UF0035 Operaciones de caja en la venta by Ideaspropias Editorial

Operaciones de caja en la venta

Operaciones de caja en la venta Equipos y procesos para el cobro y pago en actividades comerciales

Autores Alexandre Hermida Mondelo (Vigo [Pontevedra], 1977) es licenciado en Ingeniería Superior en Informática y en Ciencias Empresariales por la Universidad Antonio de Nebrija. Posee el Executive Master en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información, impartido por el Instituto de Empresa de Madrid, y ha participado en los programas Gestalent (2001) y Campus de Excelencia de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (2005). Su amplia formación en gestión y su experiencia como docente, coordinador de posgrados y consultor en diversos proyectos empresariales, incluyendo la creación, lanzamiento y gestión de empresas tecnológicas, le han llevado a la coautoría de este manual publicado por Ideaspropias Editorial. Inmaculada Iglesias Fernández (Vigo [Pontevedra], 1983) es licenciada en Documentación y diplomada en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad de Salamanca, y ha cursado un máster en Investigación en Documentación, impartido por la Universidad Carlos III. Su experiencia como documentalista e investigadora en documentación le ha permitido ser, junto a Alexandre Hermida Mondelo, la coautora de este libro.

Ficha de catalogación bibliográfica Operaciones de caja en la venta. Equipos y procesos para el cobro y pago en actividades comerciales 1.a edición Ideaspropias Editorial, Vigo, 2016 ISBN: 978-84-9839-576-1 Formato: 17 x 24 cm • Páginas: 112

OPERACIONES DE CAJA EN LA VENTA. EQUIPOS Y PROCESOS PARA EL COBRO Y PAGO EN ACTIVIDADES COMERCIALES. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. DERECHOS RESERVADOS 2016, respecto a la primera edición en español, por © Ideaspropias Editorial. ISBN: 978-84-9839-576-1 Depósito legal: VG 421-2016 Autores: Alexandre Hermida Mondelo e Inmaculada Iglesias Fernández La imagen de la cubierta ha sido extraída de pixabay.com y modificada por la editorial Impreso en España - Printed in Spain Ideaspropias Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .............................................................................

1. Caja y TPV ...................................................................................... 1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta ........................................................... 1.2. Sistemas tradicionales .............................................................. 1.3. Elementos y características del TPV ........................................ 1.4. Apertura y cierre del TPV ........................................................ 1.5. Escáner y lectura de la información del producto .................... 1.6. Funciones auxiliares del TPV ................................................... 1.7. Lenguajes comerciales .............................................................. 1.8. Promociones, descuentos y vales en el TPV ............................. 1.9. Utilización del TPV .................................................................. CONCLUSIONES .......................................................................... AUTOEVALUACIÓN .................................................................... SOLUCIONES ................................................................................

2. Procedimientos de cobro y pago de las operaciones de venta .......... 2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago ........ 2.1.1. Efectivo .......................................................................... 2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria .......................... 2.1.3. Tarjeta de crédito y débito ............................................. 2.1.4. Pago contrarrembolso .................................................... 2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles u otros ....................... 2.1.6. Medios de pago on-line y seguridad del comercio electrónico ................................................ 2.2. Justificantes de pago ................................................................. 2.3. Facturas .................................................................................... 2.4. Devoluciones y vales ................................................................. 2.4.1. Normativa ...................................................................... 2.4.2. Procedimientos internos de gestión ............................... 2.5. Registro de operaciones de cobro y pago .................................. 2.6. Arqueo de caja ......................................................................... 2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV ................................................................................. CONCLUSIONES .......................................................................... AUTOEVALUACIÓN .................................................................... SOLUCIONES ................................................................................

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PREGUNTAS FRECUENTES ..........................................................

GLOSARIO ........................................................................................ 101 EXAMEN ........................................................................................... 103 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................ 107

Introducción

INTRODUCCIÓN En todas las actividades comerciales hay que llevar un control de los ingresos y los gastos. No se trata solo de conocer los beneficios, sino que las leyes exigen a los comerciantes llevar libros de registro y una contabilidad bien ordenada. En la primera unidad didáctica de este manual se estudiarán las tareas relacionadas con la gestión de cobros, que se simplifican con el uso de los equipos adecuados. Además, se explicará en detalle el TPV (Terminal Punto de Venta), sus elementos, características y funciones, así como su uso. Para ejemplificar lo explicado sobre el TPV, y aunque existen diversas aplicaciones informáticas, se tratará ITACTIL Líder, puesto que constituye un ejemplo de interfaz muy clara y sencilla basada en botones. A lo largo de la segunda unidad didáctica se abordarán los procesos contables de las empresas, es decir, los procedimientos de cobro y pago de las operaciones de venta. Asimismo, se estudiarán los diversos métodos de cobro y pago especificando las características y ventajas que ofrece cada uno de ellos, así como los distintos documentos mercantiles que conllevan las operaciones comerciales como, por ejemplo, los justificantes de pago. Al trabajar con el TPV, para evitar riesgos para la salud del trabajador, es necesario seguir unas recomendaciones de seguridad e higiene postural, por lo que en esta unidad didáctica también se citarán estas recomendaciones. Los lectores de esta obra adquirirán conocimientos sobre el uso de los métodos de pago y cobro más comunes en las operaciones de venta, los distintos tipos de codificación de mercancías y los sistemas que intervienen en su transmisión, así como los diferentes procedimientos de cobro y pago.

Operaciones de caja en la venta

Caja y TPV

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Caja y TPV

Objetivos - Explicar las funciones de los diferentes equipos de registro y cobro de las operaciones de venta. - Describir los elementos y características del TPV y enumerar sus funciones. - Enumerar y explicar los diferentes lenguajes de codificación comercial. - Desarrollar las fases que hay que seguir para usar el TPV. - Determinar los diferentes lenguajes de codificación comercial y los dispositivos que interpretan dichos lenguajes.

Contenidos 1. Caja y TPV 1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta 1.2. Sistemas tradicionales 1.3. Elementos y características del TPV 1.4. Apertura y cierre del TPV 1.5. Escáner y lectura de la información del producto 1.6. Funciones auxiliares del TPV 1.7. Lenguajes comerciales 1.8. Promociones, descuentos y vales en el TPV 1.9. Utilización del TPV

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1.1.

Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta

Toda empresa aspira a generar un beneficio, por lo que tiene que realizar los cálculos necesarios para garantizar que los ingresos serán superiores a los gastos. El proceso de facturación, tanto en la emisión como en la recepción de facturas, es importante porque aparte de las obligaciones legales que la Administración pública impone, controlar las facturas permite conocer el volumen de gastos e ingresos. Para llevar un registro es imprescindible contar con una caja y equipos adecuados para realizar el cobro y pago de operaciones de venta. Los equipos utilizados para realizar cobros en operaciones comerciales tienen una doble función: registrar las ventas y proporcionar un comprobante de compra. Todas las empresas están obligadas a llevar una contabilidad de las ventas y pagos que realizan y los equipos de cobro posibilitan que se haga de manera sistemática y veraz. Además, es imprescindible entregar a los clientes un justificante de las compras que realizan, por lo que los equipos de cobro permiten la impresión de recibos y, en ocasiones, de facturas. El funcionamiento más simple de estos equipos consiste en que cuando el cliente quiere adquirir un producto, el trabajador indica el precio del artículo. A continuación, se indica el precio de otro producto, el sistema los suma y así sucesivamente con todos los productos que desea adquirir el cliente. Al final se muestra como resultado la suma de todos los precios y se entrega al cliente el recibo con el precio final, y la empresa registra el importe de la venta. Con el tiempo, los equipos de caja han ido adquiriendo nuevas opciones que permiten cancelar operaciones o borrar líneas de caja antes de finalizar el proceso. También es posible realizar devoluciones de forma que queden registrados los gastos o retiradas de efectivo. Cada equipo cuenta con unas características determinadas, pero en cualquier caso, lo más común es que el establecimiento disponga de un sistema de gestión de bases de datos en el cual se hayan introducido los productos a los que se accede desde el equipo de cobro. En función de la forma de introducir el precio, se pueden establecer varios tipos de equipos de cobro: de tecleo manual del precio, de indicación del precio de forma directa y de indicación del precio mediante código. Los equipos de tecleo manual del precio registran manualmente el importe de cada producto. En este caso el vendedor debe conocer el precio de cada producto 12

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en el momento de la venta, por lo que este tiene que figurar en todos los productos. Los equipos de este tipo no tienen almacenados los precios y sus funciones son similares a las de una calculadora con la que se imprime un recibo. Si el equipo tiene memoria interna, al final del día será posible recuperar la suma total de las ventas; en cambio, los más antiguos, que no tienen memoria, utilizan papel autocopiativo, de forma que por cada venta una de las copias se la queda el comerciante y la otra el cliente. Los equipos de indicación del precio de forma directa asignan un precio a una tecla del equipo y cuando se pulsa esa tecla, automáticamente se selecciona el importe correspondiente y se suma. Este sistema es muy utilizado en establecimientos como fruterías, pescaderías o panaderías, donde los equipos suelen contar también con una báscula de forma que al pesar el producto y seleccionar la tecla correspondiente se calcula el importe en función del peso. Más modernos son los equipos de indicación del precio mediante código, que tienen la función de interpretar un código mediante el uso de lectores ópticos; dicho código está asociado a cada producto y el sistema lo identifica. Gracias al empleo de esta codificación y a la facilidad de uso de los equipos, en la actualidad es cada vez más frecuente la utilización de máquinas con las que el propio cliente realiza la compra sin la intervención de un vendedor.

Equipo de tecleo manual del precio

Equipo de indicación del precio de forma directa

Equipo de indicación del precio mediante código

La característica común a todos los equipos de cobro es que cuentan con un cajón en el que se introducen las monedas y billetes y que solo se abre cuando se finaliza una venta, para introducir el dinero y dar el cambio al cliente.

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1.2. Sistemas tradicionales Los sistemas tradicionales utilizados para realizar cobros son, principalmente, las cajas registradoras y los datáfonos. Con las cajas registradoras es posible llevar el control de las ventas y almacenar el dinero en efectivo; en cambio, para realizar pagos con tarjetas es necesario usar datáfonos que se conectan con el banco para autorizar el cobro. A causa de la generalización de uso de los smartphones o teléfonos inteligentes y de las tabletas electrónicas han surgido nuevas variantes de los datáfonos como, por ejemplo, el sistema iZettle©. Una caja registradora es un sistema tradicional de cobro que sirve para calcular y registrar las operaciones de venta. Las primeras cajas eran aparatos mecánicos, pero con el desarrollo de la tecnología se comenzaron a usar cajas registradoras electrónicas. En la actualidad, las cajas registradoras son eléctricas y están compuestas, tal y como se puede observar en la imagen, por diferentes elementos. Pantalla externa: situada del lado del cliente para que compruebe los precios y el total

Alimentador y sujetador de papel: elemento en el que se introduce la bobina de papel Ranura: zona por la que sale el papel

Pantalla interna: situada del lado del trabajador para proporcionarle información sobre los productos

Teclado: sistema de entrada para introducir códigos y ejecutar acciones

Llave de gaveta: cerradura para abrir la gaveta

Gaveta: cajón donde se deposita el dinero

En las cajas registradoras el medio de pago más común es en efectivo y el procedimiento que hay que seguir para efectuar el cobro consiste en teclear el importe que se quiere cobrar, introducir el efectivo entregado por el cliente en la gaveta, abonar la diferencia entre el efectivo entregado y el precio que hay que cobrar, y entregar un comprobante de compra al cliente. Al tratarse de un aparato eléctrico hay que tener presente una serie de recomendaciones como, por ejemplo, no utilizarla con las manos mojadas ni 14

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exponerla a la luz directa, a altas temperaturas ni a humedades, puesto que podría estropearse o se podría poner en riesgo la seguridad de los usuarios. Solo se deben de utilizar este tipo de equipos únicamente si el voltaje del suministro eléctrico es el adecuado porque de lo contrario podría producirse un cortocircuito. Las cajas registradoras necesitan un mantenimiento periódico como el cambio de cinta entintada o papel. Es aconsejable evitar su uso sin los medios de impresión necesarios para cada caso o podría derivar en una avería del sistema de impresión. En caso de avería, no se debe intentar abrir la caja registradora; si no se poseen los conocimientos mínimos necesarios, hay que contactar con el servicio técnico para que evalúen el estado del equipo. Conviene limpiar las cajas registradoras para que no acumulen polvo; se debe limpiar el exterior con cuidado y sin usar líquidos porque si se usan, estas podrían estropearse y poner en peligro la seguridad de los trabajadores. Un datáfono es un sistema tradicional de cobro conectado a una red telefónica que permite cobrar a los clientes con tarjeta de crédito o débito. Un datáfono, tal y como se puede observar en la siguiente imagen, está formado por diversos elementos. Lector de banda o ranura lateral: zona por donde se pasa la banda magnética de la tarjeta

Ranura: zona por la que sale el papel

Tecla de cancelar: cancela la operación en curso

Visor o pantalla: muestra el importe y el estado de la operación

Tecla de borrar: elimina los dígitos introducidos pero no cancela la operación

Conexión a la red eléctrica

Tecla de validar: envía el mensaje de cobro al banco para realizar la operación

Teclado: formado por las teclas de menú, las numéricas, las de cancelar, borrar y validar

Lector de chip o ranura frontal: zona donde se introduce la tarjeta 15

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Generalmente, todos los establecimientos que tienen una caja registradora tienen además un datáfono para aceptar los pagos con tarjeta. Las cajas registradoras contabilizan las ventas y permiten guardar el efectivo en la gaveta, pero para realizar los cobros con tarjeta es necesario emplear uno de estos sistemas. El datáfono puede leer las tarjetas de dos maneras: mediante una banda magnética que se interpreta gracias a un lector situado en una ranura lateral por la que se pasa la tarjeta y que recibe la información asociada a ella; o bien mediante un chip, cuyo lector está colocado en la ranura frontal y en el que se introduce la tarjeta por el extremo que tiene el chip para obtener la misma información que cuando se usa la banda magnética. Los datáfonos emiten un documento justificativo del cargo; si se solicita la introducción del pin de la tarjeta, no será necesario firmar el justificante de la operación, pero si no se solicita, el cliente tendrá que firmarlo. Además, estos equipos cuentan con una batería recargable, por lo que es conveniente conectarlos a la corriente eléctrica con frecuencia para mantenerlos cargados. Aunque cada modelo de datáfono tiene unas características concretas, su uso es el que se muestra en el siguiente esquema. Se selecciona la opción de venta

Aparece el aviso de pasar o introducir la tarjeta

Se pasa la tarjeta por el lector

Pulsar VAL Se pide la introducción del pin

Se marca el importe con dos decimales

Se muestra el mensaje de que hay que introducir el importe

En caso de error, pulsar CAN El cliente introduce el pin de la tarjeta

El datáfono establece la conexión con el banco

Se muestra el mensaje de que se espera la respuesta del banco

Pulsar VAL Se imprime una copia del resguardo para el cliente

Se imprime el resguardo

Se recibe la respuesta y se indica el número de autorización

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En caso de que el datáfono no pueda establecer conexión con el banco, es posible utilizar una validadora manual o bacaladera. Esta es un instrumento que consiste en un pequeño rodillo sobre el que se coloca la tarjeta y sobre ella se sitúa un formulario en el que se indica el importe de la venta, y a continuación se desliza el rodillo de izquierda a derecha y los datos de la tarjeta que se encuentran en relieve se copian en el impreso. El formulario es un papel autocopiativo que permite que una copia sea para el cliente, otra para el comercio y otra para el banco. Para obtener el importe de la compra, el comerciante envía los justificantes a la entidad bancaria que realiza el ingreso en la cuenta de la empresa. El sistema iZettle es un lector de tarjetas que se conecta por Bluetooth© a cualquier teléfono o dispositivo y se comunica con el banco a través de la red de telefonía. Para trabajar con iZettle habrá que crear una cuenta, ya sea a través de su página web o en la aplicación descargada en el dispositivo móvil. Lo primero que hay que hacer es seleccionar el tipo de cuenta que se quiere crear, esto es, para una sociedad anónima o limitada, para un autónomo o para una persona física. Los datos que es necesario introducir para completar el registro son: correo electrónico, contraseña, datos del negocio o de la persona física, dirección, volumen de ventas esperado, promedio de pago aceptado y preguntas sobre dónde usar iZettle. Una vez completado el registro existe la opción de comprar el lector de tarjetas, aunque no es obligatorio, puesto que sin el lector es posible realizar cobros introduciendo manualmente los datos de la tarjeta. Al acceder a la cuenta por primera vez habrá que indicar los datos bancarios y enviar los documentos que demuestren la veracidad de los datos introducidos. Cuando se entra a la aplicación, tal y como se puede observar en la imagen, en la primera pantalla aparece el nombre de la empresa, un teclado para introducir la cantidad que hay que cobrar, un cuadro para introducir la descripción de los artículos, un botón junto al cuadro para cambiar la vista (en vez del teclado podrían aparecer los artículos a la venta) y dos botones en la parte superior, en la izquierda el menú con los datos de la cuenta y el histórico de

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pedidos, y en la derecha el botón que sirve para pagar. Esta aplicación permite introducir directamente el importe y pulsar en Pagar.

A continuación se selecciona uno de los cuatro métodos de pago que ofrece esta aplicación: conectar el lector de tarjetas e introducir la tarjeta, pago manual, pago en efectivo o pago con tarjeta Visa. Este sistema permite leer los datos de la tarjeta, conectar con la entidad bancaria y posteriormente solicitar el pin de la tarjeta del cliente, o bien la firma digital de la transacción, autorizándola de esta forma.

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Además, permite introducir los datos de las tarjetas manualmente y seguir el proceso como si se realizara un pago con tarjeta en una tienda virtual.

También permite registrar la operación aunque no se realice el pago con tarjeta. En este caso, la propia aplicación recuerda que se trata de un pago en efectivo y, a continuación, indica el importe recibido y muestra en pantalla la cantidad que hay que devolver.

El pago con tarjeta Visa es diferente al pago con cualquier otro tipo de tarjeta, puesto que en este caso se enviará un SMS (Short Message Service, servicio de 19

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mensajes cortos) al cliente con un enlace a una página web en la que él mismo introducirá los datos para realizar el pago. Sea cual sea el medio de pago elegido, al finalizar la operación este sistema muestra una pantalla para enviar el recibo al cliente por correo electrónico o imprimirlo si se dispone del equipo necesario.

1.3. Elementos y características del TPV El TPV es un dispositivo que permite cobrar productos a los clientes al mismo tiempo que registra la venta en la caja y realiza diferentes operaciones como, por ejemplo, actualizar los inventarios o revisar en qué estado se encuentra un pedido en cualquier empresa. Para poder hacer cualquier de esas operaciones el TPV debe estar conectado con la base de datos de productos de la organización. El funcionamiento de este dispositivo es similar al de un ordenador con una caja registradora y los elementos que lo conforman son: cajón (compartimento en el que se guardan las monedas y billetes), escáner (periférico que permite leer el código de barras de los productos), lector (ranura por la que se pasan las tarjetas de débito o crédito para realizar el cobro), tarjeta de red (puerto

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de conexión entre el TPV y otros terminales del local) y software (programa informático que permite realizar las operaciones). En cuanto a sus características, además de los dispositivos físicos que conforman el TPV, este cuenta con un software o programa informático que ayuda en las funciones de gestión. El TPV como software permite utilizar cualquier equipo para realizar cobros, aunque cada vez es más común que se utilicen iPad™ o tabletas electrónicas con un software específico para gestionar las ventas. Los TPV permiten realizar dos tipos de gestión, una comercial y otra del inventario, y cada una con unas ventajas específicas. Por una parte, las ventajas de la gestión comercial son: realizar compras, ventas y devoluciones; elaborar facturas, recibos, pedidos y cualquier otra clase de documento de los que se usa en el ámbito comercial; gestionar los datos de los clientes; llevar un control de la caja; y saber qué clientes son los más rentables. Por otra parte, las ventajas de la gestión del inventario son: descubrir cuáles son los productos más demandados; conocer y controlar el stock de cada producto; y actualizar de forma inmediata el inventario. El uso del TPV en lugar de la caja registradora proporciona una serie de ventajas, entre las que destacan las siguientes: • Contabilidad más sencilla: el TPV almacena todos los datos y permite recuperarlos para realizar las operaciones financieras necesarias. • Simplificación de la gestión del inventario: el TPV está conectado a la base de datos de las existencias de la organización, así que resulta más fácil gestionar los inventarios y ahorrar muchos costes a la larga. • Disposición de ficheros históricos de todas las transacciones: se pueden comprobar las operaciones realizadas en determinada fecha y acceder a los datos. • Posibilidad de preparar pedidos: se sabe en qué momento será necesario realizar un pedido a un proveedor y prepararlo gracias a que las existencias están almacenadas en el dispositivo. En muchos casos, los TPV están conectados con programas de gestión del correo electrónico, por lo que existe la posibilidad de enviar el pedido sin salir del TPV. • Interfaz sencilla: resultan muy sencillos de utilizar porque que se presenta todo lo necesario para realizar los cobros en una pantalla con iconos y

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explicaciones. Muchos TPV están pensados para trabajar con pantallas táctiles, lo que facilita la selección de las opciones. • Rapidez: al seleccionar los productos de manera más fácil e intuitiva, se reduce el tiempo empleado en cobrar al cliente. • Impresión de comprobantes de pago: en un TPV existe la posibilidad de imprimir facturas con los datos fiscales de los clientes. • Disminución de los errores humanos: en entornos de trabajo con interfaces gráficas, como es este caso, la omisión y corrección de errores resulta más sencilla. • Control del inventario en tiempo real: se conocen las existencias de cada producto, y en caso de estar conectado en red con otros establecimientos, se sabe cuántas unidades hay en otras tiendas o almacenes. Existen diversas aplicaciones informáticas de TPV, pero en este manual se tratará una de ellas, ITACTIL Líder, porque constituye un ejemplo de interfaz muy clara y sencilla basada en botones. Al ejecutar la aplicación, en la parte derecha de la pantalla aparece un menú con las opciones que permiten acceder a las bases de datos del TPV (clientes, productos, proveedores, etc.), acceder a la caja y otros botones con los que es posible hacer informes y estadísticas.

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El primer botón que se encuentra en el menú situado a la derecha de la pantalla es Maestros, en el que se incluyen las bases de datos en las que se almacenará toda la información necesaria para trabajar en el TPV. Dentro de esta categoría, tal y como se puede observar en la siguiente captura, se incluyen otras opciones. Guarda los registros sobre los datos de los clientes necesarios para emitir facturas

Registra los datos de los proveedores y los productos que suministran

Introduce los artículos vendidos para registrar las ventas en la caja

Gestiona las existencias disponibles en los almacenes de la empresa

Almacena la información de los representantes que trabajan para la empresa

Almacena los datos de las empresas de transporte con las que trabaja la empresa

Almacena la información de los trabajadores en la empresa

En el segundo botón, Auxiliares, se incluyen los ficheros que permiten completar la información de los ficheros maestros. Para que el funcionamiento del TPV sea correcto, es imprescindible registrar en los ficheros auxiliares datos como los tipos de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), las familias de productos, las ciudades, las provincias, las entradas de artículos en el almacén o los tipos de clientes o proveedores.

Todas las ventanas que se abren al dar de alta un registro o al editarlo cuentan con dos barras de navegación. En la parte derecha se encuentran los botones para crear o eliminar nuevos registros, y deshacer o guardar los cambios, así

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como el botón para salir que cierra la ventana. En la parte inferior están los botones con los que se pueden hacer movimientos por los registros hacia delante o hacia atrás, el botón para buscar un texto concreto, la opción de imprimir y un botón que despliega un teclado.

En el tercer botón, Ventas, se encuentran las subcategorías a través de las cuales se consultan o crean informes como facturas, albaranes, presupuestos, pedidos o recibos.

El botón TPV permite entrar al TPV para registrar las ventas, configurar los terminales y definir opciones específicas para establecimientos de restauración. En el quinto botón, Compras, se encuentran los informes de albaranes, facturas, pedidos y recibos de las compras que se realizan a los proveedores.

Caja y TPV

Al pulsar el botón Listados se despliegan las opciones que permiten visualizar o imprimir los listados relativos a artículos, clientes, transportistas, proveedores, representantes, etc.

Si se pulsa el botón Estadísticas, se obtienen las estadísticas de ventas y compras por trimestres.

El penúltimo botón, Utilidades, aporta otras opciones que pueden ser necesarias como, por ejemplo, la configuración de las copias de seguridad, la elaboración de tiques regalo o la configuración de envíos de SMS o correos electrónicos, entre otros.

El último botón, Salir, permite cerrar la aplicación.

1.4. Apertura y cierre del TPV Para llevar el control preciso de las ventas y gastos de la jornada, cada día es necesario abrir y cerrar el terminal. La apertura del TPV consiste en comprobar la cantidad de efectivo que hay en la gaveta antes de realizar ninguna venta y el cierre es la operación opuesta, es decir, consiste en comprobar si coincide la cantidad de ingresos (efectivo más pagos con tarjeta) menos el saldo inicial de 25

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la gaveta, con la cantidad y precio de los artículos vendidos; la realización de esta operación se conoce también como «arqueo de caja». Si durante la jornada se realizan devoluciones, habrá que tenerlas en cuenta al contar el dinero disponible. En establecimientos con muchos TPV como, por ejemplo, hipermercados, solo se admiten devoluciones en un terminal (que se suele denominar «caja central»), lo que simplifica el cierre de todos los demás porque solo tienen que contar las ventas y el saldo inicial. En el caso de la aplicación informática ITACTIL Líder, el saldo de la apertura será visible en la pantalla de Terminales TPV, y para verlo hay que pulsar en el botón TPV y después en Terminales TPV.

Seguidamente se abrirá una ventana en la que se mostrará, para cada terminal instalado, el saldo disponible; en la captura que se incluye a continuación el saldo disponible es 0,00.

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Cuando en la pantalla de Ventas Mostrador se selecciona la opción Entrada TPV, automáticamente el TPV estará abierto y se contabilizarán todas las ventas. En la siguiente captura se puede ver la pantalla en la que se van añadiendo las líneas de caja.

Cuando finaliza el día, al pinchar sobre la opción Cierre en Utilidades, se cerrará el TPV con el saldo que queda en la gaveta. Al pinchar en Utilidades se muestran diversas opciones en la parte inferior.

Al finalizar el día se pincha en Cierres y se elige el tipo de cierre. ITACTIL Líder proporciona dos opciones para efectuar el cierre: (X), que muestra

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detalladamente los informes del día, y (Z), que además de mostrar los resultados del día pasa los datos a un archivo histórico que puede resultar muy útil.

En el caso de optar por la primera opción, se muestran los informes que indican el número de facturas simplificadas, los pagos realizados con tarjeta o en efectivo, el tipo de IVA, el total que debe haber en la caja y los productos que se han vendido. Aunque se cierre la pantalla, si se vuelve a ejecutar la opción de cierre, se volverán a visualizar los datos de forma automática. Cuando se selecciona la segunda opción de cierre, los informes que se muestran son los mismos, pero el software no da la opción de visualizarlos de nuevo al cerrar la ventana. Esta opción solo es recomendable al final del día, mientras que la anterior se puede utilizar para ver cómo evolucionan las ventas en diferentes momentos de la jornada o para realizar informes cuando se producen cambios de turno.

1.5. Escáner y lectura de la información del producto En los grandes establecimientos, generalmente los productos presentan etiquetas identificativas como, por ejemplo, el código de barras. Para poder utilizar cualquier tipo de etiqueta identificativa serán necesarios dispositivos que escaneen los códigos para mostrar la información del producto. El escáner es un dispositivo que interpreta los diferentes lenguajes de codificación comercial y que se conecta a los terminales de venta o a los ordenadores en los que están instaladas las aplicaciones de control de stocks. En cuanto al funcionamiento de este tipo de dispositivos, el escáner primero lee la imagen y la transforma en un código numérico que la aplicación asocia a un producto concreto, que previamente se ha registrado dentro de la base de

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datos. A continuación, se coloca el cursor en el lugar designado para comenzar el escaneo del código y se pasa la etiqueta identificativa por el escáner, y automáticamente aparece la información del producto en la pantalla del TPV. Destacan los siguientes tipos de lectores: lápices ópticos, pistolas láser, CCD (Charge Coupled Device, dispositivo de carga acoplada), lectores fijos omnidireccionales y lectores biópticos o tridimensionales. Los lápices ópticos son lectores en desuso porque es necesario que el operario posea una gran habilidad para captar el código. Son similares en tamaño y forma a un bolígrafo, y son muy manejables y relativamente baratos, pero la lectura de los códigos no es fácil, por lo que hay que pasar sobre el código con cuidado y solo leen el código cuando ha sido impreso en una calidad bastante alta. Las pistolas láser se usan frecuentemente para hacer inventarios porque son fáciles de transportar y leen los códigos rápido y sin errores. Además, pueden leer códigos en cualquier tipo de superficie y son resistentes a condiciones hostiles. Estas pistolas pueden tener cable o ser inalámbricas, funcionar por wifi o Bluetooth. Los CCD son dispositivos que se sirven de una luz led traducida a una señal. Esta tecnología es más barata que el láser porque no dispone de elementos móviles, pero su lectura se limita al tamaño del lector, por lo que solo puede usarse con productos de pequeño tamaño. Los lectores fijos omnidireccionales permiten leer códigos en cualquier dirección de forma inmediata y sin errores posibles. Los lectores biópticos o tridimensionales tienen la particularidad de que el haz de luz que realiza la lectura es múltiple, lo que permite reducir el número de errores y acelerar los tiempos del proceso.

1.6. Funciones auxiliares del TPV El TPV tiene como función principal cobrar productos a los clientes al mismo tiempo que queda registrada la venta en la caja. Para realizar el cobro de un artículo en el TPV, hay que pinchar en el botón TPV del menú principal y, a continuación, en la siguiente ventana seleccionar la familia en la que está registrado el artículo, con lo que se mostrarán los artículos disponibles.

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Posteriormente se debe pinchar sobre el artículo que hay que cobrar y se mostrará en la línea de caja.

Si se vuelve a pinchar sobre el mismo artículo, se sumará otra unidad en la misma línea, mientras que si se selecciona otro producto, se añadirá en una nueva línea.

Para finalizar la operación habrá que pinchar en Total en la esquina superior derecha y se abrirá un nuevo cuadro de diálogo en el que se seleccionará el método de pago. En el caso de que el importe entregado por el cliente sea en efectivo, se mostrará en pantalla el cambio que hay que entregarle.