GESTIÓN DEL PROYECTO:
MEDICIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE WEB SOCIAL GESTIONADAS POR LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN.
José Luis Menéndez Master en Gestión Documental
ÍNDICE
Denominación del proyecto
3
Definición de propósito enfoque
3
Diseño de la comisión
5
Estimación de recursos, tareas y tiempo
5
Objetivos y Acciones
10
Valoración del proyecto
11
Conclusiones
12
Gestor de Proyectos MsProject
14
Informes
19
Diagrama de Red
19
Diagrama de Gantt
21
1. Denominación del proyecto. 1.1 Definición de propósito y enfoque: What: Primer propósito: El objetivo global es conocer si el coste por tiempo dedicado a la gestión de las herramientas de web social utilizadas en las unidades de información está justificado por el retorno que se recibe de dicha inversión.
Propósito fijo: La medición cuantitativa y cualitativa de los indicadores que ofrecen cada una de las herramientas de web social, que son gestionadas, permitirá saber el ROI (retorno de inversión) en relación con el coste del tiempo invertido. A continuación se relacionan los indicadores cuantitativos y cualitativos de cada una de las herramientas que se van a medir: Facebook: Indicadores cuantitativos • • • • • • • • • • • • • • •
Total de fans Fans nuevos Fans eliminados Interacciones: Número total de comentarios, publicaciones en el muro y votos de "Me gusta". Comentarios Publicaciones en el muro Me gusta Calidad de mensaje: puntuación que mide cómo de interesante es tu contenido para los usuarios de Facebook. Una calidad de mensaje alta indica material que despierta mayor interés en los usuarios. Vistas de la página: número de veces diarias que han sido visitadas las páginas del perfil. Vistas únicas de página: Número total de visitas únicas a una página determinada del perfil Consumo de Medios: Total de fotos vistas, Audio escuchado y tus videos vistos para el contenido que has subido a tu página Reproducciones de video Visionado de fotos Reproducciones de audio Críticas
Indicadores cualitativos • • • •
Comentarios constructivos sobre las publicaciones en el muro Comentarios negativos sobre las publicaciones en el muro Sugerencias de nuevos recursos electrónicos Sugerencias para incluir nuevos servicios en el perfil
Flickr: Indicadores cuantitativos • • • •
Vistas de fotos Comentarios Contactos: otros usuarios que agregaron nuestro perfil como contacto Favoritas
Indicadores cualitativos • • •
Comentarios constructivos sobre las fotos de la galería Comentarios negativos sobre las fotos de la galería Sugerencias para la carga de nuevas fotos
YouTube: Indicadores cuantitativos • • •
reproducciones del canal suscriptores comentarios
Indicadores cualitativos • • •
Comentarios constructivos sobre el contenido del canal Comentarios negativos sobre el contenido del canal Sugerencias para la carga de nuevos videos
Red Social Indicadores cuantitativos Usuarios • Total de visitas • Visitas de nuevos usuarios • Visitas de usuarios recurrentes • Páginas vistas • Usuario único absoluto Fuentes de tráfico • Trafico directo • Sitios web de referencia • Motores de búsqueda Contenido • Páginas vistas • Páginas vistas únicas Indicadores cualitativos • • • •
Comentarios constructivos sobre las publicaciones en los diferentes servicios Comentarios negativos sobre las publicaciones en los diferentes servicios Sugerencias de nuevos recursos electrónicos y/o multimedia Sugerencias para incluir nuevos servicios en la red social
Where: El coste por tiempo dedicado a la gestión de las herramientas de web social servirá para cualquier unidad de información.
When: La gestión de dichas herramientas se realizará diariamente, mientras que las mediciones y su posterior interpretación se concretan en períodos trimestrales, creando tablas y gráficos que indiquen la evolución de las mismas a lo largo de dichos trimestres.
How: No se ha encontrado modelo alguno mediante el cual seguir unas pautas, por lo que valga esta metodología como primigenia para dicho objetivo global. Esta se concreta en su aplicación al contexto concreto de nuestra UID.
Who: Esta metodología será elaborada por una comisión que estará integrada por dos miembros permanentes (internos a la actual UID), con función de convocatoria, seguimiento, disolución o reorganización de la comisión, y un miembro con asignación permanente de funciones.
1.2 Diseño de la comisión: 1.- Miembros permanentes: Director de la Unidad de Información Director adjunto de la Unidad de Información 2.- Miembro con asignación de funciones permanente: Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información
1.3 Estimación de recursos, tareas y tiempo. Fase 1. Preparación y diseño del proyecto. Recursos Humanos: Director de la Unidad de Información Director adjunto de la Unidad de Información Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información Duración estimada de la fase: 4 días Gastos de personal: 154,4 Material inventariable: Gasto estimado total de 600 euros = Proyector + pantalla (sala de reuniones) + software (MsProject). Distribución aproximada: 200 euros por fase. Material fungible: Se estima un gasto total aproximado de 30 euros en material fungible (material de oficina, tóner de impresora, etc.), distribuido a efectos de la estimación en una asignación de 10 euros por fase. Viajes y dietas: No se estiman gastos. Subcontrataciones: No se estima ninguna.
Tarea 1. Descripción del propósito y enfoque. Tipo: secuencial Objetivo: Definir el objetivo general del nuevo proyecto. Metodología: Trabajo colaborativo de los miembros permanentes. Tiempo estimado: 2 horas. Recursos humanos: Director de la Unidad de Información Director adjunto de la Unidad de Información Recursos económicos. Gastos del personal: 44,6 euros Director de la Unidad de Información: 12,5 x 2= 25 € Director adjunto de la Unidad de Información: 9,8 x 2 = 19,6 € Tarea 2. Diseño de la comisión del proyecto. Tipo: secuencial Objetivo: Designar a los miembros de la comisión de planificación (miembros internos y externos). Delimitar sus funciones en el proyecto de gestión de las herramientas de web social, así como el tiempo dedicado a colaborar en el mismo. . Metodología: Trabajo colaborativo de los miembros permanentes. Tiempo estimado: 2 horas. Recursos humanos: Director de la Unidad de Información Director adjunto de la Unidad de Información Recursos económicos. Gastos del personal: 44,6 euros Director: 12,5 x 2= 25 € Director adjunto: 9,8 x 2 = 19,6 €
Tarea 3. Estimación de recursos, tareas y tiempo Tipo: Secuencial Objetivo: Previsión global de la duración del proyecto. Diseño de objetivos, tareas y estimación de duraciones. Determinación de los costes que, en materia de recursos humanos, material inventariable y fungible, conllevará la ejecución del proyecto. Metodología: Trabajo colaborativo. Tiempo estimado: 4 horas de trabajo colaborativo. Recursos Humanos: Director adjunto de la Unidad de Información (miembro permanente).
Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información (miembro interno). Recursos económicos. Gastos del personal: 65,20 euros Director adjunto: 9,8 x 4 =39,20 Responsable de la Biblioteca Virtual: 6,5 x 4 =26
Fase 2. Formulación de los objetivos del proyecto. Recursos Humanos: Director de la Unidad de Información Director adjunto de la Unidad de Información Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información Duración estimada de la fase: 2 días Gastos de personal: 89,20 Material inventariable: Gasto estimado total de 600 euros = Proyector + pantalla (sala de reuniones) + software (MsProject). Distribución aproximada: 200 euros por fase. Material fungible: Se estima un gasto total aproximado de 30 euros en material fungible (material de oficina, tóner de impresora, etc.), distribuido a efectos de la estimación en una asignación de 10 euros por fase. Viajes y dietas: No se estiman gastos. Subcontrataciones: No se estima ninguna.
Tarea 1. Definición de objetivos. Tipo: Secuencial Objetivos: Concreción de los objetivos, y las tareas que deberán realizarse para el cumplimiento de los mismos, en el curso del proyecto. Determinación de las secciones de la UID que se verán implicadas en su implementación. Metodología: Trabajo colaborativo de los miembros permanentes de la comisión. Duración: 4h de trabajo colaborativo Recursos Humanos: Director de la Unidad de Información Director adjunto de la Unidad de Información Gastos del personal: 89,20 euros Director: 12,5 x 4 = 50 Director adjunto: 9,8 x 4 = 39,20
Tarea 2. Elección de los indicadores cuantitativos y cualitativos. Tipo: Secuencial Objetivos: Aunque ya se han relacionado los indicadores cuantitativos y cualitativos a medir de cada herramienta de web social en la “definición de propósito y enfoque”, hay que tener en cuenta que se podrían dar modificaciones respecto a los indicadores elegidos ya que las propias herramientas van añadiendo nuevos indicadores y estadísticas sobre los mismos. Así mismo, y tras un período de evaluación de datos, es posible que indicadores que no han sido tenidos en cuenta en este momento aumenten su relevancia al variar las posibilidades de contenido que ofrece cada herramienta. Determinación de las secciones de la UID que se verán implicadas en su implementación. Metodología: Trabajo colaborativo. Duración: 4h de trabajo colaborativo Recursos Humanos: Director adjunto de la Unidad de Información Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información Gastos del personal: 65,2 euros Director adjunto: 9,8 x 4 = 39,2 Responsable de la Biblioteca Virtual: 6,5 x 4 = 26
Tarea 3. Recogida de datos de los indicadores cuantitativos y cualitativos. Tipo: Secuencial Objetivos: Recogida de datos de los indicadores cuantitativos y cualitativos relacionados en el apartado de “definición de propósito y enfoque” pertenecientes a las herramientas de la web social que se van a medir. Metodología: Trabajo colaborativo. Duración: 4h de trabajo colaborativo Recursos Humanos: Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información Gastos del personal: 26 euros Responsable de la Biblioteca Virtual: 6,5 x 4 = 26
Fase 3. Comunicación y difusión. Recursos Humanos: Director de la Unidad de Información Director adjunto de la Unidad de Información Responsable de la Biblioteca Virtual de la Unidad de Información Duración estimada de la fase: 3 días Gastos de personal: Material inventariable: Gasto estimado total de 600 euros = Proyector + pantalla (sala de reuniones) + software (MsProject). Distribución aproximada: 200 euros por fase. Material fungible: Se estima un gasto total aproximado de 30 euros en material fungible (material de oficina, tóner de impresora, etc.), distribuido a efectos de la estimación en una asignación de 10 euros por fase. Viajes y dietas: No se estiman gastos. Subcontrataciones: No se estima ninguna.
Tarea 1. Redacción de la versión final del proyecto. Tipo: Secuencial Objetivos: Redacción de una versión completa del proyecto (objetivos y tareas) para el personal interno, y una abreviada para los departamentos de los que se depende: Vicedecanato de Investigación y Vicedecanato de Ordenación Académica. Metodología: Trabajo individual. Reunión extraordinaria de coordinación. Duración: 4h de trabajo individual + 2h de reunión con la Directora de la Biblioteca IE para supervisión y aprobación de la versión final del proyecto. Recursos Humanos: Director adjunto de la Unidad de Información Director de la Unidad de Información (2h) Estimación de recursos: Gastos del personal: 83,8 euros • Director de la Unidad de Información: 12,5 x 2 = 25 • Director adjunto de la Unidad de Información: 9,8 x 6 = 58,8
HITO: Versión final del proyecto
2. Objetivos y Acciones. Objetivo: Mediciones cuantitativas y cualitativas de las herramientas de web social gestionadas por la Biblioteca IE. Acción
Recogida de datos de los indicadores cuantitativos elegidos para cada herramienta durante un período trimestral. Éste período de tiempo se considera el más adecuado, dado que coincide con espacios de tiempo académicos relevantes: inicio y final de la temporada y exámenes del primer y segundo cuatrimestre.
Acción
Creación de una pestaña por herramienta de web social en un documento excell y su correspondiente gráfico, donde se relacionen los datos pertenecientes a los indicadores cuantitativos elegidos. Esto permitirá ver la evolución de cada uno de los indicadores.
Acción
Recogida de datos de los indicadores cualitativos elegidos para cada herramienta durante un período trimestral. Éste período de tiempo se considera el más adecuado, dado que coincide con espacios de tiempo académicos relevantes: inicio y final de la temporada y exámenes del primer y segundo cuatrimestre.
Acción
Creación de una pestaña por herramienta de web social en un documento excell y su correspondiente gráfico, donde se relacionen los datos pertenecientes a los indicadores cualitativos elegidos. Esto permitirá ver la evolución de cada uno de los indicadores.
Sección responsable
Biblioteca Virtual
Plazo de ejecución
Primeros días del trimestre siguiente al que se va a medir.
Objetivo: Obtener el coste por tiempo diario empleado para la gestión de las herramientas de web social. Acción
Extraer el coste que supone la gestión diaria de dichas herramientas, partiendo del sueldo anual bruto que recibe, en este caso, el responsable de la Biblioteca Virtual IE. Se estima dicho sueldo entre treinta días, y el resultado entre ocho horas diarias de trabajo. El resultado se multiplica por dos horas, siendo esta cantidad una media semanal, o por diez horas a la semana.
Acción
Realización de una pestaña en el mismo documento excell donde se guardan los indicadores cuantitativos y cualitativos con sus datos, en la que se relacionen los costes semanales hasta tener un total trimestral. En este caso, se almacenan los datos por semana dada la disparidad de estas en cuanto a la composición de un mes.
Sección responsable
Biblioteca Virtual
Plazo de ejecución
Primer día de la semana siguiente a la que va a extraer el coste.
Objetivo: Comparar cada uno de los datos trimestrales de las mediciones con el coste trimestral por tiempo empleado en la gestión de las herramientas de web social. Acción
Extraer el porcentaje trimestral de cada uno de los indicadores en relación con el coste total de la gestión durante dicho tiempo.
Acción
Realización de una pestaña en el mismo documento excell antes relacionado, y su correspondiente gráfico, donde se reflejarán los porcentajes obtenidos anteriormente.
Sección responsable
Biblioteca Virtual
Plazo de ejecución
Primeros días del trimestre siguiente al que se va a medir.
3. Valoración del proyecto. Con la gestión de este proyecto se trata de crear una metodología que sirva para averiguar si la gestión de las herramientas de web social que utilizan las Unidades de información reportan un retorno de inversión (ROI), retorno que es medible en base a los porcentajes resultantes entre la medición de los indicadores cuantitativos y cualitativos de cada una de dichas herramientas y el coste por tiempo invertido en su gestión. Hay que tener en cuenta que, al no contar con unos porcentajes de partida, la evolución en el tiempo marcará la relevancia o no de dicho retorno, por lo que se estima una temporada académica como la adecuada, en orden a obtener un mínimo de cuatro datos que describan dicha evolución. Cuanta más alta sea la cantidad en los datos de las mediciones hechas de los indicadores en el mismo período de tiempo, mayor será el porcentaje de retorno, dando lugar a un incremento de horas necesarias para la gestión de dichas herramientas. El planteamiento contrario conllevaría, en principio, a un gasto menor de tiempo en dicha gestión, y por último a la supresión de la herramienta en particular.
4. Conclusiones. En principio la implementación de herramientas de web social en la Unidad de Información tuvo como objetivo el aumento del posicionamiento web del sitio de la propia biblioteca. Más adelante se constato que estas herramientas no podían ser meros enlaces entrantes, ya que al ser mostradas durante las sesiones de formación que se imparten a la comunidad académica el interés por encontrar información relevante dentro de estos perfiles y canales hizo que, a través de fans y admiradores, nos diéramos cuenta de que debíamos ofrecer una diferenciación dentro de estas herramientas si queríamos seguir manteniendo la fidelidad de los accesos a ellas que estábamos teniendo. Al desarrollar e implementar la posibilidad de realizar búsquedas y accesos directos a nuestro fondo desde los diferentes perfiles, aún más constatamos, a través de nuevo de la sesiones de formación, que gran parte de nuestros usuarios empezaba a utilizar estos canales de comunicación como acceso a resultados y consultas de nuestro fondo, es decir que se estaban convirtiendo en servicios exigidos sin que nos hubiéramos propuesto esto. Así, la gestión de estas herramientas se empezó a hacer más necesaria, y por ende el tiempo que se necesitaba para la misma. Dado que nos encontramos actualmente en un punto de inflexión sobre la aplicación de nuevos desarrollos en estas herramientas, se ha creído necesario empezar a medir ésta gestión para poder justificar el tiempo que se emplea en la misma, de manera que se puedan llevar adelante esos nuevos desarrollos o no. Por este motivo es de obligado cumplimiento la puesta en marcha de este proyecto.
Gestor de proyectos. MsProject 1. Definici贸n del proyecto 2. Tareas 3. Recursos 4. Informes 1. Definici贸n del proyecto. 1.1. Definir el proyecto. Fecha estimada de comienzo.
1.2. PerĂodos laborables del proyecto. Semana laboral.
1.3. PerĂodos laborables. Unidades de tiempo.
2. Tareas 2.1. Lista de tareas.
2.2. Especificaci贸n de tareas.
2.3. Organizaci贸n de tareas.
2.4. Programaci贸n de tareas.
3. Recursos 3.1. Recursos.
3.2. Reserva de recursos.
3.3. Asignaci贸n de recursos por tareas.
4. Informes 4.1. Diagrama de red
4.2. Diagrama de Gantt