UF0347 Sistemas de archivo y clasificación de documentos by Ideaspropias Editorial

Sistemas de archivo y clasificaciรณn de documentos

Sistemas de archivo y clasificación de documentos Técnicas y procedimientos de gestión de la información

Autores Alexandre Hermida Mondelo (Vigo, 1977) es licenciado en Ingeniería Superior en Informática y en Ciencias Empresariales por la Universidad Antonio de Nebrija. Posee el Executive Master en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información, impartido por el Instituto de Empresa de Madrid, y ha participado en los programas Gestalent (2001) y Campus de Excelencia de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (2005). Su amplia formación en gestión y su experiencia como docente, coordinador de posgrados y consultor en diversos proyectos empresariales, incluyendo la creación, lanzamiento y gestión de empresas tecnológicas, le han llevado a la coautoría de esta obra publicada por Ideaspropias Editorial. Inmaculada Iglesias Fernández (Vigo, 1983) es licenciada en Documentación y diplomada en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad de Salamanca, y ha cursado un máster en Investigación en Documentación, impartido por la Universidad Carlos III. Su experiencia como documentalista e investigadora en documentación le ha permitido ser, junto a Alexandre Hermida Mondelo, la coautora de este libro.

Ficha de catalogación bibliográfica Sistemas de archivo y clasificación de documentos. Técnicas y procedimientos de gestión de la información. 1.a edición Ideaspropias Editorial, Vigo, 2014 ISBN: 978-84-9839-131-2. Formato: 17 x 24 cm • Páginas: 232

SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. DERECHOS RESERVADOS 2014, respecto a la primera edición en español, por © Ideaspropias Editorial. ISBN: 978-84-9839-131-2 Depósito legal: VG 213-2014 Autores: Alexandre Hermida Mondelo e Inmaculada Iglesias Fernández Impreso en España - Printed in Spain Ideaspropias Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .............................................................................. 11 1. El archivo. Concepto y finalidad ...................................................... 13 1.1. Clases de archivos ..................................................................... 15 1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto ............................................................................ 16 1.1.2. Por su contenido: público o privado ................................ 18 1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo ............................... 21 1.1.4. Por el tipo de soporte: papel y electrónico ...................... 24 1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos ................... 25 1.2.1. Alfabético ....................................................................... 28 1.2.2. Numérico ........................................................................ 31 1.2.3. Alfanumérico .................................................................. 32 1.2.4. Temático ......................................................................... 34 1.2.5. Geográfico ...................................................................... 34 1.2.6. Cronológico ..................................................................... 36 1.2.7. Otros ............................................................................... 37 1.3. Mantenimiento del archivo físico .............................................. 39 1.3.1. Recursos materiales ......................................................... 41 1.3.2. Infraestructura del archivo ............................................. 43 1.4. Mantenimiento del archivo informático ................................... 44 1.4.1. Métodos .......................................................................... 46 1.4.2. Unidades de conservación .............................................. 48 1.5. Planificación de un archivo de gestión de documentación ..................................................................... 50 1.5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad para fijar la estructura de archivo más adecuada ................................................ 51 1.5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos que se van a archivar ............................. 58 1.5.3. Sistemas de registro y codificación que se van a implantar .................................................... 60 1.5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal ............................................. 61 1.5.5. Definición de las formas de acceso al archivo ................ 63

1.5.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo, etc. ............. 64 1.5.7. Elaboración del manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos ....................................... 66 1.5.8. Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso ..................................... 69 1.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos .................................................................................. 70 1.6.1. Concepto ........................................................................ 72 1.6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración ................................................................... 72 CONCLUSIONES ........................................................................... 75 AUTOEVALUACIÓN ..................................................................... 77 SOLUCIONES ................................................................................. 79 2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina ........ 81 2.1. Análisis de sistemas operativos: evolución, clasificación y funciones ................................................................................ 82 2.2. Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones: controles, parches y periféricos .......................... 87 2.3. Gestión del sistema operativo: gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos ...................................... 91 2.4. Gestión del sistema de archivos: elementos, funciones y búsquedas ............................................................................... 93 2.5. Exploración o navegación: barra de menú, barra principal, barra de dirección, panel lateral, panel de visualización y barra de estado ....................................................................... 94 2.6. Grabación, modificación e intercambio de información ........... 98 2.6.1. Documentos estáticos y dinámicos ................................. 101 2.6.2. Vinculación e incrustación de información .................... 102 2.7. Herramientas ............................................................................. 104 2.7.1. Compresión y descompresión .......................................... 104 2.7.2. Multimedia ..................................................................... 105 2.8. Procedimientos para usar y compartir recursos ......................... 106 2.8.1. Configuración de grupos de trabajo ................................ 106 2.8.2. Protocolos de comunicación ........................................... 107 2.8.3. Servicios básicos de red ................................................... 112 2.9. Optimización de los sistemas ..................................................... 114 2.9.1. Entorno gráfico y accesibilidad ....................................... 115

2.10. Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas ......... 116 2.10.1. Catálogo de incidencias ............................................... 117 2.10.2. Reproducción de incidencias y soluciones ................... 118 2.11. Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información .................................................... 120 2.11.1. Copias de seguridad y mecanismos alternativos .......... 122 2.11.2. Programas maliciosos ................................................... 123 2.12. Normativa legal aplicable ........................................................ 124 2.12.1. Propiedad intelectual ................................................... 125 2.12.2. Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal (LOPD) ....................................... 130 2.12.3. Código de Comercio .................................................... 135 CONCLUSIONES ........................................................................... 141 AUTOEVALUACIÓN ..................................................................... 143 SOLUCIONES ................................................................................. 147 3. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación ......................................................................... 151 3.1. Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo ................................................... 152 3.1.1. Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental ........ 156 3.2. Ventajas e inconvenientes del soporte informático frente a los soportes convencionales .................................................. 160 3.2.1. Desde el punto de vista de la seguridad ....................... 161 3.2.2. Desde la óptica del uso racional de los recursos .......... 163 3.2.3. Desde el punto de vista económico ............................. 164 3.3. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas: flujo paralelo, flujo secuencial, flujo convergente y flujo interactivo ........................................ 165 3.4. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación .................................................... 168 3.4.1. Determinación de los periodos de vigencia atendiendo a los preceptos legales ................................ 169 3.4.2. Codificación de documentos ....................................... 170 3.4.3. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: manual de archivo y clasificación de documentos ............................................................. 172 3.4.4. Valoración de los documentos que hay que conservar en soporte papel de acuerdo con la normativa legal .... 177

3.4.5. Establecimiento de niveles de seguridad (back-up y otros medios) y de acceso a cada documento ............... 179 3.4.6. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos de acuerdo con la normativa vigente ................................................ 182 3.5. Enfoques y sistemas de calidad en la gestión de la documentación ................................................................. 184 3.5.1. Norma UNE-ISO 15489 ................................................. 186 3.5.2. Modelo EFQM de Calidad y Excelencia ......................... 192 3.5.3. Otras normas .................................................................. 196 CONCLUSIONES ........................................................................... 205 AUTOEVALUACIÓN ..................................................................... 207 SOLUCIONES ................................................................................. 209 PREGUNTAS FRECUENTES ........................................................... 211 GLOSARIO ......................................................................................... 215 EXAMEN ............................................................................................ 219 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................. 225

Introducción

INTRODUCCIÓN Hace miles de años el ser humano comenzó a plasmar imágenes en las cuevas en las que vivía. Con el paso del tiempo esas imágenes se fueron volviendo más complejas y comenzaron a representar las costumbres y ritos que reflejaban su vida. La sociedad, las relaciones que se daban entre las personas, evolucionaron y provocaron la aparición de los primeros documentos que trataban de controlar o regir las transacciones que se realizaban o la forma de desempeñar determinadas actividades. Las tablillas de arcilla, los primeros soportes que se utilizaron para registrar la información, tienen su origen en Mesopotamia hace más de seis mil años y en la actualidad todavía se pueden consultar para descubrir cómo era la vida de las civilizaciones sumerias o micénicas. Los papiros, los pergaminos y, más tarde, el papel fueron los soportes empleados para elaborar los documentos. El volumen de la documentación creada por el ser humano fue aumentando a medida que resultaba más sencillo manipular los soportes en los que se escribía. Aunque ahora resulta difícil de creer, en la Edad Media en Europa había reticencia a utilizar el papel porque era demasiado frágil y fácil de modificar. Con la aparición de la imprenta y la mejora de los procesos de reproducción de documentos, el uso del papel se generalizó y se impuso a cualquier otro tipo de documento hasta la aparición de los ordenadores. Los ordenadores han facilitado mucho la vida de los seres humanos en todos los aspectos, tanto personal como profesionalmente. Sin embargo, también han provocado el crecimiento desmesurado del volumen de la documentación que deben gestionar en su día a día. En el ámbito personal, saber qué documentos tienen que conservar de todos los que llegan a ellos y cómo hacerlo para poder encontrarlos (y que estén en buen estado) cuando los necesitan, es muy importante; en el ámbito empresarial esto resulta vital y por ello todas las organizaciones tienen que gestionar de forma eficiente su documentación. No sirve de nada almacenar miles de documentos si de todos ellos realmente solo se necesita la mitad; tampoco sirve de nada almacenar documentos que después no se sabe dónde se encuentran. Lo importante es identificar cuáles son los documentos fundamentales para una organización determinada, cómo hay que organizarlos para recuperarlos y qué mecanismos permitirán almacenarlos de la mejor manera posible.

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

Si ya hace veinticinco años resultaba complicado administrar eficaz y eficientemente la documentación en papel, la proliferación de los ordenadores y la aparición de Internet han provocado que, aunque aumente el número de documentos con los que se trabaja, se puedan gestionar de una manera más rápida y segura. Al igual que ocurrió con el papel durante la Edad Media, en este momento todavía hay muchas personas que no son partidarias de emplear los soportes electrónicos para todos los trámites administrativos. Sin embargo, el desarrollo de mecanismos que aseguran la fiabilidad y autenticidad de los documentos digitales provoca que, poco a poco, los soportes informáticos empiecen a imponerse al papel. A lo largo de esta obra se abordarán los principios básicos de la gestión de la documentación en archivos convencionales y digitales para que cualquier persona encargada de la administración de la documentación de una institución pueda desempeñar su trabajo de la mejor manera posible.

El archivo. Concepto y finalidad

Sistemas de archivo y clasificación de documentos 1 El archivo. Concepto y finalidad

Objetivos -- Diferenciar las clases de archivos en función de su ubicación, contenido, frecuencia de uso y tipo de soporte utilizado. -- Valorar, entre los sistemas de clasificación y ordenación de archivos, los más apropiados para los distintos documentos de gestión, considerando ventajas e inconvenientes de los nuevos soportes electrónicos para la optimización de la información y documentación. -- Conocer las condiciones más adecuadas para el mantenimiento del archivo, tanto convencional como informático, y los recursos disponibles para ello. -- Identificar las características propias de los diferentes sistemas de archivo y registro de la información y documentación en la empresa para su posterior diseño. -- Saber representar mediante un diagrama de flujo el proceso de gestión documental identificando las distintas actividades.

Contenidos 1. El archivo. Concepto y finalidad 1.1. Clases de archivos 1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto 1.1.2. Por su contenido: público o privado 1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo 1.1.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico 1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos 1.2.1. Alfabético 1.2.2. Numérico 1.2.3. Alfanumérico 1.2.4. Temático 1.2.5. Geográfico 1.2.6. Cronológico 1.2.7. Otros 1.3. Mantenimiento del archivo físico 1.3.1. Recursos materiales 1.3.2. Infraestructura del archivo 1.4. Mantenimiento del archivo informático 1.4.1. Métodos 1.4.2. Unidades de conservación

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

1.5. Planificación de un archivo de gestión de documentación 1.5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad para fijar la estructura de archivo más adecuada 1.5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos que se van a archivar 1.5.3. Sistemas de registro y codificación que se van a implantar 1.5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal 1.5.5. Definición de las formas de acceso al archivo 1.5.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo, etc. 1.5.7. Elaboración del manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos 1.5.8. Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso 1.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos 1.6.1. Concepto 1.6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración

El archivo. Concepto y finalidad

1.1. Clases de archivos En la actualidad, todas las organizaciones generan gran cantidad de documentos en su actividad diaria. Muchos de ellos pueden ser necesarios a largo plazo, otros deben ser guardados durante un periodo de tiempo determinado por motivos legales. En cualquier caso, hay que conocer el valor que tienen los documentos en la actualidad y el que pueden llegar a tener en el futuro, y para ello es precisa una gestión eficaz del archivo de cualquier organización.

Un archivo es un «conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas» (Diccionario de terminología archivística [1995]) o un organismo o departamento responsable de la gestión, conservación y recuperación de documentos. No todo conjunto de documentos puede constituir un archivo y cuando pierden su carácter orgánico, se consideran una colección de documentos en vez de un archivo (en el sentido de fondo de archivo). La finalidad de los archivos se puede resumir en tres palabras: almacenar, organizar y servir (o difundir). No todos los archivos requieren tomar las mismas medidas en cuanto al tratamiento o conservación de la documentación, por lo que antes de profundizar en cómo se debe gestionar la documentación producida o recibida por cualquier institución, hay que analizar ante el tipo de archivo. Se pueden establecer diferentes clases de archivo en función del criterio elegido, como, por ejemplo, según el lugar en el que se almacenen los documentos (centralizados, descentralizados o mixtos), el titular del archivo y el productor de la documentación (públicos o privados), la frecuencia de uso del archivo (activo o de gestión, semiactivo o definitivo) o en función del tipo de soporte utilizado para almacenar la información (archivos en papel o electrónicos). Además de estos criterios, se pueden identificar otros que permiten establecer nuevas clasificaciones. Por ejemplo, Antonia Heredia, en su libro Archivística general (1993) considera que los archivos pueden clasificarse aplicando, entre otros, criterios como titularidad (públicos o privados), geografía (locales, provinciales, etc.), edad del documento (gestión, intermedios o semiactivos, o históricos o definitivos), número de fondos (singulares o múltiples), finalidad (administrativos o históricos), tipo de documentación (audiovisuales, cartográficos, etc.) y temática (económicos, arquitectura, etc.). 15

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto En el archivo centralizado en un único espacio físico se almacena y gestiona la documentación de la empresa. Se conservan los documentos que, independientemente del departamento creador, pueden ser relevantes para cualquier persona de la entidad. Por ejemplo, una empresa que elabora un manual de calidad (creado por un departamento de calidad, administración o cualquier otro) necesita que este sea accesible y fácilmente consultable por cualquier persona de cualquier sección de la organización, por lo que sería recomendable que se almacenase en un archivo centralizado. Al reunir la documentación en una única localización, presenta ventajas respecto al control y economía de los recursos, puesto que propicia el ahorro de espacio físico, conlleva un ahorro en equipamiento informático y favorece un control centralizado de la documentación. No obstante, como inconvenientes se encuentran la necesidad de una mayor cualificación del personal porque tiene que tratar una mayor variedad de tipos documentales, así como la complejidad de atender las consultas de documentación, puesto que se trata de un archivo que gestiona gran cantidad de documentación procedente de todos los departamentos de una empresa, que implica que el tiempo de respuesta a los usuarios del archivo tiende a aumentar cuanto mayor es el archivo. Además, como los archivos centralizados se diseñan atendiendo a la estructura organizativa de las empresas, en el caso de que se reestructuren el organigrama o los procesos de la organización, habrá que reajustar la organización del archivo y esto resulta más complicado cuanto mayor es la empresa. Archivo centralizado conelelcontrol control centralizado Archivo centralizado con centralizado Archivo central

Departamento A

Departamento C Coordinación

Encargado de los archivos

Departamento B

En el caso del archivo descentralizado todos los documentos se encuentran en los departamentos que los han creado, por lo que la documentación está dispersa 16

El archivo. Concepto y finalidad

por la organización. Este tipo de archivo es muy importante en determinados departamentos que necesitan mantener la confidencialidad de los documentos que producen y custodian como, por ejemplo, en los departamentos de recursos humanos. Como estos guardan datos personales de los trabajadores que no pueden ser difundidos, es necesario que se limite su acceso a las personas encargadas de gestionar esa información porque de lo contrario la empresa podría estar infringiendo la legislación vigente en cuanto a la protección de datos personales. La gestión del archivo descentralizado se realiza en el propio departamento que lo gestiona porque es el que mejor conoce sus funciones y el valor de los documentos que genera. Este tipo de archivo tiene como ventajas su mejor adaptación a las necesidades de las personas que lo consultan al depender únicamente del departamento en el que se encuentra, su rápida respuesta a las consultas de documentos y su fácil adaptación a los cambios organizativos, lo que lo hace recomendable para organizaciones de gran tamaño. Aunque, como inconvenientes se pueden citar la existencia de unas normas de control de acceso muy estrictas que puede provocar conflictos cuando un departamento necesite documentos que él mismo no ha generado y la falta de formación en el tratamiento y conservación de la documentación de las personas que la gestionan, puesto que está gestionado por los trabajadores del propio departamento. Además, la gestión de los documentos para una posterior recuperación eficaz exige invertir tiempo y a veces el tratamiento de la documentación se vuelve un aspecto secundario y el archivo puede llegar a no satisfacer las expectativas del propio departamento. También es necesario contar con el mobiliario y equipamiento informático adecuados para la gestión del archivo en todos los departamentos y esto supone un aumento de los gastos. Archivo descentralizado elcontrol control descentralizado Archivo descentralizado con con el descentralizado

Departamento A Departamento B

Departamento C

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

En el archivo mixto se conserva parte de la documentación en los archivos de los departamentos y la otra parte, en el archivo centralizado. Se trata de distinguir la documentación que es necesaria para los quehaceres diarios de los departamentos de la que se utiliza esporádicamente o que es preciso almacenar solo por motivos legales. La documentación que todavía está vigente y que los departamentos de la empresa requieren con frecuencia se archivará en el propio departamento y serán los miembros del mismo los encargados de custodiarla; en cambio, el resto de documentos que hay que conservar se almacenarán en el archivo centralizado. Con este tipo se satisfacen rápidamente las necesidades de los departamentos, se protegen los documentos que contienen información sensible y se facilita el acceso a los documentos que pueden ser consultables por cualquier persona de la empresa. Pero, este tipo de archivo requiere la fijación de una serie de normas que determinen qué tipo de documentos y en qué circunstancias serán enviados al archivo centralizado para ser conservados. Además, serán precisas normas en cuanto a la clasificación y registro de los documentos que se apliquen de manera uniforme en toda la empresa y que tendrán que ser conocidas en toda la organización para facilitar tanto la labor de los departamentos como la del archivo centralizado.

1.1.2. Por su contenido: público o privado En el ámbito de la archivística se puede diferenciar a los productores de los documentos atendiendo a su naturaleza jurídica, por lo que existen instituciones que elaboran documentos que son de origen público e instituciones que son de origen privado. Las instituciones públicas dan lugar a documentos públicos y, por lo tanto, a archivos públicos; mientras que las entidades privadas originan documentos y archivos privados. Tanto los archivos públicos como los privados tienen en común que a ambos llega la documentación que genera o recibe la institución de la que dependen y que es elaborada en el ejercicio de su actividad. Asimismo, ambos tipos deben conservar la documentación en las mejores condiciones posibles y tendrán que tomar las medidas de seguridad necesarias. También los dos tipos de archivos tendrán que describir, clasificar y ordenar de tal forma que sea posible recuperar cualquier documento cuando sea necesario. Sin embargo, contienen tipos de información diferente y actuarán de manera diferente a la hora de facilitar el acceso a la documentación.

El archivo. Concepto y finalidad

Los archivos públicos en España están regulados por legislación estatal, autonómica y local en función de la Administración pública de la que dependan y se organizan en sistemas que pueden depender del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte o pueden ser competencia de las comunidades autónomas, de Patrimonio Nacional o del Ministerio de Defensa. Este tipo de archivos pueden clasificarse en históricos, administrativos, de Patrimonio Nacional y del Ministerio de Defensa. Los archivos históricos cuentan con documentación considerada de carácter histórico por la legislación española y se pueden clasificar en cuatro tipos. Archivo General de Simancas Archivo General de Indias Generales Archivo de la Corona de Aragón Archivo Histórico Nacional Archivo del Reino de Navarra Tipos de archivos históricos

Archivo del Reino de Valencia Regionales Archivo del Reino de Galicia Archivo del Reino de Mallorca Archivo de la Real Chancillería de Valladolid

De distrito

Archivo de la Real Chancillería de Granada

Provinciales

Los archivos administrativos contienen documentación que todavía cuenta con valor administrativo y que, por tanto, puede ser relevante para la institución que la ha creado. Entre estos archivos destacan el Archivo General de 19

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

la Administración en Alcalá de Henares, los archivos de los ministerios y los de las delegaciones de Hacienda. En concreto, el primero de ellos conserva documentación producida por la Administración General del Estado que ya no es necesaria en la gestión diaria de los departamentos que la han creado, y en él se determina qué documentación debe ser eliminada y cuál conservada permanentemente y, por tanto, transferida al Archivo Histórico Nacional. Patrimonio Nacional es el organismo público que custodia los bienes de titularidad estatal afectados al uso y servicio del rey y de los miembros de la familia real, esto es, los archivos de Patrimonio Nacional. En este se guardan los archivos que se encuentran en los palacios, conventos y monasterios integrados en este organismo, como el Archivo General de Palacio, que cuenta con documentación relativa a la administración de la Real Casa y del patrimonio de la corona desde el siglo xvi al xx. Los archivos del Ministerio de Defensa tienen su origen a mediados del siglo xix y conservan la documentación producida por la Administración militar. En el Real decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de archivos militares se indica que son archivos militares: «Los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa, reunidos en el ejercicio de sus actividades por: a) Los órganos centrales y periféricos del Ministerio de Defensa, así como sus Organismos autónomos. b) El Cuartel General del Ejército de Tierra y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza del Ejército de Tierra. c) El Cuartel General de la Armada y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza de la Armada. d) El Cuartel General del Ejército del Aire y los distintos órganos y unidades de la fuerza y del apoyo a la fuerza del Ejército del Aire.»

Los archivos privados tienen su origen en personas jurídicas privadas como familias, asociaciones, empresas, iglesias, etc. En España, los que tienen una mayor relevancia son los empresariales y los eclesiásticos. El Diccionario de terminología archivística (1995) define «archivo de empresa» como «archivo que reúne los fondos documentales producidos por una organización mercantil o industrial, de carácter público, mixto o privado». Los archivos empresariales deben reunir características como fiabilidad, integridad, conformidad y exhaustividad.

El archivo. Concepto y finalidad

Este tipo de archivos pueden ser clasificados de acuerdo a los mismos criterios por los que se pueden clasificar las empresas, esto es, por su tipo de actividad (finanzas, ingeniería, etc.), naturaleza jurídica (familiar, anónima, etc.), naturaleza social (pública, privada o mixta, etc.), tamaño (pequeña, mediana, etc.) o expansión territorial (local, regional, etc.). No todas las empresas gestionan la documentación que producen de la misma manera. Algunas conservan y gestionan toda la documentación que producen desde que es creada hasta que adquiere valor histórico, otras externalizan la gestión de su documentación a empresas especializadas, y otras gestionan la documentación mientras se encuentra en fase activa o semiactiva y después donan la documentación histórica a otros archivos o instituciones. En definitiva, son muchas las alternativas disponibles en un archivo privado a la hora de gestionar la documentación. Si en el caso de los archivos públicos su funcionamiento está delimitado por leyes estatales y normativas elaboradas por las administraciones de las que dependen, los archivos privados tienen que respetar las leyes y obligaciones (mercantiles, fiscales, etc.) que regulan el sector de la empresa en la que se encuentran. Los archivos eclesiásticos dependen de la Iglesia y pueden ser arzobispales, diocesanos, parroquiales, conventuales, etc.

1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo Antes de profundizar en los tipos de archivos derivados de la frecuencia con la que se utiliza la documentación, es necesario comprender que todos los documentos tienen un ciclo vital. El valor de todos los documentos cambia a medida que pasan los años, pero si pueden tener alguna relevancia para algún departamento de la empresa deben conservarse. Por ejemplo, el departamento de ventas de una empresa conserva las facturas que recibe o emite durante un año; después, aunque estas deban conservarse por motivos legales durante cinco años, ya no resultan necesarias para el departamento que las creó. Una vez que pasa el periodo durante el cual las facturas tienen que conservarse por motivos jurídicos o legales, habrá que decidir si esos documentos han de conservarse de manera permanente como testimonio de la actividad de la compañía en un momento determinado, adquiriendo por lo tanto un valor histórico, o esa documentación es eliminada.

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

En función del momento en el que se encuentren de su ciclo vital, los documentos son utilizados con una mayor o menor frecuencia. Cuando mayor es la frecuencia de uso, la documentación se conserva en el archivo activo o de gestión. En este caso, la documentación se almacena en las mismas oficinas en las que se produce para que sea más fácil y rápido recuperarla. Los documentos tienen que estar disponibles en cualquier momento y para cualquier persona. Son documentos con una vigencia absoluta que, en muchos casos, contienen información que debe tratarse de manera confidencial. No toda la documentación producida por un departamento ha de ser conservada en el archivo de gestión. Muchos documentos son elaborados para responder a las necesidades puntuales de los directivos o para informar a un cliente concreto sobre un servicio o producto, de manera que hay que diferenciar los documentos de archivo de los documentos informativos. La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español define «documentos» como «toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos». El Diccionario de terminología archivística (1995) precisa que «un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal». Duplá del Moral (1997) establece que «los documentos de archivo son ejemplares únicos, testimonio de las actividades de las personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus funciones y contienen derechos y obligaciones de la Administración y de los ciudadanos». En cambio, la documentación de apoyo informativo está conformada por ejemplares de características y origen diversos cuya utilidad es ayudar a la gestión. En conclusión, un documento de archivo es el que es creado con la intención de servir de prueba de alguna actividad. Además, los documentos de archivo son documentos únicos y originales (su originalidad se manifiesta en elementos de validación como firmas o sellos), por lo que su conservación resulta fundamental. En España, los documentos de archivo se consideran parte del patrimonio documental cuando son producidos por la Administración Pública o si tienen más de cien años y han sido creados por personas físicas u otras entidades.

El archivo. Concepto y finalidad

Cuando los documentos deben ser conservados, pero ya no resultan necesarios en la actividad diaria del creador, se almacenan en los archivos semiactivos. Aunque el valor primario para el que fueron creados ha disminuido, siguen contando con algún valor legal para la institución creadora. Su uso será mucho menor que cuando se encontraban en los archivos de gestión, de manera que no tendría sentido continuar almacenándolos en las oficinas porque supondría un despilfarro de espacio. Los archivos semiactivos se encontrarán en una ubicación diferente a la oficina, de modo que se pueda recuperar la documentación pero que, al mismo tiempo, no entorpezca las tareas que hay que realizar a diario. En un archivo de gestión la documentación tiene que estar fácilmente accesible, pero en uno semiactivo esto no es tan importante, lo más importante es poder almacenar grandes cantidades de documentos sin que esto suponga un gran gasto para la organización. El volumen de documentos que se gestionan en un archivo activo es muchísimo menor que el de los documentos del archivo semiactivo, ya que aunque no siempre es preciso que los documentos pasen del archivo de gestión al semiactivo (habrá documentos que se puedan eliminar directamente,) el periodo de tiempo que pasan los documento en el archivo semiactivo es mucho mayor (mientras que un documento puede estar en el archivo activo un año, en el semiactivo puede permanecer cinco o seis). Dicho de otra manera, cuando se planifique la distribución de un archivo semiactivo hay que recordar que la documentación saldrá del archivo a un ritmo mucho más lento del que entra, por lo que la optimización del espacio tiene que ser una de las prioridades. Cuando la documentación ya ha perdido todo su valor administrativo o legal, los documentos son transferidos a un archivo definitivo. En este, los documentos que se conservan tienen un valor jurídico o histórico y su finalidad es servir de memoria de la organización. Hay documentos que por su relevancia e interés para la empresa (documentos constitutivos de la institución, memorias anuales, grandes proyectos, etc.) deben ser conservados, pero con frecuencia resulta complicado decidir cuáles son dichos documentos. La conservación de documentos en un archivo definitivo requiere destinar recursos para su mantenimiento porque es necesario personal especializado para su mantenimiento, se deben garantizar unas medidas ambientales adecuadas a los soportes de la documentación (humedad, temperatura, etc.) y es preciso definir las medidas preventivas ante catástrofes como incendios o inundaciones (si se producen esas catástrofes, habrá que llevar a cabo proyectos de restauración de la documentación). Todos estos aspectos suponen una inversión financiera que no 23

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

siempre es fácil asumir y que cuanto mayor es el tamaño del archivo, más alta será. Por tanto, hay que seleccionar cuidadosamente cuáles son los documentos que es necesario conservar para que el mantenimiento del archivo no suponga una inversión desmesurada para la empresa y, al mismo tiempo, conservar los documentos imprescindibles.

1.1.4. Por el tipo de soporte: papel y electrónico Tradicionalmente los archivos estaban constituidos por documentos en papel, pero con el desarrollo de la tecnología ha surgido un nuevo tipo de documentos de archivo, los documentos electrónicos, que han propiciado el desarrollo de archivos de tipo electrónico. Ya sea en soporte papel o electrónico, todos los documentos de archivo se caracterizarán por ser el resultado de la actividad de algún organismo concreto, por su carácter único y valor testimonial. Los documentos en papel no requieren de instrumentos externos a ellos para su gestión, mantenimiento o transmisión, pero los documentos electrónicos sí. Asimismo, ambos soportes requieren medidas de preservación diferentes, de manera que a la hora de conservar los documentos de modo definitivo, se necesitarán espacios diferentes que se adapten a las necesidades de cada uno. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos establece que los documentos electrónicos deben cumplir los siguientes requisitos: «contener información de cualquier naturaleza» y «estar archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado». Cualquier documento electrónico precisa de un equipamiento informático que posibilite su lectura, mientras que los documentos tradicionales pueden ser leídos directamente. La necesidad de utilizar aparatos que permitan la lectura de los documentos y los cambios continuos que se producen en la tecnología provocan que los documentos electrónicos deban ser migrados a nuevos soportes cuando el soporte en el que se encuentran queda obsoleto, pues de lo contrario no sería posible acceder a la información que contienen. Con independencia del soporte electrónico en el que se encuentre la información (magnético, óptico, etc.), estos documentos cuentan con un formato determinado que hace que solo puedan ser leídos a través de programas de ordenador concretos. Los formatos más empleados para textos son .TXT y .DOC, y para imágenes fijas, .JPG, .PDF, .PSD, .GIF, .BMP y .TIFF. 24

El archivo. Concepto y finalidad

Además del soporte físico en el que se encuentren los documentos electrónicos, se pueden establecer otras clasificaciones en función de la conexión y según la estructuración de la información. En el primer caso se distingue entre documentos en línea (cuando están accesibles a través de redes de ordenadores) o documentos fuera de línea (como los que se encuentran en un CD-ROM), y en el segundo, entre documentos textuales, multimedia, etc. Independientemente del formato, soporte o información que contengan, todos los documentos electrónicos deben contar con una serie de atributos que garanticen que sean auténticos, fiables, íntegros, precisos y completos. En la actualidad esto se consigue gracias a la encriptación a través de la firma electrónica y los certificados digitales. Un aspecto que diferencia los documentos electrónicos de los documentos en papel es que, en el caso de los primeros, el ciclo de vida de la documentación comienza en el momento en que es diseñada, mientras que en el caso de los segundos, el ciclo de vida empieza en el momento en que se crea el documento. Los archivos electrónicos presentan ventajas y desventajas con respecto a los archivos en papel. Entre las ventajas destacan su facilidad de modificación y adaptación a las necesidades de la organización que los crea, una gran capacidad de almacenamiento a bajo coste y su accesibilidad gracias al acceso remoto. En cambio, son menos estables debido a que son muy fáciles de modificar, exigen una inversión constante en tecnología para poder reproducirse y hay que migrar la información de unos soportes a otros para garantizar el acceso a la misma y evitar que haya información relevante en soportes obsoletos.

1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos Los documentos entran y salen del archivo a través de un registro en el que se anotan todos los que han sido archivados. A la hora de gestionar la documentación de un archivo, hay que comenzar analizando cuáles son las unidades documentales con las que se cuenta y que se tendrán que registrar y clasificar. En los archivos se conservan documentos que deben reunir unas características concretas y, en el caso del documento de archivo, resulta muy importante la finalidad por la que es creado y por la cual tiene que conservarse.

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

El Consejo Internacional de Archivos define el documento de archivo como «información grabada en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad». Por su parte, la Norma UNE-ISO 15489 de gestión de la documentación incide en el valor probatorio o legal de este tipo de documento y lo define como «información creada o recibida, conservada como información y prueba por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales». Al margen de todas las definiciones existentes, las características que deben reunir los documentos de archivo se pueden resumir en las siguientes: -- Se trata de documentos creados por cualquier organización o persona pública o privada. -- Son el resultado de una actividad que se repite a lo largo del tiempo, lo que los convierte en documentos seriados. -- Pueden estar en cualquier tipo de soporte (papel, fotografía, grabación sonora, recurso electrónico, etc.). -- Son documentos originales y únicos, lo que los convierte en fuentes directas y primarias de información. Las unidades documentales que se encuentran en un archivo pueden ser simples o compuestas. Las simples están formadas por un único documento (por ejemplo, el acta de una reunión o un poder notarial) y las compuestas, por varios documentos que están relacionados entre sí (por ejemplo, un documento que cuenta con varios anexos o la historia clínica de un paciente en un hospital). En cualquier caso, en todos los archivos y organizaciones, una unidad documental utilizada habitualmente es el expediente, que es un conjunto de documentos relacionados con un tema concreto. Cuando varias unidades documentales tienen las mismas características y se han creado para la misma función pertenecen al mismo tipo documental, que, a su vez, puede ser simple o compuesto. Por ejemplo: los expedientes personales de los trabajadores serán tipos documentales compuestos porque agrupan varios documentos y, a la vez, todos los expedientes tienen las mismas características; un informe sería un tipo documental simple.

El archivo. Concepto y finalidad

Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma (1996) establecen la siguiente clasificación de los documentos derivados de funciones generales en cualquier organización: Función

Tipos documentales

Organización

Actas de reuniones Memorias Convocatorias

Relaciones internas o externas

Correspondencia (cartas, telegramas, etc.)

Personal

Plantillas Catálogos de puestos de trabajo Expedientes personales Nóminas Altas y bajas en seguros sociales Elecciones sindicales

Obras y suministros

Expedientes de contratación de obras Expedientes de contratación de suministros

Recursos económicos

Presupuestos Expedientes de gastos Libros contables Balances

Servicios jurídicos

Recursos Informes

Patrimonio

Inventarios

Información (archivo, biblioteca, documentación, etc.)

Instrumentos de descripción (índices, inventarios, etc.) Instrumentos de control (registros de entrada, de consulta, etc.)

Registro

Registro general de entrada Registro general de salida

Duplá del Moral (1997) define el tratamiento de los documentos de archivo como «el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene como objetivo su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines». Estas operaciones incluyen la identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalación de los documentos. La identificación está orientada a delimitar quién ha producido el documento, cuál es la competencia de esa persona o institución para producir documentos que tengan validez, cuál es la función del documento y el tipo documental. 27

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

La clasificación consiste en formar categorías de documentos que reflejen la estructura del archivo atendiendo a las funciones y actividades del organismo en el que se encuentre el archivo. Generalmente, para clasificar los documentos en un archivo es necesario determinar quién ha producido el documento y las actividades que desarrolla la persona o departamento que lo ha elaborado, así como identificar a qué tipo documental pertenece. El proceso de ordenación consiste en colocar los documentos de acuerdo a un orden previamente fijado siguiendo el criterio que resulte más lógico para su posterior recuperación. Cuando se ordenan los documentos debe seleccionar una unidad del documento en función de la cual se situarán a la hora de instalarlos físicamente. Los tipos de ordenación que se pueden utilizar en un archivo son alfabética, numérica, alfanumérica, temática, geográfica, cronológica u otros tipos. La descripción de los documentos muestra el resultado de las tres operaciones anteriores en instrumentos que aportan control o información (inventarios, índices o guías). Como resultado del proceso de clasificación y ordenación, se le asignará a cada documento una signatura que permita identificar y localizar cada documento de manera inequívoca. Sin los instrumentos de control resultaría imposible recuperar la documentación necesaria en el momento preciso. Un inventario incluiría datos como signatura, productor, tipo documental, contenido, fechas extremas (fecha de apertura y finalización del expediente) y observaciones. La instalación consiste en colocar los documentos físicamente en aquellos lugares en los que tienen que conservarse.

1.2.1. Alfabético El orden alfabético permite ordenar los documentos siguiendo las letras del abecedario a partir de las palabras elegidas como representativas de la información que contienen los documentos. La ordenación alfabética onomástica consiste en ordenar los documentos según los nombres de los individuos. Aunque en principio resulta muy sencillo utilizar el orden alfabético hay que fijar unas normas para los encabezamientos de los documentos para garantizar que todos los empleados ordenan los documentos de la misma manera. Como

El archivo. Concepto y finalidad

regla general el orden que se seguirá es primer apellido, segundo apellido y nombre, aunque a veces existen partículas entre los apellidos, o entre los apellidos y el nombre, o se utiliza la conjunción «y» entre los apellidos. Cada archivo tiene que fijar sus propias reglas de la manera que mejor se adapte a los fondos que contiene y a las necesidades de la organización y de las personas que lo van a consultar, por lo que no se pueden determinar unas reglas universales que sean de aplicación en todos los archivos. Lo más importante es establecer de antemano las reglas que se seguirán en todas las posibles situaciones y algunas que no son de obligado cumplimiento pero que pueden ayudar: -- Se utilizará siempre el primer apellido como elemento inicial para fijar el orden de los documentos. -- En el caso de nombres anglosajones, flamencos y escandinavos, el apellido es siempre la última parte del nombre. -- Si los nombres son portugueses, se ordenará por el segundo apellido. -- Cuando los apellidos sean españoles y contengan preposiciones o preposiciones seguidas de artículos, estos se pospondrán (por ejemplo: Cervantes Saavedra, Miguel de). -- Cuando el primer apellido esté precedido de un artículo, este no se pospondrá (por ejemplo: Las Heras, Federico). -- La partícula «y» entre los apellidos no se tendrá en cuenta. -- Cuando existan apellidos extranjeros que contengan partículas, habrá que conocer cuáles son las reglas que se aplican en cada lengua. Así, en alemán o en las lenguas escandinavas los apellidos con la partícula «von» reciben el mismo tratamiento que los apellidos con preposiciones en español (por ejemplo: Platen, Karl Gustav von). -- En aquellos casos en los que puede haber dudas, se pueden elaborar referencias cruzadas que remitan a la opción aceptada, es decir, ordenar los documentos de acuerdo a las reglas que se hayan fijado, pero creando una hoja de referencia con la opción del nombre que no está admitida, que remita al expediente.

Sistemas de archivo y clasificación de documentos

Ejemplo En una empresa se ha decidido ordenar los expedientes del personal por los apellidos de los trabajadores siguiendo los principios que se acaban de mencionar, ¿en qué orden se colocarían? María del Mar Sánchez del Río Cristina del Río Sánchez Ana La Fuente del Río Andrea de Lafuente Sánchez 1.° La Fuente del Río, Ana. Se podría, si se considera necesario, hacer la siguiente referencia: véase desde Lafuente del Río, Ana. 2.° Lafuente Sánchez, Andrea de. Se podría, si se considera necesario, hacer la siguiente referencia: véase desde La Fuente Sánchez, Andrea de. 3.° Río Sánchez, Cristina del. 4.° Sánchez del Río, María del Mar.

Si se ordenan los documentos por el nombre de la empresa o algún otro tipo de institución, conviene no considerar palabras como «compañía» u «organización» porque podrían complicar la ordenación. Además, en el caso de empresas que utilizan siglas o abreviaturas lo más habitual es emplear el nombre completo, aunque es recomendable elaborar una referencia cruzada con la otra variante del nombre.

Ejemplo En una organización se quiere clasificar los expedientes de algunos clientes de acuerdo a todo lo expuesto hasta este momento, ¿de qué forma y en qué orden se colocarían? Compañía de seguros Mapfre ASA, Asociación Sostenibilidad y Agricultura Francisco de La-Rosa Martínez 1.° ASA. Véase: Asociación Sostenibilidad y Agricultura. 2.° Asociación Sostenibilidad y Agricultura. 3.° Compañía de seguros Mapfre. Véase: Mapfre. 4.° La-Rosa Martínez, Francisco de. 5.° Mapfre. 30