Report GM 2014 2 by Hyttalo Souza

SUMÁRIO PRESIDENT | Larissa Yanase.....................................04 DELEGATES&FINANCES | Jéssica Diniz.....................09 EXTERNAL RELATIONS | Cláudia Cabral...................14 AGENDA&MATERIALS | Rúbia Pegoretti .................19 STOCK&INFRA | Fernando Carvalho........................22 CONTATOS UTILIZADOS............................................25

PRESIDENT

Larissa Yanase Email: Larissa.yanase@aiesec.net

Olá aplicante ou OCP eu sou a Lari da AIESEC em Limeira e eu fui OCP da Growth Meetings 2014.2 e estou aqui para contar um pouco mais da minha experiência e dar algumas dicas! É com um orgulho imenso que escrevo esse report, que representa um pouco da experiência incrível que é liderar o time que entrega uma conferência nacional. A Growth Meetings 2 é uma conferência voltada para managers da AIESEC no Brasil e prepara a pipeline de líderes dos escritórios para o ano seguinte, por isso foi uma experiência tão marcante para todos nós. Ela aconteceu de 19 a 21 de setembro e contou com cerca de 230 pessoas, entre de 200 delegados e 30 conference team (MC+OC+Chair). Foi realizada no hotel Recanto da Preguiça em Jarinu. Apesar de ser uma conferência relativamente pequena o tempo de trabalho também é reduzido, o tornado bem intenso. Vou separar em etapas para facilitar o entendimento.

Pré- conferencia (trabalho virtual): Seleção do time: A postulação de OCP e OC foram lançadas juntas, portanto quando fui eleita logo recebi as postulações dos OCs para começar a seleção. Como a estrutura já estava definida e foi um OC mais enxuto e diferente de outras conferências anteriores tive alguns pontos importantes para fazer a seleção do time. Os cargos eram: Delegates&Finanças, Stock&Infra, Agenda&Materials, IS, COMM GD (que foi virtual e já estava eleito) e ER (NST do time de vendas para conferências). Para cada cargo era necessário um perfil específico e elaborei os perfis procurados antes de começar a ler as postulações para ser o mais imparcial possível. Como tinha pouco tempo fiz uma primeira etapa de eliminação pelas postulações inicialmente e passei apenas alguns para a entrevista. Os principais pontos para elaborar essa shortlist foram: experiência com eventos, disponibilidade para estar em SP no tempo necessário e perfil em geral. Especificamente para cada cargo procurei inicialmente as seguintes características: Delegates&Finanças: Busquei uma pessoa boa relação interpessoal, metódica, com facilidade de trabalhar com muitos dados em planilhas, conhecimento básico de finanças e principalmente uma pessoa calma mas com senso de urgência. Stock&Infra: Pessoa organizada, com bastante autonomia, que trabalhasse bem sob pressão e que conseguisse manter a tranquilidade em momentos de stress, porém ao mesmo tempo que fosse bem ativa. Agenda&Materials: Procurei alguém com capacidade analítica e que conseguisse explicar o flow da agenda para o restante do time, que fosse capaz manter o CT room organizado e que tivesse uma boa comunicação (é o OC que precisa gerenciar os buddies de sessões e portanto pedir ajuda).

IS: era essencial uma pessoa que tivesse conhecimento de tecnologia e preferencialmente que já tivesse experiência em conferências nacionais. Fiz um guideline com essas características para montar meu roteiro de entrevistas com perguntas gerais para todos e especificas de cada cargo e fiz essas perguntas para todos os candidatos daqueles cargos. Muitas vezes as pessoas se postulam para um cargo e você identifica perfil para outro nela, faça perguntas de ambos e confira se essa pessoa se sentiria confortável assumindo outra função.

O meu OC foi pequeno, mas isso não atrapalhou a realização das Jobs. Porém foi de extrema necessidade a cooperação do restante do CT em alguns momentos, por isso estimule a interação entre o seu time e o MC e não tenham vergonha de pedir ajuda! PO e comunicação: Fiz meu PO ainda na etapa de seleção, antes de ser eleita. Caso isso aconteça com você reveja ele e confira que não esqueceu nada. É por ele que você acompanhará o trabalho do seu time antes de vocês estarem juntos em SP. A comunicação era feita basicamente por dois meios, Facebook e Whatsapp. Dessa forma conseguíamos nos comunicar rapidamente e cobrir os passos iniciais do nosso trabalho. Já invista em momentos de construção de time, pois no Office você não terá tanto tempo disponível e é extremamente necessário que o seu time se reconheça como tal.

Pré-conferência (Office em SP): Organizada a chegada de todos montei um PO num flip chart onde tínhamos as prioridades de cada um e elas eram checadas nas nossas reuniões diárias, uma no início do dia e uma a noite. Tivemos menos de uma semana em SP antes de ir para o hotel, pode parecer pouco tempo, mas se programando direitinho temos tempo de fazer tudo. Para isso é importante que você sempre tenha em mente qual deve ser a prioridade de cada OC e garantir que eles estejam trabalhando nisso. Nessa etapa esteja sempre disponível para retirar dúvidas e fazer a conexão necessária entre seu time e o MC. Duas pessoas importantíssimas dentro do MC para o seu trabalho são agenda e conference managers, essas pessoas ajudarão você a guiar o seu trabalho. Por fim, mas não menos importante, tenha um tempo para trabalhar na construção do seu time. Criar nome e uma visão para seu time ajuda a fazer uma maior conexão entre vocês e dá um senso de objetivo, todos sabendo porque estão ali e pelo que estão trabalhando!

Pré Meeting (Hotel): Fomos para o hotel na terça-feira a noite, o que nos deu essa noite e dois dias de prémeeting. Nesse momento é extremamente importante que você tenha bem claro quais devem ser as prioridades. Elencar as atividades como urgentes ou importantes ajuda muito a decidir o que priorizar e dessa maneira garantir que seus OCs não estão desperdiçando o tempo focando em algo que não deve ser feito naquele momento. Muitos materiais lúdicos

de sessões serão pedidos, esse é o momento de fazê-los! Foi positivo ir para o hotel com antecedência, porém houve dois pontos mais críticos, o primeiro é que foi necessário voltar para SP buscar alguns materiais e realizar impressões de handouts ( como foram poucos dias em SP a entrega de alguns materiais precisaram ser agendadas para depois que o time todo foi para o hotel) e o segundo é que muitas das sessões precisavam de materiais da internet para serem concluídas e no hotel isso era bem difícil. Quanto à internet foi necessário usar o 3G dos celulares para que fosse possível fazer os downloads. Separe um tempo para conhecer o pessoal do Hotel, você vai precisar muito deles durante a conferência. Nesse caso em específico no geral as pessoas eram muito atenciosas e prestativas com tudo. Caso sua conferência seja nesse mesmo hotel apenas fique atento ao horário do café da manhã e cobre sempre a limpeza dos quartos e outros ambientes.

Conferência Chegou o momento! Aquele frio na barriga de quando os primeiros delegados começam a chegar toma conta de você. Aproveite esse momento para conversar rapidamente com seu time e dar as palavras de suporte finais antes de tudo começar. Falando de maneira geral seu papel aqui é garantir que tudo está acontecendo como deve. Esteja ciente do que está acontecendo e saiba se o seu OC sabe o que fazer. Dei bastante liberdade e empoderei eles a agir por si mesmos, porém sempre atenta ao que poderia dar errado. Lembre-se que durante a conferência tudo é urgente. Cada problema que aparecer merece sua atenção e deve ser tratado imediatamente. Esteja sempre em comunicação com seu OC, Chair, Agenda manager e Conference manager principalmente, para estar atualizado de situações logísticas e de agenda que possam surgir. Mantenha a calma e a postura, seu comportamento refletirá no comportamento do seu time e conseqüentemente na conferência (sim os delegados percebem se você transparece se há algo errado). Caso emergências ocorram converse diretamente com seu OC responsável e estabeleçam o plano de ação, não hesite em pedir ajuda para a execução caso necessário.

Uma coisa que ajudou bastante foi o uso dos walk talks (apenas cuidado caso os OCS estejam sendo buddy de sessão para não atrapalhar os FACIS). Além disso andei sempre com um bloco de notas, caneta e a agenda do dia, isso é importante para você saber sempre o que está acontecendo no dia e anotar o que for necessário. Um ponto importantíssimo é fazer a gestão de energia, algumas pessoas precisam dormir mais que outras, saiba balancear isso no seu time e que eles descansem quando necessário! Tenha esse equilíbrio você e seja o exemplo. Não ultrapasse os seus limites e fique atento aos deles. Por fim, mas não menos importante, seja acessível e simpático com os delegados. Esteja disponível para ajudar, tirar dúvidas ou apenas conversar num momento que seja possível. Recebi muitos feedbaks bons quanto a isso e acredito que realmente faz toda a diferença. Muitos delegados tem interesse em ser OC e vão querer conversar com você sobre isso!

Pós-conferência Enfim acabou! A tranqüilidade voltou e você se sente extremamente realizado de ter feito o seu trabalho. Garanta toda a organização dos materiais e equipamentos antes de fazer uma reunião de fechamento com o seu OC e combine com eles a DDL de envio do report. Essa é uma parte muito importante do trabalho e garantirá melhores OCs após o seu! Aproveite o tempo final com o seu time e reconheça-os pelo trabalho desempenhado.

Mensagem Final A experiência como um todo é extremamente gratificante. Liderar uma equipe de trabalho tão intenso é bem diferente de tudo que vivi na AIESEC e me proporcionou um crescimento incrível. Se preocupe em oferecer isso aos seus OCs, afinal eles estão fazendo isso pelo seu desenvolvimento e é seu papel fundamental proporcionar isso. Dê o clima que seu OC precisa, o trabalho intenso pode sobrecarregar vocês então saiba aproveitar momentos de descontração e relaxamento com todos. Por fim, aproveite! Você pode aprender muito com todos os envolvidos então permita-se viver a experiência mais intensa e gratificante que você pode!

Gostaria de agradecer todo o MC Momentum pela confiança e suporte e claro que não posso deixar de agradecer meus heróis, meu OC Archer! Cada um de vocês foi essencial para tornar essa experiência tão incrível. Obrigada por se entregarem de corpo e alma e por confiarem em mim para ser a líder de vocês! Serei eternamente grata por todo o crescimento que vocês me proporcionaram!

Delegates & finances

JĂŠssica diniz Email: Jessica.diniz@aiesec.net

Olá, meus queridos. Tudo bem? Meu nome é Jéssica Diniz, sou da @Franca e fui OC FIN & Delegates da Growth Meetings 2014.2! Vou contar para vocês um pouco do trabalho que desenvolvi nesses cargos e também algumas dicas básicas para melhorar e facilitar o trabalho.

Pré-conferência - Casa: Antes de ir para São Paulo, o OC FIN & Delegates é um dos que mais tem atividades. Fiquei responsável por acompanhar as inscrições de todos os delegados, organizar suas informações, separando por escritórios e enviar e-mails para o LCP de cada escritório inscrito para que eles pudessem realizar o rankeamento dos membros, visto que o número de vagas ainda não tinha sido delimitado. Dessa forma, fiz amizade com o Podio e me tornei a melhor amiga de planilhas e e-mails, e eles se tornaram meus confidentes. Criei o e-mail da conferência, para dúvidas, informações e toda forma de comunicação com os participantes e mais tarde criei o grupo no Facebook, para estimular a pré-integração dos delegados. Após o rankeamento dos membros, tive que realizar corte de delegados, devido ao alto número de inscritos. E então começar meu trabalho com Finanças: as cobranças de FEE + Damage Deposit + Transporte do OC. Sim, esses cargos também demandam que você já organize quem vai utilizar os transportes do OC, para passar ao OC Stock & Infra, já que é você que tem acesso as informações.

Dica - Organização: trabalhe com Chefes de Delegação. Peça, no momento do

rankeamento, para cada LCP escolher esse alguém que ficará responsável por compilar e te passar todas as informações que você necessitar do escritório dele(a). Nós não trabalhamos com Chefes de Delegação e, em termos de "conhecer e ter mais contato com os delegados" foi uma maravilha, mas no quesito organização ficou um pouco comprometido, afinal, uns respondiam rápido, outros demoravam mais, e era mais pessoas a se cobrar. Enquanto você está sua casa, é muito válido que você já leia o Regimento Interno sobre Conferências Nacionais e converse com pessoas de outros OC's, pois temos muitas informações para poder auxiliá-los (estou a sua disposição, sério). E, claro, aguardar ansioso pelo dia em que finalmente você irá à São Paulo e viver essa grande experiência com seu querido time, no famoso Office do MC.

Pré-conferência - Office: Bom, chegando a São Paulo, você passará por uma oportunidade muito gratificante: a vivência de time. Trabalhar com pessoas de vários lugares do Brasil, de realidades diferentes e se dar bem com elas, tende a ser um desafio, que você deve aproveitar, pois, por experiência própria digo, é uma das melhores partes desse trabalho. Começamos a nos aproximar cada vez mais, a medida que a conferência se aproximava e trabalhar cada dia melhor juntos e em conjunto. Assim que cheguei em São Paulo, minha obrigação como FIN era terminar de realizar as cobranças das FEE's; começar a solicitar o comprovante de pagamento e de transporte até São Paulo (para futuramente calcular a Travel Cost Sharing - TCS); e ir acompanhando todos os outros OC's, em relação à gastos, analisando o orçamento, ponderando o que era realmente necessário e negando despesas que viessem a ser desnecessárias, e, além de ter um controle sobre as notas ficais, ir atualizando o Budget (onde se coloca todas as informa-

-ções referente à gastos do evento).

Dica - Despesas: tenha uma quantia a mais no budget para despesas de última hora porque elas tendem a aparecem e quase sempre vão ser realmente ser necessárias. Como Delegates, eu tive que realocar vagas (devido a desistência ou falta de pagamento); compilar as informações e criar os textos sobre as festas e sobre a conferência em si para o Boocket (para enviar ao OC COMM); verificar com a OC ER o que precisávamos para compor o Welcome Package e ver o que os patrocinadores disponibilizaram; e solicitar que os delegados me enviassem duas versões de seus Roll Call's - de 1 minuto e a estendida. Ademais, fiquei responsável por mandar fazer alguns produtos do shopping.

Dica - Notas Fiscais: pegue com o OC ER todas as notas fiscais e/ou de contratos de parcerias que ela tiver, assim como com todos os demais OC's que realizaram qualquer espécie de compras em nome da AIESEC no Brasil, pois você irá precisar disso depois para fazer um relatório que entregará para a MCVP FIN.

Dica - Shopping: para decidir o que vender no shopping, façam um apanhado das últimas conferências e vejam o que deu certo, o porque deu certo e o que deu errado, e pensem bem nas quantidades, para não sobrar muitos produtos. Veja o que tem na garagem do Office, que sobrou de outras conferências, pois vocês podem colocá-los também a venda e lucrar mais. Por fim, peça para o OC COMM fazer uma arte bem bonita (rs), mas, principalmente, definam o mais rápido possível os produtos que vão querer vender, cotem e mandem fazê-los o quanto antes, para não haver problemas ou eles não poderem ser entregues a tempo - sério, é muito chateante. Uma dica muito importante, caso façam o Shopping Online, é, além de tentar ter todos os produtos com você antes da conferência, é separá-los por CL antes da conferência começar, pois, acredite em mim, o tempo lá é escasso. Antes de deixar o Office e ir para o Hotel onde será a conferência, você ainda terá que organizar a "farmácia do OC" (uma caixa de remédios que será levada para o evento) e fazer o documento de termos de responsabilidades dos medicamentos; listar os materiais que serão utilizados nos Sugar Cubes e a logística do mesmo; criar uma Gossip Box e um Doctor Love (afinal, o Fun Team conta com isso); e, muito importante, solicitar os reembolsos dos membros do seu OC, isso é precioso.

Os membros do OC podem ser reembolsados em até R$25,00 por dia com alimentação, se apresentarem as notas; em transportes de ônibus/metrô utilizados para trabalhos do OC; e passagem de ida e volta da cidade de origem até São Paulo e vice-versa (essa parte não é obrigação do OC FIN).

Dica - Reembolso: uma maneira de facilitar a sua vida, OC FIN, é colocar uma parede do Office envelopes com o nomes de cada membro do seu OC, para que eles coloquem as notinhas lá e não as percam. Assim, nas terças e sextas-feiras, você retira as notinhas, calcula o valor, solicita o reembolsa através de uma form e entrega as notas para a secretária do Office.

Pré-conferência - Hotel: 11

Chegando no hotel, você tem quatro principais funções: verificar e fazer a alocação dos quartos; organizar os Sugar Cubes; montar os Welcome Package; e montar a logística do Check-in, já que está nas suas jobs, OC FIN & Delegates, realizá-lo.

Dica - Welcome Package: chame todos os coleguinhas possíveis para ajudar, pois assim vocês criam uma linha de produção e tudo sai bem mais rápido.

Dica - Check-in: deve-se ter um controle efetivo de quem está no hotel, para que não sejam pagas diárias para pessoas que ainda não chegaram no hotel ou para as que foram embora antes da conferência acabar. A respeito da alocação de quartos, chame o OC Infra para lhe auxiliar, pois também valerá para ele(a). Nós prezamos por fazer a vistoria o mais rápido possível, então, com um dia no hotel, passamos de quarto em quarto, contando camas e chuveiros e verificando se a água era quente e se as luzes e descargas funcionavam perfeitamente. Depois consultei minhas planilhas e separei os delegados por sexo e área - foi algo bem tranquilo.

Dica - Alocação dos Quartos: além da lista geral em algum ponto estratégico do hotel, se possível, coloque os nomes dos delegado na porta dos quartos, pois podem eles sempre se confundir ou esquecer.

Dica - Finanças: se você tiver um tempinho "livre", aproveite para adiantar um job sua, o relatório de finanças. Converse com o MCVP FIN e sente-se com ele, apresente todas as notas fiscais/contratos que vocês tiveram, enquanto vão acompanhando o extrato da conta da AIESEC no Brasil. Dessa forma ele já vai anotando a que se refere cada gasto e você já deixa as notas com ele, ficando dispensado de ter que criar um relatório mais tarde. Informe também quando os delegados começaram a pagar as FEE's e qual era a DDL.

Conferência: Durante a conferência o OC Delegates é o que mais tem contato com os delegados, seja para responder dúvidas, questionamentos, passar informações, auxiliá-los ou mesmo promover a integração. Assim, se organize bem para conseguir fazer o Check-in e distribuir Welcome Packages no começo, além da "distribuição" (para quem necessitar) de remédios, durante a conferência. É necessário que você seja bem calmo e paciente na hora de tratar e lidar com os delegados, pois seu trabalho é ajudá-los da melhor maneira passível e, querendo ou não, é você, principalmente, que reflete toda a visão da organização em si do evento. Durante a conferência sempre é bem corrido e quase certo que ocorrerá alguns imprevistos, esteja preparado psicologicamente para isso, pois, além de resolve-los ou auxiliar nessa resolução, é você quem mantém os delegados atualizados e se você se descontrolar, eles vão ficar bem preocupados. Nós não tivemos nenhum problema com algum delegado ou com a questão de alocação dos quartos, o máximo que aconteceu foi acabar a luz no meio do evento, mas, como eu já disse, é bem aquilo de "o mundo pode estar caindo, sorria e continue trabalhando, vai dar certo" rs's

Aconselho que você tenha um controle muito bom sobre o dinheiro e produtos que saíram e entraram todos os dias, já que é de extrema importância, tanto na hora que tiver que fazer o relatório, como para o fechamento do budget.

Dica - Vendas: não misture o dinheiro do budget com o dinheiro que recebeu do shop e de vendas realizadas durante a conferência. Dessa forma, leve um dinheiro a mais do budget para qualquer imprevisto que surgir. E, se possível, leve a maquininha de cartão (para passar só no débito) ,assim vocês podem aumentar o número de vendas e ter dificuldades com o troco. No decorrer da conferência, dou as seguinte sugestões: tente descansar bem; não desanime se algo der errado ou não sair como o esperado, afinal essas coisas podem acontecer, mas devem ser superadas; confie no processo e no seu time, pois eles estarão sempre dispostos a te ajudar no que for necessário; alimente-se bem e hidrate-se, ninguém quer uma pessoa tão importante como você passando mal; busque aproveitar o máximo a experiência e divirta-se junto com os delegados, mas, sem exageros, mocinh@; e desfrute muito a sua vivência de time, são pessoas incríveis que deixarão muitas saudades.

Pós-conferência: Depois da conferência o seu trabalho não acaba. Como OC Delegates, você precisa enviar o certificado de participação aos delegados que solicitaram e, como OC Finanças, você precisa atualizar seu budget e passar um relatório de gastos ao MC VP FIN, além de cobrar o comprovante de passagem dos delegados e calcular o TCS. Para finalizar sua experiência, basta apenas fazer um lindo report informativo (como esse) para ajudar aos demais postulantes e futuros OC's desse nosso incrível cargo de OC FIN & Delegates.

Considerações Finais: Espero que você, os delegados e todo o Conference Team aproveitem, aprendam e divirtamse muito nessa experiência, que ela seja tão maravilhosa como a minha foi e que você adore ter passado por isso, pois, garanto, para mim foi um dos momentos mais desenvolvedores e gratificantes dentro da organização =D Qualquer dúvida, pode me procurar, fico à disposição ^^ E, como eu digitei bastante, só pra não perder o costume: "Atenciosamente, Jéssica Diniz OC FIN & Delegates da GM 2014.2"

EXTERNAL RELATIONS

Clรกudia cabral Email: Claudia.cabral@aiesec.net

Olá, querido leitor. Se você está lendo esse report, provavelmente está prestes a viver a experiência de OC ER. Eu como reincidente na área, posso dizer o quão gratificante é ver o resultado do seu trabalho de meses na conferência. Fui também OC ER na CONADE 2014 e posso dizer que, apesar de ser o mesmo cargo, foram duas experiências incrivelmente diferentes e com realidades opostas. Por isso, irei basear meu report voltado para a realidade de uma conferência menor, que é a Growth Meeting. Espero que esse report possa ajuda-lo!

ANTES DA CONFERÊNCIA A Growth Meeting é uma conferência menor, mas que requer atenção para muitos detalhes para que tudo saia muito também feito no pouco tempo que possui. Para ser OC ER você precisa fazer parte do National Events Sales Team, o que significa que sua jornada começa um pouco antes. As vendas para a GM foram um pouco mais difíceis, visto que tive que correr após a CONADE para em menos de um mês garantir os produtos da GM. No fim, deu tudo certo e o NEST conseguiu produtos que supririam a necessidade da conferência. Pude chegar a São Paulo apenas alguns dias antes de irmos para o hotel, então, caso esse seja o seu caso, procure adiantar muita coisa ainda na sua cidade: • Divisão dos Breaks: é sempre bom fazer uma planilha com a divisão de comidas por dia de conferência. • Entrega dos produtos: caso você chegue apenas alguns dias antes, tente agendar a entrega para que aconteça antes. Isso evita imprevistos. • Quando os produtos chegarem, é gentil enviar um email para o seu contato da empresa notificando a entrega e agradecendo a confiança ou para cobrar algum detalhe que tenha faltado. • Seja criativo! Crie campanhas e challenges virtuais antes mesmo da conferência para que os delegados se familiarizarem com os parceiros, além do que é um ótimo material para ser mostrado no report e dar um UP na parceria. • Não se esqueça de solicitar ao seu OC FIN que tenha dinheiro para produzir o banner e impressão do painel dos parceiros.

DURANTE A CONFERÊNCIA: A GM 2014.2 aconteceu no Recanto da Preguiça. Um hotel menor, com algumas limitações físicas e logísticas e bem diferente do hotel que eu havia conhecido anteriormente em conferências nacionais. A GM contou com um OC bem menor que outras conferências, então é importante que cada membro do OC saiba que deve ajudar em todos os momentos, independente de se aquela tarefa tem ou não a ver com sua função, isso foi crucial dentro do OC ARCHER. Durante a conferência o principal papel do OC ER é trabalhar com o posicionamento dos parceiros e a organização dos breaks, por isso, deixo aqui algumas dicas:

• Reserve alguma salinha/quarto próximo ao local onde será realizado os breaks para guardar todas as caixas de produto. Isso facilita para o controle e principalmente para tornar mais ágil a preparação do break. • Tente preparar o break com o maior tempo de antecedência possível. Uma dica é na noite anterior você já deixar separado e fora das caixas e embalagens o que será utilizado no dia seguinte. Isso irá facilitar bastante. • Deixe alinhado com os funcionários da cozinha (onde geralmente são guardados os Danones) que você irá retirá-los diariamente, de modo que você não atrapalhe no trabalho do local. Se possível, deixe uma lista da divisão colada na parede da cozinha para facilitar. • Uma parceria super legal na GM foi com as pipocas Kenko, da Sakura. Caso você também tenha essa parceria em sua conferência, tente levar as pipocas com antecedência para a cozinha, para que estejam pontualmente prontas no break. • Alguns parceiros fornecem Kits para serem sorteados. Alinhe com o Fun Team momentos em que você poderá fazer as premiações dos kits promocionais. • Garanta que terá alguém durante os breaks tirando foto dos produtos. Você irá precisar desse material para o Report. • Peça ajuda! Pode parecer simples e rápido, mas um break bem organizado requer bastante tempo. Alinhe com quem estiver livre naquele momento para lhe ajudar a fim de não atrasar a agenda. • Distribua em ilhas: Concentrar os produtos iguais em um só lugar dificulta a passagem das pessoas e algumas podem não conseguir comer. • Coloque staffs em cada ilha: isso é necessário para conscientizar as pessoas de pegarem somente o que realmente irão consumir, evitando que alguns delegados fiquem sem comer.

PARCERIAS PARCEIRO

PRODUTOS

OBSERVAÇÕES Tirar os pacotinhos das caixas

BELVITA

Biscoitos Integrais

um dia antes, pois requer um certo tempo. Separe com antecedência as

DANONE

Iogurtes

quantidades do dia para que tenha

tempo

hábil

quebrar todas as placas.

para

PARCEIRO

PRODUTOS

OBSERVAÇÕES Utilize momentos estratégicos para sua distribuição, como

PECCIN

Balas, Drops e Chocolates

após a janta. Colocar nos breaks não é tão inteligente, pois as pessoas estocariam bastante.

BANANINHA PARAIBUNA

Doce de Banana

Podem ser servido dentro de

cestas. Levar com antecedência para a cozinha. As pipocas de

SAKURA

Pipocas

micro-ondas também podem ser preparadas na panela, caso não haja o aparelho no local. Cada caixa possui sub caixas

dos produtos. Tente fazer essa divisão com antecedência e, MARILAN

Biscoitos

durante

montagem

break, abrir as caixinhas da forma correta para que não fique visualmente feio em cima da mesa. Cada caixa possui sub caixas dos produtos. Tente fazer essa divisão com antecedência e,

SUAVIPAN

Bolinhos Recheados

durante

montagem

break, abrir as caixinhas da forma correta para que não fique visualmente feio em cima da mesa.

PARCEIRO

PRODUTOS

OBSERVAÇÕES Procure um local onde os FOM fiquem concentrados de

Puffs para ambientes e

FOM

Rolinhos para brindes.

forma que seja utilizado como um local para descanso. Isso garante o controle de onde está

cada

Puff

fica

visualmente mais atrativo. Peça para seu OC COMM fazer DAC

Crachás e Kits de produtos

para brindes

a arte do crachá para que seja

enviado

para

DAC

confeccionar.

DEPOIS DA CONFERÊNCIA O pós-conferência é o momento de realizar a pesquisa de satisfação, coletar fotos e produzir os reports para cada parceiro. • Peça modelos de pesquisa de satisfação a OC ER anteriores. Lembre-se de fazer uma analise das perguntas para parcerias que já estiveram em conferências passadas para que o report não saia igual aos anteriores e para que os parceiros tenham noção da evolução da parceria. • Não se esqueça de coletar fotos com o seu OC COMM. Elas são fundamentais para mostrar como os produtos foram utilizados.

• Estude report antigos a fim de evoluir no conteúdo. Mostre os dados da pesquisa, depoimentos, fotos e como foi a conferência, não esquecendo, claro, de colocar as datas das próximas conferências.

CONSIDERAÇÕES FINAIS Espero que esse report tenha tirado algumas de suas dúvidas em relação ao trabalho do OC ER na conferência. Caso seu interesse seja em segmentação de empresas e prospecção de parceiros, estou disponíveis para conversas e chats, então, por favor me procure! Ser OC é uma experiência fantástica em todos os cargos e espero que a sua seja assim também, boa sorte!

Agenda & Materials

RĂşbia Pegoretti Email: Rubia.Pegoretti @aiesec.net

Olá, meu nome é Rúbia e eu fui OC Agenda e Materials da GM 2014.2. Ser OC foi uma das melhores experiências que a AIESEC me proporcionou! Apesar de muito intenso, o aprendizado é enorme! Saber que o meu trabalho é importante para atingir o resultado final, que é a conferência, é muito gratificante. Espero relatar aqui muito bem como foi o trabalho, mas caso queiram conversar, estou à disposição.

PRÉ-conferência Agenda Antes da conferencia o OC Agenda não tem jobs muito definidas, então leia os relatórios das conferências anteriores, conheça seu time e seu corner dentro do OC, entenda muito bem a sua job description e esteja atento ao que se passa no time como um todo é o básico e mínimo que você pode fazer nesse período antes de chegar ao Office. Você precisa também entrar em contato com o Agenda Manager do MC que será o responsável final pela montagem da agenda, co-construção das mensagens juntamente com os FACIs das sessões e aquela pessoa que de fato estará cobrando o MC da preparação de tudo e pedir o primeiro daft da agenda. Depois disso, compartilhe com o OC para que todos estejam a par. Garantindo um bom relacionamento com o Agenda Manager, pode ficar tranquilo que seu trabalho será facilitado.

Materials A principal job é conversar com todos os FACIs e adquirir todos os materiais necessários para a conferência acontecer. O trabalho não é pesado; o único problema é que normalmente os FACIs entregam a lista de materiais quase no último momento antes do OC ir para o hotel. Então a ideia de conseguir o maior numero de informações possíveis, para assim já começar as compras. Como ajuda, coloco aqui a lista básica de materiais que foram usados e alguns lugares que fomos para compra-los: 1. Papel A4, post-it, canetas, canetões, canetas coloridas, fita crepe, régua, tesoura, cola, fita, barbante, bexiga, isopor, TNT, papel kraft, guache, estilete, saco plástico, envelope, cola quente. 2. Kalunga, casa do isopor, Armarinho Fernandes; tudo foi adquirido na 25 de Março e Santa Efigênia (materiais de IS).

conferência Agenda É necessário que você sempre alinhe com os FACIs sobre duração da sessão e como você dará os avisos de término de cada sessão. É bom sempre conferir com cada FACI umas duas horas antes da sessão se está tudo OK ou se eles precisam de algo. É bom definir buddies para cada sessão e alinhar com eles o que deve ser feito. Caso aconteça

algum atraso, notifique o OC e os FACIs para que todos fiquem interados dos de como está a agenda. É sempre bom fazer uma agenda grande para ficar no CT Room, assim todos podem ver as informações básicas rápido (é legal ter os campos de horário, local, sessão, FACI e coFACI, materiais e duração). Fique atento à horários que não podem atrasar de jeito nenhum (horário de saída dos ônibus).

Materials Durante a conferência o trabalho é mais pesado pois você tem que garantir que todos os materiais estarão nas sessões e que não faltarão. É sempre bom estar conferindo com os FACIs a necessidade de algo. Algumas dicas é criar um kit básico (com papel A4, canetas, canetões, flipchart, fita crepe e post-its) para cada FACI e se preocupar mais com os materiais mais diferentes; para o kit básico, algo que deu muito certo foi o uso de sacos plásticos transparentes contendo todo o material. Para o flipchart (que é muito pedido), você pode usar o papel kraft (é só cortá-lo num tamanho de 1m aproximadamente). Sempre compre muito papel A4 (pois é usado na impressora também, e muitas coisas são impressas de última hora) e fita crepe (você vai usar em TUDO; o OC IS também usará muito para proteger os fios, então é legal ter todos os tamanhos de fita). Os materiais mais diferentes podem exigir um pouco mais de procura ou dificuldade para preparar, mas você pode contar com a ajuda de outros OCs. É sempre bom ter materiais básicos a mais; garanta que nada faltará, mas não gaste excessivamente (muita coisa já tem no MC office).

PÓS-conferência Agenda A mensagem da conferencia foi entregue para os delegados.

Materials Agora chegou a hora de organizar os materiais nos armários de novo, conte com a ajuda de todo o OC.

STOCK & INFRA

FERNANDO CARVALHO Email: carvalho.fernandop@aiesec.net

Ei postulante, tudo bem? Sou Fernando Carvalho, VP MKT 2014 da AIESEC no Vale do Paraíba e OC Infra & Stock da GM 2014.2. Bom, se você já está lendo este report é sinal que a sua vida vai mudar a partir de agora. Ser OC Nacional foi uma das melhores experiências que eu tive dentro da AIESEC. O desafio, a correria, a vivência com um time novo, com o MC e depois ver o sorriso de gratidão na cara dos delegados. E óbvio, ser OC Infra & Stock é o mais TOP de todos! Hahaha Ao ser eleito, leia os reports e converse com os OCs das outras conferências. Isso pode te ajudar a não cometer os mesmos erros. Quando eu fui eleito, já comecei a pesquisar (entender) o local, pois eu ainda não conhecia. Saiba todos os lugares que podem virar plenárias. Tenha um PO seu claro e definido, de quais são as suas prioridades e afazeres. Faça uma checklist de tudo que é externo (que não tenha no Office) e que vá precisar alugar ou comprar. Orçamento é a palavras deste momento. Use sempre o telefone do Office para não gastar o celular. Fique atento ao prazo de aluguel, pois tem empresas que não alugam em cima da hora, principalmente o transporte que precisa de uma reserva com antecedência.

Faça um corner com o OC Delegates, para você ficar ciente da quantidade de pessoas que vem e voltam do Aeroporto de Guarulhos e da Rodoviária do Tietê. Corner com OC Agenda serve para você conhecer a agenda (quantas sessões ao mesmo tempo) e saber que horas começa o primeiro dia, isso te ajudará a saber que horas o ônibus do OC com os delegados sairá para conferência. Comece a separar os materiais, junto com os outros OCs e arrumar em caixa para levar. (Como OC Stock devemos saber tudo que estamos levando e onde está). Não hesite em não levar algo, a gente usava muito a frase: “VAI QUE!”.

Conferência Arrume o Conference Room de um jeito que você entenda onde cada coisa está. Se alguém precisar de algo, você precisa saber onde as coisas estão. (O que mais usam nas sessões é: canetão, canetinhas, folhas A4, fita crepe, post-it, flip chart e projetores). Já tenha decidido qual plenária vai ficar cada área e como funcionará a estrutura de almoço. (se tem cadeiras e mesas pra todos e quem almoça primeiro). Tenha em mãos um celular, número do telefone dos motoristas ou da agência alugada e certifique que os OCs que te ajudarão no transporte chegue no lugar a tempo para chamar a galera e colocar todos nos transportes. (Deixe uma lista atualizadissíma com cada OC com o nome de todos os delegados que vão pegar o transporte). Não deixe atrasar, pois pode atrasar a agenda.

Na VOLTA organize do mesmo jeito que na IDA. Organize as malas em um lugar e separe as pessoas em Tietê e Guarulhos para fazer o check out na saída. Não atrase, os aviões não esperam! haha Esteja feliz, sorria, converse com o MC, com o máximo de delegados possível e aproveite muuuuuito a sua experiência. Não esqueça de ajudar os outros OCs durante a conferência. As sessões precisam ter buddies (pessoas que ajudam os Facis). Tenha pulso forte, não tenha medo, sempre peça ajuda ao OCP se precisar. Ele (a) é o seu líder e está lá para ajudar na sua experiência. Ser OC é uma das coisas mais gratificantes que eu já fui.

Na volta só organizar tudo de volta na garagem! Obs.: Gostaria muito de ajudar no que eu puder! Um ajudando o outro, as conferências vão ficando mais TOP e mais inesquecíveis para todos! =D Pode me chamar SEMPRE! BOA SORTE e BOA CONFERÊNCIA!

Contatos utilizados pelo oc JuBaLi Botons e Brindes Personalizados: E-mail: vendas@jubalibotons.com Site: http://www.jubalibotons.com/ Telefone: (11) 4154-4021 - Atendimento de segunda à sexta das 9h00 às 17h00.

Anima Color - Brindes Promocionais: E-mail: vendas@animacolor.com.br Site: http://www.animacolor.com.br/ Telefone: (11) 3892-0054 / 3892-0038 / 2679-9525 Projetores Peça aos LCPs de algum escritório presente. Caso não conseguir mesmo, recorra ao aluguel.

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