Teatterityökalu nimeltä budjetti tuotannon tukirankana Teatterin tekeminen on työtä. Mukavaa sellaista, toteamme me kaikki teatterin harrastajat, amatöörit eli rakastajat. Kaikkeen puuhaamiseen ja työntekoon tarvitaan aina kunnon työkalut, jotta työn jälki tyydyttää kunnianhimoista tekijää.
Teatterintekijän yksi keskeisimpiä työkaluja on budjetti. Kunnolla suunniteltu, huolella laadittu, yhdessä arvioitu ja hyväksytty budjetti takaa koko tuotannolle todellisen tukirangan, jonka varaan voi rakentaa aikatauluja, työnjakoa ja kustannusseurantaa ja saavuttaa näin keskittyneen työrauhan. Budjetti toimii myös alat tarkentuvana muistlappuna tuotannon edetessä. Perusbudjetti koostuu kahdesta osasta: kustannusarviosta (paljonko kaikki haluamamme ja tarvitsemamme maksaa?) ja rahoitussuunnitelmasta (mistä saamme riittäväst rahaa toteuttaaksemme kaikki ideamme ja suunnitelmamme?). Kustannusarviota varten kerätään kaikki olemassa oleva teto het tuotannon käynnistyessä. Tuottajana toimiva henkilö haastattelee kaikki keskeiset työryhmäläiset, jotka vastaavat esityksen muodosta ja sisällöistä. Ohjaajalla on omat toiveensa, lavastajalla visioita ja kapellimestarikin saattaa haluta hieman korostaa bändinsä roolia puvustuksella ja korokkeilla. Esityksen visualisointa ja äänimaailmaa varten pitää budjetssa varautua materiaalikuluihin ja jopa laitteistokustannuksiin. Lavastukseen arvioidaan ja varataan sen suunnittelijoiden ja rakentajien kanssa tarvittava summa euroja. Pienoismallit ja piirrokset auttavat hahmottamaan tarpeet. Pukusuunnitteluun vaikuttaa roolien määrä, ei näyttelijöiden. Kuvaluonnokset vievät koht yhteistä visiota. Tarpeistoa pitää sekä lainata että valmistaa. Valosuunnitteluun saatetaan tarvita uusia värikalvoja tai savukone vuokralle. Äänisuunnitteluun halutaan kehittyneempi äänentoistojärjestelmä, jonka määräaikainen vuokraus maksaa, vaikkakin osan siitä tuottaja aikoo sopia käsiohjelmanäkyvyytenä. Näytelmätekstn ja musiikin käytön tekijänoikeuskorvaukset maksavat. Niissä ei voi ajatella säästävänsä, vaan kollegoille, luovan työnsä tehneille kuuluu lakisääteinen korvaus. Näytelmäagentuureilla on omat selkeät sopimuspohjansa. Teostosta saa tedot, miten esityksessä käytetystä musiikista tlitetään. Videoiden käyttö tuotannoissa on lisääntynyt. Jos käyttää olemassa olevia videomateriaaleja (esimerkiksi tv:n uutslähetysnauhoitetta), niin tarvitsee luvat Kopiostolta. Laajemmin av-alan (videot, elokuvat) tekijänoikeuksia edustaa ja lupia myöntää Audiovisual Producers Finland, APFI.
Jos teatteriryhmä tai -yhdistys maksaa palkkoja, niin ne ovat yleensä yksi suurimmista menoeristä työnantajasivukuluineen. Tuottaja tai yhdistyksen taloudenhoitaja selvittää, milloin ja kenelle voi maksaa palkkiot esimerkiksi verottomina apurahoina ja milloin syntyy työsuhde työnantajan ja työntekijän välille. Muita tuotantokustannuksia ovat viestntä (tedottaminen ja markkinoint), mahdolliset ylimääräiset tlavuokrat, kuljetuskustannukset tai vaikkapa ensi-iltajuhla- eli karonkkakulut.
Rahoitussuunnitelman runko muodostuu arvioiduista lipputuloista. Montako esitystä, millä täyttöasteella per esitys, mikä on keskimääräinen lipun hinta? Jos esityksen valmistamiseksi tarvitaan lisärahoitusta, niin esimerkiksi Suomen Harrastajateatteriliiton tuotantoavustuksia esitysten tuotanto- ja palkkakustannuksiin voi hakea vuosittain 15. huhtkuuta mennessä. Tuotantoavustusta ei myönnetä ryhmien perustoimintaan (yleiset tlavuokrat, siivous tai laite- ja elintarvikeostot) eli kohdennuksen on oltava selkeä. Lisätedot ja hakulomakkeet löytyvät SHT:n verkkosivuilta. Juhlavuosina moni ryhmä haluaa tehdä hieman normaalia isomman tuotannon, joka on myös taloudellisest suurempi satsaus. Tuolloin voi lähestyä avustusanomuksella vaikkapa Suomen Kulttuurirahaston oman maakuntansa rahastoa.
© Jukka Hyde Hytti Kirjoittaja on teatterituottaja ja Teatterin tiedotuskeskuksen (TINFO) kansainvälisten asioiden päällikkö. Kirjoitus ilmestyi SHT:n Repliikki-lehdessä 1/2020. Kuvat ovat kirjoittajan ottamia kuvituskuvia omista tuotannoistaan.