Project Management Institute Capítulo Montevideo, Uruguay.
Curso de gestión de proyectos Edición 2013
Día 1 Los Fundamentos de la Gestión de Proyectos
Temario del Curso de Gestiรณn de Proyectos Avance 1
Los Fundamentos de la Gestiรณn de Proyectos
2
Gestionando el Alcance del Proyecto
3
El Cronograma del Proyecto
4
Gestiรณn de la Calidad, los RRHH y las Comunicaciones del Proyecto
5
El Presupuesto del Proyecto
6
La Gestiรณn de los Riesgos del Proyecto
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto Temario 1.1. El PMI y el valor de la gestión profesional de proyectos 1.2. Introducción a la gestión de proyectos 1.3. La viabilidad del proyecto 1.4. Los ciclos de vida en la Gestión de Proyectos 1.5. Los procesos y las principales técnicas y herramientas para la gestión de los proyectos
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto Objetivos: • • • • • •
Presentar al PMI y su rol de líder mundial en la gestión de proyectos Comprender la definición de proyecto y de su gestión Conocer los elementos que contiene un estudio de factibilidad Conocer los ciclos de vida asociados a la gestión de proyectos Definir el Rol de Director/Directora de Proyectos Conocer los principales procesos, técnicas y herramientas de la gestión de proyectos
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.1. El PMI y el valor de la gesti贸n profesional de proyectos
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.1. El PMI y el valor de la gesti贸n profesional de proyectos Est谩ndares Fundacionales del PMI
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.1. El PMI y el valor de la gestiรณn profesional de proyectos Otros estรกndares y marcos prรกcticos del PMI
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.1. El PMI y el valor de la gestión profesional de proyectos Certificaciones del PMI
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Certified Associate in Project Management (CAPM)® Project Management Professional (PMP)® Program Management Professional (PgMP)® PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)® PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)® PMI Scheduling Professional (PMI-SP)® OPM3® Professional Certification
1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto
[1.2. Introducci贸n a la gesti贸n de proyectos]
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
¿Qué es un proyecto?
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
¿Qué es un proyecto? inicio
fin
Proyecto • Emprendimiento • Temporalmente finito • Crea un producto, resultado o capacidad, únicos Página 11 de 87
1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Un proyecto concluye o es finalizado cuando: • sus objetivos se han alcanzado; • sus objetivos no podrán ser alcanzados en el tiempo; • o cuando desaparece la necesidad del proyecto.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Ejemplos de proyectos • el desarrollo de un nuevo producto o servicio; • el desarrollo de determinada capacidad técnica para proveer un servicio; • la realización de cambios estructurales, de personal o de estilo de trabajo en una organización; • el desarrollo o la adquisición de un sistema de información; • la construcción de una estructura civil; • la implementación de un nuevo proceso o procedimiento de negocios.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos?
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos? • Es la disciplina que permite planificar, organizar, balancear, gestionar y administrar los recursos para alcanzar los objetivos y las metas de los proyectos. • Es la aplicación del conocimiento, las habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de los proyectos para satisfacer sus requisitos.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Gestionar un proyecto típicamente incluye: • Identificar los requisitos del proyecto; • Atender y abordar las variadas necesidades, preocupaciones y expectativas de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto; • Balancear las principales restricciones y objetivos del proyecto, especialmente: el alcance la calidad el cronograma el presupuesto los recursos, y los riesgos
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Gestionar un proyecto típicamente incluye: • Alcance – ¿Qué es lo que el proyecto proveerá y qué trabajo se requiere para obtenerlo? • Tiempo – ¿Cuándo se crearán los entregables? ¿Estarán terminados en fecha? • Costos – ¿Cuántos recursos se requieren? ¿El presupuesto es viable? ¿Los costos reales incurridos están alineados a la línea base? • Calidad – ¿Los entregables creados satisfacen los requisitos de calidad y son aptos para el uso? • Riesgos – ¿Hasta dónde se puede lidiar con las situaciones de riesgos? ¿Se han identificado nuevas situaciones de riesgo? • Beneficios – ¿La inversión sigue siendo atractiva? ¿Se recuperará?
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Los Proyectos y la Planificación Estratégica Los proyectos – sean parte de un programa o de una cartera – suelen ser los medios a través de los cuales las organizaciones alcanzan sus metas y objetivos de negocios definidos en su Plan Estratégico. Los proyectos suelen ser autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas: • • • • • •
Demanda de mercado Oportunidad estratégica Necesidad de negocios Solicitud de un consumidor Avance tecnológico Requisitos legales
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Proyectos – Programas – Portafolios
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Portafolio o Cartera – es una colección de proyectos, programas y otros trabajos, los cuales se agrupan estratégicamente para facilitar la gestión efectiva del trabajo y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. Los proyectos o programas del portafolio no necesariamente tienen que ser interdependientes o estar directamente relacionados.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Gestión de Portafolios: • Dirección centralizada de una o más carteras de proyectos. • Se realiza mediante la identificación, priorización, autorización, dirección y control de los proyectos, programas y otros trabajos relacionados de la organización. • Con ella se pretende asegurar que los proyectos y los programas sean revisados para priorizar la asignación de recursos para que aquellos sean consistentes y estén alineados a las estrategias de la organización.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Programa: Es un grupo de proyectos relacionados que son dirigidos de forma coordinada para obtener mayores beneficios y mejor control, los cuales no serían alcanzados de manejarlos en forma individual. Además, pueden incluir elementos de trabajo fuera del alcance individual de los proyectos que lo conforman.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Gestión de Programa: • Dirección coordinada y centralizada de proyectos para alcanzar sus objetivos estratégicos y mejorar sus beneficios. Los Proyectos del Programa están relacionados a través de resultados o capacidades comunes. • La gestión de programas se enfoca en la interdependencia de los proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para su gestión.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Gestión de Programa – Principales acciones relacionadas con la interdependencia entre proyectos: • Resolver las restricciones de recursos y los conflictos que afectan a múltiples proyectos en el programa; • Alinear la dirección estratégica de la organización que afecta las metas y objetivos de los proyectos y de los programas; • Resolver los temas, los conflictos y la gestión de cambios en una estructura de dirección compartida.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Oficina de Dirección de Proyectos – Project Management Office (PMO)
Es una unidad estratégica o estructura organizacional a la que se le asignan varias responsabilidades relacionadas con la dirección centralizada y coordinada de los proyectos bajo su dominio, desde la provisión de apoyos en la gestión de los proyectos a la directa responsabilidad de dirección de un proyecto en particular.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Oficina de Dirección de Proyectos – Project Management Office (PMO) • Los proyectos apoyados o administrados por la PMO no necesariamente tienen que estar relacionados, exceptuando el hecho de ser manejados en forma coordinada y conjunta.
• La forma específica, la función y la estructura de la PMO depende de las necesidades de la organización a la que pertenece y a la que apoya estratégicamente.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Oficina de Dirección de Proyectos – se encarga de: •
• • • • •
Administrar los recursos compartidos por todos los proyectos que coordina la PMO; Identificar y desarrollar la metodología de dirección de proyectos, mejores prácticas y estándares; Asesorar, tutorear, entrenar y supervisar; Monitorear el cumplimiento de políticas estándares de dirección de proyectos, procedimientos y modelos, a través de auditorías de proyectos; Desarrollar y dirigir políticas de proyectos, procedimientos, modelos y otra documentación compartida; Coordinar las comunicaciones entre los proyectos.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Oficina de Dirección de Proyectos – Funciones principales: •
•
•
De apoyo o respaldo: juega un rol de consulta a los proyecto y les provee plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y mejores prácticas. Es un repositorio. Grado de control: bajo. De control o contralor: Apoyar y guiar a otros en la organización en la gestión de proyectos, en la adopción de esquemas o metodologías de gestión de proyectos, utilizando plantillas específicas, formularios y herramientas. Grado de control: moderado o medio. Directivo o ejecutivo: La PMO toma el control directo de los proyectos, ofreciendo su personal (directores de proyectos) a diversos proyectos de los cuales se hace responsable. Grado de control: alto.
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.2. Introducci贸n a la gesti贸n de proyectos El Rol de la Directora/Director del Proyecto
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos El Rol de la Directora/Director del Proyecto • Persona asignada por la organización ejecutora para alcanzar los objetivos del proyecto. • Su rol difiere del director funcional (responsable de dirigir un área administrativa) o del director de operaciones (responsable de dirigir un área clave de la organización). • Dependiendo de la estructura organizacional, la Directora/Director de Proyectos puede reportar a un director funcional, un director de programas o un director de portafolios.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos El Rol de la Directora/Director del Proyecto Al ser la/el responsable del éxito del proyecto, deberá: • Desarrollar el plan de gestión del proyecto y todos los demás planes subsidiarios • Mantener el proyecto en curso en términos de cronograma y presupuesto • Identificar, monitorear y actuar en respuesta a los riesgos • Proveer información exacta y precisa sobre los indicadores del proyecto.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Habilidades de Dirección de Proyecto • Conocimiento: sobre dirección de proyectos. • Desempeño: capacidad de hacer o de alcanzar los objetivos del proyecto al aplicar sus conocimientos de dirección. • Personales: referido a cómo se comporta al ejecutar el proyecto u otras actividades conexas. Tiene que ver con la actitud, personalidad y liderazgo.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Habilidades personales de Dirección de Proyectos • • • • • • • • • • •
Liderazgo Desarrollo del equipo Motivación Comunicación Influencia Toma de decisiones Conocimiento y sensibilidad política Negociación Confianza Solución de conflictos Coaching
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.2. Introducci贸n a la gesti贸n de proyectos
Directora/Director del Proyecto vs. PMO
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Factores Ambientales de la Organización (FAO) • Los FAO se refieren tanto a factores internos como externos que rodean e influencian el éxito del proyecto. Pueden provenir de cualquiera o todas las empresas involucradas en el proyecto. • Pueden reforzar o restringir las opciones de dirección del proyecto y pueden tener un impacto positivo o negativo en el resultado final. Se les considera insumos a la mayoría de los procesos.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Factores Ambientales de la Organización (FAO) • • • • • • • • • • • •
Cultura organizacional, estructura y procesos; Estándares gubernamentales o industriales; Infraestructura; Recursos humanos existentes; Administración de Personal; Sistemas de Autorización de Trabajo de la Compañía; Condiciones del Mercado; Tolerancias al riesgo de los interesados; Clima político; Canales de comunicación establecidos en la organización; Bases de datos comerciales; Sistemas informáticos de Gestión de Proyectos.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Cultura e influencias de la organización Muchas organizaciones han desarrollado culturas únicas que se manifiestan en diversas formas, tales como: • • • • • • •
Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas. Regulaciones, políticas, métodos y procedimientos. La Motivación y los sistemas de reconocimiento Tolerancia a los riesgos Visión y percepción de las relaciones con la autoridad. Código de conducta, ética laboral y horario de trabajo. Ambientes operativos.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Cultura e influencias de la organización Gestión por Objetivos – Management by Objectives (MBO) Es una filosofía de dirección que tiene tres fases: • Establecer objetivos realistas y no ambiguos • Evaluar periódicamente si los objetivos son alcanzados • Implementar acciones correctivas La Gestión por Objetivos funciona solamente si es apoyada y respaldada por la gerencia de las organizaciones.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Cultura e influencias de la organización Gestión por Objetivos – Management by Objectives (MBO)
Recomendación: Los objetivos del proyectos (a los diferentes niveles jerárquicos) se deberán redactar siguiendo el criterio SMART (del inglés, Specific, Measurable, Achivable, Relevant, Time Bound and Trackable)
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Cultura e influencias de la organización Gestión por Objetivos – Management by Objectives (MBO)
Criterio S-M-A-R-T: • • • • •
Específicos (Specific) Medibles (Measurable) Alcanzables (Achievable) Relevantes (Relevant) De duración determinada y rastreables (Time-bound and Trackable)
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Cultura e influencias de la organización OMP3 – Modelo de Madurez de la Gestión de Proyectos del PMI • Es un modelo que le permite a las organizaciones conocer su nivel de madurez en la gestión de proyectos. • Es un estándar del PMI
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Activos de Procesos de la Organización para la dirección de proyectos - APO Son los valores acumulados históricamente en la organización ejecutora u otras participantes, que se relacionan con procesos y procedimientos de dirección de proyectos y que pueden influenciar el éxito del proyecto. • • • • • • • •
Planes formales e informales de gestión Políticas Procedimientos Guías metodológicas Lecciones aprendidas Información histórica (sobre otros proyectos) Cronogramas completados Datos sobre riesgos y valor ganado (earned value)
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.2. Introducci贸n a la gesti贸n de proyectos
Los Interesados en el Proyecto
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Los Interesados del Proyecto • • • • • • • • • •
Clientes/usuarios. Patrocinador. Directores de carteras o portafolios. Directores de programas PMO. Directores de proyectos. Equipo del proyecto. Directores funcionales o de departamentos. Directores de operaciones. Vendedores o Socios del negocio
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Los Interesados del Proyecto • Clientes/usuarios: los que usarán el producto, servicio o resultado final del proyecto o que se beneficiarán del servicio que provea. Pueden ser internos o externos a la organización ejecutora. • Patrocinador: es la persona, grupo de personas u organización que provee los recursos financieros para el proyecto. Es quien autoriza formalmente el proyecto. • Directores de carteras o portafolios: son los responsables de la gestión y del buen desempeño de los proyectos y programas que conforman las carteras (de proyectos) de la organización ejecutora. Los directores de cartera ofrecen apoyo metodológico y proveen liderazgo al más alto nivel. • Directores de programas: son los responsables de la dirección de los proyectos que conforman e interrelacionan en un programa. Interactúan directamente con los Directores de Proyecto. • PMO: es la unidad organizacional que tiene como función la supervisión y el apoyo metodológico y coordinado de los proyectos bajo su dominio.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Los Interesados del Proyecto • Directores de proyectos: son los encargados ejecutar y alcanzar los objetivos del proyecto, •
•
• •
por la parte de la organización ejecutora. Equipo del proyecto: integrado por el Director del Proyecto, el Equipo de Dirección del Proyecto y otros miembros del equipo que realizan los trabajos y actividades establecidas en el Plan de Dirección del Proyecto, aunque no estén encargados directamente de la gestión del proyecto. Directores funcionales o de departamentos: son personas clave en la organización, con un rol de dirección en un área administrativa o funcional, que suelen contar con los recursos asignados a los proyectos. Pueden ser los directores de recursos humanos, finanza, contabilidad o adquisiciones. Directores de operaciones: son individuos con un rol de dirección en áreas centrales del negocio, tales como I+D, diseño, fabricación, aprovisionamiento, testeo o mantenimiento. Vendedores o Socios del negocio: suelen ser empresas externas a la organización ejecutora, con las cuales existen o se establecen relaciones contractuales para proveer determinados componentes, servicios e insumos al proyecto.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
Los Interesados de las Operaciones • • • • • • • • • • • •
Operadores de plantas Supervisores de líneas de producción Responsables de Helpdesk Analistas de apoyo a los sistemas de producción Representantes de servicio al cliente Vendedores Trabajadores de mantenimiento Personal de atención telefónica Personal de los Call Centers Trabajadores minoristas Gerentes de líneas Empleados capacitadores
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.2. Introducciรณn a la gestiรณn de proyectos
La Gobernabilidad del Proyecto โ ข Gobernabilidad o gobernanza del proyecto (project governance) es una funciรณn de supervisiรณn que estรก alineada con el modelo de gobernanza de la organizaciรณn y cubre todo el ciclo de vida del proyecto โ ข Le provee al director del proyecto un esquema, modelos y procesos estructurados para su gestiรณn, control y culminaciรณn exitosa.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos Elementos a incluir en el esquema de gobernabilidad del Proyecto • Criterios de aceptación de entregables y del éxito del proyecto • Proceso para identificar, escalar y resolver incidencias que surgen en el proyecto • Relación entre el equipo del proyecto, grupos de la organización e interesados externos • Organigrama del proyecto con roles identificados • Procesos y procedimientos de comunicación • Procesos de toma de decisiones • Guías para alinear la gobernanza del proyecto y la estrategia de la organización • Enfoque para el ciclo de vida del proyecto • Proceso para la revisión del cierre de fases (stage gate reviews) • Proceso para revisión y aprobación de cambios que están por encima del director del proyecto • Proceso para alinear a los interesados internos con los requisitos de los procesos del proyecto Página 49 de 87
1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.2. Introducción a la gestión de proyectos
El Equipo del Proyecto • • • • • • •
El personal de gestión del proyecto El resto del personal del proyecto Los expertos de apoyo Los representantes del usuario o del cliente Los proveedores Los miembros de las organizaciones asociadas Los socios de la organización ejecutora
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto
[1.3. La viabilidad del proyecto]
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.3. La viabilidad del proyecto Se realizan estudios para establecer la viabilidad de la idea del proyecto. Para ello, se analizan, entre otros aspectos: • • • • • • • • •
La viabilidad comercial La viabilidad técnica La viabilidad organizacional La viabilidad legal El impacto ambiental La viabilidad financiera y económica La ética Aspecto emocional Entorno social
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.3. La viabilidad del proyecto
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.3. La viabilidad del proyecto El Proyecto como Proceso Cíclico
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.3. La viabilidad del proyecto El Proyecto como Proceso Cíclico
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.3. La viabilidad del proyecto
El caso de negocio El propósito del análisis del caso de negocio es establecer los mecanismos para juzgar y evaluar si el proyecto es (y se mantendrá): • deseable operativamente, • viable financieramente y • con objetivos claros y alcanzables.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.3. La viabilidad del proyecto
Ciclo de vida del Caso de Negocio 1. 2. 3.
4.
Desarrollar el caso de negocio: conseguir la información correcta para la adecuada toma de decisiones. Verificar el caso de negocio: evaluar al cierre de cada fase o etapa del proyecto si se mantiene viable; Mantener el caso de negocio: actualizar el caso de negocio con información actualizada de costos, beneficios y pronósticos; Confirmar el caso de negocio: verificar si los beneficios planificados (y deseados) inicialmente han sido (o serán) alcanzados.
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.3. La viabilidad del proyecto
Contenido del Caso de Negocio 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Un resumen ejecutivo Razones que justifican el proyecto Opciones de negocio Beneficios esperados Perjuicios esperados Periodo de tiempo Costos Evaluaci贸n de la inversi贸n Principales riesgos
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto
[1.4. Los Ciclos de Vida en la Gesti贸n de Proyectos]
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestión de Proyectos El ciclo de vida de un proyecto es una colección de fases generalmente secuenciales y a veces superpuestas, cuyos nombres y cantidades dependerán de: • las necesidades de dirección y control de la organización u organizaciones involucradas en el proyecto, • la naturaleza del proyecto en sí misma, y • sus áreas de aplicación.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestión de Proyectos Ciclo de vida del proyecto Los proyectos varían en tamaño y complejidad, sin embargo, con independencia de ello, todos tienen la siguiente estructura cíclica: • Una fase inicial: Iniciar del proyecto; • Una fase de planificación: Organizarse y prepararse; • Una fase de ejecución: Llevar a cabo el trabajo del proyecto; • Una fase final: Cerrar/terminar el proyecto.
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gesti贸n de Proyectos Ciclo de vida del proyecto
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestión de Proyectos Características del Ciclo de Vida del Proyecto • El costo y los niveles de personal son bajos al principio, tienen un pico mientras el trabajo se realiza y disminuyen abruptamente al acercarse el cierre del proyecto; • La influencia de los interesados, el riesgo y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Decrecen con el avance del proyecto; • La capacidad de influenciar las características finales del producto/resultado del proyecto, sin impactar significativamente los costos, es mayor al inicio del proyecto y decrece con el progreso del trabajo hacia su culminación.
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1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gesti贸n de Proyectos Caracter铆sticas del Ciclo de Vida del Proyecto
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestión de Proyectos Características de las Fases del Ciclo de Vida del Proyecto • Son divisiones dentro del proyecto en las cuales se necesita un control adicional para dirigir/administrar con efectividad el cumplimiento y terminación de los principales entregables. • Suelen ser ejecutadas de forma secuencial, aunque pueden solaparse en algunas situaciones del proyecto. • No son grupos de procesos de la gestión de proyectos. • La descomposición del proyecto en fases facilita su gestión, planificación y control • La cantidad de fases, su necesidad y el grado de control aplicado depende del tamaño, complejidad e impacto potencial del proyecto.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestión de Proyectos Tipos de Ciclos de Vida del Proyecto
• Relaciones fase-a-fase Relación secuencial Relación por superposición • Ciclos de vidas predictivos • Ciclos de vidas iterativos e incrementales • Ciclos de vidas adaptativos
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestiรณn de Proyectos Tipos de Ciclos de Vida del Proyecto
โ ข Relaciones fase-a-fase
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestiรณn de Proyectos Tipos de Ciclos de Vida del Proyecto
โ ข Relaciones fase-a-fase
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestiรณn de Proyectos Tipos de Ciclos de Vida del Proyecto
โ ข Ciclo de vida predictivo
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestiรณn de Proyectos Tipos de Ciclos de Vida del Proyecto
โ ข Ciclo de vida iterativo
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestiรณn de Proyectos Tipos de Ciclos de Vida del Proyecto
โ ข Ciclo de vida adaptativo
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestión de Proyectos Otros Ciclos de Vida
• Ciclo de vida del Producto • Ciclo de vida de los Costos • Ciclo de vida del Equipo del Proyecto
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestiรณn de Proyectos Otros Ciclos de Vida
โ ข Ciclo de vida del Producto El ciclo de vida de un producto consiste en un conjunto de Fases, generalmente secuenciales y no superpuestas, por las que atraviesa un producto, desde su concepciรณn hasta su declive. Dichas fases son determinadas por las necesidades de fabricaciรณn/desarrollo y control de las organizaciones.
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1. Los Fundamentos de la Gestiรณn del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestiรณn de Proyectos Otros Ciclos de Vida
โ ข Ciclo de vida del Producto
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestión de Proyectos Otros Ciclos de Vida
• Ciclo de vida de los Costos El ciclo de vida del costo incluye los costos de planificación, diseño, construcción y adquisición, las operaciones, el mantenimiento, la renovación y la rehabilitación, la depreciación, así como el costo de la financiación y la sustitución o eliminación. El ciclo de vida del costo también se denomina costo total de propiedad. El ciclo de vida del costo está asociado al ciclo de vida del producto.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.4. Los Ciclos de Vida en la Gestión de Proyectos Otros Ciclos de Vida
Impacto del Desempeño
• Ciclo de vida del Equipo del Proyecto o Etapas de Desarrollo del Equipo Formación
Tormenta
Normalización Desempeño Equipo de Alta performance Equipo Real Equipo Potencial
Equipo de Trabajo
Pseudo Equipo
Efectividad del Equipo
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Disolución
1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto
[1.5. Los procesos y las principales t茅cnicas y herramientas para la gesti贸n de los proyectos] P谩gina 77 de 87
1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.5. Los procesos y las principales técnicas y herramientas para la gestión de los proyectos De la definición de gestión de proyectos: “es la aplicación del conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos...” Esta aplicación de conocimiento requiere la efectiva gestión/dirección de procesos apropiados.
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.5. Los procesos y las principales técnicas y herramientas para la gestión de los proyectos
¿Qué es un proceso? Proceso: es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que son ejecutadas para alcanzar un producto, resultado o servicio predeterminado. Todos los procesos tienen: • Entradas • Herramientas y técnicas • Salidas
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.5. Los procesos y las principales técnicas y herramientas para la gestión de los proyectos Los procesos son ejecutados por el equipo del proyecto y generalmente caen en una de las dos siguientes categorías:
• Procesos de dirección de proyecto: aseguran la efectiva ejecución del proyecto a través de su existencia. Procesos de gestión y dirección (project management processes).
• Procesos de creación del producto: son los que permiten especificar y crear el producto o resultado del proyecto. Se definen a partir del ciclo de vida del proyecto y varían de acuerdo al área de aplicación específica. El alcance del proyecto no puede definirse sin un entendimiento básico de cómo crear el producto específico (productoriented processes).
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.5. Los procesos y las principales técnicas y herramientas para la gestión de los proyectos • Grupo de procesos de inicio: aquellos que se ejecutan para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, mediante la autorización expresa del patrocinador. • Grupo de procesos de planificación: aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos del proyecto. • Grupo de procesos de ejecución: aquellos procesos ejecutados para realizar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto y satisfacer sus especificaciones. • Grupo de procesos de monitoreo y control: aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, revisar y regular el avance, progreso y desempeño del proyecto. Adicionalmente, identificar cualquier área en las cuales se requieren cambios, e iniciarlos convenientemente. • Grupo de procesos de cierre: aquellos procesos ejecutados para finalizar todas las actividades a lo largo de los grupos de procesos, para finalizar formalmente el
proyecto o la fase correspondiente. Página 81 de 87
1. Los Fundamentos de la Gesti贸n del Proyecto 1.5. Los procesos y las principales t茅cnicas y herramientas para la gesti贸n de los proyectos
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto Grupos de procesos de la Dirección de Proyectos
1.5. Los procesos y las principales técnicas y herramientas para la gestión de los proyectos
- Desarrollar el Acta de Constitución del Gestión de la Proyecto integración del proyecto
- Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
- Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
- Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto - Realizar el Control Integrado de Cambios
Gestión del alcance del proyecto
- Planificar la Gestión del Alcance - Recopilar Requisitos - Definir el Alcance - Crear la EDT/WBS
- Validar el Alcance - Controlar el Alcance
- Controlar el Cronograma
Gestión del tiempo del proyecto
- Planificar la Gestión del Cronograma - Definir las Actividades - Secuenciar las Actividades - Estimar los Recursos de las Actividades - Estimar la Duración de las Actividades - Desarrollar el Cronograma
Gestión de los costos del proyecto
- Planificar la Gestión de Costos - Estimar los Costos - Determinar el Presupuesto
- Controlar los Costos
Gestión de la calidad del proyecto
Gestión de los recursos humanos del proyecto
Gestión de las comunicaciones del proyecto
Gestión de los riesgos del proyecto
Gestión de las adquisiciones del proyecto - Identificar a los Gestión de los Interesados Interesados el (Completar) Página 83ende (stakeholders) Proyecto
- Planificar la Gestión de Calidad
- Realizar el Aseguramiento de Calidad
- Planificar la Gestión de Recursos Humanos
- Adquirir el Equipo del Proyecto - Desarrollar el Equipo del Proyecto - Gestionar el Equipo del Proyecto
- Planificar la Gestión de las Comunicaciones
- Gestionar las Comunicaciones
- Planificar la Gestión de Riesgos - Identificar los Riesgos - Realizar el Análisis Cualitativo de los Riesgos - Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos - Planificar la Respuesta a los Riesgos
- Cerrar el Proyecto o la Fase
- Controlar la Calidad
- Controlar las Comunicaciones
- Controlar los Riesgos
- Planificar la Gestión de Adquisiciones
- Efectuar las Adquisiciones
- Controlar las Adquisiciones
- Planificar la Gestión de Interesados
- Gestionar la Participación de los Interesados
- Controlar la Participación de los Interesados
- Cerrar las Adquisiciones
1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.5. Los procesos y las principales técnicas y herramientas para la gestión de los proyectos Principales técnicas y herramientas de gestión de proyectos • Juicio de expertos • Técnicas de facilitación • Reuniones: Intercambio de información Tormentas de ideas Toma de decisiones • Sistemas de información para la gestión de proyectos • Herramientas de control de cambios • Entrevistas • Grupos de foco o discusión • Cuestionarios y encuestas • Técnica de Valor Ganado Página 84 de 87
1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto 1.5. Los procesos y las principales técnicas y herramientas para la gestión de los proyectos Principales técnicas y herramientas de gestión de proyectos • • • • • • • • • • • •
Observaciones Prototipos Evaluación comparativa Análisis de documentos Análisis de productos Descomposición del trabajo Inspección Método de diagramado de precedencia Determinación de dependencias Estimación de tres puntos Técnicas de optimización de recursos Herramientas básicas de calidad
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1. Los Fundamentos de la Gestión del Proyecto Referencias bibliográficas • •
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“A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Fifth Edition”. Project Management Institute. http://www.pmi.org/Resources/Pages/2008StandardsUpdate.aspx “A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge®” (BABOK® Guide), Version 2.0. International Institute of Business Analysis. http://www.theiiba.org/ “Managing Successful Projects with PRINCE2TM”. Office of Government Commerce. http://www.princeofficialsite.com/ “Practice Standard for Work Breakdown Structures (WBS). Second Edition”. Project Management Institute. http://www.pmi.org/ “Practice Standard for Earned Value Management”. Second Edition. Project Management Institute. http://www.pmi.org/ “Practice Standard for Project Risk Management”. Project Management Institute. http://www.pmi.org/ Verma, Vijay: “Human Resource Skills for the Project Manager”. The Human Aspects of Project Management – Volume Two. Project Management Institute. http://www.pmi.org/ Earned Value Management explained: http://www.projectsmart.co.uk/earned-value-management-explained.html “Guía Metodológica para la Documentación de Proyectos (V3.0) - May. 2012”. AGESIC. http://www.agesic.gub.uy/innovaportal/v/778/1/agesic/nueva_version:_guia_metodologica_de_documentacion_de _proyectos.html Haugan, Gregory: “Work Breakdown Structures for Projects, Programs and Enterprises”. The Management Concepts, Inc. 2008. Important Projects – Resource – Templates http://www.importantprojects.co.uk/resources/templates.php Kerzner, Harold: “Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling”. 11th edition. Wiley & Sons. February 18, 2013. Miller, Dennis: “Building a Project Work Breakdown Structure”. © 2009 by Taylor & Francis Group, LLC.
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Temario del Curso - Taller Avance 1
Los Fundamentos de la Gestión de Proyectos
2
Gestionando el Alcance del Proyecto
3
El Cronograma del Proyecto
4
Gestión de la Calidad, los RRHH y las Comunicaciones del Proyecto
5
El Presupuesto del Proyecto
6
La Gestión de los Riesgos del Proyecto
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