PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
Planificación y Gestión de Proyectos Definición de planificación y gestión de proyectos Planificar un proyecto es diseñar acciones orientadas a la consecución de determinados propósitos, procurando utilizar racionalmente los recursos disponibles. Dicho sintéticamente, planificar consiste en definir hoy dónde se quiere estar mañana y cómo se piensa llegar. Gestionar un proyecto es administrarlo optimizando la relación recursosresultados, mediante el uso de herramientas específicas en el seguimiento de cada etapa. Aplicado al mundo laboral, planificar y gestionar proyectos consiste en definir objetivos productivos de corto, mediano y largo plazo en función de los cuales se programan acciones y se ordenan recursos, bajo un régimen de control de gestión y evaluación de resultados.
COMPETENCIAS DEL ÁREA:
1. Fijar objetivos. 2. Recolectar, organizar y analizar información. 3. Desarrollar y gestionar proyectos
Valorización del Área Planificación Y Gestión de Proyectos
¿Por qué una persona obtiene resultados mientras otra que trabaja con la misma intensidad no lo logra? ¿Por qué una persona tiene orgullo por lo logrado mientras otra no experimenta emociones vinculadas con su quehacer?
En la vida ciertamente obtendremos mayor realización si primero nos hemos preguntado a dónde queremos ir y luego hacemos los esfuerzos necesarios para llegar.
Podemos partir por permitirnos soñar. Soñar qué quisiéramos, qué nos gusta, qué queremos, a dónde quisiéramos llegar. La planeación supone querer llegar a algún lugar en un futuro, visto desde el presente.
Ahora bien, dependiendo de la complejidad de las aspiraciones y de la concreción que nos propongamos, será necesario establecer una estrategia, un plan de acción, tendremos que definir qué recursos vamos a necesitar, en qué tiempo podremos lograrlo y cómo controlaremos los avances. Lo anterior rige tanto en el ámbito personal como en lo laboral. En lo personal, todos necesitamos formalizar planes concretos en función de objetivos. En lo laboral, el éxito de una organización depende del logro de sus objetivos y de que sus clientes aprecien los productos y servicios ofrecidos, lo cual supone una complejidad mayor, puesto que producir bienes involucra procesos de inversión, de producción, de calidad y de venta. Hay grandes espacios de tiempo entre los primeros pasos y un resultado disponible en el mercado, por lo que se requiere una visión de largo o mediano plazo, A esto llamamos Planificación. Como los recursos disponibles son siempre escasos, las personas involucradas son más de una, hay que armonizar clientes, proveedores, personal e inversionistas o dueños. Es necesario Administrar y controlar, a esto llamamos Gestión. Como la planificación y gestión de procesos complejos requieren un método, una herramienta muy valorada en la actualidad es la formulación de proyectos.
La importancia de la planificación y gestión en la vida cotidiana
Debemos estar conscientes de que a menudo lo que parece buena suerte, no es tal; es más bien el resultado de un propósito definido, de la elección de un curso de acción adecuado y de un buen nivel de organización en su implementación. Sin embargo, por la vida van personas que nunca se han preguntado a dónde quieren ir, quizás por temor a ponerse objetivos que las obliguen a conducirse según cierta coherencia. Ir a la deriva pareciera más simple. Así, quienes carecen de un norte, y de acciones en consecuencia, difícilmente llegarán a alguna meta; ni siquiera saben hacia dónde se dirigen. Ahora bien, quienes sí se han planteado aspiraciones van a necesitar prontamente definir un conjunto de acciones, recursos, medios, plazos, prioridades y proyectos personales que les permitan avanzar. Así el azar jugará un papel bastante menor, convirtiéndonos nosotros mismos en los primeros responsables de nuestros logros.
La planificación y gestión contribuyen significativamente en la obtención de un trabajo Es sabido que encontrar trabajo es difícil; más aún el que se ajuste a nuestras expectativas. Pero, ¿cuál quisiéramos?, ¿cómo lograrlo?, ¿cómo prepararnos para obtenerlo?, son todas preguntas con las que se inicia un plan de búsqueda. En realidad la obtención de trabajo involucra una complejidad tal que amerita ser concebido, en sí mismo, como un proyecto. Poner en un papel qué quiero, cómo puedo lograrlo y qué me comprometo a hacer para alcanzar esa meta, es una forma de planificar y organizar la búsqueda. Dejar un registro, aunque sea sólo ante nosotros mismos, obliga a puntualizar lo que de otra manera puede quedar en divagaciones o ser fácilmente olvidado. Nos trazamos, así, un plan de acción y hacemos el seguimiento necesario de éste, aumentando las posibilidades de logro.
La planificación y gestión facilitan la permanencia en el trabajo Las organizaciones empresariales tienen objetivos y esperan de sus colaboradores una contribución eficiente para la concreción de dichos objetivos. Siempre será mejor evaluado el que enfrenta su trabajo bajo la premisa “hice bien lo que se requería”, que quien enfrenta su responsabilidad desde un “hice bien lo que me pidieron que hiciera”. Alguien con la primera mirada demuestra apreciar las exigencias a las que debe responder la organización y suma sus fuerzas en beneficio de lograr resultados. Veámoslo ahora desde otro ángulo. Si se trata de quien ha emprendido un proyecto independiente, tendrá mayor necesidad de apoyarse en una planificación propia. Mientras un empleado puede contribuir con objetivos ya establecidos en la organización, los independientes deben, necesariamente, organizar su actuar en función de sus propias metas, acciones, recursos obtenidos y mediciones de logros.
Competencias del Área Planificación y Gestión de Proyectos
En las siguientes páginas y, a modo introductorio, presentamos las tres competencias básicas comprendidas en esta Área. Asociadas a cada una de ellas, se indican también las actividades que usted podrá proponer a sus alumnos para que desarrollen los conocimientos, las habilidades y actitudes más valoradas al interior de estas competencias.
El Área de Planificación y Gestión de Proyectos desarrolla cinco actividades secuenciales. Esto significa que se requiere empezar con la número uno y luego continuar con la dos, tres y así sucesivamente hasta la última, para emular las etapas de un proyecto real.
Veámoslas.
1. Fijar objetivos Alicia, al traspasar el espejo en el país de las maravillas, se encuentra con muchos caminos. Al presentarse el conejo ella le pide ayuda: “¿Cuál camino debo tomar?” y él le responde: “¿A dónde quieres ir?”. “No sé”. “Entonces te sirven todos o ninguno”. Aprender a identificar objetivos y plantearse su cumplimiento es un compromiso personal. A cambio, estos objetivos nos aportan la clave sobre cómo organizar el tiempo y el trabajo de la manera más eficiente posible. Sin embargo para que los objetivos cumplan este importante papel tienen que reunir ciertos requisitos: deben estar claramente definidos, deben ser realistas, medibles o al menos controlables, deben ser congruentes con la meta y compatibles entre sí. No todos los objetivos tienen la misma función. El objetivo general de un proyecto se refiere a una aspiración más bien global, aunque no por eso menos importante; es el propósito último. Los objetivos específicos, en cambio, expresan lo que concretamente se va a realizar para lograr el propósito final. Por eso sobre los objetivos específicos recaen más exigencias formales. Veamos un ejemplo de objetivo general: Cuando sea mayor, quiero tener hartos nietos y un pasar tranquilo. Objetivos coherentes con este propósito de largo plazo podrían ser: Voy a trabajar por algunos años como empleado, hasta lograr cierta experiencia; voy a ahorrar; después voy a instalar un pequeño taller por cuenta propia; voy a buscarme un amigo-socio para que entre dos nos resulte más fácil y entretenido; voy a casarme sólo cuando esté seguro de querer hacerlo; voy a abrir una cuenta de ahorro de vivienda, apenas pueda.
La actividad que permite trabajar esta competencia es:Nº 1 -“Me gano la marraqueta”-, la cual permite familiarizarse con el concepto de “proyecto” y experimentar el valor de fijar objetivos frente a una iniciativa de autofinanciamiento.
2. Recolectar, organizar y analizar información Buscar información puede ser complicado o relativamente fácil, pero será siempre ineficiente si no tenemos claro para qué lo hacemos. Los objetivos condicionan qué buscar, dónde hacerlo, cómo organizar la información, qué priorizar y cómo interpretarla. De allí que, antes de iniciar un proceso investigativo, haya que definir con claridad hacia dónde se orienta la búsqueda.
Este proceso también se optimiza planificándolo; generalmente uno empieza teniendo algunas premisas difusas en mente; algo así como tincadas. Luego debe organizarse con algún rigor. Por ejemplo, si se quiere averiguar sobre Nigeria, ayuda el hecho de tener la noción de que Nigeria es un país, que se encuentra en África y que dicha información puede aparecer en una enciclopedia. Si, por el contrario, uno asumiera que Nigeria es un equipo de fútbol, tal vez consultaría en una revista deportiva y se perdería la oportunidad de aprender que Nigeria es el mayor país de África con una población, ni más ni menos, que de 100 millones de habitantes; siete veces Chile.
Con esa información base uno puede planificar qué más va a averiguar, dónde y cómo. Destaquemos que para buscar información en forma eficiente hay que tener claro para qué (objetivos) y, a partir de este punto, dónde (fuente). Hoy, una herramienta tremendamente poderosa para buscar información es Internet, la cual será trabajada con los estudiantes para que el conocimiento de su manejo constituya una evidencia.
La actividad que permite trabajar esta competencia es:
• Nº 2 -“IUPLA” : la cual ilustra que la búsqueda y el análisis de información deben estar al servicio de los objetivos de un proyecto. A través de un ejercicio de cuadrícula FODA se pone en práctica el manejo de la información.
3. Desarrollar y gestionar proyectos
Cuando se tienen objetivos de cierta envergadura, lo recomendable es acometerlos a través del desarrollo de un proyecto. Éste comprende regularmente tres etapas: una que pone énfasis en la planificación, otra con énfasis en la ejecución y, una última, en la que cobra relevancia la evaluación de los resultados.
Un proyecto consiste en el ordenamiento de un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, combinando recursos humanos, materiales, técnicos y financieros, se planifican y realizan con el propósito de conseguir un resultado. Todo proyecto se lleva a cabo bajo un marco presupuestario y dentro de un período de tiempo determinado.
Gestionar un proyecto significa liderar, administrar y controlar su ejecución.
¿PERO QUÉ ES UN PROYECTO? Definición y características Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin definidas, encaminado a la creación de un producto o servicio único y conforme a unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos. Algunas características de los proyectos son: -
Tienen una duración limitada, con un comienzo y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando se cancela por quedar claro que los objetivos no pueden ser alcanzados o porque la necesidad deja de existir.
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Pueden ser de larga duración y estar sujetos a influencias externas e internas.
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Frecuentemente tienen restricciones de coste y recursos.
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Conllevan cierto grado de riesgo e incertidumbre.
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Crean productos entregables únicos, entendiendo por productos entregables los productos, servicios o resultados generados.
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Se desarrolla en pasos, se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables.
Ciclo de vida El conjunto de estas fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin se conoce como ciclo de vida del proyecto. La transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto generalmente implica, y está definida por, alguna forma de transferencia técnica.
En la mayoría de proyectos, sus ciclos de vida comparten determinadas características comunes: En términos generales, las fases son secuenciales.
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El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión.
Nivel de costes y de personas
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INTERMEDIAS
FINAL
Tiempo
Figura 1.
Nivel de costes y personal en las fases del proyecto
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El nivel de incertidumbre y riesgo es más elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.
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El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto. Una de las principales causas de este comportamiento es que el coste de los cambios y de la corrección de errores generalmente aumenta a medida que avanza el proyecto.
Alto INFLUENCIADE INTERESADOS
Bajo
COSTE DE LOS CAMBIOS
Tiempo del proyecto
Figura 2. Influencia de interesados y coste de cambios a lo largo del proyecto
En la siguiente figura se relaciona el ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida del producto a obtener.
Plan de negocio Producto
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Figura 3.
INICIAL
INTEMEDIA
Disposición
CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO
Operaciones
Actualización
FINAL
Relación entre ciclo de vida del producto y ciclo de vida del proyecto
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS? Una vez definido lo que es proyecto, se puede abordar qué es la gestión de proyectos. La definición más formal sería la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Es una definición que engloba distintos conceptos: -
Conjunto de técnicas, conocimientos, habilidades y herramientas. La gestión de proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es más, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos. Unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran en los aspectos de liderazgo y gestión de personas, sin que un método sea mejor que otro. Por otra parte, dentro de este conjunto, algunos son elementos que uno puede conseguir y aprender a manejar (técnicas, herramientas), mientras que otra parte implica un mayor proceso de aprendizaje y capacitación personal (conocimientos, habilidades).
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Requisitos. El proyecto tiene un cliente. Este cliente puede ser interno o externo, pero al final se trata de conseguir la máxima satisfacción de este cliente, lo cual no siempre significa darle lo que él, en un principio, expresó que quería. Frecuentemente, es preciso conducir al cliente hacia las soluciones que los profesionales, gracias a su experiencia, consideran más eficientes y de mayor valor.
Desde un punto de vista menos formal, la gestión de proyectos puede contemplarse como parte ciencia y parte arte. Es una ciencia en tanto que usa
procesos probados y repetibles y técnicas que facilitan alcanzar resultados exitosos. Es un arte en cuanto que requiere flexibilidad y creatividad, especialmente en lo que a la gestión de los recursos humanos se refiere. Este “componente artístico” implícito en la participación de gente en la ejecución de proyectos introduce un factor de complejidad e incertidumbre que no puede controlarse totalmente, por lo que no puede existir una garantía completa de resultados exitosos. Si bien, es innegable que una gestión de proyectos, con unos esquemas de trabajo, unos procesos, normas y técnicas para gestionar a la gente y el trabajo asociado, ciertamente incrementará las probabilidades de éxito y de que el proyecto finalice a tiempo, dentro de presupuesto y con aceptable nivel de calidad.
¿POR QUÉ LA GESTIÓN DE PROYECTOS? La experiencia en los últimos años revela que para que los proyectos informáticos lleguen a buen puerto es necesario que exista una gestión integral del proyecto que abarque todo el ciclo de vida del mismo, es decir, desde que el proyecto es sólo una necesidad o idea, hasta el cierre formal del mismo. Es frecuente la queja de que la gestión de proyectos representa mucho coste administrativo. Y con frecuencia, esta queja viene precedida del olvido de cuestiones como: -
¿No es preferible resolver anticipadamente los conflictos que puedan surgir a pensar en ellos conforme avanza el proyecto?
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¿No es más conveniente intentar resolver los riesgos potenciales antes que actuar sólo cuando éstos sean problemas que amenazan al proyecto?
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¿No es más ventajoso establecer anticipadamente canales de comunicación en lugar de lidiar con los conflictos y la incertidumbre ocasionados por la falta de información?
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¿No es más adecuado realizar una gestión del alcance en lugar de enfrentarse a problemas de retrasos y sobrecostes por hacer más trabajo del presupuestado?
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¿No es más acertado integrar la calidad dentro del proceso en lugar de corregir los problemas de una mala calidad después, cuando es más caro y complicado?
Estos interrogantes y otros muchos revelan la necesidad y conveniencia de una gestión de proyectos. Ante esta evidencia, parece ineludible que surja la pregunta de por qué no todo el mundo usa una buena práctica de gestión de proyectos, sus técnicas y sus procesos. Habitualmente, se debe principalmente a uno o varios de los siguientes factores: -
La necesidad de inversión adelantada de tiempo y esfuerzo: los resultados y beneficios de la gestión de proyecto no son inmediatos.
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La falta de compromiso por parte de la organización: es necesario el apoyo y concienciación de la organización al completo para que pueda funcionar correctamente.
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La escasez de conocimiento: es requisito indispensable la preparación y el desarrollo de habilidades del equipo del proyecto.
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La desvirtuación del concepto: en algunos casos el desconocimiento puede llevar a asociar la gestión de proyectos con una mera herramienta informática o incluso puede traer connotaciones negativas relacionadas con retrasos, burocracia o estorbos.
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La aversión al control en el equipo de trabajo: puede existir el temor de que el uso de técnicas formales de gestión de proyectos resulte en un riguroso control y supervisión del trabajo.
Algunos de estos temores son naturales y lógicos, mientras que otros son emocionales e irracionales. Es obvio que las características del proyecto no van a cambiar por el hecho de usar un proceso formal de gestión de proyectos. Implantar una eficiente gestión de proyectos no quiere decir que no se tendrán problemas, ni significa que los riesgos simplemente desaparezcan, o que no haya sorpresas. Lo que sí que cambia es la forma en que los eventos son gestionados cuando el proyecto está en curso. El valor de una buena práctica de gestión de proyectos es contar con un proceso estandarizado para lidiar con las posibles contingencias. En ningún caso el tiempo, coste o esfuerzo dedicado a la gestión del proyecto debe entenderse como una pérdida para el proyecto, todo lo contrario, es un elemento imprescindible para lograr la calidad del resultado final. Los beneficios que aporta una eficaz gestión de proyectos son: -
Ahorros de tiempo y coste: uno de los mayores beneficios de utilizar una metodología común es el valor de la reutilización. Una vez que los procesos, procedimientos y plantillas son creados, éstos pueden ser utilizados en proyectos futuros. El resultado de esto es un menor tiempo para iniciar proyectos, una menor curva de aprendizaje para los miembros del equipo de trabajo así como ahorros de tiempo al no tener que reinventar procesos y plantillas desde cero en cada proyecto.
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Más rapidez en la resolución de problemas: el tener un proceso de gestión anticipada de incidencias ayuda a asegurar que los problemas son resueltos tan rápido como sea posible.
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Optimización en la resolución de riesgos: todas las metodologías de gestión de proyectos incluyen procesos para identificar y gestionar los riesgos.
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Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas: muchos de los problemas que se presentan en un proyecto pueden ser evitados a través de una comunicación anticipada y multifacética.
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Mayor calidad de productos y servicios: como resultado de implementar controles de calidad y técnicas de aseguramiento de calidad.
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Optimización de la gestión financiera: esto es consecuencia de una mejor definición del proyecto, mejores estimaciones, un proceso de elaboración del presupuesto más formal y riguroso, y un mejor seguimiento de los costes.
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Mejora del proceso de toma de decisiones: las metodologías proporcionan una guía para hacer más fácil la recolección de métricas e indicadores que proporcionan información sobre el desempeño del equipo y el nivel de calidad de los entregables.
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Mejora del ambiente laboral: si los proyectos son más exitosos, se encontrarán beneficios adicionales asociados al equipo de proyecto: clientes con mayor implicación, equipos con más sentido de propiedad y mayor motivación, etc.
¿QUIÉN PARTICIPA? En todo proyecto participa e interactúa una serie de grupos de personas que influyen, positiva o negativamente, en el alcance de su objetivo. Entre los grupos de interés más característicos de un proyecto se encuentran los siguientes: -
Director del proyecto: la persona responsable de dirigir el proyecto. Debe tener capacidad de liderazgo, de comunicación y de resolución de problemas. Adicionalmente, debe disponer de una visión amplia y global de proyecto, estar comprometido con el éxito del proyecto y estar dispuesto a asumir retos y superar los obstáculos que puedan surgir.
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Cliente/Usuario: la persona u organización que utilizará el producto del proyecto. En algunas áreas de aplicación, cliente y usuario son sinónimos, mientras que en otras, cliente se refiere a la entidad que adquiere el producto del proyecto, mientras que los usuarios son aquellos que utilizan directamente el producto del proyecto.
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Equipo del proyecto: el grupo que realiza el trabajo del proyecto.
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Equipo de dirección del proyecto: Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de dirección del proyecto.
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Patrocinador: la persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto. Frecuentemente se trata de una figura distinta del cliente y puede pertenecer a la propia organización. Entre las responsabilidades claves de este rol, se encuentran: autorizar el proyecto, tomar decisiones, asegurar los recursos necesarios y designar al jefe de proyecto.
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Influyentes: personas o grupos que no están directamente relacionados con la adquisición o el uso del producto del proyecto, pero que, debido a su posición en la organización del cliente u organización ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto.
Influyentes
Equipo del dirección del proyecto Director del proyecto
Patrocinador del proyecto
Figura 4.
Relación de los participantes en el proyecto
El enfoque seguido para abordar la gestión de proyectos se basa en un conjunto de procesos reconocidos como buenas prácticas, entendiendo por buenas prácticas que existe un acuerdo general en que la aplicación de esos procesos de gestión de proyectos aumenta las posibilidades de éxito en una amplia variedad de proyectos. Estos procesos de gestión de proyectos se pueden agrupar en función del propósito al que atienden: iniciar, planificar, ejecutar, controlar o cerrar el proyecto o una fase del mismo. De esta forma, se establecen los siguientes grupos de procesos, cuyas interrelaciones se muestran en la siguiente figura: Seguimiento
Cierre
Figura 5.
Grupo de procesos de Gestión de Proyectos y relaciones entre ellos
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Grupo de procesos de iniciación: define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.
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Grupo de procesos de planificación: define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr dichos objetivos.
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Grupo de procesos de ejecución: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo lo planificado por el grupo de procesos de planificación.
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Grupo de procesos de seguimiento y control: mide y supervisa el avance, identificando variaciones respecto a lo planificado, y tomando medidas correctivas cuando sea necesario.
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Grupo de procesos de cierre: formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
En los siguientes apartados se van a describir procesos que pueden formar parte de la gestión de proyectos. No todos ellos tienen que estar presentes necesariamente, las características del proyecto y factores de la organización determinarán la conveniencia de incluir unos u otros. Estos procesos de gestión de proyectos se ordenan en categorías según el concepto del que se ocupan y no por los grupos de procesos anteriormente definidos. Si bien, para cada proceso, previo a su descripción, se ilustra el grupo de procesos (inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control o cierre) al que pertenece. A continuación se enumeran las categorías de procesos consideradas: -
Procesos relacionados con la integración y coordinación
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Procesos relacionados con el alcance
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Procesos relacionados con el tiempo
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Procesos relacionados con los costes
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Procesos relacionados con la calidad
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Procesos relacionados con los recursos
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Procesos relacionados con el personal
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Procesos relacionados con las comunicaciones
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Procesos relacionados con los riesgos
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Procesos relacionados con las adquisiciones
Fases del proceso de planificación. ¿Por dónde empiezo? 1. Análisis del proyecto: En esta fase se realiza un diagnóstico de la relación entre el proyecto y el medio al que se dirige, fijando, además, su grado de viabilidad. Es recomendable hacer una división de los factores en áreas del siguiente tipo: económicas, sociales, políticas, tecnológicas o geográficas, entre otras. Si alguna de éstas arroja resultados incompatibles con la naturaleza del proyecto, es preciso introducir las reformas necesarias. 2. Definición de objetivos: Confirmada la viabilidad del proyecto, el siguiente paso es establecer sus objetivos. Es decir, dar respuesta a una serie de preguntas relacionadas: qué busca la empresa con el proyecto, para qué lo lleva a cabo, dentro de qué valores y principios lo enmarca y qué resultados espera tras su puesta en marcha. Los objetivos ayudan a centralizar toda la información que se genera en torno al plan y, a la vez, guían la toma de decisiones de las personas que están a cargo. Además, una vez ha terminado el proceso, son una buena herramienta para evaluar la eficacia del proyecto. 3. Identificación de recursos: En esta fase, los encargados del plan establecen las herramientas, instrumentos y medios con los que cuentan para la ejecución del proyecto. Estos medios pueden ser de varios tipos: humanos, económicos, tecnológicos, físicos y virtuales (páginas web, blogs, entre otros recursos digitales). Es una buena técnica para determinar los puntos débiles de un proceso. En la mayoría de los casos, los gestores del proyecto echan mano de un presupuesto o inventario que les permita tener un mejor diagnóstico de los recursos que se podrían emplear. 4. Plan de trabajo: Hechas todas estas valoraciones, el proyecto entra en su fase decisiva: determinar las fechas, los plazos de ejecución, las labores que se llevarán a cabo y las estrategias que se pondrán en marcha. Un plan de trabajo es, en esencia, la hoja de ruta de un proyecto. Sin embargo, no debe ser una camisa de fuerza para quienes lo elaboren; al contrario, es preciso que se conceda un cierto margen para aquellas eventualidades que se puedan generar durante la ejecución. 5. Valoración de los resultados: En esta última fase, los gestores deben responder a una pregunta fundamental: ¿se han cumplido los objetivos iniciales? Lo más habitual es que se elabore un documento que recoja las principales conclusiones del proyecto.
La planificación empresarial es la hoja de ruta sobre la que se escribe el futuro del negocio. Igual que sucede en el ámbito de los proyectos, esta preparación previa a la ejecución, el análisis y estructuración que precede a la toma de acción es vital para minimizar el riesgo y apuntar hacia el éxito.