PUM/RM

TAHAPAN PROSES SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS MISI & VISI ANALISIS SWOT ISU KRITIS STRATEGI DASAR (8-SD)

TUJUAN STRATEGI S SASARAN

Balanced Score-Card

(TUJUAN SPESIFIK)

RENCANA TINDAKAN

MONITORING & EVALUASI

Indikator Kinerja

KESELARASAN MISI & VISI OPL, PEMDA & MASYARAKAT

MATRIK SWOT DAN OPSI STRATEGI GENERIK Analisis Lingkungan Eksternal

Analisis Lingkungan Internal

PELUANG (O) Contoh: (1) Sebagian BUMN sudah melakukan merger dan go publik. (2) Banyak lembaga donor mau membantu pendanaan reformasi BUMD.

KEKUATAN (S) Contoh: Draft RUU sudah memuat kententuan kepemilikan bagi modal BUMD seb max 49%.

SO Stgs (Maxi-Maxi) Contoh: Memfasilitasi studi untuk kepemilikan oleh swasta, merger dan go publik

TANTANGAN (T)

ST Stgs (Maxi-Mini)

COntoh: (1) Kebanyakan Daerah menyikapi bahwa BUMD adalah urusan daera; dan (2) resisten dengan transpanransi pengelolaan.

Contoh: (1) Melakukan intervensi melalui kepemilikan saham BUMD; dan (2) audit yang intensif oleh lembaga audit profesional.

KELEMAHAN (W) Contoh: Dana APBN utuk fasilitasi BUMD terbatas.

WO Stgs (Mini-Maxi) Contoh: Membangun hub baik dengan lembaga donor untuk mendapatkan pendanaan bagi studi kelayakan merger dan go public.

WT Stgs (Mini-Mini) Contoh: No new strategy

Menentukan Isu Kritis dari Temuan SWOT (Clustering Pointers SWOT)

STAFF DINAS TIDAK PROFESIONAL MENGELOLA PASAR SECARA KOMERSIAL (PU – W)

ADA PINJAMAN LUNAK DEP KEU UNTUK MEMBANGUN PASAR RAKYAT (KEU – O)

BANYAK SWASTA SUDAH MENYATAKAN MINAT MENGELOLA PASAR KOTA (PENG – O) ISU KRITIS?

KELOMPOKKAN BUTIR-2 HASIL SWOT YG SALING TERKAIT

KEMAMPUAN ANGGARAN PEMDA TERBATAS (KEU – T)

BELUM ADA PERDA TENTANG PELAYANAN UMUM OLEH SWASTA (PENG – T)

APBD UNTUK PASAR DIBATASI, PASAR DIMINTA UNTUK ‘SWADANA’. (KEU – T)

CONTOH: PENGELOLAAN PASAR SECARA SWASTA CUKUP BERPOTENSI MENINGKATKAN LAYANAN, TETAPI BELUM ADA PERDA UNTUK MENGAKOMODASI PERAN SWASTA

“8 Strategi Dasar MAPP”

MEMPERJELAS TUJUAN, PERAN, TGJAWAB & KEWENANGAN

SD2

MEMULIHKAN BIAYA PELAYANAN

MENERAPKAN SISTEM ‘REWARD & PUNISHMENT’

SD3

SD1

SD8

SD7

MELIBATKAN SWASTA & MASY

MERUBAH STRUKTUR SEKTOR PELAYANAN

SD4

MAPP

SD6

MEMBERDAYAKAN PELANGGAN

MEMBERDAYA KAN PENYEDIA LAYANAN

MERUBAH KULTUR ORGANISASI SD5

POTENSI ISU KRITIS TERKAIT “8SD MAPP”

8SD

Uraian

Ruang Isu Kritis

SD1

Kejelasan Tujuan & Kewenangan



SD2

Pemberdaya an Pelanggan



SD3

Penutupan Biaya



SD4

Penerapan Manajemen Kualitas



Rumusan Tujuan sudah jelas?  Pemisahan wewenang sudah jelas?  Ada SPM?  Ada Kontrak Kinerja atau KKF? Ada pilihan (choice) bagi pelanggan?  Ada ‘jaminan mutu’ bagi pelanggan?  Ada mekanisme komplain? Potensi pelayanan secara komersial?  Potensi pemulihan biaya melalui potensi komersial?  Daya beli masyarakat?  Kejelasan pengaturan tentang PSO?

Tuntutan penyederhanaan Prosedur (tata laksana)?  Penyederhanaan Oraganisasi (miskin struktur, kaya fungsi) Peningkatan kompetensi personel (SDM)? Penegasan Aturan Main menyangkut ketiganya? SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

POTENSI ISU KRITIS TERKAIT “8SD MAPP”

8SD SD5

Uraian

Ruang Isu Kritis

Sistem Reward & Punishment



Sistem manejemen berbasis kinerja?  Ada kompetisi internal/ eksternal?  Ada kompetisi sumulatif?

SD6

Pemberdaya an Penyedia Layanan



SD7

Merubah Kultur Organisasi



SD8

Peranserta Swasta & Masyarakat



Peluang untuk otonomi /fleksibilitas?  Sistem kompensasi, insentif, & kesejahteraan memadai?  Sistem perekrutan fair dan profesional?  Sistem jenjang karir memadai?  Peluang untuk kompetisi?  Peluang lebih mandiri? Misal berupa UPTD, BLU, BUMD?  Peluang untuk pemisahan atau penggabungan? Penerapan sistem Manajemen Swasta?  Peluang kompetisi internal / eksternal?  Manajemen berbasis kinerja? Peluang profesionalisme?

Peluang pelayanan secara komersial?  Ada ‘koridor’ yang melarang pelayanan secara komersial?  Peraturan tentang PSS dan PSM memadai?  Insentif untuk PSS dan PSM?

PASTIKAN TUJUAN ANDA BERIMBANG



Gunakan Kartu Kinerja Berimbang (KKB atau BSC)



Pertimbangkan agar rumusan Tujuan Spesifik bisa DIUKUR dengan Indikator dan Standar Kinerja



Tuangkan Rumusan Tujuan Spesifik ke dalam format KKB/BSC

MERUMUSKAN TUJUAN STRATEGIS

ISU STRATEGIS

STRATEGI DASAR SD-1

SD-2 SD-3 SD-4 SD-5 SD-6 SD-7 SD-8

TUJUAN STRATEGIS

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

CONTOH TUJUAN SPESIFIC

SMS-MAPP/CB-PUM

SISTIM MANAJEMEN STRATEGIS

MEKANISME ALTERNATIF PALAYANAN PUBLIK (MAPP)

KOMPONENS STANDAR PELAYANAN (UU no 25 tahun 2009): 1.

Dasar hukum

11.

Jumlah pelaksana

Persyaratan pelayanan

12.

Sistem, mekanisme dan prosedur

Jangka waktu penyelesaian

Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian dilaksanakan sesuai standar pelayanan

Biaya/tariff

13.

Produk pelayanan

Sarana, prasarana/fasilitas

Kompetensi pelaksana

Pengawasan internal

Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu raguan

10.

Penanganan pengaduan, saran dan masukan

14.

Evaluasi kinerja pelaksana.

KRITERIA PENYELENEGGARAAN PELAYANAN PUBLIK YANG BAIK 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Kesederhanaan Kejelasan Kepastian dan tepat waktu Akurasi Tidak diskriminatif Bertanggung-jawab Kelengkapan sarana dan prasarana

Kemudahan akses 9. Kejujuran 10. Kecermatan 11. Kedisiplinan, kesopanan, keramahan 12. Keamanan, kenyamanan. 8.

KEWAJIBAN ORGANISASI PENYELENGGARA PELAYANAN PUBLIK (Psl 8 UU25/2009) Organisasi penyelenggara wajib menyelenggarakan pelayanan publik sesuai dengan tujuan pembentukan sekurang-kurangnya meliputi: ◦ pelaksanaan pelayanan; ◦ pengelolaan pengaduan masyarakat; ◦ pengelolaan informasi; ◦ pengawasan internal; ◦ penyuluhan kepada masyarakat; dan ◦ pelayanan konsultasi.

SISTIM PENYELENGGARAAN PELAYANAN Penyuluhan ke Masyarakat

Pengawasan Internal

Pelayanan Konsultasi

Pengelolaan Informasi

Pelaksaanaan Pelayanan

Pemohon/ Masyarakat

Pengelolaan Pengaduan

RENCANA AKSI PENINGKATAN PALAYANAN PUBLIK

RENCANA AKSI •Sosialisasi Rencana MAPP

•Penyusunan Skema MAPP

•Pembentukan Pokja

•Program, Tujuan, Indikator

•Identifikasi Stakeholders

•Pembiayaan

•Penyusunan Rencana Kerja

•Dokumen (kesepakatan)

•Sosialisasi Rancangan MAPP •Pengawalan Kesepakatan MAPP ANALISIS KEBUTUHAN PENINGKATAN MAPP •Perbaikan Manajemen •Perbaikan Prosedur •Perbaikan Organisasi

•Perbaikan Personil •Perbaikan Kebijakan (pendukung)

ANALISIS PENINGKATAN PELAYANAN •Analisis Tindakan perbaikan manajemen •Perbaikan Prosedur – Organisasi – Personil – Kebijakan pendukung 27

Rencana Tindakan Peningkatan Pelayanan Bidang Pelayanan: ……………………………………… Program/ Kegiatan

Unit

Biaya (juta)

Penanggung Jawab

Keluaran

Hasil

Jadwal Pelaksanaan I

III

MONITORING & EVALUASI

MISI & VISI

KELUARAN/HASIL 12

ANALISA STAKEHOLDERS (PKU)

MONEV & UMPAN BALIK

RENCANA TINDAK

KESEPAKATAN KINERJA

ANALISA SWOT

ISU KRITIS

6 5

IMPLEMENTASI

TUJUAN STRATEGIS

STRATEGI DASAR

7 TUJUAN/ SASARAN SPESIFIK

INDIKATOR & STANDAR KINERJA

UNIT PELAYANAN YANG DITINGKATKAN DAN LOKASINYA 



Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) -

Kota Cilegon

Kabupaten Majelengka

Administrasi Kependudukan & Catatan Sipil -

Kabupaten Bandung Barat

Kabupaten Serang

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) -

Kabupaten Sumedang

Kabupaten Lebaj SMS-MAPP/CB-PUM

Terima kasih dan Selamat Bekerja

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK (PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

MENGANALISA PEMANGKU KEPENTINGAN UTAMA (STAKEHOLDERS)

TAHAPAN PENINGKATAN KINERJA (SMS-MAPP) STRATEGIS (SMS)

IMPROVEMENT NEED ASESSMENT

MISI & VISI

ANALISIS SWOT

ISU KRITIS

LOKUS PERBAIKAN PELAYANAN

ANALISIS (3PO)

TUJUAN STRATEGIS

FOKUS PERBAIKAN MANAJEMENP ELAYANAN

SASARAN (TUJUAN SPESIFIK) RENCANA TINDAKAN

APBD

OPERASIONAL (MAPP)

IMPLEMENTASI, MON-EV

TAHAPAN SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS MISI & VISI

ANALISIS SWOT

ISU KRITIS

STRATEGI DASAR (8-SD)

Balanced Score-Card

TUJUAN STRATEGIS

SASARAN (TUJUAN SPESIFIK)

RENCANA TINDAKAN

MONITORING & EVALUASI

Indikator Kinerja

ANALISA PKU

APA KONTEKSNYA?

SIAPA MEREKA?

MEMAHAMI PKU ANDA

APA KEPENTINGAN MEREKA? APA IMPLIKASI KEPENTINGAN MEREKA BAGI ORGANISASI?

BAGAIMANA ANDA MENYIKAPI?

MEMAHAMI PKU, APA KONTEKSNYA?



MEMAHAMI PKU, RELEVAN PADA SETIAP TAHAPAN DALAM “SMS”



BATASI KONTEKSNYA PADA PELAKSANAN MISI DAN PENCAPAIAN VISI ORGANISASI

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

MEMAHAMI PKU SIAPA MEREKA

Direksi (PDAM)?

Komisaris?

Konsumen?

DPRD?

Sekda?

Bappeda / Ortala / Bawasda?

MEMAHAMI PKU SIAPA MEREKA? 

Pendiri organisasi – lembaga/ individu/ kelompok;



Pengemban misi organisasi – lembaga/ individu/ kelompok;



Penentu kebijakan - lembaga/ kelompok;



Pengawas kepatuhan – lembaga/ ormas;



Penyandang dana – lembaga/ individu;

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

MEMAHAMI PKU SIAPA MEREKA?



Pengguna produk – lembaga/ individu/ kelompok, biasanya menjadi sumber penghasilan bagi organisi anda;



Pendukung promosi - lembaga promosi dan advertensi, media massa, asosiasi pengguna;



Penentu pilihan atas produk /jasa anda – institusi pengadaan, asosiasi pengguna, ibu-ibu/ anak-anak, dsb.;



Pesaing produk anda – lembaga/ kelompok/ individu;



Penyedia produk substitusi – lembaga/ individu/ kelompok.

MEMAHAMI PKU SIAPA MEREKA, DALAM KONTEKS “SKPD”? 

Penentu kebijakan – pada struktur vertikal dan horisontal;



Penyedia anggaran – pada struktur vertikal dan horisontal;



Pengelola dan penyedia SDM - idem



Pengawas kepatuhan - internal dan eksternal;



Pengguna/ pemanfaat produk - internal dan atau eksternal;



Pesaing produk anda – internal dan atau eksternal;



Penyedia produk substitusi – internal dan atau eksternal. SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

MEMAHAMI PKU APA EKSISTENSI MEREKA CUKUP TERAKOMODASI?

MEMAHAMI PKU APA KEPENTINGAN MEREKA? APA IMPLIKASINYA? Nomor & Nama

Perannya

Kepentingan nya

Implikasinya (berupa SWOT)

Semua dalam konteks pelaksanaan Misi dan perwujudan Visi organisasi

MEMAHAMI PKU Contoh Identifikasi Kepentingan PKU?

Nomor & Nama

Perannya

Kepentingan nya

Implikasinya (berupa SWOT)

Pelanggan miskin

Pengguna produk

Tarif murah/ tersubsidi

Murah? Subsidi? Persebaran?

Pelanggan kaya

Pengguna produk

Kualitas produk + layanan â&#x20AC;&#x153;primaâ&#x20AC;?

Produk prima? Layanan prima? Persebaran?

Semua dalam konteks pelaksanaan Misi dan perwujudan Visi organisasi

MEMAHAMI PKU BAGAIMANA ANDA MENYIKAPI KEPENTUNGAN MEREKA?



Tentukan “skala prioritas” diantara mereka;



Masukkan/ integrasikan sebagai “temuan SWOT”



Tindaklanjuti dengan Tahapan SMS selanjutnya (Identifikasi Isu Kritis)

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

DISKUSI KELOMPOK Mengidentifikasikan dan menganalisis PKU

Terima kasih dan Selamat Bekerja

MENGENAL SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS (SMS) MEKAMISME ALTERNATIF PELAYANAN PUBLIK (MAPP)

MERUMUSKAN MISI & VISI ORGANISASI

TAHAPAN PENINGKATAN KINERJA (SMS-MAPP) STRATEGIS (SMS)

IMPROVEMENT NEED ASESSMENT

MISI & VISI

ANALISIS SWOT

LOKUS PERBAIKAN PELAYANAN

ISU KRITIS

ANALISIS (3PO)

TUJUAN STRATEGIS

FOKUS PERBAIKAN MANAJEMENP ELAYANAN

SASARAN (TUJUAN SPESIFIK) RENCANA TINDAKAN

APBD

OPERASIONAL (MAPP)

IMPLEMENTASI, MON-EV

TAHAPAN PROSES SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS MISI & VISI ANALISIS SWOT ISU KRITIS STRATEGI DASAR (8-SD)

TUJUAN STRATEGI S SASARAN

Balanced Score-Card

(TUJUAN SPESIFIK)

RENCANA TINDAKAN

MONITORING & EVALUASI

Indikator Kinerja

MANAJEMEN STRATEGIS

SMS-MAPP/CB-PUM

REVIEW MISI & VISI PENGERTIAN: ď&#x201A;&#x2014;

Misi (M) adalah amanat (dari organisasi yang lebih tinggi/ pendiri / pemilik organisasi);

ď&#x201A;&#x2014;

Misi (M) adalah amanat tentang sesuatu yang harus dilakukan dan atau diwujudkan oleh penyelenggara organisasi ybs.;

KESELARASAN MISI & VISI OPL, PEMDA & MASYARAKAT

REVIEW MISI & VISI PENGERTIAN: (lanjutan)  Visi (V) adalah gambaran mental (mental picture) tentang suatu kondisi yang dikehendaki atau hendak diwujudkan, yang bisa diukur; Visi (V) dirumuskan dalam koridor tertentu;  M&V adalah milik dan produk kelompok atau bersama, bukan individu; 

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

REVIEW MISI & VISI LINGKUP: 

Perumusan M&V baru;



Perumusan kembali M&V eksisting;



Berlaku bagi Individu / Organisasi.

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

REVIEW MISI & VISI

PROSES: 

Identifikasikan dan distribusikan rumusan M&V eksisting



Konsep usulan disiapkan oleh satu kelompok kecil, bukan satu orang;



Buka peluang adanya ”konsep tandingan”, guna mendapatkan pengkayaan pemikiran;

REVIEW MISI & VISI PROSES: (lanjutan 1) 

Hindarkan keinginan untuk mendapatkan ”hasil instan”;;



Sediakan waktu yang cukup untuk dialog, pertukaran pendapat dan pengkayaan gagasan;



Mulai dengan menyepakati butir-butir pokok atau kata-kata kunci saja;

REVIEW MISI & VISI PROSES: (lanjutan 2) 

Jangan segera masuk pada ”kalimat indah”;;



Gunakan teknik dan etik ”curah pendapat yang efektif”;;



Batasi jumlah kelompok pembahas – max 3 kelompok, masing-masing tidak lebih dari 10 orang;

REVIEW MISI & VISI

PROSES: (lanjutan 3) 

Libatkan orang-orang yang visioner dan senior;



Libatkan narasumber akhli/ profesional;



Slogan harus bermakna sama dengan M&V;



Sosialisasikan, sosialisasikan, sosialisasikan.

EVALUASI RUMUSAN MISI Kriteria Rumusan yang Baik

Mengungkapkan apa yang dilakukan Mengungkapkan (dari kacamata pelanggan) mengapa organisasi tsb didirikan (eksis)

Mengungkapkan untuk siapa organisasi tsb didirikan (exis) Menjelaskan bagaimana penyelenggaranya mewujudkan maksud pendiriannya Menjelaskan apakah eksistensinya mempunyai keistimewaan tertentu

Menggunakan kata-kata dan kalimat yang â&#x20AC;&#x153;jelasâ&#x20AC;? Â dan bisa dipahami semua pihak Dinyatakan dengan kurang dari 50 kata

Kesesuaian dgn Kriteria

Rekomendasi Perbaikan

EVALUASI RUMUSAN VISI Kriteria Rumusan yang Baik Mencerminkan/menjabarkan Misi Menggambarkan hendak menjadi/ dijadikan seperti apa organisasi anda Menggambarkan apa yang menjadikan organisasi anda berbeda dengan yang lain Menggambarkan nilai-nilai yang bisa memacu orangorang dalam organisasi anda

Kesesuaian dgn Kriteria

Rekomendasi Perbaikan

DISKUSI KELOMPOK MERUMUSKAN MISI DAN VISI ORGANISASI

HASIL RUMUSAN MISI & VISI RSUD SUMEDANG MISI: MEMBERIKAN PELAYANAN MEDIS PRIMA DIDUKUNG SDM YANG PROFESIONAL, SARANA DAN PRASARANA YANG MEMADAI SERTA PERANSERTA MASYARAKAT YANG KREATIF PRIMA? MEMBERIKAN PELAYANAN MEDIS DALAM UPAYA PENYEMBUHAN DAN PEMULIHAN SECARA CEPAT, TEPAT, AKURAT TANPA MEMBEDAKAN STATUS SOSIAL VISI: TERWUJUDNYA RSUD SBG RS BERKINERJA TERBAIK DI JABAR TAHUN 2013

HASIL RUMUSAN MISI & VISI DUKCAPIL BANDUNG BARAT MISI:

MENINGKATKAN PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DIDUKUNG SDM YANG PROFESIONAL, SARANA PRASARANA YANG MEMADAI DAN PARTISIPATIS AKTIF MASYARAKAT VISI:

PELAYANAN PRIMA BAGI TERWUJUDNYA TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN TAHUN 20103

HASIL RUMUSAN MISI & VISI PDAM MAJALENGKA VISI:

MENJAMIN TERSEDIANYA AIR MINUM DENGAN KUANTITAS DAN KUALITAS YANG MEMENUHI STANDAR TAHUN 2015 MISI: 

MENGEMBANGKAN CAKUPAN LAYANAN AIR MINUM



MENINGKATKAN KUALITAS SDM



REVITALISASI SUMBER AIR



MEWUJUDKAN GCG



PELAYANAN PRIMA

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

MONITORING & EVALUASI

MISI & VISI

KELUARAN/HASIL 12

ANALISA STAKEHOLDERS (PKU)

MONEV & UMPAN BALIK

RENCANA TINDAK

KESEPAKATAN KINERJA

ANALISA SWOT

ISU KRITIS

6 5

IMPLEMENTASI

TUJUAN STRATEGIS

STRATEGI DASAR

7 TUJUAN/ SASARAN SPESIFIK

INDIKATOR & STANDAR KINERJA

Terima kasih dan Selamat Bekerja

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK (PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/CB-PUM

MENGENALI SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS (SMS) MANAJEJEMEN ALTERNATIF PELAYANAN PUBLIK (MAPP)

ANALISIS ‘SWOT”

TAHAPAN PROSES SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS MISI & VISI ANALISIS SWOT ISU KRITIS STRATEGI DASAR (8-SD)

TUJUAN STRATEGI S SASARAN

Balanced Score-Card

(TUJUAN SPESIFIK)

RENCANA TINDAKAN

MONITORING & EVALUASI

Indikator Kinerja

S.W.O.T 

STRENGTHS (S)– kekuatan internal



WEAKNESSES (W) – kelemahan internal



OPPORTUNITIES (O) – peluang eksternal



THREATS (T) – tantangan /kendala eksternal

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

ANALISIS SWOT 

SANGAT PENTING untuk mengidentifikasi “Isu Kritis/ Strategis”



Lakukan dengan SERIUS – agar benar-benar teridentifikasi Isu Kritis/ Strategis



Lakukan secara “BERIMBANG” atas semua aspek managemen – gunakan “KKB”



Dengan “KKB”, tercakup “8SD” MAPP



Jangan terbawa “kalimat indah”, utamakan SUBSTANSINYA

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

MANAJEMEN STRATEGIS

SMS-MAPP/CB-PUM

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

“8 Strategi Dasar MAPP”

MEMPERJELAS TUJUAN, PERAN, TGJAWAB & KEWENANGAN

SD2

MEMULIHKAN BIAYA PELAYANAN

MENERAPKAN SISTEM ‘REWARD & PUNISHMENT’

SD3

SD1

SD8

SD7

MELIBATKAN SWASTA & MASY

MERUBAH STRUKTUR SEKTOR PELAYANAN

SD4

MAPP

SD6

MEMBERDAYAKAN PELANGGAN

MEMBERDAYA KAN PENYEDIA LAYANAN

MERUBAH KULTUR ORGANISASI SD5

WILAYAH SWOT DALAM KONTEKS KKB & 8SD MAPP

KEUANGAN

PELANGGAN

PROSES USAHA

PENGEMBA NGAN

SD2

SD4

SD1,3,6,7

SD5,8

LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI KONDISI EKONOMI MAKRO NASIONAL & REGIONAL (3)

KONDISI POLITIK NASIONAL & REGIONAL (3)

VOICE/ PARTICIPATION (1) CHOICE/ EFFICIENCY (2) STRUCTURE (3)

KONDISI GEOGRAFIS DAERAH (3)

PERATURAN PERUNDANG2ANNASIONAL (3)

TUNTUTAN AKUNTABILITAS (1)

TUNTUTAN PELAYANAN EFISIEN (2)

TUNTUTAN TRANSPARANSI (1)

TUNTUTAN PSM (1)

STANDAR PELAYANAN MINIMUM (1)

LINGKUNGAN INTERNAL ORGANISASI

LAIN-LAIN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI TERKAIT (2)

PELUANG & TANTANGAN DI TK REGIONAL, NASIONAL & LOKAL (2)

TUNTUTAN PELAYANAN ALTERNATIF (2) KOMPETISI / KOLABORASI DGN DAERAH LAIN (2) TUNTUTAN PERLUASAN LAYANAN (2) TUNTUTAN PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN (2)

LINGKUNGAN INTERNAL ORGANISASI (Sumber: ORGANIZATION EXELLENCE FRAMEWORK)

SDM & PENGEM BANGAN

KEPEMIMPINAN & INOVASI

TUJUAN/ KEINGINAN

STRATEGI & PERENCANAAN PELANG GAN PRODUK & PELAYANAN

LINGKUNGAN INTERNAL ORGANISASI (Sumber: ORGANIZATION EXELLENCE FRAMEWORK) BUDAYA KERJA PELIBATAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PENGEMBANGAN DIRI SISTEM KESEJAHTERAAN

PEMAHAMAN LINGKUNGAN EKSTERNAL

SEMANGAT PERUBAHAN STRATEGI INOVASI

SISTEM UMPAN BALIK

SOSIALISASI MISI & VISI SISTEM MANAJEMEN KERJASAMA REGIONAL IDENTIFIKASI KEBUTUHAN IDENTIFIKASI DAN SEGMENTASI PELANGGAN HUBUNGAN PELANGGAN PERSEPSI PELANGGAN

PEMAHAMAN KOMPETENSI KETERLIBATAN DALAM PERENCANAAN

SDM

KEJELASAN MISI & VISI INDIKATOR & STANDAR

K&I

S&P

T/K

PLG

KONDISI KEUANGAN KAPASITAS ORGANISASI

PERSEPSI THD EKSISTENSI ORGANISASI

P&P

PEMENUHAN HARAPAN PELANGGAN PENGHARGAAN ATAS IDE-IDE

KEPUASAN PELANGGAN KESADARA AKAN DATA & INFORMASI SISTEM PELAPORAN SISTEM BANK DATA PENYEBARAN PENGETAHUAN

KOORDINASI INTERNAL PENGUKURAN KINERJA

PARTISIPASI KARYAWAN STANDARDISASI

MENGKAJI LINGKUNGAN STRATEGIS LINGKUNGAN EKSTERNAL

TANTANGAN

PELUANG

LINGKUNGAN INTERNAL

FAKTOR PEMBATAS (Koridor)

KEKUATAN & KELEMAHAN ORGANISASI

IDENTIFIKASI ISU KRITIS & TUJUAN STRATEGIS & STRATEGI DASAR

PERUMUSAN TUJUAN SPESIFIK, DST.

MATRIK SWOT DAN OPSI STRATEGI GENERIK

Analisis Lingkungan Eksternla

Analisis Lingkungan Internla

PELUANG (O) Contoh: (1) Sebagian BUMN sudah melakukan merger dan go publik. (2) Banyak lembaga donor mau membantu pendanaan reformasi BUMD.

KEKUATAN (S) Contoh: Draft RUU sudah memuat kententuan kepemilikan bagi modal BUMD seb max 49%.

SO Stgs (Maxi-Maxi) Contoh: Memfasilitasi studi untuk kepemilikan oleh swasta, merger dan go publik

TANTANGAN (T)

ST Stgs (Maxi-Mini)

COntoh: (1) Kebanyakan Daerah menyikapi bahwa BUMD adalah urusan daera; dan (2) resisten dengan transpanransi pengelolaan.

Contoh: (1) Melakukan intervensi melalui kepemilikan saham BUMD; dan (2) audit yang intensif oleh lembaga audit profesional.

KELEMAHAN (W) Contoh: Dana APBN utuk fasilitasi BUMD terbatas.

WO Stgs (Mini-Maxi) Contoh: Membangun hub baik dengan lembaga donor untuk mendapatkan pendanaan bagi studi kelayakan merger dan go public.

WT Stgs (Mini-Mini) Contoh: No new strategy

MENGGUNAKAN SWOT UNTUK MERUMUSKAN ISU KRITIS RUMUSAN MISI

RUMUSAN VISI

TEMUAN SWOT (per aspek KKB)

ISU KRITIS?

W O T SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

DISKUSI KELOMPOK MEMETAKAN TANTANGAN LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL ORGANISASI DENGAN ANALISA SWOT

Terima kasih dan Selamat Bekerja

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK (PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/CB-PUM

MENGENALI SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS (SMS) MANAJEJEMEN ALTERNATIF PELAYANAN PUBLIK (MAPP)

MENGIDENTIFIKASI ISU KRITIS /STATEGIS

TAHAPAN PROSES SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS MISI & VISI ANALISIS SWOT ISU KRITIS

STRATEGI DASAR (8-SD)

TUJUAN STRATEGIS SASARAN

Balanced Score-Card

(TUJUAN SPESIFIK)

RENCANA TINDAKAN

MONITORING & EVALUASI

Indikator Kinerja

MENGKAJI LINGKUNGAN STRATEGIS LINGKUNGAN EKSTERNAL

TANTANGAN

PELUANG

LINGKUNGAN INTERNAL

FAKTOR PEMBATAS (Koridor)

KEKUATAN & KELEMAHAN ORGANISASI

IDENTIFIKASI ISU KRITIS & TUJUAN STRATEGIS & STRATEGI DASAR

PERUMUSAN TUJUAN SPESIFIK, DST.

PANDUAN MENENTUKAN ISU KRITIS 

Diturunkan dari Analisa PKU dan SWOT;



Temuan SWOT tidak serta merta merupakan isu kritis;



Temuan SWOT mungkin hanya gejala permukaan (simptom); penyebab sejati tidak muncul kepermukaan (semacam gunung es);



Pastikan bahwa ia haruslah benar-benar issu yang sejati (isu dasar), bukan sekedar simptom;



Gunakan pendekatan ’sebab-akibat’ (cause and effect) atau ’analisa tulang ikan’ (fish bone analysis). SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

ANALISA ‘SEBAB AKIBAT’ (FISH-BONE ANALAYSIS) DALAM MENENTUKAN ISU KRITIS/STRATEGIS

SEBAB SD 1

SEBAB SD 2

AKIBAT

SEBAB SD 7,8

SEBAB SD 3

SEBAB SD 4

SEBAB SD 5,6

“8 Strategi Dasar MAPP”

MEMPERJELAS TUJUAN, PERAN, TGJAWAB & KEWENANGAN

SD2

MEMULIHKAN BIAYA PELAYANAN

MENERAPKAN SISTEM ‘REWARD & PUNISHMENT’

SD3

SD1

SD8

SD7

MELIBATKAN SWASTA & MASY

MERUBAH STRUKTUR SEKTOR PELAYANAN

SD4

MAPP

SD6

MEMBERDAYAKAN PELANGGAN

MEMBERDAYA KAN PENYEDIA LAYANAN

MERUBAH KULTUR ORGANISASI SD5

Menentukan Isu Kritis dari Temuan SWOT (Clustering Pointers SWOT)

STAFF DINAS TIDAK PROFESIONAL MENGELOLA PASAR SECARA KOMERSIAL (PU – W)

ADA PINJAMAN LUNAK DEP KEU UNTUK MEMBANGUN PASAR RAKYAT (KEU – O)

BANYAK SWASTA SUDAH MENYATAKAN MINAT MENGELOLA PASAR KOTA (PENG – O) ISU KRITIS?

KELOMPOKKAN BUTIR-2 HASIL SWOT YG SALING TERKAIT

KEMAMPUAN ANGGARAN PEMDA TERBATAS (KEU – T)

BELUM ADA PERDA TENTANG PELAYANAN UMUM OLEH SWASTA (PENG – T)

APBD UNTUK PASAR DIBATASI, PASAR DIMINTA UNTUK ‘SWADANA’. (KEU – T)

CONTOH: PENGELOLAAN PASAR SECARA SWASTA CUKUP BERPOTENSI MENINGKATKAN LAYANAN, TETAPI BELUM ADA PERDA UNTUK MENGAKOMODASI PERAN SWASTA

Menentukan Isu Kritis dari Temuan SWOT (Clustering Pointers SWOT)

STAFF DINAS TIDAK PROFESIONAL MENGELOLA PASAR SECARA KOMERSIAL (PU – W)

ADA PINJAMAN LUNAK DEP KEU UNTUK MEMBANGUN PASAR RAKYAT (KEU – O)

BANYAK SWASTA SUDAH MENYATAKAN MINAT MENGELOLA PASAR KOTA (PENG – O)

ISU KRITIS? .............

..............

KELOMPOKKAN BUTIR-2 HASIL SWOT YG SALING TERKAIT

KEMAMPUAN ANGGARAN PEMDA TERBATAS (KEU – T)

BELUM ADA PERDA TENTANG PELAYANAN UMUM OLEH SWASTA (PENG – T)

APBD UNTUK PASAR DIBATASI, PASAR DIMINTA UNTUK ‘SWADANA’. (KEU – T)

................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .

Menentukan Isu Kritis dari Temuan SWOT (Clustering Pointers SWOT)

BIAYA NYATA OPERASIONAL DAN OVERHEAD TIDAK DIKETAHUI SECARA AKURAT (KEU – W)

SULIT MENGONTROL BIAYA OPERASIONAL DAN OVERHEAD (KEU – W)

ISU KRITIS? KELOMPOKKAN BUTIR-2 HASIL SWOT YG SALING TERKAIT

DINAS SERING DIKRITIK DPRD KARENA DEFISIT BESAR, SEDANG RETRIBUSI YANG DITERIMA JAUH DARI MENCUKUPI UNTUK MENUTUP BIAYA OPERASIONAL (KEU – T)

SULIT ‘MENJUAL’ KENAIKAN TARIF KEPADA DPRD. SELALU ADA KELUHAN TARIF TERLALU MAHAL, PADAHAL DINAS MENGANGGAP MASIH TERLALU MURAH (KEU – T)

SISTEM AKUNTING BELUM MAMPU MELACAK SEMUA BIAYA

IDENTIFIKASIKAN ISU KRITIS TERKAIT 8SD MAPP

ISU KRITIS SD 1

ISU KRITIS SD 2

RANGKUMAN ISU KRITIS/ STRATEGIS

ISU KRITIS SD 7,8

ISU KRITIS SD 3

ISU KRITIS SD 4

ISU KRITIS SD 5,6

GAMBARAN ISU TERKAIT KELEMBAGAAN PELAYANAN PUBLIK

Yg “pegang saham” yaitu Pemerintah ytu Eksekutif Ytu Kepala Daerah

Badan Pengawas

Badan Direksi Operates

Pelangganan dan Stakeholders

DIMANA? / SIAPA??

Displin Hukum - Tegakan hukum /regulasi kurang. - Tidak ada ancaman dari kebankruptan

Non core

Core Functions

Kewajiban Sosial

Displin Keuangan - Hutang OK! - Equitas, bukan saya!

Displin Pasar (persaingan) - untuk Produk - untuk personnel yg berkompeten - Untuk kepemilikan

DISKUSI KELOMPOK

IDENTIFIKASI ISU KRITUS/ STRATEGIS

Terima kasih dan Selamat Bekerja

DISKUSI KELOMPOK MENGIDENTIFIKASIKAN ISU KRITIS/ STRATEGIS



Gunakan Bahan C-2: Format Pendukung Modul Pelatihan dan Implementasi MAPP-SMS  Lampiran 5 (Identifikasi Isu Kritis)  Lampiran 5B (Kumpulan Isu Kritis)

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK (PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/CB-PUM

MERUMUSKAN TUJUAN STRATEGIS

TAHAPAN PENINGKATAN KINERJA (SMS-MAPP) STRATEGIS (SMS)

IMPROVEMENT NEED ASESSMENT

MISI & VISI

ANALISIS SWOT

LOKUS PERBAIKAN PELAYANAN

ISU KRITIS

ANALISIS (3PO)

TUJUAN STRATEGIS

FOKUS PERBAIKAN MANAJEMENP ELAYANAN

SASARAN (TUJUAN SPESIFIK) RENCANA TINDAKAN

APBD

OPERASIONAL (MAPP)

IMPLEMENTASI, MON-EV

TAHAPAN PROSES SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS

MISI & VISI ANALISIS SWOT ISU KRITIS STRATEGI DASAR (8-SD)

TUJUAN STRATEGI S SASARAN

Balanced Score-Card

(TUJUAN SPESIFIK)

RENCANA TINDAKAN

MONITORING & EVALUASI

Indikator Kinerja

MANAJEMEN STRATEGIS MENGAKOMODASI IMPLIKASI PERUBAHAN LINGKUNGAN DENGAN MEMPERJELAS PERAN DAN KEINGINAN, KEBIJAKAN & STRATEGI, KORIDOR, DAN UPAYA

SMS-MAPP/CB-PUM

PANDUAN MERUMUSKAN TUJUAN SPESIFIK (1)



Tujuan Strategis (TS) diturunkan dari ISU KRITIS



TS tidak meniadakan tujuan-tujuan yang non strategis, karena sama-sama mendukung pencapaian misi dan visi



TS bila dikaitkan dengan kerangka Network Planning, akan menjadi semacam Critical Path

PANDUAN MERUMUSKAN TUJUAN SPESIFIK (2) 

Kesalahan/kegagalan TS bisa menggagalkan pencapaian tujuan-tujuan lainnya dan tujuan akhir



Kaitkan penggalian TS dengan “8SD MAPP”: ada kemungkinan TS teridentifikasi pada setiap SD, tetapi itu bergantung pada proses dan hasil penggalian Isu Kritis



Tujuan Spesifik diturunkan dari TS, untuk mendukung pencapaian TS



Gunakan “Diagram Tulang Ikan” dalam menurunkan Tujuan Spesific

MERUMUSKAN TUJUAN STRATEGIS

ISU STRATEGIS

STRATEGI DASAR SD-1

SD-2 SD-3 SD-4 SD-5 SD-6 SD-7 SD-8

TUJUAN STRATEGIS

PANDUAN MERUMUSKAN TUJUAN SPESIFIK (3) 

Dalam Segi Keuangan, tujuan strategis dan Spesifik adalah tujuan yang benar-benar berkait dengan “aliran uang” masuk/keluar dan “hasil” berupa uang



Audit keuangan dan sisdur keuangan, bukan Segi Keuangan, melainkan Proses Usaha atau Teknis Operasional



Dalam Segi Pelanggan, fokus tujuan strategis maupun spesifik adalah pada pemenuhan kebutuhan dan tingkat kepuasan pelanggan, utamanya dari kaca pelanggan

PANDUAN MERUMUSKAN TUJUAN SPESIFIK (4) 

Penambahan cakupan pelayanan dan pengembangan bank data pelanggan buka Segi Pelanggan, melainkan Proses Usaha (teknis operasional)



Tujuan Spesific yang muncul tanpa kaitan jelas dengan Tujuan Strategis, harus jelas kaitannya dengan Isu Kritis, kalau tidak demikian, sebaiknya ia dihilangkan



Seringkali “kegiatan” (activity) dimasukan sebagai Tujuan Strategis/Spesific; sebaiknya ia dimasukkan (nanti) dalam Rencana Tindak

PANDUAN MERUMUSKAN TUJUAN SPESIFIK (5) 



Rumusan Tujuan harus menggambarkan “suatu kondisi” yang hendak diwujudkan/ diharapkan akan dicapai. Misalnya: pemulihan biaya 50% dari pendapatan jasa layanan, pada 2012; status sebagai BUMD 2010 Tujuan Strategis (yang “benar-benar strategis: tidak lebih dari 2-3 buah untuk masing-masing Segi KKB; Tujuan Strategis harus SMART (Simple, Meausrable, Achievable, realistic, Timely) Tidak semua Tujuan Strategis/Spesific harus ditampung pada tingkat SKPD; sebagian bisa diteruskan ke bawah. Karena itu perlu seleksi dan penjenjangan

DISKUSI KELOMPOK MERUMUSKAN TUJUAN STRATEGIS

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK (PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/CB-PUM

MERUMUSKAN TUJUAN SPESIFIK (SASARAN)

PASTIKAN TUJUAN ANDA BERIMBANG Gunakan Kartu Kinerja Berimbang (KKB atau BSC)  Pertimbangkan agar Rumusan Tujuan Spesifik bisa DIUKUR dengan Indikator dan Standar Kinerja  Tuangkan Rumusan Tujuan Spesifik ke dalam Format KKB/ BSC 

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

Rencana Tindakan Peningkatan Pelayanan Bidang Pelayanan: ……………………………………… Program/ Kegiatan

Unit

Biaya (juta)

Penanggung Jawab

Keluaran

Hasil

Jadwal Pelaksanaan I

III

DISKUSI KELOMPOK MENENTUKAN TUJUAN SPESIFIK (Sudah dicakup pada Tujuan Strategis)

Terima kasih dan Selamat Bekerja

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK

(PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/RMunir

MERUMUSKAN MENENTUKAN INDIKATOR & STANDAR KINERJA

TAHAPAN PROSES SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS

MISI & VISI ANALISIS SWOT ISU KRITIS STRATEGI DASAR (8-SD)

TUJUAN STRATEGI S SASARAN

Balanced Score-Card

(TUJUAN SPESIFIK)

RENCANA TINDAKAN

MONITORING & EVALUASI

Indikator Kinerja

MENENTUKAN INDIKATOR & STANDAR KINERJA (ISK)



Tentukan ISK sesuai kondisi di Daerah; Pertimbangkan kinerja layanan saat ini, dan harapan masyarakat



ISK “bukan top-down”, tetapi dibahas dan disepakati bersama para pihak

Kinerja saat ini?

Disini? Disini, sesuai TARGET/ SPM

Disini?

Disini ?

SELARASKAN ISK DENGAN VISI

VISI

Rumusan Visi

Perspektif Visi

Perspe ktif 1

Indilkator & Standar Kinerja

ISK

Perspe ktif 3

Perspe ktif 2

ISK

SMS-MAPP/RMunir

ISK

Perspe Perspe ktif44 ktif

ISK

ISKISK

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

Kartu Kinerja Berimbang 

Mencerminkan kinerja dari berapa stakeholder



Mencerminkan perspektif keuangan, pelanggan, proses usaha (teknis operational), “perkembangan?



Contoh ISK usulan DepKes untuk layanan RS (2005) – dengan petunjuk untuk merujuk KKB



Lihat contoh pada Bagian K ◦

Standard Pelayanan Minimal RS (2008)

◦

Indikator Kinerja RS (2005)

◦

Pedoman Akreditasi RS (2004)

◦

dll

MENENTUKAN INDIKATOR DAN STANDAR KINERJA (SIK) 

ISK akan menjadi komponen utama dari Kesepakantan Kinerja Fleksibel (KKF);  bahas dengan baik implikasinya terhadap aspek terkait dalam KKF;



Dalam konteks pelayanan publik, orientasi utama ISK adalah pada layanan yang akan diberikan dan diterima oleh masyarakat; Para pihak terkait perlu menyamakan persepsi tentang rujukan ini;

SMS-MAPP/RMunir

Isi Kesepakatan Kerja Fleksibel

Misi ”Perusahan” (”Korporasi”)

II.

Tanggungjawab Perusahan yang paling dasar

III.

Sumber daya yang akan diberi selama masa KKF

IV.

Hasil yang diharapkan – sesuai ISK

Flexibilitas (Kelonggaran) Peraturan yang disetujui

VI.

Syarat Khusus yang disepakati

VII.

Expektasi Khusus Pemda / KDH

VIII.

Pertanggung jawaban Pemda / KDH:

IX.

Konsekuensi

Masa Berlaku Kesepakatan Kinerja yang Flexibel

XI.

Prosedur Amendmen KKF

STANDAR MENURUT SIAPA?  Rujukan utamanya “masyarakat”

Direksi (PDAM)?

Komisaris?

Konsumen?

DPRD?

Sekda?

Bappeda / Ortala / Bawasda?

Mengukur apa? Dengan apa?

SMS-MAPP/RMunir

DISKUSI KELOMPOK MENENTUKAN INDIKATOR & STANDAR KINERJA (Sudah dicakup pada Tujuan Strategis)

TERIMAKASIH & SELAMAT BEKERJA

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK (PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/CB-PUM

MERUMUSKAN KESEPAKATAN KINERJA FLEKSIBEL (KKF)

TAHAPAN PENINGKATAN KINERJA (SMS-MAPP) STRATEGIS (SMS)

IMPROVEMENT NEED ASESSMENT

MISI & VISI

ANALISIS SWOT

LOKUS PERBAIKAN PELAYANAN

ISU KRITIS

ANALISIS (3PO)

TUJUAN STRATEGIS

FOKUS PERBAIKAN MANAJEMENP ELAYANAN

SASARAN (TUJUAN SPESIFIK) RENCANA TINDAKAN

APBD

OPERASIONAL (MAPP)

IMPLEMENTASI, MON-EV

TAHAPAN PROSES SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS

MISI & VISI ANALISIS SWOT ISU KRITIS STRATEGI DASAR (8-SD)

TUJUAN STRATEGI S SASARAN

Balanced Score-Card

(TUJUAN SPESIFIK)

RENCANA TINDAKAN

MONITORING & EVALUASI

Indikator Kinerja

PEMISAHAN PERAN & KEWENANGAN



Memisahkan PERAN dan KEWENANGAN Penetapan Kebijakaan dan Pengaturan dari Pelaksanaan



Implementasi strategi di atas secara operasional dijabarkan dalam kesepakatan kinerja (KKF) antara Penetap Kebijakan (Penanggungjawab Pelayanan Publik) dengan Pelaksana (Operator).

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

STRETEGI MAPP Memperjelas Struktur Sektor KEPALA DAERAH Pelaksana

Pemilik

Kebijakan

“Wasit” yg Independen (Regulator)

DPRD / Stakeholders

Quality, quantity, continuity, cost

Administrasi sesuai Kontrak atau “Licence” Badan “Pengawas”

Kesepakatan Kinerja yg Flexibel (KKF)

Strategi & Laporan

Angkat & pantuan

“Kontrak” Suplai SDM

Badan Direksi Mengatur / Operates

Kontrak PSO

Tugas Pokok / Core Functions

Masyarakat yg kurang mampu

“Kontrak” Suplai Keuangan (hutang, equitas)

“Kontrak” Suplai input lain) “Kontrak Pasar” (Produk, Kepemilikan sbg.)

Masyarakat yg mampu bayar

Isi Kesepakatan Kerja Fleksibel

Misi ”Perusahan” (”Korporasi”)

II.

Tanggungjawab Perusahan yang paling dasar

III.

Sumber daya yang akan diberi selama masa KKF

IV.

Hasil yang diharapkan – sesuai ISK

Flexibilitas (Kelonggaran) Peraturan yang disetujui

VI.

Syarat Khusus yang disepakati

VII.

Expektasi Khusus Pemda / KDH

VIII.

Pertanggung jawaban Pemda / KDH:

IX.

Konsekuensi

Masa Berlaku Kesepakatan Kinerja yang Flexibel

XI.

Prosedur Amendmen KKF

Bagian V di KKF Ruang untuk Otonomi / Flexibilitas / Kelonggaran V.1 Terkait perencanaan dan pengelolaan anggaran

V.2 Terkait pengelolaan personnel V.3 Terkait proses pengadaan V.4 Terkait pelayanan lain dari Pemda yang biasa/ harus dipergunakan

V.5 Lain lain (SOTK dll)??

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

Tantangan dasar MAPP / KKF   

SKPD / Direksi / BP dapat membuka “dapur” mengenai kinerja? Pemda / KDH / DPRD / SKPD saling percaya? (perlu komitmen) Sistem insentif dapat jalan baik? GIGO

Incentives

ABS

Kerjasama / Trust

SMS-MAPP, BAHAN TOF JABAR

DISKUSI KELOMPOK MERUMUSKAN KESEPAKATAN KINERJA FLEKSIBEL (KKF)

Terima kasih dan Selamat Bekerja

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK

(PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/RMunir

MEKANISME ALTERNATIF PELAYANAN PUBLIK

AMANAT PRESIDEN

SISTEM MANAJEMEN STRATEGIS (SMS) KEBIJAKAN dan FAKTOR-FAKTOR EKSTERNAL

MISI, VISI INPUTS: SDM, Dana, Informasi, Managerial, Teknologi Masukan Stakeholders

Organisasi

Hierarki Prioritas

STRATEGI

Prose-dur

SDM

Policy

OUTPUTS: Produk, Jasa, Pendekatan, Kepuasan Pelanggan, Lain2

UNSUR MANAJEMEN

PARTISIPASI STAKEHOLDER 4

Komponen Standar Pelayanan (UU no 25 tahun 2009): 1.

Dasar hukum

11.

Jumlah pelaksana

Persyaratan pelayanan

12.

Sistem, mekanisme dan prosedur

Jangka waktu penyelesaian

Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian dilaksanakan sesuai standar pelayanan

Biaya/tariff

13.

Produk pelayanan

Sarana, prasarana/fasilitas

Kompetensi pelaksana

Pengawasan internal

Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu raguan

10.

Penanganan pengaduan, saran dan masukan

14.

Evaluasi kinerja pelaksana.

Kriteria penyelenggaraan pelayanan publik yang baik, a.l.: 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Kesederhanaan Kejelasan Kepastian dan tepat waktu Akurasi Tidak diskriminatif Bertanggung-jawab Kelengkapan sarana dan prasarana

Kemudahan akses 9. Kejujuran 10. Kecermatan 11. Kedisiplinan, kesopanan, keramahan 12. Keamanan, kenyamanan. 8.

KEWAJIBAN ORGANISASI PENYELENGGARA PELAYANAN PUBLIK (Psl 8 UU25/2009)



Organisasi penyelenggara wajib menyelenggarakan pelayanan publik sesuai dengan tujuan pembentukan sekurang-kurangnya meliputi: ◦ pelaksanaan pelayanan; ◦ pengelolaan pengaduan masyarakat; ◦ pengelolaan informasi; ◦ pengawasan internal; ◦ penyuluhan kepada masyarakat; dan ◦ pelayanan konsultasi.

ANALISIS & SOLUSI (Seperti Dokter Mendiagnose Pasien): 1. Diagnose Awal Keluhan Pasien 2. Tentukan di Bagian Mana Persoalan Utamanya 3. Perdalam Analisis, Temukan Faktor Sebabnya 4. Berikan Resep Penyembuhan

5. Berikan Saran “Pola Hidup Sehat” Menyeluruh

ANALISIS KESENJANGAN HARAPAN vs KENERJA SAAT INI

Pertanyaan yang sering diajukan warga

Tidak jelas kriteria siapa yang berhak sebagai penerima?

Tidak ada data tentang siapa, berapa jumlahnya, dimana kelompok yang layak menerima itu?

Apakah sosialisasinya yang kurang memadai? Caranya tepat?

Service point-nya dimana? Sulit dikunjungi?

Target group sulit dijangkau? Tidak mampu membayar?

Diskusi: Kualitas Pelayanan: Harapan vs Kondisi 

……



….



……



….



….

Contoh Hasil Diskusi: Kualitas Pelayanan: Harapan vs Kondisi 

Pelayanan murah



Pelayanan mahal



Cepat



Lambat



Petunjuk jelas



Petunjuk berbelit-belit



Lokasi mudah dijangkau



Lokasi sulit dijangkau



Layanan sesuai kebutuhan



Petugas informatif, profesional

Layanan bukan yang dibutuhkan



Petugas tidak tahu apa-apa, profesional



Pengelola jelas



Ada help-desk (tempat mengadu)



Tidak jelas pengelola, warga di ping-pong



…



…

ANALISTIK PERSOALAN DALAM PROSES PELAYANAN

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

KEWAJIBAN ORGANISASI PENYELENGGARA PELAYANAN PUBLIK (Psl 8 UU25/2009)



SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN Penyuluhan ke Masyarakat

Pengawasan Internal

Pelayanan Konsultasi

Pengelolaan Informasi

Pelaksaanaan Pelayanan

Pelanggan/ Masyarakat

Pengelolaan Pengaduan

ANALISIS PERSOALAN INTERNAL Penyelenggaraan Pelayanan Persoalan disini?

PROSES DUKUNGAN PELAYANAN

Persoalan disini?

PROSES PENYEDIAAN PELAYANAN

PROSES DI TITIK PELAYANAN PENGGUNA LAYANAN: -Pelanggan -Pasien, -Dst,

ORGANISASI PROSEDUR PERSONEL (SDM) POLICY

ANALISA ‘SEBAB AKIBAT’ (FISH-BONE ANALYSIS) DALAM MENENTUKAN FOKUS PERBAIKAN PROSES PELAYANAN PUBLIK

SEBAB ORGANISASI

SEBAB PROSEDUR

AKIBAT

SEBAB LAINNYA

SEBAB POLICY

SEBAB PERSONEL

APA TINDAKAM UNTUK MENINGKATKAN KINERJA (Mencapai Tujuan)

Lain2

Personil

Prosedur Tindakan

Pengadaan

Pelatihan

Perbaikan

Juklak

Lain2

Policy

Perbaikan

Perbaikan Perbaikan

Organisasi

Proses Pelayanan Langsung (Loket, UPT, Camat, Desa)

APA TINDAKAM UNTUK MENINGKATKAN KINERJA (Mencapai Tujuan)

Lain2

Personil

Prosedur Tindakan

Pengadaan

Pelatihan

Perbaikan

Juklak

Lain2

Policy

Perbaikan

Perbaikan Perbaikan

Organisasi

Hubungan Masyarakat dengan “Pelayanan Prima”

APA TINDAKAM UNTUK MENINGKATKAN KINERJA (Mencapai Tujuan)

Lain2

Personil

Prosedur Tindakan

Pengadaan

Pelatihan

Perbaikan

Juklak

Lain2

Policy

Perbaikan

Perbaikan Perbaikan

Organisasi

Efektivitas proses pendukung

APA TINDAKAM UNTUK MENINGKATKAN KINERJA (Mencapai Tujuan)

Lain2

Personil

Prosedur Tindakan

Pengadaan

Pelatihan

Perbaikan

Juklak

Lain2

Policy

Perbaikan

Perbaikan Perbaikan

Organisasi

Efektivitas proses pendukung

APA TINDAKAM UNTUK MENINGKATKAN KINERJA (Mencapai Tujuan)

Lain2

Personil

Prosedur Tindakan

Pengadaan

Pelatihan

Perbaikan

Juklak

Lain2

Policy

Perbaikan

Perbaikan Perbaikan

Organisasi

Efektifitas sistem penunjang

MANAJEMEN PELAYANAN PUBLIK

Mandat, Kesepakatan Kerja (Kontrak Pelayanan

MAKLUMAT PELAYANAN

Sumber Daya

Penyajian Jasa/Barang

SKPD: DUKCAPIL

PEMDA

Kinerja: Kepuasan Masyarakat Pendapatan (Revenue)

KINERJA MANAJEMEN (efesien, efektif)

SPP

PEMOHON/ MASYARAKAT Pendapatan (Revenue)

Kepuasan Masyarakat

KEPERCAYAAN & DUKUNGAN POLITIK

KONTRAK KERJA DAN MAKLUMAT PELAYANAN KONRAK KERJA “SKPD PEMDA

MAKLUMAT PELAYANAN “SKPD” dgn Masyarakat”



> Target jumlah pelanggan



>Target penurunan tingkat kebocoran

>Petugas trampil, ramah, pengetahuan



>Kecepatan



>Info Pelayanan



> Info Alur Pelayanan



> Layanan Pengaduan



Dst

 

> Target Pendapatan (revenue) dst

ANALISIS SISTIM DELIVERY PELAYANAN Untuk Pelayanan Yang Melalui Jaringan Luas (hulu-Hilir) Misal: -Jaringan Air Minum -Jaringan RSUD-Puskesmas-Polindes

ANALISIS PERSOALAN pada JARINGAN PELAYANAN: Alur Penyiapan, Penyaluran & Penyajian Pelayanan Publik •Paket layanan publik •Jenis, besaran, biaya

RANCANGAN PELAYANAN

•Mobilisasi dukungan instansi, stakeholders •Networking

•Penyaluran, transfer •Distribusi

MOBILISASI/ PENGADAAN

•Titik pelayanan utama •Pelayanan prima

PENYALURAN

MENJANGKAU KELOMPOK

PERBAIKAN Prosedur, Organisasi, Personil, Policy (3PO)

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

•Policy dukungan pelayanan Pemda •Definisi kelompok sasaran •Pertimbangan budget

TITIK PELAYANAN

MENGORGANISIR KELOMPOK

Kajian Kebutuhan

•Bgm menjangkau kelompok? sasaran •Bgm meorganisir kelompok?

TARGET GROUPS

•Siapa TG? •Kelompok? •Kriteria penerima bantuan 27

REKOMENDASI PERBAIKAN MANAJEMEN PELAYANAN LANGSUNG

Contoh Program/Kegiatan Peningkatan Efektifitas Manajemen Service: Pusat Pelayanan ………

KOMPONEN PROSEDUR

REKOMENDASI •Penyusunan prosedur pelayanan •Peyusunan prosedur kerjasama pelayanan dengan mitra penyedia pelayanan

KELUARAN Diagram Alur delivery pelayanan

•Penyederhanaan (simplify) proses

•Pendelegasian (decentralize) ke kecamatan/desa, mitra

ORGANISASI

•Penetapan siapa atau unit apa saja yang terlibat dalam deliveri pelayanan •Penetapan fungsi dan kewenangan masing-masing

•Perancangan struktur organisasi “unit pelayanan”: diagram struktur, pola hubungan antar unit/jabatan (garis komando, arus komunikasi) •Perancangan kedudukan dan hubungan “unit pelayanan” dengan Unit/SKPD lain dalam struktur Pemda, dan lembaga lainnya.

Struktur Organisasi (Pemantapan SOTK)

Contoh Program/Kegiatan Peningkatan Efektifitas Manajemen Service: Pusat Pelayanan ……… KOMPONEN PERSONIL

REKOMENDASI •Penyusunan training need assessment •Perancangan program pelatihan personil yang terlibat dalam pelayanan, menyangkut pengetahuan, keterampilan, sikap – baik yang teknis maupun manajerial – sesuai posisi yang akan diisi;

KEBIJAKAN

•Penyusunan draft naskah akademis;

(POLICY)

•Pembahasan dengan semua pihak terkait,

•Perencanaan proses pengesahan Perda/SK

KELUARAN Desain program peningkatan kapasitas Personil

Draft Perda/SK Bupati/Walikota tentang perbaikan manajemen pelayanan “xxxxxxx”.

Bagan Alir Proses Pelayanan Contoh: Pelayanan Pembaruan KTP/KK SIAPA Kegiatan

Loket Daftar/A mbil

Loket Kasir

Loket Layanan

Seksi KTP

Kepala Kantor

Waktu tiap Tugas

Waktu Berlangsung

Daftar

1 Jam

Mengisi Formulir

1 Jam

2 Jam

1 Jam

3 Jam

1 Jam

4 Jam

1 jam

5 Jam

1 jam

6 Jam

1 Hari

1 Hari+6 jam

Cek kelengkapan Melengkapi

3 4

Bayar & kuitansi

Tanda terima

Pengambilan

Rencana Tindakan Peningkatan Pelayanan Bidang Pelayanan: ………………………………………

Program/ Kegiatan

Unit

Biaya (juta)

Penanggung Jawab

Jadwal Pelaksanaan Keluaran

Hasil I

III

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

PETA STRATEGI PENGUATAN MANAJEMEN & KELEMBAGAAN

MISI, VISI

KEPUASAN MASYARAKAT

TERLAKSANANYA GOODGOVERNANCE

Meningkatkan Relasi Pelanggan

Meningkatkan Efs & Efk PROSEDUR (Tata Laksana)

Meningkatkan Kompetensi PERSONEL

Meningkatkan Kesehatan Keuangan

Meningkatkan Efs. & Efk. ORGANISASI

Meningkatkan Efektivitas Aturan/ (POLICY)

Meningkatkan Sistem Monitoring & Evaluasi

Terima kasih dan Selamat Bekerja

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK

(PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/RMunir

MENYUSUN RENCANA AKSI

TAHAPAN PENINGKATAN KINERJA (SMS-MAPP) STRATEGIS (SMS)

IMPROVEMENT NEED ASESSMENT

MISI & VISI

ANALISIS SWOT

LOKUS PERBAIKAN PELAYANAN

ISU KRITIS

ANALISIS (3PO)

TUJUAN STRATEGIS

FOKUS PERBAIKAN MANAJEMENP ELAYANAN

SASARAN (TUJUAN SPESIFIK) RENCANA TINDAKAN

APBD

OPERASIONAL (MAPP)

IMPLEMENTASI, MON-EV

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

PETA STRATEGI PENGUATAN MANAJEMEN & KELEMBAGAAN

MISI, VISI

KEPUASAN MASYARAKAT

TERLAKSANANYA GOODGOVERNANCE

Meningkatkan Relasi Pelanggan

Meningkatkan Efs & Efk PROSEDUR (Tata Laksana)

Meningkatkan Kompetensi PERSONEL

Meningkatkan Kesehatan Keuangan

Meningkatkan Efs. & Efk. ORGANISASI

Meningkatkan Efektivitas Aturan/ (POLICY)

Meningkatkan Sistem Monitoring & Evaluasi

Rencana Tindakan Peningkatan Pelayanan Bidang Pelayanan: ………………………………………

Program/ Kegiatan

Unit

Biaya (juta)

Penanggung Jawab

Jadwal Pelaksanaan Keluaran

Hasil I

III

Terima kasih dan Selamat Bekerja

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK

(PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

SMS-MAPP/RMunir

MELAKSANAKAN RENCANA AKSI

TAHAPAN PENINGKATAN KINERJA (SMS-MAPP) STRATEGIS (SMS)

IMPROVEMENT NEED ASESSMENT

MISI & VISI

ANALISIS SWOT

LOKUS PERBAIKAN PELAYANAN

ISU KRITIS

ANALISIS (3PO)

TUJUAN STRATEGIS

FOKUS PERBAIKAN MANAJEMENP ELAYANAN

SASARAN (TUJUAN SPESIFIK) RENCANA TINDAKAN

APBD

OPERASIONAL (MAPP)

IMPLEMENTASI, MON-EV

PENGGORGANISASIAN TL DI TINGKAT PEMDA



Mendirikan Tim Internal Peningkatan Pelayanan (Implementasi MAPP)



Menyusun Rencana Tindak Lanjut



Memfasilitasi adanya “Internal Coach for MAPP”



Mengidentifikasi dan menghitung Indikator secara akurat; dan menganalisa hasilnya



Mengerjasamakan dengan Dinas dan SKPD lain

PENGORGANISASIAN TL DI TK PEMDA 

Masukan MAPP ke Program Ortala



Integrasikan dengan Penghargaan Abdi Negara



Ambil peran sbg “Regulator Standar dan Tariff”



Ambil peran sbg “Promotor Benchmarking”



Ambil peran sbg “Pemantau Flexibilitas KKF”



Sponsori Tim MAPP dari PUM



Kerjasamakan dengan Ortala / Bappeda Kab./Kota



Ambil peran Liaison antara PUM dan Pemda

RENCANA TINDAK LANJUT (1) 

Siapkan Format RTL, memuat: Apa…? Kapan…? Oleh siapa…? Biaya…?



Siapkan muatan RTL – akomodasi ISK/ 8 SD MAPP



Pastikan Muatan RTL mengakomodasi KKB: perencanaan, pelayanan pelanggan, SDM, sistem & proses, data & informasi, kepemimpinan, hasil, dsb.

Rencana Tindak Lanjut (2) Bentuk Tim Pengingkatan Kinerja Pelayanan Tk PEMDA 

SK Kepala Daerah



Anggota: Ortala, Bappeda, Bawsada, BKD, SKPD yg menjadi target MAPP; SKPD terkait



Sekretariat: Ortala



Kelompok Kerja Ad-hoc



Forum: “Kelompok Masy Pemerhati Pelayanan”

MAPP

Rencana Tindak Lanjut (3) Bentuk Tim Pengingkatan Kinerja Pelayanan Tk SKPD/Dinas 

 

  

SK Kepala Daerah Ketua: Kepala SKPD Anggota: SOTK, Keuangan, Biding Teknis, SPI, Biding lain terkait Sekretariat: Kepala Bagian Organisasi (Champion?) Kelompok Kerja Ad-hoc Forum: “Karyawan”

DISKUSI KELOMPOK MENETAPKAN KESIAPAN UNTUK PELAKSANAAN RENACANA AKSI

KARTU KINERJA BERIMBANG/KKB (Balanced Score Card) HASIL

PROSES

KEPUASAN PELANGGAN

RELASI KINERJA PELANGGAN KEUANGAN

PROSES PELAYANAN (PROSEDUR, TATA LAKSANA, ORGANISASI PERENC, PERATURAN)

INPUT PARTISIPASI SEKTOR SWASTA & MASYARAKAT

SDM

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

PENGEMBANGAN & SDM SMS-MAPP/CB-PUM/RM

MONITORING & EVALUASI

MISI & VISI

KELUARAN/HASIL 12

ANALISA STAKEHOLDERS (PKU)

MONEV & UMPAN BALIK

RENCANA TINDAK

KESEPAKATAN KINERJA

ANALISA SWOT

ISU KRITIS

6 5

IMPLEMENTASI

TUJUAN STRATEGIS

STRATEGI DASAR

7 TUJUAN/ SASARAN SPESIFIK

INDIKATOR & STANDAR KINERJA

Terima kasih dan Selamat Bekerja

CAPACITY BUILDING TRAINING:

PENGUATAN MANAJEMEN DAN KELEMBAGAAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK

(PMKP3)

KERJASAMA DITJEN PUM/KEMDAGRI DAN DSF/WORLD BANK

Bandung, 18-20 Mei 2011

MELAKSANAKAN MONEV DAN UMPAN BALIK

MONITORING & EVALUASI

MISI & VISI

KELUARAN/HASIL 12

ANALISA STAKEHOLDERS (PKU)

MONEV & UMPAN BALIK

RENCANA TINDAK

KESEPAKATAN KINERJA

ANALISA SWOT

ISU KRITIS

6 5

IMPLEMENTASI

TUJUAN STRATEGIS

STRATEGI DASAR

7 TUJUAN/ SASARAN SPESIFIK

INDIKATOR & STANDAR KINERJA

MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) – Slide1 

MONEV dilakukan terhadap semua tahapan pelaksanaan MAPP, termasuk pelaksanaan KKF;



Peran anda dalam MONEV bervariasi sesuai tahapan SMS



Peran dalam MONEV dibagi (shared) dengan SKPD/ Unit Kerja lain; Pemeran utamanya haruslah SKPD/ Unit Kerja “penanggungjawab urusan layanan terkait”;;

MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) – Slide2 

Proses SMS adalah “kegiatan keseharian” organisasi anda; Karena itu, budayakan MONEV sebagai bentuk Pengawasan Melekat (WASKAT); Jangan membiasakan ketergantungan kepada Pihak Lain;



MONEV atas Pelaksanaan KKF jelas melekat menjadi tanggungjawab anda (selaku institusi Pelaksana Layanan); Ingat, rujukan utama anda adalah “ketentuan dalam kontrak” (KKF);; Kinerja anda dinilai dan diukur berdasarkan ketentuan dalam kontrak (KKF);

MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) – Slide3 

Dalam KKF bisa disepakati bersama “penunjukan Pihak Ketiga” untuk melaksanakan MONEV: Ia haruslah individu/ lembaga yang profesional dan independen;



MONEV mungkin menemukan tugas/ kegiatan yang tidak relevan dengan tugas utama dalam KKF; Klarifikasikan segera dengan pihak terkait, dan jangan ragu untuk menyingkirkan/ menghilangkannya;

DISKUSI KELOMPOK MELAKUKAN MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN SMS MAPP

Terima kasih dan Selamat Bekerja