2013 Udstillermanual
1
Kontaktinfo s. 3 Vigtige datoer og deadlines s. 4 Generel information s. 5 Hoteller s. 6 Tekniske detaljer vedr. stand opbygning s. 7 Udstillerreglement s. 8 Parkeringsforhold s. 11
2
Kontaktinfo Ved spørgsmül, er I altid velkomne til at kontakte os
Projektkoordinator i Forum Josefine Roswall Tlf.: +45 32 47 20 93 jro@forumcopenhagen.dk
Adresse Forum Copenhagen ApS Julius Thomsens Plads 1 DK-1925 Frederiksberg C Tlf.: +45 32 47 20 00 Fax: +45 35 24 00 99 info@forumcopenhagen.dk www.forumcopenhagen.dk
Website www.buildinggreen.eu
Building Green Tlf.: +45 35 25 35 45 info@buildinggreen.eu
3
Vigtige datoer og deadlines: Ekstraleverancer Ekstraleverancer skal bestilles i Forums Webshop. Adgangskode og log-in til webshoppen bliver sendt til kontaktpersonens mailadresse i uge 29. Deadline for bestilling af ekstraleverancer er 16. september 2013. Vi gør opmærksom på, at Forum forbeholder sig retten til at forud fakturere alle ekstraleverancer, således at alt er betalt til indrykning.
Åbningstider dag
indrykning/ udrykning
Porte åbne i hallen
Åbningstider Arrangørkontor
Åbningstider udstilling
Tirsdag
10.00 – 23.00
Port 3
10.00 – 20.00
Onsdag
08.00 – 09.00
Port 3
08.00 – 17.00
09.00 – 17.00
Torsdag
08.00 - 09.00
Port 3
08.00 – 17.30
09.00 – 17.00
17.00 – 24.00
Indrykning Alt arbejde på standene, skal være færdiggjort tirsdag kl.23 da der bliver pålagt gangløbere herefter. Når gangløbere er lagt på, er det kun muligt at køre varer til standene på små sækkevogne med gummihjul. Ligeledes skal gangene være ryddet for stand materiel og emballage.
Levering af varer Får I tilsendt varer eller udstillingsmateriale med en fragtmand, modtages det tidligst dagen før indrykningsstart. Der skal stå firmanavn og standens nummer på fragtpapirerne – samt at godset skal leveres på din stand. Desuden er det nødvendigt, at godset bliver leveret fragtfrit, eftersom Forum ikke kan lægge ud for fragtbeløbet. Varer, som bliver leveret til dig i forbindelse med udstillingen, og som Forum har kvitteret for, er på eget ansvar.
Udrykning Nedbrydning af stande må tidligst påbegyndes efter udstillingens afslutning torsdag kl.17.00. Udstillere, der påbegynder nedbrydning inden dette klokkeslæt, bliver pålagt et gebyr på kr. 5.000,- inkl. moms
4
Generel information Udstillerkort Stand personale skal synligt bære et udstillerkort udfyldt med firma- og personnavn. Udstillerkort skal printes og medbringes hjemmefra. Hvis I har glemt jeres kort, kan der laves et nyt onsdag morgen mellem 8 – 9 ved indgangen. Building Green sender udstillertilmeldings link ud når denne er klar. HUSK - kortet giver adgang til hallen om morgenen, inden udstillingen åbner for besøgende. Tag det derfor med hjem om aftenen. Bemærk: Kun personale, der skal arbejde på standen kan få et udstillerkort, og dette må ikke over- drages til anden part. Der kræves ikke udstillerkort til håndværkere, der skal arbejde på standene i forbindelse med opbygning og nedtagning.
Working-pass Gælder kun under ind- og udrykning. Disse skal derfor anvendes af fragtfolk eller andre, der ikke skal stå på standen i åbningstiden. Working-pass er gratis, gælder for 1 dag og udleveres af portvagten eller inde på arrangørkontoret i forhallen.
Affald Under hele afviklingen (inkl. Ind-og udrykning) benyttes affaldscontaineren indenfor port 3.
Forsikring Det påhviler den enkelte udstiller at forsikre de effekter, der udstilles på standen, samt dækning af eventuelle skader, som produkter, personer eller udstillingseffekter forvolder mod tredjemand, f.eks. publikum, mens denne opholder sig på eller ved udstillerens stand. Se evt. reglement for alle regler.
Rengøring Det påhviler den enkelte stand lejer at rengøre standen under udstillingen. Vi anbefaler derfor bestilling af daglig rengøring af standen. Rengøringen indeholder tømning af affald og støvsugning af standen. Der gøres dog ikke rent i bagrum. Rengøring kan kun bestilles for hele udstillingsperioden. Lån af støvsuger er ikke muligt i udstillingsperioden.
Emballage Der er mulighed for opbevaring af tom emballage i anvist område under udstillingen på eget ansvar. Det er vigtigt at der kommer stand nummer, firma og kontakt info på al emballage.
Truck Skal du bruge truck til af- og pålæsning, bedes du henvende dig til Forums tekniske personale i hallen ved ind/udrykning. Bestillingerne bliver betjent i den rækkefølge de kommer. Truck kan ikke forudbestilles. Bemærk venligst at der afregnes (DKK 581,-/time ekskl. Moms) per påbegyndt kvarter. Elevatorer til første sal findes ved port 2 og 4. De måler 2,2 m i højden, 4,5 m i dybden, 2,4 m i bredden og har en makskapacitet på 2 ton hver.
5
Hotel Der er mange muligheder for overnatning i København. Vi har samlet et lille udvalg for at gøre det nemmere for dig. CAB INN Scandinavia ligger tæt på Forum, søerne og metrostation. Hotellet råder over 201 værelser med toilet, bad, telefon, TV samt elkedel med gratis te og kaffe. Gratis trådløs internetforbindelse. Parkering mod betaling. www.cabinn.com/hoteller-i-koebenhavn/sca/hotel-cabinn-scandinavia.html
Avenue Hotel er et boutique design hotel i hjertet af København. Nærmere beliggende centralt på Åboulevard – i gåafstand fra Forum, Rådhuspladsen, Tivoli og Strøget. http://www.avenuehotel.dk/
Bella Sky Comwell er en spektakulær skyskraber, som er blevet et markant vartegn i Københavns nye bydel - Ørestaden. Med sine 23 etager, 812 designværelser og 30 fleksible møde- og konferencerum er Bella Sky Comwell Nordens største hotel, og dets unikke arkitektur gør det også til det mest æstetiske. http://www.bellaskycomwell.dk/
6
Tekniske detaljer vedr. stand opbygning Inkluderet i stand lejen Et elstik, 220 volt (placeret øverst på stand væggen) inkl. strømforbrug -
Stand vægge mod nabostande 1 spot på arm pr. 3 m2 Stand nummer Trådløst netværk
Standene leveres med skillevægge mod nabostande. Standene er opbygget af hvide moduler på 100 x 250 cm. Væggene samles med aluminiumsprofiler i bund og top samt en lodret profil for hver meter. Den lodrette profil er hvidmalet og kun 2 mm tykkere end væggen. Stand væggene har en tykkelse på 12 mm.
Bemærk! ”Ø” stande har ikke vægge, og har i stedet for spots lysspande.
7
Udstillerreglement REGLEMENT 1. 2. 3. 4.
5.
6. 7. 8. 9. 10.
11.
12.
13. 14. 15.
Deltagerne er forpligtet til at bruge hallen, herunder egen stand, i overensstemmelse med arrangementets formål. Forum er berettiget til at afvise eller bortvise en deltager, såfremt denne ikke overholder ovennævnte. Opbygnings- og udstillingsmateriale skal holdes inden for stand arealet under udstillingen - dette af hensyn til udstillingen som helhed, udstillingens flow, rengøring, flugtveje etc. Skiltning og annoncering, såvel inde i hallen som uden på, må kun finde sted efter Forums godkendelse. Dette gælder ikke reklame for eget firma på standen. Ønsker en deltager at forandre de faste installationer i hallen, skal dette i god tid meddeles Forums tekniske afdeling. Installationer må kun ændres af en af Forum godkendt autoriseret installatør. Installatøren er ansvarlig for arbejdets forsvarlige udførelse og skal melde det færdige arbejde til de kommunale værker. Deltagerne må ikke opstille eller anvende andet højttaleranlæg end det eksisterende uden arrangørens og Forums godkendelse. Det påhviler den enkelte deltager at søge de fornødne tilladelser til at spille beskyttet musik hos Koda & Gramex. Forevisning af film (i særligt filmlokale) må kun ske med arrangørens og Forums godkendelse, ligesom eventuelle myndighedstilladelser skal indhentes af filmforeviseren. Deltagerne er pligtige til at overholde alle myndigheds forskrifter, herunder brandvæsenets og politiets. Deltagerne er pligtige til at overholde Arbejdstilsynets regler, som der kan læses mere om i Arbejdstilsynets bekendtgørelser og regelsæt. Se www.arbejdstilsynet.dk Nødudgangene skal holdes passable i den bredde og i det antal, som brandvæsenet i hvert enkelt tilfælde foreskriver, ligesom hallens døre, vinduer og elevator-porte ikke må blokeres. Hallens gulv må ikke belastes stærkere end konstruktionen tillader, og der må ikke køres med tunge køretøjer, herunder lastvogne på massive ringe. Blokvogne, der anvendes ved transport af svære maskiner og lignende skal køre på udlagte planker. Eventuelle skader i forbindelse med en sådan transport betales af deltageren. Det er ikke tilladt at påsætte søm, skruer og lignende i gulve, vægge, lofter, søjler, trapper m.v. – dette gælder også opbyggede stand vægge. Enhver skade, der påføres hallen, repareres for deltagerens regning. Brug TESA Tape eller power strips som kan købes via arrangørkontoret. Forum fralægger sig ethvert ansvar for bortkomst eller beskadigelse, herunder brand- og vandskade og beskadigelse af materiel, dekorationer, udstillede genstande og lignende - uanset hvem dette måtte tilhøre. Al person- og tingsskade, der måtte overgå deltagerne eller besøgende er Forum uvedkommende. Disse bestemmelser gælder dog ikke, hvis skaden kan tilregnes Forums ledelse eller personale som forsætlig eller groft uagtsomt. Reklamationer på leverancer, der bliver leveret gennem Forum, skal afgives skriftligt, inden udstillingen lukker. Der må ikke benyttes anden tape til pålægning af tæpper end TESA tæppetape nr. 4964. Tapen kan købes i Forum på arrangørkontoret. For at begrænse risikoen for tyveri, anbefaler vi, at løse og værdifulde genstande nedpakkes og fjernes fra standen, når denne er ubemandet, samt når udstillingen lukker. Vi gør opmærksom på, at Forum ikke påtager sig noget ansvar for udstillernes ejendom. Forum har ikke mulighed for at opbevare pengekasser eller pengebeholdning.
8
BRANDCIRCULÆRE Almindelige betingelser for afholdelse af arrangementer i Forum 1.
Arrangementet skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af brandvæsenet. Ansøgning bilagt målsat tegning visende udstillingsopbygningen (stande, gange og flugtveje) skal fremsendes til brandvæsenet senest 1 uge før arrangementet påbegyndes. Ansøgning (eller planen) skal indeholde oplysning om, hvad der udstilles - herunder især om eventuelle brandfarlige stoffer.
2.
Arrangementet skal synes og godkendes af brandvæsenet senest dagen før det åbnes.
3.
For arrangørens regning udsættes brandvagt, hvis størrelse fastsættes af brandvæsenet. Eventuel nattevagt skal være instrueret om hallens brandalarmsystem og brugen af slukningsmidler.
4.
Til udsmykning, fremstilling og beklædning af stande og lignende må ikke benyttes plastfolie, skumplast og lignende. Brandimprægneret blød træfiberplade, hessian og lærred m.v. kan anvendes, ligesom andre brændbare materialer (hård træfiberplade, spånplade m.m.) kan anvendes efter brandvæsenets nærmere godkendelse. Godkendelse vil normalt forudsætte, at højden ikke overstiger ca. 3 m, og at der bliver mindst 4 m brede afbrydelser for hver 30 m i længden. Særlige forhold kan medføre skærpede krav.
5.
Gasinstallationer skal udføres som faste installationer. F-gasflasker kan ikke tillades anbragt i hallen. Elinstallationer skal udføres efter stærk-strømsregulativet af autoriseret installatør.
6.
Opstilling af levende lys på standene: Der må udelukkende anvendes fyrfadslys. Der kan tillades et begrænset antal (max. 10 stk. stand på max. 5 stande). Lysene skal anbringes i dertil indrettede stager, som skal omslutte lyset, således at varmeledning til bord m.v. ikke kan finde sted. Stagerne skal endvidere være stabile, således at lysene under normale omstændigheder ikke kan vælte. Lysene skal holdes i en afstand af min. 1 meter til brændbart materiale samt publikum. Det skal fremgå af tegningen, der sendes til godkendelse hos brandvæsenet, hvilke stande der har fået tilladelse til levende lys.
7.
Opstilling og anvendelse af ovne, maskiner og andet, til hvis drift der anvendes brandfarlige væsker (benzin, sprit, petroleum m.v.) eller gas, skal godkendes af brandvæsenet i hvert enkelt tilfælde. Tanke i biler o. lign. må maksimalt indeholde 5 liter brændstof.
8.
Gange og flugtveje (i godkendt bredde) skal holdes frie. Udstillingsgenstande m.m. langs gange skal være fastgjort, så de ikke kan vælte og derved hindre færdsel. Brandslukningsmateriel og brandmeldere skal holdes frie og let tilgængelige.
9.
Pakkemateriale (papkasser, træuld, papir m.m.) må ikke opbevares i hallen eller på arealet omkring hallen. Porte og døre skal holdes frie for oplag og parkering under hele arrangementet.
10.
Tobaksrygning, brug af levende lys samt åben ild er forbudt, medmindre brandvæsenets særlige tilladelse er erhvervet. Forbuddet mod tobaksrygning skal tydeligt skiltes, og arrangementets arrangør er ansvarlig for, at forbuddet overholdes.
11.
Brandvæsenet afgør i hvert enkelt tilfælde, hvor mange personer, der må være tilstede i hallen, og kan forlange tilgangen lukket i kortere eller længere tid.
Frederiksberg Brandvæsen August 2002
9
REGLER OMKRING FØDEVARER Af hensyn til en smidigere sagsbehandling hos sundhedsmyndighederne, har vi fået aftalt nogle generelle retningslinjer for indretning af midlertidige køkkenfaciliteter under kongresser/udstillinger. Stand holderen er ansvarlig for at gældende lovgivning overholdes. Køkkenindretningen er afhængig af omfanget af tilberedningen og servering, og der skelnes mellem tre typer:
Tilberedningsforhold: Type
Tilberedningens omfang
Udstyr
I
Simpel udskænkning, uddeling af småkager fra færdigpakker, skæring af sandkager o. lign, åbning af dåser og udlevering af smagsprøver direkte fra dåser o. lign.
Håndvask inkl. rindende koldt og varmt vand, sæbe og papir. Nyse skærm for varer mod publikum, i størst muligt omfang anvendelse af engangsemballage samt omhyggelig rengøring af stand og køkkenredskaber.
II
Lettere tilberedning af smagsprøver på disk, friture- og pandestegning, kogning eller lign. af færdigvarer og dybfrost samt udskæring i små portioner, men ingen tilberedning af råvarer.
Se under type I inkl. rindende koldt og varmt vand samt sæbe og papir. Herudover kræves vaskbart gulv i køkken og bag disk, lager/udpaknings rum, at der i fornødent omfang forefindes køle- eller frysefaciliteter i lager eller køkken – samt at der opsættes stålvask til rengøring af køkkenredskaber
III
Produktion og tilberedning af større anretninger fra råvarer, halvfabrikata, udskæring af kød samt tilberedning af grøntsager.
Se under type I. Endvidere skal der udføres køkken i i rimelig størrelse, køkkengulvet skal være vaskbart, tilstrækkelig køle- og frysefaciliteter, dobbelt stålvask til opvask, el-vandvarmer, køkkenmaskiner til opvarmning, stegning o. lign. samt emhætter over friturekoger, ovne og grill.
Generelt gør vi opmærksom på:
At der vil være separate toiletter til personale, der behandler fødevarer. At alle halv- eller helfabrikata skal komme fra et af sundhedsmyndighederne godkendt køkken/ fabrik eller ved import, i følge Veterinærdirektoratets regler for indførsel af fødevare. At alle levnedsmidler skal leve op til dansk lovgivning. At alle varer skal opbevares og transporteres omhyggeligt og hygiejnisk i hertil egnede beholdere. At ingen varer må ligge ubeskyttede mod publikum. At der naturligvis skal tages de nødvendige forholdsregler, der følger med tilberedning af fødevarer. At dybfrosne levnedsmidler skal opbevares ved en temperatur, der ikke overstiger -18 C. At æg skal opbevares ved max.+12 C. At færdigpakkede fødevarer skal opbevares i overensstemmelse med opbevaringsforskriften. At letfordærvelige levnedsmidler i øvrigt skal opbevares i passende køleindretninger. At færdigpakkede levnedsmidlers emballage ikke må være defekt.
For yderligere spørgsmål kontakt venligst FØDEVAREREGIONEN på 72 27 60 00 eller F&B Manager Claus Vogel på 32 47 20 70.
10
Parkeringsforhold Forum ligger i Frederiksberg Kommunes P-zone. Parkeringszonen gælder i følgende tidsrum: Mandag - fredag: 8.00 - 20.00 Lørdag: 8.00 - 15.00 Det betyder, at der er på P-skiven er gratis parkering i 2 timer mandag-lørdag og gratis parkering søndag. Ved længerevarende parkering benyttes et parkeringskort, der gælder hele dagen.
Det er muligt at købe kommunens 1-dags parkeringskort, som placeres i forruden på bilen og giver ret til fri parkering den pågældende dag. 1-dags parkeringskortet koster kr. 35, og kan blandt andet købes på arrangørkontoret under opbygning og under udstillingen, samt i garderoben i udstillingens åbningstid. Ubenyttede P-kort refunderes, hvis de returneres Inden udstillingen lukker. P-kort kan også forudbestilles igennem webshoppen. Forudbestilles P-kort lægges de klar til afhentning på arrangørkontoret fra indrykningsdagen. Venligst bemærk at dette er reglerne for Frederiksberg kommune, og at der er andre regler i Københavns kommune som ligger tæt op af Forum. Se kommunegrænsen nedenfor.
Forum
11
Alternativt er der 250 parkeringspladser i det grønne P-hus som har døgnåbent. P-huset ligger på hjørnet af Blågårdsgade og Åboulevarden koster kr. 9,- pr. time. P-huset ligger få hundrede meter fra Forum og er markeret på kortet nedenfor.
Det Grønne P-Hus
12